DEFINITIVA Manual de politicas y procedimientos FIDEZA

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FIDEICOMISO ZARAGOZA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS FIDEICOMISO ZARAGOZA

1 Se elaboró en septiembre de 2017

Contenido

INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 2

OBJETIVOS DEL MANUAL ........................................................................... 3

PROCEDIMIENTOS ...................................................................................... 4

(PR-FZ-01) Renta de Cabañas ................................................................... 7

(PR-FZ-02) Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque. . 15

(PR-FZ-03) Requisición de materiales, suministros y servicios generales23

(PR-FZ-04) Fondo fijo de caja chica ......................................................... 30

(PR-FZ-05) Generación y pago de nómina ............................................... 38

(PR-FZ-06) Control de ingresos propios del parque y morralla ................ 44

(PR-FZ-07) Elaboración del Presupuesto de Ingresos y Egresos ............ 51

(PR-FZ-08) Elaboración de Informes de Gestión Trimestral y Cuenta Pública ...................................................................................................... 57

Gobierno el Estado de Nuevo León Fideicomiso Zaragoza

Fecha de Elaboración: 15 de septiembre de 2017

Manual de Procedimientos y Políticas Publicación.- 01 Elaboró:

C.P. Nancy Marlene Palau Garza Autorizó:

Lic. Miguel Ángel Cantú González



INTRODUCCIÓN

En cumplimiento del artículo 95 fracción 1 de la Ley de Transparencia y Acceso a

la Información Pública del Estado de Nuevo León publicada el 1 de julio del 2016

que menciona que una de las obligaciones de transparencia es poner a

disposición del público los manuales administrativos actualizados, las reglas de

operación y sus políticas, entre otras, y siendo responsabilidad de cada ente

público la expedición de los manuales de organización, procedimientos y políticas,

se emite el “Manual de procedimientos y políticas”.

Se ha elaborado el presente manual con el fin de mantener un registro actualizado

de los procedimientos que ejecutan las unidades administrativas y de operación

del Fideicomiso, las cuales permiten alcanzar los objetivos y contribuyen a orientar

al personal adscrito al Fideicomiso sobre la ejecución de las actividades

encomendadas, constituyéndose así, en una guía de la forma en que opera e

interviene cada uno de los actores responsables en el proceso.

Es importante mencionar que el presente manual deberá revisarse cada vez que

exista una modificación en el manual de organización y servicios, en los procesos

y/o en las políticas de operación.



OBJETIVOS DEL MANUAL

Con la elaboración del presente manual, se pretende dar a conocer en su

secuencia lógica las distintas actividades que desempeña el personal del

Fideicomiso de acuerdo a las atribuciones que tiene encomendadas en su Manual

de Organización y Servicios.

Los objetivos específicos del documento son:

• Presentar una visión completa de la Dirección General del Fideicomiso.

• Describir las actividades que corresponden a cada una de las áreas que la

integran.

• Orientar al personal de nuevo ingreso a fin de facilitar su incorporación al

área.



PROCEDIMIENTOS



Propósito del Procedimiento:

Mostrar la sucesión cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que

precisan, de manera sistemática, la forma de realizar una función o un aspecto de

ella. Todo procedimiento involucra actividades, el personal que las realiza y en su

caso, los formatos requeridos.

Alcance del Procedimiento:

Muestra el objetivo, frecuencia, alcance, políticas, lineamientos y definiciones

aclaratorias y documentos, en su caso, de los principales procesos del área de

Administración y del parque recreativo.

PROCEDIMIENTO PR-‐FZ-‐01 Fecha: 15/09/2017

RENTA DE CABAÑAS Versión: 0 Unidad Administrativa: Fideicomiso Zaragoza

Área Responsable: Jefe de Administración


PROCEDIMIENTO

Renta de Cabañas

PR-FZ-01





(PR-FZ-01) Renta de Cabañas

Objetivo: Determinar el procedimiento para la prestación de servicios de la

renta de cabañas ubicadas en el Parque El Salto de Zaragoza, N.L.,

para ofrecer a los clientes la información al instante de disponibilidad

y costos, priorizando la satisfacción de sus necesidades a través de

una oferta óptima que garantice su pleno disfrute y placer.

Frecuencia: Diaria

Alcance: Inicia con la llamada telefónica del cliente, o al presentarse él

directamente en el parque para solicitar el servicio de renta de

cabañas y termina con su instalación.

Políticas y Lineamientos:

1. La atención a clientes para la disponibilidad y contratación de la renta de las

cabañas se proporciona por el Jefe de Administración vía telefónica de lunes a

viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

2. El fin de semana, las cabañas se pueden rentar directamente en el parque

para solicitar el servicio.





3. Los costos son autorizadas por el Comité Técnico del Fideicomiso Zaragoza y

están disponibles en la página de internet http://www.nl.gob.mx/servicios/renta-

de-cabanas .

4. El servicio se realiza previa liquidación del total del costo de la estancia

solicitada y comprobante de pago que será entregado vía correo electrónico a

[email protected] .

5. El cliente se presenta en el parque el día elegido con una identificación oficial

(credencial de elector o licencia de manejo vigentes).

6. La forma de pago es por depósito bancario o transferencia electrónica en

oficinas y por tarjeta de crédito o débito y en efectivo en el parque.

7. Para depósito bancario o transferencia electrónica la cuenta es 0225761546 de

Banorte con clabe 072595002257615462.

8. Una vez realizado el pago, no se reembolsa, sin embargo, se puede modificar

la reservación.

9. El Check in es a las 3:00 p.m.

10. El Check out es a las 12:00 p.m.

Definiciones:

Check in: Hora de entrada para instalarse en la cabaña rentada.

Check out: Hora de entrega de la cabaña rentada a la administración del parque.





DESCRIPCIÓN NARRATIVA:

RESPONSABLE ACT. DESCRIPCIÓN

Jefe de Administración

1

De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. recibe llamada vía telefónica del cliente interesado en rentar cabaña en el parque. Si es el fin de semana pase a actividad No.12.

2

a) Verifica disponibilidad y tipo de cabaña a rentar solicitado por el cliente, proporciona información a detalle del servicio, indicándole que existen habitación sencilla para dos personas tipo hotel, cabañas con cocina para dos, cuatro o seis personas, el horario de entrada y salida y reglas a seguir durante su estancia, entre otras. Si no hay disponibilidad Fin del procedimiento. b) Confirma al cliente que hay disponibilidad a su requerimiento y proporciona la cotización verbal para los días solicitados, atendiendo a las tarifas autorizadas. Si no acepta Fin del procedimiento.

3

Si el cliente acepta, toma los datos personales para su registro: nombre, teléfono, correo electrónico y le envía cotización vía email de la cuenta bancaria para depósito del total del costo de su reservación, precisando que debe depositarse antes de las 4:00 p.m. del día siguiente, de lo contrario, se le da la advertencia de que se cancela su reservación. Se le envía cotización por escrito DOC-FZ-03.

4

Llama a Encargado de Caseta para informarle que separe en su agenda la cabaña requerida por el cliente, mientras se confirma el depósito en fecha pactada, con el fin de no duplicar la reservación.

Encargado de Caseta 5

Separa en su agenda las fechas proporcionadas por el Jefe de Administración y se queda en espera de que le confirmen que está reservada. Si deposita en tiempo y forma pase a actividad No. 7.

Jefe de

Administración

6

Si el cliente no realizó el pago en fecha y hora pactada, llama a Encargado de Caseta para informarle que modifique el estado de separada a disponible para que se libere para otros clientes. Fin del procedimiento.

7 Si el cliente realizó el pago en fecha acordada, llama al






Encargado de Caseta para indicar confirmación de cabaña rentada.


El Encargado de Caseta agenda confirmación de cabaña rentada, informando al Administrador del parque para que programe la entrega de la(s) cabaña(s) rentada(s) en tiempo y forma.

Administrador del parque

9 Recibe Información de las fechas en las cuales las cabañas están rentadas.

10 Entrega a los Encargados de Limpieza y Mantenimiento la programación para tener listas las cabañas.

11 Recibe y hospeda al cliente en la cabaña, respetando el check in. Fin del procedimiento.

Encargado de Caseta

12

Recibe los sábados y domingos directamente a los clientes interesados en rentar cabañas, respetando las reservaciones hechas por el Jefe de Administración, verifica disponibilidad de acuerdo a capacidad de personas solicitada por el cliente.

13

Proporciona información a detalle del servicio, indicándole que existen habitación sencilla para dos personas tipo hotel, cabañas con cocina para dos, cuatro o seis personas, los costos y especificaciones de la habitación, el horario de entrada y salida, reglas a seguir durante su estancia y le informa, que tiene que pagar por anticipado el costo total de la reservación en efectivo, tarjeta de crédito o débito.

