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ADMINISTRACIÓN BANCARIA
SEPARATA DE: MICROSOFT OFFICE
Año 2012
Ciclo: I
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MICROSOFT OFFICE
¿Qué es Microsoft Office?
Office es una Suite de Aplicaciones Comerciales orientadas al campo de la Ofimática.
Microsoft Office es una colección de múltiples programas, servidores, servicios y
soluciones que ofrecen un conjunto de herramientas para el trabajo eficaz en equipo, la
administración de procesos, el uso inteligente de la información y el impacto personal.
Cada producto desempeña un papel importante en el sistema Microsoft Office.
¿Qué es Ofimática?
La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se
utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los
procedimientos o tareas relacionados.
WORD POWER POINT EXCEL
¿Qué es Word?
Microsoft Word es un Procesador de Textos.
¿Qué es un Procesador de Textos?
Software de Aplicación diseñado para Crear, Editar e Imprimir cualquier tipo de
documento o texto. Los archivos o trabajos creados en Word se denominan
Documentos, los cuales están compuestos por páginas.
La extensión que asigna Word a sus documentos es .DOCX.
¿Qué es un Entorno?
Un entorno es el espacio, ambiente, ventana o interfaz de usuario que nos brinda un
programa para desarrollar nuestras tareas o aplicaciones.
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ENTORNO DE MICROSOFT WORD 2007
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Elementos de Capacidad 1.1
1. Identifica las partes que componen el procesador de textos.
2. Elabora documentos, empleando márgenes y tamaños de papel previamente
establecidos, manipulara el documento con eficacia. elabora y modifica fuentes,
párrafos, sangrías, bordes y numeración y viñetas.
CONFIGURACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO
Para configurar la hoja de trabajo en Microsoft Word, se deberá ingresar a diseño de
página.
Como notara aquí se
muestran los comandos de
márgenes y tamaño de papel
entre otros.
Ingrese a cada uno de ellos
y elija la opción
personalizada. Dentro de
dicha opción colocara el margen y el tamaño que se indique.
Fuentes
Tipo y tamaño de letra a emplear en el documento, se puede acceder a estas
características de las siguientes maneras:
1. Presionando Ctrl + M (teclado abreviado)
2. En el grupo fuente (ficha inicio)
3. En el botón cuadro de dialogo del grupo
fuente
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Párrafo y alineación
El párrafo permite modificar el espacio interlineal, espaciado entre párrafos, la alineación
del texto, las sangrías y sangría especial (francesa y primera línea).
La alineación permite solo el manejo del texto, pudiendo el usuario elegir en que parte de
la página se alineara este. Se puede acceder a estas características de las siguientes
maneras:
1. Clic en el cuadro de dialogo del grupo párrafo.
2. Clic derecho sobre el párrafo escrito y elegir
párrafo del menú contextual.
Las alineaciones se encuentran en el grupo párrafo.
COMANDO TECLADO DESCRIPCIÓN
CTRL + Q ALINEAR A LA IZQUIERDA
CTRL + T ALINEAR AL CENTRO
CTRL + D ALINEAR A LA DERECHA
CTRL + J JUSTIFICAR ALINEACIÓN
El espacio interlineal se encuentra en el grupo párrafo:
COMANDO TECLADO
Mínimo
Exacto
Sencillo CTRL + 1
Doble CTRL + 2
1.5 líneas CTRL + 5
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Sangría
Es un cambio de margen temporal, empleado para dar una mejor apariencia estética al
documento. Las sangrías se encuentran en el grupo párrafo así como en la ventana
párrafo.
COMANDO DESCRIPCIÓN
AUMENTAR SANGRIA
DISMINUIR SANGRIA
Bordes de Página
En Microsoft Office Word 2007, los bordes pueden agregar interés y énfasis a distintas
secciones del documento. Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas
de tablas, objetos gráficos e imágenes. Puede agregar un borde a uno o a todos los
lados de cada página de un documento, a la página de una sección, sólo a la primera
página o a todas las páginas excepto la primera. Puede agregar bordes de página en
muchos estilos de línea y colores, así como diversos bordes gráficos.
Para activar los bordes de página, ingrese a diseño de página.
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Colocando bordes a un párrafo
1. Ubicar el cursor en el párrafo.
2. Clic en diseño de pagina
3. Bordes de página
4. De la ventana que se muestra seleccione Bordes.
5. Elija el borde que desea colocar (cuadro, sombra, 3d, etc.).
6. Elija el color de su preferencia
Modificando el borde
Puede cambiar las líneas del borde, asignando una línea al lado que desee. Solo tiene
que seleccionar la ubicación.
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Ejemplos
Colocando bordes a un texto
1. Seleccione el Texto.
2. Clic en diseño de pagina
3. Bordes de página
4. De la ventana que se muestra seleccione Bordes.
5. Elija el borde que desea colocar (cuadro, sombra, 3d, etc.).
6. Elija el color de su preferencia
Colocando bordes de página
1. Ubicar el cursor en cualquier párrafo.
2. Clic en diseño de pagina
3. Bordes de página
4. Bordes de página
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Ejemplos
Numeración y Viñetas
Puede agregar rápidamente viñetas o números a líneas de texto existentes, o bien,
Word puede crear automáticamente listas mientras escribe.
De manera predeterminada, si empieza un párrafo con un asterisco (*) o un número 1.,
Word reconoce que está intentando iniciar una lista numerada o con viñetas. Si no
desea que el texto se convierta en una lista, puede hacer clic en el botón Opciones de
Autocorrección que aparece.
Las viñetas así como la numeración de líneas, aparecen en el grupo párrafo.
COMANDO DESCRIPCIÓN
VIÑETAS
NUMERACIÓN DE LINEAS
LISTA MULTINIVEL
Escribir una lista con viñetas o una lista numerada
1. Escriba * (asterisco) para empezar una lista con viñetas o 1. para iniciar una
lista numerada y, a continuación, presione las teclas BARRA ESPACIADORA
o TAB.
2. Escriba el texto que desee.
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3. Presione ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista.
4. Word inserta automáticamente la viñeta o número siguiente.
5. Para finalizar la lista, presione ENTRAR dos veces o presione la tecla
RETROCESO para eliminar la última viñeta o el último número de la lista.
Ejemplos
Más opciones de viñetas y numeraciones
Elaborar un documento con las siguientes características:
1. Márgenes: izquierdo y derecho 3 Cm.
2. Márgenes: superior e inferior 2 cm.
3. Tipo de fuente Times New Roman, tamaño 11
4. El documento tendrá la forma que se muestra (Use bordes y sombreado)
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Elementos de capacidad 1.2
1. Diseña documentos correctamente estructurados empleando la letra capital,
encabezados y pie de página, utiliza las herramientas avanzadas de Word para
mejorar la calidad ortográfica del documento
Letra capital
Se denomina así a aquella letra que se destaca del texto del párrafo porque emplea 2
o más líneas del mismo.
Para establecer una letra capital se deben seguir estos pasos:
1. Escriba el siguiente párrafo.
Una tarjeta de crédito es una tarjeta de plástico con una banda magnética, a
veces un microchip, y un número en relieve que sirve para hacer compras y
pagarlas en fechas posteriores. Por su capacidad de realizar pagos se les
llama también dinero plástico o dinero de plástico.
Entre las más conocidas del mercado están: Visa, American Express,
MasterCard y Diners Club, entre otras.
Los usuarios tienen límites con respecto a la cantidad que pueden cargar, pero
no se les requiere que paguen la cantidad total cada mes. En lugar de esto, el
saldo (o "revolvente") acumula interés, y sólo se debe hacer un pago mínimo.
Se cobran intereses sobre el saldo pendiente.
2. Cerciórese de que el inicio del párrafo no existe
ningún espacio en blanco.
3. Seleccione la primera letra del párrafo
4. Vaya a Insertar
5. Elija Letra Capital
6. Seleccione una de las opciones que muestra la
pantalla.
7. Por ejemplo elija en texto, con 3 líneas de
separación.
8. Aceptar.
El resultado de estos cambios se deberá ver así:
Ejercicio 2: Elaborar un documento que muestra letras capitales.
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Tabulaciones
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando
pulsamos la tecla de tabulación TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las
tabulaciones. Word2003 tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero
se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además
podemos definir la alineación para cada tabulación.
Note que en la regla al extremo izquierdo esta el botón de tabuladores, este botón
nos ayudara a ubicar cada una de las tabulaciones dentro del documento.
Los signos de tabulación se acomodan en la regla, y se pueden modificar siempre
dentro de ella, los signos de tabulación son:
También se puede trabajar con la ventana de tabulación, solo bastara darle doble clic
a uno de los signos de tabulación de la regla y esta se mostrara.
Para eliminar un signo de tabulación solo arrástrelo al documento y este
desaparecerá.
Ejercicio dirigido.
Elabore la siguiente lista de precios, las tabulaciones estarán a:
Izquierda: 1.5 cm
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Centrado: 7.5 cm
Punto decimal: 12.5 cm
El resultado sería:
Llenar unos 15 productos.
Ejercicio 1. Elaborar el documento tal como se muestra.
Encabezados y pies de página
Pares e impares
Se emplean para crear dos encabezados y pies de paginas diferentes uno del otro,
para realizar esta tarea deberá primero confeccionar el documento, antes de ingresar
a encabezados y pies de pagina.
Pasos
1. Presione Ctrl + Enter tres veces.
2. Vaya a Insertar.
3. Clic en Encabezado
4. Elija un encabezado en blanco
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5. Elija Pares e Impares
6. Escriba el encabezado en la página Impar
7. Ahora escriba el encabezado en la pagina Par
8. Ahora escriba el Pie de página tanto Par como Impar
9. En el Pie de página coloque la numeración automática.
Encabezados en secciones
Las secciones son diferentes a las paginas Pares e Impares, ya que permiten crear
encabezados y pies completamente diferentes unos de otros y en muchos casos se
pueden omitir en una página o en muchas si es preciso.
Pasos
1. Crear cuatro hojas mediante saltos de sección.
1.1. Haga clic en Diseño de Página
1.2. Elija saltos
1.3. Clic en Pagina par
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1.4. Elija saltos nuevamente y elija página Impar
1.5. Continúe así hasta que tenga las 4 paginas
2. Ahora escriba el encabezado en la sección 1.
3. Avanzar a la sección 2, notara que se repite el mismo encabezado, para evitar esto
haga clic en el botón de Vincular al anterior, para que se desactive.
Borre el encabezado repetido y escriba el nuevo.
4. Ahora escriba los encabezados de las paginas siguientes siguiendo el mismo
método (No olvide el desactivar el botón Vincular al Anterior).
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5. Para el pie de página solo inserte el número de página al centro del documento.
EJERCICIO
1. Elaborar un documento con encabezados y pies por secciones con las siguientes
características.
CARAL TIERRA
ANCESTRAL
LOS MÁS ANTIGUOS
2
SUS INICIOS
3
SU SABIDURIA
4
SUS COSTUMBRES
5
VESTIMENTAS
6
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Numeración de páginas
Se puede agregar números de página, que están asociados con los encabezados y
pies de página, a la parte superior, a la parte inferior o a los márgenes de los
documentos. La información almacenada en los encabezados y pies de página, o en
los márgenes, aparece atenuada y no se puede cambiar al mismo tiempo que la
información del cuerpo del documento
La numeración se encuentra en los encabezados, pies de página y en la ficha insertar.
Reemplazar y buscar
Mediante estas opciones se puede realizar búsquedas de caracteres o palabras dentro
de un documento, si es preciso se puede remplazar de manera automática caracteres
o palabras completas.
Estos comandos se encuentran en la ficha inicio en el grupo edición.
