de Gestión de Voluntariado³n y... · Ser libre es esencial para ejercer el voluntariado; es la capacidad del ser humano que le permite decidir si realiza una acción o no. Elegimos

de Gestión

de Voluntariado

Guía

Autoría: Red Acoge

Agradecemos a todas las entidades de la Red Acoge que han participado en la elaboración deesta guía.

Diciembre de 2009.

PRESENTACIÓN .............................................................................................................................3

ELEMENTOS PREVIOS A TENER EN CUENTA ..................................................................................4

Algunos datos acerca de nuestro voluntariado ..............................................................................5

Qué es y por qué está el voluntariado en la Red Acoge .................................................................6

Actitudes básicas de la persona voluntaria ....................................................................................6

¿Una guía? ¿Para qué? .................................................................................................................9

FASES DEL PROCESO DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO ...............................................................10

I. PREPARACIÓN .........................................................................................................................12

1.1 Planificación .........................................................................................................................13

1.1.1 Cómo hacemos el análisis de nuestros medios humanos ....................................................13

1.1.2 Cómo hacemos el análisis de nuestros medios materiales y económicos .............................15

1.1.3 Análisis externo: la comunidad en la que desarrollamos nuestras actuaciones ....................15

1.1.4 Señalando objetivos ...........................................................................................................16

1.1.5 Conociendo qué necesitamos. Detallar las tareas ...............................................................16

1.2 Captación .............................................................................................................................17

1.2.1 Determinación de los sectores de búsqueda .......................................................................17

1.2.2 Elección de un mensaje ......................................................................................................18

II. INCORPORACIÓN ....................................................................................................................19

2.1 Acogida y orientación ...........................................................................................................19

2.1.1 La entrevista ......................................................................................................................19

A. Fases de la entrevista ..............................................................................................................21

B. El/la entrevistador/a ................................................................................................................22

2.2 Compromiso .........................................................................................................................23

III. SEGUIMIENTO Y FORMACIÓN ................................................................................................24

3.1 Seguimiento .........................................................................................................................24

3.2 Formación ............................................................................................................................24

3.2.1 Construyendo un itinerario de formación adecuado a nuestras organizaciones ..................26

3.3 Un paso previo al diseño de esta formación. La detección de necesidades formativas ............28

3.4 El diseño de un plan de formación ........................................................................................28

IV. RECONOCIMIENTO ................................................................................................................30

4.1 Reconocimientos de carácter formal .....................................................................................30

4.2 Reconocimientos de carácter informal ...................................................................................31

4.3 Motivaciones e intereses del voluntariado .............................................................................31

4.4 Normas para el reconocimiento del voluntariado ...................................................................32

V. DESVINCULACIÓN ..................................................................................................................34

5.1 Gestión de la salida ...............................................................................................................35

ANEXOS .....................................................................................................................................38

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................46

PÁGINAS WEB DE REFERENCIA ...................................................................................................47

Índice

3

Manual interno para la gestión del voluntariado de la Red Acoge >>

La intención de la realización de este material no ha sido otra que proporcionar a las organiza-ciones de la Red Acoge una serie de pistas, herramientas y reflexiones que puedan contribuir ala organización y gestión de sus equipos de trabajo.

Esta guía es el resultado de un análisis previo de necesidades, una confrontación de nuestras ca-rencias y la reflexión grupal de qué queremos y cómo queremos hacer las cosas. Este trabajo nosha permitido detectar conjuntamente la necesidad de mejorar nuestras prácticas en la gestiónde los recursos humanos en nuestras organizaciones.

Somos organizaciones de voluntariado. Los voluntarios y voluntarias en nuestras organizacionesson, quizá, el bien más preciado que tenemos; son personas que han decidido formar parte delas organizaciones de la Red Acoge para trabajar por la construcción de una sociedad solidaria yjusta, ejerciendo una ciudadanía comprometida con estos valores.

Este documento se compone de tres partes: la primera, plasma las reflexiones realizadas durantelas acciones de formación con voluntarios y voluntarias y con responsables del voluntariado delas organizaciones desde 2007. En segundo lugar, se desarrollan las fases de gestión del volun-tariado. Y por último, se presentan una serie de anexos a través de los que se han intentado pro-porcionar herramientas de trabajo que faciliten la labor de la persona responsable del voluntariadoen las organizaciones.

Somos conscientes de la diversidad de las organizaciones de la Red Acoge. Esta diversidad es unagran oportunidad para el encuentro, el conocimiento y el intercambio de experiencias, así comopara mejorar las maneras de intervenir y abordar las necesidades en función de cada contexto.

Por ello, esta guía no pretende ser un elemento estático sino una propuesta que se revise, seadapte a las realidades de las diferentes organizaciones y se tome como referencia de aquellosaspectos que se pretenden mejorar, implementar o cambiar.

Por último, queremos agradecer tanto al personal técnico, como al voluntariado de las organiza-ciones de la Red Acoge, su participación en los talleres de trabajo. En estos talleres se han compar-tido reflexiones y opiniones que han sido fundamentales para la elaboración de la guía.

Antonio Alfonso Sánchez BarberPresidente de la Red Acoge

Presentación

ELEMENTOS PREVIOS

A TENER EN CUENTA

4

En el mes de noviembre de 2008, se envió a los responsables de voluntariado de las orga-nizaciones de la Red Acoge un cuestionario cuya finalidad era conocer, en primer lugar,cuántos somos, qué hacemos y cómo nos organizamos; en segundo lugar, cómo gestiona-mos nuestro voluntariado, qué pasos seguimos, qué dificultades y necesidades tenemosen este tema; y por último, recoger todas aquellas propuestas de trabajo conjunto que seconsiderara posible realizar.

Entre los datos a tener en cuenta destacamos los siguientes:

Según las 22 encuestas remitidas por las organizaciones, se cuenta con un total de 1.229voluntarios y voluntarias (con respecto a 362 personas contratadas) de las cuales 878, esdecir, el 71% de las personas son mujeres y 351, el 29%, son hombres.

Este número representa el 77%2 del total de las personas que realizan las actividades enlas organizaciones, de las cuales:

10 organizaciones tienen un porcentaje de voluntariado entre el 97% y el 80%.

11 organizaciones tienen un porcentaje de voluntariado entre el 70% y 60%.

1 organización tiene un porcentaje de voluntariado del 58%.

Sin embargo, no hay que perder de vista que en todos los casos el porcentaje supera a lamitad de las personas que trabajan en la organización.

Con respecto a la ocupación de los voluntarios y voluntarias dentro de las organizaciones,la mayoría colabora en las áreas de educación y formación, con 361 personas, seguida dela atención social y humanitaria, con 178 personas, siendo la tercera en número de volun-tariado la de sensibilización y mediación intercultural, con 116 personas. Los voluntarios yvoluntarias que colaboran en estas áreas representan el 52% del voluntariado de la red.

Las edades de nuestros voluntarios y voluntarias oscilan entre los 17 y los 70 años, siendola edad media entre los 33 y 58 años.

Algunos datos acerca de nuestro voluntariado1

1 Extracto del informe “La gestión del voluntariado en la Red Acoge”. Presentado en la 35º Asamblea de la Red Acoge.2 Encontraréis la información ampliada en ANEXO 2.

5


6

ELEMENTOS PREVIOS

A TENER EN CUENTA

Qué es y por qué está el voluntariadoen la Red Acoge 3

Actitudes básicas de la persona voluntaria

El voluntariado forma parte de un proceso de crecimiento en el que nos implicamos todos ytodas. En este proceso, maduramos en el compromiso y en las tareas que realizamos dentrode las organizaciones en las que colaboramos, y que la realidad nos va demandando.

Queremos que este proceso de maduración en nuestro voluntariado nos haga ser perso-nas e instituciones:

Dotadas de una cabeza que desarrolle el pensamiento crítico, y que esté abiertaal aprendizaje constante, siendo conscientes de la realidad que nos rodea.

Con un corazón empático, que se mueve y se conmueve ante lo injusto.

Con unas manos curtidas en el buen hacer y …

Con una voz afinada con el tiempo para, de forma coherente, denunciar sintemor y con constancia.

Empatía:

Entendida como la capacidad de una persona para mirar como otra persona piensa ysiente. Entender sus alegrías, penas, temores y actitudes. Empatía es “conectar”, “encon-trarse”, manteniendo una escucha que permita comprender y captar mejor el mensajeque la otra persona nos quiere trasmitir.

No es simpatía.No es “estar de acuerdo”.

Es comprender desde el otro, en su mundo, viendo a través de “sus gafas”.

Gratuidad:

Los voluntarios y las voluntarias hacemos nuestro trabajo de forma gratuita. Aunque reco-nocemos que esta labor está llena de compensaciones, estas no son nuestras motivacio-nes. Con el tiempo, los/as voluntarios/as vamos llenando una “hucha”, no de dinero, perosí de alegrías, experiencias, amistades, inquietudes, etc.

3 Este punto y el siguiente es parte del trabajo realizado en la 35º Asamblea de la Red Acoge. Agradecemos a Rioja Acoge

y a las organizaciones participantes al taller de voluntariado por su implicación en la labor de este contenido.

