DE PROCEDIMIENTOS MANUAL - Veracruz · temporal, el Oficio de observaciones en copia desechando la documentación anterior. Continúa con la actividad No. 12. En caso de estar correctos

Enero 2015Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Organización y Procesos AdministrativosSFA/DGA/SCGARA-P-04-A2

MA

NU

AL

DE

PROCEDIMIENTOS

Departamento de Administración de Riesgos

Subsecretaría de Finanzas y Administración Dirección General de AdministraciónSubdirección de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

ENERO 2015

Subdirección de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos

Manual de Procedimientos

1

2

4

10

16

27

33

37

45

55

64

72

78

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento........................................................................................................................

Simbología de Diagramas................................................................................................................................................

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Administración de Riesgos

Contratación del Seguro Institucional....................................................................................................................

Contratación de Fianzas de Fidelidad......................................................................................................................

Contratación de Seguros Patrimoniales.................................................................................................................

Contratación del Seguro contra Desastres Naturales............................................................................................

Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración

Pública Centralizada.................................................................................................................................................

Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres...............................................................................................

Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales...............................................................................................

Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.............................................................................................

Reclamación de Fianzas de Fidelidad.......................................................................................................................

Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.......................................................................................

Firmas de Autorización...................................................................................................................................................COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN

ENERO 2015



La presente administración se caracteriza por promover una mejora en los procesos y resultados del Gobierno paraeficientar la función pública, bajo criterios de mejoras operacionales y administrativas, evaluando permanentemente laorganización, funcionamiento y responsabilidades de la Administración Pública Estatal.

Asimismo, el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, establece en sus acciones impulsar el desarrollo organizacionaly proveer a los órganos y áreas administrativos de herramientas que permitan mejorar la función pública, a fin decoadyuvar en el establecimiento de un Sistema de Planeación Estatal Moderno, que responda con oportunidad a lasnecesidades de los diferentes sectores y regiones de la Entidad.

La Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos, establece los procesos que realizan lasáreas administrativas, con el fin de que contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda lasociedad, dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignaciode la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código de ProcedimientosAdministrativos para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas yPlaneación y Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016.

La estructura del contenido del Manual de Procedimientos del Departamento de Administración de Riesgos ofrece unarespuesta a las necesidades del área administrativa. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentesque lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Refleja en forma esquemática la jerarquización del área, objeto del Manualen cuestión.

• Simbología de Diagramas: Incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones gráficas de losprocedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Expone de manera clara y concreta, cuáles son las actividades que leson inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto responsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y Planeación hasta elJefe de Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades: a) indirecto: através del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los niveles involucrados en cadaprocedimiento.

Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las actividades que

deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

COPIA NO CONTROLADA


Manual de OrganizaciónESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO

ENERO 2015 1PÁG.

SECRETARÍA DEFINANZAS Y

PLANEACIÓN

COORDINACIÓNDE ASESORES

UNIDAD DEGÉNERO

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE INNOVACIÓNTECNOLÓGICA

TESORERÍA

DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS YDESINCORPORACIÓN

DE ACTIVOS

DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO

DEL ESTADO

DEPARTAMENTODE RELACIONES

LABORALES

DEPARTAMENTODE SEGURIDAD

SUBDIRECCIÓN DERECURSOSHUMANOS

SUBDIRECCIÓN DECONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES,ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y

PROCESOSADMINISTRATIVOS

SUBDIRECCIÓN DE SERVICIO PÚBLICO DE

CARRERA

SUBDIRECCIÓN DERECURSOS

MATERIALES YSERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DECONSOLIDACIÓN,

REGISTRO YEVALUACIÓN DE LAS

ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO DEPROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN

DEPARTAMENTO DEFORMALIZACIÓN,

CONTROL YSEGUIMIENTO DECONTRATACIONESADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE

ACTIVOS

ANALISTAADMINISTRATIVO

DE SEGUROSPATRIMONIALES

ANALISTAADMINISTRATIVO

DE SEGUROSINSTITUCIONALES

UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN

PÚBLICA

PROCURADURÍAFISCAL

SUBSECRETARÍADE EGRESOS

SUBSECRETARÍADE PLANEACIÓN

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

DEPARTAMENTO DECONTROL

PRESUPUESTAL

DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS

ANALISTAADMINISTRATIVO DE

REGISTRO Y CONTROLPATRIMONIAL

COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS


Manual de Organización

2PÁG.

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivo informático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Cinta magnética

Archivo temporal: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo: cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizan demanera continua

Actividades que se realizan demanera simultánea

Indicadores de texto

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS



ENERO 2015 3PÁG.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS

COPIA NO CONTROLADA

ES RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DERIESGOS LA VALIDACIÓN DEL PROCESO Y EL APEGO AL MISMO.

FIRMA DE VALIDACIÓN

ENERO 2015 4PÁG.



NORMAS

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

Anual.

Contratación del Seguro Institucional.

• La contración del Seguro Institucional debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 228 fracción IV delCódigo Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y en el artículo 77 de las Condiciones Generalesde Trabajo del Poder Ejecutivo del Estado.

• La Base de datos de la colectividad asegurable impresa debe estar rubricada en cada una de las hojas por el áreaadministrativa solicitante.

• La Base de datos de la colectividad asegurable en medio electrónico debe ser elaborada en el programa excelconteniendo los siguientes datos: número consecutivo, nombre completo del empleado (empezando por el apellidopaterno, materno y nombre(s)), Registro Federal de Contribuyentes, sexo y sueldo mensual del empleado.

• La contración del Seguro Institucional debe realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de vida yautorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

• El Jefe de Departamento de Administración de Riesgos es el encargado de revisar las condiciones de aseguramientocon el Subdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos y Activos, contenidas en laPropuesta de aseguramiento recibidas de la compañía aseguradora.

Proporcionar a los empleados del Poder Ejecutivo del Estado, el seguro de vida por fallecimiento o incapacidad total y/opermanente.

- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

COPIA NO CONTROLADA

ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD

ENERO 2015 5PÁG.


Manual de ProcedimientosNOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.

Analista Administrativo deSeguros Institucionales.

Recibe el Oficio de solicitud de aseguramiento con firma autógrafaen original y la Base de datos de la colectividad asegurable enoriginal y medio electrónico de la Subdirección de RecursosHumanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación o de la OficialíaMayor de la Secretaría de Educación.

Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y acuerda lascoberturas, sumas aseguradas y las condiciones de aseguramientoconvenientes a favor de los empleados, con el Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Turna el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico al Analista Administrativo de Seguros Institucionales.

Recibe el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en original y medioelectrónico del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.

Elabora el Anexo técnico y el Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros del ramo de vida en dos tantos, con base en lainformación analizada.

Integra el Anexo técnico al Oficio de solicitud de cotización a lacompañía de seguros del ramo de vida en dos tantos y recaba firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos en el Oficio.

Envía el Oficio de solicitud de cotización en primer tanto a lacompañía aseguradora, recabando acuse de recibo en el segundotanto.

Pasa el tiempo.

Recibe la Propuesta de aseguramiento en original de la compañíaaseguradora a través del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.

Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y copiay recaba visto bueno del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y firma delTitular del Sector a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 6PÁG.




Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y la Basede datos de la colectividad asegurable en medio electrónico, a lacompañía aseguradora adjudicada, y recaba acuse de recibo en lacopia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago de prima enoriginal y las Condiciones generales de la póliza en original de lacompañía aseguradora, y verifica si están correctos los documentos.

¿Están correctos los documentos?

En caso de no estar correctos los documentos:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicando loserrores u omisiones y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía a la compañía aseguradora el Oficio de observaciones en untanto y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Póliza de seguro en original, el Recibo de pago de prima enoriginal y las Condiciones generales de la póliza en original de lacompañía aseguradora a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos y archiva de manera cronológicatemporal, el Oficio de observaciones en copia desechando ladocumentación anterior.

Continúa con la actividad No. 12.

En caso de estar correctos los documentos:

Obtiene copia de los originales de la Póliza de seguro, el Recibo depago de prima y de las Condiciones generales de la póliza.

Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

10.

11.

11A.

11A.1.

11A.2.

12.

13.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 7PÁG.




Turna a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría deFinanzas y Planeación o de la Oficialía Mayor de la Secretaría deEducación, los iguiente:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laSubdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas yPlaneación o de la Oficialía Mayor de la Secretaría de Educación através del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.

Integra el Expediente del seguro institucional con los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original.- Base de datos de la colectividad asegurable en original.- Oficio de solicitud de cotización en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de seguro en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente delseguro institucional.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

14.

15.

16.

17.


COPIA NO CONTROLADA

C

COMPAÑÍA ASEGURADORA

1

OFICIO DE OBSERVACIONES

CONDICIONES GENERALES DE LA PÓLIZA

RECIBO DE PAGO DE PRIMA

PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE CORREGIDA Y DESECHA LA

DOCUMENTACIÓN ANTERIOR

O

O

O

( 11A.2 )

CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES

ENERO 2015

INICIO

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN O DE LA OFICIALÍA MAYOR DE

LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN

ANEXO TÉCNICO

ELABORA

1-2T

1-2T

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR

DEL SECTOR



BASE DE DATOS

BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DE ASEGURAMIENTO

TURNA

O

O

BASE DE DATOS

BASE DE DATOS


RECIBE

O

O

A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS Y ACTIVOS

( 1 )

BASE DE DATOS

BASE DE DATOS


RECIBE

O

O

BASE DE DATOS


ANALIZA Y ACUERDA

O

O

( 2 )

( 3 )

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE

SEGUROS INSTITUCIONALES

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS

( 4 )

CON BASE A LA INFORMACIÓN

ANALIZADA

( 5 )



PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS

O

O

O

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUMENTOS?

NO

SI




1

1


( 11 )


ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

O

1

( 11A.1 )

ANEXO TÉCNICO


INTEGRA YRECABA FIRMA

( 6 )

1-2T

1-2T

( 7 ) OFICIO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN


1T

2T



RIESGOS

( 8 ) PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO

RECIBE

O


RIESGOS

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA

ENVÍA Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO

O

1

( 10 )


ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA

( 9 )

O-1


ELABORA Y RECABA FIRMA

( 11A )

O-1

COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DEL SEGURO INSTITUCIONAL


ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES

ENERO 2015

1



1



PÓLIZA DE SEGURO

OBTIENE

O

O

O

1

1

1

( 12 )



COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA

RECIBE

1

( 15 )



EXPEDIENTE DEL SEGURO INSTITUCIONAL

ORDENA

C

FIN

( 17 )

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS.- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS.

( 14 )

OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS



PÓLIZA DE SEGURO


TURNA Y ERCABA ACUSE DE RECIBO

1

O

O

O

O



CONDICIONES GENERALES DE POLIZA


PÓLIZA DE SEGURO


PROPUESTA DE ASEGURAMIENTO


BASE DE DATOS


INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO INSTITUCIONAL

O

O

2T

O

1

1

1

1

1

1

( 16 )


RIESGOS



( 13 )

O-1

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 10PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Anual.

Contratación de Fianzas de Fidelidad.

• La contración de las Fianzas de Fidelidad debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 178 y 228 fracciónIV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• La contración de las Fianzas de Fidelidad debe realizarse con las compañías afianzadoras autorizadas por la Secretaríade Hacienda y Crédito Público.

• La Base de datos impresa debe ser rubricada en cada una de las hojas por el área administrativa solicitante.

• El archivo electrónico de la Base de datos debe contener los siguientes datos: número consecutivo; nombrecompleto del empleado (empezando por el apellido paterno, materno y nombre(s), puesto y desglosada por sector).

Caucionar a los servidores públicos que manejan fondos y valores del Gobierno del Estado, a fin de salvaguardar sucorrecta administración.

- Reclamación de siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 11PÁG.



Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.

Recibe el Oficio de solicitud de afianzamiento con firmaautógrafa en original y la Base de datos de los servidores públicosafianzables en original y archivo electrónico, del áreaadministrativa solicitante y analiza.

Elabora el Oficio de solicitud de cotización a las compañíasafianzadoras y el Anexo técnico ambos en original y copia conbase a la información analizada, y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos en el Oficio.

Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Anexotécnico ambos en original a las compañías afianzadoras y recabaacuse de recibo en las copias.

Pasa el tiempo.

Recibe las Propuestas de afianzamiento en original de lascompañías afianzadoras y elabora el Cuadro comparativo depropuestas en un tanto.

Turna el Cuadro comparativo de propuestas en un tanto al Jefedel Departamento de Administración de Riesgos, para el analisis,determinación de la compañía afianzadora a adjudicar yautorización del Titular del Sector.

