CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE …

CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN

Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

OCTUBRE, 2015 PRIMERA ACTUALIZACIÓN

CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE

LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

ÍNDICE

PÁGINAS l. PRESENTACIÓN 4y5

11. MARCO JURÍDICO 6y7

11.1 FUNDAMENTACIÓN Y MOTIVACIÓN 8

11.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN 8

111. GLOSARIO DE TERMINOS 9-16

IV. OBJETIVOS 17

V. POLÍTICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE 18 y 19 DOCUMENTOS

VI. CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL 20

VII. COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 20 y 21

Vll.1 ARCHIVO DE TRÁMITE 22 y 23

Vll.2 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 23 y 24

VIII. PRINCIPIOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS 24 y 25 ARCHIVOS.

IX. DOCUMENTOS 25-30 a. Documentos de Archivo b. Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata c. Documentos de apoyo informativo d. Documentos y expedientes electrónicos e. Digitalización

X. EXPEDIENTES 30, 31 y 32 a. Apertura e integración del expediente

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ÍNDICE

PÁGINAS XI. REGISTRO Y DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE DE ARCHIVO 32-34

XII. CARÁTULAS PARA IDENTIFICAR EXPEDIENTES 34

XII.! IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES POR ETIQUETA DE COLOR 35

XIII. FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS 36 y 37

XIV. CONTROL DE PRÉSTAMO 37

XV. DEL REGISTRO DE SERVIDORES PÚBLICOS QUE TIENEN ACCESO A 38 LOS EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS RESERVADOS Y CONFIDENCIAL

XVI. LIBERACIÓN DE NO EXISTENCIA DE PRÉSTAMO DE LOS 38 ARCHIVOS DEL INSTITUTO

XVII. ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN 38

XVIII. INFRACCIONES, SANCIONES Y OBLIGACIONES EN MATERIA DE 39-41 ARCHIVOS

XIX. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 41-43

XIX.1 INFORMACIÓN PÚBLICA 43

XIX.2 INFORMACIÓN RESERVADA 44y45

XIX.3 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 45-49

XIX.4 ÍNDICE DE EXPEDIENTES RESERVADOS 49

XX. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICA PARA LA 49-53 ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN, CONSERVACIÓN Y LOCALIZACIÓN EXPEDÍTIA DE LOS ARCHIVOS

a. Cuadro General de Clasificación Archivística b. Catálogo de Disposición Documental c. Guía Simple de Archivos

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ÍNDICE

PÁGINAS XXI. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 53-57

a. Transferencia primaria b. Transferencia secundaria c. Donación de papel ante la Comisión Nacional de Libros de

Texto Gratuitos XXII. INTERPRETACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS CRITERIOS 57 y 58

XXIII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS 58

XXIV. ANEXOS 58-82

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I CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE


l. PRESENTACIÓN

Con motivo de la expedición de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIP), publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio del 2002 y reformada el 8 de junio de 2012 y la Ley Federal de Archivos (LFA) publicada en el Diario Oficial de la Federación el 23 de enero de 2012 en las cuales se establece la obligación de las dependencias garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, así como, mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos en el ámbito del Poder Ejecutivo Federal, y de acuerdo con el artículo 32 de la misma, que confiere al Archivo General de la Nación en con el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos el establecimiento de criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades federales, se emitieron el 20 de febrero de 2004 los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (LGOCADEAPF), que obligan a los titulares de las unidades administrativas a garantizar el adecuado uso y manejo de los archivos, por lo que se vuelve indispensable implementar mecanismos de control para que los archivos se encuentren debidamente organizados y clasificados.

Considerando que todas las instituciones públicas tienen la obligación de controlar la distribución, recuperación, archivo, almacenamiento y disposición de los documentos que son creados o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones, atendiendo al proceso conocido como "Administración de Documentos" y observando los principios y prácticas de la administración de documentos y la archivística, como disciplinas prioritarias para transparentar las acciones del gobierno, propiciar la rendición de cuentas y favorecer el acceso a la información.

En ese sentido, uno de los mayores problemas que se presentan en el manejo de archivos, es el desconocimiento de principios y técnicas para su organización y control; aunado a que, no existe claridad sobre lo que es un documento de archivo, por lo que cualquier documentación que se incorpora a una carpeta se considera como parte del archivo de trámite aunque no sea así. Por otra parte, los documentos que se integran a un expediente no necesariamente se organizan en forma correcta, lo cual podría traer como consecuencia problemas para identificar con oportunidad la información

Con los presentes criterios, se pretenden difundir las técnicas y prácticas útiles para el manejo de los archivos, con el propósito de lograr su estandarización y facilitar, más adelante, el uso de tecnologías de la información en el control documental

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En lo que corresponde a la organización de los archivos, resulta indispensable que los servidores públicos del Instituto Nacional de Cancerología cuenten con un instrumento normativo interno que facilite la integración de los instrumentos archivísticos, como es el caso del Cuadro General de Clasificación Archivística de la Dependencia, de cuyo contenido se desprenden las series documentales de las unidades administrativas que integran al Instituto, en ejercicio de las atribuciones que les son propias; el Catálogo de Disposición Documental, cuyo propósito principal es el definir plazos de conservación, valor documental, clasificación de la información (reservada y/o confidencial) y destino final de los archivos que obran en los Archivos de trámite y Concentración del Instituto, un Inventario General por Expediente, así como la Guía Simple de Archivos, misma que constituye un instrumento esencial para facilitar el acceso y consulta de la información que se encuentra resguardada en los archivos de la Institución

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11. MARCO JURÍDICO • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos (DOF 05/02/1917) Última Reforma

15/10/2012 • Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (DOF 29/12/1976) Última Reforma

14/06/2012 • Ley General de Bienes Nacionales (DOF 20/05/2004) Última Reforma 16/01/2012 • Ley Federal de las Entidades Paraestatales (DOF 14/05/1986) Última Reforma 11/08/2014 • Ley Federal del Procedimiento Administrativo • Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos (DOF 13/03/2002)

Última Reforma 15/06/2012 • Ley Federal de Transparencia y Acceso a al Información Pública Gubernamental (DOF

11/06/2002) Última Reforma 08/06/2012 • Ley Federal de Archivos (DOF 23/01/2012) • Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental (DOF 11/06/2003) • Reglamento de la Ley Federal de Archivos (DOF 13/05/2014) • Reglamento del Archivo General de la Nación • Reglamento Interior del Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos (DOF

02/05/2007) Última Reforma 29/10/2012 • Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF 20/02/2001) • Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de información de las

Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF 18/08/2001) • Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública

Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los Índices de Expedientes Reservados (DOF 09/12/2003)

• Lineamientos que deberán observar las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información gubernamental que formulen los particulares, así como en su resolución y notificación, y la entrega de la información en su caso, con exclusión de las solicitudes de acceso a datos personales y su corrección.

• Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal

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• Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en el envío, recepción y trámite de las consultas, informes, resoluciones, criterios, notificaciones y cualquier otra comunicación que establezcan con el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública

• Normas Generales para el Registro, afectación, Disposición final y Baja de Muebles de la Administración Pública Federal (DOF 30/12/2004)

• Norma General de Información Financiera Gubernamental 004. Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental

• Bases generales para el registro • Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la

Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la República y los Órganos Desconcentrados donaran a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, el desecho de papel y cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles (DOF 21/02/2006)

• Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental (DOF 25/08/1998)

• Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en materia de Planeación, Organización y Administración de los Recursos Humanos, y se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en dicha materia (DOF 12/07 /2010)

• Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realización de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección (DOF 12/07 /2010) Última Reforma 16/06/2011

• Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en Materia de Control Interno y se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Control Interno (DOF 12/07 /2010) Última Reforma 11/07 /2011

• Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Financieros (DOF 15/07 /2010) Última Reforma 15/07 /2011

• Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales (DOF 16/07 /2010) Última Reforma 16/07 /2011

• Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas (DOF 09/08/2010)

• Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público (DOF 09/08/2010) Última Reforma 27/06/2011

• Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos (DOF 12/07 /2010) Última Reforma 27 /07 /2011

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• Acuerdo por el que se expide el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (DOF 13/07 /2010) Última Reforma 22/08/2012

• Programa Nacional de Rendición de Cuentas, Transparencia y Combate a la Corrupción 2008- 2012

• Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008-2012

11.1 FUNDAMENTACIÓN Y MOTIVACIÓN

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, tiene por objeto, proveer lo necesario para garantizar el acceso a toda persona a la información en posesión de los poderes cd la unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal y cualquier otra entidad federal, así como mejorar la organización, clasificación y manejo documental.

En ese sentido, las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, de conformidad con lo dispuesto en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de Febrero de 2004.

En cumplimiento a lo dispuesto por los ordenamientos legales y administrativos antes indicados, la Coordinación de Archivos, elaboró y sometió a consideración del Comité de Información de esta Dependencia, "Los criterios específicos para la administración de documentos, organización de archivos y clasificación de la información del Instituto Nacional de Cancerología ", habiendo sido aprobados por el Pleno del referido Órgano Colegiado, oficio No. de fecha del 2015, signado por el Subdirector de Asuntos Jurídicos y Presidente del Comité de Información.

11.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los criterios previstos en el presente documento, resultan aplicables a los servidores públicos de todas las Unidades Administrativas del Instituto, que en el ejercicio de sus labores reciban, produzcan, expidan o suscriban, clasifiquen, circulen o archiven documentos, en lo relativo a la organización, conservación y clasificación de documentos y expedientes.

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111. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Resultan aplicables respecto del presente documento los términos y definiciones establecidas en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento, así como los conceptos previstos en los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (Lineamientos de Organización), y otras definiciones utilizadas en el presente instrumento. De entre dichos conceptos cabe destacar los siguientes:

ACCESO A LA INFORMACIÓN: Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio

Documental de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

ACTA CIRCUNSTANCIADA: Al documento que elaboran las dependencias y entidades, con objeto

de hacer constar hechos específicos.

ACTA DE BAJA DOCUMENTAL: Al documento en el que consta la autorización por el Archivo

General de la Nación, para ejecutar materialmente la baja documental del archivo de concentración de las dependencias y entidades.

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de métodos y prácticas destinadas a planear,

dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Planeación, organización, dirección y control de las

estructuras archivísticas y sus recursos de operación (humanos, materiales, técnicos, tecnológicos, presupuesta les)

ADMINISTRADOR O GESTOR DE DOCUMENTOS: Profesional encargado de dar tratamiento

técnico a los documentos y archivos con el propósito de organizarlos, valorarlos, conservarlos y difundirlos.

AGN: Archivo General de la Nación

ARCHIVÍSTICA: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y la

administración de documentos.

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ARCHIVO: El concepto tiene tres acepciones: 1. Conjunto orgánico y organizado de información en

cualquier soporte, producida o recibida en el ejercicio de las funciones y atribuciones de personas físicas o jurídicas públicas y privadas. 2. Entidad o institución archivística formalmente establecida, esto es, como oficina, unidad administrativa o estructura registrada en los organigramas y los reglamentos de organización y funcionamiento de las instituciones. 3. Espacio físico en el que se deposita la documentación que lo conforma, es decir, el archivo como depósito.

ARCHIVO DE TRÁMITE: Constituye la unidad responsable de la administración de documentos en gestión, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cualquier unidad administrativa u oficina.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Unidad responsable de la administración de documentos cuya

frecuencia de consulta haya disminuido (semiactiva). Los documentos permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación, en razón de sus valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal.

ARCHIVO HISTÓRICO: Unidad responsable de organizar, describir, conservar y preservar,

administrar y divulgar la memoria documental institucional.

BAJA O DEPURACIÓN DOCUMENTAL: Proceso de eliminación razonado y sistemática de

documentación que haya prescrito en sus valores primarios-administrativos, legales y fiscales* y que no posea valores secundarios o históricos

CARÁTULA: Frente del expediente donde se establecerán los elementos mínimos que permitan

describir su contenido.

CARPETA: Contenedor formado por dos tapas de papel o material flexible que sirve para integrar

documentos de archivo

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático que establece

valores documentales, plazos de conservación, vigencia documental, clasificación de reserva o confidencialidad y destino final.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas en las que se divide al documento de archivo

conforme a su uso, valor y ubicación: etapa activa (uso constante por el área generadora, valores primarios, archivo de trámite, etapa semiactiva (uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, archivo de concentración) etapa histórica (valores permanentes, uso público, archivo histórico).

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CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Proceso de identificación y agrupación de expedientes

homogéneos con base en la estructura funcional del Instituto (Cuadro General de Clasificación).

CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la

preservación y prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo.

CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los

documentos en el archivo de concentración.

CONSULTA: Revisión de los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a normas y/o

políticas establecidas para ello. Función básica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sus usuarios, conforme a las normas establecidas.

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que refleja la

estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.

DATOS PERSONALES: La información concerniente a una persona física, identificada o

identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad.

DERECHO A LA INFORMACIÓN: Reconocimiento por el que se autoriza a acceder a la

información y archivos que no se encuentre sujetos a restricción alguna.

DESTINO FINAL: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo

plazo de conservación o uso ha prescrito. Con el fin de proceder a su baja definitiva o transferirlos al archivo histórico

DISPOSICIÓN: Producto final de la valoración y vigencia de los documentos transferencia primaria o

secundaria, conservación precauciona! o permanente o baja documental.

DOCUMENTACIÓN ACTIVA: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las

Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.

DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de

la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.

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DOCUMENTACIÓN SEMIACTIVA: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones

administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.

DOCUMENTOS: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia,

acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico, ópticos o por cualquier otra tecnología.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o

contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades, sin importar el soporte o formato de ese registro o constancia.

DOCUMENTO DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA: son creados o

recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos y amparan la realización de un acto administrativo inmediato.

DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO: Documentación que se genera o conserva en

oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas, cuya utilidad reside en la información que contiene para apoyar las tareas administrativas.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: A la información que puede constituir un documento de archivo

cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

DOCUMENTO DE ARCHIVO DIGITALIZADO: Al documento de archivo análogo (papel) transformado en una forma digital, siempre y cuando el mismo sea integrado a un sistema de gestión documental automatizado que permita mantener su autenticidad, integridad y fiabilidad. Es susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora.

DOCUMENTO DE ARCHIVO ORIGINAL: A todo registro implicado en los procesos sustantivos

de cada unidad administrativa generado, recibido, transformado o usado, que cuente con firma autógrafa, sello de recibido o sean copias de carácter de original reciban las unidades administrativas, así como las autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, conforme a los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. También serán considerados documentos de archivo originales, aquellos que son firmados de forma electrónica.

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DOCUMENTOS DE ARCHIVO COMPROBATORIOS: A los documentos originales que

generan y amparan registros en la contabilidad de la dependencia y/o entidad y muestran que éstas: recibieron o proporcionaron, en su caso, los bienes y servicios que generaron obligaciones o derechos, recibieron o entregaron dinero en efectivo o títulos de crédito o sufrieron transformaciones internas o eventos económicos que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes.

EXPEDIENTE DE ARCHIVO: Unidad básica de documentos interrelacionados que dan inicio,

desarrollo y conclusión de un trámite en cumplimiento de una función y que puede interrelacionarse, a su vez con un conjunto de expedientes que dan lugar a una serie de documentos de archivo.

FOLIO: Pieza documental numerada que forma parte de un documento de archivo o expediente.

FUNCIÓN: Conjunto de actividades homogéneas relacionadas entre si que delimitan cada una de las

etapas del proceso administrativo o de las administraciones públicas o privadas.

GUÍA SIMPLE DE ARCHIVO: Esquema general de descripción de las series documentales de los

archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental.

INFORMACIÓN: La contenida en los documentos que los sujetos obligados generen, obtengan,

adquieran, transformen o conserven por cualquier título.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: A la información que se refiere el artículo 18 de la LFTAIPG y la

que por disposición expresa de una ley sea considerada como tal.

INFORMACIÓN PÚBLICA: A toda la información que no se ubique en alguna de las causales de

reservada o confidencialidad previstas en la LFTAIPG.

