DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS de Asesoría RRHH Unidad de Honorarios Unidad de Remuneraciones Unidad de Nombramiento Unidad de Prevención de Riesgos Unidad de Selección y Capacitación

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

(Edición 2011)

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TABLA DE CONTENIDOS

• Introducción • Organigrama • Simbología • Descripción de los Procesos Administrativos

� Permiso Administrativo � Permiso sin Goce de Remuneraciones Académicos � Permiso sin Goce de Remuneraciones No Académicos � Comisión de Servicio Académico � Comisión de Servicio No Académico � Cometido Académico � Cometido Funcionario � Prórroga de Contrato Académico � Prórroga de Nombramiento No Académico � Nombramiento a Contrata Académico � Convenio a Honorarios Académicos � Bienios o Asignación de Antigüedad � Asignación Familiar � Feriado Legal � Licencias Médicas � Recuperación de Fondo de Licencias Médicas � Renuncia Voluntaria � Jubilación por Edad � Jubilación por Salud Irrecuperable � Supresión de Cargo Funcionario de Planta � Ascenso � Escalafón � Cálculo de Pago Retroactivo Funcionarios Académicos Jornada Parcial � Pago de Remuneraciones � Imposiciones � Tramitación de Honorarios Sede San Fernando � Horas Extras Retribuidas con Recargo en las Remuneraciones � Horas Extras Retribuidas con Descanso Complementario � Emisión Orden de Pago de Viáticos � Informe Pago de Asignaciones Familiares � Informe Semestral de Información de Personal para el Ministerio de Hacienda � Capacitación para Funcionarios No Académicos � Capacitación para Perfeccionamiento Funcionario No Académico � Selección Planta (Concurso Externo) � Selección Contrata (Concurso Interno) � Evaluación de Desempeño, Pre-Calificación, Calificación y Apelación � Proveer Cargo No Académico en la Contrata � Control de Asistencia � Documentación Honorarios � Honorarios Académicos Vespertinos y Plan Especial � Asignación de Grado Académico � Accidentes del Trabajo y/o Enfermedades Profesionales � Tarjeta de Control de Asistencia � Solicitud Certificados de Antecedentes al Registro Civil e Identificación � Informe de Transparencia

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INTRODUCCIÓN

La Gestión de Procesos busca desarrollar y controlar todas aquellas actividades programadas para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de las unidades organizacionales de la institución.

La realización de este Manual de Procedimientos se da en el contexto del proceso de mejoramiento del modelo de gestión de la Vicerrectoría de Administración y Finanzas. Cabe destacar que la necesidad de conocer la manera de hacer las tareas es de importancia, que luego con indicadores, permitirá medir la gestión de las actividades en la Unidad de Recursos Humanos.

Por lo anterior, usted como lector encontrará en el presente manual la descripción de los procesos con sus respectivos diagramas de flujos, permitiéndole de esta manera conocer de manera acabada las actividades que se realizan en el Departamento de Recursos Humanos de la Universidad Tecnológica Metropolitana. Este Departamento está compuesto por las siguientes Unidades:

� Jefatura de R.R.H.H. � Secretaría de RRHH � Staff de Asesoría RRHH � Unidad de Honorarios � Unidad de Remuneraciones � Unidad de Nombramiento � Unidad de Prevención de Riesgos � Unidad de Selección y Capacitación

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ORGANIGRAMA

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SIMBOLOGÍA

CUADRO DE SIMBOLOGÍADIAGRAMAS DE FLUJOS

Iniciador:Indica la Unidad de comienzo el proceso

Condición:Establece una bifurcación, en función de una

condicionante que establece el marco de acción

Decisión:Establece una bifurcación, en función de una

toma de decisión durante el proceso

Conector:Línea discontinua indica que el proceso está abandonado o se está ejecutando al fuera del

Departamento de R.R.H.H.

Conector:Línea continua indica que el proceso está

ingresando o se está ejecutando al interior del Departamento de R.R.H.H.

Proceso Definido:Color verde indica que el proceso se lleva a cabo

al interior del Departamento de R.R.H.H.

Terminador:Indica la Unidad de termino el proceso

Proceso Definido:Color rojo indica que el proceso se lleva a cabo

fuera del Departamento de R.R.H.H.

Convergencia:Indica el punto de reunión de las distintas

alternativas que establece el proceso, con el objeto de identificar la unidad donde el proceso

continua su recorrido

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DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO: Permiso Administrativo.

Descripción de Operaciones:

a. Funcionario solicita permiso para ausentarse de su trabajo con dos días de anticipación a su Jefe Directo y llena la solicitud de permiso con los antecedentes necesarios, la cual se rescata del sistema.

b. Jefe Directo recibe, revisa, evalúa y se pronuncia al respecto.

c. De ser rechazada la solicitud, se le informa al funcionario sobre el rechazo, ya sea en forma verbal, telefónica o virtual.

d. De ser aprobada la solicitud del funcionario, es firmada y enviada al Departamento de R.R.H.H.

1. Secretaria de R.R.H.H. recibe documentos, registra, timbra y entrega al Jefe de R.R.H.H.

2. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa y entrega solicitud a Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

3. Secretaria de R.R.H.H. recibe y envía la correspondencia al Encargado Unidad de Nombramiento.

4. Encargado Unidad de Nombramiento recibe y entrega la solicitud de permiso al personal de la Unidad de Nombramiento.

5. Unidad de Nombramiento recibe la solicitud de permiso administrativo y verifica número de días disponibles. En el caso de no tener días disponibles o que exista un error en la solicitud se avisa telefónicamente al funcionario, de lo contrario se ingresa información al sistema acuario. Se ingresan los datos a la tarjeta del funcionario, se dicta la resolución mensual y se envía al Encargado Unidad de Nombramiento la solicitud y la resolución.

6. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la resolución, revisa, otorga media firma y envía a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

7. Secretaria de R.R.H.H. recibe resolución y entrega al Jefe de su Departamento.

8. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, otorga media firma y entrega a Secretaria del Departamento, quedando dictada así la resolución con permisos administrativos.

9. Secretaria de R.R.H.H. recibe y envía resolución con permiso administrativo a Contraloría Interna por medio de un estafeta, el cual recibe y traslada la resolución, adjuntando libro de despacho.

8

e. Contraloría Interna recibe resolución, registra en libro interno - fecha de ingreso, unidad de que procede – revisa y en caso de error, se devuelve a la unidad procedente para su corrección, en caso contrario, firma el contralor el original de la resolución, saca copias según distribución que detalle el documento y envía a Oficina de Partes, por medio de auxiliar, registrando en el libro interno la fecha de salida. El auxiliar recibe y lleva a Oficina de Partes.

f. Oficina de Partes recibe documentos -resolución original y copias, más la solicitud- registra en el libro interno de despacho, coloca número al documento, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía al Rector de la Universidad adjuntando libro de despacho. Dichos documentos son recibidos y trasladados a Rectoría por medio de un estafeta.

g. Secretaria de Rectoría recibe documentos, registra en libro de Rectoría y entrega al Rector, quien revisa, firma la resolución original y envía a Secretaría General a través de un estafeta, el cual recibe y traslada la documentación a Secretaría General, adjuntando libro de despacho.

h. Secretaría General recibe, transcribe, firma, timbra -sólo las copias- y envía a la Oficina de Partes.

i. Oficina de Partes recibe, archiva original de la resolución junto a los antecedentes y distribuye las copias de la resolución de acuerdo a la distribución que indica el documento, las que se despachan a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

10. Secretaria de R.R.H.H. recibe copia de la resolución, registra y envía al Encargado Unidad de Nombramiento.

11. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número de resolución y fecha en la tarjeta del funcionario.

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DEPARTAMENTO : RECURSOS HUMANOSNOMBRE DEL PROCESO: PERMISO ADMINISTRATIVOVERSIÓN: 1.0

1/2

Solicita Permiso para ausentarse

UNIDADES ORGANIZACIONALES

FUNCIONARIOJEFE

DIRECTOSECRETARIA DE

R.R.H.H.ENCARGADO UNIDAD DE

NOMBRAMIENTO

MANUAL

UNIDAD DENOMBRAMIENTO

JEFE DER.R.H.H.

Recibe solicitud y decide

MANUAL

¿Autoriza?

Recibe, registra, timbra y entrega

MANUAL

Recibe, revisa y devuelve solicitud

MANUAL

No Recibe y envía correspondencia a Encargado de Nombramiento

MANUAL

Recibe, y entrega

MANUAL

Recibe, registra en tarjeta y

realiza Resolución

MANUAL

Recibe, revisa y da media firma la Resolución

MANUAL

Recibe y envía a Jefe de R.R.H.H.

MANUAL

Recibe, revisa, da media firma y devuelve

MANUAL

Recibe y envía a Contraloría Interna

MANUAL

Avisa a Funcionario del

Rechazo

MANUAL

Si

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

10

DEPARTAMENTO : RECURSOS HUMANOSNOMBRE DEL PROCESO: PERMISO ADMINISTRATIVOVERSIÓN: 1.0

2/2


RECTORÍAOFICINA DE PARTES

Recibe original y copias, coloca

Nº y envía

MANUAL

SECRETARÍAGENERAL

SECRETARIA DER.R.H.H.

