RUBRO: BIENES DE CAMBIO

RUBRO: BIENES DE CAMBIO

Evaluacin crtica de las instrucciones preparadas por la Ca. para el relevamiento del inventario fsicoConceptoActividadComentario/Observacin

Fecha, hora y lugar de realizacin del conteo31 de agosto a partir de las 8 horas.

Se recontaran los depsitos situados en:

Oroo 1254: inicio 8 horas

Pellegrini 150: luego de la finalizacin del anterior. Se estima 15 horas.

En caso de no concluir en el mismo da, se continuar al da siguiente.No es apropiado que el recuento se inicie en un depsito y no en el otro. En caso que esto no fuera factible, la empresa debe plantear las medidas para asegurar que no haya desplazamiento de existencias de un depsito a otro y recontar dos veces los mismos tems.

Una alternativa puede ser precintar un depsito una vez recontado o el otro antes de su conteo.

Responsable:Jefe de Depsito OrooEl encargado de recuento debe ser alguien ajeno a la custodia. Podra ser personal del rea contable u otro sector, que posea capacidad y conocimiento de los productos.

Notificacin a los auditores externosSer responsabilidad del encargado del recuento informar con antelacin no menor a quince das.Si bien es correcto el punto, cabe aclarar que el auditor, al momento del planeamiento preliminar se encontrar obligado a conocer estas fechas a efectos de preparar un plan adecuado para el rubro.

Productos a ser incluidos en el conteoLa totalidad de las existencias en todos los depsitos de la empresa.Sin observacin

Grupos de inventariadoresSe constituirn dos grupos de inventariadores conformados por dos personas cada uno. De cada grupo una persona pertenecer al rea de depsito y la otra al sector contable de la empresa.Sin observacin. En este caso el personal del rea contable actuar como oposicin del personal del depsito.

Mtodo de conteoSe practicarn dobles recuentos, uno por cada grupo. Estos recuentos sern simultneos a efectos de determinar posibles diferencias entre ambos grupos y generar un tercer y definitivo conteo.No es apropiado que se efecten los recuentos de los sectores en forma simultnea ya que eso puede incentivar la posibilidad que un grupo recuente y el otro copie los datos. Los equipos deben recontar sectores diferentes y una vez relevados los datos, entregar las planillas al encargado quien verificar la coincidencia.

Sectorizacin de los depsitosSiendo que toda la mercadera se estiba en estanteras de cuatro cuerpos de altura y cuatro de fondos, se establece que cada sector corresponder a una estantera.

Cada sector ser sealado con un nmero, correlativo a partir del nmero 1. Correcto

Tarjetas de recuentoOmisin del memorando. Las instrucciones deben aclarar que: Se utilizarn dos juegos de tarjetas de recuento de distinta forma o color, por ejemplo: un juego identificado con color blanco y el otro con color verde. Las tarjetas se numerarn correlativamente con nmeros iguales a los sectores en los que su ubicarn. Cada grupo extraer solo el tipo de tarjeta que tenga asignado.

Elementos especiales disponibles Omisin. En funcin de la naturaleza de los depsitos, la forma de almacenamiento y los productos a recontar, debe preverse la necesidad de contar con elementos de apoyo. Para el caso del ejercicio deberan estar disponibles para la utilizacin durante el conteo dos autoelevadores en cada depsito para el movimiento de productos. Nota: Aqu los profesores pueden profundizar con los elementos necesarios segn el tipo de recuento: Ej: lquidos en tanques, granos en silos, minerales almacenados a granel en pilas, etc.

Datos a relevar durante el conteoCdigo de producto, descripcin breve y cantidad de cajas y cantidad de tems por caja.Sin observaciones

Relevamiento de mercadera obsoleta y/o deteriorada

Omisin. Debi indicarse que en caso de detectarse mercadera obsoleta y/o deteriorada, se la relevar en las tarjetas indicando claramente la causa del deterioro y su posible recuperabilidad.

Corte de documentacinEstar a cargo del responsable y se efectuar antes del inicio del conteo en cada conteo.

Se omite indicar los comprobantes a ser cortados. Para el caso puede ser I/R, Remito, Factura, Nota de Crdito, Vale de ajustes de inventario, etc.

Movimientos de entrada / salida durante el conteo.No se admitirn. En caso de urgencias se retirarn productos del depsito que no se est recontando.Sin observaciones. Ver comentario del punto 2.

Finalizacin del recuentoLa autoridad del recuento, luego de una recorrida general y previo control de integridad (para asegurar que todos los sectores hayan sido recontados) dar por finalizado el conteo si no existen diferencias entre los datos relevados por ambos grupos..Como se deben utilizar tarjetas numeradas, el control consiste en verificar que todas las tarjetas fueran retiradas, completadas y entregadas a la autoridad del recuento, quien ya habr verificado que ambos juegos coincidan entre s.

Vuelco de datosPersonal del depsito ser el encargado de consolidar los datos relevados en el recuento en una planilla resumen.Incorrecto. Este trabajo debe asignarse a personas distintas a la custodia de los bienes y manejo de los registros de inventario. Podra ser personal del rea contable.

Control del corte de documentacinOmisin. El memorando no establece la funcin de control del corte de documentacin, tarea que debera estar a cargo del encargado del vuelco de tarjetas.

Determinacin y anlisis de las posibles diferenciasEl encargado de recuento deber controlar la informacin preparada por el sector

Omisin. El memorando debe prever la tarea y el responsable del anlisis de las diferencias (finales, luego de los ajustes errores de registro de comprobantes) entre el stock fsico y el stock segn el sistema de inventario.

Preguntas:

Cual sera su actitud si la compaa decide no modificar las instrucciones aqu expuestas relacionadas con el conteo simultneo de un sector por ambos grupos de inventariadores?Respuesta: Esta situacin afecta la veracidad de la informacin relevada. En ese caso actuara con mayor escepticismo al momento de la determinacin del tamao de la muestra de sectores a recontar. Si detectase recurrentes errores entre los datos relevados y los resultados de las muestras, considerara la posibilidad de relevar el 100 % de las existencias (con el aumento del costo de los servicios de auditora) y de no ser practicable este procedimiento evaluara la existencia de una limitacin a alcance del trabajo, evaluando posteriormente su impacto en el informe.

Como obrara en caso que en la visita preliminar al depsito observara que los sectores no estn adecuadamente delimitados ni ordenados, generndose importantes dudas respecto a la calidad de la informacin que se obtendr como producto del recuento?Respuesta: Si el encargado del recuento no considera la posibilidad de no iniciar el conteo y ordenar los depsitos, evaluara la posibilidad del retiro del personal de auditora. Esto, al igual que el caso anterior, genera una limitacin al alcance con similares conclusiones.