DEFINICIÓN:

La planificación desde el punto de vista de diferentes pioneros de

la administración:

George Terry

"La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al

futuro para formular las actividades necesarias para realizar

los objetivos organizacionales."

Idalberto, Chiavenato

"La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas

consistencia al desempeño de la empresa."

David, Ewing

"La planificación es en gran medida la tarea de hacer que sucedan cosas que de

otro modo no sucederían"

La planificación es la primera función administrativa porque sirve de base para las

demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos

que deben cumplirse y que debe hacerse para alcanzarlos; por tanto, es

un modelo teórico para actuar en el futuro. La planificación comienza por

establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la

mejor manera posible. La planificación determina donde se pretende llegar, que

debe hacerse, como, cuando y en qué orden debe hacerse.

Propósito de la Planificación

La Planificación si la tomamos conceptualmente como la primera de las

actividades de una administraciónprofesionalizada tiene en si más de un

propósito. 

Actividad dura y clave si las hay para quienes no estánacostumbrados a realizarla

y vivirla entendiendo que es una herramienta clave para la definición del rumbo del

negocio de la empresa. Esta se debe realizar en todas las áreas de generación de

valor dentro de la empresa y no solo en aquellas que responden a las actividades

netamente operativas que para el agronegocio es la actividad corazón de la

empresa.

Como propósitos podemos distinguir los siguientes:

Mostrar una dirección: Fija las metas hacia dónde ir, traza en el recorrido

los objetivos y los cuantifica. Indica hacia qué rumbo nos dirigimos quitando

en cierta manera incertidumbre.

Establece los estándares de control: En la cuantificación de los objetivos

queda implícito que es en realidad lo que tendré que controlar para saber si

es el camino correcto el trazado por el plan o si es necesario tomar medidas

correctivas para no perder de vista la meta final.

Controla los efectos del cambio: Cuando vamos tomando decisiones que

alteran nuestro plan original, nos permiten distinguir que tan acertado o no

hemos distribuido y puesto en juego los recursos .

Reduce las actividades redundantes: Un buen plan permite revisar

previamente todas las actividades y asignación de recursos, es en este

momento donde podemos evitar la repetición o duplicación de actividades.

Permite la optimización de los recursos por evitar este problema.

En resumen, esto son los propósitos que entiendo son los más importantes, pero

hay algo que nos debe quedar claro: lo más importante no es el plan en si mismo,

lo más importante y desafiante es laejecución del mismo.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la

importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha

demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misión de su

organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus

actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan más

sensibles ante un ambiente de constante cambio.

Supone un marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de planificación.

Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las características de alta prioridad.

Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar

activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión

necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además se

requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en

niveles más bajos.

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional

de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en

el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las

contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito. Mantiene una

mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar

las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las

oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el

trabajo no productivo y se obtiene una identificación construtiva de los problemas y

las potencialidades de la empresa.

Por último, cabe destacar que la planificación es la primera función del proceso

administrativo, por tanto, realizar una buena planificación conlleva a tener una

buena organización, dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una

administración cien por ciento efectiva.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los

gerentes en todos los niveles de cualquier organización. Entre las cuales podemos

mencionar las siguientes:

1. Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades

hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los

esfuerzos.

2. Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a

visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible

una posible participación.

3. Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al que

hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver e intuir los

posibles planes de contingencia.

4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la

planificación esta dando los resultados buscados.

5. Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y

formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso

de realizar y lograr los objetivos.

6. Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa,

pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un

entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las

actividades administrativas.

7. Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de

lo que se dispone.

8. Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al gerente a

proporcionar una dirección confiada y agresiva.

DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACION

Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.

1. La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos

futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas

utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue

formulado el plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte

del valor del plan.

2. La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la

planificación excede a su contribución real. Creen que seria mejor gastar el

dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.

3. La planificación tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las

personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.

4. La planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a

los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.

5. La planificación demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas

de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar

pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan.

6. La planificación es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman

que quienes hacen la planificación tienden a exagerar su contribución.

7. La planificación tiene limitado valor práctico. Algunos afirman que la

planificación no solo es demasiada teórica.

TIPOS DE PLANIFICACIÓN.

            La planificación es el proceso de determinar como una organización o

persona puede llegar donde quiere llegar, y que debe hacer para alcanzar sus

objetivos. Sin embargo diferentes autores plantean varios modelos de planificación

y a continuación discutiremos algunos de ellos.

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.

Básicamente la planificación estratégica determina donde una organización estará

en uno o más años, como va a lograr llegar a esa posición y como podrá saber si

está en la posición deseada. La planificación estratégica usualmente está

orientada a toda la organización en sí y no a un proyecto o producto específico.

PLANIFICACIÓN SITUACIONAL.

