Creación del manual de procesos para el aseguramiento de

Universidad de La Salle Universidad de La Salle

Ciencia Unisalle Ciencia Unisalle

Administración de Empresas Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS

1-1-2007

Creación del manual de procesos para el aseguramiento de los Creación del manual de procesos para el aseguramiento de los

activos del Instituto de Seguros Sociales activos del Instituto de Seguros Sociales

Germán Clavijo Rojas Universidad de La Salle, Bogotá

Miguel Ángel Saavedra Medina Universidad de La Salle, Bogotá

Follow this and additional works at: https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas

Citación recomendada Citación recomendada Clavijo Rojas, G., & Saavedra Medina, M. Á. (2007). Creación del manual de procesos para el aseguramiento de los activos del Instituto de Seguros Sociales. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/1005

This Trabajo de grado - Pregrado is brought to you for free and open access by the Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS at Ciencia Unisalle. It has been accepted for inclusion in Administración de Empresas by an authorized administrator of Ciencia Unisalle. For more information, please contact [email protected].

https://ciencia.lasalle.edu.co/

https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas

https://ciencia.lasalle.edu.co/fac_economia_empresa_desarrollo

https://ciencia.lasalle.edu.co/fac_economia_empresa_desarrollo

https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas?utm_source=ciencia.lasalle.edu.co%2Fadministracion_de_empresas%2F1005&utm_medium=PDF&utm_campaign=PDFCoverPages

https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/1005?utm_source=ciencia.lasalle.edu.co%2Fadministracion_de_empresas%2F1005&utm_medium=PDF&utm_campaign=PDFCoverPages

mailto:[email protected]

CREACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS PARA EL

ASEGURAMIENTO DE LOS ACTIVOS DEL

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

GERMÁN CLAVIJO ROJAS

MIGUEL ÁNGEL SAAVEDRA MEDINA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C.

2007

2

CREACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS PARA EL

ASEGURAMIENTO DE LOS ACTIVOS DEL

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

GERMÁN CLAVIJO ROJAS Código 11971234

MIGUEL ÁNGEL SAAVEDRA MEDINA Código 11991336

Trabajo de Grado

Director:

Luís Ignacio López Farfán

Docente Universidad de La Salle

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C.

2007

3

NOTA DE ACEPTACIÓN

_______________________________________________

_______________________________________________

_______________________________________________

_______________________________________________ Firma del Presidente del Jurado

_______________________________________________ Firma del Jurado

_______________________________________________ Firma del Jurado

BOGOTÁ D.C., Abril de 2007

4

Dedico el esfuerzo y el resultado de esta Tesis de Grado, a la Memoria de mi Adorada Madre María Edelmira, a quien con inmenso amor guardo en mi Sentimiento por ser la “Extraordinaria Persona” que en todo momento me acompañó y apoyó de manera absoluta en el camino al logro de mis Sueños, que como éste, hoy se hace realidad. A ti, Hermosa Madre, por siempre Gracias.

Germán Clavijo Rojas

5

Dedicado a mi Madre, quien con su constante Ejemplo me ha enseñado que la vida es un camino que debemos recorrer y nunca dejar de andar, pues en cada paso descubrimos que éste no tiene fin. En la Vida somos lo que dejamos en las Personas; vivimos siempre en la memoria de Aquellos con quienes compartimos Sueños, Fantasías, Llegadas y Despedidas; por eso, hay que vivir intensamente a cada instante, con quienes en algún momento nos acompañan.

Miguel Ángel Saavedra Medina

6

CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN 9

1. ENFOQUE 11

2. PROBLEMA 12

2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 12

2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 13

3. OBJETIVOS 14

3.1. OBJETIVO GENERAL 14

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 14

4. JUSTIFICACIÓN 16

5. MARCO DE REFERENCIA 18

5.1 MARCO CONCEPTUAL 18

5.2. MARCO FILOSÓFICO 20

5.3. MARCO JURÍDICO 21

5.4. MARCO INSTITUCIONAL 23

5.4.1. Misión 23

5.4.2. Visión 23

5.4.3. Valores Corporativos 24

5.4.4. Política de Calidad 25

5.4.5. Estructura Orgánica ISS 26

7

6. DISEÑO METODOLÓGICO 28

6.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 28

6.2. POBLACIÓN 28

6.3. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN 29

6.3.1. Fuentes Primarias 29

6.3.2. Fuentes secundarias 30

7. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS 31

7.1 MAPA DE PROCESOS 31

7.2 ELABORACION MANUAL DE PROCESOS 33

8. RESULTADOS 36

8.1. CAMPO ADMINISTRATIVO 36

8.2 CAMPO ACADÉMICO 36

9. CONCLUSIONES 38

10. RECOMENDACIONES 40

11. BIBLIOGRAFÍA 41

ANEXOS 44

8

LISTA DE GRÁFICOS

Página

1. Organigrama Presidencia ISS. 27

2. Organigrama Vicepresidencia Administrativa ISS. 28

3. Mapa de procesos. 32

9

INTRODUCCIÓN

Los continuos cambios que se vienen presentando en el País, hacen que las

Instituciones y Entidades del Estado tengan que transformarse en Entes más

funcionales, para lo cual deben optimizar al interior de sus Áreas y Dependencias,

variedad de Planes y Procesos Administrativos, con el fin de ofrecer Servicios de

excelente Calidad, similares a los esquemas que se orientan al interior de las

mejores empresas en el Sector Privado.

En Instituciones en las cuales el desarrollo tecnológico avanza a una menor

velocidad, tal cual se refleja en las Entidades Públicas y para el caso que nos

ocupa, en el Instituto de Seguros Sociales, los Funcionarios que desarrollan los

Procesos propios de cada Área o Dependencia, obtienen resultados muchas veces

improductivos, causando “incapacidad” administrativa, la cual se refleja no solo en

la mala calidad de los Servicios que prestan, sino en incremento de costos y

gastos, en detrimento patrimonial, entre otros aspectos, lo que finalmente da lugar

a que la competencia termine posicionándose de todo o gran parte de su mercado.

Con la implementación de la tecnología (SAP / ERP) en el Instituto de Seguros

Sociales, se hace necesario replantear esquemas administrativos con el fin de

direccionar los aspectos que determinan la aplicación de Macroprocesos, Procesos,

Actividades y la Normatividad Legal que los diferentes Funcionarios han venido

utilizando en el normal cumplimiento de sus tareas, para lograr así mayor

efectividad en el cumplimiento de responsabilidades y objetivos, permitiendo

además, que la información fluya al Entorno de manera útil, objetiva y oportuna,

generando con ello mayor dinamismo, funcionabilidad y direccionamiento hacia

mejores resultados operacionales.

10

1. ENFOQUE

El Trabajo de Grado que a continuación se presenta bajo el Título “Creación del

Manual de Procesos para el Aseguramiento de los Activos del Instituto de Seguros

Sociales”, orienta su Línea de Investigación al Área de Administración, y enmarca

la Sublínea de Investigación en el Plan de Desarrollo Institucional del ISS.

11

2. PROBLEMA

La Ley 42 del 26 de Enero de 1993, establece para las Entidades del Estado

Colombiano, la obligación de Asegurar todos los Bienes de carácter Público; en tal

virtud, y aunque el Instituto de Seguros Sociales cumple con lo establecido en

dicha Ley, aún no dispone de una Herramienta formal que le garantice el

direccionamiento y la estandarización de tareas para el fiel cumplimiento de lo

dispuesto por la Norma Legal; y que además, determine las acciones que deben

seguirse para el Aseguramiento y para el manejo de Reclamaciones (ante

Compañías Contratistas Aseguradoras) en los casos en los que se vean afectados

los diferentes Activos Públicos que hacen parte de la responsabilidad del Instituto

de Seguros Sociales.

2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Sección Seguros, Dependencia adscrita a la Gerencia Nacional de Bienes y

Servicios del Instituto de Seguros Sociales, no cuenta con un Manual de Procesos

que sirva como Herramienta práctica para el direccionamiento y gestión de todas

las actividades relacionadas con el Aseguramiento de Activos y con las posteriores

Reclamaciones, en los casos en los cuales exista siniestralidad que afecte los

Bienes e Intereses Patrimoniales de la Entidad.

Hasta la creación del nuevo Manual de Procesos para el manejo del tema de

Aseguramiento, La Sección Seguros del ISS, se apoyaba en un documento que fue

creado por algunos corredores de Seguros, los cuales estaban relacionados

comercialmente con las Compañías Contratistas de Seguros; es decir, que el

instructivo referido fue creado por empresarios externos y no por Funcionarios

idóneos del ISS, como de manera lógica debió haberse realizado en su

12

oportunidad. En ese instructivo se relacionaban algunas generalidades acerca del

tema de Aseguramiento, pero no se representaban los Procesos que debe seguir la

Entidad para Asegurar los Activos Públicos bajo su responsabilidad; y adicional, no

determinaba el alcance de las responsabilidades en Funcionarios, tal cual

corresponde asumir en particular a cada una de las Dependencias y Seccionales

del ISS.

2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

No contar al interior del ISS, con un Manual de Aseguramiento, útil y práctico,

mediante el cual: se identifiquen las diferentes acciones que deben ser definidas

para cumplir a cabalidad con las exigencias que determina la Ley 42 del 26 de

Enero de 1993, en lo referente a la Obligación que asiste a las Entidades Públicas

de Asegurar los Activos del Estado bajo su Custodia; se determine el

Macroproceso, los Procesos y las Actividades relacionadas, junto con la

normatividad interna y externa Legal vigente; se especifiquen claramente los

diferentes Riesgos relacionados con cada Actividad; y se direccionen las diferentes

responsabilidades que los Funcionarios del Instituto de Seguros Sociales deben

asumir en cuanto a la ejecución y el control de las diferentes acciones que

establecen el Aseguramiento de los Bienes e Intereses Patrimoniales de naturaleza

Públicos, incluyendo el adecuado manejo de las Reclamaciones, que por escenarios

de siniestralidad deban realizarse ante las Compañías Contratistas Aseguradoras.

13

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Crear para el Instituto de Seguros Sociales, el Manual de Procesos para el manejo

del Aseguramiento de los Activos Públicos bajo su responsabilidad, incluidos los

Procesos para el adecuado manejo de las Reclamaciones que como consecuencia

de Siniestros deban hacerse ante Compañías Contratistas Aseguradoras, en razón

a la afectación directa o indirecta de los Bienes y / o Intereses Patrimoniales

Asegurados.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3.2.1. Determinar el Macroproceso y Procesos necesarios para definir las

actividades que direccionen el apropiado Aseguramiento de los Activos del Estado

bajo responsabilidad del Instituto de Seguros Sociales, conforme lo disponen las

Normas Legales, incluyendo el Macroproceso y Procesos relacionados con las

actividades que orienten eficazmente las Reclamaciones ante Compañías

Contratistas Aseguradoras, como consecuencia de siniestralidad que afecte Bienes

e Intereses Patrimoniales Asegurados, teniendo en cuenta lo ordenado por la Ley

en Colombia.

3.2.2. Procurar las “mejores prácticas” a los Servidores del Instituto de Seguros

Sociales, para que el Proceso de Aseguramiento y Reclamaciones ante las

Compañías Contratistas, sea efectivo y oportuno.

14

3.2.3. Propender por la implementación de un Sistema de Información útil y

práctico, que posibilite la determinación de siniestralidad, la identificación,

calificación, valoración y análisis del Riesgo, a efectos de generar Políticas de

Administración y de Control del mismo, relacionadas con los Activos bajo

responsabilidad del Instituto de Seguros Sociales.

15

4. JUSTIFICACIÓN

Con la realización de este Proyecto de Grado se contribuye a que las distintas

Dependencias del Instituto de Seguros Sociales, por intermedio de la Gerencia

Nacional de Bienes y Servicios – Sección Seguros - utilicen una adecuada

Herramienta de consulta que les permita dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley

42 del 26 de Enero de 19931, en lo referente a la obligatoriedad de Asegurar los

Bienes e Intereses Patrimoniales del Estado.

El nuevo Manual de Procesos para el Aseguramiento de los Activos del ISS, incluye

entre sus Objetivos proveer a los Funcionarios de la suficiente Información

relacionada con las acciones a seguir para lograr el Aseguramiento de los Bienes y

ejecutar con efectividad los diferentes Procesos de Reclamaciones ante las

Compañías Contratistas Aseguradoras, en los casos en que la siniestralidad así lo

exija.

La elaboración de este Manual beneficia directamente al Instituto de Seguros

Sociales, y por su conducto puede contribuir también a otras entidades - ya sean

públicas o privadas - en razón a que la metodología que se utiliza para el manejo

técnico del tema de Aseguramiento de Activos, ofrece un diseño útil y práctico a

cualquier empresa que requiera implementar y administrar Procesos eficientes en

lo relacionado con la protección de sus Bienes e Intereses Patrimoniales.

Adicional a lo anteriormente expresado, el diseño del nuevo Manual de Procesos

para el manejo de Seguros se realiza teniendo en cuenta la Normatividad Legal en

1 Ley 42 de 1993, respecto de la organización del Sistema de Control Fiscal Financiero y los diferentes Organismos que lo ejercen, Art. 107, Congreso de la República, Colombia, 1993.

16

materia y los direccionamientos generados por los recientes cambios estructurales

que el Gobierno Nacional a determinado para el ISS.

Es así, como la reciente implementación en el Instituto de Seguros Sociales de los

Sistemas Administrativos SAP y su equivalente ERP, han sido tenidos en cuenta en

el diseño de los diferentes pasos que determinan la creación de este Documento

práctico de consulta.

17

5. MARCO DE REFERENCIA

5.1 MARCO CONCEPTUAL

Activo: bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del Ente público,

los cuales se espera contribuyan al desarrollo de la función administrativa o

cometido estatal.

Bienes: para efectos de este Manual de Procesos de Aseguramiento, se

consideran únicamente los Bienes Muebles e Inmuebles de propiedad o recibidos

para uso del Instituto de Seguros Sociales, incluyendo el dinero, títulos valores y

similares.

Costo de Reposición: precio que deberá pagarse para adquirir un Activo similar

al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los Bienes en

condiciones semejantes a los existentes.

Detrimento Patrimonial: menoscabo, disminución, perjuicio, pérdida, uso

indebido o deterioro de los Bienes o recursos públicos.

Inventarios: Bienes corporales adquiridos a cualquier título; o producidos en

desarrollo de la actividad fundamental del Ente Público; o actividades conexas a la

misma, con la intención de ser comercializados, transformados o consumidos en la

producción de Bienes; o en la prestación de Servicios; o para suministrarlos en

forma gratuita a la comunidad.

Intangibles: recursos obtenidos por un Ente Económico que, careciendo de

naturaleza material, implican un Derecho o Privilegio oponible a terceros, distinto a

18

los derivados de los otros Activos, de cuyo ejercicio o explotación pueden

obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables.

ISS: Instituto de Seguros Sociales.

Obsolescencia: pérdida en el potencial de uso o venta de un Activo.

Responsabilidad: obligación que tiene todo Servidor Público o Contratista de

responder por los Bienes que le han sido entregados para su uso, custodia, control

y / o manejo.

Vida útil: tiempo normal de operación de un Activo Fijo en términos de utilidad

para su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida

material o cualquier vida económica comúnmente reconocida.

S.A.P. (Systeme, Anwendungen und Produkte) (Sistemas, Aplicaciones y

Productos), conjunto de aplicaciones de software para soluciones integradas de

negocios.

E.R.P. Enterprise Resource Planning. Planificación de recursos empresariales. 5.2. MARCO FILOSÓFICO

El presente trabajo de grado encuentra sus bases en la doctrina del paradigma

funcionalista, que tiene dentro de su aplicabilidad observar la realidad de un

Sistema y detectar inicialmente aquellos puntos en los cuales se está fallando, para

19

tener un diagnóstico de lo que sucede con el mismo; teniendo en cuenta esa

información, se toma todo aquello que le puede ser útil para convertirla en un

Sistema más funcional y para ayudar a solucionar el Problema planteado. Según

Robert Merton2 uno de sus autores, aduce que este paradigma preserva y

conserva la existencia, y el buen funcionamiento del Sistema.

También se apoya en la filosofía del paradigma Cualitativo-interpretativo, expuesto

por Carr y Kemmis3 confirmando que en una realidad objeto de estudio se pueden

tomar tanto hechos reales como supuestos, basados en el estudio de esa realidad;

es decir, que relaciona el conocimiento teórico o de aula y la práctica para el

desarrollo de objetivos ante el planteamiento de un Problema real. Con este

Paradigma, según sus autores, se busca que los participantes entiendan su

realidad para con base en sus conocimientos hacer que sus acciones se desarrollen

mediante una actitud crítica.

El enfoque interpretativo, se vale para sus investigaciones de lo que se ha llamado

“métodos cualitativos de investigación”, en contraposición a los métodos que

requieren de la medición, del tratamiento estadístico y del razonamiento

matemático en general.

La Metodología Cualitativa, según Taylor y Bogdan4, apoya una investigación cuyos

datos resultantes son de carácter descriptivo, utilizando su propio lenguaje,

produciendo datos descriptivos y utilizando los recursos propios en la

investigación; es decir, no modifica la versión dada por las personas y 2 MERTON Robert K. Teoría y Estructuras Sociales, Fondo de Cultura Económica, México 1972. 3 CARR W., y KEMMIS S, Teoría Crítica de la enseñanza, Editorial Martínez Roca, España, 1988.

4 TAYLOR S., y BOGDAN R., Introducción a los Métodos Cualitativos de Investigación, Paidos,

Barcelona, 1986.

20

estudiándolas desde su propio entorno, para que así la información sea lo más real

posible.

5.3 MARCO JURÍDICO

El Instituto de Seguros Sociales, como Entidad Pública, tiene la obligación

conforme la Ley 42 de 1993, de Asegurar los Bienes e Intereses Patrimoniales de

su propiedad, o sobre los que tenga responsabilidad, a través de Contratistas en

materia, razón por la cual se hace imperativo definir de manera clara y uniforme lo

referente a las Leyes, las Normas y los Decretos que interrelacionan el tema de

Aseguramiento para Entidades Públicas:

Ley 734 de 2002, mediante la cual se establece el Régimen Único Disciplinario.

Ley 190 de 1995, por la cual se dictan Normas tendientes a preservar la moral

pública y a evitar la corrupción administrativa.

Ley 80 de 1993, en la cual se establece el Estatuto General de Contratación.

Ley 42 del 26 de Enero de 1993, mediante la cual se establecen las Normas

para el Control Fiscal, y se define la obligación de Asegurar los Bienes públicos. En

esta Ley se incluye el tema de Provisiones para el Manejo de Seguros en Entidades

Estatales.

