DENOMINACIÓN DEL PROCESO Fecha GESTION DOCUMENTAL FORMATO …

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DENOMINACIÓN DEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

FORMATO INFORME FINAL DE AUDITORIA

Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

FECHA DE LA AUDITORÍA

13/04/2021 No. DE LA

AUDITORIA 2

PROCESO AUDITADO

GESTIÓN DE CONTRATACIÓN

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Revisar, evaluar el cumplimiento y la aplicabilidad del Estatuto, el manual de contratación, los principios de la contratación y demás normas que regulan el proceso; en busca, de la mejora continua del proceso y el cumplimiento de los objetivos institucionales, la misión, el Sistema de Control Interno y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

ALCANCE Proceso de gestión de la contratación aplicado a la muestra contractual aplicada a los procesos suscritos en el primer trimestre de la vigencia, es decir, al periodo comprendido entre el 01-01-2021 y el 31-03- 2021; así como los suscritos en atención a la emergencia por motivos de COVID -19, suscritos en el mismo periodo

CRITERIOS Estatuto de contratación, Manual de contratación, Manual de procesos y procedimientos, Ley general de archivos, Estatuto anticorrupción, Resolución 576 de 2019 y Circular 004 de 2019 de la Contraloría General de Boyacá y demás norma aplicable al Institución

AUDITOR AUDITADO(S)

LIZ BETH CUY MORALES Gerente, Subgerente Administrativo y financiero, Subgerente

Científico y supervisores de Contratos

DESCRIPCIÓN GENERAL

En cumplimiento al programa anual de auditorías vigencia 2021, presentado por la oficina de control interno y aprobado por el Comité

Institucional de Coordinador de Control Interno, se dio inicio a la auditoria interna al proceso de Gestión de Contratación, el día 13 de abril,

con reunión de apertura, en la cual se presentó el plan de auditoria, el alcance, el objeto y los términos de desarrollo de la misma. Se

procedió a realizar revisión de documentación y entrevistas a los responsables de acuerdo al alcance y criterios de auditoría. Evidenciando

lo siguiente:

1. MANUALES:

En lo que respecta a procesos y procedimientos, se observan algunos procedimientos relacionados en el manual de contratación,

de acuerdo a la modalidad de contratación; se encuentran en actualización los procesos y procedimientos, sin embargo no se ha

consolidado el manual de procesos y procedimientos, se presentó en la auditoria el borrador de un proceso de “seguimiento a la

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ejecución de contratos” al cual se realizaron algunas recomendaciones presentadas al Dr Luis Pérez; así las cosas, se mantiene el

hallazgo de auditoría interna de vigencias anteriores, respecto a la inclusión y adopción de los procesos de gestión de la

contratación en el manual de procesos institucional

Manual de Contratación: Resolución No 068 de 30 de agosto de 2017 “Por la cual se adopta el manual de contratación del Hospital

Regional de Moniquirá E.S.E”. se sugiere, actualizar a los procesos de la administración actual

Estatuto de Contratación: el Acuerdo No 06 de 15 de agosto de 2017 ”Por medio del cual se expide el Estatuto Interno de

Contratación del Hospital Regional de Moniquirá Empresa Social del Estado”.

Resolución 5185 de 2013 expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social “por medio de la cual se fijan los lineamientos para

las Empresas Sociales del Estado, adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual”, establece en su Artículo 16:

Parágrafo: El estatuto y el manual de contratación deberán publicarse en la página web de la entidad…de acuerdo a esto y revisada la

página web del hospital, no se evidencia publicación. Persiste la observación.

Resolución 108 de diciembre 22 de 2016, “por medio de la cual se adopta el manual de supervisión e interventoría para los

contratos celebrados por el Hospital regional de Moniquirá empresa social del estado”; el cual no ha sido socializado a los

funcionarios que ingresaron y que hacen las veces de supervisores de contrato; se designa la supervisión por medio de oficio, se

observó falta de firma del Gerente en algunos procesos. Por otra parte, se recomienda revisar y de ser necesario implementar

controles cuando se presenta cambio de personal, para que se informe a quien asume funciones de supervisión.

2. COMITÉS:

Comité de contratación: se evidencian actas de reunión en la carpeta que reposa en la oficina de subgerencia, a la fecha de

revisión hay archivadas 8 actas, corresponden a mes de febrero, marzo y abril; de acuerdo, a lo anterior, no se está dando

cumplimiento a resolución de constitución de Comité, la cual regula reuniones mensuales y de manera extraordinaria.

Comité de compras: reposan en la carpeta 4 actas, los meses de enero y febrero, revisada el 18 de junio; no se da cumplimiento a

resolución de constitución de Comité, la cual regula reuniones mensuales y de manera extraordinaria. Se recomienda reforzar el

ejercicio de los comités.

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3. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES VIGENCIA 2021:

Aprobado en comité de compras el día 29 de enero de 2021 (Acta de comité No. 03), publicado en la página del SECOP y página

web institucional, de manera oportuna, de acuerdo a la norma.

De acuerdo al contenido en el plan, no se relacionaron muchas de las actividades contractuales, que deben ser atendidas, de

acuerdo a las necesidades del hospital, los nuevos servicios y la Pandemia; pese a que se venían ejecutando desde la vigencia

anterior y que deben ser acordes con la programación de recursos, desde la consolidación del presupuesto.

En artículo 11 numeral 8, del manual de contratación, se establece la evaluación trimestral y su actualización, en atención a la

necesidad; de acuerdo, a la revisión en la página del SECOP y el comité de compras, en lo transcurrido de la vigencia, no se ha

actualizado, pese a las necesidades contractuales de la institución; la observación, es reiterativa de auditorías vigencias anteriores;

por lo tanto, continua como hallazgo de auditoria. De la muestra de 24 contratos, solamente 11 están incluidos en el plan y de la

muestra contractual de 8 ninguno. En reunión de cierre de auditoría, refiere el Dr Luis Carlos, que todos los proceso contractuales

obedecen al resultado de la planeación institucional, construida con los líderes de los diferentes servicios y las necesidades del