7

Compromiso:

Ser voluntario/a forma parte de una elección libre. Esta elección obliga a una reflexión per-sonal, a un diálogo interior para tomar la decisión de unirse a una organización. Si asumi-mos nuestro compromiso con responsabilidad, tendremos la certeza de que vamos acumplir con lo que hemos elegido. El compromiso es bidireccional, un contrato de dospartes, que garantiza que los objetivos se cumplan.

Respeto:

La persona que ejerce el voluntariado debe ser respetuosa con la diferencia y aprender a va-lorar a las personas que tiene en frente, más allá de la apariencia física y de las creencias.

Libertad:

Ser libre es esencial para ejercer el voluntariado; es la capacidad del ser humano que lepermite decidir si realiza una acción o no. Elegimos estar o no estar, participar o no ha-cerlo; pero cuando decidimos “estar” asumimos las implicaciones y consecuencias de loque significa ser voluntarios/as. Sin excusas.

Solidaridad:

Ejercer un voluntariado implica actuar con solidaridad. Trabajamos en organizaciones quepretenden ayudar a las personas que lo necesitan. Perseguimos construir una sociedadmejor, más justa, más igualitaria, que haga visibles a los invisibles. Nuestra labor implica unbeneficio social, ya que pensamos que si una persona mejora su vida, mejora la vida detodas las demás.

Estabilidad:

Entendida como equilibrio y permanencia. Un equilibrio dinámico que se adapta a las cir-cunstancias y que está en continuo movimiento. Es un equilibrio que no permite la preme-ditación de ideas y los prejuicios. La permanencia va unida al compromiso, teniendo muyclaros los valores que nos mueven y que perseguimos.


ELEMENTOS PREVIOS

A TENER EN CUENTA

Capacidad para compartir:

Como “compartir un paraguas cuando llueve”. Somos personas privilegiadas dentro deuna sociedad que presenta carencias y dificultades; y en este contexto, tenemos la oportu-nidad de compartir nuestro tiempo. Eso es lo que queremos hacer como voluntarios y vo-luntarias: compartir, dar y recibir. Porque cuando se comparte, a la vez que se da, tambiénse recibe. Es esencial llevar un paraguas para compartir con otros/as y también permitirque los otros/as compartan su paraguas contigo.

Trabajo en equipo:

Los voluntarios y voluntarias se caracterizan porque trabajan en equipo; no se puede enten-der el voluntariado hasta que nos involucramos con otras personas para trabajar juntas.Esto no es fácil, nos obliga a conocer al otro/a, sus capacidades, que el otro/a conozcapara qué estoy capacitado/a y a qué nos hemos comprometido. Implica también una dis-tribución de tareas y respetar la parcela de cada uno; y a la vez exigirnos (al otro y a nos-otros mismos) el cumplir con nuestro compromiso para luego celebrar las victorias comoméritos de todo el equipo.

Responsabilidad:

Entendemos la responsabilidad como asumir aquellos actos que realizamos de forma cons-ciente e intencionada. Una persona responsable cumple con el deber que se le ha asig-nado y que ella misma eligió, y permanece fiel al objetivo. La responsabilidad se lleva acabo con integridad y madurez, poniendo siempre lo mejor de uno/a mismo/a. Al que esresponsable se le dan las llaves ¿Qué llaves portamos cada uno/a?

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En las jornadas de formación realizadas desde el año 2007, hemos ido conociendo, com-partiendo y proponiendo, desde nuestra historia como organizaciones y nuestra experien-cia del trabajo diario, lleno de riqueza y diversidad, qué necesidades, dificultades,elementos y estrategias tenemos con respecto a este tema.

De ello, llegamos a la conclusión de que era necesario compartir una serie de pautas míni-mas a seguir, para guiar la gestión de nuestro voluntariado. Por ello, esta guía pretendeser una herramienta útil y flexible que nos permita recoger aquellos aspectos que se pue-dan adaptar a nuestras realidades y necesidades, ofreciendo ideas para cambiar y mejorarnuestra gestión del voluntariado en todo aquello que se considere conveniente.

Por ello queremos que esta guía se fundamente en las siguientes características: 4

Nos reconocemos como entidades de voluntariado: el voluntariado es muy importante, esuna pieza clave dentro de nuestras organizaciones. Por ello, es fundamental potenciar esteaspecto y visibilizarnos como tales.

La guía debe servir para potenciar y valorar la diferencia, la pluralidad y la inter-culturalidad como un valor que está dentro de cada organización y de la RedAcoge en general.

Debe ser un elemento que nos permita promover la denuncia social y la justicia.

Una herramienta participada y participativa, tanto en su elaboración, como en suimplementación.

Una herramienta eficaz y útil.

Una herramienta que nos permita evaluar nuestro trabajo a partir de la reflexiónen la práctica y la propuesta participada para la mejora de nuestras actuaciones.

Y que esta reflexión nos sirva para encontrar las formas de contribuir en la crea-ción de una ciudadanía activa e intercultural, fomentando la participación y elempoderamiento.


¿Una guía?... ¿Para qué?...

4 Conclusiones del encuentro organizado por Red Acoge con responsables de voluntariado de las organizaciones federa-

das el 16 de junio de 2009.

9

FASES DEL PROCESO DE

GESTIÓN DEL VOLUNTARIADO

10

11


Hemos elegido este esquema de gestión a desarrollar, en el que se contemplan todasaquellas fases que hemos definido en los encuentros de formación:

Presentamos las fases del proceso de gestión de voluntariado teniendo en cuenta tres mo-mentos lineales, que se deben desarrollar de forma estructurada en el tiempo. Estas fasesson: preparación, incorporación y desvinculación. Luego se contemplan dos fases que, taly como se plasman en el esquema, deben estar presentes en todo el proceso de formatransversal. Estas son el seguimiento y formación y el reconocimiento.

A continuación, os presentamos el desarrollo de cada fase 5:

Fases del proceso de gestión del voluntariado

5 Para realizar esta guía hemos recurrido a los documentos elaborados a partir del trabajo de los encuentros de forma-

ción, el informe sobre gestión del voluntariado y bibliografía especializada.

SEGUIMIENTOY FORMACIÓN:

PREPARACIÓN

· Planificación

· Captación

· Selección

INCORPORACIÓN

· Acogida y orientación

· Compromiso

DESVINCULACIÓN

· Gestión de la salida

· Relación posterior

RECONOCIMIENTO

· Formal

· Informal



La captación, la orientación y la acogida del voluntariado debe ser parte del proceso globalde actuación de nuestras organizaciones.

Podemos hacer una captación eficaz sin necesidad de destinar grandes medios para lamisma, a través del descubrimiento de cuál es la mejor manera de interesar a las personassobre nuestro proyecto de organización, los principios que nos mueven y la importanciade su colaboración, participando para la realización de ese proyecto.

1.1. Planificación

Debemos planificar y desarrollar la captación como un programa más de la organización. Nodebe significar un “programa especial” desconectado de nuestras políticas y actuaciones.

Es muy importante recordar que el programa de captación es el vínculo entre el volunta-riado potencial y el programa a desarrollar y, sobre todo, será la imagen que demos denuestras organizaciones a la sociedad.

Todo programa de captación que realicemos debe responder al menos a las siguientes preguntas:

Qué se va a hacer:

Para qué se va a hacer:

Cuánto se va a hacer:

Cómo se va a hacer:

Dónde se va a hacer:

Cuándo se va a hacer:

Con qué se va a hacer:

Con quiénes se va a hacer:

Descripción y naturaleza de la actividad.

Descripción de los objetivos.

Descripción de las metas que se pretenden cubrir.

Descripción de los métodos que vamos a utilizar.

Ubicación de las actividades en un espacio geográfico determinado

Calendario de las actividades.

Descripción de los recursos materiales, técnicos y económicos queprecisan para llevar a cabo el programa.

Determinación de los recursos humanos que intervendrán en elprograma, particularmente en lo concerniente al número de volun-tarios, requisitos para participar, formación que deberán tener ypapel que cumplirán en las diferentes etapas del programa.

1. PREPARACIÓN

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Si hacemos un riguroso análisis de las necesidades de la organización, tendremos la segu-ridad de que el resto de las fases se realizarán adecuadamente. También evitaremos tenerprogramas que no se adaptan a la realidad o que no se corresponden con las necesidadesde la organización y de la comunidad.

Con un buen análisis de la situación evitaremos:

Planificar la captación desde un punto de partida erróneo.

Intentar cubrir necesidades que no son reales.

Una percepción inadecuada de la organización y de la realidad que nos rodea.

Falta de un marco de referencia donde planificar.

Resistencia de la organización ante la puesta en marcha del programa.

Análisis interno de nuestras organizaciones: conociendo nuestra organización en profundidad

1.1.1. Cómo hacemos el análisis de los nuestros medios humanos

En la mayoría de las organizaciones conviven personal contratado y voluntariado, que for-man parte del mismo equipo de actuación y tienen la responsabilidad compartida de llevara cabo las acciones.

Personal contratado

Es fundamental analizar cuál es su actitud ante el voluntariado y especialmente qué se de-manda del mismo (para qué y cuándo serán necesarios).

Cuáles son los objetivos de la organización.

Quiénes son nuestros destinatarios.

Qué programas estamos realizando.

Cómo los estamos llevando a cabo.

