CURSO ELEMENTAL DE CONTABILIDAD

PRIMERA PARTE

MSC. PABLO EMILIO HURTADO FLORES

ENERO 2000

Revisión Enero de 2010

PRESENTACIÓN

El presente trabajo surge por inquietud de muchos estudiantes de universidades privadas que funcionan con la modalidad de cuatrimestre, que al no contar con material de contabilidad de bajo costo, tienen que recurrir a textos de alto valor y que aunque tienen mayor contenido de estudio, esto no siempre es utilizado totalmente, mayormente los estudiantes que no llevan carreras afines a la contabilidad o a la administración. En el presente texto se presentan los primeros elementos que se utilizan en contabilidad y que cubre lo que corresponde al primer cuatrimestre o primer curso que se imparte en las universidades privadas de Nicaragua y el cual he querido compartir con mis queridos alumnos y alumnas. El contenido del material está ordenado metodológicamente de acuerdo a la experiencia que como catedrático de contabilidad he experimentado en estos años, de modo que los conocimientos vayan llegando al estudiante de acuerdo al grado de complejidad en la adquisición de conocimientos. He observado algunos programas de contabilidad donde primero se estudian las operaciones contables, esto es lo movimientos y posteriormente se estudian el balance general y el estado de resultados. Yo pregunto: ¿Cómo puede un estudiante realizar operaciones con cuentas que no conoce?, ¿De qué forma el maestro puede explicar los movimientos, el diario, etc. si los estudiantes ignoran el nombre y el significado de las cuentas? Espero con ese modesto aporte, contribuir a resolver esa necesidad planteada y ofrecer a los catedráticos un orden metodológico para la impartición de la materia, de modo que el estudiante capte de una manera más simple su contenido. Pablo Emilio Hurtado Flores

Msc. En Contaduría Pública y Finanzas Abogado y Notario Público

INDICE

TEMAS PAGINA CAPITULO I Contabilidad. Aspectos Generales........................................................... 1 CAPITULO II Principales Estados Financieros............................................................................... 4 Balance General......................................................................................................... 4 Activo, Pasivo y Capital............................................................................................. 5 Principales cuentas del activo................................................................................... 5 Definición y movimiento de las principales cuentas del activo corriente............ 6 Definición y movimiento de las principales cuentas del activo no corriente...... 7 Principales cuentas del pasivo.................................................................................... 11 Definición y movimiento de las principales cuentas del pasivo corriente............. 11 Definición y movimiento de las principales cuentas del pasivo no corriente.............. 12 Principales cuentas del capital contable...................................................................... 13 Partes del Balance General........................................................................................... 15 Formas de presentación del balance general............................................................... 16 Balance General en forma de reporte.......................................................................... 17 Balance General den forma de cuenta......................................................................... 18 Formalidades o requisitos del balance general........................................................... 19 Ejercicios del capitulo I y II.......................................................................................... 20 Estado de Resultados..................................................................................................... 25 Cuentas principales del Estado de resultados............................................................. 26 Definición y Movimiento de las cuentas del estado de resultados............................. 27 Ejercicios del Estado de Resultados............................................................................. 28 CAPITULO III Registros Contables......................................................................................................... 38 Sistema de partida doble................................................................................................. 38 Libro diario...................................................................................................................... 38 Libro mayor..................................................................................................................... 40 Movimientos y saldos...................................................................................................... 41 Variaciones en las cuentas............................................................................................... 42 Ejercicios del Capitulo III (resueltos)............................................................................ 43 Ejercicios a resolver del capitulo III.............................................................................. 50 CAPITULO IV Balanza de Comprobación.............................................................................................. 60

CAPITULO V Hoja de Trabajo...................................................................................................... 61 ANEXOS.................................................................................................................... 62

CURSO ELEMENTAL DE CONTABILIDAD

PRIMERA PARTE

CAPITULO I

CONTABILIDAD – ASPECTOS GENERALES

1.1 Concepto El Comité sobre Terminología de la Asociación Internacional de CPA de los Estados Unidos, propuso en 1941, que se definiera Contabilidad, como el “Arte de Registrar, Clasificar y Resumir de una manera significativa y en términos monetarios, las transacciones y cuentas, que son cuando menos en parte, de carácter financiero, así como de interpretar sus resultados”. Según Elías Lara, Contabilidad: “Es la disciplina que enseña las normas y los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo o bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles”. Estas definiciones catalogan a la Contabilidad como “arte” o como “Disciplina”. Sin embargo hay quienes la definen como una ciencia y cuando hablan de Contabilidad, la ubican dentro de las Ciencias contables. Defienden este criterio por tener la Contabilidad sus propios principios y normas de procedimiento y un campo de acción bien amplio donde intervienen la Auditoría, Control Interno, Contraloría, Finanzas, Presupuesto, Costos, Estadística y la Contabilidad propiamente dicha. 1.2 Elementos del concepto Tomando el concepto definido por Elías Lara, vemos los siguientes elementos:

1. Enseña normas y procedimientos: Significa que la contabilidad enseña el Cómo se deben hacer los registros o asientos contables, cuáles son las herramientas para el análisis financiero y cómo se deben ordenar las cuentas. Se vale para esto, de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados( ahora insertos en las NIC) y de los Sistemas y Normas contables existentes.

2. Orden, Análisis y Registro: cuando se habla de orden, se refiere a que las cuentas

tienen una ubicación dentro de los Estados Financieros y que además se agrupan de acuerdo a su homogeneidad.

3. El análisis significa, que no basta con presentar los Estados Financieros a la gerencia, sin no que estos deben ir razonados, analizados y debidamente explicados, para que el responsable de leerlos y autorizarlos esté claro de los documentos que tiene en mano. Esto permite una correcta toma de deciciones.

4. El registro es de vital importancia en contabilidad, por cuanto es la prueba de la

operación efectuada y es la base fundamental para poder determinar los Estados Financieros. Sin registro nada se puede determinar. Cada operación que efectúa la empresa o negocio debe ser registrada en los libros respectivos y es de estos libros que se extraen los saldos o valores que se utilizan para elaborar los diferentes Estados Financieros que toda empresa está obligada a llevar.

5. Operaciones practicadas: Se refiere a las actividades normales que se llevan a cabo

en los negocios, como ventas, compras, depósitos, cobros etc.

6. Unidades Económicas: Se refiere a las empresas o negocios, sean estos de un solo propietario o de varios, ya sean con fines de lucro o sin fines de lucro, y pueden ser de cualquier rama del comercio o de la industria, inclusive pueden ser públicas o privadas.

1.3 FUNCIÓN DE LA CONTABILIDAD La función, fines u objetivos de la contabilidad son bastante amplios; pero se puede mencionar los aspectos principales:

a) Servir como fuente eficaz de información a la gerencia para la toma de decisiones.

b) Llevar un control riguroso de los recursos y obligaciones del negocio. c) Establecer con claridad la forma en que el negocio obtiene sus utilidades o

sus pérdidas d) Llevar un control del movimiento de las cuentas del capital contable de la

empresa. e) Establecer las necesidades de efectivo para las transacciones comerciales del

negocio. f) Registrar correctamente todas las operaciones económicas que realiza la

empresa. g) Proporcionar en cualquier momento la información contable requerida por la

gerencia o por terceros interesados. h) Con sus datos en libros, servir de base para las proyecciones económicas de

la empresa. i) Determinar con precisión los gastos aplicados provenientes de la

depreciación de los activos fijos tangibles y por la amortización de los activos intangibles.

j) Ajustar en cada período los saldos en libros con los saldos reales. k) Vigilar y controlar la correcta utilización e los bienes de la empresa.

1.4 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD De acuerdo a la aplicación específica de la contabilidad, ésta se clasifica en:

1- Contabilidad Financiera 2- Contabilidad de Costos 3- Contabilidad Gerencial 4- Contabilidad Fiscal 5- Contabilidad Gubernamental 6- Contabilidad de Sociedades 7- Contabilidad Agropecuaria 8- Contabilidad Bancaria 9- Etc.

También se puede clasificar la Contabilidad en Pública y Privada. La Contabilidad Pública se estudia a nivel universitario obteniéndose el título de Licenciado en Contabilidad Pública. La Contabilidad Privada se estudia en cualquier centro de comercio que no tiene nivel universitario. 1.5 NECESIDAD DE LLEVAR CONTABILIDAD En Nicaragua, según Art.28 del Código de Comercio de 1914, todo negocio está en la obligación de utilizar los libros Diario Mayor y de Inventario y Balance; pero el Art. 47 dice que los comerciantes al por menor solamente están obligados a llevar un libro encuadernado, forrado y foliado y en el asentarán diariamente las compras y ventas que hagan, tanto al fiado como al contado. Además con las exigencias que imponen las leyes nacionales, se hace necesario que todo negocio controle adecuadamente sus ingresos, egresos, recursos, obligaciones, etc. Para cumplir bien y satisfactoriamente con sus compromisos fiscales. Todo contador para cumplir adecuadamente con los requisitos exigidos por las leyes del país, debe tener conocimiento amplio y suficiente entre otras de las siguientes leyes:

1. Código de Comercio (Lo que se relaciona con la contabilidad) 2. Ley General de Títulos y Valores 3. Ley General de Bancos 4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República 5. Ley de Contrataciones del Estado 6. Ley de Contrataciones Municipales 7. Plan de Arbitrios 8. Ley de Equidad Fiscal 9. Ley de Facturación

10. Ley Orgánica del Banco Central 11. Ley de la Superintendencia de Bancos y otras Instituciones Financieras 12. Ley Monetaria

Además hay leyes que se vinculan directamente con determinadas empresas y por consiguiente el contador debe dominar completamente en aras de salvaguardar los intereses del negocio. 1.6 OPERATIVIDAD DEL CONTADOR Es conveniente que el jefe de contabilidad de un negocio sea un Contador Público. A falta de éste, puede ser un contador privado con experiencia. Cuando nos referimos al contador estamos hablando de la persona con plenos conocimientos y capacidad suficiente para llevar correctamente todos los controles financieros de la empresa, que sabe conjugar la teoría con la práctica y cuya principal característica es la honradez y su capacidad, pero que además es ordenado y metódico. Las tareas que desempeña un contador se pueden resumir así:

1. Debe velar que todas las transacciones u operaciones del negocio se plasmen en documentos escritos (facturas, Recibos , etc.)

2. Debe clasificar cada una de las transacciones efectuadas. Esto es, codificarlas correctamente señalando el tipo de cuenta a afectar.

3. Ya clasificadas se registran las cuentas, primero en el Libro Diario y posteriormente en los mayores y auxiliares respectivos.

4. Salda las cuentas de los libros mayores y prepara la Balanza de Comprobación 5. Con los saldos de los libros mayores prepara el Estado de Resultados y el Balance

General o Estado de Situación Financiera. 6. Realiza los ajustes correspondientes: a) en los activos, b) en los pasivos, c) en las

cuentas de capital y d) en las cuentas de resultados. 7. Elabora la Hoja de Trabajo y determina los estados financieros definitivos. 8. Prepara la conciliación bancaria 9. Elabora y analiza el balance general comparativo de los últimos ejercicios

contables. 10. Analiza e interpreta los estados financieros y los remite a la autoridad inmediata

superior junto con el análisis de las principales razones financieras 11. Elabora proyecciones de los estados financieros para los períodos futuros. 12. Elabora las proyecciones del flujo del efectivo para el período contable. 13. Elabora las proyecciones de los estados financieros para los futuros períodos

contables 14. Etc.

CAPITULO II

PRINCIPALES ESTADOS FINANCIEROS Los principales Estados financieros son: Estado de Situación Financiera o Balance General; el Estado de Resultados también llamado Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Ingresos; el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto o del Capital y el Estado de Flujo del efectivo. Existen otros Estados Financieros como el Estado de Costo de Ventas, el Estado de Costo de Producción, etc, que aunque no son menos importantes, no están entre los considerados como principales. Los primeros dos estados: el Balance General o Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados, serán estudiados en los cursos de Contabilidad I y Contabilidad II. Los otros estados: el Estado del Capital y el Estado de Flujo del efectivo son estudiados en Finanzas o en contabilidad III y Contabilidad IV, dependiendo del pénsum académico de cada universidad. II.I BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA El Estado de Situación Financiera es el “Estado que presenta la situación financiera de un empresa en una fecha específica o determinada”. Este estado normalmente se presenta en un documento que debe llenar ciertas formalidades que veremos más adelante; pero con los adelantos tecnológicos modernos, en la actualidad se pueden presentar en USB o discos compactos que luego se proyectan en una pantalla o en la misma computadora y muestra a los interesados todos los datos contenidos en el estado financiero, sin embargo la legalidad de los mismos requiere de la firma autorizada y normalmente se presenta en físico (papel). Si analizamos la definición dada de Balance General o Estado de Situación Financiera, esta tiene dos elementos importantes:

1. Presenta la situación financiera: esto es, que presenta la situación de los recursos o bienes, la situación de las obligaciones o deudas y la situación del capital contable que se obtiene restando las deudas de los recursos. Por esta razón hay algunos que definen al Balance General como el documento que muestra el estado de los activos, de los pasivos y del capital de una empresa

2. En una fecha específica o determinada: significa que los datos que se presentan en el Balance General son válidos solamente para la fecha en que se presenta. Esto es, que al siguiente día ya no es el mismo balance, es otro.

II.1.1 Estructura del Estado de Situación Financiera El estado de situación financiera está formado por tres grupos de cuentas que son: Activo, Pasivo y Capital. A su vez el Activo está subdividido en dos subgrupos que son: activo corriente y activo no corriente. De igual forma sucede con el Pasivo, que se divide en corriente y no corriente.

Activo Pasivo Corriente Corriente No corriente No corriente El capital es el tercer grupo de cuentas y se puede calcular de dos formas: 1) Restando el Pasivo del Activo y 2) Sumando las cuentas que conforman el Capital Contable Las Normas Internacionales de Contabilidad(NIC) dividen a los activos en dos grandes grupos: Activo Corriente y Activo No Corriente. Lo mismo sucede con los pasivos, que están divididos en Pasivo Corriente o a Corto Plazo y Pasivo No Corriente o a Largo Plazo, esta es la estructura que se presenta en el presente trabajo, que está acorde con las normas de contabilidad gubernamental emitidas por el Ministerio de Hacienda. ACTIVO: Son todos los recursos con que cuenta la empresa. Cuando hablamos de Recursos nos referimos a todos los bienes que posee la empresa y los derechos que tiene para el uso de ciertos recursos, como por ejemplo: el derecho de usar un edificio que no es propio, pero por el cual se pagó por adelantado en concepto de alquiler, incluyendo entre los activos al talento humano. PASIVO: Son todas las deudas u obligaciones que tiene la empresa. Entendemos por obligaciones lo que tiene que pagar, así como la de prestar un servicio por el cual cobró por adelantado. CAPITAL CONTABLE: Es el capital de los socios, de los dueños y está conformado por el capital invertido por los socios (Capital Social), las ganancias acumuladas en períodos anteriores, las ganancias o utilidades del último ejercicio contable, las reservas que la empresa ha creado ya sea por ley o por política propia y el Superávit. El Activo, el Pasivo y el Capital Contable están relacionados intrínsicamente por la fórmula: ACTIVO – PASIVO = CAPITAL CONTABLE, O A= P + C II.1.2 PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO La estructura mas conocida y simple del activo es la ya mencionada como corriente y No corriente, ubicando en el activo corriente a los recursos y derechos cuya disponibilidad es a menos de un año y en el No Corriente a los recursos y derechos disponibles a más de dos años. Las cuentas principales del activo se ordenan de acuerdo a su “grado de disponibilidad”. Esto es, ordenarlas de acuerdo a la facilidad de convertirse en dinero en efectivo. Por esta razón la cuenta Caja aparecerá siempre en primer lugar.

ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE Caja Banco Mercancías o Inventarios Mercancías en Tránsito Inventarios deteriorados Clientes (Provisión cuentas incobrables) Valores Negociables Documentos x Cobrar Deudores Diversos Deudores Socios Deudores Empleados Papelería y Útiles de Oficina Intereses Pag. X Anticipado Gastos de Instalación Gastos de Organización Propaganda o Publicidad Primas de Seguros Alquileres Pag. X Anticipado Otros

Terrenos Edificios Mobiliario y Equipo de Oficina Vehículos Equipo pesado de transporte Equipo de informática Maquinaria Herramientas y equipos Mejoras en Arrendamiento (Depreciación Acumulada de AF) Marca Registrada Capital Intelectual Crédito Mercantil Franquicias Depósitos entregados en Garantía Inversiones en Acciones y Valores Inversiones en Activos Fijos Otras Inversiones a LP Documentos x Cobrar a LP otros

A. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO CORRIENTE La característica principal de estas cuentas es de que son de mucho movimiento, de rápida circulación, están relacionadas con la operatividad de la empresa, representan el grupo de cuentas más importante del negocio por cuanto de ellas depende el grado de liquidez o capacidad de pago que se tenga. Estas cuentas son las siguientes:

1. Caja: Es el dinero en efectivo con que cuenta la empresa producto de las ventas, pagos de clientes, etc. Puede estar en moneda nacional, moneda extranjera, cheques, vouchers recibidos giros, etc. aumenta cada vez que alguien entrega dinero en caja y disminuye con los depósitos que se hacen al Banco o pagos que se hacen directamente de caja (Esto no es recomendable).

2. Banco: Es el dinero de la empresa que se tiene depositado en los bancos, ya sea en cuenta corriente, en cuentas de ahorro o en depósitos a plazo. Aumenta con los depósitos que se hacen a las cuentas y disminuye con los retiros que se efectúan. La cuenta corriente se maneja generalmente en cheques, pero se puede tener cuentas de ahorro en bancos.