Recibe el Cuadro comparativo de propuestas en un tanto y demanera verbal la compañía afianzadora a adjudicar del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Pasa el tiempo.

Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y laBase de datos de la colectividad a afianzar en archivo electrónicoa la compañía afianzadora adjudicada, y recaba acuse de recibo enla copia.

Pasa el tiempo.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 12PÁG.




Recibe la Póliza de fianza en original, el Recibo de pago de primaen original y las Condiciones generales de la póliza en original dela compañía afianzadora, y verifica si están correctos losdocumentos.



Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora, recaba acuse de recibo en la copia y la archiva demanera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe la Póliza de fianza en original, el Recibo de pago de primaen original y las Condiciones generales de la póliza en original dela compañía afianzadora, desechando la documentación anterior.



Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Póliza de fianza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.

Elabora el Oficio de entrega de documentos en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe delDepartamento de Administración de Riesgos.

Turna el Oficio de entrega de documentos en original, la Pólizade fianza en original, el Recibo de pago de prima en original y lasCondiciones generales de la póliza en original al áreaadministrativa solicitante, recabando acuse de recibo en el Oficioen copia.

Pasa el tiempo.

9.

9A.

9A.1

9A.2.

10.

11.

12.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 13PÁG.




Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia del áreaadministrativa solicitante.

Elabora el Expediente del afianzamiento e integra los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de afianzamiento en original.- Base de datos de servidores públicos afianzables en original.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Anexo técnico en copia.- Propuestas de afianzamiento en original.- Cuadro comparativo de propuestas en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de fianza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel afianzamiento.



13.

14.

15.


COPIA NO CONTROLADA

C

CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD



ENERO 2015

INICIO

ÁREA ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE



( 1 )

BASE DE DATOS

BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DE AFIANZAMIENTO

RECIBE Y ANALIZA

O

O



PÓLIZA DE FIANZA


O

O

O


NO

SI


1

( 9 )



O

1

( 9A.1 )

CUADRO COMPARATIVO DE PROPUESTAS

TURNA

1T

PARA EL ANÁLISIS, DETERMINACIÓN DE LA

COMPAÑÍA AFIANZADORA A ADJUDICAR Y AUTORIZACIÓN

DEL TITULAR DEL SECTOR


RIESGOS


RECIBE

1T

DE MANERA VERBAL, LA

COMPAÑÍA A ADJUDICAR


RIESGOS

A TRAVÉS DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS




PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE CORREGIDA Y DESECHA LA

DOCUMENTACIÓN ANTERIOR

O

O

O

( 9A.2 )

( 5 )

( 6 )



( 3 )


ANEXO TÉCNICO



O

1

1

O


PROPUESTA DE AFIANZAMIENTO

RECIBE Y ELABORA

O

1T

( 4 )

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUERNAMENTALES,

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS




1



PÓLIZA DE FIANZA

OBTIENE

O

O

O

1

1

1

( 10 )

1

ANEXO TÉCNICO



O-1

O-1

( 2 )



( 7 )

O-1

A TRAVÉS DEL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS

BASE DE DATOS



( 8 )

O

1



( 9A )

O-1

COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD



ENERO 2015

1



ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE


RECIBE

1

( 13 )

ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE

EXPEDIENTE DEL AFIANZAMIENTO

ORDENA

C

FIN

( 15 )

A TRAVÉS DEL JEFEDEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS



CONDICIONES GENERALES DE POLIZA


PÓLIZA DE FIANZA

1

1

1

1

1

OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE POLIZA


PROPUESTA DE AFIANZAMIENTO

ANEXO TÉCNICO


BASE DE DATOS

OFICIO DE SOLICITUD DE AFIANZAMIENTO

INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL AFIANZAMIENTO

O

O

1

1

O

O

( 14 )

1

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS.- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS.



O

1

( 11 )




PÓLIZA DE SEGURO


TURNA Y ERCABA SELLO DE RECIBIDO

O

1

O

O

O

( 12 )

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 16PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Anual.

Contratación de Seguros Patrimoniales.

• La contratación del Seguro Patrimonial que determinen las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado debencontener la disponibilidad presupuestal conforme a lo establecido en el artículo 10 de Ley de Adquisiciones,Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Los montos para determinar la modalidad en la cual se llevará la contratación deben ser los establecidos en elartículo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• La contración del Seguro Patrimonial debe realizarse con apego a lo establecido en el artículo 85 de la Ley deAdquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, artículo 228 fracción IV del Código Financiero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llavey en el artículo 16 de los Lineamientos Generales y Específicos de Disciplina, Control y Austeridad Eficaz.

• Para el aseguramiento de vehículos terrestres, las Dependencias del Poder Ejecutivo del Estado deben anexar elformato Único de requisición de seguros para vehículos terrestres de las Dependencias del Poder Ejecutivo(F-URS).

• Las solicitudes de aseguramiento para bienes inmuebles y muebles (edificios y contenidos) deben adicionar unAnexo en el programa excel que contenga los siguientes datos:- Ubicación del inmueble.- Descripción del inmueble (materiales de construcción, números de pisos, otros).- Valor catastral.- Inventario de contenidos.- Valor de los contenidos.

Salvaguardar la integridad del patrimonio del Poder Ejecutivo del Estado o de aquel sobre el cual tengaresponsabilidad.

- Inherentes al Departamento de Licitaciones.- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015 17PÁG.



NORMAS

• En las solicitudes de aseguramiento para aeronaves deben adicionar un Anexo en el programa excel que contengalos siguientes datos:- Descripción de las aeronaves: número consecutivo, marca, tipo, modelo, número de serie, matrícula,

capacidad (tripulación y otros), valor asegurado, uso, límites geográficos, aeropuertos y empresas que les danmantenimiento.

- Datos de los pilotos: nombre, número de licencia y vigencia, vigencia de examen médico, indicación de lasaeronaves para las cuales está capacitado y las horas de vuelo por aeronave.

• El Jefe de Departamento de Administración de Riesgos en el caso de realizar una ampliación a una Licitación, debeverificar que no haya expirado el plazo de la vigencia de la póliza y que no rebase el 20% de la misma, asimismodebe realizar el Oficio de solicitud de ampliación recabando firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

• El Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales debe recibir de la compañía adjudicada el Escrito en original yverificar en éste, que el representante legal de la compañía acepte las condiciones especiales de aseguramiento


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 18PÁG.




Recibe los siguientes documentos de la Dependencia a través delJefe de Departamento de Administración de Riesgos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original con firma

autógrafa.- Base de datos de los bienes asegurables en original y vía

electrónica.- Dictamen de Suficiencia Presupuestal (DSP) con el Registro de

Procedimientos de Adquisición e Inversión (RPAI) en copia.

Analiza el Oficio de solicitud de aseguramiento en original y laBase de datos de los bienes asegurables en original, elabora elAnexo técnico en dos tantos, y obtiene visto bueno delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.

Identifica la modalidad en la que se llevará a cabo la contratacióndel seguro.

¿En qué modalidad se llevará a cabo la contratación?

En caso de ser una licitación:

Turna el Anexo técnico en un tanto y archivo electrónico alDepartamento de Procedimientos de Contratación a través del Jefedel Departamento de Administración de Riesgos, para laelaboración de las bases de licitación.

Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Procedimientos de Contratación.

Recibe las Propuestas técnicas y económicas en original delDepartamento de Procedimientos de Contratación a través del Jefede Departamento de Administración de Riesgos, para su análisis.

Elabora el Cuadro comparativo de propuestas en original, conbase en las Propuestas técnicas y económicas en original y recabafirma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Turna las Propuestas técnicas y económicas en original y elCuadro comparativo de propuestas en original y en electrónico alDepartamento de Procedimientos de Contratación a través del Jefede Departamento de Administración de Riesgos.

1.

2.

3.

3A.

3A.1

3A.2

3A.3


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 19PÁG.




Conecta con los procedimientos:- Inherentes al Departamento de Procedimientos de Contratación.

Recibe la Póliza en original, el Recibo de pago de prima enoriginal, las Condiciones generales de la póliza en original, elEscrito en original de la compañía adjudicada y verifica si estáncorrectos los documentos, validando que el monto de los reciboscoincida con la propuesta económica presentada por el licitanteadjudicado.



Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradora através del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.- Escrito en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de observaciones en copia.

Continúa con la actividad No. 3C.


Obtiene una copia de la Póliza original, el Recibo de pago de primaoriginal y de las Condiciones generales de la póliza en original.

Solicita y recibe el Acta de la junta de presentación y apertura deproposiciones en copia, Dictamen técnico-económico en copia yNotificación de fallo de la compañía adjudicada en copia delDepartamento de Procedimientos de Contratación

3A.4

3B.

3B.1.

3B.2.

3C.

3C.1.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 20PÁG.






Envía los siguientes documentos a la Dependencia solicitante:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.- Acta de la junta de presentación y apertura de proposiciones en

copia.- Dictamen técnico-económico en copia.- Notificación de fallo de la compañía adjudicada en copia.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laDependencia solicitante.

Elabora el Expediente del seguro patrimonial e integra lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento con firma autográfa en

original.- Base de datos de los bienes asegurables en original.- Anexo Técnico en un tanto.- DSP con el RPAI en copia.- Póliza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Escrito en original.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientedel seguro patrimonial.

Fin.

Conecta con los procedimientos:- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Finanzas.

3C.2

3C.3

3C.4

3C.5

3C.6

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 21PÁG.





En caso de ser una adjudicación directa:

Elabora el Oficio de solicitud de cotización a las compañíasaseguradoras en original y copia, con base en la informaciónanalizada, integra el Anexo técnico en un tanto y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos en el Oficio.

Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Anexotécnico en un tanto y vía electrónica a las compañíasaseguradoras, recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe las Propuestas de aseguramiento en original de lascompañías aseguradoras a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos y elabora el Cuadro comparativo depropuestas en un tanto.

Analiza y determina la compañía de seguros a adjudicar con base alCuadro comparativo de propuestas en un tanto.

Pasa el tiempo.

Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia y recaba visto bueno del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y firma delTitular del Sector.

Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original y laBase de datos en archivo electrónico a la compañía adjudicada,recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía adjudicada:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalY verifica si están correctos los documentos.


4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 22PÁG.





Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradora através del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos:- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal el Oficio de observaciones en copia.



Obtiene una copia de la Póliza en original, el Recibo de pago deprima en original y de las Condiciones generales de la póliza enoriginal.


Envía los siguientes documentos a la Dependencia solicitante:- Oficio de entrega de documentos en original.- Póliza en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia de laDependencia solicitante.


10A.

10A.1

10A.2.

11.

12.

13.

14.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 23PÁG.



Elabora el Expediente del seguro patrimonial e integra lossiguientes documentos:- Oficio de solicitud de aseguramiento en original.- Base de datos en original.- DSP con el RPAI en copia.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Anexo técnico en segundo tanto.- Propuestas de aseguramiento en original.- Cuadro comparativo de propuestas en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza en copia.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en copia.- Oficio de entrega de documentos en copia.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel seguro patrimonial.



15.

16.



COPIA NO CONTROLADA

DICTAMEN DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL (DSP) CON EL REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN E INERSIÓN (RPAI)

CONTRATACIÓN DE SEGUROS PATRIMONIALES



ENERO 2015

ANEXO TÉCNICO

BASE DE DATOS

INICIO

BASE DE DATOS


RECIBE

O

O

DEPENDENCIA



IDENTIFICA LA MODALIDAD EN LA QUE SE LLEVARÁ A

CABO LA CONTRATACIÓN DEL SEGURO

¿EN QUÉ MODALIDAD SE LLEVARÁ A CABO LA

CONTRATACIÓN?