Con qué medios humanos contamos.

Qué medios materiales y económicos tenemos.

Pistas para un análisis internode nuestra organización{

13

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Factores que pueden condicionar la actitud ante el voluntariado por parte del personalcontratado de la organización

Desconocimiento del papel que puede desempeñar el/la voluntario/a.

Presiones de parte de la organización para que se desarrolle el programa rápidamente.

Experiencias anteriores (buenas o malas) con voluntarios/as.

Su tipo de trabajo no les permite prestarle la atención necesaria.

Desconocimiento de cómo coordinar y motivar a voluntarios/as.

Para evitar estas situaciones que pueden generar recelo hacia el voluntariado habrá querealizar reuniones en donde se clarifiquen cuál es el papel que van a desempeñar los vo-luntarios y las voluntarias, qué tipos de tareas pueden desarrollar y cuáles no.

Si se considera necesario, se pueden desarrollar programas de formación sobre coordina-ción y motivación del voluntariado.

Personal voluntario.

En cuanto al voluntariado, debemos conocer:

Número de voluntarios y voluntarias con el que cuenta la organización.

El tiempo que dedican.

El promedio de edad.

Tareas y funciones que desempeñan.

Tipo de formación que reciben.

Cómo se coordinan y evalúan sus acciones.

Qué acciones se realizan para reconocimiento de su labor en la organización.

Si conocen de modo explícito sus derechos y deberes como voluntarios/as. (Se-

guro, reintegro de los gastos de la labor que desempeñan, etc.).

Motivaciones que les ha llevado a participar en nuestra organización.

I M P O R T A N T E:Con respecto a las motivaciones de nuestros/as voluntarios/as, debemos conocer qué quie-ren dar y qué quieren recibir. De este modo no solo lograremos que permanezcan mástiempo en la organización, sino que además sabremos qué ofrecer a los voluntarios y vo-luntarias que se incorporen a la organización en el futuro.

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1.1.2. Cómo hacemos el análisis de nuestros medios materiales y económicos

Hay que reconocer que los medios económicos y materiales influyen y de un modo deci-sivo en las actividades y programas de la organización.

1.1.3. Análisis externo: la comunidad en la que desarrollamos las actuaciones

Este análisis nos permitirá saber qué piensan las personas de nuestro entorno sobre nues-tra organización, sobre lo que hacemos, y qué nos diferencia de las otras y qué aspectosobserva la comunidad que nos hace “especiales” con respecto a otras organizaciones.

Otros aspectos a observar en la comunidad:

Medio urbano o rural.

Tipo de economía que existe: de subsistencia, de servicios, industrial, agrícola.

Aspectos demográficos y pirámide de edad.

Movimiento asociativo.

Medios de comunicación locales.

Políticas sociales que se desarrollan.

Centros o puntos de reunión y encuentro.

Nivel de participación de la población.

Demandas más significativas.

Recursos de la comunidad de los que podemos disponer.

En cuanto a los medios económicos, es necesario analizar la situación económica

de la organización

En cuanto a los medios materiales, debemos conocer

Instalaciones, locales, salas, etc., conlas que contamos para la realizaciónde las actividades.

Material fungible e inventariable delque se dispone para la realizaciónde las actividades.

Fuentes de financiacióncon las que contamos.

Previsiones de ingresos y gastos.



Con el análisis de los datos obtenidos podremos definir cuáles son nuestras necesidades ycomo conjugarlas con la realidad social en la que está inserta nuestra organización.

1.1.4. Señalando objetivos

Ahora podemos dar un paso más: qué objetivos debemos marcarnos para cubrir las nece-sidades detectadas.

Características que debe reunir una buena definición de objetivos:

Relacionar directamente los objetivos con las necesidades identificadas.

Coherencia entre los objetivos de la organización y los intereses de sus miembros.

Que sean flexibles y medibles.

Definidos en función a los resultados que se pretenden obtener.

Una vez determinadas las necesidades y lo que queremos y podemos hacer, podremos de-terminar el número de personas voluntarias que hacen falta en nuestra organización ypara qué actividades.

1.1.5. Conociendo qué necesitamos. Detallar las tareas

Una vez se determinemos cuántos voluntarios/as necesitamos y para qué, debemos deta-llar qué tareas van a desarrollar. Esta información determinará cuál es el perfil de volunta-rio/a necesario para la actividad.

Necesidades de la comunidad

Recursos de laorganización

Objetivos y necesidades de la

organización

Intereses de susmiembros

Los objetivos queelaboremos deben tener

como marco de referencia

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Algunos puntos a tener en cuenta para concretar las tareas de los voluntarios (*):

Título/nombre de la tarea.

Departamento/programa.

Responsable.

Descripción de responsabilidades.

Especificar tareas/acciones concretas.

Cualificación (edad, formación, experiencia, otros).

Requerimientos (tiempo de realización del programa, lugar de desarrollo, disponibilidad, horarios).

Formación que la organización le debe y puede facilitar.

Evaluación y supervisión.

(*) Con esta información podemos conocer qué requiere el puesto y qué perfil deberátener el voluntario o voluntaria.

1.2. Captación

A continuación, señalamos los pasos a dar para realizar la captación:

1.2.1. Determinación de los sectores de búsqueda

En primer lugar, y de acuerdo a los perfiles elegidos, hay que conocer y seleccionar cuálesson los sectores que nos interesan y priorizarlos:

Jóvenes/adolescentes.

Universitarios/as.

Asociaciones de vecinos.

Amas de casa.

Personas mayores, jubilados/as …

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18



1.2.2. Elección de un mensaje

No debemos olvidar que la captación es un ejercicio de comunicación, por lo que debe-mos determinar qué debemos comunicar y cómo lo vamos a hacer.

En la comunicación del mensaje, señalaremos la necesidad de voluntariado en la organiza-ción, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Personalizar la necesidad, llegar a lo inmediato, a la vida diaria de la localidad.

Aclarar por qué se pide el voluntariado.

Informar sobre el programa, para qué queremos el trabajo de los voluntarios/as.

El mensaje no debe crear conflictos entre la demanda y la necesidad.

Los medios a utilizar y que ya utilizamos en nuestras organizaciones son los siguientes:

El boca a boca: un/a voluntario/a anima a otra persona para que haga voluntariado

en nuestra organización.

A través de medios de comunicación: prensa, radio y televisión.

Difusión de folletos y carteles

Páginas web, boletines informativos, tablones de anuncios.

Utilización de redes sociales a través de las nuevas tecnologías (facebook, twenti,

twitter, blogs, etc.).

Captación indirecta: charlas, conferencias, cursos.

EL CÓMO

EL QUÉ En función de las necesidades detectadas, lospuestos disponibles y sus características.

En función del sector o grupo de poblaciónal que nos vamos a dirigir y de los recursos

económicos que tenemos.

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II. INCORPORACIÓN

2.1. Acogida y orientación

Un aspecto importante dentro de toda organización es el proceso de incorporación del vo-luntariado. Es “abrir la puerta” a la persona que está interesada en formar parte de nues-tra organización.

En la acogida y orientación, debemos procurar mantener un equilibrio entre disponerdel tiempo suficiente para la realización de una selección lo más adecuada y adaptada alas necesidades detectadas y la necesidad inmediata de contar con una persona para larealización de las actividades. La incorporación a la organización es un proceso diná-mico, en el cual las dos partes (voluntariado y organización) deben conocer lo que dan ylo que reciben.

Por ello, el proceso de acogida y orientación habrá de cumplir tres aspectos fundamenta-les para permitir la incorporación efectiva:

Informar a los/as potenciales voluntarios/as sobre la organización, programas,

actividades y tareas a desarrollar.

Permitir a la organización informarse sobre las actitudes, aptitudes, motivaciones

e intereses del/la potencial voluntario/a.

Permitir decidir de forma conjunta y consensuada su incorporación a la tarea más

adecuada, su no incorporación o un aplazamiento de la decisión.

Se pueden emplear diferentes técnicas para el desarrollo de la acogida y orientación, peropara cumplir con los tres ejes planteados, información-motivación-orientación, es indicadorealizar una entrevista.

2.1.1. La entrevista

La entrevista es “una conversación con una finalidad”, que permitirá a la persona quequiere ser voluntaria y a la asociación conocerse mutuamente. Permite conocer lo que unapersona ha hecho y cómo, por qué, y cuánto. Sin duda, es el sistema más “personal” delos que pueden utilizarse, permitiendo, además, influir en muchas de sus ideas y actitudes,y potenciar su motivación.

Es conveniente seguir un enfoque semi-estructurado, en el que los principales componen-tes estén planificados, pero no estandarizados, permitiendo así a la persona que hace laentrevista y al/a la potencial voluntario/a, flexibilidad al abordar los temas. En definitiva, no

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debe ser un diálogo improvisado ni una encuesta cerrada, donde la persona se limita acontestar sí o no, y no puede expresar sus dudas y temores.

En el proceso de acogida y orientación, gracias a la entrevista, se cumplirán los objetivosde la organización y del/la potencial voluntario/a:

Importante: La persona que realice la entrevista debe conocer con detalle la organización(tareas que se realizan, cuál es su ideología, cuáles son las actividades que desarrollan losvoluntarios y voluntarias) y, especialmente, el perfil de la persona que mejor se adaptará alas tareas a desempeñar.

