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ASAMBLEA NACIONAL
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
ENERO DE 2019
Introducción
Generalidades
Objetivo del manual
Ambito de aplicación
Base legal
Conceptos y definiciones
Normas de control interno
Reglamento para el uso y control de trajestípicos, joyerías e instrumentos musicales
Estructura organizativa
Objetivo y funciones
Procedimiento y mapeo
DIRECTIVA
H.D. YANIBEL ÁBREGO SMITH
PRESIDENTA
H.D. LEANDRO ÁVILA PRIMER VICEPRESIDENTE
H.D. CARLOS MOTTA
SEGUNDO VICEPRESIDENTE
LIC. FRANZ O. WEVER Z.
SECRETARIO GENERAL
LIC. ANELIS BERNAL
SUBSECRETARIA GENERAL
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
LCDA. LUZ MARINA NAVARRO GUTIÉRREZ
DIRECTORA
PERSONAL TÉCNICO
LCDA. BERTA HISLOP ANALISTA
LCDA. MARKELDA CAÑIZALES ANALISTA
LCDA. MELINA OROCÚ ANALISTA
LCDA. LISSY GRAJALES ANALISTA
TEC. GLORIA GIL ASISTENTE ADMINISTRATIVA
SEÑORA MATILDE BUSTAMANTE SECRETARIA
DEPARTAMENTO DE REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE ESTILO DE LA DIRECCIÓN
NACIONAL DE ASESORÍA EN ASUNTOS PLENARIOS
REVISADO POR:
LCDA. MIRNA VARGAS CORRECTORA
POR LA DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
LCDO. LUIS BERNAL
DIRECTOR
LCDA. KAREN PERALTA
SUBDIRECTORA
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN 1
I. GENERALIDADES 3
1.1. Objetivo del manual 3
1.2. Ámbito de aplicación
II. BASE LEGAL 3
III. CONCEPTOS Y DEFINICIONES 4
IV. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE MATERIALES,
SUMINISTROS Y ACTIVOS FIJOS 3.4 6
4.1. Toma de inventario físico (3.4.3) 6
4.2. Mantenimiento de bienes de activo fijo (3.4. 5) 7
4.2.1. Acceso, uso y custodia de los bienes 3.4.6 8
4.2.2. Protección de bienes de activo fijo (3.4.8) 8
V. REGLAMENTO PARA EL USO Y CONTROL DE TRAJES TÍPICOS,
JOYERÍAS E INSTRUMENTOS MUSICALES 9
5. 1. Designación del encargado para el control de activos fijos y otras
Responsabilidades 9
5.2. Control de entradas y salidas de bienes 10
5.3. Levantamiento de inventario físico de bienes 10
VI. ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 13
VII. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES 14
VIII. PROCEDIMIENTOS Y MAPEOS 18
Procedimiento para la realización de eventos 19
Mapeo 21
Procedimiento para prestar apoyo en actividades culturales y deportivas que
involucren la presentación del conjunto típico o la orquesta de la institución 22
Mapeo 24
Procedimiento para organizar eventos deportivos 25
Mapeo 28
Procedimiento para uso y control de trajes, joyerías e instrumentos musicales
la Asamblea Nacional 29
Mapeo 31
Procedimiento para confeccionar el boletín informativo de la Dirección de
Cultura y Deportes 32
Mapeo 34
IX. ANEXOS. Formularios e instructivos 35
X. FIRMAS DEL MANUAL 51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 1
INTRODUCCIÓN
El presente Manual es elaborado por la Dirección de Desarrollo Institucional de la
Asamblea Nacional, en el cual se establecen los procedimientos para conocer, de manera
sistemática, a las actividades que se realizan en cada programa, en el ámbito de la
administración.
Este Manual de Procedimientos presenta, de manera general, las actividades que se
realizarán con la finalidad de crear un espacio de aprendizaje, expresión y esparcimiento de
los funcionarios, otras personas, niños, jóvenes, adultos y adultos mayores de las
comunidades.
Las actividades artísticas como la danza, música, concursos, actividades culturales, artes
plásticas, conferencias y la propia artesanía, serán las disciplinas que tendrán cabida a
través de talleres y eventos que se proyectarán en esta Institución, con el apoyo por
supuesto de instituciones públicas y privadas, con el propósito de impactar culturalmente en
nuestra Institución y comunidades a las que somos invitados.
Las personas involucradas en cada uno de los programas que atiende esta Dirección, están
debidamente contempladas en el Plan de Operación Anual, con la finalidad de que cada
área programe los recursos humanos, materiales y financieros que les permitan desarrollar
exitosamente esas actividades.
Este Manual de Procedimiento Administrativo es una herramienta que permitirá a la
Dirección de Cultura y Deportes integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el
trabajo derivado de su mandato, y mejorar la calidad de servicios, comprometiéndose con la
búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del usuario.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 2
Este documento incluye además las funciones, actividades, procesos y flujogramas
formularios e instructivos que intervienen, precisando responsabilidad y participación.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
La valiosa colaboración del licenciado Luis Bernal y los funcionarios que allí laboran, han
constituido un factor determinante para la realización de este trabajo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 3
I. GENERALIDADES
La Dirección de Cultura y Deportes es la
unidad encargada de generar, de manera
permanente, procesos de desarrollo
cultural y deportivo, concertados entre la
comunidad y la Institución, destinados a
la preservación, transmisión y fomento
de las muestras artísticas, culturales y
deportivas que promueven la cultura
entre sus funcionarios y la comunidad.
Este proceso posibilita la inclusión de la
población con el fin de diseñar las políticas,
posibilitar los derechos, dar acceso al arte,
desarrollar actividades de formación y
capacitación en las diferentes áreas
artísticas, culturales y deportivas, apoyando
la creación artística y fomentando el
intercambio cultural.
El presente manual permite conocer el
funcionamiento interno del proceso que
conlleva la presentación de las diferentes
actividades, sus descripciones, que se
desarrollan en coordinación con otras
unidades administrativas; por consiguiente,
evita duplicidad en la ejecución.
Los procedimientos y la descripción de
estos tienen como finalidad establecer los
lineamientos, según las necesidades de la
Institución.
1.1. Objetivo del manual
Contar con un instrumento que nos permita
realizar las actividades de manera eficiente
y eficaz, garantizando el cumplimiento de
la misma por parte del personal que
participa de manera directa o indirecta en
los procesos.
1.2. Ámbito de aplicación
El presente Manual debe ser de
conocimiento y aplicación obligatoria
de todos y cada uno de los funcionarios
que integran la Dirección de Cultura y
Deportes, sin perjuicio de lo que en
forma particular establezca el Manual
de Organización y Funciones de la
Asamblea Nacional.
II. BASE LEGAL
- Constitución Política de la República
de Panamá de 1972, reformada por
los Actos Reformatorios de 1978, por
el Acto Constitucional de 1983 y los
Actos Legislativos 1 de 1993 y 2 de
1994; y por el Acto Legislativo No. 1
de 2004.
- Ley 12 de 10 de febrero de 1998, por
la cual se desarrolla la Carrera del
Servicio Legislativo.
