Curso Gestión de Proyectos

CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Este Objeto de Aprendizaje introduce los conceptos básicos de Gestión de Proyectos.

DSIC, EPS Gandía, UPV Alberto Palomares Chust 1

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

• Un Proyecto es un esfuerzo temporal realizado para crear un resultado único:

– TEMPORAL. Un proyecto finaliza cuando:

• Se logran los objetivos del proyecto.

• Los objetivos no se pueden cumplir.

• No existe la necesidad que lo originó.

– ÚNICO: el resultado de un proyecto es un producto, un componente de otro producto, la capacidad de realizar un servicio, un resultados, un documentos, un artículo,…


¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS?

• La Gestión de Proyectos es la aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.

• El PMI (PMBOK 4ª Edición) propone una

Metodología en la que se identifican un total

de 42 Procesos para la Dirección de Proyectos.

• El PMBOK describe los diferentes procesos,

técnicas, herramientas, … DSIC, EPS Gandía, UPV Alberto Palomares Chust 3

¿QUIÉN GESTIONA UN PROYECTO?

• El Jefe de Proyecto / Project Manager (PM) es la persona designada por la organización para gestionar y alcanzar los objetivos del proyecto:

– Debe conocer las herramientas y técnicas que son adecuadas para dirigir proyectos eficientemente.

– Debe tener habilidades personales y de liderazgo que le permitan guiar el proyecto .

– Dirige la ejecución de las tareas realizado por el Equipo del Proyecto.


LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

• Los Interesados del Proyecto son diferentes personas, entidades, organizaciones que:

– Participan activamente en el proyecto.

– Su intereses pueden verse afectados positiva o negativamente por el proyecto.

– Pueden influir sobre la ejecución del proyecto.

• Es necesario identificar a los interesados más significativos del proyecto.


LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

• Posibles interesados de un proyecto:

– Clientes/Usuarios: personas y organizaciones que usarán los producto, servicio o resultados

– Patrocinador: la persona que financia el proyecto.

– Directores del programa: responsables de la gestión coordinada de proyectos relacionados.

– Directores del portafolio: responsables de un conjunto de proyectos o programas de alto nivel.

– Externos: depende de cada caso.


LA ORGANIZACIÓN

Este Objeto de Aprendizaje describe la importancia de la Organización en la que se realiza un Proyecto.


LA ORGANIZACIÓN

• Los proyectos se realizan siempre dentro de Organizaciones cuyas características se deben tener en muy cuenta para poder gestionarlos .

• Todas las organizaciones tienen su “forma de trabajar” y además muchas de ellas lo han establecido “formalmente”:

– Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas, políticas, métodos y procedimientos, percepción de las relaciones de autoridad, ética,…


LA ORGANIZACIÓN

• La Estructura de la Organización también influye en el modo de gestionar los proyectos:

– Una organización funcional clásica es jerárquica y cada empleado tiene un superior bien definido.

– En una organización orientada a proyectos los PM tienen mucha más independencia y autoridad.

– Las organizaciones matriciales presentan características intermedias entre las anteriores.


LA ORGANIZACIÓN

• Los Activos de una Organización:

– Procesos y Procedimientos.

– Bases de conocimiento disponibles.


LA ORGANIZACIÓN

• Procesos y Procedimientos:

– Estándares, normas, políticas y procedimientos de calidad, auditorías, …

– Criterios de medición del desempeño, de evaluación, de validación de los resultados,…

– Plantillas de trabajo.

– Requisitos de comunicación.

– Control financiero.

– …


LA ORGANIZACIÓN

• Bases Corporativas de Conocimiento:

– Datos para la medición de procesos.

– Archivos de otros proyectos anteriores, información histórica y lecciones aprendidas,…

– Gestión de problemas y defectos,…

– Gestión de configuración, que contiene todas las versiones y líneas base de todas las normas, políticas y procedimientos oficiales de la compañía, …


EL PLAN DEL PROYECTO

Este Objeto de Aprendizaje define los documentos que constituyen el Plan del Proyecto.



• El Plan del Proyecto engloba todos los planes desarrollados durante los diferentes procesos de planificación.

• Es el elemento fundamental de la Gestión de Proyectos. incluye:

– Planes de Gestión Principales (Línea Base): • Requisitos: cumplimiento obligatorio (Acta/Contrato)

• Alcance ¿Qué hay que hacer?

• Cronograma ¿Cuándo hay que hacerlo?

• Costos ¿Cuánto nos costará?



• El Plan del Proyecto incluye además el resto de Planes (no se consideran en este curso):

– Plan de Gestión de Riesgos.

– Plan de Gestión de la Calidad.

– Plan de Gestión de los Recursos Humanos.

– Plan de Gestión de las Comunicaciones.

– Plan de Gestión de las Adquisiciones.

– …



• El Plan del Proyecto incluye también:

– Ciclo de vida del Proyecto / Fases.

– Procesos que se aplicarán en cada fase.

– Nivel de implementación de cada proceso.

– Herramientas y técnicas que se utilizarán.

– Dependencias e interacciones entre procesos.

– Entradas y salidas.

– El modo en que se ejecutará el trabajo.

– …



• El Project Manager es el Responsable de Planificar un Proyecto y también de asegurar que se ejecuten las tareas según este Plan (alcance, plazos, costos, calidad,…)

• El plan del proyecto sólo debería cambiarse mediante una solicitud de cambio aprobada formalmente de acuerdo con el proceso denominado (Control Integrado de Cambios)



• El Control Integrado de cambios consiste en:

– Revisar las solicitudes de cambio.

– Aprobar o rechazar los cambios.

• Los cambios deben ser autorizados por alguien con el grado de autoridad para hacerlo: Patrocinador, Director, Cliente,...

• El Plan del Proyecto se tiene que mantener siempre actualizado (última versión aprobada).


LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

Este Objeto de Aprendizaje describe los Procesos Básicos de Gestión de Proyectos.



• NOTA: este Objeto de Aprendizaje proporciona una visión muy simplificada de los Procesos Gestión de Proyectos y no se incluyen procesos relacionados con ciertas áreas:

– Gestión de Recursos Humanos

– Gestión de la Calidad

– Gestión de Riesgos

– Gestión de las Adquisiciones/Contratos



• Según el PMI (PMBOK 4ª edición, 2010) los Procesos de Gestión de Proyectos se dividen en 5 Grupos de Procesos (Ciclo de Vida):

– Grupo de Procesos de Iniciación.

– Grupo de Procesos de Planificación.

– Grupo de Procesos de Ejecución.

– Grupo de Procesos de Seguimiento y Control.

– Grupo de Procesos de Cierre.



• Ciclo de Vida del Proyecto:

– Iniciación: el proyecto arranca “formalmente”.

– Planificación: el proyecto se planifica -> PLAN.

– Ejecución: el proyecto se ejecuta según el PLAN.

– Seguimiento y Control: el proyecto se controla

para verificar que se sigue el PLAN previsto.

– Cierre: el proyecto se cierra “formalmente”.


PROCESOS DE INICIACIÓN

• Grupo de Procesos de Iniciación:

– Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto : un proyecto empieza “formalmente” mediante un documento llamado “Acta de Constitución”. Puede incluir los requisitos y restricciones.

– Identificar los Interesados: Identificarlos correctamente y establecer sus necesidades de información son esenciales para el éxito de un proyecto.


PROCESOS DE INICIACIÓN


Interesado Interesado Interesado

Interesado Interesado

Interesado Interesado

IDENTIFICAR INTERESADOS ANÁLISIS DE INTERESADOS

Requisitos Intereses Influencia Posible participación …

Interesado

PLAN GESTIÓN

INTERESADOS

REGISTRO DE INTERESADOS

PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

• Grupo de Procesos de Planificación

– Planificar la Línea Base del Proyecto:

• Planificar Alcance ¿Qué hay que hacer? – Alcance + Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

• Planificar Tiempo ¿Cuándo hay que hacerlo? – Cronograma

• Planificar Costos ¿Cuánto nos va a costar hacerlo? – Presupuesto

– Desarrollar el resto de Planes: RRHH, Calidad, Comunicaciones, Riesgos, …


PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

Alcance

Tiempo

Costos

Resto de

Planes

PLAN DEL PROYECTO


• ¿Cómo se Planifica?

