Datos Maestros. Contabilización del gasto.pagina.jccm.es/economia/manualesTAREA/Contabilizacion_del_Gast… · DATOS MAESTROS .....3 1.1 CENTRO GESTOR ... Una vez que se hayan rellenado

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Junio, 2004 v. 2.1

VVeerrssiióónn 44..66

Proyecto

Módulo Ejecución de gastos SAP/ R3 v. 4.6

Documento Datos Maestros. Contabilización del gasto

ÍNDICE

1. DATOS MAESTROS ................................................3

1.1 CENTRO GESTOR............................................................................................3 1.1.1 Introducción............................................................................................3 1.1.2 Centro Gestor- Visualizar Individual..............................................5 1.1.3 Centro Gestor- Visualizar Jerarquía................................................9

1.2 ESTRUCTURA Y CLASIFICACIONES.......................................................12

1.2.1 Introducción............................................................................................12 1.2.1.1 Conceptos generales...................................................................................12 1.2.1.2 Centro Gestor.............................................................................................12 1.2.1.3Posición Presupuestaria...............................................................................12 1.2.1.4 Fondo (Finalidad).......................................................................................13

1.2.2 Clasificaciones Presupuestarias......................................................14

1.2.3 Partidas Presupuestarias....................................................................18

2. CONTABILIZACIÓN DEL GASTO........................19

2.1 INTRODUCCIÓN............................................................19

2.2 FAMILIA.......................................................................19

2.3 PROCEDIMIENTO...........................................................20

2.4 CÓDIGO DE CIRCUITO....................................................20

2.5 CREACIÓN DE EXPEDIENTES DE RETENCIÓN DE CRÉDITO..21

2.6 CREACIÓN DE UNA AUTORIZACIÓN SIN REFERENCIA.........29

2.7 CREACIÓN DE UNA AUTORIZACIÓN CON REFERENCIA........38

2.8 CREACIÓN DE UNA DISPOSICIÓN SIN REFERENCIA............43

2.9 CREACIÓN DE UNA DISPOSICIÓN CON REFERENCIA...........52

2.10 CREACIÓN DE UNA ORDEN SIN REFERENCIA...................59

2.11 CREACIÓN DE UNA ORDEN CON REFERENCIA..................71

2.12 CREACION DE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS/ BARRAR.79

2.13 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS.............................. ......84

Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 2 de 87

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1.DATOS MAESTROS

1.1 CENTRO GESTOR

1.1.1 Introducción

Una entidad CP es una organización que gestiona presupuesto. Se ha definido una entidad CP para la Junta (JCCM), otra para el Instituto de la Vid y del Vino de Castilla-La Mancha (IVCM), Otra para el Servicio de Salud (SCM2) y otra para el conjunto de Organismos Autónomos (OOAA)). En TAREA, los elementos de la clasificación orgánica se denominan centros gestores. La creación de estos centros gestores, se realiza para cada entidad CP y período de vigencia. En la JCCM se van a utilizar ocho posiciones, que corresponden a su clasificación orgánica actual. Posee tres niveles de jerarquía:


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LOS CENTROS GESTORES ESTÁN DEFINIDOS A OCHO

Los centros gestores se definen dentro de una entidad CP y con un período de vigencia que se da en un rango de ejercicios. Este período de vigencia, o período de validez, es el intervalo en años en los que este centro gestor estará vigente. Es el equivalente a la Clasificación Orgánica. Consiste en una estructura jerarquizada, de 8 posiciones en total, formada por los siguientes elementos:

NN NN NNNN Sección Órgano Gestor Centro de Gasto

Para la ejecución del presupuesto se utilizarán Centros Gestores que identifiquen Delegaciones Provinciales o Centros de gasto.


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Ejemplo:

15020000 S. G. de Economía y Hacienda. 15029900 Servicios Centrales de la S. G. de Economía y Hacienda 1502AB00 Delegación de Albacete de Economía y Hacienda

1.1.2 Centro Gestor - Visualizar Individual

Para acceder a esta consulta el usuario tiene que seguir la siguiente ruta:

Una vez que se accede a este menú, aparece la siguiente pantalla, que ha de ser cumplimentada por el usuario:

Una vez que se hayan rellenado todos los datos, pulsar Intro y aparece la siguiente pantalla con todos los datos del centro gestor:


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• La denominación es un campo de veinte posiciones. • La descripción consiste en un campo de texto de cuarenta posiciones. Todo centro gestor depende de otro centro gestor, generándose con ello una estructura jerárquica. Las Secciones, centros gestores de primer nivel, dependen de un único centro gestor cuya denominación es la de la entidad CP JCCM o la IVCM o SCM2 o OOAA en función del centro gestor que consultemos en cada caso. Por otra parte, la variante de jerarquía es una etiqueta (título) de una jerarquía particular. En la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha existen tres variantes de jerarquía la JCCM, la IVCM, la SCM2 y la OOAA. Pulsando la solapa , se visualizarán los datos de dicha variante de jerarquía, así como el centro gestor del que depende.


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En las otras dos solapas aparecen la siguiente información:

Datos de ubicación y responsable del centro gestor. Datos de contacto y números de teléfono y fax.

En la parte superior de la pantalla, aparecen una serie de iconos que detallamos a continuación:

. Al pulsar este icono se abre una pantalla pequeña, dónde aparece la denominación, el centro gestor y la validez del mismo.


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. Establece los nombres de las personas que han creado y/o modificado el centro gestor que se está visualizando, así como las fechas y las horas en que se han producido las acciones.

