Criterios en Materia de Organización y Archivos de la CFE

Criterios en Materia de

Organización y Archivos de la

CFE

Dirección de Administración

Unidad de Enlace para la Información Pública

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D I R E C C I Ó N D E A D M I N I S T R A C I Ó N

UNIDAD DE ENLACE PARA LA INFORMACIÓN PÚBLICA.

CRITERIOS EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LA COMISIÓN

FEDERAL DE ELECTRICIDAD.

Í N D I C E Página

1. INTRODUCCIÓN 2 2. MOTIVACIÓN JURÍDICA 2 3. MARCO NORMATIVO 3 4. CRITERIOS ARCHIVÍSTICOS

4

4.1 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 4 4.2 CAPACITACIÓN EN MATERIA DE ARCHIVOS 4 4.3 ARCHIVOS DE TRÁMITE 4

4.3.1 CLASIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES 5 4.3.1.1 FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS. 6

4.3.2 DE LOS EXPEDIENTES RESERVADOS Y LOS CONFIDENCIALES DE LA CFE

7

4.3.2.1 EXPEDIENTES RESERVADOS 7 4.3.2.2 EXPEDIENTES CONFIDENCIALES 9

4.3.3 SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Y ARCHIVOS 10 4.3.3.1 PRIMER CONSIDERANDO 10 4.3.3.2 SEGUNDO CONSIDERANDO 11

4.3.4 INVENTARIOS AUTOMATIZADOS 11 4.3.5 CONTROL DE PRÉSTAMO 12 4.3.6 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 12 4.3.7 RECIBOS DE PAGO DE CFE. 13 4.3.8 ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA CENTRAL NUCLEOELÉCTRICA LAGUNA

VERDE. 13

4.3.9 LOS EXPEDIENTES DE PAGOS DE DERECHO DE VÍA. 13 4.3.10 DE LA INTEGRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DE BIENES INMUEBLES 13 4.3.11 PORTADAS DE EXPEDIENTES DE CONTABILIDAD 16

4.4 ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN 16 4.4.1 FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN 17 4.4.2 VALORACIÓN DOCUMENTAL 17 4.4.3 BAJAS DOCUMENTALES 18 4.4.4 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN 18

DE LAS RESIDENCIAS DE OBRAS A LAS GERENCIAS REGIONALES DE PRODUCCIÓN

4.5 ARCHIVO HISTÓRICO 19 4.5.1 IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES CON VALOR

HISTÓRICO. 19

4.6 FORMATOS 19 4.6.1 FICHA DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO DE TRÁMITE 20 4.6.2 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 22 4.6.3 ETIQUETA DE CAJA 24 4.6.4 FICHA DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES AL ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN 26

4.6.5 INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL ADMINISTRATIVA 28 4.6.6 INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL CONTABLE 30 4.6.7 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA 32

5. GLOSARIO 34

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1. INTRODUCCIÓN

El Sistema Red de Archivos (SIRAR) de la Comisión Federal de Electricidad (CFE), tiene como finalidad desarrollar las mejores prácticas y estándares nacionales e internacionales en materia de archivos para hacer más eficiente y eficaz el manejo de su información resguardada en los diferentes tipos de archivos. Lo anterior ofrece a la Comisión Federal de Electricidad (CFE), el uso ágil y expedito de su información para la correcta toma de decisiones y para el quehacer cotidiano tanto de su actuar administrativo como técnico. El SIRAR opera cumpliendo total y cabalmente la normatividad vigente en materia de archivos. Sin embargo, por las características particulares de la entidad, la misma normatividad permite a las dependencias y entidades del Gobierno Federal adaptar algunos rubros a través de criterios específicos. Los criterios específicos en materia de organización y conservación de los documentos administrativos resguardados en los archivos de la Comisión Federal de Electricidad responden a la especialidad que compete a las diversas actividades administrativas y técnicas, y a la información generada por éstas. Los criterios son un complemento que coadyuvan con la metodología archivística y con la aplicación de las mejores prácticas adoptadas por la Comisión, sin que ello contravenga en absoluto a la normatividad vigente. En suma, los criterios específicos son líneas de acción concretas de cómo se cumplirán los normas vigentes en materia de archivos dadas las características particulares del ser y quehacer de la CFE. Con el fin de evitar la sobrecarga gráfica que supondría utilizar en español o/a para marcar la existencia de ambos sexos, hemos optado por utilizar el clásico masculino genérico, en el entendido que todas las menciones en tal género representan a todos/as, hombres y mujeres abarcando claramente a ambos sexos.

