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Soft QS
Tecnología aplicada al sector asegurador
iSegur
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S O F T Q S
Manual:
Soft QS Plaza Azteca local 4 • Zaragoza
Teléfono 976 488 295 • Fax 976 535 844
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GESTOR DE TAREAS ............................................................................................................ 4
GESTOR DE TAREAS: DEFINICIÓN DE PROCESOS ....................................................................... 5
1.- Localizador ..................................................................................................................................... 7
2.- Detalle del Proceso ........................................................................................................................ 7
3.- Asignación de Procesos ................................................................................................................. 8
GESTOR DE TAREAS: VISUALIZAR PROCESOS .......................................................................... 10
GESTOR DE TAREAS: AGENDA ................................................................................................ 10
1.- Menú ........................................................................................................................................... 11
2.- Calendario ................................................................................................................................... 11
3.- Agenda del Día............................................................................................................................. 12
4.- Filtros de Tareas .......................................................................................................................... 13
5.- Visor de Tareas ............................................................................................................................ 14
PROCESOS DEL GESTOR DE TAREAS ................................................................................. 16
GESTOR DE TAREAS: CREAR UN PROCESO .............................................................................. 17
GESTOR DE TAREAS: CREAR TAREAS ...................................................................................... 18
1.- Crear un Grupo de Tareas y Tareas a un Proceso ....................................................................... 18
2.- Crear una Tarea a un Proceso ..................................................................................................... 19
3.- Crear una Tarea Programada ...................................................................................................... 22
GESTOR DE TAREAS: ASIGNACIÓN DE TAREA ......................................................................... 25
GESTOR DE TAREAS: ASIGNACIÓN DE TAREA VISITA COMERCIAL ........................................... 26
GESTOR DE TAREAS: GESTIÓN Y RESULTADO DE UNA TAREA ................................................. 30
1.- Datos de la Tarea (Simple)........................................................................................................... 30
2.- Datos de la Tarea (Avanzado): ..................................................................................................... 34
3.- Ver proceso completo: ................................................................................................................ 34
4.- Gestión Documental: ................................................................................................................... 35
5.- Ayuda: .......................................................................................................................................... 35
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GESTOR DE TAREAS: BORRAR UNA TAREA ............................................................................. 35
GESTOR DE TAREAS: BORRAR UN PROCESO ........................................................................... 35
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Gestor de Tareas
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Gestor de Tareas: Descripción de la Tabla El Gestor de Tareas es una herramienta permite hacer un seguimiento y programación de las tareas de la correduría, así como controlar que persona se encarga de hacerlo, el resultado de las mismas y la función a realizar dependiendo de dichos resultados. El Gestor de Tareas está totalmente integrado en el programa de gestión, incluyendo una agenda que permitirá tanto gestionar las tareas como crear avisos, anotaciones, visitas… El Gestor de Tareas también está relacionado con el modulo de gestión comercial, para así poder programar y gestionar las tareas comerciales (visitas, campañas, etc.) El GT controla los usuarios y puestos de trabajo, de forma que por defecto, siempre que haya usuarios dados de alta, solo aparecen las tareas asociadas al usuario o puesto de trabajo asociado. Las opciones del gestor de Tareas se muestran en el menú Gestor de tareas donde:
Definición de Procesos: se programan las tareas y los procesos automáticos a realizar. Ver Gestor de Tareas: Definición de Procesos.
Visualizar Procesos: es un visor de procesos. Ver Gestor de Tareas: Visualizar Procesos.
Agenda: se muestra la agenda personal con las tareas del usuario y puesto de trabajo. Ver Gestor de Tareas: Agenda.