En el caso de que el campo de descripción (de cuarenta posiciones) no sea suficiente para describir el centro gestor sin el uso de abreviaturas (y sólo en este caso) se utilizará este botón para acceder a una pantalla donde se puede introducir una descripción mucho más amplia. Su contenido será utilizado para la edición del presupuesto. A continuación se muestra esta pantalla:


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1.1.3 Centro Gestor - Visualizar Jerarquía

Permite ver la estructura jerárquica de una entidad CP. Para acceder a esta pantalla el usuario ha de seguir la siguiente ruta:

Una vez que se accede al menú y antes de llegar a la pantalla de visualización, el usuario ha de rellenar una selección, que se presenta en la pantalla siguiente:

Si queremos consultar la jerarquía de centros gestores de la entidad CP JCCM, introduciremos la variante de jerarquía JCCM, si por el contrario queremos visualizar la estructura jerárquica de la entidad CP IVCM, introduciremos la variante de jerarquía IVCM y actuaríamos del mismo modo para consultar el SCM2.


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La pantalla de visualización de jerarquía es como sigue:

Si pulsamos el botón desplegamos toda la jerarquía de forma que aparecerá como se muestra a continuación:


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Pulsando dos veces el botón izquierdo del ratón en cualquiera de las posiciones de la estructura, se accede a la pantalla de visualización del centro gestor. Los demás botones de la pantalla tienen las siguientes funcionalidades:

Desplegar la estructura seleccionada a partir de la línea donde este situado el cursor.

Comprimir la estructura seleccionada a partir de la línea donde este situado el cursor.

Leyenda de colores.

Posicionar la línea sobre la que esté el cursor como primera de la pantalla. Mostrar el detalle de las dependencias de un centro gestor determinado.


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1.2 ESTRUCTURA Y CLASIFICACIONES

1.2.1 Introducción

Para elaborar y ejecutar el presupuesto, es necesario definir previamente las estructuras que componen las Partidas Presupuestarias, para cada una de las Entidades CP existentes y para el Ejercicio que se trata. En la Junta de Castilla-La Mancha se ha decidido utilizar la misma Estructura Presupuestaria, tanto en la Junta como en cada uno de los Organismos Autónomos.

1.2.1.1 Conceptos generales

La estructura presupuestaria en TAREA se compone de los siguientes elementos: Centro Gestor + Posición Presupuestaria + Fondo (Finalidad)

El Centro Gestor y la Posición Presupuestaria son de introducción obligatoria para componer las Estructuras, pero el Fondo es un campo opcional que se utilizará para agrupar las Partidas finalistas, relacionando así Gastos con Ingresos. El Centro Gestor y el Fondo tienen una composición única, tanto para elaborar el Presupuesto de Gastos como el de Ingresos. Sin embargo, la Posición Presupuestaria tiene una composición distinta según el Tipo de Presupuesto (Ingresos o Gastos).

1.2.1.2 Centro Gestor

Como hemos visto en el punto 2.2.1 es el equivalente a la Clasificación Orgánica. Consiste en una estructura jerarquizada, de 8 posiciones en total, formada por los siguientes elementos:

NN NN NNNN Sección Órgano Gestor Centro de Gasto

1.2.1.3 Posición Presupuestaria

Es una combinación de distintas clasificaciones. La estructura flexible de SAP permite construir estas clasificaciones de forma diferente según se necesite, distinguiendo además si se trata del Presupuesto de Gastos o de Ingresos. Por tanto, el primer campo de la Posición Presupuestaria será el Tipo de Presupuesto, que puede tomar los valores:

G : Gastos I : Ingresos


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El número máximo de clasificaciones de que puede constar la posición presupuestaria es de tres, que se definen para una entidad CP, en cada ejercicio y para un Tipo de Presupuesto (de Gastos o de Ingresos). En la Junta de Castilla-La Mancha se utilizarán las siguientes clasificaciones, con la composición que se detalla a continuación:

• Presupuesto de Gastos: 1 - Clasificación funcional 2 - Clasificación económica

• Presupuesto de Ingresos: 1 - Clasificación económica

- Clasificación Funcional Esta clasificación sólo se utiliza para Gastos. Es una estructura de 4 posiciones en total, con los siguientes niveles:

N N N X Gr. de función Función Subfunción Programa

- Clasificación Económica Esta estructura se utiliza tanto para Gastos como para Ingresos. Es una estructura de 5 posiciones en total, con los siguientes niveles:

N N N XX Capítulo Artículo Concepto Subconcepto

1.2.1.4 Fondo (Finalidad)

Este campo se utilizará para relacionar las Partidas finalistas. Es de introducción opcional en la creación de partidas y consiste en un código de un máximo de 10 posiciones alfanuméricas. Su utilización se definirá de la siguiente forma:

• Financiación afectada: Lo que se presupuesta como finalista se ejecuta como finalista, condicionando el Gasto a la existencia previa del Ingreso correspondiente.


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La estructura presupuestaria de Gastos queda por tanto de la siguiente forma:

Centro Gestor Posición Presupuestaria Fondo

Orgánica TP Funcional Económica Fondo

SC OG PVCC G/I GF FU SF PR C A C SS Fondo Finalista

NN NN NNNN G N N N X N N N XX XXXXXXXXXX

1.2.2 Clasificaciones Presupuestarias

Esta pantalla permite visualizar la estructura tanto de gastos como de ingresos, así como la estructura funcional, o económica para una entidad CP. Como ejemplo visualizaremos la clasificación económica de Gastos para el 2002 de la JCCM: El usuario accede a las Clasificaciones Presupuestarias, siguiendo esta ruta:


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El usuario ha de rellenar los campos de las selecciones generales. En el caso de la Clasificación Presupuestaria, se puede dar un valor concreto o un rango. Si no se pone ninguna clasificación presupuestaria el sistema emitirá un árbol con todas. Como ejemplo visualizaremos la clasificación económica de Gastos para el 2004 de la JCCM:


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Barra de botones

Permite marcar y desmarcar una selección.

Desplegar los subniveles.

Comprimir los subniveles.

Posicionar la línea en mitad de la pantalla.

Fijar detalle de subárbol Si no introdujéramos ningún criterio de búsqueda veríamos la clasificación completa, tanto la económica como la funcional:


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Una vez desplegado todo el árbol, presenta la siguiente imagen:


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. Si el icono está marcado con un signo + significa que se puede desplegar. . Si el icono está marcado con un signo – significa que se puede comprimir.

Si no hay icono significa que ya está en su desglose máximo.