Solo elija buscar y escriba la palabra a buscar, también puede utilizar CTRL + B
Solo elija reemplazar y escriba la palabra a cambiar, también puede utilizar CTRL + L
Ortografía y gramática
Permite realizar revisiones de la ortografía empleada así como de la gramática. De
manera predeterminada, Microsoft Word revisa automáticamente la ortografía y la
gramática mientras escribe, utilizando un subrayado ondulado de color rojo para
indicar los posibles errores ortográficos y un subrayado ondulado de color verde para
indicar los posibles errores gramaticales
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Para activar la ortografía y la gramática, puede ir a la ficha revisar o presionar la tecla
F7.
Elementos de capacidad 1.3 Utiliza las herramientas avanzadas de Word, para mejorar la presentación del documento, diseñando documentos y mejorando la presentación de los mismos mediante el uso de columnas y tablas
TABLAS
¿Qué es una TABLA en Word?
Son cuadriculas distribuidas a modo de una matriz, es decir en COLUMNAS y FILAS.
La intersección de estas se denomina CELDA.
En una celda se puede colocar:
1. Texto
2. Números
3. Fórmulas
4. Gráficos.
Para activar tablas:
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Ventana Para Insertar Tabla
.
Dibujándola
Ir a dibujar tabla o hacer clic en el icono del lápiz de la barra de Tablas y bordes,
el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar
el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y
columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz. En la barra de Tablas y bordes
tenemos comandos para trabajar con las tablas.
Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se
muestra en la imagen.
Formulas
Aparte de la autosuma, se pueden hacer otras
muchas operaciones en una tabla, con el comando
Fórmula del menú Tabla.
Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas
situadas a la izquierda, y también se puede
especificar un formato concreto para visualizar los
resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el
valor es cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los puntos
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para separar los miles y la coma para separar los decimales
Ejemplo
Elaborar la tabla como se muestra.
CANTIDAD PRECIO SUBTOTAL IGV TOTAL
12 23.50
14 33.50
18 66.00
Iniciando cálculos.
1. Ubicar el cursor en la celda C2 (debajo de subtotal)
2. Ingresar a presentación
3. Clic en fórmula
4. Antes de escribir la fórmula borre el contenido, la fórmula a emplear
será: =A2*B2
5. En formato de número elija #,##0.00 (estilo millares).
6. Fórmula para el igv y total.
Para las otras celdas solo cambie el número de fila, así por ejemplo =A3*B3.
Resultado
CANTIDAD PRECIO SUBTOTAL IGV TOTAL
12 23.50 282.00 50.76 332.76
14 33.50 469.00 84.42 553.42
18 66.00 1,188.00 213.84 1,401.84
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Ejercicios con tablas
1. Calcular el subtotal, igv y el total
1. Diseñar la siguiente tabla.
2. Diseñar la siguiente tabla y calcular el descuento solicitado.
VENTAS DE PRODUCTOS AL POR MAYOR
PRODUCTO CANTIDAD PRECIO SUBTOTA
L
IGV TOTAL
USB 4 GB 123 120.00
MP3 8 GB 124 180.00
HDD 200 GB 234 800.00
DVD CDRW 200 350.00
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3. Diseñar la siguiente tabla y calcular el descuento y el total a pagar
Columnas
Word permite escribir un documento empleando el formato de estilo periodístico, es
decir un documento en columnas. Las columnas hacen que el texto fluya en el
documento de forma proporcional en cada columna.
Como crear columnas
1. Diseño de pagina
2. Columnas
Deberá ver una ventana como se muestra.
Mediante estas opciones pueden crear columnas, notara que en los botones solo se
llega a un máximo de 3 columnas, si desea crear un número mayor solo incremente el
valor especificado en número de columnas.
Modificar ancho de columnas
Word permite modificar el ancho de las columnas definidas, ya sea empleando
medidas o arrastrando con el mouse.
VENTA DE TELEVISORES
MODELO PRECIO DSCTO
9%
TOTAL A
PAGAR
LCD 21” SONY 780.00
LCD 29” LG 1250.00
LCD 21” HITECH 540.00
LCD 59” LG 2500.00
LCD 52” HITECH 1900.00
LCD 60” SONY 3500.00
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Usando medidas
Usando el mouse. Ubíquese en el borde de la columna (regla) y arrastre con el
mouse.
Como realizar saltos de columnas
Para realizar saltos de columnas en Word, se debe presionar CTRL + SHIFT +
ENTER, esto permite crear documento con columnas variables, asemejándose más a
una revista.
Escriba el documento que se muestra y al culminar la primera columna, realice el salto
de columna.
Como escribir un documento con múltiples columnas
En ocasiones es necesario escribir un documento con varias columnas dispuestas
dentro de él, esto da al documento una mejor vista y orden
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Elemento de capacidad 4
Usa las opciones gráficas del software para insertar imágenes y aplicar modificaciones permitidas a las mismas.
Imágenes
Word permite colocar imágenes dentro de un documento, las imágenes a insertar
pueden ser Prediseñadas o Desde Archivo.
Las imágenes prediseñadas son conocidas como metarchivos y vienen incluidas
dentro del office.
1. Insertar
2. Imágenes prediseñadas
3. Escriba el nombre de la imagen a buscar
4. Ahora arrastre la imagen hacia su documento.
Trabajando con imágenes
Note que las imágenes tienen unos puntos alrededor de la imagen, estos se
denominan puntos de control, el botón verde es para girar la imagen.
Al colocar una imagen sobre el documento aparecerá una ficha de trabajo nueva
denominada Herramienta de Imagen, esta contiene la opción Formato.
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Si desea añadir efectos a la imagen solo haga clic sobre la figura de los marcos que se
muestra.
Ejemplo.
El mismo sistema de trabajo se aplica a las imágenes que el usuario puede colocar
(fotos), aunque se les puede realizar algunas modificaciones.
Como colocar una imagen dentro de una forma
1. Inserte una forma.
a. Insertar
b. Formas
c. Inserte una estrella de 32 puntas
2. Añada a la estrella sombra y color de línea
3. La imagen terminada debe quedar de la siguiente manera
4. Estando la imagen seleccionada proceda de la siguiente manera.
a. Haga clic en la opción de relleno de forma
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b. Elija imagen
c. Elija una imagen de su preferencia
d. El diseño terminado se vería así.
Word Art
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos vistosos para nuestros
documentos. Sólo tenemos que introducir o seleccionar el texto al que queremos
aplicarle un estilo.
Para iniciar WordArt hacer clic en el icono del menú Insertar.
Al hacer clic sobre el icono aparecerá un cuadro de diálogo con la galería de WordArt
como la que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos
guste.
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A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo para que introduzcamos el
texto.
Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo en este cuadro
de diálogo. También podemos elegir la fuente el tamaño y el estilo del texto.
Al pulsar el botón Aceptar, después de escribir "MICROSOFT WROD", un gráfico
WordArt como el que se muestra se insertará en nuestro texto.
Por medio de los comandos de la barra de herramientas de WordArt podemos
modificar los rótulos WordArt.
Para dar forma al rótulo ajustándose a una de las formas que
se presentan en una ventana. Al hacer clic sobre este botón
podemos ver las distintas formas que nos ofrece WordArt para dar
al texto.
Permite ajustar el gráfico
WordArt respecto del texto que
hay alrededor. Al hacer clic sobre
este botón vemos los diferentes
ajustes disponibles.
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Para variar el espacio entre caracteres. Estas son las opciones de espaciado
entre caracteres.
Texto modificado en Word art
Se puede modificar un texto en Word art de manera que se vea circular, inclinado o
como un botón.
Veamos unos ejemplos.
1. Circular.
Inserte un texto Word Art, escriba Instituto de Formación Bancaria I.F.B.
Modifique el texto para que se vea circular, haga clic en y elija
El resultado deberá ser:
2. Inclinado
Extraiga una copia del Word Art anterior y modifíquelo para que se vea así.
3. Tipo botón
Extraiga una copia del Word Art anterior y modifíquelo de la siguiente
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manera.
Modifique el texto para que se vea circular, haga clic en y elija
El resultado deberá verse así
Ejercicios con gráficos
Adaptando gráficos contextos
1. Elaborar un documento con el texto mostrado y las imágenes en las posiciones
señaladas.
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2. Elaborar un documento con el texto mostrado y las imágenes en las posiciones
señaladas.
SmartArt
Un gráfico SmartArt es una representación visual de la información e ideas. Puede
crear gráficos SmartArt eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de
comunicar mensajes de forma rápida, fácil y eficaz.
Con los gráficos SmartArt y otras características nuevas como, por ejemplo, los temas,
(tema: combinación de colores de temas, fuentes de temas y efectos de temas. Se
puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única.), puede crear
ilustraciones de calidad con sólo unos cuantos clics de mouse (ratón).
1. Clic en Insertar
2. Clic en SmartArt
3. Aparecerá la siguiente ventana
4. Clic en Jerarquía
5. Elija organigrama
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6. Para agregar más formas primero seleccionar la entidad a la cual le agregara
una forma
7. Ahora utilizar el botón Agregar forma
8. Las opciones son:
9. Para realizar cambios puede emplear la barra de Diseño
10. Para otros cambios utilizar la barra de formato
Ejemplo.
1. Ingrese a Insertar
2. Clic en Smart Art
3. De la ventana que se aprecia elija jerarquía
4. De la ventana del lado derecho elija organigrama.
5. Aceptar
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6. Aparecerá el siguiente organigrama
7. Clic derecho sobre el recuadro superior
8. Elija agregar forma
9. Agregar forma debajo
10. Con los cuatro rectángulos ya elaborados escriba los siguientes textos
11. Ahora, clic derecho sobre la gerencia comercial y agregue las siguientes
formas
12. Termine la elaboración del organigrama como se muestra
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13. Empleando la ficha diseño, puede realizar cambios a su trabajo
14. Diseño propuesto.
POWERPOINT
¿Qué es PowerPoint?
Es un SLIDEWARE
¿Qué es un SLIDEWARE?
Un Slideware es una aplicación que permite crear presentaciones multimedia. Siendo
esta aplicación de gran uso en el mundo empresarial y educativo. Microsoft
PowerPoint es parte de la Suite Microsoft Office.
¿Qué es una presentación?
Una presentación Power Point, es un archivo PPTX o PPSX que muestra una serie de
diapositivas digitales multimedia y que permiten exponer un determinado tema. Por lo
general una presentación PowerPoint no es exhaustiva sobre un tema, es decir, sólo
muestra información importante, algunos gráficos, sonidos y videos; esto permite,
generalmente junto con un expositor, desarrollar un tema específico.
¿Qué es una diapositiva?
Las diapositivas son cada uno de los elementos que constituyen la presentación y
cada una de ellas podría identificarse con una lámina o página. Se pueden crear y
modificar de manera individual. El número de diapositivas varía en función del
contenido de la presentación, pero en general, podemos decir que es aconsejable que
cada diapositiva contenga una única idea o elemento de información.
Presentación EDITABLE, al abrir una presentación de este tipo, abre el PowerPoint y
permite modificar el contenido de la presentación, de manera predeterminada
PowerPoint guarda las presentaciones con esta extensión (PPT, PPTX).
Presentación EJECUTABLE, al abrir una presentación de este tipo, se abre en la
vista Presentación con diapositivas, es decir, al abrirse se proyecta y no se puede
editar (PPS, PPSX).
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ENTORNO DE MICROSOFT POWERPOINT 2007
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Elemento de Capacidad 2.1
Elabora diapositivas con buena calidad gráfica: insertar imágenes, agregar efectos de transición, sonido y video.
Diseña presentaciones con efectos personalizados, agregando hipervínculos y botones de acción
Crear una presentación
PowerPoint nos permite crear una presentación de formas distintas, bien a través del
asistente que es muy útil cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son
escasos porque nos guiará en todo el proceso de creación de la presentación, también
podemos crearlas a través de algunas de las plantillas que incorpora el propio
PowerPoint o plantillas nuestras. También se puede crear la presentación desde cero,
es decir, crearla a partir de una presentación en blanco.