ENCARGADO UNIDAD DENOMBRAMIENTO

MANUAL

Recibe original y copias, coloca

Nº y envía

MANUAL

Recibe, transcribe copias y devuelve

MANUAL

Recibe archiva original y distribuye copias

Recibe copia, registra y envía

MANUAL MANUAL

CONTRALORÍA INTERNA

Recibe, el Contralor firma original y saca

copias

MANUAL

Recibe copia, registra Nº en tarjeta de funcionario

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PROCEDIMIENTO: Permiso Sin Goce de Remuneraciones Académicos.


a. Académico ingresa sus datos al Formulario de solicitud de permiso seleccionando sin goce de remuneraciones y entrega a su Jefe Directo.

b. Jefe Directo recibe la solicitud de permiso, revisa y evalúa. En el caso de aceptarse, firma la solicitud, de lo contrario le informa al académico que su solicitud fue rechazada. Si la solicitud aceptada en menor a dos meses debe ser enviada directamente al Departamento de R.R.H.H. Si la solicitud aceptada es mayor a 2 meses, ésta debe ser enviada al Decano.

c. Decano de la Facultad recibe, revisa, firma y envía a la Vicerrectoría Académica.

d. Vicerrectoría Académica recibe la solicitud de permiso, firma y envía al Departamento de R.R.H.H. a través de un estafeta, el cual recibe, registra y lleva a Secretaria de dicho Departamento, adjuntando libro de despacho.

1. Secretaria de R.R.H.H. recibe, registra, timbra y envía al Jefe de R.R.H.H.

2. Jefe de R.R.H.H. revisa y entrega a Secretaria de R.R.H.H.

3. Secretaria de R.R.H.H. recibe y despacha a Unidad de Nombramiento.

4. Unidad de Nombramiento recibe, revisa, confecciona la Resolución de Permiso sin goce de remuneraciones, se ingresa el número de expediente al libro de Resoluciones del Departamento; es traspasado en la ficha del académico y se entrega la Resolución junto a la solicitud de Permiso al Encargado Unidad de Nombramiento.

5. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la resolución y la solicitud, revisa, firma -media firma- y envía al Jefe del Departamento de R.R.H.H. A su vez, envía una copia de la resolución a la Unidad de Remuneraciones en informe mensual para sueldos.

6. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma -media firma- y entrega a Secretaria de R.R.H.H. la resolución y la solicitud.

7. Secretaria de R.R.H.H. recibe, registra, timbra y envía a Contraloría Interna a través de un estafeta, quien recibe y traslada la documentación, adjuntando libro de despacho.

e. Contraloría Interna recibe la resolución, registra en libro interno la fecha de ingreso y unidad de la que procede, revisa y en caso de error se devuelve a la unidad procedente para su corrección, de lo contrario firma el Contralor el original del documento, se saca copias según detalle la resolución y envía a Oficina de Partes, a través de estafeta, registrando en el libro interno la fecha de salida.

f. Oficina de Partes recibe documentos -resolución original y copias, más la solicitud- registra en libro interno de despacho, coloca número al documento, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía al Rector, a través de estafeta quien recibe y entrega en Rectoría.

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g. La Secretaria del Rector recibe, registra en libro de Rectoría y entrega al Rector, el cual recibe, revisa, firma el original de la resolución y envía a Secretaría General, a través de un estafeta.

h. Secretaría General recibe y transcribe la resolución, firma y timbra sólo las copias y envía a Oficina de Partes la resolución original con las copias y la solicitud, a través de un estafeta.

i. Oficina de Partes recibe, archiva el original junto a los antecedentes y distribuye las copias de la resolución, a través de un estafeta, siendo éste el que recibe y lleva copias de la resolución a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

8. Secretaria de R.R.H.H. recibe copias de la resolución, registra y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

9. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número de resolución y fecha en la ficha del académico y archiva copia de la resolución.

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PROCEDIMIENTO: Permiso Sin Goce de Remuneraciones No Académicos.


a. Funcionario solicita permiso para ausentarse de la Universidad, completa el formulario de solicitud de permiso con los datos necesarios -señalando que es un permiso sin goce de remuneraciones- y entrega a su Jefe Directo.

1. Jefe Directo recibe el formulario, revisa y evalúa la solicitud de permiso. En el caso de aceptarse, firma y envía al Departamento de R.R.H.H. directamente o a la Oficina de Partes de Campus Macul, Providencia, San Fernando, Central, quienes hacen llegar la información al Departamento de R.R.H.H.; en caso contrario notifica al funcionario que fue rechazada su solicitud.

2. Secretaria de R.R.H.H. recibe el formulario, registra, timbra y envía al Jefe de R.R.H.H.

3. Jefe de R.R.H.H. revisa y entrega a Secretaria de R.R.H.H.

4. Secretaria de R.R.H.H. recibe y despacha formulario a Unidad de Nombramiento.

5. Unidad de Nombramiento recibe y revisa información, confecciona la Resolución de Permiso sin goce de remuneraciones, se ingresa los datos a la ficha del funcionario -número de expediente se extrae del libro de resoluciones del departamento- y entrega la documentación -solicitud de permiso y resolución- al Encargado Unidad de Nombramiento.

6. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la resolución y la solicitud, revisa, firma -media firma- y envía, junto a la solicitud, al Jefe del Departamento de R.R.H.H. y una copia de la resolución a la Unidad de Remuneraciones en informe mensual para sueldos.

7. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma -media firma- y entrega a Secretaria de R.R.H.H. la resolución y la solicitud.

8. Secretaria de R.R.H.H. recibe, registra, timbra y envía a Contraloría Interna a través de un estafeta, quien adjunta libro de resoluciones.

b. Contraloría Interna recibe la resolución, registra en libro interno la fecha de ingreso y unidad de que procede, revisa y en caso de error se devuelve a la unidad procedente para su corrección, de lo contrario firma el Contralor el original del documento, se saca copias según detalle la resolución y envía a Oficina de Partes, a través de estafeta, registrando en el libro interno la fecha de salida.

c. Oficina de Partes recibe documentos -resolución original y copias más la solicitud- registra en libro interno de despacho, coloca número al documento, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía al Rector, adjuntando libro de despacho.

d. La Secretaria del Rector recibe, registra en libro de Rectoría y entrega al Rector, el cual revisa, firma el original de la resolución y envía a Secretaría General, a través de un estafeta.

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e. Secretaría General recibe y transcribe la resolución, firma y timbra sólo las copias y envía a Oficina de Partes la resolución original con las copias y la solicitud, a través de un estafeta.

f. Oficina de Partes recibe, archiva el original junto a los antecedentes y distribuye las copias de la resolución, a través de un estafeta, a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

9. Secretaria de R.R.H.H. recibe copia de la resolución, registra y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

10. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número de resolución y fecha en la ficha del funcionario y archiva copia de la resolución.

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PROCEDIMIENTO: Comisión de Servicio Académico.


a. Académico confecciona una solicitud de permiso por Comisión Académica, adjunta los antecedentes necesarios y los entrega a su Jefe Directo.

b. Jefe Directo recibe la documentación, revisa, da visto bueno a la solicitud, la firma y adjunta un memorándum informativo que entrega al Decano de la Facultad.

c. Decano recibe, evalúa la solicitud y envía a la Dirección de Investigación y Desarrollo Académico (DIDA).

d. DIDA recibe, evalúa, firma, hace mención en la solicitud de permiso por Comisión Académica a las características de ésta y entrega a la Vicerrectoría Académica.

e. Vicerrectoría Académica recibe, firma y envía al Departamento de R.R.H.H.

1. Secretaria del Departamento de R.R.H.H. recibe los documentos, revisa, registra, timbra y entrega al Jefe de R.R.H.H.

2. Jefe de R.R.H.H. revisa y devuelve a Secretaria de R.R.H.H.

3. Secretaria del Departamento de R.R.H.H. recibe los documentos y despacha a la Unidad de Nombramiento.

4. Unidad de Nombramiento recibe documentación, firma cuaderno de despacho, anota el número de expediente extraído del libro de resoluciones, confecciona la resolución, registra en la ficha del funcionario y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

5. Encargado Unidad de Nombramiento recibe, revisa, firma y entrega al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

6. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma y entrega a la Secretaria de R.R.H.H. para su despacho a Contraloría Interna.

7. Secretaria de R.R.H.H. recibe, registra y envía a Contraloría Interna a través de un estafeta, quien recibe los documentos -resolución, solicitud de permiso y memorándum- y lleva a Contraloría Interna, adjuntando libro de despacho.

f. Contraloría Interna recibe la resolución, registra en libro interno -fecha de ingreso y unidad procedente- revisa y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para corrección, de lo contrario firma la resolución el contralor y se sacan copias según distribución que indica la resolución y envía a Oficina de Partes a través de un estafeta, registrando en el libro interno la fecha de salida.

g. Oficina de Partes recibe resolución -original y copias- registra en libro interno de despacho, coloca número a la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía al Rector, adjuntando libro de despacho.

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h. Secretaria de Rectoría recibe, registra en libro interno y entrega al Rector, quien revisa, firma la resolución original y envía a Secretaría General, a través de un estafeta, el cual recibe y lleva a Secretaría General, adjuntando libro de despacho.

i. Secretaría General recibe, transcribe la resolución, firma, timbra –sólo las copias- y envía a Oficina de Partes.

j. Oficina de Partes recibe, archiva original y distribuye las copias de la resolución al Departamento de R.R.H.H.

8. Secretaria de R.R.H.H. recibe, registra copia de la resolución, y envía al Encargado Unidad de Nombramiento.

9. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra su número y fecha en la ficha del funcionario y archiva.

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PROCEDIMIENTO: Comisión de Servicio No Académico.


a. Jefe Directo comisiona a un funcionario para una tarea determinada fuera de su lugar habitual de trabajo, genera memorándum conductor y lo envía al Departamento de R.R.H.H.