14 Si el cliente acepta, pase a actividad No.8 y No. 15, si no acepta es Fin del procedimiento.

15

El lunes a primera hora llama al Jefe de Administración para informarle acerca de las cabañas que fueron rentadas el fin de semana, así mismo, los días que estarán ocupadas para que modifique en su agenda la disponibilidad del servicio.

Fin del procedimiento.





DIAGRAMA DE FLUJO:

JEFE DE ADMINISTRACIÓN ENCARGADO DE CASETA ADMINISTRADOR DEL

PARQUE

INICIO

De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. recibe llamada vía

telefónica del cliente interesado en rentar cabaña en el parque.

1

Verifica disponibilidad de cabaña de acuerdo a capacidad de

personas solicitadas.

Si

A

Recibe notificación para eliminar separación

Recibe pago en efectivo, informa al cliente el horario del

check in

Si, presencial o sábado y domingo

Recibe notificación de cabaña rentada y realiza inspección de limpieza y correcto funcionamiento de

aparatos, para recibir e instalar al cliente

¿Llama en horario de oficina?

2a

¿Hay disponibilidad?

Confirma al cliente disponibilidad y proporciona la cotización verbal

para los días solicitados.

2b

¿El cliente acepta?

Pide los datos para enviarle por email la cuenta bancaria para que realice el depósito del total de su reservación. Incluye hora límite

para envío de comprobante. 3

Si

Si

Recibe los sábados y domingos los clientes interesados en rentar

cabañas, respetando las reservaciones hechas por el Jefe

de Administración, verifica disponibilidad de acuerdo a capacidad solicitada por el

cliente.

12

No

Proporciona la cotización verbal, indicándole que el pago es en efectivo

o tarjeta de crédito o débito. 13

¿Hay disponibilidad?

Si

¿El cliente acepta?

Si

El lunes a primera hora llama al Jefe de Administración para

informar las cabañas rentadas el fin de semana y los días que

estarán ocupadas.

14

15

No

No

No

C D

No





JEFE DE ADMINISTRACIÓN ENCARGADO DE CASETA ADMINISTRADOR DEL

PARQUE

A

Llama a Encargado de Caseta para que separe en su agenda la cabaña requerida por el cliente,

mientras se confirma el depósito.

4

¿El cliente realizó el pago?

Separa en su agenda las fechas proporcionadas por el Jefe de Administración y se queda en

espera de que le confirmen que está reservada.

5

Llama al Encargado de Caseta para indicar confirmación de

cabaña rentada.

7

Llama a Encargado de Caseta para informarle que modifique el estado de separada a disponible

para que se libere para otros clientes.

6

Agenda confirmación de cabaña rentada, informa al Administrador del parque para que programe la

entrega.

8

Recibe información de las fechas en que la cabaña esta rentada.

9

Entrega a los Encargados de Limpieza y Mantenimiento la

programación para tener en listas las cabañas.

10

Recibe y hospeda al cliente en la cabaña respetando el check in.

11

Si

No

C

D

FIN





Documentos de control del procedimiento:

DOC-FZ-03 Cotización que se envia por email para la reservación de la cabaña:

!!!!!!!!

!

FIDEICOMISO)ZARAGOZA)DOC.FZ.03)

Fecha)de)solicitud:!!!!!!!!!!!!!

COTIZACIÓN)DE)CONTRATACIÓN)DE)CABAÑA)Fecha)inicial)de)reservación:))))!

! Fecha)final)de)reservación:!

!! !! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!COSTO!DE!CABAÑA!PARA:!_______PERSONAS!POR!NOCHE!!!!!!NOCHES!SOLICITADAS!!!TOTAL!A!DEPOSITAR!!!!!

$!!!!

!!!$!

!CUENTA:!!0225761546!CLABE:!!072580002257615464!INSTITUCION!BANCARIA:!BANORTE!NOMBRE!DE!LA!CUENTA:!CORPORACIÓN!PARA!ELDESARROLLO!TURÍSTICO!DE!NUEVO!LEÓN!FORMA!DE!PAGO:!EFECTIVO!!Sólo!se!concretará!su!reservación!al!momento!que!se!reciba!la!ficha!o!comprobante!de!pago!total,!por!lo!que!se!tendrá!que!enviar!su!pago!el__________________!antes!de!las!4:00!p.m..!Si!no!se!recibe!el!depósito,!se!cancela!automáticamente,!sin!responsabilidad!por!parte!del!organismo,!si!al!realizar!el!depósito!fuera!de!la!fecha!y!hora!señalada,!ya!no!se!cuente!con!la!disponibilidad!deseada.!!Una!vez!depositado!no!se!reembolsa!el!efectivo,!solo!se!cambiaría!por!otra!fecha!sujeta!a!disponibilidad!y!siempre!y!cuando!se!avise!con!una!semana!de!anticipación.!!Se!solicita!colocar!el!nombre!sobre!la!ficha!de!su!depósito!y!la!fecha!de!su!reservación.!Si!requiere!factura!se!emitirá!al!momento!en!que!se!reciba!el!comprobante!de!pago.!!!Fima!!y!nombre!de!quien!atendió!al!cliente:!!Fecha:!!!El Check in es a las 3:00 p.m.

El Check out es a las 12:00 p.m.


MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES DEL PARQUE Versión: 0

Unidad Administrativa: Fideicomiso Zaragoza

Área Responsable: Administración del Parque


PROCEDIMIENTO

Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque

PR-FZ-02






(PR-FZ-02) Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del parque.

Objetivo: Garantizar el funcionamiento y conservación de los bienes muebles e

inmuebles del parque El Salto de Zaragoza, N.L., haciendo

revisiones periódicas preventivas y proporcionando el mantenimiento

correctivo de los mismos.

Frecuencia: Diaria.

Alcance: Inicia con la elaboración del plan de actividades de mantenimiento

programadas y finaliza con la entrega del bien de acuerdo a las

condiciones requeridas para su uso y buen desempeño.


1. Llevar una bitácora de mantenimientos preventivos y correctivos de todos los

bienes muebles e inmuebles, el cual deberá indicar el tipo de servicio

proporcionado y costos de los mismos.

2. Actualizar una vez al año la bitácora de mantenimiento para mantener en

óptimas condiciones los bienes muebles e inmuebles del parque.






Definiciones:

Bitácora: Entiéndase como cuaderno de trabajo donde se lleve el registro en

orden cronológico de las acciones realizadas para cada revisión preventiva o

mantenimiento correctivo de los bienes muebles e inmuebles.

Bien inmueble: Es todo bien que no puede ser trasladado de un lugar a otro por

su condición de estar adherido al terreno.

Bien mueble: Aquel bien susceptible de ser movilizado de un lugar a otro y tiene

un valor determinado.

Mantenimiento correctivo: Servicio que corrige los defectos observados en los

bienes muebles e inmuebles.

Plan de actividades: Conjunto sistemático de tareas que se llevan a cabo para

completar una acción.

Revisión preventiva: Servicio destinado a la conservación de los bienes muebles

e inmuebles mediante inspección que garanticen su buen funcionamiento y

fiabilidad. Servicio NUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMIN






DESCRIPCIÓN NARRATIVA: PROCEDIMIE



1

Elabora programa de tareas del día para los Encargados de Mantenimiento para la ejecución de revisión preventiva y mantenimiento correctivo dándole prioridad a las cabañas por entregar.

2

Asigna a cada empleado las actividades que deben ejecutar ese día, sumadas a las funciones diarias que se encuentran dentro de su responsabilidad. Nota: Si es mantenimiento correctivo o revisión preventiva, es el mismo procedimiento para el requerimiento de materiales.

3

Realiza primer rondín en el parque para supervisar que cada empleado se encuentre realizando las actividades encomendadas, así como verificar que todo esté en perfecto funcionamiento.

4 En caso de falla inusual, analiza y decide en conjunto con el Encargado de Mantenimiento y Conservación si el trabajo se puede hacer con el personal del parque.

Si se requiere de personal externo, pasar a la actividad No.8.

Encargado de Mantenimiento y

Conservación 5

Revisa el bien, emite un diagnóstico para listado de materiales y suministros necesarios para su mantenimiento y/o reparación.

Si cuenta con los materiales y suministros para su reparación, pase al No. 10.


Conservación 6

a) Elabora solicitud de compra de bienes necesarios para llevar a cabo el servicio. b) Entrega al Administrador del parque la lista de recursos requeridos.

Si no se puede comprar con el fondo fijo de caja, se pasa a actividad No.8b.