Gestor de Tareas: Definición de Procesos Desde esta ventana se definen los procesos y se programan las tareas y acciones que haremos sobre el programa. Se accede a través del menú Gestor de Tareas:
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Un proceso se compone de un grupo de tareas y cada grupo de tareas puede tener o una o varias tareas y en función de la resolución o no de las tareas se pasa de un grupo de tareas a otro o se finaliza la tarea. Los procesos con sus correspondientes tareas o grupo de tareas se asignan a las tablas y operaciones deseadas. Puede ocurrir que un mismo proceso se pueda asignar a distintas tablas o acciones. Ejemplos de tareas:
Cada vez que damos de alta un candidato, imprimir el documento de la LOPD para que la firme el candidato.(puede servir también el mismo proceso para el alta de clientes)
Cada primero de mes a las 10:00 de la mañana volcar la cartera de la compañía de Axa.
Todos los viernes sacar un listado de clientes nuevos enviando copia al gerente de la correduría con gráfica. (puede servir el mismo proceso para alta de pólizas de producción)
Se accede a través del menú Gestor de Tareas / Definición de Procesos y nos muestra la siguiente ventana:
Esta ventana se divide en tres pestañas:
1.- Localizador: donde se muestran todos los procesos programados y donde se pueden realizar búsquedas de estos mismos procesos.
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2.- Detalle del Proceso: se detalla el proceso seleccionado y el grupo de tareas que lo compone. 3.- Asignación de Procesos: se asignan los procesos a las tablas del programa y a operaciones relacionadas con la tabla seleccionada. Un mismo proceso puede asignarse a distintas tablas del programa.
1.- Localizador Se muestran en lista todos los procesos asignados a tablas en el Gestor de Tareas ya que un mismo proceso se puede asignar a distintas tablas. En la parte superior de la ventana se muestran tres botones:
: donde se crea un nuevo proceso y nos lleva a la pestaña Detalle de Proceso.
: dentro del proceso se crean grupos de Tareas que engloban las tareas a realizar en un proceso. Ver el punto de este manual “Crear Grupo de Tareas”.
: cierra la ventana. A través del apartado de Filtros se pueden realizar búsquedas.
Podemos realizar búsquedas sobre una tabla del programa, la operación sobre la que está definida la tarea o el nombre de la tarea. Para iniciar la búsqueda pulsamos el botón
y para realizar una nueva búsqueda partiendo de cero pulsamos el botón
. Los resultados se muestran en la tabla listado y sobre esta misma tabla se pueden realizar nuevas búsquedas desde el campo Búsqueda situado en la parte superior del listado.
2.- Detalle del Proceso Nos aparece la ventana donde se define el proceso y las tareas o grupos de tareas del Gestor De Tareas. En la parte superior de la ventana se muestran los siguientes botones:
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: se utiliza para abrir uno de los procesos grabados.
: se crea un nuevo proceso dejando los campos en blanco.
: se guarda el proceso que tengamos en pantalla.
: se elimina el proceso que tengamos en pantalla.
: se crea una nueva tarea en el grupo de tareas del proceso. Ver el punto de este manual “Crear Grupo de Tareas”.
: se crea un nuevo grupo de Tareas que engloban las tareas a realizar en un proceso. Ver el punto de este manual “Crear Grupo de Tareas”.
: cierra la ventana.
Para dar de alta un proceso ver el punto de este manual Gestor de Tareas: Como Crear un Proceso.
3.- Asignación de Procesos Desde esta ventana se asignan los procesos a la tabla y al proceso relacionado con la tabla.
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En la lista de la izquierda nos aparecen los procesos que tenemos creados en el Gestor de Tareas. Si queremos asignar una tabla a uno de los procesos, pulsamos encima de él y se traspasará a la tabla de la derecha donde simplemente seleccionamos la tabla y el proceso sobre la tabla para que a partir de este momento se generen los procesos y sus correspondientes tareas. Podemos incluir filtros sobre la tabla seleccionada, por ejemplo que solamente genere la s tareas sobre el fichero de clientes pero que sean de la provincia de Zaragoza, para ello
introduciremos las condiciones a través del botón .