Para crear una presentación con un asistente sigue estos pasos: 1. Clic en el botón office 2. Nuevo, en el Panel de Control 3. Selecciona la opción Plantillas Instaladas. 4. Una vez elegida la opción Plantillas Instaladas aparecerá una ventana como
la que mostramos a continuación.
5. Seleccionar una presentación 6. Clic en el botón Crear 7. La presentación se mostrara en pantalla
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Presentación en blanco A continuación veremos cómo crear una Presentación en blanco, esta opción se suele utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades.
1. Clic en Inicio 2. Clic en Nueva diapositiva 3. Elija el modelo de diapositiva que desea trabajar.
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Para añadir más diapositivas puede presionar CTRL + M (forma rápida)
Vistas Las vistas en esta versión son las siguientes
VISTA IMAGEN
NORMAL
CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS
PAGINA DE NOTAS
PATRON DE DIAPOSITIVAS
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PATRON DE DOCUMENTOS
PATRON DE NOTAS
Cambios a una diapositiva Se pueden emplear temas para realizar cambios rápidos a una diapositiva, se pueden personalizar los colores de los temas o simplemente darle un color al fondo. Los temas son diseños prediseñados de Power Point 2007.
Los colores asignados a los temas pueden ser modificados por el usuario,
simplemente haga clic en colores .
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Para personalizar el fondo, solo haga clic en Estilos de Fondo
Creando las primeras diapositivas
1. Clic en nueva diapositiva 2. Clic en Diapositiva de Titulo 3. Escriba el tema como se muestra
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4. Elija nuevamente nueva diapositiva 5. Clic en Títulos y Objetos 6. Escriba el tema como se muestra
7. Inserte ahora una dispositiva de tipo Comparación 8. Escriba el texto como se muestra e inserte las imágenes
9. Ingrese a los temas y elija uno de su agrado Asignando efectos de transición y tiempo de reproducción
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Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animación que se producen en la
vista Presentación con diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a la siguiente.
Puede controlar la velocidad de cada efecto de transición de diapositivas y también
agregarle sonido.
Microsoft Office PowerPoint 2007 incluye muchos tipos diferentes de transiciones de
diapositivas, entre los que se incluyen (pero sin limitarse ha) los siguientes:
Pasos
1. Clic en animaciones
2. Elija uno de los efectos de transición que se muestran
3. Si desea se le puede añadir sonido, cambiar la velocidad del efecto y asignar el
mismo efecto a todas las diapositivas.
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Para asignar tiempo a la diapositiva
Para asignar tiempo a la diapositiva puede emplear dos métodos:
1. Ensayar intervalos. Permite que el usuario vea la diapositiva y estime el
tiempo que tardaría en verla en su totalidad incluida la lectura de textos y
visualización de imágenes, en esta parte vera un cronometro.
a. Clic en Presentación con Diapositivas
b. Clic en Ensayar Intervalos
c. Vea cada dispositiva estime su tiempo y avance
2. Manualmente. Puede estimar el tiempo y asignarlo de manera manual
a. Clic en Animaciones
b. El tiempo asignado será en segundos.
Para reproducir la dispositiva presione F5
Ejercicios
1. Elaborar las siguientes diapositivas, asignar colores en degrade
personalizados, efectos de transición y un tiempo de 4 segundos a cada una.
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Asignando efectos personalizados
Permiten asignar efectos a cada objeto dentro de la diapositiva, estos efectos pueden
funcionar con las transiciones o de manera independiente.
1. Elaborar la siguiente diapositiva
2. Seleccionar el titulo principal
3. Clic en animaciones
4. Clic en Personalizar animación
5. Al lado derecho de su pantalla deberá aparecer la ventana de animaciones
personalizadas
6. Clic en Agregar efecto
7. Elija efectos de entrada
8. Elija Mas efectos
9. Elija el efectos Susurro
10. Clic en aceptar
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11. Note que en la pantalla derecha se muestra el efecto asignado
12. Ahora realice los cambios como se muestran en la imagen
13. Seleccione ahora el subtitulo
14. Agregar el siguiente efecto de entrada: Desplazar hacia arriba
15. Realizar los primeros cambios como se muestran en la imagen
16. Ahora personalizaremos aun más el efecto, haga clic en el efecto del subtitulo
17. Seleccione Opciones de efectos
18. Clic en Animar texto y elija Por letra
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19. Clic en aceptar
20. Seleccione el grafico que representa el Dólar
21. Agregar el efecto de entrada Bumerán
22. Realizar los cambios como se muestran en la imagen
23. Seleccione el grafico que representa el Euro
24. Agregar el efecto de entrada Bumerán
25. Realizar los cambios como se muestran en la imagen
26. Ahora elija un efecto de transición con 5 segundos de espera y aplique a todas
las diapositivas.
27. Ahora solo presione F5, para iniciar la reproducción.
Asignando sonidos mp3 a la diapositiva
Power Point, permite añadir sonido desde un CD, o sonido MP3, este se puede
colocar para ser reproducido en toda la diapositiva o para ser reproducido en solo
algunas de ellas, también se puede colocar sonidos diferentes para cada grupo o
tema de la diapositiva.
1. Clic en Insertar
2. Clic en Sonido
3. Elija sonido desde archivo
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4. Elija una canción de su agrado
5. Haga clic en automáticamente, para que la reproducción se realice al iniciar la
diapositiva.
6. Para añadir más opciones se puede optar por lo siguiente
1. Repetir la música durante toda la reproducción
i. Haga clic derecho sobre el icono de sonido
ii. En la ficha de opciones, elija Ocultar durante la presentación
iii. Haga clic en Repetir la reproducción hasta su interrupción y
ocultar icono de sonido
Nota.
Si desea darle sonido a tan solo un grupo de diapositivas entonces los pasos
son los siguientes:
1. En el panel de tareas, elija la música que inserto
2. Elija ahora opciones de efectos
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3. Se mostrara una pantalla de reproducir sonido, aquí configurara su
reproducción.
4. Señale el inicio y el final de la reproducción.
5. Clic en aceptar
Asignando video mpg a la diapositiva
Power Point, permite añadir Video de formato MPG, este se puede colocar para ser
reproducido en la diapositiva.
1. Vayamos a Insertar
2. Elija Película
3. Clic en Película de archivo
4. Elija una película
5. Haga clic en automáticamente, para que la reproducción se realice al iniciar la
diapositiva.
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6. Para más opciones de efectos emplear el panel de tareas y la opción de
efectos
7.
8. Clic en Aceptar
9. F5 para reproducir
Hipervínculos en PowerPoint
Un hipervínculo es una comunicación con una página web (generalmente) y con un
documento de otra aplicación.
Power Point puede establecer vínculos con páginas web públicas o locales así como
con otros programas o con diapositivas.
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Pasos para crear un hipervínculo
1. Seleccionar el Texto, Word Art o Imagen a vincular.
2. Presione Ctrl + Alt +K
3. Al mostrarse la siguiente ventana, Elija LISTA DE ESTE DOCUMENTO.
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4. Elija la diapositiva con el titulo de Word
5. Clic en Aceptar
6. Aceptar nuevamente y listo el hipervínculo. Notara que el texto que dice Word
esta subrayado.
También puede optar por emplear la herramienta de hipervínculo que está en el menú
INSERTAR.
Realizar los mismos pasos para los otros cursos.
Botones de acción
Permiten realizar acciones de vínculo hacia una diapositiva u otro documento de
alguna otra aplicación.
Los botones se encuentran dentro de la herramienta Forma, cada uno de ellos
presenta una imagen que señala la acción que puede desarrollar.
BOTON ACCION
Se desplaza a la diapositiva ANTERIOR
Se desplaza a la diapositiva SIGUIENTE
Se desplaza a la PRIMERA DIAPOSITIVA
Se desplaza a la ULTIMA DIAPOSITIVA
Se desplaza a la diapositiva de INICIO
Disponible para que el usuario señale el tipo de acción realizara
Realizar el mismo trabajo anterior pero empleando botones de acción.
Pasos para crear un hipervínculo
1. Ingrese a la opción FORMAS
2. Elija el botón de PERSONALIZACIÓN
3. Haga clic en la dispositiva inicial
4. Haga clic en aceptar (momentáneamente).
5. Clic derecho sobre el BOTON
6. Elija modificar texto
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7. Escriba WORD (si desea modifique el botón a su gusto)
8. El resultado será como se muestra en la siguiente figura.
9. Proceda de la misma manera hasta completar todos los botones.
10. Ahora a asignarles la tarea específica de acuerdo al título que llevan.
11. Haga clic derecho sobre el botón que dice WORD
12. Elija Hipervínculo
13. Haga clic en la opción Hipervínculo a
14. Seleccione Diapositiva
15. Deberá aparecer una ventana como se muestra.
16. Haga clic en WORD, para establecer el hipervínculo.
17. Realice la misma operación para los otros botones.
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EXCEL
¿Qué es Excel?
Es una hoja de cálculo
¿Qué es una hoja d cálculo?
Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite
manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas
por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y
columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde
se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es
posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de
gráficas.
Otras hojas de cálculo
HOJA DE CALCULO SUITE
Calc OpenOffice.org
Calc LibreOffice
Microsoft Excel Microsoft Office
Gnumeric Gnome Office
Numbers iWork de Apple
Lotus 1-2-3 Lotus SmartSuite
StarOffice Calc StarOffice
Corel Quattro Pro WordPerfect
KSpread KOffice, paquete gratuito de Linux
Hoja de cálculo Google Apps
Dimensiones de la hoja de cálculo Microsoft Excel 2007
Columnas
Identificación alfabética que se le da a las celdas vistas de manera vertical, estas se
identifican desde la letra “A” hasta las letras “XFD”, en total la versión 2007 tiene
16,384 columnas.
Filas
Identificación numérica que se le da a las celdas vistas de manera horizontal, estas se
identifican por números colocados de manera correlativa, iniciando en “1” y terminando
en “1’048,576”.
Celda
Esta esta compuesta por la intersección de una columna y una fila, una celda puede
contener tanto letras, números, símbolos, espacios en blanco y funciones. Una celda
puede contener hasta 215-1 caracteres es decir 32,767. Pero solo se pueden ver los
primeros 255 caracteres.
Elemento de capacidad 3.1
Realiza modificaciones a los contenidos de la hoja de cálculo, asignando formatos de
celdas, copiándolos y eliminándolos. Aplica de manera correcta las funciones que provee
Excel
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ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL 2007
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¿Cómo ingresar a Excel?
1. Inicio 2. Programas 3. Microsoft Office 4. Microsoft Excel
Al iniciar el trabajo con la hoja de cálculo se mostrara solamente tres (03) hojas, pero
se pueden aumentar según la necesidad del usuario.
Para facilitar el trabajo al usuario Excel cuenta con una herramienta que esta incluida
en la misma celda y se llama control de arrastre, que permite copiar el contenido de
una celda fácilmente o rellenarla.
La hoja de cálculo también muestra una barra muy especial llamada barra de fórmulas,
la cual muestra el contenido de una celda, facilitando su modificación.
Si el usuario desea puede cambiar el nombre de las hojas que provee Excel, así estas
serian mas descriptivas de acuerdo al trabajo que realizan.
La barra de formato tiene algunas variantes con respecto a otras como la de Word por
ejemplo, esta incluye botones para el manejo de formato numérico de forma rápida.
Control de arrastre
Cuadro de
Nombres
Ayuda de
Funciones Barra de
Fórmulas
Nombre asignado por el
Usuario
Nombre asignado por
Excel
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¿Qué es un Rango de Celdas?
