Curso Basico de Excel 2007

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  • 8/14/2019 Curso Basico de Excel 2007

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    Inicio del programa

    Para iniciar el uso del programa Excel 2007 y poder realizar las tareas que deseamoshacer.

    1. Primero nos ubicamos en el botn Inicio, de la parte inferior izquierda de la pantalla

    2. Pulsamos la opcin Todos los Programas

    3. Y luego buscamos el directorio Microsoft Office, donde seleccionamos MicrosoftExcel 2007

    4. Ya aparecer nuestra pantalla de Excel lista para trabajar.

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    Como podemos ver, la pantalla consta de una barra de herramientas principal y de unaamplia cuadrcula compuesta por muchas filas y columnas; donde realizaremos nuestrotrabajo.

    El Botn Office

    Excel presenta un Botn Office que contiene las funciones principales de abrir, guardar,imprimir y otros.

    Cmo accesamos?

    1. Nos posicionamos en la parte superior izquierda de la pantalla, en el smbolo deMicrosoft

    2. Para visualizar las opciones que tiene este botn, pulsamos el botn e inmediatamentese abrir un men

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    Como puede verse se tienen diferentes funciones, entre las que se utilizan ms son:

    - Nuevo, para la creacin de un nuevo documento

    - Abrir, para el acceso a un archivo existente de Excel

    - Guardar y Guardar como, que realizan las funciones que su nombre indica

    - Imprimir, que permite tener una vista preliminar del documento y los controlesencargados de la impresin del documento.

    A la derecha de este submen que se despliega donde se encuentran todas estasfunciones principales de Excel, se puede ver tambin que se muestra un listado de losdocumentos recientes que se han trabajado.

    BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RPIDO

    Barra de Herramientas

    Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones deformato, vista, diseo, frmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo.

    Conozcamos la Barra de Herramientas:

    Como podemos ver en ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamientode las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista yComplementos.

    Y si pulsamos cada una de estas pestaitas, podremos visualiza en pantalla las opcionesque cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas susfunciones.

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    Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineacin einterlineado; formato de nmeros; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otrosestilos y aplicaciones rpidas que ayudan a realizar nuestro trabajo.

    Barra de Acceso Rpido

    Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de la barra deherramientas o abajo; y permite accesar a funciones seleccionadas de una forma rpida.En el ejemplo se encuentra sobre la barra de herramientas.

    Como se puede ver, la barra se ha configurado con cuatro botones de acceso rpido (sinnecesidad de ingresar a funciones o ms vietas), los cuales son: guardar, deshacer,rehacer y abrir.

    Si queremos aadir ms botones de acceso rpido, podemos hacerlo. Para ello,

    posicionados en esta barrita, pulsamos el botn derecho del ratn y se abrir un pequeomen.

    Seleccionamos Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y se abrir un

    cuadro de opciones donde podemos elegir que botones deseamos accesar de formarpida.

    Por ejemplo, si deseamos agregar el botn Vista preliminar, lo seleccionamos

    y luego pulsamos la palabra Agregar ubicada a la derecha de toda esta lista de opciones

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    ya aparecer en nuestra configuracin de la barra de acceso rpido esta funcin

    LA HOJA DE TRABAJO

    La hoja de trabajo consta de una cuadrcula compuesta por filas y columnas, de ah quepara nombrar a una celda determinada se haga una combinacin de ambos parmetros.

    En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas estnordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por nmeros.

    Columnas

    Filas

    Por ejemplo, A4 ser una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila

    Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra laubicacin de la celda.

    Claro que para trabajar en una determinada celda debemos de ubicarnos en ella con elcursor y ya podremos proceder a escribir en ella.

    Podemos tambin identificar en la pantalla principal, una barrita que muestra el cuadrode nombre de la celda y la barra de frmulas que se encuentra sobre la cuadrcula detrabajo

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    Como se puede observar, tiene las dos secciones: muestra el nombre de la celda A4; y lafuncin o frmula que se encuentra en ella, en este caso no se ha escrito nada, as que seencuentra vaco.

    ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO

    Como hemos mencionado anteriormente para escribir en la hoja de trabajo, nosposicionamos en la celda que lo deseamos hacer.

    Para ello movemos el curso en direccin a donde queremos escribir, a travs de lasflechas de movimiento del tablero o bien con el ratn.

    Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y escribimos:Nombre del Empleado

    En la celda D4 escribimos Departamento,

    Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamao de lacolumna no es suficiente para mostrar esta informacin.

    Sin embargo podemos ampliar el tamao, para ello nos posicionamos en el lmite entrelas dos columnas C y D.

    y nos aparecer una especie de crucita con la cual podemos incrementar eltamao

    Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botn izquierdo del ratnpresionado comenzamos a mover el ratn hacia la derecha hasta alcanzar el tamaodeseado de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecerun recuadro que mostrar la medida del ancho de la columna

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    Al tener el ancho deseado soltamos el botn del ratn y dejamos de movernos hacia la

    derecha. Ya se tendr la columna con un tamao suficiente para mostrar la informacin

    Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamao de la columna.Repetimos el mismo procedimiento para ampliar; nos ubicamos en el lmite entre la

    columna D y E, pulsamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado nosmovemos hacia la derecha hasta alcanzar el ancho deseado.

    CAMBIOS DE TAMAO DE FILA Y HOJA DE TRABAJO

    Ya en la leccin anterior al digitar Nombre del Empleado en una columna, tuvo queaumentarse su tamao para presentar esta informacin. De igual manera, puede serrealizado con una fila, ya que su ancho tambin puede variarse y darsele el que se desee.

    Para ello nos posicionamos en el lmite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente.Por ejemplo, si se quiere ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4

    Luego pulsamos el botn izquierdo del ratn y mantenindolo apretado nos movemoshacia abajo, hasta darle el ancho requerido a la fila. Si nos fijamos, hay un recuadro quemuestra el tamao (Alto) que se le va dando a la fila.

    Finalmente se tendr la fila del tamao que se quiere.

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    Tambin podemos cambiar el tamao de la visualizacin de la pantalla de trabajo.Hay personas que les gusta tener una vista amplia de la pgina, es decir ver mscolumnas y filas pero en la que la letra se ve ms pequea; y otros usuarios que

    prefieren tener una panormica ms limitada pero que la letra y nmeros se ven msgrande.

    Cmo cambiamos la vista de la hoja de trabajo? sencillo...