Para grabar la asignación de procesos las tablas pulsamos en el botón .
Para eliminar una fila de la tabla pulsamos en el botón .
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Gestor de Tareas: Visualizar Procesos Gestor de Tareas: Agenda Desde esta ventana se muestra la agenda personal con las tareas del usuario y/o puesto de trabajo. Se accede a través del menú Gestor de Tareas:
O bien desde el escritorio de Isegur:
La ventana general de Agenda es la siguiente donde se pueden distinguir las siguientes partes:
1.- Menú. 2.- Calendario. 3.- Agenda del día. 4.- Filtros de Tareas. 5.- Visor de tareas.
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1.- Menú
Nos permite seleccionar usuario para consultar la agenda, sólo en el caso de que el usuario tenga permiso para hacerlo. Nos permite filtrar la agenda entre fechas y seleccionar un proceso para buscar.
Desde el icono podremos escoger el tipo de visualización de la agenda: día, semana de 5 días, semana de 7 días, mes, año o lista de tareas.
El botón nos lleva en la agenda al día de hoy. Desde los campos Referente A se selecciona el fichero sobre el cual queremos realizar una búsqueda de una tarea.
Para iniciar la búsqueda pulsamos en el botón .
Desde el botón decidimos si queremos ver todas las tareas o sólo las pendientes.
Desde el botón se cierra la ventana.
2.- Calendario
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El calendario muestra desde el mes actual hacia adelante, a través de las flechas podemos recorrer el resto de meses. Para acceder a las tareas de un día bastará con pinchar encima de él, en el calendario. Como se ve hay dos colores en el calendario. Indican lo siguiente:
- Recuadro Naranja: marca el día de hoy. - Día resaltado en Negrita: Hay tareas ese día.
En el momento que nos posicionamos en un día del calendario, en la agenda del día nos aparecen las tareas de ese día.
3.- Agenda del Día La agenda muestra una visión del día actual, dividida en franjas horarias de media hora. Las tareas pendientes se muestran en un globo naranja y las ya realizadas en verde tal y como muestra la imagen:
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Para programar una nueva entrada en la agenda basta con hacer clic sobre la franja horaria que deseamos e introducimos la entrada en la agenda (opción no disponible temporalmente). Esta tarea generada no tiene porque ir asignada a ningún proceso del programa ni a ninguna ficha, simplemente nos anotamos una tarea a realizar en nuestra agenda para que el programa nos avise. Si queremos finalizar la tarea programada en la agenda, hacemos clic en la tarea que queremos realizar y nos abre una ventana donde se completa el resultado de la tarea y se realiza la gestión propia de la tarea. Ver Gestor de Tareas: Resultado de una Tarea.
4.- Filtros de Tareas Se configuran los filtros para que en el visor de Tareas se muestren únicamente las Tareas que queremos. Nos permite realizar varios filtros entre los que se encuentran:
Proceso: indicar de la lista el proceso que queremos consultar las tareas.
Tarea: seleccionar de la lista la tarea a consultar.
Cliente: seleccionar a través del botón el cliente sobre el cuál queremos consultar las tareas.
Fecha límite: nos muestra las tareas cuya fecha límite de resolución sea la indicada en este campo.
Acción: nos permite filtrar las tareas por el tipo de acción a realizar: llamada, visita, etc.
Prioridad: nos filtra las tareas por el nivel de prioridad que indiquemos en el campo.
Ver Tareas Programadas: permite ver las tareas asignadas al usuario en el día.
Ver Tareas de Otros Usuarios: permite ver las tareas de otros usuarios.
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Ver Tareas del Puesto de Trabajo: nos muestra las tareas del puesto de trabajo al que pertenece el usuario.
En función a dichos filtros, al pulsar el botón se actualizará el Visor de Tareas, el cual se explica en el siguiente punto de este manual.