Se denomina así al grupo de celdas seleccionadas y que están listas para ser
trabajadas, ya sea pintando su fondo, cambiando el tipo de letra o colocando formatos
numéricos o bordes.
El usuario esta en plena libertad de seleccionar los rangos de celda que estime
conveniente.
En Microsoft Excel se emplean tres tipos de punteros para el
Mouse, cada uno cumple una función diferente, así por ejemplo:
Es el puntero predeterminado de Excel, es que se emplea para seleccionar las
celdas.
Es el puntero que se emplea para auto llenar el contenido de una celda.
Horizontalmente Verticalmente Alternadamente
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Es el puntero que se emplea para mover las celdas en la hoja.
Presione Shift+ cualquiera de estas teclas para seleccionar texto:
FLECHA IZQUIERDA A la izquierda carácter a carácter
FLECHA DERECHA A la derecha carácter a carácter
FLECHA ABAJO Hacia abajo línea a línea
FLECHA ARRIBA Hacia arriba línea a línea
CTRL+ FLECHA IZQUIERDA A la izquierda palabra a palabra
CTRL+ FLECHA DERECHA A la derecha palabra a palabra
INICIO Al principio de la línea de texto actual
FIN Al final de la línea de texto actual
CTRL+INICIO Al principio del documento
CTRL+FIN Al final del documento
RE PÁG Hacia arriba una pantalla
AV PÁG Hacia abajo una pantalla
CTRL+RE PÁG Al principio de la página anterior
CTRL+AV PÁG Al final de la página anterior
FIN + → Va al final de la columna
FIN + ← Va al inicio de la columna
FIN + ↑ Va al inicio de la fila
FIN + ↓ Va al final de la fila
CTRL + INICIO Va al inicio de la hoja
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Métodos abreviados frecuentes
CTRL+A Abrir
CTRL+Z Deshacer
CTRL+Y Rehacer. En algunos programas, si no hay nada que rehacer, se repite la última acción.
CTRL+G Guardar
CTRL+P Imprimir
ALT+F4 Cerrar la ventana activa
CTRL+N Negrita
CTRL+K Cursiva
CTRL+S Subrayar
CTRL+D Alinear a la derecha
CTRL+T Alinear al centro
CTRL+Q Alinear a la izquierda
CTRL+C Copiar
CTRL+X Cortar
CTRL+V Pegar
CTRL+C+CTRL+C Abrir el Portapapeles
CTRL+B Buscar
CTRL+L Reemplazar
CTRL+E Seleccionar todo el documento
F7 Comprobar la ortografía
MAYÚS+F7 Sinónimos
CTRL+MAYÚS+W Cuadro Estilo
CTRL+MAYÚS+F Fuente
CTRL+MAYÚS+A Cambiar la fuente a la del estilo Normal
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Para desplazarse rápidamente por la hoja se puede emplear las combinaciones antes
descritas, pero estas en ocasiones tienen su limite en el contenido de la hoja, así por
ejemplo, la combinación FIN + → que normalmente nos llevaría al final de la
columna, se vería afectada en su desplazamiento si las celdas contiguas estuviesen
llenas.
El texto “hola” introducido en la posición que se muestra, impedirá el desplazamiento
del puntero hasta el final de la columna.
¿Cómo Insertar Nuevas Filas o Columnas?
Excel permite si es necesario insertar nuevas filas o columnas en la posición que el
usuario estime conveniente.
Los pasos en ambos casos son los mismos.
1. Clic en el Menú Insertar 2. Clic en Fila (si desea insertar una fila) 3. Clic en Columna (si desea insertar una columna)
Para insertar más de una fila o una columna, solo seleccione un rango de ellas y
proceda con los pasos anteriores.
Formato de celdas
El formato de celda permite modificar la presentación de los datos ingresados en un
celda, así pues se puede modificar un número para que se muestre con símbolo
monetario, con separación de miles, o puede colocar una fecha y que esta se muestre
con formato de di, mes, año o mostrarse con la fecha completa.
Posición Inicial Posición Final
Como se ve las cantidades están
iniciando en la fila uno
En esta parte se ha insertado una
fila
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Para dar formato a una celda o rango de celdas, se debe seguir estos pasos:
1. Seleccione la celda o celdas a formatear 2. Presione Ctrl + 1 3. Si Elije la ficha Número
Como puede ver la ficha número le muestra una variedad de opciones las cuales
sirven para modificar el contenido de una celda.
Las opciones de la ficha número son:
Formato Descripción
General
Éste es el formato de número predeterminado que aplica Excel cuando se
escribe un número. En la mayoría de los casos, los números que tienen el
formato General se muestran tal y como se escriben. Sin embargo, si la
celda no es lo bastante ancha para mostrar todo el número, el formato
General redondea los números con decimales. El formato de número
General también utiliza la notación científica (exponencial) para números
grandes (de 12 o más dígitos).
Número
Este formato se utiliza para la presentación general de números. Puede
especificar el número de posiciones decimales que desea usar, si desea
utilizar separadores de miles y cómo desea mostrar los números negativos.
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Moneda
Este formato se utiliza para los valores monetarios generales y muestra
el símbolo de moneda predeterminado junto a los números. Puede
especificar el número de posiciones decimales que desea usar, si desea
utilizar separadores de miles y cómo desea mostrar los números
negativos.
Contabilidad
Este formato también se emplea para valores monetarios, pero alinea
los símbolos de moneda y los separadores decimales de los números
de una columna.
Fecha
Este formato muestra los números de serie de fecha y hora como
valores de fecha, en función del tipo y configuración regional (ubicación)
que especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un
asterisco (*) en la lista Tipo (ficha Número, cuadro de diálogo Formato
de celdas), los formatos de fecha que aplique no cambian el orden de
las fechas con el sistema operativo.
Hora
Este formato muestra los números de serie de fecha y hora como
valores de hora, en función del tipo y configuración regional (ubicación)
que especifique. Excepto en el caso de los elementos que tienen un
asterisco (*) en la lista Tipo (ficha Número, cuadro de diálogo Formato
de celdas), los formatos de hora que aplique no cambian el orden de
las horas con el sistema operativo.
Porcentaje
Este formato multiplica por 100 el valor de la celda y muestra el
resultado con un símbolo de porcentaje. Puede especificar el número de
cifras decimales que desea utilizar.
Fracción Este formato presenta los números en forma de fracción, dependiendo
del tipo de fracción especificado.
Científico
Este formato muestra los números siguiendo la notación exponencial,
reemplazando parte del número con E+n, donde E (que significa
Exponente) multiplica el número precedente por 10 elevado a la
enésima potencia. Por ejemplo, un formato Científico con dos
decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10, que es 1,23 por 10
elevado a la décima potencia. Se puede especificar el número de
posiciones decimales que se desea usar.
Texto
Este formato trata el contenido de las celdas como texto y muestra el
contenido exactamente tal y como se escribe, incluso cuando se
escriban números.
Especial Este formato muestra los números como un código postal, número de
teléfono o número de la seguridad social.
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Trabajando con la ficha Alineación:
Alineación de texto. Permite alinear un texto dentro de la celda, de manera vertical y
horizontal, las alineaciones pueden ser:
Horizontal Vertical
General Superior
Izquierda(Sangría) Centrar
Centrar Inferior
Derecha(Sangría) Justificar
Rellenar Distribuido
Justificar
Centrar en la Selección
Control del Texto. Permite que un texto sea ajustado dentro de la celda, esto quiere
decir que se puede modificar un texto para que se muestre en dos o más líneas dentro
de una celda, ajustarlo al tamaño de la celda o agrupar dos o más celdas en una sola.
Personalizado
Este formato permite modificar una copia de un código de formato de
número existente. Crea un formato de número personalizado que se
agrega a la lista de códigos de formato de número. Se pueden agregar
entre 200 y 250 números de formato personalizados, dependiendo de
la versión de idioma de Excel que se haya instalado.
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Orientación. Esta opción permite que un texto se pueda visualizar en diferentes
posiciones dentro de la celda, así pues se puede inclinar un texto en un ángulo de 45º
u otro si se desea.
Trabajando con la ficha Fuente.
Esta ficha se activara si el cursor esta dentro de la celda o si este está sobre ella, es
decir se activa igual si estamos en modo de edición o no.
Trabajando con la Ficha Bordes.
Esta ficha permite colocar bordes a una celda o rango de celdas, con diferentes
diseños de línea y colores. Las opciones prestablecidas asignan bordes de manera
rápida y de forma sencilla, los bordes en sí permiten asignar libremente el borde de
una celda.
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Trabajando con la Ficha Tramas.
Las tramas permiten colocar un fondo a la celda o rango de celdas, así pues el usuario
puede elegir colores y diseños de tramas para su hoja.
Trabajando con la ficha Proteger.
Permite al usuario proteger o desproteger una celda o rango de celdas, esta
protección no tendrá efecto si no se emplea la protección de la hoja.
Ejemplo:
1. Seleccione toda la hoja 2. Presione Ctrl + 1 3. Seleccione la ficha Proteger 4. Deseleccione proteger y ocultar. 5. Aceptar 6. Sombrear las celdas de la columna como se muestra en el grafico. 7. Presione Ctrl + 1 8. Elija la ficha Proteger 9. Active la opción Proteger 10. Ingrese a Herramientas 11. Elija Proteger Hoja
Notara que solo el rango seleccionado esta protegido, las otras celdas están
disponibles para el usuario.
Para el ejemplo los rangos protegidos están de color.
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Ejemplos de formatos numéricos.
Formato Personalizado
Este tipo de formato merece una explicación más detallada, pues permite realizar una
modificación al contenido de la celda o rangos de celda con total libertad al usuario.
Para asignar un formato personalizado se debe tener en cuenta el siguiente formato:
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También se tendrá en cuenta:
1. Mostrar texto y números. Para ver el texto y los números de una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas (" ") o ponga delante de un solo carácter una barra invertid a (\). Incluya los caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, escriba el formato 0,00" Exceso";$-0,00" Defecto" para mostrar una cuantía positiva como "$125,74 Exceso" y una cuantía negativa como "$-125,74 Defecto." Los siguientes caracteres se muestran sin utilizar comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < > y el espacio.
2. Incluir una sección para escribir texto. Si se incluye, la sección de texto es siempre la última en el formato de número. Incluya el carácter ( @ ) en la sección en que desee mostrar el texto escrito en la celda. Si se omite el carácter @ en la sección de texto, no se verá el texto que se haya escrito. Si desea ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas dobles (" ") , por ejemplo, "facturación bruta de "@
Si el formato no incluye una sección de texto, el texto que escriba no se verá afectado por el formato.
3. Agregar espacio. Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un subrayado (_) seguido del carácter. Por ejemplo, si detrás de un subrayado se cierra un paréntesis (_)), los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que estén entre paréntesis.
4. Repetir caracteres. Para repetir el carácter siguiente en el formato y llenar el ancho de la columna, incluya un asterisco (*) en el formato de número. Por ejemplo, introduzca 0*- para incluir suficientes guiones detrás de un número para llenar una celda.
Otras consideraciones
1. Posiciones decimales y dígitos significativos Para dar formato a las fracciones o los números con decimales, incluya los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si un número tiene más dígitos a la derecha del separador decimal que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay más dígitos a la izquierda del separador decimal que marcadores, se mostrarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador decimal, los números menores que la unidad comenzarán por el separador.
o # muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor.
o 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que ceros en el formato.
o ? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier New. También se puede utilizar ? para las fracciones que tengan un número de dígitos variable.
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Para mostrar Use este código
1234,59 como 1234,6 ####.#
8,9 como 8,900 #.000
,631 como 0,6 0.#
12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 #.0#
44,398, 102,65 y 2,8 con decimales alineados ???.???