Administrador del parque 7

Cotiza y solicita los materiales y suministros necesarios que cumplan con los lineamientos para comprarlo con el fondo de caja chica, pasar al procedimiento del fondo fijo de caja chica PR-FZ-06, posteriormente pasa a actividad No. 9.








8

a) Solicita al Jefe de Administración la contratación de los servicios especializados, pasar a procedimiento PR-FZ-03, posteriormente pasa a actividad No.11.

b) Solicita al Jefe de Administración la contratación de los materiales y suministros, pasar a procedimiento PR-FZ-03.

9 Recibe materiales y suministros requeridos y se los proporciona al Encargado de Mantenimiento y Conservación.


Conservación

10

Realiza la tarea programada de las revisiones preventivas y/o correctivas, en el orden señalado por el Administrador del parque haciendo las pruebas pertinentes para asegurar que haya quedado en perfectas condiciones e informando al Administrador que las actividades han sido concluidas.

Administrador del Parque

11 Da el Vo.Bo. a las actividades realizadas y verifica que los repuestos incluidos en la reparación se hayan instalado.

12 Registra las actividades realizadas diariamente en la bitácora, informando si se trató de un mantenimiento correctivo o de una revisión preventiva.

13 Realiza última rutina del día para revisar avances y anotar pendientes para la elaboración del programa de tareas del día siguiente. Fin del procedimiento.






DIAGRAMA DE FLUJO:

ADMINISTRADOR DEL PARQUE

ENCARGADO DE MANTENIMIENTO Y

CONSERVACIÓN


8 Comunica al Jefe de Administración que solicite los

servicios especializados.

Analiza si el trabajo de mantenimiento se puede hacer con

el personal del parque.

INICIO

Elabora programa de tareas del día para los Encargados de

Mantenimiento. 1

Da indicaciones a cada empleado de las actividades que

deben ejecutar en el día. 2

Realiza primer rondín en el parque para supervisar que cada

empleado se encuentre realizando las actividades.

3

4

Registra las actividades realizadas diariamente en la bitácora.

Emite diagnóstico para listado de materiales y suministros.

5

¿Se requieren servicios especializados?

Si

¿Cuenta con los materiales y suministros

para su reparación?

Si

Realiza el trabajo e informa al Administrador que las actividades

han sido concluidas. 10

Da el Vo.Bo. a las actividades realizadas.

11

12

Realiza última rutina del día para elaborar programa de tareas del

día siguiente. 13

FIN

No

Cotiza y compra los materiales y suministros con

el fondo fijo de caja chica.

7

Recibe materiales y suministros.

9

PR-FZ-03

No

8a

Solicitud de compra de bienes y servicios.

6

¿Se puede adquirir con el fondo fijo de caja?

No

Si

A

A

Comunica al Jefe de Administración que realice la contratación de materiales y

suministros.

PR-FZ-03

8b

PR-FZ-06







DOC-FZ-01 Bitácora de Mantenimiento.

!!!!!!!

!

! DOC%FZ%01!!

BITACORA!DE!MANTENIMIENTO!DE!BIENES!MUEBLES!E!INMUEBLES!DEL!PARQUE!

NO.!DE!CONTROL._________!

!Responsable:!!!!!!!NOMBRE!ADMINISTRADOR!PARQUE!

!

!

Tipo!de!Mantenimiento!(1) Correctivo!(2) Preventivo!

Descripción!del!mantenimiento!Materiales!o!servicios!utilizados!

Fecha!

Fecha!programa%da!de!

próximo!manteni%miento!

! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !! ! ! ! !!






DOC-FZ-02 Solicitud de materiales y servicios.

!!!!!!!

!

FIDEICOMISO)ZARAGOZA)DOC.FZ.02)

Fecha)de)solicitud:!!!!!!!!!!!!!

SOLICITUD)DE)COMPRA)DE)MATERIALES)Y)SERVICIOS)

Fecha)de)entrega)estimada:))))!

DEPARTAMENTO)QUE)SOLICITA:!! FOLIO)NO.!

!!CANTIDAD' UNIDAD' DESCRIPCIÓN'! ! !! ! !! ! !! ! !! ! !! ! !! ! !!!Elaborado!por:____________________________________________________! !!Autorizado!por:___________________________________________________!!Solicitud!recibida!por:____________________________________________!


REQUISICIÓN DE MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES Versión: 0


Área Responsable: Parque y Administración


PROCEDIMIENTO

Requisición de materiales, suministros y servicios generales

PR-FZ-03






(PR-FZ-03) Requisición de materiales, suministros y servicios generales

Objetivo: Obtener en tiempo y forma los recursos materiales, suministros y

servicios generales requeridos para ejecutar la operación del

Fideicomiso.

Frecuencia: Diaria.

Alcance: Inicia con la solicitud del requerimiento de materiales, suministros o

servicios y culmina con la liquidación al proveedor del bien o servicio.


Es responsabilidad del Administrador del parque y del Jefe de

Administración:

1. Verificar que se tenga suficiencia presupuestal para realizar la compra.

2. Elaborar las solicitudes de compra de bienes o servicios que se necesitan

dándole seguimiento hasta que los bienes o servicios sean entregados.

3. Verificar que los bienes y servicios requeridos cuenten con las

características que realmente se necesitan.

4. Solicitar cotizaciones para comprar bienes y servicios los cuales serán

administrados con eficiencia, eficacia, economía, transparencia y honradez,






atendiendo al artículo 2 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, y

Contratación de Servicios del Estado de Nuevo León.

5. Gestionar contrato de prestación de servicios.

6. Registrar el ciclo de la compra de bienes y servicios atendiendo a los

momentos contables de LGCG y a los acuerdos publicados por el CONAC.

Definiciones:

• CONAC: Consejo Nacional de Armonización Contable.

• DCSCyOP: Dirección de Centro de Servicios Compartidos y Organismos

Paraestatales.

• GENL: Gobierno del Estado de Nuevo León.

• LAACSENL: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de

Servicios del Estado de Nuevo León.

• LGCG: Ley General de Contabilidad Gubernamental.

• Momentos Contables: Etapas del presupuesto autorizado para registro

contable del presupuesto; aprobado, modificado, comprometido, devengado,

ejercido y pagado.NU






DESCRIPCIÓN NARRATIVA: PROCEDIMIE



1

Elabora solicitud de compra de materiales y suministros (DOC-FZ-02): papelería, productos de limpieza, herramienta, entre otros y, servicios especializados para ejecutar mantenimientos a bienes muebles e inmuebles.

2 Cotiza el material o servicio y lo envía por correo electrónico al Jefe de Administración. Conección del procedimiento PR-FZ-02.

Jefe de Administración 3 Recibe la solicitud de compra.

Revisa si se cuenta con suficiencia presupuestal.

Jefe de Administración 4

a) Se define la modalidad de compra de acuerdo a la LAACSENL, revisando las cotizaciones recibidas y complementándolas en su caso. b) Elabora documento de solicitud de pago (DOC-FZ-04), que soporta el momento contable comprometido del gasto a nombre del proveedor que resultó ser el mejor postor de bienes y servicios. c) Gestiona la firma de revisión en la solicitud de pago del Administrador de CODETUR.

Administrador de CODETUR 5 Firma orden de pago de revisado.


Solicita la compra al proveedor y convienen en que se entregue el bien o servicio directamente en el parque, o bien, que se reciba en las oficinas para su posterior envió al parque.

Administrador del parque 7 Recibe el material solicitado. Conección al

procedimiento PR-FZ-02.


8

Recaba el soporte documental de la compra: Factura, datos de transferencia, datos de identificación del proveedor (Nombre, correo, teléfono, domicilio fiscal, se solicita comprobante, no. de proveedor de GENL, entre otras), soporte del momento contable del devengado.

9 Se gestiona la firma de autorización del Director General en la solicitud de pago (DOC-FZ-04) para liquidación de la factura y registro del momento







contable ejercido; y se adjunta al soporte documental de la compra.

Director General 10 Autoriza pago de la factura del proveedor del bien o servicio.


• Elabora oficio para solicitar transferencia a DCSCyOP de recursos propios parar liquidar la factura del proveedor de bienes y servicios.

• Envía el oficio al Administrador de CODETUR con el soporte de las facturas que amparan el recurso propio solicitado para que lo firme.

Administrador de CODETUR

12 Recibe oficio y soporte documental, lo firma y gestiona su envío a la DCSCyOP.

13 Recibe los recursos económicos y realiza la transferencia bancaria al proveedor de bienes y servicios.

14

Entrega el soporte del pago realizado al Jefe de Administración para su archivo, adjuntando copia del recibo de la transferencia bancaria en el paquete del soporte documental de la compra.

