POLÍTICA DE GESTIÓN DE IMAGEN Y COMUNICACIONES

EXTERNAS

CONTROL DE VERSIONES - RHCORP - 0001

Área responsable Revisor(es) Aprobador (es)

Marketing y Relaciones Institucionales

‐ Vanessa Andrade Vargas ‐ Fernando Casanova Claros

VERSIÓN: 02 VIGENCIA: 08/09/2017

CÓD: PCORP-0297

1. OBJETIVO 1

Establecer parámetros que permitan alinear a todas las empresas de Ransa y países al uso adecuado de la marca y la gestión de la imagen y comunicación externa.

2. ALCANCE

Todas las empresas de Ransa en todos los países, en adelante la organización.

3. RESPONSABLES

3.1 Sub gerente de Marketing y Relaciones Institucionales

‐ Elabora contenidos de la política de imagen y comunicación corporativa para la organización.

‐ Propone actualizaciones al contenido de la política.

3.1. Gerente Central de Recursos humanos, marketing, riesgos, controles y seguridad integral.

‐ Observa el contenido de la política de imagen corporativa y comunicaciones, asegurando que satisfaga las necesidades de la organización.

‐ Asegura el cumplimiento de la política de imagen corporativa y comunicaciones entre los equipos a su cargo.

4. INTRODUCCIÓN Y DEFINICIONES BASE

El área de Marketing y Relaciones Institucionales va a formar parte del Sistema de Gestión Documental (SMAD) como parte de los procesos administrativos de la organización, desarrollando e implementando estrategias de marketing alineados a la línea del negocio. La organización, empresa transnacional, no puede dejar de contar con políticas que permitan una adecuada presencia de marca en todos los elementos de la organización.

4.1 Imagen corporativa

La imagen corporativa se define como la idea que se tiene de una empresa y se expresa en formas y colores. En el cual se refleja los esfuerzos de la empresa, la esencia y personalidad (información, simbolismo y comportamiento) que es expresada verbal y visualmente.

4.2 Identidad corporativa

La identidad de la organización involucra su nombre, características visuales de sus servicios, infraestructura, formas de comunicación, comportamiento de sus colaboradores, y todo aquel elemento que crea una forma perceptible de identificar a la empresa.

Por ello, cada persona que se relaciona con la organización debe respetar los parámetros visuales y de comportamiento que son características diferenciales de la empresa de acuerdo a los manuales de marca correspondientes.

Para mayor información revisar los manuales corporativos de la organización en el Minisite de Herramientas Comerciales en la siguiente dirección http://www.ransa.net/galeria/m_154_index.html

El área de Marketing y Relaciones Institucionales vela por el cumplimiento y buen uso de la imagen corporativa en cada uno de los medios que impactan en los públicos objetivos de la empresa.

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4.3 Públicos de interés Colaboradores Accionistas Clientes Proveedores Autoridades Comunidad Medio ambiente Medios de comunicación

5. LINEAMIENTOS.

5.1 Identidad visual

Todas las empresas e instituciones cuentan con elementos visuales, estudiados y creados para proyectar la personalidad de las mismas, dotándolas de una imagen visual propia y diferenciada.

Con el adecuado uso de los elementos gráficos se logrará preservar la identidad visual de la empresa y aumentar el grado de recordación simbólica de cada uno de sus componentes.

a) Uso del nombre o denominación: Los nombres formales definidos para la organización son:

Razón social: Se usará para documentos formales o legales como boletas de pago, órdenes de compra, facturas, contratos, entre otros. (Ejemplo: Ransa Comercial S.A.)

Nombre comercial : Se usará para comunicaciones relacionadas a publicidad, prensa y comunicados a clientes y colaboradores. (Ejemplo: Ransa).

b) Uso del logotipo: El uso adecuado del logotipo en todas las piezas de comunicación es fundamental para crear una imagen fuerte y duradera.

Cada logotipo está conformado por el isotipo (imagen) y tipografía (texto).

La aplicación del logotipo es obligatoria en toda forma de comunicación, publicidad y promoción externa e interna. Todas las especificaciones referentes a la aplicación del logotipo, isotipo, tipografía y slogan de la organización se encuentran en los Manuales de Identidad Corporativa de la organización que están alojados en el Minisite de Herramientas Comerciales en el siguiente enlace: http://www.ransa.net/galeria/index.html.

y deben ser de conocimiento de las áreas que por la naturaleza de sus funciones requieran eventualmente usarlo como Recursos Humanos, Compras, Negocios, Legal, entre otras.

