Curso Comunicación para ONG

Caja de Herramientas

VISIONVALORESMISION

OBJETIVOS

METAS

RECURSOS

Visión Estratégica

de la Comunicación

Elementos para la formulación de la Misión de la organización

Manual de Inducción

Producción de materiales de bajo costo: tablero

de avisos y periódico mural

Elaboración de directorios de los medios y Guía de entrevistas

Kit promocional

Manual del Consejero

Informe Anual

Juntas efectivas

Campañas institucionales

Producción de materiales de difusión

Herramientas

Caja de Herramientas No 1

Elementos sustantivos para la formulación de la Misión de la organización 

 Sus productos o servicios: 1. ¿A que se dedica su organización? 2. ¿Qué productos o servicios ofrece? 3. - ¿Qué productos o servicios usted no ofrece? 4. - ¿Qué hacen, en realidad, sus servicios por sus usuarios o beneficiarios?, ¿ Cuál es la necesidad ultima que satisfacen ? 5.- ¿Porqué lo hacen?, ¿ Cuándo lo hacen?, ¿Cómo lo hacen? 6.- ¿Porqué no hacen lo que sus clientes procuran'?, ¿En qué fallan? 7. - ¿Qué podrían hacer que no estén haciendo ahora y que hagan otros? 8.- ¿Cuáles son sus principales productos o servicios?

9.-¿Cuáles productos o servicios son los que aportan los mayores beneficios?

Elementos sustantivos para la formulación de la Misión de la organización 

 Sobre su clientela (población objetivo o mercado de donantes): 10.- ¿Quiénes son sus clientes, consumidores, usuarios finales? 11.- ¿Cuáles son sus principales mercados? 12.- ¿Cuáles son las características más importantes de sus clientes, usuarios o beneficiarios o población meta? por ejemplo: edad, sexo, escolaridad, nivel socio económico 13.- ¿Qué otros grupos de personas se podrían beneficiar con los productos o servicios de la organización? ¿Por qué ? 14.-¿Por qué los clientes dejan de asistir a su organización? ¿Qué procuran que su institución no les ofrece?

Elementos sustantivos para la formulación de la Misión de la organización 

 Sobre la competencia: 15.-¿Qué es lo que usted trata de hacer mejor en su organización? 16. ¿Qué es lo que usted procura hacer de forma diferente a como lo hacen sus competidores:? 17.-¿En cuáles de sus productos o servicios se siente más fuerte y menos afectado por la competencia? 18.-¿Cuáles son sus principales competidores? 19.-¿En qué son más fuertes sus competidores?  

Elementos sustantivos para la formulación de la Misión de la organización 

 Sobre el entorno de la organización: 20. -¿Qué otros sectores están afectando el desarrollo de su organización? 21.-¿Cuáles son los últimos avances tecnológicos que se están produciendo en el área de acción de las OSC? 22. -¿Qué tendencias muestra el área de las OSC en que usted opera?, ¿Un rápido desarrollo, en lento crecimiento, estable o en declive? 23.-¿Prevé usted que se producirán en el futuro eventos que afectarán positiva o negativamente el área de las OSC en que opera su organización?, ¿Cuáles?, ¿Por qué la afectarán?  

Caja de Herramientas No 2

Manual de Inducción  Esquema General

BienvenidoNuestra Historia  Cultura Institucional

Misión de la organización  ObjetivosVisión    Filosofía InstitucionalCompromisos InstitucionalesValores             

Clima de TrabajoEstrategias de Trabajo Prestaciones  y BeneficiosReglamento Interior de Trabajo

Horarios    Días/formas de pago Puntualidad y asistencia Incapacidades vacacionesPrima vacacionaDías de descanso

PrestacionesAguinaldo     Pago cuota imssFondo de ahorro Vales de despensaSeguros     Sistema de ahorro para el retiro Especiales

Manual de Inducción

Caja de Herramientas No 3

Producción de materiales de bajo costo

Tableros de avisos / Periódico Mural

1.- Concretar la idea a comunicar

2.- Formular los objetivos

3.- Localizar la información

4.- Tratamiento del tema

5.- Elaboración del guión

6.- Producción

Caja de Herramientas No 4

La necesidad de elaborar

directorios de los medios.

El Directorio es una herramienta indispensable para mantener contacto permanente con los medios.