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ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 4
- Ley 16 de 8 de febrero de 2008, que
reforma la Ley 12 de 10 de febrero
de 1998, que se desarrolla la Carrera
del Servicio Legislativo, y dicta otras
disposiciones.
- Ley 16 de 17 de febrero de 1998, Por
la que se reforma el Texto Único del
Reglamento Orgánico del Régimen
Interno de la Asamblea Legislativa
(G. O. 23,539 de 11 de mayo de
1998).
- Resolución No. 314 de 24 de marzo
de 2009, por la cual se aprueban
modificaciones al Reglamento de
Administración de Recursos
Humanos y se Autoriza el
Ordenamiento en un Texto Único.
de 2009.
- Resolución No. 99 de 14 de
septiembre de 2015, que modifica la
estructura organizativa y crea la
Dirección de Cultura y Deportes de
la Asamblea Nacional.
- Resolución 215 de 20 de noviembre
de 2018, que modifica la estructura
organizativa de la Asamblea
Nacional, elevando el Departamento
de Seguridad Parlamentaria a
Dirección con sus departamentos.
III. CONCEPTOS Y DEFINICIONES
Actividades: Conjunto de acciones
necesarias para mantener, en forma
permanente y continua, la
operatividad de las actividades de
gobierno. Las actividades forman
parte de un programa
presupuestario.
Almacenamiento: Es el conjunto de
actividades orientadas a la ubicación
temporal de los bienes en un espacio
físico establecido, con el objeto de
ser custodiados, cuando sean
trasladados a las dependencias que
los soliciten.
Control interno: Es un proceso
continuo realizado por la dirección y
gerencia y otros funcionarios de la
entidad, para proporcionar seguridad
razonable, respecto a sí están
lográndose los objetivos de control
interno.
Cultura: Es todo complejo que
incluye el conocimiento, el arte, las
creencias, la ley, la moral, las
costumbres y todos los hábitos y
habilidades adquiridos por el
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ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 5
hombre no sólo en la familia, sino
también al ser parte de una sociedad
como miembro que es.
Deporte: Es una actividad física,
básicamente de carácter competitivo
y que mejora la condición física del
individuo que lo practica, de igual
forma cuenta con una serie de
propiedades que lo hacen
diferenciarse del juego.
Folclore: Es la tradición y usos
populares, que consiste en las
costumbres y tradiciones de
generación transmitida en
generación. Todas las personas
tienen sus tradiciones, creencias y
supersticiones, que se transmiten a
través de las adivinaciones,
festivales y otras actividades
culturales que nacieron y se
desarrollaron con las personas,
producto social que va a reflejar el
substrato de su etnia, el concepto de
la colectividad.
Fomentar: Se refiere a aquella
acción que persigue promover,
animar o excitar algo. Es una
palabra que se suele usar para
referirnos a la acción de promover
para conseguir un fin.
Interinstitucional: De la relación
entre instituciones, o que está
relacionado con ella.
Intrainstitucional: Quiere decir
trabajo realizado, de manera
coordinada y participativa por varias
instituciones diferentes del Estado,
para pretender una acción rápida,
eficaz y de mayor cobertura. Labor
integrada entre instituciones.
Mantenimiento de activos fijos: Es
el conjunto de acciones que adopta
la administración en forma
preventiva, para garantizar el
funcionamiento normal, y/o
prolongar la vida útil de los mismos.
Promover: Favorecer la realización
o el desarrollo de una cosa,
iniciándola o activándola si se
encuentra paralizada o detenida
provisionalmente. Hacer que se
produzca un hecho como respuesta
o reacción a algo.
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ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 6
IV. NORMAS DE CONTROL INTERNO
PARA EL ÁREA DE MATERIALES,
SUMINISTROS Y ACTIVOS FIJOS1 3.4
Este título complementa las Normas
Específicas relativas al Control Interno
para la Administración Financiera
Gubernamental, debido a la importancia
de áreas como materiales, suministros y
activos fijos.
El abastecimiento como actividad de
apoyo a la gestión institucional, debe
contribuir al empleo racional y eficiente
de los recursos que requieren las
entidades. Su actividad se orienta a
proporcionar los elementos materiales y
servicios que son utilizados por las
entidades. La verificación periódica de
los bienes, con el objeto de establecer si
son utilizados para los fines que fueron
adquiridos y se encuentran en
condiciones adecuadas que no signifique
riesgo de deterioro o despilfarro,
constituyen prácticas que salvaguardan
apropiadamente los recursos de la
entidad y fortalecen los controles
internos de esta área.
Estas Normas describen los controles
internos más importantes que son
requeridos para el funcionamiento del
1Contraloría General de la República. Normas de Control Interno Gubernamental
proceso de abastecimiento en las
entidades, así como respecto al uso,
conservación, custodia y protección de
bienes.
4.1. Toma de Inventario Físico (3.4.3)
Cada entidad debe practicar anualmente
inventarios físicos de los activos fijos,
con el objeto de verificar su existencia
física y estado de conservación.
Comentario:
a) La toma de inventario, es un proceso
que consiste en verificar físicamente los
bienes con que cuenta cada entidad, a
una fecha dada, con el fin de asegurar su
existencia real. La toma de inventarios
permite comparar los resultados
obtenidos valorizados con los registros
contables, a fin de establecer su
conformidad, investigando las
diferencias que pudieran existir y
proceder a los ajustes del caso. Este
procedimiento debe realizarse por lo
menos, una vez al año.
b) Para efectuar una adecuada toma física
de inventarios, es necesario que la
gerencia o quien haga sus veces, emita
previamente por escrito, procedimientos
claros y sencillos, de manera que puedan
ser comprendidos fácilmente por el
personal que participa en este proceso.
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ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 7
c) El personal que interviene en la toma
de inventarios físicos, debe ser
independiente de aquellos que tienen a su
cargo el registro y manejo de los activos,
salvo para efectos de identificación.
d) Las diferencias que se obtengan
durante el proceso de inventario de
bienes y conciliación con la información
contable, deben investigarse, y luego
practicar los ajustes correspondientes,
previa autorización del funcionario
responsable.
e) La Gerencia o quien haga sus veces,
debe aprobar los procedimientos que
permitan a los responsables del manejo
de los bienes, emitir informes respecto al
estado de uso y conservación de estos, lo
que fortalecerá el control interno y
mejorará la eficiencia en su utilización.
Esta debe mostrar en todo momento una
actitud responsable y positiva, respecto al
control de los bienes con que cuenta la
entidad, mediante la práctica de
inventarios parciales.
f) Cuando la entidad contrate los
servicios de una firma privada para llevar
a cabo la toma de inventarios físicos, el
producto final presentado, así como la
base de datos, debe tener la conformidad
del área contable, en forma previa a la
cancelación de dicho servicio.
g) El Auditor Interno, debe participar en
calidad de observador para evaluar la
adecuada aplicación de los
procedimientos establecidos. En las
entidades que no cuenten con Auditoría
Interna, el titular designará al funcionario
que cumpla esta función.
h) Esta Norma es también aplicable para
la realización de los inventarios físicos
de almacén, se aplicarán los mismos
criterios antes establecidos, no debiendo
intervenir en dicho acto el personal
encargado de la custodia de los bienes.