Factores que facilitarán la toma de una decisión adecuada y consensuada:

Impacto sobre los demás (conversación, modales).

Cualificación y experiencia (conocimientos, formación).

Motivación (tipo de trabajo por el que muestra interés, grado de dedicación).

Factores emocionales (estabilidad emocional).

OBJETIVOS DE LA ENTREVISTA

Organización

Reunir información sobre la poten-cial persona voluntaria, para ayudara estimar las tareas más adecuadaspara ella, cuál será la calidad de sutrabajo, cuáles son sus motivacio-

nes, durante cuánto tiempo perma-necerá en la organización, etc.

Determinar si la personalidad de lapotencial persona voluntaria se

adaptará a la de las personas con lasque va a trabajar, y a las tareas que

va a desempeñar.

Tomar una decisión sobre las tareasque puede realizar, sobre su no in-corporación o aplazamiento de la

decisión.

Persona voluntaria

Presentarse favorablemente ante laorganización.

Reunir información sobre las posi-bles actividades que puede desem-peñar y sobre las características de

la organización.

Tomar una decisión sobre las tareasque puede realizar, sobre su no in-corporación o aplazamiento de la

decisión.

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A. Fases de la entrevista

Existen unas determinadas fases para realizar la acogida y orientación de un modo ade-cuado; estas fases pueden ser flexibles y adaptarse a las diferentes situaciones, pero de unmodo general, estas pueden ser:

Establecimiento de unabuena relación.

Fijar los pasos dela entrevista.

Reunir información.

Describir la organización yla oferta de actividad.

Contestar a las preguntas ypermitir que el/la potencialvoluntario/a reciba nueva

información.

Toma de decisiónconsensuada

Terminaciónde la entrevista.

Consiste en acoger cordialmente a la persona. Se debe crearun clima de mutua confianza en el que las dos partes relajentensiones y acerquen sus posturas sin recelos.

En esta fase se explicarán brevemente los objetivos de la en-trevista y se expondrá un breve esquema de la misma.

Tiene como finalidad que la potencial persona voluntaria seinforme de todos aquellos datos que son necesarios paratomar una decisión: si puede desempeñar las tareas previstas,si quiere desempeñar alguna de esas tareas, motivacionesque tiene ... y si la asociación puede cubrirlas y tiempo quepodrá estar en la organización.

Se informará a la persona voluntaria sobre las principalescaracterísticas de la asociación, intentando que lo descono-cido sea lo mínimo y garantizando que contará con la ayuday medios adecuados para el desarrollo de su labor, que re-cibirá formación adecuada a la tarea que va desempeñar yque se potenciará el desarrollo de sus habilidades con el finde realizar adecuadamente las tareas.

Ante los comentarios sobre aquellos aspectos que no hansido aclarados, el/la entrevistador/a contestará claramente,evitando monosílabos, pero sin dar contestaciones tan lar-gas que acaparen la conversación.

En esta fase, se debe orientar a la persona voluntaria haciadonde mejor pueda desarrollarse, teniendo en cuenta: susdeseos y motivaciones, los puestos disponibles, sus aptitudesy actitudes. Si no existe una decisión clara por ambas partes,puede ser adecuado dejar pasar unos días para tomarla.

La entrevista se terminará siempre en un tono positivo, seacual sea la decisión. Si el potencial voluntario se incorporaa la asociación, se indicarán los pasos a dar a continuación,motivándole. Cuando no sea adecuada su incorporación,se deberán plantear abiertamente las razones, sin insinuarque no es adecuado por sí mismo sino por circunstanciasobjetivas: falta de formación, de tiempo, por las caracterís-ticas del puesto, etc.

22



B. El/la entrevistador/a

Es una de las piezas clave de este proceso, ya que en buena medida dependerá de él/ellala buena o mala acogida y orientación. Por ello, debe disponer de las actitudes necesariaspara el desarrollo de esta tarea.

Características que debe tener un/a buen/a entrevistador/a:

Capacidad para conversar fácilmente con desconocidos/as.

Sensibilidad en situaciones sociales.

Habilidad para escuchar atenta y correctamente.

Capacidad para reconocer fortalezas y potencialidades.

Habilidad para hablar claramente y explicar fácilmente las cosas.

Puede ser adecuado que tenga experiencia de voluntariado o que sea voluntario/a,

para conectar mejor con el/la entrevistado/a.

Capacidad para conducir la conversación sin sacrificar los objetivos ni herir

sensibilidades.

Empatía.

Paciencia.

Discreción para guardar los datos confidenciales que pueda conocer.

Conocimiento de la organización y sus proyectos.

Importante: Las condiciones personales adecuadas no bastan, por sí mismas, para que laentrevista se desarrolle adecuadamente. El/la buen/a entrevistador/a debe prepararse ade-cuadamente y aprender con la práctica.

Una buena acogida es fundamental para que el/la nuevo/a miembro se integre en la aso-ciación. Acoger quiere decir informar y recibir, así como acompañar durante los primerosdías para permitir conocer el funcionamiento de la organización. Es recomendable queel/la responsable del equipo en que se integra la persona voluntaria realice un seguimientode este proceso.

No se nos puedeolvidar…

Presentar al equipo completo de la organización.

Dar el calendario de actividades de la entidad,incluidas las vacaciones.

Proporcionar el horario y los teléfonos.

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Sería aconsejable, después de un breve periodo de actividad de la persona voluntaria,hacer una reunión más formal para valorar cómo se siente, cómo se desarrolla su adapta-ción y aprovechar para firmar el compromiso de colaboración voluntaria.

2.2. Compromiso

Es importante saber que la Ley 6/1996, de 15 de enero, del voluntariado, señala en su artí-culo 9, relativo a la incorporación del voluntariado, que las organizaciones formalizaránpor escrito el correspondiente acuerdo o compromiso con sus voluntarios.

En este acuerdo se debe señalar como mínimo los siguientes puntos:

El conjunto de derechos y deberes de ambas partes.

El contenido de las funciones, actividades y tiempo de dedicación.

El proceso de formación que se requiere.

La duración del compromiso y las causas y formas de desvinculación por ambas partes.

Derechos y deberes de los voluntarios, establecidos en los artículos 6 y 7 de la Ley del Voluntariado (6/1996, de 15 de enero).

· Recibir, tanto con carácter inicial como permanente, la infor-mación, formación, orientación, apoyo y, en su caso, mediosmateriales necesarios para el ejercicio de las funciones que seles asignen.

· Ser tratados sin discriminación, respetando su libertad, digni-dad, intimidad y creencias.

· Participar activamente en la organización en que se inserten,colaborando en la elaboración, diseño, ejecución y evaluaciónde los programas, de acuerdo con sus estatutos o normas deaplicación.

· Ser asegurados contra los riesgos de accidente y enfermedadderivados directamente del ejercicio de la actividad voluntaria,con las características y por los capitales asegurados que se es-tablezcan reglamentariamente.

· Ser reembolsados por los gastos realizados en el desempeñode sus actividades.

· Disponer de una acreditación identificativa de su condición devoluntario.

· Realizar su actividad en las debidas condiciones de seguridad ehigiene en función de la naturaleza y características de aquella.

· Obtener el respeto y reconocimiento por el valor social de sucontribución.

· Cumplir los compromisos adquiridos con las organizacionesen las que se integren, respetando los fines y la normativa delas mismas.

· Guardar, cuando proceda, confidencialidad de la informaciónrecibida y conocida en el desarrollo de su actividad voluntaria.

· Rechazar cualquier contraprestación material que pudieran re-cibir, bien del beneficiario bien de otras personas relacionadas consu acción.

· Respetar los derechos de los beneficiarios de su actividad vo-luntaria.

· Actuar de forma diligente y solidaria.

· Participar en las tareas formativas previstas por la organizaciónde modo concreto para las actividades y funciones confiadas, asícomo las que con carácter permanente se precisen para mantenerla calidad de los servicios que presten.

· Seguir las instrucciones adecuadas a los fines que se impartanen el desarrollo de las actividades encomendadas.

· Utilizar debidamente la acreditación y distintivos de la orga-nización.

· Respetar y cuidar los recursos materiales que pongan a su dis-posición las organizaciones.

Derechos Deberes

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III. SEGUIMIENTO Y FORMACIÓN

3.1. Seguimiento

El seguimiento es un instrumento de motivación clave y una de las funciones básicas detodo responsable de equipo.

Debemos entender el seguimiento como APOYO y ORIENTACIÓN que implica una relaciónestable y abierta entre el responsable del equipo y cada uno de sus miembros.

El responsable del equipo debe:

Clarificar a la persona voluntaria cuáles son sus objetivos y tareas.

Observar su actuación.

Informarle sobre su desarrollo.

Ayudarle a buscar soluciones a los problemas que pueda encontrar durante el

desarrollo de sus tareas.

Establecer conjuntamente objetivos de futuro.

Para realizar el seguimiento, se pueden organizar reuniones periódicas con la persona vo-luntaria y con el equipo.

Además de la importancia de acompañar a la persona voluntaria, la realización de un se-guimiento continuado nos puede facilitar la creación del sentimiento de pertenencia a laorganización y escuchar, respaldar y canalizar propuestas, promoviendo la participaciónmás activa del voluntariado en las organizaciones.

