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Curso: Administración Eficaz del Tiempo
Es una DIMENSIÓN
El Tiempo es VIDA
El Tiempo es ENERGIA
I. ¿Qué es el Tiempo?
Tiempo Físico: Es el que buscamos medir.
Tiempo Psicológico: Es el que percibimos.
Tiempo Espiritual: Tiempo que perdura y permanece, crecimiento interior, permite aprender y apresar experiencias de vida.
Clases de Tiempo
Finalidad de Vida
II. ¿Para qué queremos organizar nuestro Tiempo?
Enunciar nuestra Finalidad requiere un conocimiento profundo de nosotros mismos de lo que somos como seres humanos y lo
que queremos lograr.
El secreto es encontrar: Nuestra Finalidad.
Para administrar el tiempo la Finalidad debe ser Clara, Concreta y Concisa.
Nuestras acciones deben estar relacionadas con la Finalidad. (Eficacia)
La Finalidad es la proyección que hacemos de nosotros mismos.
¿Qué es importante para mi?
A lo largo de nuestra vida asumimos diversos Roles que requieren atención y
demandan tiempo.
El equilibrio está en atender estos Roles
FINALIDAD
LaboralFamiliar
SocialIntelectual
Personal
¿Cuánto tiempo de tu 100% le dedicas a c/u de estos Roles?
La Finalidad es espiritual, algo más que lo material…
Nos marca el Rumbo, nos Orienta.. Debemos saber dosificar nuestra Energía… Con el stress se pierde Energía…
La Finalidad es Dosificar estos Roles para entonces poderle dar Energía
Practica 1: Escribe tu Finalidad
______________________________
______________________________
______________________________Pensando en mantener un equilibrio de los Roles: Laboral, Familiar, Social, Personal,
Intelectual
III. ¿Hacia donde nos dirigimos?
Recordando la Finalidad:Establecemos Objetivos.
Los Objetivos son un Herramienta:¿Qué es lo que quiero lograr?
Los Objetivos son: Específicos: Algo concreto Medibles: Indicador de Medida Factibles: Posible de ser realizado Realizable en el Tiempo: ¿En cuanto
tiempo? Orientados a Resultados: ¿Qué quiero
lograr?
Practica 2: Anota tus Objetivos
Rol Personal: _____________ …………………………………………………………………..……………………………………………………………….….Rol Laboral: _____________ …………………………………………………………………..…………………………………………………………….…….Familiar, Intelectual y Social
IV. Desafíos respecto al Tiempo Listas de tareas: No productivas, sin prioridad ni
propósito. Agendas: Distribuye tiempo, sin metas. Organizar y ejecutar según prioridades: Compara
la importancia de las actividades diarias pero se centra en lo urgente, crea tensión.
Personalidad Eficaz: El desafío está en administrarnos a nosotros mismos, equilibrio entre lo que queremos y nuestra capacidad para lograrlo.
La voluntad es la capacidad de los seres humanos que les mueve a hacer cosas de manera intencionada.
Permite al ser humano gobernar sus actos, decidir con libertad y optar por un tipo de conducta
determinado.
La voluntad es el poder de elección con ayuda de la Conciencia.
V. Desarrollo de una Personalidad eficaz
La Voluntad de forma Consciente, es todo esfuerzo por realizar determinadas cosas:
• Terminar un informe a pesar del cansancio, • Levantarse a pesar del sueño, etc.
Se llega a la decisión de actuar contando con los inconvenientes.
La voluntad es fundamental para el ser humano. Sin voluntad y disciplina no se pueden lograr objetivos planeados.
Desarrollo de una Personalidad eficaz
¿Qué potencialidades debería desarrollar para cumplir mi trabajo
de manera eficaz?
………………………………………………………………
…………………………………………………….……….
………………………………………………………………
¿Qué actividades debería dejar de hacer que no contribuyen a la
eficacia?
………………………………………………………………
…………………………………………………….……….
………………………………………………………………
VI. Organizar y Ejecutar según prioridades
“Matriz de la Administración Eficaz del Tiempo”URGENTE
(en este instante – ahora - ¡ya!)NO URGENTE
(puede esperar)IMPORTANTE
NOIMPORTAN
I. Vida del Bombero II. Vida del Triunfador
III. Vida del Camaleón IV. Vida del Irresponsable
Todo se hace a última hora Tendencia a Reaccionar Quita la capacidad de iniciativa Genera estrés, agotamiento Vive apagando incendios
No quieren pensar más. Buscan un escape del cuadrante I. Trivialidades y acciones que
representan perdida de tiempo. Se hacen irresponsables. Desisten, abandonan, despidos.