5,25 como 5 ¼ y 5,3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados
# ???/???
2. Separador de miles Para mostrar un punto como separador de miles o para escalar un número por un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de número.
Para mostrar Use este código
12000 como 12,000 #,###
12000 como 12 #,
12200000 como 12,2 0.0,,
3. Color Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección.
[Negro] [Azul]
[Aguamarina] [Verde]
[Magenta] [Rojo]
[Blanco] [Amarillo]
4. Condiciones Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, ponga la condición entre corchetes. La condición consta de un operador de comparación (Operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a) y un valor.
Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100
en color rojo y los números superiores a 100 en color azul.
[Rojo][<=100]; [Azul] [>100]
Si no desea estar definiendo un formato de celdas para cada celda o rango
de manera repetitiva, puede hacer uso de la herramienta copiar formato.
Seleccione el rango A2:A5, luego
Clic en el botón Copiar Formato.
Arrastre el Mouse desde B2 hasta
B5
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FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite establecer entre otras utilidades colores para un
determinado valor. Es decir se realiza una comparación de las celdas con un valor y si
se cumple la comparación se cambia de color la celda.
Es útil para trabajar registros de notas o estados de cuentas en contabilidad.
Ejemplo.
Colocaremos un formato condicional a un registro de notas, en donde las notas
aprobatorias serán azules y las desaprobatorias serán rojas.
Note que las celdas están con un color uniforme.
Aplicaremos el formato condicional.
Pasos.
1. Seleccionar las celdas entre A2 y C4 2. Clic en la opción de menú Inicio 3. Clic en Formato Condicional 4. Clic en Administrar reglas 5. Clic en Nueva regla 6. Al mostrar la pantalla del formato, haga los cambios que se muestran
1. Clic en Aceptar 2. Para las notas aprobatorias primero haga clic en agregar 3. Clic en Nueva regla
Clic en Formato y Elija el color ROJO
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4. Clic en Aceptar
5. El resultado final será como se muestra
REFERENCIAS Y TIPOS DE CELDAS
La referencia a una celda, es la manera como la llamaremos en cada parte de nuestro
trabajo en la hoja de cálculo.
Las celdas se nombran primero por la letra de la columna y luego por el número de la
fila, de tal manera que la intersección es nuestra celda activa.
Clic en Formato y Elija el color AZUL
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Los tipos de celdas que referencia Excel son las siguientes:
Celdas relativas
Las celdas se denominan relativas cuando la referencia a ellas cambia de acuerdo al
lugar en donde se las coloque, así de esta manera si la celda relativa es movida hacia
abajo o arriba cambia su fila, y si es movida a la izquierda o derecha cambia su
columna. Es muy útil cuando las fórmulas son iguales para un rango de celdas, y
mucho más fácil para realizar cálculos extensos.
La celda relativa se referencia con la letra de la columna y el número de la fila: A1, B4,
IV65536.
Ejemplo: Calcular el subtotal de un producto, multiplicando la cantidad por el precio.
Note en la barra de fórmulas como en cada celda hay cambios, la referencia se
modifico de acuerdo a la fila en la que nos ubicamos, por ejemplo la fila 3 muestra la
fórmula =A3*B3.
Celdas absolutas
Las celdas se denominan absolutas cuando la referencia a ellas no cambia ni de
columna ni de fila, estas siempre permanecen inalterables no importando a donde se
copien o muevan. Es bastante útil si el cálculo de una fórmula toma como valor una
sola celda, o si realizamos una búsqueda por el contenido de una celda en especial.
Las celdas absolutas se referencian acompañadas de el símbolo de dólar ($) por
ejemplo: $A$1, $B$23.
Ejemplo: Calcular el pago de unas cuotas vencidas, agregando una mora de 2.75% a
cada una de ellas.
1. Ingresamos la fórmula, en la celda C2
2. Jalar el Auto llenado, hasta la fila 5
1. Ingresamos la fórmula, en la celda B4, note que la fórmula señala a la celda B1, rodeada por el signo $.
2. Jalar el Auto llenado, hasta la fila
7.
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Note que después de arrastrar la formula esta hace cambios en las filas relativas como
A5, por ejemplo, pero mantiene la misma referencia en la celda absoluta $B$1.
Celdas mixtas
Las celdas se denominan mixtas cuando la referencia a ellas es relativa a la columna y
absoluta a la fila o viceversa, de manera que solo la columna o la fila permanecen
inalterables si se especifico como absoluta, mientras que la parte relativa cambia.
Las celdas mixtas se referencian acompañadas de el símbolo de dólar ($) por ejemplo:
$A1, B$23.
Ejemplo: Calcular el pago de unas cuotas.
Note que el único cambio sufrido por la fórmula es en la celda $B3, mas no en la celda
A$2, pues se coloco dicha celda con la columna relativa y la fila absoluta. De manera
que la fila siempre hará referencia a la fila 2, no importando a donde se mueva,
mientras que la otra parte de la formula hará referencia siempre a la columna B.
Los cálculos para este ejemplo serian de la siguiente manera.
1. El Valor Trimestral se calcula dividiendo el Monto de Deuda entre 3
2. La Mora es equivalente a el Monto de Deuda por 2%
1. Ingresamos la fórmula, en la celda C2, note que la fórmula señala a la celda A$2 y a $B2.
2. Jalar el Auto llenado, hasta la fila 6.
= B7 / 3
= B7 * 2%
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3. El Factor de Ajuste es igual a el Monto de Deuda por 1.25% para todos los casos.
4. el Total Valor Trimestral es igual a la suma del Valor Trimestral, más Mora, más Factor de Ajuste.
Ingreso de fórmulas y funciones
Para ingresar fórmulas a una celda en Excel primero se debe escribir el signo igual (=),
de esta manera se le está diciendo a Excel que estaremos por iniciar una fórmula,
aunque también empleamos el sigo igual para señalar una celda en especial.
Las fórmulas se desarrollan a criterio del usuario, siempre y cuando respete las leyes
de la precedencia.
Ejemplo: aplicaremos el criterio de la ley de la precedencia a una fórmula cualquiera.
Lo que se desea es multiplicar el valor de la celda A1 por la suma de B1 y C1.
Note que en la fórmula 1 no se toma en cuenta la ley de la precedencia, mientras que
en la fórmula 2 si. Note también que en ambos casos la respuesta es diferente.
La ley de la precedencia es aplicable en forma estricta en Excel, de lo contrario los
resultados serían falsos, como sucedió en la fórmula 1.
Tabla de precedencia.
Símbolos Ordenados Según Su Precedencia
^ Potencia
() Paréntesis
* Multiplicación
/ División
+ Suma
- Resta
FORMULA 1
Se multiplica A1 por B1 y se suma C1.
FORMULA 2
Se multiplica A1 por la suma de B1 y C1,
note los paréntesis.
= B7 * $B$4
= C7 + D7 + E7
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LAS FUNCIONES
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculo utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error con #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda. En Excel se tiene una función para cada tipo de operación a realizar, así por ejemplo existen funciones de tipo: Financieras, fecha y Hora, Matemáticas y Trigonométricas, Estadísticas, Búsqueda y Referencia, Base de Datos, Texto, Lógicas, Información, Definidas por el Usuario. Si no se puede recordar cómo se establece una función o simplemente se necesita ayuda con alguna de ellas, puede emplear la ayuda proporcionada por Excel. Solo haga Clic en el símbolo de sumatoria Σ que se encuentra en la barra estándar.
=SUMA
Realiza una suma de valores numéricos ubicados dentro de una celda o rangos de celdas. Los rangos de celdas pueden especificarse de manera horizontal, vertical u oblicua. También pueden emplearse datos de otras hojas.
Observaciones
Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.
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Ejemplo 1.
Ejemplo 2.
Ejemplo 3.
=PROMEDIO
Realiza el cálculo promedio (media aritmética) de valores numéricos ubicados dentro de una celda o rangos de celdas. Los rangos de celdas pueden especificarse de manera horizontal, vertical u oblicua. También pueden emplearse datos de otras hojas. Observaciones
Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.
Se realiza una suma de los valores
comprendidos entre A1 y A4.
La interpretación seria, sumar desde A1
hasta A4, pues se introdujo dos puntos
entre ambas celdas.
Se realiza una suma de los valores
comprendidos entre A1, A3, A5, C2, C4,
E3.
La interpretación seria, sumar cada celda
que está separada una de la otra.
HOJA 1 Se realiza una suma de los valores
comprendidos en la Hoja1 y los
comprendidos en la Hoja2.
La interpretación seria, sumar el rango de
celdas de la Hoja1 y el rango de celdas de
la Hoja2.
Note que se pone un signo de admiración,
después del nombre de la hoja (Hoja1!).
Esto indica ir a la hoja1 al rango A1:A5.
HOJA 2
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Como se puede apreciar en la celda D2 se ha colocado la fórmula que calcula el
promedio de las notas, note también que esta función no redondea el resultado, sino
que por lo contrario muestra el resultado con todos los decimales que tenga.
La aplicación de la fórmula es idéntica a la función suma, es decir se puede promediar
valores procedentes de otras celdas u hojas de cálculo.
=MAX
Permite obtener el valor más alto de un rango de celdas, este valor es extraído y
colocado en la celda de resultado.
Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto.
Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.
Note que la fórmula señala un rango
de celdas, para que así de esa
manera la función pueda extraer el
valor más alto.
=MIN
Permite obtener el valor más bajo de un rango de celdas, este valor es extraído y
colocado en la celda de resultado.
Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la función MINA.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
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Note que la fórmula señala un
rango de celdas, para que así de
esa manera la función pueda
extraer el valor más bajo.
Practica 1.
Elaborar una aplicación en Excel que permita saber cuánto se ha vendido en un grupo
de tiendas, cuál de las tiendas vendió más, cual vendió menos y cuál es el promedio
de venta.
El resultado deberá ser mostrado en una hoja de consolidación de datos, estas seria la
hoja principal, en total se cuenta con cuatro tiendas, distribuidas en cuatro distritos.
Cada tienda mostrara el total de ventas, la venta mayor, la venta menor y el promedio
de ventas, de cada semana. Guarde la hoja con el nombre de practica 1.
El diseño de las hojas se muestra a continuación.
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Pasos para la elaboración de la práctica.
1. Elaborar cada aplicación en una hoja nueva. 2. La primera hoja será para el consolidado
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3. La segunda hoja será para el distrito de Breña 4. La tercera hoja será para el distrito de Rímac 5. La cuarta hoja será para el distrito de Comas 6. La quinta hoja será para el distrito de Independencia 7. Las fórmulas que se emplearan en la hoja 1 son las siguientes:
Para el consolidado de Breña: =Hoja2!B10
Para el consolidado del Rímac: =Hoja3!B10
Para el consolidado de Comas: =Hoja4!B10
Para el consolidado de Independencia: =Hoja5!B10 8. Para hallar el total vendido, la mayor venta, menor venta y promedio por
distrito:
Para el total vendido: =SUMA(B8:B11)
Para la mayor venta: =MAX(B7:B10)
Para la menor venta: =MIN(B7:B10) 9. Para venta promedio: =PROMEDIO(B7:B10)Para hallar el total vendido, la
mayor venta, menor venta y promedio de cada distrito:
Para el total vendido: =SUMA(B6:B9))
Para la mayor venta: =MAX(B6:B9)
Para la menor venta: =MIN(B6:B9)
Para venta promedio: =PROMEDIO(B6:B9)
Las cantidades ya están en las hojas de muestra, así como el diseño de cada hoja.
Para añadir más hojas, solo siga estos pasos:
1. Clic en la opción de menú Insertar 2. Clic en la opción Hoja de Cálculo.
Repita estos pasos hasta completar las cinco hojas.