4.2. Mantenimiento de Bienes de
Activo Fijo (3.4. 5)
La administración de la entidad debe
preocuparse en forma constante por el
mantenimiento preventivo de los bienes
de activo fijo, a fin de conservar su
estado óptimo de funcionamiento y
prolongar su período de vida útil.
Comentario:
a) El mantenimiento de activos fijos es
el conjunto de acciones que adopta
la administración en forma
preventiva, para garantizar el
funcionamiento normal, y/o
prolongar la vida útil de los mismos.
b) Debe diseñarse y ejecutarse
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programas de mantenimiento
preventivo, a fin de no afectar la gestión
operativa de la entidad. Corresponde a
la dirección de la entidad establecer los
controles necesarios que le permitan
estar al tanto de la eficiencia de tales
programas, así como que se cumplan
sus objetivos.
c) La contratación de servicios de
terceros para atender necesidades de
mantenimiento, debe estar debidamente
justificada y fundamentada por el
responsable de la dependencia que
solicita el servicio.
d) La administración, antes de proceder
a la contratación de empresas que
presten servicios de mantenimiento,
debe evaluar su experiencia en esta
rama, cumplimiento oportuno, calidad
del servicio, así como velar que se
encuentre formalizada su situación
jurídica.
e) Corresponde a la administración de
cada entidad establecer el programa de
mantenimiento de bienes de activo fijo.
4.2.1. Acceso, uso y custodia de los
bienes 3.4.6
Solamente el personal autorizado debe
tener acceso a los bienes de la entidad,
debe asumir la responsabilidad por su
buen uso, conservación, y custodia, de
ser el caso.
Comentario:
a) Acceso es la facultad que tienen las
personas autorizadas para poder utilizar
los bienes de una dependencia y/o
ingresar a sus instalaciones. El uso es la
acción de utilización permanente de un
bien asignado a una persona. Custodia
es la responsabilidad que asume una
persona por el cuidado físico de un
bien.
b) Los servidores que laboran en una
determinada dependencia deben ser los
únicos autorizados para utilizar los
bienes asignados, quienes están en la
obligación de utilizarlos correctamente,
y velar por su conservación.
c) Es necesario establecer por escrito, la
responsabilidad de custodia de los
bienes de activo fijo, a los funcionarios
que exclusivamente los utilizan, a fin de
evitar el uso indebido, o acceso de
personas ajenas a la Institución.
d) En el caso de bienes que son
utilizados indistintamente por
funcionarios de distintas unidades
administrativas de la entidad, es
responsabilidad del Jefe de la
dependencia, definir los aspectos
relativos a su custodia y verificación, de
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manera que estos sean utilizados
correctamente, y para los fines de la
Institución.
e) Los cambios que se produzcan y que
alteren la ubicación y naturaleza de los
bienes, deben ser reportados a la
dirección, por el personal responsable
del uso y custodia de los mismos, a
efecto de que adopten las acciones
correctivas del caso.
4.2.3. Protección de Bienes de Activo
Fijo (3.4.8)
Deben establecerse procedimientos para
detectar, prevenir, evitar y extinguir las
causas que pueden ocasionar daños o
pérdidas de bienes públicos.
Comentario:
a) Los bienes de activo fijo, por su
naturaleza, pueden ser afectados en
cualquier circunstancia, por esa razón la
Contraloría General de la República ha
establecido para las entidades medidas
de protección pertinentes para la
administración, y garantice la custodia
física y la seguridad material de estos
bienes, especialmente si su valor es
significativo.
b) La administración debe considerar el
valor de los activos fijos a efectos de
contratar pólizas de seguro con la
cobertura necesaria para protegerlos
contra diferentes tipos de riesgos.
Estas pólizas se deben verificar
periódicamente, a fin de que las
coberturas se mantengan vigentes.
c) Corresponde a la administración de
cada entidad, implementar los
procedimientos relativos a la custodia
física y seguridad, en cada una de las
instalaciones con que cuenta la entidad,
con el objeto de salvaguardar los bienes
del Estado.
V. REGLAMENTO PARA EL USO
Y CONTROL DE TRAJES
TÍPICOS, JOYERÍAS E
INSTRUMENTOS MUSICALES
5. 1. Designación del encargado para
el control de activos fijos y otras
responsabilidades
5.1.1. El director de Cultura y Deportes
será el responsable de designar por
escrito a los encargados de controlar y
custodiar los trajes típicos, es decir las
polleras, montunos y trajes de gala e
instrumentos musicales y la joyería de
la Asamblea Nacional (activos fijos).
5.1.2. El personal designado para tales
efectos, deberá informar por escrito al
director sobre cualquier anomalía
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relacionada con el uso indebido de estos
bienes o la aplicación de las normas y
procedimientos establecidos en el Manual
de procedimientos administrativos de la
dirección, según sea el caso.
5.1.3. El director de Cultura y Deportes
deberá gestionar ante la Dirección de
Auditoría Interna y la Dirección General de
Administración y Finanzas, la realización
de inventarios y auditorías anuales de los
bienes bajo su custodia.
5.1.4. El personal encargado de llevar el
control de estos activos deberá velar y
garantizar que se realice el inventario y las
auditorias correspondientes.
5.2. Control de entradas y salidas de
bienes
5.2.1. El director y la unidad encargada del
control y custodia de estos bienes, son
responsables de coordinar la entrega, la
salida y el retorno de estos bienes,
asignados a los funcionarios de la
Institución con motivo de un evento.
5.2.2. Las reparaciones y el mantenimiento
de estos bienes deberán hacerse
periódicamente, con el propósito de
preservarlos; en estos casos, el director
impartirá las instrucciones precisas al
responsable del control de los activos fijos
para evitar el retraso en el retorno de estos
bienes.
5.2.3. El responsable de estos bienes debe
utilizar el formulario de salida y, de
entrada: ‘Uso y control de implementos
típicos’; en los casos siguientes:
actividades, reparación o mantenimiento. El
director es el responsable y otorga la
autorización respectiva.
a.) Será responsabilidad del director
verificar que cuando salga el bien de sus
instalaciones, cuente con la autorización
debida en el formulario ‘Transferencia de
bienes’ y que sean devueltos en las mismas
condiciones que salieron.
b.) El director y el personal responsable de
la custodia y control de estos bienes
deberán coordinar el mantenimiento,
reparación o traslado del mismo, a fin de
actualizar la información.
5.3. Levantamiento de inventario físico
de bienes
5.3.1. El director y el encargado de la
custodia y control de estos activos fijos
deberán coordinar con Bienes
Patrimoniales para que realice el
inventario físico de todos los bienes, por
lo menos una vez al año. En algunos
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casos, se deberá efectuar el levantamiento
de inventario selectivo durante el ejercicio
fiscal, especialmente en caso de
negligencia o mal uso para identificar
fallas o faltantes del bien que requieran
mayor control.
5.3.2. En caso de existir inconsistencias en
el informe de levantamiento de inventario
físico, el director de Cultura y Deportes o el
encargado del Activos Fijos deberá
notificar la inconsistencia mediante
memorándum al funcionario responsable
del bien, a fin de que proporcione la
documentación de respaldo dentro de un
plazo de 5 días hábiles y entregar copia del
mismo a la Dirección General de
Administración Y Finanzas. Después de
cumplido el plazo estipulado, se notificará
al Departamento de Recursos Humanos de
la Institución para que realice las
investigaciones correspondientes, de
acuerdo al Reglamento de Administración
de Recursos Humanos.
