Instituto técnico industrial pilotoDERLY TAMAYO | SISTEMAS | 19 de febrero de 2016

Sistema de información: Derly Tangarife Y Ángela

Triana.

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:− Personas;− Actividades o técnicas de trabajo;− Datos;− Recursos materiales en general

(generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de información soZZn de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información para el espionaje de carácter secreto.Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos.

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Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.

DIFERENCIA ENTRE DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO Antes de nada, debemos comprender en qué se diferencia el conocimiento de los datos y de la información. En una conversación informal, los tres términos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretación libre del concepto de conocimiento. Quizás la forma más sencilla de diferenciar los términos sea pensar que los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes de cualquier tipo, mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos. Un agente no equivale a un ser humano. Podría tratarse de un

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Organización constituida por otros agentes a su vez.

DATO, INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO SEGÚN DAVENPORT Y PRUSAK (1999) Dato: Un dato es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Dentro de un contexto empresarial, el concepto de dato es definido como un registro de transacciones. Un dato no dice nada sobre el porqué de las cosas, y por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o propósito. Las organizaciones actuales normalmente almacenan datos mediante el uso de tecnologías. Desde un punto de vista cuantitativo, las empresas evalúan la gestión de los datos en términos de coste, velocidad y capacidad. Todas las organizaciones necesitan datos y algunos sectores son totalmente dependientes de ellos. Bancos, compañías.

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Seguros, agencias gubernamentales y la Seguridad Social son ejemplos obvios. En este tipo de organizaciones la buena gestión de los datos es esencial para su funcionamiento, ya que operan con millones de transacciones diarias. Pero en general, para la mayoría de las empresas tener muchos datos no siempre es bueno. Las organizaciones almacenan datos sin sentido. Realmente esta actitud no tiene sentido por dos razones. La primera es que demasiados datos hacen más complicado identificar aquellos que son relevantes. Segundo, y todavía más importante, es que los datos no tienen significado en sí mismos. Los datos describen únicamente una parte de lo que pasa en la realidad y no proporcionan juicios de valor o interpretaciones, y por lo tanto no son orientativos para la acción. La toma de decisiones se basará en datos, pero estos nunca dirán lo que hacer. Los datos no dicen nada acerca de lo que es importante o no.

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Importancia de un sistema de información: Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas, Pymes, requieren de la implementación de un sistema de información que colabore con los procesos de gestiones empresariales. Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas actuales y la tecnología disponible para desarrollar sistemas que brinden eficiencia y eficacia de la gestión de la información relevante.

La implementación de sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad.

Para ello, es necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.

Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual, deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de sistemas de información precisos.

Este concepto ha invadido en los despachos de los encargados de la gerencia de compañías en los últimos años, ya que hace un par de décadas atrás la información no era considerada un bien tan útil dentro de los procesos productivos y las tomas de decisiones.

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Sin embargo, a raíz de los cambios en la economía mundial y la globalización, los datos relativos a todo el proceso productivo de una compañía se han vuelto uno de los elementos fundamentales para lograr el éxito comercial.

De esta manera, con los años se han ido incorporando los avances de la tecnología informática para brindar las herramientas necesarias en la creación de sistemas de información confiable y eficaz.

No obstante, en la actualidad aún existen empresas que observan con recelo la posible implementación de sistemas de información en sus procesos, debido a que implican un enorme cambio en las estructuras organizativas e institucionales de las compañías.

Es por ello, que muchas veces los sistemas de información pueden llegar a fallar, no por errores tecnológicos originados en el aspecto informático, sino por visiones culturales opuestas a la incorporación de este tipo de herramientas.

Cabe destacar, que los sistemas de información ofrecen una gran cantidad de ventajas subyacentes, más allá del rédito que significa para la toma de decisiones y los procesos productivos.

Un sistema de información adecuado además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía.

Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo

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afecta a la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben tener frente a este tipo de sistema.

Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos

.LOS SISTEMAS DE INFORMACION TIENEN 5 ELEMENTOS IMPORTANTES QUE SON:

FINANCIEROS ADMINISTRATIVOS HUMANOS TECNOLOGICOS MATERIALES

En la bibliografía consultada, sin embargo otro autor (s/a, 2008ª), que contradice lo planteado por Peña (2006), se refiere a que un sistema de información consiste en 3 elementos: humano, tecnología y organización. En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema automatizado o manual que involucra personas, máquinas y/o métodos organizados de recolección, procesos, transmisión, clasificación y divulgación de datos.