    1. Nos posicionamos en el botn Vista de la barra de herramientas

    2. Buscamos la opcin Zoom, que se utiliza para ajustar el tamao de visualizacin de lahoja de trabajo

    3. Se abrir un recuadro en el que se selecciona este tamao, por ejemplo podemosseleccionar el 75%

    ya podremos visualizar muchas ms filas y columnas en la hoja de trabajo, pero la letray los nmeros que escribamos se vern ms pequeos.

    LECCIN No. 7

    LA HOJA DE TRABAJO

    La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrcula compuesta por muchas filas y

    columnas. Es decir mucho espacio en el que podemos trabajar!!

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    Ya hemos aprendido a movilizarnos en toda esta cuadrcula, a traves del movimientoque le damos a las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda). Otambin podemos avanzar con mayor rpidez a posicionarnos en una celda especfica,moviendo las barras de desplazamiento.

    Nos podremos mover hacia abajo al pulsar la de este sentido, o bien hacia la derecha

    Tambin hay otras dos flechitas en los contornos de la hoja de trabajo que nos permite

    movilizarnos.

    Nos movemos hacia arriba al pulsar esta flechita

    Nos movemos hacia la izquierda al pulsar esta flechita

    Dependiendo de la configuracin que se le da a Excel, al presionar enter en una celda

    determinada podremos movilizarnos hacia otra. Generalmente se tiene configurado queal dar enter salta a la celda de abajo.

    Por ejemplo si estamos en la celda A4 y escribimos en ella, al presionar enter, el cursorse ubicar en la celda A5 donde podremos seguir escribiendo.

    Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o documento, lascuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades

    Si se quiere incrementar una hoja ms de trabajo, nos posicionamos en el tlimo botnque aparece en el men de hojas y se crear una nueva

    Ya tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre la opcin de crear una nueva

    LECCIN No. 8

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    UNA NOMINA SENCILLA CON EXCEL

    En esta leccin vamos a hacer una nmina sencilla y poner en prctica lo que

    llevamos aprendido hastas el momento.

    En este ejemplo utilizaremos una nmina compuesta por 10 empleados para quienesidentificaremos el departamento en el que trabajan y el cargo.

    En las columnas pondremos los atributos: Nombre del Empleado; Departamento; yCargo.

    En las filas listaremos los empleados por orden alfabtico en sus apellidos. Tomemoscomo ejemplo la siguiente informacin.

    1. Nos ubicamos en la celda a partir de la cual comenzaremos a hacer nuestra planilla.Para el ejemplo iniciaremos en la celda C2; en esta podremos Nombre del Empleado.En la D2, Departamento y en la E2, Cargo.

    Como podemos observar, los atributos no caben en el ancho de la columna. Por tanto,podemos practicar aumentar el tamao de la columna, como lo hemos aprendido.

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    Recordemos... nos posicionamos en el lmite entre las columnas C y D, manteniendo elbotn izquierdo del ratn apretado nos movemos hacia la derecha hasta darle a lacolumna C el ancho deseado.

    Hgamos lo mismo con la columna D, para que nos quede suficiente espacio para

    escribir la informacin.

    2. Ya una vez ampliadas las columnas podremos comenzar a escribir la informacin delos empleados

    En la imgen anterior podemos ver que se estan escribiendo los datos de una de lasempleadas, especficamente muestra la escritura de su Cargo, Secretaria.

    En una leccin anterior vimos que en la parte superior de la hoja de trabajo se encuentrauna barra de frmulas, que muestra la informacin o funcin que se esta escribiendo.Veamos lo que muestra esta barra:

    , si estamos ubicados en la celda E5 y estamos escribiendo Secretaria

    3. Terminamos de listar los empleados, su departamento y el cargo.

    Veamos como estara quedando nuestra tabla

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    LECCIN No. 9

    CONTINUACIN DE LA ELABORACIN DE NMINA

    Tenemos nuestra nmina de empleados de la siguiente manera:

    Arreglemos un poco nuestra nmina, para presentarla como una tabla.

    1. Centremos los atributos principales. Para ello nos posicionamos en la celda quequeremos centrar, en este caso la primera celda a centrar sera Nombre del Empleado

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    2. Buscamos en el botn Incio de la barra de herramientas la opcin Centrar deAlineacin

    3. Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar las celdas D2 y E2.

    4. Ya tenemos nuestros atributos centrados

    5. Para poner la fuente de los atributos marcados en negrita, nos ubicamos en primerlugar en Nombre del Empleado y buscamos la opcin Negrita (N) de la seccin Fuentedel botn Inico de la barra de herramientas.

    6. Repetimos el paso 5 para las celdas D2 y E2.

    5. Ya tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas

    LECCIN No. 10

    DIBUJAR TABLA

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    Ya tenemos nuestra informacin de la nmina, con los atributos centrados y marcadosen negrita.

    Ahora aprenderemos como dibujar la tabla alrededor de los datos que tenemos.

    Sombreamos el rea en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la informacin quehemos escrito. Cmo sombreamos?

    Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celdaC2 y manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, comenzamos a mover el ratn

    para captar toda la informacin

    En la imgen anterior vemos como poco a poco se va sombreando toda el rea deseada

    Una vez sombreada la informacin hasta la celda E12, buscamos un botn ubicado paradibujar bordes en la opcin Fuente del botn Inicio de la barra de herramientas.

    Botn Inicio:

    Opcin Dibujar Bordes:

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    Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flechita, y veremos cuales son todas lasalternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los

    bordes.

    Ya quedar nuestra nmina en forma de tabla con todos sus bordes debidamentedibujados

    LECCIN No. 11

    INSERTAR FILAS

    En Excel resulta ltil la funcin de insertar filas y columnas, as por ejemplo siestamos haciendo un presupuesto, una planilla o un informe de ventas; y se nos ha

    olvidado informacin importante que necesitamos visualizar a travs de una fila ocolumna, podemos recurrir a la funcin insertar.

    Insertar Fila

    Por ejemplo, si tomamos la pequea nmina de personal que se ha trabajado enlecciones anteriores, podra darse el caso que se nos haya olvidado ingresar los datos deuna empleada ms. Como se encuentran listados por orden alfabtico, ser necesarioinsertar una fila para poder introducir los datos faltantes.

    El nombre de la persona es: Carmen Chicas Diaz

    Veamos nuestra tabla para visulizar donde tendra que insertarse una fila.

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    Debera de insertarse la fila entre las dos personas indicadas en la imgen. Sigamos lospasos siguientes para insertar la fila:

    1. Nos ubicamos en la fila 5, que es en la que quisieramos tener un nuevo espacio paraescribir los datos restantes.

    2. Buscamos la opcin Insertar en la barra de herramientas del botn Inicio

    3. Seleccionamos Insertar filas de hoja

    4. Ya tendremos una nueva fila insertada, en la cual podremos ingresar la informacinque falta.

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    5. Escribamos la informacin:

    LECCIN No. 12

    INSERTAR COLUMNAS

    Asi como insertamos filas, tambin en Excel puedan insertarse columnas.

    Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir un nuevoparmetro de informacin sobre los empleados. Siento este la edad, por ejemplo, habr

    que incluir una columna para poder ingresar estos datos.

    Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:

    1. Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna. En este caso, laedad la pondremos al lado derecho del nombre del empleado, es decir la columna D.

    2. Buscamos la opcin Insertar de la barra de herramientas del botn Inicio

    3. Desplegamos el men y seleccionamos Insertar columnas de hoja

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    4. En nuestra hoja de trabajo se habr insertado una nueva columna

    5. Escribimos el parmetro Edad y los datos correspondientes a cada empleado

    Nuestra nmina quedara de la siguiente forma:

    LECCIN No. 13

    DAR FORMATO A LOS DATOS

    En esta leccin aprenderemos a darle formato a los datos con los que estamostrabajando en Excel.

    Para cambiar el tipo de fuente

    1. Sombreamos el rea a la que queremos cambiar formato. Para sombrear recordemosque manteniendo apretado el botn izquierdo del ratn nos movemos de tal forma de irsombreando los datos que queremos cambiar.

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    2. En este caso cambiaremos el tipo de fuente, as que buscamos esta opcin en la barrade herramientas del botn Inicio

    3. Desplegamos el men y seleccionamos el tipo de fuente que deseemos. En este casoArial Narrow

    4. Tambin podemos cambiar el tamao de la fuente en el nmero que aperece contiguo.

    Desplegamos el men de opciones para seleccionar el nuevo tamao deseado, porejemplo en este caso cambiaremos de un tamao 11 a un 14

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    5. Ya nuestros datos tendrn el nuevo formato. Veamos un par de ellos en la siguienteimgen

    Si tambin queremos cambiar el color de la fuente:

    a) Sombreamos los datos a los que se les quiere cambiar el color de fuente. Nosubicamos en la celda Nombre del Empleado y manteniendo el botn izquierdo del ratnapretado nos movemos para sombrear Edad, Departamento y Cargo

    b) Buscamos en la barra de herramientas del botn de Inicio, Color de fuente

    c) Desplegamos el men de opciones y seleccionamos el color deseado. En este casooptaremos por un color Rojo

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    d) Ya nuestros parmetros estarn marcados con este color. Veamos

    LECCIN No. 14

    ELABORACION DE UN PRESUPUESTO

    En esta leccin vamos a preparar un presupuesto sencillo, con el que trabajaremos en lassiguientes lecciones.

    Bueno, practiquemos lo aprendido hasta el momento.

    Vamos a tomar un presupuesto pequeo, en el que solo se establecern los datos para 5rubros. Y se mostrar la informacin para los primeros cuatro meses del ao

    1. Comenzamos por escribir el nombre de Presupuesto y los 5 rubros o partidas quetrabajaremos

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    2. Escribimos las cantidades presupuestadas en cada uno de los rubros por estos cuatromeses

    3. Ahora pongamos en negrita la plabra Rubro y los meses. Para ello sombreamos estascinco celdas, que queremos cambiar formato

    4. Buscamos la opcin negrita de la barra de herramientas y la pulsamos

    5. Ya tendremos estas celdas marcadas en color negrito

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    6. Vamos a cambiar el color del fondo. Ahora demosle un toque especial, si nos fijamosel fondo de estas celdas es de color blanco, el cual podemos cambiar.

    Para ello sombreamos estas celdas, y buscamos en nuestra barra de herramientas elbotn Color de relleno, (que es el botn en forma de cubeta)

    7. Desplegamos el men y seleccionamos el color deseado de relleno, en este caso serel verde

    8. Ya tendremos nuestras celdas seleccionadas con relleno de color verde

    LECCIN No. 15

    FORMATO DE CELDAS DEL PRESUPUESTO

    Si observamos nuestro presupuesto, hay cuatro rubros que no pueden leersecompletamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es suficiente.

    Veamos cuales son:

    , si obsevamos estn cortados cuando introducimos informacin en lacolumna a su derecha

    Tendramos dos opciones para que la informacin se vea: ampliar el ancho de lacolumna hasta visualizar todo el detalle, que ya hemos visto en una leccin anterior; y laotra forma, es ampliar el alto de la fila de tal manera que se muestre la informacin enforma de prrafo.

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    Cmo hacemos esto? , sencillo..

    1. Nos posicionamos en la celda que queremos aumentar el alto de su fila. Por ejemplo,

    tomemos primero Papelera y suministros de oficina.

    2. Posicionados en esta celda, pulsamos el botn derecho del ratn y se nos desplegarun men

    3. Seleccionamos la opcin Formatos de celdas

    4. Se abrira otro men de opciones

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    y seleccionamos Ajustar texto

    5. Adems seleccionamos en la misma pantalla de men la Alineacin del textoVertical, en este ejemplo escogeremos Superior

    6. Nuestra celda quedar ajustada al tamao de la columna, con el alto de la filarequerido para que toda la informacin sea visualizada

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    7. Repetimos los pasos anteriores para ajustar las dems celdas cortadas al tamao de lacolumna.

    LECCIN No. 16

    FORMATO DE TABLA Y CANTIDADES DEL PRESUPUESTO

    Ya hemos realizado ms cambios a nuestro presupuesto, ahora ya podemos ver toda lainformacin escrita en cada una de las celdas.

    Formato de Tabla

    Daremos formato de tabla a nuestro presupuesto, para mejorar su presentacin.Practiquemos nuevamente este proceso.

    1. Sombreamos las celdas que conformarn la tabla.

    2. Ahora seleccionamos el botn de la barra de herramientas que se utiliza para dibujarlos Bordes de las celdas.

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    3. En las opciones que se desplegan seleccionamos Todos los bordes, esto cuadriculartodas las celdas.

    Formato de Cantidades

    Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin separador de miles nidecimales. Pero podemos dar este formato a las celdas.

    a) Seleccionamos el rea a la que queremos dar formato. En este caso las cantidades

    b) Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botn Inicio, la opcinpara dar el estilo de miles.

    c) Ya nuestra tabla quedar con las cantidades en miles con punto dcimal y lainformacin visualizada.

    Veamos nuestro presupuesto:

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    Combinar Celdas

    Si observamos el Ttulo es Presupuesto, el cual podemos centrarlo en la presentacindel mismo.