5.- Visor de Tareas Se muestran las Tareas asociadas al usuario / puesto de trabajo o si el usuario tiene permisos, podrá consultar las tareas de otros usuarios. Los procesos configurados en el punto definición de proceso generan unas tareas y éstas les irán apareciendo a los distintos usuarios o puestos de trabajo. Esto es la Bolsa de Trabajo y está pendiente de agendar.
La leyenda de los iconos que aparece en la tabla es la siguiente:
Donde:
Prioridad: nos indica la prioridad en de ejecución de la tarea.
Usuarios Tarea: nos muestra el usuario asignado en esta tarea. Si clicamos en el icono nos sale la foto asociada a este usuario.
Acción: indica que tipo de acción requiere la tarea, si es una visita, un envío de e-mail, llamada, etc.
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Estado Tarea: en que estado se encuentra la tarea, pendiente, realizada, pausada, etc.
Proceso: no indica el nombre del proceso que genera la tarea.
Tarea: indica el nombre de la Tarea que debemos resolver.
Fecha Límite: indica la fecha límite que tiene el usuario para resolver la tarea.
Columnas siguientes: no permitirá acceder a la ficha del cliente, la póliza, recibo, siniestro, etc. sobre la cual va asociada la tarea.
Las tareas asignadas a un puesto de trabajo saldrán en la bolsa de trabajo de todos los usuarios de ese puesto de trabajo. Estas tareas después, se deben adjudicar entre los usuarios del puesto de trabajo, arrastrando dicha tarea a la barra de calendario o bien pulsando en el
botón . En ambos casos nos aparecerá la siguiente ventana donde contestaremos “Si” en el caso que queramos adjudicarnos la tarea.
Como se genera una tarea se ve en el punto de este manual Gestor de Tareas / Crear Tareas
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Procesos del Gestor de Tareas
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Gestor de Tareas: Crear un Proceso
Entramos en la ventana de definición de procesos y pulsamos en el botón para que se muestre la ventana del Detalle del Proceso:
Donde deberemos indicar:
Proceso referente a: seleccionamos de la lista la tabla a la que se refiere el proceso sobre la cual se deben ejecutar las tareas que programemos en este proceso.
Nombre del proceso: indicamos un nombre identificativo al proceso, por ejemplo “Envío Carta LOPD”.
Código de Proceso: le damos un código al proceso, por ejemplo “LOPD”.
Proceso para Campaña: marcaremos esta opción si este proceso se va a generar para una Campaña.
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Responsable del Proceso: podemos indicar un usuario o un puesto de trabajo como responsable del proceso. Este valor no significa que el proceso se asigne a este usuario, sino que es el responsable.
Intervalo de tiempo: intervalo de tiempo que estimamos dura el proceso para que se muestre la Línea del Tiempo que tenemos en la parte inferior de la ventana.
A partir de aquí ya podremos generar las tareas y grupos de tareas. Pulsamos el botón
para crear una tarea dentro del proceso o el botón si queremos crear un nuevo Grupo de Tareas, ver cómo Crear un Grupo de Tareas y Tareas a un Proceso en el punto de este manual Gestor de Tareas / Crear Tareas o Grupo de Tareas. Un proceso está compuesto de tareas, no es lógico crear un proceso sin crear su grupo de tareas.
Una vez introducidos los datos pulsamos en botón para guardar el proceso.
Gestor de Tareas: Crear Tareas Podemos crear dos tipos de tareas: una tarea sobre un proceso o una tarea programada automáticamente. La diferencia entre ambas es que la tarea sobre un proceso se va generando por procesos referentes a ficheros o acciones que realizamos en el programa y una tarea desencadena, en función al resultado, a otra tarea hasta que finaliza el proceso. La tarea programada es una tarea que se asigna automáticamente a un usuario o al sistema el día y hora que nosotros indicamos y se ejecuta siempre mientras no cancelemos la tarea.
