Criterios Para El Proceso de Descripcion de Acervos Fotograficos

7/25/2019 Criterios Para El Proceso de Descripcion de Acervos Fotograficos

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Archivo General de la Nacin

Direccin del SistemaNacional de Archivos

Criterios para el proceso dedescripcin de

acervos fotogrficos

Fecha de elaboracin: 18 de agosto 2011Acuerdo: 2.3/10


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ndice

Introduccin . 3

Objetivo general . 4

Informacin tcnica . 5

Estructura de la

documentacin. 6

Criterios para el

proceso de descripcin. 7


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Introduccin

El Archivo General de la Nacin, a travs de la Direccin del SistemaNacional de Archivos, elabor con el apoyo de su rgano asesor: elComit Tcnico Consultivo de Unidades de Correspondencia y Archivo

del Gobierno Federal (Cotecuca) los presentes Criterios, cuya finalidades servir de referencia para la descripcin de acervos fotogrficos queproducen como parte de sus funciones y actividades las dependencias yentidades de la Administracin Pblica Federal.


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Objetivo general

Establecer el marco de referencia para la descripcin de acervosfotogrficos que producen como parte de sus funciones y actividades lasdependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal paragarantizar la conservacin del patrimonio documental de la nacin.


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Informacin tcnica

Proceso de descripcin

Descripcin archivstica.Elaboracin de una representacin exacta de la unidadde descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin,anlisis, organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar,localizar y explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema quelos ha producido. ISAD (G).

Unidad de descripcin. Documento o conjunto de documentos, cualquiera quesea su forma fsica, tratado como un todo y que como tal constituye la base de unanica descripcin. ISAD (G).

Documento de archivo. Es aquel que registra un hecho, acto administrativo,jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de lasfacultades y actividades de las dependencias y actividades.

Tipo documental. Clase de documentos que se distinguen por la semejanza desus caractersticas fsicas y/o intelectuales. ISAD (G).


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Estructura de la documentacin

Toda la documentacin de un archivo bien organizado adquiere una estructura quepermite el control y la recuperacin de cada unidad documental del acervo.

La estructura del archivo est basada en los conceptos de fondo, seccin y serie queestablecen un principio de diferenciacin, estratificacin y jerarqua de los diversosgrupos documentales que conforman el acervo.

Fondo.Conjunto de documentos producidos orgnicamente por una dependencia oentidad, con cuyo nombre se identifica.

Seccin.Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cadadependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Serie. Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentosproducidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre unamateria o asunto especfico.

Expediente. Unidad documental constituida por uno o varios documentos dearchivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trmite de unadependencia o entidad.

Unidad documental simple. La unidad archivstica ms pequeaintelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, unafotografa, una grabacin sonora. ISAD (G).


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Agrupaciones artificiales:

Colecciones artificiales. Son agrupaciones de documentos adquiridos porcompra o donacin, por lo tanto no tienen carcter seriado, sino que el elemento devnculo entre los mismos es un tema o personaje.

Secciones ficticias. Son agrupaciones realizadas en los archivos a partir dedocumentos de sus fondos por razones de conservacin o de instalacin,determinadas por su soporte (carteles, mapas, planos, fotos, etctera).

Criterios para el proceso de descripcin

Elementos de estructura:

Fondo

Registrar el nombre del fondo:

Secretara de Gobernacin

Seccin

Registrar el nombre de la seccin:

9C Comunicacin Social

Serie

Registrar el nombre de la serie a la que pertenece la unidad de descripcin enproceso. (Vase Cuadro general de clasificacin archivstica de la dependencia oentidad)


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Elementos de localizacin:

Nmero de guarda (sobre o carpetilla)

Consignar el nmero registrado en la guarda (sobre o carpetilla), si ste es de un solodgito o dos, se agregarn uno o ms ceros a la izquierda del mismo, segn aplique.

Ejemplo: 001034128

SIGNATURA. La numeracin es del uno al n y deber estar registrada en la guarda

(sobre o carpetilla).

Nmero de caja

Consignar el nmero de la unidad de instalacin en donde se ubicar la guarda (sobreo carpetilla) del proceso de descripcin.

Cuando se trate de un solo dgito, se agregar un cero a la izquierda.

Ejemplo: 0114

Elementos de contenido:

Soporte

Marca con una X la opcin que corresponda

Soporte: V= Vidrio, P= Plstico (nitrato y acetato), C= Copia fotogrfica.


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Titulo(Durante el proceso de identificacin de los negativos o fotografas se recuper y se consign en laguarda (sobre o carpetilla) de cada una, la informacin registrada en ella o en documentos anexos).

Para este apartado se revisar la informacin registrada en la guarda (sobre ocarpetilla) y se tomaran los elementos informativos necesarios.

El ttulo ser la representacin condensada y abreviada de la imagen. No utilizar abreviaturas y utilizar al mnimo el entrecomillado Indicar el tema principal sin detenerse en circunstancias laterales o anecdticas,

eludir adjetivos calificativos o juicios de valor. A falta de datos o incongruencias en la informacin registrada en la carpetilla

para la descripcin del contenido grfico de una fotografa, si es factible,vincular la informacin con otras imgenes de la serie de proceso dedescripcin.