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IV.• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
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ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
DEPARTAMENTO DE DEPORTES
DEPARTAMENTO DE CULTURA
SUBDIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
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IV. OBJETIVOS Y FUNCIONES
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES
OBJETIVO
Fomentar, promover, difundir y ejecutar
los programas y actividades culturales y
deportivas que contribuyan con la
formación integral de los colaboradores,
con la intención de motivarlos y
transmitirles interés y conocimientos en
todas las manifestaciones del quehacer
cultural y deportivo.
FUNCIONES
- Diseñar y proponer políticas y
estrategias para el desarrollo de la
promoción cultural y deportiva.
- Planificar, organizar concursos,
festivales, campeonatos, actividades
culturales, artísticas en coordinación
con la Dirección de Recursos Humanos
y la Dirección de Relaciones Públicas
de la Institución.
- Participar en la ejecución de los
programas educativos en sus diversos
niveles, así como en las acciones
derivadas de convenios de
coordinación o colaboración, por la
Asamblea Nacional, en materia
educativa, artística, cultural y
deportiva.
- Incluir desarrollo cultural a largo
plazo, que sean pertinentes a las
actividades sustantivas de dichos
programas y proyectos, promoviendo
también la participación
interinstitucional e intrainstitucional,
así como en la comunidad en general,
para el logro de sus objetivos.
- Organizar y realizar actividades
culturales, artísticas, deportivas y
recreativas, tendientes a fortalecer la
convivencia pacífica.
- Facilitar el acceso de los colaboradores
a actividades culturales, artísticas,
deportivas y recreativas, con el fin de
fortalecer la identidad, la cooperación
solidaria y la equidad.
- Promover el intercambio artístico,
científico y técnico de las culturas;
- Elaborar el Plan Operativo Anual de
trabajo de sus actividades y proyectos.
- Confeccionar los informes de
seguimiento sobre la ejecución de sus
labores.
- Elaborar los informes de evaluación de
resultados.
- Formular el anteproyecto de
presupuesto de la Dirección.
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ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 15
SUBDIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES
FUNCIONES
- Supervisar el adecuado
funcionamiento, así como la
planeación, la coordinación y la
verificación de los programas
encaminados a la realización de
actividades culturales y deportivas.
- Implementar la realización de
actividades tales como: ferias,
exposiciones y eventos vinculados a la
promoción de cultural y el deporte.
- Establecer vínculos interinstitucionales
e intrainstitucional para desarrollar
programas y proyectos en materia de
fomento a la cultura y deporte.
- Impulsar programas de actividades
culturales tales como: danza, teatro,
música, artes plásticas y literarias.
- Estímulo de la creación literaria y su
divulgación.
- Cualquier otra competencia y función
que le sea delegada o encomendada
por el titular.
DEPARTAMENTO DE DEPORTES
OBJETIVO
Desarrollar los programas, actividades
deportivas y recreativas para el servidor
público de la Asamblea Nacional.
FUNCIONES
- Organizar, dirigir, supervisar y evaluar
las actividades deportivas de educación
física y recreación que se realicen
dentro y fuera de las instalaciones de la
Asamblea Nacional.
- Desarrollar políticas para el
mejoramiento y mayor desarrollo del
deporte, en toda su clasificación del
deporte, procurando afianzar una
verdadera cultura deportiva
institucional.
- Elaboración de proyectos destinados al
desarrollo, mejoramiento y
mantenimiento de la condición física y
los hábitos saludables de los
colaboradores de la Asamblea
Nacional.
- Coordinar y apoyar la gestión
deportiva institucional e
interinstitucional.
- Formular y ejecutar programas
especiales para desarrollar el deporte y
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recreación de las personas con
discapacidad.
- Atender y establecer relaciones
interinstitucionales con las áreas
provinciales y/o nacionales,
relacionadas a la aplicación de
programas en materia deportiva y
recreativa.
- Coordinar y promover la ejecución de
programas deportivos y recreativos
para la institución, en asocio con
entidades públicas o privadas. - Gestionar con PANDEPORTES
cuando así se disponga, la adopción de
medidas necesarias para facilitar la
preparación técnica de los servidores
públicos legislativos (deportista)
cuando así lo requiera.
- Proponer proyectos para el fomento y
desarrollo del sector deportivo
institucional, de acuerdo con las
políticas del Gobierno Nacional.
- Apoyar a la Asociación de Servidores
Públicos en todas sus prácticas
deportivas y de recreación en la
Asamblea Nacional.
- Analizar, evaluar y dar seguimiento a
las actividades del Programa
Deportivo.
- Supervisar la gestión y correcta
administración de recursos materiales,
humanos y financieros para el
cumplimiento y operación del
programa deportivo para el buen
funcionamiento de los torneos, Talleres
y demás.
- Elaborar el Plan Operativo Anual de
trabajo de sus actividades y proyectos.
- Confeccionar los informes de
seguimiento sobre la ejecución de sus
actividades y proyectos.
- Elaborar los informes de evaluación de
resultados.
- Formular el anteproyecto de
presupuesto del Departamento.
DEPARTAMENTO DE CULTURA
OBJETIVO
Planificar, organizar, dirigir y controlar
todas las actividades del departamento
con el fin de obtener el más alto grado de
calidad.
FUNCIONES
- Realizar las actividades para
conmemorar las fechas cívicas de
acuerdo con el calendario oficial.
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- Crear, transformar y difundir la cultura
nacional, a través de investigaciones,
eventos culturales, actividades
artísticas y publicaciones, de acuerdo
con la filosofía, misión y objetivos de
la Dirección de Cultura y Deportes.
- Promover la celebración de
manifestaciones artísticas y culturales
como un medio de esparcimiento y
desarrollo de sana convivencia entre
los colaboradores de la Asamblea
Nacional.
- Llevar a cabo concursos y festivales
culturales en colaboración con las
autoridades.
- Sensibilizar a la comunidad para
inculcar el sentido de pertenencia intra
y extrainstitucional, a través de la
acción cultural.
- Elaborar el Plan Operativo Anual de
trabajo de sus actividades y proyectos.
- Confeccionar los informes de
seguimiento sobre la ejecución de sus
labores.
- Elaborar los informes de evaluación de
resultados.
- Formular el anteproyecto de presupuesto del Departamento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 18
• PROCEDIMIENTOSV.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 19
ASAMBLEA NACIONAL
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS
VERSIÓN NO.1
P.A. AN/DRH/DP/18 FECHA:30 de octubre de 2018 VALIDADO POR:
LCDO. LUIS BERNAL
DOCUMENTADO POR:
LCDA. BERTA HISLOP
OBJETIVO
Realizar diversas actividades con funcionarios de la Asamblea Nacional o con instituciones del sector público o privado que impacten a nivel social, cultural, recreativo y formativo. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL
PROCESO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Planifica la realización de conferencias, eventos y actividades culturales a ejecutar durante el año, de acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo Anual. (POA).
