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INTRODUCCION

Cuentas de orden son aquellas que no afectan ni modifican cuentas de balance o de resultados, en este caso son, cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos y egresos. Representan valores contingentes o nos sirven de recordatorio o de controles administrativos.

Para algún negocio o empresa en la que podamos ejercerlas.

En este caso de conformidad con la teoría de la partida doble, se abren dos cuentas de mayor, de naturaleza una deudora y otra acreedora que denoten claramente lo que representan.

Las cuentas de orden se clasifican en:

a) Contingentes,b) Recordatorio y de Controles Administrativos.c) Fiscales.

Que en este caso, aparece esta información en el desarrollo de este trabajo de investigación.

Más adelante también se mostrara específicamente por que estas cuentas se presentan fuera del balance, al igual que nos sirven para controlar movimientos contingentes de una empresa, es decir que serán parte de la empresa en un futuro, también sirven para controlar los movimientos que no le pertenecen directamente a la empresa, pero en la cual está inmiscuido por algún motivo, por ello su necesario control contable.

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CUENTAS DE ORDEN

Son aquellas que se emplean para el registro de operaciones que no afectan o modifican el activo, el pasivo o el capital de la empresa, pero esto no hace un lado de registrarlas en libros, para así consignar los derechos u obligaciones contingentes que entrañan con fines de recordatorio, para así controlar algunos aspectos de la administración.

Las operaciones realizadas por nuestra empresa, cuyos efectos no se reflejan ni directa, ni inmediatamente, en su situación financiera o en los resultados de las operaciones realizadas, no se registran en cuentas de balance o en cuentas de resultados, si no en cuentas que estableceremos especialmente para el control contable.

Cuentas de orden son el relato y computo de los aumentos y disminuciones que identificamos en concepto relacionados con operaciones realizadas por nuestra empresa, cuyos efectos financieros no modifican por sí mismos ni su situación financiera ni los resultados de las operaciones realizadas.

Registran:

Son cuatro los casos concretos en que deben establecerse estas cuentas:

Bienes de terceros, cuyo registro es necesario por razones operativas y para su control con los resultados de recuentos físicos;

Contingencias por las que no se ha computado variación patrimonial alguna, incluyendo las que podrían derivarse de siniestros que afecten a los bienes de terceros

Para registrar la emisión de valores cuyo pago se tenga que hacer en efectivo o por compensación de servicios, como en los casos de emisión de billetes de banco, emisión de billetes de lotería, emisión de bonos, planillas o boletos en las compañías de transporte.

Registrar las operaciones por duplicado, con objeto de control desde otro punto de vista, ya sea como la depreciación de los bienes de activo fijo se registra a tasa diferente de la que marca la Ley de Impuestos sobre la Renta, para controlar, tanto el precio de costo real, como el precio alzado de las mercancías en consignación.

A estas también se les puede reconocer con otros nombres, tales como:

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Cuentas de movimientos compensados.

Cuentas de saldos compensados.

Cuentas de saldos correlativos.

Cuentas de memorándum.

Cuentas de registro.

Las cuentas de orden en otros países se denominan cuentas memorando.

Para insertar estas anotaciones en un método de registró por partida doble, se utiliza un par de cuentas por cada concepto.

Por lo tanto:

Hay cuentas de orden deudoras y acreedoras;

Los saldos de las cuentas deudoras deben aumentar (o disminuir) al unísono con los de las cuentas acreedoras;

El total de los saldos deudores debe coincidir con el total de los saldos acreedores, ya que ambos se refieren a las mismas cosas.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN

En el balance general se clasifican:

Valores ajenos:

Pertenece el importe total de los valores y bienes ajenos que se reciben. Las cuales son mercancías propiedad de terceras personas ( comitentes) que recibimos para venderlas en su nombre y por su cuenta (comisión)

Valores contingentes:

Está formado por el importe total de los derechos y obligaciones contingentes, así como la emisión de obligaciones.

Endoso y descuentos de documentos

Seguros y fianzas contratados

Cuentas de registro:

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Está formado por el importe total de las operaciones, en donde están asentadas, su registro se duplica con fines de control desde un punto de vista distinto. Depreciación y amortización calculadas conforme a límites fiscales.