ANEXO TÉCNICO

TURNA

1T

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN


CONTRATACIÓN



O

CON BASE EN LAS PROPUESTAS TÉCNICAS Y

ECONÓMICAS


CONTRATACIÓN

VALIDANDO QUE EL MONTO DE LOS RECIBOS

COINCIDA CON LA PROPUESTA ECONÓMICA

PRESENTADA POR EL LICITANTE ADJUDICADO





NO

SI

1

LICITACIÓN

2

ADJUDICACIÓN DIRECTA

C

1


RIESGOS( 1 )


RIESGOS


RIESGOS

( 3 )

( 3A )

INHERENTES AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN

PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

RECIBE PARA ANÁLISIS

O

( 3A.1 )

( 3A.2 )

A TRAVÉS DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS



PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS

TURNA

O

O

( 3A.4 )

INHERENTES AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE

CONTRATACIÓN

ESCRITO



PÓLIZA


O

O

O

COMPAÑÍA ADJUDICADA

O

( 3A.5 )

INDICANDO LOS ERRORES U

OMISIONES



O

1

A TRAVÉS DEL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS

1



ESCRITO



PÓLIZA

RECIBE Y DESECHA LA ANTERIOR

O

O

O

O

( 3B.1 )

( 3B.2 )

( 3C )

CONDICIONES GENERALES DE LA ´PÓLIZA


PÓLIZA

OBTIENE

O

O

O

1

1

1

ANEXO TÉCNICO

1-2T

BASE DE DATOS


ANALIZA, ELABORA Y OBTIENE VISTO BUENO

O

O

( 2 )


RIESGOS





( 3B )

O-1

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015

1



DEPENDENCIA SOLICITANTE


RECIBE

1


EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL

ORDENA

C

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS

2

CON BASE EN LA INFORMACIÓN

ANALIZADA



COMPAÑÍAS ASEGURADORAS


GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR DEL SECTOR





PÓLIZA


O

O

O

3

FIN


CONTRATACIÓN

NOTIFICACIÓN DE FALLO

DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO

ACTA DE LA JUNTA

SOLICITA Y RECIBE

1

1

1

( 3C.1 )


NOTIFICACIÓN DE FALLO

DICTAMEN TÉCNICO-ECONÓMICO

ACTA DE LA JUNTA



PÓLIZA



O

O

O

O

1

1

1

1

( 3C.3 )

( 3C.4 )

( 3C.6 )


( 10 )

COMPROBANTE DE PAGO DE PÓLIZA


ESCRITO


RECIBO DE PAGO DE RPIMA

PÓLIZA

DSP CON EL RPAI

ANEXO TÉCNICO

BASE DA DATOS


ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL E

INTEGRA

O

O

2T

1

1

1

1

O

1

( 3C.5 )

1

( 5 )


ANEXO TÉCNICO

ANEXO TÉCNICO



O

1T

1


PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO

RECIBE Y ELABORA

O

1T

( 6 )


ANALIZA Y DETERMINA LA COMPAÑÍA DE SEGUROS A

ADJUDICAR

( 7 )

1T


BASE DE DATOS


ENVPIA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO

( 9 )

O

1



( 3C.2 )

O-1

ANEXO TÉCNICO


ELABORA, INTEGRA Y RECABA FIRMA

O-1

1T

( 4 )


RIESGOS



( 8 )

O-1

COPIA NO CONTROLADA




ENERO 2015

3




SI





C

NO


EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL

ORDENA

C

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS



O

1

( 10A.1 )



PÓLIZA

OBTIENE

O

1

O

1

O

1

( 11 )

DEPENDENCIAOFICIO DE OBSERVACIONES

1



PÓLIZA

RECIBE CORREGIDAS Y DESECHA LA ANTERIOR

O

O

O

( 10A.2 )

( 14 ) COMPROBANTE DE PAGO DE LA PÓLIZA

RECIBE

1

1F





PÓLIZA


1

1

1

1

1

1


PROPUESTAS DE ASEGURAMIENTO

ANEXO TÉCNICO


1

2T

O

O

DSP CON EL RPAI

BASE DE DATOS


ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO PATRIMONIAL E

INTEGRA

O

O

1

( 15 )

( 16 )


RIESGOS




PÓLIZA



O

O

O

O

1

( 13 )



( 10A )

O-1


ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA

( 12 )

O-1

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 27PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Anual.

Contratación del Seguro contra Desastres Naturales.

• La contratación del seguro debe realizarse con las compañías aseguradoras en el ramo de daños y autorizadas porla Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

• El Jefe de Departamento de Administración de Riesgos debe mencionar en la Tarjeta de autorización la informacióndel Cuadro resumen de la infraestructura a asegurar, coberturas, sumas aseguradas, costo de la prima y demáscondiciones de la póliza.

• El Jefe de Departamento de Administración de Riesgos debe incluir en el Oficio de solicitud de emisión de póliza quese envía a la compañía aseguradora adjudicada, los valores de la infraestructura asegurada por sector.

Salvaguardar la infraestructura propiedad del Gobierno del Estado o aquella sobre la cual tenga responsabilidaddirecta o indirecta, así como garantizar apoyos para la población de bajos ingresos.

- Reclamación de Siniestros.- Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 28PÁG.




Recibe la instrucción de llevar a cabo la contratación del seguro delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos, define las coberturas, sumas aseguradas y lascondiciones de aseguramiento convenientes y acuerda los sectoresa asegurar con el Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Elabora el Oficio de solicitud de información a los diversossectores de la infraestructura a su cargo, susceptible deaseguramiento en original y copia, y recaba firma del Subdirectorde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía a los sectores respectivos el Oficio de solicitud deinformación en original y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Información de la infraestructura susceptible deaseguramiento en original y en archivo electrónico de los sectoresrespectivos, analiza y acuerda con el Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, la infraestructura asegurable.

Elabora el Cuadro resumen en dos tantos con los datos de lainfraestructura asegurable, y el Oficio de solicitud de cotización ala compañía de seguros en original y copia, y recaba firma en elOficio del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de solicitud de cotización en original y el Cuadroresumen en dos tantos a la compañía aseguradora, recabandoacuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Propuesta de aseguramiento en original de la compañíaaseguradora y revisa las condiciones de contratación con elSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.

Elabora la Tarjeta de autorización en original y turna alSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos, para recabar la autorización del Titular delSector.

Pasa el tiempo.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 29PÁG.




Recibe la Tarjeta de autorización en original del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, con la autorización respectiva.

Elabora el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original ycopia, recaba visto bueno del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos y firma delTitular del Sector.

Envía el Oficio de solicitud de emisión de póliza en original a lacompañía aseguradora adjudicada y recaba acuse de recibo en lacopia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradoraadjudicada:- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en original.Y verifica si están correctos los documentos.




Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíaaseguradora adjudicada y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los siguientes documentos de la compañía aseguradoraadjudicada:- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Condiciones generales de la póliza en originalDesecha los documentos anteriores y archiva de maneracronológica temporal, el Oficio de observaciones en copia.


9.

10.

11.

12.

12A.

12A.1

12A.2


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 30PÁG.






Obtiene una copia de los siguientes documentos:- Carátula de la Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en original.- Tarjeta de autorización en original.

Turna los siguientes documentos al Departamento deConsolidación, Registro y Evaluación de las Adquisiciones, paraque efectúe el pago correspondiente:- Carátula de la Póliza de seguro en copia.- Recibo de pago de prima en original.- Tarjeta de autorización en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Comprobante de pago de la póliza en copia delDepartamento de Consolidación, Registro y Evaluación de lasAdquisiciones.

Elabora el Expediente del seguro contra desastres naturales eintegra los siguientes documentos:- Oficio de solicitud de información en copia.- Información de la infraestructura en original.- Oficio de solicitud de cotización en copia.- Cuadro resumen en segundo tanto.- Propuesta de aseguramiento en original.- Tarjeta de autorización en original.- Oficio de solicitud de emisión de póliza en copia.- Póliza de seguro en original.- Recibo de pago de prima en copia.- Condiciones generales de la póliza en original.- Comprobante de pago de la póliza en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel seguro contra desastres naturales.



13.

14.

15.

16.

17.

COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES


JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

ENERO 2015

INICIO

RECIBE LA INSTRUCCIÓN, DEFINE Y ACUERDA LOS SECTORES A ASEGURAR





SECTORES RESPECTIVOS

SECTORES RESPECTIVOS





RECIBE Y REVISA

O


TARJETA DE AUTORIZACIÓN

ELABORA Y TURNA

O




RECIBE

O



SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR

DEL SECTOR


1

A LOS DIFERENTES SECTORES DE

INFRAESTRUCTURA A SU CARGO SUSCEPTIBLE

DE ASEGURAMIENTO

OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN


O

1

INFORMACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA


RECIBE, ANALIZA Y ACUERDA LA INFRAESTRUCTURA

ASEGURABLE

O

( 1 )

( 3 )

( 4 )

( 7 )

( 8 )

AUTORIZADA POR EL TITULAR

DEL SECTOR



O

1


( 9 )

( 11 )

CON EL SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS


1

CUADRO RESUMEN



O

1-2T

( 6 )



O


PÓLIZA DE SEGURO


O

O

( 12 )





C



CARÁTULA DE LA PÓLIZADE SEGURO

OBTIENE

O

1

O

O

1

1


INDICANDO LOS ERRORES U

OMISIONES



O

1




PÓLIZA DE SEGURO

RECIBE Y DESECHA LOS DOCUMENTOS ANTERIORES

O

O

O

1

( 12A.1 )

( 12A.2 )

( 13 )

NO

SI



( 2 )

O-1

1


CUADRO RESUMEN


( 5 )

1-2T

O OFICIO DE SOLICITUD DE EMISIÓN DE PÓLIZA


( 10 )

O-1



( 12A )

O-1

COPIA NO CONTROLADA

CONTRATACIÓN DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES



ENERO 2015

1



CARÁTULA DE LA PÓLIZA DE SEGURO

TURNA

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS

ADQUISICIONES


RECIBE

1

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS

ADQUISICIONES

EXPEDIENTE DEL SEGURO CONTRA DESASTRES NATURALES

ORDENA

C

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- RECLAMACIÓN DE SINIESTROS- CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS

Y FIANZAS

1

O

1




PÓLIZA DE SEGURO




CUADRO RESUMEN




ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SEGURO CONTRA DESASTRES

NATURALES E INTEGRA

1

O

1

2T

O

O

1

O

1

O

1

PARA QUE EFECTÚEEL PAGO

CORRESPONDIENTE

( 14 )

( 15 )

( 16 )

( 17 )

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 33PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Mensual, en los siniestros de auto y vida.Semestral, en los siniestros de edificios, contenidos y fianzas de fidelidad.Eventual, en los siniestros por desastres naturales.

Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.

• En las contrataciones de seguros mediante procesos licitatorios y de adjudicación directa, el Departamento deAdministración de Riesgos debe establecer el medio de envío y la periodicidad del informe de los siniestrosocurridos durante la vigencia de la póliza, mismo que debe remitir la compañía adjudicada.

• La compañía de seguros o de fianzas y las Dependencias del Poder Ejecutivo deben enviar durante los primeros 5días del mes, según les corresponda, el Reporte de siniestros conforme al formato de Registro mensual desiniestros al Jefe del Departamento de Administración de Riesgos.

• El Analista Administrativo de Registro y Control Patrimonial debe comparar el Reporte mensual de siniestros actualcon el Reporte anterior, y en caso de registrar movimientos y elaborar las gráficas respectivas.

Mantener actualizada la estadística de los siniestros ocurridos durante la vigencia de las pólizas de seguros y fianzasde fidelidad.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 34PÁG.




Analista Administrativo deRegistro y Control Patrimonial.

Recibe los Reportes de siniestros en un tanto y archivoelectrónico de la compañía de seguros o de fianzas y de lasDependencias del Poder Ejecutivo, revisa y turna al AnalistaAdministrativo de Registro y Control Patrimonial.

Recibe los Reportes de siniestros en un tanto del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos y verifica que todaslas Dependencias hayan entregado el respectivo reporte.

¿Todas las Dependencias entregaron el reporte respectivo?

En caso de no haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:

Solicita y recibe el Reporte de siniestros en un tanto y archivoelectrónico de la Dependencia correspondiente.


En caso de haber entregado todas las Dependencias el reporterespectivo:

Analiza los Reportes de siniestros en un tanto y verifica sicoincide la información de la siniestralidad de las Dependenciascon lo informado por las compañías de seguros o fianzas.

¿Coincide la información?

En caso de no coincidir la información:

Establece comunicación con la compañía de seguros o fianzas y/ocon la Dependencia que corresponda y concilia la información.


En caso de coincidir la información:

Elabora el Reporte mensual de siniestros en un tanto y en caso deregistrar movimientos, elabora las gráficas respectivas.

Informa el comportamiento de la siniestralidad al Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos

Pasa el tiempo.

1.

2.

2A.

3.

3A.

4.

5.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 35PÁG.




6.

7.

8.

9.

Elabora el Reporte anual de siniestralidad en un tanto, con baseen el Reporte mensual de siniestros.

