CORTESIA EN LA OFICINA Y EN EL DESPACHO:

1- Preparar cuidadosamente su visita.

2- Organizar un programa parcialmente diferente para su mujer.

3- Si el visitante viene acompañado de su mujer, se le mandarán flores al hotel con la tarjeta del empresario anfitrión. Si viene solo, se enviará a su habitación una cesta con frutas, o una botella de cava, o algo semejante.

4- Si es posible, resulta aconsejable poner a su disposición durante esos tres días un coche con chofer.

EL TRATAMIENTO SOCIAL Y LA CORTESÍA AL TELÉFONO

Se ha impuesto de tal forma el tuteo a nivel coloquial que hay gente que prácticamente no usa el "usted". Debemos evitar el abuso del "tú". Por ejemplo, debemos llamar de "usted" a aquellas personas que, por su edad, categoría o prestigio, merezcan nuestro respeto más que nuestra familiaridad. Los jefes también deben llamar de "usted" a sus subordinados si no quieren que ellos les respondan tuteándoles.

Tratamientos honoríficos.- Los tratamientos honoríficos no se utilizan prácticamente nunca en el lenguaje hablado, pero se siguen empleando de forma habitual en el escrito, especialmente en las comunicaciones de carácter oficial, así como en los sobres y encabezamientos de las cartas.

Cortesía al teléfono.- Actualmente nos pasamos media vida hablando por teléfono. Lamentablemente, son muchas las empresas y los centros oficiales donde no se enseñan a los empleados a hacerlo correctamente.

La voz, la entonación, la manera de contestar al teléfono nos revelan más cosas de lo que parece sobre la persona que está detrás del auricular: su educación, su don de gentes, su afabilidad, su eficacia.

REGLAS DE CORTESÍA Y DE SABER ESTAR DE UNA SECRETARIA

La secretaria es con frecuencia la primera persona de una empresa u oficina pública con la que se establece un contacto. Las cualidades que convienen a una secretaria son el buen carácter, la simpatía, la eficacia, la laboriosidad.

Eficacia y cortesía de la secretaria.- Debe establecer lo más claramente posible con su jefe los límites claros de su autonomía y de sus responsabilidades. Sabrá decir que no con amabilidad y firmeza. Conocerá perfectamente el protocolo de las llamadas telefónicas y sabrá escuchar atenta y pacientemente. Debe llevar la agenda de su jefe rigurosamente, advirtiéndole con la suficiente antelación de los compromisos pendientes.

La secretaria y el café.- Si hay una visita esperando, debe ser la secretaria quien se ocupe de ofrecerle café, revistas, etcétera. El café jamás se llevará servido, sino que se servirá directamente de la cafetera. Deberá usar un juego de café de buena porcelana, con su cafetera y una bandeja elegante. Para una secretaria no debe ser humillante servirle un café a su jefe.

La secretaria y la imagen del despacho.- Una secretaria se debe ocupar de que las plantas o flores que adornen el despacho estén siempre bien cuidadas. También de que los ceniceros estén convenientemente vacíos y limpios.

No se debe comer un sandwich en la oficina, ya que se corre el riesgo de que ésta huela a comida. Tampoco, desde luego, deberá mascar chicle.

Cuando un visitante perteneciente a otra firma, española o extranjera, ha sido invitado por nuestro departamento o empresa a permanecer en nuestra ciudad durante un periodo mínimo de tres días debemos seguir unas reglas.

EL EJECUTIVO O FUNCIONARIO Y SU IMAGEN

Tiene que cumplir muy bien con su trabajo y cuidar su vida social y su imagen.

El ejecutivo o funcionario debe dar, como todo el mundo, ejemplo de cortesía dentro y fuera de su trabajo. Con ello contribuirá a prestigiar su empresa o su departamento.

Viajes al extranjero.- El ejecutivo o funcionario tiene una responsabilidad especial cuando viaja al extranjero, porque en cierto modo va representando a su país. No puede evitar que sus interlocutores saquen conclusiones a veces

erróneas y echen la culpa de determinados fallos del invitado al nivel educativo de todo un país, aunque la culpa la tenga solamente el propio interesado.

Nunca, por ejemplo, debe hacer comentarios desfavorables hacia el país que visita ni tampoco, desde luego, hacia el suyo propio.

Debe hacer un pequeño esfuerzo para aprender algunas frases en el idioma del país que visita.

Cuando una persona se encuentra en el extranjero debe usar su buen criterio, su sentido común, para distinguir entre costumbres que conviene seguir, para no caer en el ridículo u ofender sentimientos, y costumbres que de ninguna manera está obligado a seguir.

NORMAS DE CORTESIA DE LA SECRETARIA

Cuando hablamos del saber estar en la empresa, todos los expertos señalan el gran papel que tienen las secretarias. Cómo interlocutoras habituales de los cargos más elevados de la jerarquía empresarial, tienen en sus manos poner en práctica todos los principios de la educación social: recibir visitas, saludar, responder a comunicados o, incluso, organizar algunos de los actos más habituales de la entidad.

Así, ellos o ellas, se ocupan entre otros asuntos de recibir a las visitas y hacer las presentaciones. ¿Tiene que dar la mano la secretaria al visitante? Pues depende. Las normas de cortesía universal establecen que es la persona con mas rango quien inicia el saludo (así establece la manera), por eso la actitud normal es esperar a que el otro rompa el hielo ofreciendo, o no, la mano. A continuación se tiene que conducir la visita al despacho; la secretaria debe pasar en primer lugar para abrir el camino e iniciar las presentaciones.

Si durante el trayecto se tiene que subir o bajar una escalera, se aplica el orden siguiente: La secretaria cede el paso a la visita para que esta suba en primer lugar, pero cuando ya están arriba, la secretara vuelve a tomar la cabecera de la marcha. Fuera del ámbito laboral, la cortesía social funciona al revés: la mujer sube primero las escaleras y el hombre se queda detrás, porque se prevé que el hombre pueda ayudar a la mujer si esta tropieza (es una cuestión de fuerza) o, incluso, parar con su peso una posible caída. Esta delicadeza se obvia en el entorno laboral.

¿Y si el jefe no llega a la reunión y tenemos a la visita esperando? Pues incluso para esto se ha establecido un protocolo. En primer lugar hay que informar al visitante de que el superior ya está avisado. A continuación se le ha de ofrecer algo para beber o incluso alguna lectura (algún diario o revista), si se prevé que la espera va a ser de más de cinco minutos.

Cuando ya han pasado quince minutos, es el momento de pedir disculpas por el retraso del superior. Si, finalmente, la reunión no se realiza, hay que programar inmediatamente otra y el mismo jefe o la secretaria habrán de llamar pidiendo disculpas de nuevo y explicando el motivo por el que se ha suspendido el encuentro.