1.2.3 Partidas presupuestarias

Para visualizar información sobre las partidas presupuestarias creadas desde elaboración de presupuesto, seguiremos el siguiente camino:

Introducimos los criterios de búsqueda en función de la información que queramos obtener, de este modo podemos introducir un centro gestor y el sistema nos mostrará un informe con todos las partidas:


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2 CONTABILIZACION DE GASTO

2.1 INTRODUCCIÓN La ejecución del presupuesto de gasto se va a llevar a cabo a través del denominado “Tramitación Contable”, cuya funcionalidad consiste en agrupar bajo un número de expediente todas las acciones que se realizan sobre un documento desde su propuesta hasta su contabilización definitiva. La apertura de un expediente implica la creación de un documento “preliminar” que será contabilizado tras el visto bueno, de asuntos económicos y su posterior fiscalización por Intervención delegada o territorial, o en su caso por intervención general. La creación de “documentos preliminares” supone el descuento automático del saldo de la partida o del importe abierto del documento del que dependa el expediente que estemos registrando.

2.2 FAMILIA Un dato clave a la hora de crear un Expediente Contable es la Familia. Este dato va a agrupar a todos aquellos procedimientos cuya naturaleza sea Contable, es decir se va a


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utilizar la familia para los circuitos que impliquen contabilizaciones de documentos, bien sean presupuestarios de gastos como modificaciones de crédito. La única familia generada a este respecto es CONTAB. En el caso de haber futuras incorporaciones de otros tipos de Expedientes (De contratación, sanciones, subvenciones, etc) se introducirían nuevas familias.

2.3 PROCEDIMIENTO Este dato nos va a indicar el ‘camino’ por el que los expedientes creados va a ser tramitados. Dentro del sistema, hay 4 procedimientos asociados a la familia CONTAB, y se corresponden con la antigua codificación de Circuito contable:

1. CONTABLE. Será utilizado para aquellos expedientes pertenecientes a la Junta de Castilla la Mancha, y sean documentos presupuestarios (R, A, D y O y sus complementarios/ barrados correspondientes)

2. CONTSCM2. Será utilizado por aquellos expedientes pertenecientes a los

Hospitales y Gerencias de atención primaria y sean documentos presupuestarios (R, A, D y O y sus complementarios/ barrados correspondientes)

3. CONTOOAA. Será utilizado para aquellos expedientes pertenecientes a

cualquier Sociedad de los Organismos Autónomos, y sean documentos presupuestarios (R, A, D y O y sus complementarios/ barrados correspondientes)

4. GMCREDIT. Será utilizado para todos aquellos expedientes que sean

modificaciones de Crédito (Suplementos, Devoluciones ó Transferencias)

2.4 CÓDIGO DE CIRCUITO Uno de los datos clave a la hora de generar un expediente contable es el Código de circuito. Este dato hace referencia a la fase contable del expediente que se desea generar y sí se va a emplear otro expediente como referencia o no. Hay que señalar que en el nuevo sistema contable cada expediente retiene el saldo de la partida o del expediente anterior. Por tanto para crear un expediente con referencia a una fase anterior hay que indicar al sistema exactamente el número de expediente anterior a partir del cual se desea generar el nuevo.


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Los Códigos de Circuito previstos hasta el momento son: Código de Circuito Descripción CONT_RC Retención de crédito CONT_A Autorización de Crédito CONT_AD Autorización y Disposición de Crédito CONT_AR Autorización de Crédito con referencia a Retención de crédito CONT_D Disposición con referencia a una fase previa (R o A) CONT_ADR Autorización y Disposición con referencia CONT_COM_R Documento complementario o barrado de Reserva CONT_COM_A Documento complementario o barrado de Autorización CONT_COM_D Documento complementario o barrado de Disposición CONT_COM_O Documento complementario o barrado de Obligación CONT_ADO Autorización, Disposición y Obligación. CONT_O Obligación CONT_AOR ADO con referencia CONT_REC Recodificación A continuación se explica como generar un expediente de cada uno de los diferentes tipos de expedientes.

2.5 CREACIÓN DE EXPEDIENTES DE RETENCIÓN DE CRÉDITO Para explicar los datos del expediente y la generación del mismo se crea un expediente contable. En el menú de “Creación de Expedientes” están incluidos todos los tipos de expedientes que se podrán crear, como se muestra en la siguiente pantalla:

En primer lugar se explicarán los datos generales a todos los código de circuito y, después se centrará en la explicación de la retención de crédito.


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Datos del expediente:

• La Familia va a ser CONTAB. • El Procedimiento será CONTABLE para las consejerías, CONTSCM2 para los

Hospitales y Gerencias de atención primaria, CONTOOAA para los Organismos autónomos y GMCREDIT para modificaciones de crédito y transferencias.

• Órgano de gestión: Corresponde a la consejería responsable de la creación del

expediente, este valor viene definido en el perfil de autorización del usuario y se cumplimenta por defecto.

• Código de circuito: Tiene asociado una ayuda para búsqueda con todos los tipos de

expedientes que puede realizar el usuario. • El ejercicio del expediente es el año en el que estemos trabajando.

Una vez se introducen los datos, se pasa a una segunda pantalla compuesta de 2 pestañas. Cabecera. Acciones • Generar documento: Con este botón, el sistema nos lleva directamente a la pantalla

del documento presupuestario, sin ningún dato, con lo que podríamos cumplimentar los datos necesarios manualmente.

Datos Generales • Familia del Expediente: • Procedimiento: • Código de Circuito: • Código de Modelo: Se corresponde con las clases de documento en que se

diferencian las distintas fases presupuestarias, y coinciden con las existentes en la anterior versión. Pulsando el matchcode (F4) se pueden comprobar las relativas a cada código de circuito.

• Fecha de Apertura: Es la fecha en la que se va a crear el expediente. Cuando se trata de un expediente del ejercicio anterior, la fecha será siempre 31/12 del año anterior.

• Titulo del expediente: Descripción aplicable al expediente. • Entidad CP: Estructura presupuestaria con gestión presupuestaria propia.