Hospital; sin embargo se aclara por la auditora interna, que dicho proceso debe ser plasmado en el plan anual de adquisiciones,

dejando la recomendación de la evaluación y actualización del mismo, en atención a la norma (cada 3 meses) y a los procesos de

planeación interna

Publicación Plan anual de Adquisiciones – Colombia compra eficiente

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4. MUESTRA CONTRACTUAL

Para la vigencia se revisaron dos muestras contractuales, de acuerdo al alcance de la auditoria de los contratos suscritos en el primer

trimestre y la segunda para los contratos suscritos en atención a la emergencia nacional, por COVID -19, que se encuentren en dicho

periodo; en atención a circular 10-2020 “lineamientos para vigilancia y protección de los recursos públicos en el marco de la emergencia

derivada del COVID 19 , expedida por la Vicepresidente de la República, Secretaria de Transparencia, Presidente Consejo Asesor en

materia de Control Interno y Director del Departamento Administrativo de Función Pública

Se realizó la revisión documental de las carpetas que contienen los procesos contractuales (muestra contractual), se utilizó la lista de

chequeo, para su verificación, igualmente, se consultaron las plataformas de publicitación de la contratación como SIA OBSERVA, de la

Contraloría General de Boyacá y el SECOP, de Colombia Compra Eficiente. Se revisó y verifico el cumplimiento de la normativa interna

como el Acuerdo No 06 de 15 de agosto de 2017; resolución No 068 de 30 de agosto de 2017 “; resolución 108 de diciembre 26 de 2016;

igualmente, los comités de contratación y de compras, como entes asesores y de apoyo al proceso de contratación de la Entidad; la Ley

954 de 2000 del Archivo general de la Nación y Estatuto Anticorrupción(en lo que aplica), Resolución 576 de 2019 y Circular 004 de 2019

de la Contraloría General de Boyacá. Adicional a ésta, se realizó evaluación de los controles establecidos en el proceso.

4.1. Se solicitó información a la Subgerencia Administrativa y Financiera (asistente) de la contratación suscrita entre el 1 de enero y el 30

de marzo de la vigencia, como insumo para determinar el número de la muestra contractual, utilizando el siguiente método estadístico:

Muestreo Aleatorio Simple para estimar la proporción de una población

INGRESO DE PARÁMETROS

Tamaño de la Población (N) 197 TAMAÑO DE LA MUESTRA

Error Muestral (E) 8% Fórmula 29

Proporción de Éxito (P) 5%

Nivel de Confianza 95% Muestra Óptima 25

Nivel de Confianza (Z) (1) 1.960

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Fórmula para poblaciones infinitas

Z= Valor de la distribución normal

estándar de acuerdo al nivel de confianza

E= Error de muestreo (precisión)

N= Tamaño de la Población

Fórmula para poblaciones finitas P= Proporción estimada

Q= 1-P

Fuente formula estadística: Contraloría General de la República. Contraloría Delegada para el Sector Social. Agosto 2011

MODALIDAD CELEBRADOS MUESTRA

Prestación de Servicios 111 12

Suministro 68 8

Comodato 14 3

Arrendamiento 3 1

Contrato interadministrativo 1 1

Convenio Interadministrativo

0 0

TOTAL 197 25

Fuente: Auditora

Convocadas Celebradas Desiertas

Convocatoria Pública 1 1 0 Mínima Cuantía 9 7 2 Fuente: Auditora

Nota: Anulados 6: se recomienda, tomar medidas para evitar estas acciones, en razón a que al presentar informes a los Entes de control,

se presentan diferencias en la numeración, especialmente plataforma de SIA OBSERVA de la Contraloría General de Boyacá y se puede

Muestra para Poblaciones Infinitas

Variable Atributo

n = s2 * z

2

E2

n = z2

* P* Q

E2


n = s2 * z

2 * N

N * E2 + z

2 * s

2 n = P * Q * z

2 * N

N * E2 + z

2 * P * Q

S2

= Varianza

Z = Valor normal

E = Error

N = Población

P = Proporción

Q = 1-P


Variable Atributo

n = s2 * z

2

E2

n = z2

* P* Q

E2


n = s2 * z

2 * N

N * E2 + z

2 * s

2 n = P * Q * z

2 * N

N * E2 + z

2 * P * Q

S2

= Varianza

Z = Valor normal

E = Error

N = Población

P = Proporción

Q = 1-P

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Fecha 01/11/2016

presumir como no reporte de contratos. Refirió el Jurídico, en reunión de cierre de auditoría, que se debe a que los contratistas demoran

en la revisión y suscripción del contrato y cuando lo devuelven ya debe cambiarse algunos datos como fechas y demás; por lo anterior, se

va a revisar, un método que permita insertar el número y la fecha cuando esté listo para la suscripción

De acuerdo a lo anterior, se procedió a solicitar a la subgerencia (contratación) las carpetas de los expedientes contractuales, donde se

seleccionaron aleatoriamente los procesos contractuales, de acuerdo, al número de la muestra contractual, y que se relacionan a

continuación:

RELACIÓN DE MUESTRA CONTRACTUAL AUDITORIA INTERNA No .2 DE 2021

No. PAA -

2021

NUMERO CTO OBJETO CONTRACTUAL CONTRATISTA VALOR TOTAL CONTRATO

FECHA DE SUSCRIPCIÓN

SUPERVISOR PUBLICADO SECOP

PUBLICADO SIA

OBSERVA

1 SI CONTRATO No - 05 DE 2021

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA (ANESTESIOLOGÍA), DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

RAMIRO COLORADO VALDÉS

$ 147.858.456

01/01/2021 DR EDWIN ULLOA,

SUBGERENTE CIENTÍFICO

SI SI


LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA (MEDICINA INTERNA), DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

ARTURO ALONSO HERNÁNDEZ DE CASTRO

$ 12.645.789 01/01/2021 DR EDWIN ULLOA,


SI SI


PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA (GINECOLOGÍA Y OBSTETRICIA) DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

LUIS FRANCISCO CAICEDO REYES

$70.038.216 01/01/2021 DR EDWIN ULLOA,


SI SI

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Fecha 01/11/2016


LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA (PEDIATRÍA), DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

LADYS CONEO BERMÚDEZ $ 46.692.144 01/01/2021 DR EDWIN ULLOA,


SI SI

5 NO CONTRATO No - 035 DE 2021

PRESTACIÓN DEL SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA (OFTALMOLOGÍA) EN EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

OSCAR DANILO ZABALA RIVEROS

$ 73.265.920 01/01/2021 DR EDWIN ULLOA,


SI SI


CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE ASEO PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

DISTRIBUIDORA SURTILIMA S.A.S.

$ 6,759,706 01/01/2021 DR LUIS PÉREZ- SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI


CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS FARMACÉUTICOS PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E.