Ley 45 de 1990, por la cual se reglamenta la Intermediación Financiera y la

Actividad Aseguradora.

21

Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de

Control Interno para el Estado Colombiano - MECI.

Decreto 1537 de 2001, por medio del cual se obliga a que las Entidades

Públicas tengan Políticas de Administración del Riesgo.

Decreto 983 de 1998, por el cual se aprueba el Acuerdo 1777 de 1998, del

Consejo Directivo del ISS, con el cual modifica la Estructura Interna del Instituto

de Seguros Sociales.

Decreto 410 de 1971, por medio del cual se expide el Código de Comercio.

Resolución 308 de 2006, mediante la cual se establece el Manual de

Responsabilidades.

5.4. MARCO INSTITUCIONAL

El Instituto de Seguros Sociales está considerado una de las Empresas más

grandes del Estado y el principal Actor en el campo de la Seguridad Social en

Colombia. Durante más de 50 años ha brindado Servicios de Salud y ha

garantizando las Pensiones de millones de colombianos.

El Decreto 2148 de 1992, establece que El Instituto de Seguros Sociales es una

Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden Nacional, con Personería

Jurídica, Autonomía Administrativa y Capital Independiente, vinculada al Ministerio

de Trabajo y Seguridad Social; además, la Ley 100 de 1993, le asignó

competencias en tres grandes Áreas de Gestión: Salud, Pensiones, y Riesgos

22

Profesionales, convirtiéndose en el mayor Holding Empresarial, con cubrimiento

nacional en el área de la Seguridad Social.

5.4.1. Misión

Brindar aseguramiento a los trabajadores, empresas y pensionados colombianos y

sus familias en salud, pensiones, riesgos profesionales y otros seguros de

protección social, orientados por los principios de universalidad, sostenibilidad,

calidad y eficiencia.

5.4.2. Visión

En el 2015 estar reconocidos como la Empresa de Aseguramiento en salud,

pensiones, riesgos profesionales y otros seguros de protección social, preferida por

los colombianos por los altos estándares de calidad, oportunidad e innovación de

nuestros servicios, con un alto sentido humano y responsabilidad social.

5.4.3 Valores Corporativos

Aprendizaje Continuo: se refiere a la habilidad para adquirir y asimilar nuevos

conocimientos y destrezas y utilizarlos en la práctica laboral como un valor

agregado. También se refiere a la permanente actitud de aprendizaje.

Trabajo En Equipo: capacidad de trabajar con otros para conseguir metas

comunes. Es participar activamente en equipos ofreciendo abiertamente ideas y

opiniones demostrando compromiso con los objetivos comunes del grupo.

23

Servicio Y Satisfacción De Los Usuarios: disposición para cumplir y superar

las expectativas de los clientes internos y externos satisfaciendo sus necesidades.

Es también la habilidad para obtener información de los clientes y utilizarla para

mejorar el servicio anticipándose a las necesidades de los usuarios.

Responsabilidad Por Resultados: capacidad para superar con éxito las metas y

objetivos propuestos por la organización siendo persistente utilizando eficazmente

los recursos y revisando periódicamente el progreso hacia las metas de corto y

largo plazo obteniendo resultados medibles sustentados por datos específicos.

Excelencia: ser el mejor dentro de los mejores.

Competitividad: tener los mejores indicadores del Sector, los mejores estándares

de calidad al menor costo y un equipo humano formado, entrenado y capacitado,

flexible al cambio, con una gran vocación de servicio.

5.4.4 Política de Calidad

El Instituto de Seguros Sociales trabaja en forma permanente para brindar los

servicios de aseguramiento en salud, pensiones y riesgos profesionales, con

calidad innovación y eficiencia, para lo cual se compromete a:

• Atender a sus asegurados en las mejores condiciones de oportunidad, eficiencia,

seguridad y comodidad.

• Promover el cuidado de la salud y la prevención de la enfermedad de sus

asegurados en salud y en riesgos profesionales.

24

• Garantizar el oportuno reconocimiento de las prestaciones económicas y

asistenciales de sus asegurados.

• Garantizar la disponibilidad permanente de la red de servicios asistenciales.

• Cumplir los compromisos adquiridos con los asegurados y aquellos que le establece

la ley.

• Garantizar información oportuna y precisa para el análisis, administración y gestión

de riesgos, que requieren sus asegurados.

• Contar con personal idóneo y calificado para la atención a sus asegurados.

• Promover el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad de sus

procesos en especial a partir de la retroalimentación de sus asegurados.

5.4.5. Estructura Orgánica ISS

1. Organigrama Presidencia ISS

25

2. Organigrama Vicepresidencia Administrativa ISS

26

27

6. DISEÑO METODOLÓGICO

6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de Investigación utilizado para la elaboración del Manual de Procesos para

el manejo de Seguros del Instituto de Seguros Sociales, es de Tipo Cualitativo o

Exploratorio, el cual se caracteriza por la flexibilidad, al descubrir diversos puntos

de vista no identificados plenamente, mediante entrevistas a conocedores del

tema. Con esta clase de investigación se busca llegar a un punto de convergencia

entre los diversos datos suministrados, para lo cual se tienen muy en cuenta las

Fuentes Secundarias de información, observación, entrevistas con expertos,

entrevistas con grupos y especialistas, relacionando historias de casos.

6.2 POBLACIÓN

La Población que interviene en la construcción del presente Proyecto está

determinada por:

• Los Funcionarios que laboran en las distintas Dependencias y Seccionales

del Instituto de Seguros Sociales y que tienen bajo su responsabilidad el uso,

manejo y custodia de los Bienes e Intereses Patrimoniales Asegurables de la

Entidad.

• La Sección Seguros, Área adscrita de la Gerencia Nacional de Bienes y

Servicios del ISS, mediante la cual se tramitan los diferentes aspectos relacionados

con el Aseguramiento de Activos y los relacionados con los casos de siniestralidad

28

que ameritan el desarrollo de Procesos de Reclamación ante las Compañías

Contratistas Aseguradoras.

• Las diferentes Compañías de Seguros Contratadas por el Instituto de

Seguros Sociales y que se relacionan con el Proceso.

6.3. RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

6.3.1. Fuentes Primarias

• Departamento de Auditoria del Instituto de Seguros Sociales.

• Funcionarios de la Sección Seguros del ISS, que intervienen en el Proceso

de Aseguramiento de Bienes e Intereses Patrimoniales.

• Departamento de Planeación Corporativa del ISS.

• Asesoría Jurídica, orientada por Funcionarios del Instituto de Seguros

Sociales.

6.3.2. Fuentes Secundarias

• Normatividad Legal vigente, relacionada con los Procesos de Aseguramiento

de Bienes e Intereses Patrimoniales, en Entidades Públicas.

29

ESTRATÉGICOS

• MECI., Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano.

• Instructivo de Seguros, elaborado por las Compañías Contratistas

Aseguradoras del Instituto de Seguros Sociales.

7. ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS

7.1. MAPA DE PROCESOS

ECTA

TIV

AS

BAJO

DE

GRA

DO

)

30

PLANEACIÓN

CORPORATIVA

AUDITORIA

INTERNA ISS

El Mapa de Procesos muestra de manera general el tema que se lleva a cabo para

cumplir las expectativas y necesidades de las partes interesadas, mostrando bajo

que Procesos Estratégicos se deben direccionar los Misionales. Así mismo, en estos

se apoya para obtener como resultado la satisfacción de las necesidades del

Cliente.

MISIONALES

APOYO SOPORTE

INFORMÁTICO

SOPORTE

SEGUROS ISS

SEGUIMIEN-TO

Y EVALUACION

U. LA SALLE -

NEC

ESID

AD

ES Y

EX

PEC

TATI

VA

S D

E LA

S P

AR

TES

INTE

RES

AD

AS

(O

BLIG

ATO

RIE

DAD

LEG

AL I

SS, R

EQU

ISIT

O P

REG

RAD

O U

. LA

SALL

E)

PLANEACIÓN Y

PROGRAMACIÓN

DEL TRABAJO

RECOPILACIÓN

DE

INFORMACIÓN

IDENTIFICACIÓN Y

DISEÑO DE

PROCESOS

ORGANIZA-CIÓN

Y

ELABORACION

DEL MANUAL

ASESORIA

LEGAL ISS

PRESENTA-CION

MANUAL Y

SUSTENTA-CION

31

Dentro de las partes interesadas en la elaboración de este Manual de Procesos se

destaca inicialmente el ISS, quien tiene la necesidad de optar por un elemento de

consulta que direccione la función de Aseguramiento y posterior de Reclamaciones.

La otra parte de interés es la Universidad de la Salle, quien evaluará el resultado

como requisito de Grado.

7.2 ELABORACION MANUAL DE PROCESOS

Dando alcance a los lineamientos establecidos en el Convenio suscrito entre el

Instituto de Seguros Sociales y la Universidad de la Salle, el Grupo de Estudiantes

relacionado en este Trabajo de Grado, fue asignado a la Gerencia Nacional de

Bienes y Servicios, Sección Seguros, para realizar según Cronograma de

32

Actividades adjunto, la creación del Manual de Procesos para el manejo del

Aseguramiento de los Bienes e Intereses Patrimoniales de la Entidad, para lo cual

se desarrollaron las siguientes actividades:

7.2.1. Desde el mes Septiembre de 2006, se realizaron en promedio dos

reuniones semanales con los Funcionarios de distintas Dependencias del Instituto

de Seguros Sociales, entre las cuales se relacionan: la Gerencia Nacional de Bienes

y Servicios, la Sección Seguros, el Área de Activos Fijos e Inventarios, el Área de

Planeación Corporativa, y a partir del mes de Enero de 2007, el Área de Auditoria

Interna, mediante las cuales se conoció la Estructura de la Entidad, se entendieron

las Funciones de Cada Área relacionada con el Manual de Seguros y se definieron

entre otros, los compromisos, los avances y los direccionamientos del Proyecto.

7.2.2. Se Analizó y se clasificó toda la Documentación existente, para lo cual fue

necesaria la recopilación de Información de cada una de las Áreas relacionadas con

el Proceso de Aseguramiento y reuniones periódicas con Funcionarios de la Sección

Seguros del ISS.

7.2.3. Para el Levantamiento de Procesos, se realizaron análisis clasificatorios del

total de la información obtenida y se dio aplicación al formato de Identificación de

Procesos establecido por el Área de Planeación Corporativa del ISS, en el cual se

contemplan el Macroproceso, los Procesos y las Actividades que direccionan el

Manual de Seguros. La variedad de tareas se desarrolló en coordinación

permanente con el Departamento de Planeación Corporativa y con la orientación

de la Jefatura de la Sección Seguros del ISS.

7.2.4. Cada uno de los Resultados Parciales del Manual fue sometido a revisión y

aprobación teniendo en cuenta los Criterios que al respecto determina el ISS, bajo

33

las directrices que regula el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado

Colombiano, y las Políticas que en materia define el Departamento de Planeación

Corporativa de la Entidad; actividades, que se gestionaron de manera permanente

durante el desarrollo del Proyecto, logrando definir oportunamente los ajustes y la

aprobación de los diferentes Procesos.

7.2.5. La Normatividad Jurídica aplicada al Macroproceso, Procesos y

Actividades, fue sometida a revisión y evaluación, para lo cual se tuvo en cuenta el

Marco Legal Vigente y la asesoría del Abogado Jefe de la Sección Seguros del ISS.

Adicional, con el Jefe del Departamento de Auditoria Interna de la Entidad, se

revisaron uno a uno los diferentes Componentes del nuevo Manual de Seguros,

siendo aprobados en su totalidad. Algunas recomendaciones de "forma", fueron

tenidas en cuenta y ajustadas oportunamente.

7.2.6. Teniendo en cuenta lo establecido en las Disposiciones Internas del ISS, se

analizaron y formularon los posibles Riesgos que pueden presentarse con cada

Actividad de Aseguramiento y de Reclamaciones en particular, los cuales en su

Contexto fueron aprobados por la Dirección de Auditoria Interna del Instituto de

Seguros Sociales.

7.2.7. El nuevo Manual de Procesos para el Manejo de Seguros, se Oficializa

mediante Resolución que emite la Presidencia del ISS.

7.2.8. Como última actividad se procede a vincular el Documento Formal en la

Base de Datos de Memoria Institucional de la Entidad, permitiendo con esto

que el nuevo Manual pueda ser consultado “vía electrónica” por cualquier

funcionario que lo requiera.

34

35

8. RESULTADOS

8.1 CAMPO ADMINISTRATIVO

Aporte al Instituto de Seguros Sociales, mediante la creación del nuevo Manual de

Procesos para el manejo de Seguros de la Entidad, Documento que apoya el

desarrollo de útiles Procesos y Procedimientos relacionados con el Aseguramiento

de los Bienes e Intereses Patrimoniales de carácter Público.

El nuevo Manual de Procesos para el Aseguramiento de Activos, es una Guía

Administrativa que podría tener aplicación en otras Entidades del Estado en las

cuales se necesite el desarrollo de Procesos en materia, basados en la

Normatividad referida en el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado

Colombiano, MECI.

La estructura del nuevo Manual de Seguros, también puede utilizarse en la

empresa privada y en la gestión administrativa que se oriente a minimizar los

Riesgos Económicos y a maximizar la adecuada Protección de Activos Tangibles e

Intangibles.

8.2 CAMPO ACADÉMICO

En la ejecución de este Proyecto se logra aplicar el Criterio particular del

Administrador de Empresas, sustentado en el conocimiento obtenido en las Aulas

de clase, orientado a la creación de Procesos Administrativos acordes con los

36

objetivos que fueron trazados para el desarrollo de este Proyecto, obteniendo

resultados gerenciales de la mayor Calidad.

Se reconoce que la Administración de Empresas es una profesión que permite la

creación, el desarrollo y la aplicación de Principios Universales de Gestión, los

cuales enfocados de manera adecuada aportan significativamente al desarrollo de

cualquier Proyecto que busque la mejora continua de los individuos y la realización

de sus metas.

Teniendo en cuenta lo anterior, se puede deducir que el conocimiento debe ser

difundido y en ese orden de ideas el Nuevo Manual de Procesos para el manejo de

Seguros, es un Modelo que dado a conocer en diferentes ambientes empresariales

puede convertirse en Herramienta de gran utilidad, si se direcciona bajo un

adecuado criterio Administrativo.

37

9. CONCLUSIONES

• El nuevo Manual de Procesos para el Manejo de Seguros, se define como una

“Herramienta útil” que estandariza todos los Procesos, los Subprocesos y las

Actividades relacionadas con el Aseguramiento de Activos de propiedad del

Estado, bajo responsabilidad del Instituto de Seguros Sociales, incluidos los

relacionados con los Procesos, los Subprocesos y las Actividades orientadas al

manejo efectivo de Reclamaciones ante las Compañías Contratistas

Aseguradoras.

• Las diferentes Actividades clasificadas en el nuevo Manual de Seguros, proveen

alcance directo a los distintos Funcionarios del Instituto de Seguros Sociales

que tienen por Disposición interna de la Entidad y por Ordenanza Legal, la

responsabilidad de asumir compromisos en el manejo de los Procesos de

Aseguramiento y en los casos relacionados con Procesos de Reclamaciones

ante las Empresas Contratistas Aseguradoras.

• El Documento integra varias Secciones que muestran claramente los diferentes

tipos de Riesgos que pueden generarse como consecuencia de la ejecución del

Macroproceso de Seguros, las posibles Causas, Consecuencias y Controles

existentes o que deben adoptarse por parte de la Institución para delimitar los

niveles y las posibilidades de impacto; Riesgos, que previamente define la

Norma Legal, y que fueron evaluados minuciosamente por el Área de Auditoria

Interna del ISS, determinando su correcta aplicación en el contexto del nuevo

Manual de Procesos de Seguros.

• El nuevo Manual de Seguros, fue creado bajo la orientación del Departamento

de Planeación Corporativa del Instituto de Seguros Sociales, para lo cual se

38

acogieron los lineamientos que en materia establece el Código de Comercio, las

Disposiciones Internas de la Entidad y las demás Normas Legales Vigentes.

• Este nuevo Documento, será oficializado mediante Resolución que emita la

Presidencia del Instituto de Seguros Sociales, para que posteriormente sea

difundido a todas y cada una de las Seccionales de la Entidad en Colombia;

luego de lo cual, se convertirá en Instrumento Universal de Consulta para el

ISS, y de obligatorio cumplimiento por todas y cada una de las Dependencias,

Áreas y Funcionarios que tengan relación directa e indirecta con los Procesos

de Aseguramiento y de Reclamaciones ante las Compañías Contratistas

Aseguradoras.

39

10 RECOMENDACIONES

• El nuevo Manual de Procesos para el manejo de Seguros, al convertirse en

Herramienta de obligatoria aplicación a nivel Colectivo en el Instituto de

Seguros Sociales, hace necesaria la oportuna y adecuada divulgación a todos

los Funcionarios en las distintas Dependencias y Seccionales, por parte de la

Sección Seguros y del Departamento de Planeación Corporativa de la Entidad.

• Como Instrumento de apoyo al Manual de Seguros, se diseñó una aplicación en

Excel denominada “Formato Control de Siniestralidad”, de conveniente

DESARROLLO en los Equipos de Cómputo de la Sección Seguros del ISS y

mediante la cual se podrá recopilar y controlar Información relacionada con los

siniestros que se presenten y / o se hayan presentado. Esta “base de datos”

permitirá mostrar en qué etapa se encuentra un determinado Proceso de

Reclamación ante las Compañías Contratistas Aseguradoras, ofreciendo

“alarmas” de aviso a los Funcionarios encargados de la administración del

Proceso, para no exceder los términos establecidos por la Norma y por la Ley,

contribuyendo de esta manera a evitar el detrimento patrimonial y posibles

sanciones a Funcionarios.

• Las Entidades Públicas o Privadas que necesiten o quieran implementar un

Modelo de Procesos para el Aseguramiento de sus Activos, podrían acceder a la

ESTRUCTURA de este Manual, la cual determina los diferentes lineamientos

Operativos y Administrativos que pueden ser útiles y aplicables.

40

11. BIBLIOGRAFÍA

BERNAL, Cesar Augusto, Metodología de la Investigación para Administración y

Economía, Pearson Educación de Colombia, Bogotá, 2000.

CARR W., y KEMMIS S., Teoría Crítica de la enseñanza, Editorial Martínez Roca,

España, 1988.

CHIAVENATO, Idalberto, Iniciación a la Organización y Control, Mc. Graw Hill,

México 1995.

Decreto 1537 de 2001, Entidades Públicas, Políticas de Administración del

Riesgo, Congreso de la República, Colombia, 2001.

