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Julio 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos Administrativos
SFA/T/SOF-P-01-A4
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Subsecretaría de Finanzas y AdministraciónTesoreríaSubdirección de Operación Financiera
Departamento de Órdenes de Pago
COPIA N
O CONTROLA
DA
JULIO 2015
ÍNDICE
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
1
2
4
101621
27
32
404751
5965
69
Presentación
Estructura Orgánica del Departamento.................................................................................................................................
Simbología de Diagramas..........................................................................................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Órdenes de Pago
Recepción y Seguimiento de Pagos Directos Tramitados por las Dependenciasdel Sector Central de Gobierno del Estado................................................................................................................................Recepción y Seguimiento de los Listados de Órdenes de Pago por PagosDirectos y/o Fondos Revolventes de los Sectores del Poder Ejecutivo del Estado................................................................Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Sectores de Gobierno del Estado..........................................Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de Sectores de Gobierno del Estado.............................................Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Órganos yÁreas Administrativos de la SEFIPLAN......................................................................................................................................Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de los Órganos yÁreas Administrativos de la SEFIPLAN......................................................................................................................................Recepción y Seguimiento de Pagos Directos o Fondo Revolventes de losÓrganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN....................................................................................................................Seguimiento a los Trámites de Pago de Arrendamiento de Inmuebles del Gobierno del Estado..........................................Seguimiento a los Trámites de Pago a Medios de Comunicación............................................................................................Seguimiento a los Trámites de Pago por Participaciones a Municipios,Fondo de Fortalecimiento y Fondos de Infraestructura.................................................................................................Seguimiento a los Trámites de Pago de las Nóminas de los Sectores Centralizados......................................................
Firmas de Autorización.............................................................................................................................................................COPIA
NO C
ONTROLADA
Subdirección de Regsitro y ControlManual de ProcedimientosPRESENTACIÓN
JULIO 2015
La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.
Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.
La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.
La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Órdenes de Pago ofrece una respuesta alas necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lointegran:
Estructura Orgánica del Área: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manual encuestión.
Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.
Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.
Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento del área, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
Nombre del procedimiento. Objetivo que se persigue en la realización del mismo. Frecuencia de realización. Procedimientos con los que conecta. Normas que rigen el procedimiento. Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades que
deben llevarse a cabo para operar el proceso. Diagrama correspondiente.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 1PÁG.
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
SUBSECRETARÍA DEINGRESOS
UNIDADDE GÉNERO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
PROCURADURÍA FISCAL
COORDINACIÓN DEASESORES
SUBSECRETARÍA DEFINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SUBSECRETARÍA DEPLANEACIÓN
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
SUBSECRETARÍA DEEGRESOS
SUBDIRECCIÓN DEOPERACIÓNFINANCIERA
SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y
CONTROL
DEPARTAMENTO DEFLUJO DE EFECTIVO Y
CONTROL DEINFORMACIÓN
DEPARTAMENTODE CAJA
DEPARTAMENTODE ÓRDENES
DE PAGO
OFICINA DE RECEPCIÓN,CONTROL Y SEGUIMIENTO
DE ÓRDENES DE PAGO
OFICINA DE REGISTRO DETRÁMITES DE PAGOS Y
MOVIMIENTOS VIRTUALES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA
DIRECCIÓN GENERALDE ADMINISTRACIÓN TESORERÍA
DIRECCIÓN GENERAL DEFIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DELPATRIMONIO DEL ESTADO
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
2PÁG.
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
JULIO 2015
Inicio y fin
Actividad
Documento
Sistema y/o archivoinformático
Decisión
Pasa el tiempo
Conector de actividad
Conector de página
Conector de procedimientos
Archivo temporal: cronológico(C),alfabético (A) o numérico (N)
Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)
Efectivo o cheque
Objeto o cosa
Actividades que se realizan demanera continua
Actividades que se realizan demanera simultánea
Indicadores de texto
Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosDESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
JULIO 2015 3PÁG.
DEPARTAMENTODE ÓRDENES DE PAGO
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 4PÁG.
• La Solicitud-comprobación de recursos, deberá cumplir con los siguientes requisitos:- Estar acompañada por los comprobantes de gasto.- Contener las firmas autorizadas y registradas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes
de Pago, enviada previamente por el área administrativa mediante formato.- Haber clasificado el gasto en la partida presupuestal correcta.- Observar los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias y
Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.- Tener suficiencia presupuestal en las partidas y programas correspondientes por afectar.- Tener la firma de visto bueno del Director General de Programación y Presupuesto.
• Los Comprobantes de gastos, deberán tener los requisitos fiscales correspondientes y estar en apego a losLineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias y Entidades delPoder Ejecutivo del Estado vigentes.
• En el caso de trámites de pagos directos por devoluciones de ingresos, diversos se realizará el mismo procedimientosólo que no deberá afectarse el presupuesto.
• El Departamento de Órdenes de Pago al final del día deberá realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:
Recepción y Seguimiento de Pagos Directos Tramitados por las Dependencias del Sector Central de Gobierno delEstado.
Dar seguimiento a los trámites de pago directo realizando su registro presupuestal y contable, presentados por lasDependencias del Sector Central de Gobierno del Estado.
Diaria.
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Inherentes al Departamento de Caja.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 5PÁG.
NORMAS
En la pantalla de Proceso contable de payables:Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento Facturas
En la pantalla de Informe de asientos contables de cuentas a pagar:Concepto Información a capturarDesde fecha Día del procesoHasta fecha Día del procesoCategoría Facturas de compraEstado Asientos contables no transferidos a GL debido a error
En la pantalla de Transferencia de cuentas a pagar al libro mayor:Concepto Información a capturarNombre del lote Op - fecha del díaDesde fecha Día 1 del mesHasta fecha Del día del procesoCategoría de asientos Facturas de compraTransfer a interface GL En detalle
En la pantalla de Ep asientos generales OP:Concepto Información a capturarTipo Artículo en líneaEstado contable Asientos no contabilizadosDivisa MxpNombre del lote Op fecha del día
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 6PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de la Dirección General de Programación y Presupuesto, lossiguientes documentos:- Solicitud-comprobación de recursos en tres tantos.- Comprobantes de gasto en dos tantos.
Sella de recibido, la Solicitud-comprobación de recursos en trestantos.
Revisa que la documentación cumpla con los lineamientosestablecidos en la Solicitud-comprobación de recursos en trestantos y los Comprobantes de gasto en dos tantos.
¿La documentación cumple con los lineamientos establecidos en lamateria?
En caso de que la documentación no cumpla con los lineamientosestablecidos en la materia:
Sella de rechazado al reverso de la Solicitud-comprobación derecursos en tres tantos.
Devuelve a la Dirección General de Programación y Presupuesto, laSolicitud-comprobación de recursos en tres tantos y losComprobantes de gasto en dos tantos, procediendo a obtener delarchivo cronológico temporal, la Libreta control.
Recaba firma de recibido de la Dirección General de Programación yPresupuesto, en la Libreta control y procede a archivarla de maneracronológica temporal.
Fin del procedimiento.
En caso de que la documentación cumpla con los lineamientosestablecidos en la materia:
Accesa al SIAFEV en el módulo de cuentas por pagar, opción dedocumentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas, creando un lote de facturasy asigna un grupo de pago.
• Opciones de facturas y distribuciones, captura de la Solicitud-comprobación de recursos en tres tantos los siguientes datos:- Tipo de trámite.- Número o nombre del proveedor.- Fecha de recepción.
Recepción y Seguimiento de Pagos Directos Tramitados por las Dependencias del Sector Central de Gobierno delEstado.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
4.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 7PÁG.
- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del pago directo.
Y obtiene de la opción de facturas el número de folio y lo registra enla Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro defactura gráficos-parámetros y registra el nombre del lote eimprime el E.P. Registro de facturas en dos tantos.
Revisa en el E.P. Registro de facturas en dos tantos, que estécorrecta la información de la Solicitud-comprobación de recursos.
¿Está correcta la información?
En caso de no estar correcta la información:
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y accesa a la aplicación procesos de factura.
• Opción de facturas y distribuciones y corrige el dato capturado conerror con base en la Solicitud-comprobación de recursos en trestantos que pueden ser:- Tipo de trámite.- Número o nombre del proveedor.- Fecha de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del pago directo.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de estar correcta la información:
Accesa en la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio porvalidar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para aprobarla.
Recepción y Seguimiento de Pagos Directos Tramitados por las Dependencias del Sector Central de Gobierno delEstado.
5.
6.
6A.
7.
Departamento de Órdenes dePago.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 8PÁG.
Recaba firma de autorización del Jefe del Departamento de Órdenes dePago, en la Solicitud-comprobación de recursos en tres tantos.
Turna al Departamento de Caja, la Solicitud-comprobación derecursos en primer tanto y recaba sello de recibido en el segundotanto.
Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento de Caja:- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Selecciona el nombre del lote y el E.P. asientos generales O.P. y loimprime en un tanto.
Confirma el monto total del E.P. asientos generales O.P. en un tanto,con el importe total del informe de procesos contables de payables.
Entrega a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, el E.P.Registro de facturas en primer tanto, la Solicitud-comprobación derecursos en segundo tanto y los Comprobantes de gasto en primertanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, lo siguiente:- Solicitud-comprobación de recursos en tercer tanto.- E.P. asientos generales O.P. en un tanto.- Comprobantes de gasto en segundo tanto.- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Departamento de Órdenes dePago.
Recepción y Seguimiento de Pagos Directos Tramitados por las Dependencias del Sector Central de Gobierno delEstado.
COPIA N
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DA
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
LIBRETACONTROL
RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PAGOS DIRECTOS TRAMITADOS POR LAS DEPENDENCIAS DEL SECTOR CENTRAL DE GOBIERNO DEL ESTADO
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
INICIO
COMPROBANTESDE GASTO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
RECIBE
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SELLA DE RECIBIDO
DIRECCIÓN GENERAL DE
PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO
1-3T
1-2T
COMPROBANTESDE GASTO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
REVISA QUE CUMPLACON LOS LINEAMIENTOS
ESTABLECIDOS
1-3T
1-2T
1-3T
¿LADOCUMENTACIÓNCUMPLE CON LOS
LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN
LA MATERIA?
NO
SI
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SELLA DE RECHAZADOY REGISTRA LA HORA
AL REVERSO
1-3T
COMPROBANTESDE GASTO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
DEVUELVE Y OBTIENE
1-3T
1-2T
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
C
LIBRETACONTROL
RECABA FIRMADE RECIBIDO
DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN
Y PRESUPUESTO
FIN
ACCESA Y CAPTURA
SIAFEV, MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR
1-3T
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
ACCESA E IMPRIME
OPCIÓN DOCUMENTOS A PAGAR
1-2T
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
REVISA QUE ESTÉ CORRECTA LA
INFORMACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN
DE RECURSOS
1-2T
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
ACCESA
OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR
ACCESA
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN
1-3T
DEPARTAMENTO DE CAJA
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
TURNA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO
1T
2T
- ELABORACIÓN DE CHEQUES
PREFIRMADOS- ELABORACIÓN DE TRANSFER.
ELECTRÓNICAS
E.P. ASIENTOS GENERALESO.P.
SELECCIONA EL NOMBRE DEL LOTE E IMPRIME
1T
E.P. ASIENTOS GENERALESO.P.
CONFIRMA MONTO TOTALCON EL IMPORTE TOTAL
DEL INFORME DE PROCESO CONTABLES
DE PAYABLES
1T
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
COMPROBANTESDE GASTO
SOLICITUD-COMPROBACIÓN
DE RECURSOS
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
ENTREGA
1T
2T
1T
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
COMPROBANTESDE GASTO
E.P. ASIENTOS GENERALESO.P.
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ORDENA
FIN
3T
1T
2T
2T
C
C
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 3A )
( 3A.1 )
( 3A.2 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 6A )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 10PÁG.
Recepción y Seguimiento de los Listados de Órdenes de Pago por Pagos Directos y/o Fondos Revolventes de losSectores del Poder Ejecutivo del Estado.