DEPOSITO DE DROGAS BOYACÁ

$ 89.132.887 01/01/2021 DR LUIS PÉREZ- SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

8 NO CONTRATO No - 053 DE 2021

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MATERIAL DE ORTOPEDIA PARA EL ÁREA DE CIRUGÍA DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ

CENTRO MEDICO QUIRÚRGICO ESPECIALIZADO BOYACÁ IPS S.A.S


SI SI

9 NO CONTRATO No 070-2021

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE INSUMOS DE DESINFECCIÓN PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E.

LP ADVANCED MEDICAL S.A.S


SI SI

10 SI CONTRATO No. 74 DE 2021

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE INSUMOS DE LABORATORIO, DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

RUBÉN DARÍO OSPINA $ 7.629.187 15/01/2021 DR LUIS PÉREZ- SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

11 NO COMODATO CONTRATO -No. 086 de 2021

CONTRATAR A TITULO DE COMODATO EQUIPO PRISMAFLEX SERIE PA-31533 CON DESTINO A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E.

GLS HEALTH & BIOTECHNOLOGY S.A


SI SI

12 SI CONVOCATORIA PUBLICA No. 1 - CTO 097-2021

CONTRATAR LA ESTRUCTURACIÓN Y OPERACIÓN DEL CICLO ECONÓMICO INTERNO, CON APLICACIÓN DE CLOUD COMPUTING CON RESPALDO DE SERVIDOR, APLICACIÓN DE PLATAFORMAS DIGITALES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PERSONAL PARA LA ATENCIÓN TELEFÓNICA, AUTORIZACIONES, REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA, AGENDACION DE CITAS, ADMISIÓN, GESTIÓN, FACTURACIÓN, RADICACIÓN, CARTERA, RECAUDO, CONTESTACIÓN DE GLOSA Y CONCILIACIONES PARA LOS SERVICIOS PRESTADOS POR EL CONTRATANTE DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

OPTIMIZAR SALUD S.A.S EJECUTADO $130.325.946

29/01/2021 DR LUIS PÉREZ- SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

13 NO CONTRATO No. 115 DE 2021

APRENDIZ TECNÓLOGO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ANGIE DANIELA LÓPEZ MALAGÓN


SI SI

14 SI MC 04- CONTRATO No. 129 -2021

CONTRATAR LOS SUMINISTRO DE DIETAS ALIMENTARIAS PARA PACIENTES HOSPITALIZADOS, MÉDICOS INTERNOS Y DEMÁS PERSONAL AUTORIZADO POR EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E.”.

SERVICIOS Y SUMINISTROS TONY “SUMISERVI S.A.S.”


SI SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

15 NO CONTRATO No. 130-2021

CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN AL APOYO Y REVISIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE DE LA VIGENCIA 2020, PREVIO A PROCESO DE CIERRE FISCAL Y ACTUALIZADA EN EL SISTEMA CONTABLE DE LA ENTIDAD

NANCY ESPERANZA BECERRA SUESCUN


SI SI

16 NO CONTRATO No. 131-2021

ENTREGA EN COMODATO PARA EL APOYO TECNOLÓGICO EL EQUIPO COBAS E411 CON DESTINO AL ÁREA DE LABORATORIO CLÍNICO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E.

LABSERVING S.A.S $ 70.000.000 22/02/2021 DR LUIS PÉREZ- SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

17 NO MC No. 002- CONTRATO No.143-2021

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS SEDANTES Y SEDOANALGESICOS PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

BIOSPIFAR S.A $ 55.500.000 26/02/2021 DR LUIS PÉREZ- SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

18 SI CONTRATO 157-2021 SUMINISTRO DE GASES MEDICINALES EN ESTADO LÍQUIDO Y GASEOSO PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E.

CIUDAD Y SALUD IPS S.A.S. $ 80,000,000 08/03/2021 DR LUIS PÉREZ- SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

19 NO CONTRATO ARRIENDO NO -159 -2021

CONTRATAR EL ARRENDAMIENTO, IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN DE LOS APLICATIVOS DE PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA E INFORMES A ENTES DE CONTROL, (ERP FINANCIERO ANKARA) DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DE LA E.S.E

GRUPO EMPRESARIAL ANKARA S.A.S.


SI SI


CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PERSONAL TEMPORAL PARA DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES ADSCRITAS A LOS PROCESOS ASEO Y DESINFECCIÓN DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

LABORAMOS S.A.S. $ 80,868,498 11/03/2021 DR LUIS PÉREZ- SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

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Fecha 01/11/2016


CONTRATAR EL SUMINISTRO DE PAQUETE DE CONTROL DE CALIDAD EXTERNO DE DESEMPEÑO PARA LA UNIDAD TRANSFUSIONAL DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E.

CLARA EUGENIA MORALES CAMARGO


SI SI


ENTREGA EN COMODATO PARA EL APOYO TECNOLÓGICO EL SISTEMA MICROSCAN AUTOSCAN 4 CON DESTINO AL ÁREA DE LABORATORIO CLÍNICO DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

BECKMAN COULTER COLOMBIA


SI SI

23 NO CONTRATO INTERADMINISTRATIVO No.197-2021

PRESTACIÓN DE SERVICIO DE APOYO DIAGNOSTICO COMO CARDIOLOGÍA, HEMODINÁMICA, LABORATORIO CLÍNICO, NEUROFISIOLOGÍA, RESONANCIA NUCLEAR MAGNÉTICA, TOMOGRAFÍAS ENTRE OTROS, DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO SAN RAFAEL DE TUNJA

40.000.000 30/03/2021 Oficio de asignación sin firmas

SI SI

24 SI MC 09- CONTRATO No. 199 DE 2021

CONTRATAR LA ESTRUCTURACIÓN Y OPERACIÓN DEL CICLO ECONÓMICO INTERNO, CON APLICACIÓN DE CLOUD COMPUTING CON RESPALDO DE SERVIDOR, APLICACIÓN DE PLATAFORMAS DIGITALES Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE PERSONAL PARA LA ATENCIÓN TELEFÓNICA, AUTORIZACIONES, REFERENCIA Y CONTRAREFERENCIA, AGENDACION DE CITAS, ADMISIÓN, GESTIÓN, FACTURACIÓN, RADICACIÓN, CARTERA, RECAUDO, CONTESTACIÓN DE GLOSA Y CONCILIACIONES PARA LOS SERVICIOS PRESTADOS POR EL CONTRATANTE DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

OPTIMIZAR SALUD S A S $ 848,342,347 31/03/2021 DR LUIS PÉREZ- SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

Fuente: Auditora interna

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

Se estableció la relación de cada contrato, el estado a la fecha de la auditoria, el supervisor y las respectivas observaciones, la cual se

adjunta y forma parte integral del presente informe; con el ánimo de presentarla a cada supervisor para lo respectivo. Las observaciones

generales y de mayor incidencia se reflejan en las observaciones en el informe preliminar y posibles hallazgos del informe final. Ver Anexo.

