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CUADRO DE COLOR

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 1

Información General del Documento

Objetivo: Presentar los Procesos y Procedimientos del Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI), que permiten y facilitan la gestión y así mismo establecer un documento de consulta estandarizado para agilizar tiempos y pronta identificación de actividades a realizar.

Alcance: Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI)

Desarrollo del contenido

1. CARACTERIZACIÓN GENERAL

MISIÓN Pág. 2 VISIÓN Pág. 2 UBICACIÓN Pág. 2 PROCESOS Pág. 2

2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS

GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág. 3 INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág. 7 FORMACIÓN PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág. 11 DIVULGACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ACADÉMICA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág. 22 GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Pág. 26

3. PARTES INTERESADAS

CARACTERIZACIÓN DE PARTES INTERESADAS Pág. 35

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 2

1. CARACTERIZACIÓN GENERAL

INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS

Y RELACIONES INTERNACIONALES

- IEPRI -

MISIÓN

Desarrollar investigación, formación de alta calidad e intervención social y de políticapública en el campo de los estudios políticos y las relaciones internacionales; además,divulgar los resultados de investigación a la comunidad académica y a la sociedadmediante publicaciones y eventos de impacto nacional e internacional.

PROCESOS/SERVICIOS

Gestión de la Extensión

Investigación y Creación Artística

Formación

Divulgación de la Producción Académica

Gestión Administrativa y Financiera

VISIÓN

Mantener la excelencia académica y convertirse, en estrecha relación con otros institutos ydepartamentos de la Universidad, en un polo de desarrollo de los estudios políticos y lasrelaciones internacionales en el ámbito nacional e internacional.

Ser un nodo de discusión y de construcción de redes con investigadores colombianos y deotras latitudes sobre los ejes temáticos que se desarrollan en el IEPRI.

Formar, a través de los programas de posgrado, una masa crítica de investigadores que aportenuevas luces a la comprensión de la realidad nacional, local e internacional.

Comunicar a la sociedad los resultados de investigación a través de medios convencionales yvirtuales.

UBICACIÓN

Edificio Manuel Ancizar

Piso 3°. Oficina 3021

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 3

2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Proceso / Producto - Servicio

• Gestión de la Extensión / Proyecto de Extensión

Objetivo

• La Extensión tiene como fin el intercambio, la aplicación y la integración, en forma dinámica ycoordinada, del conocimiento científico, tecnológico, artístico y cultural que se produce en laUniversidad Nacional de Colombia, en interacción con el entorno económico, político,cultural y social del país. Busca mejorar el bienestar de las comunidades y aumentar laproductividad y la competitividad del aparato productivo. Para lograr ese fin es necesarioarticular la docencia, la investigación y la extensión.

Lineamiento normativo

• Acuerdo 036 de 2009

Responsable

• Entidad, Unidad Administrativa IEPRI, Director de instituto, Consejo de Instituto, Dirección Académica.

Posibles fallas

• Inexistencia del Comité de Investigación y Extensión• Fallas en la plataforma Hermes 2.0• Falla en la comunicación con los contratistas• Falta de claridad en el proceso de celebración y negociación de contratos

Medios de comunicación interna y externa

• Correo Institucional• Cartas• Oficios • Redes sociales • Postmaster

Sistema de Información relacionado

• QUIPU • HERMES • SIGEP• SECOP

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 4

Propiedad del Usuario

• Cláusula de propiedad Intelectual • Confidencialidad de la información

Mejora Continua

• Actualización de la página web

Flujograma Gestión de la Extensión

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 5

FLUJOGRAMA GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Entidad

Solicitud de la entidad

Unidad Administrativa IEPRI Director de instituto

QUIPU

Consejo de instituto

Propuesta académica y presupuestal Acta de Consejo

Entidad Director de Instituto

Contrato o convenio

Director del instituto

Resolución de la Dirección del Instituto

Unidad Administrativa IEPRI Dirección Académica

Avales, Resolución de aprobación Fichas administrativa,

Hermes

QUIPU

INICIO

Estudio de la viabilidad de la propuesta presentada

Aval institucional

Aprobación de la ejecución del proyecto de Extensión

Creación del proyecto en el Sistema Hermes y QUIPU

Generación de solicitudes para el desarrollo de proyectos de extensión por parte de entidades externas e internas