• Secuencialmente

• Iterativamente

• Plan del Proyecto:

• Aprobación Formal

PROCESOS DE EJECUCIÓN

• Grupo de Procesos de Ejecución:

– Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto:

• Ejecutar las tareas previstas según el Plan del Proyecto.

• Es necesario ceñirse estrictamente al Plan del Proyecto.

– Resultado Procesos: Entregables del Proyecto.

– El Plan del Proyecto puede cambiarse durante la fase de ejecución pero sólo si es estrictamente necesario y siguiendo un procedimiento “formal” Solicitud y Aprobación de los Cambios.


PROCESOS DE EJECUCIÓN

Plan del Proyecto

Paquete de Trabajo 1

Tarea 1.1

Tarea 1.2

… Tarea

1.n

Paquete de Trabajo 2

Tarea 2.1

Tarea 2.2

… Tarea

2.n

…

Presupuesto Solicitudes de Cambio Formalmente Aprobadas


Calendario

Entregables

Entregables

Entregables

PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

• Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: – Monitorizar y Controlar la ejecución del Proyecto:

• Controlar la Línea Base: – Controlar Alcance.

– Controlar Tiempo.

– Controlar Costos.

• Controlar el resto de planes del proyecto.

– Control Integrado de Cambios: • Si un proyecto se desvía “significativamente” del Plan se

deberían iniciar estos procesos. Los cambios deben solicitar se y requieren aprobación formal.


PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Plan del Proyecto

Medir

Detectar Variaciones

Solicitar Cambios

Aprobar Cambios

Control Calidad

Informes

Entregables Entregables Aceptados

Distribuir

Interesados Riesgos


PROCESOS DE CIERRE

• Grupo del Procesos de Cierre:

– Cerrar el Proyecto: cuando se han alcanzado los objetivos previstos un proyecto se tiene que cerrar “formalmente”.


PLANIFICAR EL ALCANCE DEL PROYECTO

Este Objeto de Aprendizaje define el concepto de alcance de un proyecto y describe alguno procesos y elementos básicos para desarrollar este plan.



• La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para definir y controlar el trabajo requerido para completar el proyecto:

– Recopilar Requisitos: definir y documentar las necesidades de los interesados.

– Definir el Alcance: desarrollar una descripción detallada del proyecto (entregables).

– Crear la EDT: subdividir el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de manejar.




ACTA PROYECTO

REGISTRO INTERESADOS

INTERESADO

PATROCINADOR

INTERESADO

INTERESADO

PROCESOS DE INICIO PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS

PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS

RASTREABILIDAD DE REQUISITOS


• Recopilar los Requisitos del Proyecto: – La Documentación de Requisitos puede incluir las

razones para emprender el proyecto, los objetivos de la organización, requisitos funcionales y no funcionales, de calidad y de aceptación, límites de fechas y de presupuesto, criterios de calidad,…

– Los requisitos deben ser medibles, completos, coherentes y aceptables para los interesados clave del proyecto.



• Definir el Alcance del Proyecto: descripción detallada del proyecto y del producto a partir de los entregables, supuestos y restricciones:

– Se realiza progresivamente según se va recopilando información sobre el proyecto.

– Es necesario analizar todos los riesgos, los supuestos y las restricciones

– Es muy importante verificar que estén completos.




ACTA PROYECTO

REGISTRO INTERESADOS

PROCESOS DE INICIO PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS

PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS

RASTREABILIDAD DE REQUISITOS

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL

PROYECTO


• El Enunciado del Alcance describe con detalle los Entregables del Proyecto y el trabajo necesario para hacerlo:

– Debe permitir establecer un entendimiento entre el equipo del proyecto y los interesados.

– Contiene las exclusiones explícitas del alcance.

– Proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambio o de trabajo adicional se encuentran dentro de los límites del proyecto.


ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)

Este Objeto de Aprendizaje define el concepto de Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).



• La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work BreakDown Structure (WBS) es una descomposición jerárquica del trabajo y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de gestionar.

• El nivel más bajo de la EDT son los Paquetes de Trabajo o Work Packages (WP).




Proyecto

1

1.1 1.2

1.2.1

1.2.2

2

2.1 2.2 2.3

2.3.1 2.3.2 2.3.3

2.3.3.1

2.3.3.2

3

3.1 3.2

3.2.1

3.2.2

4


• La EDT debe estar orientada hacia el trabajo que se debe realizar para cumplir los objetivos del proyecto y desarrollar los Entregables.

• Se podría denominar también Estructura de Desglose de los Entregables del Proyecto.

• Un entregable es un producto, servicio o resultado único y verificable.



• La EDT es muy útil en Gestión de Proyectos:

– Permite Comunicarnos con los interesados, patrocinadores y miembros del equipo.

– Se utiliza en muchos procesos como por ejemplo estimación de tareas, riegos, calendario, costos.

– Es el elemento de control básico de un proyecto.

– Regla 100%: la EDT debe contener todo el trabajo identificado en el proyecto y sólo ese trabajo.



• Los niveles superiores suelen representar los entregables principales del proyecto y son “adecuados” para evaluar el equipo, comunicar el progreso a los interesados, medir el grado de cumplimiento del proyecto,…

• Los niveles inferiores son más adecuados para la gestión (desde el punto de vista del PM): control de tiempo, costes, rrhh, riesgos,…




A

B

B1

B2

C

C1

Acta Patrocinador

Interesado Cliente

Interesado Cliente

Planificar

Planificar

Ejecutar

Monitorizar

Comunicar

PLAN: -Alcance -EDT -…


• Control de Cuentas: puntos seleccionados dentro de la EDT para poder analizar alcance, tiempo, presupuesto, costos, etc.

• Un Control de Cuentas puede englobar varios elementos de una EDT, pero los elemento de la EDT están asociados siempre a un único Control de Cuentas.




Proyecto

1 (CC)

1.1 1.2 (CC)

1.2.1

1.2.2

2 (CC)

2.1 2.2 2.3(CC)

2.3.1(CC) 2.3.2 2.3.3

2.3.3.1(CC)

2.3.3.2

3(CC)

3.1 3.2(CC)

3.2.1

3.2.2(CC)

4 (CC)

Código EDT x.y.z. …

Control de Cuentas (CC)


• Muchos problemas en la gestión de los proyectos están causados por errores cometidos al preparar la EDT: – Incompleta (falta trabajo/entregables/…).

–Poco clara (objetivos, entregables,…).

–Muchos cambios (mal definida).

– Fallos en los entregables.

–Problemas en las comunicaciones.


PLANIFICAR EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Este Objeto de Aprendizaje describe los procesos básicos para gestionar el tiempo del proyecto.


PLANIFICAR EL TIEMPO DEL PROYECTO

• Procesos para Planificar el Tiempo:

– Definir las Actividades (Tareas)

– Secuenciar las Actividades.

– Estimar los Recursos de las Actividades.

– Estimar la Duración de las Actividades.

– Desarrollar el Cronograma.




Proyecto

1 (CC)

1.1 1.2 (CC)

1.2.1 1.2.2

1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

1.2.2.4

2 (CC)

2.1 2.2 2.3(CC)

2.3.1(CC)

2.3.1.1

2.3.1.2

2.3.1.3

2.3.2 2.3.3

2.3.3.1(CC)

2.3.3.2

3(CC)

3.1 3.2(CC)

3.2.1

3.2.2(CC)

4 (CC)

Tareas

EDT



SECUENCIAR

1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.2.2.4

2.3.1.1 2.3.1.2 2.3.1.3 2.3.1.4

Restricciones lógicas: la tarea “2.3.1.1” no puede empezar hasta que no finalice la tarea 1.2.2.2. Por ejemplo no se puede empezar una obra hasta que no obtengamos una licencia.



