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REDUCCIÓN DE COSTOS MEDIANTE LA AUTOMATIZACIÓN
Trazabilidadde las ventas
Trazabilidad de las compras
Trazabilidad de equipos serializados
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TRANSFORMANDO SUS DATOS EN ACTIVOS
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CONTENIDO · Introducción
· El concepto de “Reducción de costos automatizando”
· ¿Qué tareas y procedimientos pueden automatizarse?
· I. Gestión de los recursos humanos
· II. Automatización de las acciones de MKT
· III. Fuerzas de ventas
· El mito de los despidos
· ¿Cuáles son las etapas de la automatización?
· Un aliado para la reducción de costos
· El éxito de quienes ya están en marcha
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Todos sabemos cuáles son las variables que “mueven la aguja” comercial de una compañía. Marketing, administración, proveedores, ventas y tantas otras, son ejemplos claros de procesos de recuperación de inversión y maximización de las ganancias.
Sin embargo, la revisión de los procesos es algo que no siempre se tiene en cuenta como una estrategia bene�ciosa para la reducción de costos.
Es por eso que en las siguientes páginas detallaremos cómo pueden ahorrarse im-portantes activos como el tiempo, los recursos materiales, los recursos huma-nos y el potencial de nuestra fuerza de ventas (entre otros) con la ayuda precisa de las herramientas de sistematización y dinamización de los procesos.
INTRODUCCIÓN
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EL CONCEPTO DE “REDUCCIÓN DE COSTOS AUTOMATIZANDO”
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EL CONCEPTO DE “REDUCCIÓN DE COSTOS AUTOMATIZANDO”
Tecnológicamente hablando, un sistema automatizado de reducción de costos consiste en un software que realiza automáticamente tareas repetitivas. Por ejemplo, si antes una persona debía realizar manualmente determinada tarea a principio de mes (enviar facturas a los clientes, emitir comprobantes, recibos, etc.), hoy un software puede hacer lo mismo automáticamente.
De esta manera se comienzan a optimizar los presupuestos, porque evidentemente se podrá asignar el mismo recurso humano a otra tarea más productiva. Adicionalmente, se aceleran los procesos, ya que si la persona tardaba 3 días, con el nuevo soft se �nalizará en 24 hs. El impacto �nanciero es directo, dado que esta gestión hará posible comenzar con el proceso de cobranzas mucho antes. Dicho en otros términos, se trata de una herramienta aliada en el proceso de uni�car y guiar la gestión de un proceso determinado, desde el inicio hasta el �n, organizando y registrando cada una de las tareas que esa actividad y ese sector requieren y realizan a diario.
La mejora que aporta este tipo de herramientas es cualitativa y cuantitativa, se trata de innovación y optimización de los procesos con el objetivo de facilitar, �exibilizar y dinamizar las gestiones de la empresa.
En un contexto donde la evolución es sinónimo de permanencia, la competitividad se logra básicamente mediante la reducción del gasto, la optimización de los procesos y la uni�cación de los criterios de funcionamiento interno. Estas son las necesidades a las que un software de automatización logra responder.
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LAS RAZONES DEL CAMBIO RADICAN EN LA IMPORTANCIA DEL CONCEPTO:
Concepto uni�cador: los sistemas de gestión y plani�cación pueden integrar toda la información que circula en una compañía, en cada una de sus áreas. De esta manera, optimiza y mejora los procesos, eliminando procedimientos en vano y protegiendo la información. Estos sistemas son verdaderas herramientas que nos ayudan a tomar decisiones, a controlar el accionar de cada integrante y a elevar el nivel profesional de toda la gestión en tiempo real.
Concepto facilitador: a través de una plataforma única y de manejo simple para la automatización de procesos de negocio, se facilita el �ujo de información entre cada una de las áreas involucradas, permitiendo uni�car y disponer de los datos, según los criterios de trabajo de la compañía.
Concepto dinamizador: por medio de la convergencia se hace posible la comunicación unidireccional de los distintos sectores de una organización. Así, este proceso de uni�cación representa una oportunidad para dinamizar lo que de otra forma serían procesos complejos, interrumpidos y prolongados en el tiempo.
Tanto las grandes empresas como las PYMES, necesitan implementar sistemas que faciliten su gestión y les permitan ahorrar. En la suma de los pequeños detalles está la clave del ahorro, que de otra forma no habría sido posible.
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¿QUÉ TAREAS Y PROCEDIMIENTOSPUEDEN AUTOMATIZARSE?