Formalización de convenio y/o contrato del proyecto de extensión

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Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 6

financiera

Dirección Académica

Visto bueno de la Dirección Académica en la Resolución de aprobación

Unidad Administrativa IEPRI

Carpeta de registros de acuerdo a la TRD

Archivo

Físico

Unidad Administrativa IEPRI Dirección Académica

Contratación, compras, pagos

Hermes

QUIPU

Unidad Administrativa IEPRI

Cuadro de seguimiento en Excel del proyecto Resoluciones Informes Actas

Hermes

QUIPU

Archivo físico

Unidad Administrativa IEPRI Dirección Académica Dirección de Instituto

Avales, Actas/ Resolución de liquidación según sea el caso

Hermes

QUIPU

Archivo físico

FIN

Seguimiento al proyecto de Extensión

Apertura expediente del proyecto de Extensión

Liquidación del proyecto de extensión

Revisión de la Resolución de aprobación

Inicio y ejecución del proyecto de Extensión

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 7

INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:

Proceso / Producto - Servicio

• Investigación y Creación Artística / Proyecto de Investigación

Objetivo

• La investigación al interior del instituto debe atender los postulados del Acuerdo 014 de 2006CSU, y en ese sentido propenderá por el desarrollo de las capacidades creativas y la generación denuevo conocimiento, como elementos esenciales del quehacer universitario, los cuales seconstituyen en soportes fundamentales de los programas de formación de postgrado y laextensión, y en elementos básicos para formar recurso humano capaz de contribuir al desarrollodel conocimiento y atender a las necesidades de la sociedad colombiana.

Lineamiento normativo

• Acuerdo No. 031 de 2006

Responsable

• Entidad, Unidad Administrativa IEPRI, Director de Instituto, Consejo de Instituto, Dirección Académica.

Posibles fallas

• Inexistencia del Comité de Investigación y Extensión• Falla en la comunicación con los responsables de los proyectos de investigación• Fallas en el sistema Hermes

Medios de comunicación interna y externa

• Página web• Teléfono • Correo electrónico

Sistema de Información relacionado

• Hermes • QUIPU

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 8

Propiedad del Usuario

• Cláusula de propiedad Intelectual• Confidencialidad de la información

Mejora Continua

• Actualización de la página web.

Flujograma Investigación y Creación Artística

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 9

FLUJOGRAMA INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Docente

Propuesta de investigación

Unidad Administrativa IEPRI Director de instituto

Consejo de instituto

Propuesta académica y presupuestal Acta de Consejo Carta aprobatoria del proyecto

Entidad Director de Instituto

Contrato o convenio

Aprobacio jjj

Director del instituto Resolución de la Dirección del Instituto

Hermes QUIPU

INICIO

Generación de ofertas para el desarrollo de proyectos de investigación por parte de entidades externas e internas

Estudio de la viabilidad de la propuesta presentada

Formalización de convenio y/o contrato del proyecto de investigación

Aprobación de la ejecución del proyecto de Investigación

Aval institucional

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 10

Unidad Administrativa IEPRI Dirección Académica

Avales, Resolución de aprobación Fichas administrativa, financiera

Hermes

QUIPU

Dirección Académica Visto bueno de la Dirección Académica en la Resolución de aprobación

Unidad Administrativa IEPRI

Carpeta de registros de acuerdo a la TRD

Archivo

Físico

Unidad Administrativa IEPRI Dirección Académica

Contratación, compras, pagos Hermes

QUIPU

Unidad Administrativa IEPRI

Cuadro de seguimiento en Excel del proyecto Resoluciones Informes Actas

Hermes

QUIPU

Archivo físico

Unidad Administrativa IEPRI Dirección Académica Dirección de Instituto

Avales, Actas/ Resolución de liquidación según sea el caso

Hermes

QUIPU

Archivo físico

Creación del proyecto en el Sistema Hermes y QUIPU

Revisión de la Resolución de aprobación

Apertura expediente del proyecto de Investigación

Inicio y ejecución del proyecto de Investigación

Seguimiento al proyecto de Investigación

Liquidación del proyecto de Investigación

FIN

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 11

FORMACIÓN

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:

Proceso / Producto - servicio

• Formación

Objetivo

• La Maestría en Estudios Políticos es un espacio para la formación de investigadores y para lacualificación de funcionarios públicos. Desde su creación en 1994 los docentes del Institutohan formado investigadores en tres líneas: Análisis y Teoría Política, RelacionesInternacionales y Cultura Política.