Decreto 983 de 1998, Acuerdo 1777 de 1998, Modificación Estructura Interna

Instituto de Seguros Sociales, Consejo Directivo del ISS, Colombia, 1998.

Decreto 410 de 1971, Código de Comercio, Congreso de la República, Colombia,

1971.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN,

Serie ISO, Bogotá ICONTEC, 2000.

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES, Departamento de Procesos, Metodología:

Guía para la elaboración de Manuales de Procesos, 2003.

41

Ley 734 de 2002, Régimen Único Disciplinario, Congreso de la República,

Colombia, 2002.

Ley 190 de 1995, Normas para la preservación de la Moral Pública y para evitar

la corrupción administrativa, Congreso de la República, Colombia, 1995.

Ley 80 de 1993, Estatuto General de Contratación, Congreso de la República,

Colombia, 1993.

Ley 42 de 1993, Normas para el Control Fiscal, Congreso de la República,

Colombia, 1993.

Ley 45 de 1990, Intermediación Financiera y la Actividad Aseguradora, Congreso

de la República, Colombia, 1990.

MECI, Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, Presidencia

de la República, Colombia, 2001.

MERTON Robert K., Teoría y Estructuras Sociales, Fondo de Cultura Económica,

México 1972.

Resolución 308 de 2006, Establecimiento de Manual de Responsabilidades,

Congreso de la República, Colombia, 2006.

TAYLOR S., y BOGDAN R., Introducción a los Métodos Cualitativos de

Investigación, Paidos, Barcelona, 1986.

42

www.contraloriagen.gov.co/html/normatividad/normatividadcontrolfiscal/contenido

/L-42-93.pdf.

www.gestiopolis.com/gerenciadeprocesos.

www.google.com.co.

www.iss.gov.co.

www.monografias.com/diseñodelainvestigacionyfuentesdedatos.

www.monografias.com/metodologiadelainvestigacion.

www.suramericana.com/ayuda_glosario_contenido.asp.

43

ANEXOS

Página

Anexo A: 1 Ley 734 de 2002. 22

2 Ley 190 de 1995. 22

3 Ley 80 de 1993. 22

4 Ley 42 del 26 de Enero de 1993. 22

5 Ley 45 de 1990. 22

6 Decreto 1599 de 2005. 22

7 Decreto 1537 de 2001. 22

8 Decreto 983 de 1998. 22

9 Decreto 410 de 1971. 23

10 Resolución 308 de 2006. 23

11 Decreto 2148 de 1992. 23

12 Ley 100 de 1993. 23

Anexo B: Manual de Procesos para el Aseguramiento

de los Activos del Instituto de Seguros Sociales. 45

Anexo C: Cronograma de Actividades ISS. 102

Anexo D: Resolución 2114 del 28 de Mayo de 2007. 103

MANUAL DE PROCESOS PARA EL MANEJO DE SEGUROS

VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA GERENCIA NACIONAL DE BIENES Y SERVICIOS

SECCIÓN SEGUROS

BOGOTA D.C., 2007


1

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 4

1. OBJETIVOS DEL MANUAL 5 1.1. OBJETIVO GENERAL 5

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5

2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL 6

3. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL 6

4. FORMALIZACIÓN INTERNA 6

5. SIMBOLOGÍA UTILIZADA 7

6. CONCEPTOS SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS DEL MANUAL 8

7. RELACIÓN GENERAL MANUAL DE SEGUROS 14

7.1. IDENTIFICACIÓN GENERAL DE MACROPROCESOS

PROCESOS Y SUBPROCESOS MARCO NORMATIVO 15

7.2. MARCO NORMATIVO GENERAL 16

8. SEGUROS 19 8.1. PROCESO DE ASEGURAMIENTO 19


2

8.1.1. Generalidades Del Proceso 19

8.1.1.1. Objetivo 19

8.1.1.2. Alcance 19

8.1.2. Subprocesos 19

8.1.2.1. Aseguramiento de Activos 20

8.1.2.1.1. Flujograma 20

8.1.2.1.2. Descripción de Actividades 22

8.1.2.1.3. Mapa de Riesgos 26

8.1.2.2. Modificaciones a las Pólizas 27




8.1.2.3. Revisión y Análisis de Siniestralidad 34




8.2. PROCESO DE RECLAMACIONES 38

8.2.1. Generalidades del Proceso 38

8.2.1.1. Objetivo 38

8.2.1.2. Alcance 38

8.2.2. Subprocesos 38

8.2.2.1. Reclamación Por Siniestro 39




8.2.2.2. Liquidación del Reclamo 45





3

8.2.2.3. Indemnización por Siniestro 49




9. ANEXOS 53 ANEXO 1. FORMULARIO CONTROL SINIESTROS 54

ANEXO 2. DOCUMENTOS NECESARIOS PARA RECLAMACIÓN 55


4

INTRODUCCIÓN

El Instituto de Seguros Sociales como Entidad Pública, tiene la obligación conforme la Ley 42 de 1993, de asegurar los Bienes e Intereses Patrimoniales de su Propiedad, o sobre los que tenga responsabilidad, a través del aseguramiento, razón por la cual se hace imperativo definir de manera clara y uniforme los procedimientos que permitan el cumplimiento de estas gestiones. En este Manual se describen los Procesos Administrativos que se desarrollan en la Sección Seguros, de la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios, detallando de manera ordenada y secuencial las principales actividades y tareas de cada Procedimiento para establecer de forma estandarizada las mejores prácticas para realizarlos. Así mismo, contiene en detalle los Diagramas de Flujo que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas actividades que se desarrollan en las diferentes Dependencias del ISS, comprometidas en el Proceso, precisando sus responsabilidades, los fundamentos legales, las normas y políticas que regulan su operación, los formatos que se utilizan y los tiempos máximos de respuesta a cada una de las actividades que conforman cada Procedimiento. Con la elaboración del presente Manual de Procesos para el manejo de Seguros, se brinda a todas las Dependencias una guía unificada para realizar el aseguramiento de los Bienes e Intereses Patrimoniales y el manejo y control de los siniestros y de las reclamaciones que se formulan ante las Compañías Aseguradoras Contratistas.


5

1. OBJETIVOS DEL MANUAL

1.1. OBJETIVO GENERAL El Manual de Procesos para el manejo de Seguros, tiene como objetivo proporcionar una guía a los servidores del Instituto de Seguros Sociales, para realizar las gestiones de protección de los Bienes e Intereses Patrimoniales, mediante la contratación de Pólizas de Aseguramiento; y de otra parte, efectuar el adecuado control de la siniestralidad y del pago de las respectivas indemnizaciones. 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Contar con un Documento estándar que regule y reglamente los Procesos para el aseguramiento de los Bienes e Intereses Patrimoniales del ISS, y que defina las actividades a cargo de las diferentes Dependencias del Instituto, para así, permitir el fiel cumplimiento de las Normas Legales vigentes en la Materia.

• Documentar de forma ordenada cada una de las actividades que se

realizan para el aseguramiento de Bienes e Intereses Patrimoniales del ISS.

• Procurar el aseguramiento de todos los Bienes e Intereses Patrimoniales del Instituto y sobre los que tenga interés.

• Procurar la adecuada protección y actualización del aseguramiento de

todos los Bienes de la Entidad, efectuando las inclusiones y / o las exclusiones en las respectivas Pólizas, a fin de evitar el detrimento patrimonial.

• Procurar las mejores prácticas a los servidores del Instituto para que el

proceso de reclamaciones ante las compañías aseguradoras sea efectivo y oportuno.

• Propender por la implementación de un Sistema de Información que

posibilite la determinación de siniestralidad, la identificación, calificación, valoración y análisis del Riesgo, a efectos de generar políticas de administración y de control del Riesgo, sobre los Bienes e Intereses Patrimoniales del ISS.


6

2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN DEL MANUAL

El Manual de Procesos para el manejo de Seguros, está dirigido específicamente a la Sección Seguros del ISS, y a todas las Dependencias que tengan responsabilidad sobre el manejo, la protección, el mantenimiento y el control de Bienes e Intereses Patrimoniales del ISS, a nivel Seccional y Nacional; y a todos los funcionarios que tengan responsabilidad sobre el uso, manejo y administración de los Bienes del ISS. La utilización y observancia de los lineamientos contemplados en este Manual de Procesos para el manejo de Seguros, son de obligatorio cumplimiento para todas y cada una de las Áreas y Funcionarios que hagan uso de los Bienes e Intereses Patrimoniales de la Entidad.

3. MANEJO Y CONSERVACIÓN DEL MANUAL

El presente Manual es de uso exclusivo del Instituto de Seguros Sociales; copias de éste sólo estarán ubicadas en las Áreas Pertinentes, y bajo entera responsabilidad de los encargados de las mismas. Las modificaciones o ajustes que se pacten deben ser incorporadas bajo exclusiva responsabilidad de la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios; en consecuencia, cualquier modificación que se sugiera o sea necesario incorporar, deberá ser presentada de manera formal y acompañada de la respectiva justificación para el cambio solicitado, junto con la descripción de los Procedimientos que en lo sucesivo se adoptarían.

4. FORMALIZACIÓN INTERNA Este Manual de Procesos para el manejo de Seguros, ha sido adoptado formalmente por la Presidencia del Instituto de Seguros Sociales, mediante la Resolución No. ( ) del ( ), y deberá ser difundido y aplicado por todos los Funcionarios y Servidores que participen en el Proceso.


7

5. SIMBOLOGÍA UTILIZADA

La descripción y alcance de cada uno de los símbolos y convenciones adoptadas en el presente Manual, se describe a continuación:

CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN

Terminal: indica la iniciación o terminación de un proceso o subproceso.

A B

Operación: símbolo A, representa la acción necesaria para transformar una información recibida o crear una nueva. Se utiliza para describir el trabajo de añadir información a cualquier documento o registro existente realizado manualmente. Símbolo B, si es automatizado, es decir, se apoya en un aplicativo o base de datos sistematizada.

Decisión: indica un punto dentro del flujo en que son posibles caminos alternativos. La tendencia es a suprimir cada vez más este símbolo, ya que se considera que el proceso se diseña de manera positiva, es decir, se ejecuta como está previsto, evitándose preguntas innecesarias.

A B

Documento: el símbolo A representa cualquier tipo de comunicación y aporta información para que este se pueda desarrollar. Símbolo B, cuando el documento tiene copias.

Referencia de proceso: cuando en el desarrollo del proceso, se deba realizar otro proceso completo que requiere ser descrito en forma separada, se utilizará este símbolo identificando claramente tal proceso.


8

CONVENCIÓN DESCRIPCIÓN A B

Conector: símbolo A y un número, facilita la continuidad de las rutinas de trabajo, evitando la intersección de líneas. Normalmente se indica la continuidad de una actividad con otra mediante letras o números insertos en el símbolo. Si la conexión se hace dentro de la página o entre páginas. Símbolo B y una letra, cuando el enlace se da al final de una página con otro paso al inicio de la siguiente.

Sentido de circulación del trabajo: conecta los símbolos señalando el orden en que se ejecutan las distintas actividades.

6. CONCEPTOS, SÍMBOLOS Y ABREVIATURAS DEL MANUAL

En primera instancia y como Marco de Referencia se precisa aclarar los siguientes términos: Abuso de confianza: acto delictivo mediante el cual una (s) persona (s), en perjuicio de alguien, dispone (n) para sí o para otra, de una cosa mueble ajena de la que se le ha transmitido la simple tenencia. Accidente: el hecho externo o interno, visible y fortuito que afecte la integridad del Bien asegurado. Activo: conjunto de Bienes o derechos que se radican en cabeza de una persona. Son los Bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del Ente Público, los cuales se espera que contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal. Activo fijo: son aquellos Bienes Muebles o Inmuebles cuya vida útil es mayor a un año; no están destinados para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la empresa y se usan con la intención de emplearlos en forma permanente en la producción de otros Bienes y Servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la Entidad. Aplicativo SCAF: Sistema Computarizado para el Control de Activos Fijos.

A

1


9

Asegurado: entidad a cuyo favor se contrata una póliza de seguro. Es la persona que tiene el interés real de evitar riesgos, esto es, quien tiene el interés asegurable. Puede ser una persona diferente al tomador. Asegurador: entidad que responde por el riesgo del que es objeto un contrato de seguro. Asegurar: contratar un seguro. Prevenir las consecuencias económicas dañosas de un evento futuro e incierto. AUDIS: Dirección de Auditoría Disciplinaria. Bienes: para efectos de este Manual se considerarán únicamente los Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles de propiedad o recibidos para el uso del Instituto, excluyendo el dinero, títulos valores y similares. Caducidad: extinción de un derecho, facultad, instancia o recurso. Cohecho: delito contra la Administración Pública en el que un Servidor Público recibe dinero por hacer u omitir una gestión propia de su cargo. Concusión: delito contra la administración pública, en el cual un servidor público abusando de su cargo constriñe a otro a dar dineros u otros Bienes. Contrato de Seguro: es un documento en virtud del cual, una de las Partes llamada COMPAÑÍA ASEGURADORA, se compromete mediante el recibo de una prima, a pagar a la otra Parte llamada EL ASEGURADO, o a quien éste designe BENEFICIARIO, en caso que ocurra un siniestro, una indemnización que puede ser en dinero o mediante la reposición, reparación o reconstrucción del objeto asegurado, cuando se trate de daños. Si el seguro es de personas, la indemnización será en dinero. Los Contratos de Seguros realizados por empresas son siempre Acto de Comercio. Control: comprobación, inspección, mecanismo que permite comprobar el funcionamiento de un Proceso. Culpa grave: negligencia grave, culpa lata, es la que consiste en no manejar los negocios ajenos con aquel cuidado que aún las personas negligentes o de poca prudencia suelen emplear en sus negocios propios. Esta culpa en materia civil equivale al dolo. Culpa leve: descuido leve, descuido ligero, es la falta de aquella diligencia y cuidado que los hombres emplean en sus propios negocios.


10

Daño Emergente: perjuicio o pérdida que proviene de no haberse cumplido la obligación, o de haberse cumplido imperfectamente, o de haberse retardado su cumplimiento. Pérdida experimentada en su patrimonio por la persona que sufre el daño. Deducible: es el porcentaje que asume el asegurado en caso de siniestro. Detrimento Patrimonial: menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los Bienes o Recursos Públicos. Dolo: intención positiva de hacer daño a alguien. Maquinación o artificio de que se sirve un contratante para engañar a otro. Embargo: intimación judicial hecha a un deudor para que se abstenga de realizar cualquier acto susceptible de producir la disminución de la garantía de un crédito debidamente especificado. Inmovilización jurídica de un Bien. Error: conocimiento equivocado de una cosa, de un hecho o de un derecho, que invalida el acto producido con tal vicio. Estafa: delito contra el Patrimonio Económico, consistente en la obtención de beneficio ilícito induciendo o manteniendo a otro en error mediante cualquier artificio, engaño, superchería, práctica supersticiosa. Faltante: está constituido por la ausencia de Bienes confrontados con las cantidades físicas reales de existencia de Bienes y Materiales comprendidas en el activo, comparados con el que aparece en los registros contables. Falsificación: alteración fraudulenta de un Documento, logrando apoderarse por este medio de dineros o Bienes del asegurado. Fianza: es una obligación accesoria en virtud de la cual una o más personas responden por una obligación ajena, comprometiéndose para con el acreedor a cumplirla en todo o en parte, si el deudor principal no la cumple. Fraude: acto mediante el cual una persona engaña a otra o aprovechándose del error en que se halla y obtiene ilícitamente alguna cosa o lucro indebido. Fuerza Mayor o Caso Fortuito: imprevisto al que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, entre otros.


11

Fuerza: violencia que se ejerce sobre una persona para obtener de ella algo que no se allana a realizar voluntariamente. Como vicio del consentimiento es todo acto que infunde a una persona un justo temor de verse expuesta ella, su consorte o alguno de sus ascendientes o descendientes a un mal irreparable y grave. Garantías: exigencias que se le formulan al Asegurado de obligarse a hacer determinada acción mediante la cual afirma o niega la existencia de una determinada situación de hecho. Hurto calificado: acto en virtud del cual una persona se apodera de una cosa Mueble ajena, sin la voluntad de su dueño, con ánimo de lucro, con violencia sobre las personas o las cosas o colocando a la víctima de condiciones de indefensión o inferioridad o aprovechándose de tales condiciones mediante penetración o permanencia arbitraria, engañosa o clandestina, con escalamiento, o con llave sustraída o falsa, ganzúa o cualquier otro instrumento similar, o violando o superando seguridades electrónicas u otras semejantes. Hurto simple: acto en virtud del cual una persona se apodera de una cosa Mueble ajena, sin la voluntad de su dueño con ánimo de lucro, y sin la violencia o intimidación de las personas y sin fuerza en las cosas. Incendio: fuego grande que abrasa lo que no está destinado a arder, como edificios, edificaciones, etc. Infraseguro: es un valor de aseguramiento inferior al precio real del Bien, en cuyo caso el Asegurador sólo está obligado a indemnizar a prorrata entre la cantidad asegurada y la que no lo está. Inmueble: son los Bienes Raíces, las cosas que no pueden transportarse de un lugar a otro, como las tierras y las minas, y las que se adhieren permanentemente a ellas, como los edificios, los árboles, entre otros. Interés Asegurable: es la relación jurídico-económica de una persona con otra o con una cosa, en tal forma que la conservación represente un beneficio o su pérdida un deterioro o un quebranto económico. Intangibles: son Activos Intangibles los recursos obtenidos por un Ente Económico que, careciendo de naturaleza material, implican un Derecho o Privilegio oponible a terceros, distinto de los derivados de los otros Activos, de cuyo ejercicio o explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables, tales como patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, así como los Derechos derivados de Bienes entregados en fiducia mercantil.


