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COSTOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVOS DE LA FUNDACIÓN PASCUAL
BRAVO
Elaborado por:
MARILYN JOHANA QUINTERO OSORIO
Asesor: JACKELINE GUERRA GOMEZ
Administración Financiera
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Medellín
2020
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
2
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales
COSTOS DE OPERACIÓN ADMINISTRATIVOS DE LA
FUNDACIÓN PASCUAL BRAVO
Marilyn Johana Quintero Osorio
Estudiante de décimo semestre del programa Administración Financiera
Asesor: Jackeline Guerra Gómez, Mg.en ciencias: innovación en educación,
Recibido (Fecha recepción)
Revisado (Fecha recepción revisión)
Aceptado (Fecha de aceptación)
Resumen
Para las empresas de servicio, la identificación del valor de honorarios por administración de
los contratos, es un proceso fundamenta para garantizar su sostenibilidad a través del tiempo.
Este trabajo tuvo como objeto construir una herramienta que permita calcular el de valor por
honorarios aplicados a los contratos que administra la Fundación Pascual Bravo. Para lo
lograrlo, se aplicó metodología cuantitativa, descriptiva no experimental, apoyada en un
estudio de campo y diseño documental que permio: 1. Recolectar información de los costos
y gastos del último semestre de 2019, para determinar el método actual para asignación del
valor de los honorarios por administración de los contratos. 2. Identificar los riesgos que
generan el uso del método actual y la posibilidad de minimizarlos con la aplicación de un
nuevo método de asignación del valor de los honorarios.3. Diseñar una herramienta para el
cálculo de los honorarios para los contratos y hacer seguimiento al cumplimiento del
presupuesto de la Fundación Pascual Bravo frente a los gastos y costos de funcionamiento.
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
3
Del proceso anterior, se logró desarrollar una herramienta que permite hallar el valor del
cobro por honorarios y detectar oportunidades de mejora en el control de ingresos y gastos.
Palabras clave: Costos de servicio, herramienta, modelos de costeo, empresas de servicios
Abstract
For service companies, identifying the value of contract administration fees is a fundamental
process to guarantee their sustainability over time.
The purpose of this work was to establish the administrative operating cost of the Pascual
Bravo Foundation. To achieve this, a quantitative, descriptive, non-experimental
methodology was applied, supported by a field study and documentary design that allowed:
Collect information on costs and expenses for the last semester of 2019, to determine the
current method for assigning the value of contract administration fees. 2. Identify the risks
generated by the use of the current method and the possibility of minimizing them with the
application of a new method of assigning the value of fees.3. Design a tool to calculate the
fees for contracts and monitor compliance with the budget of the Pascual Bravo Foundation
against expenses and operating costs.
From the previous process, it was possible to develop a tool that allows finding the value of
the collection by fees and detecting opportunities for improvement in the control of income
and expenses.
Keywords: Service costs, tools, costing models, Enterprise Services
1. Introducción
De acuerdo con la Asociación española de Fundaciones una fundación puede definirse como
“una organización sin fin de lucro que, por voluntad de sus creadores, tiene afectado de modo
duradero su patrimonio a la realización de fines de interés general y cuyos beneficiarios son
colectividades genéricas de personas” (Fernández, 2015). De ahí que, los honorarios
cobrados por la prestación de un servicio, deben ser suficientes para cubrir los costos y gastos
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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de la ejecución del mismo, disminuyendo la posibilidad de pérdidas y/o la necesidad de
solicitar nuevos aportes o fuentes de financiamiento para continuar su operación.
Por otra parte, el cálculo de los costos en las empresas de servicios es más complejo y diverso,
ya que los procedimientos dependen del tipo de actividad y los servicios que oferten. Es decir
que, para determinar los costos de los servicios, se deben considerar las características de los
procesos de la empresa como: la falta de inventarios, limitaciones en los informes de costos,
mayor dificultad para medir los servicios prestados, entre otras (Choy Zevallos, 2012).