Si no es factible lo anterior, obtener informacin y describir el contenido de laimagen de manera condensada y abreviada.

Para facilitar el registro del ttulo, ste se dividir en dos secciones temticas, sies necesario se utilizarn ambas. Si en la descripcin se especifica el personajey la accin en una sola referencia se registrar en la seccin de tema tpico.

Tema tpico

Se indicar el tema general dado para reconocer el contenido de las imgenes,evitando repeticiones de informacin.

La descripcin en algunos casos:

Reflejar la accin capturada en la imagen.

o Avioneta fumigando un planto de amapola.

Se indicar el objeto capturado en la imagen.

o Cuadro de la Virgen Mara.

Registro del evento o acto capturado en la imagen.

o Desfile de policas de Seguridad Pblica.


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En los eventos jerarquizar el acto principal con las acciones que se observan.

o Tercera semana de la ciencia y tecnologa, ponentes.o Campaa de alfabetizacin, Ernesto Zadillo Ponce de Len en discurso

de inauguracin.

Si en la descripcin se asienta el personaje y la accin en una sola referencia,se registrar primero en este apartado, los personajes secundarios son de libreeleccin, registrarlos en la seccin de personajes.

o Miguel de la Madrid Hurtado inaugurando una exposicin de arte colonial.o [Colecta de Cruz Roja Mexicana], Carlos Salinas de Gortari aportando su

donativo.

Tema personaje

En este punto se registrar el nombre (s) del personaje (s), estos podrn ser reales orepresentativos y se recomienda un mximo de tres nombres.

En algunos casos ser difcil identificar al personaje (s) principal (es), por lotanto, es conveniente registrar a los personajes que se reconozcan, aunquestos sean actores secundarios en la imagen. El registro de los personajes sellevar de izquierda a derecha.

La descripcin asentar:

Personajes reales, si es posible nombre completo.o Miguel de la Madrid Hurtado.o Schultz.o Carlos Salinas de Gortari.

Personaje representativoo Benito Jurez, retrato al leo.

Si el nombre del personaje se incluy en la accin, no repetir en esta seccin.

En los casos que resulta imposible identificar al personaje, el registro deber

dejarse en blanco.


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Lugar

Este dato registrar el lugar plasmado en la imagen.

Si se cuenta con la informacin se anotarn los siguientes elementos:

1. Sitio, anotar el nombre del lugar o localidad plasmado en la imagen.2. Municipio y estado, ubicar la imagen conforme a la entidad federativa:

estatal y municipal.3. Pas, consignar el nombre del pas, sin abreviaturas.

1. Escuela Benito Jurez 1. Barrio Alto2. Macuspana, Tabasco 2. Macuspana, Tabasco3. Mxico 3. Mxico

Cuando el lugar no est expresado, pero pueda deducirse del contenido de laimagen o de otras fotografas que registran la localidad, se indicar entrecorchetes. [ ]

o [Pachuca, Hidalgo]

Si no es posible saber el lugar, se indicar, entre parntesis:

o (s.l.). sin lugar

Fecha

La referencia se asentar a partir de los tres elementos de la data cronolgica en elsiguiente orden: da, mes y ao.

Registrar con nmeros arbigos:

o Ao, anotacin completa.o Da, cuando se trate de un solo dgito se le agregar un cero a la

izquierda.

Registrar completos y con letras minscula los nombres de los meses.

o 01-abril-1989


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A la hora de datar podemos encontrarnos con la falta de fecha, por lo que recurriremosa la data archivstica, misma que siempre va entre corchetes. En este sentido loscriterios sern los siguientes:

Cuando la fecha no est explicita, pero podamos deducirla por otrosdocumentos o fotografas, se expresar entre corchetes.

o [abril de 1992]o [1985]

Si resulta imposible deducir la fecha a partir de las referencias anexas, pero porconocimiento del evento realizado o por deducciones histricas nos acercamosa una fecha aproximada, est se registrar con la abreviatura ca. Del latncirca (alrededor de, aproximadamente).

o

[ca.1985]

En caso de que no podamos conocer el ao aproximado, pero sepamos lasfechas en las que vivieron los personajes o autoridades conocidas plasmadasen la imagen, se indicar la fecha de su administracin.

o [1988-1994]

Cuando se trate de un dispositivo fotogrfico, se deber especificar en el campo detipo de FORMATO.

Formato

Marcar con una X la que corresponde

3X 4X 5X 6X 8X10 8X1211X14 panormica

Tono

Marcar con una X la opcin que corresponda

Blanco y negro color monocromo


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Estado de conservacin

Marcar con una X la opcin que corresponda

Bueno

Regular, del 1 al 20%

Malo, del 1 al 30%

En caso de que exista algn dao, sealar la opcin que corresponda

Adhesivo mutilacin (es) corte (s) manchas

Marcas de doblez corrosiones oxidacin (tono amarillento)

Observaciones

Espacio para registrar datos no asentados en otros campos.

Documents

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