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1

Manual de Procedimientos DE LA SUBCONTRALORÍA DE AUDITORÍA A

OBRA PÚBLICA Y SERVICIOS

JULIO 2018

2

Dunstano Guerrero Vázquez

Subcontralor de Auditoría a

Obra Pública y Servicios

Alejandro Rafael Rojano

Merino

Jefe del Departamento de

Auditoría a Obra Pública y

Servicios

Fernando Castillo Inés

Jefe del Departamento de

Evaluación Documental

Javier Ávila Vázquez

Jefe del Departamento de Revisión de Obra

en Ejecución

Leticia Lorenzo Zamudio

Contralor Municipal

Manual de Procedimientos DE LA SUBCONTRALORÍA DE AUDITORÍA A

A OBRA PÚBLICA Y SERVICIOS

Clave: MPUE1418/MP/CM04/SAOPS091-A

AUTORIZACIONES:

Actualizado el diecisiete de julio de dos mil dieciocho, con fundamento en los artículos 168 y 169

fracciones VII y IX de la Ley Orgánica Municipal; y 12 fracción VI del Reglamento Interior de la

Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

3

Manual de Procedimientos de la Subcontraloría de Auditoría a


Registro: MPUE1418/MP/CM04/SAOPS091-A

Fecha de elaboración: 28/08/2015

Fecha de modificación: 17/07/2018

Núm. de Revisión: 02

ÍNDICE Página

I. Introducción 4

II. Presentación de los Procedimientos 5

III. Departamento de Evaluación Documental

Procedimiento para revisar y/o auditar que los expedientes unitarios se integren con los requerimientos suficientes, previos, durante la ejecución y al cierre administrativo de la obra pública y de acciones contratadas por las Dependencias y Entidades, en términos de la normativa aplicable.

6

Procedimiento para auditar los procesos del otorgamiento de permisos, autorizaciones y licencias relativas a la planeación urbana, construcción de obra pública y privada, así como las relativas al medio ambiente, anuncios y protección civil.

12

IV. Departamento de revisión de Obra en ejecución

Procedimiento para la realizar la verificación de las obras en ejecución y de los servicios relacionados con la misma que ejecuta el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla

19

Procedimiento para la revisión y/o auditoría a obra pública en ejecución y servicios relacionados con la misma que ejecuta el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

25

Procedimiento para el control y seguimiento físico de las obras y servicios relacionados con la misma a través del Auditor Móvil que ejecuta el H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

29

V. Departamento de Auditoría a Obra Pública y Servicios

Procedimiento para auditar la Obra Pública y los servicios relacionados con la misma, en sus procesos de planeación, programación, presupuestación, adjudicación, contratación, ejecución y terminación, así como su seguimiento respectivo.

32


39

VI. Glosario de Términos 45

4







I. INTRODUCCIÓN

Este Manual de Procedimientos es un documento de apoyo y consulta que tiene como objetivo, presentar de una manera clara y detallada las diferentes actividades que se realizan con base a la normatividad, en los principales trámites encomendados a la Subcontraloría de Auditoría a Obra Pública y Servicios y que son atribuciones de la misma.

El interés es que cada uno de las y los Servidores Públicos relacionados con la Obra Pública y Servicios cumplan con la responsabilidad de atender el marco normativo que regula las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación, gasto, contratación, ejecución, evaluación, conservación, mantenimiento, fiscalización, supervisión y control de las obras públicas, así como de los servicios relacionados con las mismas y las acciones de fomento de desarrollo social y proyectos productivos.

Asimismo, en lo que respecta a las y los Servidores Públicos responsables de las autorizaciones y licencias que permitan las construcciones privadas y públicas dentro del Municipio de Puebla.

Finalmente, con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la

Subcontraloría de Auditoría a Obra Pública y Servicios que considere los principios básicos de

igualdad y equidad que deben existir entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y

profesional, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este Manual respecto al género

masculino, lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca

que es para uno u otro género.

El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien lo emite así como

su correcta fundamentación y aplicabilidad normativa conforme a las leyes específicas que

motiven su actuar, y sus modificaciones cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al

interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en sus

procedimientos, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.

Por lo que el alcance del registro de los instrumentos normativos, que emiten las

Dependencias y Entidades del H. Ayuntamiento, por parte de la Contraloría Municipal tiene

como único objetivo llevar un control institucional sobre dichos documentos.

5







II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Departamento de Evaluación Documental

1 Procedimiento para revisar y/o auditar que los expedientes unitarios se integren con los requerimientos suficientes, previos, durante la ejecución y al cierre administrativo de la obra pública y de acciones contratadas por las Dependencias y Entidades, en términos de la normativa aplicable.

2 Procedimiento para auditar los procesos del otorgamiento de permisos, autorizaciones y licencias relativas a la planeación urbana, construcción de obra pública y privada, así como las relativas al medio ambiente, anuncios y protección civil.

Departamento de Revisión de Obra en Ejecución

3 Procedimiento para la realizar la verificación de las obras en ejecución y de los servicios relacionados con la misma que ejecuta el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla

4 Procedimiento para la revisión y/o auditoría a obra pública en ejecución y servicios relacionados con la misma que ejecuta el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

5 Procedimiento para el control y seguimiento físico de las obras y servicios relacionados con la misma a través del Auditor Móvil que ejecuta el H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

Departamento de Auditoría a Obra Pública y Servicios

6 Procedimiento para auditar la obra Pública y los servicios relacionados con las misma, en sus procesos de planeación, programación, presupuestación, adjudicación, contratación, ejecución y terminación, así como su seguimiento respectivo.

7 Procedimiento para auditar los procesos del otorgamiento de permisos, autorizaciones y licencias relativas a la planeación urbana, construcción de obra pública y privada, así como las relativas al medio ambiente, anuncios y protección civil.

6







A. DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para revisar y/o auditar que los expedientes unitarios se integren con los requerimientos suficientes, previos, durante la ejecución y al cierre administrativo de la obra pública y de acciones contratadas por las Dependencias y Entidades, en términos de la normativa aplicable.

Objetivo: Verificar que los procedimientos administrativos, cuantitativos y cualitativos, se realicen con estricto apego a la normatividad aplicable; a efecto de promover la eficacia de sus operaciones y verificar el cumplimiento de los objetivos de acuerdo al Programa Anual de Obras Públicas y de los contratos por concepto de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios en materia de ejecución y entrega de los mismos.

Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 134. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículos 105 fracción III y XIV y 108. Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la Misma para el Estado de Puebla: Artículo 1, 7, 13, al 21, 48 al 54, 63 al 78, 80. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal Ley de Coordinación Fiscal, Capítulo V de los fondos de aportaciones federales. Ley Orgánica Municipal, Artículos 168 y 169 fracciones II, V, VIII, XII y XIII. Ley General de Responsabilidades Administrativas, Artículo 49 Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios, aplica en todo su contenido. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas: Capítulo primero Artículo 15 al 23. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento de Puebla, Artículos 6 fracciones I y III inciso b, 12 fracciones XXIII y XXVI, 16 fracciones I y IV y 19 fracciones I al XVIII.

