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Curso Auditoría Interna SAP

Teoría Objetivos Módulos de aplicación - Descripción general Datos Maestros Navegación Introducción a Módulos de SAP ECC Introducción al Módulo de SD (Sales and Distribution) Introducción al Módulo de MM (Materials Management) Introducción al Módulo de FI (Finance) AIS - Audit Information System

Práctica Análisis de los puntos de control de reportes estándar SAP en los diferentes módulos

(SD, MM, FI) Análisis de los puntos de control reportes relacionados con la operación de Grupo

Modelo en los diferentes módulos (SD, MM, FI)

Temario

Objetivos

• Al final del curso, los participantes deberán tener un entendimiento sobre:

– Funcionalidad y terminología básica de SAP ECC

– Funcionalidad general y características básicas de control de los Módulos SAP (FI- Finanzas, CO - Costos, MM – Manejo de Materiales, SD – Ventas y Distribución y HR – Recursos Humanos)

– Riesgos asociados con SAP y el impacto en la auditoría

– Ejecución de reportes dentro del entendimiento de los reportes para identificar puntos de control así como la ejecución e interpretación de los datos encontrados.

Objetivos

Módulos de Aplicación Descripción General

5

Módulos de aplicación SAP

Categoría funcional

Aplicaciones financieras

FI, CO, EC, IM, TR, AM,

PS

Aplicaciones de logística

SD, MM, PM, PP, QM,

LO

Recursos Humanos

PA, PD

Aplicaciones cruzadas

WF, ALE, EDI, I/Net, etc.

Soluciones de industria

- IS

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Módulos de aplicación – Descripción General

Procesos de auditoría vs. aplicaciones SAP

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Gastos

Activo Fijo

Administración de

inventarios

Nómina y

Personal

Ingresos

Tesorería Aplicaciones Financieras

Aplicaciones de Logística

Recursos Humanos

Aplicaciones Cruzadas

Soluciones de Industria

Componente Basis

Ciclo de Negocios de Auditoría Categoría funcional de los módulos SAP

Resumen Módulos SAP

Finanzas (FI-RAR): El módulo de aplicación FI proporciona planes contables definidos por el usuario para la contabilidad principal automática, reportes, la contabilidad de deudores y acreedores y la gestión de otras cuentas de mayor.

Controlling (CO-RAR): El módulo de aplicación CO abarca los movimientos de gastos e ingresos de la empresa.

Material Management (MM-PAI/AAP): El módulo de aplicación MM apoya las funciones de aprovisionamiento y de almacenamiento de existencias que se necesitan para las operaciones diarias.

Sales and Distribution (SD-PAC/VAC): El módulo de aplicación SD ayuda a optimizar todas las tareas y actividades que se presentan al realizar operaciones de venta, entrega y facturación.

Production Planning (PP-PAI): El módulo de aplicación PP se utiliza para planificar y controlar las actividades de producción de una empresa.

8

Resumen Módulos SAP (Cont.)

Project System (PS-IAC/PAG): El módulo de aplicación PS sirve para apoyar la planificación, el control y la supervisión de proyectos muy complejos que persiguen determinados objetivos a largo plazo.

Plant Maintenance (PM-PAI): El módulo de aplicación PM apoya la planificación, el procesamiento y la ejecución de tareas de mantenimiento.

Quality Management (QM-PAI): El módulo de aplicación QM es un sistema que sirve para el control de calidad y la información y que apoya la planificación de la calidad, la inspección de calidad y el control de la fabricación y del aprovisionamiento.

Workflow (Todos): El módulo de aplicación WF enlaza los módulos de aplicación ECC integrados del sistema SAP con técnicas, herramientas y servicios válidos para todas las aplicaciones.

• WF es una herramienta de soporte para todos los módulos.

• WF automatiza el proceso empresarial con base en procedimientos y reglas predefinidas.

• Si se produce un evento que desencadena un proceso, el administrador del workflow lanza un ítem de workflow.

9

Datos Maestros

10

Concepto de Dato Maestro

Los registros maestros contienen todos los datos necesarios para procesar operaciones. Estos datos se conocen como datos maestros. Es la fuente central de información y son utilizados por todos los módulos dentro de SAP.

La gestión financiera y la logística utilizan datos maestros. Los datos generales y los datos relevantes para las diversas áreas del negocio se graban en los registros maestros compartidos para evitar que se dupliquen y se generen con mayor agilidad las operaciones haciendo uso de la base de datos donde se encuentran los datos maestros.

Los datos maestros principales que maneja el sistema son los siguientes:

• Clientes

• Proveedores

• Materiales

• Cuentas de mayor

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SD

MM

PP

FI

CO

AA

Ventas & Distribución

Administra-ción de Materiales

Planeación de Producto

PS

WF

IS

Sistema del Proyecto

Flujo de Trabajo

Soluciones de la Industria

Contabilidad Financiera

Controles

Admon. de Activos Fijos

QM

PM

HR

Admon. de la Calidad

Manteni- miento de la Planta

Recursos Humanos

Datos

Maestros

Navegación SAP ECC

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Navegación

Utiliza el navegador Internet Explorer para ingresar al Portal Modelo, en la dirección:

http://www.portal.gmodelo.com.mx

En la página inicial, haremos

clic en el botón de Acceder al

sistema que se encuentra en la

esquina superior derecha. Se

abrirá una ventana donde se

ingresa el nombre de usuario y

contraseña.

13

Ingreso al Sistema

Ingrese el usuario

Ingresar contraseña.

Por seguridad, se

mostraran asteriscos

Seleccione el idioma

de trabajo. Si lo deja

en blanco, tomara el

idioma por defecto

(en este caso

Español)

Ingrese el mandante

14

Navegación

Botón de término de

sesión

Menú de Sistema

Caja de Control

Salida del Sistema

Botón de término de

sesión

15

Navegación

Características de la pantalla de SAP

Línea de Comando

Barra de Estado

Barra de Título

Barra de Herramientas

Barra de Funciones

Menú de Usuario

16

Barra de Menú

Iconos básicos

17

[Enter]

[Ctrl+S]

[F3]

[Shift F3]

[F12]

[Ctrl+P]

[Ctrl+F]

[Ctrl+G]

[F8]

Enter

Grabar

Pantalla Anterior

Pantalla Inicial

Cancelar

Imprimir

Buscar

Continuar Búsqueda

Ejecutar

Primera Hoja

Hoja Anterior

Hoja Siguiente

Ultima Hoja

Crear Modo

Ayuda

Navegación

Modos o Sesiones

18

Atajos de Navegación

/n Cierra la transacción en la que se está trabajando.

/o Crea un nuevo modo.

/i Cierra el modo en el que se está trabajando.

/O

19

Herramienta de búsqueda en SAP

• ¿Qué es Matchcode?

– Matchcode es una herramienta que nos permite buscar en forma rápida la entrada correcta para un campo, utilizando criterios específicos del registro de la base de datos.

MATCHCODE

20

Herramienta de búsqueda en SAP

Ejemplo de búsqueda

Seleccionar el campo y selecciona la tecla F4 o el símbolo de desplegar (Matchcode).

21

Ayuda F1

22

Al colocar el cursor en el campo Asset (Activo) y dar clic en el botón ayuda o F1, aparece la ayuda del campo

Concepto de Nivel Organizacional SAP

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¿Qué es el Nivel Organizacional?

• También conocido como la Jerarquía SAP o la Estructura Corporativa

• Aspecto central para la operación y control del software SAP

• Es definida durante la implementación

• Impacta en:

– Cómo se realizan los procesos de negocios

– Enfoque y limitación de la auditoría

– Cómo se logran los reportes y la consolidación

– Cómo la funcionalidad SAP cumplirá con los requerimientos de negocios

– Cómo ocurrirá el procesamiento de información entre compañías

Algunos niveles organizacionales en SAP:

Sistemas: Mandante

Finanzas: Sociedad, Sociedad CO, catálogo de cuentas, área de negocios, etc.

Ventas: Organización de ventas, oficina de ventas, canal de distribución, división, etc.

Inventarios: Centro, Planta, Almacén, etc.

Compras: Organización de compras, grupo de compras, etc.

Recursos Humanos: área de personal, grupo de empleados, etc.

24

Introducción a Módulos SAP

25

Introducción al módulo de MM

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Características claves y funciones:

• MM-PUR Compras • MM-IM Administración de inventarios • MM-WM Administración de almacén • MM-IV Verificación de facturas • MM-IS Sistema de Información

Proceso de Administración de Materiales

#2 Determinación de fuentes

#8 Pagos

#3 Selección de proveedores

#4 Procesamiento de pedidos

#5 Monitoreo de ordenes de compra

#7 Verificación de Factura

#6 Entrada de Mercancías

#1 Determinación de requerimientos

Aprovisionamiento

27

Estructura Organizacional MM

28

Estructura Organizacional de MM

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Cliente 400

Código de Compañía 3029

Organización De Compras RC01


Organización De Compras RC02

Organización De Compras OC01

Fabrica Fabrica Fabrica Fabrica Fabrica

Estructura Organizacional de MM

Cliente/Mandante: Unidad autónoma en un sistema ECC con registros maestros únicos y su propio conjunto de tablas. Un cliente puede ser por ejemplo, un grupo corporativo.