    1. Sombreamos la celda donde se encuentra la plabra Presupusto y las dems celdas acontinuacin, en este caso desde la celda B2 hasta la celda F2. Que son las celdas quequeremos combinar para centrar la informacin.

    2. Buscamos y seleccionamos el botn Combinar y centrar la alineacin de la barra deherramientas.

    3. Ahora veamos como quedo finalmente nuestro presupuesto

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    LECCIN No. 17

    GUARDAR UN ARCHIVO DE EXCEL

    Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual podemos darle elnombre que ms convenga.

    Pasos para guardar un archivo:

    1. Una vez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos guardar, nosposicionamos en el Botn Office

    2. Pulsamos el botn Office y se desplegarn las opciones principales

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    3. Seleccionamos Guardar como

    4. Se nos abrir la pantalla de controles de Guardar

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    5. Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente

    6. Pulsamos el botn Guardar

    LECCIN No. 18

    ABRIR UN ARCHIVO EXISTENTE

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    En Excel podemos tener acceso a un archivo que previamente ha sido guardado. Unahoja de clculo que hemos realizado anteriormente o alguien realiz. Para ello seguimoslos siguiente pasos:

    1. Nos posicionamos en el Botn Office

    2. Desplegamos el Botn Office y seleccionamos la opcin Abrir

    3. Aparecer un nuevo cuadro de controles para acceso a directorios y archivos.

    Buscamos el directorio o carpeta donde se encuentra el archivo que se quiere abrir,desplegando la flechita de acceso

    4. Una vez encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el archivo que se deseaabrir.

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    5. Pulsamos el botn Abrir

    LECCIN No. 19

    SUMA EN EXCEL

    Excel primordialmente en una gran hoja de clculo, que es utilizada para realizardiferentes operaciones matemticas y financieras.

    Por tanto, como hoja de clculo comprenden diferentes funciones que poco a pocoiremos aprendiendo.

    OPERACION SUMA EN EXCEL

    Son dos formas en las que puede realizarse la operacin suma en Excel, una utilizadaprincipalmente cuando son rangos nmericos continuos, y la otra en cualquier situacinque se desee calcular una suma.

    Suma Cualquiera:

    Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo quisieramossumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, hariamos losiguiente:

    1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de estascantidades.

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    2. Para que Excel reconozca una operacin cualquiera, es utilizado el signo igual. Esteindica que un clculo nmerico se realizar en dicha celda.

    3. Veamos tambin como nuestra barra de frmulas identifica en esta celda el signoigual.

    4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril,marcaremos estas cuatro celdas. Cmo lo hacemos? veamos..

    Luego de haber escrito el signo igual con el ratn nos ubicamos en la primera cantidad(correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo ms, marcamos lasegunda cantidad (posicionndonos nuevamente con el ratn) y escribimos otro signoms, marcamos la tercera cantidad

    hasta el momento esta sera la suma

    5. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo ms, seguido de la cuartacantidad.

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    Veamos tambin la barra de frmulas, como va mostrando todo lo que se estrealizando en la celda seleccionada:

    6. Cuando se haya marcado la ltima celda a sumar, pulsamos enter en el teclado. Yatendremos el resultado de la suma.

    Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemosposicionarnos con el ratn en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cadauna de estas celdas se marca, formndose un borde de color alrededor de ella.

    , en este caso el borde de la celda de la cantidad 10,000 espunteado. Seal que est siendo seleccionado.

    LECCIN No. 20

    SUMA DE VARIAS CELDAS

    Suma de rangos numricos o suma de varias celdas. Ya vimos una de las formas en lasque se suma en excel, marcando las celdas que se quieren sumar.

    En esta leccin veremos como se suman rangos nmericos, principalmente rangoscontnuos.

    1. Nos posionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias cantidades.

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    As podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos anteriores.

    Tambin si queremos saber cuanto es lo que tenemos que presupuestar para estos cuatro

    meses, considerando los cinco rubros lo podemos hacer.

    a) Nos posicionamos en la celda que queremos el resultado

    b) Buscamos y seleccionamos la opcin Autosuma de la barra de herramientas.

    c) Sombreamos el rea que queremos totalizar o sumar

    Veamos la barra de frmulas:

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    d) Pulsamos Enter al teclado luego de haber sombreado el rea.Ya tendremos lacantidad totalizada

    LECCIN No. 21

    OPERACIONES MATEMATICAS

    Ya vimos como se suma un rango de datos en Excel, o cantidades especficas ubicadasen celdas determinadas.

    Tambin en Excel podemos hacer las operaciones matemticas bsicas: sumar, restar,multiplicar y dividir. Y as como lo es en clculo, deben de cuidarse las reglas o leyesde cada una de estas operaciones.

    Sumar

    1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma

    2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones

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    3) Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.

    Veamos la barra de frmulas, que rastrea la informacin en la celda

    4) Pulsamos Enter en el teclado, y ya estar totalizada nuestra suma

    Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de frmulas muestra en detallecada uno de los pasos

    Multiplicacin

    a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operacin

    b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar

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    Recordemos que el smbolo de multiplicar es el astersco (*)

    Veamos la barra de frmulas

    c) Pulsamos Enter en el teclado y la operacin estar realizada

    Dividir

    1) En la celda donde realizaremos la operacin escribimos igual (=), y las cifras adividir

    La barra de frmulas rastrea las operaciones en la celda

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    2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado

    Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de clculodebern cumplirse siempre en Excel.

    Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operacin: 4*5*(20/4)

    Tenemos primero que realizar la operacin entre parntesis para luego terminar con elresto de las operaciones. Al final tendriamos: 4*5*5

    Elevar a una Potencia

    Para elevar a una potencia seguimos los pasos de igual manera que en el resto de lasoperaciones presentadas ahora, recordando que el smbolo para elevar a una potencia es

    "^". Por ejemplo si queremos elevar 3 a una potencia de 4, se hara lo siguiente:

    = 3^4, lo que dar un resultado es 81.

    LECCIN No. 22

    LISTAR DATOS

    Excel presenta una funcin importante que facilita manejar y trabajar cuando tenemosmuchos datos, que podemos repetir en otra celda. Esta es la funcin de generacin delista.

    A medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual se puede accedery seleccionar en cualquier momento. Veamos un ejemplo.

    1) Hagmos una lista de nombres cualquiera hacia abajo

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    2) Nos ubicamos en la celda donde queremos colocar otro nombre

    3) Pulsamos el botn derecho del ratn y se desplegar un menu de opciones

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    4) Seleccionamos la opcin Elegir de la lista desplegable

    5) Y se desplega la lista de nombres que ya se han introducido

    6) Seleccionamos el nombre Mara

    Al crear esta lista de datos Excel, cuando escribimos en una celda una plabra que tienelas primeras letras iguales a una plabra de la lista. Automticamente aparecera laplabra ya listada sombreada, para seleccionarla o bien escribir otra nueva

    Por ejemplo, si estamos en una celda y queremos escribir el nombre Marta. Como yahemos escrito el nombre Mara, que tiene las tres primeras letras iguales,automticamente aparecer este nombre sombreado.

