Definicin de Departamentalizacin La departamentalizacin es consecuencia de la divisin de las tareas y de la especializacin horizontal, de manera que los departamentos o las secciones ubicadas en un mismo nivel jerrquico son responsables de una actividad especfica y propia. La departamentalizacin puede darse en cualquier nivel jerrquico de la organizacin. En general, el trmino departamento comprende un rea o una divisin o segmento de la organizacin sobre la cual un administrador tiene autoridad para el desempeo de determinadas actividades. En distintas empresas, este trmino puede adquirir diferente significado, por lo que resulta difcil establecerlo con precisin, variando desde el sentido genrico, (departamento de produccin, ventas, etc.) hasta el que indica con precisin las relaciones jerrquicas existentes (p.e. un jefe dirige una seccin, un supervisor, un sector, etc.). Este principio constituye las pautas fundamentales seguidas por la organizacin como respuesta a la menor o mayor divisin del trabajo y a la especializacin funcional y de las tareas realizadas en la organizacin. La teora administrativa tradicional divide el trabajo en tareas especializadas y las organiza en distintos departamentos. Por tanto, la divisin del trabajo consiste en el reparto o divisin de las tareas en que se puede descomponer una actividad o funcin entre quienes la integran, con el objetivo de reducir los esfuerzos que realizan y mejorar los resultados tanto en cantidad como en calidad. La teora clsica considera que la divisin del trabajo puede darse tanto vertical como horizontalmente. De la divisin vertical surgen los diferentes niveles de la organizacin, con las relaciones jerrquicas de autoridad y responsabilidad ya explicadas. La divisin horizontal aparece como consecuencia de las diferentes actividades realizadas por la organizacin, surgiendo los departamentos. Con la departamentalizacin se consiguen los siguientes objetivos:

* Al ser ms reducidas y concretas las tareas que los empleados llevan a cabo, el trabajo les resulta ms fcil. * Adquieren experiencia con mayor rapidez puesto que las tareas son repetitivas.

* Facilita la seleccin de los empleados para un puesto determinado. * Se crean nuevos puestos de trabajo que resultan de la divisin en tareas. * Facilita el control por parte de los mandos. La departamentalizacin permite que se desarrollen atribuciones especficas en el mismo nivel de la organizacin. Implica el desdoblamiento en rganos al mismo nivel. Tiene lugar cuando un determinado rgano se desarrolla y para ello ha de crecer horizontalmente, dividindose en rganos del mismo nivel que le permitirn aumentar sus destrezas. Si bien la organizacin es importante, mucho ms lo es la claridad en la funcin o funciones asignadas a una unidad administrativa y las condiciones para dar respuesta a esas funciones, pero sobre todo, el personal que las realizar. La responsabilidad y la capacidad son dos elementos distintivos que se requieren para coordinar una unidad.

Importancia de la Departamentalizacin En el mismo concepto est implcita su importancia, y se pueden destacar los siguientes aspectos: Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos estn a cambios constantes (expansin, contraccin nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin. Es un medio a travs del cual se establece la mayor manera de lograr los objetivos de un grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo esfuerzo. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Reduce

o

elimina

la

duplicacin

de

esfuerzos,

al

delimitar

funciones

y

responsabilidades. Mejorar el rendimiento o productividad de los recursos (capital, personal, material) con un mnimo de y como una mximo de para las personas involucradas. Delegan a travs de la estructura organizacional, autoridad para que se establezcan responsabilidades. Realizan procesos de comunicacin, coordinacin, control, etc., para canalizar los esfuerzos de acuerdo con los fines y objetivos de la organizacin. Concebir por medio de estas que se logre una accin efectiva y eficiente. Establecer niveles jerrquicos que representen autoridad y a la cual hay que obedecer.

Tipos de Departamentalizacin 1. Departamentalizacin funcional: la base para realizar la departamentalizacin es la actividad o las principales funciones desarrolladas en la empresa. La divisin interna del trabajo se realizar segn las especialidades presentes en l. Es adecuada para actividades continuas, rutinarias y establecidas a largo plazo. Ventajas: permite la mayor utilizacin de especialistas y de recursos especializados a las tareas; fomenta entre los empleados el desarrollo de conocimientos especializados gracias al aprovechamiento de su propia experiencia. Desventajas: exige una mnima cooperacin entre los departamentos; y, no es recomendable en entornos cambiantes e imprevisibles.

2. Departamentalizacin por productos o servicios: el criterio de agrupacin son los resultados del trabajo en cuanto a productos o servicios se refiere. Por tanto, se agrupan empleados con diversas aptitudes y conocimientos para gestionar el desarrollo, fabricacin y venta de un producto o servicio. En consecuencia, la divisin del trabajo se realizar por lneas de productos o servicios, ponindose nfasis en ellos. Este tipo de departamentalizacin est orientada a los resultados y es apropiada para los entornos cambiantes, pero no para los entornos estables y rutinarios. Ventajas: la responsabilidad queda establecida por los resultados mediante los productos elaborados o los servicios prestados, lo que facilita la evaluacin de los resultados; ayuda a la coordinacin departamental; facilita la innovacin.