INFORMACIÓN RESERVADA: A la información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los artículos 13 y 14 de la LFTAIPG.

INVENTARIO DOCUMENTALES: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes

de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental)

LEY /LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

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LINEAMIENTOS DE CLASIFICACIÓN: Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

LINEAMIENTOS DE ORGANIZACIÓN: Lineamientos Generales para la Organización y

Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

LINEAMIENTOS SOBRE DATOS PERSONALES: Lineamiento de Protección de Datos

Personales.

MIGRACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Movimiento de archivos electrónicos que

por su valor evidencia!, testimonial o informativo es necesario solicitar su transferencia al departamento de Tecnologías de la Información para su respaldo y guarda como documentos de archivo.

ORGANIZACIÓN: Conjunto de actividades destinadas a la clasificación y ordenación de grupos o

secciones, subgrupos o series documentales.

PERÍODO DE RESERVA: Al plazo que se determinó para mantener bajo reserva un documento o

alguna de sus partes al ubicarse en los supuestos previstos en los artículos 13 y 14 de

PERÍODO DE TRAMITACIÓN: Fechas extremas que indican el año en que se abre y cierra un

expediente, sin importar las fechas de los documentos que contiene.

PLAZO DE CONSERVACIÓN: Al período de guarda de la documentación en los archivos de trámite

de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el período de reserva, en su caso, y los períodos adicionales previstos en las disposiciones aplicables.

REGLAMENTO DE LA LEY: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental y Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

SERIE DOCUMENTAL: Grupo de expedientes que encuentran interrelacionados por una función o

actividad o que tienen cierta relación al crearse, recibirse o utilizarse. Actividad o trámite de una dependencia o entidad.

SERVIDORES PÚBLICOS: Los mencionados en el párrafo primero del artículo 108 constitucional y

todas aquellas personas que manejen o apliquen recursos públicos federales.

SOPORTE: Material en que se registra la información

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TRÁMITE: Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo.

TRANSFERENCIA: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un

archivo de trámite al archivo de concentración (trasferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria).

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Las que de acuerdo a la normatividad de cada uno de los sujetos

obligados tengan la información de conformidad con las facultades que les correspondan.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Área que coordina y desarrolla funciones de recepción y

despacho de correspondencia (Oficialía de partes).

UNIDAD DOCUMENTAL: Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento

o por varios y que forman un documento de archivo o expediente como unidad documental mínima.

VALORACIÓN: A la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales

para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

VALOR ADMINISTRATIVO: Es aquel que posee un documento, serie o grupo documental para el

área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u organismo, responden a procesos y actividades administrativas.

VALOR CONTABLE: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y/o

comprobación de las operaciones contables financieras.

VALOR HISTÓRICO: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.

VALOR JURÍDICO: Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones

legales o jurídicas.

VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la Ley.

VALOR PRIMARIO: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser

legal, jurídico, administrativo y contable.

VALOR SECUNDARIO: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores

primarios y tiene utilidad histórica y social.

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VALOR DOCUMENTAL: Condición de los documentos que les confiere características

administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios).

VIGENCIA DOCUMENTAL: Período de guarda de la documentación en los archivos de trámite y

concentración. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el período de reserva, en su caso, y los períodos adicionales establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.

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IV. OBJETIVOS.

Los presentes Criterios tienen por Objeto:

l. Establecer reglas específicas, que deberán observar las Unidades Administrativas del Instituto Nacional de Cancerología para la recepción, registro, seguimiento, organización, clasificación, localización, despacho, uso, transferencia, resguardo, conservación, selección y destino final de los documentos y expedientes que generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título en sus archivos.

2. Estandarizar criterios para planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, localización, uso, selección y destino final de los documentos de archivo, en cumplimiento a las disposiciones normativas aplicables.

3. Determinar las actividades esenciales de los responsables de la coordinación de archivos, en lo relativo a la administración y conservación de documentos y archivos, control documental y de los archivos de trámite, concentración e histórico, respectivamente.

4. Brindar elementos necesarios para identificar los documentos que son parte de cada tipo de archivo, a fin de simplificar el trámite de baja y evitar la acumulación innecesaria de información en oficinas

5. Orientar a los titulares de las Unidades Administrativas del Instituto Nacional de Cancerología, sobre las obligaciones y compromisos establecidos en la Ley.

6. Determinar los rubros temáticos o series documentales, que deberán de ser clasificados como reservados, indicando el plazo de reserva y fundamento legal de los mismos, con el fin de clasificar la información en apego a la legislación vigente.

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v. POLÍTICAS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

La Administración de Documentos es una metodología para regular la producción, circulación, uso y

control de los documentos y archivos institucionales que tiene por objeto la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

1. Será responsabilidad del Titular de cada Unidad Administrativa del Instituto Nacional de Cancerología designar a su encargado de cada archivo de trámite.

2. Será responsabilidad del titular de cada unidad administrativa, vigilar y establecer los mecanismos y áreas necesarias para la administración de documentos bajo su resguardo.

3. El Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental, el Inventario General y la Guía Simple de Archivos, serán los instrumentos básicos de consulta y control para la organización y conservación de los archivos del Instituto Nacional de Cancerología.

4. Los trámites de resguardo, préstamo de expedientes y baja de documentación se llevarán a cabo conforme a los procedimientos vigentes establecidos por la Subdirección de Servicios Generales y dictaminados por la Coordinación de Archivos acompañándose de los formatos correspondientes.

5. Los encargados de los archivos de trámite de las unidades administrativas, deberán vigilar permanentemente el cumplimiento de las vigencias y transferencias establecidas en el Catálogo de Disposición Documental del Instituto Nacional de Cancerología, así como resguardar el carácter de confidencialidad y reserva que determinen los titulares de dichas Unidades Administrativas.

6. Las Unidades Administrativas a través del encargado del archivo de trámite, deberán de contar con un inventario general por expediente, que comprenderá cuando menos la totalidad de los documentos e información generados a partir del año 2015, mismo que deberá ser actualizado y

contener como mínimo los datos siguientes: Fondo, Sección, Serie, Unidad Administrativa, Área productora, No. consecutivo, Nombre del expediente, apertura del expediente, cierre del expediente, Ubicación Topográfica, Clasificación de LFTAIPG, observaciones y Fecha de registro.

7. La documentación administrativa que obre en copia simple y en los archivos de trámite de las Unidades Administrativas, se resguardará por un plazo precautorio de dos años, contados a

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partir del año siguiente al que se generó, procediendo posteriormente a tramitar su baja definitiva y destino final para donación a la Comisión Nacional del Libro de Texto Gratuito (CONALITEG)

8. Las Unidades Administrativas establecerán la vigencia documental de las series bajo su resguardo de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental del Instituto Nacional de Cancerología, para ello considerarán que el período de resguardo que determinen corresponderá únicamente a documentos originales, por lo que hace a las copias simples, resultará aplicable a lo dispuesto en el numeral 7 anterior.

9. Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán adoptar medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes.

10. Cada Unidad Administrativa deberá contar con áreas para el control y organización documental, así como, con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos que obren en su archivo de trámite.

11. Corresponde a la Coordinación de Archivos y al Departamento de Tecnologías de la Información, en el ejercicio de sus facultades, establecer procedimientos y medidas técnicas para la organización y conservación de los documentos electrónicos- cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo-, con el objeto de asegurar la validez, autenticidad, reserva, confidencialidad, identidad, integridad y disponibilidad de la información que en ellos se contenga, tomando en consideración lo dispuesto por la LFTAIPG, su Reglamento y los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN. Los procedimientos y medidas técnicas antes mencionadas, serán aplicables para las unidades administrativas del Instituto quienes podrán, previa autorización de la Coordinación de Archivos implementarlos y adaptarlos en atención a sus propias necesidades, por quienes lleven a cabo funciones relacionados con el desarrollo de tecnologías de la información. Por lo anterior, se llevarán a cabo las acciones de respaldo y migración de los documentos electrónicos que generen las unidades administrativas antes mencionadas, cuando así lo soliciten y de acuerdo con la disponibilidad de recursos.

12. Corresponde a la Coordinación de Archivos cumplir con lo establecido en el artículo 12, fracción V de la Ley Federal de Archivos y el numeral sexto, fracción V de la Organización de Archivos de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Para su funcionamiento se auxilia del departamento de capacitación y desarrollo perteneciente a la Subdirección de

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Administración y Desarrollo de Personal y son ellos quienes coadyuvaran para dar a conocer la normatividad, su aplicación y cumplimiento.

VI. CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El Instituto Nacional de Cancerología a través de Oficialía de Partes será la encargada de:

a. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada; b. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida c. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus unidades administrativas los cuales

consistirán en: intercambio gubernamental, servicio de correo, mensajería interna o cualquier otro medio que permita que la documentación llegue a su destinatario.

d. Se deberá de registrar en la Ficha de Control para el seguimiento administrativo de la gestión y mediante una libreta se registrara el nombre de la persona que recibe el documento

e. Tratándose de documentación jurídica y fiscal, deberá canalizarse a la Unidad Administrativa competente de forma inmediata.

f. Toda la documentación que ingrese en sobre cerrado con carácter de confidencialidad o que contenga valores, se turnará a la Unidad Administrativa respectiva sin ser abierta

Cada Unidad Administrativa llevará el control de su documentación a través de un Sistema de Gestión Documental que permita tener el registro y seguimiento tendrá las siguientes funciones:

a. Recibir y distribuir la correspondencia que ingrese a esa Unidad Administrativa b. Registrar y controlar la correspondencia que recibe y genera. c. Todo documento de archivo generado en el desarrollo de las funciones y atribuciones de su

Unidad Administrativa deberá estar vinculado con las series registradas en los instrumentos de control y consulta archivística, con el propósito de garantizar el acceso y disponibilidad de la información

El horario para la recepción de documentos en Oficialía de Partes, será en días hábiles de 9:00 a 15:00 horas de lunes a viernes con fundamento en el los artículos 28, 30 y 42 de la Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

VII. COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Para cumplir con los artículos 10, 11 y 12 de la Ley Federal de Archivos y el numeral sexto de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

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La Coordinación de Archivos es un área que depende de la Subdirección de Servicios Generales de acuerdo a la estructura orgánica y su papel es la de ser el área normativa para todo lo relacionado en materia de archivos para su aplicación y cumplimiento dentro del Instituto Nacional de Cancerología.

El Coordinador de Archivos será nombrado por el Titular del Instituto Nacional de Cancerología y formará parte del Comité de Información y tendrá las siguientes funciones:

a. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico.

b. Elaborar y someter a autorización del Comité de Información el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes que contengan información y documentación clasificada como reservada y/o confidencial a fin de asegurar su integridad.

c. Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración y en su caso histórico el Cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de disposición documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de control archivístico

d. Coordinar normativa y operativamente las acciones de los archivos de trámite, concentración y en su caso histórico.

e. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el personal encargado de los archivos

f. Publicar en el portal de internet de la institución el Plan Anual de Desarrollo Archivístico y los informes anuales de cumplimiento

g. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el Archivo General de la Nación, en el caso del Poder Ejecutivo Federal; o bien, por la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los demás sujetos obligados y

h. Coordinar con el área de tecnologías de la información las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

i. Coordinar las acciones necesarias para garantizar que los responsables de los archivos de trámite, de Concentración y en su caso Histórico, cumplan con las disposiciones internas que en materia de archivos apruebe el Comité de Información.

j. Supervisar que los archivos del Instituto Nacional de Cancerología se encuentren actualizados, organizados y conservados de conformidad con las disposiciones aplicables en la materia y permitan la localización expedita de los expedientes, su disponibilidad e integridad;

k. Proporcionar asesoría a los responsables de los archivos de trámite, de concentración e histórico en su caso, en materia de gestión de documentos y administración de archivos

l. Proponer al Comité de Información los Indicadores que permitan evaluar anualmente la aplicación de los instrumentos de control y consulta archivística

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m. Solicitar la publicación en el portal de obligaciones de transparencia del Instituto los programas de capacitación en materia de archivos, los indicadores anuales y los instrumentos de control y consulta archivística

Vll.1 ARCHIVO DE TRÁMITE

Cada Unidad Administrativa deberá de contar con un archivo de trámite, en el que se conservarán la documentación y/o expedientes activos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio o de consulta frecuente. Los Titulares de las unidades administrativas nombraran al o los encargados de los archivos de trámite que consideren conveniente para garantizar el adecuado manejo y conservación del acervo documental, por lo que durante el mes de Febrero de cada año informaran la designación y/o ratificación del o los responsables de archivo de trámite señalando: nombre completo, Cargo o puesto, horario laboral, correo electrónico, ubicación, teléfono y extensión.

El titular de la unidad administrativa, mediante escrito deberá de informar cualquier cambio en la designación del responsable a la Coordinación de Archivos para la actualización del Directorio de Archivos de Trámite.

El encargado del archivo de trámite será designado por el titular de cada Unidad Administrativa y tendrá las siguientes funciones:

a. Integrar los expedientes de archivo clasificados conforme al lineamiento decimoquinto de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

b. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de Disposición Documental del Instituto Nacional de Cancerología.

c. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario general del Instituto Nacional de Cancerología.

d. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada

e. Elaborar y mantener actualizados los inventarios documentales del archivo de trámite correspondiente

f. Instrumentar las medidas necesarias para evitar la acumulación de documentos de archivo de consulta esporádica, asegurando el estricto cumplimiento de los plazos de conservación previstos en el Catálogo de Disposición Documental

g. Controlar el acceso a la información y brindar el préstamo de expedientes de acuerdo al formato Vale de Préstamo.

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h. Controlar el acceso a la información reservada o confidencial y brindar el préstamo de expedientes de acuerdo al Vale de Préstamo, verificando la firma de acuerdo al Catálogo de Firmas de Servidores Públicos acreditados para esta información.

i. Implementar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos de archivo de trámite conforme a las disposiciones jurídicas aplicables.

j. Detectar las necesidades en materia de servicios archivísticos, de conformidad con lo que establezca el área Coordinadora de Archivos

k. Registrar y controlar la documentación dirigida a la unidad administrativa a que se encuentra adscrito el archivo de trámite a fin de integrarlos en los expedientes correspondientes.

l. Instrumentar las medidas necesarias para evitar la acumulación de Expedientes que ya no se encuentran activos

m. Llevar un control efectivo de la documentación desde su ingreso hasta su transferencia primaria verificando la correcta aplicación de las normas que resulten aplicables en el ámbito de su competencia

Vll.2 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

El archivo de concentración es el área encargada de la recepción e identificación de los expedientes transferidos por el archivo de trámite, mismos a los que deberá de establecerles un control por medio de instrumentos técnicos archivísticos para su posterior préstamo y consulta, tales como son inventarios, catálogo de disposición documental, calendario de caducidades, entre otros, además de garantizar su conservación y posterior valoración y transferencia secundaria.

Cabe mencionar que dentro del ciclo vital del documento en el archivo de concentración se localiza en la fase semiactiva cuya documentación contenida en el mismo conserva sus valores primarios, administrativos, legales, fiscales o contables.

El responsable del archivo de concentración será nombrado por el Titular del Instituto Nacional de Cancerología y tendrá las siguientes funciones:

a. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de disposición documental.

b. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria. c. Valorar en coordinación con el archivo histórico los documentos y expedientes de las series

resguardadas conforme al Catálogo de Disposición Documental. d. Planificar y promover la correcta Administración de los documentos que se encuentran en el

archivo de concentración. e. Dar cumplimiento a las disposiciones en materia de transferencia, concentración y disposición de

la documentación del Archivo de concentración.