Reglas de Operación de los Programas de Inversión.

Programa Anual de Auditoría.

Normatividad Presupuestal 2014-2018 Artículo 12 al 16, 37 AL 40, 80 al 82, 93 al 101

7







Políticas de Operación: 1. Las Auditorías serán realizadas por instrucciones de el/la Presidente/a

Municipal, de el/la Contralor/a Municipal, de acuerdo al programa operativo anual o a solicitud de los/las Secretarios/as en cumplimiento a lo que la Ley Orgánica Municipal confiere a la Contraloría Municipal.

2. Las Auditorías se podrán realizar en cualquier tiempo, a fin de verificar que los Expedientes Técnicos se realicen conforme a lo establecido en la Ley de Obras Públicas y Servicios relacionados con las Mismas, Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la Misma para el Estado de Puebla y Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio del Gasto Público de la Administración Municipal vigente.

3. Metodología de la Auditoría: -Planeación general. -Planeación detallada. -Ejecución. -Informe -Seguimiento. -Técnicas de Auditoría.

4. Normas Generales de Auditoría (personales, sobre la ejecución del

trabajo, sobre el informe de Auditoría y su seguimiento).

5. Normas Personales: -Independencia (soberanía de juicio, imparcialidad, objetividad); -Conocimiento Técnico y capacidad Profesional (actualización de los conocimientos técnicos). -Cuidado y diligencia Profesional (comportamiento ético).

6. Normas relativas a la Ejecución a la Auditoría: Planeación general, examen y evaluación de los sistemas de evaluación, supervisión del trabajo de la Auditoría, obtención de evidencia, papeles de trabajo y tratamiento de irregularidades.

7. Normas relativas al Informe de Auditoría y su seguimiento: -El informe de Auditoría (de forma escrita, oportunidad, claro, conciso).

Tiempo Promedio de

Gestión: Anual.

8







Descripción del Procedimiento: Procedimiento para revisar y/o auditar que los expedientes unitarios se integren con los requerimientos suficientes, previos, durante la ejecución y al cierre administrativo de la obra pública y de acciones contratadas por las Dependencias y Entidades, en términos de la normativa aplicable.

Responsable No. Actividad Formato o

Documento Tantos

Subcontralor/a de Auditoría a Obra

Pública y Servicios 1

Propone el Programa Anual de Auditorías, indicando las áreas sujetas de auditar y aprobación de el/la Contralor/a Municipal.

Programa Anual de Auditoría

Original

Analista 2

Elabora el Plan de Revisión y/o Auditoría (Carta de Planeación, Cronograma de Trabajo y Programa detallado de Auditoría) por área sujeta a auditar y aprobación de el/la Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Servicios.

Plan de Revisión y/o Auditoría

Original

Analista 3

Elabora la Orden de Revisión y/o Auditoría, por área sujeta a auditar para aprobación de el/la Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Servicios y firma del Contralor/a Municipal y notificación al área auditada.

Oficio Original

Jefe/a de Departamento de


4 Levanta Acta de Inicio de Revisión y/o Auditoría firmada por todos los que intervienen.

Acta de inicio. 3 Originales

Analista 5

Requiere la información y documentación necesaria de acuerdo al rubro y periodo, al personal designado por el área auditada.

Cédula de trabajo, Minuta de Trabajo o

en su caso Acta Circunstanciada

2 Originales

Analista 6

Desarrolla los trabajos de Revisión y/o Auditoría de Expedientes con el diseño e integración de los papeles de trabajo.

Papeles de trabajo. 1 Original

Analista 7

Realiza la revisión física de los trabajos, para verificar que los conceptos pagados correspondan con lo autorizado.

Cédulas de verificación física de los trabajos.

1 Original

Analista 8 Elabora cédulas de las observaciones detectadas, y se mandan a revisión al Staff de el/la Contralor/a.

Cédulas de Observaciones

3 Originales

9







Responsable: No. Actividad: Formato o

Documento: Responsable:



Firma Oficio de notificación de resultados de Revisión y/o Auditoría y lo notifican al área auditada.

Oficio de notificación de observaciones.

Original



10 Levanta Acta final de Revisión y/o Auditoría firmada por todos los que intervienen.

Acta. 2 Originales



11

Elabora Informe de Revisión y/o Auditoría para aprobación del Staff de el/la Subcontralor/a, para notificar al titular de la Dependencia o Entidad auditada.

Informe. Original del

Informe y copias de las Cédulas.



Rubrica para firma de el/la Subcontralor/a, para enviar el informe de Revisión y/o Auditoría, y se notifique al Titular de la Dependencia o Entidad auditada.

Oficio-Informe. Original

Analistas 13

Integra el expediente de Revisión y/o Auditoría, con toda la documentación generada debidamente foliada y puesta a resguardo.

Expediente. Original

Jefe/a del Departamento de


14

Da seguimiento de solventación de las observaciones e implantación de las recomendaciones correctivas y preventivas y se levanta Cédula de Seguimiento.

De no solventarse las observaciones, continúa la actividad No. 15; en caso contrario

Termina el procedimiento.

Oficio–Cédula de Seguimiento.

Originales



15

Remite la documentación derivada de la Revisión y/o Auditoría a la Subcontraloría de Responsabilidades y Evolución Patrimonial.


Oficio–Informe Oficio Original y documentación.

10







Diagrama de flujo del Procedimiento para revisar y/o auditar que los expedientes unitarios se integren con los requerimientos suficientes, previos, durante la ejecución y al cierre administrativo de la obra pública y de acciones contratadas por las Dependencias y Entidades, en términos de la normativa aplicable.

Subcontralor/a Analista (Auditor/a) Jefe/a de Departamento de Evaluación de Documental

Elabora el Programa Anual de

Auditorías, indicando las áreas

sujetas de auditar y aprobación del


Pública y Servicios

Programa Anual de Auditorías

1

Inicio

Elabora la Orden de Revisión y/o

Auditoría, por área sujeta a auditar

para aprobación de la o el


Pública y Servicios y firma del

Contralor/a Municipal y notificación

al área auditada.

Oficio

3

Elabora el Plan de Revisión y/o Auditoría por área sujeta a auditar y aprobación del Subcontralor/a de

Auditoría a Obra Pública y Servicios.

Plan de Revisión y/o Auditoría

2

Levantar Acta de Inicio de Revisión

y/o Auditoría firmada por todos los

que intervienen.

Acta de inicio

4

Requiere la información y

documentación necesaria de

acuerdo al rubro y periodo, al

personal designado por el área

auditada

Cédula de trabajo

5

Desarrollar los trabajos de Revisión y/o Auditoría de Expedientes con el diseño e integración de los papeles

de trabajo.