Informa el comportamiento de la siniestralidad durante la vigenciade la póliza al Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Elabora el Expediente de la siniestralidad e integra los siguientesdocumentos:- Reportes de siniestros en un tanto.- Reporte mensual de siniestros en un tanto.- Reporte anual de siniestralidad en un tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la siniestralidad.



COPIA NO CONTROLADA

INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA



ENERO 2015

( 1 )

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO Y CONTROL PATRIMONIAL

INICIO

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE REGISTRO Y CONTROL

PATRIMONIAL


RIESGOS

¿TODAS LAS DEPENDENCIAS ENTREGARON EL REPORTE

RESPECTIVO?

NO

DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE

SI

¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?ESTABLECE COMUNICACIÓN

Y CONCILIA LA INFORMACIÓN

NO

SI

INFORMA EL COMPORTAMIENTO DE LA

SINIESTRALIDAD



REPORTE ANUAL DE SINIESTRALIDAD

ELABORA

1T

CON BASE EN EL REPORTE

MENSUAL DE SINIESTROS

INFORMA EL COMPORTAMIENTO DE LA SINIESTRALIDAD DURANTE LA VIGENCIA DE LA PÓLIZA



REPORTE ANUAL DE SINIESTRALIDAD

REPORTE MENSUAL DE SINIESTROS

REPORTES DE SINIESTROS

ELABORA EL EXPEDIENTE DE LA SINIESTRALIDAD E

INTEGRA

1T

1T

1T

EXPEDIENTE DE LA SINIESTRALIDAD

ORDENA

C

FIN

COMPAÑÍAS DE SEGUROS O FIANZAS Y DE LAS DEPENDENCIAS

DEL PODER EJECUTIVO



RECIBE, REVISA Y TURNA

1T



RECIBE Y VERIFICA QUE TODAS LAS DEPENDENCIAS

HAYAN ENTREGADO EL RESPECTIVO REPORTE

1T



SOLICITA Y RECIBE

1T

Y EN CASO DE REGISTRAR MOVIMIENTOS, ELABORA AS

GRÁFICAS RESPECTIVASREPORTE MENSUAL DE SINIESTROS

ELABORA

1T


ANALIZA Y VERIFICA SI COINCIDE LA INFORMACIÓN

1T

A TRAVÉS DEL JEFEDE DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

( 2 )

( 3 )

( 4 )

( 5 )

( 2A )

( 3A )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

COMPAÑÍA DE SEGUROS O FIANZAS

Y/O CON LA DEPENDENCIA

A TRAVÉS DEL JEFEDE DEPARTAMENTO DE


COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 37PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Reclamación de Siniestros de Vehículos Terrestres.

• El Departamento de Administración de Riesgos debe presentar la reclamación de los daños a la compañía de seguros,cuando el monto de los daños sea superior al deducible que corresponda.

• Cuando se trate de daños materiales, el Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales debe verificar lo siguiente:- Entrega por el ajustador del volante de admisión para la reparación de la unidad siniestrada.- Entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- Realización del levantamiento del inventario de la recepción de la unidad.

• Cuando la unidad haya sido determinada como pérdidad total, las áreas administrativas deben entregar alDepartamento de Administración de Riesgos, el Expediente del siniestro con la siguiente documentación deacuerdo al tipo de siniestro.Por daños materiales:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora en original.- Licencia de manejo en copia.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos en original.- Baja de placas y Recibo de pago en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990) en original.- Póliza en original.- Llaves del vehículo.- Identificación oficial de la persona que endose la factura en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia en copia.- Nombramiento de la persona que endose la factura en copia.Por responsabilidad civil por daños a terceros y responsabilidad civil de viajero:- Credencial oficial del afectado en copia.- Comprobante de domicilio del afectado en copia.- Documento del ministerio público en copia certificada o el Documento que levante la Policía Federal, Local o

Tránsito.- Cotización o Factura de los daños afectados.

Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía de segurosla indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.

- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las Dependencias de la Administración Pública Centralizada.

COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015 38PÁG.



NORMAS

• El Departamento de Administración de Riesgos debe verificar que el ajustador otorgue las órdenes de admisiónmédica e indique los hospitales a los cuales puede ingresar el lesionado, así como confirmar el ingreso, estancia yalta de los lesionados con la atención correspondiente, cuando existan Gastos médicos de ocupantes yconductor en el siniestro.

• El Departamento de Administración de Riesgos debe tramitar el reembolso de los gastos médicos, cuando por laurgencia y lesión del Afectado, éste sea ingresado a un hospital diferente al de la compañía de seguros, y solicitara los familiares del mismo, los siguientes Documentos:- Factura del sanatorio en original.- Recibos de honorarios médicos, en original.- Estudios médicos que se hayan practicado por motivo del accidente.- Identificación oficial del lesionado, en copia.- Comprobante de domicilio del lesionado, en copia.

En caso de fallecimiento, debe solicitar lo siguiente:- Acta de defunción y Comprobantes de gastos en original, en caso de afectar gastos funerarios.- Identificación oficial con fotografía del fallecido, en copia.- Identificación oficial con fotografía del beneficiario, en copia.- Comprobante de domicilio del beneficiario, en copia.

• En el caso de que exista el Robo total de la unidad, el área administrativa que tiene a cargo el vehículo debeentregar al Departamento de Administración de Riesgos la siguiente Documentación:- Factura endosada a favor de la compañía aseguradora, en original.- Constancia de tenencias y/o Pago de derechos, en original.- Comprobante de domicilio de la Dependencia, en copia.- Tarjetón del registro federal de vehículos (modelos anteriores 1990), en original.- Póliza en original.- Identificación oficial del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Registro federal de contribuyentes de la Dependencia, en copia.- Nombramiento del Jefe de la Unidad Administrativa, en copia.- Averiguación previa del Agente del Ministerio Público, en copia certificada.- Constancia de la policía federal, en copia certificada.- Constancia de la policía estatal y tránsito o policía judicial, en copia certificada.

• El Departamento de Administración de Riesgos debe verificar, cuando exista Rotura de cristales de la unidad,que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo, ingrese el mismo a la cristalería designada por lacompañía de seguros.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 39PÁG.





Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del afectado ynotifica al Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales.

Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos, y verifica si ya fuereportado el siniestro a la aseguradora.

¿Fue reportado el siniestro a la aseguradora?

En caso de no haber sido reportado el siniestro:

Asesora e indica al afectado que debe reportar el siniestro a laaseguradora.


En caso de haber sido reportado el siniestro:

Solicita el número de siniestro, número de póliza, inciso y nombredel conductor, al afectado.

Verifica la atención en tiempo y forma de la compañía de seguros yel tipo de siniestro.

¿Qué tipo de siniestro es?

En caso de ser por robo total:

Solicita y recibe los Documentos correspondientes del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo, revisando que esténdebidamente integrados y los archiva de manera cronológicatemporal.

Fin.

En caso de ser por daños materiales:

Verifica lo siguiente:- Entrega por el ajustador, del volante de admisión para la

reparación de la unidad siniestrada.- Entrada de la unidad al taller o agencia que corresponda.- Realización del levantamiento del inventario de la recepción de la

unidad.

1.

2.

2A.

3.

4.

4A.

5.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 40PÁG.




6.

7.

7A.

7A.1.

7B.

7C.

7C.1.

7C.2.


Solicita y recibe el Volante de admisión en copia y el Vale derecepción de la unidad en copia del área administrativa.

Pasa el tiempo.

Verifica la entrega y envío de la evaluación de daños a la compañíaaseguradora por el taller o agencia y si la unidad será reparada odeterminada como pérdida total.

¿La unidad será reparada o determinada como pérdida total?

En caso de que la unidad sea reparada:

Confirma la reparación total de los daños a la unidad siniestrada,así como la fecha programada de entrega de la unidad, con lacompañía de seguros.

Pasa el tiempo.

Verifica la entrega de la unidad reparada en la fecha programadacon la compañía de seguros.

¿Fue entregada la unidad reparada?

En caso de no haber sido entregada la unidad reparada:

Investiga las razones del incumplimiento y gestiona la entrega de launidad.

Continúa con la actividad No. 7C.

En caso de haber sido entregada la unidad reparada:

Investiga el monto del deducible a pagar con la compañía deseguros e informa el monto al área administrativa que tiene acargo el vehículo.

Pasa el tiempo.

Solicita y recibe el Pago del deducible en copia del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo, y confirma con esta, laentrega-recepción del vehículo.

Solicita y recibe el Finiquito en copia y la Carta garantía en copiadel área administrativa que tiene a cargo el vehículo.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 41PÁG.





7C.3.

7C.4.

8.

9.

9A.

10.

11.

Elabora el Expediente del siniestro e integra el Pago deldeducible en copia, el Finiquito en copia y la Carta garantía encopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel siniestro.

Fin.

En caso de que la unidad sea pérdida total:

Verifica que el área administrativa que tiene a cargo el vehículo,reciba de la compañía aseguradora la notificación de ladeterminación de la pérdida total por colisión y que inicie laintegración del expediente respectivo.

Pasa el tiempo.

Recibe el Expediente del siniestro del área administrativa quetiene a cargo el vehículo, de acuerdo a las causas de origen delsiniestro y verifica esté debidamente integrado.

¿Está debidamente integrado el Expediente del siniestro?

En caso de no estar debidamente integrado el Expediente delsiniestro:

Solicita y recibe la Documentación faltante del áreaadministrativa que tiene a cargo el vehículo.


En caso de estar debidamente integrado el Expediente delsiniestro:

Obtiene una copia del Expediente de siniestro y elabora el Oficiode cobro de indemnización por pérdida total en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de cobro de indemnización por pérdida total enoriginal y el Expediente del siniestro en copia a la compañíaaseguradora, recabando acuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 42PÁG.




Recibe el Cheque de indemnización de la compañía aseguradora,revisa los datos y verifica que estén correctos.

¿Están correctos los datos?

En caso de no estar correctos los datos:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, indicandolos errores u omisiones del cheque, y recaba firma del Subdirectorde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Envía el Oficio de observaciones en original, el Cheque deindemnización a la compañía aseguradora y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de observaciones encopia.


En caso de estar correctos los datos:

Elabora el Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal y copia dirigido al Tesorero, y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.

Turna el Oficio de entrega de cheque por indemnización enoriginal y el Cheque de indemnización al Tesorero, recabandoacuse de recibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de entrega decheque por indemnización en copia y el Oficio de cobro deindemnización en copia.



Conecta con el procedimiento:- Integración de los Reportes de Siniestralidad de las

Dependencias de la Administración Pública Centralizada.

12.

12A.

12A.1

12A.2

13.

14.

15.

16.


COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRES



ENERO 2015

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRONALES

RECIBE NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO Y VERIFICA SI YA

FUE REPORTADO A LA ASEGURADORA


RIESGOS

¿FUE REPORTADO EL SINIESTRO A LA ASEGURADORA?

ASESORA E INDICA QUE DEBE REPORTAR EL SINIESTROA LA

ASEGURADORA

AFECTADO

SOLICITA EL NÚMERO DE SINIESTRO, NÚMERO DE

PÓLIZA, INCISO Y NOMBRE DEL CONDUCTOR

NO

SI

AFECTADO

VERIFICA LA ATENCIÓN EN TIEMPO Y FORMA DE LA COMPAÑÍA Y EL TIPO DE

SINIESTRO

¿QUÉ TIPO DE SINIESTRO ES?

DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES

SOLICITA Y RECIBEROBO TOTAL


REVISANDO QUE ESTÉN

DEBIDAMENTE INTEGRADOS

FIN

VERIFICA


VERIFICA LA ENTREGA Y ENVÍO DE LA EVALUACIÓN

DE LOS DAÑOS Y SI LA UNIDAD SERÁ REPARADA O

DETERMINADA COMO PERDIDA TOTAL

¿LA UNIDAD SERÁ REPARADA O DETERMINADA COMO

PÉRDIDA TOTAL?

EN CASO DE SER REPARADA

VERIFICA RECIBA LA NOTIFICACIÓN DE LA

DETERMINACIÓN DE LA PÉRDIDA TOTAL POR COLISIÓN E INICIE LA INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE

RESPECTIVO

EN CASO DE SER PÉRDIDA TOTAL

EXPEDIENTE DEL SINIESTRO

RECIBE Y VERIFICA ESTÉ DEBIDAMENTE INTEGRADO


¿ESTÁ DEBIDAMENTE INTEGRADO

EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO?