1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

…..

ESTIMAR RECURSOS: •Personal •Equipos •…..

ESTIMAR DURACIÓN. •Tiempo requerido para realizar la tarea

CRONOGRAMA


PLANIFICAR EL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Este Objeto de Aprendizaje describe los procesos básicos para gestionar costos del proyecto.



• Procesos para estimar y presupuestar los costos del proyecto (PMI):

– Estimar los Costos : recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

– Determinar el Presupuesto: sumar los costos estimados de las actividades para establecer una línea base de costo autorizada.




Proyecto

1 (CC)

1.1 1.2 (CC)

1.2.1 1.2.2

1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

1.2.2.4

2 (CC)

2.1 2.2 2.3(CC)

2.3.1(CC)

2.3.1.1

2.3.1.2

2.3.1.3

2.3.2 2.3.3

2.3.3.1(CC)

2.3.3.2

3(CC)

3.1 3.2(CC)

3.2.1

3.2.2(CC)

4 (CC)

-Recurso 1: 100 horas * 20 Euros/Hora = 2000 Euros -Recurso 2: 50 horas * 30 Euros/Hora = 1500 Euros -Equipo : 1000 Euros ___________________________________________ TOTAL TAREA 2.3.1.3 = 4500 Euros


• El Valor Planificado (Planned Value, PV) es el presupuesto planificado para el proyecto.

• Es la Línea Base de Costos del proyecto respecto a la que se monitorizan y controlan los costos.

• Normalmente se calcula el presupuesto acumulado (conjunto de tareas) en intervalos temporales fijos (por ejemplo el mes).

• Se utiliza para aplicar las técnicas de Gestión del Valor Ganado (Earned Value Measurement, EVM).




• VALOR PLANIFICADO (PV):



0 €

25.000 €

50.000 €

75.000 €

100.000 €

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

VALOR PLANIFICADO (ACUMULADO)

TÉCNICA DE GESTIÓN DEL VALOR GANADO (EVM)

Este Objeto de Aprendizaje describe la técnica de Gestión del Valor Ganado o Earned Value Management (EVM).


TÉCNICA DEL VALOR GANADO (EVM)

• La técnica de Gestión del Valor Ganado (EVM) permite controlar simultáneamente el alcance, el tiempo y los costos del proyecto.

• Para ello tenemos que comparar el Presupuesto del Proyecto (Valor Planificado) con otras 2 variables denominadas (Valor Ganado) y (Coste Actual), y que se definen a continuación.


VALOR PLANIFICADO (PV)


VALOR GANADO (EV)

• El Valor Ganado (Earned Value, EV) representa el valor del trabajo realmente ejecutado con respecto al valor trabajo planificado.

• Es como una foto en un momento dado que nos indica el avance del proyecto.

• Valor del trabajo indica que el EV se calcula en unidades que definan lo que entendemos por valor en el proyecto.


VALOR GANADO (EV)

• Cálculo de Valor Ganado:

– Estimaremos el % del trabajo ejecutado con respecto al total previsto en la tarea.

– EV = (Valor Planificado)*(% ejecutado)

– NOTA: el objetivo de este Objeto de Aprendizaje no es entrar en detalle en las técnicas para medirlo (problema complejo) sino sólo en definirlo y poder calcularlo en casos sencillos.


PORCENTAJE TAREA EJECUTADO


VALOR PLANIFICADO (PV)


VALOR GANADO (EARNED VALUE) EV=(%EJECUTADO)*(EV)


COSTE ACTUAL (AC)

• El Coste Actual (Actual Cost, AC) son los gastos realmente realizados (imputados) en un determinado periodo (facturas, salarios,…).

• Para calcularlo correctamente se tienen que combinar los datos proporcionados por los sistemas informáticos de la organización (Contabilidad, Financiero,…) con los de gestión de proyectos (imputar por proyecto/tarea/…).


COSTE ACTUAL (AC)


EVM (COMBINACIÓN DE DATOS)


ANÁLISIS DEL ESTADO DE UN PROYECTO

Este Objeto de Aprendizaje describe como analizar el estado de un proyecto.


ANÁLISIS DEL ESTADO DE UN PROYECTO

• Uno de los elementos básicos en Gestión de Proyectos es determinar si el proyecto se desarrolla según el plan previsto o si por el contrario se está desviando del mismo: – ¿Se ha realizado el trabajo previsto?

– ¿Se están cumpliendo los plazos previstos?

– ¿Se está gastando el dinero previsto?

• ¿Cómo podemos hacerlo? – Cierta medidas basadas en la técnica EVM .

DSIC, EPS Gandía, UPV 2 Alberto Palomares Chust

SCHEDULE VARIANCE

• Se define como la diferencia entre el “valor ganado” y el “valor planificado”:

– SV = EV – PV

• ¿Qué información proporciona esta medida?

– SV > 0 -> el proyecto está adelantado.

– SV < 0 -> el proyecto está retrasado.


SCHEDULE PERFORMANCE INDEX

• Se define como el cociente entre el “valor ganado” y el “valor planificado”

– SPI = EV / PV

• ¿Qué información proporciona esta medida?

– Nos indica el “grado de eficiencia temporal”:

• SPI > 1 -> Eficiente (tiempo).

• SPI < 1 -> Ineficiente (tiempo).


COST VARIANCE

• Se define como la diferencia entre el “valor ganado” y el “coste actual”:

– CV = EV – AC

• ¿Qué información nos proporciona?

– CV > 0 -> el proyecto está por debajo de costes.

– CV < 0 -> el proyecto tiene sobrecostes.


COST PERFORMANCE INDEX

• Se define como el cociente entre el “valor ganado” y el “valor planificado”

– CPI = EV / AC

• ¿Qué información nos proporciona?

– Nos indica el “grado de eficiencia presupuestaria”:

• SPI > 1 -> Eficiente (tendencia a ahorrar costes)

• SPI < 1 -> Ineficiente (tendencia al sobrecoste)


ESTADO DEL PROYECTO


BIEN

MAL

DEFINIR LAS TAREAS

Este Objeto de Aprendizaje describe el proceso para definir las Tareas del Proyecto (PMI). Como introducción se recordará el concepto de EDT.


DEFINIR LAS TAREAS

• Este Proceso consiste en identificar los diferentes trabajos/actividades/… que hay que realizar para completar los entregables del proyecto (TAREAS). Recordemos que los Entregables del Proyecto (WP) estaban definidos a nivel de la EDT.

• Ahora hay que descomponer estos WP hasta llegar a un nivel que permita estimar tiempos, recursos,… (es decir gestionarlos).


DEFINIR LAS TAREAS

Plan del Proyecto

WP 1

Tarea 1.1

Tarea 1.2

…Tarea

1.n

WP 2

Tarea 2.1

Tarea 2.2

…Tarea

2.n

…


Cronograma

Entregables

Entregables

Entregables

DEFINIR LAS TAREAS

• Nivel de detalle de la descomposición en Tareas del Proyecto:– Una descomposición en muchas actividades

produce cronogramas muy difíciles de manejar.

– Una descomposición en pocas actividades produce cronogramas imprecisos (difícil estimar tiempos, recursos,…).

– Una descomposición “adecuada” sería aquella que permite a todas las personas asignadas a dicha tarea conocer el trabajo que tienen que realizar.


DEFINIR LAS TAREAS


Proyecto

1 (CC)

1.1 1.2 (CC)

1.2.1 1.2.2

1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

1.2.2.4

2 (CC)

2.1 2.2 2.3(CC)

2.3.1(CC)

2.3.1.1

2.3.1.2

2.3.1.3

2.3.2 2.3.3

2.3.3.1(CC)

2.3.3.2

3(CC)

3.1 3.2(CC)

3.2.1

3.2.2(CC)

4 (CC)

Tareas

EDT

SECUENCIAR LAS TAREAS

Este Objeto de Aprendizaje describe el Proceso para secuenciar las tareas del proyecto (PMI).



