DES50-M-EG- Manual Registro de Cesiones v1.3

Manual Registro de Cesiones Manual de Usuario

DES50-M-EG- Manual Registro de Cesiones v1.3.docx

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Manual Registro de Cesiones

Identificación del documento

Código del documento DES50-M-EG- Manual Registro de Cesiones v1.3.docx

Nombre del documento Manual Registro de Cesiones

Versión v.1.3

Tipo documento: Manual de usuario

Finalidad: Descripción de la funcionalidad del Registro de Cesiones.

Información del documento

Preparado por: Equipo TAREA Fecha de entrega:

Validado por: Fecha de revisión:

Firma:

Fecha de validación:

Control de Cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

1.0 Versión inicial del documento

1.1 Se incorpora el tratamiento masivo de cesiones singulares

1.2 Se incorporan las utilidades de “Modificar fecha notificación” y “Cancelar cesión por error”

1.3 Se incorpora el alta masiva de cesiones singulares


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TABLA DE CONTENIDOS

1 . INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 5

2 . REGISTRO DE CESIONES .................................................................................... 6

2.1 Alta cesiones singulares ........................................................................................ 6

2.1.1 Pantalla de selección ................................................................................... 6

2.1.2 Selección de factura e información del cedente y cesionario ...................... 7

2.2 Alta masiva de cesiones singulares .................................................................. 15

2.2.1 Pantalla de selección ................................................................................. 15

2.2.2 Selección de facturas e información del cedente y cesionario .................. 16

2.3 Tratamiento Cesión Singular .............................................................................. 21


2.3.2 Tratamiento ................................................................................................ 22

2.4 Tratamiento masivo de cesiones singulares ................................................... 44


2.4.2 Tratamiento ................................................................................................ 45

2.5 Visualizar cesión singular .................................................................................... 56


2.6 Alta automática de cesiones en el registro de cesiones ............................. 61

2.6.1 Facturas electrónicas de FACe o PeCAM con cesionario indicado por el proveedor ................................................................................................................... 61

2.6.2 Facturas electrónicas de FACe o PeCAM donde la cesión no ha sido informada por el proveedor, pero se ha indicado la cesión en la bandeja de entrada de facturas ................................................................................................................. 61

2.6.3 Facturas en papel donde se indica la cesión en la bandeja de entrada de facturas 62

3 . CONTRATO DE FACTORING ............................................................................... 63

3.1 Alta y tratamiento contrato Factoring ............................................................ 63


3.1.2 Alta y tratamiento ....................................................................................... 64

3.2 Revocar toma de razón del contrato de Factoring ..................................... 68



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3.2.2 Tratamiento ................................................................................................ 69

3.3 Visualizar contrato de Factoring ....................................................................... 73


3.3.2 Selección de datos ..................................................................................... 74

4 . SISTEMA DE INFORMACIÓN ............................................................................... 77

4.1 Informe del Registro de Cesiones ..................................................................... 77


4.1.2 Selección de datos ..................................................................................... 78


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1. INTRODUCCIÓN

Este documento detalla el procedimiento a seguir para el Registro de Cesiones de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha. Inicialmente se registrarán Cesiones Singulares (de forma automática y manual), que se podrán vincular a un contrato de Factoring. La creación del Registro de la Cesión será de forma manual, aunque con facturas electrónicas podrán crearse de manera automatizada en estado provisional para facturas que vengan endosadas.


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2. REGISTRO DE CESIONES Este documento detalla la nueva funcionalidad del Registro de Cesiones de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha.

La implementación del Registro de Cesiones comenzará por las cesiones singulares.

Cada cesión singular, creará un registro con flujo que permanecerá activo hasta que la toma de razón de la cesión se acepte o deniegue.

Las acciones a realizar dentro del registro de cesiones son:

1. Alta cesiones singulares

2. Tratamiento de cesiones singulares

3. Visualizar cesión singular

2.1 Alta cesiones singulares

El alta manual de una Cesión Singular en facturas electrónicas solo debe realizarse cuando la comunicación de la cesión no se lleve a cabo a través de la propia factura electrónica sino al margen de esta última.

En facturas en papel, si la factura se valida en la bandeja de entrada de facturas incluyendo endosatario, se creará el registro de cesiones de manera automática con los datos disponibles en ese momento. En este caso, y al ser una factura en papel, si se valida con el endosatario, el alta en el registro de cesiones se realiza con la fecha en registro único de la factura.

Pueden realizarse altas manuales cuando la factura se encuentre en la bandeja de entrada de facturas. En estos casos, se comprobará que al conformar la factura, si ya se ha dado de alta la cesión, coinciden los datos de la cesión con los datos introducidos en la factura (importe cedido y cesionario).

Para dar de alta una cesión singular, accedemos al siguiente menú:

2.1.1 Pantalla de selección

La pantalla de selección solicitará la siguiente información:


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Sociedad: Sociedad donde se ejecutará la Cesión. Debe coincidir con la Sociedad del Centro Gestor Final de la Factura.

Fecha Notificación Cesión: Fecha en que se recibe la comunicación de la cesión de la factura.

Tipo de Cesión: En este campo se indicará el tipo de cesión. En este punto, solo podrán realizarse altas de cesiones singulares.

Tipo de Cesión Denominación

P Cesión Singular

Número de Acreedor del cedente: Será el correspondiente al proveedor/emisor de la factura.

Número de Acreedor del cesionario: Será el correspondiente al cesionario del crédito documentado en la factura.

Es indispensable que el cesionario esté dado de alta como tal en el maestro del acreedor del cedente.

2.1.2 Selección de factura e información del cedente y cesionario

A continuación, nos muestra la siguiente pantalla:


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Está dividida en tres apartados:

Datos principales

o Sociedad: Sociedad concernida por la cesión y factura cedida.

o Ejercicio: Ejercicio en que se notifica la cesión.

o Tipo de Cesión: Cesión Singular en este caso.