Los elementos del sistema de informaciónBase de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables;(2) Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten

al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información;

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(3) Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.

Los restantes elementos de un sistema de información son:

(4) Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en línea de puntos);

(5) Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema y

(6) Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y políticas de la organización, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

FASES DE SISTEMA DE INFORMACION a) Recolección y análisis de datos.b) Seleccion y evaluación de alternativas.

c) Diseño del sistema.d) Implementación del sistema.

a) Recolección y análisis de datos: El objetivo de esta fase es el estudio de las necesidades de información que debe satisfacer el sistema a desarrollar, elaborando una serie de especificaciones formales que describan la funcionalidad del mismo y que permitan abordar con garantías las siguientes fases.

b) Seleccion y evaluación de alternativas: Se trata de establecer el alcance, los objetivos y requisitos del sistema, examinando las posibles alternativas que podrían solucionar las necesidades del usuario y recomendar una de ellas.

c) Diseño del sistema: El objetivo de esta fase es obtener un conjunto de especificaciones que contemplarán los aspectos físicos del sistema, considerando las características tecnológicas del entorno específico en el que se implantará, que constituirá el punto de partida para la construcción del sistema.

d) Implementación del sistema: El objetivo de esta fase es la puesta en servicio del sistema construido y conseguir su adaptación final por parte de los usuarios del mismo, para lo cual tratará de hacerse ver a estos, mediante demostraciones formales (pruebas de aceptación) que el sistema cumple todos los objetivos y requisitos para los que fue desarrollado.

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SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES: ES cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta.

SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL: un sistema de información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la suministración de información para la resolución de problemas a través de la interacción entre tecnologías y personas.Los datos aportados por el sistema deben disponer de cuatro cualidades elementales: calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

SISTEMA DE SOPORTE A DECISIONES: este sistema se basa en el estudio y la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas en el filtrado de información que permite optar por la decisión más acertada.

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TIPOS DE SISTEMA DE INFORMACIÒNHoy en día toda empresa que aspire a alcanzar un nivel competitivo adecuado debe flexibilizar sus procesos, adaptar y orientar sus productos hacia la satisfacción total del cliente, mejorar la distribución y agilizar sus mecanismos de comunicación. Para ello debe focalizar sus objetivos en buscar la máxima eficiencia, reducir al máximo sus costes, alcanzar la excelencia en calidad y presentar al mercado precios competitivos. Para ello es imprescindible disponer de sistemas de información que permitan conocer el resultado de la empresa, de cada una de sus áreas y actividades, facilitando la toma de decisiones en función de dichos objetivos estratégicos.Es por ello que en la actualidad adquiere una importancia clave contar con herramientas de gestión basadas en información exacta, que ayuden a fundamentar las decisiones estratégicas y operativas.

La mayoría de las empresas cuentan, entre sus múltiples herramientas de gestión, con algún “sistema de costes”. Sin embargo, son muchas a quienes les cuesta definir con exactitud para qué sirve, monitorizar su implantación e interpretar la información que ofrecen.

Sea cual sea el sistema de costes (en adelante, SC) implantado en una compañía, la experiencia demuestra que todos comparten una misma complejidad: la necesidad de personalizarlo a los requerimientos, sector y procesos característicos de cada empresa. Es precisamente en esa fase de diseño personalizado y parametrización cuando más errores se cometen.

Pero, ¿cuáles son los errores más habituales y cómo podemos evitarlos? Veamos lo que hemos encontrado en algunos de nuestros clientes

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1. Confundir lo facturado con lo vendidoEn una ocasión nos encontramos con un sistema de costes muy particular. Básicamente se asumía que lo facturado era igual a lo vendido y se presuponía que la cifra de ventas que analizaba el SC para un intervalo de tiempo debía ser idéntica al importe facturado que la cuenta de resultados reflejaba para el mismo periodo.

En este caso, no se tenía clara la diferencia entre ambos conceptos; son importes diferentes y no deben tratar de igualarse porque no son lo mismo. Básicamente, no se consideraba que la facturación incluye descuentos sobre factura, rápeles y otros conceptos que se aplican sobre el importe de la venta y que habitualmente no contempla un SC analítico, donde se reflejan puramente las ventas.

En este cliente se vivían constantes situaciones de confusión, induciendo a directivos y gerentes a desconfiar del SC, dedicando mucho tiempo y recursos, en definitiva costes, a intentar detectar las causas de estas diferencias, buscando posibles fallos en el sistema analítico hasta que se detectó y corrigió.