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¿QUÉ TAREAS Y PROCEDIMIENTOS PUEDEN AUTOMATIZARSE?
I. Gestión de los Recursos Humanos
Para elevar la e�ciencia del personal, controlar los costos y garantizar las pautas internas de funcionamiento, las compañías necesitan una plataforma única a través de la cual puedan automatizar los procesos principales. Este tipo de software colabora en el proceso de manejo de los datos, del tiempo de trabajo, de los talentos internos, e incluso de los colaboradores externos. Además, estos procesos de integración generan el crecimiento de los índices de e�ciencia, ya que aseguran el acceso preciso de todos los integrantes involucrados.Además de la facilidad y ductilidad para su implementación inmediata, un software de automatización permite que las organizaciones puedan:
· Estandarizar y automatizar procesos a nivel local y global.
· Gestionar diversidad de personal.
· Reducir problemáticas de tiempo y administración (lo que equivale a la reducción inmediata de costos).
· Facilitar el proceso de administración de talentos e innovación.
· Aportar visibilidad y transparencia a los procedimientos internos.
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II. Automatización de las acciones de MKT
Actualmente, existen formas muy avanzadas de gestionar las acciones de marketing de una pequeña o gran empresa –sin importar su tamaño-. Los procesos de mercadotecnia, o las también denominadas acciones de marketing, generalmente parten de un común denominador: van surgiendo como respuestas intuitivas a las necesidades crecientes de quienes quieren elevar su llegada a potenciales clientes, y generar una fuerte impronta 2.0 en sus actividades comerciales.Sin embargo, a pesar de multiplicar la cantidad de acciones, la gestión de marketing sigue siendo en muchos casos rudimentaria, en otros casos fragmentada, y en la mayoría de ellos, carente de herramientas de medición y análisis.
Es por eso que se idearon sistemas para responder a estas premisas, capaces de:
· Administrar de principio a �n la organización de las campañas.
· Realizar el seguimiento y la medición de la efectividad sobre la base de datos y cada una de las acciones.
· Gestionar las listas de contactos.
· Personalizar el manejo de todas las herramientas, incluso del propio sitio web y las redes sociales.
· Ejecutar campañas masivas, pero de forma personalizada.
· Importación y exportación de datos y relevamiento de informes.
· Estandarizar los procesos.
· En de�nitiva: mejorar la comunicación con sus contactos.
IIII. Fuerzas de Ventas
Una de las principales tendencias en el área de ventas es la automatización de los equipos comerciales. Para esto se requiere de la aplicación de nuevas tecnologías que generen vínculos de ventas personalizados y una administración más e�ciente en términos de tiempo y costo.
Junto con las herramientas tecnológicas que ya forman parte de nuestro trabajo cotidiano, los software de automatización van ganando un espacio de mayor reconocimiento e incorporación. ¿Por qué? porque permite aprovechar al máximo todas las demás herramientas.
La optimización de los procesos le brinda al vendedor la posibilidad de realizar tareas como:
· Manejo de agenda y ruta de visitas.
· Personalización de las entrevistas con los clientes.
· Veri�cación del nivel de stock en tiempo real.
· Revisión del histórico de pedidos y pagos de cada cliente.
· Contacto �uido con otros vendedores y con la gerencia.
· Actualización de los datos del mercado.
· Generación y seguimiento de oportunidades de ventas.
· Envío de ofertas comerciales.
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EL MITO DE LOS DESPIDOS
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EL MITO DE LOS DESPIDOS
Automatizar procesos en una empresa puede ahorrar hasta un 50% en costos operativos y hasta un 80% en tiempos de trabajo. Ahora bien, esta optimización del desempeño debe ser acompañada por una correcta política de comunicación interna, para evitar que se malinterpreten las intenciones del proceso.Todo cambio genera expectativas, y dentro de una compañía los “rumores” suelen crear importantes desequilibrios, especialmente entre los colaboradores, los operarios y del personal de gestión en particular. Todos deseamos cuidar nuestros puestos de trabajo y, a la hora de incorporar cambios en la estructura, no siempre encontramos buena predisposición.Por eso, debemos dejar en claro a los equipos de trabajo que automatización no quiere decir despidos. Esto no es –bajo ningún punto de vista- un mecanismo de reducción de personal, sino todo lo contrario, gracias a los procesos de optimización y automatización, se posibilita la tarea de “reubicar” a los empleados o reasignar tareas que antes recaían en una misma persona.
Optimizar el trabajo de la gente, de eso se trata. Tomar el control de lo que está pasando y volvernos más e�cientes. Maximizar la productividad para posicionarnos mejor frente a la competencia.