1. Secretaria de R.R.H.H. recibe los documentos, los ingresa al sistema, revisa, timbra y envía al Jefe de R.R.H.H.

2. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa y devuelve a Secretaria de R.R.H.H.

3. Secretaria de R.R.H.H. recibe y despacha a la Unidad de Nombramiento.

4. Unidad de Nombramiento recibe, revisa, confecciona la resolución, le ingresa número de expediente en el libro de resoluciones del Departamento, ingresa los datos a la ficha del funcionario y entrega la solicitud y el memorándum junto a la resolución al Encargado Unidad de Nombramiento.

5. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la resolución, revisa, firma -media firma-, entrega copia al Jefe de R.R.H.H. y la otra copia de la resolución a la Unidad de Remuneraciones, para el respectivo pago de viático. La compra de pasajes -si corresponde- lo resuelve Abastecimiento, de lo contrario se entrega un monto aproximado al valor del pasaje para gastos de traslado, el cual debe ser rendido al término de la actividad correspondiente.

6. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma -media firma- y entrega a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

7. Secretaria de R.R.H.H. recibe y envía la documentación –resolución, memorándum y solicitud- a la Contraloría Interna, a través de un estafeta, quien recibe y traslada a Contraloría Interna, adjuntando libro de resoluciones.

b. Contraloría Interna recibe la documentación, registra en libro interno -fecha de ingreso y unidad procedente- revisa y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para su corrección, en caso contrario firma el contralor la resolución original, se saca fotocopias según distribución que indica el documento y envía a Oficina de Partes, registrando en el libro interno la fecha de salida.

c. Oficina de Partes recibe resolución -original y copias- junto a la documentación involucrada en el proceso -memorándum y solicitud- registra en libro interno de despacho, coloca número a la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía al Rector.

d. La Secretaria de Rectoría recibe y entrega al Rector, quien revisa, firma la resolución original y envía, junto a las copias de la resolución, a Secretaría General.

e. Secretaría General recibe, transcribe la resolución, firma y timbra -sólo las copias- y envía a Oficina de Partes.

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f. Oficina de Partes recibe, archiva resolución original, junto a la documentación involucrada en el proceso -memorándum y solicitud- y distribuye las copias, según lo indica la resolución, al Departamento de R.R.H.H.

8. Secretaria de R.R.H.H. recibe una copia de la resolución, registra y envía a la Unidad de Nombramiento.

9. Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número y fecha de ésta en la ficha del funcionario, saca copia de la resolución y envía a la Unidad de Remuneraciones si la comisión de servicios es con goce de remuneraciones, viáticos y pasajes, y archiva la otra copia.

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DEPARTAMENTO : RECURSOS HUMANOSNOMBRE DEL PROCESO: COMISIÓN DE SERVICIO NO ACADÉMICOVERSIÓN: 1.0

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RECTORÍAOFICINA DEPARTES

SECRETARÍAGENERAL



Recibe (original y copias) e ingresa al sistema

MANUAL

Recibe, transcribe,

firma y timbra

MANUAL

Recibe, archiva original y distribuye

MANUAL

Recibe, firma Resolución original

MANUAL

Recibe copia de Resolución,

registra y envía

MANUAL

Recibe, registra en ficha de funcionario y

archiva

MANUAL

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PROCEDIMIENTO: Cometido Académico.


a. Académico completa la solicitud de cometido funcionario adjuntando los antecedentes necesarios y entrega a su Jefe Directo.

b. Jefe Directo recibe, revisa y evalúa. En caso de autorizar, firma la solicitud y genera memorándum dirigido al Decano y adjunta documentación involucrada en el proceso, en caso contrario se le informa al funcionario que su solicitud fue rechazada, ya sea en forma verbal, telefónica o virtual.

c. Decano recibe la documentación, revisa, genera y envía memorándum dirigido a la Dirección de Investigación y Desarrollo Académico (DIDA), a través de un estafeta, y adjunta la documentación involucrada en el proceso.

d. DIDA recibe, revisa, evalúa todos los antecedentes, firma y envía a la Vicerrectoría Académica un informe al respecto -sueldo viático cuando corresponda- a través de un estafeta.

e. Vicerrectoría Académica recibe la documentación -solicitud de cometido, memorándum y el informe de cometido que emite el DIDA- revisa, evalúa, firma y envía a la Unidad de Control de Presupuestos a refrendar gastos -si corresponde- a través de un estafeta, de lo contrario envía directamente al Departamento de R.R.H.H.

f. Unidad de Control Presupuestario recibe, revisa los antecedentes y refrenda el gasto, firma la refrendación y la envía al Departamento de R.R.H.H. La firma de la refrendación es obtenida por el Jefe de la Unidad de Control Presupuestario y el Vicerrector de Administración y Finanzas.

1. Secretaria del Departamento de R.R.H.H. recibe, revisa, registra, timbra y envía a la

Unidad de Nombramientos.

2. Unidad de Nombramientos recibe la documentación -solicitud de cometido, memorándum y refrendación-, revisa, firma cuaderno de despacho, confecciona la resolución, ingresa los datos y el número de expediente a la tarjeta del funcionario académico y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

3. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la resolución, revisa, firma y envía al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

4. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma la resolución y entrega a Secretaria de su Departamento, junto a la documentación involucrada en el proceso.

5. Secretaria de R.R.H.H. recibe la documentación, más la resolución y envía a la Contraloría Interna a través de un estafeta, quien recibe y traslada, adjuntando libro de despacho.

g. Contraloría Interna recibe documentación, registra en libro interno -fecha de ingreso y unidad procedente-, revisa la resolución y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para su corrección, en caso contrario firma el contralor la resolución

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original, se saca fotocopias a la resolución según distribución de ésta y se envía a la Oficina de Partes, registrando en el libro interno la fecha de salida.

h. Oficina de Partes recibe la resolución -original y copias- junto a la documentación -solicitud de cometido, memorándum y refrendación- registra en libro interno de despacho, coloca número a la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía al Rector.

i. Secretaria de Rectoría, registra en el libro de Rectoría y entrega al Rector, quien revisa, firma la resolución original y envía a la Secretaría General.

j. Secretaría General recibe, transcribe la resolución, firma y timbra sólo las copias de ésta y devuelve a Oficina de Partes, a través de un estafeta.

k. Oficina de Partes recibe, archiva resolución original y distribuye, según la distribución que indica la resolución, al Departamento de R.R.H.H.

6. Secretaria de R.R.H.H. recibe copia de la resolución, registra y envía a Encargado Unidad de Nombramiento.

7. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra el número y fecha de ésta en la ficha del funcionario y archiva copia.

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DEPARTAMENTO : RECURSOS HUMANOSNOMBRE DEL PROCESO: COMETIDO ACADÉMICOVERSIÓN: 1.0

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JEFE DER.R.H.H.


Recibe, revisa y firma

MANUAL

ENCARGADO UNIDAD DENOMBRAMIENTO

Recibe, realiza Resolución

MANUAL

Recibe, revisa, firma y entrega

MANUAL

Recibe, Registra y envía a Contraloría

Interna

MANUAL

Recibe y despacha

MANUAL

UNIDAD DECONTROL

PRESUPUESTARIO

Recibe y realiza refrendación

Recibe, registra, revisa, timbra

MANUALMANUAL

Recibe, revisa y devuelve

MANUAL

Si No

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PROCEDIMIENTO: Cometido Funcionario.


a. Jefe Directo recibe, revisa y evalúa la solicitud de cometido funcionario No académico; en caso de autorizarla genera memorándum dirigido al Decano.

b. Decano recibe, revisa la documentación y genera un memorándum dirigido al Jefe de la Unidad de Nombramiento y lo envía al Departamento de R.R.H.H. junto a la documentación involucrada en el proceso, a través de Oficina de Partes, en el caso de las sedes de Macul, Providencia o San Fernando, o de lo contrario se envía a través de un estafeta, el cual recibe y lleva a Oficina de Partes, quienes hacen llegar la documentación a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

1. Secretaria de R.R.H.H. recibe, revisa la documentación, registra, timbra y envía al Jefe del Departamento de R.R.H.H.


3. Secretaria de R.R.H.H. recibe y despacha a la Unidad de Nombramiento.

4. Unidad de Nombramiento recibe, revisa, firma cuaderno de despacho, registra número de expediente, extraído desde el libro de resoluciones, en la ficha del funcionario, confecciona la resolución y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

5. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la resolución, revisa, firma -media firma-, envía una copia de ésta a la Unidad de Remuneraciones y la original al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

6. Encargado Unidad de Remuneraciones recibe la copia de la resolución y procede para el pago de viáticos u otros si corresponde.

7. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma la resolución y entrega a la Secretaria de R.R.H.H.

8. Secretaria de R.R.H.H. recibe la documentación -Solicitud de cometido funcionario, memorándum y resolución- y envía a la Contraloría Interna, a través de un estafeta, quien recibe y lleva los documentos, adjuntando libro de despacho.

c. Contraloría Interna recibe documentación -solicitud de cometido, memorándum, resolución- registra en libro interno fecha de ingreso y unidad procedente, revisa y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para su corrección, en caso contrario firma el Contralor la resolución original, se saca una copia de ésta, según la distribución que señale, y se envía a Oficina de Partes registrando en el libro interno la fecha de salida.

d. Oficina de Partes recibe resolución -original y copias- registra en libro interno de despacho, da número a la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía a Rectoría.

e. Secretaria de Rectoría recibe -resolución original y copias- registra en el libro de Rectoría y entrega al Rector, éste revisa, firma la resolución original y envía a Secretaría General.