Realizar el registro presupuestal y contable de los trámites de pago de fondo revolvente y/o pago directo,presentados por los Sectores del Poder Ejecutivo del Estado.
Diaria.
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas
Inherentes al Departamento de Caja.
• El Listado de órdenes de pago, deberá contener la firma del Jefe de la Unidad Administrativa del Sectorcorrespondiente, o en su caso de la persona autorizada para tal fin.
• El Listado de órdenes de pago que contemple pagos por telefonía convencional, celular o servicio de energíaeléctrica, deberá tener el visto bueno de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales y en el caso departida de Capacitación, la autorización a través de un oficio, por parte del grupo de trabajo conformado por elDirector General de Administración de la SEFIPLAN y el Director General de Desarrollo Administrativo de laContraloría General.
• El Departamento de Órdenes de Pago al final del día deberá realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:
En la pantalla de Proceso contable de payables:Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento FacturasCOPIA
NO C
ONTROLADA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 11PÁG.
NORMAS
En la pantalla de Informe de asientos contables de cuentas a pagar:Concepto Información a capturarDesde fecha Día del procesoHasta fecha Día del procesoCategoría Facturas de compraEstado Asientos contables no transferidos a GL debido a error
En la pantalla de Transferencia de cuentas a pagar al libro mayor:Concepto Información a capturarNombre del lote Op - fecha del díaDesde fecha Día 1 del mesHasta fecha Del día del procesoCategoría de asientos Facturas de compraTransfer a interface GL En detalle
En la pantalla de Ep asientos generales OP:Concepto Información a capturarTipo Artículo en líneaEstado contable Asientos no contabilizadosDivisa MxpNombre del lote Op fecha del día
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 12PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de las Unidades Administrativas de los Sectores del Gobiernodel Estado, el Listado de órdenes de pago en original.
Sella de recibido el Listado de órdenes de pago en original.
Integra el lote de pagos directos o fondos revolventes que se requieracon el Listado de órdenes de pago en original.
Accesa al SIAFEV en el módulo de cuentas por pagar, opción dedocumentos a pagar:
• Opción funciones-lotes de facturas, creando un lote de facturas yasigna un grupo de pago.
• Opción de facturas, captura los siguientes datos del Listado deórdenes de pago en original:- Tipo de trámite.- Número de la orden de compra.- Fecha de recepción.- Número de recepción o de Factura.Y obtiene en la opción asociar el importe.
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro defactura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprimeel E.P. registro de facturas en tres tantos.
Registra en el Listado de órdenes de pago en original, el número defolio asignado por el SIAFEV, al margen derecho.
Revisa en el E.P. registro de facturas en tres tantos, que esté correctala información que se obtuvo del Listado de órdenes de pago enoriginal.
¿Está correcta la información?
En caso de no estar correcta la información:
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato capturado con error o faltante de la quecontiene el Listado de órdenes de pago que pueden ser:
Recepción y Seguimiento de los Listados de Órdenes de Pago por Pagos Directos y/o Fondos Revolventes de losSectores del Poder Ejecutivo del Estado.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7A.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 13PÁG.
- Tipo de trámite.- Número de la orden de compra- Fecha de recepción.- Número de recepción o de factura.- Importe.
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de estar correcta la información:
Accesa en la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.
Verifica en el E.P. registro de facturas en tres tantos, si contemplaaplicaciones presupuestales autorizadas.
¿Están autorizadas aplicaciones presupuestales?
En caso de no estar autorizadas aplicaciones presupuestales:
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de factura, facturas y ubica el folio acancelar, selecciona procesos, accesa a la aplicación procesos defactura, para cancelar el folio.
Informa al Jefe de la Unidad Administrativa de la cancelación del folioy el motivo del mismo.
Continúa con la actividad No. 10.
En caso de estar autorizadas aplicaciones presupuestales:
Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en el E.P.registro de facturas en tres tantos.
Entrega al Departamento de Caja, el E.P. registro de facturas enprimer tanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.
Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Recepción y Seguimiento de los Listados de Órdenes de Pago por Pagos Directos y/o Fondos Revolventes de losSectores del Poder Ejecutivo del Estado.
8.
9.
9A.
9A.1
10.
11.
Departamento de Órdenes dePago.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 14PÁG.
Selecciona nombre del lote y el E.P. asientos generales O.P. y loimprime en un tanto.
Confirma el monto total del E.P. asientos generales O.P. en un tanto,con el importe total del informe de procesos contables de payables.
Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:- E.P. registro de facturas en segundo tanto.- E. P. asientos generales O.P. en un tanto.
Y procede a archivar de manera cronológica temporal, el E.P. registrode facturas en tercer tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
12.
13.
14.
Departamento de Órdenes dePago.
Recepción y Seguimiento de los Listados de Órdenes de Pago por Pagos Directos y/o Fondos Revolventes de losSectores del Poder Ejecutivo del Estado.
COPIA N
O CONTROLA
DA
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS LISTADOS DE ÓRDENES DE PAGO POR PAGOS DIRECTOS Y/O FONDOS REVOLVENTES DE LOS SECTORES DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
INICIO
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SECTORES
DEL GOBIERNODEL ESTADO
LISTADO DE ÓRDENESDE PAGO
RECIBE
O
LISTADO DE ÓRDENESDE PAGO
SELLA DE RECIBIDO
O
LISTADO DE ÓRDENESDE PAGO
INTEGRA LOTEDE PAGOS
O
ACCESA Y CAPTURA
SIAFEV, MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR
ACCESA E IMPRIME
OPCIÓN DE DOCUMENTOS A
PAGAR
1-3T
LISTADO DE ÓRDENESDE PAGO
REGISTRA EL NÚMERODE FOLIO ASIGNADO
POR EL SIAFEV
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
REVISA QUE ESTÉ CORRECTA
LA INFORMACIÓN
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
ACCESA Y CORRIGE
OPCIÓN DE DOCUMENTOS A
PAGAR
ACCESAPARA APROBAR
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
O
1-3T
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
VERIFICA SI CONTEMPLAAPLICACIONES
PRESUPUESTALESAUTORIZADAS
1-3T
¿ESTÁN AUTORIZADAS APLICACIONES
PRESUPUESTALES?
NO
SI
ACCESA Y CANCELA
OPCIÓN DE DOCUMENTOS A
PAGAR
JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
INFORMA CANCELACIÓNDEL FOLIO Y EL MOTIVO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
RECABA FIRMA
1-3T
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
ENTREGA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
DEPARTAMENTO DE CAJA
1T
2T
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
SELECCIONA E IMPRIME
REPORTE DE TRANSFERENCIA
1T
- ELABORACIÓN DE CHEQUES
PREFIRMADOS- ELABORACIÓN DE TRANSFER.
ELECTRÓNICAS
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
CONFIRMA EL MONTOTOTAL CON EL IMPORTE
TOTAL DEL INFORMEDE PROCESO CONTABLE
PAYABLES
1T
E.P. REGISTRODE FACTURAS
E.P. ASIENTOS GENERALESO.P.
E.P. REGISTRODE FACTURAS
TURNA
FIN
2T
1T
3T
C
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
JULIO 2015
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 7A )
( 8 )
( 9 )
( 9A )
( 9A.1 )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
( 14 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 16PÁG.
Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Sectores de Gobierno del Estado.
Dar seguimiento a los trámites de pago correspondientes a sujetos a comprobar, realizando su registro contable,presentados por los Sectores de Gobierno del Estado.
Diaria.
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas
Inherentes al Departamento de Caja.
• El Detalle de orden de pago deberá venir acompañado por el Recibo original correspondiente y debidamenteautorizado por las personas designadas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes dePago.
• El trámite del Detalle de orden de pago deberá estar autorizado por la Dirección General de Programación yPresupuesto.
• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV presente errores y el trámite de pago no esté aprobado, sedeberá corregir en el SIAFEV, sin necesidad de cancelar el mismo.
• El Departamento de Órdenes de Pago al final del día deberá realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:
En la pantalla de Proceso contable de payables:
Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento Facturas
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 17PÁG.
NORMAS
En la pantalla de Informe de asientos contables de cuentas a pagar:Concepto Información a capturarDesde fecha Día del procesoHasta fecha Día del procesoCategoría Facturas de compraEstado Asientos contables no transferidos a GL debido a error
En la pantalla de Transferencia de cuentas a pagar al libro mayor:Concepto Información a capturarNombre del lote Op - fecha del díaDesde fecha Día 1 del mesHasta fecha Del día del procesoCategoría de asientos Facturas de compraTransfer a interface GL En detalle
En la pantalla de Ep asientos generales OP:Concepto Información a capturarTipo Artículo en líneaEstado contable Asientos no contabilizadosDivisa MxpNombre del lote Op fecha del día
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 18PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de los Sectores de Gobierno del Estado, los siguientesdocumentos:- Detalle de orden de pago en original.- Recibo en original.
Sella de recibido, el Detalle de orden de pago en original.
Accesa al SIAFEV en la opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas creando un lote de facturas yasigna un grupo de pago.
• Opciones de facturas y distribuciones, procede a capturar lossiguientes datos del Detalle de orden de pago en original:- Tipo de trámite (anticipos).- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del sujeto a comprobar.
Y obtiene de la opción de facturas el número de folio y lo registra enel Detalle de orden de pago en original.
Accesa a la opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P.registro de factura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote eimprime el E.P. Registro de facturas en cuatro tantos.
Revisa que esté correcta la información, en el E.P. Registro defacturas en cuatro tantos, que se obtuvo de los Detalles de orden depago.
¿Está correcta la información?
En caso de no estar correcta la información:
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige dentro de los siguientes datos el error del Detalle deorden de pago en original.
- Tipo de trámite.- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.
Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Sectores de Gobierno del Estado.
1.
2.
3.
4.
5.
5A.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 19PÁG.
- Cuenta contable.- Concepto del sujeto a comprobar.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de estar correcta la información:
Accesa en la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio porvalidar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para aprobarla.
Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en el E.P. Registro de facturas en cuatro tantos.
Turna al Departamento de Caja, el E. P. Registro de facturas enprimer tanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.
Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Selecciona nombre del lote y el E.P. asientos generales O.P. y loimprime en un tanto.
Confirma el monto total del E.P. asientos generales O.P. en un tanto,con el importe total del informe de procesos contables de payables.
Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.- E.P. Asientos generales O.P. en primer tanto.
Y procede a archivar de manera cronológica temporal, lo siguiente:- Detalle de orden de pago en original.- Recibo en original.- E.P. Registro de facturas en tercer y cuarto tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Sectores de Gobierno del Estado.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Departamento de Órdenes dePago.
COPIA N
O CONTROLA
DA
DETALLE DE ORDENDE PAGO
RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS SUJETOS A COMPROBAR DE LOS SECTORES DE GOBIERNO DEL ESTADO
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
INICIO
RECIBO
DETALLE DE ORDENDE PAGO
RECIBE
DETALLE DE ORDENDE PAGO
SELLA DE RECIBIDO
SECTORES DE GOBIERNO
DEL ESTADO
ACCESA Y CAPTURA
SIAFEV EN LA OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
ACCESA Y CORRIGE
OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR
ACCESA Y SELECCIONA
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
E.P. REGISTRODE FACTURAS
RECABA FIRMA
- ELABORACIÓN DE CHEQUES
PREFIRMADOS- ELABORACIÓN DE TRANSFER.
ELECTRÓNICASFIN
O
O
O
O
E.P. REGISTRODE FACTURAS
ACCESA, REGISTRAE IMPRIME
OPCIÓN DE SOLICITUDES, EJECUTAR
SOLICITUD ÚNICA
1-4T
1
E.P. REGISTRODE FACTURAS
REVISA QUE ESTÉCORRECTA LAINFORMACIÓN
1-4T
1-4T
DEPARTAMENTO DE CAJA
E.P. REGISTRODE FACTURAS
TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
1T
2T
1
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
SELECCIONA EL NOMBRE DEL LOTE
1T
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
CONFIRMA MONTO TOTAL CON EL IMPORTE TOTAL
DEL INFORME DE PROCESO CONTABLES
DE PAYABLES
1T
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
E.P. REGISTRODE FACTURAS
RECIBO
DETALLE DE ORDENDE PAGO
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
E.P. REGISTRODE FACTURAS
TURNA
2T
1T
O
O
3-4T
C
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 5A )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 21PÁG.
Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de Sectores de Gobierno del Estado.
Dar seguimiento a los trámites de la comprobación de los sujetos a comprobar, realizando su registro presupuestal ycontable, presentados por las unidades administrativas de los Sectores de Gobierno del Estado.
Diaria.
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas
Inherentes al Departamento de Caja.
• El Detalle de orden de pago, deberá venir acompañado de la Solicitud-comprobación de recursoscorrespondiente, debidamente autorizada por las personas designadas en el Registro de firmas autorizadas delDepartamento de Órdenes de Pago.
• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV presente errores y el trámite de pago no esté aprobado sedeberá corregir en el sistema, sin necesidad de cancelar el trámite.
• En caso de haber realizado reintegro de efectivo ante el Departamento de Caja, se deberá anexar una copia delmismo a la Solicitud-comprobación de recursos.
• Si existe reintegro de fondos se deberá aumentar un renglón más para su registro, en la opción de distribuciones;asimismo, en la descripción de la ventana se deberá registrar el concepto y el número de reintegro y la fecha delmismo, y verificar que cuadre el importe solicitado con los gastos y reintegro.
• El Departamento de Órdenes de Pago deberá al final del día realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 22PÁG.
NORMAS
En la pantalla de Proceso contable de payables:Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento Facturas
En la pantalla de Informe de asientos contables de cuentas a pagar:Concepto Información a capturarDesde fecha Día del procesoHasta fecha Día del procesoCategoría Facturas de compraEstado Asientos contables no transferidos a GL debido a error
En la pantalla de Transferencia de cuentas a pagar al libro mayor:Concepto Información a capturarNombre del lote Op - fecha del díaDesde fecha Día 1 del mesHasta fecha Del día del procesoCategoría de asientos Facturas de compraTransfer a interface GL En detalle
En la pantalla de Ep asientos generales OP:Concepto Información a capturarTipo Artículo en líneaEstado contable Asientos no contabilizadosDivisa MxpNombre del lote Op fecha del día
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
23PÁG.JULIO 2015
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de las Unidades Administrativas de los Sectores del Gobiernodel Estado, los siguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original.- Solicitud-comprobación de recursos en original.
Sella de recibido, la Solicitud-comprobación de recursos en original.
Verifica que coincidan el número del Detalle de orden de pago enoriginal del sujeto a comprobar, con la comprobación del sujeto.
¿Coincide el número?
En caso de no coincidir el número:
Sella de rechazado al reverso de la Solicitud-comprobación derecursos en original y obtiene del archivo cronológico temporal, laLibreta control.
Devuelve al representante de la Unidad Administrativa del Sector, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original.- Solicitud-comprobación de recursos en original.
Recaba firma del representante de la Unidad Administrativa delSector, en la Libreta control y procede a archivarla de maneracronológica temporal.
Fin del procedimiento.
En caso de coincidir el número:
Accesa al SIAFEV en el módulo de cuentas por pagar, opción dedocumentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas, creando un lote de facturasy asigna un grupo de pago.
• Opción de facturas, captura los siguientes datos de la Solicitud-comprobación de recursos en original:- Tipo de trámite.- Número del Detalle de orden de pago.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.
Y elige la opción de asociar.
Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de Sectores de Gobierno del Estado.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
4.COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
24PÁG.JULIO 2015
• Accesa a la opción de distribuciones y registra el gasto no ejercido.
Registra en la Solicitud-comprobación de recursos en original, elnúmero de folio y la fecha de registro en el SIAFEV.
• Accesa a la opción de procesos 1-procesos de factura y seleccionaimputar/no imputar anticipo y el número del Detalle de orden depago que se está comprobando.
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro defactura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprimeel E.P. Registro de facturas en tres tantos.
Revisa el E.P. Registro de facturas en tres tantos que esté correcta lainformación.
¿Está correcta la información?
En caso de no estar correcta la información:
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato con error de los que contiene la Solicitud-comprobación de recursos que pueden ser:- Tipo de trámite.- Número del Detalle de orden de pago.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de estar correcta la información:
Accesa en la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.
Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de Sectores de Gobierno del Estado.
5.
6.
7.
7A.
8.
Departamento de Órdenes dePago.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
25PÁG.JULIO 2015
Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en el E.P.Registro de facturas en tres tantos.
Revisa en el Detalle de orden de pago en original, si el gasto es mayoral sujeto a comprobar.
Turna al Departamento de Caja, el E.P. Registro de facturas enprimer tanto y recaba sello de recibido en el E.P. Registro de facturasen segundo tanto.
Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Selecciona nombre del lote y el E.P. asientos generales O.P. y loimprime en un tanto.
Confirma el monto total del E.P. asientos generales O.P. en un tanto,con el importe total del informe de procesos contables de payables.
Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.- E.P. Asientos generales O.P. en un tanto.
Y procede a archivar de manera cronológica temporal lo siguiente:- E.P. Registro de facturas en tercer tanto.- Detalle de orden de pago en original.- Solicitud-comprobación de recursos en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Departamento de Órdenes dePago.
Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de Sectores de Gobierno del Estado.
COPIA N
O CONTROLA
DA
LIBRETA CONTROL
RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE COMPROBACIÓN DE SUJETOS DE SECTORES DE GOBIERNO DEL ESTADO
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
INICIO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
DETALLE DE ORDENDE PAGO
RECIBE
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SELLA DE RECIBIDO
UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SECTORES
DE GOBIERNODEL ESTADO
¿COINCIDE EL NÚMERO?NO
SI
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SELLA DE RECHAZADOAL REVERSO Y OBTIENE
LIBRETACONTROL
RECABA FIRMA
REPRESENTANTE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA DEL SECTOR
FIN
ACCESA Y CAPTURA
SIAFEV, MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR
O
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
REGISTRA EL NÚMERODE FOLIO Y LA FECHA
DE REGISTRO EN ELSIAFEV
O
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
ACCESA
OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR
ACCESAPARA VALIDAR
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
E.P. REGISTRODE FACTURAS
RECABA FIRMA
- ELABORACIÓN DE CHEQUES
PREFIRMADOS- ELABORACIÓN DE TRANSFER.
ELECTRÓNICAS
E.P. ASIENTOS GENERALESO.P.
CONFIRMA MONTO TOTALCON EL IMPORTE TOTAL
DEL INFORME DE PROCESOS CONTABLES DE
PAYABLES
1T
O
O
O
DETALLE DE ORDENDE PAGO
VERIFICA QUE COINCIDANEN NÚMERO DEL SUJETO
A COMPROBAR CON LA COMPROBACIÓN
O
O
C
REPRESENTANTE DE LA UNIDAD
ADMINISTRATIVA DEL SECTOR
SOLICITUD-COMPROBACIÓN
DE RECURSOS
DETALLE DE ORDENDE PAGO
DEVUELVE
O
O
C
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
ACCESA E IMPRIME
OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR
E.P. REGISTRODE FACTURAS
REVISA QUE ESTÉCORRECTA LAINFORMACIÓN
1-3T
1-3T
1-3T
DETALLE DE ORDENDE PAGO
REVISA SI EL GASTOES MAYOR AL
SUJETO A COMPROBAR
O
DEPARTAMENTO DE CAJA
E.P. REGISTRODE FACTURAS
TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
1T
2T
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
SELECCIONA E IMPRIME
1T
FIN
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
DETALLE DE ORDENDE PAGO
E.P. REGISTRODE FACTURAS
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
E.P. REGISTRODE FACTURAS
TURNA
2T
1T
C
3T
O
O
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 3A )
( 3A.1 )
( 3A.2 )( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 7A )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
( 14 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 27PÁG.
Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.
Dar seguimiento a los trámites de pago correspondientes a sujetos a comprobar, realizando su registro contable,presentados por los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.
Diaria.
• El Detalle de orden de pago deberá venir acompañado por el Recibo original correspondiente y debidamenteautorizado por las personas designadas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes dePago.
• Para dar seguimiento al trámite del Detalle de orden de pago, deberá estar autorizado por la Dirección Generalde Programación y Presupuesto.
• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV presente errores y el trámite de pago no esté aprobado sedeberá corregir en el Sistema, sin necesidad de cancelar el trámite.
• El Departamento de Órdenes de Pago deberá al final del día realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:
En la pantalla de Proceso contable de payables:Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento Facturas
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas
Inherentes al Departamento de Caja.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 28PÁG.
NORMAS
En la pantalla de Informe de asientos contables de cuentas a pagar:Concepto Información a capturarDesde fecha Día del procesoHasta fecha Día del procesoCategoría Facturas de compraEstado Asientos contables no transferidos a GL debido a error
En la pantalla de Transferencia de cuentas a pagar al libro mayor:Concepto Información a capturarNombre del lote Op - fecha del díaDesde fecha Día 1 del mesHasta fecha Del día del procesoCategoría de asientos Facturas de compraTransfer a interface GL En detalle
En la pantalla de Ep asientos generales OP:Concepto Información a capturarTipo Artículo en líneaEstado contable Asientos no contabilizadosDivisa MxpNombre del lote Op fecha del día
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 29PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Recibo en original y copia.
Sella de recibido, el Detalle de orden de pago en original y doscopias.
Accesa al SIAFEV en la aplicación de administrador de cuentas porpagar O.P., opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas, creando un lote de facturasy asigna un grupo de pago.
• Opciones de facturas y distribuciones, procediendo a capturar delDetalle de orden de pago en original y dos copias, los siguientesdatos:- Tipo de trámite.- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del sujeto a comprobar.
Y obtiene de la opción de facturas el número de folio, lo registra en elDetalle de orden de pago en original y dos copias.
Accesa a la opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P.registro de factura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote eimprime el E.P. Registro de facturas en dos tantos.
Revisa que esté correcta la información en el E.P. Registro defacturas en dos tantos, que se obtuvo de los Detalles de orden depago en original.
¿Está correcta la información?
En caso de no estar correcta la información:
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato erróneo con el Detalle de orden de pago quepueden ser:- Tipo de trámite.- Número del proveedor.
Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.
1.
2.
3.
4.
5.
5A.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 30PÁG.
- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.- Concepto del sujeto a comprobar.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de estar correcta la información:
Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.
Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en elDetalle de orden de pago en original y dos copias.
Turna al Departamento de Caja, el Detalle de orden de pago enoriginal y recaba sello de recibido en la primera copia.
Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento de Caja:
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Selecciona nombre del lote y el E.P. asientos generales O.P. y loimprime en un tanto.
Confirma el monto total del E.P. asientos generales O.P. en un tanto,con el importe total del informe de procesos contables de payables.
Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:
- Detalle de orden de pago en segunda copia.- E.P. Registro de facturas en primer tanto.- E.P. Asientos generales O.P. en un tanto.
Y procede a archivar de manera cronológica temporal lo siguiente:- Detalle de orden de pago en primera copia.- Recibo en original y copia.- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Recepción y Seguimiento de los Sujetos a Comprobar de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Departamento de Órdenes dePago.
COPIA N
O CONTROLA
DA
DETALLE DE ORDEN DE PAGO
DETALLE DE ORDENDE PAGO
TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
E.P. REGISTRODE FACTURAS
RECIBO
DETALLE DE ORDENDE PAGO
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
E.P. REGISTRODE FACTURAS
DETALLE DE ORDENDE PAGO
DETALLE DE ORDENDE PAGO
RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS SUJETOS A COMPROBAR DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
INICIO
RECIBO
DETALLE DE ORDENDE PAGO
RECIBE
DETALLE DE ORDENDE PAGO
SELLA DE RECIBIDO
ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS
DE LA SEFIPLAN
ACCESA, CAPTURA, OBTIENE Y REGISTRA
SIAFEV, APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
ACCESA Y CORRIGE
OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR
ACCESA
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
DETALLE DE ORDENDE PAGO
RECABA FIRMA
- ELABORACIÓN DE CHEQUES
PREFIRMADOS- ELABORACIÓN DE TRANSFER.