Jefe de Administración 15 Recibe docuemtación soporte y registra el momento contable-presupuestal del pagado. Fin del procedimiento.






DIAGRAMA DE FLUJO:

JEFE DE ADMINISTRACIÓN


*ADMINISTRADOR CODETUR/ **DIRECTOR GENERAL

Se revisa la modalidad de compra de acuerdo a la LAACSENL.

Recibe la solicitud de compra de

materiales y servicios. .

Elabora solicitud de compra materiales y servicios.

Elabora documento de solicitud de pago, que sirve como soporte para

comprometer el gasto.

INICIO

Cotiza material o servicio y lo envía por correo electrónico.

1

Gestiona firma de revisión en la solicitud de pago del administrador

de CODETUR.

3

4c

4a *Administrador de CODETUR firma

orden de pago.

4b

Solicita al proveedor la compra y entrega del bien o servicio.

5

**El Director General autoriza pago de la factura.

10

Se gestiona la firma de autorización del Director General

para registro de momento contable ejercido.

Recibe factura para el registro de momento contable devengado.

Elabora Oficio para solicitar transferencia a DCSCyOP y lo

envía para firma. 11

2 PR-FZ-03

¿Cuenta con suficiencia presupuestal?

Si

No

6

Recibe material solicitado. 7

PR-FZ-03

8

9

*Recibe oficio y soporte documental, lo firma y gestiona su

envío a la DCSCyOP.

12

*Recibe los recursos económicos y realiza la transferencia bancaria al proveedor de bienes y servicios.

13

FIN

*Entrega el soporte del pago para su archivo, adjuntando copia de la

transferencia bancaria 14

Registra el momento contable. 15







DOC-FZ-04 Solicitud de pago.


FONDO FIJO DE CAJA CHICA Versión: 0 Unidad Administrativa: Fideicomiso Zaragoza



PROCEDIMIENTO

Fondo fijo de caja chica

PR-FZ-04





(PR-FZ-04) Fondo fijo de caja chica

Objetivo: Normar las actividades del proceso de constitución, manejo,

reposición y finiquito de los fondos fijos de caja chica que se

autoricen por el Fideicomiso.

Frecuencia: Diaria.

Alcance: Inicia con la constitución de los fondos fijos de caja chica y culmina

con el finiquito del fondo al finalizar el ejercicio o por sustitución del

servidor público responsable.


1. El fondo fijo de caja chica asignado al Administrador del parque no podrá

exceder de $6,000.00 (seis mil pesos 00/100 M.N.) y su reposición deberá́

ser tramitada por el servidor público responsable de su manejo, una vez

que se haya utilizado, al menos, el 50% del monto total autorizado.

2. El fondo fijo de caja chica asignado al Jefe de Administración no podrá

exceder de $3,000.00 (tres mil pesos 00/100 M.N.) y su reposición deberá

ser tramitada por el servidor público responsable de su manejo, una vez

que se haya utilizado, al menos, el 75% del monto total autorizado.

3. El fondo fijo de caja chica, solo podrá utilizarse para la adquisición en

efectivo de bienes y servicios indispensables para garantizar el





funcionamiento de las unidades administrativas del parque y del área de

administración, que en razón a su inmediatez deban realizarse y no

justifiquen la elaboración de una orden de pago para la compra de un bien o

servicio.

4. Los gastos a realizarse con cargo al fondo fijo de caja chica, deben

corresponderse estrictamente con las partidas presupuestarias incluidas en

el Presupuesto de Egresos del Fideicomiso, correspondientes al capítulo

2000( Materiales y Suministros) y capítulo 3000 (Servicios Generales).

5. No podrán ser adquiridos con cargo a los fondos fijos de caja chica los

bienes muebles que deban registrarse como activos no circulantes de

acuerdo a la normatividad.

6. Deberá elaborarse carta de responsiva de los responsables del fondo fijo de

caja chica.

7. El monto máximo de pagos en efectivo, no podrá exceder de 2,000.00 (dos

mil pesos 00/100 M.N.).

8. El reintegro de los documentos originales que soportan el gasto del fondo

fijo de caja chica, deberá realizarse dentro de los 3 días hábiles posteriores

a la solicitud del efectivo y firma del vale de caja correspondiente.

Definiciones: NU

• Caja Chica: Constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo

para gastos menores y urgentes que por su naturaleza no ameritan llevar a

cabo el proceso de compra de materiales, suministros y servicios.





DESCRIPCIÓN NARRATIVA: DE PROCEDIMIE


Director General

1 Analiza y autoriza la constitución del fondo fijo de caja chica.

2 Solicita al Administrador de CODETUR la elaboración de la carta de responsiva del fondo fijo de caja chica (DOC-FZ-05) a nombre del servidor público.

Administrador de CODETUR 3

a) Elabora carta de responsiva. (DOC-FZ-05) b) Gestiona retiro del banco a traves de cheque por el importe autorizado para la constitución del fondo de caja chica y lo entrega al Responsable del Fondo de Caja Chica, proporciona el soporte documental al Jefe de Administración para su archivo.

Responsables del Fondo Fijo de Caja

4 Recibe cheque y procede al cobro del mismo para constituir el fondo fijo de caja.

5 Recibe solicitud para disponer del fondo fijo de caja chica.

Verifica si lo requerido está de acuerdo a la normatividad.

Responsables del Fondo Fijo de Caja 6 Entrega el efectivo solicitado previa firma del vale de

caja (DOC-FZ-06)

Si va a realizar inicio de trámite de reposición pase a actividad No. 7, de lo contrario, si se trata de finiquito del fondo pase a actividad No.11.

Responsables del Fondo Fijo de Caja 7

• Inicia trámite de autorización de la reposición del fondo fijo de caja chica, al consumirse el 50% del fondo asignado, a efectos de que no se agote la disponibilidad del mismo.

• Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al fondo de caja chica.

• Remite documentos originales al Jefe de Administración.







8

Recibe facturas de solicitud de reposición del fondo fijo de Caja Chica, las revisa y registra los documentos y trámites realizados a efecto de verificar el cumplimiento de la normatividad.

9

a) Elabora solicitud de pago (DOC-FZ-04) y gestiona firmas de revisión y autorización para que se elabore el cheque de reposición de gastos del fondo fijo de caja chica. b) Envía solicitud de pago al Administrador de CODETUR para que genere el cheque.

Administrador de CODETUR 10

• Emite el cheque por el monto de la reposición. • Lo entrega al responsable del fondo fijo de caja

chica. Conectar con actividad No. 4.

Responsable del Fondo Fijo de Caja 11

• Organiza las facturas del gasto realizado con cargo al fondo fijo de caja chica para liquidación del fondo por ser fin de año ó por cambio de responsable.

• Las entrega al Jefe de Administración junto con el efectivo remanente de efectivo.


• Recibe documentos comprobatorios y remanente de caja. • Revisa que esté de acuerdo a la normatividad la documentación comprobatoria. • Gestiona depósito del remanente de efectivo.

13 Entrega carta de liberación firmada por el Director General (DOC-FZ-07). Fin del procedimiento.





DIAGRAMA DE FLUJO:

DIRECTOR GENERAL

ADMINISTRADOR CODETUR

RESPONSABLE DE FONDO DE CAJA CHICA

JEFE DE ADMINISTRACIÓN

Elabora solicitud de pago y gestiona autorización

para reposición de gastos.

Entregar el efectivo solicitado previa firma de

vale de caja.

Autoriza la constitución del fondo fijo de caja

chica.

Elabora carta de responsiva.

INICIO

1

3a Recibe cheque y

procede al cobro del mismo.

Solicita elaborar carta de responsiva del fondo a

nombre del servidor público.

4

2

Recibe solicitud para disponer del fondo fijo

de caja chica. 5

6

¿Está de acuerdo a la normatividad?

si

no

Gestiona retiro en el banco para constitución

del fondo. 3b

¿Es reposición o finiquito de fondo?

Reposición

Finiquito

Organiza facturas de los gastos a reponer y los

remite. 7

Recibe, revisa y registra las facturas de acuerdo

a la normatividad. 8

Envía solicitud de pago para generación de

cheque.

9a

9b

Emite cheque y entrega al responsable del fondo

fijo de caja chica. 10

Organiza facturas y remanente de efectivo

para liquidación del fondo de caja chica.

11

Entrega carta de liberación autorizada por

el Director General.

Recibe, revisa y gestiona documentos y depósito del remanente.

13

12

FIN






DOC-FZ-05 Carta responsiva del fondo fijo de caja.

DOC-FZ-06 Vale de caja chica.

