[Departamento de Gestión Ambiental, INAPA]

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ORGANIZACIÓN DE LA SALA DE

SITUACION DE AGUA Y SANEAMIENTO EN DESASTRES

[Departamento de Gestión Ambiental, INAPA] Informe de Resultado

Santo Domingo, mayo 2008

SALA DE SITUACION DE AGUA Y SANEAMIENTO EN DESASTRES-INAPA

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Documento resultado de la Asesoría Técnica realizada por:

Especialista en Información


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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

I. AGRADECIMIENTOS 5

II. INTRODUCCION 6

III. ACERCA DE LA SALA DE SITUACION EN AGUA, SANEAMIENTO Y DESASTRES 7

IV. OBJETIVOS 7

V. PROPOSITOS 7

VI. FUENTES DE INFORMACION 8

VII. TIPO DE INFORMACION QUE MANEJA LA SALA DE SITUACION 8

VIII. ORGANIZACIÓN DE LA SALA 9

IX. NORMAS METODOLOGICAS PARA PROCESO DE LA INFORMACION 9

X. CONTROL DE CALIDAD 10

XI. INFRAESTRUCTURA FISICA 11-12

XII. RECURSOS OBTENIDOS DE OPS/OMS PARA LA CREACION DE LA SALA DE 12 SALA DE SITUACION DE DESASTRES DEL INAPA

XIII. SALA DE SITUACION ORGANIZADA 13-19

XIV. RECOMENDACIONES PARA LA SEGUNDA ETAPA PARA FORTALECIMIENTO DE LA 20 SALA DE SITUACION


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I. AGRADECIMIENTOS

Agradezco a las Autoridades del INAPA especialmente al Ingeniero Frank T. Rodríguez, Director Ejecutivo por la acogida durante mi estadía y trabajo dirigido a la Capacitación y Asesoría Técnica para la Organización de la Sala de Situación en Agua Potable y Saneamiento en Desastres.

Hago Reconocimiento también a:

Al Ingeniero Luis Eduardo Germán, Responsable del Departamento de Gestión Ambiental, por el calor humano demostrado esto ayudo a facilitar el trabajo y obtener los recursos necesarios en tiempo y forma.

De igual manera quiero agradecer el apoyo interés y disposición del equipo técnico ya que gracias a ellos fue posible el montaje de la Sala de Situación del INAPA


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II. INTRODUCCION

La Organización Panamericana de la Salud, OPS/OMS a través del Área Desarrollo Sostenible y Salud

Ambiental, el Programa de Atención a Desastres y la Biblioteca Virtual Desarrollo Sostenible y Salud

Ambiental, BVSDE, esta promoviendo y apoyando la creación de SALAS DE SITUACION DE

DESASTRES en las diferentes Instituciones relacionadas con Agua, Saneamiento y Desarrollo Sostenible

de Repùblica Dominicana a fin de apoyar con una respuesta rápida y oportuna al momento de un

desastre con la coordinacion, conduccion y decisión que integra la información más relevante generada en

situaciones de emergencia o desastre y la convierte en acciones efectiva. En base a esto y a solicitud del

Departamento de Gestión Ambiental de INAPA, la Representación ha apoyado en Capacitación,

Entrenamiento y Equipamiento para la Organización de la Sala de Situación esto contribuirá a crear

condiciones necesarias a la hora de respuesta y ayudara a la organización de la información relacionada

con los desastres, manejo de Base de Datos, creación del portal virtual dentro de la página principal de la

Institución además de facilitar la comunicación en tiempo y forma con los COMITES DE EMERGENCIAS,

CODE y organismos de apoyo.


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III. ACERCA DE LA SALA DE SITUACION EN AGUA Y SANEAMIENTO EN DESASTRES

La Sala de Situación en Agua y Saneamiento es un mecanismo de coordinación, conducción y decisión

que integra la información más relevante generada en situaciones de emergencia o desastre y la convierte

en acciones efectiva. En él están involucrados el nivel político y técnico, y es el lugar donde se toman

decisiones en base a la información debidamente organizada y automatizada. La sala debe de estar en un

sitio seguro y visible al puedan acceder con facilidades de comunicación, equipo, mobiliario; además de

desplazamiento interno y externo.