=ENTERO
Permite obtener solo el valor entero del contenido numérico de una celda, los números
decimales que salgan producto del cálculo o colocados por el usuario no serán
tomados en cuenta.
Note que los decimales de fracción 0.5 no se
redondean.
=REDONDEAR
Permite obtener el valor redondeado del contenido numérico de una celda, los
números decimales que salgan producto del cálculo serán redondeados de acuerdo al
valor señalado por el usuario.
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Note que los decimales de fracción 0.5 se
redondean un decimal.
Ejemplo
Permite obtener el valor promedio e un rango de celdas, el promedio aritmético
mostrara el resultado con todos los decimales que arroje la función.
Note que la función promedio esta dentro de la función redondear, esto se coloco así,
para que el promedio saliera redondeado con cero decimales, así la fracción 0.5 se
convierte en la unidad.
Practica 2.
Elaborar una hoja en la cual se muestre una lista de alumnos, sus notas y el promedio,
de cada uno de ellos, también se deberá mostrar un cuadro estadístico donde se
muestre: La nota mayor de cada nota obtenida, la nota menor de cada nota obtenida y
el promedio general del aula.
Considere el promedio sin decimales y redondeado.
La fórmula para el promedio será:
=REDONDEAR (PROMEDIO (B8:C8),0)
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La fórmula para la mayor nota 1 será
=MAX(B8:B11)
La fórmula para la mayor nota 2 será
=MAX(C8:C11)
La fórmula para la mayor nota 3 será
=MAX(D8:D11)
La fórmula para la menor nota 1 será
=MIN(B8:B11)
La fórmula para la menor nota 1 será
=MIN(B8:B11)
La fórmula para la menor nota 1 será
=MIN(B8:B11)
La fórmula para promedio general será
=REDONDEAR(PROMEDIO(E8:E11),0)
=HOY
Extrae la fecha del sistema y la deposita en la celda activa, la fecha no
necesariamente será la actual, ya que esto depende del reloj de la PC.
Si el usuario tiene la costumbre de actualizar la fecha y la hora entonces serán estas
las que aparezcan en la celda.
Note la fórmula esta se escribe con los paréntesis
vacíos, es lo que se llama una función vacía, es
decir no hay argumentos (datos).
=FECHA
Permite el ingreso de una fecha válida a una celda, esto no impide que se ingrese una
fecha de manera directa, siempre que se respete el formato que se emplea.
Note la fórmula, la fecha se ingresa
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escribiendo primero el año en cuatro dígitos, el mes y luego el día. Separados por una
coma (puede ser punto y coma, eso depende de la configuración regional de
Windows).
=AÑO
Permite extraer el año de una celda que contenga una fecha, el año será mostrado en
cuatro dígitos.
Note que la función hace referencia a la celda
A1, contenedora de la fecha.
=MES
Permite extraer el mes de una celda que contenga una fecha, el mes será mostrado
como un número.
Note que la función hace referencia a la celda
A1, contenedora de la fecha. El mes es
mostrado con una numeración simple.
=DIA
Permite extraer el día del mes de una celda que contenga una fecha, el día será
mostrado como un número.
Note que la función hace referencia a la celda
A1, contenedora de la fecha. El día es
mostrado con una numeración simple.
=DIASEM
Permite extraer el día de la semana de una celda que contenga una fecha, los días de
la semana que se muestren serán como se muestra en la tabla.
Número Día de la Semana
1 Domingo
2 Lunes
3 Martes
4 Miércoles
5 Jueves
6 Viernes
7 Sábado
El primer día de la semana es Domingo, el primer día útil de la semana es lunes.
Note que se muestra el número dos en la celda
A2, esto nos indica que el día de la semana es
lunes.
=HORA
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Devuelve la hora, comprendida entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.) la hora a la que
hace referencia es aquella que se ingreso con la función HORANUMERO.
Note que la hora se ingreso en la celda A1,
como un texto, con la función HoraNumero.
En la celda A3, se muestra la hora
representada como un número entero.
=MINUTO
Devuelve los minutos de una hora, comprendida entre 0 y 59, los minutos hacen
referencia a la hora que se ingreso con la función HORANUMERO.
Note que en la celda A3 se muestra el
número 24, el cual indica 24 minutos, los
mismos especificados con la función
HoraNumero.
=SEGUNDO
Devuelve los segundos de una hora, comprendida entre 0 y 59, los minutos hacen
referencia a la hora que se ingreso con la función HORANUMERO.
Note que en la celda A3 se muestra el
número 35, el cual indica 35 segundos,
los mismos especificados con la función
HoraNumero.
=NSHORA
Permite el ingreso de una hora válida a una celda, el formato será: Hora, Minutos,
Segundos, considere las horas de la
tarde como valores de 13 hasta 24.
Note que la hora ingresada es las 22
horas y el resultado indica las 10 p.m.
Nota.
1. El sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh es distinto. Los valores de hora son parte de un valor de fecha y vienen representados por un número decimal (por ejemplo, 0,5 representa 12:00 p.m. porque es la mitad de un día).
2. Una fecha para Excel es un número comprendido entre 1, que corresponde al 1 de enero de 1900 y 2,958,465 que corresponde al 31 de diciembre del 9999.
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Práctica 5
Elaborar una hoja en la cual se determine la fecha de pago de un producto, el cual se
compro a 60 días de pago diferido.
La fecha de compra será la fecha actual, considere el ingreso directo de la fecha.
Las fórmulas para calcular la fecha de pago serán:
1. Para Juan Pérez
=B6+60 2. Ana Marín
=B7+60 3. José Luna
=B8+60 4. Alberto Rodríguez
=B9+60 Práctica 6
Elaborar una hoja en la cual se determine las horas, minutos, segundos trabajados,
emplear NSHORA, para el ingreso de las horas de entrada y salida del trabajador.
Las fórmulas para calcular las horas reales trabajadas son:
1. Para Juan Pérez
=C6+C6 2. Ana Marín
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=C7+B7 3. José Luna
=C8+B8 4. Alberto Rodríguez
=C9+B9 Al culminar los cálculos modifique el formato de las horas, para mostrarlas como en la
imagen mostrada arriba.
PRACTICA 8
Elaborar una hoja de cálculo que permita determinar la fecha de pago el día de pago
de una persona, si el producto se pagara a 90 días, después de su compra.
El formato de la página será:
Elemento de capacidad 3.2 Utiliza funciones de Estadística de manera apropiada a cada situación presentada
=CONTAR
Permite contar las celdas cuyo contenido sea numérico, el contenido texto o lógico no
es tomado en cuenta. Se toma en cuanta
una fecha como valor unitario, el valor
lógico vale uno si se especifica dentro de
la función.
Note que en la columna A, hay cuatro
celdas con contenido numérico, tres con
contenido de texto y una con contenido
de fecha.
La primera formula solo realiza un conteo simple, siendo el resultado 5, como se
aprecia en la celda A9 (fórmula al lado derecho).
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La segunda formula adiciona el valor lógico VERDADERO, lo cual incrementa el
conteo en una unidad, siendo la respuesta 6 (fórmula al lado derecho).
=CONTARA
Permite contar las celdas que no están vacías, el valor lógico vale uno si se especifica
dentro de la función.
Note que en la celda A4 no hay contenido,
así pues esta celda no es considerada
dentro del conteo.
Note también que en la segunda fórmula
se está agregando el valor lógico de
VERDADERO, el cual incrementa en una
unidad la cuenta.
=CONTAR.SI
Formato:
=CONTAR.SI(Rango de Celdas a Comparar, Comparación)
Permite contar las celdas que cumplan con una condición o que coincidan con una
comparación, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres
determinados por el usuario y si coinciden se cuenta.
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Note que la comparación se encierra entre comillas, esto es igual si la comparación es
con números.
Los datos de comparación deberán escribirse de la misma manera que en las celdas,
de lo contrario no se incluirá en la cuenta.
Tenga cuidado al digitar los datos, por costumbre se dejan espacios al final de cada
palabra, ese simple espacio puede cambiar el conteo.
=SUMAR.SI
Permite sumar las celdas que cumplan con una condición o que coincidan con una
comparación, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres
determinados por el usuario y si coinciden se realiza la suma, para ello se contara con
una columna de tipo numérico. Para el ejemplo tomaremos los datos de la hoja
anterior.
Formato:
=SUMAR.SI(Rango de Celdas a Comparar, Comparación, Rango de Celdas a Sumar)
Note en los ejemplos de las celdas B15 y B16, que la comparación es con un texto,
mientras que en la celda B17, la comparación es con un número.
Note también que se especifica la columna B, como el área a sumar.
Practica 3.
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Elaborar una hoja en la cual se muestre una lista de empleados, su categoría, cargo, y
el sueldo percibido por mes.
Determinar las fórmulas necesarias para obtener, el número de empleados de acuerdo
a su categoría, el número de empleados por su cargo, el incremento de los sueldos
mes a mes.
Note que la tabla con la información esta ubicada entre las celdas A7 y D18, las tablas
de la derecha son para las respuestas al igual que la ubicada en la parte inferior de la
hoja.
Pasos para la elaboración de la práctica.
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1. Elaborar la hoja como se muestra, respete las posiciones de las celdas. 2. Los encabezados de cada tabla indican la formula a establecer. 3. Las fórmulas que se emplearan en la hoja 1 son las siguientes:
Donde dice CUANTOS EMPLEADOS SON DE LA CATEGORIA, notar que se refiere a CONTAR.SI y a las letras que se muestran debajo.
Por ejemplo para la categoría A seria: =CONTAR.SI(C7:C18,”A”)
Para la categoría B seria: =CONTAR.SI(C7:C18,”B”)
Para la categoría C seria: =CONTAR.SI(C7:C18,”C”)
Donde dice CUANTOS EMPLEADOS SON DEL CARGO, notar que se refiere a CONTAR.SI y a los cargos que se muestran debajo.
Por ejemplo para el cargo Seguridad seria: =CONTAR.SI(B7:B18,”Seguridad”)
Para el cargo Auxiliar seria: =CONTAR.SI(B7:B18,”Auxiliar”)
para el cargo Operador seria: =CONTAR.SI(B7:B18,”Operador”)
Donde dice SUMA DE SUELDOS DE LOS EMPLEADOS DE LA CATEGORIA, notar que se refiere a SUMAR.SI y a las letras que se muestran debajo.
Por ejemplo para la categoría A seria: =SUMAR.SI(C7:C18,”A”,D7:D18)
Para la categoría B seria: =SUMAR.SI(C7:C18,”B”,D7:D18)
Para la categoría C seria: =SUMAR.SI(C7:C18,”C”,D7:D18)
Donde dice SUMA DE SUELDOS DE LOS EMPLEADOS DEL CARGO, notar que se refiere a SUMAR.SI y a las letras que se muestran debajo.
Por ejemplo para el cargo Seguridad seria: =SUMAR.SI(B7:B18,”Seguridad”,D7:D18)
Por ejemplo para el cargo Seguridad seria: =SUMAR.SI(B7:B18,”Auxiliar”,D7:D18)
Por ejemplo para el cargo Seguridad seria: =SUMAR.SI(B7:B18,”Operador”,D7:D18)
En la parte inferior se muestra una tabla con las categorías A y B, y el sueldo del mes de Julio, y un mensaje que dice que cada mes siguiente se incrementara en 1.7% con respecto al mes anterior, así que la fórmula para cada categoría sería.
Para la categoría A, del mes de Agosto: =B24+B24*1.7%
Para la categoría B, del mes de Agosto: =B25+B25*1.7%
Para la categoría A, del mes de Setiembre: =C24+C24*1.7%, y así sucesivamente. Siempre tome la celda anterior.
A modo de ejercicio resuelva la hoja propuesta a continuación.