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f. Secretaría General recibe, transcribe la resolución, firma, timbra -sólo las copias- y envía a Oficina de Partes.

g. Oficina de Partes recibe, archiva resolución original y distribuye según la distribución que indica el documento, a través de un estafeta, quien recibe y lleva copia de la resolución a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

9. Secretaria de R.R.H.H recibe copia de la resolución, registra y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

10. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número y fecha de ésta en la ficha del funcionario y archiva la copia de la resolución.

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PROCEDIMIENTO: Prórroga de Contrato Académico.


a. Escuela genera formulario número 1 para prórroga de nombramiento-opción de contrato- Propuesta de Nombramiento y envía al Director de Escuela.

b. Interesado recibe, revisa firma y entrega al Director de Escuela.

c. Director de Escuela recibe, revisa, firma y envía al Director de Departamento.

d. Director de Departamento recibe, revisa y entrega al Decano.

e. Decano recibe toda la documentación, revisa, genera memorándum dirigido a la Dirección de Evaluación Académica,

f. Dirección de Evaluación Académica recibe y envía a Vicerrectoría Académica.

g. Vicerrectoría Académica recibe, evalúa, genera formulario número 1, firma y envía a la Dirección de Evaluación Académica.

h. Dirección de Evaluación Académica recibe la documentación y envía a la Secretaria de R.R.H.H

1. Secretaria de R.R.H.H. recibe, registra, timbra y entrega a quien corresponda de la Unidad de Nombramiento, con copia a Jefe de R.R.H.H

2. Unidad de Nombramiento recibe, revisa, fotocopia (2 para remuneraciones) la primera se utiliza para cálculo de sueldos siempre y cuando la propuesta sea anterior y corresponda al mes de pago, la segunda copia es cálculo de sueldos para refrendación , ingresa a Acuario, ingresa Excel (para realizar paralelo de revisión en horas, grados), después del pago de sueldos se hace la asunción de funciones para respaldar el pago en la contraloría general de la república, luego la asunción se revisa por nombramiento con la propuesta y se envía a Jefe de R.R:H:H

3. Jefe de R:R:H:H recibe, revisa y entrega a Secretaria de R:R:H:H

4. Secretaria de R.R.H.H. recibe documentación y envía a Contraloría Interna.

i. Contraloría Interna recibe. revisa la asunción con la propuesta, luego remite las propuestas a R.R.H.H, la asunción en su caso se destina a Oficina de Partes.

j. Oficina de Partes recibe la documentación y envía a Contraloría General de la República

k. Contraloría General de la República envía documentación para respaldar sueldos a Unidad de Nombramiento.

5. Unidad de Nombramiento, para generar el respectivo nombramiento se necesita la propuesta, documentos respectiva de ingreso, refrendación, en el caso de académicos antiguos se anota con número de expediente de decreto o resolución para ser enviado, se envía a Jefe de R.R.H.H.

39

6. Jefe de R.R.H.H recibe, revisa y entrega a Secretaria de R.R.H.H

7. Secretaria de R.R.H.H recibe documentación y envía a Contraloría Interna

l. Contraloría Interna recibe, registra en libro interno -fecha de ingreso y unidad procedente- revisa y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para corrección, de lo contrario firma el Contralor la resolución original, saca fotocopias según distribución de la resolución y envíar a la Oficina de Partes, , y registra en el libro interno la fecha de salida del documento

m. Oficina de Partes recibe la resolución -original y copias-, registra en el libro interno de despacho, coloca número a la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía la resolución al Rector de la Universidad

n. Rector revisa, firma resolución original y envía a la Secretaría General a través de un estafeta

o. Secretaría General recibe y transcribe la resolución, firma, timbra -sólo copias- y envía a la Oficina de Partes

p. Oficina de Partes recibe, archiva la resolución original y distribuye las copias según resolución a Secretaria de R.R.H.H

8. Secretaria de R.R.H.H recibe copia de la resolución, registra y envía al Encargado Unidad de Nombramiento

9. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número y fecha en la ficha del funcionario y archiva

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41

DEPARTAMENTO : RECURSOS HUMANOSNOMBRE DEL PROCESO: PRÓRROGA DE CONTRATO ACADÉMICOVERSIÓN: 1.0

2/3


SECRETARIA DER.R.H.H

UNIDAD DE NOMBRAMIENTO

JEFE DE R.R.H.H.

CONTRALORÍAINTERNA


MANUAL

OFICINA DE PARTES

Recibe, revisa, ingresa y fotocopia

MANUAL

Recibe, revisa y entrega

MANUAL

Recibe, registra y envía

MANUAL


MANUAL

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Recibe y envía Recibe, envía . para respaldo

MANUAL MANUAL

43

PROCEDIMIENTO: Prórroga de Nombramiento No Académico

Descripción de Operaciones: 1. Unidad de Nombramiento envía listado para prórroga de nombramiento, la cual es anual

de enero a diciembre y se envía a Jefe de R.R.H.H. 2. Jefe de R.R.H.H recibe, revisa y entrega a Secretaria de R.R.H.H.

3. Secretaria de R.R.H.H. recibe documentación y envía a Vicerrector Académico.

a. Vicerrector Académico recibe listado y de VºBº y envía a Rectoría.

b. Rectoría recibe, revisa, otorga VºBº y envía a Dirección de Evaluación Académica.

c. Dirección de Evaluación Académica recibe el listado y envía a Secretaria de R.R.H.H

4. Secretaria de R.R.H.H. recibe la documentación, timbra fecha de ingreso y envía a Jefe de R.R.H.H.

5. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa y entrega a Unidad de Nombramiento.

6. Unidad de Nombramiento recibe, revisa, se renueva en Acuario, fotocopia ejemplo memo conductor del listado, junto con hoja de listado de académicos del departamento determinado, con expediente de resolución se elabora carátula de resolución y se envía a Secretaria de R.R.H.H.


d. Contraloría Interna recibe, registra en libro interno -fecha de ingreso y unidad procedente- revisa y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para corrección, de lo contrario firma el Contralor la resolución original, saca fotocopias según distribución de la resolución y envía a la Oficina de Partes, y registra en el libro interno la fecha de salida del documento.

e. Oficina de Partes recibe la resolución -original y copias-, registra en el libro interno de despacho, coloca número a la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía la resolución al Rector de la Universidad.

f. Rector revisa, firma resolución original y envía a la Secretaría General a través de un estafeta.

g. Secretaría General recibe y transcribe la resolución, firma, timbra -sólo copias- y envía a la Oficina de Partes.

h. Oficina de Partes recibe, archiva la resolución original y distribuye las copias según resolución a Secretaria de R.R.H.H

8. Secretaria de R.R.H.H recibe copia de la resolución, registra y envía al Encargado Unidad de Nombramiento.

9. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número y fecha en la ficha del funcionario y archiva.

44


46

PROCEDIMIENTO: Nombramiento a Contrata Académico.


a. Escuela genera formulario número 1 para nombramiento-opción de contrato- y envía al Director de Escuela.

b. Postulante recibe, revisa firma y entrega al Director de Escuela.

c. Director de Escuela recibe, revisa, firma y envía al Director de Departamento.

d. Director de Departamento recibe, revisa y entrega al Decano.

e. Decano recibe toda la documentación, revisa, genera memorándum dirigido al Director de Evaluación Académica,

f. Director de Evaluación Académica recibe y envía a Vicerrector Académico.

g. Vicerrector Académico recibe, evalúa, genera formulario número 1, firma y envía Director de Evaluación Académica.

h. Director de Evaluación Académica recibe la documentación y envía a la Secretaria de R.R.H.H

1. Secretaria de R.R.H.H. recibe, registra, timbra y entrega a quien corresponda de la Unidad de Nombramiento, con copia a Jefe de R.R.H.H

2. Unidad de Nombramiento recibe, revisa, fotocopia (2 para remuneraciones) la primera se utiliza para cálculo de sueldos siempre y cuando la propuesta sea anterior y corresponda al mes de pago, la segunda copia es cálculo de sueldos para refrendación , ingresa a Acuario, ingresa Excel (para realizar paralelo de revisión en horas, grados), después del pago de sueldos se hace la asunción de funciones para respaldar el pago en la contraloría general de la república, luego la asunción se revisa por nombramiento con la propuesta y se envía a Jefe de R.R:H:H

3. Jefe de R:R:H:H recibe, revisa y entrega a Secretaria de R:R:H:H


i. Contraloría Interna recibe. revisa la asunción con la propuesta, luego remite las propuestas a R.R.H.H, la asunción en su caso se destina a Oficina de Partes.

j. Oficina de Partes recibe la documentación y envía a Contraloría General de la Republica

k. Contraloría General envía documentación para respaldar sueldos a Unidad de Nombramiento.

5. Unidad de Nombramiento, para generar el respectivo nombramiento se necesita la propuesta, documentos respectiva de ingreso, refrendación, en el caso de académicos antiguos se anota con número de expediente de decreto o resolución para ser enviado, se envía a Jefe de R.R.H.H.

