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8/17/2019 Delegracion y Comunicacion Efectiva
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Universidad San Pedro Carrera Profesional de
Ingeniería Industrial
Ing. CIP Humberto Chávez Milla 2
Liderazgo y Ética
Obstáculos de una delegación efectiva:Pensar que nadie puede
hacerlo mejor que yo.
Temer de sobrecargar de trabajo al personal.
Pensar que por eso se pierde el control de lastareas.
Temer perder el puesto si alguien me supera.
No elegir la persona adecuada.
La inseguridad y la desconfianza.
Ventajas de una delegación efectiva:
Aumenta el tiempo disponible.
Reduce el stress.
Aumenta la moral del personal y los motivamientras los
capacita.
Aumenta la efectividad.
Mejora la comunicación.
La responsabilidad es el meollo de la delegación; antes de
hacer la selección final considera a quién vas a hacer
responsable de qué... (Robert Heller)
Seis pasos para la delegación efectiva (Por el Lic. Alejandro
Wald)
Para delegar en forma efectiva en su trabajo con los demás, hay
seis pasos que usted puedetomar. Si usted no toma alguno de estos
pasos, corre el riesgo de una mala comunicación, demalos
entendidos, desmoralización y bajo desempeño.
Paso 1: Haga coincidir la persona con la tarea
Una de las mayores pérdidas de tiempo en el mundo es la
delegación de una tarea en lapersona equivocada. Habitualmente esto
ocurre cuando la tarea es delegada en una personaque no es capaz de
hacer el trabajo adecuadamente, o en el tiempo acordado.
Paso 2: Acordar en lo que debe hacerse
Una vez que usted ha seleccionado a la persona correcta para el
trabajo, tómese el tiempopara discutir el trabajo con la persona y
acordar sobre lo que debe hacerse. Cuanto más tiempousted se toma
para esta conversación sobre el resultado final, más hace para
clarificar y másrápido el trabajo va a ser realizado una vez que la
persona comience a hacerlo.
Paso 3: Explique cómo debe hacerse el trabajo
Explique a la persona su enfoque o método preferido para hacer
el trabajo. Explique cómo legustaría ver el trabajo hecho, y cómo
usted o alguna otra persona lo hizo en el pasado.
Paso 4: Haga que su colaborador repita sus instrucciones
Pida a la persona que reformule sus instrucciones en sus propias
palabras. Pídale que leexplique lo que usted le acaba de decir y lo
que han acordado. Esta es la forma en la que ustedpuede estar
seguro que la otra persona entiende la tarea que usted le ha
delegado.
Paso 5: Fije un plazo
Fije un plazo y un calendario para completar la tarea. Al mismo
tiempo, acuerde los momentosde reporte y control. Invite al
colaborador a que exprese su opinión y sus preguntas en
todomomento, especialmente si se encuentra con problemas o
demoras.
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Paso 6: Dirija por excepción
Dirigir por excepción es una excelente herramienta para la
administración del tiempo que ustedpuede utilizar para trabajar de
manera más eficiente con otras personas. Si la tarea está
encaminada y en calendario, dirigir por excepción significa que
la persona no tiene queinformarle. Si usted no escucha acerca de la
persona, usted puede asumir que todo está yendobien. El individuo
solamente tiene que informarle si ocurre una excepción y existe un
problemapara tener el trabajo hecho a tiempo, con el nivel de
calidad acordado.
Algunas preguntas relacionadas con este tema: ¿Cuántas
cosas hago que otro podría hacer por mí?
¿Cuánto tiempo dedico a cosas que debería delegar?
¿Cuál es el temor mas importante que se me presenta
frente al desafío de delegar?
¿Cuáles son las tareas menores a las que me aferro y que
me impiden ir por más? ¿De qué no me estoy haciendo cargo por
mi falta de delegación?
¿Hago algo sencillamente porque no encontré quien pueda
hacerlo?
Usa las sesiones de evaluación para reconocer y analizar
logros,no las uses para repartir culpas... (Robert Heller)
La comunicación Efectiva
Los procesos de interacción e integración en una organización
sólo pueden ser posibles através de la comunicación. En los tiempos
actuales, de cambios permanentes, se hacenecesaria estrategias para
comunicar las diversas posiciones institucionales, pero no sólo
conla idea de difundirlos sino también que los integrantes de la
organización los conozcan, losintegren a sus objetivos personales e
interactúen creando una sinergia para el logro de la visióny misión
institucional.
Elementos básicos del proceso de Comunicación interna
Emisor. Es el elemento que genera la información o
mensaje y dirige todo su proceso.
El código, usado para la transmisión del mensaje.
Que pueden ser palabras o expresionescorporales comprendidas por
todos los usuarios.
El canal. Por donde circula la información o
mensaje.
El receptor . Elemento que recibe la información e
intenta comprender su significado.
Retroalimentación mutua.
El proceso de comunicación facilita la
especialización, la diferenciación y maduración delindividuo y este
usa su sistema comunicativo para: recibir y transmitir sus mensajes
y obtenerinformación así como para operar con la información
existente a fin de deducir nuevasconclusiones que no habían sido
percibidas de una manera directa y para construir y anticipar
hechos futuros... (Llacuna & Pujol, 2008).
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Para lograr una comunicación efectiva no sólo se requiere
conocer el proceso de lacomunicación de una manera integral sino
establecer mecanismos que garanticen que elmensaje que queremos
transmitir llegue de una manera correcta al receptor y que a través
dela retroalimentación podamos asegurarnos que el mensaje fue
recibido con éxito.
Requisitos para una comunicación efectiva.
Llacuna y Pujol (2008), establecieron que para lograr una
comunicación efectiva se debenconsiderar, entre otros, los
siguientes elementos:
• Claridad. La comunicación debe ser clara, para ello el
lenguaje (código) que se exprese y lamanera de transmitirla
(canal), deben ser accesibles y entendibles para quien va dirigida.
Lacual implica utilización de términos sencillos que no pretendan
ser, ni técnicos, ni sofisticados.
• Integración. La comunicación debe estar enfocada a
servir como lazo integrador entre losmiembros de la empresa, para
lograr la cooperación necesaria para la realización de
objetivos.
• Aprovechamiento de la organización informal. La
comunicación es más efectiva cuando laadministración utiliza la
organización informal para suplir canales de información formal.
Estono quiere decir que deba sustituirse la comunicación informal
sino más bien aprovechar almáximo los beneficios que pudieran
obtenerse por su flexibilidad.
• Equilibrio. Todo plan de acción debe acompañarse del plan
de comunicación para quienesintervienen. Es importante conjuntar
todos estos elementos en la gestión estratégica de
lacomunicación.
• Moderación. Estrictamente necesaria y concisa
posible.
• Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben
revisarse en forma periódica.