• Es el proceso que consiste en determinar las Dependencias Lógicas entre las diferentes tareas del proyecto.

• Estas dependencias determinan el Orden en el que se deben realizar dichas tareas.

• Estas dependencias introducen restriccionesen la posible planificación de los proyectos y por lo tanto hay que poner las estrictamente necesarias.




SECUENCIAR (ORDEN TEMPORAL)

1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.2.2.4

2.3.1.1 2.3.1.2 2.3.1.3 2.3.1.4

Dependencia


• Tipos de Relaciones Lógicas:

– Fin a Comienzo (FC): la tarea sucesora no empieza hasta que no finaliza la predecesora. Normal.

– Comienzo a Comienzo (CC): la tarea sucesora no comienza hasta que no comienza la predecesora.

– Fin a Fin (FF): la tarea sucesora no finaliza hasta que no finaliza la predecesora.

– Comienzo a Fin (CF): la tarea sucesora no finaliza hasta que no comienza la predecesora. No se usa.



• Fin a Comienzo (FC):

• Fin a Fin (FF):

• Comienzo a Comienzo (CC):


Tarea A Tarea BFC

Tarea A Tarea BFF

Tarea A Tarea BCC


• Tipos de Dependencias:

– Obligatorias: son las limitaciones reales (físicas, técnicas, etc.) y también son las limitaciones que están en un contrato (cumplimiento obligatorio).

– Discrecionales: son limitaciones “razonables” pero en un momento dado podríamos “eliminarlas”.

– Externas: no dependen del equipo del proyecto, por ejemplo “obtener una licencia/permiso”.



• Adelantos y Atrasos entre Tareas:

– Adelantos: empezar la actividad sucesora antes de lo previsto (según el tipo de dependencia) para acelerar el trabajo.

– Atrasos: empezar la actividad sucesora después de lo previsto (según el tipo de dependencia) para retrasar el trabajo.




Tarea A

Tarea B

Tarea A

Tarea B

Adelanto

• Ejemplo de Adelanto: empieza antes

TIEMPO



Tarea A

Tarea B

Tarea A

Tarea B

Atraso

• Ejemplo de Atraso: empieza más tarde

TIEMPO


• Como resultado obtenemos lo que se denomina un Diagrama de Red que es una representación esquemática de todas las actividades y sus relaciones lógicas.


Tarea A

Tarea B

Tarea C Tarea D

Inicio

Fin

FC

FC FC FC

FC

FC + D

ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS TAREAS

Este Objeto de Aprendizaje describe el proceso para estimar los recursos de las tareas del proyecto (PMI).




1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

…..

ESTIMAR RECURSOS:•Personal•Equipos•…..


• Recursos de la Organización: es necesario conocer sus habilidades, experiencia, etc.

• Calendarios de Recursos: es necesario disponer de los calendarios de los recursos.

• Motivo: en una organización los recursos son limitados, y además suele haber otros proyectos en vigor que podrían requerir los mismos recursos, en las mismas fechas.



Recurso Experiencia Enero Febrero Marzo Abril

María Analista Proyecto A

Pepe Programador Proyecto A Proyecto A Proyecto B

Cristina Programador Proyecto B

Manuel Técnico

…. …. … … … …


Tarea AAnalista

Tarea BTécnico

Tarea CProgramador

Tarea DTécnico

Inicio

Fin

ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS TAREAS

Este Objeto de Aprendizaje describe el proceso para estimar la duración de las tareas del proyecto (PMI).



• Es el proceso consistente en estimar el tiempo requerido (en unidades de trabajo) para realizar todas las actividades del proyecto.

• Es muy importante intentar realizar estas estimaciones con la mayor precisión que nos sea posible (experiencia del PM, juicio de expertos, activos de la empresa,…)




1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

…..


ESTIMAR DURACIÓN.•Tiempo requerido para realizar la tarea



Proyecto

1 (CC)

1.1 1.2 (CC)

1.2.1 1.2.2

1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

1.2.2.4

2 (CC)

2.1 2.2 2.3(CC)

2.3.1(CC)

2.3.1.1

2.3.1.2

2.3.1.3

2.3.2 2.3.3

2.3.3.1(CC)

2.3.3.2

3(CC)

3.1 3.2(CC)

3.2.1

3.2.2(CC)

4 (CC)

-Recurso 1: 100 horas-Recurso 2: 50 horas


Este Objeto de Aprendizaje describe el proceso para estimar la duración de las tareas del proyecto (PMI).



• Es el proceso consistente en estimar el tiempo requerido (en unidades de trabajo) para realizar todas las actividades del proyecto.

• Es muy importante intentar realizar estas estimaciones con la mayor precisión que nos sea posible (experiencia del PM, juicio de expertos, activos de la empresa,…)




1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

…..


ESTIMAR DURACIÓN.•Tiempo requerido para realizar la tarea



Proyecto

1 (CC)

1.1 1.2 (CC)

1.2.1 1.2.2

1.2.2.1

1.2.2.2

1.2.2.3

1.2.2.4

2 (CC)

2.1 2.2 2.3(CC)

2.3.1(CC)

2.3.1.1

2.3.1.2

2.3.1.3

2.3.2 2.3.3

2.3.3.1(CC)

2.3.3.2

3(CC)

3.1 3.2(CC)

3.2.1

3.2.2(CC)

4 (CC)

-Recurso 1: 100 horas-Recurso 2: 50 horas

DESARROLLAR EL CRONOGRAMA

Este Objeto de Aprendizaje describe los procesos básicos para desarrollar el cronograma del proyecto.


DESARROLLAR EL CRONOGRAMA


Secuenciar Tareas

Estimar Recursos

Estimar Duraciones

Desarrollar Cronograma

Definir Tareas

Planificar Alcance

Planificar Tiempo

Planificar Costos

CRONOGRAMA


HITOS Y TAREAS

Este Objeto de Aprendizaje describe los conceptos de tarea e hito y su configuración con el Project 2007.


HITOS Y TAREAS

• PROCESO:

1. Introducir los nombres de las tareas del proyecto en la columna TAREAS.

2. Introducir el tiempo necesario para completar cada tarea en la columna DURACIÓN. El formato es un número seguido de ("horas", "días" o "meses“).

3. El signo '?‘ se utiliza para indicar que se trata de una estimación (no conocemos el valor exacto).

4. Marcar como hitos las tareas que representan los eventos principales del proyecto. Duración Hito = 0.


HITOS Y TAREAS


HITOS Y TAREAS


HITOS Y TAREAS


HITOS Y TAREAS


Hito (Duración = 0)

Hito (Duración = 0)

HITOS Y TAREAS


VINCULAR TAREAS

Este Objeto de Aprendizaje describe el concepto de vincular tareas y su configuración en Project 2007.


VINCULAR TAREAS


VINCULAR TAREAS


VINCULAR TAREAS


VINCULAR TAREAS


VINCULAR TAREAS


VINCULAR TAREAS


VINCULAR TAREAS


VINCULAR TAREAS


VINCULAR TAREAS


ADELANTOS Y ATRASOS ENTRE TAREAS

Este Objeto de Aprendizaje describe los conceptos de adelantar y retrasar tareas y su configuración en Project 2007.
















RESTRICCIONES EN LAS FECHAS

Este Objeto de Aprendizaje describe el concepto de introducir restricciones en las fechas y su configuración en Project 2007.
















CALENDARIO LABORAL

Este Objeto de Aprendizaje describe el calendario laboral del proyecto y su configuración con el Project 2007.