Elabora un cronograma de trabajo de acuerdo a su planificación.
Realizar reunión con el Subdirector y funcionarios para
revisar el cronograma de trabajo y las estrategias para realizar las actividades programadas.
Coordina la planeación y ejecución de actividades de
acuerdo a la calendarización prevista.
Asigna responsabilidades y comisiones de apoyo.
Asigna al Subdirector para que ejecute la planeación de acuerdo al cronograma de trabajo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 20
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /SUBDIRECTOR
Desarrolla los programas asignados, los cuales serán
dirigidos a los funcionarios de la Asamblea Nacional e invitados especiales.
SECRETARIA
Elabora nota a las instancias correspondientes solicitando
el apoyo requerido para la realización del evento, dirigida
a las instancias siguientes: Presidencia de la Asamblea,
Dirección General de Administración y Finanzas,
Departamento de Imprenta, Dirección de Recursos
Humanos, la Dirección de Comunicación y la Dirección
de Infraestructura y Servicios General, cuando sea
necesario.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Supervisa la ejecución de actividades previas al evento y lleva a cabo reuniones de coordinación y logística.
Realizar el evento o conferencia.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /SUBDIRECTOR
Lleva a cabo la coordinación del evento o conferencia.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Supervisa las actividades realizadas durante el evento.
Resuelve las contingencias que pudieran llegar a presentarse.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /SUBDIRECTOR
Elabora el informe final del evento con los resultados obtenidos y sus respectivas fotografías.
Remite el informe a la secretaria.
SECRETARIA
Recibe informe con resultados obtenidos y una vez autorizado por el Director lo remite mediante nota a las instancias correspondientes.
FIN DEL PROCESO
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DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 22
ASAMBLEA NACIONAL
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA PRESTAR APOYO EN ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS QUE INVOLUCREN LA PRESENTACIÓN DEL CONJUNTO TÍPICO O LA ORQUESTA DE LA INSTITUCIÓN
VERSIÓN NO.1
P.A. AN/DRH/DP/18 FECHA:31 de octubre de 2018 VALIDADO POR:
LICDO. LUIS BERNAL
DOCUMENTADO POR:
LICDA. BERTA HISLOP
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO
Prestar apoyo en la medida de las posibilidades a la comunidad, organizaciones e instituciones públicas o privadas para promover la cultura y el deporte, con el propósito de crear un espacio de aprendizaje, expresión y esparcimiento para funcionarios, niños, jóvenes, adultos y la comunidad en general.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción
UNIDAD
SOLICITANTE/INSTITUCIÓN
Envía nota a la Presidencia de la Asamblea Nacional
solicitando la colaboración para que la Dirección de
Cultura y Deportes participe en un evento.
PRESIDENCIA DE
LA ASAMBLEA
Recibe nota y autoriza a la Dirección de Cultura y
Deportes para que participe en el evento.
Remite copia de la nota con visto bueno a la Dirección
de Cultura y Deportes.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 23
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES/ SECRETARIA
Recibe nota con visto bueno de la solicitud de colaboración para que la Dirección participe en la actividad.
DI
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Analiza la petición recibida y verifica su viabilidad de acuerdo a su calendarización existente y capacidad de la dirección.
Se comunica con la institución o unidad administrativa solicitante.
SUBDIRECTOR
Si no se autoriza la solicitud, le comunica al interesado do y se
Archiva el documento. Fin.
Si se autoriza la solicitud, le comunica al solicitante para coordinar la participación de la Dirección.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Realiza el apoyo solicitado de la actividad en la fecha establecida.
FIN DEL PROCESO
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DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 25
ASAMBLEA NACIONAL
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR EVENTOS DEPORTIVOS VERSIÓN NO.1
P.A. AN/DRH/DP/18 FECHA:31 de octubre de 2018 VALIDADO POR:
LICDO. LUIS BERNAL
DOCUMENTADO POR:
LICDA. BERTA HISLOP
OBJETIVO
Crear un espacio de esparcimiento para los funcionarios a través de la organización de ligas deportivas que fomenten la salud y la concordia entre las instituciones. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Establece la calendarización de las actividades deportivas de acuerdo al Plan Operativo Anual.
Elabora la propuesta para la organización de las actividades deportivas y los responsables de acuerdo al Plan Operativo Anual.
Convoca a reunión con el Subdirector y los funcionarios.
DI
FUNCIONARIO
COORDINADOR/ASIGNADO
Revisa la propuesta con el Director.
Determina la secuencia de los eventos programados durante el año.
Presenta el calendario anual de actividades con los responsables de cada actividad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 26
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Inicia la coordinación necesaria para llevar a cabo el evento deportivo conforme fue planificado en el POA.
Envía nota solicitando el visto bueno a la presidencia de la Asamblea Nacional para la realización de las ligas y adjunta cotización para la compra de trofeos e implementos deportivos según la planificación.
PRESIDENCIA DE LA ASAMBLEA
NACIONAL Recibe nota y autoriza a través de visto buen.
Envía copia a la Dirección de Cultura y Deportes.
SECRETARIA
Recibe nota con el visto bueno y comunica al director.
Envía nota a las diferentes unidades administrativas solicitando los nombres de los funcionarios interesados en participar en las actividades deportivas.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Recibe nota y comunica a los funcionarios sobre las actividades deportivas.
Remite nota con la respectiva lista de los funcionarios interesados en participar en las actividades deportivas.
SECRETARIA
Recibe nota de respuesta y confecciona cuadro con los participantes de cada actividad.
Entrega cuadro con los participantes al director.
Envía nota a la Dirección General de Administración y Finanzas para la compra de los trofeos, implementos deportivos que se utilizarán en los torneos según lo planificado.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Recibe cuadro con los participantes.
Establece los coordinadores para la organización y realización de las actividades deportivas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 27
Nombra responsable de cada una de las actividades.
Envía nota para reunión con los funcionarios que participarán en las ligas internas para establecer el calendario de los juegos y lo relacionado a los uniformes de los equipos.
Envía las notas a los responsables del deporte de las instituciones que participarán convocándolas a reunión para coordinar el calendario de los juegos.
INSTITUCIONES
Coordina la programación del evento estableciendo la fecha, hora y lugar del evento y el tipo de apoyo que se le dará a cada una de las instituciones.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Recibe nota donde se acuerda la organización del mismo.
Realiza con los responsables de las instituciones y colaboradores en general, el evento deportivo.
FUNCIONARIO
COORDINADOR/ASIGNADO
Elabora informe sobre el desarrollo y las incidencias suscitadas durante el evento deportivo realizado.
Presenta informe final al director.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Recibe informe y autoriza que la información sea seleccionada para presentarse en el boletín informativo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 29
ASAMBLEA NACIONAL
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO PARA USO Y CONTROL DE TRAJES TÍPICOS, JOYERÍAS E INSTRUMENTOS MUSICALES DE LA ASAMBLEA NACIONAL
VERSIÓN NO.1
P.A. AN/DRH/DP/18 FECHA:26 de noviembre de 2018 VALIDADO POR:
LCDO. LUIS BERNAL
DOCUMENTADO POR:
LCDA. BERTA HISLOP
OBJETIVO
Establecer medidas de control y custodia de los trajes típicos, joyerías e instrumentos musicales y la de la Asamblea Nacional (activos fijos) que permitan salvaguardar el patrimonio de la institución.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL
PROCESO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Coordina las actividades que involucran el uso de
vestidos típicos o las presentaciones musicales.
