D16 UNIONES TEMPORALES

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ALIANZAS PARA CONTRATR:

CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

Concepto y características generales

La unión temporal

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es un acuerdo en virtud del cual dos omás personas presentan conjuntamente una propuesta pa-ra obtener la adjudicación, celebración y ejecución de uncontrato, respondiendo solidariamente

2 por el cumplimien-

to total del compromiso.

Responsabilidad. En los consorcios la responsabilidad porlas obligaciones tributarias es solidaria, en tanto que en launión temporal los participantes solamente responden enel porcentaje y proporción que indique el texto del docu-mento en el cual se plasme el convenio; Si bien la normaprevé la solidaridad para la obligación de hacer , para efec-tos de sanciones el factor determinante es el límite de par-ticipación.

La unión temporal , junto con los denominados consorcios3,fueron regulados parcialmente por la Ley 80 de 1993, defi-niendo que al plantearla se establezcan con claridad las si-guientes condiciones:

Concretar el objeto de la unión temporal establecien-do con claridad, por ejemplo, la identificación de la li-citacion a presentar, el nombre de la entidad contra-tante, el alcance y plazo propuestos para el contratoetc.

Denominar la alianza con claridad. Aunque se acos-tumbra designarla con el nombre de las personas4 quelo conforman, precedido de la expresión "unión tem-poral", tambien es posible asignarle un nombre dife-rente, que dificulte la identificación inmediata de sus

miembos. 5

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública6 (CTCP) identifi-ca así las principales características que son comunes a es-tas alianzas: Son Agrupaciones de personas, que ejercen una acti-

vidad económica similar, conexa o complementaria,que unen esfuerzos con ánimo de colaboración parala gestión de un interés común, como puede ser laparticipación en contratos, principalmente con el es-tado.

No tienen personería jurídica propia. Pueden mantener recursos comunes para sufragar los

gastos generados por la alianza. Deben diligenciar el Registro Único Tributario (RUT) y

solicitar el NIT correspondiente, tramitando la resolu-ción de autorización de facturación, puesto que sonreponsables de obligaciones tributarias,como se indi-ca más adelante.

1 Art. 7 de la Ley 80 de 1993. En lo sucesivo, se usara el acrónimo UT para refe-

rirse a la Unión Temporal.Así mismo, al referirse indistintamente a consorcio o

union temporal se usa el término alianza 2 Frente a un eventual incumplimiento, todos y cada uno de los miembros del

consorcio responden del mismo y deben subsanarlo y/o remediarlo a la breve-

dad posible,

3 Que son muy similares, pero que difieren en ciertos aspectos

4 Cuando se hace referencia a pesonas se debe entender que son jurídicas o na-

turales

5 Esta medida s un factor estratègico paradiferenciar al proponente y mejorar la competitividad. Por ejemplo, si Sánchez y Rodriguez se unen para construir La

vía del Sol, se pueden llamar UT Sanchez y Rodiguez. Pero tambien puede se UT

Via del Sol 2011 e incluso UT constructora

6 Mediante el Pronunciamiento 04 de 2002

Al momento de constituir la alianza se debe tener cuidadoen: Analizar las cláusulas del contrato e identificar las res-

ponsabilidades y obligaciones que se adquieren enforma directa, así como las adquiridas por cada unode los miembros.

Determinar si la alianza es responsable del IVA con elobjeto de crear las cuentas correspondientes.

Determinar el porcentaje de participación que ten-drán los miembros en los ingresos, costos y gastos.

La designación de un Revisor Fiscal es potestativa dado quela alianza no es,en sentido jurídico, una sociedad comercial;Si se decide nombrarlo, tanto la designacion como las fun-ciones que debe cumplir se deben incluir en el documentode compromiso

7.

Liquidación Al expirar el objeto por el cual fue creada la

alianza, se deber proceder a su liquidación8

, teniendo encuenta los siguientes pasos: Elaborar y firmar el acta de liquidación entre los

miembros. Solicitar losl paz y salvo por todo concepto nte la

DIAN, la caja de compensación familiar, SENA, ICBF Solicitar el paz y salvo por todo concepto por aportes

al sistema de seguridad social en salud, pensiones yriesgos profesionales.

Solicitar la cancelación del NIT y del RUT

Consideraciones tributarias

Obligaciones. Tributariamente habando, las alianzas tienenalgunas obligaciones particulares, a pesar de no ser perso-

nas juridicas: En primer lugar, tienen la obligación de facturar

9 pu-diendo hacerlo ya sea a nombre propio y en represen-tación de sus miembros, o en forma separada o con-

junta cada uno de los participantes. Cuando se tratede operaciones no gravadas,y se facture bajo el NITde la alianza, es necesario señalar el porcentaje delingreso que corresponda a cada uno de los miembros,indicando el nombre o razón social y el NIT de cadauno de ellos. Adicionalmente, se debe indicar en lasfacturas de venta si cada uno de los participantes es ono contribuyente.