3.2. Formación

Es responsabilidad de las organizaciones ofrecer a sus voluntarios y voluntarias una forma-ción adecuada a la tarea que van a desempeñar dentro de la institución. La formación esparte del compromiso que, como organizaciones, asumimos cuando aceptamos la colabora-ción de una persona. Pero también los momentos de formación pueden ser espacios de en-cuentro, participación, intercambio y conocimiento mutuo de las personas que forman partede nuestra organización.

Por lo tanto podemos hablar de la formación del voluntariado como6:

Un derecho.

Un canal para la participación en la organización.

Un espacio para la sensibilización.

Un lugar de encuentro de valores para actuar coordinadamente.

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Aunque existen organizaciones en la Red que han elaborado y puesto en marcha itinera-rios formativos para su voluntariado, en general, las organizaciones realizan una primerajornada de formación inicial y alguna que otra formación específica. Por las razones quesean, debemos reconocer que, aunque valorando la importancia de este aspecto, no se leestá prestando la suficiente atención, tiempo y recursos.

Tal y como se ha comentado al principio del documento, el voluntariado es un procesoeducativo integral y en constante transformación. Un proceso en el que voluntarios y vo-luntarias, junto con los equipos de trabajo, van dialogando con la realidad, aprendiendode ella, y van sistematizando sus conocimientos, sus hábitos de trabajo y sus habilidades.Para conseguir esta formación integral, que intenta comprometer, cabeza, corazón ymanos, os proponemos estos objetivos:

6 Alfaro, Mª Elena. Plataforma del voluntariado. Cuadernos de la plataforma para la promoción del voluntariado en Es-

paña. “La formación del voluntariado social”.

De conocimiento

De habilidades

De actitudes

· El entramado social, sus problemas, desigualdades y recursos.

· El lugar de acción voluntaria en su contexto.· La institución o asociación a la que pertenece.· Los campos o actividades en los que puede ofrecer sutiempo y su persona.

· El colectivo específico en el que prestará su servicio.

SABER

· Adquirir hábitos de participación.· Poseer instrumentos apropiados de trabajo.· Programar la acción interactuando con otros/as.· Participar en la organización y programación de lasactividades de la asociación.

· Adquirir hábitos de dinamización y animación de lacomunidad.

SABER HACER

· Poseer una conciencia crítica de la sociedad.· Profundizar y crecer en sus motivaciones para la acciónvoluntaria.

· Madurar su sentido de gratuidad y responsabilidad.· Adquirir, en la medida de lo posible, un talante de vidaalternativo al que existe en nuestra sociedad.

· Reforzar actitudes para la complementariedad.

SER

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3.2.1. Construyendo un itinerario de formación adecuado a nuestras organizaciones

En la medida de lo posible, sería conveniente que cada organización fuera capaz de esta-blecer tres tipos de formación, dependiendo del tipo de voluntariado que necesita y parala cual habrá que diseñar itinerarios distintos.

1º Formación Inicial

Sería conveniente que se organizara periódicamente este tipo de formación, para que elvoluntariado de nueva incorporación pudiera conocer, en un espacio breve de tiempo y engrupo, la entidad con la que empieza a colaborar.

Este también será un espacio propicio para compartir experiencias previas, conocer a los/ascompañeros/as nuevos/as, además de resolver dudas.

Os proponemos, a continuación, estos contenidos mínimos que deberían estar presentesen esta formación inicial:

La organización

Su historia, misión, estatutos y funcionamiento.

Características de los/as destinatarios/as.

Relaciones con la comunidad.

La organización dentro de la Red Acoge

Misión, objetivos y actividades de la Red Acoge.

Organizaciones que forman parte de la Red: quiénes somos y dónde estamos.

Actividades que se realizan.

El voluntariado

Cuántos/as voluntarios/as colaboran en la organización.

Derechos y deberes del voluntariado en la organización.

Formas de participación.

Seguimiento y evaluación del trabajo.

Oferta de formación específica.

Esta formación se puede complementar con material gráfico que la propia organizaciónhaya elaborado para informar a los/las nuevos/as voluntario/as.

Probablemente habrá que determinar un tiempo máximo en el que la persona voluntaria

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recién incorporada deba recibir esta formación; por ejemplo, establecer que no debenpasar más de tres meses de la nueva incorporación sin recibir esta formación.

2º Espacios de encuentro, reflexión y formación específica

Esta formación estará destinada a todas aquellas personas incorporadas en la organizacióny que llevan un periodo medio de colaboración y un compromiso afianzado. Sin embargo,esto no quita para que no se pueda invitar a personas de nueva incorporación. Todo de-pende de las decisiones que se tomen dentro de cada organización.

Teniendo en cuenta lo cambiante de las circunstancias que nos rodean, es necesaria unapermanente actualización de los contenidos de la formación. Esta formación, que en unprincipio se configura como una propuesta teórico-técnica, debe estructurarse teniendoen cuenta los tres grupos de objetivos: conocimiento, habilidades y actitudes.

3º Actividades informales de encuentro

Los espacios informales son tan importantes como el aula. En un ambiente distendido,abierto, fuera de los límites del local de la asociación, se pueden facilitar también las rela-ciones entre las personas.

Algunas entidades de la Red realizan este tipo de actividades, que les han dado buen re-sultado, ya que han servido para un conocimiento mayor de las personas en un ambientedistendido y lúdico.

Señalaremos algunos ejemplos de estas actividades que han organizado las organizaciones:

Jornadas de convivencia, en espacios lúdicos o al aire libre, en las que participa elequipo, de la organización al completo y también se invita a usuarios y usuarias.

Organización de espacios de encuentro, conocimiento e intercambio, celebradosun día a la semana.

Realización de una excursión o salida con todos/as los/as voluntarios/as, como espa-cio de encuentro y de conocimiento entre voluntarios/as. Esta actividad se organizauna vez al año.

Encuentro, o jornada de formación, en el que participa el personal contratado yvoluntario. Durante un fin de semana, se compagina formación con convivencia yconocimiento de la asociación y situación de la inmigración. Es actividad se realizauna vez al año.

Si queremos que estos espacios tengan un carácter “formador” debemos tener planifica-das acciones, dinámicas, juegos, etc., que pueden ser propuestas y dinamizadas por el vo-

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luntariado de la organización. Por lo tanto, estos espacios también requieren de una pre-paración previa de contenidos y materiales.

3.3. Un paso previo al diseño de esta formación: La detección de necesidades formativas

Para la realización de un plan adecuado de formación, es importante partir de las necesidadesformativas de sus destinatarios/as. La formación del voluntariado, no tiene por qué escapar aesta premisa; es más, si tenemos en cuenta su participación en la definición de los contenidosde la formación, tendremos más posibilidades de que esta atienda a sus expectativas.

Esta detección de necesidades se puede realizar de las siguientes maneras:

De forma individualizada:

Realizando una reunión en la que, además de valorar la trayectoria y aportes de lapersona voluntaria a la organización, se indague sobre sus necesidades formativasconcretando temas, lugares y tiempo para realizar la formación.

Enviando un cuestionario de necesidades formativas, con el objetivo de que cadapersona reflexione sobre su proceso formativo y lo cumplimente.

Si la entidad no tiene mucha “cultura” formativa, probablemente este cuestionario, de-berá ir acompañado de una carta en la que se explique el por qué y el para qué de iniciarun proceso de formación del voluntariado.

Es importante recalcar también la importancia de la participación del voluntario y/o volun-taria, para la determinación de la temática de la formación que se va a impartir.

Una vez obtenidos los resultados del cuestionario, se deberán compartir con las perso-nas interesadas.

De forma grupal:

Otra forma en la que se pueden detectar necesidades formativas es a través de la realiza-ción de jornadas de reflexión que se pueden realizar con todo el voluntariado de la organi-zación que esté dispuesto a participar en este proceso. También se pueden realizarreuniones de este tipo por áreas de trabajo.

En estas reuniones se propondrán, elegirán y priorizarán los temas en los que se tiene inte-rés en profundizar y son prioritarios para el mejor desempeño de la labor voluntaria en laorganización en general, en el área o equipo de trabajo en particular.


3.4. El diseño de un plan de formación

Una vez conozcamos las necesidades formativas, podemos diseñar un plan de formaciónpara el voluntariado.

En el “Cuaderno de recursos prácticos para las personas responsables del voluntariado”7 ,encontramos este esquema que puede ayudar a diseñar un plan de formación.

7 Plataforma del voluntariado en España (2006).

29

30



IV. RECONOCIMIENTO

Uno de los significados que la Real Academia Española le da a la palabra “reconocer” esmostrarse agradecido/a a otra persona por haber recibido un beneficio suyo. El reconoci-miento está unido a la gratitud, que es el sentimiento que nos obliga a estimar el beneficioo favor que nos han hecho o querido hacer, y a corresponder a él de alguna manera.

Puntualizaciones semánticas aparte, en toda organización debemos asumir la importancia yel impacto que en la motivación del voluntariado tiene el hecho de considerar, como una delas fases de nuestra gestión de personas, la realización de actuaciones de reconocimiento.

