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Introducción al taller de gestión de cambios organizativos
ICGFM 19 al 23 de mayo de 2014
Richard Hudson – Evans Incorporated
Jim Wright – Evans Incorporated Doug Hadden - FreeBalance
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¿Qué es la gestión de cambios?
“El proceso de ayudar a las personas a comprender la
necesidad del cambio y motivarlas a realizar acciones que resulten en
cambios sostenidos en el comportamiento”.
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La gestión exitosa del camio ayuda a las organizaciones y sus empleados a alcanzar un mejor rendimiento.
La realidad del cambio - Rendimiento
REN
DIM
IEN
TO
TIEMPO
REALISTA
ESPERADO
REAL
CAMBIO INTRODUCIDO CAMBIO INTRODUCIDO
REAL
Sin gestión de cambios
REALIZADO
Con gestión de cambios
Menos interrupciones
Adopción más rápida del cambio
Optimizar los resultados
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La realidad del cambio - Personas
Resistencia Exploración
Compromiso Negación
Preparación Aceptación
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Gestión del cambio - Errores comunes
Planificación Ejecución Comenzar tarde Enfocarse solo en lo racional
El diseño del programa no incluye cambios
No maneja proactivamente la resistencia
Crea demasiadas expectativas No comprende la red de información
No hay sentido de la urgencia Solo se utilizan estructuras y sistemas para cambiar el comportamiento
No se involucra a los participantes No se envían comunicaciones dirigidas no se establecen mecanismos de comentarios
No se crea una coalición de líderes Se utiliza en exceso el servicio de consultores
Se ignora la cultura No se considera la capacidad organizativa
Se fuerza un cambio excesivo Se declara la victoria demasiado pronto 5
La gestión exitosa del cambio requiere
1. Liderazgo activo 2. Manejo de la resistencia - gestión de los participantes 3. Construcción de la confianza 4. Consideración de la cultura 5. Asegurar la preparación 6. Gestionar el proceso de cambio 7. Comunicaciones efectivas
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Resistencia - Canalizar la resistencia de forma constructiva
Pensar
Sentir
Hacer
Conciencia de la necesidad de cambio
Comprender y comprometerse al cambio
Traducir los pensamientos y sentimientos en acciones
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Resistencia - Tomar acciones enfocadas
Gerente Gerente
Supervisor Supervisor
Administrador
Técnico
El cambio debe ser conducido y gestionado por personal dentro de las organizaciones afectadas
Líderes
Gerencia intermedia
Personal de atención del
cliente
Deben convertirse en representantes
Ejecutivo de servicio civil
FUNCIONARIO POLÍTICO
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Resistencia - Reforzar el cambio, no la resistencia
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Comunicar la visión
Gestionar el cambio por medio de un programa formal
Alinear los sistemas de recompensas
Proporcionar capacitación y soporte
Construir la capacidad de cambio y adaptación
Organización Grupos Vender el problema
Proporcionar información
Fomentar la participación
Construir la confianza, cumplir los compromisos
Anticipar, reconocer y respetar los sentimientos
Permitir la renegociación
Construir la capacidad de cambio y adaptación
Individual
La gestión exitosa del cambio requiere
1. Liderazgo activo 2. Manejo de la resistencia - gestión de los participantes 3. Construcción de la confianza 4. Consideración de la cultura 5. Asegurar la preparación – evaluar el riesgo del
cambio 6. Gestionar el proceso de cambio 7. Comunicaciones efectivas
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Riesgo intermedio Riesgo bajo
Riesgo del cambio - Innovaciones en la evaluación de la preparación
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Vista de cartera - Riesgo del camio
Evaluación de la preparación Análisis del cambio
1 Riesgo 5
Com
plej
idad
del
pro
gram
a
Capacidad de cambio
Riesgo intermedio Riesgo alto
BAJO ALTO BAJO
ALTO
Programa de cambio
Base de conocimiento
Gerencia
Marco institucional Recursos
Capacidad de cambio de la organización post-implementación Capacidad de cambio de la organización pre-implementación
La gestión exitosa del cambio requiere
1. Liderazgo activo 2. Manejo de la resistencia - gestión de los participantes 3. Construcción de la confianza 4. Consideración de la cultura 5. Asegurar la preparación – evaluar el riesgo del
cambio 6. Gestionar el proceso de cambio 7. Comunicaciones efectivas
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I. Contacto
II. Conciencia
III. Comprensión
V. Adopción
VI. Institucionalización
IV. Instalación
Falta de conciencia
Confusión
Percepción negativa
Falta de Soporte
Cambio abandonado
Preparación
Aceptación
Compromiso
Comunicaciones del cambio - ¿Entra o sale?
Gra
do d
e so
port
e pa
ra e
l cam
bio
Tiempo 13
Regularidad Tipo de mensaje Mensajero
Liderazgo Senior
Supervisores
Participante Afectado
Visión - Beneficios - Plan - Expectativas - Confianza
Actualizaciones - Hitos - Éxitos - Empatía - Problemas
Consistente
Cíclico
Continuo
Conocimiento - Experiencia - Problemas - Emociones - Soluciones
Descubrimientos - Acciones - Resoluciones Todo Situacional
Comunicaciones del cambio - Orientadas y continuas
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Instrucciones del taller
Ejercicios grupales 60 minutos
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Instrucciones del taller - Escenarios • Tres escenarios únicos de cambio: uno por mesa
1. Evaluar el riesgo del cambio de la reforma de compras 2. Planificar el compromiso de los participantes para una
reforma de presupuesto del desempeño 3. Administrar las comunicaciones asociadas con la
introducción de la contabilidad acumulada • Hojas de trabajo para la mesa
– Descripción del escenario – Instrucciones para el equipo – Plantilla para ayudar en el análisis
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Instrucciones del taller - Expectativas Preguntas del equipo
– ¿Cuál es su análisis de la situación en el escenario descripto? – ¿Qué recomienda el equipo como actividades específicas para la
gestión del cambio? – Comparar y contrastar el ejemplo del estudio de caso con las
situaciones del país de los participantes de la mesa
Informar – Preparar un resumen de tres minutos de los hallazgos – Nominar a un vocero para la presentación del equipo
Soporte – Los moderadores deben recorrer las meses
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