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f. Vigilar la correcta aplicación del Catálogo de Disposición Documental. g. Representar al Archivo de concentración en matera de archivos ante el área Coordinadora de

Archivos. h. Coadyuvar con el área Coordinadora de Archivos en el análisis y resolución de las necesidades

respecto al manejo de la documentación del Archivo de concentración. i. Presentar los informes que le sean requeridos por el área Coordinadora de Archivos o por otras

instancias respecto al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de sus programas. j. Verificar que las transferencias primarias se efectúen de conformidad con las disposiciones

jurídicas aplicables, particularmente en lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental. k. Procurar que la Transferencia de la documentación al Archivo de concentración sea ágil y se

integre adecuadamente en su acervo. l. Promover la transferencia de la documentación cuyo plazo de conservación en el Archivo de

concentración haya concluido de conformidad con lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental

m. Entregar en préstamo al personal autorizado mediante los mecanismos establecidos, la documentación solicitada de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables

n. Entregar al Archivo General de la Nación o al Archivo Histórico en su caso, los expedientes históricos cuyo plazo de conservación haya concluido para su conservación, a través de los mecanismos establecidos en las disposiciones jurídicas aplicables previo dictamen por parte del Archivo General de la Nación.

o. Asesorar a quienes lo requieran respecto al desarrollo y cumplimiento de los programas de Archivo de concentración

p. Efectuar los movimientos necesarios para evitar la acumulación excesiva de documentación, procurando la oportuna transferencia o depuración de la documentación conforme a las normas establecidas

q. Coadyuvar con el área Coordinadora de Archivos en la valoración de la documentación para la identificación de Documentos Históricos

VIII. PRINCIPIOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la Unidad Administrativa y son los siguientes:

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• Principio de Procedencia: Indica que los acervos documentales de una Unidad Administrativa no deben mezclarse con acervos de otro Unidad Administrativa, respetando las funciones desarrolladas y los documentos producidos agrupados en series documentales.

• Principio de Orden Original: Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción. Cuando una serie documental está compuesta por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en que se fueron conformando.

La unidad básica, desde el punto de vista de la organización de los archivos, es el documento para su administración, organización y conservación, es a partir de la definición del tipo de documento a trabajar como se determinan las características del archivo de que se trata.

IX. DOCUMENTOS

a. DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Un documento de archivo, es la información contenida en cualquier soporte (papel, disquete, CD ROM, fotografía, video, etc.), producida, recibida y conservada por cualquier persona física o moral en el ejercicio de su competencia o en el desarrollo de su competencia; Normalmente es insustituible, a diferencia de otros como los libros, revistas y manuales que son múltiples. Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, debe su existencia a una persona o institución que lo produjo y solo alcanza sentido relacionándose con otros, el trámite de asuntos similares se van acumulando de modo natural en los archivos, formando series.

Para la guarda y custodia de los expedientes los encargados de los archivos de trámite, deberán de difundir dentro de la cada Unidad Administrativa las características de un documento de archivo que hacen que éste sea diferente a cualquier otro tipo de documento (libro, periódico, revista, etc.), debiendo este de conformar los expedientes que deberán de permanecer en los archivos del Instituto Nacional de Cancerología durante el plazo señalando como vigencia documental dentro del Catálogo de Disposición Documental.

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Los documentos de archivo:

• Tienen un carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a uno y al paso del tiempo constituyen series (documentos sobre un asunto o temas tales como juntas, acuerdos, comités, etc.)

• Se generan dentro del proceso natural de una actividad y surgen como producto o reflejo de las tareas de su productor, es decir, no son ajenos a él. Así, los documentos del área de recursos humanos que se generan o reciben no tienen que ver con los generados o recibidos por recursos financieros.

• La información que contiene el documento de archivo es única, es decir, no existen documentos de archivo iguales. Pueden existir expedientes con trámites similares pero siempre diferenciados por la persona moral o física de quien se trate el asunto o por tema y época del mismo;

• Es estático. Esto quiere decir que es definitivo y no puede ser cambiado o corregido; • En el caso de los borradores y notas, éstos se consideran documentos de archivo como tales y se

respetan dentro del expediente como parte del desarrollo de una acción o trámite y • Tienen autoridad, proporcionan la evidencia "oficial" de la actividad que registran por lo cual

deben de ser confiables. Su confiabilidad estará vinculada a su creación, al generador y a la autoridad que tiene para producirlo. También las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo

Como principio general, las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen sentido, o tienen muy poco, la razón del documento de archivo se da su pertenencia a un conjunto a una unidad documental o expediente, serie o sección y por las relaciones que entre los documentos se establecen.

Sólo se considerarán documentos de archivo: Aquellos que tienen un carácter seriado, se generan dentro del proceso natural de una actividad o función, son únicos, tienen autoridad, son estáticos y se interrelacionan entre si.

Por otra parte, los documentos de archivo deben reflejar clara y correctamente las acciones sobre las funciones que tienen delegadas sus creadores o generadores, lo anterior con el propósito de propiciar:

• La correcta toma de decisiones • La rendición de cuentas • La transparencia de acciones y • El acceso a la información

Con base en lo anterior, los documentos de archivo deben de ser auténticos, es decir deben de probar los siguientes aspectos:

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• Que cumplen con el propósito para el cual fueron elaborados • Que son creados o enviados por la persona que realmente los creo y envió, y • Que fueron creados y enviados en el tiempo indicado

Así, un documento de archivo es confiable cuando su contenido refleja en forma clara y completa las acciones y hechos por las que fueron elaborados, conforme a las funciones asignadas; es íntegro por estar completo y sin alteraciones. También éste debe estar a disposición del usuario, es decir, puede ser fácilmente localizado, recuperado, presentado o interpretado.

b. DOCUMENTO DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA

Son creados o recibidos por una Institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos y amparan la realización de un acto administrativo inmediato.

Su baja debe de darse de manera inmediata al terminó de su utilidad o una vez concluida su vigencia, el encargado del Archivo de Trámite de cada Unidad Administrativa registrará el formato de Inventario de Transferencia Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata y de Apoyo Informativo, la responsable de la Coordinación de Archivos mediante sesión ordinaria notificara al presidente del Comité de Información, la relación de las Unidades Administrativas que iniciarán trámite de baja documental, mediante una Acta de Hechos firmada por la Coordinadora de Archivos, el responsable del Archivo de Concentración y el representante del Órgano Interno de Control se procederá a formalizar la baja documental, la Coordinadora de Archivos mediante escrito solicitará al Coordinador de Donaciones del "Programa Recicla para leer" de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos la programación de fecha para recoger las cajas ubicadas en el archivo de concentración.

c. DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO

Los documentos de apoyo informativo No se consideran documentos de archivo, generalmente son ejemplares múltiples que proporcionan información, no son originales: se trata de ediciones o copias, Por lo general no se consideran patrimonio documental y se destruyen una vez que ya no son útiles, no se transfieren al Archivo de Concentración. Generalmente son aquellas carpetas que se integran por documentos sueltos de control interno temporal, tales como:

• Los controles de correspondencia de entrada y salida, a excepción de los consultivos que integran los documentos, correspondencia y oficios firmados por el mismo funcionario

• Las carpetas que contengan documentos sin interrelación alguna

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• Las carpetas donde se integran copias de documentos que ya se encuentran en un expediente de archivo, tales como aquellos que reúnen copias de talonarios, de faxes, de vales al almacén, de fotocopias o tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida del personal, entre otros;

• Las carpetas con copias simples de diversos temas; • Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno y • Revistas, periódicos, Diario Oficial de la Federación, publicaciones u otro tipo de

documento que no formen parte del documento de archivo, es decir, cuando se trate de conjuntos de documentos similares o de semejante que no reflejan una acción o trámite.

La Coordinación de Archivos como área normativa en materia de administración de documentos, revisará la solicitud de baja de este tipo de documentos y los inventarios correspondientes y procederá a solicitar el dictamen de baja documental.

d. DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

De conformidad con el capítulo IV, de los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal, se entenderá por documentos electrónicos aquellos que están conformados por información cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse y sus componentes son:

• Contenido o datos informativos del documento • Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido • Metadatos, es decir, datos del documento sobre algunas de sus características (firma,

sellado de tiempo, formato, productor, título) y sobre su contextualización dentro del expediente electrónico al que pertenece.

• Trazabilidad (modificaciones, acceso, bitácora de eventos)

Un expediente electrónico es la unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo electrónicos sobre un determinado asunto, actividad o trámite ordenados conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística de las instituciones, cuya gestión desde su producción, tratamiento archivístico, conservación, servicio y disposición final se ejecuta mediante el sistema automatizado de gestión y control de documentos.

Los componentes del expediente electrónico son:

• Documentos electrónicos

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. ·t N4 .· CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE (�¡f\ DOCUMENTOS, ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE \\�J�\l-l LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

• Metadatos (datos del expediente) • Foliado electrónico • Trazabilidad del expediente (modificaciones, acceso, etec)

Las Unidades Administrativas de acuerdo con sus atribuciones y funciones:

a. Definirán las políticas de respaldo, depuración y conservación de los documentos electrónicos generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificar los como documentos de archivo asegurando la identidad e integridad de la información;

b. Aplicaran las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales que resulten aplicables o sirvan de referencia,

c. Deberán contar con un programa de seguridad de la información y migración de los documentos electrónicos, de acuerdo con sus recursos, El uso y aplicación del correo electrónico, tendrá lugar en los términos que determine el departamento de Tecnologías de la Información, en ejercicio de las atribuciones que le corresponden, resultando aplicables respecto de la administración y resguardo de información que obre en medios electrónicos, las normas internas y demás disposiciones que en términos de las disposiciones aplicables sean aprobadas para tal efecto.

d. Los documentos electrónicos deberán ser clasificados en términos del Cuadro General de Clasificación Archivística y administrados conforme a los valores y vigencias documentales establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.

e. Clasificar los documentos de archivos electrónicos con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al Cuadro General de Clasificación Archivística.

El departamento de Tecnologías de la Información deberá de:

a. Establecer un programa de seguridad de la información, en los términos que señalen las disposiciones aplicables, así como implementar, operar, monitorear y mejorar los procesos y sistemas relativos a la autenticidad, integridad y preservación de la misma, basados en la adecuada gestión de riesgos.

b. Utilizar como soporte de almacenamiento para los documentos de archivo electrónicos, equipos institucionales de almacenamiento administrados por el departamento que

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cumplan con las características de seguridad de la información establecidas en las disposiciones aplicables en la materia.

c. Establecer una estrategia de conservación de los documentos electrónicos a corto, mediano y largo plazo para que puedan ser recuperados de manera reconocible y hacer uso de ellos, contemplando los tres componentes convencionales de todo documento (contenido, contexto y estructura).

e. DIGITALIZACIÓN

a. Antes de emprender un proyecto de digitalización se debe de contar con el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental validados por el Archivo General de la Nación considerando las razones por las cuales se quiere digitalizar una colección antes de que el proyecto inicie.

b. Todos los grupos documentales sujetos a digitalizar deben de estar organizados (identificados, clasificados, ordenados y descritos) con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística y deben haber sido valorados conforme a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental

c. La planificación detallada para la viabilidad de un proyecto de digitalización debe de estar precedida por un riguroso análisis tanto legal, de costo-beneficio y de tiempo. Se deben de indicar claramente los beneficios esperados frente al costo de la inversión a realizar.

X. EXPEDIENTES

a. APERTURA E INTEGRACIÓNDEL EXPEDIENTE

Un expediente de archivo se abrirá cuando:

l. No existan antecedentes del asunto en el archivo de trámite de la Unidad Administrativa de la que se trate;

11. Cuando se trate un nuevo asunto o materia; 111. Cuando la materia o asunto de que se trate el documento, exista en el archivo

correspondiente, pero no corresponda a la gestión gubernamental actual, es decir, cuando se trate de temas o materias que corresponden a períodos gubernamentales diferentes. Los expedientes de archivo se integrarán invariablemente por asunto;

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0!�., I LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGIA

En la integración de un expediente de archivo se deberá considerar que los documentos:

i. Tengan relación entre sí ya sea por el asunto, materia, tipo documental o el carácter de la información que contienen. Por el carácter técnico sustantivo o conforme a funciones administrativas internas. Es decir, se abrirán expedientes con documentación y correspondencia relacionada entre sí, sobre los temas y programas sustantivos del área generadora.

ii. Los documentos se integrarán secuencialmente conforme se generen (copia de los mismos) o se reciban (originales).

iii. Los documentos de archivo deberán estar completos con anexos o documentos técnicos que se mencionen en la correspondencia del mismo. Todo documento técnico o anexo de otro tipo contara con la identificación de la Unidad Administrativa que lo emite, así como, con la fecha de elaboración; los documentos a que haga mención la correspondencia sin importar el soporte en que se encuentren plasmados, disquetes, fotografías, CD, revistas o publicaciones, se integrarán al expediente; de ser necesario utilizando para ello sobre o carpetas que se adhieran al expediente; y no contarán con clips para evitar su maltrato.

iv. Las copias de oficios cuenten, en su caso, con el número de oficio, fecha, nombre y cargo del servidor público responsable de su envío, así como su firma.

v. En los casos en que se integre al expediente correos electrónicos impresos, éstos deberán contar con la información completa acerca del remitente, destinatario, fecha de elaboración y envío, asunto, así como el nombre y la firma autógrafa de quien lo recibe e indica que se archive en formato de papel, de ser el caso se impartirá en el correo electrónico impreso sello de entrada

vi. Los borradores que se integren cuenten con la fecha de elaboración de los mismos; vii. Los documentos de archivo deberán de estar contenidos en las carpetas azules y

deberán respetar el grosor de la misma con el propósito de que su manejo sea ágil. De rebasar dicho grosor se abrirán legajos en forma progresiva, se deberá requisitar las portadas tanto exterior como interior y la ceja de la carpeta para su clasificación.

viii. En el caso de los documentos de archivo contenidos en carpetas lexfort, deberán de respetarse el grosor de la misma, evitando el deterioro de los documentos contenidos en la misma, respetando la portada exterior e interior para su clasificación, posteriormente se utilizarán

ix. Los documentos de archivo que corresponden al expediente único de personal estarán contenidos en carpetas tamaño oficio para dar cumplimiento a los

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Lineamientos para la Integración, manejo y conservación del expediente único de personal con Sl,I carátula de identificación

x. Los documentos serán numerados conforme se integran al expediente, se recomienda que el número de folios o páginas se anote con lápiz en el anverso del expediente y se actualice conforme se integran documentos. Una vez cerrado el expediente se realizara el expurgo e integración de los documentos que sean necesarios para que se realice el foliado correspondiente, debiendo anotar con tinta el número de fojas en la carátula del mismo.

Los soportes de los documentos que se integran a un expediente de archivo deben, necesariamente, tener relación con un mismo tema o asunto, los documentos que no estén relacionados con un asunto a materia se considerarán documentos de comprobación administrativa inmediata ó de apoyo informativo, debiendo observarse respecto de los mismos un periodo de resguardo temporal en términos de lo dispuesto por el numeral IX de los presentes Criterios.

XI.REGISTRO Y DESCRIPCIÓN DEL EXPEDIENTE ARCHIVO

El propósito de registrar un expediente en el Inventario General de Archivo de Trámite, es el de asentar que éste forma parte de los archivos del Instituto Nacional de Cancerología con información confiable y relevante para sustentar las tareas que cada Unidad Administrativa tiene asignadas. Por lo que se deberá describir en la carátula del mismo la mayor información posible para su mejor manejo, así como para el desarrollo del inventario que facilite su control y acceso.

El registro y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación de datos, facilitará el control y ubicación en los archivos dentro de la unidad administrativa en particular y dentro de la dependencia general, al incorporarse su registro a una base de datos de la dependencia.

En atención al artículo 44 del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental se deberá efectuar un registro de los elementos de descripción de cada expediente de archivo en un sistema para el registro de archivos el cual deberá de incluir al menos tt ••••• los procesos para el registro y captura, la descripción desde el grupo general, subgrupo y expediente, archivo, preservación, uso y disposición final, entre otros que resulten relevantes."

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Sistema que nos permitirá contar con un inventario general que describa las series documentales y expedientes de un archivo, el registro se elaborará en una base de datos en Excel con 31 elementos descriptivos llamado Sistema de Registro de Archivos, en el cual se consignarán cada uno de los datos del expediente.