4.2. Con el mismo procedimiento que la primera muestra, se realizó la muestra de los contratos suscritos en atención a la emergencia

COVID -19, de acuerdo, a informes enviados por el área de contratación a la Contraloría General de Boyacá, así:

Muestreo Aleatorio Simple para estimar la proporción de una población

INGRESO DE PARÁMETROS

Tamaño de la Población (N) 21 TAMAÑO DE LA MUESTRA

Error Muestra (E) 8% Fórmula 8

Proporción de Éxito (P) 5%

Nivel de Confianza 90% Muestra Óptima 7

Nivel de Confianza (Z) (1) 1.645

Fórmula para poblaciones infinitas

Z= Valor de la distribución normal

estándar de acuerdo al nivel de confianza

E= Error de muestreo (precisión)

N= Tamaño de la Población

Fórmula para poblaciones finitas P= Proporción estimada

Q= 1-P

Fuente formula estadística: Contraloría General de la República. Contraloría Delegada para el Sector Social. Agosto 2011


Variable Atributo

n = s2 * z

2

E2

n = z2

* P* Q

E2


n = s2 * z

2 * N

N * E2 + z

2 * s

2 n = P * Q * z

2 * N

N * E2 + z

2 * P * Q

S2

= Varianza

Z = Valor normal

E = Error

N = Población

P = Proporción

Q = 1-P


Variable Atributo

n = s2 * z

2

E2

n = z2

* P* Q

E2


n = s2 * z

2 * N

N * E2 + z

2 * s

2 n = P * Q * z

2 * N

N * E2 + z

2 * P * Q

S2

= Varianza

Z = Valor normal

E = Error

N = Población

P = Proporción

Q = 1-P

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

MODALIDAD CELEBRADOS MUESTRA

Suministro 19 5

Prestación de servicios 1 1

Comodato 1 1

TOTAL 21 7

Fuente: Auditora

Se procedió a solicitar los expedientes contractuales, seleccionando de forma aleatoria los procesos contractuales, de acuerdo al número

de la muestra, destinados a la atención de pandemia COVI-19; se relacionan a continuación:

RELACIÓN DE MUESTRA CONTRATOS REVISADOS - AUDITORIA INTERNA No .2 DE 2021 - DESTINADA ATENDER LA PANDEMIA COVID -19

No. PAA -

2021

NUMERO CONTRATO OBJETO CONTRACTUAL CONTRATISTA VALOR TOTAL

CONTRATO

FECHA DE SUSCRIPCIÓN

SUPERVISOR PUBLICADO SECOP

PUBLICADO SIA

OBSERVA

1 NO CONTRATO 027- 2021

LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EN MEDICINA ESPECIALIZADA (MEDICINA CRITICA), DE ACUERDO CON LOS REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

ANDRÉS CAMILO RODRÍGUEZ GUTIÉRREZ

$ 266,240,000

01/01/2021 SUBGERENTE CIENTÍFICO

SI SI

2 NO CONTRATO 170-2021

ACTIVIDAD PROFESIONAL PARA LA CAPACITACIÓN DE PERSONAL DE CUIDADO INTENSIVO

ANDRÉS CAMILO RODRÍGUEZ GUTIÉRREZ

5,497,200 15/03/2021 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

3 NO CONTRATO 077-2021 “CONTRATAR EL SUMINISTRO DE SEDANTES PARA LA UNIDAD DE CUIDADOS INTENSIVOS DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E”

COOPERATIVA DE ORGANISMOS DE SALUD DE BOYACÁ “COOSBOY”

25,676,250 18/01/2021 Dr LUIS ANTONIO PÉREZ, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

4 NO CONTRATO 084 DE 2021

SUMINISTRO DE KIT DE PRUEBA ANTIGÉNICA PARA COVID19 SARSCOV2 PARA EL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E.

REM EQUIPOS INGENIERÍA BIOMÉDICA S.A.S.

$ 5.500.000 25/01/2021 Dr LUIS ANTONIO PÉREZ, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

5 NO MC No. 002 CONTRATONo.142-2021


DEPOSITO DE DROGAS BOYACÁ

393,552,440 26/02/2021 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

6 NO MC No. 002 CONTRATO No.144-2021


COMPANY MEDIQBOY OC S.A.S

241.617.400 19/02/2021 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

7 NO CONTRATO No.145-2021

CONTRATAR A TITULO DE COMODATO EQUIPO PRISMAFLEX SERIE PA- 31533 CON DESTINO A LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO DE HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E

GLS HEALTH & BIOTECHNOLOGY S.A.

89,554,250 01/03/2021 Dr LUIS ANTONIO PÉREZ, SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO;

SI SI

8 NO MC No. 008- CONTRATO No.189-2021

CONTRATAR EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL SEGÚN LAS NECESIDADES DEL HOSPITAL REGIONAL DE MONIQUIRÁ E.S.E.

COMPANY MEDIQBOY OC S.A.S

173.307.700 19/03/2021 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

SI SI

FUENTE: Auditora Interna

Con base en la revisión los expedientes contractuales y medios electrónicos consultados, se relacionó cada contrato, la información general, el estado de ejecución a la fecha de la auditoria, el supervisor y las respectivas observaciones y recomendaciones; la cual se adjunta y forma parte integral del presente informe; con el objeto de presentarla a cada supervisor para lo respectivo. Las observaciones generales y de mayor incidencia se reflejan en el presente como observaciones en informe preliminar, en caso de mantenerse luego de la reunión de cierre se configuran como hallazgos en el informe final, para la suscripción de acciones correctivas y o de mejora. (Ver Anexo) 5. OBSERVACIONES GENERALES ENCONTRADAS EN LA REVISIÓN DOCUMENTAL DE LA MUESTRA CONTRACTUAL:

ANÁLISIS DE MERCADO: se relaciona en el Manual de Contratación. Artículo 12: ESTUDIO PREVIO DE CONVENIENCIA Y

OPORTUNIDAD. Numeral 10. “Análisis del Mercado o análisis histórico de precios, establece como un documento adicional

que complementa los Estudios de conveniencia y oportunidad los cuales son necesarios para verificar el comportamiento de la

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

adquisición de determinado bien, servicio o producto dentro de la entidad, la región o el Departamento, determinar a través del

histórico de adquisiciones su precio y poder realizar un estimativo de referencia al momento de adquirirlos”; de acuerdo a lo anterior

y a lo evidenciado en la muestra contractual, no se está dando cumplimiento; así las cosas, queda como observación.