Ningún público (interno o externo) puede utilizar el logotipo o logo para fines externos sin autorización del área de Marketing y Relaciones Institucionales.

No está permitido elaborar material, accesorios, prendas, empaques etc. con el logotipo de la organización (ejemplo: Ransa) sin autorización del área de Marketing y Relaciones Institucionales como por ejemplo: uniformes deportivos, material merchandising interno y externo, banderolas, señaléticas, entre otros.

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No se puede copiar material publicitario de la organización que ha sido desarrollado para uso interno o externo, ya que podría ser mal reproducido, el logotipo podría ser distorsionado o la información tergiversada.

No se utilizará nuestros elementos visuales como camiones, uniformes y todo aquel elemento de la organización en co-branding con otras organizaciones ajenas a la organización.

No se utilizará nuestros elementos visuales como camiones, uniformes y todo aquel elemento de la organización para fines que no sean los estrictamente laborales y/o temas publicitarios que hayan sido coordinados con el área de marketing.

El único logo que debe resaltar es el de la organización, no se deben desarrollar logos que compitan con la marca. Toda campaña o iniciativa que debe distinguirse deberá usar recursos tipográficos o iconos prestablecidos y deberá pasar por el V°B° del área de Marketing y relaciones institucionales.

5.2. Medios de comunicación externa

5.2.1 Campaña publicitaria

Las estrategias de marketing de una empresa tienen como objetivo posicionar un producto, servicio o marca en la mente de los consumidores.

a) Toda área de la empresa que necesite efectuar una campaña de comunicación externa debe recurrir al área de Marketing y Relaciones Institucionales, desde ahora MKT&RRII para su realización y deberá validar el “Brief” (anexo 01: Brief de campañas de marketing) detallando los objetivos, públicos de interés, impactos deseados, entre otros temas que se deben especificar para diseñar la campaña, esto se puede dar efectivo en reunión con el cliente.

b) Cada campaña requiere diferentes etapas como: investigación, conceptualización, producción, diseño gráfico, pruebas, cotizaciones, implementación y medición, por lo tanto, el área solicitante debe entregar información completa que se haya pactado al momento del requerimiento para poder iniciar las etapas de la campaña. El tiempo de desarrollo comienza a transcurrir una vez sea entregada y aprobada dicha información.

c) Si la campaña requiere realizar una toma fotográfica o grabación y edición de videos, esto se considera dentro del tiempo de producción de la campaña.

d) El área de MKT&RRII revisará todo el contenido informativo de la campaña para verificar que tenga el estilo y tono de comunicación adecuado, que sea coherente con la imagen y estrategia de la empresa y que sea publicable. Asimismo, será enviado al área solicitante para su VºBº.

e) La aprobación de las campañas de marketing, piezas de comunicación y presupuesto, deberán ser validadas con el VB de la Gerencia solicitante, el cual debe ser remitido por correo.

5.2.2 Medios de comunicación

a) Toda área de la empresa que necesite realizar una comunicación dirigida a públicos externos, la cual no tenga un formato definido, debe recurrir al área de MKT&RRII para su realización o aprobación. (Ejemplo: mailing a clientes.)

b) Los tipos de comunicación que se manejan son los siguientes: cartas formales, instructivos o guías de servicios, manuales, cartillas, boletines, presentaciones de servicios, correos electrónicos (mailing) y cualquier medio de comunicación que brinde información de la organización. No incluye cartas legales, solicitudes de cotización y todo documento administrativo.

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c) Cuando se trata de un documento de uso diario como plantillas de power point para presentaciones, formato para licitaciones y hoja membretada se utilizará el formato establecido por el área de MKT&RRII que está especificado en el Minisite de Herramientas Comerciales en el siguiente enlace: http://www.ransa.net/galeria/index.html

d) En el caso de las comunicaciones vía correo electrónico, también deben mantener un formato formal. El fondo de los correos siempre será blanco, sin ningún tipo de dibujo o mensaje que acompañe a la firma, ejemplo: espiral en los bordes, flores, fondo cuadriculado, entre otros. Lo único que puede variar es el formato de firma que será definido por el área de MKT&RRII, desde ahora desde ahora MKT&RRII según la coyuntura y estrategia de la empresa, que será informada al todo el personal vía comunicación interna.

e) En el caso de publicar las piezas gráficas en medios de comunicación, será el área de MKT&RRII quien contacte directamente con el medio, negocie tarifas y entregue el material aprobado por el área solicitante para su publicación.

f) En el caso de comunicaciones en brochures y folletería, MKT&RRII será la responsable en definir la cantidad de material a reproducir según la dimensión del evento y objetivos del mismo en coordinación con el negocio.

g) En el caso de publicaciones para convocatorias de personal, el área de Recursos Humanos debe seguir la línea gráfica de la organización previamente coordinado con el área MKT&RRII.