• Código de compañía: Unidad de contabilidad independiente dentro de un mandante. Cada sociedad tiene su propio balance en pérdidas y ganancias.

• Planta/Centro: Unidad organizacional que sirve para subdividir una empresa de acuerdo a la producción, obtención, mantenimiento y aspectos de planificación de materiales. Es un lugar donde los materiales son producidos y los servicios son proporcionados.

• Almacén: Lugar de almacenamiento de los distintos productos con los que cuenta la organización (Materia prima, refacciones, producto terminado, producto semi-terminado, etc.

• Organización de compras: Unidad de organización responsable del aprovisionamiento de materiales y servicios para uno o más centros y de la negociación de precios y condiciones de compras con el proveedor.

Existen tres formas:

– Nivel grupal – compra para todos los códigos de compañía

– Específico de Compañía – compra para un código de compañía

– Específico de Fábrica – compra para una fábrica

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Resumen de la Estructura Organizativa de Inventarios


Fábrica AC01

Cliente 400

Almacén RES1

Almacén LV01

Tipo de Almacén

Tipo de Almacén

Tipo de Almacén

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Fábrica

• Unidad dentro de una compañía que produce o facilita bienes y/o provee servicios, típicamente una locación manufacturera o centro de distribución.

• Un código de compañía puede tener una o varias fabricas, sin embargo una fabrica sólo puede estar asignada a un código de compañía.

• Incluye uno o más almacenes (Ejemplo: Almacén de producción, calidad, producto terminado y libre utilización entre otros)

Almacén • Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes

• Define la ubicación de materiales dentro de una fábrica.

• Puede ser una bodega, depósito o un lugar específico dentro de una bodega o depósito.

32

Procesos de Negocio en MM

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Compras: Conceptos Básicos

Las tareas de compras son básicamente el aprovisionamiento externo de materiales y servicios, supervisión de entregas y pagos a los proveedores.

Existen diferentes documentos estándares dentro del módulo de compras que soportan toda la operación:

– Solicitud de Pedido (documento interno)

– Petición de oferta: Transmite una necesidad definida en una solicitud de material o servicio a proveedores potenciales

– Oferta: Contiene los precios y condiciones del proveedor y constituye la base de la selección de proveedor.

– Pedido: formaliza la operación de compras.

– Pedido abierto / contrato marco: acuerdo de compras por un período de tiempo.

– Plan de entregas: Otra clase de "contrato marco" o del acuerdo de compra a largo plazo. Los planes de entrega permiten la creación de repartos en los que se especifican cantidades de compra, fechas de entrega y posiblemente también las horas precisas de entrega, durante un período predefinido.

Existen estrategias de liberación que definen el proceso de autorización para las solicitudes de pedido o documentos de compra. Cada estrategia es configurable en el sistema.

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Administración de Inventarios: Conceptos Básicos

El personal de almacén es el encargado de gestionar los stocks por cantidad y valor así como gestionar cualquier movimiento de materiales entre almacenes.

• Las movimientos de mercancía impactan directamente sobre las existencias del almacén, ya que las incrementa o las reduce en tiempo real.

• Los movimientos de mercancía más comunes son:

– Entrada

– Salida

– Traslado

– Traspaso

• Un movimiento de mercancías en el sistema se traduce en una clase de movimiento lo cual identifica el movimiento realizado.

Movimiento de Mercancías Clase de Movimiento

Entrada de mercancías para un pedido 101

Salida de mercancías para un centro de coste 201

Liberación de stock en calidad 321

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Administración de Inventarios (Cont.)

• Principio de registro de documentos:

– Por cada movimiento de existencias que se registra en el sistema, se genera un documento de material.

– Si el movimiento de existencias es relevante para Finanzas se crea un documento contable, afectando una cuenta de mayor.

– Una vez contabilizado un movimiento de mercancías ya no se puede modificar el documento. Si se desea modificar la cantidad del material, debe introducirse un nuevo documento.

Los documentos de material se dividen en clases de operación o documento.

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Movimiento de Mercancías Clase de documento

Entrada de mercancías para pedidos WE

Salida de mercancías, traspasos, etc. WA

Salidas de mercancía para entregas WL

Gestión de Materiales: Conceptos Básicos

• El componente de Gestión de Materiales se relaciona estrechamente con:

» Planificación de necesidades de materia prima / Producto Terminado

» Compras

» Verificación de facturas

– Comercial

– Sistema de Información para Logística

– I2

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• Datos Maestros

• Lotes

• Material

• Proveedor

• Ctas. Mayor

• Cliente

• Ubicaciones

• …

Recepción de mercancía: Conceptos Básicos

• La Recepción de Mercancía (GR) es uno de los movimientos de mercancía que incrementa las existencias en el almacén.

• El personal del punto de recepción de la mercancía verifica los materiales recibidos y los distribuye para su consumo o a un almacén.

• La recepción de mercancía se realiza con base a la orden de compra debido a que:

– Se verifica contra el pedido la recepción de la mercancía (Control:

– Los datos de la orden de compra se pueden transferir a la recepción de mercancía lo que reduce el registro de datos y simplifica la verificación de envíos extra o menores

– El historial de la orden de compra se actualiza con los datos del envío, lo que hace posible el monitoreo de envíos tardíos

– La factura del proveedor es verificada contra las cantidades solicitadas y las enviadas.

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Verificación de facturas: Conceptos Básicos

La Verificación de facturas logística forma parte de la Gestión de materiales (MM). Se sitúa al final de la cadena logística que incluye Compras, Gestión de stocks y Verificación de facturas.

• En la verificación de facturas, las facturas recibidas son validadas contra las cantidades recibidas y los precios pactados.

• Completa el proceso de compras.

• Se relaciona estrechamente con los módulos FI, CO y AA.

Payment Program FACTURA

PEDIDO DOCUMENTO DE MATERIAL

DOCUMENTO DE FACTURA

PROGRAMA DE PAGOS

VERIFICACION DE FACTURAS

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Verificación de facturas (Cont.)

• Cuenta de Recepción de Mercancía / Facturas (GR/IR)

– Se utiliza como una cuenta de depuración

– Se utiliza para asegurar la recepción oportuna de productos y facturas

– Útil para determinar acumulaciones al final del periodo contable

– La transacción MB5S ofrece un resumen del saldo entre la recepción de mercancía y facturas

• La cuenta GR/IR se utiliza para enviar:

– Mercancía recibida que aún no ha sido facturada

– Facturas de mercancías que aún no se han recibido

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Introducción al Módulo SD

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Características claves y funciones: - Organizational Model - SD-MD Master Data - SD-CAS Sales Support - SD-SLS Sales - SD-SHP Shipping - SD-BIL Billing

Proceso de Ventas y Distribución

Datos Maestros

Créditos e Ingresos

No. Referencia

Calendario de Pagos

Devolución Nota de Crédito/Cargo

Orden de Venta

Entrega

MM FI/GL

Facturación

FI/GL FI/AR

Recepción de Pagos FI/GL FI/AR

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Estructura Organizacional en SD

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Área de Ventas 1

Código de Compañía

Canal de Distribución

Canal de Distribución

Organización de Ventas

División División

Área de Ventas 2

Estructura Organizacional en SD (Cont.)

44

Área de Ventas


Organización de Ventas 3027

División

Oficina de Ventas MTZ Torreón

Grupo de Ventas

Canal de Distribución 01

Estructura Organizacional Conceptos

Área de ventas:

• Una combinación específica de organización de ventas, canal de distribución y división

• Los ingresos por ventas se pueden reconocer y reportar a este nivel; los análisis de ventas se pueden basar en este nivel

Organización de ventas: Unidad organizacional que vende y distribuye productos, negocia términos de venta y es responsable por estas transacciones

Canal de distribución: Canal a través del cual los materiales o servicios vendibles llegan a los clientes. Los canales de distribución típicos incluyen mayoreo, menudeo y venta directa.

División:

• Una división segrega líneas de productos

• Utilizadas para determinar el área de ventas y de negocios para un material, producto o servicio

45

Procesos de Negocio en SD

46

Ventas

El área de Ventas será el responsable de monitorear los pedidos de venta provenientes del cliente a manera de cumplir con las exigencias pactadas con cada uno de ellos.