FIDEICOMISO ZARAGOZA. DOC-FZ-05

CARTA RESPONSIVA DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

Carta responsiva de fondo fijo de NOMBRE DEL DEPARTAMENTO

Monterrey, N.L. a de del 2017

A quien (es) corresponda: Por medio de la presente, hago constar que yo, C. ______________, quien desempeño el puesto de ----------------, colaboro en la administración de recursos financieros de Fideicomiso Zaragoza como responsable del fondo fijo de caja. El fondo fijo asciende a la cantidad de $ ----,000.00 (----------- mil pesos 00/100 M.N.); cuya finalidad única es cubrir pagos imprevistos de nuestro Fideicomiso. Asimismo, hago constar que además de la custodia, contribuiré al óptimo manejo de recursos, a través de lo siguiente:

1) Seguir el procedimiento establecido para el manejo del fondo fijo de caja chica. 2) Conservar integro el importe total del fondo, respaldado por efectivo y comprobantes, así como responder en caso de faltantes. 3) Vigilar que el fondo sea usado para el fin que fue creado. 4) Recabar los comprobantes dentro de los plazos establecidos. 5) Efectuar los reembolsos de manera correcta, ordenada y oportuna. 6) No mezclar fondos personales con el fondo bajo mi responsabilidad. 7) Colaborar en la realización de los arqueos periódicos del fondo, realizados por la propia institución o por los fiscalizadores. 8) Si por cualquier causa concluye mi responsabilidad sobre el fondo, haré entrega del mismo al Director General; cubriendo el importe total del fondo, con el efectivo y comprobantes que lo formen en ese momento. Sin más por el momento, quedo de usted (es).

A t e n t a m e n t e,

_______________________________

Nombre y firma del responsable del fondo !


GENERACIÓN Y PAGO DE NÓMINA Versión: 0 Unidad Administrativa: Fideicomiso Zaragoza



DOC-FZ-07 Carta de liberación (reintegro) del fondo fijo de caja chica.

!FIDEICOMISO!ZARAGOZA!

LIBERACIÓN!(REINTEGRO)!DEL!FONDO!FIJO!DE!CAJA!!

DOC6FZ607!!

UBICACIÓN_________________________________________________FECHA_________________________!!RESPONSABLE!DEL!FONDO:______________________________________________________________!!!!IMPORTE!DEL!FONDO!FIJO!DE!CAJA:___________________________________________________!!!REINTEGRO!COMPROBANTES:!!__________________________________________________________________________!!!$!!__________________________________________________________________________!!!$!!__________________________________________________________________________!!!$!!__________________________________________________________________________!!!$!!__________________________________________________________________________!!!$!!EFECTIVO:!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!$!!TOTAL!REINTEGRADO:!!!!!!!!! ! ! ! ! !!!!!!!$!!!!_____________________________! !!!!!!!______________________________! _________________________!Responsable!del!fondo! !!!!!!!!!!!!Director!General!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Contabilidad!!!





PROCEDIMIENTO

Generación y pago de nómina

PR-FZ-05





(PR-FZ-05) Generación y pago de nómina

Objetivo: Preparar quincenalmente la nómina para el pago oportuno de los

servidores públicos del Fideicomiso.

Frecuencia: Quincenal.

Alcance: Inicia con la determinación de incidencias de servicios personales y

termina con el pago de la nómina.


• Todas las percepciones por concepto de salario serán a través de

dispersión bancaria.

• El sistema de nóminas CONTPAQi NOMINAS, el tabulador de

sueldos, el catálogo de puestos y las incidencias, son las

herramientas para el cálculo y determinación de sueldos.

• Si hay tiempo extra se autorizar por el Administrador CODETUR.

• Los días de pago son el 15 o 31, o el día hábil inmediato anterior

cuando estas fechas correspondan a días de descanso.

• Las altas de personal, promociones e incrementos a los sueldos

deberán ser autorizados por la DCSCyOP.





• La nómina autorizada en el presupuesto de egresos se compromete

al inicio del ejercicio.

Definiciones: NU

• DCSCyOP: Dirección de Centro de Servicios Compartidos y Organismos

Paraestatales.

PROCEDIMIENTOS ADMIN







Apoyo CODETUR

1 Recibe del Jefe de Administración las incidencias de la quincena.

2

• Se genera la Nómina en el sistema CONTPAQ i NOMINAS.

• Se imprime resumen del pago total de la nómina por servidor público.

• Se entrega al Jefe de Administración para que elabore la solicitud de pago (DOC-FZ-04).


3

a) Elabora solicitud de pago (DOC-FZ-04). b) Gestiona la firma del Administrador de CODETUR y

autorización del Director General, adjuntando el resumen de la nómina.

4

Elabora oficio y lo entrega al Administrador de CODETUR junto con la solicitud de pago y resumen de nómina para su firma y solicitar la transferencia a la DCSCyOP.

Administrador CODETUR 5 Recibe el oficio de solicitu de transferencia, lo firma y

gestiona su envío a traves del Jefe de Adminsitración.

Jefe de Administración 6 Envía oficio con documento soporte para solicitar transferencia a la DCSCyOP para elpago de la nómina.

Administrador CODETUR

7 Recibe los recursos económicos y realiza la dispersión bancaria a los servidores públicos.

8 Entrega copias al Apoyo de Administrador CODETUR de la transferencia electrónica para que proceda a timbrarla.

Apoyo CODETUR

9

• Recibe copia de las transferencias electrónicas y contabiliza la nómina en sus momentos devengado ejercido y pagado. • Timbra la nómina y generan los recibos de nómina

para su entrega al Jefe de Administración con la finalidad de que recabe las firmas en los recibos.







10

Obtiene los recibos de nómina y se envían al parque para que sean firmados por cada servidor público que labora ahí con la instrucción de que sean devueltos a la brevedad para su archivo.

11

En el mes inmediato siguiente, se alimenta las aportaciones de seguridad social en el SUA y se genera la línea de captura para realizar el pago correspondiente. Fin del procedimiento.





DIAGRAMA DE FLUJO:

APOYO CODETUR JEFE DE ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRADOR DE CODETUR

Genera la Nómina e imprime resumen del pago total por

servidor público entregándolo al Jefe de Administración para

que elabore la solicitud de pago.

Recibe del Jefe de Administración las incidencias de la

quincena.

INICIO

1

Elabora solicitud de pago.

FIN

Gestiona firmas de revisión y autorización de nómina.

3a

2 3b

Entrega copias de la transferencia electrónica para que proceda a

timbrarla.

8

Recibe los recursos económicos y realiza la dispersión bancaria

a los servidores públicos.

7

Obtiene los recibos de nómina y los envía al parque para su

firma y devolución.

10

Elabora Oficio y adjunta: Solicitud de Pago

Resumen de Nómina.

4

Envía documentos y solicita transferencia a la

DCSCyOP.

6

Captura de aportaciones de seguridad social en el SUA y

generación de línea de captura para pago.

11

Timbra la nómina y genera recibo.

9

Firma oficio.

5


CONTROL DE INGRESOS PROPIOS DEL PARQUE Y MORRALLA Versión: 0




PROCEDIMIENTO

Control de ingresos propios del parque

y morralla

PR-FZ-06






(PR-FZ-06) Control de ingresos propios del parque y morralla

Objetivo: Definir el porcedimiento de los ingresos recaudados por los servicios

que presta el parque y el control de la morralla requerida para llevar a

cabo su operatividad.

Frecuencia: Diario

Alcance: Inicia con la entrega de morralla a los encargados de atender

directamente a los visitantes en el parque y finaliza con la

contabilización del ingreso.


• Las cuotas que se cobran por los servicios que presta el parque

recreativo deben ser revisadas anualmente por el Comité Técnico; se

autorizará una modificación cuando operativamente lo consideren

necesario, si no se actualizan las cuotas las tarifas vigentes serán las

últimas autorizadas.

• Los ingresos en efectivo deben ser depositados una vez por semana

o antes si la recaudación supera los $5,000.00 M.N.






• El corte de la gestión de morralla debe realizarse diariamente.

Definiciones: NU

Morralla: Cantidad mínima de dinero que se entrega diariamente a responsables

del cobro de cuotas en el parque para la devolución de saldos remanentes.

PROCEDIMIENTOS









1

Al iniciar el día: Entrega a Caseta diariamente $550.00 de r y boletos foliados para los servicios de entradas al parque, estacionamientos, permiso de pesca y venta de trucha.

2 Entrega a Encargado de Mantenimiento y Conservación diariamente $150.00 M.N. de morralla para renta de regaderas.

3 Revisa los datos personales para solicitar las facturas que fueron requeridas por los clientes que usaron las instalaciones el día anterior o durante la noche.

4

Se realiza el depósito a primera hora del efectivo recaudado por los clientes que solicitan factura; se solicita al Jefe de Administración via email que genere la factura y la envie al cliente. Se vincula con actividad No. 13.