Se publica la totalidad de contratos suscritos, sin embargo, hay demora en la publicación de la mayoría de los contratos, en la

plataforma de SECOP, que no debe superar los tres días, luego de suscrito el documento; igualmente, se está demorado la

publicación de la liquidación y los cierres de los procesos en la plataforma. Se deja la sugerencia de revisión del tema, así como la

publicación de los documentos generados en el proceso, que deben ser cargados que permitan evidenciar la trazabilidad del

proceso en cumplimiento a los principios de publicidad y transparencia.

Se observa coherencia y pertinencia en temas de Disponibilidad presupuestal y Registro Presupuestal, sin embargo, se debe

revisar la coherencia entre el compromiso generado por el Ordenador del Gasto y el Registro presupuestal; de acuerdo a la Ley de

presupuesto.

De acuerdo a Resolución 576 de diciembre de 2019 “por medio de la cual se modifica la resolución 494 de 2017 y se regula la

rendición de la información contractual para los sujetos y puntos de control de la CGB” y Circular 004 de 2019, en lo que respecta al

cargue de documentos en el aplicativo SIA OBSERVA, pese a que se publican todos los contratos, no se está publicando la

totalidad de los documentos generados en las diferentes etapas contractuales; se observan, procesos desactualizados en el SIA

OBSERVA; por otra parte, se deben cargar en la plataforma a más tardar en 5 días siguientes a su suscripción. Por lo anterior, no

se está dando cumplimiento a la norma del Ente de Control. Persiste el hallazgo de auditoría interna anterior.

No se evidencia en algunas minutas contractuales y en los requisitos a los contratistas (pliegos de condiciones) que suministran

personal como las Temporales, la solicitud del SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, debidamente

constituido de acuerdo a Decreto 1072 de 2015, …”el cual tiene por objeto: definir las directrices de obligatorio cumplimiento para

la implementación del sistema SG- SST, que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes

de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector

cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores

cooperados y los trabajadores en misión”. Se observó que se solicita solamente lo soportes de pago de seguridad social.

Por otra parte, se sugiere se solicite la afiliación al sistema de seguridad social al inicio del contrato, pues para el pago de la cuenta

se verifica el aporte, pero puede un contratista estar sin afiliación ejerciendo sus actividades, lo que genera riesgos a la institución,

especialmente por la afiliación a ARL.

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

GARANTÍAS: Articulo 44 de Acuerdo No. 6 Estatuto de Contratación: se evidencio en la muestra contractual, se solicitan de

acuerdo a los Estudios de oportunidad y conveniencia, sin embargo, se hay falencias en la solicitud y el cumplimiento de los

requisitos de la garantías, respecto al tiempo de las mismas; aun así, son aprobadas por la Subgerencia Administrativa y

Financiera; por otra parte, las garantías requisito de ejecución, sin embargo, se observa que se suscriben actas de inicio con

pólizas de fecha de expedición posteriores, aun cuando la fecha de cubrimiento sea de la fecha de inicio. Se sugiere para la

suscripción de las Pólizas tener en cuenta las Políticas de prevención de daño antijurídico. Se continúa con la recomendación del

visto bueno del asesor jurídico en la aprobación de pólizas.

No se evidencia en la muestra, el estudio técnico y financiero, de acuerdo al Estatuto interno de contratación, en su artículo 41

Adiciones y Prorrogas:“ cuando existen eventos en los que la continuidad y eficiencia en la prestación del servicio de salud hagan

aconsejable la adición del respectivo contrato, resultante de un estudio técnico y financiero, los contratos celebrados podrán ser

adicionados hasta en el cincuenta por ciento…; se observa en los expedientes contractuales el cumplimiento a las adiciones en

cuanto al porcentaje.

En el procedimiento de contratación en el manual, se establece primero la expedición de pólizas, su aprobación y luego

designación de supervisor, se debe aplicar, dado que en la actualidad se designa supervisor y luego se adjuntan las pólizas, lo que

genera actas de inicio con fecha anterior a la aprobación de póliza, por fecha de suscripción del contrato; se sugiere se designe y

se notifique al supervisión para iniciar ejecución y seguimiento dentro de los términos.

Se observa en los diferentes expedientes contractuales de la muestra, falta de trazabilidad, en sus diferentes etapas, sobre todo en

la ejecución y liquidación en términos de gestión documental, falta de archivadores y espacio para realizar una óptima gestión

documental; igualmente las TRD están desactualizadas; falta a los principios de principios de procedencia y orden original;

documentos sin firmas.

No se observa en algunos expedientes contractuales la certificación de prevención de Lavado de Activos los contratistas SARLAFT;

no es claro a quienes se le solicita, no está relacionada en la lista de chequeo; se recomienda revisar la política y la normativa de

SARLAFT.

No se observa en la revisión documental de la muestra los certificados de aptitud ocupacional, se deja la recomendación de la

solicitud de como requisito pre-contractual.

En cumplimiento al decreto 1083 de 2015 y Decreto 0019 de 2012 (Ley Antitrámites) en su artículo 227 de Reportes al sistema de

información y gestión del empleo público – SIGEP.: “Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de

prestación de servicios con el Estado deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, registrar en el Sistema de

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP-administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, la

información de hoja de vida, previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la

dependencia que haga sus veces”. Así las cosas, se recomienda la solicitud como requisito pre- contractual de los contratistas de

prestación de servicios profesionales, los cuales, deben presentar la hoja de vida de la función pública de la plataforma SIGEP y el

área de contratación debe realizar el procedimiento de dar de alta en la institución (plataforma SIGEP) en el módulo de contratistas.

Persiste el hallazgo de auditorías anteriores.

No se observa en la liquidación el informe final de evaluación, de acuerdo al art 23 numeral 5 del Estatuto de contratación.

Se observa en algunas carpetas, desorden en la gestión documental; falta de firmas; vistos bueno de quien proyecta y revisa los

documentos; algunos documentos con firmas originales y otras escaneadas en el mismo documento; errores de transcripción en las

minutas, en las fechas de las actas; falta a los principios de principios de procedencia y orden original.

No se realiza la liberación de saldos, que quedan sin ejecutar de los contratos y que en el presupuesto figuran como

comprometidos; lo anterior, de acuerdo a plan de mejoramiento suscrito con la CGB se debe realizar de manera mensual.