12

I.S.S.: Instituto de Seguros Sociales. Muebles: son los elementos que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos, como los animales -semovientes-, o sea que sólo se muevan por una fuerza externa -inanimados-. Peculado: distracción de su objeto, para usos propios o ajenos, de dineros, valores, fincas o cualquier otra cosa perteneciente al Estado, o a un organismo descentralizado o a un particular, realizada por la persona encargada de un Servicio Público del Estado o de un Organismo Descentralizado, aun cuando lo sea en comisión por un tiempo limitado y sin carácter de funcionario, si por razón de su cargo los hubiera recibido en administración, en depósito o por otra causa. Póliza: documento mercantil en el que constan las obligaciones y derechos de las partes en los contratos de seguros, fletamento y otros. Prescripción: extinción del término que fija la ley para hacer efectiva la reclamación de un Derecho o hacer efectiva una Obligación. En materia de Seguros existen dos tipos de prescripciones: Ordinaria y Extraordinaria. Prescripción Ordinaria: es de dos años y empieza a correr desde el momento en que el interesado haya tenido o debido tener conocimiento de los hechos. Prescripción extraordinaria: es de cinco años y correrá contra toda clase de personas y empezará a contarse desde el momento en que nace el respectivo derecho. Prima: contraprestación que el asegurado se obliga a satisfacer a la Compañía Aseguradora, en pago de la obligación que ésta contrae de cubrir el Riesgo, y que representa el costo del seguro. Responsabilidad: es la obligación que tiene todo Servidor Publico o Contratista de responder por los daños, deterioro o pérdidas ocasionados sobre los Bienes que le han sido entregados para su uso, custodia, control y manejo. Responsabilidad civil extracontractual: obligación que corresponde a una persona determinada, de reparar el daño o perjuicio causado a otra, bien por ella misma, por el hecho de las cosas, o por actos de las personas por las que deba responder. Reticencia: disimulo de un hecho o circunstancia por la persona que se encuentra en la obligación de manifestar su existencia.


13

Riesgo: la posibilidad de pérdida o daño que llevan en sí las personas o las cosas. Es el suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del tomador, asegurado o beneficiario y cuya realización da origen a la obligación del asegurador. Salvamento: partes de un Bien que se conservan después que ha sufrido un siniestro, las cuales serán retomadas por la Compañía de Seguros, cuando se repare o reponga un Bien. Valor proporcional o recuperable de un Bien cuando ha sufrido un siniestro. Siniestro: es la realización del Riesgo previsto en el Contrato, del cual se derivan las obligaciones del Asegurador de indemnizar hasta por la suma asegurada convenida en la póliza. Subrogación: consiste en el Derecho que tiene el Asegurador que paga un siniestro, para dirigirse contra el responsable del daño o la pérdida, a efectos de recuperar lo que tuvo que pagarle al asegurado. Supraseguro: forma anormal de aseguramiento en el que el valor de aseguramiento es superior al costo real del interés asegurado. Valor de reposición o reemplazo: es el precio que tendría que pagarse para reponer el Bien, pero tomando en cuenta el potencial que tiene el Activo actual y la tecnología; es decir, excluyendo todo demérito por uso o vetustez. Valor Nominal: es el valor que aparece registrado en los Títulos de Crédito, en capitalización, también llamado capital determinado; es el valor que el suscriptor se propone ahorrar al cabo de determinado tiempo.


14

7. RELACIÓN GENERAL MANUAL DE SEGUROS

El Manual de Procesos para el manejo de Seguros del Instituto de Seguros

Sociales, refleja la desagregación de estos Procedimientos; muestra su

diagrama general, así como la normatividad que direcciona el desarrollo de los

mismos.

A continuación se realiza la presentación general de los Procesos y

Procedimientos tratados en el Manual de Procesos para el manejo de Seguros,

mediante sus respectivos formatos:


15

7.1. IDENTIFICACIÓN GENERAL DE MACROPROCESOS, PROCESOS Y SUBPROCESOS Unidad de Negocio: Vicepresidencia Administrativa. Dependencia: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios. Departamento o Sección: Sección Seguros.

CÓD. MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO CLIENTE PRODUCTO - RESULTADO

Aseguramiento de Activos.

Activos Fijos.

Área Financiera.


Modificaciones a las Pólizas.

Activos Fijos.

Área Financiera.

Ingreso y / o salida de Activos de las

Pólizas.

ASEGURAMIENTO

Revisión y Análisis de

siniestralidad. Seguros. Determinación del Riesgo.

Reclamación por Siniestro. Área Afectada.

Reporte del Siniestro a la

Compañía Aseguradora.

Liquidación del

reclamo. Aseguradora. Aprobación o negación del

Reclamo.

SEGUROS

RECLAMACIONES

Indemnización por

Siniestro. Aseguradora.

Pago de la Indemnización en

dinero o en especie.


16

7.2. MARCO NORMATIVO GENERAL El Manual de Procesos para el manejo de Seguros del ISS, se fundamenta en

las Reglamentaciones vigentes del Gobierno Nacional, bajo las cuales se deben

regir las Entidades del Estado, teniendo en cuenta la Normatividad que hace

referencia a Contrataciones con Terceros.

Basados en estas Reglamentaciones, el Instituto de Seguros Sociales ha

dispuesto Normas Internas que permiten el fiel desarrollo de las mismas, con el

fin de cumplir lo establecido.


17

Unidad de Negocio: Vicepresidencia Administrativa. Dependencia: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios. Departamento o Sección: Sección Seguros.

FUENTE JURÍDICA

DEL PROCESO DESCRIPCIÓN

DISPOSICIONES EXTERNAS Constitución Política de

Colombia de 1991 Artículos 209 y 269.

En los cuales se establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con la Ley.

Constitución Política de Colombia de 1991

Artículo 343.

La entidad nacional de planeación que señale la Ley, tendrá a su cargo el diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas, como con proyectos de inversión, en las condiciones que ella determine.

Ley 42 de 1993 (26 de Enero) Normas de control fiscal, establece la obligación de asegurar los Bienes Públicos.

Ley 45 de 1990 (18 de Diciembre) Mediante la cual se reglamenta la intermediación financiera y la actividad aseguradora.

Ley 80 de 1993 (28 de Octubre) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ley 87 de 1993 (29 de Noviembre)

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 190 de 1995 (06 de Junio)

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública, y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Ley 734 de 2002 Por la cual se establece el Régimen disciplinario único.

Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Código de Comercio.


18

Decreto 983 de 1998 (Noviembre 29)

Por el cual se aprueba el acuerdo Nº 1777 de 1998, del Consejo Directivo del ISS, que modifica la estructura interna del Instituto.

Decreto 1537 de 2001 Obliga a que las entidades públicas tengan políticas de administración del riesgo.

Decreto 1537 de 2001Artículo 2. Adopción y aplicación de manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación los procesos institucionales, como instrumento que garantice el cumplimiento del control Interno.

Código de Comercio Artículo 1066.

Es una obligación del Tomador, verificar el pago de las primas ya que su incumplimiento puede ocasionar terminación del Contrato.


Establece la obligación al Asegurado de mantener el riesgo o en su defecto notificar al Asegurador respecto de las variaciones que se presenten.

Código de Comercio artículo 1074.

Establece que una vez conocido el siniestro, el Asegurado está obligado a evitar su extensión y propagación, y a proveer el salvamento de las cosas aseguradas.


Establece que el Asegurado o el Beneficiario están obligados a dar noticia al Asegurador respecto de la ocurrencia del siniestro, dentro de los tres días siguientes a la fecha en que lo hayan conocido o debido conocer. Este término podrá ampliarse, más no reducirse por las Partes.


La "carga de la prueba" para demostrar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida, corresponde al Asegurado.


Establece que la Póliza de Seguros prestará mérito ejecutivo contra el Asegurador, transcurrido un mes de presentada formalmente la reclamación, sin que el éste haya contestado, o la objeción haya sido seria y fundada.

DISPOSICIONES INTERNAS

Decreto 1599 de 2005 Mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno- MECI. el cual fija dentro de su subsistema de control, el manejo del riesgo, mediante la identificación, análisis, valoración e implementación de políticas de administración para el mismo.

Resolución 308 de 2006 Por medio de la cual se establece el Manual de Responsabilidades.


19

8. SEGUROS

En esta Sección se muestra la relación general del Macroproceso de Seguros: 8.1. PROCESO DE ASEGURAMIENTO El Instituto debe velar por la salvaguarda de todos los Bienes destinados para su uso, efectuando Aseguramiento individualizado y total de los mismos, para efectos de mantener protegido su Patrimonio y poder garantizar que cada uno de los Funcionarios realice su trabajo en óptimas condiciones, en caso de llegar a presentarse algún siniestro. 8.1.1. Generalidades del Proceso En las siguientes páginas se presenta la relación detallada del Proceso de Aseguramiento y los respectivos Subprocesos que lo componen: 8.1.1.1. Objetivo El Proceso de Aseguramiento tiene como objeto determinar y clasificar todos y cada uno de los Activos Asegurables, gestionar la contratación de Aseguramiento mediante la adquisición de las respectivas Pólizas de Seguros, actualizar los Bienes Asegurables, haciendo análisis minuciosos apoyados en las Estadísticas de siniestralidad presentadas para las próximas contrataciones. 8.1.1.2. Alcance Este Proceso se inicia con la recepción de los datos de aquellos Activos que requieren cobertura, el estudio y análisis de cada uno de ellos y de las diferentes Pólizas que se contratarán para su Aseguramiento, y el análisis de las Estadísticas de siniestralidad. 8.1.2. Subprocesos A continuación se relacionan detalladamente los Subprocesos: Aseguramiento de Activos, Modificaciones a las Pólizas, Revisión y análisis de Siniestralidad, los cuales corresponden al Proceso de Aseguramiento y al Macroproceso de Seguros, mediante los respectivos Formatos que identifican a cada uno.


20

8.1.2.1. Aseguramiento de Activos 8.1.2.1.1. Flujograma

Unidad Estratégica de

Negocios.

Área de Activos Fijos

Área FinancieraSección Seguros

Departamento Nacional de Presupuesto

Departamento Nacional de Cuentas por pagar

Gerencia Nacional de

Tesorería

Inicio

1 Solicitar relación de Activos Asegurables.

2 Consolidar la relación de Activos asegurables.

3 Determinar las Pólizas de Seguros que necesitará contratar el ISS.

4Solicitar Certificados de Disponibilidad Presupuestal a cada Unidad de Estratégica de Negocios para iniciar procesos de contratación.

5 Aprobar Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

6 Emitir Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios - Sección Seguros.MACROPROCESO: Seguros.PROCESO: Aseguramiento. SUBPROCESO: Aseguramiento de Activos.

No. ACTIVIDAD

Responsable

1


21

Unidad Estratégica de

Negocios.


Área FinancieraSección Seguros




Tesorería

Realizar el proceso de contratación con el proveedor de las pólizas de seguros para el ISS, teniendo en cuenta cada riesgo.

7 Recibir las respectivas Pólizas de Seguros contratadas.

8 Enviar a las Seccionales, Copia de las respectivas Pólizas de Seguros.

9 Recibir y verificar las Cuentas de Cobro.

10 Elaborar la Orden de Pago.

11 Pagar las Pólizas contratadas.

12 Verificar los pagos realizados.

No. ACTIVIDAD

Responsable

PROCESO: Aseguramiento. SUBPROCESO: Aseguramiento de Activos.

DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios - Sección Seguros.MACROPROCESO: Seguros.

1


22

8.1.2.1.2. Descripción de Actividades

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o Resultado VA Observaciones

1Solicitar relación de Activos Asegurables.

Sección Seguros.

La Sección Seguros formula solicitud de relación de Activos asegurables, al Área de Activos Fijos y al Área Financiera.

Sección Seguros.

Obligación legal, Ley 42 de 1993.

Solicitud formal de Activos asegurables, a las Áreas de Activos Fijos y Financiera.

♦ Ley 42 de 1993. ♦ Ley 734 de 2002.

2Consolidar la relación de Activos asegurables.

Área de Activos Fijos.

Área Financiera.

Las Áreas de Activos Fijos y Financiera realizan un consolidado con la información referente a los Activos asegurables del ISS, el cual se remite a la Sección Seguros.


Área Financiera.

♦ Solicitud recibida por la Sección Seguros. ♦ SCAF. ♦ Bases de datos actualizadas.

Consolidar todos aquellos Activos asegurables del ISS, objeto de aseguramiento.

3

Determinar las Pólizas de Seguros que necesitará contratar el ISS.

Sección Seguros.

♦ La Sección Seguros recibe la información enviada por las Áreas de Activos Fijos y Financiera. ♦ Con base en la información recibida, analiza las características propias para aseguramiento según las especificaciones de los Activos asegurables, así como el tipo de coberturas que cumplan los posibles riesgos.

Sección Seguros.

♦ Consolidado de Activos asegurables del ISS, enviado por las Áreas de Activos Fijos y Financiera. ♦ Estadísticas de siniestralidad.

Determinación de Activos asegurables.




23


4

Solicitar Certificados de Disponibilidad Presupuestal a cada Unidad de Estratégica de Negocios para iniciar procesos de contratación.

Sección Seguros.

La Sección Seguros solicita la Disponibilidad Presupuestal a cada Unidad Estratégica de Negocio, según la proporción de Activos objeto de aseguramiento que pertenezca a cada UEN.

Sección Seguros.

Formato de solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

5Aprobar Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

Unidad Estratégica de Negocios.

♦ Recibir la solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

♦ Autorizar el CDP, e informar al Departamento Nacional de Presupuesto.


Solicitud del CDP remitida por la Sección Seguros.

Envío de aprobación de Certificado del Disponibilidad Presupuestal.

El presupuesto para la contratación del Programa de Seguros, debe haber surtido previamente el proceso de elaboración y aprobación.

6Emitir Certificados de Disponibilidad Presupuestal.

Departamento Nacional de Presupuesto.

Recibe la aprobación por parte de cada Unidad Estratégica de Negocios y emite el CDP, haciéndolo llegar a la Sección Seguros.


Aprobación de los CDP.

Envío de los CDP a la Sección Seguros.


♦ Sección Seguros.

♦ Departa-mento Nacio-nal de Compras.

Proceso correspondiente al Manual de Contratación (En actualización.)


♦ Departa-mento Nacio-nal de Compras.


24


7

Recibir las respectivas Pólizas de Seguros contratadas.

Sección Seguros.

Recibe las Pólizas contratadas verificando que cumplan las condiciones del Contrato.

Sección Seguros.

Pólizas contratadas.

Recepción de las Pólizas contratadas.

8

Enviar a las Seccionales, Copia de las respectivas Pólizas de Seguros.

Sección Seguros.

La Sección Seguros envía de manera formal y oportuna a las Gerencias Seccionales, copia de las Pólizas contratadas.

Sección Seguros.


Recibo formal y oportuno en las Seccionales, de las copias de las Pólizas de Seguros contratadas.

9Recibir y verificar las Cuentas de Cobro.

Sección Seguros.

♦ Recibir y evaluar de manera detallada que las cuentas de cobro correspondan exactamente con los valores contratados. ♦ Enviar las Cuentas de Cobro al Departamento de Cuentas por Pagar del ISS.

Sección Seguros. Cuentas de Cobro. Verificación de las

Cuentas de Cobro.

Las Cuentas de Cobro se deben remitir al Departamento Nacional de Cuentas por Pagar junto con los respectivos soportes.


Departamento de Cuentas por Pagar.

♦ Recibe las Cuentas de Cobro verificadas por la Sección Seguros.

♦ Autoriza y elabora la respectiva Orden de Pago.

♦ Remite la Orden de Pago a la Gerencia Nacional de Tesorería.


Cuentas de cobro verificadas y remitidas por la Sección Seguros.

Elaboración de la Orden de Pago.

Ver Manual de Cuentas por Pagar.


25



Gerencia Nacional de Tesorería.

♦ Recibe la Orden de Pago aprobada por el Departamento de Cuentas por Pagar.

♦ Efectúa el respectivo abono teniendo en cuenta los datos propios para la transferencia.

♦ Reporta el abono a la Sección Seguros.


Órdenes de Pago y Copia de las Pólizas.

Verificación y pago de las Pólizas contratadas.

Ver Manual de Operaciones Bancarias.


Sección Seguros.

Verifica en el respectivo Sistema de Pagos de Tesorería, el pago oportuno de las Pólizas.

Sección Seguros.

Reporte de Pagos, generado por la Gerencia Nacional de Tesorería.

Confirmación de pago realizado según condiciones referidas en las Pólizas contratadas.

La sección Seguros debe verificar el pago de las primas, en razón a que esta es una obligación del Tomador, establecida en el Código de Comercio, Artículo 1066; su incumplimiento puede ocasionar terminación del Contrato.


26

8.1.2.1.3. Mapa de Riesgos

No. RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Impacto Controles Existentes

Tipo de control Nivel de Riesgo

1 PERDIDA DE ACTIVOS Operativo

No solicitar ni identificar la relación completa de Activos Asegurables.

BajaNo se puede determinar que Activos necesitan de aseguramiento.

Alto Ninguno Ninguno Medio

2

COSTOS EXCESIVOS POR

INEFICIENCIAOperativo

Personal no idóneo para el manejo de seguros. Media Detrimento Patrimonial. Alto

Asignación de funcionario

idóneoPreventivo Bajo

3PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

Coberturas limitadas por error en la información de los activos asegurables.

AltaNo se aseguran los Activos causando un Detrimento Patrimonial.


4

SANCIONES PECUNIARIAS Y

MULTASOperativo

No solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Baja

• Sanciones Disciplinarias y Fiscales al funcionario.

• Detrimento Patrimonial.

AltoEnvío de

oficio recordatorio

Detectivo Bajo

9



No pago oportuno de las primas de las Pólizas de Seguros.

Alta

• Activos sin cobertura en pólizas de aseguramiento.

• Detrimento patrimonial.

AltoRevisión de Cuentas de

cobroPreventivo Bajo

12



No revisión de la liquidación de la factura. Media Detrimento Patrimonial. Alto Revisión de

estadísticas Preventivo Bajo

MAPA DE RIESGOS




27

8.1.2.2. Modificaciones a las Pólizas 8.1.2.2.1. Flujograma

Activos fijos Sección Seguros Compañía Aseguradora

Departamento de Cuentas por Pagar


Tesorería

1

2

3

4

5

Expedir Certificado de Modificación de adición, o Nota Crédito por exclusión de Activos.

Enviar copia de las Certificaciones de Modificación a Pólizas de Seguros.

Inicio

Reportar las novedades ocurridas con los Activos que han sido recientemente adquiridos y / o los que han sido dados de baja por ventas o remates.Recibir reporte de los Activos que han sido recientemente adquiridos y / o los que han sido dados de baja por ventas o remates.

Solicitar a la Compañía Aseguradora, la inclusión o exclusión de Activos en las respectivas Pólizas.

No. ACTIVIDADResponsable

PROCESO: Aseguramiento. SUBPROCESO: Modificaciones a las Pólizas.


1


28




Tesorería

6

7

8

9

DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios - Sección Seguros.MACROPROCESO: Seguros.PROCESO: Aseguramiento. SUBPROCESO: Modificaciones a las Pólizas.

No. ACTIVIDAD

Responsable

Verificar que las Cuentas de Cobro se ajusten a la Modificación solicitada.

Elaborar la Orden de Pago.

Pagar las Cuentas de Cobro.

Verificar los pagos realizados.

1


29


No. Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y / o resultado VA Observaciones

1


Área Financiera.