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• Sociedad: Cada una de las organizaciones que dependen de una Entidad. En la Junta de Castilla la Mancha, la relación es de 1 a 1, con la excepción de los Organismos autónomos (OOAA) que contiene diferentes Sociedades (IMUJ, IEST; etc)

• Moneda Trans: Se corresponde a la moneda de transacción, necesaria para aplicar al documento.

• Moneda SOFm: Moneda de Sociedad. Por defecto la moneda es Euro, e invariable. Datos Posición Acciones: • Importar partidas: Este botón nos ‘trae’ las partidas presupuestarias tras una

selección de datos, como muestra el siguiente grafico:

Es obligatorio introducir al menos 2 dígitos en el campo centro gestor, y admite asteriscos, como por ejemplo 15*.


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Entonces se muestran todas aquellas partidas que pertenezcan a los datos introducidos en los campos del gráfico anterior. La imagen nos muestra todas las posiciones presupuestarias de los centro gestores que hemos seleccionado. Para localizar la o las partidas presupuestarias que nos interesan nos desplazaremos por el informe utilizando la barra de desplazamientos situada a la derecha de la pantalla, o con los iconos , o con la tecla Av Pag. Para seleccionar las partidas que se deseen llevar al expediente se marca con el ratón el cuadrado que aparece a la izquierda de las mismas y se pulsa el botón de “Importar Partidas”.


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El resultado de la pantalla, una vez importadas las partidas presupuestarias es el siguiente:


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Si nos hemos equivocado al seleccionar la partida: Tendremos que marcarla y hacer clic sobre el icono . Entonces repetiríamos la selección.

En el caso de duplicar partidas, los pasos a seguir serán los mismos que los del borrado salvo que el botón que debemos accionar es .

Al pulsar este icono el sistema vuelve a la pantalla original, es decir a la apertura del expediente. Cuando se crea un expediente sin referencia y se pulsa este botón, lo que hace el sistema es borrar todas las partidas presupuestarias que hayan sido importadas, volviendo por tanto a la situación inicial del expediente.


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Otros datos del expediente:

• Centro gestor: Se refiere al centro gestor que junto con la posición presupuestaria hemos seleccionado en la pantalla anterior.

• Pos. Presupuestaria: Se refiere a la posición presupuestaria de la que se está

consumiendo crédito, a lo que el usuario ha importado a través del icono de .

• Fondo: Dato adicional de la partida presupuestaria. Este campo tendrá contenido

en las partidas fondo finalistas.

• Importe: Cantidad por la que se desea generar el expediente para esa partida

• Descripción: La descripción es un campo de texto que se refiere a la partida presupuestaria. Lo rellena el sistema internamente al importar la partida.

A parte de los datos generales y los datos por posición presupuestaria, en esta pantalla tenemos el siguiente icono para generar un documento preliminar.

El documento preliminar es un documento que aún no ha sido contabilizado pero que ya ha consumido presupuesto de la partida presupuestaria o del documento anterior. Se trata de un paso previo a la contabilización. Al pulsar este icono, el sistema entonces salta a la siguiente pantalla:


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Si accionamos este icono, podremos introducir un texto más largo que el de cuarenta posiciones del expediente contable, este texto aparecerá en la impresión del documento. Cuando se pasa a esta pantalla podemos realizar las verificaciones pertinentes pulsando

el icono . Si todo está correcto envía el siguiente mensaje:

En esta pantalla, el usuario puede modificar los datos si se ha equivocado.

Se pulsa grabar y aparece el siguiente mensaje: Se trata de un documento preliminar. Los pasos a realizar su contabilización pasan por el circuito contable que se explicará más adelante.


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2.6 CREACIÓN DE UNA AUTORIZACIÓN SIN REFERENCIA. La ruta a seguir por el usuario es la que se presenta a continuación:

En primer lugar se explicarán los datos generales a todos los tipos de expedientes y, después se centrará en la explicación de la autorización. Datos del expediente:







Una vez se introducen los datos, se pasa a una segunda pantalla compuesta de 2 pestañas. Cabecera. Acciones


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• Generar documento: Con este botón, el sistema nos lleva directamente a la pantalla del documento presupuestario, sin ningún dato, con lo que podríamos cumplimentar los datos necesarios manualmente.

Datos Generales • Familia del Expediente • Procedimiento • Código de Circuito • Código de Modelo: Se corresponde con las clases de documento en que se

diferencian las distintas fases presupuestarias, y coinciden con las existentes en la anterior versión. Pulsando el matchcode (F4) se pueden comprobar las relativas a cada código de circuito.

• Fecha de Apertura: Es la fecha en la que se va a crear el expediente. Cuando se trata de un expediente del ejercicio anterior, la fecha será siempre 31/12 del año anterior.

• Titulo del expediente: Descripción aplicable al expediente. • Entidad CP: Estructura presupuestaria con gestión presupuestaria propia. • Sociedad: Cada una de las organizaciones que dependen de una Entidad. En la Junta

de Castilla la Mancha, la relación es de 1 a 1, con la excepción de los Organismos autónomos (OOAA) que contiene diferentes Sociedades (IMUJ, IEST; etc)

• Moneda Trans: Se corresponde a la moneda de transacción, necesaria para aplicar al documento.

• Moneda SOFm: Moneda de Sociedad. Por defecto la moneda es Euro, e invariable. Datos Posición Acciones:

Importar partidas: Este botón nos ‘trae’ las partidas presupuestarias tras una selección de datos.

Para generar un expediente de autorización se elegirá el Código de Circuito “CONT_A”.


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Una vez rellenados los datos en la pantalla, se pulsa el botón . Al pinchar este icono el sistema va directamente a la siguiente pantalla.


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Datos Generales: • Título: Texto que hace referencia al expediente que se está creando, tiene 40

posiciones. • Código de Modelo: Tipo de documento que el usuario esté creando. Este campo

tiene una ayuda para búsqueda que incluye todas las opciones posibles dentro de cada tipo de expediente.