Datos acreedor cesionario

o Receptor pago: Acreedor de Tarea y nombre del cesionario

o NIF: NIF del cesionario.

o Tp.bco.interl.: TpBc asignado a la cuenta del cesionario.

o IBAN: IBAN del cesionario.

Datos acreedor cedente

o Acreedor: Acreedor de Tarea y nombre del cedente.

o NIF: NIF del cedente.

Será necesario identificar la cuenta (IBAN) por la que se realizará el pago de la factura al cesionario.

El IBAN deberá estar dado de alta en el maestro del acreedor de Tarea del cesionario, asignándole el TpBc, y así se podrá seleccionar el que corresponda.


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En caso de no estar dado de alta el IBAN, deberán realizar el alta antes de poder crear la cesión.

Una vez seleccionada la cuenta, deberemos ir a la opción “Seleccionar Factura”

para poder obtener los datos de la factura objeto de la cesión en este caso.

Obtendremos la siguiente pantalla:

Se podrá obtener la factura a través del número de referencia y ejercicio, o a través del identificador de registro único y la fecha de registro único:


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Para aquellas facturas que ya han sido registradas en el registro contable de facturas de Tarea, se podrá realizar la búsqueda de las dos formas proporcionadas.

Para las facturas que se encuentran en la bandeja de entrada de facturas, pendientes de registrar en el registro de facturas, solo podrá seleccionar la factura a través de la opción “Identificador RU”.

Una vez introducidos los datos de la factura:

Obtenemos la siguiente pantalla:

Donde se muestran los datos de la factura.

En caso de que la factura se encuentre desglosada, nos mostrará la siguiente pantalla:


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Deberemos seleccionar las líneas concernidas por la cesión en la pantalla de inicio.

En caso de que se cedan todas las posiciones, seleccionamos las posiciones de la

factura y posteriormente el botón .

A continuación nos muestra los datos de las posiciones seleccionadas, con la posibilidad de modificar el importe a ceder (para el caso de cesiones parciales):


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En el supuesto en que a alguna de las posiciones se le modifique el importe (siempre deberá ser igual o inferior al importe marcado), se creará una posición adicional de desglose con el endosatario e importe seleccionado en el registro contable de facturas. El resto del importe quedará en otra posición de desglose sin endosar.

Posible embargo

El responsable debe revisar si el cedente se encuentra en el módulo de Embargos y si podría aplicarse un embargo sobre la factura.

En tal caso, se debe marcar el campo “Posible Embargo”, a fin de que el cesionario pueda disponer de esta información si decide consultar el estado de la cesión a través de PeCAM (ello no presupone, en ningún caso, que dicho embargo vaya a materializarse necesariamente).

Este campo podrá marcarse en cualquier estado de la cesión excepto cuando la toma de razón de la cesión haya sido denegada o revocada, o se produzca la cancelación de la cesión por rechazo de la factura.

En caso de que el responsable no marque esta opción, el sistema revisará si el cedente tiene embargos pendientes de aplicar y, en caso afirmativo, mostrará el siguiente mensaje:


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Una vez actualizado el importe correspondiente, se podrá grabar la cesión.

Si todo es correcto, mostrará el siguiente mensaje:

Si permitimos continuar porque los datos son correctos:

En este caso, la cesión generada se encuentra en estado “Provisional”:


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Si una factura se encuentra en una Obligación contabilizada, el mensaje al crear la cesión es el siguiente:

Cuando esto ocurre, es necesario informar a Tesorería para el bloqueo del pago y al Servicio de Contabilidad de Intervención General para que incluya el endosatario en el documento contable.

Otras consideraciones

Si la factura se encuentra en una obligación preliminar, no se permitirá crear la cesión hasta que se anule la obligación.

Si una factura se encuentra pagada, no se permitirá crear la cesión.


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Aquellas facturas con importe 0 que se hayan dado de alta en el registro de facturas de Tarea, no podrán cederse.

Cuando se realiza una cesión, excepto en el caso en que exista una obligación contabilizada, se dará de alta la cesión en el registro de facturas, es decir, se incluirá el endosatario en la factura correspondiente dentro del registro contable de facturas de Tarea.

2.2 Alta masiva de cesiones singulares

El alta masiva de cesiones singulares en facturas electrónicas solo debe realizarse cuando la comunicación de la cesión no se lleve a cabo a través de la propia factura electrónica sino al margen de esta última.

Las facturas seleccionadas a través de este procedimiento, serán cedidas y se cederá el importe total. Desde esta transacción, no es posible realizar cesiones parciales.

Pueden realizarse altas masivas de facturas que se encuentren en la bandeja de entrada de facturas o registradas en RCF pendientes de realizar la orden de pago.

Para acceder al alta masiva de cesiones singulares, accedemos al siguiente menú:


La pantalla de selección solicitará la siguiente información:


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Sociedad: Sociedad donde se ejecutarán las cesiones. Debe coincidir con la sociedad del centro gestor final de las facturas.

Fecha Notificación Cesión: Fecha en que se recibe la comunicación de las cesiones de las facturas. La fecha de notificación será la misma para todas las cesiones creadas. En caso de que deban realizarse varias cesiones con distinta fecha, deberá lanzarse el proceso tantas veces como fechas de notificación existan para las cesiones del mismo cedente y cesionario.

Tipo de Cesión: En este campo se indicará el tipo de cesión. En este punto, solo podrán realizarse altas de cesiones singulares.

Tipo de Cesión Denominación

P Cesión Singular

Número de Acreedor del cedente: Será el correspondiente al proveedor/emisor de las facturas.

Número de Acreedor del cesionario: Será el correspondiente al cesionario del crédito documentado en las facturas.