Datos Relevantes

Medio Jefe de Información

Director Contacto

Teléfono/ E-mail/Fax Sección

Dirección Puesto

Periodicidad Teléfono/ E-mail/Fax

Hora de Cierre

Elaborar síntesis informativas

y monitoreo de medios.

Detectar y determinar los medios de interés para la

organización.

Conocer la imagen de la organización en los medios y en la opinión pública.

Identificar problemas de percepción en el público de lo que es y hace la organización.

Elaborar una guía para

entrevistas.

•IDENTIFICAR A LOS VOCEROS INSTITUCIONALES,

FUERA DE ELLOS NADIE DEBERA DE RESPONDER A

LOS MEDIOS.

•Se sugiere hablen el Presidente del Consejo

•Algún Consejero o Patrono con tradición y prestigio

•El Director de la Institución

•El responsable de comunicación

Guía para entrevistas.

•Plantear como debemos de presentar la misión visión y valores de la organización, a la opinión pública.

•Tópicos y temas en los que debemos de incidir cada que tenemos presencia pública.

•Políticas generales de la organización.

•Hablar de las principales aportaciones a la comunidad empleos directos, logros trascendentes, obstáculos vinculación con la problemática social, entre otros.

•Temas colaterales a tratar

Caja de Herramientas No 5

Kit promocional

1.- Determinar que materiales deben incluirse. (dependerá de lo que te interese promover)

2.- Notas ya publicadas, Reportes, Fotografías, Artículos, Presentación Institucional.

3.- Nota informativa, biografía, artículo, Boletín de Prensa, historia o testimonio particular.

4.- Identifica todos tus materiales con el nombre de la organización, el responsable del envío, teléfono, fax y correo electrónico.

5.- Saca copias de los materiales incluidos en el Kit, de manera que sepas claramente que le has enviado a cada medio.

Kit promocional

Caja de Herramientas No 6

Manual del Consejero

 

1.- Carta de Bienvenida por el Presidente del Consejo 2.- Presentación Institucional

Misión de la OrganizaciónVisión Valores ObjetivosFilosofía Institucional Compromisos InstitucionalesPolíticas

 3.- Documentos Base: a) documentos sobre las cusas que

atiende la organización b) Revisión de Información Financiera 4.- Planeación Estratégica 

Manual del Consejero

 

5.- Programas de Trabajo 6.- Comités del Consejo 7.- Directorios de :

Miembros Donantes Consejo Staff

 8- Calendario Anual de Actividades de la Organización. Calendario de sesiones del Consejo.

Caja de Herramientas No 7

Informe o Reporte Anual

El hacer el Reporte Anual es apegarse a tres principios fundamentales de las OSC.

 1.- Transparencia

 2.- Rendición de Cuentas

 3.- Eficiencia

Informe Anual

Esquema General de un Reporte Anual.

 Lo más conveniente es que lo realizamos cada año.

 Si no podemos hacer un Reporte Anual, podemos hacer una Memoria tratándose de periodos mas largos.

 Lo importante es que cumplamos con rigor la propuesta que nos hayamos hecho.

Informe Anual

 

  

Reporte Anual  

1.- Misión de la Organización, Visión, Valores Objetivos, Filosofía Institucional y Compromisos y Políticas de Acción (es prácticamente un extracto de la Presentación Institucional)

 2.- Carta del Presidente del Consejo  3.- Logros y retos generales del periodo 4.- Informe de cada uno de los Programas de Trabajo y/o

de los Comités del Consejo y/o de las áreas operativas. 

Informe Anual

 

  

5.- Estados financieros auditados 6.- Agradecimientos a donantes de tiempo, de talento y de

recursos. 7.- Directorios de: Miembros, Donantes, Consejo y del

Staff profesional. Adicionalmente algunos Reportes incluyen el organigrama

de la institución para poder entender la estructura organizacional.

Algunos Principios Básicos para la Transparencia

1 Funcionamiento y regulación del Órgano de Gobierno.

2 Claridad del Objeto Social.

3 Planeación y seguimiento de las actividades.

4 Comunicación real de la información.

5 Transparencia en los fondos recibidos.

6 Control en el uso de los fondos.

7 Estados Financieros anuales y cumplimiento de las obligaciones fiscales.

8 Elaboración y cumplimiento del programa presupuesto anual.

9 Promoción del voluntariado.

10 Brindar información periódica a los donantes.

Caja de Herramientas No 8

Juntas

Las reuniones de trabajo representan una excelente oportunidad, entre otros propósitos,  para intercambiar información, resolver problemas,  tomar decisiones y alcanzar objetivos que de otra manera no podrían lograrse. Sin embargo, sus altos costos visibles y ocultos, nos obligan a revisar la manera en que realizamos nuestras juntas de trabajo. 