Papeles de trabajo

6

11

11







Subcontralor/a Analista (Auditor/a) Jefe/a de Departamento de

Evaluación de Documental

Realiza la vista física al lugar de los

trabajos, para verificar que los

trabajos pagados correspondan con

lo autorizado

7

Fin

Da seguimiento al informe para la

solventación de las observaciones e

implantación de las

recomendaciones correctivas y

preventivas, y se elaboran Cédulas

de Seguimiento

Oficio - Informe

14

Firma Oficio de notificación de resultados de Revisión y/o Auditoría

y lo notifican al área auditada.

Oficio - Cédulas de observaciones

9

Levanta Acta final de Revisión y/o Auditoría firmada por todos los que

intervienen.

Acta Final

10

Integrar el expediente de Revisión y/o Auditoría, con toda la documentación generada debidamente foliada y puesta a

resguardo.

Expediente

13

11

8

Elabora cédulas de las

observaciones detectadas

Elaborar informe de Revisión y/o Auditoría para el Titular de la

Dependencia o Entidad auditada.

11

Firman Oficio-Informe de Revisión y/o Auditoría y lo notifican al área auditada.

Oficio- y copias de cédulas

12

¿Solventan las

observaciones?

Si

No

Remitir documentación derivada de

Revisión y/o Auditoría a la

Subcontraloría de

Responsabilidades y Evaluación

Patrimonial.

15

12









Objetivo: Verificar el cumplimiento de los procedimientos administrativos que llevan a cabo las áreas competentes del otorgamiento de permisos, autorizaciones y licencias se realicen con estricto apego a la normatividad aplicable; a efecto de promover la eficacia de sus operaciones y verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en sus programas.

Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 16. Ley General de Asentamientos Humanos Ordenamiento Territorial y Desarrollo Urbano, Artículos 9 fracciones II y III, X, 11, 15 y 35. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículos 105 fracción II y 106. Ley Orgánica Municipal, Artículos 168 y 169 fracciones II, V, VIII, XII y XIII. Ley General de Responsabilidades Administrativas, artículos 6 , 7 y 97 Ley de Desarrollo Urbano Sustentable del Estado de Puebla. Aplica en su totalidad. Ley de Fraccionamientos y Acciones Urbanísticas del Estado Libre y Soberano de Puebla. Aplica en su totalidad. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento de Puebla, Artículos 6 fracciones I y II, 9, 11, 12 fracciones I, VI, XI, XVIII Y XXIII Y 17.

Políticas de Operación: 1. Las Auditorías serán realizadas por instrucciones de la o el Presidente Municipal, de la o el Contralor Municipal, de acuerdo al Programa Operativo Anual o a solicitud de las y los Secretarios en cumplimiento de las atribuciones que la Ley Orgánica Municipal confiere a la Contraloría Municipal.

2. El otorgamiento de permisos, autorizaciones y licencias podrán Auditarse en

cualquier tiempo, a fin de verificar que se realicen conforme a lo establecido en la Normatividad Aplicable.

-Metodología de la Auditoría: -Planeación general. -Planeación detallada.

13







-Ejecución. -Informe -Seguimiento. -Técnicas de Auditoría.

3. Normas Generales de Auditoría (personales, sobre la ejecución del trabajo,

sobre el informe de Auditoría y su seguimiento). 4. Normas Personales:

-Independencia (soberanía de juicio, imparcialidad, objetividad); -Conocimiento Técnico y capacidad Profesional (actualización de los

conocimientos técnicos). -Cuidado y diligencia Profesional (comportamiento ético).

5. Normas relativas a la Planificación de la Auditoría: Planificación general,

planificación específica, programas de Auditoría y archivo permanente. 6. Normas relativas a la Ejecución de la Auditoría Gubernamental:

Estudio y evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de Auditoría, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta de presentación.

7. Normas relativas al Informe de Auditoría y su seguimiento. 8. El informe de Auditoría (de forma escrita, oportunidad, claro, conciso).

Tiempo Promedio de Gestión:

De un mes a un año.

14







Descripción del Procedimiento: Para auditar los procesos del otorgamiento de permisos, autorizaciones y licencias relativas a la planeación urbana, construcción de obra pública y privada, así como las relativas al medio ambiente, anuncios y protección civil.

Responsable: No. Actividad Formato o

Documento Tantos



Propone el Programa Anual de Auditorías, indicando las áreas sujetas de auditar y aprobación de el/la Contralor/a Municipal.


Original

Analista 2

Elabora el Plan de Auditoría y/o Revisión (Carta de Planeación, Cronograma de Trabajo y Programa detallado de Auditoría) por área sujeta a auditar y aprobación de el/la Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Servicios.

Plan de auditoría Original

Analista 3

Elabora la Orden de Auditoría y/o Revisión, por área sujeta a auditar para aprobación de el/la Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Servicios y firma del Contralor/a Municipal y notificación al área auditada.

Oficio Original



4 Levanta Acta de Inicio de Auditoría y/o Revisión firmada por todos los que intervienen.

Acta de inicio. 3 Originales

Analista 5

Requiere la información y documentación necesaria de acuerdo al rubro y periodo, al personal designado por el área auditada.

Cédula de trabajo, Minuta de Trabajo o

en su caso Acta Circunstanciada

2 Originales

Analista 6

Desarrolla los trabajos de Auditoría y/o Revisión de Expedientes con el diseño e integración de los papeles de trabajo, de acuerdo al plan de Auditoría.

Papeles de trabajo. Original

Analista 7

Realiza la revisión física de los trabajos, para verificar que los conceptos pagados correspondan con lo autorizado.

Cédulas de verificación física de los trabajos.

Original

Analista 8 Elabora cédulas de las observaciones detectadas, y se mandan a revisión al Staff de el/la Contralor/a.


3 Originales

15








Documento: Tantos:



Firma Oficio de notificación de resultados de Auditoría y/o Revisión y lo notifican al área auditada.

Oficio de notificación de observaciones.

Original



10 Levanta Acta final de Auditoría firmada por todos los que intervienen.

Acta. 2 Originales



11

Elabora Informe de Auditoría y/o Revisión para aprobación del Staff de el/la Subcontralor/a, para notificar al titular de la Dependencia o Entidad auditada.

Informe.

Original del Informe y

copias de las Cédulas.



Rubrica para firma de el/la Subcontralor/a, para enviar el informe de Auditoría y/o Revisión, y se notifique al Titular de la Dependencia o Entidad auditada.

Oficio-Informe. Original

Analistas 13

Integra el expediente de Auditoría y/o Revisión, con toda la documentación generada debidamente foliada y puesta a resguardo.

Expediente. Original



14

Da seguimiento de solventación de las observaciones e implantación de las recomendaciones correctivas y preventivas y se levanta Cédula de Seguimiento.

De no solventarse las observaciones, continúa la actividad No. 15; en caso contrario:


Oficio–Cédula de Seguimiento.

Originales



15

Remite la documentación derivada de Auditorias y Revisiones a la Subcontraloría de Responsabilidades y Evolución Patrimonial.