Practica 4
1. Primero calcule el numero de botellas por cada caja, se estima que cada caja contiene 24 botellas.
2. Si dice cuantos use CONTAR.SI, si dice total use SUMAR.SI 3. Guarde esta práctica con el nombre de Práctica 3.
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=PROMEDIO.SI Permite promediar las celdas que cumplan con una condición o que coincidan con una comparación, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se realiza el promedio. Sintaxis: =Promedio. Si(rango, criterio, rango_promedio)
Formulas
Para sur: =PROMEDIO.SI(C8:C14, “SUR”,D8:D14)
Para sur: =PROMEDIO.SI(C8:C14, “NORTE”,D8:D14)
Para sur: =PROMEDIO.SI(C8:C14, “OESTE”,D8:D14) =CONTAR.SI.CONJUNTO Permite contar las celdas que cumplan con múltiples condiciones o que coincidan con varias comparaciones, es decir se comparan los contenidos de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se cuenta. Sintaxis: =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1; criterios1, rango_criterios2, criterios2, ...)
Formulas
Para Luis/Sur: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B23:B29,"LUIS",C23:C29,"SUR")
Para Carmen/Norte: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B23:B29,"CARMEN",C23:C29,"NORTE")
Para Raúl/Norte: =CONTAR.SI.CONJUNTO(B23:B29,"RAÚL",C23:C29,"NORTE")
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=SUMAR.SI.CONJUNTO Permite SUMAR las celdas que cumplan con múltiples condiciones o que coincidan con varias comparaciones, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se realiza la suma.
Sintaxis: =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1, criterios1, rango_criterios2, criterios2, ...)
Formulas
Para Luis/Sur: =SUMAR.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"LUIS",C41:C47,"SUR")
Para Carmen/Norte: =SUMAR.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"CARMEN",C41:C47,"NORTE")
Para Raúl/Norte: =SUMAR.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"RAÚL",C41:C47,"NORTE”)
=PROMEDIO.SI.CONJUNTO Permite promediar las celdas que cumplan con múltiples condiciones o que coincidan con varias comparaciones, es decir se compara el contenido de la celda con los caracteres determinados por el usuario y si coinciden se realiza el promedio.
Sintaxis: PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_suma,rango_criterios1, criterios1, rango_criterios2, criterios2, ...)
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Formulas
Para Luis/Sur: =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"LUIS",C41:C47,"SUR")
Para Carmen/Norte: = PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"CARMEN",C41:C47,"NORTE")
Para Raúl/Norte: = PROMEDIO.SI.CONJUNTO(D41:D47,B41:B47,"RAÚL",C41:C47,"NORTE”)
Elemento de capacidad 3.3
Aplica la sintaxis de la función SI y SI anidada y su aplicación práctica.
Diferencia ambas formas de emplear las funciones de acuerdo al enunciado propuesto.
FUNCION CONDICIONAL
Una función condicional en Excel tiene como tarea realizar evaluaciones lógicas a los
contenidos de las celdas, estas evaluaciones lógicas son determinadas según las
necesidades del usuario.
=SI
Función lógica que permite evaluar el contenido de una celda y emitir un resultado,
este resultado dependerá de la evaluación, así entonces puede tenerse un resultado
verdadero o uno falso.
FFoorrmmaattoo
=SI(Prueba lógica, Acción en caso verdadero, Acción en caso falso)
Prueba lógica. Es la parte de evaluación de la celda, aquí se determinara si la celda
es igual, mayor, menor o diferente al contenido de una celda, es preciso señalar que
se pueden emplear otras funciones para ayudar a una evaluación más exacta.
Los siguientes signos se emplean en la comparación:
SIGNO DESCRIPCION
= IGUAL A
< MENOR QUE
> MAYOR QUE
<= MENOR O IGUAL QUE
>= MAYOR O IGUAL QUE
<> DIFERENTE A
Resultados. Los resultados de una evaluación solo pueden ser dos (02), y están
determinados por la misma evaluación, así solo tendremos una respuesta verdadera o
una falsa.
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Ejemplo.
1. determinar si un alumno está aprobado o desaprobado, según su promedio obtenido.
Interpretando las Formulas
1. La fórmula del promedio nos indica que este será redondeado con cero (0) decimales, lo cual nos dará una nota entera, con el decimal 0.5 redondeado a la unidad.
2. La función condicional SI, determina si el promedio de un alumno es aprobatorio o desaprobatorio, para ello realizamos la evaluación correspondiente, preguntando si el promedio de la celda D4 es menor o igual a 10, si este es el caso el mensaje será “DESAPROBADO”, caso contrario si la nota es mayor o igual a 11, el mensaje será “APROBADO”.
Practica
1. Determinar el descuento de una compra si se cumple la siguiente condición:
Si la venta supera los 500, inclusive, descuento será igual al 15% del subtotal.
Si la venta no supera los 499, el descuento será del 9% del subtotal. Respuesta
Practica
1. Determinar la mayoría de edad de una persona con la siguiente condición:
Si el cálculo de su edad es mayor o igual a 18 “ Mayor de Edad”
Si el cálculo de su edad es menor o igual a 17 “Menor de Edad”
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Respuesta
Consideraciones
Note que la celda Año de Nacimiento ser muestra en dos líneas en una celda, esto se
realizó de la siguiente manera.
1. Hacer clic derecho sobre la celda A1
2. Elegir Formato de celdas
3. Haga clic en Alineación
4. Elija alineación Horizontal y vertical al Centro
5. Elija Ajustar Celda
Anidación de la Función SI
El termino anidación se refiere al uso de una función dentro de otra función, que puede
ser diferente o igual a ella misma. Este método se emplea cuando se desea hacer más
específica una función, abarcando más posibilidades de respuesta.
En el presente ejemplo se notara que la petición de cálculo de interés es más
específica, pues se estima diferentes intereses según en número de meses para
cancelar el préstamo.
Por lo tanto el uso de la función SI se estableció de manera anidada, es decir que
usaremos una función SI dentro de otra función SI, para establecer cada caso.
Ejemplo:
1. Determinar el Interés de un Préstamo basándose en el número de cuotas a pagar
2. las Consideraciones son las siguientes:
El periodo de cancelación será: 6, 12, 24, 36 meses.
El Interés se calculara según la siguiente tabla: a. 5% si la cuota es a 6 meses. b. 7% si la cuota es a 12 meses. c. 12% si la cuota es a 24 meses. d. 15% si la cuota es a 36 meses.
E Monto final será igual a: Préstamo / Periodo de cancelación + Interés
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Respuesta
Interpretando las Formulas
1. La fórmula se basa en las condicionales, que se muestran de manera sucesiva, es decir estamos considerando varias alternativas.
2. La función condicional SI, determina cada caso, uno a uno, pero al final se coloca un Cero (0), por si el periodo de cancelación no es el estimado, note que al final de la formula se colocan tantos paréntesis como funciones SI se haya utilizado.
PPrraaccttiiccaa
1. Determinar el sueldo de un empleado según la siguiente tabla:
CATEGORIA SUELDO
A 4000
B 3500
C 2000
D 1000
OTRAS 600
Note que la función SI se encuentra dentro de otra función SI.
El Número 0, solo aparecerá si las
cuotas no están dentro de lo señalado.
La función SI está contenida
dentro de otra función SI
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Elemento de capacidad 3.4 Aplica la sintaxis de los operadores lógicos de conjunción, disyunción y negación así
como su uso dentro de una función SI.
Operadores Lógicos
Ayudan a la función SI, a establecer condiciones o comparaciones más específicas,
siendo más precisas las preguntas.
Se empleara cuando la comparación es por dos o más elementos en forma
simultánea.
Los operadores lógicos son:
OPERADOR DESCRIPCION
Y Conjunción, cuando las dos comparaciones sean verdaderas
O Disyunción, cuando una de las dos comparaciones es verdadera
NO Negación, niega lo anterior.
CONDICONALES
Y (comparación1, comparación2…) Y (3+2=5,6+7=13), respuesta verdadera
O (comparación1, comparación2…) O (3+2=4,6+7=13), respuesta verdadera
NO (opción lógica) NO (Falso), cambia a Verdadero
Ejemplo:
1. Determinar la clasificación de un alumno, según su nota promedio:
Si promedio es menor o igual a 10 Clasificación “MALO”
Si promedio es mayor o igual a 11 y Menor o igual a 14 Clasificación “REGULAR”
Si promedio es mayor o igual a 15 y Menor o igual a 17 Clasificación “BUENO”
Si promedio es mayor o igual a 18 y Menor o igual a 20 Clasificación “MUY BUENO”
Respuesta:
Formulas
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PPrraaccttiiccaa
1. Determinar el gratificación que se asignara a un trabajador, bajo las siguientes condiciones: 1. La gratificación solo se otorga en los meses de Julio o Diciembre. 2. Será equivalente a un Sueldo Básico.
Respuesta:
Practica
1. Determinar el sueldo de un trabajador, bajo las siguientes condiciones:
CATEGORIA ESTADO SUELDO
A ESTABLE 5000
B CONTRATADO 4000
C ESTABLE 2000
OTROS ESTABLE / CONTRATADO 600
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Nombrar celdas
Excel permite asignar nombres a una celda, de tal manera que ya no será necesario
emplear las referencias como A1, Z34, etc.
Pasos.
1. Seleccione las celdas a nombrar: desde B2 hasta B5
2. En el cuadro de nombres escriba “CANTIDAD”
3. Proceda de la misma manera con el campo PRECIO
4. Para hallar el SUBTOTAL, se deberá escribir la siguiente formula
Note que las palabras asignadas como nombres cambian de colores, según su rango
de celdas asignado.
Elemento de capacidad 3.5 Utiliza de manera apropiada las funciones de búsqueda.
FUNCIONES DE BÚSQUEDA VERTICAL
=BUSCARV
Realiza una búsqueda de un dato dentro de una matriz de información, si el dato es
encontrado permite extraer la información asociada a ese dato.
Si el dato a buscar no se encuentra dentro de la matriz de información aparecerá un
mensaje en la celda diciendo no habido “NA”.
Sintaxis: =BUSCARV(valor-buscado, matriz-buscar-en, indicador-
columnas,[Ordenado])
Valor buscado. Es el dato que se buscara dentro de la matriz (base de datos), este
puede ser un número, texto o ambos a la vez.
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Matriz buscar en. Es la ubicación de todos los datos que estarán dentro del alcance
de la búsqueda vertical. También se le conoce como base de datos.
Indicador de columnas. Es la posición del campo a extraer, este se cuenta desde el
campo clave en forma secuencial.
Ordenado. Aquí se señala si la información esta ordenada (1) o desordenada (0),
también se puede optar por Verdadero (búsqueda aproximada) o Falso (búsqueda
exacta), sino se especifica nada se asume que esta ordenada.
Ejemplo
Las columnas de información se numeran con el fin de saber la posición que estas
ocupan dentro de la matriz (base de datos), para así poder extraerlas.
Practica
1. Crear una búsqueda vertical que permita visualizar las notas de los alumnos. 2. Considerar los siguientes campos:
Código del Alumno
Nombres y Apellidos
Examen Oral, Examen Escrito, Examen Final
Promedio
Observación Nota: Escriba esta información en la hoja2
3. Nombre el rango desde A2 hasta G11, como “BASE1”.
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La Boleta de Notas estará en la Hoja1
Las formulas son:
Para obtener el Nombre y Apellidos =BUSCARV(B7,BASE1,2,0)
Para obtener el Examen Oral =BUSCARV(B7,BASE1,3,0)
Para obtener el Examen Escrito =BUSCARV(B7,BASE1,4,0)
Para obtener el Examen Final =BUSCARV(B7,BASE1,5,0)
Para obtener el Promedio =BUSCARV(B7,BASE1,6,0)
Para obtener la Observación =BUSCARV(B7,BASE1,7,0) Practica
1. Crear una boleta de venta, considerando las siguientes alternativas.
La fecha de facturación solo será considerada entre el 01/11/2006 y el 31/12/2006.