5.2.3 Material merchandising y uniformes

a) Las especificaciones para el diseño de merchandising y uniformes están relacionadas con el uso del logotipo de la organización. Deben respetarse todas las especificaciones de colores, materiales y formas que se mencionan en el Manuales de Identidad Corporativa de la organización que se pueden revisar en el Ministe de Herramientas Comerciales en el siguiente enlace: http://www.ransa.net/galeria/index.html.

b) Todo uniforme diseñado con la imagen de la organización, sea para clientes o colaboradores de la empresa, debe ser aprobado por el área de MKT&RRII para verificar el correcto uso del logo.

c) Todo merchandising diseñado y elaborado con la imagen de la organización también debe estar supervisado por el área de MKT&RRII y está totalmente prohibida la producción de material con el isotipo, logotipo o nombre de la organización si no está diseñado exclusivamente para los clientes de la empresa o colaboradores, este último siempre y cuando sea parte de una campaña de recursos humanos.

5.3. Eventos corporativos, ferias y/o actividades BTL

5.3.1 Eventos

a) Todos los eventos donde participa la organización son importantes, pues reflejan la personalidad de la empresa y refuerzan su posicionamiento de soluciones integrales. Por eso “hacer” y “participar” de un evento significa “organizarlo”, prever los detalles, definir el momento en que se quiere realizar, cómo se desea presentar ante los invitados o la estrategia de participación.

b) El área de MKT&RRII es responsable de la organización de eventos corporativos hacia público externo y aquellos que de manera especial vinculan a la prensa. Asimismo, el área actúa como soporte o asesor de la realización y participación de eventos que organicen directamente diversas áreas de la empresa hacia clientes.

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5.3.2 Ferias o Activaciones

a) La participación de la organización en ferias o exposiciones se realizará previo sustento del impacto a favor de la estrategia de la empresa por parte del área que solicite dicha participación y será evaluado por el área de MKT&RRII.

b) El área de MKT&RRII coordinará con el proveedor la ubicación del mejor espacio para la exhibición de la marca y la asesoría del diseño del stand que se expondrá.

c) Asimismo, queda bajo responsabilidad del área de MKT&RRII el desarrollo de las piezas gráficas y merchandising que sea distribuido durante la feria, en coordinación con el área solicitante.

d) Es de responsabilidad del área solicitante sugerir la participación de la organización en una feria por lo menos con 6 a 12 meses de anticipación, de lo contrario el área de MKT&RRII no asegura conseguir un espacio adecuado dentro del recinto ferial.

6. PÁGINA WEB Y REDES SOCIALES

a) Es responsabilidad del área de MKT&RRII mantener la actualización de los contenidos de la web de la organización y las páginas oficiales de la empresa que se encuentren en internet, relacionadas con información institucional y responsabilidad social, como son Linkedin in, Facebook, Twitter y Youtube.

b) La línea grafica de cualquiera de estos elementos será definida por el área de MKT&RRII.

c) Cada colaborador es representante de la organización, por lo tanto deberá procurar un comportamiento adecuado en las redes sociales evitando en todo momento usar por ejemplo: el #Ransa, o mencionar a la organización en situaciones como:

Comentarios que utilicen lenguaje claramente insultante, constitutiva de injuria o calumnia, irreverente, despectivo, difamatorios o aquellos relacionados a temas de índole político, sexual, religioso o algún tema que genere polémica. Incluye los enlaces compartidos.