ELECTRÓNICAS
FIN
E.P. REGISTRODE FACTURAS
ACCESA E IMPRIME
OPCIÓN DE SOLICITUDES, EJECUTAR
SOLICITUD ÚNICA
1-2T
1
E.P. REGISTRODE FACTURAS
REVISA QUE ESTÉ CORRECTA LA
INFORMACIÓN OBTENIDA DE LOS DETALLES DE
ORDEN DE PAGO
1-2T
DEPARTAMENTO DE CAJA
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
SELECCIONA E IMPRIME
1T
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
CONFIRMA EL MONTOTOTAL, CON EL IMPORTE TOTAL DEL INFORME DE
PROCESO CONTABLESPAYABLES
1T
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
TURNA
1T
C
O-2C
O-1C
O-2C
O-2C
O-2C
O
1C
2C
1T
1C
O-1C
2T
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 5A )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 32PÁG.
• El Detalle de orden de pago, deberá venir acompañado de la Solicitud-comprobación de recursos y de losComprobantes de gasto original, mismos que deberán reunir los siguientes requisitos:• Contener los requisitos fiscales.• No presentar alteraciones ni enmendaduras.• Corresponder la partida presupuestal al tipo de gasto.• No exceder de 15 días de expedición.- En caso de gastos por comisión, el Oficio de comisión y el formato de Viáticos.- En caso de haber realizado reintegro al Departamento de Caja, el Recibo de reintegro en copia.
• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV, presente errores y el trámite de pago no esté aprobado sedeberá corregir en el SIAFEV, sin necesidad de cancelar el trámite.
• La Solicitud-comprobación de recursos, deberá cumplir con los siguientes requisitos:- Estar acompañada por los comprobantes de gasto.- Tener las firmas autorizadas y registradas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes de
Pago, enviada previamente por el área administrativa mediante formato.- Haber clasificado el gasto en la partida presupuestal correcta.- Observar los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias
y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.
Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.
Dar seguimiento a los trámites de la comprobación de sujetos a comprobar, realizando su registro presupuestal ycontable, presentados por los órganos y áreas administrativos de la SEFIPLAN.
Diaria.
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Inherentes al Departamento de Caja.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 33PÁG.
NORMAS
• Los Expedientes de comprobación de sujetos del Departamento de Órdenes de Pago estarán clasificados por claveprogramática.
• Si existe reintegro de fondos se aumentará un renglón más para su registro, en la opción de distribuciones; asimismo,en la descripción de la ventana se deberá registrar el concepto, el número de reintegro y la fecha del mismo,verificando que cuadre el importe solicitado con los gastos y reintegro.
• Cuando el gasto es igual al sujeto a comprobar, se deberá turnar a la Subdirección de Registro y ConsolidaciónContable la Solicitud-comprobación de recursos en original y Comprobantes de gasto en original.
• Cuando el gasto es mayor el sujeto a comprobar, la Solicitud-comprobación de recursos se deberá turnar alDepartamento de Caja para su pago.
• El Departamento de Órdenes de Pago al final del día deberá realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:
En la pantalla de Proceso contable de payables:Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento Facturas
En la pantalla de Informe de asientos contables de cuentas a pagar:Concepto Información a capturarDesde fecha Día del procesoHasta fecha Día del procesoCategoría Facturas de compraEstado Asientos contables no transferidos a GL debido a error
En la pantalla de Transferencia de cuentas a pagar al libro mayor:Concepto Información a capturarNombre del lote Op - fecha del díaDesde fecha Día 1 del mesHasta fecha Del día del procesoCategoría de asientos Facturas de compraTransfer a interface GL En detalle
En la pantalla de Ep asientos generales OP:Concepto Información a capturarTipo Artículo en líneaEstado contable Asientos no contabilizadosDivisa MxpNombre del lote Op fecha del día
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 34PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de los órganos o áreas administrativos de la SEFIPLAN, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Solicitud-comprobación de recursos en original y tres copias.- Comprobantes de gasto original.
Sella de recibido la Solicitud-comprobación de recursos en original ytres copias.
Verifica que coincidan el número del Detalle de orden de pago enoriginal y dos copias del sujeto a comprobar con la comprobación delsujeto y que los Comprobantes de gasto original, reúna losrequisitos establecidos.
¿Coincide el número y reúne los requisitos?
En caso de no coincidir el número y no reunir los requisitos:
Sella de rechazado al reverso de la Solicitud-comprobación derecursos en original y obtiene del archivo cronológico temporal, laLibreta control.
Devuelve al representante del órgano o área administrativo, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Solicitud-comprobación de recursos en original y tres copias.- Comprobantes de gasto en original
Recaba firma de representante del órgano o área administrativo, en laLibreta control y procede a archivarla de manera cronológicatemporal.
Fin del procedimiento.
En caso de coincidir el número y reunir los requisitos:
Accesa al SIAFEV en el módulo de cuentas por pagar, aplicación deadministrador de cuentas por pagar O.P., opción de documentos apagar:
• Opción funciones-lotes de facturas creando un lote de facturas yasigna un grupo de pago.
• Opción de facturas y procede a capturar de la Solicitud-comprobación de recursos en original y tres copias los siguientesdatos:
Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
4.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 35PÁG.
- Tipo de trámite.- Número del Detalle de orden de pago.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.
Y elige la opción de asociar.
Accesa a la opción distribuciones y registra el gasto no ejercido.
Registra en la Solicitud-comprobación de recursos en original y trescopias, el número de folio y la fecha de registrado en el SIAFEV.
Accesa a la opción procesos1-procesos de factura y seleccionaimputar/no imputar anticipo:
• Selecciona el número de O.C. que sé está comprobando.
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro de facturagráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprime el E.P.Registro de facturas en dos tantos.
Revisa en el E.P. Registro de facturas en dos tantos, que estécorrecta la información de la Solicitud-comprobación de recursos enoriginal.
¿Está correcta la información?
En caso de no estar correcta la información:
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato que tiene el error en la Solicitud-comprobación de recursos en original, que puede ser:- Tipo de trámite.- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.- Cuenta contable.
Continúa con la actividad No. 10.
Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de los Órganos y Áreas Administrativosde la SEFIPLAN.
5.
6.
7.
8.
9.
9A.
Departamento de Órdenes dePago.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 36PÁG.
En caso de estar correcta la información:
Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción funciones-lotes de facturas, facturas, ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.
Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en laSolicitud-comprobación de recursos en original y tres copias.
Obtiene del archivo numérico temporal, los Expedientescomprobación de sujetos.
Revisa en el Detalle de orden de pago en original, si el gasto es mayoral sujeto a comprobar.
Turna al Departamento de Caja, la Solicitud-comprobación derecursos en original y recaba sello de recibido en la Solicitud-comprobación de recursos primera copia.
Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Selecciona nombre del lote y el E.P. asientos generales O.P. y loimprime en un tanto.
Confirma el monto total del E.P. asientos generales O.P. en un tanto,con el importe total del informe de procesos contables de payables.
Distribuye los siguientes documentos:A la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, lo siguiente:- E.P. Asientos generales O.P. en un tanto.- E.P. Registro de facturas en primer tanto.- Solicitud-comprobación de recursos en segunda copia.- Detalle de orden de pago en original.- Comprobantes de gasto en original.
Al Expediente comprobación de sujetos:- Detalle de orden de pago en primera copia.- Solicitud-comprobación de recursos en primera copia.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Departamento de Órdenes dePago.
Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 37PÁG.
Al archivo numérico temporal:- Expediente comprobación de sujetos.
Y procede a archivar de manera cronológica temporal, lo siguiente:- Detalle de orden de pago en segunda copia.- Solicitud-comprobación de recursos en tercera copia.- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Departamento de Órdenes dePago.
Recepción y Seguimiento de Comprobación de Sujetos de los Órganos y Áreas Administrativos de la SEFIPLAN.
COPIA N
O CONTROLA
DA
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
LIBRETACONTROL
COMPROBANTESDE GASTO
RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE COMPROBACIÓN DE SUJETOS DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
INICIO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SELLA DE RECIBIDO
ÓRGANOS O ÁREAS ADMINISTRATIVAS
DE LA SEFIPLAN
COMPROBANTESDE GASTO
DETALLE DE ORDENDE PAGO
VERIFICA QUE COINCIDA EL NÚMERO Y
REÚNAN LOS REQUISITOS
O-2C
O-3C
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SELLA DE RECHAZADOAL REVERSO Y OBTIENE
O-2C
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
DETALLE DE ORDENDE PAGO
DEVUELVE Y OBTIENE
O-2C
O-3C
REPRESENTANTE DEL ÓRGANO O ÁREA ADMINISTRATIVO
C
LIBRETACONTROL
RECABA FIRMA
REPRESENTANTE DEL ÓRGANO O ÁREA ADMINISTRATIVO
FIN
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ACCESA Y CAPTURA
SIAFEV, MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR
O-3C
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
REGISTRA El NÚMERO DE FOLIO Y FECHA DE
REGISTRO EN EL SIAFEV
- ELABORACIÓN DE CHEQUES
PREFIRMADOS- ELABORACIÓN DE TRANSFER.
ELECTRÓNICAS
1
COMPROBANTESDE GASTOS
SOLICITUD-COMPROBACIÓN
DE RECURSOS
DETALLE DE ORDENDE PAGO
RECIBE
O-2C
O-3C
O
O
¿COINCIDE EL NÚMEROY REÚNE LOS REQUISITOS?
NO
SI
O
C
ACCESA Y REGISTRAEL GASTO NO EJERCIDO
OPCIÓN DE DISTRIBUCIONES
O-3C
ACCESA Y SELECCIONA IMPUTAR/NO IMPUTAR
ANTICIPO
OPCIÓN PROCESOS1-PROCESOS DE FACTURA
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
ACCESA E IMPRIME
OPCIÓN DE DOCUMENTOS
A PAGAR
1-2T
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
REVISA QUE ESTÉCORRECTA LAINFORMACIÓN
O
1-2T
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
ACCESA
OPCIÓN DE DOCUMENTOS
A PAGAR
ACCESA
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
O
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
RECABA FIRMA
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE ÓRDENESDE PAGO
O-3C
EXPEDIENTESCOMPROBACIÓNDE SUJETOS
OBTIENE
N
DETALLE DE ORDENDE PAGO
REVISA SI EL GASTOES MAYOR AL
SUJETO A COMPROBAR
O
DEPARTAMENTO DE CAJA
O
1C
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 3A )
( 3A.1 )
( 3A.2 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 9A )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
( 14 )
JULIO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
E.P. REGISTRODE FACTURAS
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
DETALLE DEORDEN DE PAGO
EXPEDIENTE COMPROBACIÓN DE SUJETOS
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
DETALLE DEORDEN DE PAGO
1C
1C
EXPEDIENTE COMPROBACIÓN DE SUJETOS
N
C
2T
2C
3C
COMPROBANTES DE GASTO
1
RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE COMPROBACIÓN DE SUJETOS DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
SELECCIONA E IMPRIME
1T
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
CONFIRMA MONTO TOTAL CON EL IMPORTE TOTAL
DE PROCESOCONTABLES DE PAYABLES
1T
FIN
DETALLE DEORDEN DE PAGO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
E.P. REGISTRODE FACTURAS
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
DISTRIBUYE
1T
1T
2C
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
O
O
( 15 )
( 16 )
( 17 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 40PÁG.
• El Detalle de orden de pago, deberá venir acompañado de la Solicitud-comprobación de recursos y de losComprobantes de gasto original mismos que deberán reunir los siguientes requisitos:• Contener los requisitos fiscales.• No presentar alteraciones ni enmendaduras.• Corresponder la partida presupuestal al tipo de gasto.• No exceder de 15 días de expedición.