Todo esto, con el objetivo claro de poder:
· Dar respuestas más rápidas.
· Generar un clima de trabajo interno más cómodo.
· Dividir las tareas de forma inteligente.
· Reorientar al personal operativo.
· Mejorar nuestros propios índices de tiempo.
· Disponer de personal exclusivo para nuevas actividades importantes del sector.
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EL BUEN USO DE LA AUTOMATIZACIÓN
El desarrollo de la automatización libera al hombre de los trabajos más rutinarios y le permite dedicar mayor tiempo a las actividades productivas. Abrir nuevos “espacios mentales” en donde el trabajador sea dueño de su tiempo, le permitirá tener disponibilidad de energía y tiempo para la creatividad.
Así, la automatización correctamente implementada, está lejos de ser una amenaza; por el contrario, es un aliado para el desarrollo de nuevos talentos y actitudes positivas para el trabajo en equipo.
Estamos atravesando un momento histórico en el que la �delización y el compromiso de los trabajadores se obtiene no sólo con los bene�cios monetarios, sino con las propuestas de nuevos espacios y formas de empleo. Por eso, la automatización bien implementada funciona como un incentivo hacia los equipos, favoreciendo la profesionalización y el mejoramiento del nivel en el desarrollo de las tareas cotidianas.
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¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE LA AUTOMATIZACIÓN?
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¿CUÁLES SON LAS ETAPAS DE LA AUTOMATIZACIÓN?
Las compañías actuales están luchando permanentemente en la búsqueda del crecimiento sostenido. Y este desafío sólo es alcanzable mediante la mejora de la productividad y la optimización de los costos y tiempos. Uno de los caminos, es la automatización de los procesos. ¿Pero en qué consiste exactamente su implementación?
Las etapas necesarias para la instalación de un automatismo son:
1. El análisis del proceso: comenzar por estudiar cuidadosamente el proceso completo y buscar los puntos que se desean y necesitan mejorar (generalmente, los que generan el famoso “cuello de botella”).
2. Búsqueda de soluciones: hay que buscar elementos sustitutivos para la situación actual. En algunos casos, será la implementación de nuevas maquinarias, y en otros, será simplemente la incorporación de nuevos software de automatización.
3. Analizar los costos de la inversión: es importante analizar qué soluciones nos aporta un mayor y más rápido retorno de la inversión. Es decir, elegir siempre la solución más amortizable y la de más fácil implementación para generar el menor “ruido” e incertidumbre entre los colaboradores de la compañía. Recordemos que siempre el bene�cio económico y social debe ser mayor que el costo de operación y de mantenimiento.
4. Instalación: una vez elegida la solución, hay que garantizar su correcta instalación y la puesta en marcha. Este paso es fundamental, porque una falla en este eslabón de la implementación entorpecerá a los siguientes y provocará el rechazo inicial de la nueva metodología. Recordemos siempre que “la primera impresión es la que cuenta”.
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5. Capacitación del personal: es posible que haya pequeñas cambios y ajustes que vayan surgiendo sobre la marcha. Por eso es necesario que los operarios estén preparados y alertas para esto. Es imprescindible que se dedique un buen tiempo a la capacitación y a la explicación de todas las variables, potencialidades y funcionalidades del nuevo software, incluyendo aquellos detalles que parezcan de menor importancia, para que el personal reciba la novedad con una actitud positiva.
6. Comprobación: una vez que el nuevo sistema está en marcha, debemos comprobar que funciona como deseamos. Lo normal es que la compañía proveedora nos ofrezca un período de tiempo para ajustar y rever imprevistos. Pero es importante que, alguien designado especialmente para este eslabón de la cadena de implementación, esté atento y capacitado para evaluar los primeros días, semanas e incluso meses del nuevo mecanismo de trabajo.
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UN ALIADO PARA LA REDUCCIÓN DE COSTOS
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UN ALIADO PARA LA REDUCCIÓN DE COSTOS
Una mejor gestión de la información hace posible la e�ciencia operacional, optimiza el uso de sus activos y mejora la calidad �nal de la cadena de producción. Esto genera un impacto positivo y directo. Puntualmente nos referimos a:
· El mejor control de los tiempos y la precisión del aprovisionamiento para la producción general. · La precisión en el servicio y la entrega en tiempo y forma.
· La posibilidad de consulta de datos e información para la toma de decisiones en cada área de la compañía.
· El mayor índice de cumplimiento en las previsiones �nancieras.