Promoción de eventos, acciones, obras de índole personal u organizada por alguna asociación.

d) Por temas de seguridad los colaboradores no deben publicar fotos de las operaciones en espacios virtuales u otros. Si el trabajador no cumpliera con esta solicitud se procederá a denunciar el hecho ante el área de Recursos Humanos para la sanción correspondiente.

e) No está permitido a los colaboradores ajenos al de área de MKT&RRII y personas externas a la organización utilicen la marca para la creación de anuncios en espacios virtuales, creación de cuentas digitales, grupos públicos no oficiales, en relación con la promoción o venta de servicios de la empresa y/o información corporativa.

f) Queda prohibido que personas ajena al área de MKT&RRII y/o a la organización, creen páginas web, blogs, portales, redes sociales u otro espacio virtual con información de la compañía, sus clientes, proveedores o empleados y elementos de su identidad visual como el logotipo sin previa autorización.

g) Si el área de MKT&RRII identifica una persona externa a la empresa que trasgrede esta política se procederá a denunciar la página encontrada ante los administradores del portal y de ser necesario a la persona y/o grupo involucrado.  En el caso de no retirar la página creada, la denuncia será realizada ante Indecopi bajo el Decreto legislativo 822 – Ley sobre el derecho de autor.

h) El área de MKT&RRII velará por la correcta imagen de la organización en páginas web creadas para temas específicos como ofertas laborales de selección, línea de ética o cualquier extranet, entre otros, asesorando a las áreas que gestionan dichas páginas en cuanto a gráfica, programación y contenidos, para asegurar su coherencia con la imagen de la empresa.

i) Cada colaborador es responsable del contenido de sus comentarios (post) en redes sociales por tal motivo en ningún caso sus opiniones representará la opinión de la organización.

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j) Cualquier falta que se haga en redes sociales que afecte a la imagen de la organización deberá ser evaluado por el comité de ética.

k) Finalmente, la organización se reserva el derecho de revisar los comentarios publicados en sus redes sociales, y tiene el derecho de restringir o eliminar cualquier contenido que considere que viole esta política en contenidos de fotos, videos, foros y demás formas de publicaciones. Para mayor información revisar el Manual de Normas de convivencia para redes sociales en el Minisite de Herramientas Comerciales en el siguiente enlace: http://www.ransa.net/galeria/index.html.

7. RELACIONES PÚBLICAS Y PUBLICITY

Es importante administrar y conservar relaciones con los medios de comunicación o prensa a largo plazo, por lo que se establecen planes y estrategias de comunicación que consolidan el posicionamiento de la empresa, mientras se fortalecen las relaciones con los medios de comunicación local, regional, nacional e internacionales.

a) El área de MKT&RRII es la única área que tiene facultad de emitir comunicaciones corporativas y publicidad a los medios de comunicación y gestionar entrevistas de los voceros con periodistas, en coordinación con la agencia de relaciones públicas vigente.

b) Ninguna área y/o persona puede realizar una publicación, entrevista o comunicación a los medios o periodistas sin previa coordinación y aprobación del área de MKT&RRII.

7.1 Voceros de la organización

a) El principal vocero es el CEO, seguido por el Gerente General Logística Perú y los Gerentes Centrales, acompañados de una red de voceros de prensa seleccionados y debidamente preparados. (anexo 2: relación de voceros autorizados.

b) Es importante mencionar que el principal vocero de crisis es Gerente Central de Recursos humanos, marketing, riesgos, controles y seguridad integral.

c) El área de MKT&RRII., determinará quiénes serán los voceros ante los medios de comunicación, quienes serán seleccionados de acuerdo a los procesos o áreas que representan y según su experiencia.

d) Los voceros solamente podrán divulgar los mensajes clave que se acuerden en reuniones previas a sus entrevistas, dependiendo del tema y del medio al que se estén dirigiendo. Antes de la entrevista, se le enviará al vocero un documento en donde podrá encontrar la información que podrá difundir.

e) Cada vocero podrá dar entrevistas sobre asuntos de su dominio y competencia. No está permitido dar información sobre temas no relacionados con su unidad de negocio, así como hacer comentarios sobre la competencia.

f) En el caso que, de improviso, una entrevista se enfoque en temas que no corresponden al dominio del vocero, se debe declinar la entrevista y coordinar con el periodista una nueva reunión con el vocero a quien corresponda el tema.

g) Se deben evitar controversias y sorpresas con los periodistas. Es decir, los datos sobre inversiones futuras, expectativas de crecimiento, proyecciones, nuevos servicios, cambios o nombramientos, etc. que no sean certeros o que no tengan autorización para su difusión, no pueden ser divulgados.

7.2 Contactos con la prensa

a) Deben hacerse por intermedio del área de MKT&RRII.

b) La estrategia de divulgación debe ser desarrollada por el área de MKT&RRII, área que define la forma de difusión de los hechos, prepara textos, fotos, mailings y se encarga de hacer contacto con los periodistas.