La planificación situacional consiste en la toma de decisiones y el control sobre lo

realizado, dependiendo de a lo que se aplique, y que este de acuerdo a la

situación, el ambiente, y la anticipación de los resultados deseados.

PLANIFICACIÓN PROSPECTIVA.

Este tipo de planificación se refiere a la planificación a corto plazo. Bajo este tipo

de planificación los objetivos deben ser alcanzados en el futuro cercano.

PLANIFICACIÓN HOLÍSTICA.

La planificación promueve la necesidad de converger hacia una visión integrada

de todos aquellos aspectos que intervengan en el proceso de planificación. La

planificación Holística es global y permanente, es un proceso integrado bajo una

comprensión de tiempo continuo, en donde la visión de futuro se fundamenta en

una visión del presente y a su vez tiene razón en el pasado.

La Planificación como Proceso

La planificación, bajo el enfoque estratégico, es concebida como un proceso

mediante la cual los decisores en una organización, analizan y procesan

información de su entorno interno y externo, evaluando las diferentes situaciones

vinculadas a la ejecutoria organizacional para prever y decidir sobre la

direccionalidad futura.

En gran parte de las definiciones que los autores plantean en torno a la

planificación se encuentran las siguientes características mas o menos comunes:

- La planificación es una metodología para la toma de decisiones.

- La planificación intenta optimizar el logro de los objetivos.

- La planificación trata de hacer coherente los objetivos con la disponibilidad de

recursos y necesidades.

- La planificación es reflexión del presente para convertirla en reflexión sobre el

futuro.

- La planificación es un proceso social.

- La planificación es un esfuerzo deliberado de cambiar una situación que resulta

insatisfactoria.

- La planificación intenta elegir racionalmente las alternativas que mejor se ajustan

a los valores de quien las elige.

La planificación es un componente del proceso de gestión, entendiendo por

gestión la conducción del funcionamiento y desarrollo de un sistema, sea este una

organización o parte de ella y los procesos que involucra. La gestión, y por ende,

la planificación se relacionan con el gobierno de los sistemas. De allí que la

planificación tiene como finalidad facilitar el gobierno de las organizaciones

estableciendo la direccionalidad que las mismas deben asumir en el futuro y

encauzando el esfuerzo colectivo en la dirección trazada.

La planificación se convierte en un instrumento de gestión, de negociación y de

control organizacional. En ese sentido, el plan permite orientar la toma de

decisiones, por cuanto contiene una serie de decisiones programadas a ejecutar

en el futuro. Al plantearse los objetivos y la trayectoria a seguir producto de la

búsqueda de consenso entre actores, el plan permite comunicar las expectativas y

aspiraciones de grupos e individuos en la organización. Finalmente, el plan señala

metas e indicadores que se convierten en referencias o standard para el control de

la gestión.

En términos de proceso, los diferentes autores plantean el mismo integrado por

varias etapas, algunas de tipo secuencial otras incorporando la retroalimentación

de etapas. Todos los autores coinciden en señalar que el proceso se inicia con un

diagnóstico, estudio o investigación de la situación o realidad a planificar.

Posteriormente se pasa a una etapa de programación, elaboración o formulación

de alternativas que se discuten y deciden colectivamente para pasar después a

una etapa de ejecución o aplicación y control. Por último, una vez se ejecuta el

plan se procede a su evaluación. En resumen, el proceso se plantea en las

siguientes etapas:

- Diagnóstico, estudio o investigación de la realidad.

- Programación, elaboración o formulación.

- Discusión y decisión.

- Ejecución o aplicación.

- Control.

- Evaluación.

Tal como se muestra el conjunto de etapas, las mismas se solapan con otros

procesos administrativos. La ejecución o aplicación del plan corresponde mas al

proceso de dirección que toma como insumo los aspectos formulados para ser

llevados a cabo. El control es un proceso relacionado con la planificación pero

contiene su propio método y la evaluación es un mecanismo de control. De allí

que, en este caso, solo se aceptan como etapas del proceso de planificación el

diagnostico, la programación, la discusión y las decisiones de las opciones que

formarán parte del plan.

El proceso se puede resumir en dos grandes fases que incorporan la

comunicación y las decisiones respectivas. Esas fases son la de análisis y la

de diseño. En la primera fase, el equipo que planifica define los problemas que

deben ser resueltos, los describe, establece las relaciones entre estos, el

diagrama para comunicarlos en forma de síntesis, los jerarquiza y selecciona

nudos críticos. Una vez se llega a acuerdos sobre lo que se debe resolver se

procede a diseñar objetivos y estrategias de resolución. El objetivo se refiere a la

situación global que se estima alcanzar al final del plan y la estrategia se presenta

como la combinación de recursos, procedimientos y trayectoria a seguir desde la

situación presente a la situación objetivo definido.