3. Mercancías o Inventarios: Es el valor de los productos que tiene la empresa y que son objeto de la compra y de las ventas. Representan el giro normal del negocio, a lo que la empresa se dedica. De donde la empresa obtiene sus utilidades. Ejemplo:

En las empresas comerciales mercancía es el valor de los electrodomésticos, sofás, televisores, o ropa, etc., que la empresa tiene para la venta. En los medios de comunicación escrita la mercancía son los periódicos y los servicios que presta. Cuando la mercancía comprada aún no se ha recibido en bodega, entonces este valor se registra en otra cuenta llamada Mercancía en Tránsito. La cuenta de Mercancías aumenta cuando se compra mercancía a los proveedores o los clientes devuelven mercancía y disminuye cuando se vende mercancía o la empresa devuelve mercancía a los proveedores.

4. Clientes: Esta cuenta representa el dinero que personas deben a la empresa por

haber comprado mercancías al crédito.

Aumenta cada vez que la empresa vende mercancía al crédito y disminuye con los pagos que hacen los clientes a sus deudas, por las devoluciones de mercancías que hacen a la empresa aplicadas a sus cuentas y por las rebajas que se le apliquen a sus cuentas.

5. Valores Negociables: en esta cuenta se debe registrar el valor que tiene invertido el negocio en valores convertibles en dinero en forma rápida. Estos pueden ser Bonos, Cédulas Hipotecarias, e incluso documentos como pagaré y letras de cambio que fueron adquiridas con el propósito de negociarlas al mejor postor. Estos tipos de valores comúnmente se comercializan a través de la Bolsa de Valores.

Esta cuenta aumenta cuando se adquieren nuevos valores negociable se disminuye cuando se venden se comercian o se entregan como pago.

6. Documentos x Cobrar: Estos son valores expresados en pagaré y letras de cambio

mayormente, que la empresa adquirió por las ventas al crédito, ya sea de mercancías o cualquier otro activo. La diferencia fundamental que existe con los Valores Negociables es que estos se adquirieron con el propósito de negociarlos y las ganancias que se obtienen son consideradas como Otros Ingresos por no ser del giro normal de la empresa, representan simplemente una inversión. Mientras que los Documentos por Cobrar pueden resultar del giro normal de la empresa o por otras transacciones efectuadas a favor de la empresa que no involucra mercancías, pero que serán cobrados al vencimiento. Documentos x Cobrar aumenta cada vez que a la empresa le firmen nuevos

documentos a su favor y disminuye por las cancelaciones que se hacen de dichos documentos o por los endosos que la empresa haga de esos documentos a terceras personas. El vencimiento de estos documentos debe ser a menos de un año, de lo contrario se reflejarán en activos no corrientes.

7- Deudores Diversos: es el dinero que ciertas personas le deben a la empresa por

haber comprado al crédito algo diferente de mercancía o por haber adquirido un compromiso con la empresa como un préstamo por ejemplo.

Aumenta por las ventas que hace la empresa al crédito de algo que no es mercancía o por los compromisos que empleados de la empresa o personas ajenas adquieren con ella. Disminuye con los pagos que estas personas hacen a sus deudas o compromisos.

Papelería y Útiles de Oficina: es el valor invertido por la empresa en papeles, folders, blocks, cartulinas, impresiones, papel carbón, engrapadoras, saca-grapas, lapiceros, etc., para uso exclusivo de las oficinas. Aumenta por las compras que se han de estos artículos, y disminuyen con el gasto que se hace de ellos. Gastos de Instalación: es el valor gastado en mejorar el local para dar mayor comodidad a los empleados, a los clientes o para mejorar la imagen visual del negocio. Por ejemplo, pintar el local, cambiar el piso, comprar plantas para adornar etc. Aumenta con nuevos gastos que se hagan para mejorar el local, y disminuye con las amortizaciones que se van haciendo a través del tiempo para absorver el gasto. Gastos de Organización: valor de los gastos en que incurre la empresa para el montaje del sistema contable, por la legalización y elaboración de los estatutos de constitución de la sociedad y por asesorías en el campo económico y financiero, inversiones en capacitaciones del personal, etc.. Aumenta con los gastos que se hagan en este campo, y disminuye con las amortizaciones que se hacen a través del tiempo. Propaganda o Publicidad: es el valor que se paga a las agencias de publicidad o a los medios de difusión masiva para propagandizar el negocio o producto y lograr de este modo un aumento en las ventas. Aumenta por los nuevos contratos de publicidad que la empresa suscriba, y disminuye por las amortizaciones que se hacen de este valor a través del tiempo según la duración del contrato. Primas de Seguros: es el valor que se paga a las compañías aseguradoras para proteger el negocio de posibles percances como incendios, inundaciones, terremotos, robos, etc. Aumenta con los pagos de nuevos contratos de seguros que hace la empresa y disminuye con la amortización que se hace del gasto a través del tiempo según la duración del contrato. Alquileres o Rentas Pagadas por Anticipado: el valor pagado al propietario del bien rentado, con el propósito de tener derecho a su uso durante determinado tiempo según la duración del contrato.

Aumenta con nuevos contratos de alquiler que la empresa pague, y disminuye con las amortizaciones que se hacen del valor del contrato a través del tiempo y según el tiempo pactado en dicho contrato. Intereses Pagados por Anticipado: es el valor de los intereses pagados anticipadamente por la empresa producto de préstamos obtenidos del sistema financiero. Aumenta con las nuevas gestiones de préstamo que la empresa pague anticipadamente los intereses y disminuye con la amortización que se hace de ese valor a través del tiempo, según el tiempo en que se cancelará el préstamo. Todas estas cuentas definidas en el activo corriente y en el no corriente, representan los bienes o recursos y derechos de la empresa, esto es, lo que la empresa tiene o posee. B- DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL ACTIVO NO CORRIENTE. Los Activos no corrientes se clasifican en Tangibles e Intangibles y su característica principal es que son bienes permanentes, duraderos, fijos. No se adquieren para venderse o comercializarlos, si no para que sirvan de apoyo a las operaciones de la empresa. Ahora bien, para que un activo duradero pueda reflejaras dentro del activo no corriente, este debe estar en función del giro de la empresa, de otro modo, sería conveniente mejor clasificarlo en Otros activos o en el de Inversiones a PL., para que no desvirtúe los resultados del negocio. El activo no corriente es intangible cuando tiene una característica especial que lo diferencia del resto de los activos fijos, como por ejemplo: Crédito Mercantil, Marca Registrada, Franquicias, Patentes, Derechos de Autor, etc. Hay activos no corrientes que no son tangibles ni intangibles, por lo que se pueden ubicar como Otros Activos no corrientes, como acciones y valores, documentos x cobrar a LP, etc. B.1- Activo Fijo Tangible Terrenos: es el valor de los predios baldíos que son propiedad de la empresa, pero que están al servicio de sus operaciones normales, quiere decir, que están siendo utilizados por la empresa. En el caso de que no estén siendo utilizados, es conveniente clasificarlos en el rubro de Inversiones a L.P para no desvirtuar los resultados de las operaciones del negocio. La cuenta de terrenos aumenta cuando se compran nuevos terrenos y cuando se revaloran por la plusvalía. Disminuye cuando se venden o cuando se construye un edificio sobre él, ya que su valor será absorbido por el del edificio.

Edificios: en esta cuenta se registra el valor de todas las edificaciones que son propiedad de la empresa y que están al servicio de la misma. Si hay edificios que son de la empresa, pero que no están en función de sus operaciones normales, es conveniente clasificarlos en el rubro de Inversiones a L.P para no desvirtuar los resultados de las operaciones del negocio. Aumenta cuando se compran nuevos edificios, cuando se construyen nuevos edificios, cuando se le hacen mejoras significativas a los ya existentes o cuando se revaloran por la plusvalía de la zona donde se encuentran. Si el valor de las mejoras no es muy significativo, se puede reflejar este valor en Gastos de Instalación o en Adiciones y Mejoras (Activo Fijo Tangibles). Esta cuenta disminuye cuando e vende algún edificio, por el uso a través del tiempo (Depreciación) o por fuerza mayor (Terremoto, Incendio). Mobiliario y Equipo de Oficina: Representa el valor de los muebles como escritorios, sillas, archivos, mesas de conferencia, estantes, mostradores, libreros, etc., y el equipo de oficina, como máquinas de escribir, teléfonos, aires acondicionados, tajadores eléctricos, VHS, televisores, equipos de sonido, etc., y también incluye este rubro algunos utensilios y aparatos que se utilizan para la atención a visitantes, como cafeteras, refrigeradoras, tostadoras, cocinas, juegos de vasos, platos, tazas, cubiertos, etc. Esta cuenta aumenta cada vez que se compra nuevo mobiliario y equipo de oficina y disminuye por efecto del uso en el tiempo (Depreciación), si se venden o se deterioran. Vehículos: representa el valor de todos los medios de transporte que son propiedad de la empresa y pueden tener diferentes usos: como reparto de mercadería, para transporte del personal o asignados a la gerencia. Aumenta con las compras que se han de nuevos vehículos y disminuye cuando se venden, se deprecian o se deterioran (por accidentes). Equipo de informática o de computación: representa el valor de todas las computadoras y sus accesorios al servicio de la empresa. Si en la empresa hay solo una o dos computadoras, este valor se puede registrar en la cuenta Mobiliario y Equipo de Oficina. Aumenta con la compra de nuevas computadoras o equipos informáticos y disminuye por venta, depreciación u obsolescencia. Maquinaria: esta cuenta es propia de las empresas industriales y representa el valor de la maquinaria destinada para la producción. En las empresas constructoras en esta cuenta se registra el valor de los tractores, aplanadoras, mezcladoras, etc. Aumenta por las compras de nuevas maquinarias y disminuye por las depreciaciones o por venta de las mismas. Herramientas y Equipo: esta cuenta también es propia de las empresas de producción, como carpintería, talleres de mecánica, etc. Y representa el valor de todas las herramientas y equipos menores que se utilizan para desarrollar su trabajo.

Aumenta con las compras de nuevas herramientas o equipos menores y disminuye por las depreciaciones, deterioro o por la venta de las mismas. Mejoras de arrendamiento: valor que la empresa ha invertido en un bien que no es propio, como por ejemplo construir en un terreno alquilado. Este valor se debe amortizar en el tiempo según el contrato de arrendamiento, o depreciar si la vida útil del bien es menor que la vida del contrato de arrendamiento. Aumenta con nuevas mejoras que se han en propiedad ajena y disminuye con las amortizaciones o depreciaciones aplicadas en el tiempo. Costo, Vida Útil, Valor de Desecho y Depreciación: Conceptos y efectos. Costo: Los activos fijos tangibles deben valuarse al costo de adquisición, es decir, el valor de lo invertido en su compra o construcción. La NIC No. 16 expresa: “Costo es el importe de efectivo o medios líquidos equivalentes pagados, o bien el valor razonable de la contraprestación entregada, para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción por parte de la empresa”. Vida Útil: Es lo que se piensa que durará el activo en uso aprovechable. Para fines fiscales, las leyes establecen la vida útil de los activos fijos, pero las empresas pueden en base a criterios técnicos proyectar la vida útil de un bien. Para este fin es importante tomar en cuenta ciertos factores, como las limitaciones físicas a que estará sometido el bien o por las limitaciones económicas durante la vida útil. Como limitaciones físicas se puede considerar: 1) la intensidad de trabajo que tendrá el bien, 2) la acción de los elementos de la naturaleza, ejemplo si existe fuerte actividad sísmica en el territorio, o simplemente la acción del viento, desgaste natural, etc y 3) la atención que se le brinde como empresa al bien, es decir, se le dará el mantenimiento adecuado o no. Como limitaciones económicas se puede considerar: 1) el desarrollo del comercio y la tecnología hace que el bien se vuelva obsoleto y 2) la empresa dentro de su política de expansión natural, puede considerar que el activo no es adecuado para ese desarrollo. Valor de desecho o Valor Residual: es el valor que tendrá el bien una vez terminada su vida útil. Cuando el bien ha sido depreciado totalmente, aún tiene un valor comerciable, a esto se refiere el valor desechable. Este valor es estimado por la empresa, que generalmente es un % del costo de adquisición. La NIC No. 16 expresa: “Valor residual es la cantidad neta que la empresa espera obtener de un activo al final de su vida útil, después de haber deducido los eventuales costos derivados de la depreciación”.

Depreciación: es el valor del desgaste físico que tendré el activo durante su vida útil. De modo que la depreciación tiene una relación muy estrecha con la vida útil del bien, la relación de la depreciación es inversamente proporcional a la vida útil, es decir a mayor vida útil, menor el valor de la depreciación anual. Ejemplo: si el costo de adquisición de un activo fijo es US$60,000 y se estima su vida útil en 5 años, la depreciación anual será de US$60,000 – 3,000/5 = US$11,400: pero si la vida útil fuera de 6 años, entonces la depreciación anual será de US$60,000 – 3,000/6 = US$9,500. Lo que significa que mientras mayor sea la vida útil, menor será el valor de la depreciación anual. Aquí hemos considerado como valor residual el 5% del costo. Para calcular la depreciación se pueden utilizar diferentes métodos: El Método de Línea Recta, donde anualmente se aplica la misma depreciación y durante toda la vida útil del bien. Si se grafica en un sistema de coordenadas esta depreciación a través del tiempo, nos resulta una recta paralela al eje de abcisas o de las X. También existe el Método de Depreciación por Unidades Producidas: en este caso la empresa hace un cálculo estimado de cuantos productos se fabricarán de por vida con este activo y de esa manera calcular su depreciación. Ejemplo: si un bien se espera que produzca 1,000,000 de artículos de por vida y su costo de adquisición fue de US$20,000, por cada artículo producido se aplicará una depreciación de US$20,000/1,000,000 = US$0.02; si durante un año la máquina produjo 90,000 artículos, entonces su depreciación de ese año será de US$0.02 x 90,000 = US$1,800. La depreciación también se puede dar de forma acelerada mediante los métodos de Saldos Decrecientes o de Suma de Dígitos de los Años. La depreciación se debe registrar contablemente como un gasto; el tipo de gasto afectado dependerá del activo depreciado; si el activo fijo es un vehículo de reparto de mercadería, entonces la contracuenta será un gasto de venta; si es el edificio administrativo, entonces la contracuenta será un gasto de administración; pero si el activo es una máquina, entonces se registrará como contracuente en gastos indirectos de fabricación. Se habla de contracuente porque la depreciación se debe registrar en “Depreciación Acumulada de …..” Esto se entenderá mejor más adelante, cuando se hala visto las cuentas del estado de resultados y el principio de la partida doble. B.2- Activo Fijo Intangible El activo fijo intangible no se deprecia como ocurre con los tangibles, si no que se amortizan y las principales cuentas son las siguientes: Capital Intelectual Hoy en día las grandes empresa están valorando el conocimiento, la experiencia y capacidad de sus empleados y lo reflejan en los estados financieros como un activo de gran valor. No se concibe el hecho de que los empleados se estén retirando de las empresas por falta de atención y salarios adecuados, por tanto se trata de mantener a estos empleados en

la empresa, registrando dentro de sus activos intangibles el valor que para esta empresa tienen esos empleados. Crédito Mercantil: es el valor que la empresa estima que tiene sobre otras empresas por tener ciertas condiciones ventajosa, como la ubicación, la calidad del producto, el prestigio, la capacidad del personal, etc., sin embargo este valor solo es posible incluirlo cuando se decide la venta del negocio. De modo que el comprador si acepta ese valor en la compra, lo incluirá en la cuenta Crédito Mercantil dentro del activo fijo intangible. El valor del Crédito Mercantil puede ser amortizado en los períodos que estime conveniente el nuevo dueño del negocio hasta hacerlo desaparecer completamente del balance General o bien mantener su valor de forma permanente. El Boletín No. 8 emitido por el Colegio de Contadores Públicos de México señala en su párrafo 38 lo siguiente, referido al crédito mercantil: “El exceso de precio de compra de la empresa adquirida sobre la suma de los valores asignados a los activos adquiridos identificados, menos los pasivos asumidos, será reconocido como un activo comúnmente conocido como Crédito Mercantil o Plusvalía en la compra de un negocio. Los activos intangibles que no puedan ser valuados confiablemente serán incluídos en el monto registrado como crédito mercantil” Franquicias: representa el valor que la empresa desembolsó para tener derecho al uso de una marca determinada, aprovechando el prestigio y las campañas publicitarias que del producto hace el dueño de la marca. El valor pagado se amortiza en el tiempo según el contrato estipulado y se seguirá pagando mientras se siga utilizando la marca del producto. Existe una gran cantidad de activos intangibles y en algunas empresas solo es aplicable un tipo de ellos, incluso existen miles de negocios que nunca han utilizado este tipo de cuentas, pero es conveniente conocer de ellas y la forma en que se registran y manejan, porque no se sabe cuando el profesional de la contabilidad tendrá que utilizarlas. Como se observa; los activos fijos tangibles se deprecian y los activos fijos intangibles se amortizan. Amortización: Concepto y Efectos. La amortización es la disminución del valor que van teniendo los activos intangibles a través del tiempo. En algunos casos el tiempo está definido en un contrato, como en la publicidad, primas de seguros, rentas pagadas x anticipado, franquicias, etc, en otros casos los definirá la gerencia, como es el caso de los gastos de instalación, gastos de organización, crédito mercantil, etc. La contracuenta de la amortización es siempre un gasto y afectará directamente la cuenta del intangible.