Es indispensable que el cesionario esté dado de alta como tal en el maestro del acreedor del cedente.

2.2.2 Selección de facturas e información del cedente y cesionario



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Está dividida en tres apartados:

Datos principales

o Sociedad: Sociedad concernida por las cesiones y facturas cedidas.

o Ejercicio: Ejercicio en que se notifican las cesiones.

o Tipo de Cesión: Cesión singular en este caso.

Datos acreedor cesionario

o Receptor pago: Acreedor de Tarea y nombre del cesionario

o NIF: NIF del cesionario.

o Tp.bco.interl.: TpBc asignado a la cuenta del cesionario.

o IBAN: IBAN del cesionario.

Datos acreedor cedente

o Acreedor: Acreedor de Tarea y nombre del cedente.

o NIF: NIF del cedente.

Será necesario identificar la cuenta (IBAN) por la que se realizará el pago de las facturas al cesionario.

El IBAN deberá estar dado de alta en el maestro del acreedor de Tarea del cesionario, asignándole el TpBc, y así se podrá seleccionar el que corresponda.


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En caso de no estar dado de alta el IBAN, deberán realizar el alta antes de poder crear la cesión.

Una vez seleccionada la cuenta, deberemos ir a la opción “Seleccionar Facturas”

para poder obtener las facturas objeto de las cesiones en este caso.

Obtendremos la siguiente pantalla:


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Se mostrarán las facturas del cedente que no estén cedidas y que sean susceptibles de ser cedidas.

Se deberán marcar las facturas que deban ser cedidas de la siguiente forma:


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Para proceder al alta masiva de las cesiones singulares de las facturas seleccionadas,

debemos seleccionar la opción .

El sistema nos muestra el siguiente mensaje:

Donde deberemos confirmar la creación de las cesiones singulares.

Si todo ha ido bien, el sistema nos mostrará el siguiente mensaje:

Si hay algún error, nos mostrará en rojo el posible error encontrado en la creación de la cesión.

En este caso, las cesiones generadas se encuentran en estado “Provisional”:


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Otras consideraciones

Si la factura se encuentra en una obligación preliminar, no se permitirá crear la cesión hasta que se anule la obligación.

Si una factura se encuentra pagada, no se permitirá crear la cesión.

Aquellas facturas con importe 0 que se hayan dado de alta en el registro de facturas de Tarea, no podrán cederse.

Cuando se realiza una cesión, excepto en el caso en que exista una obligación contabilizada, se dará de alta la cesión en el registro de facturas, es decir, se incluirá el endosatario en la factura correspondiente dentro del registro contable de facturas de Tarea.

Si el cedente tiene embargos pendientes, se marcarán todas las cesiones como “posible embargo” de forma automática.

2.3 Tratamiento Cesión Singular

Accedemos a esta funcionalidad desde el siguiente menú:


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La pantalla de selección del tratamiento de la cesión será la siguiente:

Sociedad: Sociedad donde se ejecuta la Cesión. Fecha Notificación Cesión: Fecha en que se recibe la comunicación de la cesión

de la factura. Identificador de la cesión: Número que identifica la cesión que ha sido dada de

alta anteriormente.

Si desconocemos el identificador de la cesión, podemos encontrarla a través del “Informe del Registro de Cesiones”.

2.3.2 Tratamiento

A continuación, obtenemos la siguiente pantalla:


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Podremos visualizar los datos de la cesión en la factura desde la segunda pestaña:

Desde el tratamiento de cesiones se podrán realizar las siguientes acciones:

Anexar Documentación

Aprobar

Denegar

Revocar

Incluir/Excluir de Factoring

Posible Embargo

Visualizar doc. electrónica

Visualizar Estados

Modif. Fecha Notif.

Cancelar cesión por error


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Dependiendo en el estado en que se encuentre la cesión (es decir, su toma de razón), se mostrarán unas opciones u otras.

2.3.2.1 Anexar documentación

Desde la opción de “Anexar Documentación”, solo es posible anexar documentación complementaria (acuerdo de cesión, poderes de cedente y cesionario, etc). En cualquier caso, tanto la diligencia de toma de razón, la resolución de denegación de la toma de razón, como la resolución revocatoria de la misma, deberán adjuntarse obligatoriamente para ejecutar las acciones de “Aprobar”, “Denegar” o “Revocar”, respectivamente.

Esta opción se ha creado con el fin de poder anexar documentación sin tener que realizar ningún trámite (aprobar, denegar, etc.).

Para poder realizar esta acción, seleccionamos el botón .

Obtenemos la siguiente pantalla (si ya se ha adjuntado documentación, para la cesión, aparecerá en esta pantalla):

Para poder anexar nueva documentación, seleccionamos el botón .

El sistema solicita qué tipo de documento debemos anexar:

En este caso, solo existe la opción de anexar “Otros documentos”:


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Una vez seleccionada la clase de documento, deberemos elegir el documento a anexar de nuestro PC:

A continuación debemos añadir una descripción del documento anexado:

Una vez introducida la descripción, ya aparece el documento en la pantalla:


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Y se podría visualizar ( ) o eliminar ( ).

2.3.2.2 Aprobar

Para reflejar registralmente la toma de razón de la cesión, seleccionamos el botón

.

En este caso, el sistema nos avisa de que es necesario adjuntar documentación:

El siguiente paso es seleccionar la opción :

El sistema nos muestra la documentación ya anexada y seleccionando , deberemos anexar la documentación obligatoria. En este caso, la correspondiente diligencia de toma de razón suscrita por el órgano competente.

Una vez seleccionada la clase de documento, obtenemos el documento de nuestro PC, y cuando se le asigne la descripción, el documento ya quedará registrado en la cesión:


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Ahora cerramos la ventana anterior pulsando , y volvemos a acceder a .