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a) Los voceros no deben atender a los periodistas directamente o conceder entrevistas sin haber coordinado previamente con el área de MKT&RRII de tal forma que se puede prever qué tipo de información desea el periodista, el vocero asignado, tema y tipo de medio, si es un tema alineado al posicionamiento de la organización, etc.

b) Es función del área de MKT&RRII recibir las solicitudes de entrevistas de los periodistas, evaluar el tema, definir si el asunto es de interés y encaminarlos para el vocero más adecuado.

c) Es responsabilidad de las áreas de negocio informar proactivamente al área de MKT&RRII la existencia de proyectos o temas de relevancia que puedan tener la oportunidad de ser difundidos en medios.

7.3 Cuando la información involucra a otra área de la empresa

a) El área de MKT&RRII tiene como función principal informar al público externo acerca de la empresa y para que la información que se brinde sea manejada de forma estratégica, sostenida y alineada a los mensajes de la organización se debe trabajar en conjunto con los representantes de cada área, quienes son los que están más informados e involucrados con sus productos, inversiones, proyectos, etc.

b) Cuando se quiera comunicar un evento o logro importante acerca de la organización, que concierne directamente a un área, esta deberá contactarse con el área de MKT&RRII y trabajar en forma conjunta la estrategia y acciones a implementar para comunicar.

c) El área de MKT&RRII definirá si es un tema estratégico para elaborar un plan de difusión con medios de prensa o si es una acción táctica para plantear una herramienta de trabajo puntual que puede ser una nota de prensa, entrevista, ayuda memoria, etc. Aprobado el plan o herramienta, según sea el caso, el área de MKT&RRII implementará las actividades acordadas, teniendo siempre informados a las áreas involucradas. La aprobación de los mensajes claves y materiales de prensa deben ser aprobados tanto por el área de MKT&RRII como por el área solicitante.

7.4 Cuando ocurre una crisis

a) El área de MKT&RRII deberá pertenecer a los grupos de whatssap de crisis por cada país, sucursal y especializadas.

b) De ocurrir un caso de crisis el responsable del grupo/proceso deberá activar la alerta para informar acerca del estado y seguimiento del incidente.

c) El área de MKT&RRII activará el monitoreo en medios en coordinación con la agencia de relaciones públicas vigente y seguirá el procedimiento de manejo de crisis en medios (Anexo 3 Esquema de manejo de crisis en medios).

d) De ocurrir algún impacto en medios sobre la crisis el área de MKT&RRII tomará acción inmediata

enviándose una nota de prensa dirigida a los principales medios de comunicación, la misma que será difundida con el V°B° del CEO.

e) El único vocero autorizado para temas de crisis es el Gerente Central de Recursos Humanos, Marketing, Riesgos, Controles y Seguridad Integral.

7.5 Designación de Voceros

a) El área de MKT&RRII ha designado voceros por cada unidad de negocio, los cuales son entrenados a través de un programa de media training.

b) En situaciones extraordinarias, si es que alguno de los voceros no está disponible, se designará a una persona que lo reemplace en coordinación con el vocero principal para que pueda comunicar

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los mensajes claves identificados y deberá ser previamente establecido y recomendado por el área de MKT&RRII, en caso contrario es preferible cancelar la entrevista.

c) Para temas altamente especializados, los voceros son personas que pertenecen a diferentes áreas técnicas de la organización. Ellos pueden enriquecer la entrevista con su grado de conocimiento sobre el tema, como es el caso de nuevos proyectos, nuevos procedimientos o certificaciones, área donde los colaboradores son fuentes importantes para desarrollar temas que necesitan opiniones técnicas.

d) En el caso de entrevistas sobre temas puntuales como servicios y negocios, la entrevista podría hacerse con el Gerente de Negocios.

7.6 Compromiso y disponibilidad de los voceros

a) El éxito de la relación entre una empresa y la prensa está basado en la calidad de los servicios ofrecidos a los periodistas y uno de los más valiosos es la rapidez.

b) La prensa trabaja bajo presión y necesita la noticia rápidamente para colocar su medio en circulación y por esta razón, las solicitudes de entrevistas casi siempre ocurren con poca antelación. Por eso, se les debe atender, en medida de lo posible, inmediatamente.

Es preciso entonces que los voceros:

Mantengan siempre la postura de atender a la prensa en el plazo establecido, independientemente de las circunstancias.

Sean personas disponibles y localizables, siempre aptas para hablar por la empresa.

Tener disponibilidad para ser capacitados ante cualquier situación que pueda suscitarse con los medios.