Las labores del área de Ventas son:

- Definir precios de venta con base a un estudio de mercado.

- Determinar la disponibilidad de material en almacén

- Determinar el punto de embarque

- Verificar crédito del cliente

- Determinar ruta del cliente

- Determinar fecha de entrega

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Tipos de documentos de venta

• Cada tipo de documento de venta requiere un manejo diferente por parte del usuario final

• El tipo de documento de venta debe ingresarse al momento de crear un documento de venta

Clases de Documentos de

Venta

Pedido Estándar

Contrato

Venta al Contado

Pedido con Entrega Inmediata

Entrega Gratuita

Devolución/Bonificaciones

Reposición de Artículos en

Consignación

Solicitud de Abono / Nota de Cargo

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Tipos de documento de venta (Cont.)

• El código de tipo de documento de venta define:

– Categoría de documento que le permite al sistema saber si se está creando una orden, entrega, etc.

– Rango de números utilizado

– Las pantallas que se muestran para el ingreso de información

– La transacción que se puede utilizar para ingresar este tipo de documento

– Tipo de precio para el documento

– Si se requiere una referencia a un documento anterior

– Si se requiere un número de cliente (este es el caso para la mayoría de los tipos de documentos)

– Si el documento debe bloquearse automáticamente para entrega o cobranza

– El tipo de verificación de crédito que debe realizarse

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Precios y condiciones: Conceptos Básicos

• Precios:

– El cálculo de precios (para uso externo de clientes o vendedores) y costos (para fines internos, tales como contabilidad de costos)

• Condiciones:

– Un conjunto de circunstancias que aplican cuando se calcula un precio

– Almacenadas en registros de condiciones (precios por mayoreo, promociones, etc.)

– La Técnica de Condiciones se utiliza para determinar el precio con base en el registro de condiciones

• Otros factores variables que determinan el precio final son:

– cliente, producto, cantidad de la orden, fecha

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Crédito: Conceptos Básicos

• Realizadas automáticamente con base en varios criterios

– Área de control de crédito

– La clase de documento

• Existen diferentes tipos de verificaciones de crédito

• Los usuarios pueden definir cómo reacciona el sistema a las verificaciones de crédito

– Mensajes de error

– Documentos bloqueados

• Las detenciones de crédito deberán revisarse y resolverse manualmente

– Se puede autorizar al personal de administración de crédito por límite de crédito o valor de documento

– Se debe generar una lista de detenciones

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Proceso de Entrega

Proceso de Entregas

Pendientes por Entregar

Clasificación / Empaque

Embarque

Salida de Mercancías

Documento Material

Documento Contable

Orden

Actualización del Maestro

de Materiales

Actualización FI

Facturación

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Nota de Entrega (Delivery)

• Documento central de envío:

– Inicia y monitorea la programación de selección y entrega

– Utiliza información de la orden de venta y agrega información adicional necesaria para la lista de selección

– Registra la información generada durante el proceso de envío

• Puede crearse automática o manualmente

(VL01 Manualmente, VL10BATCH Automáticamente)

• Forma la base para registrar la emisión de bienes

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Envío

• Salida de Mercancía

– Ocurre cuando los bienes seleccionados se cargan al vehículo de transporte y salen de la compañía

– Desde el punto de vista de envío, la transacción de negocios se ha completado

– La información requerida para el documento y registro de salida de mercancía se copia del envío

– El documento de salida de mercancía no puede cambiarse, esto asegura que se facture la cantidad real entregada

– Después de que se registra la salida de mercancía, sólo se pueden hacer cambios limitados a la entrega

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Salida de Mercancía

• La salida de mercancía sólo puede registrarse si se cumplen las siguientes condiciones:

– La información está completa

– La selección está completa

– El artículo tiene estatus de “completo” en MM-WM (para artículos seleccionados en el sistema de administración de bodega)

• Un registro de salida de mercancía carga a inventarios y abona a costo de ventas. Este tipo de documento no registra ingresos

• Reduce el inventario físico

• Genera posteo estándar en G/L

• Cuando se genera el GI (salida de mercancía) se asume que la compañía ya cuenta con el producto

• Bloquea el documento de entrega para futuros cambios

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Flujo de Documentos con Transporte de salida

Doc. de Transporte

Doc. de Gastos Porte

Entregas de Salida Entregas de Salida

Entregas de Salida

Pedidos de Cliente Pedidos de Cliente

Pedidos de Cliente

Salida de Mercancías Salida de Mercancías

Salida de Mercancías

Doc. de Facturación Doc. de Facturación

Doc. de Facturación

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Facturación

PEDIDO (ORDER) PEDIDO (ORDER) PEDIDO (ORDER)

FACTURA (INVOICE) ENTREGA (DELIVERY)

FACTURA (INVOICE)

ENTREGA (DELIVERY)

TRANSPORTE (SHIPMENT)

FACTURA (INVOICE)

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Tipos de Facturas

Factura

Nota de Crédito

Nota de Debito

Cancelación

Devolución

Introducción al Módulo FI

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Descripción General del Módulo FI

• El módulo de aplicación FI proporciona planes contables definidos por el usuario para la contabilidad principal automática, reportes, la contabilidad de deudores y acreedores y la gestión de cuentas de mayor.

• Todas las operaciones relevantes para contabilidad realizadas en los componentes de Logística (LO) o Recursos Humanos (HR) se contabilizan en tiempo real para Gestión Financiera por medio de la determinación de cuentas automática.

• Las contabilizaciones efectuadas en las cuentas auxiliares crean una contabilización correspondiente en el libro mayor.

• Esto asegura que se reflejen exactamente los movimientos logísticos de mercancías (tales como las entradas y salidas de mercancías) en las actualizaciones de contabilidad.

• Gestión y representación de todos los datos de contabilidad: se graban todas las actividades de la empresa según el principio del registro por documentos.

• Flujo de datos abierto e integrado: mediante actualizaciones automáticas se asegura el flujo de datos Gestión financiera y los otros componentes del Sistema SAP.

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Principales sub-módulos del módulo de FI

• Los elementos clave del Módulo FI son, entre otros:

– Libro mayor (FI-GL)

– Acreedores (FI-AP)

– Deudores (FI-AR)

– Contabilidad bancaria (FI-BL)

– Contabilidad de activos fijos (FI-AA)

– Control presupuestario (FI-FM)

– Gestión de viajes (FI-TV)

– Ledger especial (FI-SL)

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Integración del Módulo FI con otros Módulos

FI

MM

HR AM

SD Cuenta Acreedores

Verificación de Factura

Cuentas Materiales

Inventario

Cálculo de Precios

Facturación

Pedido

Asignación de cuentas para

empleados

Afectaciones bancarias

Ejecución de la

Nómina

Cuentas de Mayor

Contabilizaciones

Compensaciones

Maestro de Activo Fijo

Determinación del Rango de

Números

Asignación de Cuentas para

Activo Fijo

Depreciación Histórica

Cálculo de Precios

Facturación

Cuentas deudores

Compensación de CXC

Gestión de Crédito

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Cuentas auxiliares y de mayor

• Cuando se contabilizan partidas en un libro auxiliar (deudores o acreedores, por ejemplo), el Sistema ECC, a su vez, contabiliza automáticamente los mismos datos en el libro mayor.

• Cada libro auxiliar tiene una o más cuentas asociadas en el libro mayor.

• Estas cuentas asociadas aseguran que el saldo de las cuentas de mayor siempre sea cero.

Cont. Auxilia

r

Libro Mayor

Cuenta de Deudor

Cuenta de Acreedor

Contabilidad de Deudores

Contabilidad de Acreedores

Doc. Original

Doc. Original

62

Estructura Organizacional

63

Vista Financiera

Área de Negocios




Área de Negocios

Área de Negocios

Área de Negocios

Área de Negocios

Catálogo de Cuentas PCGM

Catálogo de Cuentas PCGM

Cliente 400

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Estructura Organizacional (FI)

• Plan de Cuentas

- Cada Sociedad utiliza en el sistema SAP las cuentas de mayor de un Plan de Cuentas concreto.

- Las cuentas de mayor están definidas de forma unívoca con el plan de cuentas.

• Sociedad

- Unidad organizativa de contabilidad externa centralizada dentro del Sistema SAP.

- Se debe definir por lo menos una sociedad antes de implementar el componente Gestión financiera.

- Una sociedad es una entidad legal de la compañía.

• División

- Unidad organizativa de contabilidad externa que coincide con un área de actividad o con un área de responsabilidad específica de una sociedad.

- Se crea con el propósito de diseñar un sistema de gestión de informes internos (Balances y cuentas de resultados).

- Mismas divisiones para todas las sociedades

- Se definen en función de las áreas de operación significativas de una sociedad GL (por ejemplo, líneas de productos, subsidiarias).