La Sala de Situación es el sitio que identifica, recopila, sistematiza, procesa, automatiza y presenta en

forma grafica la información de lo que ocurre durante una emergencia o desastre.

De acuerdo al avance tecnológico la Sala de Situación en Agua Potable y Saneamiento puede ser creada

y presentada de manera virtual dentro de la página Institucional a fin de mantener actualizada a la

población en general de lo que ocurre durante cualquier evento.

Es importante que las funciones estén institucionalizadas tanto en el manejo, procesamiento de la

información, como el rol de la asesoría o flujo de información entre las autoridades locales y de los

municipios en situaciones de desastres, también podrían crearse un comité técnico institucional el cual

tendría la responsabilidad de mantener actualizada la información a fin de brindar información exacta y

oportuna.

IV. OBJETIVOS:

1. Organizar la Sala de Situación de Agua y Saneamiento en Desastres.

2. Identificar, captar, seleccionar, procesar, organizar y automatizar la información relacionada con agua y

saneamiento producida o no por la Institución.

3. Estudiar la magnitud del impacto del evento de cualquier tipo como: Huracanes, Tormentas, Sismos

entre otros.

4. Estimar el impacto en la salud de la población urbana y rural.

5. Identificar los principales problemas de salud de la población afectada (riesgos y daños).

6. Identificar grupos de riesgo.

7. Detectar cambios en prácticas de higiene.

8. Definir tendencias.

9. Detectar brotes o epidemias.

10. Orientar o reorientar recursos.


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11. Adecuar los recursos existentes para atender la emergencia y restablecer la red de servicios.

12. Identificar necesidades de investigación.

13. Elaborar propuestas de proyectos de acuerdo a las necesidades existentes.

14. Actualizar de manera oportuna la información de la sala de situación tanto local como virtual a través

de la página web Institucional.

15. Crear el Comité Técnico para actualización de la información en el que participan los miembros de la

Comisión de Desastres del INAPA.

V. PROPOSITOS:

a) Brindar información oportuna y actualizada para la conducción del desastre.

b) Controlar los riesgos y manejo oportuno de daños a la salud de la población de diversos orígenes relacionado con Agua y Saneamiento.

VI. FUENTES DE INFORMACION:

Primarias, recolectadas por el equipo de evaluación local de salud y autoridades de salud mediante las siguientes herramientas:

1. Formularios de vigilancia epidemiológica sanitaria

2. Formularios para evaluación de daños y análisis de necesidades.

3. Estudios de campo

4. Otros.

Fuentes secundarias (otros sectores, y actores locales)

1. Informes técnicos

2. Estudios de campo e investigaciones

3. Prensa

VII. TIPO DE INFORMACION QUE MANEJA:

Información estratégica oportuna sectorial e intersectorial del sitio/población afectada.

Información proporcionada por equipos de evaluación local de salud, que puede ser capturada en los siguientes formatos:

Formularios de vigilancia epidemiológica sanitaria.

Evaluación de daños y análisis de necesidades.

Evaluación rápida para medir el daño e identificar las necesidades básicas de la población afectada, que requiere respuesta inmediata.

Información respecto a suministros de AGUA.

Informes de acciones sobre las diferentes organizaciones que apoyan en la respuesta al desastre.

Información de prensa.


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VIII. ORGANIZACIÓN DE LA SALA DE SITUACION

Para funcionamiento de la Sala de Situación se propone la siguiente estructura Interna la que deberá ser aprobada por las autoridades superiores del INAPA: UN COMITÉ TECNICO:

Elegido por la Autoridad Superior.

Conformado por funcionarios de las áreas técnicas involucrados en una situación de emergencia.

Son los responsables de apoyar el establecimiento del flujo de información, identificación, selección de la información para la actualización oportuna de la sala de situación.

RESPONSABLE DE LA SALA:

Experiencia en Agua, Saneamiento en Desastres AREA DE EXPOSICION GRAFICA DE DESASTRES:

Habilitar un área con mapas provinciales que identifiquen los Acueductos; Mapas que identifiquen las áreas de vulnerabilidad entre otros; Pizarra de Corcho para exposición de esquemas, cuadros, gráficos, diagramas, fotografías entre otros; Pizarra.