CALENDARIO LABORAL


CALENDARIO LABORAL


Festivo

Laboral

CALENDARIO LABORAL


CALENDARIO LABORAL


CALENDARIO LABORAL


CALENDARIO LABORAL


CALENDARIO LABORAL


CALENDARIO LABORAL


Festivo

CALENDARIO LABORAL


CALENDARIO LABORAL


CALENDARIO LABORAL


DEFINICIÓN DE RIESGO

Alberto Palomares Chust Universidad Politécnica de Valencia Departamento de Sistemas Informáticos y Computación Escuela Politécnica Superior de Gandía


INTRODUCCIÓN

• El objetivo de este Objeto de Aprendizaje (OA) es que los alumnos alumnos entiendan y memoricen el Concepto de Riesgo de un Proyecto según el Project Management Institute (PMI)

http://www.pmi.org/


http://www.pmi.org/

CONCEPTO DE RIESGO (SEGÚN PMI)

• El Riesgo de un Proyecto es para el PMI cualquier Evento o Condición Incierta, que de producirse tiene un Efecto Positivo o Negativo en alguno de los Objetivos del Proyecto (alcance, cronograma, costo, calidad, etc.).



• Evento o Condición Incierta – La palabra RIESGO en castellano tiene una cierta

connotación NEGATIVA. – Sin embargo el concepto de RIESGO según la

definición anterior se refiere más bien a lo que entendemos por INCERTIDUMBRE.

– INCERTIDUMBRE es un proyecto es casi cualquier cosa de la que no estemos 100% seguros así que en un proyecto real muchas cosas pueden serlo.



• Efecto Positivo o Negativo – Llama la atención el posible “Efecto Positivo” del

Riesgo, pero que se entiende mejor si pensamos en conceptos como incertidumbre, variabilidad, entorno cambiante, sucesos imprevistos,…

– Cualquiera de estos factores puede tener diferentes efectos en nuestro proyecto:

• POSITIVOS -> OPORTUNIDADES • NEGATIVOS -> AMENAZAS



• Sobre los Objetivos del Proyecto – El último aspecto que tenemos que destacar de la

definición anterior es que desde el punto de vista de la Gestión del Riesgos del Proyecto únicamente tendremos en cuenta aquellos factores que afecten a los Objetivos del Proyecto.

– Es decir sólo nos interesa analizar como la incertidumbre podría afectar a los objetivos principales del proyecto: alcance, cronograma, presupuesto, calidad,…


GESTIÓN DE RIESGOS (SEGÚN PMI)

• La Gestión de Riesgos (GR) incluye todos los Procesos necesarios para Planificar, Identificar, Analizar, Responder, Monitorizar y Controlar los Riesgos de un Proyecto.

• El objetivo de la GR es Aumentar/Disminuir la Probabilidad e Impacto de los eventos Positivos/Negativos en los Objetivos del Proyecto.


RIESGOS

• RIESGOS IDENTIFICADOS: – Podemos Planificar una Posible Respuesta a los

mismos (si suceden entonces …) – No podemos responder a los mismos. Se les

asigna las denominadas Reservas de Contingencia: por ejemplo incrementar un % los costos, plazos,…

• RIESGOS NO IDENTIFICADOS: – En estos casos se les asigna las denominadas

Reservas de Gestión (fuera del presupuesto).


ALGUNOS FACTORES BÁSICOS EN LA GESTIÓN DE RIESGOS

• Analizar los objetivos del proyecto (alcance, cronograma, costes y calidad)

• Escalar estos objetivos ¿qué objetivos son los más críticos para el éxito del proyecto?

• Importancia y Tolerancia al riesgo de los interesados del proyecto: clientes, patrocinadores, organización,…

• Comunicaciones: es necesario que todos los interesados tengan una visión común del riesgo.


PROPUESTA DE ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

• Los alumnos tienen que redactar “por escrito” los conceptos básicos que se han descrito en este OA.

• A continuación volverán a visionar el vídeo corrigiendo y completando lo que han escrito previamente.


RESUMEN

• En este OA hemos revisado el concepto de Riesgo de un Proyecto, según el PMI.

• Las diapositivas que se han utilizado en esta presentación se pueden encontrar y descargar en la página de SLIDESHARE:

http://es.slideshare.net/apalomareschust/presentations



LOS PROCESOS DE GESTIÓN DEL RIESGO



INTRODUCCIÓN

• El objetivo de este Objeto de Aprendizaje (OA) es que los alumnos identifiquen los diferentes Procesos de Gestión del Riesgo y entiendan cuándo se deben aplicar durante el Ciclo de Vida de un Proyecto, de acuerdo con el Project Management Institute (PMI)

http://www.pmi.org/


http://www.pmi.org/

PROCESOS DE GESTIÓN DE RIESGOS

• De acuerdo con el PMI los 6 Procesos de Gestión de Riesgos son los siguientes:

– Planificar la Gestión de Riesgos

– Identificar los Riesgos

– Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

– Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos

– Planificar la Respuesta a los Riesgos

– Controlar los Riesgos



• Planificar la Gestión de Riesgos (*)

• Identificar los Riesgos

• Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

• Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos

• Planificar la Respuesta a los Riesgos

• Controlar los Riesgos

* Proceso “Previo” (Fase Planificación)



• Planificar la Gestión de Riesgos

• Identificar los Riesgos (*)

• Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos (*)

• Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos (*)

• Planificar la Respuesta a los Riesgos (*)


* Fase Planificación



• Planificar la Gestión de Riesgos

• Identificar los Riesgos

• Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

• Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos

• Planificar la Respuesta a los Riesgos

• Controlar los Riesgos (*)

* Fase Ejecución



• Vamos a centrarnos en los 4 Procesos que representan la Fase de Planificación propiamente dicha:

– Identificar los Riesgos

– Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

– Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos

– Planificar la Respuesta a los Riesgos




• Estos procesos se realizan secuencial e iterativamente:

– Identificar

– Cualitativo

– Cuantitativo

– Respuesta

– Identificar

– …



• En general la información sobre un proyecto evoluciona durante el Ciclo de Vida:

– Fase de Planificación: inicialmente tenemos muy poca información pero va aumentando conforme se desarrolla los procesos de planificación.

– Fase de ejecución: los riesgos previstos o imprevistos suceden o no y varían el escenario.

• Por lo tanto el Plan de Riesgos (PR) se debe revisar todas las veces que sea necesario.



• Los alumnos tienen que redactar “por escrito” los procesos básicos de Gestión de Riesgos y el orden en el que se aplican en el ciclo de vida del proyecto.

• A continuación volverán a visionar el vídeo corrigiendo y completando lo que han escrito previamente.


RESUMEN

• En este OA hemos revisado los Procesos de Gestión del Riesgo de un Proyecto y su Aplicación durante el Ciclo de Vida de un Proyecto, según el PMI.






PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS RIESGOS



INTRODUCCIÓN

• El objetivo de este Objeto de Aprendizaje (OA) es que los alumnos entiendan y sean capaces de aplicar en proyectos “sencillos” las recomendaciones que se describen en el proceso “Planificar la Gestión del Riesgo”, según el Project Management Institute (PMI)

http://www.pmi.org/


http://www.pmi.org/

PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL RIESGO

• Este Proceso consiste en definir cómo se realizarán las Actividades de Gestión de Riesgos (GR) en el Proyecto.