Sobreprecio de mercancías que enviamos a terceras personas (comisionistas) para su venta en consignación.

Para facilitar su movimiento e interpretación las cuentas de orden se clasifican teniendo por base las mismas reglas que rigen a las cuentas de activo, pasivo y capital, surgiendo los siguientes grupos:

Cuentas de orden de activo

Cuentas de orden de pasivo

Cuentas de orden de resultados de deudores (egresos)

Cuentas de orden de resultados acreedores ( ingresos)

Los nombres o títulos de las cuentas de orden deben dar una idea clara y precisa de las operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fácilmente su objeto y movimiento.

Deben de llevar un arreglo al sistema de contabilidad de la partida doble, estableciéndose dos grupos una de la deudora y una segunda de forma acreedora.

El nombre que se le asigne a las cuenta de orden deudora debe ser distinto de la de la acreedora, pero semejante entre sí:

Mercancías en comisión y consignación recibidas

Documentos endosados y endoso de documentos

Documentos descontados y descuentos de documentos

También se acostumbra asignar a esta cuenta de orden acreedora el mismo nombre que el de la deudora, pero posponiéndole la palabra “contra”.

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Otra forma consiste en agregar el nombre de la cuenta de orden deudora la palabra “debe”, y a la acreedora, la palabra “haber”; ejemplos:

Mercancías en comisión “ debe” y mercancías en comisión “haber”

Documentos endosados “debe” y documentos endosados “haber”

MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS DE ORDEN

Debido a que se establecen en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora, y la segunda acreedora, su movimiento es compensado y sus saldos iguales aunque de naturaleza contraria, ya que una es deudor y la de la correlativa o contra cuenta acreedora.

De los cuales podemos señalar dos procedimientos para registrarlos:

Directo o paralelo

Cruzado

Movimiento directo o paralelo:

Es cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son de orden, sin intervenir cuentas de balance.

Movimiento cruzado:

Cuando en uno de los asientos interviene, como deudora, una cuenta de orden y como acreedora, una de balance o de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como acreedora una cuenta de orden, y como deudora, una de balance o resultados. Después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos iguales.

1.- Las cuentas de orden registran movimiento de valores cuando este no afecta el balance de la empresa, pero que a pesar de ello y por un principio de “orden” es necesario consignar en ellas.

2.- Los casos en que pueden abrirse las cuentas de orden son:

a) Para registrar valores ajenos

b) Para registrar derechos u obligaciones contingentes

c) Para registrar recordatorios

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d) Para duplicar el registro de operaciones con fines de control o con fines de observar un distinto punto de vista

3.- Las cuentas de orden se clasifican:

a) Para su presentación en el balance:

· Valores ajenos

· Valores contingentes

· Cuentas de registro

b) Para regir su movimiento e interpretación:

· Orden de activo

· Orden de pasivo

· Orden de resultados (ingresos y egresos)

c) Una clasificación más simple puede ser:

· De orden deudora

· De orden acreedora

4.- Las cuentas de orden deben abrirse en grupos cuando menos de dos, la una deudora y la otra acreedora, pudiendo ser mas de una por cada lado.

5.- Su movimiento y saldos, en todo tiempo estarán compensados entre cuentas deudoras y acreedoras.

6.- Pueden afectarse:

a) Por movimiento cruzado, esto es, que al cargarlas y abonarlas se tengan como contra cuentas las de balance o resultados.

b) Por movimiento directo, o sea, cargando una y abonando su correlativa.

7.- Las cuentas de orden se presentan al pie del balance, pero fuera de él.

8.- Requieren en ocasiones de un registro auxiliar, bastando solamente que sea el de la cuenta deudora o el de la acreedora, pues por su movimiento compensado no es necesario el auxiliar para las dos.

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EJEMPLOS:

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS.

Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con más frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial

MERCANCÍAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA

Las características generales de este tipo de operación, por lo que se refiere al comisionista, se pueden sintetizar de la siguiente manera

1.- El comisionista actúa a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancías, el cual es referido como consignador, remitente o comitente.

2.- El comisionista deberá realizar los artículos que se le remitan, bajo las condiciones previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las mercancías como a los plazos o garantías que debe exigir en las ventas a crédito

3.- El comisionista tiene la obligación de conservar las mercancías en buen estado, implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservación.