AREA DE PROCESO, ANALISIS Y AUTOMATIZACION DE INFORMACION. Esta área realiza o ejecuta tres tipos de procesos:

Identificación, captación, selección, proceso técnico, análisis y automatización de la información técnica relacionada con agua y saneamiento en desastres.

Escaneo y organización en formato digital de la información reciente y de prioridad para INAPA relacionada con el tema.

Proceso y automatización de información estadística identificada por autoridades de áreas técnicas de la Institución, por ejemplo los resultados de los análisis físico químico y bacteriológico de los lugares afectados

AREA DE INFORMATICA, COMUNICACIÓN Y MONITOREO

Trabaja estrechamente con el área de proceso y automatización y con el Comité Técnico.

Asegura el buen funcionamiento de las Bases de Datos

Maneja y actualiza la base de datos estadística

Desarrolla y actualiza periódicamente el portal virtual de la Sala de Situación en la página web Institucional.

Apoya en la búsqueda, envió y recepción de información oportuna a los diferentes actores.


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ESTRUCTURA PROPUESTA:

IX. NORMAS METODOLOGICAS PARA PROCESO Y ANALISIS DE LA INFORMACION

Para el proceso y análisis de información se propone utilizar las normas internacionales y Base de Datos Bibliográfica WINISIS de la Biblioteca Virtual Desarrollo Sostenible y Salud Ambiental, BVSDE/OPS/OMS como son: MANUAL DE LA BASE DE DATOS BIBLIOGRAFICA; TESAURO INGENIERIA SANITARIA, MANUAL PARA EL INGRESO DE INFORMACION EN LA BASE DE DATOS WINISIS.

A solicitud y con el fin de apoyar el proceso el personal de diferentes áreas relacionadas con el tema de INAPA ha recibido capacitación y asesoría técnica durante esta consultoría. Los datos estadísticos deberán ser manejados en una base de datos diferente utilizando la misma de laboratorio u otra similar que permita recuperar de manera eficiente y oportuna la Información. ACTUALIZACION DE INFORMACION:

La información del área de exposición hay que renovarse periódicamente (quincenal, mensual); durante una SITUACION DE DESASTRES la renovación deberá de ser diaria o al momento que se necesite.

El proceso de alimentación de las bases de datos debe de ser permanente para asegurar la identificación y/o recuperación de información en tiempo y forma.

DIRECCION EJECUTIVA

INAPA

COMITE TECNICO DE

ATENCION A DESASTRES

SUB-DIRECCION TECNICA

SALA DE SITUACION AGUA SANEAMIENTO

EN DESASTRES

AREA DE EXPOSICION GRAFICA EN

DESASTRES

AREA PROCESO, ANALISIS Y AUTOMATIZACION DE

INFORMACION SALA DE

SITUACION

AREA INFORMATICA, COMUNICACION Y

MONITOREO

DEPARTAMENTO GESTION AMBIENTAL


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AREAS DE COORDINACION PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL FLUJO DE INFORMACION:

MIEMBROS DEL COMITÉ TECNICO

COMITÉ DE EMERGENCIA CONFORMADO POR LAS INTITUCIONES RELACIONADAS

ORGANISMOS

APOYO DEL ÁREA DE REPIDISCA

X. CONTROL DE CALIDAD DE LA INFORMACION:

Es importante realizar control de calidad de la información a través de la coordinación con los actores locales, el Comité Técnico Institucional quienes validaran la información contenida en las diferentes bases de datos; información del portal o pagina WEB Institucional.

XI. INFRAESTRUCTURA FISICA:

Debe tener un local con condiciones que permitan: Análisis de datos: Se cumplen las tareas de procesar y analizar la información, ordenarla y representarla gráficamente (mapas, esquemas, cuadros, gráficos, diagramas, fotografías, etc.).

Comunicaciones: Se ejecutan las labores de recepción y envío de información.