• Es un Plan Estratégico (Alto Nivel) en el sentido de que en él se “define la estrategia de GR”: – Nivel de la Organización

– Importancia del Proyecto

– Recursos Asignados

– Herramientas a Utilizar

– Relaciones con otros Procesos del PM



• Proceso Previo de Planificación: se debe realizar antes de lo que serían los Procesos Específicos de Planificación de GR del Proyecto. Puede incluir:

– Reservas de Contingencia

– Tareas Específicas de GR

– Responsables de los diferentes Procesos de GR

– Comunicaciones (interesados, patrocinadores,…

– Tolerancia al Riesgo

– …



• Entradas (salidas de otros Procesos PM):

– Planes de Gestión especialmente los que definen la Línea Base del Proyecto: Alcance, Cronograma y Presupuesto

– Acta de Constitución del Proyecto

– Registro de Interesados

– Factores Ambientales de la Organización

– Activos de la Organización



• Activos de la Organización:

– Categorías del Riesgo

– Definiciones y Lenguaje Común

– Formatos y Plantillas

– Roles y Responsabilidades

– Niveles de Autoridad y Toma de Decisiones

– Lecciones Aprendidas

– …



• Salidas: – Metodología – Roles y Responsabilidades – Presupuesto y Calendario – Categorías del Riesgo – Definiciones de Probabilidad e Impacto – Priorización de Riesgos (Matriz P*I) – Tolerancias al Riesgo – Formatos de los Informes – Seguimiento – …



• Los alumnos tienen que redactar “por escrito” los aspectos básicos que consideren necesarios para Planificar la Gestión del Riesgo de un proyecto “sencillo” (el proyecto y las herramientas lo seleccionará el alumno según su propio criterio).


RESUMEN

• En este OA hemos revisado el proceso Planificar la Gestión del Riesgo de un Proyecto, según el PMI.






IDENTIFICAR LOS RIESGOS



INTRODUCCIÓN

• El objetivo de este Objeto de Aprendizaje (OA) es que los alumnos entiendan y sean capaces de aplicar en proyectos “sencillos” las recomendaciones del proceso denominado “Identificar los Riesgos del Proyecto”, según el Project Management Institute (PMI)

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• Es el Proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características.

• Es importante destacar en esta definición que este proceso requiere documentar.

• Esta documentación es muy importante para poder gestionar adecuadamente las incertidumbres del proyecto.



• Para poder Gestionar los Riesgos sobre los Objetivos de un Proyecto es evidente que primero hay que intentar detectarlos.

• Este proceso nos permitiría obtener los Riesgos Conocidos del Proyecto que son los que podemos gestionar.

• Los riesgos externos al contexto del propio Proyecto no siempre son detectables (Riesgos Desconocidos) -> Reservas de Gestión



• Durante el ciclo de vida de los proyectos suceden cosas, los riesgos se materializan o no, se toman decisiones, que hacen que el riesgo/incertidumbre del proyecto varíe.

• Por lo tanto es un proceso que se tiene que repetir las veces que sea necesario durante el ciclo de vida del proyecto.

• La GR es debe aplicar Iterativamente durante el Ciclo de Vida de los Proyectos.



• Este Proceso es el primero de la fase de Planificación Iterativa de Riesgos del Proyecto:



• Entradas (salidas de otros Procesos PM): – Plan de Gestión de Riesgos

– Planes de Gestión especialmente los que definen la Línea Base del Proyecto: alcance, costos, cronograma, calidad.

– Documentos del Proyecto, Contratos,…

– Registro de Interesados

– Factores Ambientales de la Organización

– Activos de la Organización

– …



• Factores que Maximizan este Proceso: – Temprana

– Iterativo

– Emergente

– Amplia y Proporcionada

– Desde Diferentes Puntos de Vista

– Relacionado directamente con algún Objetivo

– Redactado con un Lenguaje Claro y Preciso

– …



• SALIDAS:

– La salida de este proceso es la documentación detallada y precisa de todos los riesgos detectados.

– Esta documentación puede incluir incluso algunas posibles respuestas (si se conocen en la fase de identificación) aunque posteriormente se concretarán en otro proceso diferente.



• Los alumnos tienen que redactar “por escrito” los Riesgos Identificados de un proyecto “sencillo” según las recomendaciones de este OA.


RESUMEN

• En este OA hemos revisado el proceso Identificar los Riesgos de un Proyecto, según el PMI.






REALIZAR EL ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS RIESGOS



INTRODUCCIÓN

• El objetivo de este Objeto de Aprendizaje (OA) es que los alumnos entiendan y sean capaces de aplicar en proyectos “sencillos” las recomendaciones que se describen en el proceso “Realizar el Análisis Cualitativo de los Riesgos del Proyecto”, según el Project Management Institute (PMI)

http://www.pmi.org/


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ANÁLISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

• El Análisis Cualitativo de Riesgos (según PMI) es el proceso de Priorizar los Riesgos Identificados evaluando la Probabilidad de Ocurrencia y su Impacto en los objetivos principales del proyecto.

• El Objetivo principal es centrar los esfuerzos de Gestión de Riesgos (GR) en los Riesgos de mayor prioridad.



• Este análisis se realiza en función de los criterios acordados/establecidos en el proceso Plan de Gestión de Riesgos del Proyecto (proceso de planificación preliminar a la gestión de riesgos propiamente dicha).

• Estos criterios establecen los niveles de tolerancia al riesgo, las categorizaciones del riesgos, probabilidades e impactos, etc.



• El análisis cualitativo se realiza de forma independiente para cada riesgo identificado.

• Por lo tanto no se tienen en cuenta las posibles interdependencias entre los riesgos del proyecto, y que se analizan en un proceso posterior Análisis Cuantitativo de Riesgos.



• Evaluación de la Probabilidad de los Riesgos: – Establecer la probabilidad de que un riesgo ocurra

(% de ocurrencia).

• Evaluación del Impacto de los Riesgos: – Establecer el efecto que tienen sobre los objetivos

básicos del proyecto (escala numérica).

• Los criterios para establecer estos valores se definen previamente, durante el proceso “Planificar la Gestión de Riesgos”.



• Matriz Probabilidad*Impacto:

– Es una herramienta/técnica (denomación PMI) que ayuda a priorizar los riesgos del proyecto.

– Esta matriz resume los criterios establecidos en el Plan de gestión de Riesgos.

– Normalmente se realiza en un nivel de decisión por encima del proyecto (organización).

– Vamos a ver como se utiliza (ejemplo sencillo):



• Supongamos que se define para el cronograma del proyecto esta matriz (a modo de ejemplo):


PROB. AMENAZAS OPORTUNIDADES

80 % -0.64 -0.32 -0.16 -0.08 0.08 0.16 0.32 0.64

60% -0.48 -0.24 -0.12 -0.06 0.06 0.12 0.24 0.48

40% -0.32 -0.16 -0.08 -0.04 0.04 0.08 0.16 0.32

20% -0.16 -0.08 -0.04 -0.02 0.02 0.04 0.08 0.16

IMP. -0.8 ELEV.

-0.4 ALTA

-0.2 NORM.

-0.1 BAJA

0.1 BAJA

0.2 NORM.

0.4 ALTA

0.8 ELEV.


• La organización define umbrales que indican el nivel atención que hay que prestar a un riesgo:



80 % -0.64 -0.32 -0.16 -0.08 0.08 0.16 0.32 0.64

60% -0.48 -0.24 -0.12 -0.06 0.06 0.12 0.24 0.48

40% -0.32 -0.16 -0.08 -0.04 0.04 0.08 0.16 0.32

20% -0.16 -0.08 -0.04 -0.02 0.02 0.04 0.08 0.16

IMP. -0.8 ELEV.

-0.4 ALTA

-0.2 NORM.

-0.1 BAJA

0.1 BAJA

0.2 NORM.

0.4 ALTA

0.8 ELEV.


• Supongamos que en el proyecto hay prevista una determinada entrega .

• Estimamos que hay una probabilidad del 40% de que haya un retraso (factor 0.4 respecto al tiempo previsto)

• El factor Probabilidad*Impacto= 0.16



• Probabilidad 40% Retraso; Impacto 0.4 -> P*I= 0.16



80 % -0.64 -0.32 -0.16 -0.08 0.08 0.16 0.32 0.64

60% -0.48 -0.24 -0.12 -0.06 0.06 0.12 0.24 0.48

40% -0.32 -0.16 -0.08 -0.04 0.04 0.08 0.16 0.32

20% -0.16 -0.08 -0.04 -0.02 0.02 0.04 0.08 0.16

IMP. -0.8 ELEV.