La respectiva Jefatura de Área, remite oportunamente a la Sección Seguros, el documento formal en el cual se relacionan los cambios en los Activos objeto de ajuste en las Pólizas.


Área Financiera.

Novedades en Activos asegurables por adquisición y / o baja.

Informe de Novedades.

2 Sección Seguros.

♦ La Sección Seguros recibe reporte de las Áreas de Activos Fijos y / o Financiera, con las modificaciones de los Activos asegurables.

♦ Analiza y clasifica la información para efectuar los respectivos ajustes en las Pólizas.

Sección Seguros.

Reporte escrito.

Actualización de la información de los Activos asegurables.

3 Sección Seguros.

La Sección Seguros envía Documento a la Compañía Aseguradora en el cual relaciona los Activos del ISS que deben incluirse (por compras) o excluirse (por ventas), en las respectivas pólizas.

Sección Seguros.

Solicitud formal.

Recepción de la información por parte de la Compañía Aseguradora.


Actividad

Reportar las novedades ocurridas con los Activos que han sido recientemente adquiridos y / o los que han sido dados de baja por ventas o remates.

Recibir reporte de los Activos que han sido recientemente adquiridos y / o los que han sido dados de baja por ventas o remates.

PROCESO: Aseguramiento. SUBPROCESO: Modificaciones a las Pólizas.



30


4 Compañía Aseguradora.

♦ La Aseguradora recibe la solicitud enviada por el ISS.

♦ Tramita el Certificado de Modificación y remite el Documento a la Sección Seguros del ISS.

♦ Tramita las Cuentas de Cobro en el caso de inclusiones y recibe Notas Crédito para el caso de exclusiones.


Certificados de Modificación o Notas Crédito.

Inclusión y / o exclusión en Pólizas, de Activos asegurables.

5 Sección Seguros.

La Sección Seguros envía de manera formal y oportuna a las Gerencias Seccionales, copia de las Pólizas Modificadas.

Sección Seguros.


Recibo formal y oportuno en las Seccionales, de las Copias de las Pólizas de Seguros Modificadas.

6 Sección Seguros.

♦ La Sección Seguros revisa los valores de las Cuentas de Cobro por concepto de inclusión de Activos.

♦ La Sección Seguros revisa los valores de las Notas Crédito enviadas por el Asegurador, por concepto de exclusión de Activos.

♦ La Sección Seguros verifica y envía las Cuentas de Cobro con copia de las respectivas Pólizas, al Departamento de Cuentas por Pagar.

Sección Seguros.

♦ Cuentas de Cobro y Documentos soporte.

♦ Notas Crédito.

Verificación Cuentas de Cobro.

Actividad

Expedir Certificado de Modificación de adición o Nota Crédito por exclusión de Activos.




31


7Departamento de Cuentas por Pagar.

♦ Recibe y revisa los Documentos que la Compañía Aseguradora envió a la Sección Seguros.

♦ Autoriza la Cuenta de Cobro y remite la respectiva Orden de Pago a la Gerencia Nacional de Tesorería.



Aprobación y elaboración de la Orden de Pago.

8Gerencia Nacional de Tesorería.


♦ Efectúa el respectivo abono .

♦ Reporta la información del abono a la Sección Seguros.


Órdenes de Pago.

Pago de las Cuentas de Cobro.

9 Sección Seguros.

Verifica en el respectivo Sistema de Pagos de Tesorería el pago.

Sección Seguros.

Reporte de pagos, generado por la Gerencia Nacional de Tesorería.

.

Confirmación del pago.

Actividad





32



Tipo de control

Nivel de Riesgo

1

INFORMACIÓN INCONSTANTE O

DESACTUALIZADAOperativo

El no envío actualizado al Área de Seguros de las novedades ocurridas con los activos que han sido incluidos o excluidos de los inventarios.

Alta

• Activos asegurables sin cobertura en pólizas.

• Pagos excesivos.

Alto Ninguno Ninguno Alto

3PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

No modificación de las pólizas haciendo la respectivas inclusiones o exclusiones de los Bienes Asegurables.

Alta

• Pagos excesivos por activos no asegurables (inactivos.)

• Imposibilidad legal de reclamación en siniestro de Bien no incluido.


4



No realizar seguimiento o hacerlo inoportunamente, para expedir certificado de adición, o nota crédito.

Alta

No se aseguran o quedan indebidamente amparados los Bienes.


MAPA DE RIESGOS

PROCESO: Aseguramiento. SUBPROCESO: Modificaciones a las pólizas.



33


Tipo de control

Nivel de Riesgo

6DECISIONES ERRÓNEAS

Operativo

No verificar que las Cuentas de Cobro se ajusten a la Modificación solicitada.

Alta

• Pagos en exceso.


Alto

Revisión de Cuentas por

personal idóneo.

Preventivo Bajo

9PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

No revisión de la liquidación de la factura. Alta Detrimento

Patrimonial. Alto

Revisión de estadísticas por personal capacitado.

Preventivo Bajo

MAPA DE RIESGOS


34

8.1.2.3. Revisión y Análisis de Siniestralidad 8.1.2.3.1. Flujograma

Sección Seguros Compañía Aseguradora

1

2

3

Inicio

Analizar y revisar el comportamiento de la siniestralidad en el transcurso de la Vigencia.

Reportar el aumento o disminución del riesgo.

Modificar el valor de las Primas.

No. ACTIVIDADResponsable

PROCESO: Aseguramiento. SUBPROCESO: Revisión y Análisis de Siniestralidad.



35


No. Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o Resultado VA Observaciones

1 Sección seguros.

♦ La Sección Seguros soportada en los Informes de Siniestralidad, identifica, califica y valora los riesgos existentes e informa a la Administración para que defina Políticas de Administración del riesgo. ♦ Con base en las Estadísticas de Siniestralidad, analiza y define la nueva contratación.

Sección seguros.

Estadísticas y datos comparativos.

Determinación del riesgo.

El decreto 1537 de 2001, establece la obligatoriedad que las Entidades públicas establezcan políticas de administración del riesgo. El Modelo Estándar de Control Interno, MECÍ, fija dentro de su subsistema de control, el manejo del riesgo, mediante la identificación, análisis, valoración e implementación de políticas de administración del mismo.

2 Sección seguros.

La Sección Seguros, después de haber identificado y analizado las variaciones de los riesgos, reporta a la Compañía Aseguradora el aumento o disminución del riesgo en los Activos Asegurables.

Sección seguros.

Documento formal.

Reporte de variación del riesgo.

El artículo 1060, del Código de Comercio, establece la obligación al Asegurado de mantener el riesgo o en su defecto notificar al Asegurador respecto de las variaciones que se presenten.

Actividad



PROCESO: Aseguramiento. SUBPROCESO: Revisión y análisis de Siniestralidad.



36

No. Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o

Resultado VA Observaciones


Teniendo en cuenta los requerimientos formales del ISS, la Compañía Aseguradora aumenta o disminuye el valor de las Primas, resultante de los ajustes por variación del riesgo en Activos asegurables del ISS.


♦ Solicitud por parte de la Sección Seguros del ISS.

♦ Estadísticas y datos comparativos.

Aumento o disminución de los valores de las Primas.

Conforme lo establece el Código de Comercio, en su Artículo 1065, se deben reportar las disminuciones del riesgo para que el Asegurador disminuya la respectiva Prima.

Actividad



37



Tipo de control

Nivel de Riesgo

1PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

No analizar ni revisar el comportamiento de la siniestralidad.

Media

No se pueden mejorar condiciones y coberturas para los Activos Asegurables.

Alto Análisis de Estadísticas Detectivo Bajo

2PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

No reportar el aumento o disminución del riesgo.

Baja

• Pagos omitidos o excesivos por cobertura de Activos asegurables.



MAPA DE RIESGOS

PROCESO: Aseguramiento. SUBPROCESO: Revisión y análisis de siniestralidad.



38

8.2. PROCESO DE RECLAMACIONES En el Proceso de Reclamaciones se contemplan las formalidades que se deben surtir dentro del Procedimiento Legal establecido por el Código de Comercio para tramitar las Reclamaciones y para hacer efectivas las Indemnizaciones o Reposición de Activos ante las Compañías Aseguradoras. 8.2.1. Generalidades del Proceso En las siguientes páginas se presenta la relación detallada del Proceso de Reclamaciones y de los respectivos Subprocesos que lo componen. 8.2.1.1. Objetivo El Proceso de Reclamaciones busca orientar a los Funcionarios del ISS, respecto de los términos para presentar la Reclamación y los requisitos idóneos que permitan demostrar la ocurrencia y cuantía del siniestro, en el evento de presentarse novedad con alguno de los Activos Asegurados, con el fin de lograr de manera eficaz la Reclamación ante las Compañías Contratistas Aseguradoras y obtener la reposición o indemnización del (los) Bien (es) afectado (s). 8.2.1.2. Alcance Este Proceso inicia al presentarse un siniestro o eventualidad que afecte los Activos Asegurados, indicando los Procedimientos a seguir con el fin de presentar Reclamación Formal ante las Compañías Aseguradoras, junto con las acciones para recibir las indemnizaciones o reposiciones a que haya lugar. 8.2.2. Subprocesos A continuación se relacionan de manera detallada los subprocesos: Reclamación por Siniestro, Liquidación del Reclamo e Indemnización por Siniestro, mediante los Formatos respectivos que identificaran a cada uno.


39

8.2.2.4. Reclamación por Siniestro 8.2.2.1.1. Flujograma

Área afectada Sección Seguros Compañía aseguradora

Activos fijos / Área Financiera / Área de

Mantenimiento

1

2

3

4

5

6

7

8Registrar datos del siniestro en el Formato de Control de Reclamaciones.

Asesorar al Área Afectada respecto de los procedimientos que se deben seguir para evitar la propagación del siniestro.

Recopilar la Documentación necesaria para formalizar la solicitud de Reclamación ante la Compañía Aseguradora.

Recibir documentación y soportes del siniestro reportado.

Presentar Reclamación Formal ante Compañía Aseguradora.

Inicio

Informar al Área Correspondiente según sea el tipo de siniestro.

Reportar el siniestro a la Sección Seguros.

Avisar la ocurrencia del siniestro a la Compañía Aseguradora.

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLE

PROCESO: Reclamaciones.SUBPROCESO: Reclamación por Siniestro.



40



1Informar al Área Correspondiente según sea el tipo de siniestro.

Área Afectada.

Reporta dentro de las 24 horas siguientes del conocimiento del hecho así:

♦ Si se trata de la pérdida de Activos, informa a la Jefatura del Área de Activos Fijos o quien haga sus veces en las Seccionales.

♦ Si el siniestro corresponde al daño de un Activo, informa a la Jefatura del Área de Mantenimiento o quien haga sus veces en las Seccionales .

♦ Si la novedad se relaciona directamente con la perdida de valores, informa a la Jefatura del Área Financiera o a la Jefatura de la Dependencia afectada.

Área Afectada. Informe del siniestro ocurrido.

Aviso oportuno del siniestro al Área correspondiente.

Está dentro de las obligaciones del Beneficiario o Tomador, evitar la propagación del siniestro una vez éste sea conocido. El artículo 1074, del Código de Comercio, establece que una vez conocido el siniestro, el Asegurado está obligado a evitar su extensión y propagación, y a proveer el salvamento de las cosas aseguradas.

2 Reportar el siniestro a la Sección Seguros.

♦ Área de Activos Fijos.

♦ Área de Mantenimiento.

♦ Área Financiera o Dependencia afectada.

♦ En las Seccionales del ISS, quien haga sus veces.

El Área competente del Nivel Nacional o las que hagan sus veces en las Seccionales, informa de manera oportuna a la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios, Sección Seguros, respecto de la novedad ocurrida, con el fin que se inicie el respectivo trámite de Reclamación ante Compañía Aseguradora.





Información entregada por el Área Afectada.

Reporte oportuno del siniestro a la Sección Seguros.

Las Áreas competentes deben reportar antes de los tres (3) días siguientes al recibo de la solicitud.

PROCESO: Reclamaciones.SUBPROCESO: Reclamación por Siniestro.



41

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o


3Avisar la ocurrencia del siniestro a la Compañía Aseguradora.

Sección Seguros.

La Sección Seguros avisa a la Compañía Aseguradora lo referente a la ocurrencia del siniestro, en cumplimiento al requisito de notificación dentro de los tres días posteriores de sucedido el hecho, para que se adelanten eventuales gestiones tendientes a evitar la propagación del daño, en los casos en que se amerite.

Sección Seguros.

♦ Reporte recibido del Área respectiva o afectada.

♦ Aviso mediante comunicación verbal o escrita.

Aviso a la Compañía Aseguradora.

El artículo 1075, del Código de Comercio, establece que el Asegurado o el Beneficiario están obligados a dar noticia al Asegurador respecto de la ocurrencia del siniestro, dentro de los tres días siguientes a la fecha en que lo hayan conocido o debido conocer. Este término podrá ampliarse, más no reducirse por las Partes.

4



Adelanta las gestiones tendientes a evitar que el (los) elemento (s) afectado (s) continúe (n) deteriorándose como consecuencia del siniestro ocurrido, en los casos en que se amerite.


Aviso por medio de comunicación rápido, que permita acciones inmediatas.

Evitar la propagación del siniestro, en los casos en que se amerite.

El Asegurador no podrá alegar el retardo o la omisión de avisar si dentro del mismo plazo, interviene en las operaciones de salvamento o de comprobación del siniestro.

5


Área Afectada.

Reúne y envía todos los Documentos solicitados por la Sección Seguros del ISS, para formalizar la Reclamación ante la Compañía Aseguradora.

Sección Seguros.

Documentos soporte.

Recepción de todos los Documentos exigidos por la Compañía Aseguradora, para formalizar la Reclamación.

X

Cuadro anexo de documentos exigidos para formalizar Reclamo ante Aseguradora, según corresponda al tipo de siniestro.


42

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o


6Recibir documentación y soportes del siniestro reportado.

Sección Seguros.

La Sección Seguros revisa y consolida los Documentos enviados por el Área afectada y que permiten demostrar la ocurrencia del siniestro y la cuantificación de la pérdida.

Sección Seguros.

Documentos soporte.

Recopilación de la Documentación exigida.

Mediante informes o denuncias correspondientes que describan las circunstancias de modo, tiempo y lugar de los hechos, la existencia del Activo afectado mediante comprobante de ingreso, Cotizaciones que establezcan el valor del daño o la pérdida y Conceptos Técnicos idóneos sobre las causas del daño, cuando este ocurra.

7Presentar Reclamación Formal ante Compañía Aseguradora.

Sección Seguros.

Remite todos los documentos exigidos por la Compañía Aseguradora, con el fin de formalizar la respectiva Reclamación.

El Instituto de Seguros Sociales, debe adelantar las acciones de reclamación antes del término de dos años contados desde el momento en que se conoció o debió conocerse la ocurrencia del hecho; después de este término, prescribe el derecho a reclamar.

Sección Seguros.

Documentos soporte.

Formalización de la Reclamación.

Según el articulo 1077, del Código de Comercio, la "carga de la prueba" para demostrar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida, corresponde al Asegurado.

El Artículo 1081 del Código de Comercio, establece en dos años la prescripción ordinaria y en cinco años la extraordinaria.

8

Registrar datos del siniestro en el Formato de Control de Reclamaciones.

Sección Seguros.

Registrar los datos de los siniestros ocurridos en el Formato que consolida la información de eventos.

Sección Seguros.

Información de siniestralidad.

Registro de siniestros. X Formato anexo.


43


No. RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Impacto Controles Existentes Tipo de control Nivel de

Riesgo

1PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

Reporte de novedad extemporáneo. Medio

• Vencimiento de términos para reporte de siniestro a compañía aseguradora y perjuicio del Bien asegurado.


Alto

Instructivo a funcionarios

para casos de siniestralidad

Detectivo Bajo

2PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo


• Pérdida de activos.

• Detrimento patrimonial.Alto

Asesoría Sección

Seguros y aseguradoras

Correctivo Bajo

3PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

No avisar la ocurrencia del siniestro a la Compañía Aseguradora.

Medio Detrimento patrimonial. Alto Ninguno Ninguno Medio

MAPA DE RIESGOS

PROCESO: Reclamaciones.SUBPROCESO: Reclamación por siniestro.



44

No. RIESGO Causa Probabilidad Consecuencia Impacto Controles Existentes Tipo de control Nivel de

Riesgo

5



No recopilar la Documentación necesaria para formalizar la solicitud de Reclamación.

MedioRechazo de la reclamación por parte de la aseguradora.


7PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

No formalizar la reclamación ante Compañía Aseguradora.

Alto Detrimento patrimonial. Alto

Revisión de estadísticas por

personal idóneo.

Concurrente Medio


Operativo

No registrar datos del siniestro en el Formato de Control.

BajoInformación desactualización de las reclamaciones.

Medio


personal idóneo.

Concurrente Bajo

MAPA DE RIESGOS


45

8.2.2.2. Liquidación del Reclamo 8.2.2.2.1. Flujograma

Compañía aseguradora Sección Seguros Área Jurídica

1

2

3

4


No. ACTIVIDADRESPONSABLE

PROCESO: Reclamaciones.SUBPROCESO: Liquidación del reclamo.

Inicio

Recibir respuesta de la Compañía Aseguradora respecto de la reclamación por Siniestro.

¿Ha transcurrido un mes desde el momento en que se presentó la reclamación con todos los documentos exigidos, sin que el Asegurador haya contestado, o su objeción haya sido seria y fundada?

Iniciar Procesos Prejudiciales: Conciliación o Tribunal de Arbitramento; o Jurídicos: Ejecutivo.

Pago del Siniestro.

Analizar la liquidación recibida de la Aseguradora, respecto del monto de la indemnización.

¿El ISS está de acuerdo con la respuesta recibida?

Remitir documento que controvierte la decisión entregada por la Compañía Aseguradora.

Remitir respuesta a la Réplica formulada por el ISS.

no

si

si

no


46



1 Sección Seguros.

La Sección Seguros recibe y revisa la respuesta de la Compañía Aseguradora, respecto de solicitud de Reclamo.

Sección Seguros.

Documento formal de respuesta.

Respuesta a Reclamo por siniestro.

El artículo 1077, del Código de Comercio, fija la "carga de la prueba" en el Asegurador, para demostrar los hechos o circunstancias excluyentes de su responsabilidad.

SI: Pase al siguiente

NO: Pase al No 2

DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios - Sección Seguros.MACROPROCESO: Seguros. PROCESO: Reclamaciones.SUBPROCESO: Liquidación del Reclamo.

Actividad




47


Unidad de Procesos del ISS.