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Estructura Organizacional (FI) (Cont.)

•Moneda: -Es preciso especificar para cada una de las sociedades la moneda en la que deben gestionarse los libros. -Esta moneda es la moneda nacional de la sociedad, o sea, la moneda local (o moneda de la sociedad). -A partir de una vista de sociedad, todas las otras monedas son monedas extranjeras.

•Ejercicio:

- Un período de doce meses (normalmente) para los cuales una Sociedad crea regularmente saldos y verifica inventarios.

- Puede coincidir exactamente con el año natural, pero esto no es obligatorio.

- Un ejercicio se divide en períodos contables.

- Cada período contable se define por una fecha de inicio y una fecha de finalización.

- Antes de poder contabilizar documentos, hay que definir en el sistema los períodos contables.

66

Datos Maestros

67

Datos Maestros en FI

• En la contabilidad financiera, los Datos Maestros abarcan:

– Las Cuentas de Mayor

– El registro de bancos

– Las cuentas de proveedores

– Las cuentas de clientes

Los tipos de cuentas estándares son: A (Activo), K (Acreedor), D (Deudor), M (Materiales) y S (Cuentas Generales).

Cuentas de Mayor

Acreedores

Bancos

Deudores

• Bancos Propios • Bancos Propios de Deudores y Acreedores

68

Conceptos Generales de FI

69

Clases de Documentos en FI

• Un documento de FI se identifica por:

– No de documento

– Sociedad

– Año fiscal

• Dos conceptos relevantes a nivel documentos son:

– Clase de documento

– Clave de contabilización

• La clase de documento se utiliza para:

– Diferenciar las operaciones comerciales

– Controlar qué clase de cuenta es contabilizada

(deudor, acreedor, activo fijo, cuenta de mayor).

– Controlar la asignación de los números de documentos

70

Claves de contabilización

• Las claves de contabilización se definen a nivel de línea dentro del documento.

• Las claves de contabilización controlan:

– En qué tipo de cuenta esa línea puede ser posteada

– Si esa línea va a ser posteada como un débito o como un crédito

• Algunas claves de contabilización estándares:

– 25 – Salida de pagos

– 31 - Factura

– 70 – Activos Fijos Debe

– 75 – Activos Fijos Haber

– 40 – Contab. debe

– 50 – Contab. Haber

– 80 – Entrada inicial de stocks

– 89 – Alta de inventario

71

Claves de contabilización (Cont.)

72

Tipos de fechas en documentos

Fecha de documento: se ingresa al momento que se captura el documento. Esta fecha puede ser pasada, presente o futura.

Fecha de contabilización: es la fecha en la cual se contabiliza el documento. Se captura manualmente. El período debe estar abierto para poder contabilizar en él.

Fecha de captura: lo asigna el sistema de forma automática. Se visualiza en la cabecera de documento.

Fecha de conversión: la fecha del tipo de cambio. Se toma de la tabla de tipos de cambio y sólo aplica para posteos en moneda extranjera.

73

Moneda en los documentos

• Moneda de la transacción: la moneda en la cuál es contabilizado el documento.

• Moneda Local: moneda de la Sociedad en la cual se está contabilizando el documento.

• Primera moneda paralela. Ejemplo: moneda del grupo.

• Segunda moneda paralela.

• SAP siempre guarda las transacciones en la moneda de la transacción y en la moneda local. Se pueden definir dos monedas adicionales para que el sistema guarde esta información en paralelo, para ello, se debe realizar la configuración correspondiente.

74

Sub-módulos de FI

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Cuentas por Cobrar (FI/AR)

• FI-AR se relaciona estrechamente con SD.

• Desde este módulo se visualizan las partidas de clientes.

• Desde este módulo también, en conjunto con SD, se administra y controlan los mecanismos de control de crédito.

Pedido de venta

Entrega Posteo Facturación Cobranza

Impacto en FI

Rol de FI

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Compensación de Partidas Abiertas en Cuentas por Pagar (FI/AR)

• Compensar un documento contable: se tiene una cuenta por cobrar (partida abierta) y se liquida con un movimiento contable de compensación:

Operación de contabilización

Ejemplo operativo

Entrada de pagos Pago deudor

Salida de pagos Procedimiento de cargo de cuenta Pagos en efectivo

Salida de pagos con formulario impreso

Pago inmediato por cheque

Traslado interno Factura contabilizada como abono debido al defecto de un producto

Impresión de cheques en modo interactivo

Cheque generado automáticamente dañado durante la impresión

77

Cuentas por Pagar (FI / AP)

• FI-AP se relaciona estrechamente con MM.

• Desde este módulo se visualizan las partidas de proveedores.

• Se calendarizan los pagos de los proveedores a través del programa de pagos.

Solicitud de Pedido

Pedido Recepción Verificación de Facturas

Pago

Impacto en FI

Rol de FI

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Compensación de Partidas Abiertas en Cuentas por Pagar (FI/AP)

• Compensar un documento contable: se tiene una cuenta por pagar (partida abierta) y se liquida con un movimiento contable de compensación:

Operación de contabilización Ejemplo operativo

Salida de pagos Cargo

Salida de pagos con formulario impreso

Pago inmediato con cheque

Traslado interno Factura compensada debido a un defecto de producto

Entrada de pagos Reembolso del acreedor, por ejemplo, descuento por cantidad anual

79

Activo Fijo (FI/AA)

• Para administrar y controlar activos fijos

• Es un auxiliar del GL

• Proporciona información detallada sobre transacciones de activos

Consiste en:

• Contabilidad Tradicional de Activos (desde la adquisición hasta el retiro)

• Activos Arrendados y Activos en Proceso

• No realiza la conciliación automática con el G/L

• Se integra con FI/AP

80

Conceptos Básicos de Activo Fijo

• Clases de activos fijos:

– Los activos fijos se agrupan en clases de activos fijos.

– Las registros maestros de todas las clases de activos se asignan a ciertas cuentas del mayor general.

– A cada clase de inmovilizado se le asigna un rango de números.

– El catálogo de clases es relevante en todas las sociedades de un mandante.

Ejemplos: Terrenos, Edificios, Automóviles, etc.

• Componentes del cálculo de la depreciación:

– Los planes de valoración se utilizan para gestionar diferentes condiciones legales para la amortización y valoración de activos fijos.

– El área de valoración es el propósito para el cuál se va a depreciar un activo fijo, por ejemplo, para fines fiscales.

– Método de depreciación.

• Clases de Activo Fijo: Se pueden utilizar para estructurar sus activos fijos en función de las necesidades de su empresa. Las clases de activos fijos son válidas para todas las sociedades. Ej. Terrenos, Edificios, Automóviles, etc.

81

Tesorería (FI/TR)

• Se compone de los siguientes sub-módulos:

– Gestión de Caja

» Destinada para supervisar flujos de pagos y proteger la liquidez, para que pueda satisfacer sus compromisos de pago.

– Control de Fondos

» La tarea principal del Control de fondos es indicar el flujo de pagos de control en función de la liquidez. Esto supone, por ejemplo, indicar la falta de liquidez inminente o los eventuales excesos del presupuesto en la mayor brevedad posible.

• Mientras la Gestión de caja se considera como medio a corto plazo, el control de fondos trata la evolución de la liquidez a medio y largo plazo.

82

Libro Mayor FI/GL

• Registra todas las transacciones de negocios (asientos y liquidación de cuentas internas).

• En este módulo se concentran dos actividades relevantes:

– Apertura y cierre de períodos

– Mantenimiento del plan de cuentas

ADMINISTRACIÓN

Y BLOQUEO

PLAN DE CUENTAS

APERTURA

DE PERÍODO

CONTABLE

Asientos preliminares

Asientos Definitivos

Asientos Automáticos

Interfaces y cierres de módulos

CIERRE y

REPORTEO

CORRIDA DE

COMPENSACIÓN

AUTOMÁTICA

COMPENSACIÓN

MANUAL

ANÁLISIS Y

APROBACIÓN AJUSTES

83

AIS / Audit Information System

84

AIS es una herramienta dentro de SAP ECC

• Es una estructura de reportes estándar y predefinidos.

• Basado en roles y perfiles

Auditoría de sistemas

• Proporciona herramientas para evaluar los controles del sistema y configuraciones.

Auditoría de Negocio:

• Estados Financieros

• Operaciones del negocio (Compras, ventas, inventarios, CxP, CxC, etc.)

AIS es árbol de reportes con vínculos a diferentes tipos de documentación

• Documentación propia de AIS (Ayuda en línea), Librería de SAP, documentación IMG, vínculos a documentación web.

Enfocado a:

Auditoria Interna

Control Interno

Permite a los auditores bajar información para que la usen herramientas externas, como ACL, IDEA o Excel.