6. RESULTADO DE EVALUACIÓN DE CONTROLES:

Se evidencio en los expedientes que se tiene como control documental una lista de chequeo, la cual ayuda en la organización

documental del expediente; sin embargo, aún se detectan falencias en relación con:

No se diligencia en su totalidad y se hace a lápiz.

En la lista se evidencia que no contiene el documento y aun así no se allega a la carpeta.

Revisar y aclarar los requisitos de cada modalidad y proceso contractual.

Se recomienda de acuerdo, a la revisión de auditoría (actual y anteriores): a) Que se elabore una lista para cada modalidad

contractual, por cuanto los requisitos documentales no son los mismos y no es claro cuando aplica cada documento, lo que

genera, que el control no sea efectivo; b) En la columna que se relaciona los “responsables de gestionar el documento” se debe

mencionar al área responsable en la Institución, porque es quien se encarga de consolidar el expediente y se relaciona al

“contratista”, pero éste es quien allega el documento, igualmente, con los antecedentes disciplinarios, judiciales, penales, los

cuales son responsabilidad de verificación de la Institución de acuerdo a Ley Antitrámites; c) Contiene casillas que no se

diligencian, se sugiere revisar, si no son necesarias, se deben eliminar; d) Falta incluir documentos como: solicitud de CDP,

tarjeta certificado examen ocupacional, certificado SARLAFT, entre otros…

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

Lista de chequeo de radicación de cuentas de cobro: no se diligencia en su totalidad, solamente, algunas firmas de quienes reciben

documentos; no se puede verificar la trazabilidad, el control no es efectivo, se convierte en un folio más de la cuenta.

Por otra parte, en el área de contratación se observa una relación (cuadro en Excel), donde se describe los contratos que se

suscriben, el contratista, fechas de inicio, valor, adiciones, en el cual se pudiese observar la trazabilidad del contrato, sin embargo,

no es diligenciado en su totalidad, ni consultado constantemente para generar alertas; el mismo fue construido en cumplimiento de

plan de mejoramiento suscrito con la CGB, para llevar la trazabilidad de los proceso y el control de los recursos para realizar las

liberaciones o reducciones presupuestales de manera mensual, de acuerdo a la liquidación de los contratos; sin embargo, no se

está realizando con esa periodicidad, se evidencia en la muestra contractual. Se argumentó en reunión de cierre de acudiría que se

diseñó una herramienta la cual está en adopción y adaptación; que permite llevar la trazabilidad.

Deficiencia de controles en la primera y segunda líneas de defensa (no hay claridad en responsabilidades de cada etapa

contractual)

Se debe revisar los controles existentes respecto a cantidad y calidad y replantearlos para que sean efectivos

No se tiene controles para los convenios suscritos con otras entidades, se evidencia en Gerencia una relación en el inventario

documental de algunos convenios de 2017 y 2019, pero no se observa la trazabilidad a la ejecución.

Una falla en los controles, puede ser la designación de supervisión, la cual no se realiza con oportunidad, por otra parte, hay

recarga de supervisión de contratos en la Subgerencia Administrativa y Financiera; se sugiere revisar el tema.

No se evidencia controles, que permita verificar los turnos realizados por los especialistas, para pago de cuentas. Se argumenta en

reunión que se realiza a través de la revista médica.

7. EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2020

Como producto de la Auditoria Interna vigencia 2020, se suscribió plan de mejoramiento en el mes de noviembre del mismo año; de

acuerdo, a los seguimientos que se han venido realizando por la oficina de control interno a la fecha del presente, no presenta avances

significativo en la mayoría de las actividades, como se relacionan a continuación:

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

Avance plan de mejoramiento suscrito 2020, a fecha de auditoría vigencia 2021 Ítem Oportunidad de Mejora

/hallazgo Riesgo

Identificado Acción a

implementar Fecha Inicio

Fecha Final Responsable Observaciones Cumplimiento

1 Proceso de contratación pendiente por incluir en el manual de procesos y procedimientos (PM-vigencia 2016 )

Incumplimiento de la norma e incursión en procesos de índole disciplinario

Incluir proceso de contratación en el manual de procesos y procedimientos de la E.S.E

15/10/2020 26/02/2021 Jurídico interno – planeación

Se elaboró caracterización de proceso de seguimiento a ejecución; sin embargo, no se ha actualizado el manual de procesos y procedimientos; está en proceso de actualización

Cumplimiento parcial del

60%

2 No se evidencia la evaluación trimestral del Plan de adquisiciones y su actualización de acuerdo a la necesidades contractuales y presupuestales (PM –vigencia 2018)

Incumplimiento de la norma e incursión en procesos de índole disciplinario y/o fiscal

Evaluar y/o actualizar el plan anual de adquisiciones de acuerdo a las necesidades de la E.S.E

15/10/2020 15/10/2020 Comité de compras,

Subgerente administrativo

No se videncia la actualización No cumple

3 No se evidencia la solicitud a los contratistas que suministran personal a la Institución, del SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, debidamente constituido de acuerdo a Decreto 1072 de 2015 – (PM – vigencia 2018)


Solicitar como requisito contractual el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, a los contratistas que suministran personal

15/10/2020 Permanente Subgerente Administrativo y jurídico Interno

En la mayoría de los contratos, se sigue solicitando solamente el pago de seguridad social (salud, pensión y riesgos profesionales) para el caso de las empresas temporales; pero no se solicita la implementación del SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


40%

4 Ausencia de Análisis del Mercado o análisis histórico de precios, como documento adicional que complementa los Estudios de conveniencia y oportunidad (PM – vigencia 2018)

Incumplimiento de la norma e incursión en procesos de índole disciplinario

Incluir dentro del expediente contractual estudio técnico de análisis de mercado adicional como complemento de los estudios previos

15/10/2020 Permanente Subgerente administrativo y jurídico Interno

Se realizan comparativos de precios para los contratos de suministro, en los comités de compras; sin embargo no se

evidencia en documento adicional, solo en actas de

comité


40%

5 Ausencia de estudio técnico y financiero para adiciones y prorrogas, de acuerdo a Estatuto interno de contratación, Articulo 41.(PM vigencia 2018)


Realizar estudio técnico y financiero para la solicitud de prorrogas


Solicitud de supervisor, pero no se evidencia en el expediente

contractual


40%

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

6 Constitución de Garantías de acuerdo a requisitos de los artículos 25 y 26 de Manual de Contratación (PM vigencia 2018)


Aprobar pólizas de seguro que amparen los riesgos exclusivos de cada contrato


Se suscriben pólizas para cada contrato; en algunos de los contratos de la muestra contractual no cumplen los requerimientos de los estudios previos; aún hay falencias en la aprobación.