DOCUMENTACIÓN FALTANTE

SOLICITA Y RECIBENO


SI

2

C

DAÑOS MATERIALES

INICIO

RECIBE NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO Y NOTIFICA

AFECTADO

DE MANERA VERBAL

DE MANERA VERBAL

( 1 )

( 2 )

( 2A )

( 3 )

( 4 )

( 4A )

( 5 )

- ENTREGA POR ELAJUSTADOR DEL VOLANTE

DE ADMISIÓN- ENTRADA DE LA UNIDAD

AL TALLER O AGENCIA QUE CORRESPONDA

- REALIZACIÓN DEL LEVANTAMIENTO DEL

INVENTARIO DE LA RECEPCIÓNDE LA UNIDAD

VALE DE RECEPCIÓN

VOLANTE DE ADMISIÓN

SOLICITA Y RECIBE

1

1

( 6 )

( 7 )

DE LA COMPAÑÍA

ASEGURADORA

( 8 )

( 9 )

DE ACUERDO A LAS CAUSAS DE ORIGEN

DEL SINIESTRO

CONFIRMA LA REPARACIÓN TOTAL DE LOS DAÑOS Y LA FECHA DE ENTREGA DE LA

UNIDAD

VERIFICA LA ENTREGA DE LA UNIDAD EN LA FECHA

PROGRAMADA

1

¿FUE ENTREGADA LA UNIDAD REPARADA?

INVESTIGA LAS RAZONES DEL INCUMPLIMIENTO Y

GESTIONA LA ENTREGA DE LA UNIDAD

NO

INVESTIGA EL MONTO DEL DEDUCIBLE A PAGAR E

INFORMA EL MONTO QUE TIENE A CARGO EL VEHÍCULO

SI


( 7A )

( 7A.1 )

( 7B )

( 7C )

( 9A )



COMPAÑÍA DE SEGUROS


( 10 )

OFICIO DE COBRO DE INDEMNIZACIÓN

EXPEDIENTE DE SINIESTRO

OBTIENE, ELABORA Y RECABA FIRMA

1

1

O



ANALISTA ADMINISTRATIVO

DE SEGUROS PATRIMONIALES

COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE VEHÍCULOS TERRESTRES


ENERO 2015

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRONALES



ORDENA

FIN

C


1 2

CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN


RECIBE, REVISA LOS DATOS Y VERIFICA ESTÉN CORRECTOS


INDICANDO LOS ERRORES U OMISIONES

DEL CHEQUE




1

1

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS?

PAGO DEL DEDUCIBLE

SOLICITA, RECIBE Y CONFIRMA LA ENTREGA-

RECEPCIÓN DEL VEHÍCULO

1

( 7C.1 )

CARTA GARANTÍA

FINIQUITO

SOLICITA Y RECIBE

1

1

( 7C.2 )

CARTA GARANTÍA

FINIQUITO

PAGO DEL DEDUCIBLE

ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO E INTEGRA

1

1

1

( 7C.3 )

( 7C.4 )




O

1

1F

( 11 )

( 12 )




O

1

( 12A.1 )


INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO

1

( 12A.2 )

NO

SI

DIRIGIDO AL TESORERO



TESORERO

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS

DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA


( 14 ) OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN

TURNA

O

1


ORDENA

( 16 )

OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN



1

1

( 15 )

OFICIO DE ENTREGA DE CHEQUE POR INDEMNIZACIÓN


( 13 )

O-1



( 12A )

O-1

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 45PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Reclamación de Siniestros por Desastres Naturales.

• El Jefe de Departamento de Seguros y Fianzas, en caso de ser necesario, debe realizar el recorrido de inspecciónde daños con los representantes de los sectores asegurados y con el Despacho de ajustadores, así tambiénparticipar en la revisión de la información recabada del recorrido en mención.

• Una vez recibido el Oficio de desastre natural de la Secretaría de Protección Civil, donde el C. Gobernadorsolicita a las instancias federales la corroboración del desastre natural, el Jefe de Departamento de Seguros yFianzas debe notificar mediante Oficio a la compañía de seguros, la presencia del fenómeno en la Entidad, asícomo los Municipios afectados.



COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 46PÁG.




Recibe el Oficio de desastre natural en copia de la Secretaría deProtección Civil, donde el C. Gobernador solicita a las instanciasfederales la corroboración del desastre natural.

Elabora el Oficio de notificación a la compañía de seguros enoriginal y copia y recaba visto bueno del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del Titular del Sector.

Envía el Oficio de notificación en original a la compañía de segurosy recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de corroboración del desastre natural por lasinstancias técnicas federales en copia de la Secretaría deProtección Civil.

Solicita y recibe el Acta de entrega de resultados en copia de laComisión Estatal de Rescate, Reconstrucción y Atención de Zonasde Desastre y Damnificados.

Recibe el Oficio de solicitud de desastre natural en copia de laSecretaría de Protección Civil, donde el C. Gobernador solicita alas instancias federales la emisión de declaratoria de desastrenatural.

Verifica en el Acta de entrega de resultados en copia, las cifras delos daños cuantificados en los sectores respectivos y determina sirebasa el deducible.

¿La cuantificación de los daños rebasa el deducible?

En caso de que la cuantificación de los daños no rebase eldeducible:

Elabora el Oficio de no reclamo por daños en original y copia, encual se menciona la no reclamación de los daños por las cifras delos daños cuantificados, y recaba visto bueno del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del Titular del Sector.

Envía el Oficio de no reclamo por daños en original a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en la copia.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

7A.

7A.1


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 47PÁG.




7A.2

7A.3

8.

9.

10.

10A.


Elabora el Expediente del desastre natural e integra lossiguientes documentos:- Oficio de desastre natural en copia.- Oficio de notificación en copia.- Oficio de corroboración en copia.- Acta de entrega de resultados en copia.- Oficio de solicitud de desastre natural en copia.- Oficio de no reclamo por daños en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel desastre natural.

Fin.

En caso de que la cuantificación de los daños rebase el deducible:

Elabora el Oficio de solicitud de información en original y copiadirigido a los sectores asegurados, para que desglosen los dañoscuantificados, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de solicitud de información en original a lossectores correspondientes y recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe la Información solicitada en original de los sectorescorrespondientes, analiza y verifica con el Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, si el contenido de la misma está completo.

¿Está completo el contenido de la Información solicitada?

En caso de no estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:

Solicita y recibe la Información solicitada pendiente en original delos sectores correspondientes.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 48PÁG.





11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

En caso de estar completo el contenido de la Informaciónsolicitada:

Elabora el Oficio de reclamación formal de daños a la compañía deseguros en original y copia, conforme a los montosproporcionados por los sectores afectados, y recaba visto buenodel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos y firma del Titular del Sector.

Envía el Oficio de reclamación en original a la compañía de segurosy recaba acuse de recibo en la copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de designación de despacho de ajustadores enoriginal de la compañía de seguros, los cuales se harán cargo delajuste de la reclamación de daños.

Participa en coordinación con el Despacho de ajustadores en lostrabajos de ajuste del siniestro y recaba la Información necesaria.

Elabora el Oficio de soporte al monto de los daños reclamados enoriginal y copia, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Entrega el Oficio de soporte en original, la Información necesariaal Despacho de ajustadores, y recaba acuse de recibo en el Oficioen copia.

Elabora el Expediente de desastre natural e integra el Oficio desoporte en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe invitación del Despacho de ajustadores y participa en lareunión.

Recibe el Convenio de ajuste del monto reclamado de daños entres tantos del Despacho de ajustadores y verifica si existe acuerdocon el Convenio de ajuste del monto reclamado de daños.

¿Existe acuerdo con el Convenio de ajuste?

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 49PÁG.





En caso de no existir acuerdo con el Convenio de ajuste:

Elabora el Oficio de inconformidad en original y copia, integrandoinformación complementaria al ajustador, y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.

Entrega el Oficio de inconformidad en original y el Convenio deajuste en tres tantos al Despacho de ajustadores, y recaba acusede recibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deinconformidad en copia.


En caso de existir acuerdo con el Convenio de ajuste:

Verifica los datos del Convenio de ajuste en tres tantos, paracorroborar que estén correctos.

¿Están correctos los datos del Convenio de ajuste?

En caso de no estar correctos los datos del Convenio de ajuste:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia indicandolos errores u omisiones, y recaba firma del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos.

Entrega el Oficio de observaciones en original, el Convenio deajuste en tres tantos al Despacho de ajustadores y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio deobservaciones en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Convenio de ajuste en tres tantos del Despacho deajustadores.


19A.

19A.1

19A.2

20.

20A.

20A.1

20A.2

20A.3

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 50PÁG.



En caso de estar correctos los datos del Convenio de ajuste:

Recaba visto bueno en el Convenio de ajuste en tres tantos delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos y firma del Titular del Sector

Distribuye el Convenio de ajuste de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del desastre natural.

Pasa el tiempo.

Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos de la compañía de seguros.

Verifica si están correctos los datos del Cheque de indemnizacióny del Finiquito de pago en tres tantos.



Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Entrega el Oficio de errores u omisiones en original, el Finiquitode pago en tres tantos y el Cheque de indemnización a lacompañía de seguros, y recaba acuse de recibo en el Oficio encopia.

Integra al Expediente del desastre natural, el Oficio de errores uomisiones en copia.



Recaba visto bueno en el Finiquito de pago en tres tantos delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos y firma del Titular del Sector.

Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del desastre natural.



21.

22.

23.

24.

24A.

24A.1.

24A.2.

25.

26.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 51PÁG.




Elabora el Oficio de entrega en original y copia dirigido alTesorero, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al Tesorero, y recaba acuse de recibo en el Oficioen copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio en original y el Comprobante de depósito de laindemnización en original del Tesorero.

Integra al Expediente del desastre natural los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de información en copia.- Información solicitada en original.- Oficio de reclamación en copia.- Oficio de designación de despacho en original.- Oficio de entrega en copia.- Oficio en original.- Comprobante de depósito de la indemnización en original.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel desastre natural.





27.

28.

29.

30.

31.

COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS POR DESASTRES NATURALES


ENERO 2015

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

INICIO

OFICIO DE DESASTRE NATURAL

RECIBE

1

SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL


DEL SECTOR


OFICIO DE CORROBORACIÓN

RECIBE

1


COMISIÓN ESTATAL DE RESCATE, RECONSTRUCCIÓN Y

ATENCIÓN DE ZONAS DE DESASTRE Y DAMNIFICADOS

OFICIO DE SOLICITUD DE DESASTRE NATURAL

RECIBE

1


¿LA CUANTIFICACIÓN DE LOS DAÑOS REBASA EL

DEDUCIBLE?

NO

SUBDIRECTOR CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR

DEL SECTOR


FIN

C

SI



SECTORES CORRESPONDIENTES


¿ESTÁ COMPLETO EL CONTENIDO DE LA

INFORMACIÓNSOLICITADA?

NO


SI


DEL SECTOR


1

( 1 )

POR LAS INSTANCIAS

TÉCNICAS FEDERALES

( 4 )

ACTA DE ENTREGA DE RESULTADOS

SOLICITA Y RECIBE

1

( 5 )

( 6 )


VERIFICA LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS CUANTIFICADOS

1

( 7 )

( 7A.1 ) OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS


O

1

OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS

OFICIO DE SOLICITUD DE DESASTRE NATURAL


OFICIO DE CORROBORACIÓN

OFICIO DE NOTIFICACIÓN

OFICIO DE DESASTRE NATURAL

ELABORA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL E

INTEGRA

1

1

1

1

1

1

( 7A.2 )


ORDENA

( 7A.3 )

DIRIGIDO A LOS SECTORES

ASEGURADOS

INFORMACIÓN SOLICITADA

RECIBE, ANALIZA Y VERIFICA SI EL CONTENIDO ESTÁ

COMPLETO

O

( 10 )

CON EL SUBDIRECTORDE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS


SOLICITA Y RECIBE

O

( 10A )

OFICIO DE RECLAMACIÓN

ENVÍA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO

O

1

( 12 )




PARTICIPA EN LOS TRABAJOS DE AJUSTE DEL SINIESTRO Y RECABA LA INFORMACIÓN

NECESARIA

( 14 )

OFICIO DE DESIGNACIÓN DE DESPACHO

RECIBE

( 13 )

O

EN COORDINACIÓN CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES



( 2 )

O-1



( 8 )

O-1

OFICIO DE NO RECLAMO POR DAÑOS


( 7A )

O-1



( 9 )

O-1



( 11 )

O-1



( 3 )

O-1

OFICIO DE SOPORTE


( 15 )

O-1

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015


DESPACHO DE AJUSTADORES

1

RECIBE INVITACIÓN Y PARTICIPA EN LA REUNIÓN

¿EXISTE ACUERDO CON EL CONVENIO DE AJUSTE?

