Desarrollo de Un Sistema de Gestión de Procesos Judiciales- Problemas en La Gestión Del Proyecto. CA

7/24/2019 Desarrollo de Un Sistema de Gestin de Procesos Judiciales- Problemas en La Gestin Del Proyecto. CA

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Pensamiento & Gestin

ISSN: 1657-6276

[email protected]

Universidad del Norte

Colombia

Yamakawa, Peter; Barrientos, Percy; Astocondor, Elmer; Fuentes, Guillermo

Desarrollo de un sistema de gestin de procesos judiciales: Problemas en la gestin del proyecto.

Caso de estudio

Pensamiento & Gestin, nm. 33, julio-diciembre, 2012, pp. 162-181

Universidad del Norte

Barranquilla, Colombia

Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=64624867008

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Desarrollo de un sistema de gestin deprocesos judiciales: Problemas en la gestin

del proyecto. Caso de estudio*

Peter Yamakawa

[email protected]

Ingeniero electrnico de la Universidad Nacional de Ingeniera (Per). Ph. D. en

Ingeniera y MSc. en Ingeniera de la Universidad de Osaka (Japn). MBAde la

Universidad ESAN(Per). Actualmente es vicerrector de Investigacin y docente

de tiempo completo de esta ltima universidad.

Percy Barrientos

[email protected]

Ingeniero de Sistemas y Cmputo de la Universidad Inca Garcilaso de la Vega

(Per). Actualmente se desempea como administrador de Proyectos Informticos

en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Lima (Per).

Elmer Astocondor

[email protected]

Ingeniero Electrnico de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos (Per).

Actualmente se desempea como team leader del rea de Aseguramiento y Ges-

tin de Servicios de Redes en la empresa Huawei, Lima (Per).

Guillermo Fuentes

[email protected]

Ingeniero de Sistemas de la Universidad Nacional San Luis Gonzaga de Ica

(Per). Actualmente se desempea como administrador de Infraestructura y Co-

municaciones en la Unidad de Tecnologas de Informacin y Procesos de Negocio

de la Caja Rural Seor de Luren, Ica (Per).

Correspondencia: Oficina: Alonso de Molina 1652, Monterrico, Surco (Lima).

* Este documento es un caso de estudio basado en una situacin real. Sin embargo, debido a la confiden-

cialidad de la informacin, los nombres de las empresas y de actores involucrados han sido modificados.

pensamiento y gestin, N 33

ISSN 1657-6276 (impreso)

ISSN 2145-941X (on line)
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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ResumenEste caso de estudio ofrece una visin realista, actual y detallada de la

tercerizacin de un proyecto de desarrollo de software en un organismoestatal, que espera contar con un sistema de informacin integrado en un

plazo de seis meses. El caso se centra en aspectos de recursos humanos y

gestin de la comunicacin que no han sido ejecutados correctamente,

debido principalmente a la falta de experiencia del proveedor, as como a

falta de control por parte del cliente. A pesar de que los plazos de entrega

se cumplieron, la calidad de los entregables se vio afectada significativa-

mente y la alta direccin del organismo estatal se enfrenta a la decisin

de cancelar el proyecto.

Este caso de estudio se puede aplicar en cursos de gestin de proyec-

tos y gestin de tecnologas de la informacin, para ilustrar los retos en el

desarrollo de un sistema de informacin respecto de la gestin de recursos

humanos, de comunicaciones y de proveedores.

Palabras clave:Gestin de proyectos, gestin de recursos humanos, gestinde comunicaciones, tercerizacin, desarrollo de software.

AbstractThis case study provides a realistic, current, and detailed view of an

outsourced software development project in a state agency which expects

to have an integrated information system within six months. The case

focuses on aspects of human resources and communications management

that have not been properly undertaken, mainly due to lack of experience

of the vendor and to customers lack of control procedures. Although

deadlines are met, the quality of deliverables is significantly affected and

the senior management of the state agency faces the decision to cancelthe project.

This case study can be applied in project management and infor-

mation technology management courses, to illustrate the challenges in-

volved in the management of an information system project, regarding

the human resource, communications and outsourcing management.