En este caso el mensaje, nos indica que podemos anexar documentación, pero nos dejará continuar en caso de que ya esté toda la documentación anexada:

A continuación, seleccionamos la opción , y en este caso, obtendremos el siguiente mensaje:

Una vez aprobada la toma de razón, la cesión pasará a estado “Definitiva”:


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2.3.2.3 Denegar

Cuando deba denegarse la toma de razón de una cesión, solo podrá realizarse en caso de que la cesión esté en estado “Provisional”.


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En este caso, seleccionamos la opción .



El sistema nos muestra la documentación ya anexada y seleccionando , deberemos anexar la documentación obligatoria. En este caso, la correspondiente resolución de denegación de la toma de razón suscrita por el órgano competente.


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A continuación, seleccionamos la opción , y en este caso, obtendremos la siguiente pantalla:


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Donde deberemos indicar:

Motivo denegación: Motivo por el que se deniega la toma de razón de la cesión. Fecha Notificación al cedente: Fecha en la que se notifica al cedente la

denegación de la toma de razón. Fecha Notificación al cesionario: Fecha en la que se notifica al cesionario la

denegación de la toma de razón.

En caso de que el motivo sea “04 – Otros”, deberemos incorporar la descripción del motivo:

Descripción del Motivo: Este campo solo es necesario cumplimentarlo cuando el motivo de denegación sea “04 - Otros”.


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Los posibles motivos de denegación de la toma de razón son:

Cuando realizamos está acción, el sistema nos muestra el siguiente mensaje:

Y se realizarán los siguientes cambios en una factura:

Si la factura se encuentra pagada, no será posible denegar la toma de razón de la cesión.

Si la factura se encuentra en una obligación contabilizada, se muestra un aviso informando que se deben realizar las gestiones pertinentes para poder modificar los datos del perceptor del pago de la obligación. Y solo tras la modificación de dichos datos, para hacerlos coherentes con el resultado de la denegación de la toma de razón, esta última podrá llevarse a cabo en el sistema.

Si la factura se encuentra en una obligación preliminar, se muestra un mensaje de error, indicando que no es posible ejecutar la denegación de la toma de razón si no se anula previamente la obligación.

Si la factura se encuentra pendiente de incluir en una obligación, al realizar la denegación de la toma de razón, se elimina la información del cesionario en el registro contable de facturas de Tarea, y la factura ya no aparecerá como cedida (para el cesionario indicado en la cesión, ya que podría tener otras cesiones con otros cesionarios).

2.3.2.4 Revocar

Cuando se recibe una solicitud de revocación de cesión (por ejemplo, por el desistimiento de la misma por cedente y cesionario), esta solo podrá realizarse en caso de que la


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cesión esté en estado “Definitiva”. Si estuviera en estado “Provisional”, dicha solicitud de revocación tendría que desembocar en una denegación de la toma de razón.

En este caso, seleccionamos la opción .

Será obligatorio anexar la resolución de revocación:


El sistema nos muestra la documentación ya anexada y seleccionando , deberemos anexar la documentación obligatoria.


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Cuando realizamos está acción, se realizarán los siguientes cambios en una factura:


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Si la factura se encuentra pagada, no será posible revocar la toma de razón de la cesión.

Si la factura se encuentra en una obligación contabilizada, se muestra un aviso informando que se deben realizar las gestiones pertinentes para poder modificar los datos del perceptor del pago de la obligación. Y, solo entonces, la revocación de la toma de razón se podrá llevar cabo.

Si la factura se encuentra en una obligación preliminar, se muestra un mensaje de error, indicando que no es posible revocar la toma de razón si no se anula la obligación.

Si la factura se encuentra pendiente de incluir en una obligación, al realizar la revocación de la toma de razón, se elimina la información del cesionario en el registro contable de facturas de Tarea, y la factura ya no aparecerá como cedida (para el cesionario indicado en la cesión, ya que podría tener otras cesiones con otros cesionarios).

2.3.2.5 Incluir/Excluir de Factoring

Existe la posibilidad de vincular una cesión singular a un contrato de Factoring dado de alta en Tarea.

Para poder hacerlo, seleccionamos la opción .

Factoring: Identificador asociado al contrato de Factoring donde se incluirá la cesión singular.

Fecha Contrato: Fecha del contrato de Factoring.

Si no conocemos el número de Factoring, el sistema nos propone aquellos contratos que se encuentran en la fecha indicada:


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Una vez incluidos todos los campos obligatorios, el sistema nos indica:

En caso de que deba excluirse de un contrato de Factoring (al que previamente se haya

vinculado), bastará con marcar el botón y si el sistema detecta que ya se ha incluido dentro de un contrato, nos mostrará la siguiente pantalla:

Si selecciona la opción “Sí”, la cesión quedará desvinculada del contrato de Factoring indicado:

2.3.2.6 Posible embargo

Esta opción la tendremos siempre y cuando no se haya denegado la toma de razón de una cesión singular.


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Desde la pestaña “Datos Económicos”, tenemos la opción de incorporar la marca “Posible Embargo”:

El responsable debe revisar si el cedente se encuentra en el módulo de Embargos y si podría aplicarse un embargo sobre la factura.

En tal caso, se debe marcar el campo “Posible Embargo” para informar al cesionario (si este decide consultar el estado de la cesión a través de PeCAM) que podría aplicarse un embargo sobre esta factura. Es importante subrayar que esto no supone que desaparezca la obligación de dar conocimiento de ese posible embargo al cesonario por parte del órgano gestor competente.

Este campo podrá marcarse en cualquier estado de la cesión excepto cuando ya se encuentre denegada la toma de razón, revocada la toma de razón o cancelada por rechazo de factura.