El artículo 1053, del Código de Comercio, establece que la Póliza de Seguros prestará mérito ejecutivo contra el Asegurador, transcurrido un mes de presentada formalmente la reclamación, sin que éste haya contestado, o la objeción haya sido seria y fundada.

2 Sección Seguros.

Verificar y analizar la liquidación enviada por la Compañía Aseguradora.

Sección Seguros.

Documento formal emitido por la Aseguradora.

Análisis de la liquidación.

SI: Pase al Pago del Siniestro

NO: Pase al No 3

3 Sección Seguros.

Remite Documento formal que controvierte la respuesta emitida por la Compañía Aseguradora, en el evento que el ISS no encuentre justificado el monto de indemnización reconocido.

Sección Seguros.

Documento formal de Réplica.

Recepción del Documento en la Compañía Aseguradora.


Envía respuesta con la decisión tomada respecto a la replica formulada por el ISS.


Documento formal emitido por la Compañía Aseguradora.

Respuesta a la Réplica presentada por el ISS.



Pago del Siniestro.

Actividad

Iniciar Procesos Prejudiciales: Conciliación o Tribunal de Arbitramiento; o Jurídicos: Ejecutivo.




48



Tipo de control

Nivel de Riesgo


Operativo

No recibir respuesta de la reclamación por parte de la aseguradora.

Baja

• Inicio de proceso ejecutivo.


Alto Ninguno Ninguno Bajo


Operativo

No revisar el monto de la indemnización por parte de la aseguradora.

Baja

Indemnizaciones no reales, ocasionando detrimento patrimonial.

Alto Verificación de la liquidación Correctivo Bajo

3PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

No controvertir teniendo elementos de juicio para realizarlo.

Baja Detrimento patrimonial. Alto

Revisión de respuesta

entregada por la compañía aseguradora.

Detectivo Bajo

MAPA DE RIESGOS

PROCESO: Reclamaciones.SUBPROCESO: Liquidación del reclamo.



49

8.2.2.3. Indemnización por Siniestro 8.2.2.3.1. Flujograma

Sección Seguros Activos fijos Área Financiera Aseguradora

1

2

3

4

5

Proceso de Reposición del Bien.

Enviar a la Compañía Aseguradora, factura y Acta de recibido.

Informar a la Compañía Aseguradora el Número de Cuenta Bancaria para la respectiva consignación.

Consignar el valor de la indemnización.

Inicio

Consultar al Área Afectada o al Ordenador del Gasto, su decisión acerca de la forma de indemnización.

¿Se recibe pago en dinero?

Informar al Área de Activos Fijos, la decisión de reposición del Activo.

No. ACTIVIDADRESPONSABLE

PROCESO: Reclamaciones.SUBPROCESO: Indemnización por Siniestro.


si

no


50


No. Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y /o resultado VA Observaciones

1 Sección Seguros.

La Sección Seguros consulta al Área Afectada o al Ordenador del Gasto, la forma como desea que se realice la indemnización del siniestro, ya sea en dinero o en especie.

Sección Seguros.

Documento formal.

Decisión forma de indemnización.

NO: Pasa al No 2.

SI: Pasa al No 4.

2 Sección Seguros.

♦ La Sección Seguros informa al Área de Activos Fijos, o quien haga sus veces en las Seccionales, la decisión de efectuar la reposición del Activo.

♦ El Área de Activos Fijos solicita dos (2) cotizaciones y Concepto Técnico al Área Competente, con las características del Activo objeto de reposición.

Sección Seguros.

Documento mediante el cual se informa la decisión tomada.

Decisión de reposición del Activo.

Procedimiento establecido en Manual de Responsabilidades.

Ver Manual de Responsabilidades.

DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios - Sección Seguros. MACROPROCESO: Seguros. PROCESO: Reclamaciones.SUBPROCESO: Indemnización por Siniestro.


Proceso de Reposición del Activo.

Actividad




51

No. Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y /o

resultado VA Observaciones

3 Sección Seguros.

La Sección Seguros del ISS, envía a la Compañía Asegurada el original de la factura a nombre de la Aseguradora, y el Acta de recibido a satisfacción, suscrito por el Área Responsable.

Sección Seguros.

♦ Facturas.

♦ Actas de recibido a satisfacción.

Entrega de la factura y Acta respectiva.

4 Sección Seguros.

La Sección Seguros informa a la Compañía Aseguradora el Número de la Cuenta Bancaria en el cual deberá consignarse el valor en dinero acordado como pago de la Reclamación.

Sección Seguros. Número de

Cuenta Bancaria.

Informar el Número de Cuenta Bancaria.


La Compañía Aseguradora envía copia de la Orden de Pago y del Comprobante de la Consignación.


Comprobantes de consignación.

Consignación a la Cuenta.

Se debe informar al Área de Activos Fijos o a la Dependencia Afectada, para que a su vez informe a las Áreas de Auditoria, Contraloría, y Contabilidad, en el evento que se hubiera iniciado "Responsabilidad Fiscal", para que se realicen los respectivos descargues.


Actividad




52



Tipo de control


Operativo

No se consulta al área sobre la forma de indemnización que desea.

Baja Posible perjuicio para el área. Bajo Ninguno Ninguno


Operativo

No se reporta la reposición del Activo. Baja

No se actualiza en inventario el activo fijo en servicio.

Alto Ninguno Ninguno

3PERDIDA DE

ACTIVOS Operativo

No enviar a la Compañía Aseguradora, factura ni Acta de recibido.

MediaNo hay indemnización y / o posible prescripción.

Alto Oficios recordatorios Detectivo

4

PÉRDIDA DE INGRESOSOperativo

No informar el No de la Cuenta a la Compañía Aseguradora para el pago del bien.

Baja

• No se realiza el pago de la indemnización correspondiente.


Alto Ninguno Ninguno


Operativo

No reporte de la consignación de la indemnización.

Baja

No se realizan descargas. Ni se actualiza base de datos.

AltoVerificar copia

de consignación

Detectivo

MAPA DE RIESGOS

PROCESO: Reclamaciones.SUBPROCESO: Indemnización por siniestro.

DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios - Sección SegurosMACROPROCESO: Seguros.


53

9. ANEXOS

Los anexos que se relacionan a continuación son un complemento para la debida comprensión del presente Manual de Procesos para el manejo de Seguros. El anexo 1. Formulario Control Siniestros, herramienta que permite mantener Bases de Datos actualizadas, ofreciendo información oportuna, direccionada al estado en que se encuentran determinadas Reclamaciones. El anexo 2. Formato Documentos necesarios para Reclamación, indica los Documentos que deben presentarse a las Compañías Aseguradoras Contratistas, para formalizar una Reclamación, en caso de ocurrir un siniestro.


54

ANEXO 1: FORMULARIO CONTROL SINIESTROS


55

ANEXO 2: FORMATO DOCUMENTOS NECESARIOS PARA RECLAMACIÓN

PÓLIZAS DE SEGUROS

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Aviso del siniestro y / o informe del asegurado. X X X X X XInforme técnico de las causas del daño o de la avería. X X

Dos (2) cotizaciones relacionadas con el costo de la reparación y / o reposición. X X X X X

Informe del Cuerpo de Bomberos. XFotocopia de la respectiva denuncia. X XCertificado de Ingreso a Inventarios del Bien objeto de Reclamo. X X X

Copia del Denuncio Penal contra él, o los Funcionarios responsables. X

Copia de la Investigación Administrativa. XInforme del monto a que ascienden las cesantías del (los) funcionario (s) responsable (s). X

Copia del Acta Fiscal en la cual se registra el valor total del faltante o los arqueos del caso. X

Factura Comercial. XLista de Empaque. XConocimiento de Embarque o Guía Aérea sellada por la aduana. X

Cuenta de Fletes cancelados. XDeclaración de Aduanas. XCertificado de la Entidad Portuaria o Aeroportuaria en el cual se determine la forma como recibió la Carga.

X

Acta de Reconocimiento de las Mercancías. XCarta de Reclamo previo a los responsables de las pérdidas. X

Factura pro forma en dólares del valor de los elementos faltantes. X

Carta de Porte. XPlanilla y Cumplido del transporte terrestre. XPrueba de la propiedad del vehículo o de su interés asegurable. X

Copia del Croquis de Policía de Tránsito, en caso de accidente. X

GLO

BA

L PA

RA

MA

NEJ

O

DE

ENTI

DA

DES

O

FIC

IALE

SR

ESPO

NSA

BIL

IDA

D

CIV

IL

EXTR

AC

ON

TRA

CTU

AL

TRA

NSP

OR

TE

AU

TOM

ÁTI

CO

DE

MER

CA

NC

ÍAS

DE

AU

TOM

ÓVI

LES

INC

END

IO Y

/O R

AYO

CO

RR

IEN

TE D

ÉBIL

RO

TUR

A D

E M

AQ

UIN

A

SUST

RA

CC

IÓN

CO

N

VIO

LEN

CIA


56

Carta de reclamación firmada por los beneficiaros, acreditando su calidad y pretensiones. X

Certificado de defunción. XFacturas originales de gastos médicos quirúrgicos y hospitalarios, si los hubiere. X

Original de la declaración del siniestro; firmado por funcionario del ISS facultado para ello. X

Fotocopia de Tarjeta de propiedad, Licencia de Conducción y Cédula del Conductor. X

Croquis de Policía de Tránsito, si intervino autoridad, o denuncia por choque (accidentes con vehículos fugados o fantasmas) y de la citación pública.

X

Llevar el vehículo al Centro de Atención de Reclamos en la ciudad más cercana, para la inspección y cotizaciones.

X

Original de la Declaración del siniestro, firmado por Funcionario del ISS, facultado para ello. X

Original del recibo de pago de impuestos y entrega del salvamento a la aseguradora. X

Copia legible de la Denuncia penal, Documento en el cual deben quedar claramente especificados: Marca, Tipo, Modelo, Color, Números de Placa, Número de Motor, Serial Chasis, así como las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que sucedieron los hechos.

X

En caso de pérdida parcial por hurto, se debe presentar el vehículo para su inspección y cotizaciones.

X

En caso de perdida total por hurto, efectuar traspaso de la propiedad del vehículo a la Compañía Aseguradora. Cambiar las Placas a Servicio Particular, entregando el original de la respectiva Tarjeta de Propiedad y del Recibo de pago de impuestos, e informar a la Fiscalía a la que correspondió por reparto la investigación, citando el número del respectivo expediente.

X

PÓLIZAS DE SEGUROS .

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA

Aviso del siniestro y / o informe del asegurado. X X X X X X Informe técnico de las causas del daño o de la avería. X X

Dos (2) cotizaciones relacionadas con el costo de la reparación y / o reposición. X X X X X

Informe del Cuerpo de Bomberos. X Fotocopia de la respectiva denuncia. X X Certificado de Ingreso a Inventarios del Bien objeto de Reclamo.

X X X

Copia del Denuncio Penal contra él, o los Funcionarios responsables. X

Copia de la Investigación Administrativa. X Informe del monto a que ascienden las cesantías del (los) funcionario (s) responsable (s). X

Copia del Acta Fiscal en la cual se registra el valor total del faltante o los arqueos del caso.

X

Factura Comercial. X Lista de Empaque. X Conocimiento de Embarque o Guía Aérea sellada por la aduana. X

Cuenta de Fletes cancelados. X Declaración de Aduanas. X Certificado de la Entidad Portuaria o Aeroportuaria en el cual se determine la forma como recibió la Carga.

X

Acta de Reconocimiento de las Mercancías. X Carta de Reclamo previo a los responsables de las pérdidas. X

Factura pro forma en dólares del valor de los elementos faltantes. X

Carta de Porte. X Planilla y Cumplido del transporte terrestre. X Prueba de la propiedad del vehículo o de su interés asegurable. X

Copia del Croquis de Policía de Tránsito, en caso de accidente. X

GLO

BAL PARA MANEJO

DE ENTIDADES

OFICIALE

S

RESPONSABILIDAD

CIVIL

EXTR

ACONTR

ACTU

AL

TRANSPORTE

AUTO

MÁTICO DE

MERCANCÍAS

DE AUTO

MÓVILES

INCENDIO Y/O RAYO

CORRIENTE

DÉBIL

ROTU

RA DE MAQUINA

SUSTR

ACCIÓN CON

VIOLE

NCIA

Carta de reclamación firmada por los beneficiaros, acreditando su calidad y pretensiones. X

Certificado de defunción. X Facturas originales de gastos médicos quirúrgicos y hospitalarios, si los hubiere. X

Original de la declaración del siniestro; firmado por funcionario del ISS facultado para ello. X

Fotocopia de Tarjeta de propiedad, Licencia de Conducción y Cédula del Conductor. X

Croquis de Policía de Tránsito, si intervino autoridad, o denuncia por choque (accidentes con vehículos fugados o fantasmas) y de la citación pública.

X

Llevar el vehículo al Centro de Atención de Reclamos en la ciudad más cercana, para la inspección y cotizaciones.

X

Original de la Declaración del siniestro, firmado por Funcionario del ISS, facultado para ello. X

Original del recibo de pago de impuestos y entrega del salvamento a la aseguradora. X

Copia legible de la Denuncia penal, Documento en el cual deben quedar claramente especificados: Marca, Tipo, Modelo, Color, Números de Placa, Número de Motor, Serial Chasis, así como las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que sucedieron los hechos.

X

En caso de pérdida parcial por hurto, se debe presentar el vehículo para su inspección y cotizaciones.

X

En caso de perdida total por hurto, efectuar traspaso de la propiedad del vehículo a la Compañía Aseguradora. Cambiar las Placas a Servicio Particular, entregando el original de la respectiva Tarjeta de Propiedad y del Recibo de pago de impuestos, e informar a la Fiscalía a la que correspondió por reparto la investigación, citando el número del respectivo expediente.

X

ACTIVIDADES

1. Reunión asignacion de temas.

2. Reunión Areas de Activos Fijos e Inventarios y Seguros. 3. Reunión Gerencia Nacional de Bienes y Servicios. 4. Reunión Manuales de Procesos de la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios.

5. Capacitación Intergrupal con Jefes de Áreas.

6. Análisis y clasificaciòn de la documentación existente. 7. Recopilación de información en las diferentes áreas.

8. Levantamiento de Procesos.

9. Elaboración generalidades.

10. Actualización formatos existentes y Diseño según requerimientos. 11. Reuniones con Tutores para determinar avances (ajustes) proyecto. 12. Correcciones a los procesos, según recomendaciones ISS. 13. Revisión y complemento de la información de Procesos. 14. Revisión y ajustes de la normatividad Jurídica aplicada a los Procesos. 15. Presentación a Jefes de Areas para ajustes finales. 16. Ajustes preliminares y aprobación de los procesos por parte de la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios. 17. Revisión y aprobación de los Mapas de Riesgo por parte de la Dirección de Auditoría Interna.

18. Ajustes finales y elaboración de los procesos finales.

19. Aprobación de los procesos por parte de la Dirección de Planeación Corporativa del ISS.

20. Aprobación del Manual por parte del ISS

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES AÑO 2006

SEP.16 a 30 OCT. 01 a 15 OCT. 16 a 30 NOV. 01 a 15 NOV. 16 a 30 DIC. 01 a 15 ENE. 16 a 30 SEP. 01 a 15

ACTUALIZACION MANUALES ACTIVOS FIJOS E INVENTARIOS Y SEGUROS

No. Actividad Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o Resultado

VA Observaciones


Sección Seguros.

La Sección Seguros formula solicitud de relación de Activos asegurables, al Área de Activos Fijos y al Área Financiera.

Sección Seguros.

Obligación legal, Ley 42 de 1993.

Solicitud formal de Activos asegurables, a las Áreas de Activos Fijos y Financiera.

♦ Ley 42 de 1993.

♦ Ley 734 de 2002.



Área Financiera.

Las Áreas de Activos Fijos y Financiera realizan un consolidado con la información referente a los Activos asegurables del ISS, el cual se remite a la Sección Seguros.


Área Financiera.

♦ Solicitud recibida por la Sección Seguros.

♦ SCAF.

♦ Bases de datos actualizadas.

Consolidar todos aquellos Activos asegurables del ISS, objeto de aseguramiento.

3

Determinar las Pólizas de Seguros que necesitará contratar el ISS.

Sección Seguros.

♦ La Sección Seguros recibe la información enviada por las Áreas de Activos Fijos y Financiera.

♦ Con base en la información recibida, analiza las características propias para aseguramiento según las especificaciones de los Activos asegurables, así como el tipo de coberturas que cumplan los posibles riesgos.

Sección Seguros.

♦ Consolidado de Activos asegurables del ISS, enviado por las Áreas de Activos Fijos y Financiera.

♦ Estadísticas de siniestralidad.

Determinación de Activos asegurables.

4

Solicitar Certificados de Disponibilidad Presupuestal a cada Unidad de Estratégica de Negocios para iniciar procesos de contratación.

Sección Seguros.

La Sección Seguros solicita la Disponibilidad Presupuestal a cada Unidad Estratégica de Negocio, según la proporción de Activos objeto de aseguramiento que pertenezca a cada UEN.

Sección Seguros.

Formato de solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

DEPENDENCIA: MACROPROCESO: PROCESO: SUBPROCESO:

Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Aseguramiento. Aseguramiento de Activos.


VA Observaciones



♦ Recibir la solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

♦ Autorizar el CDP, e informar al Departamento Nacional de Presupuesto.


Solicitud del CDP remitida por la Sección Seguros.

Envío de aprobación de Certificado del Disponibilidad Presupuestal.

El presupuesto para la contratación del Programa de Seguros, debe haber surtido previamente el proceso de elaboración y aprobación.



Recibe la aprobación por parte de cada Unidad Estratégica de Negocios y emite el CDP, haciéndolo llegar a la Sección Seguros.


Aprobación de los CDP.

Envío de los CDP a la Sección Seguros.



♦ Departa mento Nacio nal de Compras.

Proceso correspondiente al Manual de Contratación (En actualización.)


♦ Departa mento Nacio nal de Compras.

7

Recibir las respectivas Pólizas de Seguros contratadas.

Sección Seguros.

Recibe las Pólizas contratadas verificando que cumplan las condiciones del Contrato.

Sección Seguros. Pólizas contratadas. Recepción de las Pólizas contratadas.

8

Enviar a las Seccionales, Copia de las respectivas Pólizas de Seguros.

Sección Seguros.

La Sección Seguros envía de manera formal y oportuna a las Gerencias Seccionales, copia de las Pólizas contratadas.

Sección Seguros. Pólizas contratadas.

Recibo formal y oportuno en las Seccionales, de las copias de las Pólizas de Seguros contratadas.


VA Observaciones


Sección Seguros.

♦ Recibir y evaluar de manera detallada que las cuentas de cobro correspondan exactamente con los valores contratados.