Keywords:Project management, human resource management, communica-tions management, outsourcing, information systems development.

Fecha de recepcin: Mayo de 2012Fecha de aceptacin: Junio de 2012


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Peter Yamakawa, Percy Barrientos, Elmer Astocondor, Guillermo Fuentes

1. INTRODUCCIN

En octubre de 2008, Ricardo Armendriz, director general de Admi-nistracin, quien haba sido designado como responsable del proyec-

to, se preparaba para una reunin convocada por Arturo Portocarrero,

secretario general y alto funcionario de la Sede Judicial. Ricardo es-

peraba recibir indicaciones respecto al nuevo proyecto, denominado

Sistema Integrado Jurisdiccional (SIJ), cuyo presupuesto provena de

financiamiento externo por parte de un organismo internacional. El

nuevo sistema dara soporte de manera integral a todos los procesos

jurisdiccionales llevados en la Sede Judicial.

Este nuevo sistema reemplazara a un conjunto de aplicaciones que

haban sido desarrolladas progresivamente desde mediados de 1996

en adelante. Como bien conoca Ricardo, estos aplicativos que haban

sido mejorados funcionalmente conforme transcurran los aos ya ha-

ban cumplido su ciclo de vida, y no permitan introducir nuevas fun-

cionalidades por problemas en el diseo de base de datos y por limita-

ciones en su plataforma de desarrollo.

En la reunin, de manera muy entusiasta, Arturo comenz a exponer

sus expectativas a Ricardo:

La Sede Judicial est ingresando a una nueva etapa, donde la tecnologa

juega un rol muy importante en la mejora del servicio al ciudadano; por

lo tanto, estamos impulsando una serie de acciones orientadas a moder-

nizar la institucin como la compra de equipos informticos y mejora deinfraestructura, entre otras medidas. Es el momento de contar con un

nuevo sistema informtico que sea una herramienta para el desarrollo de

todas actividades jurisdiccionales.

Ricardo era consciente de que tena una gran responsabilidad sobre sus

hombros y se puso a ordenar sus ideas para que este proyecto se desarro-

llara satisfactoriamente.


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165pensamiento & gestin, 33. Universidad del Norte, 162-181, 2012

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2. SEDE JUDICIAL

La Sede Judicial es el rgano supremo de interpretacin y control de la

constitucionalidad en el Per. Es autnomo e independiente, porque en

el ejercicio de sus atribuciones no depende de ningn rgano constitu-

cional; est sometido solo a la Constitucin. Se le ha confiado la defensa

del principio de supremaca constitucional, es decir, cuida que las leyes

o actos de los rganos del Estado no socaven lo dispuesto por la Cons-

titucin, e interviene para restablecer el respeto a esta y a los derechos

constitucionales.

Este rgano resuelve procesos que provienen de una instancia judicial o

tambin de aquellos que son presentados directamente por la parte pro-

cesal a travs de la ventanilla de atencin al pblico.

El proceso jurisdiccional inicia con la presentacin de la demanda a travs

de la mesa de partes de la Sede Judicial. Luego, esta demanda es estudiada

por los distintos actores jurisdiccionales, incluyendo a los magistrados,

quienes con base en el anlisis efectuado proceden a emitir su fallo a tra-vs de una resolucin o sentencia. Finalmente, esta sentencia es notificada

a las partes procesales.

Vctor Cortez, alto funcionario de la Sede Judicial y responsable de una

de las reas jurisdiccionales, le explicaba a Ricardo que el nuevo sistema

informtico debera cubrir todos los procesos jurisdiccionales, desde el

ingreso de la demanda hasta la notificacin y publicacin de las resolu-

ciones y sentencias en el portal institucional.

3. SITUACIN ACTUAL DE LASAPLICACIONES EN LA SEDE JUDICIAL

De acuerdo con los requerimientos de magistrados de la Sede Judicial y

del avance tecnolgico, se fueron implementando progresivamente apli-

caciones desde mediados de 1996 en adelante, las cuales fueron desarro-

lladas por personal tcnico de la misma institucin. Este conjunto deaplicaciones estaba conformado por:


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Sistema de Registro de Expedientes (SIR), el cual permita

realizar el ingreso de las demandas asignndoles un nmero

nico para su tramitacin en la Sede Judicial.