A continuación definiremos las principales cuentas que componen el pasivo de la empresa, o sea, las obligaciones o deudas, lo que la empresa tiene que pagar. II.1.3- PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO En primer lugar, las cuentas del pasivo se deben ordenar de acuerdo al grado de exigibilidad. Esto quiere decir que se ordenarán de acuerdo a la prontitud del pago o compromiso. Lo más exigible es lo que se debe pagar de inmediato. De modo que en el pasivo corriente se pondrán las deudas a corto plazo, las que deben ser pagadas en un término no mayor de un año y se ordenarán de acuerdo a la prioridad de pago. Las principales cuentas del pasivo son las siguientes:

PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE Impuesto x Pagar Proveedores

Doc. x Pagar Acreedores Diversos Salarios x pagar Seguridad Social x pagar Décimo tercer mes Dividendos x pagar Demandas Laborales Anticipo de clientes

Intereses Cobrados x Anticipado Rentas Cobradas x Anticipado Otras cuentas x pagar a CP

Hipotecas x Pagar Doc. x Pagar a LP Cédulas Hipotecarias Préstamos Bancarios Bonos x pagar Depósitos recibidos en garantía Compromisos litigiosos a LP Otras cuentas x pagar a LP

A. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO CORRIENTE. IMPUESTOS X PAGAR: Representa la obligación por pagar al Fisco proveniente de las retenciones efectuadas del IVA y del Anticipo del I.R que antes del 15 de cada mes se debe cancelar en la Administración de Rentas correspondiente, al igual que los impuestos municipales que en igual período se deben pagar. Además, al terminar el período fiscal, la empresa tiene tres meses (del 1 de Julio al 30 de Septiembre) para cancelar el respectivo 30% de las utilidades netas del período en concepto del Impuesto sobre la Renta, según lo manda el Código Tributario y la Ley de Equidad Fiscal. Esta cuenta aumenta con las retenciones del IVA que se hacen a los clientes y con cada venta que se hace (el cliente paga el 15% de su compra en concepto de IVA y la empresa

debe destinar el porciento exigido de cada venta para el pago del Anticipo del IR) y disminuye con los pagos que la empresa hace al Fisco por estos impuestos. PROVEEDORES: Representan las deudas de la empresa por haber comprado mercancía al crédito. A las personas o empresas que nos venden mercancía al crédito se les llama Proveedores. Aumenta con las compras de mercancía que la empresa hace al crédito, y disminuye con los pagos que se hace a los proveedores, con las devoluciones de mercancías que la empresa hace por no estar de acuerdo con el producto y con las rebajas que los proveedores hacen aplicándola a la deuda. DOCUMENTOS x PAGAR: Representa deudas de la empresa reflejada en documentos como pagaré, letras de cambio o cualquier otro, que indique generalmente: la fecha de vencimiento de los mismos, el valor, los intereses pactados y el nombre del acreedor. El vencimiento de dichos documentos debe ser en un término no mayor de un año. Aumenta cada vez que la empresa adquiera compromisos de pago mediante la firma de documentos con vencimiento no mayor de un año y disminuye con los pagos que hace la empresa de estos documentos. ACREEDORES DIVERSOS: Son deudas de la empresa por haber comprado al crédito algo diferente de mercancías. Aumenta con las compras al crédito que hace la empresa de algo que no es mercancía, y disminuye con los pagos que efectúa la empresa sobre estas deudas. RENTAS COBRADAS POR ANTICIPADO: Es el dinero recibido por la empresa anticipadamente por tener alquilado un bien que no está siendo utilizado por ella. Puede ser un terreno, un edificio, un vehículo, maquinaria, etc., en este caso la empresa no efectúa pago alguno, pero tiene la obligación de facilitar el medio rentado por el tiempo que estipula el contrato de arrendamiento. Aumenta con nuevos contratos de arrendamiento de bienes de la empresa y por los cuales cobra anticipadamente y disminuye por la amortización del servicio que presta. INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO: Es el dinero recibido por la empresa anticipadamente producto de intereses. Esta actividad es más normal o propia de las instituciones financieras. Aumenta con el cobro anticipado de intereses y disminuye a través del tiempo, convirtiéndose la parte disminuida en ingresos financieros del período.

C. DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO. En el Pasivo no corriente se ubican las cuentas que representan deudas a largo plazo de la empresa, es decir, deudas que se pagarán en un período mayor de un año. Las principales cuentas son: PRESTAMOS BANCARIOS: Deudas o compromisos que la empresa tiene con el sistema Financiero Nacional, por haber obtenido de ellos un préstamo cuyo vencimiento sea mayor de un año. Si el préstamo es a cancelarse antes de un año, se registrará este valor en el pasivo corriente. Aumenta con nuevos préstamos que se obtengan y disminuye con los pagos que se hacen por el préstamo. HIPOTECAS x PAGAR: Es similar a la cuenta anterior, con la diferencia de que la empresa por el préstamo ofreció un bien en garantía. Ese bien puede ser un terreno, un edificio, la maquinaria, etc., los cuales quedan “gravados” o en garantía por si acaso la empresa se ve en dificultades para pagar. Para que el bien se considere hipotecado, debe contemplarse la hipoteca en Escritura Pública ante Notario e inscribirla en el Registro Público de la Propiedad del Departamento o ciudad. Este crédito hipotecario debe ser pagado a más de un año, de lo contrario se clasificará como pasivo corriente. Aumenta con nuevos créditos hipotecarios que la empresa obtenga y disminuye con los pagos que la empresa hace a esta deuda. DOCUMENTOS x PAGAR A LARGO PLAZO: Es similar a Doc. x Pagar que aparece en el pasivo corriente; la diferencia está en el vencimiento del pago. En este caso el vencimiento del documento por pagar es más de un año. La diferencia de esta cuenta con proveedores y acreedores diversos es que estas se pagan en cuotas mensuales, mientras que este documento se paga generalmente al vencimiento. BONOS X PAGAR: en ocasiones la empresa tiene la necesidad de financiamiento para solventar necesidades de pago o para incrementar sus activos, pero al carecer de los recursos necesarios recurre al financiamiento por medio de la emisión de bonos o certificados, cédulas hipotecarias, etc. De modo que pone a la venta bonos con garantía bancaria, con el compromiso que al vencimiento la empresa pagará a los poseedores de los bonos el valor que estos representan, además que tiene el compromiso de pagar los intereses pactados en la forma establecida en los bonos. Generalmente estos bonos o certificados o ya sean Cédulas Hipotecarias se colocan a largo plazo, dicho plazo está estipulado en el documento.

II.1.4 PRINCIPALES CUENTAS DEL CAPITAL CONTABLE El Capital Contable es el tercer grupo de cuentas del Estado de Situación Financiera o Balance General y como dijimos, representa el capital de los socios. Las cuentas principales son las siguientes: a) El Capital Social: este no es más que el capital que los socios o dueños del negocio invirtieron en la formación de la empresa. No importa el tipo de sociedad ni su estructura de capital; puede estar en acciones como en el caso de las Sociedades Anónimas o de las en comanditas por acciones, o puede estar conformado por las aportaciones de los socios en dinero o especies como en el caso de las sociedades colectivas. Este tipo de capital generalmente es invariable a través del tiempo, a menos que los estatutos o acta de constitución permitan que crezca o que varíe. Crece con nuevas aportaciones de los socios, si el contrato social lo permite y disminuye si un socio se retira, pidiendo que se le devuelva su parte del capital social, siempre y cuando el contrato social lo estipule o permita.

b) Utilidades Acumuladas o Retenidas: Algunas empresas le llaman Utilidades NO Distribuidas y representan las ganancias o utilidades de los ejercicios anteriores y las cuales aún no se ha tomado decisión sobre ellas. Ejemplo si las utilidades de 1977 fueron de C$ 20,000 y las de 1998 fueron de C$30,000 y aún no se han distribuido, entonces las Utilidades Acumuladas al llegar al año 1999 son de C$ 50,000. c) Utilidad Neta: son las utilidades obtenidas por la empresa durante el presente período fiscal o sea el que se está elaborando y después de pagar el Impuesto sobre la Renta. Si a la utilidad reflejada no se le ha deducido el I.R, se debe presentar como Utilidad del Ejercicio (antes del I.R), si ya se le restó el I.R se presenta como Utilidad Neta. Siguiendo con el ejemplo anterior, si las utilidades netas de 1999 fueron de C$40,000, en el Balance General en el grupo de cuentas del Capital Contable aparecerá así: Utilidades Acumuladas C$ 50,000 Utilidades del Ejercicio (neta) 40,000 d) Superávit: son ganancias obtenidas por la empresa de forma extraordinaria, es decir, por actividades ajenas al giro normal del negocio. Por ejemplo: utilidades provenientes de Donaciones, utilidades provenientes de ventas de activo fijo, aumentos del valor de los activos por efectos de la plusvalía, etc. Pero si ocurren pérdidas extraordinarias como incendios, accidentes, etc., es conveniente afectar la cuenta de Superávit antes que cualquier otra. Solamente que no exista esta cuenta o su saldo sea insuficiente se podrá afectar las utilidades acumuladas y en último caso la cuenta de Capital Social.

Hay empresas que cuando estos ingresos no son muy significativos (con relación a los ingresos totales), estos valores los registran en la cuenta “Otros Ingresos”, que es una cuenta del Estado de Resultados. La decisión sobre el destino del saldo de esta cuenta corresponde a los accionistas o dueños, que bien pueden decidir: 1) trasladar el saldo o parte de él a la cuenta de Capital Social como una forma de incrementar éste, 2) trasladar el saldo o parte de él a la cuenta de Utilidades Acumuladas con el propósito de después distribuirlo entre los socios o reinvertirlo en el negocio y 3) mantener la cuenta inalterable. Aumenta con nuevos ingresos extraordinarios, y disminuye por los traslados que se hagan de esta cuenta a otras dentro del Capital Contable o que hayan pérdidas extraordinarias. e) Reservas: son cantidades de dinero que se extraen de las Utilidades Acumuladas y se destinan para gastos específicos o imprevistos. Algunas reservas son de origen legal, esto quiere decir que la ley lo manda, como por ejemplo el Encaje Legal que se le obliga a los Bancos mantener en el Banco Central. Pero puede haber fondos de reserva por política de la empresa, y puede ser para 1) futuras ampliaciones de la empresa, 2) para futuras compras de maquinarias, 3) para reservas de depreciación de activos fijos, etc.) La cuenta de reserva en el capital debe ser equivalente a una cuenta que la empresa tiene en el banco que contiene esta reserva. Es decir, si la cuenta de reserva es de US$12,000 quiere decir que en banco hay una cuenta con ese mismo saldo. Ejemplo Reserva para mantenimiento de Edificios US$12,000, (cuenta de capital) Banco/Reserva Mantenim. de edificios US$12,000 (cuenta de activo corriente) Existen otras denominaciones para el capital: Económico, Financiero, etc., pero en contabilidad el que interesa es el Capital Contable por cuanto es el que aparece en el Balance General y para su cálculo como decíamos, se puede hacer de dos maneras: A) restando el pasivo total al activo total, B) sumando las cuentas que conforman el Capital Contable.. Como ejemplo veamos el siguiente caso: La empresa “El Hogar” tiene en activos lo siguiente: Caja C$ 10,000, Mercancías C$30,000 y Clientes C$ 20,000. En Pasivos tiene: Proveedores C$ 5,000 y Préstamos Bancarios C$ 15,000. El Capital Contable está conformado por : Capital Social C$35,000 y Utilidades Acumuladas C$ 5,000.

SITUACIÓN A SITUACIÓN B El Hogar

Balance General al 31 de Dic. 1999 El Hogar

Balance General al 31 de Dic. 1999 Activo

Caja …………………… C$10,000 Inventarios …………… 30,000 Clientes ……………….. 20,000

Activo Caja …………………… C$10,000 Inventarios …………… 30,000 Clientes ……………….. 20,000

Total Activos C$60,000 Pasivo

Proveedores C$ 5,000 Préstamos Bancarios 15,000 Total Pasivos 20,000

Capital Contable (A-P) C$ 40,000

Lic. Pablo Emilio Hurtado F

Total Activos C$60,000 Pasivo

Proveedores C$ 5,000 Préstamos Bancarios 15,000 Total Pasivos C$20,000

Capital Contable Capital Social................C$ 35,000 Utilidades Acumuladas. 5,000 Total del CC …………………….. C$40,000

Lic. Pablo Emilio Hurtado F

Como vemos, en ambos casos el capital contables es de C$40,000 II.1.5- PARTES DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA Las partes del Balance General son tres: 1) Encabezado, 2) Cuerpo y 3) Firma 1) Encabezado: Está en la parte superior del balance y contiene: a) el nombre o razón social de la empresa, b) el nombre del documento; en este caso: Balance General; y c) la fecha de que corresponde el balance. Esta fecha se refiere a un día específico. Significa que el detalle que se presenta en el balance general es único y exclusivamente para ese día. 2) Cuerpo del Balance: en el cuerpo del balance se detallan todas las cuentas del activo, del pasivo y del capital de la empresa, en el orden establecido y con las formalidades requeridas. 3) La firma: el documento debe ser firmado por quien elaboró el balance, además de llevar otras firmas como la del superior del contador quien aprueba el balance y la firma del gerente general quien en última instancia es el que autoriza el balance presentado. El balance que se presenta sin firma, se tiene por no presentado, no tiene valor legal alguno, no existe. II.1.6- FORMAS DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE GENERAL Existen dos formas de presentar un balance general: 1) En forma de Reporte o Vertical y 2) En forma de Cuenta u Horizontal En el balance general en forma de Reporte, las cuentas del activo, del pasivo y del capital se presentan de arriba hacia abajo, como en el ejemplo presentado en la página anterior (ver modelo en pág. Siguiente). El capital contable se comprueba restando el activo menos el pasivo: C = A-P

En el balance general en forma de Cuenta. Se presenta el activo a la izquierda de la página y el pasivo y capital se presentan a la derecho, de modo que la suma del pasivo más el capital coincida con el total de los activos (ver modelo): A = P + C Si queremos presentar el balance de la página anterior en forma de cuenta, este sería así:

EL HOGAR Balance General al 31 de diciembre de 1999

Activo Pasivo Caja................................C$ 10,000 Proveedores..............C$ 5,000 Mercancías..................... 30,000 Prestamos Bancarios 15,000 Clientes........................... 20,000 ................. Total pasivo...............................C$20,000 Capital Contable Capital Social.........C$ 35,000 Utilid. Acumuladas 5,000 ............. Total de Cap. Contable 40,000 ................. Total Acativo..................C$60,000 Total Pasivo + Capital C$60,000 ::::::::::::::::::: :::::::::::::::

_______________________ Lic. Pablo Hurtado F.

Contador El total del activo y el total del pasivo más el capital deben quedar a la misma altura, o sea, en la misma línea y como es prohibido dejar líneas en blanco completamente, se cruza una línea en los espacios en blanco para anular los espacios (una Z). Puede ser como s indica en el ejemplo. Pueden ver en las páginas siguientes, modelos de las dos formas de presentación del balance general.

BALANCE GENERAL EN FORMA DE REPORTE

FERRETERÍA EL BUEN FIERRO BALANCE GENERAL AL 30/11/99

ACTIVO Corriente

Caja------------------------------------------------- Bancos----------------------------------------------- Mercancía Clientes----------------------------- Documentos x Cobrar-------------------------- Deudores Diversos----------------------------- Papelería y Utiles de Oficina----------- Gastos de instalación--------------------------- Propaganda-------------------------------------- Prima de Seguros------------------------------- Intereses Pagados por Anticipado------------ Total Activos Corrientes ……… No Corriente Terrenos------------------------------------------ Edificios Mobiliario y Equipo de Oficina------------- Vehículos---------------------------------------- Franquicias--------------------------------------- Inversiones en Acciones y Valores Otros (Depósitos entregados en Garantía)- TOTAL DE ACTIVOS--------------------------------------------

PASIVO Corriente

Impuestos x Pagar---------------------------------- Proveedores------------------------------------------ Documentos x Pagar-------------------------------- Acreedores Diversos------------------------------- Préstamos x Pagar a C.P--------------------------- Rentas Cobradas x Anticipado--------------------C$

C$ 50,000 1,200.000 600,000 250,000 60,000 140,.000 10,000 35,000 25,000 60,000 20,000 C$2,450,000 C$300,000 3,200,000 150,000 250,000 100,000 300,000 5,000 C$4,305.000 C$ 6,755.000 C$ 40,000 160,000 50,000 30,000 40,000 20,000 10,000

Intereses Cobrados x Anticipado------------------ Otros Cobros Anticipados-------------------------- Total pasivo corriente ………………………….

Pasivo No Corriente Préstamos a L.P------------------------------------- Documentos x Pagar a L.P------------------------- Total Pasivo No Corriente ………………………………. TOTAL DE PASIVOS-------------------------------------------

CAPITAL CONTABLE Capital Social-------------------------------------- Utilidades Acumuladas------------------------- Utilidades del Ejercicio (Netas)--------------- Reservas------------------------------------------ TOTAL DEL CAPITAL CONTABLE( C = A – P)---------

_____________________ Firma del contador

5,000 C$ 355,000 C$ 100,000 30,000 C$ 130,000 C$ 485,000 C$ 5,000.000 800,000 300,000 170,000 C$ 6,270.000

II.1.7- FORMALIDADES O REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR EN EL BALANCE GENERAL Los documentos donde se presentan los Estados Financieros deben ser claros y estéticos. No se pueden presentar datos desordenados, si no, a como está estipulado por las normas contables, con el propósito de que el encargado de leerlos los entienda y que representen fielmente la situación de la empresa. Entre estas formalidades se tienen las siguientes: 1- El encabezado del documento debe ir al centro del mismo 2- Se debe expresar claramente el nombre del negocio, el tipo de documento que se presenta y la fecha a que corresponde el informe que se presenta (En el encabezado) 3- El nombre de activo, pasivo y capital contable, deben ir al centro de la columna donde se presentan las cuentas (preferiblemente en mayúsculas). 4- Si se van a especificar el corriente o el no corriente, se deben poner al margen izquierdo de la columna donde van las cuentas

5- Todas las cuentas que se presentan en el balance deben llevar un margen diferente de los Nombres del grupo de cuentas(corriente o no corriente), para que no haya lugar a confusiones 6- Solamente a la primera cantidad de cada columna se le pone el signo monetario o después de un corte en cualquier columna. Recuerde que los datos representan DINERO por lo tanto, no se olvide de presentar el signo monetario en sus informes Financieros. 7- No está permitido efectuar operaciones con cantidades de diferentes columnas. Ejemplo: Sumar o restar una cantidad de la segunda columna con otra cantidad de la tercera Columna 8- Se permite poner el resultado de una suma a la par de la última cantidad en la siguiente columna. En este caso no se pone el título de suma, subtotal o total. 9- Una suma o total se puede poner en la misma columna o en la siguiente. En el primer caso se debe poner el signo monetario a la suma y cortar en la última cantidad. En el segundo caso, se debe cortar la última cantidad y se pondrá signo monetario si arriba en la columna no hay cantidades. Los cortes deben abarcar toda la columna 10- Solamente la última respuesta se debe cortar con doble línea 11- NUNCA se debe dejar líneas en blanco(vacías). La ley no lo permite. Si al final del balance le resultan espacios vacíos, córtelos con una línea inclinada de modo que cruce todos los espacios 12- La presentación del balance general o cualquier otro estado financiero debe hacerse con tinta o a máquina 13- Indispensablemente la firma o firmas que certifican el documento; sin firmas no vale, no sirve. 14- Utilice paréntesis o notas al pie de página se desea ser mas claro(a) en la presentación de los datos 15- No presente un estado financiero sin los anexos correspondientes que verifican la certeza de su información. La mayoría de estos requisitos o formalidades las pueden observar en los balances presentados en las páginas que más adelante se presentan, y recuerde ser ordenado (a) en su trabajo. Una de las características especiales del contador es su pulcritud, su estética en la presentación de sus trabajos, si no tiene letra o números adecuados, ejercítelos, practique a mejorarlos, a veces de esto depende una buena imagen ante sus superiores.

EJERCICIOS DEL CAPITULO I

1. Discuta con su grupo de trabajo acerca de la importancia de la contabilidad 2. ¿Cuáles son los elementos del concepto de contabilidad definida por Elías Lara? 3. Explique: ¿Qué significa orden, registro y análisis? 4. ¿Qué son unidades económicas? 5. ¿Cuáles son las principales leyes en Nicaragua que se relacionan de alguna manera

con la contabilidad? 6. En conjunto con su grupo de trabajo investigue tres leyes de las enunciadas en el

Cap. I y explique el contenido que se relaciona con la contabilidad. 7. ¿En qué ley se ordena el uso de los libros Diario y Mayor para todos los negocios

establecidos en el país? 8. ¿Cuánto se debe pagar en concepto del impuesto sobre la renta y cuándo? 9. ¿Cómo funciona la retención del IVA en las empresas retenedoras? 10. Menciones y explique las principales tareas que desempeña un contador en una

empresa 11. Investigue el contenido de los artículos del 28 al 35 y el 41 del Código de Comercio

EJERCICIOS DEL CAPITULO II

1- ¿Cuáles son los principales estados financieros que se elaboran en las empresas o negocios? 2. ¿Cómo define Ud. balance general o Estado de Situación Financiera? 3. ¿Cuáles son los elementos principales del concepto? 4. ¿Qué son para Ud. los activos de una empresa? 5. ¿Qué son los pasivos? 6. ¿Qué es el capital y cómo lo calcula? 7. ¿Cómo se relacionan los activos, los pasivos y el capital contable de una empresa? 8. Investigue qué es Capital Económico y qué es Capital Financiero 9. En grupo de trabajo hágame preguntas sobre las cuentas que se ubican en a) Activos

Corriente y b)Activos No Corrientes. 10. ¿De acuerdo a qué se ordenan las cuentas de los activos? 11. ¿Por qué la cuenta Mercancías va antes de clientes en el activo circulante? 12. ¿Justifica Ud. que Terrenos vaya antes que Edificios? ¿Por qué? 13. ¿En qué se diferencia clientes de deudores diversos? 14. ¿Cuándo un cliente paga su compra con un cheque, este valor se registra en Caja o

en Banco? 15. ¿Cuál es la política de ordenamiento de los pasivos de una empresa? 16. Discuta con su grupo de trabajo acerca de cuáles cuentas se ubican en el pasivo

corriente y cuáles en el pasivo no corriente. 17. ¿En qué se diferencia proveedores de acreedores diversos? 18. Si Ud. firma una letra de cambio para cancelarla dentro de 18 meses: ¿Dónde ubica

el pasivo contraído?

19. Ud. tiene en bienes o recursos la cantidad de C$ 50,000 y debe a un familiar C$ 10,000 ¿Cuál es su capital?

20. Si sus pasivos son C$ 30,000 y su capital es de C$ 40,000 ¿A cuánto ascienden sus activos?

21. ¿Qué entiende Ud. por capital social? 22. Explique la cuenta Hipotecas x Pagar o Créditos Hipotecarios 23. A continuación se dan una serie de cuentas del balance general, Ud. le pondrá a la

derecha de cada cuenta el subgrupo a que pertenece. Para activo corriente usará AC, para activo no corriente: ANC,; para las cuentas de capital usara C.

Mercancías_____, Proveedores_____, Hipotecas x Pagar_____, Caja____, Doc. x Pagar LP____, Reservas_____, Deudores Diversos_____, Utilidades del Ejercicio_____, Bancos______, Doc. x Cobrar_____, Capital Social_____, Clientes_____, Doc. x Pagar______, Propaganda_____, Rentas Cobradas x Anticipado_____, Edificios______, Utilid. acumuladas.______, Intereses pagados x adelantado_____, Intereses Cobrados x Adelantado_____, Prima de Seg._____, Papelería y Utiles de Oficina_____, Mobiliario y Equipo de Oficina_____, Gastos de Instal._____, Rentas Pagadas x Anticipado____, Préstamos Bancarios a L.P____, Acreedores Diversos_____, Superávit_____, Gastos de Organización_____, Crédito Mercantil____, Vehículos____, Valores Negociables______ Inversiones a L.P____, Franquicias_____, Maquinaria_____

24. A continuación se da una serie de operaciones que acontecen en una empresa. A la

cuenta que aumenta le pondrá una (A) y la que disminuye le pondrá una (D). En todas afecte dos cuentas: 1. La empresa vende un escritorio usado al crédito 2. Se cancela a los proveedores con un cheque 3. Un cliente abona a su cuenta pagando con un cheque 4. Se compra un vehículo al crédito 5. Mi empresa es un súper mercado y compra al contado un T.V para los clientes. 6. Se deposita en cuenta corriente las ventas del día 7. Abono con un cheque al préstamo del banco 8. Al comprar una silla firmo un pagaré a pagar dentro de 9 meses 9. Al prestar dinero al banco doy en garantía el edificio. Me entregan el dinero en

efectivo 10. Al efectuar arqueo a la cajera, se le encontró un faltante de C$2,000

. 25. Explique cuáles son las partes del balance general 26. ¿De cuántas formas se puede presentar el balance general? 27. ¿Por qué al balance general en forma de reporte se le llama vertical? 28. ¿Por qué al balance en forma de cuenta se le llama horizontal? 29. ¿Cuáles son las formalidades o requisitos que se deben seguir en la elaboración y

presentación del balance general? 30. Con los datos que se presentan a continuación elabore el balance general, primero

en forma de reporte y después en forma de cuenta: Negocio El Valiente; fecha de presentación 31/5/10

Caja C$ 30,000 Capital Social C$250,000 Proveedores 20,000 Clientes 70,000 Papelería y uti. De Ofic. 5,000 Mercancías 210,000 Doc. x Pagar 10,000 Utilid. Acumuladas 100,000 Mob. Y Equip. De Ofic. 30,000 Bancos 90,000 Préstamos Bancarios 50,000 Impuestos x Pagar 5,000

31. Los saldos de las cuentas de balance de la empresa “El Zompopo” al 31/12/99 son

los siguientes:

Rentas Cob. x Antic C$12,000 Caja C$ 35,000 Papelería y Utiles 7,000 Mercancía 75,000 Propaganda 13,000 Acreedores 8,000 Gastos de Instalación 35,000 Bancos 65,000 Doc. x Pagar L.P. 15,000 Clientes 47,500 Intereses Pagados x Antic. 7,750 Doc. x Pagar 9,450 Mobiliario y Equipo 65,000 Vehículos 75,000 Proveedores C$ 25,000 Edificios 200,000 Deudores Div. 10,000 Préstamos Banc.- 85,000 Impuestos x Pagar 17,300 Crédito Hipotecario 75,000 Elabore el balance general a esa fecha (Halle el Capital por diferencia)

32. Conteste: ¿En una empresa el Capital Contable puede ser cero? ¿Cuándo? ¿Puede haber un capital contable negativo? Explique

33. El capital contable de la empresa del problema 32 está formado por Capital Social,

Utilidades del Ejercicio y Reservas de Capital; si las segundas son de C$ 12,000 y las terceras de C$ 25,000 ¿Cuál es el valor del Capital Social?

34. A continuación se presentan los saldos de las cuentas de balance general de la empresa El Triunfo al 31 de Enero del año 2,000. Recordando que C = A – P, halle el valor de las Utilidades Acumuladas y seguidamente elabore el balance general en forma de reporte y en forma de cuenta

Mercancías--------------------C$ 285,000 Proveedores-------------------C$ 60,000 Doc. x Pagar L.P 20,000 Ctas. x Cobrar (Clientes) 45,000

Caja 15,000 Rentas Pag. X Anticipado 5,000 Papelería y Util. De Ofic. 3,000 Bancos 17,000 Deudores Diversos 5,000 Propaganda 2,000 Intereses Cobrados x Adel. 1,500 Gastos de Instalación 7,000 Hipotecas x pagar 20,000 Capital Social 400,000 Mobiliario y Equipo 7,000 Utilidades del Ejercicio 37,000 Edificios 100,000 Documentos x Cobrar 3,000 Impuestos x Pagar 4,500 Utilidades Acumuladas ¿? Rentas Cobradas x Antic. 2,500 Vehículos 60,000 Acreedores Diversos 1,500 Terrenos 80,000

35. En su grupo de trabajo hacer el siguiente ejercicio:

Cada estudiante inventará 10 cuentas de activos, 5 de pasivos y 3 de capital con sus respectivos valores; cada uno debe elaborar el balance general y ya elaborado se intercambian con sus compañeros de grupo para revisarlos. Discutan los errores. Recuerden cumplir con todas las formalidades y requisitos del balance general.

36. Santiago tiene la siguiente situación económica: (Al 28 de Febrero del 2010)

Efectivo----------------------------------C$ 1,500 En el banco---- ------------------------- 3,500 Herramientas de Trabajo------------ 15,000 En muebles-------------------------------- 1,800 Una camioneta por valor de------------- 30,000 Debe al Banco del Pueblo--------------- 2,300 Debe al vecino---------------------------- 1,000

Halle: Activos, pasivos y capital contable de Santiago

37. De acuerdo a la estructura del balance general, ubique las siguientes cuentas en el

lugar que les corresponden y en el orden riguroso exigido por las normas contables

Mercancías, edificios, papelería, préstamos bancarios a L.P, banco, deudores diversos, rentas cobradas x anticipado, caja, impuestos x pagar, gastos de instalación, prima de seguros, gastos de organización, intereses pagados x adelantado, capital social, documentos x pagar L.P, proveedores, clientes, vehículos, franquicias, documentos x cobrar, terrenos, hipotecas x pagar, mobiliario y equipo de oficina, mejoras en arrendamiento, utilidades del ejercicio, inversiones en acciones y valores a L.P. crédito mercantil, herramientas menores, reservas para depreciación de maquinaria, depósitos recibidos en garantía, mercancía dañada.

II.2- ESTADO DE RESULTADOS O ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

El estado de Resultados es el estado financiero más importante en una empresa, no porque refleje la utilidad, ya que ésta también la encontramos en el balance general, si no porque se detalla en forma minuciosa el origen de esa utilidad. De modo que si queremos definir qué es el estado de resultados, podemos decir: “Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias es el documento contable que presenta en forma detallada y ordenada la forma en que la empresa obtiene sus utilidades o pérdidas en un período determinado.” Si analizamos el concepto vemos los siguientes elementos:

1- Resultados: esto es lo que resulta de algo. En nuestro caso lo que resulta después de un período de operaciones y transacciones comerciales es la ganancia obtenida en ese período o la pérdida.

2- Documento contable: es decir, que se elabora en contabilidad, no en otro departamento u oficina. Los valores que lo conforman son controlados por la contabilidad.

3. En forma detallada y ordenada: la forma más detallada se presenta en el método analítico. Se detalla las ventas, las compras, el costo de venta, los gastos operativos y otros gastos o ingresos que puedan surgir de las operaciones del negocio. Con este detalle resulta fácil obtener el origen de las utilidades de la empresa.

4. Utilidades o pérdidas: si los ingresos son mayores que los gastos y los costos, el resultado es una ganancia o utilidad, pero si los costos y los gastos superan los ingresos, el resultado será una pérdida.

Es importante señalar que en el estado de resultados e pueden reflejar varios tipos de utilidades:

a) Utilidad Bruta: que se obtiene restando las ventas netas menos el costo de ventas. Esta es una utilidad antes de considerar los gastos operativos de la empresa

b) Utilidad de Operación: es la utilidad que se obtiene producto de las operaciones normales de la empresa y se puede calcular restando los gastos de operación de la Utilidad Bruta. Significa que en esta utilidad ya se consideraron los gastos operativos

c) Utilidad del ejercicio antes del I.R): es la utilidad de la empresa considerando los gastos e ingresos provenientes de actividades propias al giro normal de la empresa o ajenas (otros gastos y productos). Es importante señalar que si estos gastos o ingresos ajenos al giro de la empresa son muy significativos, es preferible qu se registren mejor en la cuenta de Superávit(cuenta de capital)

d Utilidad Neta: es la utilidad final, el resultado final después de pagar los impuestos sobre la renta respectivos que en Nicaragua se calculan en base al 30% de la utilidad del ejercicio. Esta es la utilidad que pueden repartirse los socios o que se puede acumular para futuras decisiones.

Las cuentas del estado de resultados son diferentes a las cuentas del balance general. Sin embargo existen dos cuentas que aparecen en ambos estados. Estas son:

1. El inventario o mercancías que refleja el balance general al comenzar el período es el inventario inicial que aparece en el estado de resultados para calcular el inventario disponible, y el inventario o mercancías que refleja el balance general al finalizar el período es el inventario final que se utiliza en el estado de resultados para calcular el costo de venta.

2. La utilidad del ejercicio: la utilidad que se encuentra al elaborar el estado de

resultados es la misma que aparece en el balance general en el capital contable.

Importante para el estudiante: el estudio de esta unidad es más complejo que el del balance general, por lo que deberá dedicarle más tiempo de estudio, mayor atención y más dedicación. Pongan mucha atención a la ubicación de las cuentas en las 4 columnas del formato para la elaboración del estado de resultados y también a las operaciones cuando estén Gastos y Productos Financieros y Otros Gastos y Productos. II.2.2- CUENTAS PRINCIPALES DEL ESTADO DE RESULTADOS (METODO ANALÍTICO A las cuentas que se muestran a continuación se les conoce como cuentas de resultados y las separaremos en dos partes:

a) Primera Parte: se indicaran las cuentas que se necesitan para calcular la Utilidad Bruta, o sea, la utilidad antes de los gastos de operación y estas cuentas son:

1. Ventas 2. Devoluciones sobre ventas 3. Rebajas sobre ventas 4. Compras 5. Gastos de compras 6. Devoluciones sobre compras 7. Rebajas sobre compras

b) Segunda Parte: se presentarán los gastos, lo mismo que los ingresos no provenientes de las ventas (Productos Financieros y Otros productos) hasta calcular la utilidad del ejercicio o del período. Estas cuentas son:

1- Gastos de ventas 2- Gastos de Administración 3- Gastos y Productos Financieros 4- Otros gastos y Productos

Cabe mencionar que existen dos cuentas que se incluyen en Gastos y Productos Financieros y son: Descuentos sobre Ventas (gasto financiero) y Descuento sobre Compras (producto financiero) que el estudiante mucho confunde con la rebaja sobre ventas y la rebaja sobre compras, pero que no tienen relación alguna. Estas últimas van en la primera parte del estado de resultados y las primeras (los descuentos) van en la segunda parte. Unas intervienen para el cálculo de la utilidad bruta (las rebajas) y las otras intervienen en el cálculo de la utilidad de operación (los descuentos). Hay otras cuentas que también intervienen en el estado de resultados pero derivadas de las aquí expuestas y son las siguientes: Ventas Netas: resultan de restar las devoluciones sobre ventas y las rebajas sobre ventas de las ventas. Compras Totales: resultan de sumar las compras con los gastos de compras Compras Netas: resultan de restar las devoluciones sobre compras y las rebajas sobre compras de las compras totales. Costo de Venta: es el costo de la mercadería vendida, o sea, lo que le costó a la empresa adquirirla y se puede calcular restándole a la mercadería disponible para la venta el inventario final de mercancías Mercadería Disponible para la venta: se halla sumando al inventario inicial las compras netas.

II.2.3- DEFINICIÓN Y MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS VENTAS: representa el valor de las ventas de mercancías entregadas a los clientes, ya sea al contado o al crédito. Importante señalar que para que se puede registrar un valor en esta cuenta, éste debe ser producto de una venta de mercadería, es decir, de los artículos que representan el giro de la empresa. Si la venta que se efectúa no es de mercancía, NO se debe registrar el valor en esta cuenta. Otro problema que se presenta es que el estudiante cuando se efectúa una venta de mercancía afecta la cuenta de mercancía, siendo esto un error, ya que para eso existe la cuenta de Ventas y es un error porque en la cuenta de mercancía los valores están al costo, o sea al precio de adquisición, mientras que la venta incluye además del costo, la ganancia. Esta cuenta aumenta cada vez que se efectúa una venta de mercadería al crédito o al contado y disminuiría cuando se anulare una factura de venta ya efectuada, es decir que se cancele la venta ya facturada.

DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS: es el valor de la mercadería que los clientes devuelven a la empresa por no estar de acuerdo con el precio, calidad, color, talla, etc. Al devolver la mercadería los clientes, la empresa tiene varias obciones con el acuerdo del cliente: cambiar la mercadería por otra de igual valor, devolverles el dinero, aplicársela a sus cuentas si deben a la empresa o una combinación de las anteriores. Esta cuenta aumenta con nuevas devoluciones que hagan los clientes y disminuye si se cancela la devolución. REBAJAS SOBRE VENTAS: es el valor de las rebajas que se hacen a los clientes al venderles mercadería porque estas tienes algún defecto, o son anticuadas (fuera de moda), por campañas promocionales para atraer clientela y aumentar las ventas o por sobre pasar las ventas de los competidores. Es común ver anuncios que algunos negocios ponen a su mercadería el título de “Descuentos”, que en realidad son rebajas, ya que descuento es otra cosa como veremos más adelante. COMPRAS: representa el valor de la mercancía que se compra al crédito o al contado. Es el valor en factura de la compra, el precio de adquisición. Al igual que en las ventas, el estudiante se confunde con la cuenta de mercancía. La cuenta de mercancías o almacén o inventarios NO debe ser afectada con las compras de mercancías, si no la cuenta COMPRAS. Cuando se está utilizando el método analítico o pormenorizado, la cuenta de mercancía que aparece al comenzar el ejercicio representa el inventario inicial a utilizarse en el estado de resultados y NO TIENE MOVIMIENTO durante el ejercicio contable. Por esta razón es que al terminar el período contable se debe levantar el inventario físico de mercancía (inventario final) para poder determinar cuánto hay en existencias. Esa es una de las limitantes de este método. Esta cuenta aumenta con las compras de mercancías que se realizan al crédito o al contado y disminuye al cierre del ejercicio contable cuando se cancela por medio de los ajustes respectivos. GASTOS DE COMPRAS: es el valor de los gastos en que incurre la empresa para poder trasladar hasta sus almacenes la mercadería comprada. Son gastos de compras: pago de cargadores, des aduanaje, acarreo, etc. Aumenta con los gastos en que se incurra por las compras y disminuye al efectuar los ajustes de cierre del período al trasladar su saldo a la cuenta de compras. DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS: es el valor de la mercadería que la empresa devuelve a los proveedores por no estar de acuerdo con algún requisito exigido, que puede ser por precio, por calidad, color, tamaño, etc.

Aumenta con las mercancía que la empresa devuelva a los proveedores y disminuye al cancelarse con el ajuste de cierre del ejercicio contable o por que se cancele o anule la devolución. REBAJAS SOBRE COMPRAS: es el valor de las rebajas que los proveedores hacen a la empresa por la mercadería comprada, ya sea por política de ventas de los proveedores, o porque tienen algún defecto los productos o son de menor calidad que la convenida. Aumenta con las rebajas que los proveedores hacen a la empresa y disminuye cuando se cancela al cierre del ejercicio contable por medio de los ajustes respectivos o porque se anule la rebaja y ya estaba contabilizada. Observación Hasta aquí abarca la primera parte del estado de resultados. El cálculo de la utilidad bruta lleva de previo el cálculo de a) las ventas netas, b) las compras totales, c) las compras netas, d) el inventario disponible para la venta y e) el costo de lo vendido. En fórmulas serían las siguientes: 1- Ventas Netas = Ventas – (Devoluciones s/v + Rebajas s/v) 2- Compras Totales = Compras + Gastos de Compras 3- Compras Netas = Compras Totales –(Devoluciones s/c + Rebajas s/c) 4- Inventario Disponible = Inventario Inicial + Compras Netas 5- Costo de Venta = Inventario Disponible – Inventario Final 6- Utilidad Bruta = Ventas Netas – Costo de Venta Es importante razonar el significado de cada una de las cuentas para entender cada fórmula. Si el estudiante se aprende de memoria la fórmula o procedimientos sin percatarse de lo que está haciendo, lo más probable es que no aprenda a elaborar este Estado ni entienda por qué lo está haciendo. Preguntas Problémicas El estudiante para continuar debe tener capacidad para responder a las siguientes preguntas: ¿Qué sucede si no hay devoluciones y rebajas sobre ventas? ¿Y si no hay gastos de compras? ¿Si solo hay rebajas sobre compras y no hay devoluciones s/c? ¿A qué se le llama inventario Disponible y por qué ese nombre?

Para la elaboración del estado de resultados se utiliza una hoja de cuatro columnas y la ubicación de estas primeras cuentas sería la siguiente: FERRETERÍA EL ESFUERZO ESTADO DE RESULTADOS DEL MES DE MARZO DEL 2000 Ventas C$ 90,000 Menos: Devoluciones sobre ventas

C$2,500

Rebajas S/V 1,500 4,000 Ventas Netas C$ 86,000 Inventario Inicial C$ 40,000 Compras C$ 60,000 Mas: Gastos de compras 2,000 Compras Totales C$ 62,000 Menos: Devoluciones S/Compr C$ 2,500 Rebajas sobre Compras 1,000 3,500 Compras Netas 58,500 Inventario Disponible p/Venta C$ 98,500 Menos: Inv. final de Mercac. 30,000 Costo de lo vendido 68,500 Utilidad Bruta C$ 17,500 IMPORTANTE: Observen la ubicación de las cuentas en las columnas y el uso del signo monetario. Además pongan atención a la forma de la suma y de las restas que se efectuaron en el Estado de Resultados. Cuando hace falta una de las cuentas, entonces se avanza una columna. Ejemplo: si no hay Rebajas sobre Ventas las devoluciones sobre ventas pasarían a la tercer columna y si tampoco existieran devoluciones sobre ventas, entonces las ventas pasarían a la cuarta columna convirtiéndose en las ventas netas y así con el resto de las cuentas. Si el documento termina con la utilidad bruta, por ejemplo cuando no hay gastos, entonces debe firmar el estado financiero el que lo elabora, el que lo aprueba y el que lo autoriza. Puede existir negocios donde solamente lo firma el contador que lo hace y el propietario del negocio. Visto lo anterior, Ud. puede contestar las siguientes preguntas: 1- ¿Puede existir una utilidad bruta negativa? ¿En qué caso puede suceder? 2- ¿Las cuentas Descuentos sobre ventas y Descuento sobre compras se incluyen en la primera parte del Estado de Resultados? 3- ¿Cuál es el significado del Costo de Venta? 4- ¿Cómo podría Ud. definir Utilidad Bruta?

5- ¿Se corresponden las fórmulas presentadas en la página anterior con lo efectuado en el Estado de Resultados? Ya estudiada la primera parte del Estado de Resultado pasaríamos a estudiar la segunda parte. En esta parte se definirán y analizarán las cuentas que están en la segunda parte del estado de resultados y que corresponde a los gastos, pero que también se incluyen los ingresos no provenientes de las ventas de mercancía, como son los ingresos financieros (productos financieros) y otros ingresos (otros productos). Las cuentas que estudiaremos son: Gastos de ventas, gastos de administración, gastos y productos financieros, descuento sobre ventas, descuento sobre copras y otros gastos y productos. A partir de la utilidad bruta y considerando estas cuentas, se llega a la utilidad del ejercicio. A los gastos provenientes de las actividades normales de la empresa, o sea, las que representan el giro del negocio, se les llama Gastos de Operación, por lo tanto, al encabezado de la segunda parte del Estado de Resultados se le pone “Gastos de Operación” a como lo verán en el ejercicio que presentaremos más adelante. GASTOS DE OPERACIÓN

1. GASTOS DE VENTAS: Son los gastos en que incurre la empresa para poder vender su producto. Estos gastos son muy variados y pueden ser por desembolsos directos o producto de la aplicación de amortizaciones (de propaganda por ejemplo) o de depreciaciones de activos fijos (depreciación del vehículo de reparto). Los principales gastos que se incluyen en gastos de Ventas son los siguientes:

a) SALARIO DE VENDEDORES b) SALARIO DE EMPLEADOS DEL ALMACÉN c) COMISIONES A AGENTES VENDEDORES d) SALARIO DEL CHOFER DEL VEHÍCULO DE ACARREO e) CONSUMO DE EMPAQUES, CINTAS, ETIQUETAS, CAJAS, ETC. f) PAGO DEL ACARREO DE LA MERCANCÍA HACIA EL CLIENTE g) AGUA, LUZ, TELÉFONO DE LA TIENDA Y ALMACENES h) GASTOS POR ATENCIÓN AL CLIENTES i) PAGO DEL SEGURO SOCIAL (PARTE PATRONAL) DEL PERSONAL

DE VENTAS j) AMORTIZACIÓN DEL PERÍODO DE LA PROPAGANDA k) DEPRECIACIÓN DEL PERÍODO DEL ACTIVO FIJO DE VENTAS l) CUALQUIER OTRO GASTO QUE SE IMPLIQUE PARA PODER

VENDER

2. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Son los gastos en que incurre la empresa para mantener en correcto funcionamiento la dirección y administración de la empresa. A estos gastos se les llama indirectos porque a pesar de que no se aplican directamente en el área de ventas, son necesarios para administrar en forma eficiente a la empresa y por tanto representan un apoyo fundamental a las actividades normales del negocio. Estos gastos son:

a) SALARIO DEL GERENTE GENERAL b) SALARIO DE OFICINISTAS c) SALARIO DE CONTADORES (MENOS EL DE COSTOS) d) AGUA, LUZ Y TELEFONO DE LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS e) GASTOS EN PAPELERÍA Y ÚTILES DE OFICINA DURANTE EL

PERÍODO f) SEGURO SOCIAL (PARTE PATRONAL) DEL PERSONAL DE

OFICINAS g) PAGO DE ALQUILER DE OFICINAS (DEL PERÍODO) h) AMORTIZACIÓN DEL PERÍODO DE PARTE PROPORCIONAL DE

PRIMA DE SEGUROS, GASTOS DE INSTALACIÓN Y GASTOS DE ORGANIZACIÓN

i) DEPRECIACIÓN DEL PERÍODO DE ACTIVOS FIJOS DE LA ADMINISTRACIÓN J) CUALQUIER OTRO GASTO QUE INCURRA LA DIRECCIÓN O ADMINISTRACIÓN EN FUNCIÓN DE SUS LABORES DE DIRECCIÓN GASTOS Y PRODUCTOS FINANCIEROS: esta es una cuenta compuesta o mixta, ya que refleja tanto gastos como ingresos y representa el valor de los gastos y de los productos financieros en que incurre u obtiene la empresa y que pueden provenir de las especulación con el dinero, del manejo de documentos o de descuentos efectuados, lo mismo que por los intereses que se pagan o se obtienen por préstamos de dinero. Naturalmente que cuando la transacción u operación ocasione un egreso para la compañía, este será un gasto y cuando se obtenga un beneficio, ganancia o ingreso entonces se registra como producto. Las principales operaciones que afectan esta cuenta son las siguientes_ Gastos Financieros: 1- Descuento sobre ventas: son descuentos que la empresa hace a los clientes por pagar antes del vencimiento de sus deudas. Esto es, por pronto pago. Ejemplo: si el cliente Pablo Hurtado tienen una deuda con la empresa que se vence el 30 de Junio del 2000 y se presenta a cancelarla el 30 de Abril, la empresa le puede hacer un descuento de un 2% del saldo pendiente por pronto pago y este valor se registraría como Gasto Financiero.

2- Intereses pagados por documentos a nuestro cargo: son los intereses que se pagan sobre el valor nominal de los documentos x pagar. Sucede que cuando firmamos un documento a pagar en un término cuyo vencimiento es de varios meses, un año, dos o más, en el se plasman los intereses que me comprometo a pagar sobre el valor de los documentos, de modo que al cancelar el documento debo pagar el valor nominal del documento más los intereses pactos, estos intereses pagados se registran como Gastos financieros. 3- Intereses pagados por préstamos con o sin garantías: son los intereses que la empresa paga por la obtención de un préstamo, el cual se va pagando a medida que la empresa realiza sus pagos al capital prestado.

3. Pago de comisiones financieras: el dinero que la empresa paga a la institución financiera por los tramites en el otorgamiento de un préstamo o manejo de documentos negociables. También incluye el pago por transacciones con monedas extranjeras o giros bancarios.

Productos Financiero: 1- Descuentos sobre Compras: son los descuentos que hacen los proveedores a la empresa por pagar esta antes de la fecha de vencimiento sus deudas. Es decir, por pronto pago. 2. Intereses cobrados: generalmente es el interés que se estipula en los documentos a favor de la empresa, o sea, los documentos x cobrar que tiene la empresa. Los documentos que los clientes firman a favor de la empresa estipular el interés que el cliente se compromete a pagar cuando cancele el documento. También son intereses cobrados los que la empresa cobra a los empleados por haberles otorgado un préstamos personal. 3. Utilidades por operaciones cambiarias: al ganancia que se obtiene por el manejo de moneda extranjera. Hasta aquí abarca los gastos de operación, los cuales al restarse de la utilidad bruta origina lo que se llama: Utilidades de Operación. Sin embargo es de hacer mención que el pago de intereses para algunas empresas es tan grande y significativo que se hace necesario encontrar las “utilidades antes de intereses” y “utilidades después de intereses” para analizar el impacto de este valor sobre las operaciones de la empresa. OTROS GASTOS Y PRODUCTOS En las empresas es común que en ocasiones se realicen operaciones ajenas al giro principal del negocio y que ocasionan pérdidas o gastos o que bien generen beneficios o ingresos. Por ejemplo una empresa que se dedica a la comercialización de granos básicos puede decidir deshacerse de un estante que ya no ocupa. En esta decisión puede ganar si vende el estante en un precio mayor del que dicen los libros; pero perdería si lo vende a un precio menor. En el primer caso la ganancia que se obtiene se registra en contabilidad como Otros

Productos u Otros Ingresos y en el segundo caso, la pérdida obtenida se registra como Otros Gastos. Pero como esa cuenta (Otros gastos y Productos) es compuesta o mixta, se puede utilizar una sola cuenta y en ella se registrarían tanto los gastos como los ingresos. Las operaciones más comunes que se registran en esta cuenta son: Otros Gastos:

a) Pérdida en venta de activos fijos: Cuando se vende el activo fijo a un precio menor del que dicen los libros.

b) Pérdida en venta de acciones y valores: Cuando se venden acciones que posee la empresa de otras compañías a un precio menor del de compra

c) Comisiones pagadas: se refiere al pago de comisiones por actividades ajenas al giro principal del negocio. Ejemplo: las comisiones que se paga en la bolsa de valores por la compra o la venta de acciones u otros valores

Otros Ingresos:

a) Utilidad que se obtiene en venta de activos fijos: Cuando se vende el activo fijo a un precio mayor del que dicen los libros

b) Utilidad en venta de acciones u otros valores: Cuando se venden las acciones u otros valores que posee la empresa a un precio mayor que el de compra

c) Utilidad proveniente de dividendos en acciones que la empresa posee de otras compañías

d) Rentas cobradas: el valor obtenido por estar alquilando un bien de la empresa.

Existen actividades que generan variaciones muy significativas en las operaciones normales y que son de carácter extraordinario, de modo que puede alterar la situación financiera y distorsionar la realidad económica de la empresa. Por ejemplo un incendio puede provocar desajustes, lo mismo que un ingreso extraordinario producto de una venta, una donación o revaloración de un activo fijo. En estos casos es conveniente no registrar estas operaciones en Otros gastos y productos, porque desvirtuarían el resultado producto de las ventas, es preferible registrar estos valores directamente en las cuentas de capital y específicamente en la cuenta de Superávit. Si los valores de estas operaciones ajenas al giro principal del negocio son pequeños o no significativos, bien podrían afectarse las utilidades del período.

Veremos ahora la ubicación de estas cuentas de la segunda parte del Estado de Resultados en la hoja de 4 columnas. Utilidad Bruta C$ 17,500Gastos de Operación Gastos de Ventas Sueldos de vendedores C$ 3,000 Propaganda(amortización) 500 Mant. Vehículo de reparto 300 C$ 3,800 Gastos de administración Salario del Gerente C$ 2,500 Agua, Luz y teléfono de Oficina 1,000 Papelería y útiles(gtos. del Peri. 500 C$ 4,000 C$ 7,800 Productos Financieros Descuento sobre compras C$ 3,500 Intereses cobrados 4,500 C$ 8,000 Gastos financieros Intereses pagados C$ 800 Descuento sobre ventas 400 1,200 6,800 1,000 Utilidad de Operación C$ 16,500 Otros Gastos Pérdida en venta de vehículo C$ 1,600 Pago por choque de camión 3,400 C$ 5,000 Otros Ingresos Utilidad en venta de acciones 3,500 1,500 Utilidad del Ejercicio(antes del IR) C$ 15,000 En Gastos y Productos Financieros observaron que primeramente se anotaron los productos financieros y después los gastos financieros, sin embargo en Otros Gastos y Productos observan que se anotaron primero los otros gastos y después otros ingresos. ¿Por qué esta variación?. Es porque es conveniente anotar siempre primero la mayor cantidad para que la resta resulte de arriba hacia abajo. Otro aspecto importante es saber cuándo se debe sumar y cuando restar. Recuerden que los ingresos son ganancias, por lo tanto si tengo que operar utilidades con ingresos debo de sumar estas cantidades. Por otro lado, los gastos son pérdidas para la empresa, por lo tanto si tengo que operar utilidades con gastos, entonces debo restar las cantidades. Esto quiere decir que los gastos solo debo sumarlos con gastos o con pérdidas y los productos o ingresos solo debo sumarlos con utilidades o ganancias.

Aunque esto parece ser muy sencillo, porque es normal entender que mi salario (ingresos) es absurdo que los sume con mis gastos, más bien debo restarlos para saber cuanto me queda, el estudiante en vez de razona las operaciones, se aprende de memoria ciertos procedimientos y trata de resolver mecánicamente los problemas, lo que resulta muy difícil. Al igual que la recomendación de la primera parte del estado de resultados, observen la ubicación de cada cuenta, el corte de las columnas, las sumas, las restas, el orden y los signos monetarios. EJERCICIO DE CONTABILIDAD SOBRE EL ESTADO DE RESULTADOS 1. La empresa Yanci, S.A que se dedica a la venta de muebles hace las siguientes

compras: C$ 30,000 en muebles para el hogar y una computadora para la administración por valor de C$ 15,000. Conteste, ¿Cuáles cuentas intervienen en cada transacción. a) Si las compras son de contado. b) Si son al crédito.

2. ¿Cuáles cuentas aparecen con los mismos saldos en el Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados?

3. ¿Puede existir en un Estado de Resultados una utilidad negativa? Explique 4. ¿Es posible que la utilidad del ejercicio sea mayor que la utilidad bruta? Explique. 5. ¿Cuándo la utilidad del ejerció es menor que la utilidad de operación? ¿Cuándo es

mayor? 6. ¿Es lo mismo utilidad bruta que utilidad de operación? ¿En que se diferencia? 7. ¿Cómo se calcula la utilidad neta? 8. ¿La utilidad retenida o acumulada es cuenta del Estado de Resultado? 9. ¿El descuento sobre ventas disminuye las ventas? Explique 10. ¿El descuento sobre compras altera el costo de venta o los gastos de operación? 11. En qué caso las utilidades: Bruta, de operación y del ejercicio son iguales? 12. ¿Qué sucede cuando los costos de venta son iguales a las ventas? 13. ¿Y si el costo de venta es mayor que las ventas? 14. ¿En que caso consideraría Ud. que la utilidad del ejercicio es cero? 15. ¿Cómo se obtienen las ventas netas? 16. ¿Cómo se obtienen las compras netas? 17. ¿Cómo halla Ud. el costo de venta? 18. Haga un listado de 5 operaciones que sean gastos de ventas 19. Mencione 5 operaciones que sean gastos de administración 20. ¿Cuándo la suma de los gastos de ventas con los gastos de administración se debe restar

el resultado de “gastos y productos financieros”? 21. ¿Cuándo la utilidad de operación se debe sumar con “otros gastos y productos”? 22. ¿Qué entiende Ud. por Gastos de Ventas? 23. ¿Qué son Gastos de Administración? 24. ¿Cuándo considera Ud. que un gasto es financiero? 25. ¿Qué son para Ud. las devoluciones sobre ventas? 26. ¿En qué se diferencian las rebajas sobre compras de los descuentos sobre compras?

27. A continuación se presentan relaciones entre cuentas; ponga el signo que corresponda

en cada relación. Los signos a usarse serán más (+), menos(-) e igual(=). Ventas_____ (Devoluciones s/v Rebajas s/v)______Ventas Netas Compras_____Gastos de compras _______Compras totales. Compras totales ___ (Devoluciones sobre compras+ Rebajas S/C)_____Compras Netas Inventario Inicial ___ Compras netas ____Inventario disponible ____ Inventario Final _____ Costo de Ventas Ventas netas_____ Costo de venta_____Utilidad bruta Utilidad bruta_____Gastos de operación___ Utilidad de Operación Utilidad de operación ____ otros Gastos y productos ___ Utilidad del Ejercicio ____Impuesto sobre la Renta______ Utilidad Neta

28. Lea cuidadosamente cada pregunta y conteste

1) Las ventas de la Empresa X en Febrero de 1999 fueron de C$ 60,000.

Devoluciones S/V C$ 2,000 y costo de venta C$ 40,000. Hallar la UTILIDAD BRUTA. 2) Las compras fueron C$ 20,000, Rebajas S/compra C$ 1,500 y gastos por el acarreo

de las compras C$ 600. Halle las COMPRAS NETAS 3) La utilidad bruta es de C$ 28,000; Gastos de venta C$ 4,000 y Productos

financieros C$ 800. Halle la UTILIDAD DEL EJERCICIO 4) La utilidad de Operación de Y. S.A fue de C$ 30,000; los otros gastos C$ 5,000 y

otros productos C$ 7,000. Halle la UTILIDAD DESPUÉS DEL I.R (utilidad neta) 5) Las ventas de Mayo de ZS.A fueron de C$ 180,000, la utilidad bruta C$ 60,000.

Cuál fue el COSTO DE VENTA? 6) El costo de venta de EL TRIUNFO fue de C$ 60,000, los Gts. De operación C$

20,000, otros gastos C$ 5,000 y la utilidad del ejercicio C$ 15,000. Halle a)UTILIDAD DE OPERACIÓN. B) UTILIDAD BRUTA y c) VENTAS NETAS

7) Las compras de Enero del 2000 de EL HOGAR FUERON DE C$ 80,000, se devolvieron C$ 10,000. Les hicieron rebajas sobre compras de C$ 5,000, el inventario inicial fue de C$ 70,000 y el final de C$ 75,000. Hallar EL COSTO DE VENTA.

8) En la empresa X S.A se pagaron salarios a agentes vendedores por C$ 12,000, a oficinistas C$ 10,000 y al contador de costo C$ 6,000. Se gastaron C$ 2,000 en papelería, C$ 2,500 en amortización de la prima de seguros, C$ 7,000 en reparaciones al vehículo de acarreo y se aplicó C$ 3,000 por depreciación del edificio administrativo. Halle a) GASTOS DE VENTA, b) GASTOS DE ADMINISTRACIÓN y c) GASTOS DE OPERACIÓN

Formato para presentar el Estado de Resultados.

Empresa: ____________________________________ Estado de Resultados

Del ______ de _____________ al ______ de ____________

____________________________ __________________________ Firma Firma

29- Elabore el estado Resultado o de Pérdidas y Ganancias de las siguientes Empresas: 1) Nombre de la Empresa: El Reventón, Período contable: febrero del 2008

Gasto en papelería C$ 7,050 Depreciación de edificio C$ 17,250 Gasto de compras 3,400 Devoluc. S/v 4,000 Intereses pagados 5,500 Salario de vendedores 25,000 Compras 180,000 Invent. Final de Mercanc. 75,000 Salario de contadores 15,000 Devolución s/c 3,500 Descuento s/v 1,800 Cambios ganados 8,000 Inventario inicial 120,000 Salario del gerente 6,000 Ventas C$ 376,450 Rebajas s/c 5,600 Rebajas s/v 3,700 Amortización de propag. 1,500 Utilidad en venta de activo fijo 7,500 Pérdida en venta de acciones 5,000 Gastos en mantenimiento de almacén 4,800 2) Nombre de la empresa: El Pitufino, Período contable: Diciembre 1999 Gastos de venta C$ 12,305 Otros ingresos C$ 9,000 Ventas 95,000 Compras 45,000 Rebajas s/c 3,000 Productos financ. 3,509 Inventario final 24,000 Gastos de admón. 2,500 Gastos financieros C$ 2,708 Inventario Inicial 36,000 Otros gastos 9,450 3) Nombre de la empresa: El Buen Gusto, Período Contable: Enero/2000 Correos y telégrafos C$ 1,000 Rebajas s/c C$ 1,500 Inventario final 687,000 Ventas 1,546.000 Intereses ganados 6,000 Luz de Ofic. 2,300 Inventario inicial 980,000 Sueldo de vended. 34,000 Devolución S/v 7,900 Alquiler del Almacén 15,000 Alquiler de oficinas 9,000 Cambios ganados 950 Mant. De camioneta de acarreo C$ 2,500 Compras 39,000 Descuento s/c 4,500 Gastos de publicidad 3,500

Gastos de compras 1,400 Depreciación de mobiliario 7,900

CAPITULO III

LOS REGISTROS CONTABLES

A- El Sistema de “Partida Doble” B- El Libro Diario C- El Libro Mayor D- Movimientos y Saldos E- Variaciones en las Cuentas

a) De Activos b) De Pasivos c) De Capital d) De Resultados

EL SISTEMA DE PARTIDA DOBLE Es el principio fundamental de la contabilidad, el principio rector de esta disciplina, y consiste en que para todo asiento o registro en el DEBE corresponde otro de igual valor en el HABER o viceversa. Todo asiento o registro contable, necesariamente se tiene que hacer en las dos partes componentes del sistema de partida doble y de aquí el nombre de partida doble, esto es, en el debe y en el haber. El debe y el haber son los nombres que reciben las dos partes componentes del “Sistema”, el debe siempre a la izquierda y el haber siempre a la derecha y JAMAS sucede lo contrario y cada vez que se hace un registro en el Diario se debe tener el cuidado de anotar primero el asiento que va en el DEBE y después el asiento que va en el HABER. Para una mayor aclaración analizaremos seguidamente el Libro Diario que es el primer libro donde se registran las operaciones de una empresa. EL LIBRO DIARIO Es el libro donde se registran todas las operaciones comerciales que diariamente se efectúan en una empresa, su característica principal es que es el libro de primera anotación, donde se registran en orden sucesivo de fechas todas las operaciones contables que se van efectuando día a día, teniendo además otra información que es fundamental para el correcto registro de las operaciones en el resto de los libros, como fechas de las transacciones, cuentas que se debitan y cuentas que se acreditan, personas afectadas en la transacción, determinación de

si es al crédito o al contado, vencimiento de documentos, número de las facturas o recibos de pago, etc. Con un ejemplo analizaremos el contenido de una hoja del Diario y las columnas que se utilizan: Negocio: La Pulpa; Diario correspondiente al mes de Febrero del año 2000 Fecha; 7 de febrero; compra de un escritorio para la gerencia en C$ 2,500 al crédito a la empresa Muebles, S.A LIBRO DIARIO Negocio: La Pulpa Mes: Febrero 2000 Número de Asiento

Folio del Mayor

Redacción Parcial Debe Haber

1

7 de Febrero Mobiliario y Equipo de Oficina Acreedores Diversos Registro por la compra al crédito de escritorio para la gerencia, a la empresa Muebles S.A. según factura #23405 a cancelarse en cinco cuotas mensuales de C$ 500 más el 3% de Interés mensual

C$ 2,500

C$2,500

Observamos el ejemplo cuidadosamente y veremos lo siguientes:

a) El valor de C$ 2,500 aparece dos veces (una en el DEBE y otra en el HABER), cumpliéndose el principio de la Partida Doble

b) La cuenta que se registró primero en el Diario es la del DEBE y después se registró la del HABER

c) La cuenta Acreedores Diversos (la de HABER) tiene una sangría mayor en la anotación que la del DEBE. Esto es para diferenciar los asientos que van en el Debe de los que van en el Haber

d) El número 1 que aparece en la columna primera se refiere a que es el primer asiento del mes

e) En la columna folio del mayor se pone el número de la página del libro mayor donde se anota este asiento del Diario. Se pone hasta que se traslada el asiento al libro mayor

f) Los elementos de la tercer columna son:

1. Fecha 2. Cuentas afectadas (primero la del Debe y después la del Haber) 3. Redacción o aclaración de la operación efectuada. Es necesaria para que el

contador que trasladará los asientos a los mayores y auxiliares lo haga en forma correcta. Todo lo que se diga en esa parte deberá estar soportado adjunto o anexo al Diario.

g) La columna de Parcial se utiliza solamente si es necesario, cuando se quiere desglosar una cantidad que se pone en el Debe o en el Haber

h) Las columnas DEBE y HABER cumplen el principio de la Partida Doble: Para todo Débito corresponde un Crédito de igual valor, o viceversa

Posteriormente veremos por qué la cuenta Mobiliario y Equipo de Oficina se registra en el Debe y por qué Acreedores Diversos se registra en el Haber. A la columna del DEBE también se le llama Débito o Cargo A la columna del HABER también se le conoce con el nombre de Crédito o Abono Es importante conocer estos nombre porque los libros contables los mencionan ndistintamente EL LIBRO MAYOR Realmente existen tantos libros mayores como cuentas existen, ya que cada cuenta que aparece en el Diario se debe trasladar posteriormente a su libro mayor. De modo que existe el libro Mayor de Caja, el libro Mayor de Banco, el libro Mayor de Mercancías y así sucesivamente incluyendo también a las cuentas de resultados (del Estado de Resultados) La característica principal de este libro es que es un libro de segunda anotación, ya que a él se trasladan las cuentas del libro Diario y contiene todos los movimientos exclusivos de determinada cuenta y sus saldos respectivos en cualquier fecha específica. 5 BANCO Fecha Cheque # Detalle o concepto A/D F/cc DEBE HABER SALDO 31/01/00 Saldo C$ 6,750 15/2/2000 123 Compra de papelería y útiles 18 12 4,750 C$2,000

Otro ejemplo: 12 PAPELERÍA Y ÚTILES DE OFICINA Fecha Detalle o Concepto A/D F/cc DEBE HABER SALDO 31/01/2000 Saldo C$ 3,000

15/02/2000 Compra al contado con cheque # 123 18 5 C$ 4,750 7,750 Observen como se corresponden los dos libros mayores. Debido a que en la transacción de la compra de papelería por C$ 4,750 se afectan dos cuentas, se ha puesto como ejemplo los dos libros mayores: La columna A/D significa asiento del Diario; vemos que en el Diario se registró en el asiento # 18 la operación de la compra de la papelería y que fue pagada con un cheque # 123, por lo tanto ese número del asiento del Diario (#18) debe aparecer en ambos libros mayores La columna F/cc significa folio en el mayor de la contra cuenta. En este caso la contra cuenta de banco es papelería y útiles y viceversa, es decir que en esta columna en el libro de banco se debe anotar el folio del libro de papelería y en el libro de papelería se debe anotar el folio del libro de banco. Concretamente en el libro de banco debe aparecer en esta columna (F/c) el # 12, que es la página del libro mayor de papelería y en este debe aparecer el #5, que es la página del libro de banco donde tienen el registro del asiento # 18 del libro Diario. Es usual que para simplificar las operaciones con el libro mayor se utilice un artificio, como es el uso de las llamadas cuentas “T” o esquemas de mayor y este artificio es debido a que las columnas del debe y del haber en el Mayor y en el Diario forman una “T”. De modo que las operaciones anteriormente registradas en el mayor se pueden expresar de la siguiente manera: Ejemplo: al comprar papelería por C$ 4,750 para las oficinas se pagó con el ck # 123 Papelería y Útiles de Oficina Banco (s) 3,000 (s) 6,750 4,750 (18) (18) 4,750 -------------------------------- ----------------- 2,000 7,750 Como observan en la cuenta de papelería se anota a la izquierda, o sea en el debe, mientras que en la cuenta banco se anota a la derecha (en el haber); en el registro hecho en las cuentas T están los registros de los dos libros, simplificando las operaciones. El saldo que se refleja en los libros en la columna de SALDOS, en los esquemas de mayor se obtiene primero efectuando los movimientos (Deudor y Acreedor), esto es sumando a cada lado de la cuenta T y luego restando los dos lados.

En la cuenta de papelería como los dos valores están al mismo lado izquierdo, para hallar el saldo solamente se suman las cantidades, mientras que n la cuenta de banco como las cantidades están en diferentes lados (izquierda y derecha), entonces para hallar el saldo se deben restar las cantidades. El saldo debe quedar al lado donde está la mayor cantidad.. MOVIMIENTOS Y SALDOS Los movimientos pueden ser DEUDOR O ACREEDOR y el saldo de una cuenta también puede ser DEUDOR O ACREEDOR. El movimiento es deudor cuando las cantidades que se registran en el debe se suman para hallar el total de las cantidades registradas en el debe, y es acreedor cuando la suma de los asientos registrados están en el haber. A la diferencia entre las dos sumas se le llama saldo y es deudor cuando el movimiento deudor es mayor que el movimiento acreedor y el saldo es hacedor cuando la suma del haber es mayor que la suma del debe CAJA PROVEEDORES 12,000 3,000 7,000 45,000 25,000 17,000 12,000 8,000 13,000 16,000 7,000 ----------------------------------------- ------------------------------------------ 50,000 20,000 35,000 60,000 ----------------------------------------- ----------------------------------------- 30,000 25,000 Movimiento Deudor: en caja C$ 50,000, en proveedores C$ 35,000 Movimiento Acreedor: en caja 20,000, en proveedores 60,000 En caja el saldo es deudor C$ 30,000 mientras que en proveedores el saldo es acreedor C$ 25,000 VARIACIONES EN LAS CUENTAS Las cuentas varían de acuerdo al tipo de cuenta, esto es si son cuentas de activo, de pasivo, de capital o de resultado. Cuando se habla de variaciones se entiende cuando aumente o cuando disminuye una cuenta. Para una mejor comprensión de estas variaciones se presentan en los siguientes esquemas: ACTIVOS PASIVOS CAPITAL Aumentan Disminuyen Disminuyen Aumentan Disminuyen Aumentan

Ventas Gastos Compras Aumentan Aumentan Aumentan Saldo Acreedor Saldo Deudor Saldo Deudor Se cancela al Se cancela al Se cancela al Cierre del pe- cierre del cierre del pe- ríodo período ríodo Las cuentas de activo aumentan con débitos , mientras que las de pasivo y capital con créditos. No importa que tipo de activo sea ni que tipo de pasivo o capital. Las cuentas de activo disminuyen con créditos, mientras que las cuentas de pasivo y capital disminuyen con débitos. Las cuentas de resultado son muchas, sin embargo hay que razonarlas según su naturaleza, ejemplo: las cuentas Devoluciones sobre ventas y Rebajas sobre ventas son cuentas contrarias de Ventas, por lo tanto su movimiento debe ser lo contrario de ventas, esto es, que si el saldo de ventas es acreedor entonces los saldos de Devoluciones y Rebajas sobre ventas tendrán saldo deudor. De esta manera se razona con el resto de las cuentas. Visto lo anterior estaremos en condiciones de comenzar a registrar las operaciones contables que realiza una empresa. Importante para el siguiente tema es conocer el principio de la Partida Doble y las variaciones de las cuentas de activo, pasivo, de capital y de las cuentas de resultados. Para comenzar con las operaciones contables de un negocio lo haremos de lo más simple a lo más complejo. Comenzaremos con ejemplo sencillo y poco a poco iremos pasando a lo más complejos. EJERCICIOS DEL CAPITULO III Presentaremos como ejemplo del uso del libro Diario, del libro Mayor, Partida Doble, Movimientos y Saldos, un ejercicio con varias operaciones contables efectuados por la empresa “El Esfuerzo”.

1. La empresa El Esfuerzo comienza operaciones el 1 de Enero del año 2000 siendo su balance inicial el siguiente:

Caja---------------------C$ 15,000 Capital Social----------------C$ 50,000 Mercancías------------ 35,000

DIARIO Asiento/D Folio/M Redacción Debe Haber 1 Enero 1

Caja Mercancías Capital Social Registro del balance inicial de la empresa El Esfuerzo. Apertura de Operaciones

C$ 15,000 35,000

C$ 50,000

Hay que recordar que los saldos de los activos son Deudores, por esa razón se registran en el Debe mientras que los saldos de las cuentas de capital son Acreedores, razón por lo que se anota en Haber. El paso de estas anotaciones del libro diario a los esquemas de mayor es muy sencillo por cuanto se pasan idénticamente a como están en el diario. Quiere decir que los registros que en el diario están en el debe también se anotarán en el debe en los esquemas de mayor y los registros que están en el haber en el diario se pasarán al haber en los esquemas de mayor. Caja Mercancías Capital Social

(1) 15,000 (1) 35,000 50,000 (1) 2- El día 3 de Enero abre una cuenta corriente en el Banco del Café por valor de C$ 10,000 Asiento/D Folio/M Redacción Debe Haber 2 Enero 3

Banco Caja Registro de depósito en cuenta corriente #123-45-000 del Banco del Café Sucursal Linda Vista

C$ 10,000

C$ 10,000

Caja Banco 10,000 (2) (2) 10,000

3. El día 5 de enero se compra papelería, lápices, lapiceros, folders y cuadernos por valor de C$ 6 00 pagándose en efectivo Asiento/D Folio/M Redacción Debe Haber 3 Enero 5

Papelería y Útiles de Oficina Caja Registro de compra de papelería y útiles de oficina para uso de la empresa pagada en efectivo

C$ 600

C$ 600

Papelería y Utiles de Oficina Caja (3) 600 600 (3) 4. En pagos de abogado para la legalización e inscripción del negocio y del contador que montó la contabilidad se gastó C$ 5,000 que se pagaron con cheques. Pagos efectuados el 10/1/00 Asiento/D Folio/M Redacción Debe Haber 4 Enero 10

Gastos de Organización Banco Registro del pago de C$ 3,000 al abogado por trabajos de legalización e inscripción de la Empresa y pago de C$ 2,000 al contador que montó el sistema de contabilidad. Cancelados con ck #001 y 002 respectivamente

C$ 5,000

C$ 5,000

Gastos de Organización Banco (4) 5,000 5,000 (4) Los ejercicios de la siguiente página tendrán un grado mayor de dificultad por cuanto se harán tres o más registros en el diario y por lo consiguiente también en el mayor.

5. Se vende mercancía por valor de C$ 20,000 de las cuales C$ 15,000 fueron de contado y el resto al crédito. La venta fue realizada el día 15 de Enero. Asiento/D Folio/M Redacción Debe Haber 5 Enero 15

Caja Clientes Ventas Registro de ventas de mercancías al crédito y al contado. La venta al crédito fue al Sr. Fulvio González

C$ 15,000 5,000

C$ 20,000

Caja Clientes Ventas (5) 15,000 (5) 5,000 20,000 (5) 6. El día 20 de Enero la empresa efectúa una compra de mercancías por valor de C$ 45,000 las cuales se paga de la siguiente manera: 20% en efectivo, 40% al crédito y por el resto firma un pagaré a la orden con vencimiento de seis meses. Asiento/D Folio/M Redacción Debe Haber 6 Enero 20

Compras Caja Proveedores Documentos x Pagar Registro de compra de mercancías a la Distribuidora San Sebastián

C$ 45,000

C$ 9,000 18,000 18,000

Observación: Se usa la cuenta “Compras” cuando se esta utilizando el método analítico en el estado de resultados. Si el método que se esta utilizando es el Global o el Perpetuo, entonces se utilizaría la cuenta “Mercancías” en vez de Compras. Compras Caja Proveedores Doc. x Pagar (6) 45,000 9,000 (6) 18,000 (6) 18,000 (6)

7. El día 25 de Enero la empresa realiza las siguientes operaciones: Hizo un pago

anticipado de C$ 2,000 en concepto de intereses por el Pagaré firmado el día 20 de Enero y se cancelaron salarios del personal de ventas por valor de C$ 2,700, los pagos fueron con cheques. Además ese día la empresa vendió al crédito un escritorio usado en C$1,800 y cuyo valor en libros era de C$ 1,600. Asiento/D Folio/M Redacción Debe Haber 7 Enero 25

Intereses Pagados x Anticipado Banco Registro de pago anticipado de intereses con cheque #003 el cual se amortizara en seis meses

C$ 2,000

C$ 2,000

8 Gastos de ventas Banco Registro de pago de salarios del personal con ck 004

C$ 2,700 C$ 2,700

9 Deudores Diversos Mobiliario y Equipo de Oficina Otros productos Registro de venta de un escritorio usado al crédito al Sr.Estanislao Cienfuegos cuyo valor en libros era de C$ 1,600

C$ 1,800 C$ 1,600 200

Intereses Pag. X Anticip. Banco Gastos de Ventas (7) 2,000 2,000 (7) (8) 2,700 2,700 (8) Deudores Diversos Mobiliario y Equipo Otros productos (9) 1,800 1,600 (9) 200 (9)

A continuación haremos un ejercicio completo de la forma en que el profesor pedirá que el estudiante lo haga y en el que incluiremos el Balance General, el Estado de Resultados, los registros contables en el Libro Diario, los asientos en los libros mayores y la obtención de los saldos tanto de las cuentas de balance como de las cuentas de resultados 1- La empresa “El Buen Pastor” se dedica a la venta de libros escolares y presenta al 1 de Febrero del año 2000 los siguientes saldos en sus cuentas: Caja-------------------------C$ 20,000 Proveedors-------------------C$ 15,000 Banco----------------------- 60,000 Acreedores Diversos........ 5,000 Mercancías----------------- 80,000 Capital Social---------------- 300,000 Edificio--------------------- 115,000 Vehículo-------------------- 45,000 Durante el mes de Febrero realiza las siguientes operaciones: 2- Día 2.- Venta de mercancías por valor de C$ 50,000 mitad al crédito y mitad de de contado 3- Día 5.- Compra de C$ 90,000 en mercancías que pagó así: con ck. C$ 20,000, con un

pagaré la cantidad de C$ 30,000 a 8 meses de plazo con el compromiso que reconocerá el 2% de intereses al vencimiento, y por el resto entrega vehículo con valor de C$ 45,000

4- La compra del 5, ocasionaron gastos por valor de C$ 1,000 que se pago en efectivo el día 6. 5- Día 8.- Los clientes devuelven C$ 2,000 en mercancías que se lo aplicamos a sus cuentas 6- Día 12.- Los proveedores nos conceden rebajas por valor de C$ 3,000 por las que no entregan cheque 7- Día 20.- Se cancela con ck lo que debíamos a los proveedores el día 1 de Febrero 8- Día 25.- Se conceden descuentos a los clientes por valor de C$ 1,500 en efectivo 9- Día 27.- Se compra al crédito un estante de metal para los libros por valor de C$3,500 10- Día 28.- Se cancela salario a oficinista por C$ 12,000 con cheques 11- Día 29.- Se cancela salario a vendedores por C$ 20,000 con cheques 12- Día 29.- Se depositan C$ 15,000 en el banco 13- El gasto de la papelería en el mes fue de C$ 800 14- Día 29.- Se efectúa una venta de mercancías por C$ 100,000 que pagan así: al

contado C$ 30,000, nos firmaron una letra de cambio por C$ 25,000, nos entregan vehículo por valor de C$ 40,000 y el resto lo quedan debiendo

Al finalizar el mes de Febrero el inventario de mercancías es de C$ 50,000

a) Registre las operaciones en el Libro Diario b) Traslade las cuentas del Diario al Mayor (utilice cuentas T) c) Halle los saldos de las cuentas de balance y de resultados d) Elabore el Estado de Resultados del mes de Febrero (Método Analítico) e) Elabore el Balance General al 29/2/00

Es necesario que cada cuenta que se vaya registrando en el diario, el estudiante vaya entendiendo el por que del asiento, al igual que deberá observar con mucha atención el paso del diario al mayor. El estudiante debe recordar que los estados financieros se elaboran a partir de los saldos de las cuentas y que estos se hallan restando el movimiento deudor con el movimiento acreedor en cada cuenta. Asiento/D Folio/M Redacción Debe Haber

1

1 de Febrero Caja Banco Mercancías Edificio Vehículos Proveedores Acreedores Diversos Capital Social Registro de saldos iniciales del mes de Febrero

C$ 20,000 60,000 80,000 115,000 45,000

C$ 15,000 5,000 300,000

2

2 de Febrero Clientes Caja Ventas Registro de ventas del día 2 de Febrero

C$ 25,000 25,000

C$ 50,000

3

5 de Febrero Compras Gastos y Productos Financieros Otros gastos y productos Banco Documento x Pagar Intereses x Pagar Vehículos Registro de la compra de mercancías del día 5 de Febrero

C$ 90,000 600 5,000

C$ 20,000 30,000 600 45,000

4

6 de Febrero Gastos de compras Caja Registro de los gastos que ocasionaron las compras

C$ 1,000

C$ 1,000

5

8 de Febrero Devoluciones s/ventas Clientes Registro de las devoluciones s/v

C$ 2,000

C$ 2,000

efectuadas por los clientes 6 12 de Febrero

Caja Rebajas s/compras Registro de las rebajas efectuadas por los Proveedores los cuales nos pagaron con cheque

C$ 3,000

C$ 3,000

7 20 de Febrero Proveedores Banco Registro por cancelación de deuda con los Proveedores pagas con cheque

C$ 15,000

C$ 15,000

8 25 de Febrero Descuento s/ventas Caja Registro de descuento que se hizo a los clientes

C$ 1,500

C$ 1,500

9 27 de Febrero Mobiliario y Equipo de Oficina Acreedores Diversos Registro de compra al crédito en Muebles Morales de un estante para libros

C$ 3,500

C$ 3,500

10 28 de Febrero Gastos de Administración Banco Registro del pago de salario del personal administrativo

C$ 12,000

C$ 12,000

11 29 de Febrero Gastos de Ventas Banco Registro del pago de salarios del personal de ventas

C$ 20,000

C$ 20,000

12 29 de Febrero Banco Caja Registro de depósito en el banco

C$ 15,000

C$ 15,000

13 29 de Febrero Papelería y Útiles de Oficina Gastos de Administración Caja Papelería y Útiles de Oficina Registro del gasto de papelería del mes

C$ 800 800

C$ 800 800

14 29 de Febrero Caja Documentos x Cobrar

C$ 30,000 25,000

Vehículo Clientes Ventas Registro de ventas de mercancías efectuadas el día 29 de Febrero

40,000 5,000

C$ 100,000

Hasta aquí se ha contestado la primera pregunta. Una vez efectuados los registros en el Libro Diario se trasladaran al Libro Mayor exactamente a como están registrados en el Diario. Observen que los valores que se anotan en los esquemas de mayor tienen anotados los números que corresponden a los asientos del Diario, esto se hace con el fin de identificar en el mayor el asiento registrado en el diario. Caja Banco Mercancías (1) 20,000 1,000 (4) (1) 60,000 20,000 (3) (1) 80,000 (2) 25,000 1,500 (8) (12) 15,000 15,000 (7) (6) 3,000 15,000 (12) 12,000 (10) (14) 30,000 800 (13) 20,000 (11) -------------------------------- --- --------------------------------- 78,000 18,300 75,000 67,000 -------------------------------- ------------------------------------- 59,700 8,000 Vehículos Proveedores Acreedores Div. (1) 45,000 45,000 (3) (7) 15,000 15,000 (1) 5,000 (1) (14) 40,000 3,500 (9) 8,500 85,000 45,000 40,000 Papelería y Utiles Doc. X Cobrar Clientes (13) 800 800 (13) (14) 25,000 (2) 25,000 2,000 (5) (14) 5,000 25,000 30,000 2,000 28,000

Documentos x Pagar Intereses x Pagar 30,000 (13) 600 (3) 30,000 600 Mob. Y eq. De Oficina Edificio Capital Social (9) 3,500 (1) 115,000 300,000 (1) 3,500 115,000 300,000 Ventas Compras Gastos y Prod. Financieros 50,000 (2) (3) 90,000 (3) 600 100,000 (14) 90,000 600 150,000 Otros Gastos y Prod. Gastos de Compras Devoluc. S/Ventas (3) 5000 (4) 1,000 (5) 2,000 5,000 1,000 2,000 Rebajas s/Compras Descuentos s/Ventas Gastos de Administración 3,000 (6) (8) 1,500 (10) 12,000 (13) 800 3,000 1,500 12,800

Gastos de Ventas (11) 20,000 20,000 Observen dos cosas:

a) La cuenta de Mercancías permanece invariable durante todo el ejercicio contable debido a que cuando se esta utilizando el método analítico o pormenorizado la cuenta que se afecta es Compras. El saldo de la cuenta de mercancías en el balance del 1/2/00 será utilizado en el cálculo del costo de venta ya que representa el inventario inicial de mercancías. El inventario final lo debe dar el problema siendo una de las desventajas de usar este método.

b) En el asiento # 13 del Diario aunque el problema no refleja compra de papelería, es de suponer que si hubo compra de papelería, porque de otro modo no se hubiera podido gastar; por esta razón es que aparecen registradas las cuentas Papelería y Caja. Inmediatamente después se registra el gasto de esa papelería como un gasto de administración.

Con los saldos de las cuentas de resultados obtenidos reflejados procederemos a elaborar el Estado de Resultados:

EL BUEN PASTOR ESTADO DE RESULTADOS, FEBRERO 2000

Ventas C$ 150,000 Menos: Devoluciones s/Ventas 2,000 Ventas Netas C$ 148,000 Inventario Inicial C$ 80,000 Compras C$ 90,000 Más: Gastos de compras 1,000 Compras Totales C$ 91,000 Menos: Rebajas s/compras 3,000 Compras Netas 88,000 Inventario Disponible C$ 168,000 Menos: Inventario Final 50,000 Costo de venta 118,000 Utilidad Bruta C$ 30,000 Gastos de Operación Gastos de ventas C$ 20,000

Gastos de Administración 12,800 C$ 32,800 Gastos Financieros C$ 600 Descuentos s/ventas 1,500 2,100 34,900 Utilidad de Operación (C$ 4,900)Otros Gastos 5,000 Utilidad del Ejercicio (C$ 9,900) ----------------------------------------- -------------------------------------- Firma Firma Con los saldos de las de las cuentas de balance reflejados procederemos a elaborar el Balance General al 29/2/00 EL BUEN PASTOR BALANCE GENERAL AL 29/2/99 ACTIVOS Caja C$ 59,700 Banco 8,000 Mercancías 50,000 Clientes 28,000 Documentos x Cobrar 25,000 C$ 170,700 Mobiliario y Equipo de Oficina C$ 3,500 Vehículos 40,000 Edificios 115,000 158,500 TOTAL DE ACTIVOS C$ 329,200 PASIVOS Acreedores Diversos C$ 8,500 Documentos x Pagar 30,000 Intereses x Pagar 600 TOTAL PASIVOS C$ 39,100 39,100 CAPITAL CONTABLE Capital Social C$ 300,000 Utilidades del Ejercicio ( 9,900) TOTAL CAPITAL CONTABLE C$ 290,100

LA RESTA DEL TOTAL DE LOS ACTIVOS CON EL TOTAL DE LOS PASIVOS DA C$ 290,100 Y LA SUMA DEL CAPITAL SOCIAL CON LA UTILIDAD DEL EJERCICIO (perdida) RESULTA LOS MISMOS C$ 290,100, lo que comprueba que los estados elaborados están correctos. Los valores de los pasivos podrían haberse colocado en la tercer columna para que el resultado de la suma se coloque en la cuarta columna, en este caso como se pusieron en la segunda columna tuvo que trasladarse la suma de la tercera a la cuarta columna para poder relacionarla con el total de los activos.