1.- Crear un Grupo de Tareas y Tareas a un Proceso Antes de crear una tarea es necesario crear un Grupo de Tareas, las tareas siempre van incluidas en grupos de tareas, no se pueden crear tareas independientes.
Para crear un grupo de tareas pulsamos en el botón y nos muestra la siguiente ventana donde simplemente introduciremos el nombre del Grupo de Tareas:
Una vez creado el grupo, se crean las tareas pulsando en el botón . Ver el siguiente punto del manual “Crear una Tarea”.
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2.- Crear una Tarea a un Proceso Nos creará la tarea dentro del grupo de tareas en el que nos encontremos posicionados. Siempre debemos estar posicionados dentro del grupo de tareas al cual queremos crear el proceso. La ventana que nos muestra es la siguiente y la descripción de los campos ya se ha visto en el punto de este manual.
Los campos necesarios son los siguientes:
Campos Tarea
Nombre de la Tarea Se indica el nombre de la Tarea.
Acción a realizar Se indica la acción a realizar en la Tarea. Si la tarea a realizar es una llamada, una visita, enviar un correo electrónico…
Cuando se Empieza la Tarea
Indicar cuándo se empieza la Tarea.
Duración estimada Cuando tiempo estimado conlleva la resolución de la tarea.
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Tiempo Límite para hacer la Tarea
Tiempo máximo que se tiene para resolver la Tarea.
Prioridad Importancia de la Tarea.
¿Quien recibe email copia de la Tarea?
Se introduce en el caso que queramos enviar en copia de la tarea a otro usuario, puesto de trabajo o gestor.
¿Cambia de estado el Proceso?
Indicar si cambia de estado o no el proceso.
Documento / Plantilla
Documento o plantilla que se va a enviar.
¿A quién va dirigida la tarea?
A que fichero va dirigida la tarea. Seleccionar del desplegable.
Gasto que ocasiona la Tarea
Importe que ocasiona la tarea.
Nota Incluimos cualquier anotación sobre la tarea.
Resultados Tarea
Resultado Es un campo que podemos modificar para establecer el resultado de la tarea. Si ha salido bien finalizarla y si no derivarlo a otra tarea o proceso.
Ir a…
Indicar en función del resultado a donde queremos ir, si se indica Fin se finaliza la tarea, se puede seleccionar otro grupo de tareas pero siempre se iniciará en la primera tarea del grupo. No se puede ir a otra tarea dentro del mismo grupo de tareas. Se puede asignar también a otro proceso definido en el Gestor de Tareas.
Una vez configurada la tarea o tareas indicaremos ¿Quién realiza la tarea o grupo de tareas? Se introduce en la segunda pestaña de la Definición de Tareas
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Tenemos cuatro opciones para asignar la tarea:
1. El Sistema Automáticamente. Se programa la tarea para que lo realice el sistema automáticamente porque no necesita de la intervención de ninguna persona para la realización de la tarea. Por ejemplo: carga de cartera, listados para enviar por email…
2. Un gestor. Se selecciona del desplegable el gestor que deseemos. 3. Un Puesto de Trabajo. Se asigna a un puesto de trabajo en particular, por lo tanto se
asignará la tarea a todos los usuarios de la aplicación que pertenezcan al puesto de trabajo. Se selecciona del desplegable al puesto de trabajo se cargarán en la tabla inferior los usuarios que pertenezcan a ese puesto de trabajo. La tarea asignada a un puesto de trabajo aparecerá en la bolsa de trabajo de todos los usuarios, luego serán los propios usuarios quienes se asignen las tareas.
4. Usuario de la aplicación. Se asigna la tarea a un usuario específico de la aplicación. Seleccionar del desplegable al usuario.
Por último podremos añadir a la tarea documentación de ayuda para la persona que se encarga de realizar la tarea.
Se carga el documento dese el botón , se edita desde el botón y se elimina desde el
botón .