Sistema de Seguimiento de Expedientes (SISE), el cual permi-

ta realizar el seguimiento del expediente en las reas jurisdic-

cionales y conocer su estado situacional.

Sistema de elaboracin de sentencias, el cual facilitaba la ela-

boracin de proyectos de resolucin mediante el uso de planti-

llas, las cuales se cargaban automticamente con data extrada

del SIR, y el

Sistema de publicaciones, el cual facilitaba la publicacin de

las resoluciones y sentencias en el portal institucional.

4. PROYECTO SISTEMAINTEGRADO JURISDICCIONAL (SIJ)

El proyecto SIJse realizaba como parte de la ejecucin de un macro pro-

yecto denominado Justicia Per, cuyo financiamiento estaba a cargo de

un organismo internacional, y beneficiaba a diferentes entidades encar-

gadas de la administracin de justicia en el Per.

El alcance del proyecto SIJ, segn explicaba Ricardo, estaba definido en

los Trminos de Referencia, que establecan que la empresa consultora

tendra la responsabilidad de:

Analizar, disear, desarrollar, implementar y poner en servicio un Siste-

ma Integrado de Informacin Jurisdiccional (SIJ), que no solo integre las

diversas funcionalidades que tienen las actuales aplicaciones (SISE, SIRy

otros), sino que sobre todo aada nuevas opciones y funcionalidades para

el control y seguimiento de los expedientes que llegan a la Sede Judicial.

La empresa consultora debera entregar seis (6) productos en cuatro (4)

informes y en un plazo de 90 das (ver anexo 2). En la siguiente imagen

se presenta el calendario para el desarrollo de los productos:


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2008 2009

Noviembre Diciembre Enero Febrero

10 20 30 10 20 31 10 20 31 10 20 28

Producto 1

Producto 2

Producto 3, 4

Producto 5, 6

Una vez realizado el proceso de seleccin, la empresa consultora ITNET

fue elegida para la realizacin del proyecto. La Sede Judicial proporciona-

ra un ambiente para el personal tcnico de ITNET, as como los equipos

de cmputo, licencia de base de datos y las licencias desoftwarenecesarias

para la operatividad del sistema informtico.

Ricardo design a Freddy Alcorta, del rea de proyectos de la Sede Judi-

cial, como coordinador de enlace. Freddy se encargara de coordinar las

facilidades y recursos necesarios para el equipo tcnico de ITNET. Sera un

puente entre el jefe de proyectos de ITNETy el director general de la

Sede Judicial (ver anexo 1).

Asimismo, se encarg a Fernando Saldarriaga, quien laboraba en el rea

de informtica de la Sede Judicial, que participara en el proyecto como

especialista tcnico. Fernando tena 6 aos experiencia como programa-

dor y analista de sistemas, y al momento de ser convocado para participar

del proyecto se encontraba trabajando como administrador de la pgina

web institucional. Respecto a las plataformas en que haba trabajado,

haba desarrollado aplicaciones en Visual Fox y en entorno web con PHP;

y tena los conocimientos tericos acerca de las nuevas metodologas de

desarrollo y del uso de la notacin UML. Sin embargo, no tena expe-

riencia en la plataforma Java, en la cual se desarrollara el nuevo sistema

informtico.

Ricardo no consideraba necesaria la designacin formal de un comit

de proyecto, ya que, a su parecer, eso le pareca muy protocolario y le

impeda avanzar a un ritmo rpido en las tareas asignadas.


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Recursos humanos del proyecto

De acuerdo con los trminos de referencia, el equipo que participara del

proyecto por parte de ITNETrequera cumplir ciertos requisitos, entre los

cuales la experiencia era el ms relevante. El jefe de proyecto deba tener

experiencia en actividades de jefatura tcnica vinculadas a la gestin de

proyectos, un mnimo de tres aos en proyectos de desarrollo de software

y un mnimo de un ao en procesos de calidad de soluciones informticas.