En estas actuaciones, habrá que poner en valor el aporte del trabajo que nuestros volunta-rios y voluntarias realizan para la buena marcha de las organizaciones y para la construc-ción de una sociedad y una ciudadanía más solidaria, más responsable y más atenta a laproblemática de los más vulnerables.

Tal y como se ha considerado en el esquema de gestión de voluntariado sobre el que esta-mos realizando este documento, podemos dividir este reconocimiento en dos categorías:formal e informal.

4.1. Reconocimientos de carácter formal

Se basan fundamentalmente en certificados, placas, medallas, actos de reconocimiento odías de celebración específica para el voluntariado de la organización, que las organizacio-nes han regulado y estandarizado. Es recomendable que estas acciones queden recogidasen los reglamentos, estatutos y otros documentos internos de la organización.

Los sistemas de reconocimiento formal, en parte, basan su efectividad en tener estableci-das una normas muy claras, conocidas y asumidas por toda la organización. Por ello, sehace necesario que todas las personas que forman parte de ella conozcan por qué se otor-gan para evitar malentendidos o falsas expectativas entre los/as voluntarios/as.

Entre las acciones de reconocimiento formal que se realizan en las organizaciones de laRed Acoge podemos encontrar:

Entrega de carné de voluntariado.

Celebración del día del voluntariado.

Entrega de certificados de participación.

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4.2. Reconocimientos de carácter informal

Son las que tiene mayor efecto en el voluntariado de una organización. Los reconocimien-tos informales se derivan de un clima de trabajo positivo en el que se tienen en cuenta loslogros, el esfuerzo y la evolución de la persona. Son reconocimientos que se deben hacerde manera constante. Es el reconocimiento que, en los encuentros de formación realiza-dos, hemos denominado como “el día a día”.

Estos reconocimientos son acciones sencillas, pero que solemos olvidar. Entre las accionesque al respecto podemos llevar a cabo, están las siguientes:

Decir gracias.

Mostrar interés por los aspectos personales del/ de la voluntario/a.

Fomentar la participación en la entidad en las decisiones que les afectan.

Permitir el acceso a puestos de responsabilidad.

Facilitar los medios adecuados para el desarrollo de su labor.

Acceso a los servicios que pueda prestar la organización.

Fomento y desarrollo del trabajo en equipo.

Permitir incrementar habilidades y adquirir mayor formación.

Los reconocimientos informales no solo demuestran consideración y aprecio por el trabajobien hecho, sino la valoración del/ de la voluntario/a como persona.

4.3. Motivaciones e intereses del voluntariado

Debemos tener en cuenta la diversidad de personas con las que trabajamos. Por ello, esnecesario tomar conciencia de que las motivaciones e intereses no pueden ser los mismospara todas las personas y, por lo tanto, la forma de reconocerlas también debe variar en

SISTEMAS DE RECONOCIMIENTO

FORMALES

· Regulados y estandarizados.· Claros, conocidos y asumidos

por todos/as.· Certificados, medallas, actos

de reconocimiento.

INFORMALES

· Se producen día a día.· No están normalizados.

· Están en consonancia con lasrelaciones humanas y el clima

de trabajo.· Dar las gracias, mostrar inte-

rés, acceso a servicios, etc.

función de las mismas. En todo caso una combinación de reconocimientos formales e in-formales puede dar un mejor resultado que centrarnos en una sola forma de reconocer lalabor del voluntariado.

4.4. Normas para el reconocimiento del voluntariado

Independientemente del sistema de reconocimiento que tenga la organización, este debecumplir unas determinadas normas para que realmente se muestre eficaz



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NO OLVIDARLONUNCA

NORMAS SOBRE EL

RECONOCIMIENTO

RELACIÓNDIRECTA CONLOS LOGROS

RECONOCERLO QUE MÁSSE VALORA

ADAPTABILIDAD

PROXIMIDAD

CONSISTENCIA YESTABILIDAD

DEBE SERCONTINUO

UTILIZARDIVERSOSMÉTODOS

ACTUAR CONSINCERIDAD Y AUTENTICIDAD

VALORAR A LAPERSONA


Continuo. Una de las quejas más frecuentes de voluntarios y voluntarias es queno se sienten apreciados por la organización, no se sienten valorados. Sin em-bargo, las organizaciones dicen disponer de adecuados sistemas de reconoci-miento. La razón de esta discrepancia está en que el reconocimiento debe serdado de un modo continuo, ya que sus efectos son muy cortos, sobre todo siotras acciones nos indican que el reconocimiento no es sincero. Dar reconoci-miento una vez al año no es un sistema muy adecuado para que los voluntarios ylas voluntarias se sientan valorados/as. Utilizar diversos métodos. Si tenemos que dar reconocimiento frecuentemente de-bemos tener una gran variedad de métodos para mostrar nuestro aprecio por lapersona voluntaria. Además, lo que para unos puede ser un reconocimiento,puede no serlo para otros. Sinceridad y autenticidad. No dar alabanzas, a menos que se sientan honesta-mente. Si damos reconocimiento por tareas que no lo merecen devaluamos el sis-tema de reconocimiento para voluntarios que realmente se lo merecen. Valorar la persona. La eficacia de un reconocimiento aumenta cuando no solo sealaba el trabajo realizado, sino que se valora a la persona. Esto supone que nosolo debemos alabar sus resultados, sino también su voluntad de participación ysu implicación en la organización. Relación directa con los logros. Los reconocimientos, siempre que sea posible,deben guardar una relación directa con los logros obtenidos; a mayor logro,mayor reconocimiento. Consistencia y estabilidad. Dar los reconocimientos de un modo consistente: sidos voluntarios/as consiguen similares logros, deben lograr similares premios. Proximidad. Dar los reconocimientos lo más próximos a la tarea o actitudes que sequieren recompensar. La demora hace que los reconocimientos pierdan efectividad. Adaptados. Procurar que los reconocimientos se adapten a las características delvoluntariado. Reconocer aquello que más valoramos. En muchas ocasiones dedicamos una granatención a voluntarios/as que no desempeñan un trabajo adecuado, en detri-mento del tiempo y la atención que dedicamos a los/as voluntarios/as que actúaneficazmente. Una mayor eficacia puede ir acompañada del "olvido". Empleartiempo en la supervisión puede ser considerado una forma de reconocimiento.

En ocasiones no funcionan los sistemas de reconocimiento, y no conseguimos motivar losuficiente ni despertar en la persona un compromiso más estable con nuestra organiza-ción. Si esto sucede, debemos realizar una revisión del proceso en cuanto al diseño de per-files, la orientación y acogida, el seguimiento, la formación, etc.

33

34



V. DESVINCULACIÓN

La desvinculación es el momento del proceso de la gestión del voluntariado en el que laorganización o el voluntario/a deciden poner fin a la acción voluntaria.

Esta es la fase del proceso de gestión del voluntariado, valorada en las organizaciones de laRed, como la menos trabajada, y en la que se encuentra más dificultades para ser abordada.

Hemos distinguido dos formas de salida o desvinculación del voluntariado: voluntaria o novoluntaria.

Entre las razones que pueden generar una desvinculación voluntaria, podemos encontrar:

La persona ha cumplido su ciclo dentro la organización como voluntaria.

La persona no encuentra una motivación para continuar vinculada como voluntaria.

La actividad para la cual se vinculó voluntariamente finalizó.

Cambios en la disponibilidad de tiempo/circunstancias personales.

Las razones que pueden llevar a una salida no voluntaria, es decir, que es la organizaciónla que decide la marcha de la persona, pueden ser:

Incumplimiento de los deberes y principios a los que se comprometió.

Existencia de conflictos irreconciliables con la organización, equipo de trabajo, etc.

Pérdida de confianza de la organización hacia la persona voluntaria.

La organización no cuenta con los medios suficientes (tareas, espacios,

seguimiento) para asegurar la colaboración de las persona.

Somos conscientes de la dificultad que supone el pedir a una persona voluntaria queabandone la organización; en este sentido, Alfred Vernis nos ayuda a reflexionar paratomar una decisión al respecto: “(…) las organizaciones tienen una obligación con la so-ciedad y los/as usuarios/as que atienden, y tienen el derecho y el deber de solicitar a laspersonas voluntarias que dificultan el trabajo que dejen la organización”. 9

Estas situaciones, de por sí dolorosas tanto para la persona voluntaria como para la organi-zación, deben afrontarse desde la madurez y la comprensión de lo que es mejor para lapersona. Pero sobre todo, para la institución, sus fines y los destinatarios y destinatarias desus actuaciones.

9 VERNIS, A. (1998). La Gestión de las organizaciones no lucrativas. Capítulo 6 “ La gestión de los recursos humanos”.

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Independientemente de las razones que han conducido a la desvinculación de la personacon la organización, se hace necesario conocer e implementar estrategias y acciones paragestionarla.

5.1. Gestión de la salida

Cuando se produce la interrupción en la participación de una persona, es importante quedesde la entidad se detecten las posibles causas que la han generado y se desarrollen ac-ciones para gestionarla.

Para las entidades es importante ocuparse del momento de la desvinculación por diferen-tes motivos:

Agradecer la colaboración y reconocer el trabajo realizado.

Facilitar una posible reincorporación.

Conocer la valoración de la experiencia que permita emprender posibles mejoras

en el proceso.