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6. Jefe de R.R.H.H recibe, revisa y entrega a Secretaria de R.R.H.H

7. Secretaria de R.R.H.H recibe documentación y envía a Contraloría Interna

l. Contraloría Interna recibe, registra en libro interno -fecha de ingreso y unidad procedente- revisa y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para corrección, de lo contrario firma el Contralor la resolución original, saca fotocopias según distribución de la resolución y envía a la Oficina de Partes, y registra en el libro interno la fecha de salida del documento

m. Oficina de Partes recibe la resolución -original y copias-, registra en el libro interno de despacho, coloca número a la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía la resolución al Rector de la Universidad

n. Rector revisa, firma resolución original y envía a la Secretaría General a través de un estafeta

o. Secretaría General recibe y transcribe la resolución, firma, timbra -sólo copias- y envía a la Oficina de Partes

p. Oficina de Partes recibe, archiva la resolución original y distribuye las copias según resolución a Secretaria de R.R.H.H

8. Secretaria de R.R.H.H recibe copia de la resolución, registra y envía al Encargado Unidad de Nombramiento

9. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número y fecha en la ficha del funcionario y archiva

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DEPARTAMENTO : RECURSOS HUMANOSNOMBRE DEL PROCESO: NOMBRAMIENTO A CONTRATA ACADÉMICOVERSIÓN: 1.0

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SECRETARIA DER.R.H.H


JEFE DE R.R.H.H.

CONTRALORÍAINTERNA


MANUAL

OFICINA DE PARTES

Recibe, revisa, ingresa y fotocopia

MANUAL


MANUAL

Recibe, registra y envía

MANUAL


MANUAL

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Recibe y envía Recibe, envía . para respaldo

MANUAL MANUAL

51

PROCEDIMIENTO: Convenio a Honorarios Académicos.


a. Coordinador de Departamento propone convenio a honorario de un profesor, adjunta convenio a honorario, fotocopia del carnet de identidad, fotocopia del título profesional y se entrega al Director de Escuela.

b. Director de Escuela recibe, revisa solicitud de contratación de personal académico, firma si está de acuerdo y entrega al Decano de la Facultad.

c. Decano recibe, da visto bueno y entrega a la Vicerrectoría Académica.

d. Vicerrectoría Académica recibe la documentación y adjunta informe con grado, nivel académico del profesional, horas de desempeño y periodo, firma y envía a la Unidad de Control Presupuestario para refrendar gasto a través de estafeta.

e. Unidad de Control de Presupuesto recibe, se refrenda el gasto, firma quienes realizan la refrendación -Jefe de la Unidad de Control Presupuestario y Vicerrector de Administración y Finanzas-, finalmente se envía al Departamento de R.R.H.H. antecedentes y refrendación, a través de un estafeta.

1. Secretaria de R.R.H.H recibe documentación, registra, timbra y envía a la Unidad de Honorarios

2. Unidad de Honorarios recibe, revisa, firma cuaderno de despacho, registra el número del libro de resoluciones del estafeta, realiza resolución donde se transcriben los puntos del convenio a honorarios -se detalla número de cuotas a cancelar, la existencia de otros contratos vigentes, entre otros-, se ingresan los datos en el control de honorarios que maneja la unidad -planilla-, se traspasan los datos a la tarjeta del funcionario y entrega toda la documentación al Jefe de R.R.H.H

3. Jefe de R.R.H.H recibe, revisa, firma la resolución y entrega a Secretaria del Departamento de Recursos Humanos.

4. Secretaria de R.R.H.H recibe y envía a Contraloría Interna.

f. Contraloría Interna recibe los documentos -resolución, convenio de honorarios, informe que emite el Vicerrector Académico, los antecedentes y refrendación-, registra en el libro interno -fecha de ingreso y unidad procedente-, revisa y en caso de error, se devuelve a la unidad correspondiente para corregir, en caso contrario el Contralor firma la resolución, saca fotocopias según resolución y envía a Oficina de Partes, por medio de un estafeta, quedando su respectivo registro en el libro interno la fecha de salida.

g. Oficina de Partes recibe los documentos -original, copias y antecedentes- registra en libro interno de despacho, coloca número a la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía al Rector de la Universidad a través de un estafeta.

h. Secretaria de Rectoría recibe la documentación -convenio de honorarios, informe, refrendación, antecedentes del profesional y la resolución- registra en libro de Rectoría y entrega al Rector, quien revisa, firma la resolución y devuelve a la

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Secretaria, la cual envía la resolución y la documentación a Secretaría General, a través de un estafeta.

i. Secretaría General recibe, transcribe la resolución, firma, timbra sólo las copias y envía a Oficina de Partes a través de un estafeta.

j. Oficina de Partes recibe, archiva la resolución original, los antecedentes y distribuye las copias, según lo indiquen, en Secretaria de R.R.H.H. El documento se envía a través de un estafeta.

5. Secretaria de R.R.H.H recibe copia de la resolución, registra y envía a la Unidad de Honorarios

6. Unidad de Honorarios recibe copia de la resolución, registra número de ésta.

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PROCEDIMIENTO: Bienios o Asignación de Antigüedad.


1. Unidad de Nombramiento actualiza Bienios en sistema Acuario, genera listado con los funcionarios que les corresponda la asignación -bienios-, verifica cambios de grado, ascensos y permisos sin goce de remuneraciones, realiza una resolución colectiva de bienios, registra en las fichas de los funcionarios y entrega documentación al Encargado de la Unidad de Nombramiento, con copia a la Unidad de Remuneraciones en el informe de sueldos.

2. Encargado de Nombramiento recibe, revisa y firma -media firma- la resolución y entrega la documentación al Jefe de R.R.H.H.

3. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa la documentación, firma -media firma- la resolución colectiva y entrega a la Secretaria de su Departamento.

4. Secretaria de R.R.H.H. recibe y envía a Contraloría Interna.

a. Contraloría Interna recibe la resolución, registra en libro interno -fecha de ingreso y unidad procedente- revisa y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para su corrección, de lo contrario firma el Contralor la resolución original, saca fotocopias según la distribución que indica el documento, envía a Oficina de Partes y registra en el libro interno la fecha de salida.

b. Oficina de partes recibe la resolución -original y copias- registra en libro interno, coloca número de resolución, ingresa al sistema y envía a Secretaría General a través de un estafeta.

c. Secretaría General recibe, transcribe la resolución, firma, timbra -sólo las copias- y envía a Oficina de Partes, a través de un estafeta.

d. Oficina de Partes recibe, archiva resolución original, junto a la documentación del proceso, y distribuye según la distribución que señale la resolución, envía a Secretaria de R.R.H.H. a través de un estafeta.

5. Secretaria de R.R.H.H recibe copia de la resolución, registra y entrega al Jefe de R.R.H.H.

6. Jefe de R.R.H.H. recibe una copia de la resolución, registra número y fecha en la tarjeta de funcionario y entrega a Secretaria de su Departamento.

7. Secretaria de R.R.H.H recibe y despacha documentación a la Unidad de Nombramiento.

8. Unidad de Nombramiento recibe documentación y archiva copia de la resolución respectiva.

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PROCEDIMIENTO: Asignación Familiar.


a. Funcionario acude al Departamento de Recursos Humanos para pedir el formulario de solicitud de asignación familiar (con las respectivas instrucciones de la documentación que debe adjuntar según sea el caso de reconocimiento) y la declaración jurada de renta. Una vez que ya tiene recopilada toda la documentación que se requiere, completa el formulario, la declaración jurada de renta y adjunta la documentación que se le solicita según sea su caso de reconocimiento y entrega en la Secretaria de Recursos Humanos la siguiente información. En aquellos casos de asignación familiar por otro familiar debe adjuntar declaración jurada que indique que vive a expensas del funcionario, certificado que no percibe rentas superiores al 50% del mínimo, declaración de defunción, certificado de nacimiento del beneficiario y del pariente.

1. Secretaria de R.R.H.H recibe la documentación, siempre y cuando ésta esté completa, registra, timbra y entrega al Jefe de R.R.H.H.

2. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, da visto bueno y deriva a Nombramiento por intermedio de la Secretaria del Departamento.

3. Secretaria de R.R.H.H. recibe y entrega a la Unidad de Nombramiento.

4. Unidad de Nombramiento recibe, revisa, firma cuaderno de despacho, anota número de expediente y realiza la resolución, ingresa los datos a la ficha del funcionario, al Sistema de Información de Apoyo a la Gestión y Fiscalización de los Regímenes de Prestaciones Familiares y Subsidio Familiar (SIAGF) y al sistema Acuario, posteriormente entrega la documentación al Encargado Unidad de Nombramiento.

5. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la resolución, revisa, firma, entrega copia a Remuneraciones en un informe de sueldo, y entrega al Jefe de R.R.H.H.

6. Unidad de Remuneraciones recibe informe para proceder al pago de asignaciones familiares correspondientes en el proceso de sueldo.

7. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma la resolución y entrega a la Secretaria de R.R.H.H.

8. Secretaria de R.R.H.H. recibe, registra resolución y envía a Contraloría Interna.

b. Contraloría Interna recibe la resolución, registra en libro interno –fecha de ingreso y

unidad procedente- revisa y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para corrección, de lo contrario firma el Contralor la resolución original y saca fotocopias, según la distribución que indica la resolución, se envía a la Oficina de Partes y registra en el libro interno la fecha de salida.

c. Oficina de Partes recibe la resolución -original y copias- junto a los antecedentes, registra en libro interno de despacho, coloca número a la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y entrega a Secretaría General, a través de estafeta.

d. Secretaría General recibe, transcribe la resolución, firma, timbra -sólo copias- y entrega a Oficina de Partes.

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e. Oficina de Partes recibe, archiva el original de la resolución junto a los antecedentes, distribuye, según la distribución que indica la resolución, y se envía a Secretaria de R.R.H.H. a través de un estafeta.

9. Secretaria de R.R.H.H recibe copia de la resolución, registra y entrega al Jefe de R.R.H.H.

10. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, y deriva a Nombramiento por intermedio de la Secretaria del Departamento.

11. Secretaria de R.R.H.H. recibe y entrega a la Unidad de Nombramiento.

12. Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número y fecha de ésta en la respectiva ficha del funcionario y archiva.