En segundo lugar deben suministrar la información10

de orden tributario exigida aplicando las especifica-

ciones técnicas del medio magnético para la corres-pondiente presentación. Dicha información deberáser suministrada por quien haya sido escogido para elefecto11, y teniendo en cuenta los topes de ingresosbrutos establecidos en la normativa

12. y cualquiera

que sea el patrimonio bruto o ingresos brutos de losparticipantes.

Tributariamente las alianzas son:

7 A falta de estas, el Revisor cumplirá las funciones indicadas en el artículo 207

del Código de Comercio.

8 Conforme lo indica el artículo 112 del decreto 2649 de 1993

9 Artículo 11 del Decreto 3050 de 1997 10 Resolución de la DIAN No.9270 del 23 de octubre de 2001 artículo 1º

11 Conforme a las opciones establecidas en el artículo 11 del Decreto No.3050

de 1997

12 El inciso 1º de la Resolución No.9270 de 2001



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Sujetos de retención en la fuente. La retención que seles practica, cuando facturan, se efectúa a nombre delos participantes; en consecuencia, los ingresos quelos participantes reciben a título de anticipo, reintegrode gastos o distribución de utilidades, no son objetode retención en la fuente.

Responsables del impuesto sobre las ventas13 cuando

realicen actividades gravadas en forma directa; razónpor la cual deben expedir factura y efectuar los regis-tros contables que se desprendan de las disposicionestributarias.

Agentes de retención en la fuente, incluidos como ta-les por el artículo 115 de la ley 488 de 1998 que mo-dificó el artículo 368 del Estatuto Tributario

Agentes retenedores del impuesto sobre las ventas14

lo cual representa varias consecuencias. Entre ellas laobligación de expedir facturas por sus operaciones yrecaudar el impuesto sobre las ventas correspondien-te, así como la de declarar por los periodos bimestra-les de tributo.15 De manera que si la alianza es res-ponsable de IVA y su cliente es agente de retenciónde este impuesto, se debe aplicar la retención en lafuente de este impuesto en cabeza del responsable.

Así mismo, en el aspecto tributario, las alianzas no son

Agentes retenedores del impuesto de timbre16, sinperjuicio de la responsabilidad que tiene cada partici-pante respecto a las reglas generales de este impues-to. Cada uno responde por el impuesto de timbre quese cause en los actos que intervenga la alianza el con-sorcio o la unión temporal en la medida que corres-pondan a su naturaleza jurídica y a las exigencias lega-les de los agentes de retención, de acuerdo al ordende prelación dispuesto17

Contribuyentes del impuesto de industria y comercio, puesto que no son personas juridica ni sociedades de

hecho y la norma asigna claramente esta responsabi-lidad a “…todas las actividades comerciales, industria-

les y de servicios que ejerzan o realicen en las respec-

tivas jurisdicciones municipales, directa o indirecta-

mente, por personas naturales, jurídicas o por socie-

dades de hecho, ya sea que se cumplan en forma

permanente u ocasional…” 18

Frente a la condición de Agente retenedor no es posible generalizar. En cadamunicipio se debe revisar y acoger la legislación exis-tente para tal fin, pusto ue es un impuesto de natura-leza local.Por ejemplo, en Bogotá D.C., la Secretaría de Hacien-da Distrital reconoce que las alianzas no son contribu-yentes del ICA, sin perjuicio de la responsabilidad quetiene cada miembro que sí lo es de manera individual.

Y aunque las alianzas no son sujeto pasivo del impues-to de industria y comercio, sí actúan como agentes re-tenedores de dicho impuesto.19

Referente a los participantes de la alianza,

No deben facturar y cobrar el impuesto sobre las ven-tas por los valores que reciben exclusivamente por suparticipación en el contrato;

13 Artículo 66 de la ley 488 de 1998 que adiciona al artículo 437 del Estatuto

Tributario

14 concepto DIAN No.2980 de 2002

15 Articulo 437- 2 del Estatuto Tributario

16 Artículo 518 del Estatuto Tribut ario y sus modificaciones,

17 Articulo 27 del decreto 2076 de 1992 y concepto DIAN No.13851 del 17 de febrero de 2000 18 artículo 32 de la Ley 14 de 1983 19 Acuerdo 065 de 2002, decreto 271 de junio de 2002 y resoluciones 798 y 012

de la Secretaría Hacienda Distrital

Si los miembros prestan servicios a la alianza, diferen-tes a los establecidos en el respectivo contrato, estosdeben ser facturados normalmente por el miembrorespectivo y lógicamente estarán sujetos a la reten-ción en la fuente que les corresponda.