• Cuando la captura de trámites de pagos en el SIAFEV, presente errores y el trámite de pago no esté aprobado sedeberá corregir en el SIAFEV, sin necesidad de cancelar el trámite.
• La Solicitud-comprobación de recursos deberá cumplir con los siguientes requisitos:- Estar acompañada por los comprobantes de gasto.- Tener las firmas autorizadas y registradas en el Registro de firmas autorizadas del Departamento de Órdenes de
Pago, enviada previamente por el área administrativa mediante formato.- Haber clasificado el gasto en la partida presupuestal correcta.- Observar los Lineamientos Generales y Especificos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz de las Dependencias
y Entidades del Poder Ejecutivo del Estado.
• Al final del día el Departamento de Órdenes de Pago deberá realizar a través del Sistema de Administración Financieradel Estado de Veracruz, la Póliza de movimientos diarios realizados capturando lo siguiente:
Recepción y Seguimiento de Pagos Directos o Fondos Revolventes de los Órganos y Áreas Administrativos de laSEFIPLAN.
Realizar el registro presupuestal y contable de los trámites de pago de fondo revolvente y/o pago directo,presentados por los órganos y áreas administrativos de la SEFIPLAN.
Diaria.
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas
Inherentes al Departamento de Caja.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 41PÁG.
NORMAS
En la pantalla de Proceso contable de payables:Concepto Información a capturarHasta fecha de cuenta Fecha de procesoClase de documento Facturas
En la pantalla de Informe de asientos contables de cuentas a pagar:Concepto Información a capturarDesde fecha Día del procesoHasta fecha Día del procesoCategoría Facturas de compraEstado Asientos contables no transferidos a GL debido a error
En la pantalla de Transferencia de cuentas a pagar al libro mayor:Concepto Información a capturarNombre del lote Op - fecha del díaDesde fecha Día 1 del mesHasta fecha Del día del procesoCategoría de asientos Facturas de compraTransfer a interface GL En detalle
En la pantalla de Ep asientos generales OP:Concepto Información a capturarTipo Artículo en líneaEstado contable Asientos no contabilizadosDivisa MxpNombre del lote Op fecha del día
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 42PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de los órganos y áreas administrativos de la SEFIPLAN losiguiente:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.- Comprobantes de gasto en original.
Sella de recibido, la Solicitud-comprobación de recursos en original ydos copias.
Verifica que los Comprobantes de gasto, sean los originales y reúna losrequisitos establecidos.
¿Son los originales y reúnen los requisitos?
En caso de no ser los originales y no reunir los requisitos:
Sella de rechazado al reverso de la Solicitud-comprobación derecursos en original y dos copias y obtiene del archivo cronológicotemporal, la Libreta control.
Devuelve al representante del órgano o área administrativo, lossiguientes documentos:- Detalle de orden de pago en original y dos copias.- Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.- Comprobantes de gasto original.
Recaba firma del representante del órgano o área administrativo en laLibreta control y procede a archivarla de manera cronológicatemporal.
Fin del procedimiento.
En caso de ser los originales y reunir los requisitos:
Integra un lote de pagos directos o fondos revolventes que serequiera de la Solicitud-comprobación de recursos en original y doscopias.
Accesa al SIAFEV en la opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas, creando un lote de facturas yasigna un grupo de pago.
• Opción de facturas y captura los siguientes datos de las Solicitudes-comprobación de recursos en original y dos copias.
Recepción y Seguimiento de Pagos Directos o Fondos Revolventes de los Órganos y Áreas Administrativos de laSEFIPLAN.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
4.
5.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 43PÁG.
- Tipo de trámite.- Número del Detalle de la orden de pago.- Fecha de recepción.- Número de recepción.
Y obtiene en la opción de asociar el importe del pago.
Obtiene de la opción de facturas el número de folio y lo registra en laSolicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.
Accesa a la opción de documentos a pagar:
• Opción de solicitudes ejecutar-solicitud única-E.P. registro defactura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprimeel E.P. Registro de facturas en dos tantos.
Revisa en el E.P. Registro de facturas en dos tantos, que estécorrecta la información que se obtuvo con las Solicitudes-comprobación de recursos en original y dos copias.
¿Está correcta la información?
En caso de no estar correcta la información:
Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de documentos a pagar:
• Opción de funciones-lotes de facturas-ventana de facturas, ubica elfolio y corrige el dato con el error de la Solicitud-comprobación derecursos que puede ser:- Tipo de trámite.- Número del proveedor.- Fecha de recepción.- Número de recepción.- Importe.
Continúa con la actividad No. 9.
En caso de estar correcta la información:
Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-lotes de facturas, facturas y ubica el folio poraprobar, selecciona procesos 1, accesa a la aplicación procesos defactura, para validar.
Recepción y Seguimiento de Pagos Directos o Fondos Revolventes de los Órganos y Áreas Administrativos de laSEFIPLAN.
6.
7.
8.
8A.
9.
Departamento de Órdenes dePago.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 44PÁG.
Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago, en laSolicitud-comprobación de recursos en original y dos copias.
Entrega al Departamento de Caja, la Solicitud-comprobación derecursos en original y procede a recabar sello de recibido, en elDetalle de orden de pago en segunda copia.
Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Selecciona nombre del lote y el E.P. asientos generales O.P. y loimprime en un tanto.
Confirma el monto total del E.P. asientos generales O.P. en un tanto,con el importe total del informe de procesos contables de payables.
Distribuye los siguientes documentos:
A la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, losiguiente:- E.P. Registro de facturas en primer tanto.- E. P. Asientos generales O.P. en un tanto.- Solicitud-comprobación de recursos en segunda copia.- Comprobantes de gasto en original.- Detalle de orden de pago en original.
Al archivo cronológico temporal:
- E.P. Registro de facturas en segundo tanto.- Solicitud-comprobación de recursos en primera copia.- Detalle de orden de pago en primera y segunda copia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
10.
11.
12.
13.
14.
Departamento de Órdenes dePago.
Recepción y Seguimiento de Pagos Directos o Fondos Revolventes de los Órganos y Áreas Administrativos de laSEFIPLAN.
COPIA N
O CONTROLA
DA
LIBRETACONTROL
COMPROBANTESDE GASTO
RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PAGOS DIRECTOS O FONDOS REVOLVENTES DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
INICIO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SELLA DE RECIBIDO
ÓRGANOS O ÁREAS ADMINISTRATIVOS
DE LA SEFIPLAN
COMPROBANTESDE GASTO
VERIFICA QUE SEAN LOS ORIGINALES
Y REÚNAN LOS REQUISITOS
O-2C
O-2C
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SELLA DE RECHAZADOAL REVERSO Y OBTIENE
O-2C
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
DETALLE DE ORDENDE PAGO
DEVUELVE
O-2C
O-2C
REPRESENTANTE DEL ÓRGANO O ÁREA ADMINISTRATIVO
C
LIBRETACONTROL
RECABA FIRMA
REPRESENTANTE DEL ÓRGANO O ÁREA ADMINISTRATIVO
FIN
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ACCESA Y CAPTURA
SIAFEV, OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR
O-2C
- ELABORACIÓN DE CHEQUES
PREFIRMADOS- ELABORACIÓN DE TRANSFER.
ELECTRÓNICAS
COMPROBANTESDE GASTOS
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
DETALLE DE ORDENDE PAGO
RECIBE
O-2C
O-2C
O
¿SON LOS ORIGINALESY REÚNEN LOS REQUISITOS?
NO
SI
O
C
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
REVISA QUE ESTÉCORRECTA LAINFORMACIÓN
1-2T
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN?
NO
SI
ACCESA Y CORRIGE
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
ACCESA
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
RECABA FIRMA
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE ÓRDENESDE PAGO
O-2C
DEPARTAMENTO DE CAJA
DETALLE DE ORDEN DE PAGO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ENTREGA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
2C
O
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
INTEGRA UN LOTE DE PAGOS
O-2C
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
OBTIENE EL NÚMERODE FOLIO Y LO REGISTRA
OPCIÓN DE FACTURAS
O-2C
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
ACCESA E IMPRIME
OPCIÓN DE DOCUMENTOS A PAGAR
1-2T
O-2C
1
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 3A )
( 3A.1 )
( 3A.2 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 8A )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
JULIO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
DETALLE DEORDEN DE PAGO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
E.P. REGISTRODE FACTURAS
1C
C
2T
1-2C
DETALLE DE ORDEN DE PAGO
COMPROBANTES DE GASTO
1
RECEPCIÓN Y SEGUIMIENTO DE PAGOS DIRECTOS O FONDOS REVOLVENTES DE LOS ÓRGANOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVOS DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
SELECCIONA E IMPRIME
REPORTE DE TRANSFERENCIA DE
CUENTAS A PAGAR A GENERAL LEDGER
1T
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
CONFIRMA EL MONTO TOTAL CON EL INFORME DE
PROCESO CONTABLE DE PAYABLES
1T
FIN
SOLICITUD-CCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
E.P. REGISTRODE FACTURAS
DISTRIBUYE
1T
1T
2C
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
O
O
( 12 )
( 13 )
( 14 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 47PÁG.
Seguimiento a los Trámites de Pago de Arrendamiento de Inmuebles del Gobierno del Estado.
Dar seguimiento a los trámites de pago de arrendamiento de inmuebles, realizando su registro presupuestal ycontable, presentados por los Sectores del Gobierno del Estado.
Mensual.
• El Oficio de solicitud de trámite de pago de arrendamiento deberá estar firmado por el titular del áreaadministrativa del Sector que corresponda y acompañado por el Listado mensual de rentas correspondiente.
• La partida y programas por afectar deberán tener la suficiencia presupuestal para la procedencia del trámite.
• El área administrativa deberá mantener actualizado el Catálogo de beneficiarios con los arrendadores que sehayan adicionado.
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas
Inherentes al Departamento de Caja.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 48PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de los Sectores del Gobierno del Estado, el Oficio desolicitud de trámite de pago de arrendamiento en original y elListado mensual de rentas en original.
Revisa a que sector corresponde, el Oficio de solicitud de trámite depago de arrendamiento en original.
Accesa al módulo para el control de contratos de renta, en laopción actualización de contratos de renta y se conecta con la basede datos del sector.
Registra la clave del sector y el año del ejercicio correspondiente.
Elige la opción de transferencia de datos a SIAFEV, registra el mesde proceso y selecciona transferir.
Accesa al SIAFEV en el módulo de cuentas por pagar, aplicación deadministrador de cuentas por pagar O.P., opción Solicitud-Ejecutar-ejecutar nueva solicitud-solicitud única.
Elige en la opción de informes la importación de interface abiertade cuentas por pagar.
Accesa a la opción de parámetros, elige el origen, asigna nombre allote de pago, fecha contable y selecciona depurar:
• Indica en la opción de solicitudes, refrescar datos y visualizaroutput.
• Accesa al lote de facturas, revisa el nombre y el importe y en laopción procesos de facturas, elige la opción validar.
Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P., enla opción de documentos a pagar:
• Opción de solicitudes por ejecutar, solicitud única, registro defactura gráficos-parámetros y registra el nombre del lote eimprime el E.P. Registro de facturas en tres tantos.
• Aprueba el lote.
Recaba firma del Jefe de Departamento de Órdenes de Pago, en elE.P. Registro de facturas en tres tantos.
Recaba sello de recibido del Departamento de Caja, en el E.P.Registro de facturas en el segundo tanto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Seguimiento a los Trámites de Pago de Arrendamiento de Inmuebles del Gobierno del Estado.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 49PÁG.
Entrega al Departamento de Caja, el E.P. Registro de facturas enprimer tanto.Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-solicitudes por ejecutar-solicitud única,selecciona el informe de proceso contables de payables y enparámetros, registra los siguientes datos:
- Fecha.- Clase de documento, en este caso facturas.- Estado de transferencias G.L.
Visualiza el monto total del reporte y toma nota del mismo.
Selecciona el reporte de transferencia de cuentas a pagar a generalledger:
• Opción parámetros registra los siguientes datos:- Fecha.- Categoría de asiento, en este caso facturas.- Transferir a interface G.L.