Los nombres de los clientes deberá tener una longitud de 40 caracteres, no menos de esta longitud ni mayor a ella.
Los productos serán buscados mediante una LISTA.
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La boleta será diseñada en la HOJA1, los datos de los productos en la HOJA2.
El usuario solo deberá digitar la cantidad a comprar.
Los demás campos se calcularan de manera automática.
El descuento será de 5%, si compro 3 o más productos, caso contrario 3%. 2. El diseño de ambas hojas es como se muestra.
=BUSCARH
Realiza una búsqueda horizontal de un dato dentro de una matriz de información, si el
dato es encontrado permite extraer la información asociada a ese dato.
Si el dato a buscar no se encuentra dentro de la matriz de información aparecerá un
mensaje en la celda diciendo no habido “NA”.
Sintaxis: =BUSCARH(valor-buscado, matriz-buscar-en, indicador-
columnas,[Ordenado])
Valor buscado. Es el dato que se buscara dentro de la matriz (base de datos), este
puede ser un número, texto o ambos a la vez.
HOJA1
HOJA2
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Matriz buscar en. Es la ubicación de todos los datos que estarán dentro del alcance
de la búsqueda vertical. También se le conoce como base de datos.
Indicador de columnas. Es la posición del campo a extraer, este se cuenta desde el
campo clave en forma secuencial.
Ordenado. Aquí se señala si la información esta ordenada (1) o desordenada (0),
también se puede optar por Verdadero (búsqueda aproximada) o Falso (búsqueda
exacta), sino se especifica nada se asume que esta ordenada.
Ejemplo
Formulas
Para producto: =BUSCARH(B2,PRODUCTOS,2,0)
Para precio: =BUSCARH(B2,PRODUCTOS,3,0)
Para monto; =E2*F2
Para dscto: =BUSCARH(B2,PRODUCTOS,4,0)
Para total a pagar: =G2-H2
BUSCAR
Realiza una búsqueda de un dato dentro de una matriz de información, si el dato es
encontrado permite extraer la información asociada a ese dato.
Sintaxis: BUSCAR(valor_buscado, vector_de_comparación, [vector_resultado])
Valor_buscado Obligatorio. Valor que busca la función BUSCAR en el primer vector.
Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de
referencia que se refiere a un valor.
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Vector_de_comparación Obligatorio. Rango que sólo contiene una fila o una
columna. Los valores del Vector_de_comparación pueden ser texto, números o
valores lógicos.
IMPORTANTE Los valores del vector_de_comparación se deben colocar
en orden ascendente: -2, -1, 0, 1, 2, A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo
contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en
mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Vector_resultado Opcional. Rango que solo incluye una fila o una columna. El
argumento Vector_resultado debe tener el mismo tamaño que
vector_de_comparación.
Ejemplo
Pasos
1. Nombrar cada columna
2. La función será como sigue
2.1. Para producto: BUSCAR(C1,CODIGO,PRODUCTO)
2.2. Para precio: BUSCAR(C1,CODIGO,PRECIO)
2.3. Para dscto: BUSCAR(C1,CODIGO,DSCTO)
SUBTOTALES
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de una lista de datos
debidamente ordenada, a esto se le denomina subtotales. Cuando se insertan
subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y
ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier
columna que contenga números.
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Ejemplo.
1. Crear una lista como la presente, ordenada por vendedor y por área, para facilitar el
cálculo.
3. Colocar el cursor en la celda A1, correspondiente al vendedor. 4. Haga clic en la opción de menú Datos. 5. Elija Subtotal 6. Note que la ventana de subtotales, ya muestra información, indicando una
suma por vendedor, tomando en cuenta el subtotal de su venta. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Los resultados son como se muestran en la siguiente página.
Resultado
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Las muestras a obtener de este subtotal pueden ser:
Nota.
La primera muestra, es por el nivel 3, como se puede apreciar está mostrando todos los datos.
Los signos + y – son para desplegar los datos o replegarlos.
Para anular los Subtotales
1. Colocar el cursor en la celda A1. 2. Ir a la opción de menú Datos 3. Elija Subtotales 4. Clic en Quitar Todos
Elemento de capacidad 3.6
Ubica información de manera rápida, utilizando los filtros que proporciona Excel.
Distingue entre un filtro automático y uno avanzado.
La presente muestra es por el nivel 1
La presente muestra es por el nivel 2
Al hacer clic aquí, los datos que compone
el Subtotal, retornaran a su formato
inicial.
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FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna. Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a
las listas.
Filtro. Para criterios simples.
Filtro avanzado. Para criterios más complejos.
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no desee mostrar.
Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.
Aplicando Autofiltro a una Hoja
Ejemplo.
1. Crear una hoja de datos como se muestra.
2. Ubicar el cursor en la celda A4. 3. Haga clic en Datos. 4. Elija Filtro 5. Note como se muestra la misma hoja, pero con botones desplegables en cada
campo.
6. Seleccione uno, por ejemplo Producto, y elija un producto. 7. Note que los demás datos se ocultan, mostrándose solo el seleccionado.
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Si desea que se muestren todos los campos solo tiene que abrir el desplegable del
campo seleccionado anteriormente y elegir Todas.
Aplicando autofiltro personalizado a una hoja
Ejemplo.
1. Utilizando la hoja de datos anterior. 2. Ubicar el cursor en la celda A4. 3. Haga clic en Datos. 4. Elija Filtro 5. Elija filtros de número 6. En la ventana que se muestra elija mayor o igual que y escriba 12 7. Elija ahora la opción Y, a continuación elija menor o igual que y escriba 30.
8. Acepte, notara que se muestran los productos cuya cantidad esta entre 12 y 30.
Aplicando filtro avanzado a una hoja
Ejemplo.
1. Utilizando la hoja de datos anterior. 2. Copie los títulos en las siguientes celdas.
Para los criterios en la celda A12
Para la copia de datos en la celda A16
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3. Ubicar el cursor en la celda A4. 4. Haga clic en Datos. 5. Elija Avanzadas 6. Note que los datos de la hoja están seleccionados
7. Note también que aparece una ventana nueva, mostrando los rangos de la tabla de datos.
8. Para poder filtrar la tabla con múltiples opciones deberemos seleccionar la opción Copiar a otro lugar.
9. Rellene el Rango de Criterios y Copiar a con las celdas antes trabajadas.
10. Si no se especifica nada en los criterios al aceptar se mostraran todos los datos.
11. Escriba <=20 en el criterio de cantidad. 12. Use el filtro avanzado con los rangos antes escritos y acepte.
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Aplicando Filtro Avanzado con dos criterios a una Hoja
Ejemplo.
1. Utilizando la hoja de datos anterior. 2. Cambie el área de criterios, escriba: A12 : H14 3. Realice el filtro nuevamente. 4. Ver figura.
Solo se muestran los datos que coinciden
Criterio de comparación
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Elemento de capacidad 3.7 Elabora gráficos estadísticos a fin de mostrar de manera visual valores numéricos.
GRAFICOS
Los gráficos son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la visualización de
comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar
varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas
están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están
comportando las ventas con respecto a las previsiones.
Los gráficos se pueden visualizar de dos tipos, los planos o de dos dimensiones y los
de 3 dimensiones.
Por su forma tenemos por ejemplo:
BARRAS LINEAS CIRCULAR COLUMNAS ANILLOS CILINDRICO
Creando un Grafico
1. Escriba los siguientes datos en la HOJA1.
2. Seleccione el rango de celdas comprendida entre A1 : C5 3. Haga clic en la opción de menú Insertar. 4. Elija Columna 5. Elija ahora Columnas agrupadas 3D
6. Como puede ver ya tiene el gráfico creado, solo faltan los detalles. 7. Para agregar las leyendas y los títulos, haga clic en Diseños de gráficos.
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8. Elija el diseño 9 9. Aquí se mostrara una vista previa de nuestro gráfico.
10. Coloque los títulos, solo haga clic sobre los indicadores y escriba. 11. Note que las leyendas dicen Series, hay que cambiarlas
a. Clic derecho en la parte blanca del grafico b. Elija seleccionar datos c. Clic en la serie1 d. Clic en editar e. Escriba como nombre 2008 f. Clic en aceptar g. Clic en la serie2 h. Clic en editar i. Escriba como nombre 2009 j. Clic en aceptar
12. .El grafico ya está terminado, si desea añadir otras características solo haga clic derecho sobre la parte a cambiar.
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Practica
1. Crear una hoja de datos como se muestra.
2. Generar los gráficos como se muestran.
Elemento de capacidad 3.8 Aplica de manera apropiada la impresión de una hoja y de un rango de celdas
IMPRESIÓN
El trabajo final de toda hoja de datos o grafico es la impresión, Excel tiene muchas
configuraciones opcionales que permiten ajustar el aspecto final de la página impresa,
para que satisfaga a sus necesidades.
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Para acceder a las opciones de impresión puede optar por las siguientes alternativas:
1. Clic en el botón office. 2. Imprimir. 3. Esto activara la ventana de impresión.
4. Para ajustar los márgenes de impresión y realizar otros ajustes, haga clic en el botón Vista previa.
5. La ventana de vista previa se muestra así.
6. Los botones de la parte superior le permitirán realizar los cambios necesarios.
Envía el documento a la impresora
Permite configurar la página a imprimir, dimensiones de la hoja, número de copias, etc.
TAMBIEN PUEDE USAR CTRL + P
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Amplia o reduce la vista de una hoja
Permite ver la página siguiente
Permite ver la página anterior
Permite mostrar los márgenes asignados a la hoja, pudiendo ser modificados por el usuario
Termina el trabajo con esta pantalla, no envía nada a la impresora
7. la opción más requerida es la de configuración, pues permite ajustar la hoja para una mejor presentación. Observemos sus opciones.
Orientación de la hoja
Tamaño de la hoja, útil cuando la hoja
sobrepasa el tamaño del papel
Resolución de la impresora, esto
depende del modelo de impresora
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Las opciones de personalización de Encabezado y Pie de página son las
siguientes.
Márgenes, señale la medida para los
cuatro lados de la hoja y el espacio para
los encabezados y pies de pagina
Centrado Vertical y Horizontal en
la hoja
Escriba aquí el encabezado
Escriba aquí el Pie de página
Opciones de Personalización
Pantalla de personalización de Encabezado, note
las tres secciones de la página, los botones
ayudarán a mejorar la apariencia
Pantalla de personalización del Pie de
página, note las tres secciones de la página,
los botones ayudarán a mejorar la
apariencia
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8. La impresión de la hoja con las opciones ya terminadas, quedaría así.
Elemento de capacidad 3.9 Realiza cruces de información de manera rápida y sencilla, empleando como elemento
de información las tablas y gráficos dinámicos.
TABLAS DINAMICAS
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo
Aquí se podrá colocar
líneas de división a la
hoja, así como las
letras de las columnas
y números de las filas,
imprimir en blanco y
negro o en borrador.
Margen Derecho Margen Izquierdo
Margen Superior
Margen Inferior
Encabezado
Pie de Pagina
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diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello colocar el cursor en la celda A1, vamos a la ficha Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
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En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Presione Aceptar para seguir. Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla: Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:
Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.
Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
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En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo
REF a , el campo MES a
y finalmente el campo
IMPORTE a la sección . Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones: El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información: Eliminar una tabla dinámica Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Suprimir. Filtros aplicados a una tabla dinámica
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Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se
emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla
(Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril
Configuración de campo de valor
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorias, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También
podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones.
GRAFICOS DINAMICOS
Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos.
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Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en el tema de gráficos.