Lineamiento normativo

• Acuerdo 68 del 1994 del Consejo Superior Universitario• Acuerdo 71 del Consejo Académico

Responsable

• Coordinación de la Maestría en Estudios Políticos IEPRI

Posibles fallas

• Vacios en el momento de brindar la información a los estudiantes

Medios de comunicación interna y externa

• Correo Institucional• Llamadas telefónicas

Sistema de Información relacionado

• SARA• Universitas XXI

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 12

Propiedad del Usuario

• N/A

Mejora Continua

*Desde la acreditación se viene trabajando en brindarle la información de manera clara y oportuna a los estudiantes, mejorando los canales de comunicación como la página web del Instituto.

Flujogramas Formación

Admisión Estudiantes opción de grado

Reingreso fuera de la norma

Equivalencias

Programación Académica

Admisiones

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Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 13

FLUJOGRAMA FORMACIÓN (Admisión estudiantes opción de grado)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Estudiante

Carta estudiante

Comité Asesor Maestría Oficio Formato

Coordinación de la Maestría

Formato y acta del Comité Asesor de Maestría

Dirección Nacional de Admisiones

Oficio

Coordinación de la Maestría

FIN

Diligenciamiento de formatos y remisión del acto administrativo del comité asesor de la Maestría al estudiante y a la Dirección Nacional de admisiones

INICIO

Solicitud de estudiantes

Estudio y recomendación de la solicitud

Notificación y aprobación o desaprobación de la solicitud a Registro y Matrícula, coordinación de la Maestría, Secretaria Académica de Facultad FE

Anexo de respuesta al expediente del estudiante

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 14

FLUJOGRAMA FORMACIÓN (Reingreso fuera de la norma)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Estudiante

Carta estudiante

Comité Asesor Maestría

Acta de Comité Asesor de Maestría Oficio Formato

Coordinación de la Maestría

Acta

Consejo de Facultad Ciencias Económicas

Acta de Consejo de Facultad

INICIO

Remisión del acto administrativo al Consejo Superior Universitario

Solicitud de estudiantes

Estudio y recomendación de la solicitud

Aprobación o desaprobación y notificación de la decisión del Consejo Superior al estudiante, Registro y Matricula, Secretaria Académica FCE y a la coordinación de la Maestría

FIN

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 15

FLUJOGRAMA FORMACIÓN (Equivalencias)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Estudiante

Carta estudiante

Comité asesor Maestría Acta de Comité Asesor de Maestría Oficio Formato

Coordinación de la Maestría

Acta y formatos

Consejo de Facultad Ciencias Económicas

Acta de Consejo de Facultad

INICIO

Aprobación o desaprobación y notificación de la decisión del Consejo de Facultad al estudiante, Registro y Matricula y a la coordinación de la Maestría

FIN

Solicitud de estudiantes

Estudio y recomendación de la solicitud

Diligenciamiento de formatos y remisión del acto administrativo al Consejo de Facultad

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 16

FLUJOGRAMA FORMACIÓN (Programación académica)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Consejo de Sede Registro y Matrícula

Resolución de calendario académico

Coordinación de la Maestría Comité Asesor IEPRI

Oficio solicitud Acta Comité Asesor IEPRI

Coordinación de la Maestría Consejo de Facultad FCE

Oficio IEPRI Acta Consejo de Facultad CE

Coordinación de la Maestría

Acta Consejo de FCE Acta de Comité Asesor IEPRI

SIA

Dirección Académica de Sede Bogotá

Oficio

INICIO

Notificación de Calendario académico y proceso de apertura programación académica Sede Bogotá

Solicitud y aprobación de asignaturas Maestría a programar

Aprobación de programación académica FCE

Creación y/o registro de asignaturas en el SIA aprobadas por el Comité Asesor del IEPRI y Consejo de Facultad

Aprobación de la Programación Académica y notificación de la asignación de códigos SIA y asociación a planes de estudios

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 17

Registro y Matrícula Coordinación de la Maestría

Correo electrónico Formato

Registro y Matrícula SIA

Diligenciamiento formato de creación, modificación y eliminación de asignatura

Oferta de la programación académica

FIN

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 18

FLUJOGRAMA FORMACIÓN (Inscripciones de asignaturas)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Consejo de Sede Registro y Matrícula

Resolución de calendario académico

SIA

Coordinación de la Maestría

Correo electrónico Folleto

Estudiantes SIA

Coordinación de Maestría

Listados de inscritos Universitas XXI

Estudiante Coordinación de Maestría Dirección Académica Registro y Matrícula

Correo solicitud adición, cancelación o asociación de asignaturas

Universitas XXI

SIA

INICIO

Divulgación de las asignaturas programadas por el instituto

Inscripción de asignaturas en el aplicativo SIA

Revisión de listado inscrito en cada asignatura

Solicitudes de adición, cancelación, oferta o asociación libre de asignaturas

Notificación de Calendario académico y proceso de inscripción de asignaturas Sede Bogotá