· El mayor control sobre los Recursos Humanos.
· El mejor control sobre el comportamiento de los proveedores.
· El impulso en la efectividad del desarrollo de nuevos productos.
En resumen, disponer de la información generada por todos los procesos de negocio en un solo entorno de trabajo ágil, dinámico y automatizado, es el primer y más importante paso en el tránsito hacia la optimización de los costos de producción. Y como caras de una misma moneda, la satisfacción de los clientes, el aumento de su �delidad y rentabilidad no tardarán en llegar.
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Entonces: ¿CÓMO PODEMOS HACER DE LA AUTOMATIZACIÓN UN ALIADO PARA NUESTRA SITUACIÓN FINANCIERA?
Para aprender a automatizar una compañía, es necesario detectar puntos a mejorar.La automatización mejora la competitividad porque permite reducir el impacto de algunas malas prácticas como el ausentismo o la rotación de personal, los altos costos y otras variables determinantes. Para disminuir los costos que estos problemas llevan aparejados, las organizaciones pueden prever típicos problemas, como por ejemplo:
La rotación del personal: los recursos humanos pueden ser monitoreados y optimizados diariamente mediante un esquema para cubrir, por ejemplo de manera inmediata, a una persona en caso de ausentismo. Así, el proceso de reemplazo se agiliza y no da lugar a horas perdidas.El costo de esta mala práctica está en el tiempo y los recursos que se invirtieron en el empleado que se va y en lo que habrá que invertir para capacitar a uno nuevo.Por otra parte, en la medida en que la compañía tenga una mejor visibilidad de sus recursos humanos, podrá asignar a cada colaborador trabajos acordes con sus habilidades. Así, la compañía se asegura tener el mejor empleado en cada proceso y garantizar su desempeño. Tengamos en cuenta que la rotación y renuncia de los empleados se produce mayormente por inconformidades vinculadas a las tareas asignadas.
Los altos costos de producción: la automatización de la gestión y de los recursos ayuda a detectar dónde hay altos costos para poder disminuirlos. Ya sea porque la mano de obra esté sobrevaluada, porque no logramos optimizar la gestión con proveedores, o por una posible pérdida en la utilización de los recursos materiales, en todos los casos un software de automatización se convierte inmediatamente en un aliado.La visibilidad de los procesos y el seguimiento del mismo permite visualizar la gestión interna de cada área con un grado de precisión que nunca antes habíamos experimentado. De esta forma, los datos que la automatización provee rápidamente se convierten en recursos estratégicos para rede�nir procesos a corto, mediano y largo plazo. Compañías como Weisz Instrumentos, Miatech y Bioanalítica, ya utilizan los software de Tactica Soft. Compartimos sus resultados en las siguientes páginas.
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EL ÉXITO DE QUIENES YA ESTÁN EN MARCHA
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EL ÉXITO DE QUIENES YA ESTÁN EN MARCHA
A continuación, algunos casos exitosos gestionados por Tactica Soft.
Weisz Instrumentos dejó de utilizar su vieja base de datos en Access para pasar a TACTICA CRM, donde concentró todo su circuito comercial.
El desafío: “Queríamos sacarle más provecho a toda la información que se va recopilando”, expresó Ricardo Weisz, vicepresidente de Weisz. Si bien la compañía contaba con una base de datos en Access a partir de la cual podía generar las cotizaciones y registrar las facturas, no tenía la posibilidad de hacer un seguimiento ni de obtener datos que ayudaran a la gestión del negocio.
La solución: la compañía fue abandonando en forma gradual su antiguo sistema en Access para pasar a un CRM integral. En el proceso de transición descubrieron que solo era cuestión de adaptarse a la nueva herramienta, ya que no presentaba di�cultades para su con�guración. El vicepresidente de la compañía destaca “la muy buena atención que hay a las consultas y el hecho de disponer de una persona asignada, alguien a quien poder consultar sobre cómo implementar o reinstalar una versión”. Todo esto representa un eslabón fundamental en el proceso de adaptación a los cambios e implementación de lo nuevo.
Resultados tangibles: “el costo de la gestión comercial se redujo”, señaló el directivo. Antes de implementar TACTICA CRM había 9 personas relacionadas a la administración del área de ventas, que estaban únicamente dedicadas a realizar cotizaciones. “En cambio hoy, con la mitad de esa gente, tengo muchos más niveles de cotizaciones diarias, mejor seguimiento, y además tienen tiempo libre para dedicarse realmente a lo que es las tareas de las ventas”, señala Weisz.