SAP Sistema de Información de Auditoría (AIS)

85

¿ Qué es AIS ?

Auditoría de Sistemas Auditoría SI Desarrollo SI SI Usuarios

Auditoría de Negocio Auditoría SI G/L SI Clientes SI Proveedores SI Activos

CA900 AC900

AIS Sistema Informático de Auditoría

86

BD SAP

Sistema de Información de Auditoría (AIS)

• Planeación de la auditoría

• Programa de trabajo - Auditoría de sistemas - Auditoría de negocios

Export

inte

rface

Controles en línea en la base de datos de SAP

• Información del sistema • Conciliación de saldos • Balances • Documentos

Exportación de datos • Balances • Line items y procesos • Estado de resultados

Ambientes fuera de SAP Ambiente mySAP ERP

Prepara- ción de Papeles

de trabajo

Reportes

Software de análisis de datos (ACL, IDEA, Excel)

Software de reporteo

Line items

Balances

...

Cuentas

Clientes

Proveedores

Activos

Materiales

Compras

Facturas

…

Acceso al General Ledger : Registro completo de todas las transacciones contables en el sistema

87

Vistas de AIS

Auditoría de negocios

Auditoría de impuestos

Auditoría de sistemas

Auditores

Internos

Auditores

Externos

Gerentes de

seguridad en

la

información

Auditores de

Impuestos

88

Parte Práctica Reportes Estándar SAP

Reportes • Antecedentes • Gastos (Estándar) Compras Facturación Cuentas x Pagar Datos maestros de proveedores • Ingresos (Estándar) Ventas Facturación Cuentas x Cobrar Datos maestros de proveedores • Inventario (Estándar) Control de Stocks Valor de stock Datos maestros • Finanzas (Estándar) Saldos en Cuentas de Mayor Datos maestros Activos Fijos

Temario

SAP ECC cuenta con una serie de reportes estándar que podemos visualizar en cualquier momento sin afectar el performance o sin realizar alguna modificación en algún dato que pudiera afectar la operación de la organización. AIS nos permitirá organizar esa información con el fin de analizar de manera óptima sin perder tiempo y mucho menos el «sentido» de la revisión. Los roles AIS deben contar con los reportes suficientes que permitan evaluar los puntos de control permitiendo a los auditores internos/externos y control interno realizar análisis exhaustivos de la información.

SAP-AIS

91

Reportes Estándar

Gastos

Reporte Proceso Estatus Transacción

Registro Info por Material Compras ME1M

Registro Info por Proveedor Compras ME1L

Lista de Pedidos por Proveedor Compras ME2L

Documentos de compras para proyecto Compras ME2J

Libro de Pedidos por Material Compras ME0M

Historial del Precio del Pedido Compras ME1P

Lista de Partidas Abiertas de Acreedores CXP FBL1N

Partidas abiertas Análisis de Vencimiento CxP S_ALR_87012078

Facturas asignadas doblemente CxP, CxC S_ALR_87012341

Reportes Estándar

Gastos


Índice de Materiales Datos maestros

MM60

Visualizar modificaciones de Acreedores Datos maestros

S_ALR_87012089

Acreedores marcados para borrado en sociedades Datos maestros

S_ALR_87101122

Datos maestros de proveedores Datos maestros

XK03, FK03, MK03

Intervalos de Número de Cheque Pagos S_P99_41000102

Ficha Técnica SAP- Gastos

Detalle de Reporte Compras

Transacción = ME1M

Registro Info por Material

Campos requeridos para la obtención: - Material - Proveedor

Uso del Reporte: • Muestra los registros info

creados para cada material. • Se visualizan los precios,

cantidad, fecha y la organización de compras por material.

Punto de Control: -Histórico del precio de compra a proveedores por diferentes materiales.


Transacción = ME1L

Registro Info por Proveedor

Campos requeridos para la obtención: - Proveedor - Material - Grupo de artículos

Uso del Reporte: • Muestra los registros info

creados para cada proveedor. • Se visualizan los materiales,

precios, cantidad, fecha y la organización de compras por proveedor.

Punto de Control: -Histórico del precio de compra de materiales por diferentes proveedores.


Transacción = ME2L

Lista de Pedidos por Proveedor

Campos requeridos para la obtención: - Proveedor - Organización de compras - Centro - Grupo de compras - Tipo de documento de compras

Uso del Reporte: • Muestra un listado de pedidos

registrados para cada proveedor en un período de tiempo.

Punto de Control: -Detalle del pedido solicitado por proveedor en una fecha determinada.


Transacción = ME2J

Documentos de compra por Proyectos

Campos requeridos para la obtención: - Elemento PEP - Proyecto

Uso del Reporte: • Muestra un listado de pedidos

registrados para cada proyecto ó elemento PEP registrado por proveedor.

Punto de Control: -Detalle de los pedidos involucrados en proyectos.


Transacción = ME0M

Libro de Pedidos por Material

Campos requeridos para la obtención: - Centro - Material

Uso del Reporte: • Despliega los materiales

referenciados a un libro de pedidos

• Asignación de proveedor fijos para materiales.

Punto de Control: -Identificar en un periodo de tiempo determinado a que proveedor se le compro cierto material.


Transacción = ME1P

Historial del Precio del Pedido

Campos requeridos para la obtención: - Proveedor - Material

Uso del Reporte: • Muestra información de los

cambios en precios de los materiales en un periodo determinado

Punto de Control: -Identificar en un periodo de tiempo determinado el precio del material por pedido de compra.

Detalle de Reporte CxP

Transacción = FBL1N

Lista de Partidas Abiertas de Acreedores

Campos requeridos para la obtención: - Cuenta de acreedor - Sociedad - Fecha de interés

Uso del Reporte: Muestra un listado de las partidas pendientes a ser pagadas o tratadas por proveedor y por Sociedad. El reporte puede ser hecho por partidas abiertas, partidas compensadas o todas las partidas.

Punto de control: Es posible revisar las partidas abiertas que tiene un cierto proveedor y además validar su historial de pago.

Detalle de Reporte CxP

Transacción = S_ALR_87012078

Partidas abiertas Análisis de Vencimiento

Campos requeridos para la obtención: - Cuenta de acreedor - Sociedad

Uso del Reporte: Muestra el saldo de un acreedor de acuerdo a su fecha de vencimiento.

Punto de Control: Revisar la antigüedad de saldo para proveedores de acuerdo a las fechas de vencimiento

Detalle de Reporte CxP, CxC


Facturas Asignadas doblemente

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Cuenta de Acreedor - Clase de cuenta

Uso del Reporte: El reporte que termina en 2341 revisa si la referencia numérica se coloca en diferentes facturas. El reporte que termina en 1127 valida que se hayan registrado 2 veces la misma factura con los mismos valores, cantidad y fecha.

Punto de Control: Integridad para la generación de cuentas x pagar y cuentas x cobrar.

Detalle de Reporte Maestro de Materiales

Transacción = MM60

Índice de Materiales

Campos requeridos para la obtención: - Material - Centro

Uso del Reporte: Catálogo de materiales para verificar: • Planta • Número de material • Tipo y creador del material • Medidas e indicadores

Punto de Control: Confirmar que únicamente existen materiales creados que sean autorizados por centro.

Detalle de Reporte Maestro de Proveedores


Visualizar Modificaciones de Acreedores

Campos requeridos para la obtención: - Acreedor - Fecha - Modificado por

Uso del Reporte: Permite visualizar modificaciones que sean realizado al proveedor en una fecha específica.

Punto de Control: Validar la integridad de los acreedores con respecto a sus datos maestros.



Acreedores marcados para borrado en sociedades

Campos requeridos para la obtención: - Acreedor - Sociedad

Uso del Reporte: Muestra los acreedores con los cuales ya no debe existir ningún acuerdo de compra ya que se finalizó el contrato y no fue renovado.

Punto de Control: Validar los acreedores con los que ya no se puede realizar ningún tipo de acuerdo.


Transacción = XK03, FK03, MK03

Datos maestros de Proveedores

Campos requeridos para la obtención: - Acreedor - Sociedad - Organización de compras

Uso del Reporte: Muestra los datos maestros de acreedores de acuerdo a: XK03: Visualizar todos los datos FK03: Visualizar datos financieros MK03: Visualizar datos de compras

Punto de Control: Visualizar que los acuerdos de compra establecidos en contratos se encuentren registrados en los datos maestros.

Detalle de Reporte Pagos

Transacción = S_P99_41000102

Intervalos de números de cheque

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad pagadora - Banco

Uso del Reporte: Visualiza las remesas de cheques creadas en la sociedad.

Punto de Control: Confirmar que la remesa de cheques que se esta manejando en las operaciones de pagos son autorizados.