Roberto Quintanilla, ingeniero de 28 aos de edad, se ajustaba a este

perfil, y fue incorporado como jefe de proyecto por ITNET. Tambin seincorporaron Javier Sotomayor como analista de sistemas y Erick Hinos-

troza e Ivn Terrones como programadores (ver anexo 1).

En el ltimo proyecto en el que haba participado, Roberto se haba des-

empeado como coordinador de proyectos, pero tena mayor experiencia

como analista de sistemas. El proyecto en el cual haba participado como

coordinador era relativamente pequeo, con una duracin de tres meses

y con un equipo de cuatro personas. Tena poca experiencia en proyectossobre plataforma Java.

Javier tena experiencia laboral no mayor de tres aos como analista de

sistemas; estaba familiarizado con el uso de las metodologas de desarro-

llo desoftware, y los proyectos en los que haba participado se realizaron

sobre plataformas de desarrollo web licenciadas.

Erick provena de un instituto tecnolgico, su formacin estaba orientadaa la programacin, era una persona bastante proactiva y su pasin era la

programacin. No tena experiencia en la elaboracin de documentos de

anlisis.

Ivn era bachiller en sistemas, provena de una universidad particular, era

una persona que solo haca lo que le encargaban, por lo que no estaba muy

predispuesto a aportar nuevas tcnicas para hacer mejor las cosas. Tena

experiencia en la elaboracin de documentos de anlisis.


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Inicio del proyecto

El 4 de noviembre de 2008, da siguiente a la suscripcin del contrato

entre la Sede Judicial e ITNET, el personal de esta ltima se instal en

el ambiente acondicionado en la Sede Judicial para el desarrollo de sus

actividades.

Roberto se dispuso a revisar el calendario del proyecto, el cual tena un

plazo de 90 das calendario para su culminacin, pero observ que real-

mente solo contaba con 66 das hbiles, y ms aun, descontando los das

feriados y no laborables, solo contaba con 62 das, motivo por el cual leencarg a Javier tener bastante cuidado con el plazo de presentacin del

primer entregable.

El primer producto que se deba generar, y el ms importante, estaba

relacionado con determinar el alcance funcional del proyecto y las carac-

tersticas del producto, por lo que Javier inici la tarea de relevamiento

de informacin. Habindola culminado al 90%, habl con Roberto en

estos trminos:

Tenemos un gran problema respecto a la obtencin de documentacin

que nos permita definir concretamente las caractersticas del producto

debido a que la Sede Judicial no cuenta con sus procedimientos docu-

mentados y aprobados formalmente por las reas jurisdiccionales. Lo que

s se tiene es el reglamento normativo institucional y otros en los cuales se

sustenta su accionar jurisdiccional. Esto conlleva a que necesitemos ms

tiempo para determinar el alcance funcional, ya que para ello necesitamos

tener mayor detalle acerca del flujo del proceso e identificar las tareas a

sistematizar. Necesitamos reunirnos con los usuarios para documentar y

validar dicha documentacin. Por la cantidad de procesos que se tienen, y

considerando adems que contamos con un solo analista para realizar este

trabajo, necesitamos como mnimo 35 das calendario para completar el

trabajo y no 20 das como estipulan los Trminos de Referencia.

Roberto, muy preocupado por el resultado del anlisis, acompaado de

Javier, se reuni con Fernando para coordinar la manera como iban aafrontar este problema. Javier explic lo sucedido, y luego de media hora


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de analizar diversas alternativas consideraron que lo ms factible y que les

permita cumplir con los plazos era analizar la funcionalidad de los sis-

temas informticos existentes y con base en ello formular las funcionali-

dades requeridas para el nuevo sistema. Tomada esta decisin, Fernando,

quien conoca la funcionalidad de los sistemas informticos existentes, le

explic verbalmente a Javier la funcionalidad de cada uno de los mdu-

los, y adems le proporcion toda la documentacin, que inclua manua-

les de usuario y programas fuente. No tena documentacin tcnica como

el diccionario de datos, tampoco estaban definidos los estndares para la

creacin de base de datos y objetos (base de datos ORACLE), ni estndares

para el desarrollo de aplicaciones bajo plataforma Java.