No se les pueden trasladar los saldos a favor que sedeterminen en la operación de la alianza, por concep-

to de IVA

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, ya que desde el punto de vista fiscal en lamedida que la alianza sea responsable del impuesto alas ventas,los participantes son terceros con derechosy obligaciones propias, por lo cual no es posible queellos tomen para sí impuestos descontables que lepertenecen a la alianza..

Aspectos Complementarios Para efectos de la contratación,cada uno de los participantes debe estar inscrito en el re-gistro de proponentes de la Cámara de Comercio respecti-va.Los organismos de inspección, vigilancia o control puedenexigir información para satisfacer necesidades especificasen relación con los miembros, que constituyan entidadessujetas a su inspección, vigilancia o control.

Cuando se constituya una alianza, en el cual participa unasociedad extranjera, es necesario tener en cuenta las dispo-siciones del Código de Comercio en relación con actividadespermanentes y cuál es la obligación de las sociedades ex-tranjeras para desarrollar dichas actividades21.

Consideraciones contables

Uno de los objetivos de la información contable22, es cono-cer y demostrar los recursos controlados, las obligacionesque tenga de transferir recursos a otros entes, los cambiosque hubieren experimentado tales recursos y los resultadosobtenidos en el período contable respectivo.

Esta información aporta seguridad para cada uno de losmiembros en cuanto al conocimiento patrimonial y el con-trol en la distribución de los ingresos, costos y gastos de lasoperaciones realizadas.

El llevar libros representa ventajas evidentes, ya que estopermite:

Reportar en forma unificada los costos incurridos, lasdeducciones que se deriven de los contratos y los in-gresos obtenidos.

Cumplir más fácilmente con las obligaciones tributa-rias.

Otener información oportuna y confiable para la tomade decisiones.

Contar con antecedentes para otras licitaciones.

Si bien es cierto que hoy en día no existe 23 alguna disposi-ción que obligue a estas alianzas a llevar libros de contabili-dad, los miembros individuales deben tener en cuenta lareglamentación aplicable a cada uno. Esto constituye unaexigencia mínima, establecida por el Estatuto tributario.

Dado que las alianzas son diferentes a sus integrantes, elCTPC recomienda que las alianzas lleven lleven libros en

20 concepto DIAN No.97606 del 2000

21 Especialmente las contempladas en los artículos 471 y 474 del Código de

Comercio y demás normas que sean aplicable

22 Artículo 3º del numeral 1º del Decreto No.2649 de 1993 23 articulo 18 modificado por el articulo 61 de la ley 223 de 1995. La norma par-

te de la base que los ingresos generados y los costos y gastos causadosn para larealización del respectivo contrato pertenecen exclusivamente a cada uno de los

participantes, en las proporciones convenidas entre ellos; en consecuencia, cada

uno debe llevar cuentas independientes, en su propia contabilidad, tales que

permitan reflejar su participación en los citados ingresos, costos y gastos



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forma independiente de la de sus miembropor razones defuncionalidad, organización y responsabilidad, de tal mane-ra que al discriminar los movimientos de cada participante,tanto estos como la Administración pública puedan cono-cer los resultados de la gestión, los resultados del contrato,la participación individual en los ingresos costos y gastos yen los derechos, obligaciones, activos, pasivos y/o contin-

gencias.

Adicionalmente, es conveniente llevar contabilidad especí-fica por las siguientes razones:

Como soporte tributario, para satisfacer obligacionesde orden constitucional

24, que establecen la posibili-

dad de exigir la presentación de libros de contabilidadpara efectos tributarios o judiciales

Como medio probatorio en los procesos tributarios,puesto que la prueba contable se considera idóneoay eficaz para la comprobación

Si se decide llevar contabilidad particular, se deben regis-trar ante la DIAN los libros oficiales de la alianza.25.

Registros Contables En el proceso contable para los con-sorcios y uniones temporales, de deben tener en cuenta,entre otros, los siguientes aspectos:

La contabilidad debe

Reflejar los anticipos y/o giros efectuados a cada unode los miembros y cada una de ellos debe manejaruna cuenta deudora y/o acreedora transitoria pararegistrar temporalmente las transacciones con laalianza, la cual debe estar adecuadamente conciliada.

Constituir las provisiones que garanticen el cumpli-miento de las obligaciones que pueden persistir a laejecución del contrato (garantías).

Clasificar los costos y gastos de la alianza y los partici-pantes como deducibles y no deducibles, al ser distri-buidos y reportados a cada uno de ellos.

Registrar en cuentas de orden todos los derechos yobligaciones contingentes y las de control que se con-sideren necesarias. Cada participante debe registrarinicialmente en cuentas de orden su participación to-tal en el contrato y en la medida que se desarrolle elmismo, realizar los registros contables correspondien-tes.