WEISZ INSTRUMENTOS“Con TACTICA CRM achicamos el costo de la gestión comercial”.
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La compañía reemplazó el uso de múltiples sistemas de o�cina por una herramienta de gestión integral que le permitió manejar todo el circuito administrativo y comercial desde un solo lugar.
El desafío: la creación de documentos duplicados, la falta de un registro único y la pérdida de tiempo, hicieron que el Gerente General de Miatech, Gustavo Nielavitzky, saliera a buscar otra alternativa de gestión: “surgió la necesidad de contar con un software que nos permitiera realizar una gestión total porque teníamos el manejo de campañas de marketing por un lado, facturación por otro, y necesitábamos contar con una herramienta con una base de datos única y TACTICA fue lo que nos respondió a nuestros requerimientos”.
La solución: “antes teníamos demasiados sistemas para manejar la gestión en general, entonces entrabas a uno, salías del otro, se utilizaban muchas planillas de Excel. Por ejemplo, cuando pedía un reporte de ventas tenía que entrar a un Excel y sacarlo de ahí, es decir todo era más complicado”, cuenta el Gerente General. Ahora Miatech uni�có sus procesos y maneja el servicio técnico, la facturación, los pedidos, los remitos, la base de datos de clientes, las acciones de marketing, el CRM, las importaciones y prácticamente todo, a través de TACTICA.
Resultados tangibles: no siempre resulta sencillo cuanti�car los bene�cios de un sistema de gestión integral como TACTICA. Sin embargo, Nielavitzky señaló: “nos agiliza mucho la gestión ya que una vez que conocés el sistema, podés sacar una factura en cuestión de segundos. Si fuera de otra forma, demoraría muchos minutos y eso más que nada me ahorra personal porque yo tengo en toda la compañía una sola empleada a la que acuden todos los vendedores cuando quieren facturar. Es decir, tengo una persona que, entre otras miles de cosas, emite las facturas desde TACTICA, solo tiene que saber a qué empresa hay que facturar, bajo qué concepto y qué descuento -en caso que corresponda-, y en dos segundos está la factura en la impresora. La ventaja es que esa empleada está asignada a esa tarea, pero además puede hacer cobranzas y un montón de cosas más”. Hace una pausa, piensa unos segundos y rea�rma: “a mí lo que me ahorra TACTICA es un empleado”.
MIATECH“TACTICA me ahorra un empleado”
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Tras haber tenido dos intentos fallidos en la creación de un software propio, Bioanalítica descubrió TACTICA y encontró la forma de administrar una base de datos única que le permite relacionar clientes, productos, stock, ventas, facturación, servicio técnico, y al mismo tiempo; obtener reportes para evaluar el estado de la compañía.
El desafío: la necesidad de la empresa importadora de instrumental médico era muy clara, administrar en una sola base de datos los productos y clientes con los que trabajan. “Queríamos tener una sola base con identi�cación única de un cliente e identi�cación única de un producto, y empezar a vincular cosas como compras, importaciones, cotizaciones, pedidos del exterior, servicio técnico, etc.”; Explica Alejandro Marina, Presidente de la Compañía.
La solución: para Bioanalítica resulta muy importante poder cuanti�car los resultados de toda inversión que realiza, y en TACTICA encontró una solución que les permitió reducir trabajo y con�ictos, sobre todo en la comunicación interpersonal. Así lo explica Marina: “nuestro trabajo administrativo se reducirá a la tercera parte, porque antes había que cotizar, hacer una nota de venta, pasar a facturación, hacer un remito; mientras que todo eso se elimina con TACTICA, ya que estás trabajando en la misma base de datos y con los mismos productos. Es decir, el mismo producto es el que se cotiza, se vende, se factura y se pide afuera. Y no te podés equivocar porque está todo en la base de datos. No podés clickear mal algo porque sencillamente no existe”.
Resultados tangibles: para Bioanalítica, resulta muy importante el soporte de una compañía detrás del sistema. Con TACTICA su negocio resultó respaldado por una herramienta segura y sólida. Además, el Presidente destacó la parte de soporte de TACTICA para hacer auditoria y trazabilidad: “Para nosotros tener todo en el sistema es mucho más fácil para pasar auditorías y para cumplir con el sistema de gestión de la calidad. TACTICA nos permite reducir costos en tiempo y errores, así que es una solución que se puede cuanti�car rápido, tanto en reducción de costos, como generando ganancias en e�ciencia”.
BIOANALÍTICA“Con TACTICA reducís costos y ganás e�ciencia”
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