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    Pero como no es este nombre el que queremos escribir, terminamos de digitar Marta.

    Si fuera Mara el nombre a digitar, y ya es un datos listado. Cuando aparezca el nombresombreado, damos Enter en el teclado y no necesitaremos terminar de digitar todas lasletras.

    LECCIN No. 23

    FUNCIONES EN EXCEL

    Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de utilidad no solo parael clculo sencillo de operaciones matemticas, sino tambin para operaciones

    estadsticas y financieras, entre otras.

    Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes opciones:

    - listando los datos: = 4+5+6+7

    - marcando las celdas: = A2+B2+C2+D2

    - utilizando la funcin Autosuma:

    Excel presenta otras funciones, veamos donde accesamos :

    1) Pulsamos el botn Frmulas de la barra de herramientas

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    2) Visualisemos donde se encuentran todas estas funciones

    3) Si por ejemplo necesitamos utilizar una funcin de matemticas y trigonomtricas,desplegamos las opciones

    Tomemos el presupuesto que hemos trabajado en lecciones anteriores:

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    Si queremos saber cul es la cantidad presupuestada promedio mensual por rubro,hcemos lo siguiente:

    1) Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado

    2) Escribimos la funcin Promedio y sombreamos el rea de clculo

    3) Veamos la barra de frmulas, que rastrea lo que se estamos realizando

    4) Pulsamos Enter y el resultado es el siguiente:

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    LECCIN No. 24

    UTILIZAR O INSERTAR FUNCIONES

    Aprendamos en esta leccin como insertar una funcin de las pre-establecidas en Excel.

    El primer caso que tomaremos como ejemplo ser la funcin Contar, til cuando sonmuchas las celdas y necesitamos saber el nmero de elementos que tenemos en unlistado o en una tabla.

    Tenemos dos formas de hacerlo: la primera es buscando esta opcin entre algunasselectas que tiene el cono Insertar Funciones de la barra de herramientas, y la otra es

    desplegando el tipo de funciones que contiene esta en especfico. Veamos condetenimiento cuales son estas dos formas.

    Primera forma

    Trabajaremos con el siguiente ejemplo de serie de nmeros

    1) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y pulsamos el conoInsertar funcin de la barra de herramientas.

    2) Se desplegarn algunas opciones que se encuentran cargadas y son de fcil acceso(no significa que solo sean estas las que posee Excel)

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    Si vemos la imgen anterior, se presentan las Funciones Usadas recientemente. Sinembargo, podriamos seleccionar otra categora.

    Sino tambin podemos escribir lo que queremos hacer en el espacio Buscar unafuncin:, de esta forma Excel automticamente busca la funcin que se adapte a lanecesidad.

    3) Seleccionamos la funcin Contar.

    4) Se abrir el cuadro de controles de esta funcin Contar

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    5) Sombreamos las celdas que deseamos contar, es decir el rango A2 a E2

    6) Pulsamos Enter en el teclado, y ya tendremos nuestro resultado.

    Ciertamente son cinco elementos los que se tienen listados. En esta lista es muy fcilcontar los elementos, sin embargo la funcin Contar es muy til cuando son muchas lasceldas en un cuadro y necesitamos saber con exactitud el nmero de elementos.

    Segunda Forma

    1) Buscamos el cono que contiene esta funcin Contar, de las opciones que se tienen enel inventario de funciones de la barra de herramientas

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    2) Seleccionamos la funcin Contar del paquete de funciones Estadsticas.

    3) Y nuevamente aparecer el cuadro de controles de la funcin Contar. De ahi paraadelante realizamos el mismo procedimiento: Sombreamos el rea que queremos contary pulsamos Enter.

    El segundo caso de ejemplo, es la funcin Mnimo. Utilizada cuando necesitamos saberde un conjunto de elementos nmericos, cual es el valor mnimo.

    a) Nos posicionamos en la celda donde queremos el resultado, y buscamos en elinventario la funcin Minimo dentro del paquete de funciones Estadsticas

    b) Seleccionamos la funcin MIN, de mnimo

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    c) Se abrir nuestro cuadro de controles de esta funcin y sombreamos el rea de la quequeremos saber el valor mnimo

    d) Pulsamos Enter en el teclado para conocer el resultado

    Ciertamente el nmero cuatro es el valor mnimo de la serie de cinco nmeros quetenemos.

    LECCIN No. 25

    CREAR SERIES

    Excel al ser utilizado como una hoja de clculo, su mecanismo es lgico y ordenado.Por lo que facilita la creacin de series alfanmericas lgicas.

    Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del ao escribiendo solamente los dosprimeros (enero y febrero). Veamos como se hace:

    1) Escribimos en primer lugar los dos primeros meses de la serie

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    b) Sombreamos estos dos meses y manteniendo ambas celdas, pulsamos el botnizquierdo del ratn y nos movemos hacia la derecha hasta crear el mes de mayo

    c) Soltamos el ratn y ya estarn nuestros meses creados: marzo, abril y mayo

    De igual manera, con solo escribir ene y feb, tambin podemos crear una serie de datos:

    a) Sombreamos ene y feb

    b) Manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, nos movemos hacia la derechahasta poder crear el mes de mayo, representado por may

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    c) Soltamos el ratn y ya se encontraran el resto de datos creados hasta may

    Series Nmericas

    1) Seleccionamos los dos primeros nmeros de la serie

    2) Manteniendo el botn izquierdo del ratn nos movemos hacias la derecha hasta crear

    el nmero deseado de la serie

    3) Soltamos el ratn y ya se encontrarn los nmeros: 3, 4 y 5 creados como parte deesta pequea serie

    LECCIN No. 26

    NOMBRE DE RANGOS. DAR NOMBRE A UN GRUPO DE DATOS

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    Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy til a lahora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos.

    Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas.

    Nombrar Rangos

    Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en unsemestre de cuatro productos

    1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero

    2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de frmulas, escribimos el nombreque pondremos al rango. Escribimos Febrero.

    3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos

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    Hgamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos

    a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos

    b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamos Enter en el teclado

    Para los Clavos:

    1) Sombreamos datos de ventas de los clavos

    2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado

    Otra forma de realizar esta funcin de una manera ms fcil, es a partir de la barra deherramientas.

