ACTIVITY BASED COSTING SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADESINTRODUCCINEl mundo, la sociedad, las organizaciones, los individuos y el entorno tienden a cambiar rpidamente, es por ello que todas las cosas que rodean estos sistemas tienen que acoplarse al ritmo de substitucin de las normas que rigen el nuevo orden social , el productivo y empresarial.La asignacin de costos a los diferentes objetivos de costo, especialmente al objetivo final que son los productos terminados, es sin lugar a dudas el problema ms importante a resolver de cualquier sistema de costos. Adems, es un problema ineludible pues la organizacin necesita tener informacin confiable, oportuna y lo ms exacta posible sobre el costo de sus productos, para una correcta toma de decisiones.El modelo de clculo de los costos para las empresas es de suma importancia, ya que estos son los que determinan la viabilidad del negocio, los que determinan mayoritariamente el grado de productividad y eficacia en la utilizacin de los recursos, por eso un modelo de costos no puede basarse solamente en asignar los costos sobre un factor determinado, que para el orden empresarial puede ser insignificante o poco representativo de lo que en realidad simboliza. A continuacin se presentar una explicacin clara del fundamento y los componentes del sistema de costos basado en las actividades (Activity based costing).

ANTECEDENTES DE LOS COSTOS ABC El costo por actividades aparece a mediados de la dcada de los 80, sus promotores: Cooper Robin y Kaplan Robert, determinando que el costo de los productos debe comprender el costo de las actividades necesarias para fabricarlo y venderlo y el costo de las materias primas. Por qu de los nuevos sistemas de costo en lugar de los tradicionales?Desde el punto de vista del costo tradicional, estos asignan los costos indirectos utilizando generalmente como base los productos a producir, a diferencia de ABC que identifica que los costos indirectos son asignables no en los productos, si no a las actividades que se realizan para producir dichos productos.Por tal motivo el modelo ABC permite mayor exactitud en la asignacin de los costos de las empresas y permite la visin de ellas por actividad, entendiendo por actividad segn definicin dada en el texto de la maestra en Administracin de Empresas del MG Jaime Humberto solano (1998) "Es lo que hace una empresa, la forma en que los tiempos se consume y las salidas de los procesos, es decir transformar recursos (materiales, mano de obra, tecnologa) en salidas".Otras ideas extradas de otros autores la sealan a la actividad como: La Actuacin o conjunto de actuaciones que se realizan en la empresa para la obtencin de un bien o servicio.Son el ncleo de acumulacin de los costos.

CONTEXTO TERICOA=ACTIVITY B=BASED C= COSTING Las actividades son todo el conjunto de labores y tareas elementales cuya realizacin determina los productos finales de la produccin.ESTA CONFORMADA POR TAREAS:Esto quiere decir que los sistemas de informacin de hoy deben tener no solamente los objetivos tradicionales de reportar informacin, sino facilitar el anlisis a todos los niveles de la organizacin con el objeto de lograr las metas de eficiencia, anlisis de Actividades indirectas consumidas por los productos en su elaboracin para corregir y mejorar las distorsiones que se presenten, resaltando a largo plazo todos los costos variables.IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE COSTO GERENCIAL ABC:Es un modelo gerencial y no un modelo contable.Los recursos son consumidos por las actividades y estos a su vez son consumidos por los objetos de costos (resultados).Considera todos los costos y gastos como recursos.Muestra la empresa como conjunto de actividades y/o procesos ms que como una jerarqua departamental.Es una metodologa que asigna costos a los productos o servicios con base en el consumo de actividades.PASOS PARA EL DISEO DE UN BUEN SISTEMA ABC.1. Identificar las actividades.2. Identificar los Conceptos de costos de las actividades.3. Determinar los generadores de costo o costo drivers.4. Asignar los costos a las actividades.5. Asignar los costos de las actividades a los materiales y al producto.6. Asignacin de los costos directos a los productos.QU ES ABC?El ABC (siglas en ingls de "Activity Based Costing" o "Costo Basado en Actividades") se desarroll como herramienta prctica para resolver un problema que se le presenta a la mayora de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la funcin de valoracin de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad, verificabilidad y materialidad"), para incidencias externas tales como acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestin interna.El modelo de costo ABC es un modelo que se basa en la agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. Lo ms importante es conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no aadan valor.