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Nota: La ayuda para búsqueda se despliega o bien pulsando el icono que aparece a la derecha del campo cuando el usuario se posiciona sobre él con el ratón, o bien con la tecla F4 del teclado. Entidad CP: En este campo tendremos que introducir la entidad CP correspondiente a nuestro caso, seleccionaremos entre la JCCM, OOAA, la IVCM o la SCM2. Moneda transacción: Se corresponde a la moneda de transacción, necesaria para aplicar al documento. Una vez cumplimentados estos datos se pasa a la pantalla de datos de Posición, nos posicionamos en el botón de importar partidas y pinchando sobre este icono el sistema muestra una pantalla en la que aparecen todas las partidas presupuestarias asociadas al centro gestor indicado en los datos generales. Estas partidas aparecen con el importe disponible y, en su caso, con el importe vinculado. En dicha pantalla aparece también la moneda de esas partidas. A continuación se despliega una pantalla de selección en la que introducimos los datos de la partida presupuestaria contra la que queramos hacer el documento.

Podemos introducirlo directamente o buscarlo a través de la ayuda para búsqueda. La pantalla que aparece pulsando este icono es la siguiente:


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La imagen nos muestra todas las posiciones presupuestarias de los centro gestores que hemos seleccionado. Para localizar la o las partidas presupuestarias que nos interesan nos desplazaremos por el informe utilizando la barra de desplazamientos situada a la derecha de la pantalla, o con los iconos , o con la tecla Av Pag. Para seleccionar las partidas que se deseen llevar al expediente se marca con el ratón el cuadrado que aparece a la izquierda de las mismas y se pulsa el botón de “Importar Partidas” .


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El resultado de la pantalla, una vez importadas las partidas presupuestarias es el siguiente:


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Si nos hemos equivocado al seleccionar la partida tendremos que marcarla

Y hacer clic sobre el icono . Entonces repetiríamos la selección. En el caso de duplicar pantallas, los pasos a seguir serán los mismos que los de el borrado salvo que el botón que debemos accionar es salvo que el botón que debemos accionar es .

Al pulsar este icono el sistema vuelve a la pantalla original, es decir a la apertura del expediente. Cuando se crea un expediente sin referencia y se pulsa este botón, lo que hace el sistema es borrar todas las partidas presupuestarias que hayan sido importadas, volviendo por tanto a la situación inicial del expediente. Otros datos del expediente:





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• Denominación: La descripción es un campo de texto que se refiere a la partida presupuestaria. Lo rellena el sistema internamente al importar la partida.

A parte de los datos generales y los datos por posición presupuestaria, en esta pantalla tenemos el siguiente icono para generar un documento preliminar.


Si accionamos este icono, podremos introducir un texto más largo que el de cuarenta posiciones del expediente contable, este texto aparecerá en la impresión del documento.


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Cuando se pasa a esta pantalla podemos realizar las verificaciones pertinentes pulsando


En esta pantalla, el usuario no puede realizar ninguna modificación. Para realizar las modificaciones el usuario ha de volver a la pantalla anterior .

Se pulsa grabar y aparece el siguiente mensaje:

Se pulsa Intro y se ha generado el expediente 1500001110. Se trata de un documento preliminar. Los pasos a realizar su contabilización pasan por el circuito contable que se explicará más adelante.

2.7 CREACIÓN DE UNA AUTORIZACIÓN CON REFERENCIA. La ruta a seguir por el usuario es la que se presenta a continuación:







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Para generar un expediente de autorización con referencia se elegirá el Código de Circuito “CONT_AR”.



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Datos Generales: • Expediente de origen: Se introduce el número de expediente que queremos utilizar

de referencia. Para ello deberá conocer cual es el número del expediente de retención de crédito con referencia (previa). Solo podremos hacer referencia a un expediente contable que este contabilizado.

• Título: Texto que hace referencia al expediente que se está creando, tiene 40 posiciones.

• Código de Modelo: Tipo de documento que el usuario esté creando. Este campo tiene una ayuda para búsqueda que incluye todas las opciones posibles dentro de cada tipo de expediente.

Nota: La ayuda para búsqueda se despliega o bien pulsando el icono que aparece a la derecha del campo cuando el usuario se posiciona sobre él con el ratón, o bien con la tecla F4 del teclado.


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Entidad CP: En este campo tendremos que introducir la entidad CP correspondiente a nuestro caso, seleccionaremos entre la JCCM, la ICBM, OOAA o la SCM2. Moneda transacción: Se corresponde a la moneda de transacción, necesaria para aplicar al documento. Si entramos en la Posición observamos que los datos a nivel de posición, vienen cumplimentados, el sistema los trae del documento de Retención de crédito al que estamos haciendo referencia. Lo único que podemos modificar es el importe, siempre teniendo como límite el importe origen.

Al generar el documento , el sistema confirma que el expediente se grabará sin ser fiscalizado previamente:


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El documento se genera




Se pulsa grabar y aparece un mensaje con el número de expediente. Se pulsa Intro y se ha generado un expediente. Se trata de un documento preliminar. Los pasos a realizar su contabilización pasan por el circuito contable que se explicará más adelante. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Pág. 42 de 87

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2.8 CREACIÓN DE UNA DISPOSICIÓN SIN REFERENCIA. La ruta a seguir por el usuario es la que se presenta a continuación:








Para generar un expediente de disposición sin autorización con referencia se elegirá el Código de Circuito “CONT_AD”, que realizará las fases A y D de forma conjunta y sin referencia.