Todos los expedientes de archivo deberán incluir en su portada, guarda exterior o carátula, datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación y Catálogo de Disposición Documental del Instituto Nacional de Cancerología, el marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:

El marcado de identificación del expediente debe de contener como mínimo los siguientes elementos:

1. Nombre de lncan o logotipo. (Fondo); 2. Nombre de la Unidad Administrativa. (Sección); 3. Serie documental, rubro temático o asunto sustantivo; 4. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie

documental identifica a cada uno de sus expedientes; S. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; 6. Asunto (resumen o descripción del expediente); 7. Valores documentales primarios (administrativo, legal, contable o fiscal) o secundarios

(históricos); 8. Vigencia documental (de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del

lncan) 9. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas

en el expediente una vez que éste ha sido cerrado, y 10. Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o

confidenciales, deberán contener, además , la leyenda de clasificación conforme a lo establecido por los Lineamientos de Clasificación, expedidos por el Instituto y publicados en el Diario Oficial de la Federación del 18 de agosto del 2003.

En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a los puntos 3, 4 y S.

Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, deberán contener, además, la leyenda de clasificación conforme a lo establecido por los Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la

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1 CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

DOCUMENTOS, ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

Información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, expedido por el Instituto y publicados en el Diario Oficial de la Federación el 18 de agosto de 2003.

(Ver apartado de carátulas)

Al nombrar a un expediente se contemplará que:

• Cada expediente de archivo cuente con un título único. La diferencia del título podrá determinarse por el nombre de la persona física o moral;

• El título deberá reflejar su contenido; • No se asignen nombres por afinidad al área donde se generan, ya que no

necesariamente son reflejo del contenido del expediente; • El título sea similar en estructura y nombre a expedientes de archivo que tienen

relación entre sí; • La información más importante del título del expediente vaya al principio, y • El título refleje su contenido.

Para la identificación del expediente es requisito indispensable contar con una nomenclatura homogénea, por lo que la composición de esta deberá contener las siglas del Instituto Nacional de Cancerología, la Serie documental correspondiente al Cuadro General de Clasificación Archivística, el título del tema y el No. De identificador y el año de su apertura; todos estos datos separados por una diagonal, tal como se establece en el siguiente ejemplo:

INCan/8C.16/Plan Anual de Desarrollo Archivístico/01-2015

En donde:

INCan: Instituto Nacional de Cancerología

8C.16 : Serie documental de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística

a) 8C: Sección b) .16: Clasificador con el que se identifica la serie c) Plan Anual de Desarrollo Archivístico: Tema que identifica el expediente d) 01: Número de expediente clasificado e) 2015: Año de apertura

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XII.CARÁTULAS PARA IDENTIFICAR EXPEDIENTES

Con el fin de homologar la imagen institucional del INcan en la aplicación de las carátulas y

lomos de los expedientes de archivo generados en esta dependencia y dar cumplimiento al lineamiento decimoquinto de los Lineamientos de Organización (DOF 20/02/2004), y al lineamiento cuadragésimo segundo de los Lineamientos de Clasificación (DOF 18/08/2003), en los que se señalan los datos mínimos de identificación que deben de tener los expedientes de archivo, la Coordinación de Archivo elaboró la carpeta azul que contempla la carátula exterior e interior cumpliendo con lo señalado en la normatividad en materia de archivos.

Por lo anterior, todos los expedientes de archivo que se generen en el lncan, deberán de identificarse con la carpeta azul, misma que no podrá modificarse, por lo que deberá de respetarse su diseño y los datos que contemplan.

La Coordinación de Archivos, proporcionará la cantidad de carpetas a utilizar de acuerdo a lo solicitado por el encargado del archivo de trámite en el mes de diciembre del año en curso.

XII. IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES POR ETIQUETA DE COLOR

Resultado de los trabajos efectuados en conjunto con los encargados de los archivos de trámite de las Unidades Administrativas de Contabilidad, Empleo, Tesorería, Adquisiciones y departamento de Educación en Enfermería y Paramédicos mediante minutas de trabajo, se determinó que en relación a los expedientes que contienen pólizas contables el expediente se identificara por una etiqueta de color de la siguiente forma:

• Póliza de Diario (consecutivas 13, 17,37,38 y 39) color verde limón

• Póliza de Diario 44 (Transferencias) color rosa

• Póliza de Egresos color café

• Póliza de Ingresos color naranja

• Los libros contables permanecerán empastados para cumplir con lo solicitado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Departamento de Empleo:

• Formatos de pago color naranja

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• Pagos de ayuda color rojo

• Recibos de nómina Ordinaria y Extraordinaria, color asignado por el año en curso.

Departamento de Tesorería:

• Nómina de pago de personal, color asignado por el año en curso.

Departamento de Adquisiciones:

• Adquisiciones, color asignado por el año en curso.

Respetándose los colores y periodos de guarda que indica el Catálogo de Disposición Documental.

Departamento de Educación en Enfermería y Paramédkos

• Congresos y cursos de actualización y capacitación en enfermería oncológica (cursos mensuales para personal de enfermería) color naranja

• Congresos y cursos de actualización y capacitación en enfermería oncológica (Sesiones Generales para enfermería) color Rosa

• Congresos y cursos de actualización y capacitación en enfermería oncológica (Especialidad en enfermería oncológica) color Uva

• Congresos y cursos de actualización y capacitación en enfermería oncológica (Servicio Social) color Rojo

• Congresos y cursos de actualización y capacitación en enfermería oncológica (Prácticas Clínicas) color Verde

XIII.FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS

El foliado de los expedientes se realizará al cierre, es decir, cuando su trámite haya finalizado y ya no será integrado ningún otro documento. Previa a la foliación, se deben de tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. La documentación debe estar previamente clasificada 2. La documentación debe de estar previamente ordenada

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3. El orden de integración de los documentos del expediente deberá respetar el orden de los trámites que dieron lugar a su producción. El orden más común es el cronológico, en el cual el numero 1 corresponderá al primer documento del folio del documento que dio inicio al trámite y corresponde a la fecha más antigua.

4. Se deberá realizar un expurgo de la documentación que se va a foliar, retirando las copias innecesarias, documentos duplicados u hojas en blanco

5. Cada uno de los expedientes se deberá foliar de manera continua, en caso de que el

expediente este dividido en dos o más legajos la foliación se realizará de tal forma que el segundo legajo será la continuación del primero y así sucesivamente.

Procedimiento

• Se enumerará de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números; en el entendido de un folio corresponderá a una hoja

• Se deberán utilizar únicamente números, no se podrán utilizar suplementos alfabéticos o "bis"

• El folio se colocará en la esquina superior derecha de la cara frontal de la foja en el mismo sentido de su texto

• El número del folio debe de ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco del documento, evitando alterar sellos, membretes, textos o numeraciones originales

• No se foliaran los índices del expediente ni sus separadores.

• Los planos, mapas, etc. que formen parte del expediente deberán llevar el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados.

• No se foliaran documentos en soportes distintos al papel, tales como CD's, videos, etc.

XIV. CONTROL DE PRÉSTAMO

De conformidad con lo dispuesto por el Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Transparencia, proceso 6.6.1 Préstamo y consulta de archivo de trámite y 6.6.2 Seguimiento del Préstamo de Archivo de trámite, el lncan elaboró el formato denominado "Vale de Préstamo de expedientes de archivo de trámite", con su respectivo instructivo.

Los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales serán debidamente custodiados y conservados. Para tal efecto, deberán conservarse en espacios cerrados y bajo llave.

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Los expedientes prestados quedaran bajo la responsabilidad del solicitante, quien deberá devolverlo de manera íntegra

XV. DEL REGISTRO DE SERVIDORES PÚBLICOS QUE TIENEN ACCESO A

LOS EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS RESERVADOS Y CONFIDENCIAL.

De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos Art. 19 fracción 111.

El área Coordinadora de Archivos debe de asegurarse de que se cuente con los registros de firmas actualizados, los Titulares de las Unidades Administrativas darán a conocer los nombres de los servidores públicos que tendrán acceso a los expedientes y documentos reservados, quienes quedarán registrados en el "Catálogo de Firmas de Servidores Públicos acreditados de Información Reservada y Confidencial".

XVI. LIBERACIÓN DE NO EXISTENCIA DE PRÉSTAMO DE LOS ARCHIVOS

DEL INSTITUTO

De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos Art. 20

El área Coordinadora de Archivos y la Subdirección de Administración y Desarrollo de personal instrumentaron el formato denominado "Liberación de no existencia de préstamo de los Archivos del Instituto", para garantizar que los servidores públicos que causen baja o se separen de su empleo, cargo o comisión devuelvan los expedientes que hayan solicitado al archivo de trámite de su Unidad Administrativa o de concentración, en su caso al histórico.

XVIII. ACTA DE ENTREGA DE RECEPCIÓN

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Federal de Archivos Art. 23. Los servidores públicos federales que deban elaborar una Acta de Entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión en términos del acuerdo emitido por la Secretaria de la Función Pública, deberán de entregar a quienes lo sustituyen en sus funciones, los archivos organizados e instrumentos de consulta y control archivístico que se encontraban bajo su custodia.

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Si a la fecha en que el servidor público se separa del empleo, cargo o comisión no existe nombramiento o designación al servidor público que lo sustituirá, la entrega del Informe se hará al servidor público que se designe para tal efecto.

Los servidores públicos al entregar y recibir su encargo, deberán verificar que los expedientes que integran sus archivos, correspondan a las Series documentales relacionadas con la Guía Simple de archivos, de acuerdo al Art. 4 del Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

XVIII. INFRACCIONES, SANCIONES Y OBLIGACIONES EN MATERIA DE

ARCHIVOS.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Federal de Archivos:

Artículo 7 Bajo ninguna excepción los servidores públicos podrán sustraer documentos de archivo al concluir su empleo, cargo o comisión.

Artículo 54 Sin perjuicio de las sanciones penales o civiles que correspondan, son causa de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley y son las siguientes:

l. Hacer ilegible, extraer, destruir, ocultar, inutilizar, alterar, manchar, raspar, mutilar total o parcialmente y de manera indebida, cualquier documento que se resguarde en un archivo de trámite, de concentración o histórico.

11. Extraer documentos o archivos públicos de su recinto para fines distintos al ejercicio de sus funciones y atribuciones;

111. Trasladar fuera del territorio nacional archivos o documentos públicos declarados patrimonio documental de la nación, sin la anuencia del Archivo General de la Nación;

IV. Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad o posesión de archivos o documentos públicos;

V. Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de los archivos históricos sin causa justificada;

VI. Poner en riesgo la integridad y correcta conservación de documentos históricos; VII. Actuar con negligencia en la adopción de medidas de índole técnica, administrativa,

ambiental o tecnológica para la adecuada conservación de los archivos; VIII. No dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 7 de la presente Ley; y IX. Omitir entregar algún archivo o documento bajo su custodia al separarse de un empleo,

cargo o comisión.

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Artículo 55 Los servidores públicos que contravengan esta Ley y sus disposiciones reglamentarias se harán acreedores a las medidas de apremio y sanciones establecidas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Las responsabilidades administrativas serán independientes de las del orden civil o penal que procedan.

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

Artículo 63 Serán causas de responsabilidad administrativa de los servidores públicos por incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley las siguientes:

l. Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión;

11. Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las solicitudes de acceso a la información o en la difusión de la información a que están obligados conforme a esta Ley;

111. Denegar intencionalmente información no clasificada como reservada o no considerada confidencial conforme a esta Ley;

IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las características señaladas en esta ley. La sanción sólo procederá cuando exista una resolución previa respecto del criterio de clasificación de ese tipo de información del Comité, el Instituto, o las instancias equivalentes previstas en el art. 61;

V. Entregar información considerada como reservada o confidencial conforme a lo dispuesto por esta Ley;

VI. Entregar intencionalmente de manera incompleta información requerida en una solicitud de acceso, y

VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por los órganos a que se refiere la fracción IV anterior o el poder Judicial de la Federación.

La responsabilidad a que se refiere este artículo o cualquiera otra derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley, será sancionada en los términos de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

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La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia en las conductas previstas en las fracciones I a VI de este Artículo, serán consideradas como graves para efectos de su sanción administrativa.

Artículo 64 Las responsabilidades administrativas que se generen por el incumplimiento de las obligaciones a que se refiere el Artículo anterior, son independientes de las del orden civil o penal que procedan.

XIX. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Es la acción de integrar en un soporte documental, la documentación que corresponda a un solo asunto de la Unidad Administrativa de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental y que deberá exponer la identificación del mismo, esto es contar con una carátula de descripción y que este inventariado en un sistema de registro de archivos.

El Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en su artículo 26, establece que los "Los titulares de las Unidades Administrativas de las dependencias y entidades llevarán a cabo la clasificación de la información en el momento que:

l. Se genere, obtenga, adquiera o transforme la información, o 11. Se reciba una solicitud de acceso a la información, en el caso de documentos que no

se hubieran clasificado previamente.

La clasificación podrá referirse a un expediente o a un documento;

La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en su artículo 3 establece como:

111. Datos Personales: Cualquier información concerniente a una persona física identificada o identificable;

IV. Documentos: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registre que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos·

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podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico;

Considerando que la información gubernamental es pública y la clasificación de la misma se justifica estrictamente por excepción, las Unidades Administrativas que clasifiquen como reservada la información, deberán observar lo siguiente:

1. Conforme al Lineamiento Primero de los Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, los titulares de las Unidades Administrativas de las dependencias y entidades, clasificarán como reservada o confidencial la información que posean, la desclasificarán y generarán, en su caso versiones públicas de expedientes o documentos que contengan partes o secciones reservadas o confidenciales.

2. Para fundamentar la clasificación de la información, deberá señalarse en el documento y/o expediente, el o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le otorgan el carácter de confidencial y/o reservada a la información de que se trate. En el caso de información reservada, deberá, asimismo, establecerse el período de reserva, atendiendo a lo dispuesto por el numeral X.2 de este documento. La información confidencial permanecerá como tal por tiempo indefinido, salvo lo dispuesto en el artículo 19 de la Ley y en el Lineamiento Trigésimo de los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación.

3. Los titulares de la Unidades Administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones, tengan acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales. Así mismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos, tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de la información clasificada;

4. En el intercambio de información entre sujetos obligados para el ejercicio de sus atribuciones, los documentos y/o expedientes deberán señalar la clasificación, en su caso; y prevalecerá sobre ésta, la fecha de clasificación y el periodo de reserva que obra en la carátula del expediente.

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S. Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán identificar conforme al Lineamiento Trigésimo Octavo de los Lineamientos de Clasificación, los documentos o expedientes conforme al modelo de leyenda que la dependencia establezca para tal fin, mismo que deberá de contar con los elementos mínimos establecidos por los referidos Lineamientos;

6. Los documentos y/o expedientes que contengan información clasificada como reservada y/o confidencial deberán de contar con la firma autógrafa del Titular de la Unidad Administrativa que clasifica.

7. En el caso de los documentos que contengan información clasificada como reservada y/o confidencial, se deberá colocar la leyenda de identificación correspondiente en la pestaña del expediente, y

8. En los expedientes que por su naturaleza sean en su totalidad reservados o confidenciales, o tengan partes o secciones reservadas y/o confidenciales, se deberá colocar en su guarda exterior la leyenda de identificación en apego a las disposiciones legales y normativas aplicables.

9. Una vez desclasificados los documentos y/o expedientes, deberá de señalarse la fecha de desclasificación conforme lo establece el Lineamiento cuadragésimo de los Lineamientos de Clasificación.

XIX.1 INFORMACIÓN PÚBLICA

Se considera información pública toda la que emane o esté en posesión de cualquier organismo público, sea o no estatal, salvo las excepciones o secretos establecidos por la Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, así como las informaciones reservadas confidenciales.

Se presume pública toda información producida, obtenida, en poder o bajo control de los sujetos, con independencia del soporte en el que estén contenidas; por lo que de acuerdo al artículo 7 de la Ley Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

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[' 1



XIX.2 INFORMACIÓN RESERVADA

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley y, en los Lineamientos de Clasificación, se considerará como información reservada:

Aquélla cuya difusión pueda:

• Comprometer la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional;

• Menoscabar la conducción de las negociaciones o bien, de las relaciones internacionales, incluida aquella información que otros estados u organismos internacionales entreguen con carácter de confidencial al Estado Mexicano;

• Dañar la estabilidad financiera, económica o monetaria del país; • Poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona, o

• Causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de la justicia, la recaudación de las contribuciones, las operaciones de control migratorio, las estrategias procesales en procesos judiciales o administrativos mientras las resoluciones no causen estado.