Reportes Estándar

Ingresos


Lista de pedidos Ventas VA05N

Documentos comerciales incompletos Ventas V.02

Monitor de entregas Entregas VL06O, VL03N

Lista de facturas Facturas VF05, VF03

Facturas con bloqueos Facturas VFX3

Lista de transportes (reparto) Transportes VT12

Lista de Partidas Individuales Deudores CxC FBL5N

Análisis PA deudores según saldos de partidas vencidas CxC S_ALR_87012178

Historial de pagos de deudores CxC S_ALR_87012177

Reportes Estándar

Ingresos


Modificaciones críticas en deudores Datos maestros

S_ALR_87012182

Visualización de datos maestros Datos maestros

XD03, FD03

Deudores marcados para borrado en sociedades Datos maestros

S_ALR_87101065

Ficha Técnica SAP- Ingresos

Detalle de Reporte Ventas

Transacción = VA05N

Lista de Pedidos

Campos requeridos para la obtención: - Número de documento - Solicitante - Clase de pedido - Organización y oficina de ventas - Canal de distribución

Uso del Reporte: • Este reporte nos sirve para

obtener los pedidos pendientes por surtir y/o revisar todos los pedidos en una UEN en específico.

Punto de Control: Validar los pedidos solicitados por cierto cliente. El reporte muestra todas las características del pedido.


Transacción = V.02

Documentos comerciales incompletos

Campos requeridos para la obtención: - Organización y oficina de ventas - Canal de distribución - Sector

Uso del Reporte: Este reporte permite identificar algún dato que se encuentre incompleto en algún documento de venta, esto con el fin de dar solución.

Punto de Control: Validar la integridad de los documentos comerciales.


Transacción = VL06O, VL03N

Monitor de entregas

Campos requeridos para la obtención: - Organización de ventas - Canal de distribución - Sector

Uso del Reporte: Reporte que permite monitorear las salidas de mercancía de almacén hacia el cliente correspndiente.

Punto de Control: Realizar una conciliación entre el pedido de venta, la salida de mercancía y la ruta.

Detalle de Reporte Facturación

Transacción = VF05, VF03

Lista de Facturas

Campos requeridos para la obtención: - Organización de ventas - Número de factura - Clase de factura - Cliente

Uso del Reporte: • Este reporte nos da un listado de

las facturas y notas de crédito

generadas por la operación es

importante mencionar que es

optimo saber las clases de

documento para su revisión

óptima

Punto de Control: Validar las facturas realizadas con respecto a un cliente.

Detalle de Reporte Facturación

Transacción = VFX3

Facturas con bloqueos o problemas de contabilización financiera

Campos requeridos para la obtención: - Organización de ventas - Creado el - Clase de factura

Uso del Reporte: • Este reporte nos da un listado de

facturas con algún tipo de

bloqueo o problema de cuentas

para su contabilización financiera,

es importante que este reporte

este siempre vacío. (Parte del

monitoreo diario)

Punto de Control: Confirmar datos sobre el bloqueo de la factura.


Transacción = VT12

Lista de Transportes (Reparto)

Campos requeridos para la obtención: - No. Transportes - Clase de transporte - Puesto de planificación

Uso del Reporte: Reporte que permite visualizar los transportes que se crearon posterior al ruteo en roadnet. En este reporte es posible ligar la ruta con el transporte.

Punto de Control: Permite confirmar la ruta junto con el transporte con el fin de poder realizar un arqueo de rutas.



Lista de Partidas Individuales Deudores

Campos requeridos para la obtención: - Cuenta de deudor - Sociedad - Fecha de revisión

Uso del Reporte: Este reporte nos da un listado de

las partidas de los clientes, ya

sean abiertas, compensadas o

todas,

Punto de Control: Permite visualizar los saldos pendientes por pagar por parte del cliente y que cuentas x cobrar aún no cobra por ellos.



Análisis Partidas Abiertas Deudores según el saldo de partidas vencidas


Uso del Reporte: Este reporte nos da un análisis de

partidas abiertas pero que estas

sobrepasan su fecha de

vencimiento.

Punto de Control: Permite visualizar los saldos pendientes por pagar por parte del cliente y que cuentas x cobrar aún no cobra por ellos. Análisis de cartera.



Historial de pagos de deudores


Uso del Reporte: Este reporte nos da un historial de

pagos de deudores en cierto

periodo de tiempo.

Punto de Control: Permite analizar la rentabilidad de los clientes con base a la frecuencia de pagos.



Datos maestros de Clientes (Modificaciones críticas)

Campos requeridos para la obtención: - Cuenta de deudor - Fecha de revisión

Uso del Reporte: Este reporte nos da un historial de

cambios en los datos maestros de

clientes.

Punto de Control: Realizar un análisis integro de: -Datos correctos -Realizado por personal autorizado -Valores con respecto a contratos

Detalle de Reporte Maestro de Clientes

Transacción = XD03, FD03

Datos maestros de Clientes

Campos requeridos para la obtención: - Deudor - Sociedad - Organización de ventas - Canal de distribución

Uso del Reporte: Muestra los datos maestros de acreedores de acuerdo a: XD03: Visualizar todos los datos FD03: Visualizar datos financieros

Punto de Control: Visualizar que los acuerdos de venta establecidos en contratos se encuentren registrados en los datos maestros.

Detalle de Reporte Maestro de Clientes


Deudores marcados para borrado en sociedades

Campos requeridos para la obtención: - Deudor - Sociedad

Uso del Reporte: Muestra los deudores con los cuales ya no debe existir ningún acuerdo de venta ya que se finalizó el contrato y no fue renovado.

Punto de Control: Validar los deudores con los que ya no se puede realizar ningún tipo de acuerdo.

Reportes Estándar

Inventarios


Stock de inventarios por fecha de contabilización Inventarios MB5B

Visualización stock en almacén por material Inventarios

MB52, MB51

Resumen de stocks Inventarios MMBE

Documentos contables por material Inventarios

MR51

Documentos de material anulados Inventarios

MBSM

Lista de Saldos Entrada de Mercancía/ Recepción de facturas

Inventarios

MB5S

Ficha Técnica SAP- Inventarios

Detalle de Reporte Inventarios

Transacción = MB5B

Stock de Inventarios por fecha de contabilización


Uso del Reporte: Revisar la cantidad de stock por material y almacén en un periodo determinado.

Punto de Control: Control de Inventarios. Rastrear movimientos de materiales.


Transacción = MB52, MB51

Visualizar Stocks en Almacén por material


Uso del Reporte: Revisar la cantidad de stock por material y almacén en un periodo determinado de manera masiva. Además muestra el estatus en el que se encuentra actualmente (Libre, Bloqueado, etc.)



Transacción = MMBE

Resumen de Stocks

Campos requeridos para la obtención: - Material - Tipo de material - Unidad medida

Uso del Reporte: • Permite visualizar niveles de

stock por material en varios

almacenes ó centros, en sus

distintos estatus.



Transacción = MR51

Documentos contables por material

Campos requeridos para la obtención: - Material - Clase de operación

Uso del Reporte: • Visualiza Documentos Contables

para materiales o un rango de

materiales con ciertos

parámetros de entrada

especificados.

Punto de Control: Control de Inventarios. Rastrear movimientos de materiales. Valuación de Inventario.


Transacción = MBSM

Documentos anulados

Campos requeridos para la obtención: - Material

Uso del Reporte: • Visualiza mediante ciertos

parámetros de entrada

documentos de material anulado

y sus documentos de material

originales

Punto de Control: Control de Inventarios. Rastrear movimientos de materiales. Valuación de Inventario.


Transacción = MB5S

Lista de saldos Entrada de Mercancía (EM) / Recepción de factura (RF)

Campos requeridos para la obtención: - Organización de compras - Documento de compras

Uso del Reporte: • Proporciona la lista de saldos de

las entradas de mercancía con

su respectiva factura con la

opción de diferentes parámetros

de entrada

Punto de Control: Conciliación entre los saldos de recepción de entrada de mercancía y la verificación de factura.

Reportes Estándar

Finanzas


Altas de Activos Fijos Activos S_ALR_87012050

Bajas de Activos Fijos Activos S_ALR_87012052

Diario de partidas individuales Contabilidad S_ALR_87012291

Balance PyG Contabilidad S_ALR_87012284

Visualizar modificaciones en cuentas de mayor Contabilidad

S_ALR_87012293, FSS4, FS04

Visualización de saldos Contabilidad FS10N, FAGLB03

Reportes Estándar

Finanzas


Lista Individual de Cuentas de Mayor Contabilidad FBL3N

Diario de libro de caja Caja S_P6B_12000118

Libro de caja: Doc. Borrados Caja S_P6B_12000119

Plan de Cuentas Contabilidad S_ALR_87100991

Cuentas de mayor marcadas para borrado para sociedad

Contabilidad S_P7D_67000045

Ficha Técnica SAP- Finanzas

Detalle de Reporte Finanzas


Altas de Activos Fijos

Campos requeridos para la obtención: - Clase de activos fijos - División - Centro de costos - Emplazamiento - Sociedad

Uso del Reporte: Permite visualizar las altas por clase y detalle de los activos.