• Opción solicitud única selecciona el informe de E.P. asientosgenerales O.P., procediendo a registrar en parámetros lossiguientes datos:- Tipo.- Estado contable.- Divisa.
Y selecciona el E.P. Asientos generales O.P. y lo imprime en dostantos.
Confirma el monto total del E.P. Asientos generales O.P. en dostantos, con el importe total del informe de proceso contables depayables.
Entrega a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, elE.P. Asientos generales O.P. en primer tanto y el E.P. Registro defacturas en primer tanto.
Anexa al E.P. Registro de facturas en tercer tanto, el Oficio desolicitud de trámite de pago de arrendamiento en original y elListado mensual de rentas en original y procede a archivarlos demanera cronológica temporal junto con el E.P. Asientos generalesO.P. en segundo tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Departamento de Órdenes dePago.
Seguimiento a los Trámites de Pago de Arrendamiento de Inmuebles del Gobierno del Estado.
COPIA N
O CONTROLA
DA
SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES DEL GOBIERNO DEL ESTADO
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
INICIO
LISTADO MENSUALDE RENTAS
OFICIO DE SOLICITUDDE TRÁMITE DE PAGO
RECIBE
OFICIO DE SOLICITUDDE TRÁMITE DE PAGO
REVISA A QUE SECTORCORRESPONDE
SECTORES DEL GOBIERNO DEL
ESTADO
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
ACCESA E IMPRIME
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
1-3T
- ELABORACIÓN DE CHEQUES
PREFIRMADOS- ELABORACIÓN
DE TRANSF.ELECTRÓNICAS
ACCESA Y REGISTRA
SIAFEV, APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
E.P. ASIENTOS GENERALESO.P.
CONFIRMA EL MONTOTOTAL CON EL IMPORTE TOTAL DEL INFORME DE
PROCESO CONTABLESDE PAYABLES
1-2T
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
ENTREGA
1T
E.P. ASIENTOS GENERALESO.P.
LISTADO MENSUALDE RENTAS
OFICIO DE SOLICITUDDE TRÁMITE DE PAGO
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
ANEXA
FIN
2T
C
O
O
O
ACCESA Y SE CONECTACON LA BASE DE DATOS
EN SECTOR
MÓDULO PARA EL CONTROL DE
CONTRATOS DE RENTA
REGISTRA LA CLAVE DEL SECTOR Y EL AÑO
DEL EJERCICIOCORRESPONDIENTE
ELIGE, REGISTRAEL MES DE PROCESO
Y SELECCIONA TRANSFERIR
OPCIÓN DE TRANSFERECIA DE DATOS A SIAFEV
ACCESA
SIAFEV, MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR
ELIGE LA IMPORTACIÓNDE INTERFACE ABIERTA
DE CUENTAS POR PAGAR
OPCIÓN INFORMES
ACCESA Y ELIGE EL ORIGEN, ASIGNA NOMBREAL LOTE DE PAGO, FECHAY SELECCIONA DEPURAR
OPCIÓN DE PARÁMETROS
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
RECABA FIRMA
1-3T
DEPARTAMENTO DE CAJA
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
RECABA SELLODE RECIBIDO
2T
E.P. REGISTRO DE FACTURAS
ENTREGA
1T
DEPARTAMENTO DE CAJA
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
SELECCIONA E IMPRIME
REPORTE DE TRANSFERENCIA DE
CUENTAS POR PAGAR A GENERAL LEDGER
1-2T
1T
3T
O
O
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
( 14 )
( 15 )
( 16 )
( 17 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 51PÁG.
Seguimiento a los Trámites de Pago a Medios de Comunicación.
Dar seguimiento a los trámites de pago a medios de comunicación, realizando su registro presupuestal y contable,presentados por la Coordinación General de Comunicación Social.
Eventual.
• El Oficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación, deberá estar firmado por el titular de laCoordinación General de Comunicación Social o el Jefe de la Unidad Administrativa de la misma Dependencia.
• El Oficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación, deberá estar acompañado por el Reportedetallado de facturas por cada medio y el Diskette con la información de las facturas a pagar.
• Las solicitudes de trámite de pago a medios de comunicación, deberán contar previamente con la disponibilidadpresupuestal correspondiente.
• Cada Oficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación, se deberá enumerar de manera progresivay secuencia cronológica.
• En caso de presentar inconsistencias el Diskette de información de facturas a pagar y/o falta de disponibilidadpresupuestal, se deberá elaborar el Oficio correspondiente o en su caso Tarjeta informativa o Memorándum con lafirma del Subdirector de Operación Financiera, para informar a la Coordinacción General de Comunicación Social.
• En caso de que exista error en los datos del proveedor, se podrán modificar en el SIAFEV en el módulo de proveedoresy para el caso de errores en los importes se deberá corregir en la interface.
- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Inherentes al Departamento de Caja.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 52PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de la Coordinación General de Comunicación Social, elOficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación enoriginal, el Reporte detallado de facturas en original y el Diskettede información de facturas a pagar.
Accesa al Sistema de Medios de Comunicación en el módulo demedios, en la opción control de promoción, inserta el Diskette deinformación de facturas a pagar, selecciona el archivo y le daaceptar.
Compara el Diskette de información de facturas a pagar contra elSistema de Medios de Comunicación, verifica si está correcta lainformación.
¿Está correcta la información del Diskette?
En caso de no estar correcta la información del Diskette:
Elabora el Oficio de solicitud de corrección del diskette en original ycopia y recaba firma del Subdirector de Operación Financiera.
Recaba sello de recibido de la Coordinación General deComunicación Social, en el Oficio de solicitud de corrección deldiskette en copia y procede a archivarla de manera cronológicatemporal.
Envía a la Coordinación General de Comunicación Social, el Oficiode solicitud de corrección del diskette en original y el Diskette deinformación de facturas a pagar, para que éste sea corregido.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Coordinación General de Comunicación Social, elDiskette de información de facturas a pagar.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de estar correcta la información del Diskette:
Accesa al Sistema de Medios de Comunicación, módulo de medios,opción reportes e imprime el Detalle de pago a medios decomunicación en un tanto.
Compara el Detalle de pago a medios de comunicación en untanto contra el Reporte detallado de facturas en original.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
3A.2.
3A.3.
4.
5.
Seguimiento a los Trámites de Pago a Medios de Comunicación.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 53PÁG.
¿Están correctos?
En caso de no estar correctos:
Elabora el Oficio de solicitud de corrección del diskette en original ycopia y recaba firma del Subdirector de Operación Financiera.
Recaba sello de recibido de la Coorinación General de ComunicaciónSocial, en el Oficio de solicitud de corrección del diskette a pagar encopia y procede a archivarla de manera cronológica temporal.
Envía a la Coordinación General de Comunicación Social, el Oficiode solicitud de corrección del diskette en original y el Diskette deinformación de facturas a pagar, para que éste sea corregido.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Coordinación General de Comunicación Social, elDiskette de información de facturas a pagar, corregido.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de estar correctos:
Accesa al módulo de control de promoción y verifica disponibilidadpresupuestal, para cada factura por sector.
¿Tiene disponibilidad presupuestal?
En caso de no tener disponibilidad presupuestal:
Elabora el Oficio de solicitud de gestión de disponibilidadpresupuestal en original y copia y recaba firma del Subdirector deOperación Financiera.
Recaba sello de recibido de la Coordinación General deComunicación Social, en el Oficio de solicitud de gestión dedisponibilidad presupuestal en copia y procede a archivarlo demanera cronológica temporal.
Envía a la Coordinación General de Comunicación Social, el Oficiode solicitud de gestión de disponibilidad presupuestal en original.
Pasa el tiempo.
5A.
5A.1.
5A.2.
5A.3.
6.
6A.
6A.1.
6A.2.
Departamento de Órdenes dePago.
Seguimiento a los Trámites de Pago a Medios de Comunicación.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 54PÁG.
Recibe notificación vía telefónica de la Coordinación General deComunicación Social de la disponibilidad presupuestal.
Accesa al SIAFEV, en la aplicación de administrador de consultas yreportes, opción de presupuesto-fondos-consulta de fondosdisponibles y verifica la disponibilidad presupuestal.
Continúa con la actividad No. 6.
En caso de tener disponibilidad presupuestal:
Elige la opción de cargar estadísticas y la opción transferirpromoción a interface SIAFEV.
Registra en la opción de transferir promoción a interface SIAFEV, lafecha, número de paquete inicial y final y selecciona transfiere.
Visualiza los importes del transfer, toma nota y lo compara con elimporte total del Oficio de solicitud de trámite de pago a medios decomunicación en original.
Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P. enla opción de solicitud ejecutar-ejecutar nueva solicitud-solicitudúnica.
Elige en la opción de informes, la importación de interface abierta decuentas por pagar.
Accesa a la opción de parámetros, elige el origen, asigna nombre allote de pago, fecha y depurar:• Indica en la opción de solicitudes, refrescar datos y visualizar
output.• Accesa al lote de facturas, revisa el nombre y el importe, en la
opción procesos de facturas y elige la opción aprobar.
Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P. en laopción de documentos por pagar:
• Opción de solicitudes por ejecutar, solicitud única, registro defactura gráficos-parámetros, registra el nombre del lote e imprime elE.P. Registro de facturas en tres tantos.
6A.3.
6A.4.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Departamento de Órdenes dePago.
Seguimiento a los Trámites de Pago a Medios de Comunicación.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 55PÁG.
Recaba firma del Jefe del Departamento de Órdenes de Pago en elE.P. Registro de facturas en tres tantos.
Recaba sello de recibido del Departamento de Caja, en el E.P.Registro de facturas en segundo tanto.
Entrega al Departamento de Caja, el E.P. Registro de facturas enprimer tanto.
Conecta con los procedimientos, inherentes al Departamento deCaja:- Elaboración de Cheques Prefirmados.- Elaboración de Transferencias Electrónicas.
Accesa a la aplicación de administrador de cuentas por pagar O.P.,opción de funciones-solicitudes por ejecutar-solicitud única,selecciona el informe de proceso contables de payables y enparámetros, registra los siguientes datos:
- Fecha.- Clase de documento, en este caso facturas.- Estado de transferencias G.L.
Visualiza el monto total del reporte y toma nota del mismo.
Selecciona el reporte de transferencia de cuentas a pagar a generalledger:
• Opción de parámetros, registra los siguientes datos:- Fecha.- Categoría de asiento, en este caso facturas.- Transferir a interface G.L.
• Opción de solicitud única, selecciona el informe de E.P. asientosgenerales O.P., procediendo a registrar en parámetros lossiguientes datos:- Tipo.- Estado contable.- Divisa.
Y selecciona el E.P. Asientos generales O.P. y lo imprime en dostantos.
Confirma el monto total del E.P. Asientos generales O.P. en dostantos, con el importe total del informe de procesos contables depayables.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Departamento de Órdenes dePago.
Seguimiento a los Trámites de Pago a Medios de Comunicación.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 56PÁG.
Entrega a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, elE.P. Asientos generales O.P. en primer tanto y el E.P. Registro defacturas en segundo tanto.
Ordena y archiva cronológicamente en forma temporal lossiguientes documentos:- E.P. Registro de facturas en segundo y tercer tanto.- Oficio de solicitud de trámite de pago a medios de comunicación
en original.- Reporte detallado de facturas en original.- E.P. Asientos generales O.P. en segundo tanto.- Diskette de información de facturas a pagar.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
20.
21.
Departamento de Órdenes dePago.
Seguimiento a los Trámites de Pago a Medios de Comunicación.
COPIA N
O CONTROLA
DA
INFORM.DE FACT.
INFORM.DE FACT.
INFORM.DE FACT.
INFORM.DE FACT.
SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO A MEDIOS DE COMUNICACIÓN
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
INICIO
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
OFICIO DE SOLICITUDDE CORRECCIÓN DEL DISKETTE
RECABA SELLO DE RECIBIDO
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
DETALLE DE PAGODE MEDIOS DE COMUNICACIÓN
ACCESA E IMPRIME
SISTEMA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN,
MÓDULO DE MEDIOS, OPCIÓN REPORTES
1
REPORTE DETALLADODE FACTURAS
OFICIO DE SOLICITUDDE TRÁMITE DE PAGO
RECIBE
¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓNDEL DISKETTE?