También se considerará como información reservada:

• La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial, reservada, comercial reservada o gubernamental confidencial;

• Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal;

• Las averiguaciones previas;

• Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado;

• Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o

• Las que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada.

Las Unidades Administrativas, que por sus funciones reciban y/o guarden información clasificada como reservada por otro Unidad Administrativa, serán responsables de custodiar dicha información y resguardarla durante el periodo de reserva establecido por la Unidad Administrativa generadora de la información, haciendo hincapié en que únicamente la Unidad

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Administrativa generadora será la responsable de incorporar la misma al Índice de expedientes reservados.

El período máximo de reserva será de doce años y los titulares de las Unidades Administrativas se asegurarán de mantener dicha condición por el tiempo que subsistan las causas que dieron origen a la clasificación. Para establecer dicho período, los titulares de cada unidad administrativa tomarán en cuenta las circunstancias de modo, tiempo y lugar relacionadas con la información al momento de su clasificación;

El período de reserva correrá a partir de la fecha en que se clasifica el expediente o documento según corresponda.

Cuando concluya el período de reserva o las causas que hayan dado origen a la reserva de la información a que se refieren las averiguaciones previas y los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos; dicha información podrá ser pública, protegiendo la información confidencial que en ella se contenga;

No podrá invocarse el carácter de reservado cuando se trate de la investigación de violaciones graves de derechos fundamentales o delitos de lesa humanidad.

Excepcionalmente, se podrá solicitar al Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, a través del Comité de Información la ampliación del periodo de reserva, siempre y cuando justifiquen que subsisten las causas que dieron origen a su clasificación.

XIX.3 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

De conformidad con lo establecido por la Ley y, en los Lineamientos de Clasificación, se considerará como información confidencial:

l. La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el Artículo 19 de la Ley, y

11. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los términos de esta Ley

No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público.

Cuando los particulares entreguen a los sujetos obligados la información a que se refiere la fracción I del artículo 18 de la Ley, deberán señalar los documentos que contengan información

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confidencial, reservada o comercial reservada, siempre que tengan el derecho de reservarse la información, de conformidad con las disposiciones aplicables.

En el caso de que exista una solicitud de acceso que incluya información confidencial, los sujetos obligados la comunicarán siempre y cuando medie el consentimiento expreso del particular titular de la referida información confidencial.

Los Titulares de las Unidades Administrativas deberán asegurarse que la documentación que sea entregada, bajo los supuestos del párrafo anterior, se resguarde como confidencial de manera permanente, identificando el expediente que contenga dicha información con la leyenda correspondiente.

De igual forma, los documentos y expedientes clasificados como confidenciales no podrán difundirse si no media en cada caso, el consentimiento del titular de conformidad con el artículo 41 del Reglamento de la Ley, sin perjuicio de las excepciones establecidas en la Ley, su Reglamento y los Lineamientos de Clasificación.

La información clasificada como confidencial, deberá permanecer en ese estado durante el mismo tiempo que obre el expediente y/o documento en poder de la Dependencia.

Los Titulares de las Unidades Administrativas que tengan información clasificada como confidencial deberán de observar lo establecido en los Lineamientos sobre Datos Personales, reportando ante la Unidad de Enlace del Instituto Nacional de Cancerología, los sistemas de datos personales que tengan bajo su responsabilidad.

A efecto de determinar si la información que posee una dependencia o entidad constituye un dato personal, deberán cumplirse las siguientes condiciones:

1) Que la misma sea concerniente a una persona física, identificada o identificable, y 2) Que la información se encuentre contenida en sus archivos.

Los sistemas de datos personales podrán distinguirse entre físicos y automatizados, definiéndose cada uno de ellos de la siguiente forma:

a) Físicos: Conjunto ordenado de datos que para su tratamiento están contenidos en registros, manuales, impresos, sonoros, magnéticos, visuales u holográficos, y

b) Automatizados: Conjunto ordenado de datos que para su tratamiento han sido o están sujetos a un tratamiento informático y que por ende requieren de una herramienta tecnológica específica para su acceso, recuperación o tratamiento.

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En el tratamiento de datos personales, las Unidades Administrativas deberán observar los principios de licitud, calidad, acceso y corrección de información, seguridad, custodia y consentimiento para su transmisión.

De acuerdo con los Lineamientos sobre Datos Personales, las Unidades Administrativas deberán atender las siguientes disposiciones:

Se deberá hacer del conocimiento del titular de los datos, al momento de recabarlos y de forma escrita, el fundamento y motivo para la difusión de los datos así como las causas por las cuales se requiere su autorización.

Se deberán adoptar las medidas necesarias para garantizar la integridad, confiabilidad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales mediante acciones que eviten su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado.

En el momento en que se recaben datos personales, cada Unidad Administrativa deberá hacer del conocimiento al titular de los datos tanto en los formatos físicos como en los electrónicos utilizados para ese fin, lo siguiente:

a) La mención de que los datos recabados serán protegidos en términos de lo dispuesto por la ley;

b) El fundamento legal para ello, y c) La finalidad del Sistema de datos personales.

El modelo para informar al titular de los actos personales cuyo consentimiento sea requerido para su difusión, deberá contener cuando menos las características del que a continuación se cita a manera de ejemplo:

Los datos personales recabados serán protegidos y serán incorporados y tratados en el Sistema de datos personales (indicar nombre 1),. con fundamento en (indicar 2) y cuya finalidad es (describirla 3),. el cual fue registrado en el listado de sistemas de datos personales ante el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública ( },. y podrán ser transmitidos a (indicar 4),. con la finalidad de ( indicar5},. además de otras transmisiones previstas en la Ley. La Unidad Administrativa responsable del sistema de datos personales es (indicarlo 6),. y la dirección donde el interesado podrá ejercer los derechos de acceso y corrección ante la misma es (indicarla 7).

Lo anterior se informa en cumplimiento del Decimoséptimo de los Lineamientos de Protección de Datos Personales, publicados en el Diario Oficial de la Federación (incluir fecha 8).

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1 Indicar el nombre del sistema de datos personales

2 Indicar el fundamento legal que faculta a la dependencia o entidad para recabar los datos personales en el sistema de datos personales

3 Describir la finalidad del sistema de datos personales

4 Indicar las personas u organismos a los que podrán transmitirse los datos personales contenidos en el sistema de datos personales.

5 Describir la finalidad de la transmisión

6 Indicar el nombre de la unidad administrativa responsable del sistema de datos personales

7 Indicar la dirección de la unidad de enlace de la dependencia o entidad que posee el sistema de datos personales

8 Anotar la fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación de los presentes Lineamientos

Las Unidades Administrativas que recaben datos personales, a través de un servicio de orientación telefónica, u otros medios o sistemas, deberán establecer un mecanismo por el que se informe previamente a los particulares titulares de dicha información, la finalidad de dicho acto, así como, el tratamiento al cual serán sometidos, cumpliendo con lo establecido por los presentes criterios y demás disposiciones legales y normativas aplicables.

Para la conservación de los datos personales que no contengan valores históricos, científicos, estadísticos o contables, podrán ser dados de baja por las Unidades Administrativas una vez trascurrida la vigencia documental establecida en el Catálogo de Disposición Documental del Instituto Nacional de Cancerología; cuando se trate de datos personales que si contengan dichos valores, la documentación en que obren los mismos podrá ser objeto de transferencias secundarias al archivo de concentración o histórico según corresponda.

Cuando se reciba una solicitud de acceso a un expediente o documentos que contengan información confidencial y el Comité lo considere pertinente, podrá requerir al particular titular de la información su autorización para entregarla, quien tendrá diez días hábiles para responder a partir a partir de la notificación correspondiente. El silencio del particular será considerada como una negativa. No se requerirá el consentimiento de los individuos para proporcionar los datos personales en los siguientes casos:

l. Los necesarios por razones estadísticas, científicas o de interés general siempre y

cuando no puedan asociarse los datos personales con el individuo a quien se refieran.

11. Cuando se transmitan entre sujetos obligados o entre dependencias siempre y

cuando los datos se utilicen para el ejercicio de facultades propias de los mismos 111. Cuando exista una orden judicial

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IV. A terceros cuando se contrate la prestación de un servicio que requiera el tratamiento de datos personales. Dichos terceros no podrán utilizar los datos personales para propósitos distintos a aquellos para los cuales se les hubiera transmitido.

XIX.4 ÍNDICE DE EXPEDIENTES RESERVADOS

En el primer párrafo del artículo 17 de la Ley, establece que las Unidades Administrativas elaborarán semestralmente y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados. Dicho índice deberá indicar la denominación de la Unidad Administrativa que generó la información, la fecha de la clasificación, su fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se reservan. En ningún caso el índice será considerado como información reservada.

En cumplimiento a lo dispuesto por el segundo párrafo del artículo 31 del Reglamento de la Ley y a efecto de mantener dicho índice actualizado, cada Unidad Administrativa lo enviará al Comité de Información, dentro de los primeros diez días hábiles de los meses de enero y julio de cada año. El Comité tendrá un plazo de diez días hábiles posteriores a la fecha de su recepción para su aprobación; transcurrido dicho plazo sin que exista determinación alguna por parte del Comité; se entenderá aprobado.

XX. INSTRUMENTOS DE CONTROL V CONSULTA ARCHIVÍSTICA PARA LA

ORGANIZACIÓN, ADMINISTRACIÓN, CONSERVACIÓN V LOCALIZACIÓN

EXPEDÍTA DE LOS ARCHIVOS.

a. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad, su estructura será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de Fondo, Sección y Serie que

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establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales.

El Cuadro General de Clasificación Archivística es la herramienta para organizar, describir y vincular los documentos de archivo: para compartir expedientes interdisciplinarios ya sea de forma interna o externa a la dependencia y proporcionar el acceso, recuperación, uso y diseminación de los archivos en forma adecuada, a través del establecimiento de políticas de conservación y depuración de archivos.

El Cuadro General de Clasificación Archivística está organizado con base en las funciones y actividades inherentes a la dependencia y refleja las tareas y acciones divididas en aquellas de carácter común a la Administración Pública Federal y en las correspondientes a la competencia y atribuciones de carácter sustantivo de la dependencia. Su forma se basa en la estructura jerárquica y de acuerdo a lo dispuesto por el Reglamento Interior vigente

El Cuadro General de Clasificación Archivística se integra por 16 secciones, las 12 primeras corresponden a funciones comunes de las dependencias del Poder Ejecutivo Federal, identificadas con "C" y 4 Sustantivas identificadas con "S" en el código clasificador que corresponden a las atribuciones sustantivas del Instituto Nacional de Cancerología; atendiendo los siguientes niveles:

Primero: (Fondo) Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica;

Segundo: (sección) cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables, y

Tercero: (serie) división de una sección que corresponde al conjunto documental producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

El sistema de clasificación será por función y actividad, atendiendo a las atribuciones de los servidores públicos.

El sistema de codificación utilizado es numérico basado en el sistema decimal, el código clasificador es un conjunto de símbolos (números y signos gramaticales), que representan los datos específicos de un expediente que estará compuesto por:

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l. Clave presupuesta! asignada a cada Unidad Administrativa y/o representación de acuerdo con el Reglamento interior del Instituto, que representará la sección o área de procedencia del expediente;

2. Cuando las series y/o sub-series documentales, sustantivas y/o comunes, sean

compartidas por diferentes áreas de la misma Unidad Administrativa se deberá de

establecer un determinante de oficina que identifique el área generadora del expediente (Dirección de área, subdirección, jefatura de departamento, etc), mismo que podrá ser numérico o a alfabético y se le denomina: determinante de oficina;

3. El código asignado a la serie o, en su caso, a la sub-serie documental, de conformidad

con el presente instrumento; 4. El número consecutivo otorgado por expedientes generados por una misma serie o sub-

serie documental

S. El año de apertura del expediente, mismo que puede ser consignado en dos o cuatro dígitos, y

6. En la aplicación del código clasificador podrá utilizarse de forma indistinta diagonal (/) o

punto (.) para la separación de cada uno de los campos arriba señalados.

Todos los expedientes deberán estar clasificados y codificados de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Archivística del Instituto Nacional de Cancerología

La Coordinación de Archivos dependiente de la Subdirección de Servicios Generales será la

encargada de fungir como enlace con el Archivo General de la Nación, a efecto de notificar cualquier cambio que se realice al instrumento técnico al que se hace referencia al presente apartado.

Para incorporar nuevas secciones o series las unidades responsables solicitarán su inclusión a la

Coordinación de Archivos, área que en conjunto con la unidad solicitante llevará a cabo el análisis sobre la pertinencia de su apertura.

b. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, las vigencias documentales la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final.

Este catálogo está dividido en dos partes, la primera contiene un listado de secciones

documentales, describe el tipo de información que se pueda clasificar bajo la serie documental

de que se trata, así como el criterio o justificación administrativa, la disposición legal, fiscal o

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contable que sirvió de fundamento para asignar los plazos de conservación, la segunda señala el valor (administrativo, legal, fiscal o contable) de las series documentales que conforman el cuadro de clasificación de archivos del Instituto Nacional de Cancerología, así como sus plazos de conservación en los archivos de trámite de las unidades administrativas y en los de concentración del propio Instituto, las técnicas de selección que se aplicarán en la disposición final de los expedientes, el plazo de reserva asignado a la información cuando ésta se ha clasificado como reservada, la determinación de confidencialidad de la información en su caso.

La aplicación de los plazos de conservación establecidos servirá para prever las transferencias primarias de los archivos de trámite al archivo de concentración, las transferencias secundarias al Archivo Histórico cuando así proceda, así como el trámite de solicitud de valoración y dictamen de destino final ante el Archivo General de la Nación.

El Catálogo de Disposición Documental deberá vincularse al Índice de expedientes reservados que establece el artículo 17 de la Ley.

Los Titulares de las Unidades Administrativas son responsables de enviar durante el mes de enero de cada año, las modificaciones que requieran se efectúen en el Catálogo de Disposición Documental del Instituto Nacional de Cancerología, a la Coordinación de Archivos quien a su vez tramitará su dictaminación y registro ante el Archivo General de la Nación.

c. GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

La Guía Simple es un esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales.

Con el fin de atender lo establecido en el artículo 32 de la Ley, artículo 46 del Reglamento de la ley y el artículo 4º de los Lineamientos de Organización, la Coordinación de Archivos elaboró la Guía Simple de Archivos, misma que se encuentra disponible en la página de intranet del Instituto Nacional de Cancerología y que cumple con la estructura establecida en el instructivo para la elaboración de la Guía Simple emitido por el Archivo General de la Nación.

La Guía Simple deberá estar elaborada por la Unidades Administrativas del Instituto Nacional de Cancerología, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental debiendo contener la descripción básica de las series documentales, la relación de los archivos (trámite y de concentración) y la dirección, teléfono y correo electrónico

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de cada uno de ellos, así como el nombre y cargo del servidor público designado como responsable del archivo de trámite o de concentración según corresponda.

La Guía Simple tiene como objeto facilitar la obtención y acceso a la información pública. Dicha Guía se actualizará anualmente durante el mes de enero y deberá ser remitida al área de la Coordinación de Archivos por los Titulares de las Unidades Administrativas antes del último día hábil del mes de febrero.

La responsable de la Coordinación de Archivos enviará al Comité de Información durante el mes de marzo, el informe en el cual se señale cuales Unidades Administrativas incumplieron en la actualización de este instrumento, debiendo optar las medidas necesarias para exhortarlas al cumplimiento de esta obligación.