5 Da la indicación que se abran la caseta para recibir a los visitantes del día o para dar la atención debida a los huéspedes.

Encargado de Caseta

6 Se prepara para recibir los visitantes del día, abriendo puntualmente la caseta.

7

Al final del turno recibe del Encargado de Mantenimiento y Conservación: • el efectivo recaudado por los ingresos de la renta de

regaderas, • la morralla que se le fue entregó al inicio del día, • los boletos foliados vendidos y, • los boletos no vendidos.








Al final del turno entrega al Administrador del parque: • el efectivo de renta de regaderas que recibió del

Encargado de Mantenimiento y Conservación, • el ingreso por las entradas al parque,

estacionamiento, venta de trucha y permiso de pesca,

• la morralla que recibió al inicio del día, • boletos foliados vendidos y, • boletos no vendidos.


9

Al final del día, realiza corte de caja del efectivo recibido por los ingresos del día, así como por los boletos utilizados, la morralla entregada en la mañana al Encargado de Caseta y al Encargado de Mantenimiento y Conservación para reposición de su fondo fijo de caja. El efectivo recibido durante el día se conserva en la caja fuerte y se deposita los jueves de cada semana, o antes, si se acumula recaudación de mas de $5,000.00 M.N.

10

Entrega al Velador del turno de noche $550.00 de morralla y boletos foliados para el cobro de los permisos de acampar solicitados mientras está de servicio.

Velador

11 Recibe la morralla y boletos foliados para recibir los visitantes que soliciten acampar en el parque.

12

Al siguiente día, el velador de turno de noche entrega al Administrador del parque la morralla, el efectivo recibido por los permisos de acampar y los boletos foliados incluyendo los vendidos y no vendidos. Pasar a actividad No. 1.

Jefe de Administración 13 Recibe email con solicitud de elaboración de factura y ficha de depósito del ingreso recaudado.








14

Elabora facturas solicitadas por el Administrador del Parque, asi como la facturas solicitadas por los clientes que atendió enviándoselas por email. Al cierre de cada mes genera factura global por los ingresos recaudados de clientes que no solicitaron factura fiscal.

15 Prepara documentación para que el Administrador de CODETUR, genere la póliza contable de ingresos correspondiente en el sistema SAACG.net. Fin del procedimiento.






DIAGRAMA DE FLUJO:

ADMINISTRADOR DEL PARQUE/ JEFE DE ADMINISTRACIÓN

ENCARGADO DE CASETA / VELADOR

El Velador de turno de noche entrega morralla y boletos

foliados.

Realiza el depósito a primera hora de los clientes que

requieren factura para que pueda ser generada.

Revisa datos de los clientes que requieren factura.

Entrega a Encargado de mantenimiento y

Conservación $150.00 de morralla y boletos foliados.

Entrega a Encargado de Caseta $550 de morralla y

boletos foliados.

INICIO

1

FIN

2

Da Indicación para que abra caseta.

3

4

5

Encargado de Caseta se prepara para recibir

Visitantes.

6

Al final del turno el Encargado de Mantenimiento

y Conservación entrega a Encargada de Caseta el

efectivo y boletos del servicio. de regaderas.

7

Al final del turno el Encargado Caseta entrega a Administrador del parque el

efectivo y boletos de los servicios que prestó el

parque. 8

Realiza corte de caja para reponer fondo fijo de caja.

9

Entrega a Velador de turno de noche $550.00 de morralla

y boletos foliados.

10

El Velador de turno de noche recibe morralla y boletos

foliados.

11

12

El jefe de Administración, Recibe Email con solicitud de elaboración de factura y ficha

de depósito.

13

El Jefe de Administración, Elabora facturas solicitadas y al cierre de cada mes genera una

factura global.

14

El jefe de Administración, Prepara documentación para

que el Administrador de CODETUR, genere póliza

contable. 15


ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS Versión: 0


Área Responsable: Administración


PROCEDIMIENTO

Elaboración del Presupuesto de Ingresos y Egresos

PR-‐FZ-‐07






(PR-FZ-07) Elaboración del Presupuesto de Ingresos y Egresos

Objetivo: Determinar el Presupuesto de Ingresos y Egresos con base a la

estimación de recursos propios, el cual se ejercerá por un ejercicio

fiscal completo.

Frecuencia: Anual.

Alcance: Inicia con la petición de la Dirección General de elaborar el presupuesto

para el siguiente ejercicio fiscal y termina con la autorización del mismo por el

Comité Técnico.

Políticas y lineamientos:

1. La asignación presupuestal deberá ser acorde a lo estrictamente indispensable

para su operación; no obstante, asegurando el cumplimiento de los objetivos y

metas de los programas del Fideicomiso.

2. Los recursos presupuestarios a incluir en los anteproyectos de presupuestos

se rigen por el principio de anualidad; es decir, el ejercicio del Presupuesto de

Egresos, se inicia el 1 de enero y termina el 31 de diciembre.

3. Los montos que se integran en la presupuestación de ingresos y egresos

deberán especificarse en moneda nacional, sin centavos.

4. La determinación del ejercicio del presupuesto se realiza con base a los

recursos ejercidos en el periodo inmediato anterior, el Estado del Ejercicio del

Presupuesto mensual, la Balanza de Comprobación, el Estado de Resultados






acumulado al mes de septiembre de cada año mas la estimación del último

trimestre, asi como, los proyectos estratégicos que se tenga contemplado llevar

a cabo en el ejercicio inmediato siguiente.

5. Para elaboración del ejercicio del presupuesto se considerará adicionalmente

las políticas emitidas por la Secretaría de Finanzas (siempre y cuando se vaya

a solicitar recurso del estado) y de los acuerdos publicados en CONAC. AL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS






DESCRIPCIÓN NARRATIVA :CEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS


Director General 1 Solicita al Administrador de CODETUR la elaboración del anteproyecto del presupuesto de ingresos y egresos.


2

• Elabora en el mes de septiembre de cada año la propuesta del presupuesto de Ingresos por los recursos propios que se estima recibir en el ejercicio inmediato siguiente, considerando las variaciones económicas y los ajustes de las tarifas, en su caso, así mismo, se elabora la integración de los gastos estimados para el ejercicio, los cuales deben guardar equilibrio con la suma de los ingresos estimados.

3

• Llena la información del presupuesto en los anexos de CONAC y en los de la Ley de Disciplina Financiera para las Entidades Federativas y Municipios (deberá ir acompañado de los resultados de los ejercicios fiscales de 5 años inmediatos anteriores, y de las proyecciones de ingresos y egresos de los 5 años inmediatos posteriores al año del ejercicio que se esta proyectando).

4 Turna la versión definitiva del anteproyecto de presupuestos al Director General para revisión, autorización y suscripción de firma autógrafa.

Director General

5

Recibe anteproyecto de presupuesto autorizado. a) Revisa el presupuesto y da su aprobación.

Si no contempla el presupuesto recurso estatal, pase a actividad No. 8.

Director General 6 b) Remite a la Dirección de Centros de Servicios Compartidos y

Organismos Paraestatales, mediante oficio de entrega firmado, previo a la captura en el sistema SIREGOB.

7 Presenta ante el Comité Técnico el presupuesto. Pase a actividad No. 10.

Si se solicitó recurso estatal en el presupuesto al final del año en curso, la Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado, determina el techo presupuestal autorizado al Fideicomiso y se espera la publicación en el Periódico Oficial del Estado de Nuevo León.








8

Revisa Periódico Oficial del Estado para conocer el presupuesto autorizado al Fideicomiso, así como las modificaciones, en su caso, contra el presupuesto enviado.

• Si hay modificaciones pase a la actividad No. 9, si no las hay, pase a la actividad No. 10.


9 • Realiza los ajustes al presupuesto de egresos por Clasificador

por Objeto del Gasto, Clasificación Funcional, Clasificación por Tipo de Gasto, Clasificación administrativa y Clasificación Programática.

10 Prepara el presupuesto mensual para turnar al Director General para su Vo.Bo. y autorización.

11 • Genera archivo electrónico para importar el Presupuesto de Ingresos y Egresos mensual al Sistema SAACG.net.

12 Importa el Presupuesto Egresos e Ingresos en el sistema SAACG.net por mes para ejercerlo.







DIAGRAMA DE FLUJO:

DIRECTOR GENERAL ADMINISTRADOR DE CODETUR

En el mes de diciembre del ejercicio en curso revisa Periódico Oficial del Estado para conocer el

presupuesto autorizado.

Turna la versión definitiva del anteproyecto de presupuestos al Director General.