2. MOTIVACIÓN JURÍDICA Los criterios específicos están sustentados en los artículos 8 y 12, fracción II de la Ley Federal de Archivos (LFA), (DOF, 23/01/2012) y en el artículo 29, fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Federal (LFTAIPG), (última versión: DOF, 05/07/2010) y en el artículo 43 de su “Reglamento” (DOF, 11/06/2003). El artículo 8 de la LFA señala que “cuando la especialidad de la información o la unidad administrativa lo requieran, la Coordinación de Archivos de los sujetos obligados propondrá al Comité de Información o equivalente, del que deberá formar parte, los criterios específicos de organización y conservación de archivos, de conformidad con las disposiciones aplicables y los lineamientos que a su efecto expidan el Archivo General de la Nación y el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública, en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal”. El artículo 12, fracción II de la misma Ley determina que una de las funciones de la Coordinación de Archivos es “elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes que contengan información y documentación clasificada como reservada y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad, de conformidad con lo establecido

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en esta Ley, su Reglamento y demás disposiciones aplicables”. A su vez, el artículo 29, fracción V de la LFTAIPG dispone que “ante la especialidad de la información producida o de las actividades desempeñadas por una unidad administrativa, el Comité de Información puede emitir criterios que coadyuven al mejor desarrollo y cumplimiento de la normatividad vigente en materia de archivos”. Los criterios en comento cumplen con los capítulos correspondientes a la organización y a la administración de los archivos contenidos en la LFA y con los “Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal” (LGOCA), emitidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública y el Archivo General de la Nación (DOF 20/02/ 2004), según lo establecido en el artículo 32 de la misma Ley Federal de Transparencia y en el artículo 42 de su Reglamento, y con lo establecido por las “Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal” y el “Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos”, procedimiento 6.5 Administración de Archivos (DOF, 27/06/2011) y demás instructivos en materia de archivos.

3. MARCO NORMATIVO Leyes. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DOF 05-II-1917, última reforma 19-VII-2013 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Artículo 29, Fracción V, Artículo 32. DOF 2-VI-2002, última reforma 08-VI-2012. Ley General de Contabilidad Gubernamental. DOF 31-XII-2008, última versión 12-XI-2012. Ley Federal de Archivos. DOF 23-I-2012. Reglamentos Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Artículos 42 y 43. DOF 11-VI-2003. Acuerdos. Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. DOF 25-VIII- 1998 Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos. DOF 12-VII-2010, última reforma DOF 23-XI-2012.

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Otros Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. DOF, 18-VIII-2003. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. DOF 20-II-2004. Manual de Contabilidad Gubernamental para el Sector Paraestatal Federal, NACG 01, emitido por la SHCP 01-I-2013. Instructivo para el trámite de bajas de documentación del Gobierno Federal, emitido por el Archivo General de la Nación. DOF, 24-VIII- 2012.

4. CRITERIOS ARCHIVÍSTICOS

4.1 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Para cumplir con los artículos 10,11 y 12 de la LFA y el numeral sexto de los LGOCA, la Coordinación de Archivos de la CFE es un área que depende de la Unidad de Enlace para la Información Pública y su papel es la de ser el área normativa para todo el tema de archivos dentro de la CFE. Para su funcionamiento se auxilia de representantes de cada dirección y subdirección de toda la estructura organizacional de la entidad, a quienes se les denominan “enlaces”, y son ellos quienes coadyuvan para dar a conocer la normatividad y para velar por su aplicación y cumplimiento. 4.2 CAPACITACIÓN EN MATERIA DE ARCHIVOS Para cumplir con lo establecido por el artículo 12, fracción V de la LFA y el numeral sexto, fracción V de los LGOCA, la Unidad de Enlace de la CFE, a través de su Coordinación de Archivos, ha estructurado la capacitación en materia de archivos conjuntamente con la Gerencia de Capacitación por medio de la Norma Institucional de Competencias (NIC), con una proyección a nivel nacional, cuyo fin es formar personal competente para administrar los archivos de la Comisión siguiendo los mejores estándares nacionales e internacionales. 4.3 ARCHIVOS DE TRÁMITE Para cumplir con el artículo 14 de la LFA y los numerales: sexto, fracción IV y décimo de los LGOCA, CFE define sus Archivos de Trámite de acuerdo con la organización y las necesidades de cada uno de sus procesos. Para ello, en el ámbito de la Dirección de Administración, habrá un Archivo de Trámite por cada Coordinación, Gerencia, y Unidades.