XXI. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Se entiende por transferencia, el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro de acuerdo a unos plazos de permanencia establecidos para la documentación en cada uno de ellos. Las transferencias son obligatorias y afectan a toda la documentación testimonio de la actividad gubernamental.

a. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

Las Transferencias primarias se refieren al traslado sistemático y controlado de expedientes cuya vigencia el archivo de trámite ha concluido de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, las actividades destinadas a realizar la transferenda serán por medio de inventarios en formato impreso y electrónico, este procedimiento deberá aplicarse en los Archivos de Trámite de cada una de la Unidades Administrativas quien valorará y seleccionará los documentos y expedientes de las series documentales con el objeto de realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración conforme al Catálogo de Disposición Documental.

Cada unidad administrativa elaborara el o los inventarios para transferir archivos al Archivo de Concentración y cuando así lo requiera, el responsable de archivos solicitará asesoría para el llenado de Inventarios. Una vez elaborados el o los inventarios de transferencia primaria, el responsable de archivos de cada unidad administrativa remitirá vía correo electrónico solicitando su revisión al personal autorizado del Archivo de Concentración quien revisará los

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inventarios de archivos y en un plazo no mayor a 72 horas en días hábiles o hasta tres semanas en inventarios de archivos de gran volumen, se notificará vía correo electrónico al usuario el resultado de la revisión. En su caso, se autorizarán los inventarios y se procederá a la transferencia de archivos o se devolverán para ajustes y se volverán a presentar ante el responsable del Archivo de Concentración para una nueva revisión.

Una vez aprobado el inventario de expedientes la unidad administrativa que corresponda prepara sus cajas de archivos pegando la Cédula de Identificación de cajas a transferir al Archivo de Concentración elaborará oficio de transferencia dirigido al responsable del Archivo de Concentración al cual se deberá anexar dos juegos de inventarios. El responsable del Archivo de Concentración informará vía correo electrónico el día y horario en que será recibido el acervo documental, el día dentro del horario establecido, los responsables de los archivos de trámite de cada unidad administrativa acudirá al Archivo de Concentración con las cajas de archivos y copia del oficio de Transferencia en donde el responsable del Archivo de Concentración llevará a cabo la verificación inicial y otorgará acuse de recibo con la leyenda:

"Se tienen por recibidas cajas, mismas que serán revisadas en su contenido contra inventario. De encontrarse anomalías se reportarán por escrito".

En caso de que el Archivo de Concentración encuentre errores en inventario o en expedientes después de su revisión, éstos serán reportados, mediante oficio, a la unidad administrativa correspondiente a fin de que se lleven a cabo los ajustes, de no recibirse respuesta en un lapso de 30 días hábiles, el Archivo de Concentración se deslinda de cualquier responsabilidad con respecto a lo reportado.

El Archivo de Concentración, de conformidad con el plazo de conservación registrado en el Catálogo de Disposición Documental, revisará los expedientes de transferencia primaria.

Una vez autorizada la transferencia primaria de archivos, éstos serán colocados en cajas de cartón 62 cm de largo x 40 cm de ancho y 28 cm de alto. En el embalaje se observará lo siguiente:

a. Los expedientes se colocarán conforme al orden en el que aparecen en el inventario. b. Los expedientes deberán un grosor máximo de 10 cm. Con el propósito de que su

manejo sea ágil (salvo excepción para los expedientes que correspondan procedimientos seguidos en forma de juicio) de rebasar el grosor se abrirán legajos en forma progresiva.

c. La caja se identificar de acuerdo a la Cédula de Identificación de cajas a transferir al Archivo de Concentración.

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Con el propósito de que los archivos de trámite cuenten con el espacio suficiente para el resguardo del acervo de uso cotidiano podrán solicitar la transferencia primaria de sus expedientes durante los meses de mayo y noviembre de cada año a fin de estar en posibilidades de concretar las transferencias en los meses de junio y diciembre respectivamente.

Para el préstamo de expedientes que se conservan en el archivo de concentración las unidades que transfieren archivos al Archivo de Concentración podrán consultarlos antes de que cumpla su vigencia documental y se proceda su valoración para baja y/o transferencia al Archivo General de la Nación.

A fin de brindar un servicio de préstamo eficiente se deberán tomar en consideración los siguientes lineamientos:

l. Cada unidad administrativa registrará a los servidores públicos cuya firma está autorizada para solicitar préstamos al Archivo de Concentración. Se recomienda que el encargado del archivo de trámite de cada unidad administrativa sea el encargado de efectuar las solicitudes de préstamo.

11. El servicio de préstamo se llevará a cabo de lunes a viernes de 9:00 a 16:00 hrs 111. El tiempo máximo de préstamo será de 30 días hábiles, concluido el plazo, el área

solicitante pedirá por escrito la extensión de préstamo por un máximo de 15 días hábiles. Transcurrido el tiempo de préstamo, y en su caso la extensión y de no haberse realizado la devolución, el responsable del Archivo de Concentración comunicará por escrito a la unidad administrativa que de no devolverse el expediente en un plazo adicional de 15 días hábiles, el Archivo de concentración se deslinda del mal uso que pueda darse a éstos, levantándose el acta de hechos correspondiente. En casos excepcionales la unidad administrativa fundamentará por escrito la extensión del préstamo de expedientes.

IV. Cuando la unidad administrativa no justifique la devolución de un expediente también se notificará de ello a la Coordinación de Archivos y al Comité de información de la dependencia.

V. Los expedientes devueltos deberán reunir las características con las cuales fueron prestados, en caso contrario cuando el o los expedientes prestados sean devueltos en mal estado o incompletos, se informará de ello por escrito a la unidad administrativa, a la Coordinación de archivos y al Comité de Información a fin deslindar responsabilidades del Archivo de Concentración.

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b. TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Es el trámite mediante el cual los expedientes son seleccionados en el Archivo de Concentración para elaborar el inventario de transferencia secundaria y de enviar a dictaminar ante el Archivo General de la Nación y obtener la baja documental de los archivos cuyos valores administrativo, legal, fiscal o contable han concluido.

Para baja definitiva se entenderá la eliminación de aquella documentación que haya preescrito en sus valores administrativo, legal, fiscal o contable y que no contenga valores históricos.

La unidad administrativa generadora de los expedientes que integran los archivos de trámite en el Instituto Nacional de Cancerología, serán las responsables de determinar su situación para tramitar la solicitud de valoración correspondiente.

Se entenderá como baja de archivos obsoletos, la destrucción de los archivos que han dejado de ser útiles en la gestión administrativa del INCan cuya vigencia ha concluido y valores documentales secundarios sean inexistentes, observando para ello lo establecido en los Lineamientos de Organización, la normatividad vigente aplicable y Catálogo de Disposición Documental del INCan, tomando en cuenta además los siguientes criterios:

Los inventarios de baja documental autorizados por el Archivo General de la Nación, deberán conservarse en el archivo de concentración por un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en que se hayan autorizado la baja correspondiente;

A partir de la desclasificación de los expedientes reservados, al plazo de conservación se adicionará hasta por un período igual al de reserva o al que establezca el Catálogo de Disposición Documental del INCan, si éste fuera mayor al primero. Lo anterior a efecto de permanecer como información pública durante el mismo para su consulta.

Los documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información, deberán de conservarse por dos años más a la conclusión de su vigencia documental y la documentación administrativa (copia simple) que obre en las unidades administrativas los encargados de los archivos de trámite resguardaran por un plazo precautorio de acuerdo a su vigencia establecida, procediendo posteriormente a tramitar su baja definitiva.

En razón a lo anterior, el Archivo General de la Nación ha emitido el instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del Gobierno Federal, que se encuentra en la

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página de internet www.agn.gob.mx para su consulta y aplicación, este trámite se llevará a cabo conforme al procedimiento establecido por la Coordinación de Archivos, en apego a las disposiciones legales y normativas que resulten aplicables.

C. DONACIÓN DE PAPEL ANTE LA COMISIÓN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITO

Cuando la documentación ha concluido sus vigencias documentales y dejó de tener uso para la institución es considerado como desecho de papel y deberá tramitarse la donación de papel ante la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuito, la Coordinación de Archivos será la encargada de notificar al Comité de Información las solicitudes de baja documental de Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata por parte de la unidades administrativas para continuar con el trámite correspondiente considerando los siguientes documentos:

• Oficio para notificar al Órgano Interno de Control para revisar los documentos con el Inventario de transferencia de documentos de comprobación administrativa inmediata

• Acta de Hechos • Oficio de solicitud para la donación de papel al programa de recicla para leer de la

Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos • Acta de Entrega recepción de Bienes Muebles que dona el Instituto Nacional de

Cancerología a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuito.

XXII. INTERPRETACIÓN V DIFUSIÓN DE LOS CRITERIOS

Los casos no previstos en los presentes Criterios, así como, la interpretación de los mismos corresponderán para efectos administrativos a la Coordinación de Archivos adscrita a la Subdirección de Servicios Generales. Lo anterior sin perjuicio de las atribuciones que de conformidad con la legislación y normatividad vigentes correspondan al Archivo General de la Nación y al Instituto Nacional de Acceso a la información Pública y Protección de Datos, debiéndose aprobar las modificaciones o adhesiones que a esta se hagan por el Comité de Información del Instituto Nacional de Cancerología.

Los Titulares de las unidades administrativas, a través de sus responsables de archivos de trámite, deberán de proveer lo necesario a sus respectivas unidades para que se dé amplia difusión de este documento y se cumpla con los presentes criterios, a partir de que entren en vigor.

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Corresponde al Comité de Información su autorización el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos; así como de los expedientes que contengan información y documentación clasificada como reservada y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad, en cumplimiento al artículo 12 fracción 11.

Así como supervisar la aplicación de los presentes criterios, en cumplimiento del artículo 29 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

XXIII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERO.- En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 43 del Reglamento de la Ley, los presentes Criterios serán publicados para su consulta por cualquier interesado en el Portal de Obligaciones de Transparencia del INCan, a más tardar dentro de los diez días hábiles siguientes a su emisión por el Comité de Información.

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ANEXOS

59



PORTADA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE CLASIFICADO

IN Can Instituto Nacional de Cancerología

60



CARÁTULA INTERIOR DEL EXPEDIENTE CLASIFICADO

FONOO: INCAN

SECCIÓN:

SERIE:

EXPEDIENTE:

FECHAD.E APERTURA DEL EXPEDIENTE:

FECHA. DE CIERRE DEL EXPEDIENTE;

ASUNTO:

VALORES DOCUMENTALES:

VIGENCIA DOCUMENTAL:

NtlMERO DE HOJAS:

FECHA DE CLASIFICACIÓN;

UNIDAD ADMINISTRATJVA:

RESERV.ADA:

PERIODO DE RESERVA:

FUNDAMENTO LEGAL:

AMPLIACtóN DEL PERIODO DE RESERVA:

CONFIOENCIAL:

FtJNDAMENTO LEGAL:

RÚBRICA DEL TITULAR DE LA UNIDA{') ADMINISTRATIVA:

FECHA DE DESCLASIFlCACIÓN:

PARTES O SECCIONES RESERVADAS O CONFIDENCIALES:

RÜBRICA Y CARGO DEL SERVIDOR PÚBLICO:

L ( )

61



VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

INSTITUTO NACIONAL OE CANCEROLOGÍA DIP.ECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

SU80!RECCION DE SERV!ClOS GENERALES COOROINAOÓNOE AAC!-fVOS

Vale de Préstamo de Expedientes Archivo deTrámite

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62



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.a (�;cm¡,k> l�.):(')OO'i&m:ecQn:)f� (QIM�n,,sn'l91�yc��!'Hl3C.tón)

INSTRUCTIVO DE LLENADO

19 F<><:l\�'10 Pfórtog3(<"1$UC(<;Qj.-l'G-eha q,i;o se ()$1;,!ii,,.-., � an>phar un � l'i{llp,¡<;!I y¡¡ <l•lttm•�

2) Solicit.11f'te.. .. NoffiOCc fütna <i'J:I Je,fe oe ui t.trl@(ta1 .A.drní:Ot!lt�ltv.a s�ittamtf,

21 1''"""1'><1 :JJJl�ooa f>lilíª 1:i1<>tep<;i<\n No<nl)''Q, c:,,,go y F,m; 22 Auto,iz:ó.·Nombrt, Fmno y ca<go � ooot re:,,;::;�ffl.e {- &J.i!' con catilcgc die f111Tl.M)

63



REGISTRO DE SERVIDORES PÚBLICOS QUE TIENEN ACCESO A LOS EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS RESERVADOS Y CONFIDENCIAL

INSTITUTO NACIONAL OE CANCEROLOGÍA SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

COORDINACIÓN DE ARCHlVOS

CATÁLOGO DE FIRMAS DE SERVIDORES PÚBUCOS ACREDITADOS DE INFORMACIÓN RESERVADA Y CONFIDENCIAL

Unidad Administrativa Subdíree:d6n de Atención Hospitalaria y Consu.lta Externa

Nombre del Responsable Dr. Angel .6.pod.aca Cruz Nombre Firma

C.argo Subcfüector de Atencíón Hospitalaría yConsulta Externa

Personal autorizado a nivel interno para consulta y préstamo de expedientes Clasificados como Reservados y Confidenciales en los Archivos de Trámite y de C.:;ncentració.11

C¿;rgo

Nombre Firma

Personal autorizado" nivel externo para conscue y oréetemo de expedientes Clesificedos como Reservados y Confidenciales en los Archivos de Trámite y de Concentreción

l- Cargo

Nombre Firma

Fecha de elaboración __¡

64



LIBERACIÓN DE NO EXISTENCIA DE PRÉSTAMO DE LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO

�.J, INSTITUTO NACIONAL DE CANCEAOLOGÍA "..JJ OIRECOóNOE AOMN!5TR.6.CiÓM

SUBDIRECCIÓN DE AOMINISTAAClóN Y DESARROLLO DE PERSON.ó.l COOP.DINAClóN 0€ APO-l!VOS

Liberación de no existencia de Préstamo de los Archivos del Instituto

Fecha. de el tibor ación

Setvid« Público con objeto de dar curnplim1t-nto a la Ley Feders\11 de .ó,rohívo.s, este formato lo deber� de entreg<!r requisi!3do ccnles firmas correspondientes en orl�i�I ?«<1 w liberación de expedientes clasificados de acuerdo a los archivos de triinile de su Unidad Administr.atív<% correspondíerte.

Archivo de Tr.!,m1te d�

Archivo de Tr�te de

NOTA Ftrmbda esta requisición la Subdirección de Admini1trooión y OeSi!irrollo de Personal NO se hace responsable de cUolquier fal�nle o adeudo encualquierl!l de las érees corresporidientes.

Nombre y Firma de Servidor Publico. _

65



SISTEMA DE REGISTRO DE ARCHIVOS

Haga de para agregar encabezado

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

SISTEMA DE REGISTRO DE ARCHIVOS

No. UNIDAD ADMINIST'AATlVA ÁREA GENEAAOOAA TmJlO SUSTENTO LEGAL NUMERO DE EXPEDIENTE CLAVE SELECCIÓN DENOMINACIÓN SECCIÓN

CLAVE SERIE DENOMINACIÓN SERIE

RESUMEN OEL FECHA APERTURA FECHA CIERRE CONTENIDO 1/Al.OR DOCUMENTAL

AFCh1VOOE TR6.MlTE

VIGENCIA EN AACHll/0 DE CONCENTRACIÓN

VALORACIÓN HISTÓRKA NÚMERO DE CONDICIONES DE

NÚMERO DE LEGAJOS FOJAS ACCESO FECHA DE ClASfflCACtÓN PLAZO DE RESERVA FUNDAMENTO LEGAL

FECHA DE AMPLIACIÓN DEL PLAZO OE RESERVA DESCLASIFlCACIÓN

PARiB O SECC(ONES RESERVADAS O CONftOENCIA!.ES NOMSRE DEL TITULAR

CARGO DEL TITULAR NOM6Rf OESCLAS1F1CA

CAAGO OESCLASIFlCA EXISTE VERS!ÓN

PÚBUCA

Haga de para agrega¡ pie de página.