Ahora, la Fundación Pascual Bravo es una organización, dedicada al fortalecimiento de la
articulación entre la universidad, la empresa y el estado, ejerciendo actividades encaminadas
al desarrollo académico, científico, tecnológico y de innovación, a la promoción y realización
de actividades de formación con responsabilidad social y cultural para el mejoramiento de la
calidad de vida de la comunidad, y en general a la promoción apoyo y ejecución de planes,
programas y proyectos para el desarrollo social, empresarial e industrial de la región.
Por lo anterior y buscando fortalecer los procesos operativos que contribuyen al cumplimento
de la razón social de la organización. Se ha identificado, la necesidad de un método que
permita conocer el valor de los honorarios que deben ser cobrados al ejecutar los distintos
convenios; disminuyendo así, el riesgo de pérdida por falta de claridad en el flujo de ingresos
y la capacidad para cubrir los gastos y costos operacionales generados en el año.
De ahí que, este trabajo tenga como objeto construir una herramienta que permita calcular el
de valor por honorarios aplicados a los contratos que administra la Fundación Pascual Bravo.
Para lo lograrlo, se aplicó metodología cuantitativa, descriptiva no experimental, apoyada en
un estudio de campo y diseño documental que permio: 1. Recolectar información de los
costos y gastos del último semestre de 2019, para determinar el método actual para asignación
del valor de los honorarios por administración de los contratos. 2. Identificar los riesgos que
generan el uso del método actual y la posibilidad de minimizarlos con la aplicación de un
nuevo método de asignación del valor de los honorarios.3. Diseñar una herramienta para el
cálculo de los honorarios para los contratos y hacer seguimiento al cumplimiento del
presupuesto de la Fundación Pascual Bravo frente a los gastos y costos de funcionamiento.
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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Para finalizar, es necesario definir algunos conceptos relacionados con la teoría de costos.
2. Antecedentes del problema
Para la Fundación Pascual Bravo (FPB) la identificación del valor de honorarios por
administración de los contratos, es un proceso fundamental para garantizar la sostenibilidad
de la organización a través del tiempo. De ahí que, a la fecha se calcule tomando como
referencia las experiencias adquiridas en la ejecución de contratos anteriores.
Así mismo, los costos y gastos administrativos generados por la operación de la
Fundación están basados en datos históricos; que apoyan la toma de decisiones de manera
incipiente al no ser usados con métodos estructurados, ocasionando incertidumbre en la
información sobre el comportamiento de los honorarios obtenidos por la ejecución de
contratos y su capacidad para cubrir la totalidad de gastos y costos operativos o generar
excedentes.
Por otra parte, en el proceso de licitación de nuevos contratos; la FPB presenta sus
propuestas apoyada en los datos obtenidos de otros contratos con requerimientos similares.
De ahí que, al momento de conocer el costo del capital humano y operativo de la
organización, esta se queda corta debido a que no tiene la información suficiente para
identificar si los honorarios cubren la ejecución de los contratos o licitaciones. Por lo que, se
hace necesario la implementación un método que permita conocer el valor de los honorarios,
que cubran los gastos y costos generados por la operación.
Ahora, es importante resaltar que en actualidad la FPB no cuenta con un método
estándar que le permita conocer el valor de los honorarios que deben ser cobrados, al ejecutar
los distintos convenios que se tienen con las entidades contratantes. Ocasionando
incertidumbre respecto a los excedentes o pérdidas de dicha operación.
Por lo anterior, se propone elaborar una herramienta que facilite la identificación del
valor de honorarios por ejecución de algún servicio. Además, permitirá a la empresa realizar
una optimización en el control de los costos y gastos de la operación.
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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3. Revisión de literatura
A continuación, se realiza una breve descripción del significado de los costos para
después entrar a analizar los tipos de costos y la importancia de su manejo en la empresa.
3.1. Teorías soporte del tema de investigación
Costo
Según Rojas Medina (2007), se entiende por costo “la suma de las erogaciones en que
incurre una persona para la adquisición de un bien o servicio, con la intención de que
genere un ingreso en el futuro” (pág. 9).