Cuando el proceso de desvinculación se lleva a cabo, la organización debería considerar,entre otras, la realización de las siguientes actuaciones:

Expedir certificaciones por la labor voluntaria desarrollada.

Contar con la documentación que soporte el proceso de desvinculación.

Informar del proceso de desvinculación a todas las personas que puedan estar

implicadas en el mismo (voluntariado, responsables de área, juntas directivas,

personal técnico, etc.).

Solicitar a la persona que se está desvinculando la entrega de los equipos,

documentos y demás bienes asignados por la organización.

También es importante que haya una persona encargada de esta fase del proceso de ges-tión del voluntariado que:

Realice una entrevista personal para indagar en las causas de la salida, analizar las

situaciones y tomar conjuntamente las decisiones.

Informe sobre esta situación al equipo y personas correspondientes.

Organice los tiempos y espacios para que la persona se despida de la organización.

Informe a la persona que se desvincula sobre las actividades de la organización en

las que puede seguir participando y mantenga un contacto periódico con la misma.

36



De manera esquemática, podemos resumir la gestión de la salida de la siguiente manera:

Decisión de desvinculación por parte de la persona voluntaria

Decisión de desvinculación.

Comunicación al responsable.

Se fija una fecha parauna entrevista.

Realización de una entre-vista de salida en la que seexponen los motivos de ladesvinculación, se agra-

dece la colaboración reali-zada y se ofrecen otras

formas de colaboración ycontacto con la organización.

Acto institucional dedespedida, entrega

de certificado de cola-boración, despedida

del equipo, etc.

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Conocimiento de lasituación que genera

la desvinculación.

Búsqueda de soluciones al conflicto.

Exposición de la situación a las

personascorrespondientes.

Entrevista de salida.

Despedida.

Conocimiento de las situaciones que han generado el conflicto.

Conocimiento de los diferentes puntos de vista al respecto de las partesimplicadas / afectadas.

Realización de reuniones en las que se exponga el conflicto.

Búsqueda de soluciones compartidas (cambio en las tareas,reubicación, etc.).

Realización de una reunión en la que se informa a los responsables deárea, junta directiva, etc., acerca de la situación.

Toma de decisiones compartida acerca de la desvinculación.

Preparación de una despedida institucional (a valorar).

Entrega de certificado de colaboración.

Búsqueda del momento y el espacio adecuado.

Exposición de motivos por los que se ha tomado la decisión, centrandoel foco en las situaciones y no en la persona.

Valoración de la aportación de la persona dentro de la organización.

Decisión de desvinculación por parte de la entidad

ANEXOS

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39


ANEXO 1: NORMATIVA SOBRE VOLUNTARIADO

Normativa Estatal

Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado.

Normativa Autonómica

Ley 9/1992, de 7 de octubre, del Voluntariado Social de la Comunidad Autónoma de Aragón.

Ley 3/1994, de 19 de mayo, del Voluntariado Social de la Comunidad de Madrid.

Ley 4/1995, de 16 de marzo, del Voluntariado en Castilla - La Mancha.

Ley 1/1998, de 5 de febrero, reguladora del Voluntariado Social en Extremadura.

Ley de la Comunidad Autónoma de Navarra 4/2006, de 4 de abril, por la que se modifica parcial-

mente la Ley Foral 2/1998, de 27 de marzo, del Voluntariado.

Ley 7/1998, de 6 de mayo, del Voluntariado en La Rioja.

Ley 4/1998, de 15 de mayo, del Voluntariado en Canarias.

Ley 3/1998, de 18 de mayo, del Voluntariado en las Islas Baleares.

Ley 17/1998, de 25 de junio, del Voluntariado en el País Vasco.

Ley 3/2000, de 22 de diciembre, del Voluntariado de Galicia.

Ley 4/2001, de 19 de junio, del Voluntariado en la Comunidad Valenciana.

Ley 7/2001, de 12 de julio, del Voluntariado en la Comunidad Autónoma de Andalucía.

Ley del Principado de Asturias 10/2001, de 12 de noviembre, del Voluntariado.

Ley 5/2004, de 22 de octubre, del Voluntariado en la Región de Murcia.

Ley 8/2006, de 10 de octubre, del Voluntariado en Castilla y León.

Decreto 421/2006, de 28 de noviembre, de creación, denominación y determinación del ámbito

de competencia de los departamentos de la administración de la Generalitat de Catalunya.

(DOGC núm. 4771 de 29.11.2006). Decreto 480/2006, de 5 de diciembre, de reestructuración del

departamento de gobernación y administraciones públicas de la Generalitat de Catalunya. (DOGC

núm. 4776 de 7.12.2006).

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ANEXO 2: Porcentaje de voluntariado en relación al personalcontratado (informe sobre gestión de voluntariado en la Red Acoge)

ORGANIZACIÓN Nº DE VOLUNTARIOS/AS Y CONTRATADOS/AS

Voluntarios/as Contratado/as % Voluntariado

KARIBU

GALICIA ACOLLE

RIOJA ACOGE

CAS SAN RAFAEL

VALENCIA ACOGE

TALAVERA ACOGE

CÁCERES ACOGE

MANCHA ACOGE

ALBACETE ACOGE

ELCHE ACOGE

VALLADOLID ACOGE

CORDOBA ACOGE

BURGOS ACOGE

GUADA ACOGE

SALAMANCA ACOGE

ALICANTE ACOGE

ANDALUCÍA ACOGE

LUCENA ACOGE

CANTABRIA ACOGE

VEGA BAJA ACOGE

MURCIA ACOGE

LAS PALMAS ACOGE

TOTAL

157

20

31

31

91

50

16

30

72

64

52

57

25

57

15

22

246

10

38

25

74

46

1229

5

1

3

5

11

6

3

6

15

15

15

17

8

19

5

8

105

5

19

13

45

33

362

97

95

91

90

89

89

84

83

83

80

78

77

76

75

75

73

70

67

67

66

62

58

77

41


ANEXO 3: MODELO DE COMPROMISO DE COLABORACIÓNVOLUNTARIA

La Asociación / Fundación .................................................................... con sede social en la calle............................................................. y D/Dª..........................................................., mayor de edad, conDNI/NIE/PASAPORTE ................................. , que ostenta el cargo de ..................................... en la entidad,acuerdan el siguiente compromiso de voluntariado.

Don/Doña ..................................................................................., como voluntario/a de la Asociación / Fundación................................................................................................ va a colaborar con la entidad dentro del Programa“......................................................................................................................” en las siguientes actividades:.......................................................................................................................................................................

Lugar: Las actividades de voluntariado se llevarán a cabo en el centro de atención................................ en lacalle ........................................................................, todos los ........... y ........... de ........ horas a ........ horas.

El voluntario se compromete a:

• Cumplir con los compromisos adquiridos con la organización, respetando los fines y su normativa.

• Guardar confidencialidad de la información recibida en el desarrollo de su actividad.

• Rechazar cualquier contraprestación material o económica.

• Respetar los derechos de los/as beneficiarios/as y actuar de forma diligente y solidaria.

La Asociación / Fundación _______________ se compromete a:

• Ofrecer a la persona voluntaria la información, formación, apoyo y, en su caso, los medios materiales necesariospara el ejercicio de las funciones que se le asignen.• Favorecer su participación activa en la organización, diseño, evaluación y programación de las actividades querealiza.• Asegurar a la persona voluntaria contra los riesgos de accidente y responsabilidad civil derivados del ejerciciode la actividad.• Compensar económicamente por los gastos derivados de su actividad voluntaria.

Duración: El presente acuerdo tiene una duración de ................... meses /años. Cualquiera de las partes puededejar sin efecto este acuerdo notificándolo con una antelación de ..................... días.

.................................., a (dd/mm/aa)El/La voluntario/a. Por la Entidad.

D. / Dña. ........................................ D./ Dña. ........................................

** La información que usted nos facilita es voluntaria y libre y será incluida en nuestros ficheros que han sido notificados y estáninscritos en la Agencia de Protección de Datos. Su creación, existencia y mantenimiento responden a la finalidad exclusiva decumplir con los fines sociales de nuestra organización, responsable de la información. Vd. tiene derecho a acceder a dicha infor-mación, ampliarla, cancelarla o rectificarla de ser errónea, según la L.O. 15/99.

10

10 Tomado del portal: http://www.soluciones.org

42

ANEXO 4: MODELO DE FICHA DE INCORPORACIÓN DEL VOLUNTARIO/A

1. DATOS PERSONALES:

Nombre y apellidos: .....................................................................................................................................Nacionalidad: ..................... Fecha de nacimiento: ..................................................................................Dirección: .....................................................................................................................................................Población: ................................................ Código posta: ................. Provincia: ..............................Teléfonos de contacto: ....................................................E - mail: .......................................................................................................................................................Formación / Estudios

Profesión / experiencia

2. DATOS DE COLABORACIÓN:

2.1. PUESTO A OCUPAR: ...........................................................................................................................ÁREA DE TRABAJO:....................................................................................................................................................................