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 19

Coordinación de Maestría Dirección Académica Registro y Matrícula

Correo electrónico solicitud Matriz de solicitudes

Coordinación de Maestría Otras Coordinaciones Académicas

Correo electrónico Universitas XXI

FIN

Notificación y registro de novedades adición, cancelación, oferta o asociación libre de asignaturas

Tramite de solicitudes adición, cancelación, oferta o asociación libre de asignaturas

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 20

FLUJOGRAMA FORMACIÓN (Admisiones)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Dirección Nacional de Admisiones Consejo de Facultad de Ciencias Económicas Coordinación de la Maestría

Resolución de aprobación de la convocatoria Calendario de proceso de admisión y de registro de resultados de pruebas

Dirección Nacional de Admisiones Coordinación de la Maestría

Aviso de prensa Afiches Pendones Pautas electrónicas Página web IEPRI

Dirección Nacional de Admisiones Coordinación de la Maestría

Correo electrónico con listado de inscritos

Dirección Nacional de Admisiones Coordinación de la Maestría Aspirantes

Oficio / correo Textos para prueba Ensayo escrito

Proceso e información de inscripción de aspirantes a la Maestría

Definición, aprobación, aplicación y calificación de prueba aspirantes a la Maestría

INICIO

Aprobación y notificación Convocatoria Maestría en estudios Políticos

Divulgación de la convocatoria

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 21

Coordinación de la Maestría Aspirantes

Hoja de vida aspirantes Formato de calificación de HV - FCE

Coordinación de la Maestría Aspirantes

Correo electrónico Acta de calificación de las pruebas

Coordinación de la Maestría

Aplicativo proceso de inscripción

posgrados DNA UN

Dirección Nacional de Admisiones

Notificación al Decano cc IEPRI, Maestría y registro Página web UN

Aplicativo proceso de inscripción

posgrados DNA UN

Coordinación de la Maestría

Estudio y calificación de las hojas de vida de los aspirantes a la Maestría

Citación, realización y calificación entrevista aspirantes

Registro e ingreso de resultados de pruebas en el aplicativo

Publicación de resultados

Apertura expediente estudiantil

FIN

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 22

DIVULGACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ACADÉMICA

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:

Proceso / Producto - servicio

• Divulgación de la Producción Académica

Objetivo

• La producción editorial de libros y revista del Instituto, pretende promover la cultura de ladivulgación académica, integrar la gestión editorial en un formato estandarizado dedivulgación de acuerdo con lineamientos de la Universidad.

Lineamiento normativo

• Resolucion N81 de 2013 de la editorial UN

Responsable

• Asistencia editorial , Comité editorial, Asistencia administrativa IEPRI, Editoriales, Almacén e inventarios UN, Autores de publicaciones

Posibles fallas

• Incumplimiento de los autores en cualquier etapa del proceso• Modificaciones constantes no informadas sobre los requerimientos de publicación en la

Universidad Nacional

Medios de comunicación interna y externa

• Correo Institucional

Sistema de Información relacionado

• QUIPU

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 23

Propiedad del Usuario

• Formatos de cesión de derechos• Formato autorización de uso de imágenes, mapas, ilustraciones y otros

Mejora Continua

Creación y formalización del Comié Editorial del IEPRI Mantener los estándares de indexación de la revista

Flujograma Divulgación de la Producción Académica

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 24

FLUJOGRAMA DIVULGACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ACADÉMICA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Asistencia editorial

Texto

Comité Editorial Acta

Asistencia editorial

Solicitud de cotización

Asistencia editorial Editorial

Página legal, cumplimiento de requerimientos de imagen institucional e ISBN, y revisión de la publicación pre-impresión

Almacén e inventarios UN

Certificación

INICIO

Estudio, Concepto y aprobación del Comité Editorial

Definición de las características de la publicación (tiraje, impresión, coedición, financiación)

Recepción y registro de las publicaciones

Gestión editorial

Recepción de textos para estudio en el comité editorial

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 25

Área administrativa Registro contable en

QUIPU QUIPU

Área administrativa

Oficio de envío de publicación

Área administrativa Asistencia editorial

Relación de entregas

Registro contable de las publicaciones

Depósito Legal de publicaciones

Entrega de publicaciones a autores y distribución institucional

FIN

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Macroproceso: Desarrollo Organizacional Proceso: Mejoramiento de la Gestión MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

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GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA:

Proceso / Producto - Servicio

• Gestión Administrativa y Financiera

Objetivo

• La gestión financiera y administrativa de la Universidad tiene por objetivo facilitar el quehacer de los procesos misionales de la investigación, la formación y la extensión en la Universidad Nacional de Colombia.