Ingreso
Para Polimeni, Fabozzi, Adelberg, & Kole (1997), el ingreso puede der definido como
“el precio de los productos vendidos o de los servicios prestados”… (pág. 11)
Gasto
Así mismo, Polimeni et al (1997), definen gasto como “un costo que ha producido un
beneficio y que ha expirado. Los costos no expirados que pueden dar beneficios futuros
se clasifican como activos”… (pág. 11).
Dentro del desarrollo de los procesos administrativos y financieros se encuentran los
costos operativos en los que se incurren al desarrollar la actividad económica de la empresa.
De ahí que, Chamarro (2016), en su libro expone que “la contabilidad moderna de costos,
se encarga de suministrar información clave a los administradores para la toma de
decisiones, las cuales si son de una forma acertada causan un gran desempeño a la
organización” (p.1). Es así, que para lograr un gran desempeño es necesario que los gerentes
o administradores conozcan y entiendan los diferentes conceptos de costos y así puedan
interpretar de la mejora manera los informes contables y actuar con base en ello, así estarán
mejores preparados y tienen menos probabilidades de hacer un mal uso de ella.
Por otra parte, León (2009), indica que:
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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Se tiende a asociar el término costo, con las erogaciones relacionadas con la
producción de un bien o servicio. En el caso de la producción de bienes, es decir, en
la actividad manufacturera, estos costos sufren un proceso de acumulación previo a
su confrontación con los ingresos, a través de las diferentes cuentas de inventario que
se utilizan para su registro. En el caso de los servicios, como estos no son acumulables
en un inventario por ser intangibles, los costos en que se incurre para producirlos se
confrontan directamente con los ingresos del periodo (p.106).
A su vez, dado el desarrollo acelerado de la actividad empresarial en los últimos años,
los costos han ido ocupando un espacio importante en las organizaciones. De ahí que, en
muchos países es de gran importancia el hecho de que las empresas de servicios y en especial
las del sector salud y del sector educativo, se esfuercen por implementar un buen sistema de
costos, para conocer el costo del servicio que están prestando, y así poder determinar el precio
de venta a la unidad de servicio fundamentándose en los costos en los que se incurre
(Castrillón, 2010).
Dado lo anterior, es imprescindible conocer cuáles son los objetivos de los costos y
su administración en la empresa, donde según Berrio y Castrillón (2017) tienen como
objetivos:
Proporcionar la información para determinar el costo de ventas y poder
calcular la utilidad o pérdida del periodo
Determinar el costo de los inventarios, con miras a la presentación del
balance general y el estudio de la situación financiera de la empresa
Suministrar información para ejercer un adecuado control administrativo
y facilitar la toma de decisiones acertadas
Facilitar el desarrollo e implementación de la estrategia del negocio
(p.3).
Por consiguiente, llevar una correcta administración o contabilidad de los costos,
juega un papel fundamental en la toma de decisiones y en la gestión que se desarrolla a nivel
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8
interno. Esto quiere decir, que la contabilidad administrativa se apoya de la contabilidad de
costos, la cual le aporta información que hace más fácil el proceso en la toma de decisiones.
3.2. Revisión de la literatura
Durante los últimos años la necesidad de las empresas ha ido cambiando, es por esto
que dentro de su administración se busca satisfacer las necesidades de las organizaciones y
ante todo maximizar el beneficio de la empresa, es por esto que se hace necesario contar con
un sistema de costeo más confiable, que entregue información precisa con el fin de aumentar
la productividad y reducir los costos de las empresas.
Ahora, a diferencia de las empresas industriales y comerciales donde es muy común
encontrar un sistema de contabilidad de costos, el cual tiene como objetivo llevar un control
del margen de rentabilidad y de la eficiencia en la utilización de los insumos, mano de obra
y el capital de trabajo, en las empresas de servicios no es tan común.