ACTIVIDADES A DESEMPEÑAR

2.2. DEDICACIÓNHoras de colaboración: ........................................................................................................Días y horasINDICAR HORARIO:

FECHA DE INCORPORACIÓN: / /

FIRMA DE LA PERSONA VOLUNTARIA:

**La información que usted nos facilita es voluntaria y libre y será incluida en nuestros ficheros que han sido notificados y estáninscritos en la Agencia de Protección de Datos. Su creación, existencia y mantenimiento responden a la finalidad exclusiva decumplir con los fines sociales de nuestra organización, responsable de la información. Vd. tiene derecho a acceder a dicha infor-mación, ampliarla, cancelarla o rectificarla de ser errónea, según la L.O. 15/99.

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ANEXO 5: MODELO DE FICHA DE SEGUIMIENTO PARA RESPONSABLESDE VOLUNTARIADO

Nombre: ..................................................................................................... Fecha: ......................................Puesto que ocupa: ........................................................................................................Área: ..............................................................................................................................Evaluado por: Nombre Puesto............................................................................ .........................................................................

1. Grado de integración de la persona en el equipo.¿Cómo te sientes con el equipo?¿Qué aspectos se podrían mejorar de esta relación?

2. Grado de integración de la persona en la organización.¿Cómo te sientes en nuestra organización?¿Cuál es tu nivel de motivación o auto-realización?

3. Interacción con tu responsable.¿Cómo te sientes dirigido/a o supervisado/a ?Analiza cómo te sientes en relación a: el nivel de delegación, el nivel de seguimiento, laevaluación, la participación, el reconocimiento,...

4. Análisis y sistemática del trabajo.Planificación, organización, solapamiento de funciones,...

5. Comparación de los resultados obtenidos con los resultados esperados.¿Qué ha ido bien?¿Qué podía haber ido mejor?Causas de las desviaciones

6.Dificultades y problemas internos y externos en la realización de tus actividades.

7. Puntos fuertes y puntos a mejorar de la persona.Qué necesito mejorar.Objetivos de mejora.


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ANEXO 6: CUESTIONARIO DE DETECCIÓN DE NECESIDADES DEFORMACIÓN

Nombre: ........................................................................................................................................................

Nivel de estudios: ..........................................................................................................................................

Trabajo que realiza en la entidad: .................................................................................................................

Antigüedad en la organización: ....................................................................................................................

Antigüedad en el puesto: .............................................................................................................................

1.- ¿Qué tipo de formación has recibido al asumir las tareas de voluntariado en la organización?

Formación previa a la incorporación en la organización.

Formación a partir de la experiencia.

Explicaciones sobre las tareas por parte de otros/as voluntarios/as.

Explicaciones sobre las tareas por parte de la persona responsable (área voluntariado).

Asistencia a cursos de formación específicos.

2.- ¿Qué tipo de formación han recibido los miembros de tu grupo de trabajo?

No lo sé.

Formación previa a la incorporación en la organización.

Formación a partir de la experiencia.

Explicaciones sobre las tareas por parte de otros/as voluntarios/as.

Explicaciones sobre las tareas por parte de la persona responsable (área voluntariado).

Asistencia a cursos de formación específicos.

3.- ¿De qué materias ha tratado la formación recibida?

Aspectos técnicos relacionados con las tareas a desarrollar.

Procedimientos de trabajo.

Formación para el trabajo en equipo.

Aspectos relacionados con la mejora de las relaciones interpersonales.

Planificación y evaluación.

Formación específica para trabajar con los/as destinatarios/as a los que se dirige la acción.

Mejora de la calidad de la acción voluntaria.

No he participado nunca en actividades de formación.

OTROS: .........................................................................................................................

4.- En general, las actividades de formación:

Han sido esporádicas o aisladas.

Han tenido cierta regularidad.

Son continuadas dentro de un plan de formación.

Se contemplan dentro del compromiso de horas de dedicación de la acción voluntaria.

Son pagadas por la organización.

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5.- ¿Has participado por iniciativa propia?

Sí

No

6.- ¿Qué materias consideras que debe desarrollar la formación en tu entidad?

Técnicas de coordinación de equipos

Aspectos técnicos relacionados con las tareas que desarrollo

Procedimientos de trabajo

Formación para el trabajo en equipo

Mejora de las relaciones personales

Planificación y evaluación de las tareas

Formación específica para trabajar con los/as destinatarios/as y colectivos de la acción

OTROS: .........................................................................................................................

7.- Con respecto a los conocimientos relativos al puesto de trabajo, ¿hay aspectos que te gustaría mejo-

rar? ¿Cuáles?

8.- ¿Qué necesidades tienes de mejorar la capacidad de planificación y evaluación de tus tareas dentro de

la organización?

9.- ¿Qué necesidades tienes de conocer métodos de trabajo y técnicas de otras áreas o ámbitos de actua-

ción dentro de la organización?. ¿Cómo crees que enriquecería el desempeño de tu tarea?

10.- ¿Qué metodologías consideras más adecuadas?

11.- ¿Qué modalidades de formación consideras las más adecuadas? (se puede marcar más de una respuesta)

Cursos realizados fuera de la organización.

Cursos realizados en la misma organización.

Formación individualizada a cargo de la persona responsable de voluntariado.

Formación con el equipo de trabajo.

Formación orientada a la resolución de situaciones que se presentan en la práctica.

Combinación de formación y apoyo posterior en las tareas.

OTROS: .........................................................................................................................

Muchas gracias.


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BIBLIOGRAFÍA

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• ARIAS CAREAGA, SILVIA (2008). Voluntariado universitario. Guía para su gestión en las universidadesmadrileñas. Dirección General de Voluntariado y Promoción Social.

• ARANGUREN GONZALO, LUIS. (2002). Los itinerarios educativos del voluntariado. Colección A FuegoLento nº 1. Plataforma del Voluntariado en España.

• ARANGUREN GONZALO, LUIS A. (2001). Repensar el voluntariado. Revista de Documentación Social.Cáritas Española.

• BERMEJO GARCÍA, ANTONIO (2002). Manual de gestión del Voluntariado. MÉDICOS DEL MUNDO.

• DÍAZ HERNÁNDEZ, MIGUEL ANGEL. (2002). Motivación de la persona voluntaria. Colección A FuegoLento nº 3. Plataforma del Voluntariado de España.

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• GÜERRI MARTÍN, PALOMA (Dir.) (2006). Curso de formación para la persona responsable de volun-tariado. Plataforma del voluntariado de España

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• MORENO MEJÍAS, ANTONIO (2007) EA. Otra formación asociativa es posible. Fundación Esplai.

• NAVAJO GÓMEZ, PABLO (1990). Captación, acogida y orientación de voluntarios. Cuadernos de laPlataforma Nº 3. Plataforma para la Promoción del Voluntariado en España.

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• PINTO, VICTOR (2007). Informe: Relaciones entre voluntarios y empleados. Cómo superar las dife-rencias. Ágora Social. Servicios Integrales para el tercer sector.

• VERNIS, ALFRED. (1998). La Gestión de las organizaciones no lucrativas. Capítulo 6 “La gestión delos recursos humanos”

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PÁGINAS WEB DE REFERENCIA

CANAL SOLIDARIO: Portal online de noticias y recursos sobre solidaridad, derechos humanos, coo-peración e inclusión social.http://www.canalsolidario.org

HACES FALTA: Portal para la promoción del voluntariado de la fundación CHANDRA.http://www.hacesfalta.org

INICIATIVA SOCIAL: Espacio de debate y reflexión sobre el Estado de Bienestar, el papel de las ONG,el voluntariado, la participación social, la solidaridad, la gestión de las ONG y todos aquellos aspec-tos relacionados con la iniciativa social y el tercer sector.http://www.iniciativasocial.net

MINISTERIO DE SANIDAD Y POLÍTICA SOCIALhttp://www.msc.es/politicaSocial/ongVoluntariado/home.htm

NODO.50: Uno de los portales con más larga trayectoria, que mantiene un carácter alternativo y rei-vindicativo. En él participan organizaciones de acción voluntaria y se puede encontrar documenta-ción e información sobre campañas y organizaciones, foros, chats y otros servicios.http://www.nodo50.org

PANGEA: Portal que promueve el uso estratégico de las redes de comunicación y las tecnologías dela información y comunicación (TIC) para el desarrollo y la justicia social.http://www.pangea.org/

PLATAFORMA DEL VOLUNTARIADO EN ESPAÑAhttp://www.plataformavoluntariado.org

PROGRAMA DE VOLUNTARIADO DE NACIONES UNIDAShttp://www.unv.org/es.html

UNIVERSIA: Red iberoamericana de colaboración universitaria, que integra a 1.100 universidades einstituciones de educación superior en 15 países. http://solidaridad.universia.es/informacion/formacionvoluntariado.htm

VOLUNTARIADO CORPORATIVO: Portal de voluntariado corporativo a disposición de las entidadesinteresadas.http://www.voluntariadocorporativo.org/

VOLUNTARIADO DE MARGINACIÓN CLAVER VALENCIA: Esta página ofrece una serie de documen-tos interesantes para la reflexión, el conocimiento y la gestión del voluntariado social.http://www.dwvalencia.com/claver/

VOLUNTARIADO.NET: Iniciativa originada desde el sector asociativo, con el objetivo de orientar a per-sonas de cualquier edad interesadas en el mundo del voluntariado.http://www.voluntariado.net/

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