50%

7 Desconocimiento de la resolución 108 de diciembre 26 de 2016” por medio de la cual se adopta el manual se supervisión e interventoría para los contratos celebrados por el Hospital Regional de Moniquirá Empresa Social del Estado “ de los nuevos funcionarios (PM vigencia 2018)

Incumplimiento de funciones de supervisión

Capacitación de resolución 108 de 2016 a los intervinientes en el proceso de contratación.

15/10/2020 30/11/2020 Jurídico interno No se evidencia avances al respecto

No cumple

8 Documentación incompleta en algunas carpetas (PM –vigencia 2018)


Actualizar y fijar la lista de chequeo la documentación en el proceso de contratación en cada una de sus etapas

15/10/2020 30/10/2020 Jurídico interno Se sigue presentando en la muestra contractual de la

vigencia


50%

9 Incumplimiento parcial de las directrices de Contraloría General de Boyacá, contenidas en Resolución 576 de diciembre de 2019, Circular 004 de 2019 – SIA OBSERVA (PM vigencia 2020)


Realizar la publicación de los documentos producidos en el área en los términos de las directrices de la Contraloría General de Boyacá

20/10/2020 31/12/2020 Subgerente Administrativo y

Asistente de Subgerencia

Se publican los proceso contractuales, pero aún hay

falencias en el cumplimiento de las directrices


50%

10 Falencias en identificación y administración de los riesgos de proceso.

Mayor impacto en la materialización de los riesgos

Identificación de los riesgos del proceso de contratación (mapa de riesgos de contratación)

15/10/2020 30/11/2020 No se evidencia avances al respecto

No cumple

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

11 Deficiencia de controles Materialización de riesgos

Actualización y seguimiento base de datos de contratación, llevando la trazabilidad del contrato, verificación de pólizas de seguro por área jurídica, informe de supervisión con cada acta parcial

15/10/2020 Permanente Subgerente administrativo, Asistente de Subgerencia- supervisores

Se evidencia falencias en los controles, en la medida en que no generan trazabilidad de los procesos contractuales; por otra parte, no son consultados para toma de acciones y seguimiento, es así, que se evidencian procesos que no presentan avances, ni actas, o pendientes por liquidar, saldos por liberar o reducir …


50%

Fuente: La Auditora

Se observa en la relación anterior, que de 11 hallazgos suscritos, solamente 8 cumplen parcialmente y los demás, no presentan avance;

continua con las falencias en el proceso contractual; por lo anterior, se deja la observación de incumplimiento de plan de mejoramiento

vigencia 2020; se deja recomendación especial, en razón a que existe una actividad de plan de mejoramiento desde auditoria vigencia

2016.

8. RIESGOS DEL PROCESO: En términos de administración del riesgo se identifica lo siguiente:

No se tiene mapa de riesgos institucional: no tenerlos identificados y administrados facilita la materialización, causando un mayor

impacto.

No está definida la Política de Administración del riesgo

En el Mapa de riesgos de Corrupción: se identifica como Riesgo: “Fallas en diferentes etapas del proceso contractual (supervisores

de contrato)” y se establece como controles “seguimiento a la ejecución contractual; auditoria interna”. Se debe revisar y replantear

tanto el riesgo, como los controles, teniendo en cuenta qué se considera como “riesgo de corrupción” y los controles, desde las

líneas de defensa.

Uno de los riesgos que se identifica durante la auditoria, es la contratación de personal a través de empresas temporales y

contratos de prestación de servicios; desde hace varios años el Ministerio de Trabajo ha realizado el llamado a las E.S..E a realizar

la formalización laboral como se expresa entre otras, en la circular externa 100-003-2013, donde “se insta a las empresas sociales

del estado, a que se crearan los empleos temporales”. De acuerdo a los soportes del estudio que actualmente el hospital adelanta

se observan envíos de comunicaciones al Ministerio, a la Secretaria de Salud De Boyacá, de cronogramas generando

compromisos para adelantar actividades al respecto en el año 2019; como última actuación se observa un oficio de la Secretaria

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

de salud de Boyacá de fecha 7 de febrero de 2020, donde se solicita a la Gerencia la revisión del Estudio Técnico de creación de la

planta temporal; no se observa soporte de continuidad del proceso.

Por otra parte, el riesgo de los contratos de prestación de servicios, cuando se genera pérdida de la independencia y autonomía por

parte del contratista, de lo cual hay pronunciamientos del Consejo de Estado: “en cuanto se acreditaron los elementos

constitutivos del vínculo laboral, esto es: (i) la prestación personal del servicio; (ii) la subordinación o

dependencia; (iii) el pago de una remuneración por la labor prestada y, (iv) la vocación de permanencia en el

ejercicio de la función desempeñada”. Dado lo anterior y como siempre se ha recomendado por la oficina de control interno,

se debe tener presente para la toma de decisiones y las actuaciones, que pueden llegar a tener dicho alcance.

Por otra parte y con enfoque a la prevención de la materialización del riesgo, se transcribe la relación de hechos en los que se

puede dar subordinación, publicada por las altas cortes en una de sus sentencias :

a) En la forma en que se ejerce la supervisión del contrato, mediante: órdenes de cómo, dónde y cuándo se debe realizar una actividad; la vigilancia

constante en la realización de la actividad, con acciones como “evaluaciones de desempeño”; el requerimiento para que permanezca en las instalaciones

de la entidad; el sometimiento al reglamento del personal; la exigencia de autorizaciones para ausentarse; la obligación en el uso de uniformes; la variación

constante de las condiciones de tiempo, modo y lugar en la prestación de los servicios; la sanción por incumplimiento de órdenes, entre otros.

b) En la forma de ejercer las obligaciones, pues puede ocurrir que el contratista: no asuma ningún riesgo en el desarrollo del contrato; actué en

representación de la entidad o sea sometido a constantes capacitaciones.

c) En las funciones encomendadas, pues puede ocurrir que: la labor encomendada sea permanente; se renueve el mismo objeto contractual respecto de la

misma persona; se desempeñen funciones relacionadas con el objeto social de la entidad; se asignen obligaciones contractuales iguales a las funciones

desarrolladas por personas vinculadas por una relación legal y reglamentaria o por un contrato laboral, entre otros.