8. AUSPICIOS

Es una relación comercial entre dos empresas, en la cual, una de ellas busca promover la imagen de su marca, productos o servicios, y la otra busca un aporte económico y/o de bienes o servicios. El Auspicio, a diferencia de la publicidad, es una forma de comunicación directa al público de interés del auspiciador, sin interrupciones y de manera sutil donde se obtiene mayor notoriedad de marca.

Existen dos formas de auspicio en esta organización:

1. Auspicio al cliente, gestionada directamente por las áreas de negocio.

2. Auspicio a instituciones que tengan una alta influencia en las operaciones de la empresa.

a) En todos los casos se debe poner en conocimiento al área de MKT&RRII sobre la solicitud de auspicio con el fin de poder brindar el soporte gráfico y las recomendaciones frente a la exposición y relación de la marca del auspiciante con la de nuestra organización.

b) El monto a invertir en el auspicio será designado por el área o negocio a cargo.

c) La organización en vías de preservar el correcto uso de la marca, no auspiciará a clientes o instituciones que busquen con ese beneficio apoyar temas políticos o religiosos, fiestas patronales, entre otros temas no relacionados al giro del negocio y que pongan en riesgo su reputación.

d) En el caso de auspicios para instituciones públicas es necesario analizar su índole y el impacto hacia nuestra marca en coordinación con el área de MKT&RRII

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9. DONACIONES

Se define como la entrega de un bien o servicio de forma voluntaria, que puede ser destinado a instituciones, organizaciones u otros solicitantes, para campañas  sociales o apoyo a la comunidad.

a) El área de MKT&RRII es el área encargada de analizar y gestionar las donaciones de la organización bajo los lineamientos definidos. (Anexo 4: Lineamientos de Responsabilidad Social).

b) El área de MKT&RRII determinará con un año de anticipación, las donaciones a organizaciones o instituciones sin fines de lucro a efectuarse en coordinación con las áreas que pudieran estar involucradas en dicha gestión.

c) El área de MKT&RRII brindará el proceso a seguir para efectuar una donación. (Anexo 5: Procedimiento de donaciones Ransa.

d) El área de MKT&RRII al recibir la solicitud de donación, la designará al área de Responsabilidad Social quienes considerarán los siguientes criterios para su evaluación: zona de influencia, relacionamiento estratégico, riesgo o grado de vulnerabilidad ante la posibilidad que se generen alertas o crisis que afecten a la organización.

e) No se considera como donación las atenciones que se realiza a clientes u otros con fines comerciales y de imagen institucional, así como financiamiento de campañas de corte político.

f) La organización no apoya a personas naturales ni personas jurídicas con fines de lucro. Solo apoyará a organizaciones sin fines de lucro que se encuentren debidamente registradas ante las autoridades competentes y que demuestren que tienen registros contables actualizados según lo establecido por la ley.

g) La organización podrá apoyar programas sociales de entidades públicas siempre y cuando se encuentren dentro de nuestros lineamientos de Responsabilidad Social (Anexo 4: Lineamientos de Responsabilidad Social) y con previa autorización de la gerencia correspondiente. En este caso, los recursos de la organización no podrán ser usados para reemplazar recursos públicos y se deberá demostrar a la gerencia del área solicitante los beneficios sociales adicionales alcanzados con la donación.

h) La organización no apoyará organizaciones sin fines de lucro, causas sociales u otras entidades cuando éstas destinen los recursos donados para expediciones, viajes de aventura, carnavales o fiestas patronales y proselitismo religioso o político.

i) El área de Responsabilidad Social que se encuentra dentro de la Subgerencia de MKT&RRII será la responsable de recomendar y/o dar respuesta a la entidad solicitante sobre si procede o no su solicitud de donación.

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Anexo 1

Brief de Campaña de Marketing

1 Tema – Campaña:2 Lugar:3

ASISTENTES

Área de MKT&RRII

Área solicitantes

4 Objetivos5 Público objetivo6 Presupuesto estimado7 Tema Acuerdos Responsable Fechas

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Anexo 2

Relación de voceros autorizados

N° Nombre Cargo1 Paolo Sacchi CEO Ransa2 Tomás Moro Gerente General Logística Perú3 Ricardo Cortés Gerente General – Ransa Andina4 Juan Pablo Llosa Gerente Central de Negocios Industriales5 Carlos Ciriani Gerente Central de Minería, Energía, Gas, Petróleo e Infraestructura6 Cesar Ballón Gerente Central de Comercio Exterior7 Fernando Casanova Gerente Central de RRHH, MKT, riesgos, control y seguridad8 Alex Kudzuma Gerente General – Depsa9 Mario Andrade Gerente General – Casa