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PROCEDIMIENTO: Feriado Legal.


a. Funcionario llena el formulario de solicitud, de permiso o feriado legal ingresando sus datos, indicando que el tipo de permiso corresponda a feriado legal, el período de este y entrega a su respectivo Jefe Directo.

b. Jefe Directo recibe, revisa y evalúa la solicitud, si la aprueba, firma el formulario y envía al Departamento de Recursos Humanos a través de un estafeta.

1. Secretaria de R.R.H.H. recibe, registra, timbra y envía al Jefe de R.R.H.H.


3. Secretaria de R.R.H.H. recibe documentos y despacha a la Unidad de Nombramiento.

4. Unidad de Nombramiento recibe, revisa, registra en Excel, realiza la resolución y le asigna el número de expediente, el cual se extrae del libro de resoluciones, ingresa los datos a la ficha del funcionario -en el caso que el periodo de feriado que solicita el funcionario corresponda al de años anteriores -hasta dos años antes- se genera una nota en la cual se indica el o los motivos por el cual el funcionario no hizo uso de su feriado legal cuando correspondía- y se entrega la documentación correspondiente al Encargado Unidad de Nombramiento.

5. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la documentación, revisa, confirma la asistencia, confecciona la resolución y el formulario de solicitud de feriado legal, se envía al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

6. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma la resolución y entrega a Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

7. Secretaria de R.R.H.H recibe y envía a Contraloría Interna, a través de un estafeta, la resolución, la solicitud de feriado legal y la nota -si corresponde-.

c. Contraloría Interna recibe la documentación y la nota- si corresponde- registra en libro interno -fecha de ingreso y unidad procedente- revisa y en caso de error, se devuelve a la unidad correspondiente para corrección, en caso contrario el Contralor firma la resolución, se sacan las copias adecuadas según la distribución que indica la resolución, se envía toda la documentación a Oficina de Partes, a través de un estafeta, y registra en el libro interno la fecha de salida de dicho documento.

d. Oficina de Partes recibe resolución original y copias, junto a los antecedentes, registra en libro interno de despacho, coloca número en la resolución, ingresa al sistema de Oficina de Partes y envía a la Secretaría General, a través de un estafeta.

e. Secretaría General recibe, transcribe la resolución, firma, timbra sólo las copias y envía a Oficina de Partes, a través de un estafeta.

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f. Oficina de Partes recibe, archiva resolución original junto a los antecedentes, distribuye según lo que indique el documento, y envía a Secretaria de R.R.H.H a través de un estafeta.

8. Secretaria de R.R.H.H recibe copia de la resolución y envía al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

9. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa y devuelve documentos a Secretaria de R.R.H.H.

10. Secretaria de R.R.H.H. recibe documentación, registra y despacha copia de resolución a la Unidad de Nombramiento.

11. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número y fecha de la resolución en la ficha del funcionario y archiva copia de la resolución.

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65

PROCEDIMIENTO: Licencias Médicas.

Descripción de operaciones:

a. Funcionario envía Licencia Médica al Departamento de R.R.H.H., en un plazo no superior a tres días hábiles a contar desde el inicio de la Licencia Médica.

1. Secretaria de R.R.H.H., recibe, registra y entrega al Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento.

2. El Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento recibe licencia médica, la registra en el libro de recepción de licencias médicas, la ingresa al sistema, completa con los datos que extrae de la tarjeta del funcionario el informe de remuneraciones y licencias médicas de los 6 últimos meses. Registra en la tarjeta del funcionario la fecha de la licencia médica y el diagnóstico médico. Para la licencia médica maternal se indica la fecha de concepción y las rentas de los 12 últimos meses. Se ingresan los datos de las liquidaciones de los 3 últimos meses en el formulario de remuneraciones, se firma y timbra el formulario y la licencia médica, y se envía a Isapre o FONASA, según corresponda, a través de un estafeta, el cual recibe, ingresa en el libro de despacho de licencias médicas y la envía a la institución correspondiente.

b. Institución Previsional recibe el formulario y la licencia y timbra el libro de despacho

indicando que se recibió conforme. Posteriormente dicta resolución de la licencia acerca de si se autoriza, reduce o rechaza y envía al Departamento de R.R.H.H.

3. Secretaria de R.R.H.H. recibe la resolución que envía la Institución previsional indicando si se autoriza, reduce o rechaza la Licencia Médica, y entrega al Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento.

4. Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento recibe la resolución de la Licencia Médica y la registra, si dicha resolución se acepta, la licencia se lleva al Encargado de la Unidad de Nombramiento, para que éste genere resolución y envíe a la Contraloría Interna, de lo contrario, si la resolución es reducida o rechazada el Encargado de Licencias Médicas de la Unidad genera memorándum con el dictamen e informa al funcionario.

c. Funcionario recibe memorándum y decide si apela o no al COMPIN. Si el funcionario

apela debe enviar la Licencia Médica al COMPIN para realizar el trámite de apelación y entregar el comprobante de apelación al Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento, luego el COMPIN dicta resolución y envía para que se proceda. Si el funcionario no apela el Encargado de la Unidad de Nombramiento hace el reintegro, para lo cual emite una nota con los datos del funcionario, fecha y la indicación de reintegro por Licencia Médica sin justificar y se entrega al Jefe de R.R.H.H.

d. COMPIN recibe Licencia Médica, entrega comprobante de apelación y dicta resolución.

5. Jefe de R.R.H.H. recibe nota, emite resolución con la aprobación del reintegro y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

66

6. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la resolución, revisa, entrega una copia a la Unidad de Remuneraciones para que proceda con el correspondiente descuento en el proceso de sueldo, y entrega al Encargado de Licencias Médicas.

7. Secretaria de R.R.H.H. recibe resolución del COMPIN, registra y entrega al Encargado de Licencias Médicas.

8. Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento recibe comprobante de apelación, resolución del COMPIN y resolución de reintegro, realiza resoluciones colectivas (6 personas), busca número de expediente en el libro de resoluciones, lo integra en la tarjeta del funcionario y entrega resolución al Encargado de la Unidad de Nombramiento.

9. Encargado Unidad de Nombramiento revisa resoluciones colectivas, firma (media firma) y entrega al Jefe de R.R.H.H.

10. Jefe de R.R.H.H. recibe, firma y entrega a la Secretaria de R.R.H.H.

11. Secretaria de R.R.H.H. confecciona un memorándum conductor y envía junto a toda la documentación a la Contraloría Interna, a través de un estafeta.

e. Contraloría Interna recibe documentación (resolución y memorándum), timbra, toma

razón de ésta, saca las copias correspondientes y envía a la Oficina de Partes. f. Oficina de Partes recibe, coloca número a la resolución y envía a Secretaría

General. g. Secretaría General recibe la resolución, transcribe, timbra solamente las copias y

envía a la Oficina de Partes, a través de un estafeta. h. Oficina de Partes recibe la resolución original y las copias, archiva la resolución

original junto al memorándum y distribuye, según resolución, las copias.

12. Secretaria de R.R.H.H. recibe copia de la resolución, registra y entrega al Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento.

13. Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento ingresa el número de la resolución al libro de resoluciones y entrega la resolución al Encargado Unidad de Nombramiento.

14. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia de la resolución, registra número de

ésta y fecha en la respectiva tarjeta del funcionario y entrega al Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento.

15. Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento recibe y archiva copia

de la resolución.

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70

PROCEDIMIENTO: Recuperación de Fondo de Licencias Médicas.


1. Unidad de Remuneraciones realiza un cálculo de licencias médicas por funcionario y entrega al Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento.

2. Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento recibe los cálculos y los registra, para lo cual lleva un libro en el que indica los dineros que se deben recuperar (mensualmente). Genera una nómina dirigida a las instituciones previsionales (solamente a aquellas que no envían cheques cuando corresponde) con los cobros de licencias médicas, además de adjuntar un memorándum conductor y entrega al Jefe de R.R.H.H.

3. Jefe de R.R.H.H. recibe las nóminas y el memorándum, revisa, firma, timbra y entrega a la Secretaria de Recursos Humanos.

4. Secretaria de R.R.H.H. recibe los documentos, otorga número al memorándum y envía a la institución previsional, a través de un estafeta, el cual recibe la documentación, ingresa en el libro de correspondencia y lleva a la Institución.

a. Institución Previsional recibe la documentación y timbra el libro de correspondencia indicando que recibió conforme, luego envía cheque, detalle del cheque y planillas de liquidación de subsidios al Departamento de Recursos Humanos en la fecha correspondiente.

5. Secretaria de R.R.H.H. recibe, da n° de ingreso, ingresa y entrega documentación al Jefe de R.R.H.H.

6. Jefe de R.R.H.H. recibe documentación, revisa y deriva al Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento.

7. Encargado de Licencias Médicas de la Unidad de Nombramiento recibe los cheques y las planillas, las desglosa y abona al libro contable de las licencias médicas. Se genera un memorándum conductor y entrega al Jefe de R.R.H.H.

8. Jefe de R.R.H.H. recibe la documentación, revisa, firma y entrega a la Secretaria de Recursos Humanos.

9. Secretaria de R.R.H.H. recibe la documentación, otorga número al memorándum conductor y despacha a contabilidad, a través de un estafeta, el cual recibe cheques y transporta el memorándum al Departamento de Contabilidad.

b. Contabilidad recibe los cheques, el memorándum y procede con el trámite correspondiente.

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72

PROCEDIMIENTO: Renuncia Voluntaria.