Selecciona con el instructor del conjunto típico a los
funcionarios que participarán en las actividades.
Confecciona lista y la remite al funcionario
encargado de los activos fijos.
DI
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO/ENCARGADO
DEL CONTROL DE LOS
ACTIVOS
Recibe y revisa la lista de las personas asignadas a la
actividad.
Asigna los trajes típicos, joyería e instrumentos a los
funcionarios, de acuerdo a la participación de cada
uno.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 30
Llena el formulario de los participantes y coloca el
activo que se le asignará a cada uno de ellos.
Entrega el formulario al funcionario para que lo
coteje conforme a lo entregado.
FUNCIONARIO QUE
PARTICIPARA EN LA ACTIVIDAD
Recibe y revisa el formulario y lo coteja con lo entregado.
Firma el formulario y lo entrega al funcionario encargado de los activos fijos.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO/ENCARGADO
DEL CONTROL DE LOS
ACTIVOS
Firma el formulario. NOTA
Al concluir la actividad espera el retorno de los activos fijos
entregados al funcionario.
FUNCIONARIO QUE
PARTICIPARÁ EN LA
ACTIVIDAD
Concluida la actividad, devuelve al funcionario
encargado de los activos fijos los objetos recibidos.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO/ENCARGADO
DEL CONTROL DE LOS
ACTIVOS
Recibe los bienes y verificando su estado y la
cantidad asignada. Si no hay anomalías, se procede a
entregar el formulario al funcionario para su firma
de entregado.
Nota: En caso de que se entreguen los bienes en mal
estado o que se hayan extraviados se procede a
aplicar el reglamento del conjunto típico.
Firma de recibido el funcionario encargado de los
activos.
Remite al director el formulario, para su firma. DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES /DIRECTOR
Recibe el formulario revisa y firma.
FIN DEL PROCESO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 32
ASAMBLEA NACIONAL
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO PARA CONFECCIONAR EL BOLETÍN INFORMATIVO DE LA DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
VERSIÓN NO.2
P.A. AN/DRH/DP/18
FECHA: 4 de diciembre de 2018
VALIDADO POR:
LCDO. LUIS BERNAL
DOCUMENTADO POR:
LCDA. BERTA HISLOP
OBJETIVO
Dar a conocer las diferentes actividades que ejecuta la Dirección de Cultura y Deportes resaltando los acontecimientos históricos, académicos, culturales y deportivos UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Descripción
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES/DIRECTOR
Asigna un funcionario para que recopile el
material para elaborar el boletín informativo.
FUNCIONARIO
Solicita a los coordinadores de las diferentes
actividades de la Dirección de Cultura y
Deportes, que presenten un breve informe de los
resultados de las actividades ejecutadas con sus
respectivas fotografías para que formen parte del
boletín informativo.
ASISTENTES ADMINISTRATIVOS
/COORDINADORES DE LAS
ACTIVIDADES
Confeccionan los informes de las actividades
realizadas incluyendo las fotografías y lo remiten
al funcionario.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 33
FUNCIONARIO
Recibe la información, confecciona el modelo de boletín informativo.
Realiza la diagramación de los temas escogidos
para el boletín informativo.
Remite el borrador del boletín informativo al director para su aprobación.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES/DIRECTOR
Revisa el borrador del boletín informativo y lo
aprueba.
Envía el borrador del boletín informativo al
Departamento de Revisión y Corrección de Estilo
de la Dirección Nacional de Asesoría en Asuntos
Plenarios para su revisión.
DIRECCIÓN NACIONAL DE
ASESORÍA EN ASUNTOS
PLENARIOS/DEPARTAMENTO DE
REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE
ESTILO
Realiza la revisión y las correcciones respectivas.
Remite a la Dirección de Cultura y Deportes el
borrador del boletín informativo con sus
respectivas observaciones.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES/SECRETARIA Recibe el boletín electrónico y realiza las
correcciones sugeridas.
Remite al director para su revisión y aprobación.
DIRECCIÓN DE CULTURA Y
DEPORTES/DIRECTOR
Revisa y aprueba los temas descritos en el boletín informativo.
Envía el boletín informativo por correo
electrónico interno de la Asamblea Nacional.
Nota: El boletín informativo se publica mensualmente.
FIN DEL PROCESO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 35
• FORMULARIOS E INSTRUCTIVOSVI. ANEXOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 36
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
INFORME DE ACTIVIDADES
Fecha: _____________________
Lugar: _______________________________
Nombre de la actividad: __________________________________
Participantes Por:
Asamblea Nacional
N° NOMBRE DE LOS PARTICIPANTES
OTRAS INSTITUCIONES
N° NOMBRE DE LAS INSTITUCIONES PARTICIPANTES
OBJETIVO GENERAL DE LA ACTIVIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 37
OBJETIVO ESPECIFICO
N°
ACTIVIDADES REALIZADAS
N° DESCRIPCIÓN
RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
FIRMA DEL DIRECTOR________________________
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FORMA /DCD/01/18
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 38
Instructivos
Informe de actividades
1. Fecha: Se coloca el día, mes y año. 2. Lugar: Se coloca el lugar donde se realizará la actividad. 3. Nombre de la actividad: Descripción de las actividades. 4. Participantes por la Asamblea Nacional: Nombre de las personas que participan por parte de la Asamblea Nacional. 5. Otras instituciones Se coloca el nombre de las instituciones participantes. 6. Objetivo general de la actividad Se coloca el objetivo de la actividad. 7. Objetivo específico Se colocan los objetivos de la actividad. 8. Actividades realizadas Se colocan una descripción de las actividades realizadas. 9. Recomendaciones Se coloca sugerencias respecto a las actividades. 10. Conclusiones Se realiza un análisis de las actividades realizadas. 11. Firma del director Se coloca el nombre del director y firma. 12. Sello Se coloca el sello de la dirección.
FORMA/AN /DCD/01/18
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 40
Instructivos
Cronograma de actividades
1. Año
Se coloca el año en que se va a confeccionar el cronograma.
2. Actividades realizadas
Se coloca una descripción de las actividades a realizar.
3. Meses
Se coloca el mes en que se dará comienzo la actividad.
4. Semanas
Se marcará la casilla de la semana en la que se trabaja la actividad.
5. Responsable
Se coloca el nombre de la persona que se asigna para trabajar la actividad.
