CREAR UNA MACRO QUE IMPORTE DATOS DE EXCEL A ACCESS

1.- En Microsoft Office Access, nos vamos a la Pestaña Crear y seleccionamos la Opción “Macro”, tal como se muestra en la pantalla siguiente:

2.- Aparecerá una pantallita que dice Macro 1 en la que encontraremos una cruz Verde con un cuadro de texto por delante de ella, esa la ignoramos y nos fijamos en la parte derecha de la pantalla. Encontramos la barra que dice Catalogo de Acciones, la cual está subdividida por subcarpetas, en esas subcarpetas encontraremos una que dice “Importación o Exportación de Datos” a la que daremos clic para que nos muestre lo siguiente:

3,. Arriba, bajo la pestaña del Menú “Diseño”, hay una opción que dice Mostrar todas las opciones. Le damos Clic como se muestra a continuación:

4.- De nuevo en la Barra Catálogo de Acciones, buscamos ahora la opción que dice ImportarExportarHojaDeCálculo, a la cual daremos doble clic para que nos muestre lo siguiente:

5.- En la pantalla que apareció, vamos a llenar las opciones como a continuación voy a mencionar:

La opción “Tipo de Referencia” se quedará igual. La opción “Tipo de Hoja de Cálculo” depende de la versión de Office que se esté

utilizando, Con office 2007 hasta el 2013, lo dejaremos igual. En la opción “Nombre de la Tabla” escribiremos el nombre de la tabla de nuestra base de

datos de Access en donde queremos que se guarden los datos importados. En la Opción “Nombre de Archivo” debemos introducir la ruta completa del archivo de

Excel en donde se encuentran los datos almacenados. La ruta completa es por ejemplo C:\Users\Maganhao\Documents\Productos.xlsx

En la opción “Contiene Nombres de Campo” podemos elegir SI o No, dependiendo, si nuestro archivo en EXCEL contiene nombres de Campo como Nombre, Apellido, Dirección,

Teléfono, Precio, etc. Entonces cambiaremos el valor a SI. SI solo contiene datos sin ordenar, dejamos el valor en NO.

El rango lo dejaremos en Blanco.

Suponiendo que yo tengo un Archivo de Excel llamado Productos, del cual quiero sacar datos para ponerlos en una Base de Datos de Access llamada Tienda, en donde tengo una Tabla llamada también Productos, y la hoja de datos de Excel SI tiene nombres de campo, entonces las opciones deberían de quedar como se muestra a continuación:

6.- Después de realizar los pasos anteriores damos clic en Ejecutar:

7.- Nos pedirá que guardemos los cambios y damos en Si:

8.- Ponemos Nombre a la Macro, en mi caso le pondré “Importar Datos”

9.- Nos mostrará una advertencia de que no se pudieron copiar todos los datos, esto se debe a que tal vez los tipos de Datos no sean iguales, si estamos seguros de que está todo correcto, solo damos clic en SI:

10.- Listo!! Tenemos creada nuestra macro. Ahora procederemos a Ejecutarla desde un Formulario mediante un Botón de comando.

Ejecutar Una Macro Mediante un Botón de Comando en un Formulario

1.- Suponiendo que ya tenemos formularios hechos, abriremos el formulario en Vista Diseño, de donde se desea importar los datos, o ejecutar la macro que realizamos anteriormente.

2.- En el apartado “Controles” seleccionamos el control de Botón:

3.- Lo colocamos dentro de la cuadrícula en el lugar deseado y nos aparecerá la siguiente pantalla:

4.- En la columna “Categorías” seleccionaremos la que dice “Otras” y en la Columna “Acciones” seleccionamos “Ejecutar Macro” y damos clic en Siguiente:

5.- Seleccionamos la Macro que se quiere Ejecutar, en este caso será “ImportarDatos”, y damos clic en Siguiente:

6.- La siguiente página es solo para ver cómo queremos que se muestre el botón, si con texto o con imagen, ahí solo damos siguiente:

7.- Nos pedirá el Nombre para el Botón, en este caso se llamará Importar Datos, y damos clic en Finalizar:

Listo, tenemos nuestro botón para Importar Datos desde Excel a Access trabajando en un Formulario.