Conocer una metodología, de fácil aplicación, para manejar eficazmente las juntas.

Debemos precisar los objetivos que perseguimos. Incrementar su productividad mediante la realización de juntas

efectivas. Comprender cuando las juntas de trabajo representan la mejor opción

para lograr sus objetivos.

Encuesta sobre las Juntas ¿Cuál es el típico resultado de las juntas de

trabajo en las que participa?   1. Solamente se aportan ideas bien intencionadas que

no se aterrizan. 2. Los compromisos adquiridos no se cumplen por falta

de seguimiento. 3. Exceso de “juntitis” en las que generalmente se

pierde el tiempo. 4. El tiempo programado normalmente no se respeta. 5. Se acuerdan obligaciones específicas de las partes,

en los tiempos establecidos, que permiten lograr los objetivos.

6. Las sesiones se interrumpen constantemente, por llamadas y por salidas de la gente.

RRealización de Juntas Efectivas. 

1 Propósito de las juntas.• comunicar• resolver problemas• planear y delegar responsabilidades• dar seguimiento a diversos asuntos 

2 ¿Cómo lograr una junta eficaz?• selección de un lugar dónde no interrumpan• determinar la hora y el día apropiado• establecer metas para la reunión, preparación de la agenda• avisar a los participantes con anticipación• la reunión no deberá exceder las dos horas• distribuir con anticipación los documentos de importancia que se van a utilizar, para que los participantes los revisen con antelación• comenzar y terminar puntualmente• evitar apartarse de la agenda, determinar quien vigilará el tiempo y el estricto cumplimiento de la agenda• allegarse los materiales necesarios que se utilizarán

C Cómo establecer los objetivos y la agenda de la reunión?• Usar el formato convencional y anotar asistentes, objetivos, planes de acción/delegación/seguimiento• asignar periodos específicos para cada tema• evaluación de la reunión y recapitulación de tareas y responsabilidades de cada participante¿Cómo dirigir la junta?• Comunicación.- quien dirige la junta deberá señalar con precisión a los participantes cuando atender y cuando participar.• Resolución de problemas.- identificar problemas y soluciones, crear planes de acción/delegación/seguimiento,• Delegación.- quien dirige la junta deberá delegar las tareas a las personas más aptas cuidando que la gente no se sobrecargue de trabajo.• Seguimiento.- quien dirige la junta deberá revisar las tareas delegadas

y anotar cuando se harán los seguimientos.

Caja de Herramientas No 9

CCampañas Institucionales 1. Planteamiento y definición del problema

comunicacional

2. El producto social

3. El objetivo estratégico de comunicación que debe

establecerse

4. Limitaciones al problema

5. Perfil del destinatario (público objetivo)

6. Competencia

7. El posicionamiento

8. La propuesta de la estrategia comunicacional

9. Propuesta de comunicación

CCampañas Institucionales 

10. Soportes de fundamentos

11. La idea creativa

12. El mensaje

13. El ambiente o tono (estilo)

14. La ejecución

15. La producción de piezas

16. Los medios de comunicación

17. Resultados esperados

18. Evaluación

 

 

 

 

Caja de Herramientas No 10

Elaboración de materiales de difusión

Objetivo

Investigación

Destinatarios

Elaboración de mensajes

Selección del medio

Articulación de medios

Producción y reproducción del

material

Difusión y distribución

Evaluación

•Licenciado en Comunicación•Estudios de Maestría en Sociología

Facultad de Ciencias Políticas y Sociales Universidad Nacional Autónoma de México,

•Maestría en Comunicación Institucional Centro Avanzado de Comunicaciones “Eulalio Ferrer” A.C.

•Curso de Formación Unión Social de Empresarios de México A.C.

•Diplomado en Liderazgo Social ITESM UV•Fue Director de Promoción del Centro Mexicano para la Filantropía

A.C.; desde la CMS Consultores coordina sus reuniones anuales.•Es Vicepresidente de Fundación Merced.

•Es Director General de CMS Consultores.