Según Gómez (2013), este fenómeno obedece a que, en principio, no se cuentan con
mercaderías o existencias en volumen relevantes, que nos obligue a llevar un control, puesto
que el aspecto en el que se enfoca la producción es en el recurso humano… (p. 3).
De ahí que, las empresas de servicios utilicen los sistemas tradicionales: por órdenes
de trabajo y por procesos.
El sistema de costos por órdenes de trabajo consiste en la generación de bienes o
servicios heterogéneos, efectuados a la medida del cliente; en ese sentido, los costos
se acumulan por cada pedido u orden de los clientes, existiendo una identificación de
cada orden de trabajo. El sistema de costos por procesos permite que se acumulen los
costos de producción por departamento o centro de costos, y es aplicable para los
prestadores de servicios homogéneos, de naturaleza continua e ininterrumpida, en
donde es difícil diferenciar una unidad de servicio de las demás (Choy, 2012).
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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Para entender el enfoque de las metodologías de costeo se debe entender los conceptos
de costos fijos y costos variables, clasificación que se determina según el comportamiento de
los costos con relación al nivel de producción (Vaca, 2012).
Costo fijo: Son aquellos que su costo total permanece constante o estático en
cualquier nivel de producción, mientras que el costo unitario es inversamente proporcional
al nivel de producción, o sea, que a mayor nivel de producción menor es el costo unitario y
a menor nivel de producción mayor es el costo unitario. En otras palabras, son costos que no
tienen una relación de causalidad con la producción, se generan se presente o no producción.
Ejemplo: depreciación en línea recta, arrendamiento de la fábrica.
Costo variable. Son aquellos que su costo unitario permanece constante en cualquier
nivel de producción, mientras que el costo total es directamente proporcional al nivel de
producción, o sea, a mayor producción, mayor costo y viceversa (p. 8).
Es importante aclarar, que cada sistema conduce a un costo unitario distinto para la
misma unidad de producto. Por ello, es necesario conocer de qué se trata cada uno los
métodos, para saber cuál puede ser el que mejor se adapte a cada caso particular. Entre los
principales sistemas de costeo, podemos citar a los siguientes según la autora Vaca (2012):
Metodología de costeo absorbente: Esta metodología tradicional de hallar
los costos de producción se basa en la filosofía de que la totalidad de los
costos que se generen en el departamento de producción se debe cargar al
producto, sin hacer alguna distinción entre costos fijos o variables. Por lo
tanto, el costo del producto será la sumatoria de los siguientes elementos:
materiales directos, mano de obra directa, costos indirectos de fabricación
fijos y costos indirectos de fabricación variables. Esta metodología es
aceptada para la elaboración de informes financieros de uso externo.
Metodología de costeo directo: La metodología de costeo directo tiene
fines administrativos y facilitan el análisis de los estados financieros y la
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toma de decisiones con respecto al costo de producción y rentabilidad del
producto. Bajo esta metodología el costo del producto es obtenido a través
de la suma de los elementos del costo variables, o sea, materiales directos,
mano de obra directa y costos indirectos de fabricación variables.
Metodología de costeo basado en actividades: La metodología ABC
adquiere toda su potencialidad en el tratamiento de los Costos indirectos,
tanto de fábrica como del resto de la empresa, que constituyen un grupo de
recursos dirigidos a sustentar la producción y comercialización de los
productos de la empresa. Dada esta vinculación no tan directa, estos costos
se generan en el desarrollo de actividades que se realizan con el objetivo de
producir y vender los productos; se determina el consumo que de estos
recursos realizó cada actividad y luego se determina que porción del costo
de cada actividad se asignó a cada producto. En ABC los Costos indirectos
no se asignan a los productos, sino a las actividades que se realizan para
producirlos. Es una metodología que asigna costos a los productos o
servicios con base en el consumo de actividades. Los recursos son
consumidos por las actividades y éstas a su vez son consumidas por los
objetos de costos.