FORMA/AN /DCD/02/18
Fecha:
Lugar de la actividad:
Fecha de la actividad:
Nombre del responsable de los trajes y las joyerías típicas
Fecha de revisión del activo :
Estado de los activos entregados Regular Malo
CANTIDAD CANTIDAD
Fecha de entrega:__________________________________
Firma del director:
Sello
Observaciones y recomendaciones:
Nota: Prendas o vestuarios entregados en mal estado o perdidos serán pagados por el responsable
AN/DCYD/03/18 41
DETALLE DEL TRAJE TÍPICO
Bueno
RETIRORETIRO DETALLE DE LA JOYERÍA TÍPICA
Firma del funcionario que entrega el traje y las jorerías
típicas
Fecha de devolución:
DEVOLUCIÓN
Firma del funcionario que recibe el traje y las jorerías típicas
Cabestrillo
Escapulario
Cadena Chata
Bruja
Rosario de perla
Sombrero pintado
Sombrero blanco
Guachapalí
Flor de guate
ENTREGA
Pollera de lujo
Pollera blanca
Peticote
Camisola
Rebozo
Vestido congo
Vestido Darién
Faldon tumba hombre
Tembleques de colores
Tembleques blancos
Corona conga de hombre
ASAMBLEA NACIONALDIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
CONTROL DEL USO DE INDUMENTARIA Y JOYERÍA DEL CONJUNTO TÍPICO DE LA ASAMBLEA
NACIONAL
Corona conga de mujer
Juegos de roba corazones
Peinetón
Juegos de peineta
Peinetas de brillo
Pares de zarcillosFaldón verde
Faldón zaraza
Camisa coleta
Camisilla blanca
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 42
Instructivos
Control del uso de indumentaria y joyería del conjunto típico de la Asamblea Nacional
1. Fecha:
Se coloca el día, mes y año en que se llena el documento.
2. Lugar de la actividad:
Se coloca el nombre del lugar en el que se realizará la actividad.
3. Fecha de la Actividad:
Se coloca el día, mes y año que se celebrará la actividad.
4. Nombre del responsable de los activos de la dirección:
Se coloca el nombre completo y la firma de la persona que es asignada para custodiar los trajes y joyerías del conjunto típico de la Asamblea Nacional.
5. Fecha de la revisión del activo:
Se coloca el día, mes y año en que fueron revisados los trajes y joyerías del conjunto típico de la Asamblea Nacional custodiado por esta dirección.
6. Estado de los activos entregados:
Se coloca un gancho en las condiciones que se entregaron o están los trajes y joyerías del conjunto típico.
a. Bueno
b. Regular
c. Malo
7. Detalle de los implementos deportivos:
Se coloca un gancho al nombre de los trajes y joyerías del conjunto típico que se le entregará al funcionario.
ENTREGA
8. Firma del funcionario que recibe los implementos:
Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que le han sido entregados los trajes y joyerías del conjunto típico de la Asamblea Nacional.
9. Fecha de entrega:
Se coloca el día, mes y año en que fueron entregados los trajes y joyerías del conjunto típico.
10. Firma del funcionario que entrega lo implementos: Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que entrega y es responsable de los trajes y joyerías del conjunto típico.
DEVOLUCIÓN
11. Firma del funcionario que devuelve los implementos:
Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que devuelve los trajes y joyerías del conjunto típico.
12. Fecha de devolución:
Se coloca el día, mes y año en que se realiza la devolución de los trajes y joyerías del conjunto típico de la Asamblea Nacional.
13. Firma del director: Se coloca el nombre completo y la firma del director.
14. Sello:
Se coloca el sello de la dirección.
15. Observaciones y recomendaciones:
Se coloca observaciones o recomendaciones respecto al préstamo y las condiciones de los trajes y joyerías del conjunto típico.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 43
ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
CONTROL DEL USO DE INSTRUMENTOS MUSICALES DE LA ASAMBLEA
NACIONAL
Fecha: Lugar de la actividad:
Fecha de la actividad: Nombre del responsable de los activos de la dirección:
Fecha del revisión del
activo :
Estado de los activos entregados
Bueno
Regular
Malo
Entregado a:
DETALLES DE INSTRUMENTOS
MUSICALES
DETALLES DE INSTRUMENTOS
MUSICALES
ENTREGA
DEVOLUCIÓN
Firma del funcionario que recibe los implementos
Firma del funcionario que entrega los
implementos
Fecha de
entrega:__________________________________
Fecha de
devolución:______________________________
Firma del director:
Sello
Observaciones y recomendaciones:
______________________________________________________________________________ AN/DCYD/04/18
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 44
Instructivos
Control del uso de instrumentos musicales de la Asamblea Nacional
1. Fecha:
Se coloca el día mes y año en que se llena el documento.
2. Lugar de la actividad:
Se coloca el nombre del lugar en el que se realizará la actividad.
3. Fecha de la actividad:
Se coloca el día, mes y año que se celebrará la actividad.
4. Nombre del responsable de los activos de la dirección:
Se coloca el nombre completo y la firma de la persona que es asignada para custodiar los activos de la dirección.
5. Fecha de la revisión del activo:
Se coloca el día, mes y año en que fueron revisados los activos de la dirección.
6. Estado de los activos entregados:
Se coloca un gancho en las condiciones que se entregaron están los activos de la dirección.
d. Bueno
e. Regular
f. Malo
7. Detalle de los implementos deportivos:
Se coloca un gancho al nombre de los instrumentos musicales entregados al funcionario.
ENTREGA
8. Firma del funcionario que recibe los implementos:
Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que le han sido entregado los instrumentos musicales.
9. Fecha de entrega: Se coloca el día, mes y año en que fueron entregados los implementos deportivos.
10. Firma del funcionario que entrega los implementos: Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que entrega y es responsable de los instrumentos musicales.
DEVOLUCIÓN
11. Firma del funcionario que devuelve los implementos:
Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que devuelve los instrumentos musicales.
12. Fecha de devolución:
Se coloca el día, mes y año en que se realiza la devolución de los instrumentos musicales.
13. Firma del director: Se coloca el nombre completo y la firma del director.
14. Sello:
Se coloca el sello de la dirección.
15. Observaciones y recomendaciones:
Se coloca observaciones o recomendaciones respecto al préstamo y las condiciones de los instrumentos musicales.
Fecha:
Lugar de la actividad:
Fecha de la actividad:
Nombre del responsable de los instrumentos musicales:
Fecha de revisión del activo :
Estado de los activos entregados Bueno Regular Malo
RETIRO CANTIDAD
_________________________________ _______________________________
Fecha de entrega:__________________________________ Fecha de devolución:______________________________
Firma del director:
Sello
Observaciones y recomendaciones:
Nota: Los instrumentos musicales entregados en mal estado o perdidos serán pagados por el responsable
AN/DCYD/05/18 45
Cédula: ____________________
CONTROL DEL USO DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS
ENTREGA DEVOLUCIÓN
Nombre completo y firma del funcionario que recibe los instrumentos
musicales del conjunto típico
Nombre completo y firma del funcionario que devuelve los
instrumentos musicales del conjunto típico
Balón de voleibol
Balón de futbol
Bolas de softball
Bates
Red de voleibol
ASAMBLEA NACIONAL
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
DETALLES DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS
Balón de baloncesto
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 46
Instructivos
Control del uso de implementos deportivos de la Asamblea Nacional
1. Fecha:
Se coloca el día, mes y año en que se llena el documento.
2. Lugar de la actividad:
Se coloca el nombre del lugar en el que se realizará la actividad.
3. Fecha de la actividad:
Se coloca el día, mes y año en que se celebrará la actividad.
4. Nombre del responsable de los activos de la dirección:
Se coloca el nombre completo y la firma de la persona que es asignada para custodiar los activos de la dirección.