Desventajas: disminuye la especializacin; se hace mucho hincapi en la coordinacin; incrementa los costes pues algunas especialidades se repiten.

3. Departamentalizacin geogrfica o territorial: consiste en realizar la agrupacin basndonos en una divisin del territorio o geogrfica, crendose grupos en zonas concretas, cuyos integrantes ejercern diferentes funciones ya que se adaptarn a las necesidades locales. La direccin de las actividades ejercidas en la zona quedar encomendada a un responsable de ella. La dispersin geogrfica har que las experiencias y conocimientos de los grupos sean distintas ya que, como se ha dicho, prima la orientacin hacia el mercado local. Ventajas: su adaptacin a las condiciones regionales y locales, lo que adems ayuda a la hora de fijar las responsabilidades y de evaluar los logros. Puede adaptarse mejor a los cambios en las condiciones del entorno local. Desventajas: dificulta la coordinacin de los aspectos de planificacin, ejecucin y control de la organizacin en su conjunto debido a la autonoma adquirida por las filiales regionales; otro inconveniente es que al primar tanto los aspectos especficos de la zona geogrfica en cuestin, la organizacin se centra en exceso en las reas de mercadotecnia y productiva,

pasando a un segundo plano las restantes reas de la empresa.

4.

Departamentalizacin

por

clientela:

como

su

nombre

indica

este

tipo

de

departamentalizacin hace nfasis en el cliente, lo que supone diferenciar y agrupar las actividades conforme al tipo de persona o personas para quienes se realiza el trabajo, de modo que cada unidad est preparada para servir a un tipo de cliente . De acuerdo con ello, son las caractersticas de los clientes las que servirn de base para realizar la departamentalizacin, lo cual resulta muy interesante cuando las caractersticas y necesidades de stos son muy diferentes. Ventajas: orientacin de la organizacin hacia el exterior para satisfacer las necesidades especficas de la clientela, lo que conlleva que los miembros de la organizacin estn ms motivados para satisfacer las demandas de stos. Por otra parte, este enfoque permite a la organizacin que concentre sus esfuerzos en las diferentes necesidades y exigencias de los mercados, finalmente, se pueden fijar las responsabilidades de los miembros por clientes. Desventajas: el acentuado nfasis puesto sobre los clientes hace que pasen a un segundo plano el resto de reas organizativas, pudiendo incluso quedar olvidados otros objetivos de la organizacin (eficiencia, productividad, etc.)

5. Departamentalizacin por proceso: consiste en agrupar las funciones empleando las fases seguidas por el proceso, por lo que es frecuente utilizarla en los niveles inferiores de las reas productivas de las empresas. Antes de realizar la departamentalizacin es necesario conocer el flujo del proceso productivo, pues en base a l se realizar la diferenciacin y agrupacin, resultando una agrupacin homognea en el espacio y en el tiempo de los recursos productivos y humanos necesarios para realizar completamente un proceso. Es adecuado este tipo de departamentalizacin cuando la tecnologa y el producto son estables y permanentes. Entre sus ventajas estn la adecuacin fsica y asignacin racional de los recursos, haciendo un uso racional de los bienes de equipo que se convierten en el punto de referencia para

realizar la agrupacin. Esto, a su vez, conlleva un ahorro econmico al efectuarse de una forma ms apropiada el proceso. Presenta como mayor inconveniente la falta de flexibilidad y adaptacin a los posibles cambios en la tecnologa y/o en el producto, lo que la hace inadecuada en entornos inestables.

6. Departamentalizacin por proyectos: se fundamenta en la agrupacin en funcin de las salidas o de los resultados de uno o ms proyectos de la empresa. Es adecuada en aquellos casos en que la concentracin de recursos es importante y adems temporal, y cuando el producto es de gran tamao (p.e. astilleros, construccin, etc.). Es tambin recomendable para productos muy complejos. Para emplearla se necesita una estructura capaz de adaptarse a las circunstancias, pues es frecuente que el cliente vare las especificaciones del producto y, en consecuencia, la estructura debe ser flexible. Por otra parte, es necesario un alto grado de coordinacin entre los diferentes rganos implicados en el proyecto. Entre sus ventajas est la orientacin hacia unos resultados concretos (el producto con las especificaciones concretadas); la determinacin exacta de plazos y fechas de ejecucin de cada fase del proyecto; la adaptacin a la tecnologa. Los inconvenientes son la incertidumbre de efectuar nuevos proyectos al trmino de los que estn en curso, por lo que la alta concentracin de recursos adquiere un carcter de provisionalidad, lo que provoca en los recursos humanos incertidumbre ante su futuro.