Por otro lado, gran parte de las empresas de servicios aplican sistemas más modernos
como Costos Basados en las Actividades (CBA) ya que según los autores Campo y Jaramillo
(2015) este permite:
Aplicar un modelo gerencial y no un modelo contable.
Los recursos son consumidos por las actividades y estas a su vez son
consumidas por los objetos de costos.
Considera todos los costos y gastos como recursos.
La empresa se muestra como un conjunto de actividades y/o procesos, y no
como una jerarquía departamental.
Es una metodología que asigna costos a los productos o servicios con base
en el consumo de actividades.
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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Finalmente, se evidencia la importancia de que las empresas de servicios cuenten con
un método de costeo que se adapte al objetivo empresarial y que permitirá medir el
desempeño de la empresa y que, con base en esto, los directivos o administradores pueden
adoptar medidas que favorezcan a la organización.
4. Materiales y métodos
De acuerdo al problema establecido, el enfoque que se le ha dado a esta investigación
es de tipo Cuantitativa, puesto que recolecta y analiza datos para dar respuesta al problema
propuesto (Hernández Sampieri et al., 2010).
Así mismo, el grado de profundidad es de tipo descriptivo, ya que busca especificar
las características y los perfiles de las variables implícitas en el problema (Hernández
Sampieri et al., 2010). A su vez, este trabajo conto con un diseño no experimental; dado que,
no se manipularon las variables descritas y se centró principalmente en la observación de los
fenómenos en su estado natural y así recolectar información para luego analizarla.
De ahí que, de acuerdo a Hernández Sampieri et al., (2010), las investigaciones no
experimentales pueden ser clasificadas en transaccionales y longitudinales. Partiendo de esto,
la investigación tendrá un diseño transeccional descriptivo el cual busca recolectar datos de
las diferentes variables y categorías para reportarlos.
Para finalizar, se empleó Investigación de Campo, que consistió en recolección de
datos directamente de su origen, lo que permitió analizar las variables de forma sistémica y
plantear una solución al problema planteado. De ahí que, se hayan empleado técnicas de
proyección y estadística para el análisis de los datos obtenidos.
5. Análisis y discusión de resultados
5.1. Resultados
5.2. Diseño y estructuración de la herramienta
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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El objetivo es describir el proceso de diseño, construcción y uso de la herramienta para
la definición del valor de los honorarios recibidos por concepto de la ejecución de los
contratos adquiridos por la Fundación Pascual Bravo.
Para la construcción de esta herramienta se tomaron datos históricos del último
semestre de 2019, de los ingresos y gastos de la Fundación Pascual Bravo. A partir de estos
se realizó un diseño que consta de 7 hojas de cálculo distribuidas en herramienta (1), ingresos
(4) y gastos (2), como se observa
Figura 1 Estructura de la herramienta
Fuente: Elaboración Propia.
A partir de la información histórica obtenida se realizaron análisis para la
comprensión de las variables de ingresos y gastos. Es así que, se realizaron una serie de
procesos como se describen a continuación.
5.2.1. Ingresos
Para desarrollar este componente de la herramienta, se emplearon 4 hojas de cálculo
incluyendo la tabla dinámica que resume el comportamiento histórico de los ingresos. Ahora,
el objeto del análisis de los ingresos fue la identificación el comportamiento de los honorarios
de acuerdo a los contratos ejecutados en un rango de 6 meses.
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Es así que, se logra identificar que en la actualidad los ingresos de la Fundación
Pascual Bravo dependen de la cantidad de presupuesto ejecutado en los contratos, lo que
implica un riesgo si alguno de los contratos con mayor ejecución presupuestal decide
retirarse. Por otra parte, se halló el valor promedio del costo de administración por empleado
en el último semestre de 2019, lo que permitió visualizar una nueva forma de facturar los
honorarios, a este método se le dio el nombre de “honorarios por número de empleados” para
su cálculo se consideran el total de gastos proyectados y el valor Administración promedio
por Empleado, calculada anteriormente, el resultado es el número de empleados mínimos o
que se debe administrar al mes para ser sostenibles, de esta forma se estará cobrando de
acuerdo a la capacidad operacional empleada para administrar un contrato y no de acuerdo
al valor de presupuestal ejecutado.
𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑀𝑖𝑛. 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑚𝑒𝑠 =(
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐺𝑡𝑜𝑠. 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑦𝑒𝑐𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠
Admon.prom. por Empleado)
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑚𝑒𝑠𝑒𝑠 𝑎𝑙 𝑎ñ𝑜
De ahí que, la variable de ingresos en la herramienta, está compuesta por:
Nombre del Componente Descripción
Ingresos Reales Permite llevar control del flujo de los ingresos mes a mes,
Validar el % de ingresos que se han logrado a la fecha para
apoyar la toma de decisiones en las nuevas negociaciones
de contratos.
Ingresos Históricos Presenta el comportamiento de los ingresos en los últimos 6
meses del año 2019 y el análisis del promedio de cobro por
persona en cada convenio.
Resumen de Ingresos Aquí se expone de forma vertical un resumen de los
ingresos históricos, de esta información se elabora la hoja
T. Dinámica
Tabla 1 Ingresos
Fuente: Elaboración Propia
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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De acuerdo a lo anterior el componente ingresos se elaboró como se describe a
continuación:
Fase 1. Recolección de Datos: Se realizó la solicitud a presupuestos y contabilidad
de la información de los convenios del último semestre de 2019. Del informe
anterior, se obtuvieron el número de empleados, costo operativo, gastos generales,
IVA de costos y gastos, honorarios, IVA de los honorarios y Rete IVA de los
contratos vigentes en el periodo anteriormente nombrado como se observa a
continuación (ver Anexo A)
Fase 2. Análisis de Datos: Se inició el cálculo del Costo promedio por administración
de personal, % operativo por convenio, Costo administración de personal de acuerdo al %
operativo, costo de administración de personal real. Para lograr calcular estos indicadores se
emplearon las siguientes formulas:
Indicador Descripción F(x)
Costo Promedio
por
administración
de personal
Muestra el aporte de
honorarios por
empleado; permitiendo
conocer el
comportamiento de
aportes en cada
convenio durante el
último semestre 2020.
𝐻𝑜𝑛𝑜𝑟𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑚𝑒𝑠
𝑁º 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠
% Operativo por
convenio
Muestra el porcentaje
que aporta de
honorarios cada
convenio, permitiendo
conocer qué convenio
requiere mayor
intervención y si sus
𝑁º 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙
𝑁º 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑥 𝐶𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑜
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
15
honorarios son acordes
a esto.
Honorarios x
admón.
personal %
ocupación
Muestra el valor real
que debería pagar cada
convenio de acuerdo al
porcentaje que
operatividad que
requiere para su
administración.
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 ℎ𝑜𝑛𝑜𝑟𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑥 % Oper. por convenio
Costo
administración
personal Real
Muestra el costo real
por administración de
personal que se debe
cobrar por cada
empleado, de acuerdo a
los factores anteriores.
𝐇𝐨𝐧𝐨𝐫𝐚𝐫𝐢𝐨𝐬 𝐱 𝐚𝐝𝐦ó𝐧. 𝐩𝐞𝐫𝐬𝐨𝐧𝐚𝐥 % 𝐨𝐜𝐮𝐩𝐚𝐜𝐢ó𝐧
𝑵º 𝒅𝒆 𝒆𝒎𝒑𝒍𝒆𝒂𝒅𝒐𝒔 𝒙 𝑪𝒐𝒏𝒕𝒓𝒂𝒕𝒐
Admón.
promedio por
Empleado
Muestra el valor
promedio de la
administración por
empleado que pago
cada convenio.
Promedio de las administraciones de los periodos
analizados.
Tabla 2 Análisis de datos
Fuente: Elaboración Propia.
En las siguientes ilustraciones del anexo B, muestran la forma de la herramienta.
Del proceso anterior, se ha desarrollado en la hoja de cálculo Ingresos Históricos.