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Nota: La ayuda para búsqueda se despliega o bien pulsando el icono que aparece a la derecha del campo cuando el usuario se posiciona sobre él con el ratón, o bien con la tecla F4 del teclado. Entidad CP: En este campo tendremos que introducir la entidad CP correspondiente a nuestro caso, seleccionaremos entre la JCCM, la ICBM, OOAA o la SCM2. Moneda transacción: Se corresponde a la moneda de transacción, necesaria para aplicar al documento. Una vez cumplimentados estos datos se pasa a la pantalla de datos de Posición, nos posicionamos en el botón de importar partidas y pinchando sobre este icono el sistema muestra una pantalla en la que aparecen todas las partidas presupuestarias asociadas al centro gestor indicado en los datos generales. Estas partidas aparecen con el importe disponible y, en su caso, con el importe vinculado. En dicha pantalla aparece también la moneda de esas partidas. A continuación se despliega una pantalla de selección en la que introducimos los datos de la partida presupuestaria contra la que queramos hacer el documento.



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La imagen nos muestra todas las posiciones presupuestarias de los centro gestores que hemos seleccionado. Para localizar la o las partidas presupuestarias que nos interesan nos desplazaremos por el informe utilizando la barra de desplazamientos situada a la derecha de la pantalla, o con los iconos , o con la tecla Av Pag. Para seleccionar las partidas que se deseen llevar al expediente se marca con el ratón el cuadrado que aparece a la izquierda de las mismas y se pulsa el botón de “Importar Partidas” . El resultado de la pantalla, una vez importadas las partidas presupuestarias es el siguiente:


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• Acreedor: En el caso de las disposiciones este campo será de obligatoria

cumplimentación. El campo del acreedor tiene asociado una ayuda para búsqueda para la localización de los mismos.


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En esta primera pantalla de la ayuda para búsqueda pulsando el botón de arriba a la derecha aparecen las distintas opciones de búsqueda de un acreedor. Según la escogida se rellenarán unos campos u otros. Si por ejemplo, se elige búsqueda por NIF, la pantalla a rellenar con su NIF sería:

Una vez seleccionado el o los acreedores la imagen en pantalla será la siguiente.


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Una vez cumplimentados todos los campos obligatorios, hacemos clic sobre el botón:



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Se pulsa grabar y aparece un mensaje con el número de expediente: Se pulsa Intro y se ha generado el expediente . Se trata de un documento preliminar. Los pasos a realizar su contabilización pasan por el circuito contable que se explicará más adelante. Si el documento que estamos registrando está sujeto a un contrato, elegiremos la clase de documento D1. En este caso al generar el documento preliminar utilizando el botón

, seleccionamos la/s posiciones sujeta al contrato:


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Y pulsamos . Aparecerá la siguiente pantalla:


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El sistema nos requiere la introducción del número de contrato del cual es objeto el documento, el ejercicio, y en caso de que trate de una ampliación, su número. Se pulsa

grabar y aparece un mensaje con el número de expediente.

2.9 CREACIÓN DE UNA DISPOSICIÓN CON REFERENCIA. La ruta a seguir por el usuario es la que se presenta a continuación:








Para generar un expediente de autorización con referencia se elegirá el Código de Circuito “CONT_D”.


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de referencia. Para ello deberá conocer cual es el número del expediente de autorización de crédito de referencia (A previa). Solo podremos hacer referencia a un expediente contable que este contabilizado.


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Nota: La ayuda para búsqueda se despliega o bien pulsando el icono que aparece a la derecha del campo cuando el usuario se posiciona sobre él con el ratón, o bien con la tecla F4 del teclado. Entidad CP: En este campo tendremos que introducir la entidad CP correspondiente a nuestro caso, seleccionaremos entre la JCCM, la ICBM, OOAA o la SCM2. Moneda transacción: Se corresponde a la moneda de transacción, necesaria para aplicar al documento. Si entramos en la Posición observamos que los datos a nivel de posición, vienen cumplimentados, el sistema los trae del documento de Autorización de crédito al que estamos haciendo referencia.


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• Importe: Cantidad por la que se desea generar el expediente para esa partida. No puede ser mayor que el importe del documento de referencia.

• Descripción: La descripción es un campo de texto que se refiere a la partida

presupuestaria. Lo rellena el sistema internamente al importar la partida.

• Acreedor: En el caso de las disposiciones este campo será de obligatoria cumplimentación. El campo del acreedor tiene asociado una ayuda para búsqueda para la localización de los mismos.


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Al generar el documento , el sistema confirma que el expediente se grabará sin ser fiscalizado previamente:


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El documento se genera




Se pulsa grabar y aparece un mensaje con el número de expediente. Se pulsa Intro y se ha generado un expediente. Se trata de un documento preliminar. Los pasos a realizar su contabilización pasan por el circuito contable que se explicará más adelante.


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Si el documento que estamos registrando está sujeto a un contrato, elegiremos la clase de documento D6. En este caso al generar el documento preliminar utilizando el botón

, seleccionamos la/s posiciones sujeta al contrato:

Y pulsamos . Aparecerá la siguiente pantalla:


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El sistema nos requiere la introducción del número de contrato del cual es objeto el documento, el ejercicio, y en caso de que trate de una ampliación, su número. Se pulsa

grabar y aparece un mensaje con el número de expediente.

2.10 CREACIÓN DE UNA ORDEN SIN REFERENCIA. La ruta a seguir por el usuario es la que se presenta a continuación:


Proyecto










Para generar un expediente de disposición sin autorización con referencia se elegirá el Código de Circuito “CONT_ADO”, que realizará las fases A, D y O de forma conjunta y sin referencia.



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Nota: La ayuda para búsqueda se despliega o bien pulsando el icono que aparece a la derecha del campo cuando el usuario se posiciona sobre él con el ratón, o bien con la tecla F4 del teclado. Entidad CP: En este campo tendremos que introducir la entidad CP correspondiente a nuestro caso, seleccionaremos entre la JCCM, la ICBM, OOAA o la SCM2. Moneda transacción: Se corresponde a la moneda de transacción, necesaria para aplicar al documento.


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Una vez cumplimentados estos datos se pasa a la pantalla de datos de Posición, nos posicionamos en el botón de importar partidas y pinchando sobre este icono el sistema muestra una pantalla en la que aparecen todas las partidas presupuestarias asociadas al centro gestor indicado en los datos generales. Estas partidas aparecen con el importe disponible y, en su caso, con el importe vinculado. En dicha pantalla aparece también la moneda de esas partidas. A continuación se despliega una pantalla de selección en la que introducimos los datos de la partida presupuestaria contra la que queramos hacer el documento.