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En la Dirección de Finanzas, a nivel de Subdirecciones y Gerencias. En la Dirección de Inversión Financiada a nivel de Subdirecciones, Gerencias, Zonas y Residencias. En la Dirección de Modernización, a nivel de Subdirecciones y Gerencias. En la Dirección de Operación a nivel de Subdirecciones y Gerencias Corporativas; en el ámbito foráneo en las Gerencias Divisionales, Regionales, Áreas de Control y respectivas Subgerencias; así como también en las Superintendencias y Zonas. 4.3.1 CLASIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES

Para cumplir con los artículos 18 y 19 de la LFA y los numerales décimo, decimotercero, fracción III, decimoquinto y octavo transitorio párrafo II de los LGOCA y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y Archivos, proceso 6.6: Archivo de Trámite, la CFE clasifica, describe, administra y elabora el Inventario General de todos sus expedientes, mediante un sistema informático denominado SICET, que permite la clasificación, descripción y emisión de las carátulas de identificación archivística de los expedientes activos, y el registro de los mismos en el Inventario General. Además, el SICET es el medio oficial de la CFE para registrar el Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General de expedientes de los Archivos de Trámite. Como complemento y ayuda para una mejor identificación de series documentales y organización en general de los expedientes, la CFE aplica la Norma Internacional de Descripción de Funciones (ISDF), pues es por medio de ésta que se pueden identificar los documentos generados por nuestra Institución de acuerdo a las funciones que se realizan en cada una de las Unidades Administrativas y por tanto, establecer las relaciones entre las funciones con los documentos que generan y que se ven reflejadas en el Cuadro de Clasificación Archivística, específicamente en sus series documentales. La Norma establece que “Los documentos de archivo tienen una relación fundamental con las funciones: constituyen el resultado directo de la realización de las funciones. Además, mientras las relaciones entre los documentos y las instituciones pueden fluctuar a lo largo del tiempo debido a que cambia la estructura administrativa u organizativa de una institución, la relaciones entre los documentos y las funciones permanecen constantes” Los Archivos de Trámite de las Unidades Administrativas de CFE sólo integrarán documentos con valor documental original, de acuerdo a las actividades y funciones que correspondan a cada área.

En cuanto a la organización documental, el orden de los documentos que integran a los expedientes por regla general, será cronológico, progresivo y descendente (el documento más antiguo arriba y así sucesivamente).

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Como excepción a la regla anterior, únicamente para el caso de bitácoras diarias, pólizas diarias y/o documentación contable, que por su gran volumen y para facilitar su accesibilidad podrá integrarse el expediente u ordenarse de manera progresiva ascendente (el documento más reciente arriba y así sucesivamente). Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trámite hasta su integración final en el archivo, garantizando que todos los documentos sean protegidos en cajas adecuadas, de acuerdo a las siguientes características: Los expedientes deben identificarse con un nombre o título, y el número consecutivo único que le corresponde. Los datos se asentarán en la ceja de la carpeta, cuya carátula de identificación archivística se deberá imprimir después de capturar la información en el SICET. Llevar el control del Inventario General por Expedientes, conforme se vaya capturando en el SICET. Cada contenedor o entrepaño de los estantes, deberán ostentar una etiqueta identificadora al frente, con el número de gaveta o entrepaño y nombre de la(s) serie(s) que contenga. Los expedientes se ordenarán de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Para solicitar un expediente en préstamo será necesario, llenar el formato: Ficha de préstamo de Expedientes al Archivo de Trámite (Véase formato 4.6.1). El responsable del Archivo de Trámite y el solicitante deberán cotejar la integridad del expediente al momento de su entrega-recepción. El plazo máximo de préstamo será de 15 días naturales. Únicamente se prestarán expedientes completos y no documentos sueltos. Los documentos en trámite, tales como minutarios, acuses, memoranda, se darán de baja In situ, al término de su vigencia operativa en el Archivo de Trámite u oficina. 4.3.1.1 FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS. El foliado de los expedientes se realizará al cierre del expediente, es decir, cuando su trámite haya finalizado y ya no será integrado ningún otro documento. Previa a la foliación, se deben tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. La documentación debe estar previamente clasificada.

2. La documentación debe estar previamente ordenada.

3. El orden de integración de los documentos del expediente deberá respetar el orden de los trámites que dieron lugar a su producción. El orden más común es el cronológico, en el cuál el numero 1 corresponderá al primer folio del documento que dió inicio al trámite

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y corresponde a la fecha más antigua. Salvo las excepciones especificadas en el punto que antecede 4.3.1, quinto párrafo.

4. Se deberá realizar un expurgo de la documentación que se va a foliar, retirando las copias innecesarias, documentos duplicados u hojas en blanco.

5. Cada uno de los expedientes se deberá foliar de manera continua, en caso de que el expediente este dividido en dos o más legajos la foliación se realizará de tal forma que el segundo legajo será la continuación del primero y así sucesivamente.

Procedimiento

1. Se enumerará de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números; en el entendido de un folio corresponderá a una hoja.

2. Se deberán utilizar únicamente números, no se podrán utilizar suplementos alfabéticos o “bis”.

3. El folio se colocará en la esquina superior derecha de la cara frontal de la foja en el mismo sentido de su texto.

4. El número del folio debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco del documento, evitando alterar sellos, membretes, textos o numeraciones originales.

5. No se foliaran los índices del expediente ni sus separadores.

6. Los planos, mapas, etc, que formen parte del expediente deberán llevar el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados.

7. No se foliaran documentos en soportes distintos al papel, tales como CD´s, videos, etc. 4.3.2 DE LOS EXPEDIENTES RESERVADOS Y CONFIDENCIALES DE LA CFE

El propósito de este apartado es establecer las condiciones adecuadas exigidas por las normas vigentes para la custodia y conservación de los expedientes reservados y los expedientes confidenciales. Los expedientes reservados y los confidenciales por su naturaleza jurídica deben ser tratados de manera acorde con las normas establecidas para el caso. Los expedientes reservados son responsabilidad de los titulares de las Unidades Administrativas durante todo el periodo de reserva, no obstante que físicamente no siempre se encuentren en los archivos de trámite por los requerimientos de los procesos archivísticos igualmente regulados por las normas aplicables. 4.3.2.1 EXPEDIENTES RESERVADOS

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Los expedientes reservados forman parte de la serie documental donde fueron producidos. No deben ser separados de la serie documental a la que pertenecen durante la gestión en los archivos de trámite. Los expedientes reservados deben ser identificados con las carátulas de clasificación de la información, que marca el numeral decimoquinto de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y los numerales del trigésimo séptimo al cuadragésimo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Deben estar registrados en el inventario general de expedientes y en el índice de expedientes reservados con el mismo número de inventario y descripción conforme se hizo en la identificación. Deben ser custodiados en los archivos de trámite aplicando las medidas de restricción establecidas por el numeral décimo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Deben ser conservados en el Archivo de Trámite por el tiempo estipulado en el Catálogo de Disposición Documental. Deben ser trasladados al Archivo de Concentración como parte de las transferencias primarias conforme se establece en el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y Archivo y los criterios específicos de CFE. Deben ser identificados en el Archivo de Concentración al recibir la transferencia para conservarlos de acuerdo con la temporalidad que marcan las normas vigentes (catálogo de disposición documental y tiempos de reserva señalados en el índice). Debe llevarse un calendario de caducidades donde se de seguimiento a las fechas de desclasificación de los expedientes. Deben ser custodiados dentro de las series correspondientes y con las mismas restricciones establecidas por el numeral décimo de los Lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Los expedientes reservados custodiados en archivos de concentración solo se podrán prestar con autorización del titular de la unidad administrativa que los generó. Ello para cumplir lo establecido por las Disposiciones Generales en las materias de Transparencia y Archivos de la Administración Pública Federal, número 19, fracción III que a la letra dice: “Cuando los expedientes en los archivos de trámite o de concentración contengan información clasificada en los términos de las disposiciones legales aplicables, los responsables de esos archivos deberán verificar que los servidores públicos se encuentren acreditados previamente para consultarlos o recibirlos en préstamo, de conformidad con lo establecido en el Décimo de

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