4.- Por su intervención en la venta de las mercancías tendrá derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida denominada “comisión”, la cual, usualmente se calcula a razón de un porcentaje, sobre el monto de las ventas realizadas

5.- Periódicamente, o en fechas preestablecidas, deberá remitir a su comitente el producto de las ventas, así como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancías en su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas a crédito

Por las condiciones expresadas, es fácil comprender que las mercancías y demás valores que el comisionista maneje en relación a las mercancías recibidas para su venta a comisión, son valores propiedad del comitente; por lo tanto son valores

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ajenos al comisionista y este deberá utilizar para su registro cuentas de orden que le permitan conocer, vigilar y controlar diversos aspectos.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES CONTINGENTES.

Este caso de valores contingentes, se puede ejemplificar muy claramente en situaciones donde hay necesidad de recurrir a reclamación de seguros.

A continuación se desarrollara un ejemplo relativo a la reclamación de seguros ante la eventualidad de un siniestro.

CONTRATO DE SEGUROS DE RIESGOS.

Generalmente las empresas celebran contratos de seguros pretendiendo proteger su inversión en activos, así, pueden celebrar contratos de seguros por diferentes conceptos o para diferentes objetos, un caso común es por ejemplo el seguro de sus mercancías en existencia.

Mediante el contrato de seguro que se firma, el asegurado tiene la obligación de cubrir a la compañía aseguradora, generalmente cada año, una determinada cuota, a la cual se le llama “prima”.

La compañía aseguradora, tiene la obligación eventualmente de liquidar al asegurado, el importe de las pérdidas que hubiere sufrido por el robo o incendio de sus mercancías

Se trata, pues, en este caso, de un tipo de operación en la cual, al celebrarse, para el asegurado, el único aspecto que afecta sus valores de activo, es el pago de la “prima”, no así el valor del contrato de seguro, que solamente afectara sus valores reales, siempre y cuando se presente la contingencia del riesgo que dio lugar a dicho contrato.

En este caso como en el ejemplificado anteriormente para “valores ajenos“, es recomendable que se registren las operaciones correspondientes que se deriven del contrato del seguro, a fin de conocer el monto de las mercancías aseguradas, el importe de los daños sufridos por robo o incendio, así como el importe de las reclamaciones que se acostumbra presentar a la compañía aseguradora, como un trámite indispensable para lograr la indemnización de las pérdidas sufridas.

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ASPECTOS ESPECÍFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN

1.- El importe de las mercancías aseguradas

2.- El importe de las mercancías incendiadas

3.- El importe de las reclamaciones por el siniestro.

4.- El costo total de las mercancías recibidas.

5.- El costo de las mercancías en existencia propiedad del comitente.

6.- El importe recaudado por concepto de ventas al contado.

7.- El importe de cobros obtenidos por concepto de ventas a crédito.

8.- El monto total de ventas a crédito

9.- El importe de saldos a cargo de los clientes

LOS CASOS EN QUE PUEDEN ABRIRSE LAS CUENTAS DE ORDEN SON:

a) Para registrar valores ajenos

b) Para registrar derechos u obligaciones contingentes

c) Para registrar recordatorios

d) Para duplicar el registro de operaciones con fines de control o con fines de observar un distinto punto de vista

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CONCLUSION

Mi conclusión es que a una cuenta de orden se le llama así porque estas se presentan fuera del balance, sirven para controlar movimientos contingentes de una empresa.

Así como también entre las cuentas más conocidas están:

Las mercancías en comisión, las cartas fianzas bancarias, la emisión de acciones y capital por suscribir, consignaciones recibidas, cartas de crédito, recepción de dinero de terceros.

Y que la contabilización de las cuentas de orden se pueden realizar de manera mixta o directa que en este caso a las contabilizaciones directas se le llaman asi a los asientos con cargo y abono entre cuentas de orden.

Y en las mixtas es donde se utilizan cuentas de orden y cuentas de balance, esto se da cuando los valores contingentes se convierten en reales durante el desarrollo de la operación.

En resumen las cuentas de orden las puede manejar el contador de acuerdo a sus necesidades, por ello su nombre cuentas de orden, nos ayudan a ordenarnos.