En caso de que el responsable no marque esta opción, el sistema revisará si el cedente tiene embargos pendientes de aplicar, y en tal caso, mostrará el siguiente mensaje:


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Una vez marcada la casilla de “Posible Embargo”, deberá seleccionar el botón .

2.3.2.7 Visualizar Doc. Electrónica

Desde este apartado, podremos consultar la documentación almacenada en el Consejo General de Notariado relacionada con la cesión que estamos tratando. En el futuro está prevista la incorporación de documentos electrónicos obrantes en otros repositorios, tales como Registros Electrónicos de Apoderamiento.

Al acceder a la documentación electrónica, el sistema nos solicita información de la persona que realiza la consulta:

Se debe introducir obligatoriamente el NIF, nombre y apellidos de la persona que está realizando la consulta.

Una vez cumplimentados los datos obligatorios, el sistema nos muestra una pantalla con los documentos que han sido anexados en la factura, y que se pueden visualizar.

Marcando la línea y seleccionando el botón , podremos visualizar el documento:


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Y también se podrá almacenar o imprimir el documento:

Todo ello permitirá poner dichos documentos electrónicos a disposición de los órganos competentes para la tramitación de las tomas de razón de las cesiones de crédito.

2.3.2.8 Visualizar Estados

Se visualizarán los diferentes estados por los que ha pasado una cesión (fecha y usuario que ha realizado el trámite).


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2.3.2.9 Modificar fecha de notificación

En algunos casos, surge la necesidad de modificar la fecha de notificación de la cesión, ya que se ha informado una que no corresponde.

Esta acción solo podrá realizarse en caso de que la cesión esté en estado “Provisional”.

Seleccionamos la opción .

El sistema nos informa de la acción a realizar:

Y en caso de confirmarla, obtenemos la siguiente pantalla:


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Nos muestra la fecha actual de notificación de la cesión, y deberemos indicar la nueva fecha de notificación.

Una vez informada la nueva fecha, seleccionamos y se modifica directamente la fecha de notificación de la cesión:

Para acceder de nuevo al tratamiento de la cesión, se deberá indicar la nueva fecha de notificación en la pantalla de selección.

Se debe tener en cuenta que la fecha de notificación no puede ser anterior a la fecha de emisión de la factura.

2.3.2.10 Cancelar cesión por error

Cuando surge la necesidad de cancelar la cesión porque ha habido un error en su creación (por ejemplo: factura no cedida) y no proceda denegar la toma de razón, se deberá realizar desde esta opción. Solo podrá realizarse en caso de que la cesión esté en estado “Provisional”.


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Seleccionamos la opción .



El sistema nos muestra la documentación ya anexada y seleccionando , deberemos anexar la documentación obligatoria. En este caso, la documentación deberá contener el motivo por el cual se cancela la cesión:

Una vez seleccionada la clase de documento (D07), obtenemos el documento de nuestro PC, y cuando se le asigne la descripción, el documento ya quedará registrado en la cesión:


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Ahora cerramos la ventana anterior pulsando , y volvemos a acceder a

.



Y se realizarán los siguientes cambios en la factura:

Si la factura se encuentra pagada, no será posible cancelar la cesión por error.

Si la factura se encuentra en una obligación contabilizada, se muestra un aviso informando que se deben realizar las gestiones pertinentes para poder modificar los datos del perceptor del pago de la obligación. Y solo tras la modificación de dichos datos, para hacerlos coherentes con el resultado de la cancelación de la cesión, esta última podrá llevarse a cabo en el sistema.


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Si la factura se encuentra en una obligación preliminar, se muestra un mensaje de error, indicando que no es posible ejecutar la cancelación de la cesión si no se anula previamente la obligación.

Si la factura se encuentra pendiente de incluir en una obligación, al realizar la cancelación de la cesión, se elimina la información del cesionario en el registro contable de facturas de Tarea, y la factura ya no aparecerá como cedida (para el cesionario indicado en la cesión, ya que podría tener otras cesiones con otros cesionarios).

2.4 Tratamiento masivo de cesiones singulares

Esta funcionalidad se incorpora por el gran número de cesiones que deben llevar asociada la misma documentación de diligencia de toma de razón (por ejemplo). El objetivo principal es poder aprobar, denegar o revocar cesiones de forma masiva, incluyendo un único documento que irá asociado a cada una de las cesiones seleccionadas.



La pantalla de selección del tratamiento masivo de cesiones singulares será la siguiente:


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Sociedad: Sociedad donde se ejecuta la Cesión. Es obligatorio. Cedente: Número de acreedor en Tarea del cedente. Es obligatorio. Cesionario: Número de acreedor en Tarea del cesionario. Es obligatorio. Estado de la Cesión: Solo se podrán tratar aquellas cesiones que se encuentren

en estado Provisional o Definitiva. Es obligatorio. Identificador Factura: Identificador de registro administrativo de la factura cedida. Fecha Entrada: Fecha de registro administrativo de la factura cedida. Identificador de la cesión: Número que identifica la cesión. Ejercicio: Ejercicio de las cesiones a tratar. Fecha Notificación Cesión: Fecha en que se recibe la comunicación de la cesión

de la factura.

2.4.2 Tratamiento

A continuación, obtenemos la siguiente pantalla:


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Desde el tratamiento masivo de cesiones se podrán realizar las siguientes acciones:

Visualizar Cesión

Anexar Documentación

Aprobar

Denegar

Revocar

Dependiendo en el estado en que se encuentre la cesión (es decir, su toma de razón), se mostrarán unas opciones u otras.

2.4.2.1 Visualizar Cesión

Se mostrará la información relativa a la cesión singular seleccionada.

Ver detalle en apartado 2.4.