Incorporar en la contabilidad de cada participantelos derechos y obligaciones a medida que cada unode ellos los adquiera en relación con el desarrollo delcontrato y de acuerdo con su participación.

Dado que los contratos de construcción, por su naturalezason los que más utilizan la figura de las alianzas, se tomancomo ejemplo para destacar algunos aspectos contablesque deben tenerse en cuenta, los cuales sin embargo sonvalidos para otro tipo de contratos así:

Las fechas límite de la actividad contractual (inicia-cion y conclusión), generalmente corresponden a pe-riodos contables diferentes; por ello es fundamentalla adecuada asignación de los ingresos, costos y gas-tos del contrato en los periodos contables en que serealicen.

Es recomendable que sea la alianza quien realice las

compras de bienes y servicios que den derecho al im-puesto descontable26.

24 Artículo 15 CN

25 Concepto DIAN No.42416 del 25 de noviembre de 1999

Los costos deben incluir aquellas erogaciones que serelacionen directamente con el contrato específico ylos hechos atribuibles a la actividad del contrato.27 Di-chos costos deberán ser asignados, con base en losprincipios de la realidad económica, características ypracticas de la actividad, prudencia y asociación.

Los ingresos, costos y gastos deben ser reconocidos

por el método de porcentaje de terminación

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, es de-cir que tales conceptos deben ser reconocidos en elestado de resultados de los periodos contables en quese hayan realizado efectivamente; los ingresos adicio-nales recibidos, se deben registrar como un ingresorecibido por anticipado.

No se considera necesario el "cierre" de las cuentasde resultados de la alianza en cada periodo, en razóna que el objetivo final es tener el control de los ingre-sos, costos y gastos totales del contrato y el porcenta-

je de terminación del mismo en cada periodo, parapropósitos fiscales.

En el evento en que se efectúe el cierre anual, se debetener un adecuado control de la ejecución total de laobra en cuentas de orden.

Cualquier sobrecosto debe causarse y ser reconocidocontablemente en el momento (periodo) en que seconozca.

Frente a los Ajustes por Inflación se debe tener en cuentaque la alianza dirige su actuación hacia sus integrantes y nóhacia terceros y por consiguiente tal debe ser el enfoque desu contabilidad.Dado que las alianzas son el resultado del acuerdo entrepersonas que no conforman un ente económico indepen-diente

29se considera que no es pertinente que realicen los

ajustes por inflación. para evitar un doble ajuste30, en razónde que los obligados a realizar dichos ajustes son los parti-cipantes.Para efectos de control en las certificaciones el contador dela alianza debe informar a cada miembro su participación

en cuanto a los activos y/o pasivos no monetarios y su fe-cha de registro, para que sean los muismos miembrosquienes efectúen los ajustes por inflación correspondien-tes.

Subcontratación. La experiencia ha demostrado que escomún que el contrato no sea desarrollado totalmente porla alianza sino que se realicen subcontrataciones. En estoscasos los dineros entregados se deben registrar como unanticipo en la contabilidad de la alianza y se debe aplicar elmismo criterio de método de porcentaje de terminaciónpara la legalización de éstos.

Certificaciones y Estados Financieros Mensualmente elContador de la alianza debe expedir una certificación con

destino a cada uno de los miembros en la cual se indiquenlos ingresos, costos y gastos totales y los que le correspon-den de acuerdo con su porcentaje de participación. Anualmente se deben emitir, por parte del contador y elrepresentante legal de la alianza, los estados financierosdebidamente certificados31 que le son pertinentes talescomo el balance general, estado de resultados y el estado

26 En consideración a la responsabilidad del recaudo del IVA y en cuyo caso las

facturas de venta y documentos equivalentes deberían ser expedidos a nombre

de la alianza

27 Tales como: costo de mano de obra, costo de materiales, depreciación de

propiedad, planta y equipo, costo de alquiler de planta y equipo, seguros, costo

de diseño y asistencia técnica, etc. 28 Bajo este método el ingreso del contrato es identificado con los costos incu-

rridos para alcanzar el porcentaje de terminación, resultando así el registro de

ingresos, costos y gastos que pueden ser atribuidos a la proporción del trabajoterminado en cada periodo; 29 Al tenor del artículo 6 del decreto 2649 de 1993

30 pero con las explicaciones respectivas en las notas a los estados financieros

31 artículo 37 de la Ley 222 de 1995



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de flujos de efectivo. identificando claramente la participa-ción correspondiente de cada uno.

Bibliografía.

Basado en documentos originales de Audiconsystem & CiaWeb master: [email protected] JARA GUEVARA

Legislacion de Referencia

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