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La imagen nos muestra todas las posiciones presupuestarias de los centro gestores que hemos seleccionado. Para localizar la o las partidas presupuestarias que nos interesan nos desplazaremos por el informe utilizando la barra de desplazamientos situada a la derecha de la pantalla, o con los iconos , o con la tecla Av Pag. Para seleccionar las partidas que se deseen llevar al expediente se marca con el ratón el cuadrado que aparece a la izquierda de las mismas y se pulsa el botón de “Importar Partidas” . El resultado de la pantalla, una vez importadas las partidas presupuestarias es el siguiente:








Proyecto




• Descripción: La descripción es un campo de texto que se refiere a la partida

presupuestaria. Lo rellena el sistema internamente al importar la partida.

• Acreedor: En el caso de las disposiciones este campo será de obligatoria cumplimentación. El campo del acreedor tiene asociado una ayuda para búsqueda para la localización de los mismos.



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Una vez seleccionado el o los acreedores la imagen en pantalla será la siguiente.

Una vez cumplimentados todos los campos obligatorios, hacemos clic sobre el botón:

El documento preliminar es un documento que aún no ha sido contabilizado pero que ya ha consumido presupuesto de la partida presupuestaria o del documento anterior. Se trata de un paso previo a la contabilización. Antes de generar el documento el sistema nos muestra la pantalla de retenciones en caso de que el acreedor este sujeto:


Proyecto



En esta pantalla se elige el tipo de retención y se genera el documento.


Proyecto



Para completar el importe de las retenciones la ruta a seguir es Pasar a τ Retención de impuestos y volverá a aparecer la pantalla de retenciones para rellenarlo. Se pulsa “Intro” y aparece de nuevo el documento. Si nos desplazamos a la derecha de la pantalla, con ayuda de la barra de desplazamientos:


Proyecto



Campos de esta pantalla:

. En el caso de que el pago de la orden se tenga que realizar contra una acreedor distinto al beneficiario de la obligación se podrá indicar aquí el código de ese tercero al que se le ha de realizar el pago. Solamente será posible cumplimentar este campo cuando en los datos maestros del tercero beneficiario de la orden se hayan indicado terceros alternativos. En este campo también nos podemos valer de la ayuda para búsqueda, si el acreedor tiene algún pagador alternativo, nos aparecerán en dicha ayuda. De este modo haciendo clic sobre el icono o pulsando la tecla F4, se desplegará una pequeña pantalla ofreciéndonos las posibles entradas.

. En el maestro de terceros pueden establecerse distintos bancos por pagos. En el caso de desear que el pago de una orden se realice por un banco distinto del habitual se señala aquí el banco de entre los que están previstos en el acreedor.

. Este campo es de obligatoria cumplimentación en determinadas partidas presupuestarias. Se utiliza para introducir la factura que ya este introducida en el registro de facturas. En este campo también podemos utilizar la ayuda para búsqueda poniendo * y dando “Intro” y nos mostrará todas las facturas que tiene el tercero incluidas en el registro de facturas. El sistema valida que los datos del expediente contable sean coherentes con los introducidos en el registro de facturas.

. Es la fecha de vencimiento de la obligación. El sistema toma por defecto la fecha de creación del expediente, pudiendo el usuario modificarla.


Proyecto



. Cuando el usuario quiera establecer unas condiciones de pago diferentes a

las establecidas en el maestro del acreedor, lo hará en este campo. Si no lo rellena, el sistema tomará por defecto las condiciones establecidas en el maestro. Este campo tiene asociado una ayuda para búsqueda con las diferentes condiciones posibles, no pudiendo utilizar ninguna fuera del mismo.

Texto que aparecerá en los avisos de pago que se emiten.

.El indicador de IVA va asociado a la cuenta de mayor, será obligatorio en función de la partida presupuestaria que introduzcamos. El sistema detecta y nos avisa, si nos falta introducir el indicador de IVA, para introducir el correcto podemos utilizar la ayuda para búsqueda para seleccionar el correcto.

Posteriormente pinchamos sobre la casilla de modo que quede

activada .


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Se pulsa grabar o dar al “Intro” aparece un mensaje de bloque de imputación

Se pulsa Intro y se ha genera el expediente con un número . Se trata de un documento preliminar. Los pasos a realizar su contabilización pasan por el circuito contable que se explicará más adelante.


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2.11 CREACIÓN DE UNA ORDEN CON REFERENCIA. La ruta a seguir por el usuario es la que se presenta a continuación:








Para generar un expediente de disposición sin autorización con referencia se elegirá el Código de Circuito “CONT_O”.


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de referencia. Para ello deberá conocer cual es el número del expediente de disposición de crédito con referencia. Solo podremos hacer referencia a un expediente contable que este contabilizado.


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Nota: La ayuda para búsqueda se despliega o bien pulsando el icono que aparece a la derecha del campo cuando el usuario se posiciona sobre él con el ratón, o bien con la tecla F4 del teclado. Entidad CP: En este campo tendremos que introducir la entidad CP correspondiente a nuestro caso, seleccionaremos entre la JCCM, la ICBM, OOAA o la SCM2. Moneda transacción: Se corresponde a la moneda de transacción, necesaria para aplicar al documento. Si entramos en la Posición observamos que los datos a nivel de posición, vienen cumplimentados, el sistema los trae del documento de Disposicion de crédito al que estamos haciendo referencia.


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• Acreedor: En el caso de las obligaciones con referencia, este campo viene

rellenado de la fase anterior. Al generar el documento , el sistema confirma que el expediente se grabará sin ser fiscalizado previamente:

Antes de generar el documento el sistema nos muestra la pantalla de retenciones en caso de que el acreedor este sujeto:


Proyecto



En esta pantalla se elige el tipo de retención y se genera el documento.