Lineamiento normativo

• Acuerdo 036 de 2009• Manual de Convenios y Contratos• Resolución 1566 de 2009. Escala de viáticos

Responsable

• Unidad administrativa del IEPRI, Ordenador de gasto, Docente, Dirección de Instituto, Interventor

Posibles fallas

• Ausencia de roles críticos como el Ordenador de gasto, Tesorero o Jefe de Unidad.• Sistemas de información con fallas o deficiente actualización de datos en QUIPU, generando

retrasos en las actividades.

Medios de comunicación interna y externa

• Correos electrónicos• Oficios• Página Web Universidad Nacional

Sistema de Información relacionado

• QUIPU• HERMES• Sistema de gestión financiera

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Propiedad del Usuario

• N/A

Mejora Continua

• Reuniones de seguimiento. • Planteamiento de acciones para fortalecer los puntos en los que se falla. • Reuniones con Dirección Académica para hacer evaluación y seguimiento trimestralmente.

Flujogramas

Apertura y Seguimiento Presupuestal de Proyectos

Gestión de Bienes y Servicios

Gestión de Avances

Vinculación estudiantes auxiliares

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FLUJOGRAMA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (Apertura y Seguimiento Presupuestal de Proyectos)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Unidad administrativa del IEPRI Dirección Académica

Avales Resolución de aprobación Fichas administrativa y financiera

HERMES

QUIPU

Dirección Académica Visto bueno de la Dirección Académica en la Resolución de aprobación

Unidad administrativa del IEPRI

Carpeta de registros de acuerdo con TRD

Archivo

Físico

Unidad Administrativa del IEPRI Dirección Académica

Contratación Compras Pagos

HERMES

QUIPU

Unidad Administrativa del IEPRI

Cuadro de seguimiento en Excel del proyecto Resoluciones Informes Actas

HERMES

QUIPU

Archivo físico

Unidad Administrativa del IEPRI Dirección Académica Dirección de Instituto

Avales, Actas/ Resolución de liquidación según sea el caso

HERMES

QUIPU

Archivo físico

INICIO

Creación del proyecto en el Sistema HERMES y QUIPU

Revisión de la Resolución de aprobación

Apertura expediente del proyecto

Inicio y ejecución del proyecto

Seguimiento al proyecto

Liquidación del proyecto de Investigación

FIN

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FLUJOGRAMA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (Gestión de Bienes y Servicios)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Correos electrónicos oficios

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Reporte de presupuesto en QUIPU

QUIPU

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Formato de invitación a presentar oferta Correos electrónicos

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Informe de evaluación de propuestas Documentos mínimos que presenta el oferente Correos electrónicos

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Lista de chequeo

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Formato de solicitud de orden contractual y sus anexos legales

HERMES

Verificar presupuesto

Recibir necesidades de docentes

Inicia proceso de invitación contractual para satisfacer la necesidad del bien o servicio

Seleccionar y evaluar oferentes

Recopilar documentos

Solicitud contractual correspondiente

INICIO

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Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 30

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Oficio con recibido

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Contrato

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Contrato

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Interventor

Cumplidos Facturas Soportes de cumplidos

QUIPU

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Interventor

Cumplidos Facturas Soportes de cumplidos

QUIPU

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Formato de solicitud de placa

QUIPU Sistema de gestión financiera

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Interventor

Actas QUIPU

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Interventor

Cumplidos Facturas Soportes de cumplidos Informe final de actividades

QUIPU

Enviar a Dirección Académica

Bienes

Recepción de contrato para legalización y perfeccionamiento

Enviar a Dirección Académica

Desarrollar orden contractual

Seguimiento al cumplimiento de las actividades

Verificación de especificaciones

técnicas

Servicios

Seguimiento a ejecución de actividades

Solicitud identificación de inventario de la

Universidad

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Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 31

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Interventor Ordenador de Gastos

Cumplidos Facturas Soportes de cumplidos

QUIPU

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Contratista

Acta de liquidación

Efectuar pagos

Liquidar órdenes contractuales

FIN

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Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 32