Punto de Control: Validación de altas de activos.



Bajas de Activos Fijos

Campos requeridos para la obtención: - Clase de activos fijos - División - Centro de costos - Emplazamiento - Sociedad

Uso del Reporte: Permite visualizar las bajas por clase y detalle de los activos.

Punto de Control: Validación de bajas de activos.



Diario de Partidas Individuales

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Fecha contable - No. Documento

Uso del Reporte: Crea un resumen de los documentos contables generados día con día

Punto de Control: Conciliación de afectaciones contables en el sistema.



Balance y PyG

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Cuenta de mayor - Plan de cuentas

Uso del Reporte: Permite visualizar las modificaciones en campos realizadas en los documentos contables.

Punto de Control: Integridad en documentos contables.


Transacción = S_ALR_87012293, FSS4, FS04

Visualizar modificaciones en cuentas de mayor en la sociedad

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Número de cuenta




Transacción = FS10N, FAGLB03

Visualización de Saldos

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Número de cuenta - Ejercicio





Lista individual de cuentas de mayor

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Cuenta de mayor




Transacción = S_P6B_12000118

Diario de libro de caja

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Día de registro - Libro de caja




Transacción = S_P6B_12000119

Libro caja: Doc. borrados

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Día de registro - Libro de caja





Plan de cuentas

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Día de registro - Plan de cuentas - Cuenta de mayor




Transacción = S_P7D_67000045

Cuentas de mayor marcadas para borrado para sociedad

Campos requeridos para la obtención: - Sociedad - Día de registro - Plan de cuentas - Cuenta de mayor



Parte Práctica Reportes «Z» SAP

Reportes <Z>

Ventas (PAC y VAC)


Tiempos de Ruta Visitas ZPACTR_COMP_VISITS

Visitas sin reporte Visitas ZPACTR_NO_DEL_VISIT

Inventario y Consolidación Reparto Autoventa Liquidación ZPACTR_131

Recargas Autoventa Liquidación ZPACTR_RECAUTOVTA

Conciliación Saldos SAP vs Saldos PVM Liquidación ZPACTR_133

Reporte de Clientes sin Venta Liquidación ZPACTR_CUSTNS

Datos maestros de Cliente por Ruta Liquidación ZPACTR_143

Reporte de Clientes sin venta Liquidación ZVACTR_WITH_OUT_SALE

Quiebre de Inventario Común Liquidación ZVACTR_QUIEBREINV

Reportes <Z>

Ventas (PAC y VAC)


Análisis de Descuento por Cliente Pedidos ZVACTR_RBONIFIMAN

Reporte de Saldos de Envases Plantas- Agencias Pedidos ZPACTR_PLANT_AGENCY

Conciliación de Envase por Cliente Pedidos ZPACTR_CONC_ENVASE

Comodato Envase Pedidos ZPACTR_COMO_ENVASE

Stock Out en Agencias Pedidos ZVACTR_STOCKOUT

Comparativo CxC vs CxP CxC ZPACTR_CONCILIA_CP

Análisis Grupo de Operaciones CxC ZVACTR_ANAGPO

Fomentos: Contratos Próximos a Vencer Fomentos ZVACTR_CNPRVNC

Fomentos: Detalle de Pagarés Fomentos ZVACTR_FOMENTOSM

Reportes <Z>

Ventas (PAC y VAC)


Reporte de Rutas Liquidación ZPACTR_REPRUTA

Reporte de Monto Cobrado CxC ZVACTR_MONCOB

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_REPRUTA

Reporte de rutas

Uso del Reporte: Este reporte nos da un estudio del entorno de los datos que se involucran en las rutas como el transporte, conductores y estatus de la liquidación.

Campos requeridos para la

obtención:

-Fecha

-Organización de ventas

Punto de Control:

Confirmar contra el sistema el

arqueo de la ruta contra

documentos de liquidación en SAP.

Detalle de Reporte

Transacción = ZVACTR_MONCOB

Reporte Monto Cobrado

Uso del Reporte: Este reporte da el total de importes cobrados por cliente en una oficina de ventas determinada.


obtención:

-Oficina de Ventas


- Ruta

Punto de Control:

Validar la cobranza en una oficina

de ventas determinada.

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_COMP_VISITS

Tiempos de Ruta

Uso del Reporte: • Este reporte nos da un

resumen de los tiempos entre cada visita, nos ayuda a identificar tiempos excedidos entre cada visita y tomar acciones correctivas.

• Hay que considerar que cuando una pvm tiene problemas y se toma la decisión de ingresar las ventas al final de todas las visitas, estos tiempos pierden realidad.


obtención:


-Oficina de Ventas

-Ruta

Punto de Control:

Eficiencia de la ruta y cumplimiento

de la ruta.

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_NO_DEL_VISIT

Visitas sin Reparto

Uso del Reporte:

Este reporte tiene como finalidad

mostrar todas aquellas visitas que

se realizan a los clientes solo para

recolectar envase o cobrar

partidas vencidas. La finalidad es

la de optimizar el uso de los

recursos (unidades de reparto).


obtención:


-Oficina de Ventas

-Ruta

-Centro de Distribución

Punto de Control:

Control de envase en almacenes.

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_RECAUTOVTA

Recargas de Autoventa

Uso del Reporte:

Este reporte nos da un resumen

por periodo (mes) de todas las

cargas realizadas por las rutas de

autoventa y un porcentaje de

recargas por cada una, este nos

sirve para mantener el control en

el limite de recargas permitidas e

identificar posibles cargas mal

planificadas.


obtención:


-Oficina de Ventas

Punto de Control:

Control de cargas y recargas por

ruta

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_143

Reporte Dato Maestro de Cliente por Ruta

d

Uso del Reporte:

• Este reporte nos da un

resumen de clientes por ruta en

una agencia determinada,

incluye PREVENTA y

AUTOVENTA, útil en la

evaluación de planes de visita.

• Se recomienda cambiarle el

nombre a la transacción ya que

es mas fácil aprenderse el

nombre


obtención:


-Oficina de Ventas

-Canal Distribución

Punto de Control:

Control de clientes visitados por

ruta

Detalle de Reporte


Saldo SAP Vs. Saldo PVM

Uso del Reporte: Este reporte nos ayuda a obtener un listado de clientes por agencia y por ruta y nos arroja una diferencia entre lo que se liquido y lo que se ingreso como venta en SAP. Útil en el monitoreo para saber si ventas pendientes de aplicar.


obtención:

-- Oficina de Ventas

- Ruta

- Deudor

Punto de Control:

Control de liquidación entre la PVM

y SAP.

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_CONC_ENVASE

Conciliación de Envase por Cliente

Uso del Reporte:

Este reporte nos da un resumen

de movimientos por cliente de

comodato de envase, tomando en

cuenta las reglas de préstamo de

envase.

Utilización:

Agencias

Audiencia:

• Gerente de Operaciones

• Asesor Sr. de Planeación de

Rutas

• Gerente Administrativo

• Supervisor de Ventas

• Supervisor de Ventas a

Domicilio y Atención a Clientes

Detalle de Reporte

Transacción = ZVACTR_WITH_OUT_SALE

Reporte de Clientes sin Venta

Uso del Reporte:

• Muestra los clientes que no

hayan tenido ventas en un

periodo determinado


obtención:


- Organización de Ventas

- Fecha

Punto de Control:

Control de clientes que no debe

asignarse ninguna venta.

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_CONCILIA_CP

Reporte Comparativo CxC Vs. CxP

Uso del Reporte: Para comparar los montos de la cuenta x pagar y el importe de la factura intercompañía (CXC). Para cerveza se usa el documento Y015, para servicios Y022, para fletes Y008.


obtención:


- Organización de Ventas

- Sociedad

Punto de Control:

Conciliación entre CxC y CxP

Detalle de Reporte

Transacción = ZVACTR_CNPRVNC

Fomentos: Contratos Próximos a Vencer

Uso del Reporte:

Reporte que muestra los contratos

próximos a vencer


obtención:

Mes de Vencimiento, Zona de

ventas, Organización de Ventas,

Canal de Distribución y Oficina

de Ventas

Punto de Control:

Validación de vencimiento de

fomentos (notas de cargo) por

préstamo a cliente.