10 Iván Velasco Gerente General – Alma Perú11 Gianfranco Guerrini Gerente General – Procesadora Torreblanca12 Sergio Torrico Gerente General – Ransa CAM13 Rocco Zetola Gerente General – Colombia14 Carlo Cavassa Gerente General – Ecuador15 Javier Basulto Gerente General – Bolivia

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Anexo 3

Esquema de manejo de crisis en medios

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Anexo 4

Lineamientos de Responsabilidad Social

Estamos comprometidos con nuestros grupos de interés y lo hemos reflejado en la política de Responsabilidad Social y en nuestros principios: “Respetamos nuestro entorno… estamos comprometidos con la sociedad y el medio ambiente”

Nuestro objetivo:Posicionar a Ransa como Empresa Socialmente Responsable.

Alcance:Los lineamientos de Responsabilidad Social son aplicables para Ransa y sucursales a nivel nacional y en países.

Pilares de Responsabilidad Social:

Detalle:

Para poder lograr nuestro objetivo, implementamos, promovemos, replicamos y difundimos las actividades socialmente responsables que realicen las diversas áreas de la compañía. Asimismo, todas las áreas y empresas del grupo deberán cumplir con los lineamientos planteados.

• Las acciones de responsabilidad social que realizan las diferentes áreas de la compañía deben estar

alineadas al giro del negocio, sus pilares y políticas.

• Toda propuesta para ejecutar iniciativas de responsabilidad social deben ser enviadas al área de

Responsabilidad Social para su validación y soporte, según sea el caso.

• Las áreas involucradas con la ejecución de iniciativas socialmente responsables deberán informar al área

de Responsabilidad Social sobre sus resultados (indicadores) para reporte y difusión. Se debe designar

un responsable del seguimiento de los indicadores de gestión por iniciativa para que sea el canal directo

con el área.

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• Para las actividades relacionadas a temas ambientales se debe establecer un procedimiento de gestión

validado por el área de Responsabilidad Social. El área brindará, además, soporte necesario para la

difusión y fortalecimiento de las acciones planteadas.

• Para el relacionamiento con instituciones sin fines de lucro y/o entidades del estado se considerará que

estén debidamente registradas ante las autoridades competentes, alcance de la participación, estrategia y

que tenga las características necesarias para aportar a los pilares de responsabilidad social.

Comunicación y ReportesLas acciones de Responsabilidad Social son comunicadas a nuestros grupos de interés a través de:

• Reporte de Sostenibilidad• Redes sociales• Medios de prensa• Eventos• Página web• Mails• Concursos varios• Mesas de diálogo•

Las iniciativas de Responsabilidad Social cuentan con un espacio en las parrillas de contenido externo e interno, por lo que es necesario mantenerlos actualizados.

Al cierre de cada actividad relacionada a responsabilidad social, se deberá enviar la información con indicadores al área de Responsabilidad Social para su difusión interna y externa con fotografías en alta resolución y una descripción de las mismas.

El área de Responsabilidad Social, brindará soporte de contenido en caso de entrevistas relacionadas a la temática de RS.

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Anexo 5

Procedimiento de donaciones

1. Introducción La organización, en esta parte del documento establece una serie de criterios que sirven para la toma

de decisiones de la empresa referente a las acciones sociales. El contenido, se basa en los

compromisos establecidos en la política de responsabilidad social y en el historial de donaciones

realizadas a la fecha.

2. Propósito Establecer lineamientos y pasos a seguir para alcanzar las buenas relaciones con las

organizaciones, empresas y/u otros solicitantes, priorizando a todos aquellos que se encuentren en la

zona de influencia directa de la compañía, bajo ciertos criterios incluidos en este documento.

3. Alcance Este procedimiento es aplicable para la recepción, la evaluación y trámite de solicitudes de donación

que realice la organización con el soporte del área de Responsabilidad Social que se encuentra

dentro de la Subgerencia de Marketing y Relaciones Institucionales

4. Responsables: Marketing y Relaciones Institucionales

Recibe de solicitudes provenientes de los diferentes instituciones Analiza y define el programa

anual de donaciones en coordinación con su área de Responsabilidad Social y Relaciones

Comunitarias

Responsabilidad Social y Relaciones Comunitarias. Verifica el requerimiento basándose en la matriz de los actores relevantes para coordinar la

aprobación del mismo.