NO

INTEGRANDO LA INFORMACIÓN

COMPLEMENTARIA DEL AJUSTADOR




1

1

SI

¿ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS DEL CONVENIO DE

AJUSTE?

NOINDICANDO

LOS ERRORES U OMISIONES




CONVENIO DE AJUSTE

RECIBE

1-3T


2

2

SISUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR

DEL SECTOR


( 18 )

CONVENIO DE AJUSTE

OFICIO DE INCONFORMIDAD

ENTREGA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

O

1

( 19A.1 )

1-3T

OFICIO SOPORTE

ELABORA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL E

INTEGRA

1

( 17 )


INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

1

( 19A.2 )

CONVENIO DE AJUSTE

VERIFICA LOS DATOS

1-3T

( 20 )



O

1

( 20A )


INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

1

( 20A.2 )

( 20A.3 )

CONVENIO DE AJUSTE

RECABA VISTO BUENO Y FIRMA

1-3T

( 21 )

DESPACHO DE AJUSTADORES,COMPAÑÍA DE SEGUROS, EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL


3

FINIQUITO DE PAGO


RECIBE

1-3T

( 23 )

FINIQUITO DE PAGO


VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS

1-3T

( 24 )

2

CONVENIO DE AJUSTE

RECIBE Y VERIFICA SI EXISTE ACUERDO CON EL CONVENIO

DE AJUSTE

1-3T


( 19 )

CONVENIO DE AJUSTE

DISTRIBUYE

1-3T

( 22 )

INFORMACIÓN NECESARIA

OFICIO SOPORTE


( 16 )

O

1



( 19A )

O-1

CONVENIO DE AJUSTE



( 20A.1 )

O

1

1-3T

COPIA NO CONTROLADA

2



ENERO 2015






OFICIO DE ERRORES U OMISIONES

INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

1

3

NO

SISUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL TITULAR

DEL SECTOR

( 24A.2 )

FINIQUITO DE PAGO


1-3T

( 25 )




TESORERO

TESORERO

EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

ORDENA

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:-INTEGRACIÓN DE LOS REPORTES DE SINIESTRALIDAD DE LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA

COMPROBANTE DE DEPÓSITO DE LA INDEMNIZACIÓN

OFICIO

RECIBE

O

O

DESPACHO DE AJUSTADORES, COMPAÑÍA DE SEGUROS, EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

COMPROBANTE DE DEPÓSITO DE LA INDEMNIZACIÓN

OFICIO

OFICIO DE ENTREGA

OFICIO DE DESIGNACIÓN DE DESPACHO




INTEGRA AL EXPEDIENTE DEL DESASTRE NATURAL

1

O

1

O

1

O

O

( 29 )

( 30 )

( 31 )

FINIQUITO DE PAGO

DISTRIBUYE

1-3T

( 26 )

OFICIO DE ENTREGA


( 27 )

O-1


OFICIO DE ENTREGA

TURNA Y RECABA ACUSE DE RECIBO

( 28 )

O

1



( 24A )

O-1


FINIQUITO DE PAGO



( 24A.1 )

O

1

1-3T

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 55PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Reclamación de Siniestros de Edificios y Contenidos.

• El Departamento de Administración de Riesgos debe integrar el Expediente del siniestro de acuerdo al tipo decobertura afectada.

Incendio, rayo, explosión, fenómenos hidrometeorológicos, terremoto y/o erupción volcánica.

Daño al Inmueble:- Informe detallado del siniestro en un tanto.- Fotografías a color de los daños afectados.- Documento expedido por las autoridades que hayan tomado conocimiento del siniestro en copia certificada.- Presupuesto de reparación detallando los costos unitarios en un tanto.

Daño a Contenidos (mobiliario y equipo electrónico):- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro en un tanto.- Oficio técnico signado por el Técnico que corresponda en un tanto, para determinar si los contenidos son

reparables.

Pérdidas consecuenciales.- Factura en original, de los gastos que se originaron para remover los escombros de los bienes afectados.

Robo con violencia.- Inventario anterior e Inventario posterior al siniestro en un tanto.- Relación de bienes robados especificando su valor de reposición en un tanto.- Oficio de solicitud a la Procuraduría Fiscal en un tanto, solicitando copia de la documentación de las

actuaciones legales ante las autoridades.

Responsabilidad civil.- Carta de reclamación del tercer afectado dirigido al asegurado en original, explicando las causas y orígenes del

siniestro.- Identificación oficial con fotografía del tercer afectado en copia.



COPIA NO CONTROLADA

ENERO 2015 56PÁG.



NORMAS

En caso de existir lesionados:- Certificado médico del lesionado en original.- Comprobantes y Gastos médicos en original.- Alta médica o Diagnóstico de salud expedido por el médico correspondiente en original.

En caso de existir bienes muebles e inmuebles afectados:- Presupuesto de reparación o en su caso el Presupuesto de reposición del bien afectado en original, detallando

los costos unitarios.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 57PÁG.





Recibe de manera verbal la notificación del siniestro del áreaadministrativa afectada e informa del mismo a la compañíaaseguradora correspondiente.

Recibe de manera verbal el nombre del Despacho de ajustadoresdesignado para el caso, de la compañía aseguradora.

Realiza la verificación de los daños en coordinación con elDespacho de ajustadores, y entrevista y recaba información delsiniestro de la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales.

Solicita de manera verbal la elaboración del oficio correspondientepara la reclamación de siniestros al Analista Administrativo deSeguros Patrimoniales.

Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del oficiocorrespondiente para la reclamación de siniestros del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Elabora el Oficio informativo del siniestro en original y copiadirigido a la compañía de seguros, y recaba visto bueno delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos y firma del Director General deAdministración a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.

Envía el Oficio informativo del siniestro en original a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en la copia.

Elabora el Expediente del siniestro de acuerdo a la coberturaafectada e integra el Oficio informativo del siniestro en copia yverifica si las cifras de las daños cuantificados rebasan el deducibleo los días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.

¿Las cifras de los daños rebasan el deducible o los días de salariomínimo general vigente en el Distrito Federal?

En caso de que las cifras no rebasen el deducible o los días desalario mínimo general vigente en el Distrito Federal:

Elabora el Oficio de no reclamación de daños indicando el motivoen original y copia, y recaba visto bueno del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y firma del Director General de Administración a través delJefe de Departamento de Administración de Riesgos

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

8A.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 58PÁG.




8A.1

8A.2

8A.3

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.



Envía el Oficio de no reclamación de daños en original a lacompañía de seguros y recaba acuse de recibo en la copia.

Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de no reclamaciónen copia.


Fin.

En caso de que las cifras rebasen el deducible o los días de salariomínimo general vigente en el Distrito Federal:

Elabora el Oficio de entrega de documentación en original ycopia, para el cobro de la indemnización, gastos médicos por dañosa terceros y/o reembolso de gastos médicos, y recaba firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.

Integra la Documentación pertinente con la que se gestionará elcobro correspondiente.

Envía el Oficio de entrega de documentación en original y laDocumentación pertinente a la compañía de seguros, recabaacuse de recibo en el Oficio en copia, y notifica al Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Recibe de manera verbal la notificación de envío de ladocumentación correspondiente a la compañia de seguros delAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.

Pasa el tiempo.

Define las cifras del ajuste final en coordinación con el Subdirectorde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos y las presentan al Despacho de ajustadores.

Participa en la reunión de verificación de daños con el Despacho deajustadores y con los representantes de las áreas afectadas, ypresenta las cifras de ajuaste final.

Verifica si está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas.

¿Está de acuerdo el Despacho de ajustadores con las cifraspresentadas?

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 59PÁG.








15A.

15A.1

15A.2

15A.3

15A.4

15A.5

16.

17.

18.

19

En caso de no estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:

Convoca, reúne a los representantes de las áreas afectadas yaclaran los puntos de desacuerdo del Despacho de ajustadores.

Solicita de manera verbal la elaboración de la minuta de trabajo alAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.

Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración de la minuta detrabajo del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.

Elabora la Minuta de trabajo en un tanto, estipulando losacuerdos convenidos en la reunión y el Oficio de informacióncomplementaria en original y copia, recaba firma en el Oficio delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de información complementaria en original alDespacho de ajustadores a través del Jefe del Departamento deAdministración de Riesgos y recaba acuse de recibo en la copia.

Integra al Expediente del siniestro, la Minuta de trabajo en untanto y el Oficio de información complementaria en copia.


En caso de estar de acuerdo el Despacho de ajustadores con lascifras presentadas:

Recibe los Resultados del ajuste del monto final de laindemnización en original del Despacho de ajustadores.

Pasa el tiempo.

Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos del Despacho de ajustadores.

Turna el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos al Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales.

Recibe el Cheque de indemnización y el Finiquito de pago en trestantos del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos yverifica si están correctos los datos.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 60PÁG.






Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia, yrecaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Entrega el Oficio de errores u omisiones en original, el Cheque deindemnización, el Finiquito de pago en tres tantos a la compañíade seguros y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente del siniestro, el Oficio de errores uomisiones en copia.



Recaba visto bueno en el Finiquito de pago en tres tantos delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos y firma del Director General deAdministración.

Distribuye el Finiquito de pago de la siguiente manera:- Primer tanto al Despacho de ajustadores.- Segundo tanto a la Compañía de seguros.- Tecer tanto al Expediente del siniestro.

Elabora el Oficio de entrega en original y copia dirigido alTesorero y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel Jefe del Departamento de Administración de Riesgos.

Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al Tesorero, recabando acuse de recibo en el Oficioen copia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Escrito de notificación del depósito del cheque deindemnización en original del área asegurada a través del Jefe delDepartamento de Administración de Riesgos.

19A.

19A.1.

19A.2.

20.

21.

22.

23.

24.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 61PÁG.



Integra al Expediente del siniestro los siguientes documentos:- Oficio de entrega de documentación en copia.- Resultados del ajuste en original.- Oficio de entrega en copia.- Escrito de notificación del depósito del cheque de

indemnización en original.





25.

26.



COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOS


ENERO 2015


INICIO


AFECTADA

RECIBE EL NOMBRE DEL DESPACHO DE AJUSTADORES

DESIGNADO


REALIZA LA VERIFICACIÓN DE LOS DAÑOS, ENTREVISTA Y RECABA INFORMACIÓN DEL

SINIESTRO

SUBDIRECTOR CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y

ACTIVOS Y DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


¿LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS

REBASAN EL DEDUCIBLE O LOS DÍAS DE SAL. MÍN.

EN EL D.F.?

NO

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS Y DEL DIRECTOR

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN


FIN




CON EL DESPACHO DE AJUSTADORES Y CON LOS REPRESENTANTES DE LAS

ÁREAS AFECTADAS


1

C

1

( 2 )

( 3 )

SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO PARA LA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS

( 4 )

DE MANERA VERBAL

RECIBE LA SOLICITUD DE ELABORACIÓN DEL OFICIO

PARA LA RECLAMACIÓN DEL SINIESTRO

( 5 )

DE MANERA VERBAL




RIESGOS

OFICIO INFORMATIVO DEL SINIESTRO


O

1

( 7 )

SI LAS CIFRAS DE LOS DAÑOS REBASAN EL

DEDUCIBLE O LOS DÍAS DE SALARIO VIGENTE

EN EL D.F.

( 8A.1 )OFICIO DE NO RECLAMACIÓN


O

1


ELABORA EL EXPEDIENTE DEL SINIESTRO, INTEGRA y

VERIFICA

( 8 )

1

OFICIO DE NO RECLAMACIÓN


1

( 8A.2 )


ORDENA

( 8A.3 )

DE MANERA VERBAL

DE MANERA VERBAL

DOCUMENTACIÓN PERTINENTE

INTEGRA CON LO QUE SE GESTIONARÁ EL COBRO

( 10 )

RECIBE LA NOTIFICACIÓNDE ENVÍO

( 12 )



DE MANERA VERBAL

DEFINE LAS CIFRAS DEL AJUSTE FINAL Y LAS PRESENTA

( 13 )

PARTICIPA EN LA REUNIÓN DE VERIFICACIÓN DE DAÑOS

( 14 )


VERIFICA SI ESTÁ DE ACUERDO, EL DESPACHO DE

AJUSTADORES CON LAS CIFRAS PRESENTADAS

( 15 )

( 1 )

RECIBE LA NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO E INFORMA A

LA COMPAÑÍA ASEGURADORA


RIESGOS


¿ESTÁ DE ACUERDO EL DESPACHO DE AJUSTADORES

CON LAS CIFRAS?