Proyecto



Para completar el importe de las retenciones la ruta a seguir es Pasar a τ Retención de impuestos y volverá a aparecer la pantalla de retenciones para rellenarlo. Se pulsa “Intro” y aparece de nuevo el documento.


Proyecto



Si nos desplazamos a la derecha de la pantalla, con ayuda de la barra de desplazamientos:

Campos de esta pantalla:

. En el caso de que el pago de la orden se tenga que realizar contra una acreedor distinto al beneficiario de la obligación se podrá indicar aquí el código de ese tercero al que se le ha de realizar el pago. Solamente será posible cumplimentar este campo cuando en los datos maestros del tercero beneficiario de la orden se hayan indicado terceros alternativos. En este campo también nos podemos valer de la ayuda para búsqueda, si el acreedor tiene algún pagador alternativo, nos aparecerán en dicha ayuda. De este modo haciendo clic sobre el icono o pulsando la tecla F4, se desplegará una pequeña pantalla ofreciéndonos las posibles entradas.

. En el maestro de terceros pueden establecerse distintos bancos por pagos. En el caso de desear que el pago de una orden se realice por un banco distinto del habitual se señala aquí el banco de entre los que están previstos en el acreedor.

. Este campo es de obligatoria cumplimentación en determinadas partidas presupuestarias. Se utiliza para introducir la factura que ya este introducida en el registro de facturas. En este campo también podemos utilizar la ayuda para búsqueda poniendo * y dando “Intro” y nos mostrará todas las facturas que tiene el tercero incluidas en el registro de facturas.


Proyecto



El sistema valida que los datos del expediente contable sean coherentes con los introducidos en el registro de facturas.

. Es la fecha de vencimiento de la obligación. El sistema toma por defecto la fecha de creación del expediente, pudiendo el usuario modificarla.

. Cuando el usuario quiera establecer unas condiciones de pago diferentes a las establecidas en el maestro del acreedor, lo hará en este campo. Si no lo rellena, el sistema tomará por defecto las condiciones establecidas en el maestro. Este campo tiene asociado una ayuda para búsqueda con las diferentes condiciones posibles, no pudiendo utilizar ninguna fuera del mismo.

Texto que aparecerá en los avisos de pago que se emiten.

.El indicador de IVA va asociado a la cuenta de mayor, será obligatorio en función de la partida presupuestaria que introduzcamos. El sistema detecta y nos avisa, si nos falta introducir el indicador de IVA, para introducir el correcto podemos utilizar la ayuda para búsqueda para seleccionar el correcto.


Proyecto



Posteriormente pinchamos sobre la casilla de modo que quede

activada .




Al grabar o dar al “Intro” aparece un mensaje de bloque de imputación

Se pulsa Intro y se genera el expediente con un número . Se trata de un documento preliminar. Los pasos a realizar su contabilización pasan por el circuito contable que se explicará más adelante.


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2.12 CREACIÓN DE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS Y

BARRADOS. La ruta a seguir por el usuario es la que se presenta a continuación:








Para generar un expediente complementario o un barrado se elegirá el Código de Circuito dependiendo de la fase que se quiera complementar o barrar:

En caso de elegir CONT_COM_R


Proyecto





de referencia. Para ello deberá conocer cual es el número del expediente de


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retención de crédito con referencia (previa). Solo podremos hacer referencia a un expediente contable que este contabilizado.



Nota: La ayuda para búsqueda se despliega o bien pulsando el icono que aparece a la derecha del campo cuando el usuario se posiciona sobre él con el ratón, o bien con la tecla F4 del teclado. Entidad CP: En este campo tendremos que introducir la entidad CP correspondiente a nuestro caso, seleccionaremos entre la JCCM, la ICBM, OOAA o la SCM2. Moneda transacción: Se corresponde a la moneda de transacción, necesaria para aplicar al documento. Hay que señalar si el expediente complementario a realizar es de aumento o disminución de una fase.

Si se quiere hacer una disminución, ésta no puede ser por importe mayor al del importe de la fase al que hace referencia. Y en el caso de un aumento, sumando las modificaciones al importe disponible en esa fase, no puede superar el crédito disponible de la fase anterior. En el caso de expedientes ya cerrados, el sistema interpreta que es un barrado y el signo que pone por defecto es el “-“. Si entramos en la Posición observamos que los datos a nivel de posición, vienen cumplimentados, el sistema los trae del documento de Reserva de crédito al que estamos haciendo referencia.


Proyecto



En el campo “Presupuesto Inicial MT” se introduce la cantidad en la que queremos aumentar o disminuir la fase. Al generar el documento , el sistema confirma que el expediente se grabará sin ser fiscalizado previamente:

Se genera un documento como este en el que hay que confirmar el importe introducido en la pantalla anterior.


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Las modificaciones estarán en “Importe modif.” hasta que se contablice el documento, que pasarán a estar en “Importe abierto”.

Se pulsa grabar y se genera el expediente con un número . Se trata de un documento preliminar. Los pasos a realizar su contabilización pasan por el circuito contable que se explicará más adelante.


Proyecto



2.13 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS. Para realizar la impresión de documentos, se deberá seguir la siguiente ruta:

Al elegir esta opción se abre la siguiente pantalla a cumplimentar por el usuario:

Una vez cumplimentados todos los datos se pulsa el botón de ejecutar . Aparece entonces la siguiente pantalla


Proyecto



En “Dispositivo de salida” se introduce el valor “LOCL” y la impresión se realiza a través de la impresora por defecto de Windows. El usuario ha de marcar los iconos de “Salida inmediata” y “Borrar tras salida”. Si quiere imprimir directamente, sin visualizar previamente el expediente, sólo tendrá que

pulsar el icono de .

. Si se pulsa este icono se visualiza el documento a imprimir: La presentación sería como sigue:


Proyecto



Si se pulsa el botón de , se genera la impresión en papel.


Documents

Datos Maestros. Contabilización del gasto.pagina.jccm.es/economia/manualesTAREA/Contabilizacion_del_Gast… · DATOS MAESTROS .....3 1.1 CENTRO GESTOR ... Una vez que se hayan rellenado