LAS CARACTERSTICAS QUE DEFINEN ESTE SISTEMA SON:Es un sistema de gestin "integral", donde se puede obtener informacin de medidas financieras y no financieras que permiten una gestin ptima de la estructura de costos.Permite conocer el flujo de las actividades, de tal manera que se pueda evaluar cada una por separado y valorar la necesidad de su incorporacin al proceso, con una visin de conjunto.Proporciona herramientas de valoracin objetivas de imputacin de costos.

EL ABC DE LOS COSTOSLas empresas no pueden seguir realizando tareas que no le generen valor, deben eliminarse todas aquellas tareas que entorpezcan o no ayuden al desempeo eficaz de los factores productivos, por que este valor es lo que le da el posicionamiento privilegiado o menospreciado que se tenga el mercado, medido esto por la calidad de sus productos, la eficacia de los servicios, los precios bajos, crdito remanente, etc. El modelo de costos debe aplicarse a la formacin de la cadena de valor de la empresa, distribuyendo los costos de la manera menos arbitraria posible. El sistema de costos basado en las actividades pretende establecer el conjunto de acciones que tienen por objetivo la creacin de valor empresarial, por medio del consumo de recursos alternativos, que encuentren en esta conexin su relacin causal de imputacin."La contabilidad de costos por actividades plantea no slo un modelo de calculo de costos por actividades empresariales, siendo el calculo de los productos un subproducto material, pero no principal, de este enfoque, sino que constituye un instrumento fundamental del anlisis y reflexin estratgica tanto de la organizacin empresarial como del lanzamiento y explotacin de nuevos productos, por lo que su campo de actuacin se extiende desde la concepcin y diseo de cada producto hasta su explotacin definitiva".

FASES PARA IMPLEMENTAR EL ABCEl modelo de costeo ABC es un modelo que se basa en la agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerencial en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. Lo ms importante es conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no aadan valor.Las actividades se relacionan en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultanea, para as obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la produccin y el valor que agregan a cada proceso. Los procesos se definen como "Toda la organizacin racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energa y procedimientos para conseguir el resultado final". Las actividades y los procesos para ser operativos desde del punto de vista de eficiencia, necesitan ser homogneos para medirlos en funciones operativas de los productos.ACTIVIDADESHomologar productosNegociar preciosClasificar proveedoresRecepcionar materialesPlanificar la produccinExpedir pedidosFacturarCobrarDisear nuevos productos, etc.

Procesos Compras Ventas Finanzas Personal Planeacin Investigacin y desarrollo, etc.

INSTRUMENTACIN DEL ABCAl tener identificadas y establecidas las actividades, los procesos y los factores que miden la transformacin de los factores, es necesario aplicar al modelo una fase operativa de costos ya que es sabido que toda actividad y proceso consume un costo, como as los productos y servicios consumen una actividad.

ETAPAS PARA LA ASIGNACINPrimera etapa: En esta etapa, los costos se clasifican en un conjunto de costos generales o pool para los cuales las variaciones pueden explicarse mediante un solo cost-driver. Segunda etapa: En esta etapa, el costo por unidad de cada pool es asignado a los productos. Se hace utilizando el ratio de pool calculado en la primera etapa y la medida del montante de recursos consumidos por cada producto. FACTORES DE ASIGNACINLos factores de asignacin, estn relacionados con las etapas frente a su diseo y operatividad de forma directa. Estos factores son la eleccin de pools de costos, la seleccin de medios de distribucin de los costos generales a los pools de costos y la eleccin de un cost-drivers para cada pool de costo. Estos factores representan el mecanismo bsico de un sistema ABC.FINALIDAD DEL MODELO ABCLos estudiosos de este sistema tienen variadas teoras sobre la finalidad del modelo, dentro de las ms utilitarias se pueden extractar:Producir informacin til para establecer el costo por producto.Obtencin de informacin sobre los costos por lneas de produccin.Anlisis ex-post de la rentabilidad.Utilizar la informacin obtenida para establecer polticas de toma de decisiones de la direccin.Producir informacin que ayude en la gestin de los procesos productivos.Instauracin un sistema de costeo ABC en la empresaBENEFICIOSFacilita el costeo justo por lnea de produccin, particularmente donde son significativos los costos generales no relacionados con el volumen.Analiza otros objetos del costo adems de los productos.Indica inequvocamente los costos variables a largo plazo del producto.Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestin de costos y para la evaluacin del rendimiento operacional.Ayuda a la identificacin y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimacin de costos.DOS DEFECTOS ESPECIALMENTE IMPORTANTES SON:1. La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel razonable de exactitud.2. La incapacidad de proporcionar retro-informacin til para la administracin de la empresa a los efectos del control de las operaciones.ALCANCE Suministra una apreciacin global del proceso de diseo e implantacin de un sistema ABC. Si la organizacin es grande o pequea, de manufactura o de servicios, el bosquejo principal puede utilizarse para desarrollar un efectivo sistema de costos. Esto asume estar familiarizado con los conceptos bsicos del ABC.Una comprensin de las responsabilidades y papeles de los administradores contables en el proyecto ABC, ayuda a convencer la organizacin de la necesidad de revisar el sistema, para que suministre una mayor comprensin de los costos del producto o servicio, de los procesos del negocio y las actividades como un medio ms comprensible para la toma de decisiones comerciales.

FUNDAMENTOS DEL MTODO ABC El mtodo ABC (Activity Based Costing) analiza las actividades de los departamentos indirectos (de soporte) dentro de la organizacin para calcular el costo de los productos terminados. Y analiza las actividades porque reconoce dos verdades simples pero evidentes:1. No son los productos sino las actividades las que causan los costos. 2. Son los productos los que consumen las actividades El mtodo ABC consiste en asignar los gastos indirectos de fabricacin a los productos siguiendo los pasos descritos a continuacin:1. Identificando y analizando por separado las distintas actividades de apoyo que proveen los departamentos indirectos 2. Asignando a cada actividad los costos que les corresponden creando as agrupaciones de costo homogneas en el sentido de que el comportamiento de todos los costos de cada agrupacin es explicado por la misma actividad. 3. Ya que todas las actividades han sido identificadas y sus respectivos costos agrupados, entonces se deben encontrar las "medidas de actividad" que mejor expliquen el origen y variacin de los gastos indirectos de fabricacin.

MEDIDAS DE ACTIVIDADSon medidas competitivas que sirven como conexin entre las actividades y sus gastos indirectos de fabricacin respectivos y que pueden relacionar tambin con el producto terminado. Cada "medida de actividad" debe estar definida en unidades de actividad perfectamente identificables.Las medidas de actividad son conocidas como "COST DRIVERS", trmino cuya traduccin en castellano aproximada sera la de "origen del costo" porque son precisamente los "cost drivers" los que causan que los gastos indirectos de fabricacin varen; es decir, mientras ms unidades de actividad del "cost driver" especfico identificado para una actividad dada se consuman, entonces mayores sern los costos indirectos asociados con esa actividad.Como ejemplo de cost drivers se pueden mencionar"Nmero de proveedores a. Nmero de rdenes de produccin hechas b. Nmero de entregas de material efectuadas.

OBJETIVO DEL METODO ABCEs hacer consiente a la Alta Gerencia y en general a toda la organizacin del papel tan importante que juegan los departamentos indirectos dentro del proceso productivo y de cmo los gastos indirectos de fabricacin incurridos en dichos departamentos contribuyen al xito de toda empresa.