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3.- Crear una Tarea Programada Desde esta opción podremos crear tareas programadas que no van asociadas a procesos ni ficheros del programa como son: listados automáticos cada cierto tiempo, cargas automáticas de carteras, etc. En estos casos no interviene ningún proceso como alta de nuevo cliente, eliminación de póliza… y es entonces cuando podemos utilizar esta opción de Tareas Programadas.
Este proceso se ejecuta desde la ventana de la agenda en el botón .
Nos aparece la siguiente ventana donde se listan todas las tareas actualmente programadas para su ejecución.
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Para dar de alta una nueva tarea seleccionamos el botón Nuevo y nos muestra la siguiente pestaña Datos Generales Tarea que se muestra a continuación:
Donde se configuran los siguientes datos:
Nombre de la Tarea: se asigna un nombre identificativos a la tarea.
Acción a Realizar: se selecciona del desplegable la acción que vamos a realizar (listado, visita, email, fax..) y en función a lo seleccionado en el primer desplegable seleccionaremos en el siguiente campo la acción específica a realizar. Por ejemplo si queremos realizar una carga de Cartera, en el segundo campo indicaremos de qué compañía queremos realizar esta tarea.
¿Cuándo se realiza la tarea?: se indica si la tarea se debe realizar diariamente, semanalmente, mensualmente y la hora de realización.
Una vez completados estos datos indicaremos quien realiza la tarea:
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La tarea se la asignaremos o bien para que la realice el sistema automáticamente, la realice un usuario de una aplicación, un puesto de trabajo o un gestor. Si seleccionamos un puesto de trabajo en la tabla inferior se cargarán los usuarios que pertenecen a este puesto de trabajo y que por tanto pueden realizar la tarea. Si seleccionamos usuario de la aplicación podremos seleccionar varios usuarios de aplicación para realizar la tarea. Al igual que si seleccionamos un gestor podremos seleccionar que gestor va a realizar la tarea.
Una vez configurada la tarea pulsamos en el botón para guardar la tarea.
Si queremos eliminar la tarea pulsaremos en el botón .
Consultar Agenda de Tareas Automáticas , nos muestra una agenda con todas las tareas programadas realizadas con un detalle del estado y resultado de la tarea.
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Gestor de Tareas: Asignación de Tarea Una vez se vayan generando las tareas, al usuario al cual se le ha asignado la tarea o a los usuarios que pertenezcan al grupo de trabajo que se han asignado las tareas, les aparecerá en su bolsa de trabajo dichas tareas y será el propio usuario quien se deba agendar la tarea en función a su disponibilidad. El usuario verá las tareas pendientes de asignación desde el botón “Agenda”, que podrá acceder desde el menú iSegur Gestor de Tareas Agenda
Les mostrará la siguiente ventana con todas las tareas que le han sido asignadas a él y su puesto de trabajo y que están pendientes que agendar.
En la parte superior de la ventana se muestran ciertos campos para filtrar las tareas, estos campos son:
Proceso: permitirá mostrar resultados de un determinado proceso.
Tareas: permite filtrar por una tarea determinada.
Cliente: Permite filtrar tareas que pertenezcan a un determinado cliente.
Fecha Límite: permite filtrar las tareas cuya fecha límite sea la indicada en el campo.
Acción: permite filtrar tareas cuya acción sea la indicada en el campo.
Prioridad: permite filtrar tareas cuya prioridad sea la indicada en el campo.
Ver Tareas Programadas: permite ver únicamente las tareas programadas.
Ver Tareas de Otros Usuarios: permite ver únicamente las tareas de otros usuarios, sólo en el caso que el usuario tenga permisos.
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Ver Tareas del Puesto de Trabajo: permite ver las tareas que pertenezcan a su puesto de trabajo.
Una vez indicados los filtros pulsamos en el botón y en la bolsa de trabajo aparecerán las tareas según los filtros.