Realiza el seguimiento de los bienes a ser donados.

Registra y envía el formato para el sustento de las donaciones (Acta de entrega).

Informa a las Gerencias involucradas, los avances, dificultades y cumplimiento del

procedimiento de donaciones.

ContabilidadRecibe e ingresa los certificados de donaciones, de las diferentes instituciones u organizaciones que

le son enviadas por el área de Responsabilidad Social que se encuentra dentro de la Subgerencia de

Marketing y Relaciones Institucionales.

ComprasGestiona las compras requeridas para donaciones que implique situaciones de emergencia como:

sismos, huaycos, incendios, campañas de ayuda humanitaria.

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Legal

Revisa y emite la conformidad de los diferentes convenios con las organizaciones sin fines de lucro.

SolicitanteEs la persona que representa a una organización y/o institución a la que pertenece y quien dirige una

carta a la organización, solicitando algún tipo de donación para un fin social.

Tipo de solicitantes: o Instituciones gubernamentales: Municipalidad y dependencias

o Instituciones sociales: Comisaría, Cía. Bomberos, Instituciones educativas y religiosas, ONGs.

o Organizaciones de base: comedor popular, vaso de leche, club de madres juntas vecinales,

entre otras.

o Otras organizaciones: Gremios, comité de trabajos sectorizados y otros.

Donación Corporativa: Acción social basada en la entrega de un bien o servicio en forma voluntaria, que puede ser

destinado a instituciones, organizaciones u otros solicitantes, como resultado de campañas sociales,

apoyo a la comunidad y/o de solicitudes elevadas a Ransa y /o sus afiliadas.

Tipos de donaciones corporativaso Donaciones en materiales

Son bienes adquiridos a través del área de compras o como resultado de modificaciones efectuadas

en la empresa, también pueden ser recolectados a través de una campaña, o por acción voluntaria

del colaborador. Los bienes serán entregados para una actividad con fin social con la finalidad de

brindar apoyo a una comunidad. Esto incluye las donaciones a costo cero previas autorizaciones de

los responsables. (Bienes existentes en suministros y que por el tiempo o cantidad, no se emplean).

o Donaciones en servicios

Se realizan servicios con la finalidad de contribuir con el propósito de la organización solicitante y de

brindar apoyo a alguna comunidad. Este servicio deberá ser efectuado, previa evaluación del área de

Responsabilidad Social y autorización del gerente responsable. En este caso las áreas involucradas

deberán enviar la valorización de los servicios donados al área de Responsabilidad Social

o Donaciones estratégicas

Se realizan con la finalidad de mejorar y establecer vínculos con las organizaciones, instituciones y

actores claves para nuestra organización. Estas donaciones se encuentran previamente establecidas

de forma anual.

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Flujo de donaciones

N° Acción Resultado Tiempo Responsable

1Ingresa solicitud de donación a la organización, siendo el primer contacto el o la intermediaria.

Deriva solicitud al área de Responsabilidad Social

2 días hábiles Áreas de negocio

2Recibe solicitud de donación Áreas de negocio afiliadas y sucursales

Registro, análisis y presentación de propuesta 2 días hábiles

 Responsabilidad Social

3Aprobación de la propuesta de donación.

Aprobación/Desaprobación de donación

2 días hábiles Área de Negocio

4 Emite carta respuesta a solicitante

Enviar carta respuesta 2 días hábiles Responsabilidad Social

5El área de responsabilidad Social coordina la entrega de la donación, según la propuesta aprobada.

Coordinación con el solicitante.

3 días hábiles  Responsabilidad Social 

6Entrega de donación, registro y otros.

Consolidación de documentos. 1 día hábil Responsabilidad Social

Criterios para donaciones.

o Zona de influencia: Instituciones, organizaciones cercanas y/o colindantes con las zonas operativas de la organización.

o Prioridad: de acuerdo a la importancia y urgencia del caso.o Relacionamiento estratégico: Acciones con la finalidad de establecer y/o mejorar el

relacionamiento entre la empresa y la comunidad.o Riesgo y/o Grado de vulnerabilidad: Ante la posibilidad que se generen alertas y/o crisis para la

organización.

Exclusiones

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No se considera como donación corporativa las atenciones que se realiza a clientes u otros con fines comerciales y de imagen institucional, así como financiamiento de campañas de corte religioso o político.

19