Oficio y Expediente. Original

16







Diagrama de flujo del Procedimiento para auditar los procesos del otorgamiento de permisos, autorizaciones y licencias relativas a la planeación urbana, construcción de obra pública y privada, así como las relativas al medio ambiente, anuncios y protección civil

Subcontralor/a Analista (Auditor/a) Jefe/a de Departamento de Evaluación de Documental

Elabora el Programa Anual de






1

Inicio

Elabora la Orden de Auditoría y/o

Revisión, por área sujeta a auditar





al área auditada.

Oficio

3

Elabora el Plan de Auditoría y/o Revisión por área sujeta a auditar y aprobación del Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Suministros.

Plan de auditoría

2

Levantar Acta de Inicio de Auditoría

firmada por todos los que

intervienen.

Acta de inicio

4

Requiere la información y




auditada

Cédula de trabajo

5

Desarrollar los trabajos de Auditoría de Expedientes con el diseño e integración de los papeles de trabajo

de acuerdo al plan de Auditoría.

Papeles de trabajo

6

17

17







Subcontralor/a Analista (Auditor/a) Jefe/a de Departamento de

Evaluación de Documental

Realiza la vista física al lugar de los



lo autorizado

7

Fin

Da seguimiento al informe para la




preventivas, y se elaboran Cédulas

de Seguimiento

Oficio - Informe

14

Firma Oficio de notificación de resultados de Auditoría y/o Revisión


Oficio - Cédulas de observaciones

9

Levanta Acta final de Auditoría

firmada por todos los que intervienen.

Acta Final

10

Integrar el expediente de Auditoría y/o Revisión, con toda la documentación generada debidamente foliada y puesta a

resguardo.

Expediente

13

17

8

Elabora cédulas de las


Elaborar informe de Auditoría y/o Revisión para el Titular de la

Dependencia o Entidad auditada.

11

Firman Oficio-Informe de Auditoría y/o Revisión y lo notifican al área auditada.

Oficio- y copias de cédulas

12

¿Solventan las

observaciones?

Si

No

Remitir documentación derivada de

Auditorías y Revisiones a la

Subcontraloría de

Responsabilidades y Evaluación

Patrimonial.

15

18







B. DEPARTAMENTO DE REVISIÓN DE OBRA EN EJECUCIÓN


Procedimiento para la realizar la verificación de las obras en ejecución y de los servicios relacionados con la misma que ejecuta el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

Objetivo:

Comprobar que las obras y servicios relacionados con la misma se ejecuten, terminen y entreguen en tiempo, costo y calidad según lo establecido en la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las mismas Federal y Estatal al igual que a la normatividad aplicable.

Fundamento Legal: Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, aplica en todo su contenido. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla, aplica en todo su contenido. Ley Orgánica Municipal, Artículos 168 y 169 fracciones II, V, VIII, XII y XIII. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Aplica en todo su contenido. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal, Artículo 20. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla. Aplica en todo su contenido. Normatividad Presupuestal para la Autorización y el Ejercicio del Gasto Público de la Administración Municipal, vigente.

Políticas de Operación:

1. La Dirección de Obras Públicas deberá remitir previo a las revisiones, en copia simple los Contratos formalizados de obras o servicios relacionados con las mismas.

2. Para realizar las verificaciones físicas a trabajos parciales o terminados de obras y servicios relacionados con la misma, se deberá contar con el oficio de solicitud de la Dirección de Obras Públicas, además de acompañarse de la estimación en copia simple correspondiente.

3. El personal del Departamento deberá verificar en campo que los trabajos que se estiman, generan y cobrar sean los ejecutados conforme al contrato, tiempos establecidos con calidad en cumplimiento a los términos de referencia.

4. Si existieran observaciones durante la visita, estas serán incluidas en la

cédula correspondiente y comentadas con el/la Jefe/a de Departamento para su seguimiento.

19







5. En el caso de la verificación de trabajos terminados, una vez realizada la visita en campo y verificado que los trabajos se encuentran concluidos y sin observaciones, se procede a la firma del acta de entrega recepción de la obra o servicio.

6. Se elabora un oficio para tramitar la cédula de las verificaciones físicas a trabajos parciales o terminados de obras y servicios relacionados con la misma sean procedentes o no.


48 horas.

20







Descripción del Procedimiento: Procedimiento para la realizar la verificación de las obras en ejecución y de los servicios relacionados con la misma que ejecuta el H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla.


Documento Tantos

Jefe/a de Departamento de Revisión de

Obra en Ejecución (JDROE)

1 Recibe el oficio de solicitud para la verificación de los trabajos parciales o ya terminados de obras y servicios relacionados con la misma y copia simple de la estimación para realizar la visita, asignándole el número de cédula y se turna al/la Auditor/a correspondiente.

Oficio de solicitud Original

Coordinador/a Técnico/a (CT

2 Recibe copia del oficio, copia simple de la estimación y original de la cédula para su llenado, revisa la estimación y realiza la visita de campo.

Oficio de solicitud Copia

3 Verifica en campo, que los trabajos que se pretenden cobrar en la estimación, hayan sido ejecutados conforme al contrato

De ser correcta la información se procede con la actividad 5.

En caso de no coincidir los trabajos con lo que se pretende cobrar, se continúa en el paso 4.

Oficio de solicitud Copia

4 Elabora la cédula de verificación, estipulando que no coinciden los volúmenes, se turna la cédula al residente de obra para que mediante la contratista se corrijan o ajusten y continúa en la Actividad 8.

Cédula de verificación

Original

Coordinador/a Técnico/a

5 Elabora la cédula de verificación correspondiente y entrega al coordinador especializado la información para su archivo.

Cédula de verificación.

Original

21








Documento Tantos


6 Proceden a firmar el acta de entrega recepción de la obra o servicio, la empresa ejecutora, la Dirección de Obras Públicas, los beneficiarios y como testigo el/la Auditor/a.

Acta de entrega –recepción.

copia

Coordinador/a Especializado/a

(CE)

7 Recibe la cédula de verificación original y la integra junto con el oficio de solicitud de la verificación en el archivo correspondiente. En el caso de estimaciones finiquito se anexa copia simple del acta entrega-recepción.

Oficio de solicitud


Oficio

Original.

Original

Copia

8 Se elabora un oficio para tramitar la cédula de las verificaciones físicas a trabajos parciales o terminados de obras y servicios relacionados con la misma sean procedentes o no. Termina procedimiento.

Oficio Original y copia

22







Diagrama de flujo del Procedimiento para la realizar la verificación de las obras en ejecución y de los

servicios relacionados con la misma que ejecuta el H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

Jefe/a Departamento de Revisión de Obra en Ejecución

Coordinador/a Técnico/a Coordinador/a Especializado/a

1 2

3

5

NO

SI

Oficio para tramitar la cédula

Copia del oficio de solicitud de

verificación.

Inicio

Recibe el oficio de solicitud para la

verificación de los trabajos

parciales o ya terminados y la

estimación para realizar la visita.