5. Fecha de la revisión del activo:
Se coloca el día, mes y año en que fueron revisados los activos de la dirección.
6. Estado de los activos entregados:
Se coloca un gancho en las condiciones que se entregaron o están los activos de la dirección. g. Bueno
h. Regular
i. Malo
7. Retiro:
Se coloca un gancho al nombre de los implementos deportivos entregados al funcionario.
8. Cantidad
Se coloca la cantidad en número de los implementos que se le entrega al funcionario.
9. Detalle de los implementos deportivos:
Se coloca el nombre del implemento deportivo que tiene la Asamblea Nacional.
ENTREGA
10. Firma del funcionario que recibe los implementos:
Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que le han sido entregado los implementos deportivos.
11. Fecha de entrega: Se coloca el día, mes y año en que fueron entregados los implementos deportivos.
12. Firma del funcionario que entrega lo implementos: Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que entrega y es responsable de los implementos deportivos.
DEVOLUCIÓN
13. Firma del funcionario que devuelve los implementos:
Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que devuelve los implementos deportivos.
14. Fecha de devolución:
Se coloca el día, mes y año en que se realiza la devolución de los implementos deportivos.
15. Firma del director: Se coloca el nombre completo y la firma del director.
16. Sello:
Se coloca el sello de la dirección.
17. Observaciones y recomendaciones:
Se coloca observaciones o recomendaciones respecto al préstamo y las condiciones del mismo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 47
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
ASIGNACIÓN DE BIENES O EQUIPO DE LA ASAMBLEA NACIONAL PARA USO INTERNO Y EXTERNO DE LA DIRECCIÓN
Nombre: _____________________________ Cargo________________ Unidad _______________________________ Fecha ________________
INVENTARIO
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN DE
BIEN O EQUIPO
ESTADO DEL
BIEN O EQUIPO
OBSERVACIONES
_____________________ __________________________ Recibí conforme Entregué conforme El Funcionario encargado de la custodia de los instrumentos musicales del conjunto típico y de la orquesta, al igual que los vestuarios típicos, con sus respectivas joyerías; por lo tanto, se obliga a conservarlos y a cumplir con toda la normativa que regulen y protegen los bienes de la Asamblea Nacional, se compromete a acatarlas dentro y fuera de la entidad, conforme a las reglas siguientes: 1. Es responsable del uso y preservación de los bienes asignados. 2. Cuidar que el bien o equipo sea para el uso exclusivo de las actividades organizadas o realizadas por la Asamblea Nacional. 3. Adoptar medidas seguras de conservación, a efecto de que el equipo no esté expuesto a situaciones de deterioro, daño, robo o hurto, u otro riesgo. 4. Velar porque el bien o equipo no sea sometido a usos inadecuados o negligentes que conlleven a su pérdida o deterioro. 5. Solicitar oportunamente el mantenimiento preventivo del vestuario, joyería e implementos musicales. 6. Asegurar en caja de seguridad la joyería, y tener bajo seguridad los vestuarios, equipos e instrumentos musicales pertenecientes a la Asamblea Nacional.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 48
Instructivos ASIGNACIÓN DE BIENES O EQUIPO DE LA ASAMBLEA NACIONAL
1. Nombre:
Se coloca el nombre de la persona responsable de la custodia de los bienes o equipos de la Dirección de Cultura y Deportes.
2. Cargo:
Se coloca el nombre del cargo del funcionario.
3. Unidad: Se coloca el nombre del departamento al que pertenece.
4. Fecha:
Se coloca la fecha (día, mes y año) en la que es entregado el inventario.
5. Inventario: Se coloca el nombre del bien o equipo.
6. Cantidad:
Se coloca cuanto bien existe de ese rubro o categoría.
7. Descripción del bien o equipo: Se realiza una descripción de bien o equipo.
8. Estado del bien o equipo:
Se describe en qué condiciones físicas se encuentra el bien.
9. Observaciones: Se coloca alguna aclaración o comentario relacionado a los bienes o equipos entregados.
Fecha:
Lugar de la actividad:
Fecha de la actividad:
Nombre del responsable de los instrumentos musicales de la orquesta:
Fecha de revisión del activo :
Estado de los activos entregados Bueno Regular Malo
RETIRO CANTIDAD
_________________________________ ____________________________________
Cédula:
Fecha de entrega: Fecha de devolución:
Firma del director:
Sello
Observaciones y recomendaciones:
Nota: Los instrumentos musicales entregados en mal estado o perdidos serán pagados por el responsable
AN/DCYD/06/18 49
Nombre completo y firma del funcionario que devuelve los
instrumentos musicales del conjunto típico
DETALLES DE INSTRUMENTOS MUSICALES DE LA ORQUESTA
DEVOLUCIÓN
Consola
Cables
Pedestales
ENTREGA
Nombre completo y firma del funcionario que recibe los instrumentos
musicales del conjunto típico
Timbales
Piano
Bongó
Bajo
Micrófonos
Bocinas
Cajas
ASAMBLEA NACIONAL
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES
CONTROL DEL USO DE INSTRUMENTOS MUSICALES DE LA ORQUESTA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
DIRECCIÓN DE CULTURA Y DEPORTES 2018
ASAMBLEA NACIONAL –MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Página 50
Control del uso de instrumentos musicales de la orquesta de la Asamblea Nacional
1. Fecha:
Se coloca el día, mes y año en que se llena el documento.
2. Lugar de la actividad: Se coloca el nombre del lugar en el que se realizará la actividad.
3. Fecha de la actividad: Se coloca el día, mes y año que se celebrará la actividad.
4. Nombre del responsable de los activos de la dirección: Se coloca el nombre completo y la firma de la persona que es asignada para custodiar los activos de la dirección.
5. Fecha de la revisión del activo: Se coloca el día, mes y año en que fueron revisados los activos de la dirección.
6. Estado de los activos entregados: Se coloca un gancho en las condiciones que se entregaron o están los activos de la dirección.
a) Bueno
b) Regular
c) Malo
7. Retiro:
Se coloca un gancho al nombre de los instrumentos musicales entregados al funcionario.
8. Cantidad
Se coloca la cantidad en número de los instrumentos musicales que se le entrega al funcionario.
9. Detalle de los instrumentos musicales de la orquesta:
Se coloca el nombre de los instrumentos musicales que tiene la Asamblea Nacional.
ENTREGA
10. Firma del funcionario que recibe los implementos:
Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario al que le han sido entregado los instrumentos musicales de la orquesta.
11. Fecha de entrega:
Se coloca el día, mes y año en que fueron entregados los implementos deportivos.
12. Firma del funcionario que entrega los implementos: Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que entrega y es responsable de los instrumentos musicales de la orquesta.
DEVOLUCIÓN
13. Firma del funcionario que devuelve los implementos:
Se coloca el nombre completo y la firma del funcionario que devuelve los instrumentos musicales.
14. Fecha de devolución:
Se coloca el día, mes y año en que se realiza la devolución de los instrumentos musicales.
15. Firma del director: Se coloca el nombre completo y la firma del director.
16. Sello:
Se coloca el sello de la dirección.
17. Observaciones y recomendaciones:
Se coloca observaciones o recomendaciones respecto al préstamo y las condiciones del mismo.