Para que un usuario se agende una tarea, deberá pulsar en icono de la tarea , nos mostrará el siguiente mensaje al cual contestaremos que “Si”:
Tras indicar la fecha y hora de realización de la tarea pulsaremos “Aceptar” para que la tarea quede programada en la agenda del usuario.
Las tareas que van asignadas a fichas del programa (clientes, pólizas, siniestros…) podemos acceder a la ficha en concreto desde el correspondiente botón que aparece en la bolsa de
trabajo como por ejemplo: para ver la ficha del cliente, para ver la ficha del proyecto,
para ver la ficha del siniestro.
Gestor de Tareas: Asignación de Tarea Visita Comercial Cuando la tarea es una visita comercial se activa el módulo de gestión comercial y nos aparece un asistente para agendar la visita con la persona. En la primera ventana del asistente nos indica el cliente, el gestor asignado a este cliente (no se puede modificar, lo recoge de la ficha del cliente) y el gestor de la visita que es el gestor asignado a realizar la visita.
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Tras pulsar el botón “Siguiente” nos pasa a la ventana “Cuando” donde indicaremos cuando se realizará la visita:
Tras indicar Cuando se realizará la visita, proseguimos indicando desde donde realizaremos la salida hacia la visita, puede ser desde el domicilio del gestor, desde la visita anterior, etc..
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El siguiente punto indicamos la localización de la visita, podemos seleccionar la dirección de las que nos aparece en la tabla que proviene de su ficha o introducimos una dirección manualmente en el campo destinado a ello.
A continuación indicamos el motivo de la visita:
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En el punto siguiente indicamos que documentación deseamos incluir en el informe del cliente:
Por último y para finalizar la configuración de la visita, indicamos si queremos o no imprimir los informes anteriormente seleccionados.
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Gestor de Tareas: Gestión y Resultado de una Tarea Para iniciar la gestión de una tarea e informar del resultado el usuario debe hacer doble clic encima de la tarea, entonces nos abre la ventana de gestión de la tarea:
La ventana se compone de cuatro pestañas:
1.- Datos de la Tarea (Simple)
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Nos aparecen los datos más significativos de la tarea a desempeñar: el nombre de la Tarea, su proceso, prioridad fechas estimadas de inicio y de fin… además de un visor de Gestión Documental para ver los documentos asociados a la tarea. Lo más importante de esta ventana es el panel de Estado de la tarea que se compone de cinco botones:
: Sirve para arrancar la tarea. Se pone en marcha la tarea y se completan los campos de fecha inicio tarea y hora inicio con la fecha del sistema.
: Se utiliza para pausar la tarea para retomarla en otro momento.
: Sirve para finalizar la tarea. Previamente la tarea debe estar en marcha sino no se puede finalizar. Se actualizan los campos fecha fin y hora fin. Es necesario, al finalizar una tarea, marcar el resultado de la tarea para que con la finalización de la tarea se termine con el proceso o desencadene en otras tareas. En la tabla que se muestra en la parte inferior de la ventana se deberá indicar el resultado de la tarea:
También es necesario indicar la fecha de inicio y de finalización de la tarea y una vez completos todos estos datos el estado de la tarea será modificado por “Realizada”. En el caso de que la tarea sea una Visita Comercial, la gestión de la tarea se realiza de otra forma, va asociado al módulo comercial donde se van a introducir todos los datos de gastos relacionados con los desplazamientos, alojamientos, dietas de la visita.
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En este caso, al finalizar una visita nos aparece la siguiente ventana donde deberemos indicar las fechas y horas de inicio y finalización de la visita en el caso de que no sean las correctas e indicar en el motivo de la visita de las opciones de resultado que previamente hemos configurado, el resultado correspondiente.