Se realizaron por parte de la auditora diferentes vistas y consultas a los supervisores y a los procesos ejecutados en la entidad por algunos

de los contratistas (muestra contractual), las cuales permitieron despejar dudas respecto a la ejecución de los mismos, así como emitir

conceptos de manera objetiva y que se encuentran plasmados en el presente; con el objeto de hacer sugerencias y recomendaciones para

la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora al proceso que permitan disminuir la materialización de los riesgos

para la entidad y los funcionarios involucrados en el proceso.

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

FORTALEZAS ENCONTRADAS OPORTUNIDADES DE MEJORA – OBSERVACIONES

Compromiso por parte de los responsables del proceso.

Fácil ubicación de las carpetas de los procesos contractuales

Cumplimiento en la publicación de todos los procesos

contractuales en la Página de Colombia Compra Eficiente –

SECOP y en la Plataforma de SIA OBSERVA, el uso de las

tecnologías que ayuda en el cumplimiento de los principios

contractuales

Buena disposición por parte del equipo auditado, así como, la

facilidad para evidenciar la documentación del proceso y

atención de visitas de auditoria .(en el proceso de auditoria)

Implementación de acciones de mejora y cumplimiento de la norma.

Mantener actualizada la publicación del SECOP y en la plataforma de SIA OBSERVA.

N° DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA

PROPUESTA O.C.I OBSERVACIONES

1 Incumplimiento a plan de mejoramiento producto de auditoría interna vigencia 2020; se evidencio en la auditoria actual que continúan con las falencias (11 hallazgos)

Dar cumplimiento a las actividades suscritas, o replantearlas

Las acciones propuestas por la oficina de CI, se suscriben dentro de lo observado en el desarrollo de la auditoría, sin embargo, para el Plan de Mejoramiento, los Líderes del proceso deben revisar y de acuerdo al mismo, Suscribir sus acciones de mejora.

2 No se evidencia el Informe final de contrato – etapa postcontractual de acuerdo a lo regulado en el Manual de contratación

Informe final, diseñar un formato y aplicarlo

3 No se encuentra publicado en la página web, de acuerdo al Estatuto y el Manual de Contratación

Publicar el Estatuto y el Manual de Contratación en la página.

5

Incumplimiento al Decreto 0019 de 2012 (Ley Antitrámites) en su artículo 227 de Reportes al sistema de información y gestión del empleo público – SIGEP.: “Quien sea nombrado en un cargo o empleo público o celebre un contrato de prestación de servicios con el Estado deberá, al momento de su posesión o de la firma del contrato, registrar en el Sistema

Solicitar el registro de los contratistas de prestación de servicios profesionales, como requisito para la firma del contrato

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

de Información y Gestión del Empleo Público –SIGEP

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En términos generales, se puede establecer un diagnóstico positivo, respecto a la Gestión contractual, con acciones de mejora por

implementar.

Se recomienda tener presente el pago de seguridad social de la prestación de servicios, en concordancia con el Decreto 1607 de

2002, Por el cual se modifica la Tabla de Clasificación de Actividades Económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales

y se dictan otras disposiciones, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Tabla de clasificación.

Implementar controles en pro de dar cumplimiento de los principios contractuales y sus diferentes etapas.

Se recomienda el cierre de los procesos en la plataforma SECOP, con la publicación de actas de liquidación.

Se sugiere revisar la asignación de supervisor, con el fin de no recargar la responsabilidad en algunos funcionarios, igualmente,

teniendo en cuenta la idoneidad del mismo y realizar la notificación oportuna de los contratos a supervisar.

Revisar las fechas, números de contrato, informes antes de firmar, se observan bastantes errores en actas parciales e informes.

Se sugiere publicar los convenios y contratos interadministrativos en la página web institucional, en cumplimiento al manual de

contratación y al principio de publicidad y transparencia

La revisión del proceso de radicación de cuentas, establecida a más tardar el 24 del mes, con el fin de evitar que se certifiquen turnos

que aún no se han realizado y el pago del mismo se cause antes de recibir el servicio

Se insta a la administración y área de contratación a propender por el cumplimiento de la Ley 2013 de 2019, en términos de

declaración conflictos de interés y declaración de bienes.

Reforzar las actividades de supervisión de ejecución de contratos.

Dar continuidad al proceso de formalización laboral. Y así, minimizar riesgos por contratos de prestación de servicios.

Solicitud de Registro en el SIGEP Y DECLARACIÓN DE BIENES DE CONTRATISTAS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PROFESIONALES

Dar cumplimiento al 100% de acciones programadas en plan de mejoramiento vigencia 2020.

El informe se realiza en forma generalizada en razón a que las mismas falencias detectadas aplican a la mayoría de contratos, sin

embargo, si alguna auditado desea conocer las observaciones detalladas de cada proceso contractual, la lista de chequeo utilizada

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Código 1.3.1.1

Fecha 01/11/2016

como herramienta de revisión se encuentra en la carpeta del proceso de auditoria (papeles de trabajo) y puede ser consultada.

Se recomienda tomar las acciones preventivas, correctivas o de mejora que se consideren necesarias por pate de los responsables

del proceso, que permitan la ejecución del proceso de manera eficiente, disminuyendo la materialización de los riesgos.

Se recomienda revisar la relación de la revisión detallada de cada contrato (adjunta), respecto a sus observaciones para que sean

revisadas y subsanadas; especialmente Contratos 027 y 170, dado el objeto contractual de uno, en relación con las actividades del

otro contrato, tal situación no fue soportada en auditoría; igualmente, el Contrato 053 de 2021, el cual en la FACTURA FECM1 37 de

fecha 24 de enero, presenta mayor valor, de acuerdo, al valor contratado de $ 450.052.

El presente informe fue socializado como informe preliminar, en reunión de cierre de auditoria (9 de julio de 2021), donde los

auditados expusieron sus observaciones y en la cual se solicitó tiempo adicional para presentar algunos soportes, los cuales

después de analizados, se construyó el presente como informe final de auditoria y de acuerdo a eso se suscribirá el plan de

mejoramiento, que conlleve a la implementación de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora y así dar continuidad al proceso

de mejora continua, generado valor agregado con el proceso de Auditoria Interna. Se agradece al equipo auditado por su

colaboración y compromiso en el desarrollo de la auditoria.

Se suscribe a los 16 días del mes de julio de 2021

ORIGINAL FIRMADO LIZ BETH CUY MORALES A. de Control Interno Anexos: lista de revisión de muestra contractual, con observaciones finales a cada contrato.

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