66



CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

67



SERIES COMUNES SECCIÓN NOMBRE lC LEGISLACIÓN 2C ASUNTOS JURÍDICOS

PROGRAMACION, ORGANIZACIÓN Y

3C PRESlJPlJEST ACIÓN

4C RECURSOS HUMANOS ,,

se RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS MATERIALES

6C Y OBRA PÚBLICA 7C SERVICIOS GENERALES

TECNOLOGÍAS y SERVICIOS DE LA

se INFORMACIÓN 9C COMUNICACIÓN SOCIAL

CONTROL Y AUDITORÍA DE ACTIVIDADES

lOC PÚBLICAS PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y

llC POLÍTICAS TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA

12C INFORMACIÓN

SERIES SUSTANTIVAS SECCIÓN NOMBRE 1S GOBIERNO 2S INVESTIGACIÓN

3S DOCENCIA ATENCIÓN MÉDICA Y

4S HOSPITALARIA

68



CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

.nst ruto tt¿¡,· . ru. <Jt: C-'lllCE'fOIO .. ia r.,,1E-c, 1'l:1 ch: A<J"11rnslra..1cn

fü1bdirecc1ón de ,1H111c1oc:; Generales coorcmec.ón de Arcruvos

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

Sección: (1}

69




''" ,;

INSTRUCTIVO DEL LLENADO DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

CONTEXTO DOCUMENTAL

1. Sección: Registrar el nombre dela seccón 2 Código: Clasificador con el que se 1ctentií1ca la sene oe acuerdo con e1 cuadro generalcte ctasiücaoón arcmvísttca 3. Sene: Norncre genérico ce la serie

VIGENCIA DOCUMENTAL (VALOR DOCUMENTAL) 4. A Valor acrnrustrauvc: marcar con una X s: es el caso el valor documental de 1a serie documental 5 L Valor legal: marcar con una X si es el caso el vator ctocum€ntal ce la serie documental 6. F vaor fiscal: marcar con una X sr es e.1 caso el valor documental de ia serie documental Estos valores. permiten determinar el tiempo que deberán ser conservaccs los documentos dentro de su vida institucional

PLAZOS DE CONSERVACIÓN 7. AT: Indicar con número los años de conservación en el arcrsvo de trámrte 8. AC: motear con número los años de conservación en el archivo de ccncentracén 9. T: Indicar connumerc el tctal ce años de conservación¡AT•AC} Los plazos ce conservación. ceterrnínan les tempos de guarda (arios) que deberán observar las senes oocumentaies en

tas estancias arcmvrsucas de la institución

TÉCNICAS DE SELECCIÓN

·1 O. Eliminación: Marcar con una X si corresponde

11. Conservación: Marcar con una X si corresponda

12.Muestreo: Marcar con una X si corresponde

13. Observaciones: Indicar las ocservaoooes que por su naturaleza no pueden ser consideradas dentro de res otros ruoros

Las T écrucas de Selección, detennlnan el proceosnrento a seguir una vez que r,aya concunoc los valores pnmanos eje las sertes oocumentaíes, es decir. 1a eummaoon de su destino 11na1 La columna de cnservacícnes enunciará cu�lquier dato importante cor. respecte a ras series cccumentales contenidas en el ínstrumento de control y consulta archivística

CONTEXTO DE LA INFORMACIÓN

14. Periodo de n,sorva: Indicar con número les años de reserva, si es el caso. Periodos adicionales (ver capitulo 111, Arlículos 13. 14 y 18 ae la Ley Federal ce Transparencia y Acceso a la mrormactón Pública cuoernamenten

15 lntormactón Confidencial: Marcar con una X si corresponde

70



GUÍA SIMPLE

,., ·.,'/

GUIA SIMPLE DE ARCHNOS n,in< .,.

Adminism1Uva

Areo procedencia del orchivo

Nombro del responsable y cargo

Domicilio

Correo erectrontco

Datos de Coutexto SECCION:

Serie Feches

Teléfono

Ubicación flsica

Descripción Volumen (E.x.peé1entE:)


GUÍA SIMPLÉ DE ARCHNOS

tnstrueírvc de llenado de G.ula Simple de Archívos

1 UNIOAO AOM!NlSlAATrlA; No1n1><• se l;¡ Un �-�A-,t-�, •• ,. (l<Jt ""� �-· ee .,uuc.11.,0 Ol'OUl>V.•

z.ARE:A OE ,�ROC€0ENCiA OH ARCHIVO: �wsu-�·�i narntx; i;h!t Me:t H.:ft<tK.CfÓfi (le ,1.iu, 11..1b(}.l{tr.d6f't ctepart11rnooto o eoov .. ltnle!}®ndt 1• iot.&UZ . .i\ � Wd'll'i�

).NOMBRE DE:L R€SPON$Af;LE YCMGO: CY�l:)l>Jttl (lo,)nombft(O(el 10Ml!oiln)p,,:,l""'{'ld•s;,;oaó<l(s)corno rt!J)Ot)SJtter .. c!o l,)u,,toad d< il(Cl\,VO

·4, OOMK:lUO: CMS!�t ka <1JWS ftfllbl(rJ$. a l�t'i1i.f!Q)t' � IUQJJ 1'.M' :i.,t>.a}O (.Mlt. f!OllH,to �M� tódigo ¡>o:i:ut, ooto9� o l'hl)flit(�O, *Sl.láe. C)l!

s. Tt'LEFOO� CM$t�ar tt ourne<o i�vt�co � •. m;hhl)

G.CORREO El(CTRONK:O: Con119n,ii, <ll�on •J•wór>le, ofió•l.

1. USlCACIOH flSICA: Con.s:�¡c ti !UO�:rf1s.te0 U'f l�l,��J\ 4t l�¡J) ,tnom QOOJ(!'i!lltaliH}

:t:A UNIDAD AOM.INIURAUV/.¡, DE PROCEOENCIA o ro�mo: c,1ui9n,n El ntif;'ICii't d'd 11 i!J'ltll1:id !lif>mua�e t11 la Pt'�roón o:s!J v .iOJO'\t;laotit'\ ,, ,�s s.n1u doc1Jt0Crf.J!tl$

$. SECCK»i: OOClJM(N.TAl.: Coos1QnJ1· ·JI namtft conas::xmehtl\�t .3t.) Cftl.'UáufJ ,jt� an:hlJO I,> ,,won dOC\Jtr!fOlll t(ll'TUPM�i(Ue

10. SER!t: OOCUMENTAI.: CMS>i):\dtlC<lll tdllA tina•• t>• ...... """""'"'';¡¡" qu• •\lií;t.>O <! """"'º"" ct.-• U� fE<;.HA(S): Pr11�1�oriary �nsronit t,)M � s�n-e «i:eornt.nta! 4Ut 1Q de-:mibit', si�n laf e..u.o• :.m.u tQI.\ 1u:ht o vn �tN3t& � ttd';u.

12. OESCRlPC�»: C;x11;1gnltU!'\ lttumen ó• 1# lMc;rm,a;Q6n qi,tt i:c:on� l.l: ,,n, ct.<:)C\l�I,

13. 1/0I.UMEN; Conl!�n,r eh'<>!UmM �· 1� mt• <»c:oment<lt aeJ aM •o •�p.,.;i,111e,

71



ACTUALIZACIÓN DE LA GUÍA SIMPLE

'Í

GUÍA SIMPlE DE ARCHIVOS

DATOS DE ACTUALIZACION DE LAS SERIES DOCUMENTALES

Apqitura de Expedientos Transferencia Prímaria Bajas Documentales Volumen total


GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA ACTUALIZACIÓN DE GUIA SIMPLE

�;j·�� V5��:;e�: ��!i;m•r el volumen de taserle dccuinent-1 di! eñe sntenor at que se electéa la acarauzacícn. especrtcarcc la canfüfactde �:q::l:!'dtirt�s. srecas vctcmenes.

14. APE:RTURA DE f.X.PEOIENTf.S· Consicnar �l vcmroen de 13 serte doa.unental c!el Jño que se aeuauza. e!\rer.ihc.andD ta cantid:tndt>: expectentee, :-ile:1A:i, Y01Wment5. ceias.secün eea er casc

15. TRANSFERENCIA PRIMARIA: ccnstsner ta t:antidM di e�:ledltmes, c.ezas vctumenes, c�i-ls. seoUn sea el caso ce la serle, dccumt1\lll 'desc,ila q;..e sr. lruladó ce! archivti de tr�m!lg al an:hivti de conc:,wtm."ión,

16. BAJAS DOCUMENTALES: Cen!ígn:tr la ·cantidad de expedientes nlezas. volúmenes C3j3S, segun sea el caso di!! la sene documental desc.nta que se dict.mlnó pa;a la baja OOc.umen:.al o el!minacibn.

11. VOLUMEN· ·rotAL: ccns.aner (!J vc1umoo 10w1 ee 1.a s<irie. docum,�ntJI o! cencec que so tt�c:Oo la a:ouo1,zaci1n, escecncaocc la <:Jf,t.Oad oe oxpodiMti!-!>. p.1c,:.as, vo!Umeoes.cajas.secUnseac1caso.

72



INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVO DE TRÁMITE

Instituto f lac,onal de Cancerología 01r&c1ún de Admm:strauón

Sub<lirecr,1on de SeM.:ios Ger<.>ra!e;, Cooronación de Archivos

INVENTARIO GE.NE.RAL DEL ARCHIVO OE. TRAMITE

Fondo:----- Sección . Serie: . _ Hoja __ de __

Unidad Administrativa: _

Área productora:

No. ctvo, Nombre dtl Expe(!1ente Apertura tle Cierre de

Expediente r;iq,et1íen:te Ubrcación

TOl)O{Jráfica Cl.lsíficacíón de

lFTAIP<3 Observaciones Fecha de Registro

ResponsableóeArcnivode Tramite ------- NombreyFlrma

\lish>Bueno Nombre, Flrma óeJe!e !nmedmto

73




ln!:S1lt.1to Nacic .JI ce Cancernlog1a ·\i•·"• 1ñn ce /.\dm.fnstr.�c:on

SuM,r1�c <Jn de Servictos Genera 1.

Coordmac.ón de Archivos

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVO DE TRAMITE

1. Fondo: Nombre de la lnstituoón

2. Sección: Indicar ía sección a la que pertenece el Al'dllvo

3. Serie: lMicar la serle clocumen1al que se va invent,ariar Notn: Se realizara una hoja de inventanopor cada serie documental, res¡ístrando todos los expedientes que ccn!ormen la sene.

4. Hoja __ de __ : Número de las ho¡as que cerr esoenca a la hoja y at con¡unto de ho¡as dellnventario.

5. Unidad A<lministrativa: No more de la Unidad Aómlnistratlva a la que están adscrues en estructura o pera!iva

6. Area Productora: Nombre del área donde se produce la documentación.

7. No, consecenve: Numero Consecutivo del expediente dentro del in sntarío.

s. Nomt>re del Expediente: oenorninactón del expediente ele acuerdo con et asunto o tema. No lnciuir los términos ·,;¡enera!lda<tes.· o •(lJversos'.

9. Apertura de Expediente: Indicar mes y año en el que se apertura e)(ped1enieapartirdelprimerdocumento.

10. Cierre de Expediente: Indicar mes y año en el que se cierta expedtente con elúlttmo documento que cone1uyo el trámite.

11. Unidad de Instalación: Ub1caciónde!Arcnivo (Documentos)

1 i. Clasificacíó11, de lFTA!FPG: fn<ltc;ar el tipo de Información contenida en los expediente {Pública,Resorvada. ConfldendaQ Nota: Los titulares de laUnldadAdm ntstrativa son los responsables oe ciasrt,c.ar la fnformacloo de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la intcrmacioo Pública Gubemame!Xal.

13. Observaciones: Se anetará sl ...

Si el expeclente conuene originales, copias o sotamente copias. Cualquier observación relevante

14. Fecha de Registro: Feci1a en la cual se registró el expediente en el inventarlo.

15. Nómbre y Firma del Responsable de Archivo de Tramíte

16. Nombre, Firma de Jefe Inmediato de Visto Bueno

74



INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

Instituto ¡ J 1,:1'Jna1 de Cancerol.:iqia 011€v' lO' !�: Adrn: )lSlJ3<'¡)'1

Sub:.h ecc.on de Servicios Genera:e Ccord,nd ·.ón de Ari:mvos

INVE:NiARIO DE TRANSFE'.RENCIA PRIMARIA

Ho1a De

Observaciones Disposición Fechas Vigencias Clasmca Extremas 1---....---r-........-t de LFTAI

A.T A.C C Breve Descripción Foja.s Nomtredel

Ex�diente Clasil

El presente inventario consta de expeoer«es y ampara la cantiáadde !ega;-.,s de tos años de contenidos en _ (Caías/Expedientes;

Elaboró _ Nombre y Firma

Autoriza Transferenaa __ --,-,..........,._=--- Nombre y Firma

Recibe transferencia _ Nombre'! Firma

Responsable de Afchlvo de Concentración

---·-·----------

75




¡ .1

ln t1h,t; N� onl'. d:� C;m-.cr�i /}ul Í);:·P.. f" ).HJt :4\úm rd(fv)·

· � 1 • ()1 ·H.:Pi , lt°"t1tr l' { ,,., ·<J1'.:1C • �1� An'" v

IN STRliCTíVO DE L.LENADO DE lNVENTAA.10 DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

1- Ufil4M NlmmíMratw�: N�mt>te ct!J vn1<1MAQ¡n¡ni1li�t"11 J !> <1v<> �i,Jn i�1s:titQ$ ,fi •sw,;1,"* opeeal!Y�

Z� Ar.a: PrOductol'á! Nombft-dtt ár��tto-nou:Q pcoe:l..ittilttd.oo.:n�tllobn{dtrteoo:'{CQ it1�. $ubct,,ltCQM, d•p.1r..a�to �)

l� N'OO:lbCO: �l R:!l'Spc(t$4lW! dft Á.r-C.btt<i: <i� Trúml:tt: Sa MC:W'tJ:f-':l t'Ul!'nW@t!ttHt:SPMUb-1@-d� las a,ct'dVüS; a tr�rat�ru-

4, N.omt.lffl _V cjeve de ta ucc�: S<-' :.ncurJ tl nomrn• 'f ci.l".tQ °' sa $1<'.:dón..,t!e ac;1;.hJn10.a1o;1H!ro d.Q-'ci3iS,ltfc.;lO<m Qq,,.1rctüvot �nte

6. uo.ia _ dt_: Núm.erodela.�noµ,Qt.1-$ ro1re,p,anaa ai.ithcJ.a. y J!<::un.Jur.to<tt MJas.ae:11a, ... 1:ri::.M�

t. t-4:.o. Ctvo.: Hume.rqCyns�u-,.� Ó1?'ltxpectientt di!:ritroctelin'ltnbtlo

a. C�:stfkac:ión: Cla't{: QOt c.or(é.SP-Ornti .> !� (l,UtOcad-6-n d�!'XPt,CW-nteooont� :Af Cu:U"1ld-frCl$1. K,.1oé:o de.Nchlvci aet !Mtitut<> r i;u:ion.il <ft·C.ane.rotog:ía C.vo.n®nost· nan r.:;;.;¡si.fteado!� e.�eoientes H k1t1c..1r;1 "SIC•

9. N'O'fnbre dcf E.xp,rdli:nte-: Dcno1runMOtm-Q>fl1J:xt!tdJ�lWd-1t3,ct.nn&lconi! ,nunm Noi'm:J111,iti:1 to.m1inoi"r;encffa.�ctJdes' o•di\'ar.:Qs•

10. fojas: Num•rowUI de lo)3,®! •�d1<mt+fol;�<lo

l 1. Sr ave DfiS(Jip<;lón: OtJ ttm1ét'iÍ:dU dtl fl�tlt�Ht V\1�.llitO a tnf�fJTI3ÓU"' ttttwuta-)

12. fttWu- Exttt-mlls: Pern�oo ®' wbtt �t t-:<p:ethntf a ,r�rtit �i .aM <S-1t prnnar ®a.nnecrt� y�, Ji'iC ae.1 ú�xuo cet:-un�nto {tlJ� c.ooauyb et tt3.mtú! En ta e1ai,craci6n m,: m-..,entano P"' au,o: aa unié:ac:u adrrú1is1.r;a "ª' J,ofo .,, anota,á et ;;ño dit apemra r-.