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La mayoría de las empresas cuentan, entre sus múltiples herramientas de gestión, con algún “sistema de costes”. Sin embargo, son muchas a quienes les cuesta definir con exactitud para qué sirve, monitorizar su implantación e interpretar la información que ofrecen.

Sea cual sea el sistema de costes (en adelante, SC) implantado en una compañía, la experiencia demuestra que todos comparten una misma complejidad: la necesidad de personalizarlo a los requerimientos, sector y procesos característicos de cada empresa. Es precisamente en esa fase de diseño personalizado y parametrización cuando más errores se cometen.

Pero, ¿cuáles son los errores más habituales y cómo podemos evitarlos? Veamos lo que hemos encontrado en algunos de nuestros clientes

1. Confundir lo facturado con lo vendido

En una ocasión nos encontramos con un sistema de costes muy particular. Básicamente se asumía que lo facturado era igual a lo vendido y se presuponía que la cifra de ventas que analizaba el SC para un intervalo de tiempo debía ser idéntica al importe facturado que la cuenta de resultados reflejaba para el mismo periodo.

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En este caso, no se tenía clara la diferencia entre ambos conceptos; son importes diferentes y no deben tratar de igualarse porque no son lo mismo. Básicamente, no se consideraba que la facturación incluye descuentos sobre factura, rápeles y otros conceptos que se aplican sobre el importe de la venta y que habitualmente no contempla un SC analítico, donde se reflejan puramente las ventas.

En este cliente se vivían constantes situaciones de confusión, induciendo a directivos y gerentes a desconfiar del SC, dedicando mucho tiempo y recursos, en definitiva costes, a intentar detectar las causas de estas diferencias, buscando posibles fallos en el sistema analítico hasta que se detectó y corrigió.

ANEXO II. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Las técnicas de recolección de información son procedimientos especiales utilizados para obtener y evaluar las evidencias necesarias, suficientes y competentes que le permitan formar un juicio profesional y objetivo, que facilite la calificación de los hallazgos detectados en la materia examinada.

El actor debe seleccionar la técnica más apropiada, para examinar cualquier operación, actividad, área, programa, proyecto o transacción de la entidad bajo examen.

Las técnicas de recolección de información se clasifican en:

Verbales: Obtención de información oral, mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad, sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los

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procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.

Las técnicas verbales pueden ser:

Entrevistas.

Encuestas, y

Cuestionarios.

Oculares: verificar en forma directa y paralela, la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos, mediante los cuales la entidad evaluada ejecuta las actividades objeto de evaluación.

Esta técnica permite tener una visión de la organización, desde el ángulo que el actor necesita, o sea, los procesos, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, etc.

Las técnicas oculares se clasifican de la forma siguiente:

Observación.

Comparación o confrontación.

Revisión selectiva

Rastreo.

Documentales: Obtener información escrita, para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los actores. Estas pueden ser:

• Comprobación; y.

• Revisión analítica.PÁGINA 16

•

Físicas: Reconocimiento real sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica de la inspección.

Escritas: Refleja toda la información que se considera importante para sustentar los hallazgos del trabajo realizado por el actor. Esta técnica se aplica de las formas siguientes.

Análisis.

Conciliación.

Confirmación.

Cálculo; y

Tabulación.

La aplicación de las técnicas de auditoria, conduce al desarrollo de destrezas y habilidades por los actores, para lo cual se emplea los procedimientos siguientes:

Pruebas selectivas: Consisten en simplificar la labor total de medición, evaluación o verificación, mediante la selección de muestras que a juicio del auditor, sean representativas de todas las operaciones realizadas por la institución, área, programa, proceso o actividad examinada. El auditor puede efectuar dicha determinación sobre la base de su juicio profesional.

Muestro estadístico: La selección de la muestra se realiza mediante métodos estadísticos, lo que permite una mayor confianza y que se puedan llegar a conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o población.

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Entrevistas: Representan fuentes primarias de información para los equipos de auditoria; por lo que se deben preparar con anticipación teniendo en cuenta lo siguiente:

- Selección cuidadosa de los entrevistados.

- Elaboración y coordinación del calendario con suficiente anticipación, para asegurar la participación de los entrevistados.

- Revisión de la información disponible; y

- Preparación de preguntas específicas y líneas de investigación en función de los objetivos previstos en la auditoria.

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