Esta permite dar inicio a la construcción de la herramienta, soportando los insumos primarios
para el diseño de la misma.
Por otra parte, la hoja Resumen de Ingresos presenta los datos históricos de cada
contrato de forma horizontal. Luego se realizó una tabla dinámica que permite visualizar el
comportamiento de los convenios de forma detallada para facilitar el análisis inicial. Por
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
16
último, se construyó la hoja Ingresos reales con el objetivo de realizar seguimiento al
comportamiento de los ingresos por honorarios en tiempo real, además de validar el % de
cumplimiento de la proyección de ingresos realizada al inicio del periodo (ver Anexo C).
5.2.2. Gastos
Este componente de la herramienta, se divide en dos partes Gastos de personal y
Gastos operacionales ambos componentes se crearon para llevar un seguimiento a la
ejecución de los gastos respecto a la proyección realizada esto permite validar si se debe
ajustar el valor promedio de administración por empleado o el número de empleados
necesarios para lograr sostenibilidad.
5.2.3. Herramienta
Fase 3. Definición de Método actual: Este último componente es el resultado del
proceso ejecutado en el trabajo, muestra los dos métodos para calcular los honorarios.
Inicialmente se puede ver una tabla con el método 1, el cual desde los honorarios
proyectados y los gastos proyectados permite ver el % de honorarios que se debe cobrar para
cubrir los costos y gastos de la FPB.
Figura 2 Método 1
Fuente: Elaboración Propia
Fase 4. Propuesta de Método para el cálculo de honorarios: se observa el método
2; el cual como se indicó al inicio permite el cálculo del valor de los honorarios a
partir de los gastos proyectados y el promedio la administración calculada de los
ingresos históricos. Por ultimo muestra una gráfica del comportamiento de los
ingresos reales de acuerdo al método 2.
Figura 3 Método 2
Concepto Periodo % de Honorarios
Honorarios proyectados
Gastos proyectados
Metodo 1. Por % de ejecución
0%
Honorarios por % de ejecución
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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Fuente: Elaboración Propia.
La herramienta busca mostrar un nuevo enfoque para el cobro de los honorarios, al
tiempo que busca minimizar el riesgo implícito en el método actualmente empleado
5.3. Discusión de resultados
El análisis de los ingresos históricos del último semestre de 2019, evidencia un alto riesgo
en la forma de calcular el cobro de los honorarios de los contratos que administra la FPB.
Logrando visualizar la poca pertinencia de este método y la necesidad de la creación de un
plan estratégico de cobertura de este riesgo que permita apoyar la toma de decisiones en un
escenario crítico, como que uno de los contratos con mayor ejecución presupuestal encuentre
otro operador.
6. Conclusiones, recomendaciones y limitaciones
La recolección de datos sobre el comportamiento de los ingresos por honorarios de la
Fundación Pascual Bravo; ha sido fundamental en el diseño de la herramienta. Puesto que
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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permitió observar el comportamiento sistémico de estos ingresos y la forma actual que se
calcula el cobro a los contratos para lograr cubrir los gastos operativos.
Por otra parte, sistematizar y analizar la información histórica permitió proponer un
nuevo método para el cobro de los honorarios, mejorando así el flujo de ingresos. De ahí que,
para la propuesta del nuevo método se consideró el número de empleados de cada contrato
ya que esta variable se ve reflejada en la capacidad operativa que debe utilizar la FPB para
cumplir con los acuerdos pactados.
Por último, determinar los costos de operación de Fundación Pascual Bravo, permito
visualizar que el método que actualmente se emplea para el cálculo de los honorarios, aporta
un mayor riesgo puesto que depende el valor ejecutado lo que puede afectar el presupuesto
general si en alguno de los meses se ejecuta menos de lo esperado. Por otra parte, el nuevo
método considera el número de empleados en cada contrato lo que minimiza el riesgo de
flujo de ingresos, al ver como el número de empleados no presenta una alta variación mes a
mes, permitiendo generar más estrategias que permitan cubrir el valor de los gastos
operativos de la Fundación.