13., V"JUeflC1ii dOCum.ental S�rahir•;&l(w..rJ_{;QUU.cons-trv�cH:111ciffYXP«u:¡.en!ttn1vs�fecteliWs.Mf;;l\t<,;{a:,

13.1 Archivo $.Q TrJrnite; N1.un�rc WO iJir\es;, dur.lnte ita cua,t•n tl ex.Pi)ditnta Jltrrn¡;r.aO en 1.1 i101dad: ,ad�$tratw�

,,¡ :�

13.J Vtoeocia- commeta: Se ria,á la anot3:ci611 Que c,rresi>cn.:a según ercaso

• Se anotará ai númer-0-eornp1etoCQ años-a que, correspcnce 1avís;E:-nct3 dcQJm�ot-.ll

• Se :mot.irá et númsro ce años a que cerresccnda Ql plazo ce reserva más un periodo igual a es.� plazo o etplazoc:e res e Na más el número ce �fios Que corresponda a la >i\ger,oaaocumattal cuando ssra sea su perlo: a1 praz:o ae reserva

• Se- anotará la \ig:enda documental mas dos añosai,¡ndo tainformaciOO Ce-i exp.ecientefue obJe!c de una soticitud de infcrmaclén.

• Si et c�xped,ente ccnñeee odgí11ales. coplas ·o so!amen!e copias

• cva1quiet-obsef'f�cü::n relevante

15. C!;sslfícoción <!e LFTAJFPG: lodk:or el tipo <!e loro,maelón conteol�• en toe expediente {Pública, ReservM•, Con!i<l.eocíal) Nota: Los titulares 11.e- La l,.lnldad Administrativa son los responsables de ctesmcer la información de acuerdo con ta Ley Federal de Transperencte y Acceso a la mtom,.,ción Pú.blica G\ibemamentaL

16. OispoMc1ón: lnstrvcd.ón tohre-el rtestioe final de la Unid-a:d Admm�uafiva ee ccnk1nn:Jad con e! c1Jl'áltCO Ce disposición <!ocwn¡;n1a1 t111strumento ce oonuo1 ae la 'ialoracién}

11. N"t.ímerotot.al<fe Hojas dé.llnventarfód(! rrnnstetencia. 18. tlúmero (OWI oe Expe�ieotes.

19. Aí!;» @ la aocumenl�elón.

20. Numero� cajas.

21. Elat»ro: Nomtre· y Firma de qu-íen elatiom mventatío.

2.2. Autoriza Tran,s(erencia: Nombre 'f Firma de Sup.erior Jer.irquíro que -ptrnde autonzartr-ansferenda.

23. Recibe Tr..ansrerenci.J; Nombre y Flrrna del Respoot3ble de .Archivo ó-3: Cancenkadóo

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LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA . .

INVENTARIO DE DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA OIRECCION OE ADM!NlSTRAOÚI�

SUOOlRECClóN DE SEAVtaos GEMEMLES COOROINACION OE ARCHIVOS

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA Y DE APOYO INFORMATIVO

Unidad Administrat.iva: Área productora:

1( Total de Expedientes: [Trensferencia número; [Fecha de Transferencia: Expediente Numero

5

6

8

Documento de apoyo (Asunto.) Años

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INS TITUTD 1'1AC1dl.JAL DE C.o.NCEROLOOÍA DiRECOóN OE AOMNISTRAOON

SUSDIRECClúN DE SERVIClOS GENEA.P.LES COOROINACION 0€ ARCHtVOS

Registro de datos del formato

t Unidad administrativa: nombre de la unidad edmitistr�va a la que están adscritO,S en esuvctvra operativa

2 Área Productora: nombre de la oficina directamente productora de la c:k:icumentaciro en transferencia

5. Transferencia número: nvme.o de transferencia con el que se remite la documernaciól"'I a ta CoordínoeiÓl"'I de Archivos. la cuál debe de ser en orden progresivo y anual ejemplo. 1·2015

S Fecha de la T rensferencie: at"lOU;r fa fecha en lo que� enví4 la documentación� rese, Del Archivo de Con.,;entr.,c16n

7. Número de expediente: e1,frst11r en ord,m progresivo cad11 uno de los exPIJ'Ólenles de la caj<1

8. Documentos de; apoyo/Asunto: enoeer el asunto con el que se esocíe

S Años: kiolar los liños extceli\0$ de apertura y cierre del expediente que S! re-:gitlra

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CÉDULA DE IDENTIFICACIÓN DE CAJAS A TRANSFERIR AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

INSTITUTO NACIONAL. OE CANCEROLOGÍA Dirección de Administración

Subdirección de Servicios Generales Coordinación de Archives

Cédula de Identificación de Cajas a transferir al Archivo de Concentración

Nombre ele la Unidad Administrativa:

Nombre del Área:

Número de Oficio: Fecha de Recepción:

Tiempo de guarda en Archivo de Concentración:

Nº de caja: Nº de expedientes que contiene la caja:

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LLENADO DE INSTRUCTIVO

INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA Dirección de Administración

Subdirección de Servtcios Generales Coordinación de Archivos

Instructivo para la elaboración de la Cédula de Identificación de cajas a transferir al Archivo de Concentración

Nombre de la Unidad Administrativa: Anotar el nombre de la Unidad Admlntsfratva que realiza la transferencia documental.

Anotar el nombre del área específica de donde proceden Nombre del Área: los expedientes a transferir

(Dirección, Subdirección, Departamento y/o área).

Número de Oficio: Anotar el número que la Unidad Fecha de Recepción: Anotar la fecha en la cual fue Administrativa le designó al oficio de solicitud de atendida la solicitud de transferencia. transferencia documental.

*este cam�o será reguisitado �or la Coordinación de Archivos

Anotar el plaza de conservación en el Archivo de Tiempo de guarda en Archivo de Concentración: Concentración, de los expedientes a transferir o bien

señalar si se transfiere para baja definitiva por haber cumplido su vigencia documental.

N° de caja: Anotar el número de la caja que se rotula N° de expedientes que contiene la caja: Anotar el con la Cédula de ldentificación. Ejemplo 21/50 número de expedientes que se localizan en la caja que

se identifica con la Cédula

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ACTA DE HECHOS DE DOCUMENTACIÓN DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA INMEDIATA PARA SU BAJA DOCUMENTAL

ACTA O! tiECHOS DOCUMENTACIÓN Of (OMPROMCIÓN AOMINISlMTIVA lNMt:OJAíA

En e:: <::vocc ::1� �- Di:St.·:o F�e.<lf �o q¡ __ h«os,detob _ d� �ce_ a ooo ---· e11 es nstobclcnes que ocvpo el átec del Atd'lwo deCoocem,oción AA iQ\iO del lnsthfto Ho�:11 oe Co ce1oloQb. sito et) A.. Sen fi!monoo No. � Col Secciá'l XVJ. Tbpo en Wé>x:o. O.f •. .e ,a.iníetoo !os ce ' q len $� í:::!er,t ,CO ceo c:eo�cq! 1'1' freto __ �"° co por� r:�· ,o NociOOo: ce Conc�Ológio «i o onde �o e coroo- <te efe de-1 �poromeoto de - · -·- ·- y owe como Respcnsob� del At::two de Coticen! ocíoo: Lo

1 se íóen ilioo con creoencb! l'll'.lmer �ecido por et ln.sf. o Noc.lcnol ce Ccmcet OQO. eódO(l;:le«:vpo co�oe!e COO!dino<10<0 oeArcr.11,0,,;: en :epreienlociorl del OfQOf'>o In ef o de Cor.'1o! e el ri.i o f'bclalol ce Q:mcerw.,r¡o· iíí br del Areoce?.e-;;:,aiscbfocdesy'i vt.m::etAre::u:1eCve.osseden i�c etedencof ·l'l'le'f\0- _ e:i;;a:fr:J'o p0< _ 1n.r· to Not:ict:iol de ConO!f�. q. íen� m:::irul\es:cn que se r,s1n.imen o b pre� e Aclode· rle<::hos: o erec odehocetc(;l'lrl\:l, elcvrrp lo o lo dil;,IJe-, ceo e!Acveico: .31 O del lnst e wo poro el lr6 e de oojo do<:lJmM ! de Arcti os del �cbiemo Fed�I del

Ard'l'vo Gene101 de b Noocn. ceo mct' . o de o der .llcoc!on que reoho'\'.'l oteo cie b CCIOl'dno,.: • ce Afch�os: ce doc,Hrer'os cMfendos en co:,0, qve CCt1espcriom O' íO cíos ricO'CQf1 ce Do::: l""el'\ oOibn ce CO(l"(:)rcboel6n Ad1rbi$totwo 111 eoo•o. Q'Mer.:>co M los cño$ ce ---·--- lo. cuo•e1 NO tiffl. va•o,e, cce ien ces pl'l"'l'aOrios {oor'".nl$t� t<'O ccnt,::ibfe y �oQ 01 tecv onos conct,,,oo se¡r,· ví.,�co en el ó:il6bQcde �osit::16r, txv«er:iot pcr 1e

· onte, ,e cet\$,Cle-:.:: procec 'i!: Mtte¡¡:o PQ!'O sv e��- fnct o o e� Nc::;ionolde Uo os ce Texto G:-o!' ,os o;:;no docvrr,e :cciéo se enoven!io ·eo�do con s o ,cioi No.�- ce fecha __ ce � __ o.el e>epor'>OMf:O ae L_ rops). que tCfN'.on pone· ·ego! de le pi�r.:e o,::·�, A \:ls o rice� del cío en q,ve re octvo. se <:10 pr:;, cQl',ci.iído el Acto f,mo:io de c«'lfClfl'lk:joo ;::.a ripicodo. tonto d Ado de Hecttos como del oneXt>� e io conrc<n-,<:1. lóspe,r,erios<1� en �lir11�1irierori.

Eorepre-sentacióoóe! Ór¡anolntemo{le Jeteál!l dftparumentodt'Strvidosy Control enel lrntitutoNaciona!de Responsable del Archlvocle <:anctrolo¡:fa COl'Kentraclón

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LOS ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA . .

ACTA ENTREGA DE BIENES MUEBLES

ACTA OE. ENTREGA-RECEPCIÓN DE BIEN.ES MUEBLES QUE. OONA El JNSlllUTO

NACIONAL O!: CANCEROLOGiA A LA cose SIÓN NACIONAL OE. uaaos DE TEX'TO

GRATUITOS

EN LA CIUOAO DE MEXICO. o.s. SIENDO LAS __ :OOHRS DEL DIA __ O;; __ p_g_

LOS ce. ------ E.N su °'AACTER DE COORDINADORA OE

ARCHIVOS Y DE C MlCHEL EDUAR:X) t,�VA SANCHE:.Z. EN SU CA.RACTER CE

CCORDIW\OOR D:L PROGRAMA "RECICLA PARA LEE� DE L.!. COMlSION 1lACION.0.l

LISROS DE TEX O GP.ATt!ITOS, RE IDOS Efl lAS OFICl'-:AS OUE OCUPA EL !NS ITUTO

N;>.CIONAL DE CA �=ROcOGIA SITO E AV. s.:,N FERNANDO o. 2 COI.. SARRIO DEL

Nl�t"ÍO DE JESUS, DEL. 11.Al.PAN CON LA FINALIDAD DE HACER CONSTAR LA ENTREGA ::lE

__ CAJAS OUE CONTIEM,N DOCUMENTACtON DE COMPROSAClON AOl,�NISTRA,IVA

lNME01ATA, CH.JE RE.Al.!ZA EN ESTE ACTO LA COORDíNA!>::lRA DE ARCHIVOS A LA

CO�USIDNNAClONAl DE LIBROS DE EX O GRATUI OS, EN Clll.li'LIMIEN'IO AL DECRETO

EMITICO POR EL -1,U'...AR DEL POD!:R EJECUTIVO FEOERAL. PU6LiCAOD El 21 OS

FEBRERO OS:l 2006, QUE ?REVS5. LA OONAC!ON GRA7UlTA CEL PAPEL Y CARTOP<: A LA

PÚBLICA FEDERAL CE!fTilALlZ."CA·. EkHlDAS POR LA S!,CRETARÍA DE LA FUNCIO.

PlJSUCA, CA?fTULO. 11, NORMA Oí:C!M,:.. V Ot'.Ctt.1A.CUARTA; V CA.PlTUt-0 IV. NORMA.

CUAORAGESIMA. �RlMER.,;; EN ES'TE AC'TO SE KACE ENTREGA DE OS SIENES MEOIANiE

EL A.C.A OE. HECHCS QUE SE ANEXA y UN ?:SO oe __ KILOGRAMOS (l'IEt..AClÓII DE

LA DOCUMElffACIÓII A OOIIAR y su nCJ<Er DE PESO). A LA COl,USIOI NACIO��L OE

LiSROS DE TEXTO GP..!.TUlTOS. PARA QUE ESTA A SU VEZ LOS PERMtJTE POR PAPEt

NUEVO RECICl.ADO QUE UTILIZARA EN LA ?ROOUCCIOU OE LIBROS DE TEXTO 'e

MA.TERIALES DE A?OYO EDUCATIVO ?ARA EL CUl,IPLIMIEN,O DE: SU OBJETO-·---

HABIENDO O O ASUNTO QUE HACER CONSTAR. SE DA ?OR CONCLUIDA I.A

PRSSEIITE. S,ENDO LAS_ 00 HRS DE LA FECHA DE SUIMCIO. ?RE\IIA LECTURA DE. LOS

QUE EN ELLA !NTERYINIERON, FIRMANOO 06 CONFORMiDAO AL MARGEt Y AL CALCE

PARA. TODOS LOS EFECTOS LE.GALES A QUE AAVA LUGAR,

ce nsicx NACIO<l"'-L DE Ll6ROS O: TEXTO GRATUITOS. POR ?ARTE DE !.AS

O::PE!\iQENCJAS Y Et-.�!OAOES OE LA AOMH1l!TR!..CJON ?USllCA FEOE'RAL. !...A

PROCUAAOURIA GE�E�l DE LA RE?U6UC.�. LA ?RESIDENCIA DE LA RE?U3UC.A.. Y LOS

OF�<1ANOS OESCCNC,Et(R.�OOS. Cl.JANOO YA NO t.::.S SEAf UTILES: Y ODA VEZ

,lEDIANTí: SE AfJTORIZO LA OONI-CION CE o.caos BIENES. SEG(m LO ESTA6LECIOO EN

LOS A� ICLllCS 133. V 141 FP.ACCION VH. DE LA LEY GErIS:RAL 05: BIENES NACIC:� ES:

ASI COMO LO SEÑALADO E� LAS 'NORMAS GE ERA ES ?ARA EL REGISTRO.

AH,CTACION. OIS?OSICION FINAL Y SAJA CE SIENES MUEBLES os LA ADMINlSTRACIÓN

Et-lTREGA POR EL OOtlANTE

COOROINAOORA DE ARCHIVOS

RECIBE POR LA OONATARIA

MICHEL EDUARDO MOYA SÁNCHEZ COORDINAOOR DEL PROGRAMA

•RECICLA PARA LEER" CONALfT�G.

82



Los presentes Criterios fueron aprobados por el Comité de Información, en ejercicio de la atribución que para dicho Órgano Colegiado establece lo dispuesto por la fracción V, del artículo 29 de la Ley, 43 de su Reglamento, dentro de su 12 sesión Ordinaria de fecha 10 de diciembre de 2015.

POR EL COMITÉ DE INFORMACIÓN

(---------¡ -:». Mtro. Víctor Ramó Subdirector de untos Jurídicos y

Pr idente

� .�._)ti ··--·.. .. . .. fe_ ...... �

Lic. Liliana Pérez Orohuela Subdirectora de Planeación y Titular de

La Unidad de Enlace

In can ---- --- .

83

Documents

CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE …