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CURSO-TALLER

GESTION DE APROVISIONAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS

Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.com1CONTENIDO DEL CURSOABASTECIMIENTO DE A&BIntroduccin.Sistema de adquisiciones. Organizacin y funciones.Fuentes de Aprovisionamiento. Bsqueda y ubicacin.Negociacin con las fuentes de aprovisionamiento. Habilidades del negociador de compras.5. Integracin de proveedores. Homologacin.6. Gestin estratgica de las adquisiciones de bienes y servicios Operatividad de las compras7. Control de Inventarios y almacenes.Logstica y la Cadena de AbastecimientoAo a ao la administracin de la cadena de abastecimiento a tomado mayor Importancia en el mundo globalizado. Da a da la competencia se hace mas ardua y solo las empresas que logran importantes diferencias contra sus competidores aspiran a aumentar su participacin en el mercado o simplemente a sobrevivir en el. La buena administracin de la cadena de abastecimiento y el uso de la tecnologa de la informacin ayudan a lograr este propsito, sin embargo esto no es fcil ya que esta cadena abarca diversas actividades.Uno de las principales actividades en la administracin de la Cadena de Abastecimiento es el rea de Logstica.www.corporacionsesar.com33Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comLA LOGSTICA DENTRO DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESAwww.corporacionsesar.com4Gerente GeneralAdministracinFinanzasProduccinLogsticaComercializacinControl inventariosComprasAlmacenesTransporteDistribucin final4Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comLOGSTICAProceso de planificar, implementar y controlar el flujo y el almacenaje de materias primas, productos semielaborados o terminados y de manejar la informacin desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propsito de satisfacer los requerimientos de los clientes (Council of logistics management).www.corporacionsesar.com55Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comLOGISTICA EMPRESARIALAbastecimiento eficiente de recursos materiales o servicios que requiere una empresa o institucin para cumplir sus funciones.

OBJETIVO:Abastecer de materiales y servicios :- Calidad requerida.- Momento oportuno.- Cantidad necesaria.- Menor costo.

www.corporacionsesar.com6LOGSTICA COMO INTEGRACION DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESAPRODUCCINActividades Especificas-Actividades de planta

-Manejo de materiales

-Mantenimiento de equipos e instalacionesMARKETINGInterseccin de ActividadesInterseccin de Actividades-Programacin del producto

-Localizacin de plantas

-Aprovisionamiento-Nivel servicios

-Servicios clientes

-Embalaje

-Localizacin de detallistas

-Flujo de informacin-Promocin

-Investigacin de mercados

-Productos mixtos

-PreciosLOGISTICA

Actividades Especificas

-Transportes

-Control de Inventarios

-Almacenes

-Manufacturawww.corporacionsesar.com7Grandes Retos EmpresarialesInnovacinCalidadReduccin de ciclos de tiempoNuevos productos, nuevos serviciosCompetitividad en costo y diferenciacin Como ser el competidor con el mejor precio?Qu necesito hacer para reducir realmente los costos?Cmo hacer crecer el negocio sin perder el control?Como puedo mejorar el servicio?www.corporacionsesar.com8Importancia actual de la LogsticaLOS MERCADOS SE EXPANDENMARGENES O BENEFICIOS SE REDUCENSE INCREMENTA EL NIVEL DE SERVICIORECONSTRUIR SISTEMAS LOGISTICOSLA COMPETENCIA SE ENDURECEwww.corporacionsesar.com9Estructura del Sistema LogsticoPrevisin demandaPlanificacin de RequerimientosComprasTransporte (Aprovisionamiento)Inventario de Produccin

AlmacenesManejo de Materiales y Productos Semi-terminadosEmbalaje

Inventario de DistribucinPlaneamiento de la DistribucinProcesamiento de PedidosTransporte (Distribucin)Servicio a ClientesGestin de MaterialesDistribucin FsicaLOGISTICAwww.corporacionsesar.com10Perfil del Logstico IdealGeneralmente se empieza tomando en cuenta su honradez.El ejecutivo o el empleado de esta rea es un vendedor, debe ser muy emptico.El sexo y la edad del personal que trabaje como tcnico logstico no es determinante.Desde el principio un buen logstico tiene que pisar el almacn. Metdico y organizado.Criterio y sentido comn.

www.corporacionsesar.com11La tica en ComprasEl comprador no solo debe ser honesto sin parecerlo.Mantener lealtad a su empresa en todo momento.Mantener un intachable nivel de integridad en todas sus relaciones comerciales, tanto dentro como fuera de su empresa.Aceptar y cumplir la letra y el espritu de las leyes nacionales e internacionales.

www.corporacionsesar.com12Optimizar el uso de los recursos, de los que son responsables, con el fin de proporcionar el beneficio mximo para sus empresas.Promover los ms altos niveles de calidad profesional y mantener la altura y el nivel de la profesin de compras.Promover relaciones de beneficio mutuo con los proveedores, a travs de la cortesa e imparcialidad en todas las fases del ciclo de compras.

La tica en Compraswww.corporacionsesar.com13Abstenerse de cualquier negocio propio que pueda estar o parecer estar en contradiccin con la empresa.Manejar la informacin confidencial de la empresa y de los proveedores con a debida cautela y respeto.No aceptar regalos personales que no sean considerados regalos de cortesa en los negocios, como bolgrafos, calendarios, etc.

La tica en Compraswww.corporacionsesar.com14As mismo no aceptar entretenimientos a cargo del proveedor que puedan disminuir o aparentar disminuir su capacidad negociadora y su imparcialidad.Mostrar en todo momento Imparcialidad y Objetividad en la toma de decisiones de compra.

La tica en Compraswww.corporacionsesar.com15Introduccin. Conceptos Generales. EjemplosGestin en Compraswww.corporacionsesar.com16Qu es Comprar?Es el proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias primas, componentes o artculos terminados), previa negociacin sobre el precio y condiciones de pago, as como el seguimiento de dicho proceso para garantizar el cumplimiento de las condiciones pactadas.

www.corporacionsesar.com17Funcin de ComprasAbastecimiento o Aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento.Su concepto es sinnimo de provisin o suministro. Las actividades bsicas dentro de este proceso son las siguientes:- Calculo de necesidades y adquisicin www.corporacionsesar.com18FINALIDADComprar materiales:-de la CALIDAD adecuada-de la CANTIDAD necesaria-en la FECHA oportuna-al PRECIO correcto-de la FUENTE adecuada y -con la ENTREGA en el lugar apropiadowww.corporacionsesar.com19NO BUSCAR PRECIOS MAS BAJOS SI NO COSTOS GLOBALES MAS BAJOSwww.corporacionsesar.com20COSTOS 60%Materias Primas y Materiales 15% Gastos de Fabricacin 10%Gastos de Ventas y Financieros 10%Recursos Humanos 5%Otros Gastos Administrativoswww.corporacionsesar.com21Importancia de la gestin de compras

Las compras usan el 60% de los ingresos obtenidos a travs de la gestin de ventas.Por cada 100 soles de ingresos 60 son usados para realizar compras que aseguren continuidad en el establecimientowww.corporacionsesar.com22La cantidad de productos a gestionar desde Compras, es tan variada que suele convertir al gestor de compras en un simple tramitador de pedidos.Las compras deben administrarse estratgicamente: segmentando o diferenciando los productos/proveedores para administrarlos diferenciadamente.Importancia de la Gestin de Compraswww.corporacionsesar.com233. EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS, INUTILIZACIONES2. INVERSIONMINIMA, PROVECHOECONOMICO.1. MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO6. MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA5.MANTENER NIVELES DE CALIDAD4. OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y SERVICIOOBJETIVOS FUNDAMENTALESObjetivos de compraswww.corporacionsesar.com2424Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comOptimizar la funcin de comprasMinimizar: Costo total de aprovisionamiento Nmero de proveedoresGarantizando: Nivel de servicio Calidad del productowww.corporacionsesar.com25Origen de la Necesidad de Comprar

Materiales de Stock - Estadstico o en base a comportamiento histrico.Proyectos - Determinsticos o basado en la programacin del proyecto (Gantt). Contratos - Determinsticos - A partir de programa de renovaciones de contratos.Capacitacin - Determinsticos.Requerimiento de compraswww.corporacionsesar.com26NECESIDADCATALOGOALMACENCOMPRA DIRECTAREQUISICIONNO

REQUERIMIENTOSICAJA CHICAOK?COMPRASEs necesario?EspecificacionesCantidadFecha entregaInspeccin

NO

NO

SISIwww.corporacionsesar.com2727Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comNECESIDADES DE COMPRAEXPLOSION DE NECESIDADES (AUTOMATICO)

SERVICIOS GENERALES. TELEFONICA. LUZ. ETC;

NUEVAS INVERSIONES. NUEVAS INSTALACIONES

NUEVOS UTILES. HERRAMIENTAS

ACTIVOS

SUBCONTRATACION

www.corporacionsesar.com28FECHA DE ENTREGACANTIDADARTICULO SOLICITADOSOLICITANTEFECHADPTO. SOLICITANTEREQUERIMIENTO DE COMPRA

FIRMA DEL SOLICITANTEOBSERVACIONESwww.corporacionsesar.com29DOCUMENTACION TECNICA Caracteristicas del producto a comprarPlanosEspecificaciones de calidadProveedor recomendadoINFORMACION ANEXAwww.corporacionsesar.com3030Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comProcedimiento de ComprasEl funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.Un procedimiento es la sucesin de pasos consecutivos para realizar una actividad.www.corporacionsesar.com31Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.com31Ingreso del Requerimiento al Departamento de Compras * La Requisicin al ingresar al Departamento de Compras, llega al jefe de compras, el que luego la deriva al comprador a cargo. * La Requisicin llega al jefe de compras, para su conocimiento, enterarse de los pedidos importantes y autorice su tramitacin. Luego pasa a la seccin: Seguimiento de Compras, inicindose el control de las Adquisiciones o Requisiciones.www.corporacionsesar.com3232Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.com Organizacin de las ComprasEl esquema de Organizacin del rea de Compras en las empresas es relativo, pues depende de las necesidades y magnitud de cada una de ellas, por lo que plantearemos sugerencias de su organizacin.

La Jefatura de Compras normalmente depende de la gerencia de Logstica y esta a su vez de la Gerencia de Operaciones y otras veces de la Gerencia General directamente.www.corporacionsesar.com33G. OPERACIONESPRODUCCIONC.CALIDADLOGISTICAMANTENIMIENTOIMPORTACIONTRANSPORTEPLANEAMIENTO Y CONTROL(c. materiales-programacin)ALMACENESCOMPRASwww.corporacionsesar.com34Criterios de organizacin de ComprasExisten diferentes criterios para organizar un Departamento de Compras, mencionamos los mas importantes: 1.1 Por especializacin en el producto:- Insumos o materias primas- Qumicos- Repuestos- Ferretera- Plsticos, etc.,www.corporacionsesar.com35 1.2 Por su importancia econmica -Materiales A, B, C1.3 Por su procedencia: - Nacional - importacin1.4 Por el usuario - Produccin - Ventas - Almacn - Mantenimiento, etc,.

www.corporacionsesar.com36 1.5 Por proceso administrativo- Cotizaciones- Tramite Administrativo- Decisiones Tcnicas, etc,.Estos criterios y otros, se pueden combinar segn los requerimientos de la empresa.Todas las organizaciones son activas, pues se modifican segn los requerimientos de optimizacin y no olvidar, que la organizacin debe estar acorde a las necesidades de EFICIENCIA.www.corporacionsesar.com37El criterio de establecer el Perfil Tcnico y/o Profesional necesario para cada puesto de trabajo en el rea de Compras, considerando que esta unidad es el reflejo de la empresa ante los proveedores, por lo que, el personal a cargo debe estar tcnicamente preparado, con criterio para tomar decisiones, asumir responsabilidad y tener honestidad.www.corporacionsesar.com38Mtodos de Compra rdenes anticipadasContratos nacionalesCompras sin existenciaContratacin por sistemaProcedimiento de rdenes pequeasSistema de caja menorSistema de rdenes de pago contra entregardenes electrnicasSistema de rdenes de pago electrnicowww.corporacionsesar.com39Mtodos de compra y abastecimientosrdenes anticipadas Aplicacin: rdenes de una sola partida, de precio fijo.Definicin: es un convenio o contrato para proporcionar una cantidad definida de artculos especificados durante un perodo de tiempo y a un precio convenido. Si el precio no ha sido acordado, debe especificarse el mtodo para determinarlo (bolsa, inflacin, etc.).Las entregas se hacen bajo un sistema especfico de autorizacin de entrega.Una variante de la orden anticipada no considera las cantidades aunque s el precio.Uso: Artculos con precio unitario bajo y consumo elevado, generalmente para familias de artculos cuya fuente es un solo proveedorConsideracin: Predefinir el mecanismo a travs del cual el vendedor le entrega al comprador y las especificaciones del control de calidad a utilizarwww.corporacionsesar.com40Mtodos de compra y abastecimientosrdenes anticipadasVENTAJAS PARA EL COMPRADOR Simplificacin del papeleo Seguridad de un suministro regular Inversin en inventarios reducida Liberacin de tiempo para otras actividades Uso ms efectivo de los recursosDESVENTAJAS PARA LOS PROVEEDORES Por lo general las rdenes de compra grandes no se cumplen Cuando al final del contrato no se cumplen las previsiones, el proveedor queda con altos niveles de inventariowww.corporacionsesar.com41Mtodos de compra y abastecimientosContratos nacionalesAplicacin: compaas instituciones con ubicaciones mltiplesDefinicin: consiste en aplicar el poder total de compra de la institucin compaa, consolidando los requerimientos en el proceso de negociacin.Propsito: ganar una ventaja en la negociacin por volumen, aunque no constituye un intento por centralizar la funcin de compras a primer nivelwww.corporacionsesar.com42Mtodos de compra y abastecimientosCompras sin existencia (en consignacin)Aplicacin: productos de alto volumen y de consumo constante Definicin: el comprador no asume responsabilidad financiera sobre el inventario que est comprando. nicamente asume esta responsabilidad cuando utilice la mercanca. Dicha mercanca puede estar localizada en las instalaciones del comprador en las del vendedorPropsito: ganar tiempo de respuesta. Para lograrlo, deben trabajar muy cerca, aunque los precios podran ser un poco ms elevados ya que el proveedor asume la mayora de los costos asociados a los inventariosVENTAJAS PARA AMBOS El comprador gana al liberar capital ligado al inventario El papeleo se reduce de forma considerable Se reduce la obsolescencia del inventario as como el tiempo de entrega Para el vendedor mantiene la venta segurawww.corporacionsesar.com43Mtodos de compra y abastecimientosContratacin por sistemaAplicacin: productos de alto volumen y de consumo constante Definicin: Es una tcnica proyectada para permitir que se ordenen y se tengan en existencias materiales de uso frecuente con un mnimo de gastos administrativos. El contrato por sistema es a mayor plazo que los otros mtodos de compraPropsito: disminuir gastos de administracin y establecer condiciones de adquisicin ms estables. Se deben especificar las cantidades a abastecer (EOQ) as como los plazos de entrega. El pago se hace peridico de acuerdo con los consumos.www.corporacionsesar.com44Mtodos de compra y abastecimientosProcedimiento de rdenes pequeasAplicacin: compras no recurrentes y sumas bajas Definicin: Es un mtodo de compra que busca disminuir los costos asociados a la realizacin de compras de productos no recurrentes y cuyos valores son tan bajos que no es posible aplicar los otros mtodosPropsito: reducir la cantidad de papeleo y acelerar el tiempo de compra Sistema de caja menor Sistema de rdenes de pago contra entrega (COD) rdenes electrnicas Sistema de rdenes de pago electrnicowww.corporacionsesar.com45Mtodos de compra y abastecimientosProcedimiento de rdenes pequeas Sistema de caja menorPagos al contado de gastos menores. Es efectivo para compras locales y de pequeo tamao.La factura constituye un recibo y un vale de caja menor. Sistema de pago contra entrega (COD)Reduce el papeleo y aprovecha descuentos por pago de contado rdenes electrnicas (EDI) InternetLos sistemas EDI e Internet reducen el papeleo y los tiempos de operacin rdenes de pago electrnicoReducen al mximo el papeleo y el gasto asociado a los pagos en chequewww.corporacionsesar.com46 Seguimiento de las Compras Definicin: * El Seguimiento de Compras, es el control que debe tenerse para que los plazos determinados para cada proceso de adquisicin, se cumplan.www.corporacionsesar.com47Pasos para completar una adquisicin de una RequisicinReconocimiento de la necesidad con una descripcin y definicin exacta de las cantidades y caractersticas del producto servicio que se requiereRecepcin del pedido o requisicin (Aprobada).Seleccin de proveedores (Estudio Mercado).Solicitud de cotizaciones.Recepcin de ofertas.Anlisis de las ofertas y decisin tcnica-econmicaLa Negociacin y decisin de compraColocacin emisin de la O/C.Seguimiento de la Compra (Plazo de entrega de la mercadera).Recepcin e inspeccin de la mercadera.Proceso documentario para pago al proveedor.Mantenimiento de los Registros.www.corporacionsesar.com48Para realizar convenientemente todos estos pasos, el comprador necesita de un TIEMPO, por lo que se deben establecer los tiempos necesarios para cumplir cada uno de los pasos sealados satisfactoriamente.La suma total de tiempos empleados en la adquisicin se denomina: Tiempo tpico de compras y es la base para el clculo del tiempo de reposicin llamado: LEAD TIMEwww.corporacionsesar.com49La Unidad Orgnica de seguimiento, debe tener la informacin actualizada de la situacin de todas las requisiciones INGRESADAS a Compras.Realizar todos estos pasos, origina un costo llamado: COSTO DE ADQUISICINPor lo que, si el monto estimado de la Requisicin es pequeo, no vale la pena realizar todos estos pasos, pues se encarecera la adquisicin.www.corporacionsesar.com50Se sugiere, debido a las existencias de estos Costos de Adquisicin en la empresa, si el monto estimado de la es 1/3 del costo de adquisicin, comprar sin necesidad de formular la requisicin y cumplir con el procedimiento.Ejemplo: Se tiene un Costo de adquisicin en compras de $ 150 y un costo estimado de compras de un material en la empresa de $ 50. confeccionaremos la Requisicin y realizaremos el procedimiento de Adquisicin?www.corporacionsesar.com51A cada uno de estos procesos se les asigna un plazo denominado: Tiempo tpico de Compras.La unidad de Seguimiento, controla que para cada proceso se cumpla con el tiempo tpico de compras, caso contrario origina una: ACTIVACIN O AVISO en el atraso al tiempo establecido, al comprador encargado.Los tiempos tpicos son establecidos en forma conjunta con el comprador, sin apremio y en forma normal, pero una vez establecidos se comprometen a cumplirlos.www.corporacionsesar.com52En la unidad de seguimiento de Compras, cada comprador debe abrir un FILE a cada Requisicin y ARCHIVAR en el file todos y cada uno de los documentos relacionados con la Adquisicin, los que se mencionan a continuacin:1. Requisicin2. Solicitudes de cotizacin3. Cotizaciones4. Cuadro comparativo de cotizacines5. Orden de compra (O/C)6. Nota de ingreso al almacn

www.corporacionsesar.com53 7. Cartas con el proveedor 8. Otros documentos y comunicaciones 9. Informe pago de factura al proveedorTodos estos documentos se recomienda estar FOLIADOS, es decir numerados para sustentar las decisiones tomadas en el proceso de las compras, sobre todo en las auditoras.La responsabilidad del comprador, no termina con la recepcin del material, sino con el pago de la factura correspondiente al proveedor. Luego del pago, archiva el File como ATENDIDO.www.corporacionsesar.com54CUADROS COMPARATIVOSCUADRO COMPARATIVO TECNICO

CUADRO COMPARATIVO TECNICO1: Galvn y Asoc.ITCODIGODESCRIPCIONU/M2: Eq.GatronmicosXXXXXXMESA DE TRABAJO GASTRON.PZA.3. Csar GarciaESPECIFICACIONESPROVEEDORESSOLICITADO123MEDIDAS:L2.20XH0.90XA0.88SISISIMATERIAL:ACERO INOXIDABLESISISICOLOR:GRISSISISIACABADO:SANITARIOSINO ESPECIF.SIOTROS:C/RUEDASSISISIFECHA ENTREGA:30/07/2011SISI15/07/2011LUGAR ENTREGA:INSTALADO EN ISILSISISICANTIDAD:24 UNIDADESSISISIGARANTIA:12 MESESSISISISERVICIO TECNICO:SISISISIwww.corporacionsesar.com5555Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comCUADRO COMPARATIVO ECONOMICO

Cuadro Comparativo econmico es un cuadro para poder comparar objetivamente las cotizaciones que cumplen todo los requisitos tcnicos.Evaluamos el costo de compra: es el valor del material, puesto en nuestro almacn a valor actual.

CUADRO COMPARATIVO ECONOMICO1: Galvn y Asoc.ITCODIGODESCRIPCIONU/M2: Eq. GastronmicosXXXXXXMESA DE TRABAJO GASTRON.PZA.3. Csar Garcia

ESPECIFICACIONESPROVEEDORESOFERTADAS123RECOGER MATERIAL 500PUESTO EN ALMACEN520550FORMA DE PAGOC/ENTREGAFACT.30 DIASFACT.60 DIASINTERESESNO ESPECIF.1.5 MENSUALwww.corporacionsesar.com5656Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comLas Tendencias Positivas en el proceso de Compras y Toma de Decisiones incluyen:nmero reducido de proveedoresrelaciones duraderas con los proveedoresproveedores localizados cerca del cliente, para mejorar la rapidez en el suministroInfraestructura integrada de informacin: EDI, catlogos electrnicosTendencias en la gestin de Compraswww.corporacionsesar.com5757Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comTendencias Positivas (2)Proveedores considerados como parte esencial del negocio.Proveedores involucrados en programas de desarrollo de nuevos productos.

www.corporacionsesar.com5858Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comOrden de CompraFechaArticuloCantidad totalPrecioForma de pagoLugar de entrega de la mercaderaLugar de entrega de FacturasLotes de entregaTipo de embalajeDocumentacin necesariawww.corporacionsesar.com59Area SolicitantePide insumos mediante Vale de salidaAlmacn Stock suficienteDpto. ComprasSolicita insumos mediante Orden de compraDespacha insumoASolicita insumo mediante RQ. De compraProveedoresDespacha insumosBBAlmacnMaterial requeridoDespacho insumoArea.solicitanteInsumo requeridoUtiliza insumosOrigen del insumoInforma deficiencias al almacnFinInforma deficiencias al Dpto. ComprasABJefatura de LogsticaProcedimiento de adquisicin de insumosDIAGRAMA DE FLUJOSINONOSINOSIAlmacnRealizado

AutorizadoFecha de Elaboracinwww.corporacionsesar.com60Ventas: Men eventos enva el Ppto. Aceptado a produccinrea de produccin elabora RQ. de insumos y solicita al almacnVerificacin de stock en almacenesRequerimiento al Dpto. de comprasGeneracin de Orden de CompraEnviar Orden de compra al proveedorCoordinacin Almacn. Copia de O/C al AlmacnNO

DIAGRAMA DE FLUJOPROCESO DE COMPRASSIwww.corporacionsesar.com61Indicadores de GestinUna unidad de medida que sirve de soporte para establecer una meta y cuantificar el nivel alcanzado sobre un objetivo.

www.corporacionsesar.com62INDICADORES% de costo de materias primas sobre produccin.Precios promedios de compras.Plazo promedio de entregas.Nmero de devoluciones por proveedor.Rotacin de materias primas.Roturas de stocks.www.corporacionsesar.com63Plazo promedio de respuesta a solicitudes de compra. Plazo promedio de realizacin de pedidos.Nivel de satisfaccin de los clientes internos con el Dpto.Nmero de transacciones por persona del Dpto.Productividad-Persona: Compras/PersonaINDICADORESwww.corporacionsesar.com64La NegociacinPrincipales CaractersticasEs un ARTE, y como tal requiere de inspiracinNo hay frmulas secretasNo hay nada escrito que contenga toda la verdad, ni la llave para llegar al xitoDebe orientarse para lograr a un acuerdoLa nica manera de ser mejor negociador es con la prctica.www.corporacionsesar.com65La NegociacinQu se negocia en las Compras ?Valores, PreciosEntregasCaractersticas y EspecificacionesCondiciones y Formas de Pago.www.corporacionsesar.com66La NegociacinPuntos ImportantesAntes de Negociar informarse bien de su empresa y de los proveedoresIniciarla poniendo las cartas sobre la mesaPara negociar hay que tener presente:Poder de la empresaRiesgos existentesLmites aceptables o de negociacinResponsabilidad de decisinMetas por alcanzar.www.corporacionsesar.com67La NegociacinExigencias (1)ExperienciaCriterio para:Juzgar a la genteConocer el carcter de las personasSacar provecho de sus conocimientosConocer la situacin y cmo cambiarlaSaber cundo hablar y cundo callarPercatarse de la honestidad o la deshonestidadConfiar o desconfiar de quien negocia con uno.www.corporacionsesar.com68La NegociacinExigencias (2)Capacidad para: Actuar, Analizar, Aceptar, Persuadir, Interpretar, Presionar, CederSentido comn y Juicio claroPersonalidadReflejos mentales rpidos.www.corporacionsesar.com69La NegociacinRecomendaciones (1)Ir por el camino de menor resistenciaNo pierda de vista sus objetivos, pero disponga siempre de alternativasTener flexibilidad, pero mostrar firmeza en su posicinSi hay que ceder, hacerlo gradualmente y con criterioNo ataque donde ya lo han derrotado. Busque un curso de accin totalmente nuevoNo enfocar extremos desde un principio, generalmente es mejor ser moderado.www.corporacionsesar.com70La NegociacinRecomendaciones (2)Mientras ms se empuje, mayor ser la resistenciaUtilice la persuasin, no la jactanciaEvite los ultimatumsNo acose, pregunte con cortesaMantenga la calma, pero no deje de simular un desagrado o un desacuerdoHaga preguntas eficacesPrepare preguntas con anticipacinPero sobretodo ..... No Mienta !!!www.corporacionsesar.com71ADMINISTRACION DE PROVEEDORESABASTECIMIENTO DE A&BAnlisis del mercado de Proveedores.Evaluacin y seleccin de Proveedores.Perfil bsico del nuevo Proveedor.Catalogo y Registro de Proveedores.Una buena gestin de Compras se traduce en una buena y estrecha relacin con los proveedoresGarantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimientoDada la necesidad, permite entregas rpidasMantiene la Calidad de los productos y serviciosEn pocas de escasez asegura el suministro.www.corporacionsesar.com73ANALISIS DEL MERCADO DE PROVEEDORESDimensiones y capacidad del mercado.Estructura competitiva.Capacidad de crdito.Estructuras de costos y precios.

www.corporacionsesar.com74A dnde queremos llegar ?Compartir con Proveedores SociosDesarrollar Proveedores Unicos, ExclusivosMantener a Proveedores SelectivosEscoger entre Proveedores Alternativos Estoy bien as !!!www.corporacionsesar.com75Qu tenemos que hacer ?Clasificar en qu materiales o servicios podramos obtener mejores beneficios y priorizarlosQu proveedores podran adecuarse a mis objetivos; y si no los tengo, dnde debo buscarlosCunto Tiempo y Cunto va a costar.

www.corporacionsesar.com76Por qu es tan difcil y compleja esta relacin Cliente - Proveedor ?Paradigmas del Cliente.-Creemos que sabemos una ms que el libroSomos los mejores negociadores de precioNo puedo confiar ni en mi propia sombraEl sabe que si no acepta mis condiciones, llamo a otro. Por lo tanto, l est ms urgido en vender, que yo en comprar.... para eso le pagoYo soy el Clientewww.corporacionsesar.com77Por qu es tan difcil y compleja esta relacin Cliente - Proveedor ?Paradigmas del Proveedor.-Me interesa porque se gana dineroCuanto ms reglamentos tenga, MejorLo que est bien para l, est bien para mPor ltimo, hoy le vendo lo ms que pueda, maana ...... quin sabe......Soy el mejor pescador, una vez que muerda el anzuelo, es slo cuestin de tiempo ....www.corporacionsesar.com78Qu debemos cambiar ?Puntos Claves.-De una Actitud Antagnica a una Visin conjunta del futuroSer fuertes en lo medular de la empresa y dejar que otros lo sean en lo suyoAceptar que existen Asesores con buenas ideas; y seguramente mejores que las nuestrasDe un inters puntual y temporal a un inters global y a muy largo plazoSentarse del mismo lado de la mesa..... ambos .....www.corporacionsesar.com79En qu se traduce ....El Cliente debe estar preparado y organizado para poder escoger a sus proveedoresUna vez escogidos hay que tomarlos en cuenta para la elaboracin de los productos que se necesitanEl Proveedor busca permanentemente una superacin en la calidad de sus productosSupone que el Proveedor est obteniendo mrgenes justosLa importancia de las relaciones entre ambos para un trabajo conjunto y una mejora tcnica a largo plazo.www.corporacionsesar.com80EVALUACION Y SELECCIN DEL PROVEEDOR1) CON QUE PROVEEDORES TRABAJAMOS.?2) CON QUE TIPOS DE PROVEEDORES QUEREMOS TRABAJAR..?3) QUE REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LOS PROVEEDORES?

CLIENTE135726488 PROVEEDORESwww.corporacionsesar.com81La bsqueda del ProveedorInvestigar fuentes de abastecimiento en funcin de productosAnalizar las fuentes para:Calificar las ventajas de cada unaEstablecer una seleccin mediante una negociacin y una prueba para colocar un pedido inicialDefinir el perodo de experimentacinLlegar a una conclusinCalificar para el futuro.www.corporacionsesar.com82SELECCIN DE PROVEEDORESOBJETIVOSActitud de satisfaccin al clienteObtener un flujo continuo de AbastecimientoObtener un valor agregado a travs del producto o servicio que suministraDisposicin para cumplir objetivos y planes concretos de mejoraCapacidad de aportar nuevas ideas para la investigacin y desarrollo de nuevos productos o procesoswww.corporacionsesar.com83SELECCIN DE PROVEEDORESESTRATEGIABasado en su especializacinDesarrollar estndares de calidadEstablecimiento de niveles de inventarioDesarrollar un sistema de comunicacin Proveedor Cliente (Nextel Celular Email RPC RPM )www.corporacionsesar.com84SELECCIN DE PROVEEDORES DESARROLLO DEL VINCULO PROVEEDOR CLIENTE

Confianza mutuaBeneficio mutuoVinculo a largo plazowww.corporacionsesar.com85SELECCIN DE PROVEEDORESDIVERSIFICACIONEs una prctica generalizadaDesarrollo de CompetitividadSeguridad en el abastecimiento al contar con Proveedores de ContingenciaNo existe dependencia con un solo proveedorOfrece flexibilidad al Comprador.

www.corporacionsesar.com86SELECCIN DE PROVEEDORESPROVEEDOR UNICOLos volmenes de compra despiertan el inters en invertirEficiencia en la Calidad del producto o ServicioCompras especiales de Equipos o Bienes de Capital (Distribuidor exclusivo propietario de la marca o proceso)www.corporacionsesar.com87SELECCIN DE PROVEEDORESPROVEEDOR UNICOAlianza estratgicaMejores condiciones comerciales a travs de descuentos, oportunidades de entrega, transporte etc;Garanta en el Producto o ServicioServicio Post-ventawww.corporacionsesar.com88PERFIL BASICO DEL NUEVO PROVEEDOR 1. Organizacin: oficina principal - afiliados 2. Productos y mercados 3. Clientes 4. Informacin financiera 5. Personal: ejecutivos - empleados -contactos 6. Visitas realizadas a nuestra empresa 7. Planes a futuro 8. Historial interno 9. Competidores (proveedores alternativos)10. Otros materiales y tiles11. Otras informacioneswww.corporacionsesar.com89Factores de Anlisis y Evaluacin del Proveedor(1)Tipo de Proveedor

Alternativo

Seleccionado

ExclusivoHistorial y Tiempo de actuacin

www.corporacionsesar.com90Factores de Anlisis y Evaluacin del Proveedor(2)Capacidad de abastecer y negociar tcnicamente

Situacin y estabilidad financiera y de crdito

www.corporacionsesar.com91Factores de Anlisis y Evaluacin del Proveedor(3)Resultados tcnicos y en el suministro de sus productos

Calidad

Precio

Garanta

Oportunidadwww.corporacionsesar.com92Factores de Anlisis y Evaluacin del Proveedor(4)Experiencia - Organizacin - Procedimientos - Actitudes y Servicios.

Experiencia

Organizacin

Procedimientos

ActitudesServicios

www.corporacionsesar.com93Factores de Anlisis y Evaluacin del Proveedor(5)Sistemas de Informacin y Comunicaciones

www.corporacionsesar.com94Factores de Anlisis y Evaluacin del Proveedor(6)Situacin y Relaciones con su personal

www.corporacionsesar.com95Factores de Anlisis y Evaluacin del Proveedor(7)Apoyo tcnico

www.corporacionsesar.com96Factores de Anlisis y Evaluacin del Proveedor(8)Rapidez de respuesta ante las necesidades del cliente.

www.corporacionsesar.com97CATALOGO DE PRODUCTOSRelacin ordenada de Materiales.

Partes:CODIGODESCRIPCINUNIDAD DE MEDIDAUBICACIN

www.corporacionsesar.com98CODIGOIdentificacin sencilla de algoCLASES: *Alfabtico *Numrico *AlfanumricoPASOS: *Levantamiento de informacin *Eleccin de patron codificador EL MAS INDICADO ES EL DE 6 DIGITOSXX-XX-XX FAMILIA GRUPO ARTICULO

www.corporacionsesar.com99DESCRIPCIONEs nombre del artculoUn artculo puede tener varios nombres *DEL CATALOGO*TECNICO*COMERCIALPropiedades:*STANDARD PARA UNA FAMILIA*ABREVIADAwww.corporacionsesar.com100UNIDAD DE MEDIDAEs la unidad con que decidimos manejar un artculo en nuestro negocio.

CRITERIOS:*Servir al cliente*Facilidad de despacho*Facilidad para el control de stock*Facilidad para el control de consumo*Aspectos legaleswww.corporacionsesar.com101Clases de unidades de MedidaExisten diferentes clases de unidad de medida:

*UNIDAD DE MEDIDA DE COMPRA*UNIDAD DE MEDIDA DE VENTA (PRESENTACION)*UNIDAD DE MEDIDA DE MANEJO INTERNA*UNIDAD DE MEDIDA DE FLETE*UNIDAD DE MEDIDA DE PRESUPUESTOwww.corporacionsesar.com102CATALOGO DE PROVEEDORESRelacin ordenada de proveedores, ya sea por familia de materiales o por artculo.Ejemplo: Mantequilla con sal*De acuerdo al volumen de compra, escoger entre otros proveedores , a:FABRICANTESDISTRIBUIDORESEXTRANJEROSMINORISTASwww.corporacionsesar.com103FABRICANTESNACIONAL*Gloria*Laive*La Preferida Etc;Para cada uno de ellos, tendr un archivo, en el que anote:*RAZON SOCIAL, FAX, MAIL, TELEFONOS, DIRECCION, CONTACTOS, FORMA DE PAGO, OTROS MATERIALESwww.corporacionsesar.com104REGISTRO DE PROVEEDORESYo debo estar seguro de trabajar con proveedores legalmente establecidos, que me brinden garantas por el cumplimiento y calidad del producto que me proveen.Por lo menos necesito conocer:*LICENCIA MUNICIPAL*RUC*CONSTITUCION DE LA EMPRESApor cada proveedor.Pero debemos tener un registro, en que figuren estos datos y otros, para evaluar al Proveedor.www.corporacionsesar.com105LOS COSTOS Y LA GESTION DE COMPRASABASTECIMIENTO DE A&BLos Costos Logsticos.Los Costos y su efecto multiplicador en la Gestin de Logstica.Servicio Logstico al Cliente.Costos UnitariosEs el precio que se paga por un bien o servicio ms los gastos que implican su puesta en el almacn, como fletes, aduanas, transporte, descarga, etc.

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=Los Costos Logsticoswww.corporacionsesar.com107COSTO DE ADQUISICIN Es la suma de gastos inherentes al abastecimiento en un lapso determinado de tiempo generalmente un ao dividido entre el nmero de Ordenes de Compra emitidas en el mismo periodo de tiempo.ELEMENTOSDocumentacin Cotizac.- O/CompraAdministracin Remuneracin del Area Compras Capacitacin Cursos RevistasGastos por Servicios Luz Agua Limpieza Gsts. de Comunicacin Telefono - Fax Celular - Nextel Internetwww.corporacionsesar.com108COSTO DE ADQUISICION tiles de OficinaEquipos Equipos de ComputoMuebles y Enseres Rechazos Productos devueltos por Control de Calidad Reproceso de la Compra Atencin de los Rechazos

www.corporacionsesar.com109COSTO DE POSESIN Es el costo que involucra el Mantenimiento del Almacn , Equipos , Administracin de las Existencias almacenadas ,inmovilizacin del Capital invertido en el InventarioEl costo de Posesin siempre ser expresado en Forma porcentual

ELEMENTOS : COSTO DE SUPERVISIN Asesoramiento Interno y / o ExternoSueldos y Salarios del Personal www.corporacionsesar.com110COSTO DE POSESIN COSTOS ADMINISTRATIVOS Formatos y utiles de oficinaComunicaciones ; Telfono celular / nextel radio Servicios (Luz - Agua - Limpieza) Seguros (Pliza contra todo Riesgo)Capacitacin Obsolescencia - Deterioros - PrdidasCosto financiero (Inmovilizacin del Capital )Alquiler - Impuestos (Local propio ) www.corporacionsesar.com111COSTO DE POSESION COSTOS OPERATIVOS Muebles de oficina Equipos de computo Equipos de manipulacin y seguridad

FORMULA EL CALCULO DEL COSTO DEPOSESION Cp = Costos A + B + C x 100 Inventario Promedio Anual A =Costo de Supervisin B = Costos Administrativos C = Costos Operativos www.corporacionsesar.com112Costos de PosesinSon los costos en el manejo, manipuleo y almacenamiento de los materiales:Intereses sobre la inversin en materialesCuidado de los materialesMonto de la prima de segurosVolumen de almacenajeControl de InventariosRiesgo por obsolescencia, deterioro o mermaImpuestos a los Activos.

www.corporacionsesar.com113Costo de rotura de stockSon los costos en los que se tendra que incurrir para evitar que el rea operativa se vea imposibilidado de continuar su procesoEn el caso de materiales industriales, sobrecostos de compra y capacidad instalada ociosaEn empresas comerciales, las ventas perdidas.www.corporacionsesar.com114Efecto Multiplicador de una buena Gestin de ComprasLa Reduccin del Costo produce ahorros directos para la empresaAhorros en Costos de Renovacin y PosesinSe traduce en una buena y estrecha relacin con los proveedoresAprovechamiento del Tiempo como factor generador de UtilidadesDesarrolla la confianza de todos las reas internas que tienen vinculacin con ComprasProyecta una imagen exterior slida de su empresa.www.corporacionsesar.com115La Reduccin del Costo produce ahorros directos para la empresaMayor Utilidad directaReduce el esfuerzo necesario en Ventas para obtener los mismos mrgenes de utilidad (Ver Cuadro siguiente)La mayor liquidez debe reducir los Gastos Financieros por el no uso del dinero prestadoPermite el desarrollo de actividades adicionales sin mermar el presupuesto.www.corporacionsesar.com116Alternativas de mejoras de UtilidadVentas ..............

Costos de Compras ..........Otros Costos Variables .........

Contribucin ...

Costos Fijos .....

Utilidad ............ 100 50 25

25

20 5Reduccin 10% Costo de CompraReferencia 100 45 25 30 20

10Incremento en 20% Ventas120 60 30 30

20

10www.corporacionsesar.com117Ahorros en Costos de RenovacinSon los ahorros en la propia Gestin de las Compras:Seguimiento.- Telfono, fax, e-mail, visitasDocumentacin.- Menor cantidad de Solicitudes de Cotizaciones y Ordenes de Compra; menor volumen de control sobre facturacin e inventarios.www.corporacionsesar.com118 Ahorros en Costos de PosesinSon los ahorros en el manejo, manipuleo y almacenamiento de los materiales:Menor cantidad de productos que cuidarMenor monto de la prima de segurosMenor necesidad de capacidad de almacenajeMejor Control de InventariosReduccin del riesgo por obsolescencia, deterioro o mermaReduccin del pago de impuestos a los Activos.www.corporacionsesar.com119Se traduce en una buena y estrecha relacin con los proveedoresGarantiza el flujo continuo de materiales o servicios en el abastecimientoDada la necesidad, permite entregas rpidasMantiene la Calidad de los productos y serviciosEn pocas de escasez asegura el suministro.www.corporacionsesar.com120Aprovechamiento del Tiempo como factor generador de UtilidadesRacionalizacin del Tiempo, como factor clave para la investigacin y el desarrollo de nuevos productos y serviciosManejo del Tiempo como nico recurso cuyo desaprovechamiento no se recuperaInversin en Capacitacin.www.corporacionsesar.com121Desarrolla la confianza de todos las reas internas que tienen vinculacin con ComprasCon Produccin.- Por el normal y continuo abastecimiento de los materialesCon Finanzas.- Por la permanente racionalizacin de los recursos monetarios de la empresaCon Contabilidad.- Por la buena administracin de la documentacin de las comprasCon las Areas Tcnicas (Ingeniera, Calidad).- Por la permanente y estrecha comunicacinCon Ventas.- Por la Calidad, por los Precios y la oportunidad en el abastecimiento de los ProductosCon la Alta Direccin.- Por los mrgenes utilidad que se generan debido a su gestin.www.corporacionsesar.com122Proyecta una imagen exterior slida de su empresaEs un cliente que asegura el cumplimiento de sus obligaciones, por lo que permite la accesibilidad a instituciones que son necesarias para sus operaciones como: Bancos, Agencias de Aduana, Cas. de Seguros, Empresas de Transporte, Depsitos Aduaneros, etc.www.corporacionsesar.com123Beneficios para el propio personal del Area de ComprasReconocimiento de su gestin por la Alta DireccinInversin en el personal: Capacitacin, mayor remuneracin, mejores condiciones de trabajo, mejores beneficios colateralesMayor poder de decisin y participacin en la gestin global de la empresaMejor carta de presentacin ante el mercado laboral.www.corporacionsesar.com124LOS COSTOS Y LA GESTION DE COMPRASLa determinacin de los Costos es el aspecto esencial y de mayorimportancia para efectuar un anlisis completo a fin de tomar las decisiones adecuadas para elbuen manejo de la EmpresaPero al mismo tiempo la identificacin de dichos costos es difcil en razn de que los elementos que lo constituyen no son medidos por los procedimientos contables de Costos Industriales o Financieros empleados usualmente

www.corporacionsesar.com125LOS COSTOS Y LA GESTION DE COMPRASLas decisiones que afectan el sistema logstico deben tomarse a la luz de los Costos Operativos no de los convencionales contables que indudablemente son de mucha importancia para la EmpresaLos Costos Operativos responden a propsitos singulares y son tiles a la Gerencia en la solucin de problemas relacionados la operatividad de la Empresa Conocerlos permitir identificar los elementos que lo componen evaluarlos y controlarlos con el propsito de alcanzar eficiencia mejorando los procedimientos

www.corporacionsesar.com126ACTIVIDADES GENERADORAS DE COSTOS ACTIVIDADESGestin de ComprasAlmacenes Recepcin de Materiales Control de Calidad

Planeacin de la Produccin IngenieraProduccinRecursos Humanos COSTO Costo de AdquisicinCosto de PosesinNmero de Guas Nmero de InspeccionesNmero de Ordenes de ProduccinModificaciones EficienciaNmero de Trabajadores www.corporacionsesar.com127ACTIVIDADES GENERADORAS DE COSTOSACTIVIDADES

Ventas TransporteServicio al ClienteContabilidadSistemas

COSTO

FacturacinNmero de DespachosNmero de Llamadas Nmero de RegistrosReprocesamiento de la Informacin

www.corporacionsesar.com128SERVICIO LOGSTICO AL CLIENTE Hoy en da los niveles de servicios brindados van a determinar en gran medida la respuesta que los clientes tengan

Es decir que un buen servicio es un factor muy importante el cual se debe tener en cuenta

Desde el punto de vista del consumidor , el servicio logstico al cliente puede ser analizado en tres etapas

www.corporacionsesar.com129SERVICIO LOGSTICO AL CLIENTEEL SERVICIO ANTES DE LA TRANSACCION La Empresa debe proporcionarle al Cliente la confianza suficiente y la seguridad para el posterior servicio a brindar

EL SERVICIO DURANTE LA TRANSACCIONEst directamente implicado con la entrega del producto , afectando aspectos que el Cliente va a percibir como los tiempos de entrega , precisin en el procesamiento del pedido , estado de las mercaderas recibidas o disponibilidad del stock www.corporacionsesar.com130SERVICIO LOGISTICO AL CLIENTEEL SERVICIO DESPUES DE LA TRANSACCIONAbarca todos aquellos aspectos del servicio necesarios para el soporte del Producto una vezentregado , como garantas para proteger al Clientecontra productos defectuosos , proporcionar losmedios de devolucin o el tratamiento adecuado delas quejas por parte del Cliente www.corporacionsesar.com131MODELOS DE REAPROVISIONAMIENTOABASTECIMIENTO DE A&BReaprovisionamiento continuo.Reaprovisionamiento PeriodicoSistema de Inventarios Min-Max.Justo a Tiempo. Modelos

Emprico Matemticos

Simulacin Optimizacin

Deterministicos Estocsticos

www.corporacionsesar.com133Modelos de Anlisis Determinstico: En el cual las variables son perfectamente conocidas y especificadas Modelos de Anlisis Estocstico: En donde por lo menos una de las variables es desconocida, y se asume seguir una distribucin de probabilidad particular.Modelos Econmicos: En los cuales se estudian modelos en donde la relacin costo-beneficio representa el objetivo fundamental del estudio.Modelos de Simulacin Estado actual de las investigaciones de las cadenas de suministros

www.corporacionsesar.com134Existen diversos modelos que permiten establecer polticas ptimas o econmicamente ventajosas para el manejo de los inventarios en las organizaciones. Modelos de Reaprovisionamientowww.corporacionsesar.com135El establecimiento de dichas polticas es bsicamente un proceso de toma de decisiones que intentan dar respuesta a tres preguntas claves: Cundo pedir? Cunto pedir? Cul es el costo total asociado al sistema?www.corporacionsesar.com136Nivel de servicioEs la probabilidad de que todos los pedidos sean surtidos con el material almacenado durante el tiempo de entrega del reabastecimiento de un ciclo de reorden.www.corporacionsesar.com137Nivel de servicioIntensidad con la cual la empresa desea satisfacer la demanda.Relacin entre el nmero de unidades ofrecidas y el nmero demandado; o,Relacin entre el nmero de clientes que han comprado el producto y los que lo han demandado.Con ello conocemos el % de la demanda satisfecha y el porcentaje de clientela satisfecha.

www.corporacionsesar.com138Reglas de Gestin de los Inventarios Niveles de InventarioLmites predeterminados de cantidades por almacenar. Cantidades varan entre un Nivel Mximo y un Nivel Mnimo.

Determinacin de los dos niveles depende del consumo anual, de la tasa de agotamiento, del costo unitario del producto o de las demoras en la entrega.www.corporacionsesar.com139Reglas de Gestin de los InventariosInventario ActivoVara constantemente al ritmo de las entradas y salidas del almacn.Puede corresponder al consumo actual.Es igual a la diferencia entre los niveles mximo y mnimo.

www.corporacionsesar.com140 Reglas de Gestin de los InventariosPunto de ReordenNivel de inventario a partir del cual se decide ordenar el producto.Permite asegurar la disponibilidad de los productos en perodos de reabastecimiento.Designa una cantidad que est en funcin de la tasa de demanda durante el perodo de reabastecimiento y de la demora de la entrega.

www.corporacionsesar.com141Reglas de Administracin de los InventariosInventario de SeguridadImpide toda interrupcin en el aprovisionamiento, causada por demoras en la entrega o por un aumento imprevisto de la demanda durante el perodo de reabastecimiento.

www.corporacionsesar.com142Modelo de Reaprovisionamiento ContinuoEn un sistema de RC, se revisan los stock despus de cada transaccin (o en forma continua). Cuando el Stock cae por debajo de un punto de reorden predeterminado, se coloca una orden por una cantidad fija. La cantidad a pedir es el lote optimo.www.corporacionsesar.com143El punto de pedido se calcula como la demanda durante el tiempo de entrega mas el inventario de seguridad, calculado considerando el nivel de servicio fijado y la aleatoriedad en la demanda y el Tiempo de Entrega.www.corporacionsesar.com144Modelo con Reaprovisionamiento PeridicoEn este sistema se revisa la posicin de existencias a intervalos fijos de tiempo, por lo que los pedidos se realizan cada cierto tiempo previamente establecido (Periodo de Reaprovisionamiento).www.corporacionsesar.com145La cantidad a pedir ser aquella que restablece un cierto nivel mximo de existencias (como nivel objetivo). Este nivel objetivo se fija para cubrir la demanda hasta la siguiente revisin peridica mas el tiempo de entrega. Se ordena una cantidad variable dependiendo de cuanto se necesita para llegar al nivel mximo.

www.corporacionsesar.com146El nivel mximo de existencias se calcula como la demanda durante el periodo de revisin mas la demanda durante el tiempo que demora la reposicin mas el inventario de seguridad.Considera el nivel de servicio fijado y la aleatoriedad de la demanda y del tiempo de entrega.www.corporacionsesar.com147El periodo de revisin suele ser fijado por razones de ndole prctico, teniendo en cuenta pautas temporales de gestin de la empresa.Son frecuentes periodos de revisin semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc;Tambin se puede determinar el periodo de revisin, aplicando la formula del modelo de periodo fijo de reorden (EOI).

www.corporacionsesar.com148Los costos del inventario cuando se utiliza el modelo de reaprovisionamiento peridico suelen ser superiores a los costos del modelo de reaprovisionamiento continuo.www.corporacionsesar.com149Sistema de Inventario Min-MaxEn la prctica encontramos sistemas hbridos, resultado de la mezcla de modelos continuos y peridicos.El sistema de inventario Min-Max, toma elementos de ambos modelos, un punto de reorden (mnimo) y un objetivo (mximo).www.corporacionsesar.com150La poltica Min-Max brinda mayor flexibilidad en la determinacin de los parmetros que deben ser calculados para gestionar el inventario y se ajusta mejor a las caractersticas y condiciones de muchas empresas.La decisin de usar un modelo u otro depende de las particularidades de cada empresa.www.corporacionsesar.com151Nuevas Herramientas Logsticas y de la Cadena de Abastecimiento

ustoiempowww.corporacionsesar.com152Cul es el enfoque de JAT?Una filosofa operativa cuyo objetivo principal est centrado en eliminar el desperdicio en toda la organizacin y en las relaciones con clientes y proveedores.

www.corporacionsesar.com153Puntos Bsicos del JAT(1)

2. Los precios de venta no son funcin de costos

4. Eliminar Transporte y Movimientos

5. Control Previsiones= Auto Control

6. Eliminar Fallas en Mquinas1. Los Stocks no son necesarios

3. Reduccin del tiempo en cambios

www.corporacionsesar.com154Puntos Bsicos del JAT(2)

7. Slo se entreganProductos Buenos

8. Motivar al PersonalIntegrar mandos medios

9. Trabajadores Multifuncin

11. Estudio de las Operaciones necesarias12. Definir Operaciones Tiempos y Movimientos

10. Maquinaria y Equiposespecializados

www.corporacionsesar.com155Puntos Bsicos del JAT(3)

13. Redisear Procesos de Trabajo

14. Fabricar segn la demanda real

15. Coordinacin estrecha con Proveedores

16. Simplificar la Administracin

17. Posibilidad de contratar sub-conjuntos

18. Fabricar Pieza por Pieza. Buscar el Flujo de las Operaciones.www.corporacionsesar.com156Occidente vs. OrienteOccidenteOriente2 Organizacin bien estructurada y dividida con elementos staff3 CALIDAD. Funcin de gestin y control por personal4. Sistemas globales manejados por especialistas5 Las Existencias fomentan la Productividad6 Problemas complejos se controlan con sistemas complejos7 OBJETIVO = EFICIENCIA1 Control fuerte sobre los trabajadores1 Dar al trabajador tanta responsabilidad como se pueda2 Menor estructuracin posible.Maximizar responsabilidades3 CALIDAD. Responsabilidad de todos4 Simplificar procesos buscando visibilidad del control y fcil retroalimentacin5 Las Existencias impiden mejorar la Productividad6 Simplificar o eliminar el problema en sus orgenes7 OBJETIVO = FLEXIBILIDADwww.corporacionsesar.com157 DesperdicioCualquier cantidad por encima de la mnima que se requiere de equipos partes, materiales, espacio, tiempo, personal y otros recursos absolutamente esenciales.

www.corporacionsesar.com158Siete DesperdiciosPor exceso de ProduccinPor Tiempos de EsperasPor TransporteDe ProcesoDe ExistenciasDe MovimientoPor Defectos en los Productos.www.corporacionsesar.com1591. Desperdicio por exceso de ProduccinEste desperdicio se produce al fabricarse ms artculos de los que necesita el mercado.El desperdicio por exceso de produccin suele aparecer cuando se trabaja por anticipado.El exceso de produccin oculta la causa real de los problemas y crea otros ms graves.Los subproductos del exceso de produccin son: ms existencias; ms manipulacin; ms espacio ocupado; ms intereses financieros; ms maquinaria; ms defectos; ms gastos generales; ms papeleo; ms personal; etc.

www.corporacionsesar.com1602. Desperdicio por Tiempos de EsperaEn vez de ocupar mquinas para producir un exceso de artculos, los trabajadores deben permanecer sin hacer nada, una vez haya finalizado con el volumen de trabajo requerido. Si se lleva a cabo esto, los supervisores podrn evaluar mejor la capacidad productiva existente y controlar ms eficazmente la situacin.Si echamos un vistazo a la fbrica, tambin encontraremos trabajadores que se limitan a observar la operacin de las mquinas.

www.corporacionsesar.com1613. Desperdicio de TransporteEl transporte y la doble o triple manipulacin son desperdicios que se observan comnmente en la mayora de las fbricas. Por ejemplo, el material que ingresa se guarda en el almacn antes de llevarlo a la lnea de produccin. Si se hace as, hay que informar a un encargado acerca de dnde se recoger el material, dnde se guardar en el almacn, dnde y cundo se volver a recoger y en qu lugar o parte de la lnea de produccin hay que entregarlo.

www.corporacionsesar.com1624. Desperdicio de ProcesoEl mtodo de proceso en si mismo puede constituir una fuente de problemas que provoquen desperdicios innecesarios.Cuando los aparatos no estn mantenidos o preparados correctamente, los operarios tienen que realizar un esfuerzo adicional para procesar los materiales (tamao de platinas, identificacin del scrap, aumento de chatarra, reemplazo de materiales, etc.).

www.corporacionsesar.com1635. Desperdicio de ExistenciasDesechar los materiales obsoletos. (Orden y organizacin del lugar de trabajo).No producir artculos que no necesite el proceso subsiguiente. (Equilibrio en la lnea).No comprar ni traer artculos en grandes lotes. (Los ahorros que se obtengan gracias a los descuentos por cantidad, quizs sean menores que los desperdicios de existencias).Fabricar productos en pequeos lotes. (Reducir los tiempos de cambios de tiles / habr ms cambios).

www.corporacionsesar.com164GRAFICO DE DESPERDICIO DE EXISTENCIAS

Materias PrimasProducto acabado que va a los clientesLOS INVENTARIOS CUBREN LOS PROBLEMASProgramacin inadecuadaFalta de OrdenTiempos largos de cambios de tiles de produccinDesequilibrios en la lnea de ProduccinProblemas de Comunicacin Problemas de calidadTransporte prolongadoAveras en las mquinasAusentismoMAR DE LOS STOCKSwww.corporacionsesar.com1656. Desperdicio de MovimientosTodo tiempo que no se dedica a aadir valor al producto debe eliminarse en la mxima medida. Un hecho que se debe tener siempre presente es que mover no necesariamente equivale a trabajar.Limitndonos a mover las manos, los pies o el cuerpo, no necesariamente aadiremos valor al producto.

www.corporacionsesar.com1667. Desperdicios por Defectos en los ProductosCuando en determinado puesto de trabajo se producen defectos, los operarios de los puestos subsiguientes pierden tiempo esperando, con lo cual se aade costo al producto y se aumenta tiempo de produccin. Adems quizs sea necesario repetir el trabajo o desechar los productos defectuosos.

www.corporacionsesar.com167TRANSPORTE Y DISTRIBUCIONConceptosTipos de transporteOutsourcing tercerizacin.Canales de DistribucinEDI, TIC como herramientas logsticas.16816/08/2010Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comGESTIN LOGSTICAMATERIAS PRIMAS FABRICACIN DE PARTES Y/O COMPONENTES FABRICACIN DEL PRODUCTO DISTRIBUCIN CONSUMO INFORMACIN INFORMACIN OTRAS CADENAS DE SUMINISTRO ELIMINACIN RECICLAJE REFABRICACIN REUTILIZACIN DEVOLUCIONES Flujo directo Flujo inverso www.corporacionsesar.com169

www.corporacionsesar.com170Conceptos Clave (1)Distribucin Fsica:la actividad que est relacionada con:recepcin de producto acabadosu almacenaje hasta que es requeridoentrega al cliente.www.corporacionsesar.com171171Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comConceptos Clave (2)Operador de transporte:quien realiza el transporte.Intermodal:punto de intercambio entre un proveedor de servicios de transporte a otro.www.corporacionsesar.com172172Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.com. Conceptos Clave (3)Consolidacin:proceso de recepcin de mltiples lotes en cantidades pequeas que luego son readecuados en lotes mayores.Cross docking (punto de carga - descarga):descarga de la mercanca desde distintos vehculos para ser cargada inmediatamente en un contenedor para ser entregada/enviada a su destino final.www.corporacionsesar.com173173Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comConceptos Clave (4)Almacn de Distribucin: lugar designado para consolidar y redistribuir mercancas de modo que se facilite la entrega rpida a cliente.Unificacin / Paletizacin: tcnica para agrupar cajas en paletas o bases de carga para moverlos posteriormente con carritos elevadores y/o camiones u otros vehculos.www.corporacionsesar.com174174Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comConceptos Clave (5)Containerizacin: proceso de colocacin de distintos grupos unificados de mercancas en una sola unidad de carga suficientemente protegida.www.corporacionsesar.com175175Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comModos de Transporte (1)Bases de seleccin del modo de transporte:naturaleza, volumen, valor y caractersticas de las mercancasflexibilidad del modo de transporte: adecuada a los cambios en la demanda.

www.corporacionsesar.com176176Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comDISTRIBUCIN FSICAActividades de control y administracin de inventarios, envasado, almacenamiento en el lugar de produccin, transporte, almacenamiento en el lugar de envo y entrega del producto al cliente final. Decisiones relativas a:1.- Seleccin de la modalidad de transporteTransporte por carreteraTransporte ferroviarioTransporte acuticoTransporte areoTransporte por tuberaTransporte electrnicowww.corporacionsesar.com177Modos de Transporte (2)Mtodos de transporte:carreteratrenmartimoareotuberas(*)

(*)= oleoductos, gaseoductos, etc.www.corporacionsesar.com178178Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comModos de Transporte (3)Carretera:flexible, a tiempo, prdidas y daos bajos, trazabilidad, eficacia y amplia cobertura geogrficalas condiciones meteorolgicas y de trfico pueden demorar los envosalta competitividad en precios.Adecuado para la distribucin modernawww.corporacionsesar.com179179Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comModos de Transporte (4)Tren:adecuado para enormes lotes de carga (coches por ejemplo)requiere mejor empaque y debe permitir manipulaciones extremaslentocamiones plataforma y contenedores a dos alturas permiten ahorrar costes a los usuarios.www.corporacionsesar.com180180Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comModos de Transporte (5)Martimo:ideal para cargas pesadas o no perecederas, pero tiene costes fijos muy altoslas condiciones meteorolgicas pueden ser un problemaEl uso de contenedores y la mejora de muchos puertos permiten su uso para la expansin hacia nuevos mercados.www.corporacionsesar.com181181Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comModos de Transporte (6)Areo:altos costes, por eso solamente es recomendable para productos de alto valor, perecederos o para envos muy urgentes.Limitaciones en peso, situacin y dimensionesahorra costes de mantenimiento de inventarioimportante en comercio internacionalwww.corporacionsesar.com182182Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comModos de Transporte (7)Tuberas:lento pero fiable, flujo continuo de lquidos, gases o materiales de alta viscosidad.Distintas normativas gubernamentales lo convierten en un modo difcil de implementacin.Adecuado solamente para grandes compaas petroleras, de gas o qumicas.www.corporacionsesar.com183183Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comSubcontratacinDecisiones para decidir si disponer de flotas propias o bien subcontratar el transporte:coste totalcontrolatencin al clienteflexibilidadtipo de gestinoperadoresrecuperacin de la inversin.

www.corporacionsesar.com184184Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comLA DECISIN DE PRODUCCIN O COMPRAROutsourcing o subcontratacin: adquisicin externa de artculos o servicios que inicialmente se realizaban dentro de la organizacin.-Reduccin de los costes de produccin o de gestin.-Transformacin de costes fijos en variables y predecibles.-Mejora de la calidad.-Mayor flexibilidad.-Acceso a la ltima tecnologa disponible.-Reduccin de la incertidumbre y el riesgo.-Prdida de control.-Posible reduccin en la intensidad innovadora.-Posible prdida de confidencialidad.-Disminucin del poder de negociacin con los proveedores.-Aumento de la complejidad en la gestin.-Decisin difcilmente reversible Prdida visin global.VENTAJAS

inconvenientes

www.corporacionsesar.com185

CANALES DE DISTRIBUCIONwww.corporacionsesar.com186

www.corporacionsesar.com187Almacenes de DistribucinEl nmero y la localizacin de los almacenes de distribucin debe estar basado en:necesidades de atencin al clientedisponibilidad de servicios de transportecoste del comercio indirectowww.corporacionsesar.com188188Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comIndicadores de CumplimientoEl cumplimiento se puede medir en base de:flexibilidad del sistema de distribucin:tiempo de respuesta a requerimientos especiales

Informacin al/del sistema de distribucin:velocidad, eficacia y detalle de respuesta del mensaje

cobertura de errores en el sistema de distribucin:eficiencia para rectificar errores (errores en factura, daos, reclamaciones).www.corporacionsesar.com189189Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comEDI como herramienta fundamental

www.corporacionsesar.com190 El Intercambio Electrnico de Datos (EDI) es la comunicacin de informacin estructurada de computadora a computadora, de aplicacin a aplicacin, con una mnima intervencin humana y sin papel entre corporaciones, instituciones o individuos, utilizando un formato estndar para los documentos de negocios entre las empresas. En lugar de preparar documentos y enviarlos a travs del correo o utilizar otro medio de comunicacin, los usuarios de EDI intercambian informacin de negocios directamente entre sus sistemas computacionales. Qu es el EDI?www.corporacionsesar.com191reas de aplicacin Disminucin de inventarios Alta rotacin de productos Abastecimiento oportuno Eliminacin del papel Evitar faltantes Automatizacin de la recepcin Menos errores de captura Saber que llegar y cuando

Conciliacin con la orden de compra Conciliacin de facturas y pagos Pagos y depositos en lnea Retroalimentacin de a lnea de inventarios Negociacin de productos de alta demanda Ms tiempo para la promocin Integracin de pedidos en un solo estandarwww.corporacionsesar.com192El comercio electrnicoLos mercados en lneaCatlogos y carritos de comprasEl negocio electrnicoExtranet e intranetCdigos de barrasMarketplaces, e-business, y otros conceptoswww.corporacionsesar.com193Importancia de la simulacinReformulaciones de la cadena de suministrosTcnicas matemticas de optimizacin

La simulacin y las tcnicas de optimizacinwww.corporacionsesar.com194Uso de tecnologas de informacinCdigo de barras/chip/radiofecuenciaPaquetes computacionalesERP (Enterprise Resource Planning): SAP, PeopleSoft, Baan y otrosSCM (Supply Chain Management): i2, Synquest, SAP APO CRM (Customer Relationship Management): SiebelExecutive Information SystemsSistemas workflowe-businessHerramientas de apoyo a la decisinData MiningOptimizacin: ILOG, Lindo Simulacin: Extend, Arena, ProModel y otroswww.corporacionsesar.com195Oracle Supply Chain ExchangemySAP SCMElectronic Data Interchange (EDI)Extended Markup Language (XML)Enterprise Resource Planning (ERP)

Paquetes y Aplicaciones Supply Chainwww.corporacionsesar.com196EPC (Electronic Product Code) y RadioFrecuencia

www.corporacionsesar.com197EPC (Electronic Product Code) y RadioFrecuenciaCada artculo lleva una etiqueta con su Cdigo Electrnico nico de Producto (EPC)El artculo puede ser identificado, contado y seguido a travs toda la cadena logsticoEl producto va dentro de una caja identificada con su propio EPC y se carga en plataformas que llevan su propio EPC

www.corporacionsesar.com198GESTION DE ALMACENESABASTECIMIENTO DE A&BAdministracin Integral de Almacenes.Tcnicas de Almacenaje.Toma de Inventarios, mtodos.Polticas de Inventario.GESTION DE ALMACENES DEFINICION LOGISTICA DE ALMACENEs un lugar fsico, donde se almacenan productos que estn en rotacin, en condiciones adecuadas que permitan su conservacin y mantenimiento.www.corporacionsesar.com200ALMACN: UTILIDAD DIRECTADisminucin del costo de posesin.Optimiza la inversin en stocks.Permite la continuidad de las operaciones al tener los materiales en el momento oportuno, en la cantidad necesaria y de la calidad requerida.Permite llevar un control de los consumos, para poder controlar los gastos y el presupuesto de la empresa.Mxima utilizacin de los materiales; controlando y administrando eficientemente la recuperacin de muchos de ellos.www.corporacionsesar.com201201Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comALMACNFUNCIN: proporcionar materiales, herramientas, repuestos, insumos en general, en ptimo estado de uso y operatividad, en el momento oportuno para la produccin y/o venta.ACTIVIDADES:- Recepcin, descarga y desembalaje.-Verificacin cuantitativa y cualitativa del material.www.corporacionsesar.com202202Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comALMACN: ACTIVIDADESManipuleo, estiba y codificacin de ubicacin.Catalogacin de materiales.Mantenimiento y control de rotacin de inventarios.Control de condiciones fsicas del almacenaje (humedad, t, ventilacin, facilidad de acceso, etc.)Despacho oportuno y rpido.Gestin de reposicin del stock (rea control de inventarios).www.corporacionsesar.com203203Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comALMACENESSu funcin se inicia antes de recibir los materiales: preparacin del ambiente y espacio fsico para la recepcin.Preparacin de un programa de mantenimiento para el material y tarjetas de control.Establecer el costo de almacenaje para cada artculo (rea de compras y finanzas).www.corporacionsesar.com204204Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comADMINISTRACIN DE ALMACENESOptimizar el uso de recursos.Evitar el despilfarro.Evitar movimientos innecesarios.Mejorar el servicio o atencin al usuario.Aprovechar al mximo el espacio disponible.Evitar inventarios no imprescindibles.Evitar el sobre stock.Evitar el dficit de stock.www.corporacionsesar.com205205Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comFUNCIONES LOGSTICAS DEL REA DE ALMACNControl de inventariosAlmacenamientoDistribucinwww.corporacionsesar.com206206Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comCONTROL DE INVENTARIOSTiene la misin de asegurar la reposicin oportuna en cantidad y calidad ptima de insumos, materia prima, repuestos y materiales en general del inventario.Trabaja en estrecha coordinacin con los clientes, definiendo las necesidades de compra.Contribuyen a bajar los costos de produccin, manteniendo un nivel apropiado de inventario.www.corporacionsesar.com207207Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comALMACENAMIENTOTiene el encargo de mantener los materiales en buen estado de conservacin, bajo estrictas normas de seguridad y proteccin del medio ambiente.Recepciona todos los materiales que ingresan a la empresa.www.corporacionsesar.com208208Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comDISTRIBUCINRealiza la distribucin del material a los clientes, internos mediante despachos y a los externos, transportndolos apropiadamente.www.corporacionsesar.com209209Emer Toledo Alcedo www.corporacionsesar.comADMINISTRACIN DE ALMACENESDocumentos para controlNota de ingresoNota de salidaFicha de kardexNota o pedido de reposicinNota de transferenciaotroswww.corporacionsesar.com210NOTA DE INGRESOCompras nacionalesCompras del extranjeroDevoluciones de clientesMuestras y pruebasMaterial en custodiaAlmacenaje de activo fijo.www.corporacionsesar.com211NOTA DE INGRESOCantidad de materialUnidad de medida y de embalajeDescripcin del productoNombre del recepcionistaNombre del jefe de almacnCdigo de ubicacin dentro del almacnCdigo del artculowww.corporacionsesar.com212NOTA DE SALIDAMuestras, pruebas, donacionesPara el rea de produccinVentasSalidas de activo fijoDevolucin a proveedoresMaterial de desechowww.corporacionsesar.com213TECNICAS DE ALMACEN

Mantener los niveles adecuados de stock.Mantener en orden el almacn.Mantener limpio el almacn.Mantener el inventario en perfectas condiciones.Entregar los productos de acuerdo a las condiciones fijadas (ventas).Mantener actualizado el catlogo.Seleccionar el inventario inactivo y proponer su destino final.Establecer los sistemas de control del almacn (inventario).RESPONSABILIDADES DEL PERSONALwww.corporacionsesar.com214PERSONAL DEL ALMACNEs responsable de cmo la direccin de la empresa mire a los de almacn. Debe brindar un excelente servicio a los usuarios y/o clientes.Debe demostrar los logros obtenidos.Debe poseer un manual de procedimientos, funciones y un perfil del personal.Se debe establecer el perfil para cada puesto, teniendo en cuenta: preparacin, experiencia, honestidad y requerimientos fsicos.www.corporacionsesar.com215TIPOS DE ALMACENESProductos terminados (empresa comercial).Industriales:- Materia prima- Productos semielaborados y terminados.- Herramientas y repuestos.- Insumos en general.DistribucinDepsitoswww.corporacionsesar.com216AREAS DE ALMACENAMIENTOSeleccionar los materiales teniendo en cuenta:Mercadera que debe ir en lugar cerradoMercadera que no necesita lugar cerradoMercadera frgilMercadera pesadaMercadera voluminosaMercadera valiosaMercadera peligrosa (explosivos, corrosivo).Mercadera que requiere almacenamiento especial (refrigeracin, deshumedecedor).www.corporacionsesar.com217DISTRIBUCIN DE LOS MATERIALESLa distribucin de los materiales dentro del almacn se realiza de acuerdo a los siguientes criterios:Frecuencia de movimientoVolumenPeligrosidadCosto unitarioNecesidad de conservacinPor cdigos (facilita la ubicacin)www.corporacionsesar.com218SEGURIDAD DEL ALMACNContra robos: internos y externosContra siniestros (detectores de humo, extintores, rociadores contra incendios, realizar simulacros, etc.)Seguridad del personal (ropa adecuada, protectores de odo, lentes, guantes, zapatos de seguridad, cinturones de seguridad, capacitacin necesaria).www.corporacionsesar.com219MEDIOS DE ALMACENAMIENTODE ALMACENAMIENTO: estanteras, tanques, parihuelas, caballetes, casilleros, escaleras, etc.)DE ACARREO: fajas transportadoras, carretillas, cangilones (de elavacin),etc.DE MANIPULEO: montacargas, tecles, etc.DE MEDICIN: balanzas, winchas, micrmetros, etc.www.corporacionsesar.com220ALMACENES: RECEPCINPara la recepcin de cualquier material es indispensable la o/c y la gua de remisin del proveedor.El personal debe ser capacitado, para poder analizar la calidad de los materiales.Debe tener ayudante (manipulacin, desembalado,etc.) y equipos o herramientas para facilitar su trabajo.www.corporacionsesar.com221PASOS DE LA RECEPCINDescargaDesembalajeVerificacin cuantitativa y cualitativaIngresoEstablecer horario para recibir la mercaderaEstablecer zona de descarga (mnima necesidad de manipuleo)Zona de recepcin seguraTerminada la verificacin confecciona la nota de ingreso o la nota de rechazo.www.corporacionsesar.com222CLASIFICACIN DE STOCKSPRECISIN EN EL CONTROL DE INVENTARIOSPor su procedencia (local, nacional, importado)Por su demanda (regular, irregular, estacional)Importancia operativa (estratgico, normal, no operativo)Por su obtencin (preparados, fabricacin)Por su movimiento (activo, no activo, agotados)Por su importancia econmica (clasificacin ABC)www.corporacionsesar.com223CLASIFICACIN ABCAyuda a identificar los items ms importantes.APLICACIONES:Por volumen de compraPor proveedoresValor consumo o cantidad - valorVolumen de ventaPor margen de utilidadPor clientewww.corporacionsesar.com224CLASIFICACIN ABCLey de Alfredo ParettoCuando se aplica a los inventarios obedece a la necesidad de identificar dentro del conjunto global de las existencias a tres tipos o clases de existencias, agrupadas segn su valor y su movimiento en el almacn.Determina una cantidad del inventario que siendo relativamente pequea comparada con el total de existencias en el almacn, resulta sta concentrando la mayor cantidad de valor monetario del mismo.www.corporacionsesar.com225CLASIFICACIN ABCCLASE A: a los artculos que se encuentran en esta clase se les presta mayor atencin (mantenimiento, seguro y niveles de inversin). Representan el 85% del consumo anual valorizado y slo son el 15% del inventario.CLASE C: se les podr tener en mayor cantidad porque su inversin no afecta mayormente a las finanzas de la empresa (10% vs 80%)www.corporacionsesar.com226CATALOGACIN DE MATERIALESEs un proceso tcnico mediante el cual se disminuyen notablemente las variedades de materiales en el almacn, a travs de la agrupacin de stos en clases.ETAPAS:- Normalizacin o estandarizacin- Identificacin- Clasificacin- Codificacinwww.corporacionsesar.com227CATALOGACIN DE MATERIALESNORMALIZACIN: las adquisiciones se cien a normas o estndares.IDENTIFICACIN: se precisan las caractersticas bsicas de cada artculo en relacin con las generales. Se determina la denominacin.CLASIFICACIN: ordenamiento sistemtico en clases de las existencias debidamente identificadas.CODIFICACIN: consiste en asignar letras, nmeros u otros signos para distinguir el artculo.www.corporacionsesar.com228CDIGOEs la identificacin de todos y cada uno de los items de la empresa.Es la base de todo sistema de controlPuede ser: alfabtico, numrico, alfa numrico.Formas: por familias (tiles de oficina, ferretera,etc); consumo especfico (respuestos, activos fijos,etc) y mixtoswww.corporacionsesar.com229CODIFICACINCdigoDescripcin2020062006052006082007AseguradoresClavos para cementoClavos para cemento 5Clavos para cemento 8Clavos para maderawww.corporacionsesar.com230VENTAJAS DE LA CATALOGACINSimplifica los inventarios, reduciendo la cantidad de artculos y su variedad.Disminuye los errores (identificacin)Emplea mejor el espacio disponibleMejora la atencinSimplifica la contabilizacinReduce la posibilidad de mezclar materialesAumenta la funcionalidad de la empresaFacilita la gestin de los almaceneswww.corporacionsesar.com231CATLOGORelacin ordenada de materiales que existen en el almacn. Es la base del sistema de control. Permite mecanizar los almacenes.CONSTA:- Cdigo- Descripcin- Unidad de medida o manejo- Ubicacinwww.corporacionsesar.com232UNIDAD DE MEDIDAEs la unidad de medida en que se decide manejar los inventarios.Para decidir por una unidad de medida se puede tener en cuenta:- Costumbre de consumo o venta- Facilidad para el despacho- Facilidad para el control de stock- Facilidad para el control de consumo- Aspectos legales www.corporacionsesar.com233CDIGO DE UBICACINLa codificacin de la ubicacin de los materiales en el almacn es tambin una herramienta tcnica utilizada en logstica.Permite agilizar la ubicacin fsica de un material en el espacio del almacn.Consiste en asignar nmero y letras a cada espacio fsico del almacn, luego se elabora un catlogo de ubicacin.www.corporacionsesar.com234CDIGO DE UBICACINVENTAJASPermite encontrar rpida y fcilmente cada artculo.No se pierde horas hombresFacilita y aligera la atencinEvita los empleados indispensablesFacilita el control y el ordenamientoAligera la ejecucin de los inventariosOrdenamiento del materiales en funcin al movimiento y uso.www.corporacionsesar.com235CONTROL DEL ALMACENEn el almacn tenemos nuestro capital de trabajo, por eso es conveniente tenerlo permanentemente controlado.Existen 2 mtodos:- Chequeos: son extracontables, sorpresivos y aleatorios.- Toma de inventarios: Tienen una finalidad contable y lo principal es su preparacin.www.corporacionsesar.com236TOMA DE INVENTARIOSComparacin entre existencia fsica y saldo del kardex contable.Se debe realizar por lo menos 1 vez al ao.Para realizarlo es indispensable tener el saldo del kardex con el cual comparar, de lo contrario seria simplemente un conteo que tendra vigencia solo de 1 da.www.corporacionsesar.com237CLASES DE INVENTARIOSINVENTARIO TOTAL- Se realiza sobre la totalidad de existencias- Recomendable para empresas pequeas- Se puede realizar varias veces al ao- No cierra la atencin- Sus costos son bajoswww.corporacionsesar.com238INVENTARIO ROTATIVO- Llamado tambin selectivo por que seleccionamos la mercadera que se va a inventariar.- Se emplea para empresas grandes con mucho nmero de tems- Como su nombre lo indica, puede realizarse varias veces al ao sobre la mercadera seleccionada.- Seleccionamos la mercadera de acuerdo a la clasificacin ABC: *Acada 2 meses y la de alto valor. *Bcada 6 meses. *Ccada 12 meses.www.corporacionsesar.com239VENTAJAS DEL INV. ROTATIVOPermite un control frecuente de los materialesmas importantes.No cierra la atencin.A la larga, el costo es menor.El personal que lo toma es idneo.www.corporacionsesar.com240PREPARACION DEL INVENTARIOPerfeccionar el catalogo crearlo.Crear perfeccionar el sistema de control (kardex y documentos)Orden del almacnPre-conteoDepuracinSistema de conteoPersona que va ha participarCorte documentarioConteo y reconteoComparacin con el kardex contable Ajuste contable.www.corporacionsesar.com241KARDEXCdigo del artculoDescripcin del materialEspecificaciones tcnicasCdigo de ubicacinProveedorNivel mximo del inventario activoNivel mnimo del inventario activoNivel del stock de seguridadNivel o punto de pedidowww.corporacionsesar.com242POLTICAS DE INVENTARIOSDepender:- Exportadores- Importadores- Industriales- Comerciales- ServiciosJusto a tiempoInventario Cerowww.corporacionsesar.com243TIPOS DE INVENTARIOSSEGN SU DESTINO:- Materia prima o insumos- Material de mantenimiento- Material de uso administrativo- Herramientas, repuestos, enseres- Material en proceso- Productos terminadoswww.corporacionsesar.com244TIPOS DE INVENTARIOSSEGN SU NIVEL DE CONSUMO:-Inventario activo (Ia): es usado diariamente.-Inventario mximo (Imax): nivel mximo permisible del inventario-Inventario mnimo (Imin): mnimo permisible.-Inventario de seguridad (Ss): proteccin contra eventualidades.www.corporacionsesar.com245Polticas mas usadasHorario de atencin a los proveedoresAutorizacin de ingreso al AlmacnCon respecto a las devoluciones.Autorizacin de emergencias.Acciones con productos que no tienen rotacin.FIFO (1 en entrar 1 en salir).LIFO (1 en caducar 1 en despachar)Definir quien ser responsable de reponer por consumo.

www.corporacionsesar.com246Cules son las necesidades de informacin del inventario?Los responsables del manejo y monto de los inventarios requiere tener por lo menos un conocimiento continuo respecto a lo siguiente:Estado actual de inventarios LocalizacinAntigedadExistencias actualesConsumo venta anualLote ptimo de compraMximos y mnimosCostos actualesPrecios de las materias primas principalesAbastecimiento, etc.

www.corporacionsesar.com247Indicadores de gestin del inventarioIndicadores globales (institucin, bodega)

RotacinQuiebres de stockwww.corporacionsesar.com248Indicadores por temNivel de inventariosValorizadoUnidades fsicasDuracin de los inventarios (inverso de rotacin)Indicadores para el manejo de pereciblesDas en bodegaDas para el vencimiento

www.corporacionsesar.com249Rotacin del inventarioRepresenta cuntas veces en el ao habra que renovar el stock disponible para atender las necesidades de la institucin . Como referencia, se estima que una institucin eficiente debera rotar su inventario ms de 4 veces en el ao.

Rotacin = Consumo anual Stock disponible

www.corporacionsesar.com250RotacinResmas = 5.600.000 / 1.400.000 = 4Lpices = 1.500.000 / 500.000 = 3Total = 7.100.000 / 1.900.000 = 3,74Valor unitarioStockStockCons. AnualCons. Anual[$/unidad][Unidad]Valorizado[Unidad]ValorizadoResmas1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000 Lpices100 5.000 500.000 15.000 1.500.000 Total1.900.000 7.100.000 www.corporacionsesar.com251Duracin de los inventariosRepresenta el nmero de das en que se agotara el nivel de stock disponible a la tasa de consumo promedio de la institucin. Como referencia, se estima que una institucin eficiente debera tener menos 90 das de inventarios.

Duracin = Nivel de inventario * 365 (das) Consumo Anual

Idealmente, se calcula en funcin de unidades fsicas (ej. cajas). Tambin se puede calcular, en forma aproximada, utilizando montos valorizados.www.corporacionsesar.com252EjemploDuracinResmas = (1.000 / 4.000) * 365 = 91,25 [das]Lpices = (5.000 / 15.000) * 365 = 121,67 [das]Valor unitarioStockStockCons. AnualCons. Anual[$/unidad][Unidad]Valorizado[Unidad]ValorizadoResmas1.400 1.000 1.400.000 4.000 5.600.000 Lpices100 5.000 500.000 15.000 1.500.000 Total1.900.000 7.100.000 www.corporacionsesar.com253Medida de la operacinMedicin financieraValor del inventarioActivos actualesDias de stockCapital de trabajoRotacin inventarioCapital de TrabajoCostos produccin y materialesMargen de contribucin% DefectosMargen de contribucin% Entregas a TiempoIngresosTiempo desarrolloIngresosTiempo entrega proveedorCapital de trabajoMedicin de rendimiento y consecuencias financieraswww.corporacionsesar.com254GESTION EN COMPRASABASTECIMIENTO DE A&BIntroduccin, Conceptos generales. EjemplosRequerimiento de compras.Organizacin, clasificacin y mtodos de compras.Seguimiento de Compras. EtapasCuadros comparativos. Tendencias en la gestin de Compras.La Orden de Compra. Flujo gramas. IndicadoresLa Negociacin en Compras.