6.1. Recomendaciones
Por otra parte, se recomienda realizar un seguimiento constante al cumplimiento de
la ejecución presupuestal interna, validar los posibles cambios que pueda generar saldo a
favor o en contra y en caso de no realizar las proyecciones de los costos y gastos
operacionales anuales, iniciar el ejercicio para tomar decisiones, con un mayor ajuste a la
realidad actual de la FPB.
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Manizales: Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales.
Vaca, L. (2012). Los sistemas de costeo: Bases y metodologías. Contexto, 10.
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
21
Anexos
Anexo A.
Figura 4 Datos históricos julio y agosto
Fuente: Elaboración Propia.
Figura 5 Datos Históricos Septiembre y octubre
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
22
Fuente: Elaboración Propia.
Figura 6 Datos Históricos noviembre y diciembre
Fuente: Elaboración Propia.
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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Anexo B
Figura 7Indicadores Julio
Fuente: Elaboración Propia.
Figura 8 .Indicadores agosto
Fuente: Elaboración Propia.
Costo promedio
por admon
personal 249.022,42 356.460,47 278.467,10 294.650,00
% Operativo
por convenio 31,8% 55,4% 12,8%
Honorarios x
admon personal
% ocupación 86.507.739$ 150.529.711$ 34.665.556$
Costo admon
personal Real 312.302$ 312.302$ 312.302$
Julio
Costo promedio
por admon
personal 259.413,10 294.202,30 300.735,00 284.783,47
% Operativo
por convenio 31,9% 55,5% 12,6%
Honorarios x
admon personal
% ocupación 77.516.535$ 135.157.035$ 30.665.882$
Costo admon
personal Real 283.943$ 283.943$ 283.943$
Agosto
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
24
Figura 9 Indicadores Septiembre
Fuente: Elaboración Propia.
Figura 10 Indicadores Octubre
Fuente: Elaboración Propia.
Figura 11. Indicadores Noviembre
Costo promedio
por admon
personal 265.257,57 227.097,16 292.293,00 152.988,05 234.408,95
% Operativo
por convenio 32,17% 55,17% 12,54% 0,12%
Honorarios x
admon personal
% ocupación 68.548.051 117.546.297 26.726.316 247.466
Costo admon
personal Real 247.466 247.466 247.466 247.466
Septiembre
Costo promedio
por admon
personal 249.532,39 326.037,18 278.327,82 270.679,61 281.144,25
% Operativo
por convenio 31,55% 55,13% 12,98% 0,34%
Honorarios x
admon personal
% ocupación 81.858.193 117.454.414 27.664.883 728.023
Costo admon
personal Real 295.517 242.674 242.674 242.674
Octubre
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
25
Fuente: Elaboración Propia.
Figura 12 Indicadores Diciembre
Fuente: Elaboración Propia.
Costo promedio
por admon
personal 259.047,84 511.748,52 300.302,18 230.017,91 325.279,11
% Operativo
por convenio 30,17% 48,04% 12,42% 9,37%
Honorarios x
admon personal
% ocupación 106.048.556 168.835.426 43.644.532 32.924.822
Costo admon
personal Real 382.847 382.847 382.847 382.847
Noviembre
Costo promedio
por admon
personal 302.489,25 467.700,50 290.747,74 374.822,93 358.940,11
% Operativo
por convenio 30,92% 46,99% 12,50% 9,60%
Honorarios x
admon personal
% ocupación 106.808.836 162.334.007 43.186.244 33.160.866
Costo admon
personal Real 385.591 385.591 385.591 385.591
Diciembre
Costos de Operación Administrativos de la Fundación Pascual Bravo
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Anexo C
Figura 13 Seguimiento de Ingresos por Honorarios mes a mes
Fuente: Elaboración propia.
Figura 14 Cumplimiento de Ingresos Proyectados
Fuente: Elaboración propia.