Turna al auditor correspondiente.

Recibe copia del oficio, copia

simple de la estimación, la revisa

y realiza visita de campo.

Verifica en campo, que los

trabajos que se pretenden cobrar

en la estimación, hayan sido

ejecutados conforme al contrato.

Oficio de solicitud de verificación

A

¿Son correctos

los trabajo?


Elabora la cédula de verificación,

estipulando que no coinciden los

volúmenes, se turna la cédula al

residente de obra para que

mediante la contratista se

corrijan o ajusten y continua el

paso 8.

4

Estimación y cédula de

verificación

23

B

23







Diagrama de flujo del Procedimiento para la realizar la verificación de las obras en ejecución y de los

servicios relacionados con la misma que ejecuta el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

Jefe/a del Departamento de Revisión de Obra en Ejecución

Coordinador/a Técnico/a Coordinador/a Especializado/a

Acta



Elabora la cédula de verificación

correspondiente y entrega al

Analista de control de la

información.

5

6

7

Fin

4 Procede a firmar el acta de

entrega recepción de la obra o

servicio, en la que interviene la

empresa ejecutora, la Dirección

de Obras Públicas, los

beneficiarios y como testigo el/la

Analista (Auditor/a).

A

Cédula de Verificación

Oficio solicitud

Recibe la cédula de verificación

original y la integra junto con el oficio

de solicitud de la verificación en el

archivo correspondiente.

Oficio para tramitar la cédula

Elabora oficio de trámite.

Termina procedimiento.

8 B

22

24








Procedimiento para la revisión y/o auditoría a obra pública en ejecución y servicios relacionados con la misma que ejecuta el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

Objetivo:

Verificar que los procesos de la obra pública y de los servicios relacionados con la misma, se realicen en apego a la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Puebla y las demás normatividad aplicable.

Fundamento Legal: Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, aplica en todo su contenido. Ley Orgánica Municipal, Artículos 168 y 169 fracciones II, V, VIII, XII y XIII. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla, aplica en todo su contenido. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, aplica en todo su contenido. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla, aplica en todo su contenido. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal Artículo 20. Normatividad Presupuestal para la autorización y el ejercicio del gasto público de la administración municipal, vigente.


1. Las Revisiones o Auditorías serán realizadas por instrucciones de el/a Presidente Municipal, Contralor/a Municipal o del Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Suministros, en cumplimiento de las atribuciones que la Ley Orgánica Municipal confiere a la Contraloría Municipal y al Reglamento Interior de la Contraloría Municipal.

2. Las obras y servicios relacionados podrán revisarse o auditarse en

cualquier tiempo, a fin de verificar que se realicen conforme a lo establecido en la Ley de Obra Pública y Servicios relacionados con la misma del Estado de Puebla y demás normatividad aplicable.

3. La información solicitada para la revisión o Auditoría, deberá ser

entregada en tiempo y forma por parte de los servidores públicos de las Dependencias ejecutoras.

4. Las Dependencias ejecutoras deberán proporcionar el espacio físico

necesario a los Auditor/aes o cualquier otro personal asignado para realizar revisiones o Auditorías.


Variable.

25







Descripción del Procedimiento: Procedimiento para la revisión y/o auditoría a obra pública en ejecución y servicios relacionados con la misma que ejecuta el Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.


Documento Tantos

Jefe/a de Departamento de Revisión de Obra

en Ejecución (JDROE)

1 Elabora conjuntamente con el/la analista y coordinador/a especializado/a el Plan de Trabajo y Programa específico de revisión, estableciendo los alcances, metas y objetivos.

Plan y Programa

Original

Analista (A)

Coordinador Especializado

(CE)

2 Elabora oficio y Acta de Inicio de Revisión o Auditoría; y los turna al/la Jefe/a de Departamento para que entregue al área por revisar o auditar.

Oficio y Acta Original



3 Recibe oficio firmado por el (la) contralor (a), lo entrega al área revisada o auditada, turnando el oficio sellado y el Acta de Inicio al/la Auditor/a para iniciar la revisión o Auditoría.

Oficio y Acta de Inicio de Revisión o

Auditoría.

Original

Coordinadores Técnicos

(CT)

4 Recibe Oficio y Acta de Inicio e integra los Papeles de trabajo, elaborando Cédulas con los alcances, montos, fechas, análisis y conclusiones de la documentación proporcionada, considerando marcas, cruces, índices y folios.

Oficio y Acta 2 Originales



5 Elaborar Informe de Resultados (Observación; Causa; Efecto; Recomendaciones Preventivas; Recomendaciones Correctivas y Plazo de solventación); y una vez validado por el/la Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Suministros, notificar al área revisada o auditada.

Informe de Resultados

2 Originales

26








Documento Tantos



6 Dan seguimiento a la Solventación de las Observaciones plasmadas en el Informe de Resultados presentada por el área revisada o auditada.

Si solventan las observaciones se turna al supervisor de control de la información para su archivo y pasa a actividad 8

En caso contrario:


Original.

7 Se turna a la Subcontraloría de Responsabilidades y Evolución Patrimonial Termina procedimiento.


Original y copia


(CE)

8 Recibe de el/la Jefe/a de Departamento y resguarda el expediente de revisión o Auditoría. Termina Procedimiento

Expediente Original.

27







Diagrama de flujo del Procedimiento para la revisión y/o auditoría a obra pública en ejecución y servicios relacionados con la misma que ejecuta el H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

Jefe/a de Departamento de Revisión de Obra en Ejecución

Analista, Coordinador Técnico o Analista Consultivo A (Auditor/a)


Papeles de trabajo

Acta de inicio

Acta de inicio

Inicio

Elabora conjuntamente con el/la

Auditor/a Plan de Trabajo y

Programa específico de revisión,

estableciendo los alcances, metas

y objetivos.

1

Plan y programa

Elabora oficio y Acta de Inicio de

Revisión o Auditoría; y los turna

al/la Jefe/a de Departamento para

que entregue al área por revisar o

auditar.

2

Oficio de inicio

Recibe oficio firmado por el (la)

contralor (a), entrega al área

revisada o auditada, turnando el

oficio sellado y el Acta de Inicio

al/la Auditor/a para iniciar la

revisión o Auditoría.

3

Oficio de inicio

Acta de inicio

Recibe Oficio y Acta de Inicio e

integra los Papeles de trabajo,

elaborando Cédulas con los

alcances, montos, fechas, análisis

y conclusiones

4

Oficio de inicio

Informe de resultados

Elaborar Informe de Resultados

(Observación; Causa; Efecto;

Recomendaciones Preventivas;

Recomendaciones Correctivas y

Plazo de solventación);

5

Informe de resultados

Dan seguimiento a la solventación

de las observaciones plasmadas

en el informe de resultados

presentada por el área revisada o

auditada y se turna.

6 Recibe de el/la Jefe/a de

Departamento y resguarda el

expediente de revisión o Auditoría.


8

Expediente de Auditoría

Fin NO SI

¿Solventan?