NO
SI
C
¿ESTÁN CORRECTOS?
NO
SI
ACCESA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
MÓDULO DE CONTROL PROMOCIÓN
OFICIO DE SOLICITUDDE CORRECCIÓN DEL DISKETTE
ELABORA Y RECABA FIRMA
SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN
FINANCIERA
O
O
1
O-1C
1C
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
OFICIO DE SOLICITUDDE CORRECCIÓN DEL DISKETTE
ENVÍA
O
RECIBE
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
1
1T
REPORTEDETALLADO DE FACTURAS
DETALLE DE PAGODE MEDIOS DE COMUNICACIÓN
COMPARA
1T
O
OFICIO DE SOLICITUDDE CORRECCIÓN DEL DISKETTE
RECABA SELLODE RECIBIDO
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
C
OFICIO DE SOLICITUDDE CORRECCIÓN DEL DISKETTE
ELABORA Y RECABA FIRMA
SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN FINANCIERA
O-1C
1C
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
OFICIO DE SOLICITUDDE CORRECCIÓN DEL DISKETTE
ENVÍA
O
INFORM.DE FACT.
RECIBE
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
1
2
OFICIO DE SOLICITUDDE GESTIÓN
RECABA SELLODE RECIBIDO
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
ELIGE
OPCIÓN DE CARGAR EST. Y OPCIÓN DE
TRANSFERIR PROM. A INTERFACE SIAFEV
¿TIENE DISPONIBILIDADPRESUPUESTAL?
NO
SI
C
OFICIO DE SOLICITUDDE GESTIÓN
ELABORA Y RECABA FIRMA
SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN
FINANCIERA
O-1C
1C
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
OFICIO DE SOLICITUDDE CORRECCIÓN
ENVÍA
O
RECIBE NOTIFICACIÓNDE LA DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
COORDINACIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
2
VÍATELEFÓNICA
ACCESA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
SIAFEV, ADMINISTRADOR DE
CONSULTAS Y REPORTES PRESUP.
REGISTRA LA FECHA, NÚMERO DE PAQUETE
INICIAL Y FINAL Y SELECCIONA
OPCIÓN DETRANSFERIR
PROMOCIÓN A INTERFACE SIAFEV
OFICIO DE SOLICITUD DE TRÁMITE DE PAGO
VISUALIZA LOS IMPORTES DEL TRANSFER, TOMA NOTA
Y LO COMPARA
ACCESA
APLICACIÓN DE ADM. DE CUENTAS POR PAGAR
O.P. OPCIÓN SOLIC.EJECUTAR
O
ACCESA, INSERTA, SELECCIONA Y DA ACEPTAR
SISTEMA DE MEDIOS MÓDULO DE MEDIOS
INFORM.DE FACT.
INFORM.DE FACT.
COMPARA Y VERIFICASI ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN
SISTEMA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 3A )
( 3A.1 )
( 3A.2 )
( 3.A3 )
( 4 )
( 5 )
( 5A )
( 5A.1 )
( 5A.2 )
( 5A.3 )
( 6 )
( 6A )
( 6A.1 )
( 6A.2 )
( 6A.3 )
( 6A.4 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
JULIO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
INFORM.DE FACT.
1
SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO A MEDIOS DE COMUNICACIÓN
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
ELIGE
OPCIÓN INFORMES, IMPORTACIÓN DE
INTERF. ABIERTA DE CUENTAS POR PAGAR
ACCESA Y ELIGE
OPCIÓN PARÁMETROS
E.P. REGISTRODE FACTURAS
ACCESA E IMPRIME
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
E.P. REGISTRODE FACTURAS
RECABA SELLODE RECIBIDO
DEPARTAMENTO DE CAJA
E.P. REGISTRODE FACTURAS
RECABA FIRMA
JEFE DE DEPARTAMENTO
DE ÓRDENES DE PAGO
DEPARTAMENTODE CAJA
E.P. REGISTRODE FACTURAS
ENTREGA
1-3T
1-3T
2T
- ELABORACIÓN DE CHEQUES
PREFIRMADOS- ELABORACIÓN
DE TRANSF.ELECTRÓNICAS
1T
ACCESA
APLICACIÓN DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR O.P.
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
SELECCIONA E IMPRIME
REPORTE DE TRANSFERENCIAS DE CUENTAS A PAGAR GENERAL LEDGAR
1-2T
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
CONFIRMA MONTO TOTAL CON EL IMPORTE TOTAL DEL
INFORME DE PROCESOS CONTABLES
DE PAYABLES
1-2T
E.P. REGISTRODE FACTURAS
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
ENTREGA
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
1T
2T
E.P. ASIENTOS GENERALES O.P.
REPORTE DETALLADODE FACTURAS
OFICIO DE SOLICITUDDE TRÁMITE DE PAGO
E.P. REGISTRODE FACTURAS
ORDENA
2-3T
O
O
2T
C
FIN
( 11 )
( 12 )
( 13 )
( 14 )
( 15 )
( 16 )
( 17 )
( 18 )
( 19 )
( 20 )
( 21 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 59PÁG.
Seguimiento a los Trámites de Pago por Participaciones a Municipios, Fondo de Fortalecimiento y Fondos deInfraestructura.
Dar seguimiento a los trámites de pago por Participaciones a Municipios, Fondo de Fortalecimiento y Fondos deInfraestructura, realizando su registro presupuestal y contable, presentados por la Dirección General de InversiónPública.
Mensual.
• Para la realización de los trámites por fondos de fortalecimiento y de infraestructura se deberá realizar el mismoprocedimiento con excepción de la actividad No. 4 en la cual deberá elegir la opción genera ASCII fondos, registrarel año y mes correspondiente y seleccionar la opción de infraestructura o fortalecimiento.
• En el caso de trámites por fondos de fortalecimiento y de infraestructura sólo se recibirá de la Subdirección deInformación Presupuestal a través del Subdirector de Operación Financiera el Oficio de instrucción para laliquidación de recursos en original y copia y la Solicitud-comprobación de recursos en original y tres fotocopias,en la modalidad de pago directo.
- Los inherentes al Departamento de Caja y de la Subdirección de Registro y Consolidación Contable
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 60PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de la Subdirección de Información Presupuestal a través delSubdirector de Operación Financiera los siguientes documentos:
- Solicitud-comprobación de recursos en original y tresfotocopias, en la modalidad de pago directo.
- Oficio de instrucción para la liquidación de recursos enoriginal y copia.
- Relación de municipios en un tanto.
Accesa al SIAFEV en el módulo de administrador de consultas yreportes de presupuesto y elige la opción de consulta de fondosdisponibles.
Selecciona el programa operativo del año correspondiente, asícomo el mes y consulta la disponibilidad de fondos de la entidad,cuenta, organización programática y fuente de financiamiento conbase en la Solicitud-comprobación de recursos en original y tresfotocopias.
Accesa al Sistema de Participaciones Municipales y elige la opcióngenera ASCII participaciones.
Selecciona el año correspondiente, el número de relación y elige laopción transfiere participaciones con base en la Relación demunicipios en un tanto.
Verifica en la pantalla si coincide el importe contra la Relación demunicipios en un tanto y la Solicitud-comprobación de recursosen original y tres fotocopias.
¿Coincide el importe?
En caso de no coincidir el importe:
Informa vía telefónica al Departamento de Desarrollo deAplicaciones, la inconsistencia.
Pasa el tiempo.
Recibe vía telefónica del Departamento de Desarrollo deAplicaciones la notificación vía telefónica de la corrección en elsistema.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
6A.
6A.1.
Seguimiento a los Trámites de Pago por Participaciones a Municipios, Fondo de Fortalecimiento y Fondos deInfraestructura.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 61PÁG.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de coincidir el importe:
Elige la opción “SÍ“ para realizar la confirmación.
Accesa al SIAFEV en el módulo de administrador de cuentas porpagar OP, elige la opción abrir facturas de interface y confirma laimportación de datos de interface.
Selecciona la opción solicitudes ejecutar y elige la opción deimportación de interface abierta de cuentas por pagar.
Registra en la opción de parámetros los siguientes datos:- Origen.- Nombre del lote.- Fecha contable.- Depurar.Y elige aceptar.
Accesa al módulo de administrador de cuentas por pagar OP, eligela opción de facturas y compara el importe del lote con laSolicitud-comprobación de recursos en original y tres fotocopias.
¿Están correctos los importes?
En caso de no estar correctos los importes:
Elige el concepto de distribuciones y con base en la Relación demunicipios en un tanto corrige en su caso los montos de losmunicipios que presentan diferencias y elige grabar.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar correctos los importes:
Accesa a módulo de facturas y elige la opción validar1 y visualiza elestado de la factura validado.
Accesa al módulo de cuentas por pagar OP y elige la opciónsolicitudes ejecutar y elige aceptar.
7.
8.
9.
10.
11.
11A.
12.
13.
Departamento de Órdenes dePago.
Seguimiento a los Trámites de Pago por Participaciones a Municipios, Fondo de Fortalecimiento y Fondos deInfraestructura.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 62PÁG.
Visualiza ejecutar una solicitud y registra el nombre del lote conbase en la Solicitud-comprobación de recursos en original y tresfotocopias.
Visualiza la ventana de parámetros y registra el nombre del lote,revisado por, autorizado y elige aceptar.
Imprime el Registro de facturas en dos tantos y recaba firma delJefe de Departamento de Órdenes de Pago.
Obtiene fotocopia de la carátula y de los importes totales delRegistro de facturas en dos tantos.
Entrega al Departamento de Caja el Registro de facturas enprimer tanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.
Obtiene fotocopia de la Relación de municipios en un tanto.
Turna a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable losiguiente:- Solicitud-comprobación de recursos en original y dos
fotocopias, en la modalidad de pago directo.- Oficio de instrucción para la liquidación de recursos en
original.- Relación de municipios en fotocopia.- Registro de facturas en segundo tanto.
Recaba sello de recibido de la Subdirección de Registro yConsolidación Contable en los siguientes documentos:- Solicitud-comprobación de recursos en tercera fotocopia, en
la modalidad de pago directo.- Oficio de instrucción para la liquidación de recursos en copia.- Carátula del registro de facturas en fotocopia.- Importes totales del registro de facturas en fotocopia.Y procede a archivarlos de manera cronológica temporal junto conla Relación de municipios en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Departamento de Órdenes dePago.
Seguimiento a los Trámites de Pago por Participaciones a Municipios, Fondo de Fortalecimiento y Fondos deInfraestructura.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
COPIA N
O CONTROLA
DA
1-3F
1-3F
RELACIÓN DEMUNICIPIOS
OFICIO DEINSTRUCCIÓN PARALA LIQUIDACIÓN DERECURSOS
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO POR PARTICIPACIONES A MUNICIPIOS, FONDO DE FORTALECIMIENTO Y FONDOS DE INFRAESTRUCTURA
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
INICIO
SUBDIRECCIÓN DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL
ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN DE CONSULTA DE FONDOS
DISPONIBLES
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CONSULTAS Y REPORTES DE PPTO.
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
RECIBE
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTORDE OPERACIÓN
FINANCIERA
O
O-1C
1T
SELECCIONA EL PROGRAMA OPERATIVO, EL MES Y
CONSULTA LA DISPONIBILIDAD DE FONDOS
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CONSULTAS Y REPORTES DE PPTO.
CON BASE ENLA SOLICITUD-
COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN GENERA ASCII
PARTICIPACIONES
SISTEMA DE PARTICIPACIONES
MUNICIPALES
SELECCIONA EL AÑO CORRESPONDIENTE, EL NÚMERO DE RELACIÓN
Y ELIGE LA OPCIÓN TRANSFIERE
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CONSULTAS Y REPORTES DE PPTO.