2.4.2.2 Anexar documentación

Desde la opción de “Anexar Documentación”, solo es posible anexar documentación complementaria (acuerdo de cesión, poderes de cedente y cesionario, etc). En cualquier caso, tanto la diligencia de toma de razón, la resolución de denegación de la toma de razón, como la resolución revocatoria de la misma, deberán adjuntarse obligatoriamente para ejecutar las acciones de “Aprobar”, “Denegar” o “Revocar”, respectivamente.


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Esta opción se ha creado con el fin de poder anexar documentación sin tener que realizar ningún trámite (aprobar, denegar, etc.).

Desde la tramitación masiva, el documento que se seleccione, pasará a formar parte de cada una de las cesiones seleccionadas.

Para poder realizar esta acción, debemos seleccionar las cesiones donde se anexará la

documentación y seleccionamos el botón .

Obtenemos la siguiente pantalla donde el sistema solicita qué tipo de documento debemos anexar:

En este caso, solo existe la opción de anexar “Otros documentos”:

Una vez seleccionada la clase de documento, deberemos elegir el documento a anexar de nuestro PC:


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A continuación debemos añadir una descripción del documento anexado:

Una vez introducida la descripción, el sistema nos muestra el siguiente mensaje:

2.4.2.3 Aprobar

Para reflejar registralmente la toma de razón de las cesiones, se deben marcar las

cesiones a aprobar y seleccionamos el botón .



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Además, si alguna de las cesiones tiene ya documentación adjunta sobre la diligencia de toma de razón (tipo D01), se sustituirá la documentación por la nueva que vamos a anexar.


Deberemos anexar la documentación obligatoria. En este caso, la correspondiente diligencia de toma de razón suscrita por el órgano competente.

Una vez seleccionada la clase de documento, obtenemos el documento de nuestro PC, y cuando se le asigne la descripción, el documento ya quedará registrado en cada una de las cesiones seleccionadas:

Volvemos a acceder a para aprobar definitivamente las cesiones seleccionadas.

Si todas las cesiones tienen la documentación obligatoria anexada, nos mostrará el siguiente mensaje:


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Una vez aprobada la toma de razón, todas las cesiones seleccionadas pasarán a estado “Definitiva”.

2.4.2.4 Denegar

Para denegar la toma de razón de varias cesiones, se deberá marcar todas las cesiones

a denegar y seleccionar la opción .



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Además, si alguna de las cesiones tiene ya documentación adjunta sobre la resolución de denegación de la toma de razón (tipo D06), se sustituirá la documentación por la nueva que vamos a anexar.


Deberemos anexar la documentación obligatoria. En este caso, la correspondiente resolución de denegación de la toma de razón suscrita por el órgano competente.

Una vez seleccionada la clase de documento, obtenemos el documento de nuestro PC, y cuando se le asigne la descripción, el documento ya quedará asociado a todas las cesiones seleccionadas:

Volvemos a acceder a .



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A continuación, seleccionamos la opción , y en este caso, obtendremos la siguiente pantalla:

Donde deberemos indicar:

Motivo denegación: Motivo por el que se deniega la toma de razón de la cesión. Fecha Notificación al cedente: Fecha en la que se notifica al cedente la

denegación de la toma de razón. Fecha Notificación al cesionario: Fecha en la que se notifica al cesionario la

denegación de la toma de razón.

En caso de que el motivo sea “04 – Otros”, deberemos incorporar la descripción del motivo:


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Descripción del Motivo: Este campo solo es necesario cumplimentarlo cuando el motivo de denegación sea “04 - Otros”.

Los posibles motivos de denegación de la toma de razón son:

Cuando realizamos está acción, el sistema nos muestra el siguiente mensaje:

Y se realizarán los siguientes cambios en las facturas de las cesiones seleccionadas:


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Si la factura se encuentra pagada, no será posible denegar la toma de razón de la cesión.

Si la factura se encuentra en una obligación contabilizada, se muestra un aviso informando que se deben realizar las gestiones pertinentes para poder modificar los datos del perceptor del pago de la obligación. Y solo tras la modificación de dichos datos, para hacerlos coherentes con el resultado de la denegación de la toma de razón, esta última podrá llevarse a cabo en el sistema.

Si la factura se encuentra en una obligación preliminar, se muestra un mensaje de error, indicando que no es posible ejecutar la denegación de la toma de razón si no se anula previamente la obligación.

Si la factura se encuentra pendiente de incluir en una obligación, al realizar la denegación de la toma de razón, se elimina la información del cesionario en el registro contable de facturas de Tarea, y la factura ya no aparecerá como cedida (para el cesionario indicado en la cesión, ya que podría tener otras cesiones con otros cesionarios).

2.4.2.5 Revocar

Cuando se recibe una solicitud de revocación de cesión (por ejemplo, por el desistimiento de la misma por cedente y cesionario), esta solo podrá realizarse en caso de que la cesión esté en estado “Definitiva”. Si estuviera en estado “Provisional”, dicha solicitud de revocación tendría que desembocar en una denegación de la toma de razón.

En caso de que se deban revocar varias cesiones, desde este proceso deberán marcarse

las cesiones a revocar y seleccionar el botón :

Será obligatorio anexar la resolución de revocación:


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Además, si alguna de las cesiones tiene ya documentación adjunta sobre la resolución de revocación de la toma de razón (tipo D02), se sustituirá la documentación por la nueva que vamos a anexar.


Una vez seleccionada la clase de documento, obtenemos el documento de nuestro PC, y cuando se le asigne la descripción, el documento ya quedará registrado en cada una de las cesiones seleccionadas:

Volvemos a acceder a .



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Cuando realizamos está acción, se realizarán los siguientes cambios en las facturas de las cesiones seleccionadas:

Si la factura se encuentra pagada, no será posible revocar la toma de razón de la cesión.

Si la factura se encuentra en una obligación contabilizada, se muestra un aviso informando que se deben realizar las gestiones pertinentes para poder modificar los datos del perceptor del pago de la obligación. Y, solo entonces, la revocación de la toma de razón se podrá llevar cabo.