    Nos ubicamos en la pestaa Frmulas de la barra de herramientas

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    Seleccionamos el cono Asignar nombre a un rango

    Se abrira un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos elconjunto de datos que lo formarn

    Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamossombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes

    Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango

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    LECCIN No. 27

    FUNCIONES DE RANGOS. OPERACIONES CON GRUPOS DE CELDAS

    En la leccin anterior aprendimos como nombrar los rangos de datos, en estarevisaremos como se realizan las funciones entre los rangos de una forma fcil una vezhan sido creados.

    Caso 1. Total de Ventas en Febrero

    1) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma total de ventas deFebrero.

    2) Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a la operacin, seguidamentede la plabra Suma y el nombre del rango Febrero

    3) Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de febrero, sinnecesidad de haber sombreado cada una de las celdas nuevamente

    Caso 2. Ventas Totales Semestrales de Martillos y Clavos

    a) Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado

    b) Escribimos el signo igual (=) que muestra operacin en la celda, seguido de laplabra Suma y escribimos dentro de los parntesis, las plabras Martillos y Clavosseparados por un punto y coma.

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    Notemos que las plabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados como el rango dedatos o celdas a sumar a partir de la frmula comn: =Suma(nombre1;nombre2)

    c) Damos Enter en el teclado y ya estar calculado el total de la suma de Clavos yMartillos, sin necesidad de haber sombreado las celdas o escribir las cifras

    Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fcil insertarfunciones sin necesidad de realizar una seleccin de celdas. Adems que puede serrealizada en cualquier parte de la hoja de trabajo, lo nico que debemos recordar escomo nombramos nuestro rango.

    LECCIN No. 28

    COPIAR Y PEGAR

    Estas dos funciones generalmente son utilizadas conjuntamente, y facilitan el trabajo dedigitacin cuando son datos a repertirse.

    Hay dos formas de accesar a la funcin copiar:

    * Desde la barra de herramientas

    1) Sombreamos los datos que deseamos copiar

    2) Buscamos en la barra de herramientas la funcin Copiar

    3) Las celdas sombreadas para ser copiadas aparecern punteadas como muestra de quehan sido seleccionadas

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    4) Nos ubicamos en la celda donde a partir de ella se copiaran los datos previamenteseleccionados y pulsamos Enter en el teclado

    * Botn derecho del ratn

    a) Sombreamos los datos que deseamos copiar

    b) Pulsamos el botn derecho del ratn y aparecer un men de opciones

    c) Seleccionamos la opcin Copiar

    d) Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos copiar los datos y pulsamosEnter en el teclado

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    Para pegar valores previamente seleccionados con copiar.

    1) Sombreamos los datos

    2) Seleccionamos copiar

    3) Nos ubicamos donde queremos pegar los datos

    4) Seleccionamos la funcin Pegar de la barra de herramientas

    5) Y ya estarn pegados los valores que hemos seleccionado. Por ejemplo siquisieramos pegar los datos dos veces, tendriamos que volver a pulsar pegar en la nuevaubicacin donde deseamos los datos. Y nos quedaran tres filas de datos: una con losoriginales y dos con los que hemos pegado

    Muy importante : Luego de haber pegado los datos por ltima ver, presionar Esc(escape) del teclado, para borrar la seleccin de datos.

    LECCIN No. 29

    COPIAR DATOS Y FRMULAS

    En Excel tambin puden copiarse los datos de otra forma, en la que no solamentecopiamos los datos sino tambin el formato, frmula y lo que estuviera ligado a la celdaa copiar.

    Para Copiar datos en bloques realizamos lo siguiente:

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    1) Por ejemplo si deseamos copiar un par de plabras, dos veces ms. Primerosombreamos las palabras

    2) Manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, ponemos el curso en la esquinainferior derecha de las dos plabras y arrastramos el ratn hacia la derecha

    3) Una vez sombreada el rea donde queremos copiar nuestros datos, soltamos el ratny aparecern los datos que hemos copiado

    Si quisieramos copiar el bloque de estas dos plabras hacia abajo, realizamos losmismos pasos

    a) Sombreamos las plabras

    b) Manteniendo el botn izquierdo del ratn apretado, ponemos el cursor en la esquinainferior derecha de las dos plabras y arrastramos hacia abajo hasta donde queremoscopiar

    c) Soltamos el ratn y aparecern los datos que hemos copiado

    Copiar Frmulas

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    Tenemos dos columnas de nmeros, y deseamos tener en la tercera columna lamultiplicacin de las dos cifras de las columnas contiguas. En vez de realizar lamultiplicacin las veces que sea requerido, podemos copiar a partir de la frmula escritauna sola vez

    Para copiar frmulas seguimos los siguientes pasos:

    1) Nos ubicamos en la celda donde queremos el resultado de la multiplicacin

    2) Escribimos la frmula de las cifras que queremos multiplicar

    3) Una vez tenemos el resultado ubicado en la columna C2 para este ejemplo. Con elcursor nos ubicamos en la parte inferior derecha de la celda que vamos a copiar y

    arrastramos hacia abajo hasta donde queremos calcular la multiplicacin

    , ya tenemos los resultados de la multiplicacin

    4) Si por ejemplo nos ubicamos en la celda C4, podemos ver que se encuentra lafrmula que se ha copiado

    y el resultado es:

    LECCIN No. 30

    OTROS EJEMPLOS DE COPIAR FRMULAS

    Veamos otro ejemplo de copiar frmulas:

    Ahora deseamos multiplicar las cifras de la columna A con la columna B y el resultadosumarlo con la columna C

    1) Escribimos la operacin total que realizaremos en la columna D

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    2) Una vez teniendo el resultado, para copiar la frmula, con el cursor en la parteinferior derecha de la celda comenzamos a arrastrar el ratn hacia abajo hasta dondedeseamos tener la operacin

    3) Soltamos el ratn y tendrmos los valores ya calculados.

    Si deseamos comprobar que nuestra frmula ha sido copiada nos ubicamos en una de

    estas celdas y visualizamos la barra de frmulas

    Si vemos en el ejemplo estamos copiando una frmula que realiza una operacin con lascifras de las columnas y filas correspondientes a donde nos ubicamos.