Hacen cosas para otros por quedar bien
Le dicen NO a lo importante Actividades rutinarias Ya que insistes “Vamos”
Hacen lo importante sin presión Planifican, preparan, previenen Pueden ver el futuro y oportunidades Visión, equilibrio y control Tienen iniciativa, son proactivos “Disfrutamos lo que hacemos”
VII. Debemos eliminar las actividades que nos hacen
perder tiempo
Es importante hacer todo aquello que aporte a nuestra finalidad y objetivos:
VIII. La Planificación Semanal
Destinar un día y una hora Estar tranquilos, solos y lúcidos Tocar todos los Roles de su vida
Día y Hora: …………………………………………….Lugar: ……………………………………………………
Ciclo de la Planificación Semanal
Seleccionar y unir tareas para
la semana
ProgramaciónDe las Tareas o
Actividades de la Semana
Selección deObjetivos para
La Semana
Manejo deimprevistos
RevisiónDe la
FinalidadEvaluación
2. Selección de Objetivos de la Semana: De acuerdo a los Roles. Algunos se repiten todas las semanas otros solo algunas.
1. Revisión de nuestra Finalidad: ¿Por qué hacemos las cosas? ¿Qué nos hace felices?.
3. Tareas: Para lograr los Resultados. Algunas son Verticales, debemos seguir los pasos sin saltarse. Otras son Horizontales, podemos juntarlas. Podemos juntar tareas sin importar los Roles de acuerdo al lugar o actividad.
4. Programación de actividades: Momento y cantidad de Tiempo de cada actividad. Agrupar Tareas: De mantenimiento, Con otras personas, De planificación y resolución de problemas.
5. Manejo de imprevistos: Entre las actividades debe de haber holgura.
6. La evaluación: Es al final del día. ¿Qué se hizo y que no? ¿Se puede reprogramar? ¿Cuánto tiempo le he destinado para cada actividad?.
HOJA DE TRABAJO SEMANALFinalidad Roles Objetivos Semanales Tareas
Laboral
Social
Personal
Intelectual
“Pensar a donde me van a llevar estas tareas”
PLANIFICACION SEMANAL
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES EN LA AGENDA
Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
Compromisos / Tareas
6
7
8
9
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11
12
13
6
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IX. Estrategias para optimizar el Tiempo
1. La Confrontación2. Saber Delegar3. Reuniones Efectivas4. Saber decir que NO
La ConfrontaciónLa confrontación entre lo que quiero hacer y lo que debo hacer por miedo al cambio.
Tendencia a hacer el mínimo esfuerzo Distracciones / interrupciones frecuentes Dejar para más tarde las tareas
Claves para superarlo: Siempre estar consientes de lo que
queremos lograr. Ser disciplinados. Terminar la tarea que comienzas Atención y concentración Ser organizados Planificar Orden
Saber DelegarLa delegación significa desarrollo para las personas y para la organización.
Decida qué delegará Escoja la persona adecuada Capacite Brinde apoyo Seguimiento continuo.
Saber DelegarCuando uno delega puede hacer más cosas,
uno crece, la organización crece, se delega con tiempo, necesitamos conocer el proceso,
contar con un equipo.
El Líder nato organiza a las personas. Ley de la Colaboración: “más vale una unión
que muchas manos”
Reuniones efectivasPermiten brindar información, puntos de
vista, ideas, motivar al equipo y tomar decisiones.
Tener una agenda de los temas a tratar Convocatoria (quienes participan) Horarios (moderador) Cuando y Donde. Acta de Reuniones (todos los acuerdos)
Saber decir que NOTenemos una idea prefijada que NO es malo,
pero decir NO es un SI para nuestros objetivos o lo que sea importante para mi.
Comunicación: Pasiva: Yo pierdo - Tu Ganas Agresiva: Yo gano – Tu Pierdes Asertiva: Yo gano – Tu ganas
¿Cómo ser asertivos?Cumplir con nuestros objetivos dando
apertura a los demás.
1° Agradecer por habernos considerado2° Breve explicación del porque no.3° Dar una opción (si está en nuestras manos) dar una solución.“Las puertas siempre se abren por dentro”
Muchas Gracias !