Descripción de operaciones:

a. Funcionario ingresa sus datos al formulario de renuncia e indica el motivo de ésta en caso de que se considere necesario, firma y entrega a su Jefe Directo.

b. Jefe Directo recibe el formulario y revisa; si acepta la renuncia firma y envía a Rectoría, a través de un estafeta, de lo contrario le informa al funcionario su decisión.

c. Secretaria de Rectoría recibe y entrega al Rector, quien revisa, firma y envía al Departamento de R.R.H.H. a través de un estafeta.

1. Secretaria de R.R.H.H. recibe, revisa, ingresa y entrega al Jefe de R.R.H.H.

2. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa y entrega a Secretaria de R.R.H.H.

3. Secretaria de R.R.H.H. recibe y entrega a Encargado de Cese de Funciones de la Unidad de Nombramiento.

4. Unidad de Nombramiento recibe, revisa que el funcionario no tenga Sumario Administrativo, se registra en la tarjeta del funcionario ingresando el número de expediente, el que se extrae del libro de decretos, realiza el decreto y entrega la documentación al Encargado Unidad de Nombramiento.

5. Encargado Unidad de Nombramiento recibe, revisa, firma y entrega al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

6. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma y entrega a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H.

7. Secretaria de R.R.H.H. recibe la documentación y envía a la Contraloría Interna, a través de un estafeta.

d. Contraloría Interna recibe la documentación (formulario de renuncia y decreto), registra en el libro interno (fecha de ingreso y unidad procedente), revisa y en caso de error se devuelve a la Unidad correspondiente para su corrección, de lo contrario el Contralor firma el decreto, sacan las copias correspondientes según la distribución que detalla el Documento, se envía a la Oficina de Partes, a través de un estafeta, y se registra en el libro interno la fecha de salida de la documentación.

e. Oficina de Partes recibe el decreto (original y copias) junto al formulario de renuncia, se registra en el libro interno, coloca el número de decreto, ingresa al sistema de la Oficina de Partes, coloca el timbre en trámite al decreto y envía copia de éste al Departamento de Recursos Humanos (Unidad de Nombramiento) y al Rector.

8. Secretaria de R.R.H.H recibe la documentación y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento copia del decreto en trámite.

9. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la documentación y la revisa,.

73

f. La Secretaria de Rectoría recibe, registra en el libro interno y entrega al Rector, quien revisa, firma el decreto y envía a Secretaría General.

g. Secretaría General recibe el decreto con las copias, revisa y se transcribe, firmando y timbrando sólo las copias de éste para su legalización y se lleva a la Oficina de Partes, a través de un estafeta.

h. Oficina de Partes recibe documentos y envía original a la Contraloría General de la República.

i. Contraloría General recibe la documentación, registra, timbra (totalmente timbrada) y devuelve la documentación a la Universidad (Oficina de Partes)

j. Oficina de Partes recibe, archiva el original y distribuye a todos los implicados, a través de un estafeta, el cual despacha las copias del decreto a la Secretaria del Departamento de Recursos Humanos.

10. Secretaria de R.R.H.H. recibe copia del decreto, registra, timbra con fecha de ingreso y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

11. Encargado Unidad de Nombramiento recibe copia del decreto, registra número de éste y fecha en la ficha de funcionario y lo archiva.

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76

PROCEDIMIENTO: Jubilación por Edad.


a. Funcionario hace llegar al Departamento de R.R.H.H. (al Encargado Unidad de Nombramiento) el Formulario de Jubilación (INP), en el caso de los funcionarios que estén afiliados al sistema de AFP, la resolución llega directamente al Departamento de R.R.H.H.

1. Encargado Unidad de Nombramiento recibe el Formulario y notifica las 36 últimas rentas para el promedio de la renta mensual, adjuntando un formulario que incorpora información desglosada de la renta del funcionario y las 24 últimas rentas para el desahucio y lo entrega al funcionario.

b. Funcionario recibe el certificado que debe entregar al INP y además debe firmar una copia del mismo certificado para archivo del Departamento de R.R.H.H.

2. Secretaria de R.R.H.H. recibe la resolución de jubilación que envía el INP o la AFP según corresponda, revisa, registra y envía al Jefe de R.R.H.H.


4. Secretaria de R.R.H.H. recibe documentación y entrega a la Unidad de Nombramiento.

5. Unidad de Nombramiento recibe la documentación, registra cese de funciones y confecciona un decreto de jubilación, que se entrega al Encargado Unidad de Nombramiento junto a toda la documentación del proceso.

6. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la documentación, revisa y entrega al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

7. Jefe de R.R.H.H. recibe la documentación, firma el decreto y entrega a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H. para que envíe a la Contraloría Interna.

8. Secretaria del Departamento de R.R.H.H. recibe la documentación y envía a la Contraloría Interna a través de un estafeta.

c. Contraloría Interna recibe la documentación (resolución INP o AFP y el decreto de jubilación), registra en libro interno la fecha de ingreso y unidad precedente, revisa en caso de error se de vuelve a la unidad que envió la documentación para su corrección, de lo contrario el Contralor firma el decreto, se sacan las copias correspondientes según la distribución que indica el decreto, las cuales también deben ser firmadas. Luego se envía a la Oficina de Partes a través de un estafeta, registra en el libro interno la fecha de salida.

d. Oficina de Partes recibe original y copias del decreto de jubilación por edad más la resolución que envía la INP o AFP, registra en libro interno, coloca número, fecha y timbre (en trámite) al decreto y envía el decreto (original y copias) a Rectoría, por medio de un estafeta.

e. La Secretaria del Rector recibe, registra en libro de Rectoría y se envía a la Vicerrectoría Académica.

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f. En la Vicerrectoría Académica se recibe documentación, es revisada y firmada por el Vicerrector. Luego la documentación es enviada a la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.

g. En la Vicerrectoría de Administración y Finanzas se recibe documentación, es revisada y firmada por el Vicerrector. Luego la documentación es enviada devuelta a la Rectoría.

h. La Secretaria del Rector recibe, registra y entrega al Rector quien revisa, firma el decreto (original) y devuelve a la secretaria; ésta registra la salida y envía el decreto (original y copias) a Secretaría General.

i. Secretaría General recibe el decreto (original y copias), el Secretario General revisa, transcribe las copias, firma y timbra sólo las copias del decreto para su legalización y envía a devuelta a Rectoría por medio de un estafeta.

j. Rectoría recibe decreto firmado por el Secretario General, adjunta la resolución que envía el INP o AFP y envía a Oficina de Partes a través de estafeta.

k. Oficina de Partes recibe documentación y envía decreto (original) y la resolución totalmente tramitada a la Contraloría General de la República y distribuye las copias del decreto (documento en trámite) al Departamento de R.R.H.H. a través de un estafeta.

l. Contraloría General de la República recibe la documentación, toma razón, timbra (totalmente tramitada) y la devuelve a la Universidad (Oficina de Partes).

m. Oficina de Partes recibe, decreto totalmente tramitado junto a la resolución que envía al INP o AFP y lo envía a la Unidad de Archivo Institucional para su custodia, con copia al Departamento de R.R.H.H.

n. Unidad de Archivo Institucional recibe decreto totalmente tramitado y procede a digitalizarlo y a archivarlo para su custodia.

9. Secretaria de R.R.H.H. recibe el decreto de jubilación totalmente tramitado y entrega al Jefe de R.R.H.H.

10. Jefe de R.R.H.H. recibe la Notificación, revisa, firma y entrega a la Secretaria de R.R.H.H.

11. Secretaria de R.R.H.H. recibe documentación y la entrega a la Unidad de Nombramiento.

12. Unidad de Nombramiento recibe el decreto de jubilación totalmente tramitado y registra en ficha del funcionario que se realizó la tramitación de su Jubilación por edad, registrando el cese de funciones y se archiva.

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80

DEPARTAMENTO : RECURSOS HUMANOSNOMBRE DEL PROCESO: JUBILACIÓN POR EDADVERSIÓN: 1.0

3/3

OFICINA DE PARTES



JEFE DE R.R.H.H.


Recibe copia Decreto

totalmente tramitado y entrega

UNIDAD DE ARCHIVO INSTITUCIONAL

Recibe Decreto totalmente tramitado y Resolución

MANUAL

Recibe Decreto totalmente tramitado y Resolución y DigitalizaMANUAL

MANUAL

Recibe, revisa, firma y devuelve

MANUAL

Recibe y entrega

MANUAL

Recibe documentos,

registra en ficha y archiva

MANUAL

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PROCEDIMIENTO: Jubilación por Salud Irrecuperable.


a. COMPIN envía dictamen de salud irrecuperable de un funcionario al Departamento de R.R.H.H. en el cual se notifica el estado de salud del funcionario.

1. Secretaria de R.R.H.H. recibe el dictamen de salud irrecuperable, revisa, registra y envía al Jefe de R.R.H.H.


3. Secretaria de R.R.H.H. recibe documentación y entrega a la Unidad de Nombramiento.

4. Unidad de Nombramiento recibe la documentación, registra cese de funciones y confecciona un decreto de jubilación, que se entrega al Encargado Unidad de Nombramiento junto a toda la documentación del proceso.

5. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la documentación, revisa y entrega al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

6. Jefe del Departamento de R.R.H.H. recibe la documentación, firma el decreto y entrega a la Secretaria del Departamento de R.R.H.H. para que envíe a la Contraloría Interna.