Se turna a la Subcontraloría de

Responsabilidades y Evolución Patrimonial

7

28








Procedimiento para el control y seguimiento físico de las obras y servicios relacionados con la misma a través del Auditor Móvil que ejecuta el H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla.

Objetivo:

Verificar que las obras y servicios relacionados con la misma se ejecuten conforme a los términos establecidos en el contrato y en apego a la normatividad aplicable.

Fundamento Legal: Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, aplica todo su contenido. Ley Orgánica Municipal, Artículos 168 y 169 fracciones II, V, VIII, XII y XIII. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla, aplica todo su contenido. Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, aplica todo su contenido. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla, aplica todo su contenido. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal Artículo 20. Normatividad Presupuestal para la autorización y el ejercicio del gasto público de la administración municipal, vigente.


1. La base de datos para el control y el seguimiento de la obra pública y de los servicios relacionados con la misma, estará sujeta a los elementos documentales oficiales que envíe la Tesorería Municipal y la Dirección de Obras Públicas de la Secretaría de Infraestructura y Servicios Públicos: Solicitudes de Suficiencia Presupuestal, Autorizaciones de Suficiencia Presupuestal, Contratos, Anticipos, Estimaciones parciales, Autorización de Conceptos Extraordinarios, Estimaciones finiquito y Convenios modificatorios.

2. Los reportes de verificación de los trabajos tanto parciales como terminados, y

la participación, cuando se convoque a la Contraloría, en la verificación de elementos muestreados que deberán apegarse a los procedimientos que prevé la normatividad respectiva, formarán parte de la información y de la base de datos.

3. La actualización de la base de datos se realizará de forma permanente y la

fecha de corte será al momento de generar los informes correspondientes.


Permanente

29







Descripción del Procedimiento: Procedimiento para el control y seguimiento físico de las obras y servicios relacionados con la misma a través del Auditor Móvil que ejecuta el H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla.


Documento Tantos

Jefe/a de Revisión de Obra en Ejecución

(JDROE)

1 Recibe documentos para la verificación de los trabajos. Turna al responsable del Auditor Móvil.

Oficio Copia

Analista (A)

2 Recibe documentos, realiza visita de campo y toma de muestras

Reporte Copia

Coordinador Técnico (CT)

3 Elabora la cédula de verificación y reporta a jefe de departamento

Reporte Copia

Jefe/a de Departamento de Revisión de Obra en

Ejecución (JDROE)

4 Recibe reporte y genera oficio para firma del Subcontralor/a para informar a la Dirección de Obras Públicas

Oficio

Copia

Subcontralor de Auditoria a Obra

Pública y Servicios (SAOPS)

5 Genera oficio de conocimiento a la Dirección de Obras Públicas. En caso de no presentar deficiencias Termina el Procedimiento. De lo contrario se continúa con el paso 6.

Oficio Copia


Ejecución (JDROE)

6 Recibe documentos por parte de la DOP, para verificar la solventación de lo observado.

Oficios Copia

Analista (A)

7 Verifica en campo la solventación de los tramos observados generando informe y se regresa al paso 3. Termina el procedimiento.

Reporte Copia

30







Diagrama de flujo del Procedimiento para el control y seguimiento físico de las obras y servicios relacionados con la misma a través del Auditor Móvil que ejecuta el H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla.


Ejecución

Analista (A)




Oficio de Informe


Toma de Muestras físicas en

campo.

Inicio

Recibe documentos para la

verificación de los trabajos.

Turna al responsable del

Auditor Móvil.

1

Recibe documentos, realiza

visita de campo y toma de

muestras

2

3

4

Cédula de revisión y/o

reporte de resultados

Elabora la cédula de

verificación y reporta a

jefe de departamento.

Recibe reporte e informa al

Subcontralor/a de Auditoria a


Genera oficio de

conocimiento a la

Dirección de Obras

Públicas.

5

31

NO

SI 6

¿Deficienc

ias?

7

31







Diagrama de flujo del Procedimiento para el control y seguimiento físico de las obras y servicios relacionados con la misma a través del Auditor Móvil que ejecuta el H. Ayuntamiento del Municipio de

Puebla.


Ejecución

Analista (A)




Oficios de informe de

Trabajos solventados por los

Contratistas o Proveedoras.

Reporte de verificación

Recibe documentos por parte

de la DOP, para verificar la

solventación de lo observado.

6

Verifica en campo la

solventación de los tramos

observados generando informe

y se regresa al paso 3.


7

6

30

32







C. DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A OBRA PÚBLICA Y SERVICIOS


Procedimiento para auditar la obra Pública y los servicios relacionados con la misma, en sus procesos de planeación, programación, presupuestación, adjudicación, contratación, ejecución y terminación, así como su seguimiento respectivo.

Objetivo: Verificar la congruencia entre la documentación comprobatoria de los recursos y lo realizado, así como el cumplimiento de la normatividad existente, de obras públicas y servicios relacionados con las mismas.

Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 134 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Ley de Coordinación Fiscal, Capítulo V Artículos 25 al 52 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículos 105 fracción II y 108. Ley Orgánica Municipal, Artículos 168 y 169 fracciones II, V, V Bis, VIII, X, XII y XIII. Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Puebla y sus Municipios, aplica en todo su contenido. Ley General de Responsabilidades Administrativas, Artículos 6, 7 y 97 Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla, aplica todo en su contenido. Reglamento de la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla, aplica todo en su contenido. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento de Puebla, Artículos 6 fracciones I y III, 12 fracciones I, VI, XI, XVIII, XXIII y XXVI, 17 fracciones III, VIII, IX, XI, XII, XIV, XV, XVIII y XIX; y 18 Reglas de Operación de los Programas de Inversión. Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio de la Administración Municipal, vigente.

33







Políticas de Operación: 1. Las Auditorías y/o Revisiones serán realizadas por instrucciones de la o el Presidente Municipal, de la o el Contralor(a) Municipal, de acuerdo al Programa Basado en Resultados o a solicitud de las o los Secretarios en cumplimiento de las atribuciones que la Ley Orgánica Municipal confiere a la Contraloría Municipal.

2. Las obras y servicios relacionados podrán Auditarse en cualquier tiempo, a fin de verificar que se realicen conforme a lo establecido en la Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla; de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con la misma y en la Normatividad Presupuestal para la Autorización y Ejercicio de la Administración Municipal.

3. La Metodología que se utilizará para el desarrollo de la auditoría es a través de: a. -Planeación general. b. -Planeación detallada. c. -Ejecución. d. -Informe e. -Seguimiento. f. -Técnicas de Auditoría.

4. Normas Generales de Auditoría (personales, sobre la ejecución del trabajo,

sobre el informe de Auditoría y su seguimiento). 5. Normas Personales:

a. Independencia (soberanía de juicio, imparcialidad, objetividad); b. Conocimiento Técnico y capacidad Profesional (actualización de los

conocimientos técnicos). c. Cuidado y diligencia Profesional (comportamiento ético).