FLUJOGRAMA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (Gestión de Avances)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Funcionario Oficio o correos

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Informe en QUIPU QUIPU

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Ordenador de gasto

Formato de solicitud disponibilidad presupuestal (CDP) Soportes Correo Oficio de docentes

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Ordenador del gasto

Resolución

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Formato autorización de descuento

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Docente que solicitó los recursos

Formatos de legalización Soportes que lo acompañan

Elaboración formatos de declaración de la persona que recibirá los recursos

Identificación de necesidad por parte del funcionario

Verificar presupuesto

Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)

Realización de formatos de legalización de recursos

Elaboración y radicación de Resolución de autorización del gasto

INICIO

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Código: B.IEPRI-MN-15.001.001 Versión: 0.0 33

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Oficio con recibido

Enviar a Dirección Académica

FIN

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FLUJOGRAMA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (Vinculación estudiantes auxiliares)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Docente Correos electrónicos

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Ordenador del gasto

Formato de solicitud certificado de disponibilidad presupuestal (cdp)

Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Formato convocatoria para selección y vinculación de estudiantes auxiliares

Página Web Universidad Nacional

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Docente

Soportes que presenta el estudiante

Docente Formato de evaluación de estudiante auxiliar

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Ordenador del gasto

Resolución y soportes Generar Resolución de vinculación

Solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal

Identificación necesidad de vinculación por parte de los docentes

Realizar convocatoria

Revisar y evaluar propuestas recibidas

Realizar calificación y selección de estudiante con mejor perfil

INICIO

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Unidad Administrativa del IEPRI (UA)

Resolución con soportes QUIPU

Docente Cumplidos para pago

Unidad Administrativa del IEPRI (UA) Ordenador del gasto

Órdenes de pago cumplidos

QUIPU

Enviar Resolución con soportes a Unidad Administrativa para el registro y legalización

FIN

Seguimiento al cumplimiento de la ejecución de las actividades

Efectuar pagos

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3. PARTES INTERESADAS

Partes interesadas

Investigador/

Contratista

Docente

EstudiantesOrganizaciones

públicas y/o privadas

Sociedad

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CARACTERIZACIÓN PARTES INTERESADAS Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI) Sede Bogotá Universidad Nacional de Colombia

Partes interesadas Caracterización

(Perfil) Necesidades y expectativas

del usuario

Medio de comunicación / Como

interactúa

Investigador/Contratista Profesional perteneciente a las áreas afines a ciencias humanas, políticas y sociales

Desde su área específica de conocimiento y su experticia, aportar en el desarrollo de las actividades propias para el cumplimiento de los objetivos.

Correo Telefónicamente Personalmente

Docente Profesional perteneciente a las áreas afines a ciencias humanas, políticas y sociales

La investigación al interior del instituto debe atender los postulados del Acuerdo 014 de 2006 CSU, y en ese sentido propenderá por el desarrollo de las capacidades creativas y la generación de nuevo conocimiento, como elementos esenciales del quehacer universitario, los cuales se constituyen en soportes fundamentales de los programas de formación de postgrado y la extensión, y en elementos básicos para formar recurso humano capaz de contribuir al desarrollo del conocimiento y atender a las necesidades de la sociedad colombiana.

Correo Telefónicamente Personalmente

Estudiantes Profesional, técnico o auxiliar perteneciente a las áreas afines a administración

La Maestría en Estudios Políticos es un espacio para la formación de investigadores y para la cualificación de funcionarios públicos. Desde su creación en 1994 los docentes del Instituto han formado

Correo Telefónicamente Personalmente

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investigadores en tres líneas: Análisis y Teoría Política. Relaciones Internacionales. Cultura Política.

Organizaciones públicas y/o privadas

De acuerdo a las necesidades particulares

Generación de alianzas para el desarrollo de proyectos de investigación y extensión

Correo Telefónicamente Personalmente Comunicaciones oficiales

Sociedad De acuerdo a las necesidades particulares

Contribuir a la resolución de problemáticas nacionales

Correo Telefónicamente Personalmente Comunicaciones oficiales

Elaboró: Mary Sonia Ramírez Rojas Líder Sistema de Gestión de Calidad Centros e Institutos Sede Bogotá Oficina de Planeación y Estadística Colaboradores Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI)

Revisó: Fabio E. López De la Roche

Director Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI)

Aprobó: Fabio E. López De la Roche

Director Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI)

Fecha: Mayo 2018 Fecha: Mayo 2018 Fecha: Mayo 2018