7. Secretaria del Departamento de R.R.H.H. recibe la documentación y envía a la Contraloría Interna a través de un estafeta.

b. Contraloría Interna recibe la documentación (resolución INP o AFP y el decreto de jubilación), registra en libro interno la fecha de ingreso y unidad precedente, revisa en caso de error se devuelve a la unidad que envió la documentación para su corrección, de lo contrario el Contralor firma el decreto, se sacan las copias correspondientes según la distribución que indica el decreto, las cuales también deben ser firmadas. Luego se envía a la Oficina de Partes a través de un estafeta, registra en el libro interno la fecha de salida.

c. Oficina de Partes recibe original y copias del decreto de jubilación por edad más la resolución que envía la INP o AFP, registra en libro interno, coloca número, fecha y timbre (en trámite) al decreto y envía el decreto (original y copias) a Rectoría, por medio de un estafeta.

d. La Secretaria del Rector recibe, registra en libro de Rectoría y se envía a la Vicerrectoría Académica.

e. En la Vicerrectoría Académica se recibe documentación, es revisada y firmada por el Vicerrector. Luego la documentación es enviada a la Vicerrectoría de Administración y Finanzas.

f. En la Vicerrectoría de Administración y Finanzas se recibe documentación, es revisada y firmada por el Vicerrector. Luego la documentación es enviada devuelta a la Rectoría.

g. La Secretaria del Rector recibe, registra y entrega al Rector quien revisa, firma el decreto (original) y devuelve a la secretaria; ésta registra la salida y envía el decreto (original y copias) a Secretaría General.

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h. Secretaría General recibe el decreto (original y copias), el Secretario General revisa, transcribe las copias, firma y timbra sólo las copias del decreto para su legalización y envía a devuelta a Rectoría por medio de un estafeta.

i. Rectoría recibe decreto firmado por el Secretario General, adjunta la resolución que envía el INP o AFP y envía a Oficina de Partes a través de estafeta.

j. Oficina de Partes recibe documentación y envía decreto (original) y la resolución totalmente tramitada a la Contraloría General de la República y distribuye las copias del decreto (documento en trámite) al Departamento de R.R.H.H. a través de un estafeta.

k. Contraloría General de la República recibe la documentación, toma razón, timbra (totalmente tramitada) y la devuelve a la Universidad (Oficina de Partes).

l. Oficina de Partes recibe, decreto totalmente tramitado junto a la resolución que envía al INP o AFP y lo envía a la Unidad de Archivo Institucional para su custodia, con copia al Departamento de R.R.H.H.

m. Unidad de Archivo Institucional recibe decreto totalmente tramitado y procede a digitalizarlo y a archivarlo para su custodia.

8. Secretaria de R.R.H.H. recibe el decreto de jubilación totalmente tramitado y entrega al Jefe de R.R.H.H.

9. Jefe de R.R.H.H. recibe la Notificación, revisa, firma y entrega a la Secretaria de R.R.H.H.

10. Secretaria de R.R.H.H. recibe documentación y la entrega a la Unidad de Nombramiento.

11. Unidad de Nombramiento recibe el decreto de jubilación totalmente tramitado y registra en ficha del funcionario que se realizó la tramitación de su Jubilación por edad, registrando el cese de funciones y se archiva.

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PROCEDIMIENTO: Supresión de Cargo Funcionario de Planta.


a. Consejo Superior evalúa el caso del Funcionario en situación de Supresión de Cargo y acuerdan la Supresión, generan memorándum dirigido al Secretario General para informar a Funcionario.

b. Secretario General recibe, revisa y transcribe a un Oficio lo acordado en sesión por el Consejo Superior, firma y envía al Departamento de R.R.H.H.

1. Secretaría de R.R.H.H. recibe la documentación (carta y oficio), registra timbra y entrega a la Unidad de Nombramiento.

2. Unidad de Nombramiento recibe los antecedentes, firma el cuaderno interno, realiza decreto de Supresión Cargo, registra en la ficha del funcionario el número de expediente que se extrae del libro de decretos, firma el decreto (media firma) y entrega toda la documentación al Encargado Unidad de Nombramiento.

3. Encargado Unidad de Nombramiento recibe, revisa, firma el decreto (media firma) y entrega al Jefe de R.R.H.H.

4. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma el decreto y entrega a la Secretaría del Departamento de R.R.H.H.

5. Secretaria de R.R.H.H. recibe y envía a Contraloría Interna.

c. Contraloría Interna recibe la documentación, registra en el libro interno la fecha de ingreso y la unidad procedente, revisa y en caso de error se devuelve a la Unidad de Nombramiento para su corrección, de lo contrario el Contralor firma el decreto, saca fotocopias, según distribución que detalle el documento, envía a Oficina de Partes.

d. Oficina de Partes recibe la documentación (decreto original y copias, carta y oficio), registra en el libro interno, coloca el número al decreto, ingresa al sistema de Oficina de Partes, timbra el decreto (estado en trámite) y envía al Rector a través de un estafeta.

e. La Secretaria del Rector recibe, registra en libro interno y entrega al Rector quien revisa, firma el decreto y envía la documentación a Secretaría General a través de un estafeta.

f. Secretaría General recibe, transcribe el decreto, firma, timbra sólo las copias y envía a Oficina de Partes toda la Documentación a través de un estafeta.

g. Oficina de Partes recibe y envía decreto (original) a la Contraloría General de la República a través de un estafeta.

h. Contraloría General de la República recibe, toma razón, timbra (decreto totalmente tramitado) y devuelve a la Universidad (Oficina de Partes).

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i. Oficina de Partes recibe, archiva el decreto (original) junto a la documentación involucrada en el proceso (carta y oficio), timbra y distribuye a los implicados según el detalle del documento a través de un estafeta.

6. Secretaria de R.R.H.H. recibe copia del decreto (totalmente timbrado), registra y entrega a la Unidad de Nombramiento.

7. Unidad de Nombramiento recibe, registra número del decreto y fecha de la tarjeta del funcionario, avisa telefónicamente al funcionario respecto al curso del proceso, se elimina éste de la planilla de funcionarios, su ficha se archiva y se realiza una Notificación dirigida al funcionario que se entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

8. Encargado Unidad de Nombramiento recibe Notificación, revisa y entrega al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

9. Jefe de R.R.H.H. recibe, revisa, firma y entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

10. Encargado Unidad de Nombramiento recibe, saca copia de la Notificación y cita al funcionario al Departamento de R.R.H.H. para que la firme.

11. Funcionario asiste, recibe la notificación, revisa, firma y recibe una copia de ésta y del decreto de Supresión de Cargo.

12. Encargado Unidad de Nombramiento archiva notificación junto a la ficha del funcionario.

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PROCEDIMIENTO: Ascenso.

Descripción de Operaciones: 1. Unidad de Nombramiento al existir un cargo vacante revisa en el escalafón quién cumple

con los requisitos para ascender y ocupar dicho puesto, y se confecciona el decreto de ascenso, se especifica función, cargo actual y al que asciende, la fecha, existiendo una Razón de Vacancia especificándose el nombre de quien ocupaba anteriormente esa planta y se entrega al Encargado Unidad de Nombramiento.

2. Encargado Unidad de Nombramiento revisa, firma y entrega al Jefe del Departamento de R.R.H.H.

3. Jefe de R.R.H.H. recibe la documentación, revisa, firma y entrega a Secretaría de R.R.H.H.

4. Secretaria de R.R.H.H. recibe la documentación y la envía a Contraloría Interna a través de estafeta.

a. Contraloría Interna recibe la documentación, registra en el libro interno (fecha de ingreso y unidad precedente), revisa y en caso de error se devuelve a la unidad correspondiente para corrección, en caso contrario el Contralor firma el decreto de ascenso, saca fotocopias correspondientes, según la distribución del decreto, se envía a la Oficina de Partes, a través de estafeta, y registra en el libro interno la fecha de salida.

b. Oficina de Partes recibe documentos, registra en el libro interno de despacho, coloca número al decreto lo timbra (en trámite), ingresa al sistema y envía a Rectoría.

c. La Secretaria de Rectoría recibe, registra en el libro interno, revisa y entrega al Rector quien revisa, firma el original de decreto y entrega a la Secretaria quien envía a Secretaría General a través de un estafeta.

d. Secretaría General recibe el decreto con las copias, revisa, transcribe, firma y timbra las copias del decreto y se entrega en Oficina de Partes a través de un estafeta.

e. Oficina de Partes recibe documentación y envía original a Contraloría General de la República a través de estafeta.

f. Contraloría General de la República recibe documentación, toma razón, timbra (totalmente tramitada) y devuelve la documentación a la Universidad.

g. Oficina de Partes recibe, archiva original y distribuye según lo indique la distribución del decreto a través de un estafeta.

5. Secretaria de R.R.H.H. recibe la copia del decreto, ingresa número de éste al libro de Departamentos y entrega al Jefe de R.R.H.H

6. Jefe de R.R.H.H recibe, revisa y entrega a Secretaria de R.R.H.H.

7. Secretaria de R.R.H.H recibe y entrega a Encargado Unidad de Nombramiento

8. Encargado Unidad de Nombramiento recibe la documentación, registra el número del decreto en la ficha del funcionario, se ingresa en acuario, entrega una copia a remuneraciones para informe de sueldos y archiva.

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PROCEDIMIENTO: Escalafón.


1. Unidad de Selección y Capacitación entrega las calificaciones del año anterior a la Unidad de Nombramiento para confeccionar el escalafón.

2. Unidad de Nombramiento recibe las calificaciones del año anterior del personal de planta y se confecciona el escalafón. Previo a esto, se revisa si han existido durante el periodo de cambios de grados, fallecimientos, Ceses de funciones, etc. El escalafón se confecciona por

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DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS de Asesoría RRHH Unidad de Honorarios Unidad de Remuneraciones Unidad de Nombramiento Unidad de Prevención de Riesgos Unidad de Selección y Capacitación