-0.4 ALTA

-0.2 NORM.

-0.1 BAJA

0.1 BAJA

0.2 NORM.

0.4 ALTA

0.8 ELEV.


• Como resultado de este proceso se obtiene (se actualiza) básicamente el denominado Registro de Riesgos.

• Este documento describe y ordena los riesgos identificados del proyecto en función de sus prioridades (incluye información adicional)

• Esta ordenación permite centrarse en los riesgos prioritarios -> dedicar esfuerzos PM



• Los alumnos tienen que redactar “por escrito” el Análisis Cualitativo de los Riesgos de un proyecto “sencillo” según las recomendaciones de este OA.


RESUMEN

• En este OA hemos revisado el proceso Realizar el Análisis Cualitativos de los Riesgos de un Proyecto, según el PMI.






REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO DE LOS RIESGOS



INTRODUCCIÓN

• El objetivo de este Objeto de Aprendizaje (OA) es que los alumnos entiendan y sepan describir los conceptos básicos del proceso “Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos del Proyecto”, según el Project Management Institute (PMI)

http://www.pmi.org/


http://www.pmi.org/

ANÁLISIS CUANTITATIVO DE RIESGOS

• Es el proceso consistente en analizar los riesgos identificados del proyecto para obtener información cuantitativa sobre su efecto global sobre los objetivos principales del Proyecto.



• Riesgos Identificados del Proyecto (input): son el resultado de otros procesos previos de Gestión de Riesgos (GR).

• Información Cuantitativa: resultados numéricos: Probabilidades, Modelos, etc.

• Efecto Global: es necesario tener en cuanta las interacciones entre todos los Riesgos.

• Objetivos Principales: priorizar



• Complejo y Costoso: para poder hacer un análisis de riesgos cuantitativo es necesario disponer de suficientes datos, de calidad, de bastantes proyectos, que permitan desarrollar modelos numéricos fiables de los proyectos.

• Sólo organizaciones bastante maduras en Gestión de Riesgos pueden realizar un análisis cuantitativo de riesgos de un proyecto completo con suficientes garantías.



• Para poder realizar este tipo de análisis es importante planterlo a medio o largo plazo en una organización.

• ¿Cómo debemos proceder? Lo importante es ir analizando y almacenando toda la información y los datos importantes de los proyectos de nuestra organización (en particular los datos sobre riesgos).

• Lecciones Aprendidas



• Requiere:

– Procedimientos de Trabajo

– Sistemas de Información

– Formación Personal

– …

• Dinero / Recursos / Tiempo / …

• Beneficios se obtienen a medio/largo plazo

• Compromiso de la Dirección



• Técnicas de Análisis y Modelado de Riesgos:

– Probabilidad y Estadística

– Inteligencia Artificial: redes neuronales,…

– Simulaciones (Montecarlo)

– Etc.

• Fuera del Alcance de este Curso

• Vamos a ver un ejemplo de una técnica (EMV)



• Análisis del Valor Monetario Esperado (EMV): – Es un análisis estadístico que estima el resultado

económico promedio del proyecto en situaciones de incertidumbre.

– El EMV es el producto de la probabilidad por el valor económico de un suceso

– Positivo/negativo según oportunidad/impacto.

– Árbol de Decisión: dependiendo de que algo suceda o no (incertidumbre), se calcula el EMV

– Ejemplo: fuente GUÍA PMBOK 5ª EDICIÓN.



• Ejemplo EMV: ¿desarrollo o actualizo?


VALOR NETO

NODO DE POSIBILIDAD

NODO DE DECISIÓN

DECISIÓN

¿DESARROLLAR O ACTUALIZAR?

DESARROLLAR

-1.2 M. Euros

CRECIMIENTO ALTO (60%)

+2 M. Euros

0.8 M. Euros =

= 2 M. - 1.2M.

CRECIMIENTO MEDIO (40%)

+0.9 M. Euros

- 0.3 M. Euros =

= 0.9 M. – 1.2 M.

ACTUALIZAR

-0.5 M. Euros

CRECIMIENTO +ALTO (60%)

+1.2 M. Euros

0.7 M. Euros =

= 1.2 M. – 0.5 M.

CRECIMIENTO MEDIO (40%)

0.6 M. Euros

0.1 M. Euros =

= 0.6 M. – 0.5 M.


• Ejemplo EMV:


EMV DATOS NODO DE DECISIÓN

DECISIÓN


DESARROLLAR

0.36M= 0.48-1.2

PROB = 60%

VALOR = 0.8 M. 0.8*0.6= 0.48 M

PROB = 40%

VALOR = - 0.3 M. -0.4*0.3=-1.2 M.

ACTUALIZAR

0.46M=0.42+0.02

PROB = 60%

VALOR = 0.7 M. 0.6*0.7=0.42 M.

PROB = 40%

VALOR = 0.1 M. 0.4*0.1=0.04 M.


• Ejemplo EMV:


EMV DATOS NODO DE DECISIÓN

DECISIÓN


DESARROLLAR

0.36M

PROB = 60%

VALOR = 0.8 M. 0.8*0.6= 0.48 M

PROB = 40%

VALOR = - 0.3 M. -0.4*0.3=-1.2 M.

ACTUALIZAR

0.46M

PROB = 60%

VALOR = 0.7 M. 0.6*0.7=0.42 M.

PROB = 40%

VALOR = 0.1 M. 0.4*0.1=0.04 M.


• El Análisis Cuantitativo es una tarea bastante compleja (fuera del alcance de este curso).

• Los alumnos tienen que redactar “por escrito” los aspectos básicos de este proceso.

• También pueden intentar realizar un ejemplo sencillo aplicando la técnica EVM.

• A continuación revisarán el vídeo y corregirán y completarán lo que han escrito previamente.


RESUMEN

• En este OA hemos revisado el proceso Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos de un Proyecto, según el PMI.





PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS



INTRODUCCIÓN

• El objetivo de este Objeto de Aprendizaje (OA) es que los alumnos entiendan y sean capaces de aplicar en proyectos “sencillos” las recomendaciones que se describen en el proceso “Planificar la Respuesta a los Riesgos del Proyecto”, según el Project Management Institute (PMI)

http://www.pmi.org/


http://www.pmi.org/

Planificar la Respuesta a los Riesgos

• El objetivo de este proceso es determinar el conjunto de acciones que hay que realizar preferentemente para que los objetivos del proyecto se puedan cumplir.



• El Plan de Respuestas a los Riesgos (PRR) determina las acciones que son apropiadas para tratar los riesgos identificados y priorizados del proyecto para cumplir con los objetivos principales del proyecto.

• Este proceso debe establecer responsables de las respuestas, recursos, financiación,….


• Las acciones de respuesta se deben ejecutar en el momento “óptimo” para que sean eficientes en la consecución de los Objetivos del Proyecto.

• El PRR debe establecer las condiciones ”de disparo” (trigger conditions) que hacen que las acciones de respuesta empiecen a ejecutarse.


• Aspectos Importantes para el éxito del PRR:

– Comunicación

– Definición de Roles y Responsabilidades

– Establecer las “Condiciones de Disparo”

– Proporcionar Recursos, Presupuesto y Tiempo

– Analizar las interacciones entre riesgos, respuestas, objetivos del proyecto,…

– …


• Estrategias para abordar Riesgos Negativos sobre el Proyecto (Amenazas):

– Evitar: actuar para eliminar amenaza. Cambios en el Plan de Proyecto.

– Transferir: trasladar el impacto y su respuesta a un tercero. Seguros, Primas de Riesgo,… (Coste).

– Mitigar: reducir probabilidad e impacto del riesgo.

– Aceptar: no hacer nada hasta que se materialice.


• Estrategias para abordar Riesgos Positivos sobre el Proyecto (Oportunidades):

– Explotar: trabajar activamente para que la oportunidad se materialice.