    Pero si por ejemplo, desearamos multiplicar columna A por la columna B y a esteresultado sumarle el valor de la celda C2, es decir el nmero 4. Deberiamos de ponerfija esta celda en la operacin. Cmo hacemos eso? veamos...

    a) Escribimos la operacin en la primera celda donde queremos el resultado, y para fijarla ceda C2, utilizamos el signo de $ para fijar cada uno de los atributos. Es decir parafijar columna y fila.

    la frmula la escribiriamos: = (A2*B2)+$C$2

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    b) Luego arrastramos la frmula hacia abajo, hasta donde queremos la operacin

    c) Soltamos el ratn y tendremos los resultados de la operacin. Manteniendo fija lacifra de la celda C2.

    c) Si nos ubicamos en una de las celdas, por ejemplo D4, veremos la frmula que estdetras

    donde efectivamente la celda C2 es fija.

    LECCIN No. 31

    MOVER DATOS

    Para mover datos de un lugar hacia otro, en Exel como en otras aplicaciones, se tomacomo que si se fuera a cortar la informacin para pegarse en otro lado. Es por ello queutilizamos ambas funciones, Cortar y Pegar

    Si tenemos las siguientes plabras

    Deseamos mover las plabras Seguro e Interes, hacia la columna C, manteniendo lasfilas 2 y 3 para los datos

    1) Sombreamos ambas plabras

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    2) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas la funcin Cortar (representado poruna tejerita)

    3) Nos ubicamos en las celdas donde queremos ahora los datos y pulsamos la funcinPegar de la barra de herramientas

    4) Ya aparecern los datos movidos desde la columna A hasta la columna C

    Otra forma de cortar y pegar:

    a) Una vez sombreados los datos que queremos mover, pulsamos el botn derecho delratn y seleccionamos del men que se desplegar la funcin Cortar

    b) Nos ubicamos en la celda hasta donde queremos mover los datos cortados, ypulsamos el botn derecho del ratn. Seleccionando la funcin Pegar

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    c) Ya tendremos nuestro datos cortados y pegados en otro lugar

    LECCIN No. 32

    GRFICOS EN EXCEL

    Excel 2007 presenta una herramienta til a la hora de realizar grficos para mejorar lapresentacin de la informacin.

    Demos un vistaso a la barra de herramientas, para conocer como accesamos a la funcinde elaboracin de grficos.

    La opcin de Grficos se encuentra en la pestaa correspondiente a Insertar, de la barrade herramientas

    Y presenta una amplia ganma de grficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imgen:

    Pero cmo creamos un grfico?

    1) Sombreamos los datos que deseamos grficar

    2) Seleccionamos el tipo de grfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna

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    3) Pulsamos y se abrirn las opciones correspondiente al tipo de grfico Columna.Seleccionamos el grfico especfico que deseamos

    4) Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que hemosseleccionado

    Como vemos es un grfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas yen el eje de las ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnasrepresentan los dos productos de inters.

    Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar lapresentacin, colocndole un ttulo y nombre a los ejes coordenados.

    Excel una vez habiendo creado un grfico, abre en la barra de herramientas tres pestaasque comprenden las funciones especficas para edicin y formato de un grfico. Veamoscuales son estas tres nuevas pestaas, se denomina Herramientas de grficos

    Escrbamos el ttulo del grfico, cmo hacemos esto?

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    a) Buscamos en la barra de herramientas de grficos, la seccin correspondiente aEtiquetas.

    b) Seleccionamos y pulsamos Ttulo de grfico

    c) En el grfico de la hoja de trabajo aparecer un rectngulo denominado Ttulo delgrfico, donde escribiremos el nombre

    d) Escrbimos el Ttulo del grfico, siendo para el ejemplo Ventas

    LECCIN No. 33

    MS SOBRE GRFICOS EN EXCEL

    Hemos creado en la leccin anterior un grfico de columnas de la informacin de lasventas de martillos y clavos en los meses de enero a abril.

    Aprendimos como tambin escribir el ttulo del grfico. En esta leccin aprenderemosunas cosas ms.

    Nombre de los ejes.

    1) Nos posicionamos sobre el grfico y seleccionamos de la barra de herramientas degrfico Rtulos del eje

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    2) Se desplegarn las opciones. Primero seleccionamos Ttulo del eje horizontalprimario, y luego donde queremos visulizar el ttulo del eje, para este caso Ttulo bajo eleje

    3) Aparecer en el grfico un rectngulo que muestra la lectura Ttulo del eje

    4) Escrbimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses

    5) Luego pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje vertcalprimario, especficamante Ttulo girado en este caso

    6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dira Ttulo deleje.

    7) Escribiremos en este rectngulo el signo de dlar "$", que es lo que estarepresentando el eje

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    8) Veamos como ha quedado nuestro grfico.

    Para modificar el tipo de grfico, nos posicionamos sobre l y buscamos en la barra deherramientas de grfico el cono Cambiar tipo de grfico.

    Seleccionamos el nuevo tipo de grfico, en este caso cambiaremos a uno de Lnea

    Ya se habr cambiado en nuestra hoja de trabajo el grfico

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    LECCIN No. 34

    ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

    Excel tambin presenta funciones que facilitan la opcin de borrar o eliminar celdas,filas y columnas.

    Si deseamos eliminar una fila completa de nuestra hoja de trabajo, podemos realizarlode dos formas.

    Primera forma

    1) Nos ubicamos en una de las celdas que pertenecen a la fila que deseamos eliminar.Por ejemplo si queremos borrar la fila 10, nos posicionamos en la celda A10

    2) Buscamos en la barra de herramientas el botn Eliminar

    3) Se abrir un men desplegable de las opciones que podemos eliminar: celdas, filas,columnas, hoja

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    4) En este caso del ejemplo seleccionamos Eliminar filas de hoja y ya se habr borradode nuestra hoja de trabajo el contenido de la fila 10

    Segunda Forma

    a) Seleccionamos de una sola vez toda la fila. Cmo hacemos esto? nos posicionamoscon el ratn sobre el nmero de la fila y pulsamos el botn derecho del ratn.

    Si nos fijamos toda la fila 10 en el ejemplo ha sido seleccionada, no solo una celda en

    particular.

    b) Buscamos y pulsamos en la barra de herramientas el botn Eliminar

    Ya habr sido borrada la fila 10 de la hoja de trabajo.

    Para borrar las columnas, seguimos el mismo procedimiento en cualquiera de las dosformas. Sin embargo tengamos presente que para seleccionar que eliminaremosescogeremos la opcin Eliminar columnas de hoja.

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    LECCIN No. 35

    AADIR DIBUJOS EN LA HOJA DE TRABAJO

    En ocasiones es necesario desde la hoja de excel que estamos trabajando, no solamenterealizar operaciones sino tambin trabajar con dibujos y formas predeterminadas.

    Excel presenta la facilidad de insertar formas o dibujos pre-diseados o determinados yque contiene en su galera.