Detalle de Reporte

Transacción = ZVACTR_FOMENTOSM

Fomentos: Detalle de Pagarés

Uso del Reporte:

Muestra los detalles de los

pagares


obtención:

Cliente, Organización de Ventas

y Oficina de Ventas

Punto de Control:

Validación de estatus de

vencimiento de fomentos (notas

de cargo) por préstamo a cliente.

Detalle de Reporte

Transacción = ZVACTR_QUIEBREINV

Quiebre de Inventario Camión

Uso del Reporte:

Muestra el quiebre de inventario

en el camión.


obtención:

Fecha para la Ejecución y

Organización de ventas (UEN)

Punto de Control:

Recarga de producto por ruta o

por fecha

Detalle de Reporte

Transacción = ZVACTR_ANAGPO

Análisis Grupos de Operaciones

Uso del Reporte:

Muestras las ventas de una

organización de ventas, oficina de

ventas, ruta y cliente.


obtención:

Período, Zona de ventas,

Organización de Ventas, Centro

Punto de Control:

Validación de la operación de

ventas por cupo, marca o

presentación en unidades, litros y

pesos de acuerdo con el valor

organizativo delimitado.

Detalle de Reporte

Transacción = ZVACTR_RBONIFIMAN

Análisis de Descuento por Cliente

Uso del Reporte: Reporte de descuentos por clientes, dando así su importe de bonificaciones por mes.


obtención:

Organización de ventas

Punto de control: Validación de registro de bonificaciones manuales de un cliente en un periodo determinado

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_PLANT_AGENCY

Reporte de Saldos de Envases Plantas-Agencias

Uso del Reporte: Para revisar el comodato que tiene la compañía en cuestión con otras.


obtención: • Fábrica • Periodo

Punto de control: Valida las cantidad de envases que tienen en comodato las agencias

Detalle de Reporte


Inventario y Consolidación Reparto Autoventa

Uso del Reporte: Este reporte realiza una consolidación de inventario por ruta entre la carga y la devolución de producto tanto en preventa como autoventa.


obtención:

-Sociedad

-Centro

-Ruta

Punto de Control:

Realizar una consolidación en el

inventario que se regresa al

almacén.

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_COMO_ENVASE

Comodato Envase

Uso del Reporte: Este reporte confirma la cantidad de envases de diferentes presentaciones que se encuentran en préstamo con el cliente.


obtención:

-Oficina de Cliente

-Ruta

-Cliente

Punto de Control:

Realizar una consolidación del

envase que se encuentra a

préstamo con el cliente.

Detalle de Reporte

Transacción = ZVACTR_STOCKOUT

Stock Out en Agencias

Uso del Reporte: Este reporte da un resumen de toda la operación de Agencias desde la ruta, organización de ventas, oficina de ventas, fecha, documento de venta, solicitante y material.


obtención:

-Oficina de ventas


-Sector

-Ruta

Punto de Control:

Mantener un seguimiento al

proceso de ventas en agencias.

Detalle de Reporte

Transacción = ZPACTR_CUSTNS

Reporte de Clientes Sin Venta

Uso del Reporte: Este reporte visualiza por oficina de ventas el porcentaje total con los que se cuentan movimientos.


obtención:

-Agencia


-Ruta

Punto de Control:

Validar la operación con los clientes

en cada oficina y por ruta.

Reportes <Z>

RAR


Saldos Intercompañías Contabilidad ZRARTR_SDOSINTER

Balanza de Consolidación Financiera Contabilidad ZRARTR_FICNSLDTNBLNC

Detalle de Reporte

Transacción = ZRARTR_SDOSINTER

Saldos Intercompañía

Uso del Reporte: Reporte que muestra el saldo por cobrar o por pagar por cuenta de grupo (Consolidación) entre las distintas unidades asociadas.


obtención:

-- Unidad de Consolidación

- Unidad asociada

- Período Contable

Punto de Control:

Control de saldos entre dos

unidades de negocio del grupo.

Detalle de Reporte

Transacción = ZRARTR_FICNSLDTNBLNC

Balanza de Consolidación Financiera

Uso del Reporte: Nos permite ver la Balanza por Cuentas de Grupo (consolidación).


obtención:

-- Unidad de Consolidación

- Ejercicio

- Período Contable

Punto de Control:

Revisión de la consolidación del

grupo por cuenta de mayor.

Ejercicios Prácticos

173

Ejemplo 1 Integración de Saldos

174

S_ALR_87012301 – Saldos de Cuenta Mayor

Validamos la cuenta

11055900 de

Mercancía en

tránsito de terceros

para verificar el

valor absoluto

(441,051.82)

S_ALR_87012284 – Balance PyG

El Valor absoluto

obtenido en los saldos

de cuenta de mayor

puede ser corroborado

en la balanza de

pérdidas y ganancias

FBL3N – Lista de partidas individuales cuentas de mayor

El Valor absoluto obtenido

en los saldos de cuenta de

mayor la balanza de

pérdidas y ganancias a

detalle puede ser validado

por los documentos

financieros que lo integran


Tomamos como ejemplo una de

las partidas detectando un

registro contable haber (50) a la

cuenta de mercancía en tránsito

y una contabilización debe (40)

en la cuenta de recepción de

mercancías, este documento fue

cargado por batch por lo que no

esta relacionado con operación

regular o de compra

179

Integración de Saldos Ejemplo 2

S_ALR_87012301 – Saldos de Cuenta Mayor

Validamos la cuenta

11030104 de deudores

diversos terceros, para

verificar el valor

absoluto (482,444.23)

S_ALR_87012284 – Balance PyG

El Valor absoluto

obtenido en los saldos

de cuenta de mayor

puede ser corroborado

en la balanza de

pérdidas y ganancias


El Valor absoluto obtenido

en los saldos de cuenta de

mayor la balanza de

pérdidas y ganancias a

detalle puede ser validado

por los documentos

financieros que lo integran


Tomamos como ejemplo un

documento DZ referente a

pago deudor para ligar este

con su documento origen

VF03 – Visualizar Factura

Verificamos el documento

de facturación que

corresponde a una nota de

crédito tradicional y

validamos el flujo de

documentos para validar el

documento origen

El documento de ventas que

origino el movimiento es un

documento de ventas de

Nota de Crédito número

5000384828

VA03 – Visualizar pedido de cliente

Documento de ventas de

Nota de Crédito número

5000384828 que coincide

con la facturación

FB03 – Visualizar Documento

Por último validamos el

documento contable

0020003933 con la

intensión de verificar que el

correspondieran con la nota

de crédito

Ejemplo 3 Diferencias en Liquidación de Autoventa

188

ZPACTR_143 Reporte Dato Maestro de Cliente por Ruta

Para comenzar el

ejercicio requerimos

el número del

cliente de una ruta

específica.

Org. Ventas: 3028

Of. Ventas: BD00

Ruta: BD0033

189

ZPACTR_133 Saldo SAP vs Saldo PVM

Requerimos

conocer la

diferencia que de

saldo entre

SAP/PVM por ruta y

cuenta de deudor.

Org. Ventas: 3028

Of. Ventas: BD00

Ruta: BD0033

Cuenta Deudor: 400001990

D

190

FBL5N – Lista de Partidas Individuales deudores

D

Validamos el saldo

de diferencia del

cliente mencionado

$13,749.16

D

Org. Ventas: 3028

Of. Ventas: BD00

Cliente: 400001990

191

FB03 – Visualizar documento contable

D

D

Validamos el saldo

de diferencia del

cliente mencionado

$13,749.16 en el

documento contable

Saldo: $13,749.16

Sociedad: 3028

192

VL06O Monitor de Entregas de Salida

D

Monitoreamos las

salidas relacionadas

a ese cliente para

validar el producto

en venta.

Expedición: ED00

Fecha: 29.10.2010

Clase de entrega:

Y050 Venta lleno

YD50 Devolución vacío

Ruta: BD0033

Mov. Mcancía: C

193

VL03N Visualizar entrega de salida

D

Visualizamos la

entrega sobre la

venta solicitada

referente a la venta

de producto.

194

VL03N Visualizar entrega de salida

D

Visualizamos la

entrega sobre la

venta solicitada

referente a l envase.

195

VA03 Visualizar Pedido de Venta

D

Visualizamos el

pedido de venta que

contiene el producto

a enviar.

196

VF03 Visualizar Factura

D

Visualizamos la

factura relacionada

a la venta del

producto

197

FB03 Visualizar documento financiero

D

Visualizamos el

documento

financiero que

contiene el saldo de

diferencia que

teníamos en un

inicio.

198

/n/DSD_SL_COCKPIT Visualizar Cockpit

D

Validamos la ruta en

esa fecha donde

corroboramos que

no se encuentra la

visita a ese cliente

en la fecha

conveniente.

199

Documents

Curso-Auditoria-Interna-SAP-vf.pdf