RECOLECCIN DE LA INFORMACIN La informacin requerida para un proyecto ABC es de dos tipos: 1. Conceptual 2. Estadstica

La informacin conceptual es necesaria para desarrollar el plan global del diseo, la informacin estadstica es necesaria para simular el flujo del costo a travs del modelo, sirve adems como dato real para validar la informacin conceptual.

El objetivo de la recoleccin es acumular la informacin necesaria para:1. Identificar las actividades realizadas en la organizacin (para asignar el costo y visualizar el proceso) 2. Identificar los elementos del costo (para visualizar la asignacin del costo) y medir el desempeo (para visualizar el proceso) 3. Determinar la relacin entre las actividades y los elementos del costo (para visualizar la asignacin del costo)

FUENTES DE INFORMACIN DEL SISTEMA ABCHay tres fuentes primarias de informacin necesarias para el desarrollo de un sistema ABC las personas, el balance y el sistema computacional de la organizacin.-Las personas quines desempean el trabajo son la principal fuente de informacin. Proveen datos acerca de las actividades de la organizacin, el consumo de los recursos y las mediciones de desempeo utilizadas.-El balance provee la informacin acerca de los elementos del costo de la organizacin y las salidas realizadas.Los sistemas de la organizacin debern contener la informacin acerca de los objetos de costos y los inductores del costo. Por ejemplo, el nmero de facturas canceladas (un potencial inductor del costo) debera obtenerse a travs del pago de cuentas del sistema.

VENTAJAS DEL ABC 1. Una de las ventajas ms importantes derivadas de un sistema de gestin por actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional ya que el ABC gestiona las actividades y stas se ordenan horizontalmente a travs de la organizacin. Es precisamente sta la ventaja de que los cambios en la organizacin no quedan reflejados en el sistema. 2. Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organizacin y por otra parte es una herramienta de gestin que permite hacer proyecciones de tipo financiero ya que simplemente debe informar del incremento o disminucin en los niveles de actividad. 3. La perspectiva del ABC nos proporciona informacin sobre las causas que generan la actividad y el anlisis de cmo se realizan las tareas. Un conocimiento exacto del origen del costo nos permite atacarlo desde sus races. 4. Nos permite tener una visin real (de forma horizontal) de lo que sucede en la empresa. Sin una visin horizontal (sin conocer la participacin de otros departamentos en el proceso que se ejecuta) perdemos realmente la visin de la necesidad de nuestro trabajo para el cliente al que debemos justificar el precio que facturamos. 5. Este nuevo sistema de gestin nos permitir conocer medidas de tipo no financiero muy tiles para la toma de decisiones. 6. Una vez implementado este sistema el ABC nos proporcionar una cantidad de informacin que reducir los costos de estudios especiales que algunos departamentos hacen soportar o complementar al sistema de costos tradicional. As pues el efecto es doble, por una parte incrementa el nivel de informacin y por otra parte reduce los costos del propio departamento de costos 7. Lo difcil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el ABC lo es por que se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo de tal manera que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que esta basado en las actividades

DESVENTAJAS DEL ABC1. Hay una aceptacin clara por parte de todos los expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseo e implementacin. 2. Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la implantacin del ABC es la determinacin del permetro de actuacin y nivel de detalle en la definicin de la actividad.3. Un tercer aspecto es que si se nos puede hacer dificultosa la definicin de las actividades, en dnde realmente vamos a tener un mayor nmero de problemas es en la definicin de los "inductores" o factores que desencadenan la actividad. Para determinar los inductores deberemos utilizar el mtodo de causa - efecto con el objeto de analizar las causas inmediatas hasta obtener la verdadera causa que desencadenan el cmulo de actividades. 4. Por ltimo es cierto que cualquier cambio en un sistema siempre va acompaado en las primeras fases de un proceso de adaptacin y para evitar que el nuevo sistema implantado se haga complejo en el uso y no suponga un proceso traumtico, se debe educar a los usuarios que mantienen la informacin y a las personas que usan la misma para la toma de decisiones.