– Mejorar: trabajar por aumentar la probabilidad.

– Compartir: asignar parte de la propiedad a un tercero mejor capacitado, consorcios,…

– Aceptar


• Resultados de este Proceso:

– Actualizaciones del Plan de Proyecto (cronograma, costos, calidad, compras recursos humanos,…)

– Actualizaciones documentos del proyecto: plan de riesgos, registro de riesgos, …

– Solicitudes de Cambio

– …



• Los alumnos tienen que redactar “por escrito” la Respuesta a los Riesgos de un proyecto “sencillo” según las recomendaciones de este OA.


RESUMEN

• En este OA hemos revisado el proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos de un Proyecto, según el PMI.





CONTROLAR LOS RIESGOS



INTRODUCCIÓN

• El objetivo de este Objeto de Aprendizaje (OA) es que los alumnos las recomendaciones que se describen en el proceso “Controlar los Riesgos del Proyecto”, según el Project Management Institute (PMI)

http://www.pmi.org/


http://www.pmi.org/

Monitorizar y Controlar los Riesgos

• La efectividad de la Gestión de Riesgos depende en gran medida de cómo todos los planes y acciones previstas se ejecutan: – Seguimiento de los riesgos identificados

– Detectar nuevos riesgos

– Monitorizar las condiciones de Disparo (triggers)

– Ejecutar los Planes de Respuesta

– Analizar la efectividad de los planes

– …


• Es muy importante que se realice durante todo el ciclo de vida del proyecto.

• El riesgo/incertidumbre producen variaciones en las condiciones del proyecto, requieren acciones de respuesta, que en muchas ocasiones producen variaciones en el propio plan del proyecto.

• Solicitudes de Cambio


• Este proceso está estrechamente relacionado con el proceso “Realizar el Control Integrado de Cambios” (según PMI).

– Los riesgos pueden producir variaciones significativas en la línea base del proyecto.

– Requieren modificaciones importantes del plan del proyecto.

– Las modificaciones en el plan del proyecto se tienen que hacer siguiendo unos procedimientos.


• Solicitudes de Cambio:

– Acciones Correctivas Recomendadas: una vez el riesgo se ha concretado en muchos casos es necesario proponer planes de contingencia y soluciones alternativas (riesgos emergentes)

– Acciones Preventivas Recomendadas: antes de que los riesgos se materialicen se solicitan cambios para asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.



• Ejemplo de Técnica de Monitorización:

– Análisis de Variaciones y Tendencias:

• Básicamente consiste en ir comparando durante todo el ciclo de vida del proyecto los resultados planificados (línea base) con los resultados reales.

• Está muy relacionado con la técnica de Gestión del Valor Ganado (EVM), que permite comparar el plan del proyecto, el trabajo realizado y los costes reales.

• En el Plan de Gestión de Riesgos se establecen umbrales que se detectan con la información del EVM.



• Los alumnos tienen que redactar “por escrito” los aspectos básicos que recuerden del proceso Controlar los Riesgos de un proyecto.

• A continuación revisarán el vídeo y corregirán y completarán lo que han escrito previamente.


RESUMEN

• En este OA hemos revisado el proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos de un Proyecto, según el PMI.





EJEMPLO DE GESTIÓN DE RIESGOS. PAELLA VALENCIANA AUTÉNTICA


Gestión de Riesgos (GR) de un Proyecto

• En este Polimedia vamos a realizar un Análisis de Riesgos de un Proyecto “Sencillo”

• No vamos a ser absolutamente rigurosos pero intetaremos seguiremos los procesos básicos del Project Management Institute (PMI)

http://www.pmi.org/ • El objetivo es simplemente que los alumnos

entiendan mejor el concepto del riesgo.

21/05/2014 Alberto Palomares 2

http://www.pmi.org/

CONCEPTO DE RIESGO

• El Riesgo de un Proyecto es para el PMI cualquier Evento o Condición Incierta, que de producirse tiene un Efecto Positivo o Negativo en alguno de los Objetivos del Proyecto (alcance, cronograma, costo, calidad, etc.).

• Por lo tanto lo importante es fijarse en los OBJETIVOS DEL PROYECTO.


PAELLA VALENCIANA AUTÉNTICA

• Si analizamos los objetivos de este proyecto podemos afirmar que sin ninguna duda el más importante (desde el punto de vista del riesgo) es la CALIDAD de los ENTREGABLES.

• En este proyecto tenemos un único entregable la Paella Valenciana Auténtica a Leña que los INTERESADOS (en este caso los comensales) con toda seguridad juzgarán rigurosamente. 21/05/2014 Alberto Palomares 4


• El propio enunciado del proyecto tiene mucho riesgo “PAELLA VALENCIANA AUTÉNTICA”: – Existen muchos arroces que se hacen en PAELLA:

es simplemente un recipiente. – Algunos se les denomina PAELLA VALENCIANA:

empiezan los problemas sobre el nombre y sobre todo en Valencia que criticamos muchos arroces que así se denominan.

– AUTÉNTICA: muchos valencianos piensan que su receta los es (discusiones entre valencianos)



• Interesados Peligrosos (RIESGO): – Fallero Veterano y Ganador de varias ediciones del

Concurso de Paellas de su Falla – Cocinitas que presume de que hace la mejor

paella del mundo. – Cocinero de un restaurante de la Albufera – Etc.



• La Consejería de Agricultura del gobierno valenciano ha elaborado en conjunto con el Consejo Regulador de la Denominación de Origen Arroz de Valencia, un registro de ingredientes que tendrá que llevar toda paella que quiera comercializarse bajo el nombre de Paella Valenciana.

http://es.wikipedia.org/wiki/Paella


http://es.wikipedia.org/wiki/Paella


• Los diez ingredientes básicos que siempre se usan general y tradicionalmente son: – Pollo, conejo, ferraura, garrofón, tomate, arroz,

aceite de oliva, agua, azafrán y sal.

• Además se admiten otros ingredientes como: – Ajo, alcachofa, pato, pimentón, caracoles o el

romero, variantes que «también serán aceptadas dentro de la denominación de auténtica "paella valenciana.



• De acuerdo con la definición, en principio vamos a utilizar los 10 ingredientes básicos: – Pollo, conejo, ferraura, garrofón, tomate, arroz,

aceite de oliva, agua, azafrán y sal.

• Y de los permitidos, en principio utilizaremos: – Pimentón y romero – ¿Caracoles? -> depende de los INTERESADOS – ¿Alcachofa? -> el arroz se queda verde



• En este proyecto el objetivo básico es la CALIDAD, por lo tanto todos los ingredientes deben ser de PRIMERA, verduras frescas, carnes de primera, nada de productos congelados.



• Las compras las realizaremos por ejemplo en el MERCADO CENTRAL DE VALENCIA https://www.mercadocentralvalencia.es/Index.aspx


https://www.mercadocentralvalencia.es/Index.aspx























RIESGOS EJECUCIÓN

• La elaboración de una paella a leña es bastante compleja. Riesgos Básicos: – El tiempo: lluvia, viento, riegos de incendios

forestales,…. -> alternativa: hacerla a gas. – Los expertos paelleros: si pueden te incordiarán

durante la elaboración, te dirán que pones mucho fuego, poco, que le falta sal, que le sobra, que has frito poco la carne, mucho, que el romero se deshace, ……… -> mantenerlos alejados, ignorarlos

– Que salga mal: encargar unas pizzas.












































































































RIESGOS

• En este caso los interesados peligrosos no se acercaron mucho a la paella, gracias al picoteo y las cervezas.

• Resultado: máxima nota de calidad según los 10 comensales asistentes, que de vez en cuando insinúan que haga otra paella.

• No hubo que recurrir a las pizzas (ahorro del presupuesto previsto para contingencias).

• IMPORTANTE: la GR se realiza por si acaso


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