Llena la información del presupuesto en los anexos de CONAC y en los de la Ley de Disciplina Financiera para

las Entidades Federativas y Municipios.

Elabora en el mes de septiembre de cada año la propuesta del presupuesto de Ingresos y egresos.

Solicita al Administrador de CODETUR la elaboración del anteproyecto del presupuesto de Ingresos y

egresos.

INICIO

1

2

3

4 Recibe, revisa y aprueba el presupuesto.

5

Presenta ante el Comité Técnico el presupuesto.

7

8

¿Hay modificaciones en

el presupuesto?

si

no

Genera archivo electrónico mensual del presupuesto.

Prepara el presupuesto mensual para turnar al Director General para su VoBo y autorización.

Realiza los ajustes al presupuesto de egresos por Clasificador.

9

10

11

Importa el Presupuesto Egresos e Ingresos en el sistema SAACG.net por mes para ejercerlo.

12

FINAL

¿Se va a solicitar recurso estatal?

si

no

Remite a la DCSCYOP el anteproyecto del presupuesto capturado en el sistema SIREGOB.

6


ELABORACIÓN DE INFORMES DE GESTIÓN TRIMESTRAL Y CUENTA PÚBLICA Versión: 0




PROCEDIMIENTO

Elaboración de Informes de Gestión Trimestral y Cuenta Pública

PR-‐FZ-‐08






(PR-FZ-08) Elaboración de Informes de Gestión Trimestral y Cuenta Pública

Objetivo: Dar a conocer el marco legal para la presentación de los Informes de

Gestión Trimestral y la Cuenta Pública.

Frecuencia: Trimestral y Anual.

Alcance: Inicia con el registro de todas las transacciones del mes y finaliza con la

presentación de los informes trimestrales o cuenta pública.

Marco Legal:

1. Constitución Política del Estado de Nuevo León, artículos 63 fracción XIII. ARTÍCULO 63.- Corresponde al Congreso:

XIII. Fiscalizar, revisar, vigilar, evaluar, aprobar o rechazar en su caso con el apoyo de la Auditoría Superior del Estado, las Cuentas Públicas que presenten los Poderes del Estado, los Organismos Autónomos, los organismos descentralizados y desconcentrados y fideicomisos públicos de la administración pública del Estado, los Municipios y sus organismos descentralizados y desconcentrados, con el objeto de evaluar los resultados de la gestión financiera, comprobar si se ajustaron a los criterios señalados en los presupuestos respectivos y verificar el cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas, así como fiscalizar a las personas físicas o morales de derecho privado que hayan recibido recursos públicos. La Auditoría Superior del Estado tendrá personalidad jurídica y autonomía financiera, presupuestaria, técnica y de gestión. El Congreso del Estado coordinará y evaluará, sin perjuicio de la autonomía financiera, presupuestaria, técnica y de gestión, el desempeño de las funciones de la Auditoría Superior del Estado, de acuerdo con la Ley de la materia. Para tal efecto, deberá expedir la Ley que regule la creación, organización y atribuciones de la Auditoría Superior del Estado, y emitir la convocatoria pública para elegir al Auditor General del Estado. El Congreso del Estado seleccionará de entre la lista de candidatos remitida por el Comité de Selección del Sistema, en caso de ser más de tres, a una terna de entre los inscritos en la convocatoria pública para elegir al Auditor General del Estado. Para elegir dicha terna, cada legislador votará por tres opciones de la lista de candidatos remitida y los tres candidatos con la votación más alta integrarán la terna.






El Auditor General del Estado será electo de entre los integrantes de la terna, previa comparecencia, en votación por las dos terceras partes de los integrantes de la Legislatura. De no alcanzarse dicha votación, se procederá a una segunda votación entre los dos integrantes que hayan obtenido más votos. En caso de empate entre quienes no obtuvieron el mayor número de votos, habrá una votación para definir por mayoría quien entre dichos dos candidatos participará en la segunda votación. Si persiste el empate, se resolverá por insaculación entre ellos. Si en la segunda votación, ninguno de los dos obtiene el voto de las dos terceras partes de los integrantes de la Legislatura, se procederá a la insaculación de entre estos últimos dos. La Ley preverá la participación de los integrantes del Comité de Selección del Sistema a que hace referencia la fracción III del artículo 109 de esta Constitución en la elaboración de la convocatoria, diseño de los mecanismos de evaluación y análisis de perfiles. El Comité de Selección del Sistema posterior al análisis de los perfiles definirá de manera fundada y motivada quiénes integran la lista de los candidatos que cumplan con los requisitos constitucionales y legales para ocupar dicho cargo y remitirá dicha lista al Pleno del Congreso. Si de la revisión practicada por la Auditoría Superior del Estado, aparecieran discrepancias entre los ingresos o egresos o no existiera exactitud o justificación entre los ingresos o gastos realizados, se fincarán las responsabilidades de conformidad con las disposiciones aplicables. El Congreso del Estado concluirá la revisión de las Cuentas Públicas a más tardar en los dos periodos ordinarios de sesiones siguientes a la fecha de recepción del Informe de Resultado correspondiente con base en el análisis de su contenido y en las conclusiones técnicas del informe de resultados emitido por la Auditoría Superior del Estado, sin menoscabo de que el trámite de las observaciones, recomendaciones y acciones promovidas por la Auditoría Superior del Estado seguirán su cursos en los términos de las Leyes aplicables. El Informe de Resultados de la revisión de la Cuenta Pública que rinda la Auditoría Superior del Estado, será de carácter público a partir de su presentación al Congreso del Estado así como los dictámenes de aprobación o rechazo.

2. Ley de Fiscalización Superior del Estado, articulos 2 fracción XII y 7. Artículo 2.- Para efectos de esta Ley se entenderá por: XII. Informe de Avance de Gestión Financiera: Es el informe trimestral que rinden los Entes Públicos al Congreso en los términos del artículo 145 y 150 de la Ley de Administración Financiera del Estado de Nuevo León, 97 fracción XIII de la Constitución Política del Estado de Nuevo León, 80 fracción II de la Ley Orgánica del Poder Legislativo, 26 inciso c) fracción VIII de la Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal del Estado de Nuevo León, sobre las cuentas de origen y aplicación de los recursos públicos; que incluye los ingresos percibidos, el ejercicio de los programas previstos en la Ley de Egresos y los saldos del crédito público autorizado por el Congreso. Forman parte integrante de la cuenta pública anual, se remiten por el Congreso para el análisis respectivo por parte de la Auditoría Superior del Estado y que fiscalice en forma posterior a la conclusión de los procesos, a partir de la presentación del Informe Anual de Cuenta Pública, conforme a los principios de posterioridad, anualidad, legalidad, definitividad, universalidad, imparcialidad y confiabilidad. El Informe de Avance de Gestión Financiera comprenderá los períodos de enero a marzo, de abril a junio, de julio a septiembre y de octubre a diciembre y deberá presentarse a más tardar el último día hábil del mes inmediato posterior al período que corresponda;

3. Ley de la Administración Financiera para el Estado de Nuevo León, artículo

144 y 145.






ARTICULO 144.- El Ejecutivo del Estado y sus organismos descentralizados y fideicomisos rendirán su cuenta pública en forma anual al Congreso del Estado, en los términos previstos por la Ley del Órgano de Fiscalización Superior del Estado. ARTICULO 145.- Dentro de los tres primeros meses de cada año, el titular del Ejecutivo del Estado presentará al Congreso del Estado o a la Diputación Permanente en su caso, la cuenta pública correspondiente al año fiscal inmediato anterior. El titular del Ejecutivo del Estado rendirá trimestralmente al Congreso del Estado, basado en lo que dispone el artículo 63, fracción XIII, de la Constitución Política del Estado, un informe para su revisión y en su caso aprobación, que formará parte integrante de la cuenta pública anual, sobre las cuentas de origen y aplicación de los recursos públicos, que incluya los ingresos percibidos, el ejercicio de los programas previstos en la Ley de Egresos y los saldos del crédito público autorizado por el Congreso, comprendiendo los períodos de Enero a Marzo, de Abril a Junio, de Julio a Septiembre y de Octubre a Diciembre, a más tardar el día 15 del segundo mes inmediato posterior al período que corresponda.

Las entidades paraestatales mencionadas en el Artículo 144 presentarán los informes trimestrales a que se refiere el párrafo anterior, con el objeto de que la Auditoria Superior del Estado inicie sus facultades de revisión y fiscalización.

4. Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículo 46, 47, 49, 52, 53 y 54. Artículo 46.- En lo relativo a la Federación, los sistemas contables de las dependencias del poder Ejecutivo; los poderes Legislativo y Judicial; las entidades y los órganos autónomos permitirán, en la medida que corresponda, la generación periódica de los estados y la información financiera que a continuación se señala: I. Información contable, con la desagregación siguiente: a) Estado de situación financiera; b) Estado de variación en la hacienda pública; c) Estado de cambios en la situación financiera; d) Informes sobre pasivos contingentes; e) Notas a los estados financieros; f) Estado analítico del activo; g) Estado analítico de la deuda y otros pasivos, del cual se derivarán las siguientes clasificaciones:

i. Corto y largo plazo, así como por su origen en interna y externa; ii. Fuentes de financiamiento; iii. Por moneda de contratación, y iv. Por país acreedor;

II. Información presupuestaria, con la desagregación siguiente: a) Estado analítico de ingresos, del que se derivará la presentación en clasificación económica por fuente de financiamiento y concepto, incluyendo los ingresos excedentes generados; b) Estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos del que se derivarán las siguientes clasificaciones:

i. Administrativa; ii. Económica y por objeto del gasto, y iii. Funcional-programática;

El estado analítico del ejercicio del presupuesto de egresos deberá identificar los montos y adecuaciones presupuestarias y subejercicios por Ramo y/o Programa; c) Endeudamiento neto, financiamiento menos amortización, del que derivará la clasificación por su origen en interno y externo; d) Intereses de la deuda; e) Un flujo de fondos que resuma todas las operaciones y los indicadores de la postura fiscal; III. Información programática, con la desagregación siguiente: a) Gasto por categoría programática; b) Programas y proyectos de inversión; c) Indicadores de resultados, y






IV. La información complementaria para generar las cuentas nacionales y atender otros requerimientos provenientes de organismos internacionales de los que México es miembro. Los estados analíticos sobre deuda pública y otros pasivos, y el de capital deberán considerar por concepto el saldo inicial del ejercicio, las entradas y salidas por transacciones, otros flujos económicos y el saldo final del ejercicio. En las cuentas públicas se reportarán los esquemas bursátiles y de coberturas financieras de los entes públicos. Artículo 47.- En lo relativo a las entidades federativas, los sistemas contables de las dependencias del poder Ejecutivo; los poderes Legislativo y Judicial; las entidades y los órganos autónomos deberán producir, en la medida que corresponda, la información referida en el artículo anterior, con excepción de la fracción I, inciso g) de dicho artículo, cuyo contenido se desagregará como sigue: I. Estado analítico de la deuda, del cual se derivarán las siguientes clasificaciones: a) Corto y largo plazo; b) Fuentes de financiamiento; II. Endeudamiento neto, financiamiento menos amortización, y III. Intereses de la deuda. Artículo 49.- Las notas a los estados financieros son parte integral de los mismos; éstas deberán revelar y proporcionar información adicional y suficiente que amplíe y dé significado a los datos contenidos en los reportes, y cumplir con lo siguiente: I. Incluir la declaración de responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados financieros; II. Señalar las bases técnicas en las que se sustenta el registro, reconocimiento y presentación de la información presupuestaria, contable y patrimonial; III. Destacar que la información se elaboró conforme a las normas, criterios y principios técnicos emitidos por el consejo y las disposiciones legales aplicables, obedeciendo a las mejores prácticas contables; IV. Contener información relevante del pasivo, incluyendo la deuda pública, que se registra, sin perjuicio de que los entes públicos la revelen dentro de los estados financieros; V. Establecer que no existen partes relacionadas que pudieran ejercer influencia significativa sobre la toma de decisiones financieras y operativas, y VI. Proporcionar información relevante y suficiente relativa a los saldos y movimientos de las cuentas consignadas en los estados financieros, así como sobre los riesgos y contingencias no cuantificadas, o bien, de aquéllas en que aun conociendo su monto por ser consecuencia de hechos pasados, no ha ocurrido la condición o evento necesario para su registro y presentación, así sean derivadas de algún evento interno o externo siempre que puedan afectar la posición financiera y patrimonial. Artículo 52.- Los estados financieros y demás información presupuestaria, programática y contable que emanen de los registros de los entes públicos, serán la base para la emisión de informes periódicos y para la formulación de la cuenta pública anual. Los entes públicos deberán elaborar los estados de conformidad con las disposiciones normativas y técnicas que emanen de esta Ley o que emita el consejo. Los estados correspondientes a los ingresos y gastos públicos presupuestarios se elaborarán sobre la base de devengado y, adicionalmente, se presentarán en flujo de efectivo. Artículo 53.- La cuenta pública del Gobierno Federal, que será formulada por la Secretaría de Hacienda, y las de las entidades federativas deberá atender en su cobertura a lo establecido en su marco legal vigente y contendrá como mínimo: I. Información contable, conforme a lo señalado en la fracción I del artículo 46 de esta Ley; II. Información Presupuestaria, conforme a lo señalado en la fracción II del artículo 46 de esta Ley; III. Información programática, de acuerdo con la clasificación establecida en la fracción III del artículo 46 de esta Ley; IV. Análisis cualitativo de los indicadores de la postura fiscal, estableciendo su vínculo con los objetivos y prioridades definidas en la materia, en el programa económico anual:

a) Ingresos presupuestarios; b) Gastos presupuestarios; c) Postura Fiscal;






d) Deuda pública, y V. La información a que se refieren las fracciones I a III de este artículo, organizada por dependencia y entidad. Artículo 54.- La información presupuestaria y programática que forme parte de la cuenta pública deberá relacionarse, en lo conducente, con los objetivos y prioridades de la planeación del desarrollo. Asimismo, deberá incluir los resultados de la evaluación del desempeño de los programas federales, de las entidades federativas, municipales y de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal, respectivamente, así como los vinculados al ejercicio de los recursos federales que les hayan sido transferidos. Para ello, deberán utilizar indicadores que permitan determinar el cumplimiento de las metas y objetivos de cada uno de los programas, así como vincular los mismos con la planeación del desarrollo. Adicionalmente se deberá presentar información por dependencia y entidad, de acuerdo con la clasificación establecida en la fracción IV del artículo 46 de esta Ley.

5. Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios,

artículos 58. Artículo 58.- Los Entes Públicos se sujetarán a la Ley General de Contabilidad Gubernamental para presentar la información financiera en los informes periódicos correspondientes y en su respectiva Cuenta Pública. Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones de información establecidas en la Ley de Coordinación Fiscal, la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, y el Título Tercero Bis de la Ley General de Salud, relativas a las Transferencias federales etiquetadas.

AL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS






DESCRIPCIÓN NARRATIVA :C



1 Concentra diariamente el soporte documental de todas las transacciones contables y presupuestales.

2 Proporciona la documentación soporte al Apoyo de CODETUR para que se contabilicen los registros en el sistema SAACG.net.

Apoyo CODETUR

3 • Recibe diariamente el soporte documental de las

transacciones que dieron lugar en el Fideicomiso y los contabiliza en tiempo real.

4 Al cierre de cada mes se realizan los asientos de cálculo mensual: depreciaciones, amortizaciones, provisiones, etc. para realizar el cierre mensual.

5

Independientemente de los cierres mensuales, cada tres meses se generan en el sistema los estados financieros y presupuestales que señala el artículo 47 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, o cada año la cuenta pública del ejercicio.

6 Se imprimen los documentos y se vacian al formato requerido por la Dirección de Centros de Servicios Compartidos y Organismos Paraestatales.

7 Se entregan al Administrador de CODETUR para su revisión. (a la fecha del manual, los informes de gestión y cuenta pública se firman por el Administrador de CODETUR y por el Presidente Honorífico Dr. Bonifacio Aguilar Grimaldo) .

Administrador de CODETUR/ Director General

8 Reciben Informe de Gestión Financiera Trimestral o Cuenta Pública, la revisan y la firman, para su envio a la Dirección de Centros de Servicios Compartidos y Organismos Paraestatales en las fechas indicadas en los lineamientos.


EDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS






DIAGRAMA DE FLUJO:

JEFE DE ADMINSITRACIÓN APOYO CODETUR ADMINISTRADOR

CODETUR/DIRECTOR GENERAL

Realiza asientos contables de cierre mensual.

Recibe soporte documental y contabiliza en el sistema

SAACG.net. Concentra el soporte

documental de las transacciones.

INICIO

1

3

Proporciona documentación soporte.

4

Revisa, autorizan y envian a la DCSCyOP los

informes trimestrales o la cuenta pública

Se entregan para revisión y autorización.

8

FINAL

2 Genera Informes

Trimestrles de Gestión o Cuenta Pública.

5

Se imprimen y se vacian al formato solicitado por la

DCSCyOP.

6

7

Documents

DEFINITIVA Manual de politicas y procedimientos FIDEZA