Si la factura se encuentra en una obligación preliminar, se muestra un mensaje de error, indicando que no es posible revocar la toma de razón si no se anula la obligación.

Si la factura se encuentra pendiente de incluir en una obligación, al realizar la revocación de la toma de razón, se elimina la información del cesionario en el registro contable de facturas de Tarea, y la factura ya no aparecerá como cedida (para el cesionario indicado en la cesión, ya que podría tener otras cesiones con otros cesionarios).

2.5 Visualizar cesión singular



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La pantalla de selección de la visualización de una cesión será la siguiente:

Sociedad: Sociedad donde se ejecuta la Cesión. Fecha Notificación Cesión: Fecha en que se recibe la comunicación de la cesión

de la factura. Identificador de la Cesión: Número que identifica la cesión que ha sido dada de

alta anteriormente.

Si desconocemos el identificador de la cesión, podemos encontrarlo a través del “Informe del Registro de Cesiones”.

La pantalla que nos muestra el sistema es la siguiente:


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Podremos consultar, además de los datos básicos de la cesión y factura, la documentación anexada, la documentación electrónica y los estados por los que ha pasado la cesión.

Visualizar Documentación

En este caso, nos muestra la siguiente pantalla:

Donde podremos ver los documentos anexados al registro de la cesión seleccionando un

documento y luego la opción .

Visualizar Doc. Electrónica


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Desde este apartado, podremos consultar la documentación almacenada en el Consejo General de Notariado relacionada con la cesión que estamos tratando. En el futuro está prevista la incorporación de documentos electrónicos obrantes en otros repositorios, tales como Registros Electrónicos de Apoderamiento.

Al acceder a la documentación electrónica, el sistema nos solicita información de la persona que realiza la consulta:

Se debe introducir obligatoriamente el NIF, nombre y apellidos de la persona que está realizando la consulta.

Una vez cumplimentados los datos obligatorios, el sistema nos muestra una pantalla con los documentos que han sido anexados en la factura, y que se pueden visualizar.

Marcando la línea y seleccionando el botón , podremos visualizar el documento:


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Y también se podrá almacenar o imprimir el documento:

Todo ello permitirá poner dichos documentos electrónicos a disposición de los órganos competentes para la tramitación de las tomas de razón de las cesiones de crédito.

Visualizar estados

Se visualizarán los diferentes estados por los que ha pasado una cesión (fecha y usuario que ha realizado el trámite).


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2.6 Alta automática de cesiones en el registro de cesiones

Además de dar de alta las cesiones en el registro, éstas podrían darse de alta de forma automática.

Las situaciones en que esto sucederá serán:

Facturas electrónicas de FACe o PeCAM donde el proveedor ha indicado que existe una cesión.

Facturas electrónicas de FACe o PeCAM donde el proveedor no ha indicado que se encuentre cedida en el momento del registro, pero se ha indicado la cesión en la bandeja de entrada de facturas y todavía no existe en Tarea una cesión en el registro para este cesionario y factura.

Facturas en papel donde se indica la cesión en la bandeja de entrada de facturas siempre y cuando no exista ya la cesión en el registro para el cesionario y factura indicados.

2.6.1 Facturas electrónicas de FACe o PeCAM con cesionario indicado por el proveedor

En este caso, cuando las facturas pasan las validaciones previas del sistema, en caso de que vengan cedidas, se creará la cesión de forma automática con el cesionario e importe indicado por el proveedor.

La cesión podrá consultarse desde los informes de registro de cesiones.

2.6.2 Facturas electrónicas de FACe o PeCAM donde la cesión no ha sido informada por el proveedor, pero se ha indicado la cesión en la bandeja de entrada de facturas

En este caso, es el gestor que valida la factura, quién indica que la factura se debe ceder (porque ha llegado una comunicación de cesión). En el momento de conformar la factura (ya sea desde la bandeja de entrada de facturas, HPHIS para Sescam, o Firmados), se dará de alta la cesión con los datos del cesionario e importe indicados por el gestor.

En este caso, el sistema revisará que no exista ya la cesión dada de alta, ya que es posible registrar la cesión de forma manual. Si esto se ha realizado, se verifica que los datos indicados en el registro de cesiones de cesionario e importe, coinciden con los datos indicados en la bandeja de entrada de facturas.


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Si la cesión había sido dada de alta anteriormente y denegada, se registrará la factura en el registro de facturas sin cesionario. Se mostrará un mensaje informando de esta situación en la bandeja de entrada.

2.6.3 Facturas en papel donde se indica la cesión en la bandeja de entrada de facturas

En este caso, es el gestor que valida la factura, quién indica que la factura se debe ceder (porque ha llegado una comunicación de cesión). En el momento de conformar la factura (ya sea desde la bandeja de entrada, HPHIS para Sescam, o Firmados), se dará de alta la cesión con los datos del cesionario e importe indicados por el gestor.

En este caso, el sistema revisará que no exista ya la cesión dada de alta, ya que es posible registrar la cesión de forma manual. Si esto se ha realizado, se verifica que los datos indicados en el registro de cesiones de cesionario e importe, coinciden con los datos indicados en la bandeja de entrada de facturas.

Si la cesión había sido dada de alta anteriormente y denegada, se registrará la factura en el registro de facturas sin cesionario. Se mostrará un mensaje informando de esta situación en la bandeja de entrada.


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3. CONTRATO DE FACTORING En aquellos casos que exista un contrato de Factoring, se deberán vincular al mismo aquellas cesiones singulares que correspondan a dicho contrato.