NO

SI

CONVOCA, REÚNE A LOS REPRESENTANTES DE LAS

ÁREAS AFECTADASY ACLARAN LOS PUNTOS DE

DESACUERDO

( 15A )

SOLICITA LA ELABORACIÓN DE LA MINUTA DE TRABAJO

( 15A.1 )



DE MANERA VERBAL

2

EN COORDINACIÓN CON EL DESPACHO DE

AJUSTADORES



( 6 )

O-1

OFICIO DE NO RECLAMACIÓN


( 8A )

O-1

OFICIO DE ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN


( 9 )

O-1

DOCUMENTACIÓN PERTINENTE


ENVÍA, RECABA ACUSE DE RECIBO Y NOTIFICA

( 11 )

O

1

COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE SINIESTROS DE EDIFICIOS Y CONTENIDOS


ENERO 2015

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES


1



2

2

RECIBE LA SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE LA MINUTA DE TRABAJO

( 15A.2 )

ESTIPULANDO LOS ACUERDOS CONVENIDOS

EN LA REUNIÓN

OFICIO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA


( 15A.4 )

O

1

( 15A.5 )


MINUTA DE TRABAJO


1T

1

RESULTADOS DEL AJUSTE

RECIBE

O

( 16 )

FINIQUITO DE PAGO


RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS

( 17 )

1-3T

FINIQUITO DE PAGO


TURNA

( 18 )

1-3T



FINIQUITO DE PAGO


RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTO LOS DATOS

( 19 )

1-3T


NO




2

SI


GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Y ACTIVOS Y DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

DESPACHO DE AJUSTADORES, COMPAÑÍA DE SEGUROS, EXPEDIENTE DEL SINIESTRO



O

1

( 19A )



1

( 19.2 )

FINIQUITO DE PAGO


1-3T

( 20 )

ÁREA ASEGURADA

FIN

C


ESCRITO DE NOTIFICACIÓN DEL DEPÓSITO DEL CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN

RECIBE

O




RIESGOS( 24 )


ORDENA

( 26 )

ESCRITO DE NOTIFICACIÓN DEL DEPÓSITO DEL CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN

OFICIO DE ENTREGA

RESULTADOS DEL AJUSTE



1

O

1

O

( 25 )

O-1

SUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES ADMINISTRACIÓN



RIESGOS


RIESGOS


RIESGOS

DE MANERA VERBAL

FINIQUITO DE PAGO

DISTRIBUYE

1-3T

( 21 )

1

TESORERO

OFICIO DE ENTREGA

1


OFICIO DE ENTREGA

O


( 23 )

( 15A.3 )


MINUTA DE TRABAJO

1T


OFICIO DE ENTREGA


O-1

( 22 )


RIESGOS


FINIQUITO DE PAGO



( 19A.1 )

O

1

1-3T

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 64PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Eventual.

Reclamación de Fianzas de Fidelidad.

• La Procuraduría Fiscal debe entregar al Departamento de Administración de Riesgos, las Actuaciones legalescorrespondientes, las cuales pueden ser:- Denuncia y/o Querella, debidamente ratificada.- Oficio y Pliego de consignación.- Auto de formal prisión.

• El Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales debe solicitar la siguiente información a través de lossiguientes oficios:Oficio de solicitud dirigido al área afectada, solicitando lo siguiente:- Monto del daño patrimonial.- Nombre del servidor público, presunto responsable del hecho ilícito.- Narración suscrita de los hechos.- Fecha del descubrimiento del ilícito, especificando el acto que lo originó.- Elementos que demuestran la presunta responsabilidad del acto.

Oficio de información del fiado dirigido a la Subdirección de Recursos Humanos, solicitando lo siguiente:- Documentación que demuestre la existencia laboral del fiado con la Dependencia.- Datos de localización del fiado.

Oficio de aviso previo dirigido a la compañía afianzadora, con los siguientes datos:- Nombre del beneficiario.- Número de fianza.- Nombre del fiado (en caso de conocerse).- Monto reclamado (en caso de estar definido).- Fecha del descubrimiento del ilícito.

Oficio de solicitud de documentación dirigido a la Procuraduría Fiscal, solicitando las actuaciones legales contrael fiado.

Integrar en tiempo y forma los expedientes de reclamación de daños, a fin de gestionar ante la compañía afianzadorala indemnización a que tenga derecho el Gobierno del Estado o los terceros afectados.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 65PÁG.





Recibe de manera verbal instrucción del Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, para presentar la reclamación respectiva a la compañíaafianzadora.

Notifica a la compañía afianzadora la ocurrencia del siniestro einforma de manera verbal al Analista Administrativo de SegurosPatrimoniales, el siniestro y solicita la elaboración de ladocumentación correspondiente.

Recibe de manera verbal del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos, información del siniestro y la solicitudde elaboración de la documentación correspondiente.

Elabora los siguientes documentos:- Oficio de solicitud en original y copia.- Oficio de información del fiado en original y copia.- Oficio de aviso previo en original y copia.- Oficio de solicitud de documentación en original y copia.Y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos a travésdel Jefe del Departamento de Administración de Riesgos.

Distribuye los Oficios de la siguente manera:- Oficio de solicitud en original al área afectada.- Oficio de información del fiado en original a la Subdirección de

Recursos Humanos.- Oficio de aviso previo en original a la compañía afianzadora.- Oficio de solicitud de documentación en original a la

Procuraduría Fiscal.Y recaba acuse de recibo en las copias.

Pasa el tiempo.

Recibe la Información solicitada del área afectada, de laSubdirección de Recursos Humanos y de la Procuraduría Fiscal, yelabora el Expediente de reclamación e integra la Informaciónsolicitada.

Revisa el Expediente de reclamación y verifica si está completo.

¿Está completo el Expediente de reclamación?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 66PÁG.




7A.

8.

9.

10.

11.

11A.

11B.

En caso de no estar completo el Expediente de reclamación:

Solicita y recibe la Información requerida del área afectada, de laSubdirección de Recursos Humanos y/o de la Procuraduría Fiscal,e integra al Expediente de reclamación.


En caso de estar completo el Expediente de reclamación:

Elabora el Oficio de reclamación en original y copia, integra laDocumentación de la reclamación y recaba visto bueno y firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio de reclamación en original a la CompañíaAfianzaora, recaba acuse de recibo en la copia y notifica de maneraverbal al Jefe de Departamento de Administración de Riesgos.

Recibe de manera verbal la notificación de envío del Oficio dereclamación del Analista Administrativo de SegurosPatrimoniales.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de respuesta de la reclamación presentada enoriginal de la compañía afianzadora y verifica si procedió lareclamación presentada.

¿Procedió la reclamación presentada?

En caso de no haber procedido la reclamación presentada:

Analiza el Oficio de respuesta en original con el Subdirector deContrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos, y verifica si es factible solventar la improcedencia.

¿Es factible solventar la improcedencia?

En caso de no ser factible solventar la improcedencia:

Solicita de manera verbal la elaboración del Oficio informativo alAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.



COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 67PÁG.




11B.1

11B.2

11B.3

11B.4

11B.5

11C.

11C.1

11C.2

11C.3

11C.4

Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del Oficioinformativo del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.

Elabora el Oficio informativo en original y copia, determinandoque la reclamación presentada es improcedente de acuerdo a lascondiciones generales de la compañía afianzadora, recaba vistobueno y firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio informativo en original al área afectada y recabaacuse de recibo en la copia.

Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de reclamación encopia, el Oficio de respuesta en originaly el Oficio informativo encopia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expediente.

Fin.

En caso de ser factible solventar la improcedencia:

Solicita y recibe la Documentación correspondiente del áreacorrespondiente.

Turna la Documentación correspondiente y solicita de maneraverbal la elaboración del Oficio de reclamación complementario alAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.

Recibe la Documentación correspondiente y de manera verbal lasolicitud de elaboración del Oficio de reclamacióncomplementario del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.

Elabora el Oficio de reclamación complementado en original ycopia, recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Envía el Oficio de reclamación complementado en original juntocon la Documentación correspondiente a la compañíaafianzadora, y recaba acuse de recibo en el Oficio en copia.




COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 68PÁG.




11C.5

12.

12A.

12A.1

12A.2

12A.3

12A.4

13.

14.

Integra al Expediente de reclamación el Oficio de reclamacióncomplementado en copia.


En caso de haber procedido la reclamación presentada:

Recibe el Cheque de indemnización de la compañía afianzadora yverifica si están correctos los datos.



Solicita de manera verbal la elaboración del Oficio de errores uomisiones al Analista Administrativo de Seguros Patrimoniales.

Recibe de manera verbal la solicitud de elaboración del Oficio deerrores u omisiones del Jefe de Departamento de Administraciónde Riesgos.

Elabora el Oficio de errores u omisiones en original y copia,recaba firma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos.

Entrega el Oficio de errores u omisiones en original y el Chequede indemnización a la compañía afianzadora y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.

Integra al Expediente de reclamación, el Oficio de errores uomisiones en copia.



Turna el Cheque de indemnización y solicita de manera verbal laelaboración del Oficio de entrega e integración del expediente alAnalista Administrativo de Seguros Patrimoniales.

Recibe el Cheque de indemnización y de manera verbal lasolicitud de elaboración del Oficio de entrega e integración delexpediente del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.






COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 69PÁG.



Elabora el Oficio de entrega dirigido al Tesorero en original ycopia, y recaba firma del Subdirector de ContratacionesGubernamentales, Administración de Riesgos y Activos.

Turna el Oficio de entrega en original y el Cheque deindemnización al Tesorero y recaba acuse de recibo en el Oficio encopia.

Pasa el tiempo.

Recibe el Escrito de notificación del depósito del cheque deindemnización en original del área asegurada a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Integra al Expediente de reclamación los siguientes documentos:- Oficio de reclamación en copia.- Oficio de respuesta en original.- Oficio de entrega en copia.- Escrito de notificación del depósito del cheque de

indemnización en original.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la reclamación.





15.

16.

17.

18.

19.


COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD


ENERO 2015


INICIO


DE RIESGOS Y ACTIVOSSUBDIRECTOR CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y

ACTIVOS Y DEL DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

NOTIFICA LA OCURRENCIA DEL SINIESTRO, E INFORMA DEL SINIESTRO Y SOLICITA LA

DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE

( 2 )

DE MANERA VERBAL

RECIBE INFORMACIÓN DEL SINIESTRO Y SOLICITUD DE

ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

CORRESPONDIENTE

( 3 )

DE MANERA VERBAL

COMPAÑÍA AFIANZADORAANALISTA

ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES


RIESGOS

DE MANERA VERBAL


( 1 )

RECIBE INSTRUCCIÓN PARA PRESENTAR LA

RECLAMACIÓN RESPECTIVA A LA COMPAÑÍA AFIANZADORA

EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN


RECIBE, ELABORA E INTEGRA

( 6 )

ÁREA AFECTADA, SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMAOS Y DE LA

PROCURADURÍA FISCAL


REVISA Y VERIFICA SI ESTÁ COMPLETO

¿ESTÁ COMPLETO EL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN?

NO

ÁREA AFECTADA, SUBDIRECCIÓN DE

RECURSOS HUMANOS Y/O PROCURADURÍA

FISCAL

SI



RECIBE, ELABORA E INTEGRA

( 7A )

( 7 )

1



DOCUMENTACIÓN DE LA RECLAMACIÓN


ENVÍA, RECABA ACUSE DE RECIBO Y NOTIFICA

( 9 )

O

1

COMPAÑÍA AFIANZADORA

OFICIO DE RESPUESTA

RECIBE Y VERIFICA SI PROCEDIÓ

O


2

( 10 )

RECIBE LA NOTIFICACIÓN DE ENVÍO DEL OFICIO DE RECLAMACIÓN Y LA


( 11 )

DE MANERA VERBAL

¿PROCEDIÓ LA RECLAMACIÓN PRESENTADA?

SI

3



RECIBE Y VERIFICA SI ESTÁN CORRECTOS LOS DATOS

( 12 )



OFICIO DE RESPUESTA

ANALIZA Y VERIFICA SI ES FACTIBLE SOLVENTAR LA

IMPROCEDENCIA

O

( 11A )

1

2

OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN

OFICIO DE AVISO PREVIO

OFICIO DE INFORMACIÓN DEL FIADO

OFICIO DE SOLICITUD

DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBO

( 5 )

1T

1F

1T

1T

1T

1F

1F

1F

ÁREA AFECTADA

DE MANERA VERBAL AL JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE

RIESGOS




NO

SI

ANALISTA ADMINISTRATIVO DE

SEGUROS PATRIMONIALES

( 12A )

SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO DE ERRORES U

OMISIONES

3

4



¿ES FACTIBLE SOLVENTAR LA IMPROCEDENCIA?