CON BASE ENLA RELACIÓN
DE MUNICIPIOS
¿COINCIDE EL IMPORTE? NO
SI
RELACIÓN DEMUNICIPIOS
VERIFICA EN LA PANTALLASI COINCIDE EL IMPORTE
1T
O
INFORMA LA INCONSISTENCIA
DEPARTAMENTO DEDESARROLLO DE
APLICACIONES
VÍA TELEFÓNICA
RECIBE LA NOTIFICACIÓN DE LA CORRECCIÓN EN EL
SISTEMA
VÍA TELEFÓNICA
DEPARTAMENTO DEDESARROLLO DE
APLICACIONES
1
1
ELIGE LA OPCIÓN SÍ, PARA REALIZAR LA CONFIRMACIÓN
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CONSULTAS Y REPORTES DE PPTO.
ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN ABRIR FACTURAS DE
INTERFACE Y CONFIRMA LA IMPORTACIÓN DE DATOS
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
SELECCIONA LA OPCIÓN SOLICITUDES EJECUTAR Y
ELIGE LA OPCIÓN DE IMPORTACIÓN DE INTERFACE
ABIERTA
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
REGISTRA EN LA OPCIÓN DE PARÁMETROS Y ELIGE
ACEPTAR
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
ORIGEN, NOMBRE DEL LOTE, FECHA
CONTABLE, DEPURAR
ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN FACTURAS Y COMPARA EL
IMPORTE DEL LOTE
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
O
¿ESTÁN CORRECTOSLOS IMPORTES?
NO
SI
ELIGE EL CONCEPTO DE DISTRIBUCIONES, CORRIGE
LOS MONTOSY ELIGE GRABAR
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CONSULTAS Y REPORTES DE PPTO.
CON BASE ENLA RELACIÓN
DE MUNICIPIOS
ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN VALIDAR1 Y
VISUALIZA EL ESTADO DE LA FACTURA VALIDADO
MÓDULO DE FACTURAS
ACCESA Y ELIGE LA OPCIÓN SOLICITUDES EJECUTAR Y
ELIGE ACEPTAR
MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA EJECUTAR UNA SOLICITUD Y REGISTRA EL
NOMBRE DEL LOTE
MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA LA VENTANA DE PARÁMETROS Y REGISTRA EL
NOMBRE DEL LOTE Y ELIGE ACEPTAR
MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR OP
CON BASE ENLA SOLICITUD-
COMPROBACIÓNDE RECURSOS
1
REGISTRO DEFACTURAS
IMPRIME Y RECABA FIRMA
JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE
PAGO
1-2T
REGISTRO DEFACTURAS
OBTIENE DE LA CARÁTULA Y DE LOS IMPORTES TOTALES
1-2T
1F
REGISTRO DEFACTURAS
ENTREGA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
1T
2T
DEPARTAMENTO DE CAJA
RELACIÓN DEMUNICIPIOS
OBTIENE
1T
1F
1-3F
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 6A )
( 6A.1 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
( 11A )
( 12 )
( 13 )
( 15 )
( 14 )
( 16 )
( 17 )
( 18 )
( 19 )
JULIO 2015
COPIA N
O CONTROLA
DA
REGISTRO DE FACTURAS
RELACIÓN DEMUNICIPIOS
OFICIO DE INSTRUCCIÓNPARA LA LIQUIDACIÓNDE RECURSOS
O
1F
2T
RELACIÓN DEMUNICIPIOS
1
SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO POR PARTICIPACIONES A MUNICIPIOS, FONDO DE FORTALECIMIENTO Y FONDOS DE INFRAESTRUCTURA
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
FIN
C
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
TURNA
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
O
IMPORTES TOTALESDEL REGISTRO DEFACTURAS
CARÁTULA DELREGISTRO DEFACTURAS
OFICIO DE INSTRUCCIÓNPARA LA LIQUIDACIÓNDE RECURSOS
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
RECABA SELLO DE RECIBIDO
3F
1F
SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y
CONSOLIDACIÓN CONTABLE
1C
1F
1T
1-2F
( 20 )
( 21 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
NORMAS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SERÁ RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO LAVALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.
FIRMA DE VALIDACIÓN
JULIO 2015 65PÁG.
Seguimiento a los Trámites de Pago de las Nóminas de los Sectores Centralizados.
Dar seguimiento a los trámites de pago de las nóminas de los sectores centralizados del Gobierno del Estado,realizando su registro presupuestal y contable.
Quincenal.
• Las Dependencias del Poder Ejecutivo deberán entregar el Oficio de notificación de importe de nómina, a laTesorería, asimismo en el caso de la Secretaría de Educación deberá anexar la Solicitud de ministración derecursos desglosado.
- Los inherentes al Departamento de Caja.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 66PÁG.
Departamento de Órdenes dePago.
Recibe de la Dependencia centralizada a través del Subdirector deOperación Financiera el Oficio de notificación de importes denómina en original.
Pasa el tiempo.
Accesa al SIAFEV en el módulo de administrador de cuentas porpagar y elige la opción de facturas de interface.
Visualiza la opción facturas de interface abierta, selecciona lanómina conforme al Oficio de notificación de importes de nóminaen original y compara los importes.
¿Coinciden los importes?
En caso de no coincidir los importes:
Informa vía telefónica a la Dependencia centralizada lainconsistencia y procede a archivar de manera cronológicatemporal el Oficio de notificación de importes de nómina enoriginal.
Pasa el tiempo.
Continúa con la actividad No. 1
En caso de coincidir los importes:
Accesa a la opción solicitudes ejecutar, solicitud única, importa elinterface abierta de cuentas por pagar y elige aceptar.
Visualiza y registra en la opción de parámetros los siguientes datos:- Origen de la nómina (del sector corrrespondiente).- Nombre del lote.- Fecha contable.- Depurar.Y elige aceptar.
Visualiza la opción ejecutar-solicitud y elige ejecutar.
Visualiza la opción solicitudes y elige las opciones refrescar datos yvisualizar output.
Visualiza la opción descargar archivos y elige abrir.
1.
2.
3.
3A.
4.
5.
6.
7.
8.
Seguimiento a los Trámites de Pago de las Nóminas de los Sectores Centralizados.
COPIA N
O CONTROLA
DA
Subdirección de Operación FinancieraManual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
JULIO 2015 67PÁG.
Visualiza la opción de E.P. registro de facturas y confirma que notenga errores.
Accesa a la opción de lote de factura, registra la fecha del día,selecciona el nombre del lote de la nómina y elige la opción facturas.
Visualiza la opción de facturas y elige el concepto de procesos.
Visualiza la opción de las acciones facturas, elige validar y da aceptar.
Accesa a la opción solicitudes ejecutar y elige la solicitud única.
Visualiza la opción informes y elige el E.P. Registro de facturasgráfico.
Visualiza la opción parámetros y registra los siguientes datos:- Nombre del lote.- Revisado por.- Autorizado.Y da aceptar.
Visualiza ejecutar solicitudes e imprime el E.P. Registro de facturasen tres tantos.
Turna al Departamento de Caja el E.P. Registro de facturas en elprimer tanto, recaba firma y sello de recibido en el segundo y loprocede a archivar de manera cronológica temporal junto con elOficio de notificación de importes de nómina en original.
Pasa el tiempo, al final del día.
Cuadra el transfer del día en el SIAFEV con el E.P. Registro defacturas en el primer tanto, procediendo a archivarlo de maneracronológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Departamento de Órdenes dePago.
Seguimiento a los Trámites de Pago de las Nóminas de los Sectores Centralizados.
COPIA N
O CONTROLA
DA
OFICIO DENOTIFICACIÓN DE IMPORTES
DE NÓMINA
E.P. REGISTRODE FACTURAS
OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE IMPORTES DE NÓMINA
O
SEGUIMIENTO A LOS TRÁMITES DE PAGO DE LAS NÓMINAS DE LOS SECTORES CENTRALIZADOS
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
JULIO 2015
INICIO
DEPENDENCIA CENTRALIZADA
FIN
ACCESA Y ELIGE LAOPCIÓN DE FACTURAS
DE INTERFACE
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR
OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE IMPORTES DE NÓMINA
RECIBE
O
VISUALIZA LA OPCIÓN FACTURAS DE INTERFACE ABIERTA, SELECCIONA LA NÓMINA Y COMPARA LOS
IMPORTES
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CONSULTAS Y REPORTES DE PPTO.
CONFORME AL OFICIO DE
NOTIFICACIÓNDE IMPORTESDE NÓMINA
¿COINCIDEN LOS IMPORTES? NO
SI
INFORMA LA INCONSISTENCIA
DEPENDENCIA CENTRALIZADA
VÍA TELEFÓNICA
1
ACCESA A LA OPCIÓN SOLICITUDES EJECUTAR,
SOLICITUD ÚNICA, IMPORTA Y ELIGE ACEPTAR
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CONSULTAS Y REPORTES DE PPTO.
VISUALIZA Y REGISTRAEN LA OPCIÓN DE
PARÁMETROS Y ELIGE ACEPTAR
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA LA OPCIÓNEJECUTAR-SOLICITUD
Y ELIGE EJECUTAR
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA LA OPCIÓNSOLICITUDES Y ELIGE
LAS OPCIONES REFRESCAR DATOS Y VISUALIZAR
OUTPUT
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
ORIGEN DE LA NÓMINA, NOMBRE DEL LOTE, FECHA CONTABLE,
DEPURAR
C
1
VISUALIZA LA OPCIÓNDESCARGAR ARCHIVOS
Y ELIGE ABRIR
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA LA OPCIÓNE.P. REGISTRO DE FACTURAS
Y CONFIRMAQUE NO TENGA ERRORES
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
ACCESA A LA OPCIÓN DE LOTE DE FACTURA Y ELIGE
LA OPCIÓN FACTURAS
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA LA OPCIÓNFACTURAS Y ELIGE EL
CONCEPTO DE PROCESO
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA LA OPCIÓNDE LAS ACCIONES
FACTURAS, ELIGE VALIDAR Y DA ACEPTAR
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
REGISTRA LAFECHA DEL DÍA, SELECCIONA EL
NOMBRE DEL LOTE DE LA NÓMINA
ACCESA A LA OPCIÓN SOLICITUDES EJECUTAR
Y ELIGE LA SOLICITUD ÚNICA
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA LA OPCIÓNINFORMES Y ELIGE EL E.P.REGISTRO DE FACTURAS
GRÁFICO
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA LA OPCIÓNPARÁMETROS, REGISTRA
Y DA ACEPTAR
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
VISUALIZA EJECUTARSOLICITUDES E IMPRIME
SIAFEV, MÓDULO DE ADMINISTRADOR DE
CUENTAS POR PAGAR OP
NOMBRE DEL LOTE, REVISADO POR Y
AUTORIZADO
1-3T
E.P. REGISTRODE FACTURAS
TURNA RECABANDOFIRMA Y SELLO
1T
DEPARTAMENTODE CAJA
O
C
2T
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN
FINANCIERA
E.P. REGISTRODE FACTURAS
CUADRA
TRANSFER EN EL SIAFEV
3T
C
( 1 )
( 2 )
( 3 )
( 3A )
( 4 )
( 5 )
( 6 )
( 7 )
( 8 )
( 9 )
( 10 )
( 11 )
( 12 )
( 13 )
( 14 )
( 15 )
( 16 )
( 17 )
( 18 )
COPIA N
O CONTROLA
DA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 69PÁG.
EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
ARNULFO OCTAVIO GARCÍA FRAGOSOTESORERO
ANTONIO GÓMEZ PELEGRINSECRETARIO DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
COPIA N
O CONTROLA
DA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
Subdirección de Operación FinancieraManual de Procedimientos
JULIO 2015 70PÁG.
VERÓNICA ADRIANA REYNAUD ORNELASSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN
Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
JESÚS MANUEL MORENO TORRESSUBDIRECTOR DE OPERACIÓN
FINANCIERA
JOAQUÍN SZYMANSKI VARONAJEFE DE DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
Elaborado y autorizado en julio de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave
COPIA N
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DA