6. Normas relativas a la Planificación de la Auditoría: Planificación general,

planificación específica, programas de Auditoría y archivo permanente. 7. Normas relativas a la Ejecución de la Auditoría Gubernamental: Estudio y

evaluación del control interno, evaluación del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisión del trabajo de Auditoría, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicación de observaciones y carta de presentación

8. Normas relativas al Informe de Auditoría y su seguimiento. 9. El informe de Auditoría (De forma escrita, oportunidad, claro conciso)

Tiempo Promedio de

Gestión: De un mes a un año.

34







Descripción del Procedimiento: Para auditar la obra Pública y los servicios relacionados con las misma, en sus procesos de planeación, programación, presupuestación, adjudicación, contratación, ejecución y terminación, así como su seguimiento respectivo.


Documento: Tantos:



1 Propone el Programa Anual de Auditorías, indicando las áreas sujetas de auditar para aprobación de el/la Contralor/a Municipal.


2 Originales

Analistas 2 Elabora el Plan de Auditoría y/o Revisión (Carta de Planeación, Cronograma de Trabajo y Programa Detallado de Auditoría) por área sujeta a Auditar o Revisar con aprobación de el/la Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Servicios.

Plan de Auditoría

Original

Analistas 3 Elabora la Orden de Auditoría y/o Revisión, por área sujeta a auditar para aprobación de el/la Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Servicios y firma de el/la Contralor/a Municipal para notificación al área auditada.

Oficio Original

Jefe/a de Departamento de Auditoría a Obra


4 Levanta Acta de Inicio de Auditoría y/o Revisión firmada por todos los que intervienen.

Acta de inicio de auditoría

3 Originales

Analistas. 5 Solicita información y documentación necesaria al personal designado por el área auditada, de acuerdo al rubro y periodo.

Cédula de trabajo, Minuta de trabajo o en su caso Acta

Circunstanciada

Original

Analistas 6 Desarrolla los trabajos de Auditoría y/o Revisión de Expedientes con el diseño e integración de los papeles de trabajo de acuerdo al plan de Auditoría.

Cédulas de trabajo

Original

35








Documento: Tantos:

Analistas

7

Realiza revisión física de los trabajos para verificar que los

conceptos pagados, son acordes a los trabajos

realizados

Cédula Original

Analistas 8 Realizan cédulas de las observaciones detectadas, y posterior se mandan para su revisión al Staff de la Contralor(a).

Cédula Originales

Subcontralor de Auditoría Obra Pública

y Servicios

9 Oficio de notificación de resultados de la auditoría al área auditada, una vez que han sido aprobados por el Staff de la Contralor(a), se establece un día para la entrega de las cédulas de resultados y la firma del acta final, así como establecer el plazo para solventar las recomendaciones correctivas y preventivas

Oficio Original


Auditoría Obra Pública y Servicios


Acta

3 Originales.

Jefe/a del Departamento de Auditoría a Obra


11 Formula el Informe de Auditoría y/o Revisión para aprobación del Staff de el/la Subcontralor/a, para notificar al titular de la dependencia o entidad responsable, los resultados de la auditoría.

Informe

1 Original del Informe y copias de las Cédulas

de Observaciones

36








Documento: Tantos:


y Servicios

12 Rubrica Oficio para firma del/ la Titular, para enviar el Informe de Auditoría y/o Revisión y lo notifican al Titular de la Dependencia o entidad auditada.

Oficio - Informe

Original.

Analistas. 13 Integra el expediente de Auditoría y/o Revisión, con toda la documentación generada debidamente foliada y puesta a resguardo.




14 Da seguimiento de solventación de las observaciones e implantación de las recomendaciones correctivas y preventivas y se levanta Cédula de Seguimiento.

Si no se solventan las observaciones continua en la actividad No. 15

En caso contrario Termina procedimiento

Oficio – Cédula

1 Oficio Original y Cédulas de Seguimiento



15 Remite documentación derivada de Auditorías y Revisiones a la Dirección de Investigación y Recursos Termina proceso.

Oficio – Informe

Original

37







Diagrama de flujo del Procedimiento para auditar la Obra Pública y los servicios relacionados con las misma, en sus procesos de Planeación, Programación, Presupuestación, Adjudicación, Contratación, Ejecución y Terminación, así como su seguimiento respectivo.

Subcontralor/a, Analista (Auditor/a)



Servicios

Aprueba el Programa Anual de


sujetas de auditar con


1

Inicio

Elaborar la Orden de Auditoría y/o

Revisión, del área sujeta a auditar

para aprobación de el/la




auditada.

Oficio

3

Elaborar el Plan de Auditoría y/o

Revisión por área sujeta a auditar y

aprobación del Subcontralor/a de

Auditoría a Obra Pública y Servicios.

Plan de auditoría

2


y/o Revisión firmada por todos los

que intervienen.

Acta de inicio

4

Solicitar información y

documentación necesaria al


auditada de acuerdo al rubro y

periodo.

Cédula de trabajo

5

Desarrollar los trabajos de Auditoría

y/o Revisión de Expedientes con el

diseño e integración de los papeles

de trabajo de acuerdo al plan de

Auditoría.

Papeles de trabajo

6

38

Analista (Auditor) 9

38







Subcontralor/a, Analista (Auditor/a) Jefe/a de Departamento de Auditoría a Obra Pública y

Servicios

37

7

Fin

Dar seguimiento al Informe para la




preventivas y se levantan las

Cédulas de Seguimiento.

Oficio-informe

14

Firma Oficio de notificación de

resultados de Auditoría y/o Revisión

y lo notifican al área auditada

9

Integrar el expediente de Auditoría y/o

Revisión, con toda la documentación

generada debidamente foliada y puesta a

resguardo.

11

Elaborar cédulas de observaciones

8

Realizar la vista física al lugar de los

trabajos, para verificar que los trabajos

pagados a los contratistas

correspondan con lo ejecutado

Elaborar informe de auditoría para el

Titular de la dependencia o entidad

auditada

Acta final

10

Informe de auditoría

Rubrica para Firma de la Titular el

oficio de notificación del informe de

auditoría y envío al Titular de la

dependencia auditada del informe

Expediente

12 13

Solventa la

observación

Se remite expediente a la Dirección

Investigación y Recursos, para inicio

de determinación de

responsabilidades.

15

5

No

Si

Levanta acta Final de Auditoría y/o

Revisión firmada por todos los que

intervienen.

39









Objetivo: Verificar el cumplimiento de los procedimientos administrativos que llevan a cabo las áreas competentes del otorgamiento de permisos, autorizaciones y licencias se realicen con estricto apego a la normatividad aplicable; a efecto de promover la eficacia de sus operaciones y verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en sus programas.

Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 16. Ley General de Asentamientos Humanos, Artículos 9 fracciones II, III y X, 12, 15 y 35. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículos 105 fracción II y 106. Ley Orgánica Municipal, Artículos 168 y 169 fracciones II, V, VIII, XII y XIII. Ley General de Responsabilidades Administrativas, Artículos 49 y 79. Ley de Desarrollo Urbano Sustentable del Estado de Puebla, Aplica toda en su totalidad. Ley de Fraccionamientos y Acciones Urbanísticas del Estado Libre y Soberano de Puebla, Aplica toda en su totalidad. Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento de Puebla, Artículos 6 fracciones I, y III, 9, 11, 12 fracciones I, VI, XI, XVIII y XXIII y 17.


De un mes a un año.

40







Descripción del Procedimiento: Para auditar los procesos del otorgamiento de permisos, autorizaciones y licencias relativas a la planeación urbana, construcción de obra pública y privada, así como las relativas al medio ambiente, anuncios y protección civil


Documento Tantos



1 Propone el Programa Anual de Auditorías, indicando las áreas sujetas de auditar para aprobación de el/la Contralor/a Municipal.


2 Originales

Analistas 2 Elabora el Plan de Auditoría y/o Revisión (Carta de Planeación, Cronograma de Trabajo y Programa detallado de Auditoría) por área sujeta a auditar y aprobación de el/la Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Servicios.

Plan de auditoría

Original

Analistas 3 Elabora la Orden de Auditoría y/o Revisión incluyendo la relación de documentos para analizar por área sujeta a auditar para aprobación de el/la Subcontralor/a de Auditoría a Obra Pública y Servicios y firma del Contralor/a Municipal y notificación al área auditada.

Oficio Original

Jefe/a del Departamento de auditoría a Obra


4 Levanta Acta de Inicio de Auditoría firmada por todos los que intervienen.

Acta de inicio de auditoría

3 Originales

Analistas. 5 Requiere la información y documentación necesaria de acuerdo al rubro y periodo, al personal designado por el área auditada.

Cédula de trabajo, Minuta de Trabajo o en

su caso Acta Circunstanciada

Original

41








Documento: Tantos:

Analistas

6 Desarrolla los trabajos de Auditoría y/o Revisión de Expedientes con el diseño e integración de los papeles de trabajo, de acuerdo al plan de Auditoría.

Papeles de trabajo

Original

Analistas 7

Realiza revisión física de los trabajos para verificar que los conceptos realizados corresponden a los autorizados

Cédula de verificación física de los

trabajos

Original

Analistas

8 Realizan cédulas de las observaciones detectadas, y posterior se mandan para su revisión al Staff de la Contralor(a).


3 Originales


y Servicios

9 Oficio de notificación de resultados de la auditoría al área auditada, una vez que han sido aprobados por el Staff de la Contralor(a), se establece un día para la entrega de las cédulas de resultados y la firma del acta final, así como establecer el plazo para solventar las recomendaciones correctivas y preventivas

Oficio de notificación de observaciones

Original




Acta

2 Originales.

42








Documento: Tantos:



11 Formula el Informe de Auditoría y/o Revisión para aprobación del Staff de el/la Subcontralor/a, para notificar al titular de la dependencia o entidad responsable, los resultados de la auditoría.

Informe

Original del Informe y copias de las Cédulas



12 Rubrica para firma del/la Titular el oficio para enviar el Informe de Auditoría y/o Revisión y se notifique al Titular de la Dependencia o entidad auditada.

Oficio - Informe Originales.

Analista. 13 Integra el expediente de Auditoría y/o Revisión, con toda la documentación generada debidamente foliada y puesta a resguardo.




14 Da seguimiento de solventación de las observaciones e implantación de las recomendaciones correctivas y preventivas y se levanta Cédula de Seguimiento.

Si no se solventan las observaciones continua en la actividad No. 15 en caso contrario; Termina procedimiento

Oficio – Cédula de Seguimiento

Originales



15 Remite documentación derivada de Auditorías y Revisiones a la Dirección de Investigación y Recursos. Termina proceso.

Oficio y expediente

Original

43







Diagrama de flujo del Procedimiento para auditar los procesos del otorgamiento de permisos,

autorizaciones y licencias relativas a la planeación urbana, construcción de obra pública y privada, así

como las relativas al medio ambiente, anuncios y protección civil

Subcontralor/a, Analista (Auditor/a) Jefe/a de Departamento de Auditoría

a Obra Pública y Servicios

Elaborar el Programa Anual de




Pública y Servicios.


1

Inicio

Elaborar la Orden de Auditoría y/o

Revisión, por área sujeta a auditar





al área auditada. Oficio

3

Elaborar el Plan de Auditoría y/o

Revisión por área sujeta a auditar y

aprobación del Subcontralor/a de


Suministros.

Plan de auditoría

2


firmada por todos los que

intervienen.

Acta de inicio

4

Requerir la información y




auditada

Cédula de trabajo

5

Desarrollar los trabajos de Auditoría

de Expedientes con el diseño e

integración de los papeles de trabajo

de acuerdo al plan de Auditoría.

Papeles de trabajo

6

47

Analista (Auditor/a)

44







Subcontralor/a, Analista (Auditor/a) Jefe/a de Departamento de Auditoría

a Obra Pública y Servicios

Realizar la vista física al lugar de los



lo autorizado.

7

Fin

Da seguimiento al Informe para la




preventivas y se levantan las

Cédulas de Seguimiento.

Oficio-informe

14

Firma Oficio de notificación de

resultados de Auditoría y/o Revisión


Oficio- Cédulas de observaciones

9

Levantar Acta de final de Auditoría

y/o Revisión firmada por todos los

que intervienen.

Acta Final

10

Integrar el expediente de Auditoría

y/o Revisión, con toda la

documentación generada

debidamente foliada y puesta a

resguardo.

Expediente

13

46

8

Elaborar cédulas de las


Elaborar informe de auditoría para el/la

Titular de la dependencia o entidad

auditada

11

Remite para firma del/la Titular, oficio

de notificación del informe de auditoría

Informe y copias de cédulas

12

Solventa la

observación

Se remite expediente a la Dirección

de Investigación y Recursos para

inicio de determinación de

responsabilidades

No

o

Si

15

45







III. GLOSARIO DE TÉRMINOS.

Auditoría: Es la revisión y examen objetivo, sistemático y de evaluación de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de la estructura orgánica en operación y de los objetivos, programas y metas alcanzados por las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública Municipal, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos públicos que les fueron suministrados, así como la calidad con que prestan sus servicios a la ciudadanía Cédula de Observaciones: Es el documento en el que se concentrarán los resultados en los que se determinen situaciones irregulares o susceptibles de mejora. Contraloría: La Contraloría Municipal del H. Ayuntamiento del Municipio de Puebla. Contratista: Persona física o moral que celebre contratos de obra pública o de servicios relacionados con el Municipio de Puebla. Ley: Ley de Obra pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Puebla.

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DE LA SUBCONTRALORÍA DE AUDITORÍA A OBRA PÚBLICA Y …gobiernoabierto.pueblacapital.gob.mx/transparencia_file/contraloria/... · obra pública y de acciones contratadas por las