NO

SI

( 11B )

SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO INFORMATIVO

NO

1


DE RIESGOS

OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN

O-1

OFICIO DE AVISO PREVIO

O-1

OFICIO DE INFORMACIÓN DEL FIADO

OFICIO DE SOLICITUD


O-1

O-1

( 4 )

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS


PROCURADURÍA FISCAL



ELABORA, INTEGRA Y RECABA

O-1

( 8 )


DE RIESGOS

COPIA NO CONTROLADA

RECLAMACIÓN DE FIANZAS DE FIDELIDAD


ENERO 2015

JEFE DE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓNDE RIESGOS ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SEGUROS PATRIMONIALES

FIN

C

2

OFICIO INFORMATIVO


O

1

( 11B.3 )

ÁREA AFECTADA

OFICIO INFORMATIVO

OFICIO DE RESPUESTA


INTEGRA AL EXPEDIENTE DE RECLAMACIÓN

1

O

1

( 11B.4 )


ORDENA

( 11B.5 )

ÁREA CORRESPONDIENTE


SOLICITA Y RECIBE

( 11C )SUBDIRECTOR DE

CONTRATACIONES GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Y ACTIVOS

2


OFICIO DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTADO


1

( 11C.5 )

4

( 12A.1 )

RECIBE LA SOLICITUD DE ELABORACIÓN DEL OFICIO DE ERRORES U OMISIONES


RIESGOS



3



O

1

( 12A.2 )



( 12A.4 )

1


TURNA Y SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO

DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTARIO

( 11C.1 )




TURNA Y SOLICITA LA ELABORACIÓN DEL OFICIO

DE ENTREGA E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE

( 13 )




RIESGOS




DE ENTREGA E INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE

( 14 )

ESCRITO DE NOTIFICACIÓN DE DÉPOSITO DEL CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN

RECIBE

( 17 )

O

3

1



( 11B.1 )


INFORMATIVO


RIESGOS

DETERMINANDO QUE LA RECLAMACIÓN ES

IMPROCEDENTE





( 12A.3 )

O

1C

FIN


EXPEDIENTE DE LA RECLAMACIÓN

ORDENA

( 19 )





( 11C.4 )

O

1

TESORERO


OFICIO DE ENTREGA


( 16 )

O

1

ESCRITO DE NOTIFICACIÓN DE DÉPOSITO DEL CHEQUE DE INDEMNIZACIÓN

OFICIO DE ENTREGA

OFICIO DE RESPUESTA


INTEGRA AL EXPEDIENTE DE LA RECLAMACIÓN

1

O

1

O

( 18 )

OFICIO INFORMATIVO


O-1

( 11B.2 )

DOCUMENTACIÓN SOPORTE


DE RECLAMACIÓN COMPLEMENTARIO

( 11C.2 )



O-1

( 11C.3 )



DE MANERA VERBAL

OFICIO DE ENTREGA


O-1

( 15 )

A TRAVÉS DEL JEFEDE DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

DE RIESGOS

ÁREA ASEGURADA

COPIA NO CONTROLADA



ENERO 2015 72PÁG.



NORMAS



OBJETIVO


Periódica.

Control Documental de las Pólizas de Seguros y Fianzas.

• Las modificaciones a las Pólizas deben realizarse en los primeros 30 días a partir de la entrega de la misma, conformelo establecido en el artículo 25 de la Ley sobre el Contrato del Seguro.

• La cancelación de las Pólizas únicamente son procedentes cuando éstas estén debidamente finiquitadas, en casocontrario, el Departamento de Administración de Riesgos debe realizar el Oficio correspondiente comunicando a laDependencia la improcedencia de la misma.

• En el caso de vehículos, el Analista Administrativo de Registro y Control Patrimonial debe registrar en la Base dedatos de control: el número de póliza y el inciso correspondiente, así también lo relativo a otros bienes o fianzas deberegistrarse la modificación del endoso.

• En los movimientos de bajas, el Departamento de Administración de Riesgos, debe gestionar mediante Oficio, ladevolución de la cantidad no devengada por la Póliza correspondiente, así como su devolución a la Dependenciacorrespondiente.

Mantener actualizado el archivo documental de las altas, bajas y modificaciones de las pólizas de seguros y fianzas, con elfin de integrar la base de datos respectiva.

Ninguno.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 73PÁG.




Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente decontratación respectivo.

Analiza la información, obtiene los datos correspondientes y generala Base de datos de control con base en el Expediente decontratación.

Pasa el tiempo.

Recibe el Oficio de solicitud de gestión en original y laDocumentación soporte de las Dependencias del Poder Ejecutivo através del Jefe de Departamento de Administración de Riesgos,verifica el Oficio y determina si el tipo de solicitud es pormodificación de datos o por una alta o baja.

¿La solicitud es por modificación de datos o por una alta o baja?

En caso de ser por modificación de datos:

Prepara la Documentación soporte, elabora el Oficio demodificación a la compañía correspondiente en original y copia,señalando los errores o cambios, y recaba visto bueno y firma delSubdirector de Contrataciones Gubernamentales, Administraciónde Riesgos y Activos a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos.

Envía el Oficio de modificación en original junto con laDocumentación soporte a la compañía correspondiente y recabaacuse de recibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

Recibe los Documentos de endoso con los cambios solicitados de lacompañía correspondiente a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos y verifica si están correctos.

¿Están correctos los Documentos de endoso?

En caso de no estar correctos los Documentos de endoso:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, recaba firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíacorrespondiente y recaba acuse de recibo en la copia.

1.

2.

3.

3A.

3A.1.

3A.2.

3B.

3B.1.


COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 74PÁG.




3B.2.

3C.

3C.1.

3C.2.

3C.3.

3C.4.

3C.5.

4.

5.


Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en copia.

Continúa con la actividad No. 3A.2.

En caso de estar correctos los Documentos de endoso:

Elabora el Oficio de contestación en original y copia, y recaba firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Obtiene copia de los Documentos de endoso.

Envía el Oficio de contestación en original, junto con losDocumentos de endoso a la Dependencia correspondiente a travésdel Jefe de Departamento de Administración de Riesgos y recabaacuse de recibo en las copias.

Accesa y registra en la Base de datos de control la modificacióncorrespondiente.

Integra al Expediente de contratación respectivo, los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de gestión en original.- Oficio de modificación en copia.- Documentos de endoso en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente decontratación respectivo.

Fin.

En caso de ser una alta o baja:

Elabora el Oficio de solicitud de alta o baja a la compañíacorrespondiente en original y copia, y recaba firma del Subdirectorde Contrataciones Gubernamentales, Administración de Riesgos yActivos a través del Jefe de Departamento de Administración deRiesgos.

Envía a la compañía correspondiente, el Oficio de solicitud enoriginal, junto con la Documentación soporte y recaba acuse derecibo en el Oficio en copia.

Pasa el tiempo.

COPIA NO CONTROLADA


ENERO 2015 75PÁG.



Recibe los Documentos de la alta o baja de la compañíacorrespondiente a través del Jefe de Departamento deAdministración de Riesgos y verifica si están correctos.

¿Están correctos los Documentos?

En caso de no estar correctos los Documentos:

Elabora el Oficio de observaciones en original y copia, y recabafirma del Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Envía el Oficio de observaciones en original a la compañíacorrespondiente y recaba acuse de recibo en la copia.

Integra al Expediente de contratación respectivo, el Oficio deobservaciones en copia.


En caso de estar correctos los Documentos:

Elabora el Oficio de contestación en original y copia, y recaba firmadel Subdirector de Contrataciones Gubernamentales,Administración de Riesgos y Activos a través del Jefe deDepartamento de Administración de Riesgos.

Obtiene copia de los Documentos de la alta o baja.

Envía el Oficio de contestación en original, junto con losDocumentos de la alta o baja a la Dependencia correspondiente, yrecaba acuse de recibo en las copias.

Accesa y registra en la Base de datos de control el alta o bajacorrespondiente.

Integra al Expediente de contratación respectivo, los siguientesdocumentos:- Oficio de solicitud de gestión en original.- Oficio de solicitud de baja o alta en copia.- Oficio de contestación en copia.- Documentos de la alta o baja en copia.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente decontratación respectivo.




6.

6A.

6A.1

6A.2

7.

8.

9.

10.

11.

12.

COPIA NO CONTROLADA

CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS


ENERO 2015


INICIO

C

DEPENDENCIAS DEL PODER EJECUTIVO

¿LA SOLICITUD ES POR MODIFICACIÓN DE DATOS O

POR UNA ALTA O BAJA?



COMPAÑÍA CORRESPONDIENTE


NO





INTEGRA AL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

RESPECTIVO

1

1

1


C

FIN

MODIFICACIÓN DE DATOS

1

ALTA O BAJA

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

OBTIENE

( 1 )


ANALIZA LA INFORMACIÓN, OBTIENES LOS DATOS CORRESPONDIENTES Y

GENERA

BASE DE DATOS DE CONTROL

( 2 )


OFICIO DE SOLICITUD DE GESTIÓN

RECIBE, VERIFICA Y DETERMINA EL TIPO DE

SOLICITUD

1T

( 3 )

DOCUMENTOS DE ENDOSO

RECIBE CON LOS CAMBIOS SOLICITADOS Y VERIFICA SI

ESTÁN CORRECTOS

( 3A.2 )



O

1

( 3B.1 )

( 3B.2 )


OBTIENE

1

( 3C.1 )

ACCESA Y REGISTRA LA MODIFICACIÓN

CORRESPONDIENTE


( 3C.3 )


OFICIO DE MODIFICACIÓN



RESPECTIVO

O

1

1

( 3C.4 )


ORDENA

( 3C.5 )


RIESGOS


RIESGOS


RIESGOS



¿ESTÁN CORRECTOS LOS DOCUEMNTOS DE ENDOSO?

SI



OFICIO DE SOLICITUD


O-1

( 4 )

OFICIO DE CONTESTACIÓN


O-1

( 3C )


RIESGOS


RIESGOS




( 3A.1 )

O

1


RIESGOS



O-1

( 3B )



O-1

PREPARA, ELABORA, RECABA VISTO BUENO Y FIRMA

( 3A )

( 3C.2 )




O

1

1

COPIA NO CONTROLADA

CONTROL DOCUMENTAL DE LAS PÓLIZAS DE SEGUROS Y FIANZAS


ENERO 2015


1


1


NO




1


C

FIN

DOCUMENTOS


( 6 )



O

1

( 6A.1 )



RESPECTIVO

1

( 6A.2 )

DOCUMENTOS

OBTIENE

1

( 8 )

ACCESA Y REGISTRA


( 10 )

DOCUMENTOS


OFICIO DE SOLICITUD


INTEGRA EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

RESPECTIVO

1

O

1

1

( 11 )


ORDENA

( 12 )





RIESGOS


OFICIO DE SOLICITUD


( 5 )

O

1


RIESGOS


RIESGOS



O-1

( 7 )


ELABORA Y RECABA

O-1

( 6A )

( 9 )

DOCUMENTOS



O

1

1

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



ENERO 2015 78PÁG.

MTRO. IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE CONTRATACIONES

GUBERNAMENTALES, ADMINISTRACIÓN DERIESGOS Y ACTIVOS

MTRO. MAURICIO MARTÍN AUDIRAC MURILLOSECRETARIO DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

LRI. MARIANA GALLEGOS HERNÁNDEZSUBDIRECTORA DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANODIRECTOR GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

LIC. JUAN MANUEL DEL CASTILLO GONZÁLEZSUBSECRETARIO DE FINANZAS

Y ADMINISTRACIÓN

LIC. PEDRO ARTURO GARCÍA RODRÍGUEZJEFE DE DEPARTAMENTO DE


Elaborado y autorizado en enero de 2015Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave

L.A. GABRIEL SALVADOR ARNAU TOMASESOR ESPECIAL DEL C. SECRETARIO EN LADIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

COPIA NO CONTROLADA

Documents

DE PROCEDIMIENTOS MANUAL - Veracruz · temporal, el Oficio de observaciones en copia desechando la documentación anterior. Continúa con la actividad No. 12. En caso de estar correctos