EJERCICIO DE CONTABILIDAD I 1) La empresa La Comercial, presenta al 1/6/09 los siguientes saldos:

Caja-------------------------C$ 30,000 Proveedores----------------C$ 20,000 Bancos--------------------- 90,000 Doc. x Pagar---------------- 10,000 Mercancías---------------- 210,000 Impuestos x Pagar---------- 5,000 Clientes-------------------- 70,000 Prestamos Bancarios------- 50,000 Mobiliario y Equipo------ 30,000 Utilidades no Distribuidas-- 100,000 Papelería y Utiles de Ofc. 5,000 Capital Social----------------- 250,000 TOTAL----------------------- C$ 435,000 C$ 435.000 Durante el mes de Junio se realizaron las siguientes operaciones: 1- Compra de mercancías por valor de C$ 50,000, 60% de contado y el resto al crédito 2- Se vendió C$ 150,000 en mercadería. Nos pagaron la mitad en efectivo y por el resto nos firman un documento a 10 meses de plazo 3- Se paga de contado un contrato de publicidad con el Canal 4 de T.V por valor de C$ 10,000 el cual tendrá una duración de 2 meses 4- Se compra un edificio por C$ 200,000. Se paga C$ 50,000 con un cheque, C$ 20,000 en

efectivo, C$ 50,000 con un documento que se pagará en 2 años. El resto se queda debiendo

5- Cancelamos a la Srta. Alexa Fletes un documento por C$ 5,000 y pagamos además los intereses correspondientes de C$ 500. El pago fue en efectivo 6- Los clientes devuelven mercancías por C$ 2,000 que pagamos con Cheque 7- Los gastos ocasionados por las compras fueron de C$ 800 que pagamos en efectivo 8- El salario de los vendedores en Junio fue de C$ 2,500 quese pago en efectivo 9- El gasto de agua, luz y teléfono fue de C$ 5,000 que pagamos con cheque. 60% corresponde a gastos de venta y el resto a gastos de administración 10- El 30 de Junio que se hizo inventario de la papelería, se encontró una existencia de C$ 3,000 11- La gerencia orienta amortizar el gasto en publicidad en 4 meses 12- Los proveedores nos rebajan C$ 1,000 que nos cancelan con un cheque

13- Pagamos C$ 1,500 en efectivo por intereses correspondientes al mes de Junio por el préstamo 14- Un cliente nos notifica que depositó C$ 20,000 en nuestra cuenta corriente cancelando su deuda * Al efectuar un inventario físico de la mercadería el 30/6/09, se halló una existencia por C$ 180,000 REALICE LO SIGUIENTE:

a) Movimientos o registros contables en el Libro Diario b) Encuentre los saldos del Mayor al 30/6/09 c) Elabore el Balance General al 30/6/09 d) Pase las cuentas al Libro Mayor e) Elabore el estado de Resultados de Junio

Ejercicio 2.

El objetivo del presente ejercicio es para evaluar el grado de asimilación y conocimientos adquiridos por el estudiante en el registro de operaciones contables. Por tal razón se presentan a continuación una serie de operaciones que se realizaron durante el mes de Abril de presente año en la empresa “Artículos para el Hogar” y las cuales deberán ser registradas por el estudiante en el Libro Diario, se pasarán al Libro Mayor (Cuentas T) y hallarán las utilidades del ejercicio y elaborar el balance general al 30/4/99. Los saldos que presenta la empresa al 01/04/10 son los siguientes: Caja---------------------------------C$ 25,000 Impuestos x Pagar-------------C$ 3,000 Bancos------------------------------ 65,000 Proveedores--------------------- 65,000 Mercancías------------------------- 140,000 Préstamo Bancario------------- 57,000 Clientes----------------------------- 20,000 Capital Social-------------------- 360,000 Edificios---------------------------- 200,000 Utilidades Acumuladas-------- 25,000 Mobiliario y Equipo-------------- 40,000 Papelería y Ut. De Oficina------- 6,000 Gastos de Instalación------------- 14,000 Totales---------------------------- C$ 510,000 C$ 510,000 Operaciones realizadas: 1- Se compra mercancías por C$ 45,000 de los cuales la mitad es pagada con un CK y el resto se queda debiendo 2- Se vendió 90,000 en mercancías las cuales nos pagaron de la siguiente manera: 30% con

un CK, 50% con un documento que será cancelado dentro de 2 años y por el 20% restante nos dan un terreno que vale C$ 23,000

3- Se depositan C$ 20,000 en el banco 4- Se abona la mitad de la deuda a los proveedores (De lo que se debía al comenzar el mes) 5- Los clientes pagan C$ 15,000 de la siguiente manera: la mitad en efectivo y por la otra mitad nos firman una letra de cambio a 6 meses de plazo 6- Los gastos por salarios del personal de ventas fueron de C$ 10,000 que se pagaron en Efectivo 7- El pago de salarios de los oficinistas fue de C$ 8,000 que se pagaron con CK 8- Se pago C$ 1,000 en comisiones a los agentes vendedores en efectivo 9- La papelería se gastó en un 40% durante el mes 10- Los gastos de Instalación se amortizaron en un 15% El inventario final de mercancía (al 30/4/10) fue de C$ 140,000 EJERCICIOS SOBRE ESTADO DE RESULTADOS 1- Empresa La Económica. Período: Febrero 2008 Descuentos sobre ventas C$ 1,200, Compras C$ 85,000, ventas C$ 155,000, salario Personal de ventas C$ 12,000, rebajas sobre ventas C$ 1,000, pérdida en venta de Acciones C$ 800, devoluciones sobre compras C$ 700, gastos por las compras C$ 900, Inventario Inicial de mercancías C$ 35,000, gastos en papelería C$ 600, Inventario final De mercancías C$ 15,000, salario gerente gral. C$ 10,000, pago del alquiler del almacen C$ 1,500. 2- Empresa El Sastre. Período: Marzo 09 Pago de publicidad del período C$ 600, ventas C$ 30,000, inventario inicial C$ 5,000, Compras 25,000, inventario final C$ 7,000, utilidad en venta de activos fijo C$ 300 3- Costo de venta C$ 60,000, productos financieros C$ 2,000, ventas C$ 80,000, otros gastos C$ 10,000 4- Utilidad bruta C$ 15,000, gastos financieros C$ 2,000, otros productos C$ 7,000 5- Utilidad de operación C$ 1,500, otros gastos C$ 4,000, otros productos C$ 2,000 EJERCICIO SOBRE ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

1) El 1/7/09 cuatro amigos deciden abrir un negocio de venta de repuestos para carros. El aporte inicial es el siguiente:

Socio A: En efectivo C$ 25,000, mercancías C$ 15,000 y un vehículo por C$ 60,000 Socio B: Mobiliario C$ 10,000, un terreno C$ 80,000, efectivo C$ 10,000

Socio C: Mercancías C$ 40,000, efectivo C$ 20,000, acciones de empresa X C$ 40,000 Socio D: Efectivo C$ 50,000, papelería y útiles C$ 10,000, mercancías C$ 40,000 El 15 de Julio pagan al abogado y al contador en total C$ 15,000 por legalización y montaje de la contabilidad. El 20/7/ pagan C$ 10,000 al maestro de obras por los trabajos de remodelación El 25/7/ compran al crédito 1 máquina de escribir y una calculadora en C$ 3,500 ambas El 27/7/ pagan adelantado el alquiler del local correspondiente a 1 año por C$ 12,000 El 30/7/ abren una cuenta corriente en el BANIC con C$ 40,000 Elabore el Estado de Situación Financiera al 1/7/09 y al al 31/7/09

2) La empresa ALEX, S.A. inicia el mes de Julio 99 con los siguientes saldos: Caja---------------------------C$ 15,000 Proveedores-----------------C$ 10,000 Mercancías------------------ 45,000 Prestamos Bancarios------- 50,000 Clientes----------------------- 20,000 Capital Social---------------- 150,000 Valores Negociables-------- 10,000 Utilidades Acumuladas----- 45,000 Activos Fijos---------------- 150,000 Propaganda------------------- 10,000 Papelería y Útiles------------ 5,000 TOTAL ACTIVO--------- C$ 255,000 TOTAL P + C-------------- C$ 255,000 Durante el mes de Julio/99 se realizaron los siguientes movimientos: 1- Compras de mercancías por C$ 55,000 al crédito 2- Venta de mercancía por C$ 80,000 mitad al crédito y mitad de contado 3- Los clientes regresan C$ 2,000 en mercancías que se los aplicamos a su cuenta 4- Se obtuvo rebajas por parte de los proveedores por C$ 1,500 en efectivo 5- Los gastos de las compras fueron de C$ 800 en efectivo 6- Se abono a los proveedores la cantidad de C$ 30,000 en efectivo 7- Regresamos a los proveedores C$ 3,000 en mercadería dañada que nos aplican a nuestra deuda 8- Se hizo rebaja a los clientes por C$ 2,500 en efectivo 9- La propaganda se amortizo en C$ 2,500 10- El inventario de la papelería al 31/7/99 fue de C$ 3,000 11- Salarios pagados a vendedores en el mes fue de C$ 7,000 y el de personal de oficinas fue de C$ 4,000 que se pagaron en efectivo 12- El inventario de mercadería al 31/7/99 fue de C$ 50,000 Con la información antes suministrada, elabore:

a) Asientos del Diario del mes de Julio b) Traslado del diario al mayor c) Estado de Pérdidas y Ganancias

d) Balance General al 31/7/99 e) Balance Comparativo (inicial y final al mes de Julio)

3) La empresa ALEX, S.A. comienza sus operaciones el 1/7/10 con un capital de C$ 12000 compuesto de la siguiente manera: efectivo C$ 10,000 y mercancías C$ 20,000.

Durante el mes de Julio se realizan las siguientes operaciones:

a) Compra de C$ 60,000 en mercancías en efectivo b) Venta de C$ 75,000 en mercancías. 50% al crédito y 50% de contado c) Se devuelve a los proveedores C$ 2,000 en mercadería por estar dañadas. Lo

aplican a la cuenta de la empresa d) Las compras ocasionaron gastos por C$ 1,200 en efectivo e) A los clientes se les hizo rebajas por C$ 3,000 que pagamos en efectivo f) Los proveedores nos hacen rebajas por C$ 5,000 en efectivo g) Los gastos del período (Ventas y Administ.) fueron de C$ 6,000 en efectivo h) El inventario final de mercancías o sea al 31/7/10 fue de C$ 50,000

En base a los datos mencionados:

a) Halle la utilidad del ejercicio correspondiente al mes de Julio/10 b) Elabore el Balance General al 31/7/10 de la empresa

4) Si una empresa cualquiera compra un activo fijo: ¿Cómo determina si lo va a depreciar, a amortizar o a agotar? Explique

5) Se adquiere en alquiler por C$ 20,000 una bodega que se utilizara para guardar

mercadería. El contrato es por 5 años y para poderse usar se efectúan gastos por C$ 30,000 que se pagan con un cheque. ¿Cómo registra la contabilidad las operaciones?

6) La empresa X S.A presenta al 30/11/98 el siguiente balance.

Caja y Bancos-------------------------C$ 18,950 Proveedores----------------C$ 5,000 Inventario------------------------------ 10,050 Salarios por pagar--------- 3,000 Ctas. x Cobrar------------------------ 3,500 Hipoteca x pagar------------ C$10,000 Estimación Cts. Incobrables-------- (500) Total Pasivos-------------- C$ 18,000 Mob. Y equipo----------------------- 10,000 Capital Social-------------- 25,000 Depreciación acum.. Mob.----------- (1,500) Utilidades Acumuladas---- 5,000 Publicidad------------------------------- 2,500 Total Activos-------------------------- C$ 48,000 Total Pasivos + Capital----- C$ 48,000 Durante el mes de Diciembre de 1998 se realizaron los siguientes movimientos:

1) Se pago 3,000 a los proveedores 2) Se compra 20,000 en mercancías. 25% de contado y el resto al crédito 3) Se venden 30,000 en mercancías. 50% de contado y el resto al crédito 4) Se cancela la hipoteca pendiente de pago 5) Se cancelan los salarios pendientes de pago 6) Se compran 10,000 acciones de la empresa Y. 7) Los salarios del mes de Diciembre ascienden a 3,000 de los cuales se pagan

2,000 8) Se paga 1,000 en dividendo a los accionistas 9) La depreciación del activo fijo del mes fue de 500 10) Los clientes abonan 5,000 córdobas a su cuenta 11) Se vende al crédito en 2,000 mobiliario con valor de 3,000 12) La publicidad se amortizó en 1,000 13) El 50% de la estimación de cuentas incobrables se consideran irrecuperables 14) El inventario de mercancías al 31 de diciembre es de 13,000

a) Elaborar Balance General al 31 de Diciembre de 1998 b) Elaborar el balance comparativo c) Elaborar Estado de Resultados

CAPITULO IV BALANZA DE COMPROBACIÓN Es un documento donde se detallan los movimientos, tanto deudores como de acreedores, de las cuentas ocurridos en un período dado, y además presenta los saldos de esas cuentas al final del período. EJEMPLO

El Buen Fierro Balanza de comprobación abril 2000

Cuentas Movimiento Saldo Deudor Acreedor Deudor Acreedor Caja C$ 10,000 C$ 6,000 C$ 4,000 Clientes 60,000 40,000 20,000 Papelería y Útiles 5,000 3,000 2,000 Proveedores 7,000 13,000 C$ 6,000 Préstamos Banc. 60,000 80,000 20,000

Totales C$ 142,000 C$ 142,000 C$ 26,000 C$ 26,000 Observaciones: 1. Para la elaboración de la Balanza de Comprobación se utilizan los movimientos y saldo de los libros mayores (en nuestro caso, las cuentas T)

2. La suma de los movimientos debe coincidir con la suma total del libro diario 3. Los saldos en la balanza de comprobación se utilizan para elaborar el estado de

resultados del período y el balance general al finalizar el período. Si se está usando el método analítico, el saldo de la cuenta de mercancía representa el inventario inicial, que se utiliza en la elaboración del estado de resultados; pero no en el balance general final.

4. Por orden, en la balanza de comprobación se deben ubicar las cuentas de acuerdo al orden que tienen en el balance general y en el estado de resultados, colocando primero las cuentas de balance y seguidamente las cuentas de resultados.

El orden en la elaboración de los documentos contables es el siguiente: Primero se elabora el libro diario, luego se trasladan los asientos del diario a los libros mayores y auxiliares y posteriormente se elaboran: a) la balanza de comprobación, b) el estado de resultados y c) el balance general. En cursos posteriores verán que además se elaboran el estado de flujo del efectivo y el estado del capital. Todos estos estados financieros con sus anexos correspondientes

CAPITULO V HOJA DE TRABAJO

La importancia de la hoja de trabajo estriba en su contenido, ya que refleja:

a) En las primeras 4 columnas, la balanza de comprobación b) En las siguientes dos columnas, los ajustes efectuados a las cuentas c) En las columnas 7 y 8 la balanza de saldos ajustados d) En las columnas 9 y 10 se anotan los asientos de pérdidas y ganancias e) En las columnas 11 y 12 se destinan para anotar los saldos que quedan en las

cuentas después de haber hecho los asientos de pérdidas y ganancias o traspasos; o sea que estas columnas representan los saldos de la balanza previa al balance.

Por tanto, se convierte en un instrumento muy importante para la gerencia y para los auditores internos o externos porque tiene en detalle todas las variaciones ocurridas en las cuentas, producto de los ajustes efectuados. Una hoja de trabajo puede tener el siguiente contenido:

El Buen Fierro Hoja de Trabajo

PRACTICADA AL 30 DE ABRIL DEL 2000 CUENTAS BALANZA DE

COMPROBACIÓN MOVIMIENTOS SALDOS DEBE HABER D H

ASIENTOS DE AJUSTE CARGOS ABONOS

BALANZA DE SALDOS AJUSTADOS DEUDOR ACREED.

ASIENTOS DE PERDIDAS Y GANANCIAS DEBE HABER

BALANZA PREVIA AL BALANCE DEUDOR ACREED.

Caja 250 150 100 40 140 140

Clientes 100 70 30 25 10 45 45 Proveedores 35 75 40 5 12 47 47

La hoja de trabajo será más compleja o menos compleja dependiendo del poder económico de la empresa o de sus actividades. Así por ejemplo, la hoja de trabajo que se elabore en una micro empresa será menos compleja que la hoja de trabajo de una gran ferretería y esta a su vez, puede ser menos compleja que la hoja de trabajo que se elabora en una gran corporación industrial o en una multinacional. Debido a que para la elaboración de una hoja de trabajo se necesita haber estudiado el proceso de ajustes en una empresa, y este tema es objeto de estudios posteriores, en esta parte solo presentamos el aspecto teórico de la hoja de trabajo y su contenido.

Fin

Bibliografía