♦ Enviar las Cuentas de Cobro al Departamento de Cuentas por Pagar del ISS.

Sección Seguros. Cuentas de Cobro. Verificación de las

Cuentas de Cobro.

Las Cuentas de Cobro se deben remitir al Departamento Nacional de Cuentas por Pagar junto con los respectivos soportes.



♦ Recibe las Cuentas de Cobro verificadas por la Sección Seguros.

♦ Autoriza y elabora la respectiva Orden de Pago.

♦ Remite la Orden de Pago a la Gerencia Nacional de Tesorería.



Elaboración de la Orden de Pago.

Ver Manual de Cuentas por Pagar.




♦ Efectúa el respectivo abono teniendo en cuenta los datos propios para la transferencia.

♦ Reporta el abono a la Sección Seguros.


Órdenes de Pago y Copia de las Pólizas.

Verificación y pago de las Pólizas contratadas.

Ver Manual de Operaciones Bancarias.

12 Verificar los pagos realizados. Sección Seguros.

Verifica en el respectivo Sistema de Pagos de Tesorería, el pago oportuno de las Pólizas.

Sección Seguros.

Reporte de Pagos, generado por la Gerencia Nacional de Tesorería.

Confirmación de pago realizado según condiciones referidas en las Pólizas contratadas.

La sección Seguros debe verificar el pago de las primas, en razón a que esta es una obligación del Tomador, establecida en el Código de Comercio, Artículo 1066; su incumplimiento puede ocasionar terminación del Contrato.

No. Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y / o resultado

VA Observaciones

1


Área Financiera.

La respectiva Jefatura de Área, remite oportunamente a la Sección Seguros, el documento formal en el cual se relacionan los cambios en los Activos objeto de ajuste en las Pólizas.


Área Financiera.

Novedades en Activos asegurables por adquisición y / o baja.

Informe de Novedades.

2 Sección Seguros.

♦ La Sección Seguros recibe reporte de las Áreas de Activos Fijos y / o Financiera, con las modificaciones de los Activos asegurables.

♦ Analiza y clasifica la información para efectuar los respectivos ajustes en las Pólizas.

Sección Seguros.

Reporte escrito.

Actualización de la información de los Activos asegurables.

3 Sección Seguros.

La Sección Seguros envía Documento a la Compañía Aseguradora en el cual relaciona los Activos del ISS que deben incluirse (por compras) o excluirse (por ventas), en las respectivas pólizas.

Sección Seguros.

Solicitud formal.

Recepción de la información por parte de la Compañía Aseguradora.

Actividad





Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Aseguramiento. Modificaciones a las Pólizas.


VA Observaciones Actividad


♦ La Aseguradora recibe la solicitud enviada por el ISS.

♦ Tramita el Certificado de Modificación y remite el Documento a la Sección Seguros del ISS.

♦ Tramita las Cuentas de Cobro en el caso de inclusiones y recibe Notas Crédito para el caso de exclusiones.


Certificados de Modificación o Notas Crédito.

Inclusión y / o exclusión en Pólizas, de Activos asegurables.

5 Sección Seguros.

La Sección Seguros envía de manera formal y oportuna a las Gerencias Seccionales, copia de las Pólizas Modificadas.

Sección Seguros.


Recibo formal y oportuno en las Seccionales, de las Copias de las Pólizas de Seguros Modificadas.

6 Sección Seguros.

♦ La Sección Seguros revisa los valores de las Cuentas de Cobro por concepto de inclusión de Activos.

♦ La Sección Seguros revisa los valores de las Notas Crédito enviadas por el Asegurador, por concepto de exclusión de Activos.

♦ La Sección Seguros verifica y envía las Cuentas de Cobro con copia de las respectivas Pólizas, al Departamento de Cuentas por Pagar.

Sección Seguros.

♦ Cuentas de Cobro y Documentos soporte.

♦ Notas Crédito.

Verificación Cuentas de Cobro.

Expedir Certificado de Modificación de adición o Nota Crédito por exclusión de Activos.





7 Departamento de Cuentas por Pagar.

♦ Recibe y revisa los Documentos que la Compañía Aseguradora envió a la Sección Seguros.

♦ Autoriza la Cuenta de Cobro y remite la respectiva Orden de Pago a la Gerencia Nacional de Tesorería.



Aprobación y elaboración de la Orden de Pago.

8 Gerencia Nacional de Tesorería.


♦ Efectúa el respectivo abono .

♦ Reporta la información del abono a la Sección Seguros.


Órdenes de Pago.

Pago de las Cuentas de Cobro.

9 Sección Seguros.

Verifica en el respectivo Sistema de Pagos de Tesorería el pago.

Sección Seguros.

Reporte de pagos, generado por la Gerencia Nacional de Tesorería.

Confirmación del pago.













1 Sección seguros.

♦ La Sección Seguros soportada en los Informes de Siniestralidad, identifica, califica y valora los riesgos existentes e informa a la Administración para que defina Políticas de Administración del riesgo.

♦ Con base en las Estadísticas de Siniestralidad, analiza y define la nueva contratación.

Sección seguros.

Estadísticas y datos comparativos.

Determinación del riesgo.

El decreto 1537 de 2001, establece la obligatoriedad que las Entidades públicas establezcan políticas de administración del riesgo. El Modelo Estándar de Control Interno, MECÍ, fija dentro de su subsistema de control, el manejo del riesgo, mediante la identificación, análisis, valoración e implementación de políticas de administración del mismo.


Actividad

Aseguramiento. Revisión y análisis de Siniestralidad.


Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros.

No. Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o Resultado VA Observaciones Actividad

2 Sección seguros.

La Sección Seguros, después de haber identificado y analizado las variaciones de los riesgos, reporta a la Compañía Aseguradora el aumento o disminución del riesgo en los Activos Asegurables.

Sección seguros.

Documento formal.

Reporte de variación del riesgo.

El artículo 1060, del Código de Comercio, establece la obligación al Asegurado de mantener el riesgo o en su defecto notificar al Asegurador respecto de las variaciones que se presenten.


Teniendo en cuenta los requerimientos formales del ISS, la Compañía Aseguradora aumenta o disminuye el valor de las Primas, resultante de los ajustes por variación del riesgo en Activos asegurables del ISS.


♦ Solicitud por parte de la Sección Seguros del ISS.

♦ Estadísticas y datos comparativos.

Aumento o disminución de los valores de las Primas.

Conforme lo establece el Código de Comercio, en su Artículo 1065, se deben reportar las disminuciones del riesgo para que el Asegurador disminuya la respectiva Prima.












VA Observaciones

1 Informar al Área Correspondiente según sea el tipo de siniestro.

Área Afectada.

Reporta dentro de las 24 horas siguientes del conocimiento del hecho así:

♦ Si se trata de la pérdida de Activos, informa a la Jefatura del Área de Activos Fijos o quien haga sus veces en las Seccionales.

♦ Si el siniestro corresponde al daño de un Activo, informa a la Jefatura del Área de Mantenimiento o quien haga sus veces en las Seccionales .

♦ Si la novedad se relaciona directamente con la perdida de valores, informa a la Jefatura del Área Financiera o a la Jefatura de la Dependencia afectada.

Área Afectada. Informe del siniestro ocurrido.

Aviso oportuno del siniestro al Área correspondiente.

Está dentro de las obligaciones del Beneficiario o Tomador, evitar la propagación del siniestro una vez éste sea conocido. El artículo 1074, del Código de Comercio, establece que una vez conocido el siniestro, el Asegurado está obligado a evitar su extensión y propagación, y a proveer el salvamento de las cosas aseguradas.

2 Reportar el siniestro a la Sección Seguros.





El Área competente del Nivel Nacional o las que hagan sus veces en las Seccionales, informa de manera oportuna a la Gerencia Nacional de Bienes y Servicios, Sección Seguros, respecto de la novedad ocurrida, con el fin que se inicie el respectivo trámite de Reclamación ante Compañía Aseguradora.





Información entregada por el Área Afectada.

Reporte oportuno del siniestro a la Sección Seguros.

Las Áreas competentes deben reportar antes de los tres (3) días siguientes al recibo de la solicitud.

Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Reclamaciones. Reclamación por Siniestro.



VA Observaciones

3 Avisar la ocurrencia del siniestro a la Compañía Aseguradora.

Sección Seguros.

La Sección Seguros avisa a la Compañía Aseguradora lo referente a la ocurrencia del siniestro, en cumplimiento al requisito de notificación dentro de los tres días posteriores de sucedido el hecho, para que se adelanten eventuales gestiones tendientes a evitar la propagación del daño, en los casos en que se amerite.

Sección Seguros.

♦ Reporte recibido del Área respectiva o afectada.

♦ Aviso mediante comunicación verbal o escrita.

Aviso a la Compañía Aseguradora.

El artículo 1075, del Código de Comercio, establece que el Asegurado o el Beneficiario están obligados a dar noticia al Asegurador respecto de la ocurrencia del siniestro, dentro de los tres días siguientes a la fecha en que lo hayan conocido o debido conocer. Este término podrá ampliarse, más no reducirse por las Partes.

4



Adelanta las gestiones tendientes a evitar que el (los) elemento (s) afectado (s) continúe (n) deteriorándose como consecuencia del siniestro ocurrido, en los casos en que se amerite.


Aviso por medio de comunicación rápido, que permita acciones inmediatas.

Evitar la propagación del siniestro, en los casos en que se amerite.

El Asegurador no podrá alegar el retardo o la omisión de avisar si dentro del mismo plazo, interviene en las operaciones de salvamento o de comprobación del siniestro.

5


Área Afectada.

Reúne y envía todos los Documentos solicitados por la Sección Seguros del ISS, para formalizar la Reclamación ante la Compañía Aseguradora.

Sección Seguros.

Documentos soporte.

Recepción de todos los Documentos exigidos por la Compañía Aseguradora, para formalizar la Reclamación.

X

Cuadro anexo de documentos exigidos para formalizar Reclamo ante Aseguradora, según corresponda al tipo de siniestro.

6 Recibir documentación y soportes del siniestro reportado.

Sección Seguros.

La Sección Seguros revisa y consolida los Documentos enviados por el Área afectada y que permiten demostrar la ocurrencia del siniestro y la cuantificación de la pérdida.

Sección Seguros.

Documentos soporte.

Recopilación de la Documentación exigida.

Mediante informes o denuncias correspondientes que describan las circunstancias de modo, tiempo y lugar de los hechos, la existencia del Activo afectado mediante comprobante de ingreso, Cotizaciones que establezcan el valor del daño o la pérdida y Conceptos Técnicos idóneos sobre las causas del daño, cuando este ocurra.


VA Observaciones

7 Presentar Reclamación Formal ante Compañía Aseguradora.

Sección Seguros.

Remite todos los documentos exigidos por la Compañía Aseguradora, con el fin de formalizar la respectiva Reclamación.

El Instituto de Seguros Sociales, debe adelantar las acciones de reclamación antes del término de dos años contados desde el momento en que se conoció o debió conocerse la ocurrencia del hecho; después de este término, prescribe el derecho a reclamar.

Sección Seguros.

Documentos soporte.

Formalización de la Reclamación.

Según el articulo 1077, del Código de Comercio, la "carga de la prueba" para demostrar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida, corresponde al Asegurado.

El Artículo 1081 del Código de Comercio, establece en dos años la prescripción ordinaria y en cinco años la extraordinaria.

8


Sección Seguros.

Registrar los datos de los siniestros ocurridos en el Formato que consolida la información de eventos.

Sección Seguros.

Información de siniestralidad.

Registro de siniestros. X Formato anexo.


VA Observaciones

No. Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y/o Resultado

VA Observaciones

1 Sección Seguros.

La Sección Seguros recibe y revisa la respuesta de la Compañía Aseguradora, respecto de solicitud de Reclamo.

Sección Seguros.

Documento formal de respuesta.

Respuesta a Reclamo por siniestro.

El artículo 1077, del Código de Comercio, fija la "carga de la prueba" en el Asegurador, para demostrar los hechos o circunstancias excluyentes de su responsabilidad.

Actividad



Reclamaciones. Liquidación del Reclamo.





Unidad de Procesos del ISS.

El artículo 1053, del Código de Comercio, establece que la Póliza de Seguros prestará mérito ejecutivo contra el Asegurador, transcurrido un mes de presentada formalmente la reclamación, sin que éste haya contestado, o la objeción haya sido seria y fundada.

2 Sección Seguros.

Verificar y analizar la liquidación enviada por la Compañía Aseguradora.

Sección Seguros.

Documento formal emitido por la Aseguradora.

Análisis de la liquidación.

3 Sección Seguros.

Remite Documento formal que controvierte la respuesta emitida por la Compañía Aseguradora, en el evento que el ISS no encuentre justificado el monto de indemnización reconocido.

Sección Seguros.

Documento formal de Réplica.

Recepción del Documento en la Compañía Aseguradora.


Envía respuesta con la decisión tomada respecto a la replica formulada por el ISS.


Documento formal emitido por la Compañía Aseguradora.

Respuesta a la Réplica presentada por el ISS.

Iniciar Procesos Prejudiciales: Conciliación o Tribunal de Arbitramiento; o Jurídicos: Ejecutivo.

Pago del Siniestro.





















No. Ejecutor Tarea C donde Insumos Producto y /o resultado

VA Observaciones

1 Sección Seguros.

La Sección Seguros consulta al Área Afectada o al Ordenador del Gasto, la forma como desea que se realice la indemnización del siniestro, ya sea en dinero o en especie.

Sección Seguros.

Documento formal.

Decisión forma deindemnización.

NO: direcciona desde numeral 2.

SI: direcciona desde numeral 4.

2 Sección Seguros.

♦ La Sección Seguros informa al Área de Activos Fijos, o quien haga sus veces en las Seccionales, la decisión de efectuar la reposición del Activo.

♦ El Área de Activos Fijos solicita dos (2) cotizaciones y Concepto Técnico al Área Competente, con las características del Activo objeto de reposición.

Sección Seguros.

Documento mediante el cual se informa la decisión tomada.

Decisión de reposición del Activo.

Procedimiento establecido en Manual de Responsabilidades.

Ver Manual de Responsabilidades.

Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Reclamaciones. Indemnización por Siniestro.

DEPENDENCIA:

PROCESO: SUBPROCESO:

MACROPROCESO:


Actividad



Proceso de Reposición del Activo.



3 Sección Seguros.

La Sección Seguros del ISS, envía a la Compañía Asegurada el original de la factura a nombre de la Aseguradora, y el Acta de recibido a satisfacción, suscrito por el Área Responsable.

Sección Seguros.

♦ Facturas.

♦ Actas de recibido a satisfacción.

Entrega de la factura y Acta respectiva.

4 Sección Seguros.

La Sección Seguros informa a la Compañía Aseguradora el Número de la Cuenta Bancaria en el cual deberá consignarse el valor en dinero acordado como pago de la Reclamación.

Sección Seguros. Número de

Cuenta Bancaria.

Informar el Número de Cuenta Bancaria.


La Compañía Aseguradora envía copia de la Orden de Pago y del Comprobante de la Consignación.


Comprobantes de consignación.

Consignación a la Cuenta.

Se debe informar al Área de Activos Fijos o a la Dependencia Afectada, para que a su vez informe a las Áreas de Auditoria, Contraloría, y Contabilidad, en el evento que se hubiera iniciado "Responsabilidad Fiscal", para que se realicen los respectivos descargues.










ESTRUCTURA ORGÁNICA ISS

Incluyen Modificaciones de:Decreto No. 1750 de 26 de junio de 2003 - Escisión del ISS

Decreto 2599 de Junio 2002 – Creación Gerencia Seccional Unica

Estructura Interna

Nivel Nacional

Nivel Seccional

Gerencia Nal deAtención al Pensionado

Gerencia Nal de Historia Lab.y Nomina de Pensionados

Vicepresidenciade Pensiones

Gerencia Seccional A

Vicepresidencia de Protecciónde Riesgos Laborales

DeptoDe Pensiones

Departamento Nalde Compras

Departamento Nalde Mantenimiento

Departamento Nalde Inversiones Físicas

Gerencia Nal deBienes y Servicios

Dpto Nal de Seleccióny Admón. de Personal

Dpto Nal de Desarrollode Personal

Dpto Nal Compensac.y Beneficios

Dpto deRelaciones Laborales

Gerencia Nal deRecursos Humanos

VicepresidenciaAdministrativa

Revisoría Fiscal

Secretaria General

Dirección de Auditoria Disciplinaria

Dirección Jurídica Nacional

Dirección de Planeación Corporativa

Dirección de Auditoria Interna Dirección de Relaciones Corp y Com

PRESIDENCIA

CONSEJO DIRECTIVO

Departamento Nal

Análisis Financiero

Departamento Nalde Presupuesto

Departamento Nalde Contabilidad

Gerencia Nal deGestión Financiera

Departamento Nalde Conciliación

Departamento Nal Cuentas Corrientes

Departamento Nalde Cobranzas

Gerencia Nal dede Recaudo

Departamento Nal deOperaciones Bancarias

Departamento Nal deCuentas por Pagar

Departamento Nalde Inversiones

Gerencia Nalde Tesorería

VicepresidenciaFinanciera

Dirección de Informática

Grupo Secc Jurídica

Gerencia Nacionalde Mercadeo

Grupo de CalidadServ. de salud

Grupo de Planeación e informática

Grupo ContrataciónServ. Salud

Departamento NalDe comercialización

Departamento NalAfiliación y Registro

Departamento Nalde Mercadeo

Dpto de Salud

Dirección Nal dePlaneación de Salud

Gerencia Nal de CalidadServicios de Salud

Gerencia Nal Contrataciónde Servicios de Salud

Vicepresidenciade EPS

Gerencia Seccional C

Gerencia Seccional D

Seccional A: Cundinamarca, Valle,

Antioquia y AtlánticoSeccional B: Risaralda, Bolívar,

Santander y CaldasSeccional C: Tolima, Boyacá, Mdalena,

Nte Sder, Huila, Cauca,

Quindío, Meta, Nariño y

CesarSeccional D: Córdoba, Guajira y Sucre

Seccional E: Sn. Andrés, Caquetá,

Chocó, Amazonas,Arauca, Casanare y

Putumayo

Gerencia Nal deSs. Ambulatorios

Depto Nal deAtención Domiciliarios

y Rehabilitación

Depto Nal. de

Servicios Hospitalarios

GrupoAt. pensionado

Grupo de RR HH

Grupo mercadeo y Comercial

Grupo de Bienes y Servicios

Grupo Secc Jurídica Grupo Secc Jurídica

Depto Admvo, de Protección R.L. y Pensiones

Dpto de Salud

Grupos funcionales

Grupo Aud. Interna

Grupo Aud.Disciplinaria

Grupo H.laboral y nómina

Gerencia Nal deMercadeo

Gerencia Nal deSalud Ocupacional

Gerencia Nal deCalidad y Servicios

Grupo deAseguradora ATEP

Depto de Protección de Riesgos Laborales

Grupo de SaludOcupacional

Gerencia Nal deAseguradora de ATEP

Departamento Nal de Centrode Rehabilitación Profesional

Gerencias CASOCoordinaciones CABSO

Grupo Proyectos Especiales

Grupo Financiero

Gerencia Seccional B

Depto de Pensionesy Riesgos Laborales

Grupo Secc Jurídica

Grupo de CalidadServ. de salud

Grupo de Planeación e informática

Grupo ContrataciónServ. Salud

Dpto de Salud

GrupoAt. pensionado

Grupo de RR HH


Grupo de Bienes y Servicios y Financiero

Grupo Aud. Interna


Grupo H.laboral y nómina

Grupo deAseguradora ATEP

Grupo de SaludOcupacional

Gerencias CASOCoord. CABSO

Grupo Aud. Interna



Grupo de Bienes y Servicios, Financiero y RRHH


Dpto. Nal dePromoción y Mantenimiento

De la Salud

ESTRUCTURA INTERNANIVEL CORPORATIVO

Revisoria Fiscal

Secretaria General Direccion de Auditoria Disciplinaria

Direccion Juridica Nacional Direccion de Planeacion Corporativa

Direccion de Auditoria Interna Direccion de Relaciones Corporativas y Comunicaciones

PRESIDENCIA

CONSEJO DIRECTIVO

ESTRUCTURA INTERNAEPS

Direccion Nal dePlaneacion de Salud

Gerencia Nal de Calidadde Servicios de Salud

Gerencia Nal de Contratacionde Servicios de Salud

Gerencia Nal deMercadeo de EPS

Departamento Nalde Servicios Ambulatorios

Departamento Nal de AtencionDomiciliaria y Rehabilitacion

Departamento Nal dePromocion y Mtto de la Salud

Gerencia Nal deServicios Ambulatorios

Vicepresidencia Promotorade Salud -EPS-

Revisoria Fiscal




PRESIDENCIA

CONSEJO DIRECTIVO

Gerencia Nal deAtencion al Pensionado

Gerencia Nal de Historia Lab.y Nomina de Pensionados

Gerencia Nal deMercadeo de Pensiones

Vicepresidenciade Pensiones

Revisoria Fiscal




PRESIDENCIA

CONSEJO DIRECTIVO

ESTRUCTURA INTERNAPENSIONES

Gerencia Nal deAseguradora de ATEP

Gerencia Nal deSalud Ocupacional

Gerencia Nal de Mercadeode Protec. de Riesgos Lab.