    La funcin para incluir dibujos o formas se encuentra en el botn Insertar de la barra deherramientas

    Siendo el cono correspondiente

    Por ejemplo si deseamos insertar una lnea con punta de lanza.

    a) Seleccionamos del botn Formas, la opcin de lnea con punta de flecha

    b) Dibujamos en la hoja de trabajo nuestra lnea con punta de lanza

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    c) Si observamos la barra de herramientas, se abre una nueva pestaa denominadaHerramientas de dibujo, til si queremos cambiar el formato y estilo de la forma quehemos creado

    d) Por ejemplo, la siguiente imgen presenta las opciones para cambiar el estilo de laforma de la fgura que hemos creado. En este caso la lnea con punta de lanza

    De igual manera, podemos crear una flecha con la punta hacia la derecha, en forma debloque.

    1) Para ello pulsamos el cono Formas de la barra de herramientas

    2) Seleccionamos la flecha de bloque con la punta hacia la derecha (que es la quedeseamos dibujar)

    3) Dibujamos la flecha del tamao que deseamos en la hoja de trabajo

    4) Podemos accesar nuevamente a la pestaa que se abre con la creacin de la formaHerramientas de dibujo; y podemos cambiar su formato y estilo.

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    LECCIN No. 36

    CREAR ORGANIGRAMAS

    Desde Excel podemos crear organigramas sin salir de esta aplicacin.

    Para ello llevamos a cabo el siguiente proceso:

    1) Nos ubicamos en la pestaa Insertar de la barra de herramientas

    2) Buscamos el cono SmartArt

    3) Una vez pulsado el botn SmartArt, se desplega un men de opciones de todas lasformas que ac se encuentran

    4) Seleccionamos Jerarqua que corresponde a la elaboracin de organigramas

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    5) Luego seleccionamos el tipo de grfico de jerarqua que queremos

    6) Ya una vez seleccionado, se habr creado en la hoja de trabajo el tipo de organigramaque hemos escogido

    7) Para cambiar el formato de la letra, y seleccionar una mucho ms pequea que la quepresenta la plantilla. Seleccionamos cambiar tamao de fuente de la barra deherramientas

    8) Escribimos el organigrama que deseamos presentar, en el caso del ejemplo es unosencillo que muestra los niveles ms importantes

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    LECCIN No. 37

    MODIFICAR ORGANIGRAMAS

    Podemos modificar el organigrama que ya hemos aprendido a crear en la leccinanterior.

    Por ejemplo si queremos aumentar un cuadro ms que depende del gerente general,realizamos lo siguiente:

    1) Nos ubicamos en el rectngulo de la posicin de Gerente General y pulsamos el

    botn derecho del ratn, para desplegar el men de opciones

    2) Seleccionamos Agregar forma, seguido de la alternativa Agregar forma debajo, pueses el nivel que deseamos crear

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    3) Se habr creado en nuestro organigrama un rectngulo ms bajo el Gerente General

    4) Escribimos la nueva posicin, Gerente de Compras

    Si deseamos incrementar un nivel ms, indicando los vendedores que dependen delGerente de Ventas, seguimos los pasos a continuacin:

    a) Nos ubicamos en la casilla Gerente de ventas y apretamos el botn derecho del ratnpara desplegar el men de opciones

    b) Seleccionamos Agregar forma, y ms concretamente Agregar forma debajo

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    c) Se habr creado en el Organigrama de nuestra hoja de trabajo un rectngulo ms,donde podremos escribir los datos deseados

    d) Como son tres vendedores los que dependen del Gerente de Ventas, escribimos estainformacin y ya tendremos nuestro Organigrama ya modificado

    LECCIN No. 38

    ORTOGRAFIA

    Excel permite realizar una revisin ortogrfica del contenido de nuestra hoja de trabajo.

    Para ello seguimos los siguientes pasos:

    1) Accesamos en primer lugar a la pestaa Revisar de la barra de herramientas

    2) Seleccionamos el cono Ortografa de la barra de herramientas

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    3) Se abrir un cuadro de controles que va mostrando el proceso de la revisin de laOrtografa. Por ejemplo el de la imgen siguiente indica que la plabra "papeleria" noest en el diccionario y da sugerencias de su escritura: Papelera, Papelera, Papelerita,Papelero

    4) La forma correcta de escribir esta plabra de acuerdo a lo que deseamos expresar, esPapelera, por lo que la seleccionamos y pulsamos Cambiar del cuadro de controles

    5) Al finalizar la revisin ortogrfica, aparecer en nuestra hoja de trabajo el siguienterecuadro:

    Al cual deberemos de dar Aceptar para continuar trabajando en la hoja

    LECCIN No. 39

    IMPRIMIR

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    Sigamos los siguientes pasos para imprimir el trabajo que hemos realizado.

    1) Buscamos y pulsamos el Botn Office

    2) Se desplegar un men de las opciones principales de Excel y seleccionamosImprimir

    3) Habiendo seleccionado Imprimir, aparecern tres opciones ms, seleccionamosnuevamente Imprimir

    4) Se abrira nuestro cuadro de controles de la funcin.

    Recordatorio: debemos de tener un impresor pre instalado en la computadora para poderimprimir lo que deseamos

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    5) Para poder visualizar la zona que vamos a imprimir, pulsamos Vista previa

    6) Se abrir una nueva seccin y pestaa que se llama Vista preliminar, que poseefunciones especficas. Como lo es Zoom, utilizado para aumentar la vista sobre las hojasde trabajo y configuracin de la pgina

    En la hoja de trabajo que aparece en esta seccin, podremos visualizar la hoja completadel presupuesto que hemos preparado.

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    7) Cerramos Vista previa y en el cuadro de controles, pulsamos Aceptar. Ya estar enmarcha nuestro documento a imprimir

    LECCIN No. 40

    AYUDA DE EXCEL

    Excel a pesar de ser una aplicacin muy amigable para trabajar con ella, pueden darsesituaciones en las que es necesaria una ayuda para la realizacin de algunas funciones.

    El acceso a la Ayuda de Excel la realizamos por medio de un cono con signo deinterrogacin que encontramos en nuestra barra de herramientas, generalmente en laesquina derecha.

    Veamos cul es el cono?

    Una vez pulsando este botn de Ayuda, se desplega el cuadro de controles

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    Ac podremos encontrar el detalle de la informacin de la cual necesitamos una manitode esta til herramienta

    Por ejemplo, si pulsamos Obtener ayuda

    Se abrir una cuadro de controles que tiene un orden por categoras sobre lo que nosinteresa revisar. Adems otros temas de importancia, como lo es una Gua de referenciade comandos de Excel 2003 a Excel 2007