En el menú de la parte superior de la visita se encuentra el botón de gastos donde introduciremos los datos referentes al gasto e información de la visita:
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Por un lado podemos introducir en esta ventana los gastos referentes al Transporte como son los Km. recorridos, el importe por Km., gastos de parking, transporte publico, taxis o autopistas. Por otro lado podremos introducir los gastos de Alojamiento y restaurante y por último tenemos la opción de introducir otro tipo de gastos indicando cuales son. Una vez introducidos los gastos, pulsamos en botón Guardar y serán los usuarios encargados de la gestión de gastos quienes autoricen o no los gastos.
Para autorizar un gasto pulsamos en el botón y el estado del gasto pasa a ser “Autorizado”.
Para denegar un gasto pulsamos en el botón , el estado del gasto pasa a ser “Denegado”.
Para dejar un gasto pendiente de autorizar pulsamos en el botón y el estado del gasto pasa a ser “Pendiente de Autorización”.
Para dejar el gasto en revisión se pulsa el botón . Entonces el gasto pasa a estar pendiente de Revisión.
: Aplazar una tarea. Se utiliza para cambiarle fecha a la tarea. Se selecciona la nueva fecha desde el calendario que se muestra.
: Anula la tarea. Se anula la tarea definitivamente. Pasa a estado “Anulada” En la parte inferior de la ventana vemos una serie de botones de acceso directo a las fichas del cliente, póliza que detallamos a continuación su utilidad:
: Abre la ficha del Cliente asociado con la Tarea.
: Abre la ficha de la Póliza asociada con la Tarea.
: Abre la ficha del Recibo asociado con la Tarea.
: Abre la ficha del Siniestro asociado con la Tarea.
: Abre la ficha de la Campaña asociado con la Tarea.
: Abre la ficha del Compañía asociado con la Tarea.
: Abre la ficha del Interviniente / Auxiliar asociado con la Tarea.
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Si alguno de los botones está deshabilitado es porque esta tarea no va relacionada con ese fichero.
2.- Datos de la Tarea (Avanzado):
Nos aparecen los datos más significativos de la tarea (datos adicionales del usuario estimado que realiza la tarea).
3.- Ver proceso completo:
Se muestra en una línea del tiempo donde veremos de forma gráfica la duración de un proceso tras su paso por las distintas tareas que lo engloban. Se muestra la duración en tiempo de cada una de las tareas por las que hemos tenido que pasar, indicando por cada grupo de tareas y tareas las fechas de inicio y de fin (solamente de las tareas que hemos tenido que realizar). Nos muestra también esa misma información del proceso en una tabla con las acciones realizadas y las tareas por las que hemos pasado donde se incluyen los tiempos invertidos en la resolución de las tareas. Podemos configurar las columnas a ver para mostrar más datos en la tabla y configurar la línea del tiempo para que se muestre por minutos, horas, días o semanas.
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4.- Gestión Documental: Nos muestra toda la gestión Documental asociada a la tarea, informes del cliente, correos electrónicos, proyectos de tarificaciones, etc.… que nos son necesarios para realizar la tarea.
5.- Ayuda:
Esta opción está especialmente destinada a mostrar cualquier tipo de documento para facilitarle el trabajo al usuario que realiza la tarea. Por ejemplo, si es una tarea comercial, se pueden incluir las coberturas o cualquier tipo de ayuda que pueda servirle al usuario que ha de vender un producto.
Gestor de Tareas: Borrar una Tarea
Desde el botón se puede realizar el borrado de una tarea
Gestor de Tareas: Borrar un Proceso Entramos en la ventana de definición de procesos donde nos mostrará en primer lugar el Localizador con todos los procesos definidos en el programa:
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Si deseamos eliminar uno de los procesos hacemos doble clic en el proceso a eliminar para que nos muestre la ventana correspondiente a este proceso:
Pulsamos en el botón “Eliminar”, situado en la parte superior de la ventana:
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Nos pedirá la confirmación de borrado a lo cual contestaremos que “Si” para eliminar el proceso.