Vicepresidencia de Proteccionde Riesgos Laborales

Revisoria Fiscal




PRESIDENCIA

CONSEJO DIRECTIVOESTRUCTURA INTERNA

ARP

Departamento Nalde Compras

Departamento Nalde Mantenimiento

Departamento Nalde Inversiones Fisicas

Gerencia Nal deBienes y Servicios

Dpto Nal de Selecciony Admon de Personal

Dpto Nal de Desarrollode Personal

Dpto Nal de Compensacionesy Beneficios

Dpto deRelaciones Laborales

Gerencia Nal deRecursos Humanos

Dpto Nal deApoyo a Usuarios

Dpto Nal deIngenieria de Software

Dpto Nal deSoporte Tecnico

Dpto Nal deAdmon y Operaciones

Gerencia Nalde Informatica

Departamento Nalde Ventas

Departamento Nalde Afiliacion y Registro

Gerencia NacionalComercial

Depto de Admon de laSede Admtiva Nacional

VicepresidenciaAdministrativa

Revisoria Fiscal




PRESIDENCIA

CONSEJO DIRECTIVO

ESTRUCTURA INTERNAADMINISTRATIVA

Revisoria Fiscal




PRESIDENCIA

CONSEJO DIRECTIVO ESTRUCTURA INTERNAFINANCIERA

Departamento Nal deAnalisis Financiero

Departamento Nalde Presupuesto

Departamento Nalde Contabilidad

Gerencia Nal deGestion Financiera

Departamento Nalde Conciliacion

Departamento Nal deCuentas Corrientes

Departamento Nalde Cobranzas

Gerencia Nal dede Recaudo

Departamento Nal deOperaciones Bancarias

Departamento Nal deCuentas por Pagar

Departamento Nalde Inversiones

Gerencia Nalde Tesoreria

VicepresidenciaFinanciera

Seccional A: Cundinamarca, Valle, Antioquia , Atlántico

Presidencia

Gerencia Seccional

Dirección de Planeación Operativa

AuditoriaInterna Secc.

AuritoriaDisciplinaria Secc.

Dirección Seccional Jurídica

Dpto. Financiero

Dpto. Bienes y Servicios

Dpto.RecursosHumanos

Dpto. Informática

Dpto. Comercial

Dpto. de Contratación

Servicios Salud

Dpto. Atención

Ambulatoria

Dpto. Mercadeo y

Calidad

Dpto.Atención al Pensionado

Dpto. H. Laboral y Nóm.

Pensionados

Dpto. Aseguradora

ATEP

Centro Verde

Centro de Atención alPensionado

Centro de Atención Básica

Salud Ocupacional

Centro de Atención Especializada

Salud Ocupacional

Dirección Nal. Auditoria Interna

Dirección Nal. Auritoria Disciplinaria

Seccional B: Santander Bolivar, Risaralda, Caldas

Dpto. Financiero



Dpto. Informática

Dpto. Comercial


Servicios Salud

Dpto. Atención

Ambulatoria

Dpto.De

Pensiones

Dpto. de

Calidad

Dpto. Protección R.

Laborales

Centro Verde



Salud Ocupacional

Presidencia

Gerencia Seccional







Seccional C: Tolima, Boyacá, Mdalena, Nte Sder, Huila, Cauca, Quindío, Meta, Nariño, Cesar, Córdoba, Guajira y Sucre

NUEVA

Dpto. Financiero



Dpto. Informática

Dpto. Comercial


Servicios Salud

Dpto. Atención

Ambulatoria

Dpto.De Pensiones

Dpto. Protección R.

Laborales

Centro Verde



Salud Ocupacional

Presidencia

Gerencia Seccional







Seccionales: Caquetá, Chocó, Amazonas, Arauca, Casanare, Putumayo y Sn. Andrés

Presidencia

Gerencia Seccional

Unidad Seccional Jurídica

Dpto. de Salud

Dpto. Administrativo

Dpto.De Pensiones y Protección R.

Laborales



Área Financiera Sección Seguros



Gerencia Nacional de Tesorería

Inicio



3 Determinar las Pólizas de Seguros que necesitará contratar el ISS.

4 Solicitar Certificados de Disponibilidad Presupuestal a cada Unidad de Estratégica de Negocios para iniciar procesos de contratación.



DEPENDENCIA: MACROPROCESO:


No. ACTIVIDAD

Responsable


Aseguramiento. Aseguramiento de Activos.

1



Área Financiera Sección Seguros




No. ACTIVIDAD

Responsable


7 Recibir las respectivas Pólizas de Seguros contratadas.

8 Enviar a las Seccionales, Copia de las respectivas Pólizas de Seguros.





1




1

2

3

4

DEPENDENCIA: MACROPROCESO:



Aseguramiento. Modificaciones a las Pólizas.

Expedir Certificado de Modificación de adición, o Nota Crédito por exclusión de Activos.

No. ACTIVIDAD

Responsable

Inicio







No. ACTIVIDAD

Responsable

5

6

7

8






1

1

Sección Seguros Compañía Aseguradora

1

2

3

SUBPROCESO:

Responsable

Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Aseguramiento. Revisión y Análisis de Siniestralidad.


DEPENDENCIA: MACROPROCESO: PROCESO:



Inicio

No. ACTIVIDAD

Área afectada Sección Seguros Compañía aseguradora

Activos fijos / Área Financiera / Área de

Mantenimiento

1

2

3

4

5

6

7

8

DEPENDENCIA: MACROPROCESO: Seguros.

Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros.

PROCESO: Reclamaciones. SUBPROCESO: Reclamación por Siniestro.


Informar al Área Correspondiente según sea el tipo de siniestro.

Avisar la ocurrencia del siniestro a la Compañía Aseguradora.


Reportar el siniestro a la Sección Seguros.


Recibir documentación y soportes del siniestro reportado.

Presentar Reclamación Formal ante Compañía Aseguradora.

No. ACTIVIDAD

Inicio

RESPONSABLE

Compañía aseguradora Sección Seguros Área Jurídica

1

2

3

4

DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. MACROPROCESO: Seguros.

Inicio


ACTIVIDAD

PROCESO: Reclamaciones. SUBPROCESO: Liquidación del reclamo.

No.

RESPONSABLE




Iniciar Procesos Prejudiciales: Conciliación o Tribunal de Arbitramento; o Jurídicos: Ejecutivo.


¿El ISS está de acuerdo con la respuesta recibida? no

si

si

no

Compañía aseguradora Sección Seguros Área Jurídica ACTIVIDAD No.

RESPONSABLE

Pago del Siniestro.

Sección Seguros Activos fijos Área Financiera

Aseguradora

1

2

3

4

5 Consignar el valor de la indemnización.

PROCESO: Reclamaciones. SUBPROCESO:

No. ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Inicio

Indemnización por Siniestro.



Proceso de Reposición del Bien.

DEPENDENCIA: Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. MACROPROCESO: Seguros.




si

no

MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO CLIENTE PRODUCTO RESULTADO CÓD.


Indemnización por Siniestro. Aseguradora.

Pago de la indemnización en dinero

o en especie.

Revisión y Análisis de siniestralidad. Seguros. Determinación del

Riesgo.

Reclamación por Siniestro. Reporte de Siniestro a la Compañía Aseguradora.

Liquidación del Reclamo.


Modificaciones a las Pólizas.

Activos Fijos.

Área Financiera.

Ingreso y / o salida de Activos de las Pólizas.

Aprobación o negación del Reclamo.

SEGUROS

ASEGURAMIENTO

RECLAMACIONES Aseguradora.

Aseguramiento de Activos. Activos Fijos.

Área Financiera.

Área Afectada.




No solicitar ni identificar la relación completa de Activos Asegurables.

Baja No se puede determinar que Activos necesitan de aseguramiento.


2

COSTOS EXCESIVOS POR INEFICIENCIA Operativo

Personal no idóneo para el manejo de seguros. Media Detrimento Patrimonial. Alto

Asignación de funcionario idóneo

Preventivo Bajo


Coberturas limitadas por error en la información de los activos asegurables.

Alta No se aseguran los Activos causando un Detrimento Patrimonial.


4

SANCIONES PECUNIARIAS Y

MULTAS Operativo

No solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Baja

• Sanciones Disciplinarias y Fiscales al funcionario.


Alto Envío de oficio

recordatorio Detectivo Bajo

9


No pago oportuno de las primas de las Pólizas de Seguros.

Alta

• Activos sin cobertura en pólizas de aseguramiento.


Alto Revisión de Cuentas de

cobro Preventivo Bajo

MAPA DE RIESGOS


Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Aseguramiento. Aseguramiento de Activos.



MAPA DE RIESGOS

12


No revisión de la liquidación de la factura. Media Detrimento Patrimonial. Alto Revisión de

estadísticas Preventivo Bajo


Tipo de control

Nivel de Riesgo

1

INFORMACIÓN INCONSTANTE O DESACTUALIZADA

Operativo

El no envío actualizado al Área de Seguros de las novedades ocurridas con los activos que han sido incluidos o excluidos de los inventarios.

Alta

• Activos asegurables sin cobertura en pólizas.

• Pagos excesivos.



No modificación de las pólizas haciendo la respectivas inclusiones o exclusiones de los Bienes Asegurables.

Alta

• Pagos excesivos por activos no asegurables (inactivos.)

• Imposibilidad legal de reclamación en siniestro de Bien no incluido.


4


No realizar seguimiento o hacerlo inoportunamente, para expedir certificado de adición, o nota crédito.

Alta

No se aseguran o quedan indebidamente amparados los Bienes.


6 DECISIONES ERRÓNEAS Operativo

No verificar que las Cuentas de Cobro se ajusten a la Modificación solicitada.

Alta

• Pagos en exceso.


Alto

Revisión de Cuentas por personal idóneo.

Preventivo Bajo

MAPA DE RIESGOS


Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Aseguramiento. Modificaciones a las pólizas.


Tipo de control

Nivel de Riesgo

MAPA DE RIESGOS


No revisión de la liquidación de la factura. Alta Detrimento

Patrimonial. Alto

Revisión de estadísticas por personal capacitado.

Preventivo Bajo


Tipo de control

Nivel de Riesgo


No analizar ni revisar el comportamiento de la siniestralidad.

Media

No se pueden mejorar condiciones y coberturas para los Activos Asegurables.

Alto Análisis de Estadísticas Detectivo Bajo


No reportar el aumento o disminución del riesgo.

Baja

• Pagos omitidos o excesivos por cobertura de Activos asegurables.



MAPA DE RIESGOS


Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Aseguramiento. Revisión y análisis de siniestralidad.





• Vencimiento de términos para reporte de siniestro a compañía aseguradora y perjuicio del Bien asegurado.


Alto

Instructivo a funcionarios para casos de siniestralidad

Detectivo Bajo



• Pérdida de activos.

• Detrimento patrimonial. Alto

Asesoría Sección Seguros y

aseguradoras

Correctivo Bajo


No avisar la ocurrencia del siniestro a la Compañía Aseguradora.

Medio Detrimento patrimonial. Alto Ninguno Ninguno Medio

5


No recopilar la Documentación necesaria para formalizar la solicitud de Reclamación.

Medio Rechazo de la reclamación por parte de la aseguradora.


MAPA DE RIESGOS


Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Reclamaciones. Reclamación por siniestro.



MAPA DE RIESGOS


No formalizar la reclamación ante Compañía Aseguradora.

Alto Detrimento patrimonial. Alto


personal idóneo.

Concurrente Medio


No registrar datos del siniestro en el Formato de Control.

Bajo Información desactualización de las reclamaciones.

Medio


personal idóneo.

Concurrente Bajo


Tipo de control

Nivel de Riesgo


No se consulta al área sobre la forma de indemnización que desea.

Baja Posible perjuicio para el área. Bajo Ninguno Ninguno Bajo


No se reporta la reposición del Activo. Baja

No se actualiza en inventario el activo fijo en servicio.



No enviar a la Compañía Aseguradora, factura ni Acta de recibido.

Media No hay indemnización y / o posible prescripción.

Alto Oficios recordatorios Detectivo Bajo

4

PÉRDIDA DE INGRESOS Operativo

No informar el No de la Cuenta a la Compañía Aseguradora para el pago del bien.

Baja

• No se realiza el pago de la indemnización correspondiente.




No reporte de la consignación de la indemnización.

Baja

No se realizan descargas. Ni se actualiza base de datos.

Alto Verificar copia de

consignación Detectivo Bajo

MAPA DE RIESGOS


Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros Seguros. Reclamaciones. Indemnización por siniestro.


Tipo de control

Nivel de Riesgo


No recibir respuesta de la reclamación por parte de la aseguradora.

Baja

• Inicio de proceso ejecutivo.




No revisar el monto de la indemnización por parte de la aseguradora.

Baja

Indemnizaciones no reales, ocasionando detrimento patrimonial.

Alto Verificación de la liquidación Correctivo Bajo


No controvertir teniendo elementos de juicio para realizarlo.

Baja Detrimento patrimonial. Alto

Revisión de respuesta

entregada por la compañía aseguradora.

Detectivo Bajo

MAPA DE RIESGOS


Gerencia Nacional de Bienes y Servicios Sección Seguros. Seguros. Reclamaciones. Liquidación del reclamo.


FUENTE JURÍDICA DEL PROCESO DESCRIPCIÓN

Constitución Política de Colombia de 1991 Artículos 209 y 269.

En los cuales se establece que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con la Ley.

Constitución Política de Colombia de 1991

Artículo 343.

La entidad nacional de planeación que señale la Ley, tendrá a su cargo el diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas, como con proyectos de inversión, en las condiciones que ella determine.

Ley 42 de 1993 (26 de Enero) Normas de control fiscal, establece la obligación de asegurar los Bienes Públicos.

Ley 45 de 1990 (18 de Diciembre) Mediante la cual se reglamenta la intermediación financiera y la actividad aseguradora.

Ley 80 de 1993 (28 de Octubre) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ley 87 de 1993 (29 de Noviembre)

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 190 de 1995 (06 de Junio)

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública, y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Ley 734 de 2002 Por la cual se establece el Régimen disciplinario único.

Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Código de Comercio. Decreto 983 de 1998

(Noviembre 29) Por el cual se aprueba el acuerdo Nº 1777 de 1998, del Consejo Directivo del ISS, que modifica la estructura interna del Instituto.

Decreto 1537 de 2001 Obliga a que las entidades públicas tengan políticas de administración del riesgo.

DISPOSICIONES EXTERNAS

Decreto 1537 de 2001 Artículo 2.

Adopción y aplicación de manuales a través de los cuales se documentarán y formalizarán los procedimientos a partir de la identificación los procesos institucionales, como instrumento que garantice el cumplimiento del control Interno.


Es una obligación del Tomador, verificar el pago de las primas ya que su incumplimiento puede ocasionar terminación del Contrato.


Establece la obligación al Asegurado de mantener el riesgo o en su defecto notificar al Asegurador respecto de las variaciones que se presenten.

Código de Comercio artículo 1074.

Establece que una vez conocido el siniestro, el Asegurado está obligado a evitar su extensión y propagación, y a proveer el salvamento de las cosas aseguradas.


Establece que el Asegurado o el Beneficiario están obligados a dar noticia al Asegurador respecto de la ocurrencia del siniestro, dentro de los tres días siguientes a la fecha en que lo hayan conocido o debido conocer. Este término podrá ampliarse, más no reducirse por las Partes.


La "carga de la prueba" para demostrar la ocurrencia del siniestro y la cuantía de la pérdida, corresponde al Asegurado.


Establece que la Póliza de Seguros prestará mérito ejecutivo contra el Asegurador, transcurrido un mes de presentada formalmente la reclamación, sin que el éste haya contestado, o la objeción haya sido seria y fundada.

Decreto 1599 de 2005 Mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI. el cual fija dentro de su subsistema de control, el manejo del riesgo, mediante la identificación, análisis, valoración e implementación de políticas de administración para el mismo.

Resolución 308 de 2006 Por medio de la cual se establece el Manual de Responsabilidades.

DISPOSICIONES INTERNAS

Documents

Creación del manual de procesos para el aseguramiento de