Se podrán realizar las siguientes acciones:

1. Alta contrato Factoring

2. Tratamiento contrato Factoring

3. Revocar toma de razón del contrato Factoring

4. Visualizar contrato Factoring

3.1 Alta y tratamiento contrato Factoring



La pantalla de selección del alta y tratamiento de un contrato de Factoring será la siguiente:

Cedente: Número de acreedor en Tarea del cedente del contrato de Factoring.


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Cesionario: Número de acreedor en Tarea del cesionario del contrato de Factoring.

Fecha de contrato de Factoring: Fecha en la que se inicia el contrato de Factoring. Solo en caso de que exista otro contrato de Factoring dado de alta con los mismos datos de selección (cedente, cesionario y fecha de contrato), se mostrará el siguiente mensaje:

A continuación, nos muestra los contratos con los mismos datos de selección:

Si el nuevo contrato de Factoring que se iba a dar de alta, podría haberse dado de alta anteriormente por otro gestor, no será necesario grabar un nuevo contrato, y

seleccionaremos la opción . En caso contrario, si los contratos mostrados no se corresponden con el nuevo contrato a

dar de alta, seleccionaremos la opción .

3.1.2 Alta y tratamiento



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Donde se deberán cumplimentar los datos necesarios:

Fecha Toma de Razón: Fecha en la que se realiza la toma de razón del contrato de Factoring.

Fecha inicio y fin de vigencia: Fecha en que se inicia y finaliza un contrato de Factoring.

Importe: Importe del contrato de Factoring.

Una vez cumplimentados los datos, se podrá grabar el contrato de Factoring ( ) y nos muestra el siguiente mensaje:

El Contrato de Factoring, quedará grabado en estado Provisional:


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La transacción de “Tratamiento de Contrato de Factoring”, deberá ser utilizada en caso de que no se pueda adjuntar la documentación necesaria en este punto.

En caso de tener toda la información disponible, se continuará con el tratamiento desde el alta.

A continuación, deberemos anexar la documentación obligatoria para poder Aprobar el contrato de Factoring. En este caso, es obligatorio incorporar el contrato de Factoring en cuestión.

Desde la opción , solo se podrá anexar documentación opcional.

Para incorporar la documentación obligatoria, accedemos al botón .

El sistema informa que se debe anexar documentación para poder aprobar el contrato de Factoring:


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Una vez seleccionada la clase de documento, obtenemos el documento de nuestro PC, y cuando se le asigne la descripción, el documento ya quedará registrado en el contrato de Factoring:





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Una vez aprobada la toma de razón, la cesión pasará a estado “Definitiva”:

3.2 Revocar toma de razón del contrato de Factoring



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La pantalla de selección de la revocación de la toma de razón del contrato de Factoring será la siguiente:

Cedente: Número de acreedor en Tarea del cedente del contrato de Factoring. Cesionario: Número de acreedor en Tarea del cesionario del contrato de

Factoring. Identif. Contrato Factoring: Número de identificación con el que se creó el contrato

de Factoring en Tarea. Fecha de contrato de Factoring: Fecha en la que se inicia el contrato de Factoring.

3.2.2 Tratamiento



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Desde esta transacción, se podrá:

Anexar documentación

Visualizar cesiones

Revocar

En este caso, solo se podrá anexar documentación adicional. Para anexar la resolución de revocación de la toma de razón del contrato de Factoring, se deberá hacer desde el botón “Revocar”.

Desde esta opción, se mostrarán aquellas cesiones que se hayan vinculado al contrato de Factoring:


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Para visualizar el detalle de una de las cesiones, deberá marcar la línea de la cesión, y

seleccionar la opción .

A continuación el sistema nos muestra el detalle de la cesión seleccionada:

Desde esta acción, se revocará la toma de razón del contrato de Factoring.


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Cuando seleccionemos esta opción, el sistema nos indica que debemos adjuntar la documentación obligatoria (en este caso, al menos la resolución de revocación de la toma razón):







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Se debe tener en cuenta que todas las cesiones vinculadas al Factoring del cual se ha revocado su toma de razón, quedarán desvinculadas de dicho Factoring.

3.3 Visualizar contrato de Factoring



La pantalla de selección del tratamiento de la cesión será la siguiente:


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Cedente: Número de acreedor en Tarea del cedente del contrato de Factoring. Cesionario: Número de acreedor en Tarea del cesionario del contrato de

Factoring. Identif. Contrato Factoring: Número de identificación con el que se creó el contrato

de Factoring en Tarea. Fecha de contrato de Factoring: Fecha en la que se inicia el contrato de Factoring.

3.3.2 Selección de datos

A continuación, el sistema nos muestra la siguiente pantalla:


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Donde podremos ver lo siguiente:

1. Datos generales del contrato de Factoring

2. Documentación

3. Visualizar cesiones

Desde la opción se mostrarán aquellas cesiones que se hayan incluido en el contrato de Factoring:

Para visualizar el detalle de una de las cesiones, deberá marcar la línea de la cesión, y

seleccionar la opción .


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A continuación el sistema nos muestra el detalle de la cesión seleccionada:


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4. SISTEMA DE INFORMACIÓN

4.1 Informe del Registro de Cesiones



La pantalla de selección del informe del Registro de Cesiones será la siguiente:

Identificador de la Cesión: Número que identifica la cesión que ha sido dada de alta anteriormente.

Ejercicio: Año en que se notifica la cesión Fecha Notificación Cesión: Fecha en que se recibe la comunicación de la cesión

de la factura. Cedente: Número de acreedor en Tarea del cedente. Cesionario: Número de acreedor en Tarea del cesionario. ID RU Factura: Identificador de registro administrativo de la factura cedida. Fecha RU Factura: Fecha de registro administrativo de la factura cedida.


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4.1.2 Selección de datos

A continuación, el sistema nos muestra la siguiente pantalla:

Donde se puede ver el detalle de cada una de las cesiones.

Documents

DES50-M-EG- Manual Registro de Cesiones v1.3