Equipo humano: Especialistas, técnicos y operadores idóneos que recolectan la información de las unidades generadoras, la procesan, sistematizan, analizan y presentan a los tomadores de decisión.

Recursos para la creación de una sala de situación

computadoras

Scanner

Fotocopiadora

Conexión a internet

1 impresora a color

1 Impresora laser

1 mesa de trabajo y reuniones

Mural de corcho u otro material, móviles o fijos para pegar información

1 receptor de radio

1 telefax

Pizarra acrílica

Papel


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Material de oficina

Lista de teléfonos y direcciones de funcionarios clave y contactos con otras organizaciones

Planes de emergencia y anexos

Mapas con divisiones provinciales que identifiquen los diferentes Acueductos, Areas de riesgo e imágenes satelitales

Información general Sistemas de Acueductos: Obras de toma, Plantas, Tanques, Alcantarillados (población, condiciones climáticas, de salud, sociales) y planos de lugares de albergues, hospitales, centros de salud y otras dependencias estratégicas del país.

Información sobre existencias y ofrecimientos de equipo, suministros.

1 televisor

1 DVD

1 Data show

XII. RECURSOS OBTENIDOS DE OPS/OMS PARA LA CREACION DE LA SALA DE SITUACION DE DESASTRES DEL INAPA

A través del Proyecto de Agua y Saneamiento en Desastres de la OPS/OMS se ha logrado asegurar los siguientes recursos en una primera etapa para la creación de la SALA DE SITUACION del INAPA: ASESORIA TECNICA Y CAPACITACION

En organización de la Sala, capacitación del personal en la identificación, captación selección, proceso y automatización de información relacionada con Agua, Saneamiento y Desastres.

EQUIPOS:

o 3 EQUIPOS DE COMPUTACION PENTIUM IV, incluyen baterias de respaldo o 1 ESCANER DE ALTO RENDIMIENTO o 1 IMPRESORA LASER o MOBILIARIO

XIII. LA SALA DE SITUACION ORGANIZADA.

No puedo hablar sobre la organización de la Sala de Situación sin hacer un reconocimiento sobre la dedicación al trabajo realizado por los participantes, sin ellos no hubiera sido posible obtener este importante logro: Entre las actividades realizadas están:


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CAPACITACION: Entrenamiento Taller “Organización y Análisis de Información utilizando la Metodología de la

BVSDE”

Grupo de trabajo Taller proceso técnico

Análisis de información

Material para proceso


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CREACION DE LA SALA DE SITUACION:

Automatización De

Información

Organizando La

Sala de Situación


15

Organizando La

Sala de Situación

Trabajo en equipo


16

Creatividad de todos

Organizando La

Sala de Situación


17

Distribución de las aéreas

Distribución de aéreas


18

Armando el mobiliario


19

Parte de los equipos


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XIV. RECOMENDACIONES PARA LA SEGUNDA ETAPA PARA FORTALECIMIENTO DE LA SALA DE SITUACION. La segunda etapa se contempla dos partes: CAPACITACION Y/O ENTRENAMIENTO

Dar seguimiento a la capacitación y asesoría técnica con la participación de dos expertos: a) ASESOR INFORMATICO ESPECIALISTA EN BIBLIOTECAS VIRTUALES que apoye

en la capacitación y establecimiento de rutinas de trabajo, creación virtual, manejo de bases de datos en línea.

b) Asesora especialista en información, se propone ambos recursos al mismo tiempo así

se aseguraría organizar la información de acuerdo a las necesidades de INAPA relacionado a la organización de la información metodológicamente como el desarrollo del portal virtual de la sala de situación.

EQUIPOS:

1 televisor

1 DVD

1 Data show

1 impresora a color

1 mesa de trabajo y reuniones

3 Murales de corcho u otro material para pegar información

1 radio receptor

1 telefax

1 Pizarra acrílica

Mapas con divisiones provinciales que identifiquen los diferentes Acueductos, Áreas de riesgo e imágenes satelitales

c) Se recomienda darle continuidad al proyecto de desarrollo y modernización de REPIDISCA hacia la Biblioteca Virtual del INAPA, esto vendría a fortalecer la Sala de Situación.

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