Roberto, en su poca experiencia como administrador de proyectos, no

haba identificado plenamente los riesgos del proyecto ni tampoco con-

trolaba eficientemente los avances de ITNET.

Dos das antes del vencimiento del plazo, ITNET entreg formalmente

el primer informe, el cual fue recibido por la Sede Judicial y derivado a

Freddy para su revisin y conformidad.

Siguiendo el cronograma programado para la elaboracin del segundo

producto, Roberto convoca a Javier, Erick e Ivn con el propsito de dis-

tribuir la documentacin que deban elaborar y as cumplir con el plazo

previsto. En la reunin de trabajo, luego de escuchar a Roberto, Erick

toma la palabra y comenta:

Mira, Roberto, la experiencia que he obtenido en estos dos aos y medioha sido en su mayora como programador. Si bien tengo conocimiento de

cmo realizar la diagramacin UML, no tengo la experiencia necesaria.

De hecho estoy dispuesto a apoyarte, pero tendras que capacitarme pre-

viamente en los detalles tcnicos para realizar bien mi trabajo.

Seguidamente, Ivn coment:

En lo que a m respecta, yo tampoco tengo mucha experiencia en la uti-

lizacin de diagramas UML y otras plantillas RUP; al momento de pre-

sentarme a este trabajo, la experiencia en estos temas no era un requisito.


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Estoy dispuesto a apoyar, pero, por favor, considera que no podr avanzar

a un ritmo muy acelerado.

Roberto tena solo 20 das calendario para realizar este trabajo y, de

acuerdo con lo que acababa de escuchar, solo poda contar con Javier para

el desarrollo de la documentacin de anlisis. Despus de platicar ms

con cada uno de ellos, decidi que Javier realizara el 80% del trabajo y

tendra que capacitar por un periodo de dos das a Erick e Ivn para que

le apoyen a elaborar los documentos de anlisis. Roberto decidi recortar

el alcance de la documentacin, para elaborar solamente los diagramas de

secuencia del mantenimiento de la base de datos, y algunos diagramas deoperaciones, dejando de lado los reportes.

En las reuniones de validacin participaban, por parte de la Sede Judicial,

Fernando como usuario tcnico y por parte de ITNETRoberto y su equipo

de proyecto. Para las reuniones tambin se invitaba a Freddy y a Ricardo,

pero de las tres reuniones a las que se les convoc solamente asistieron a

la primera, ya que consideraban que los temas que se iban a tratar eran

demasiado tcnicos.

El mismo da del vencimiento del plazo ITNETentreg formalmente el

segundo informe, el cual tambin fue derivado a Freddy para su revisin

y conformidad.

El 13 de diciembre de 2008 se iniciaron las actividades para el cumpli-

miento del tercer y cuarto producto, que se deban entregar juntos de

acuerdo con los Trminos de Referencia. Para este entregable, Javier ya nocontaba con el apoyo de Erick e Ivn, debido a que se dedicaron exclusi-

vamente a la elaboracin de los prototipos del sistema.

Las entrevistas que realizaba Javier a los usuarios jurisdiccionales y que

formaban parte del relevamiento de informacin no estaban cumpliendo

con la formalidad requerida e indicada por el jefe de proyectos, debido a

que al finalizar cada reunin no se estaban firmando las actas de reunin.

Roberto no estaba controlando la correcta utilizacin de las actas de reu-

nin por parte de su personal tcnico. Estaba dedicando gran parte de su


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tiempo a brindarle apoyo a Javier, quien tena una elevada carga de traba-

jo y senta presin por el cumplimiento de los plazos de entrega.

La segunda semana de diciembre se pas demasiado rpido; en las reas

administrativas y jurisdiccionales se respiraba un ambiente festivo y ale-

gre por la cercana de la fiesta navidea.

El 23 de diciembre, el director general convoc a una reunin para cono-

cer el estado situacional del proyecto SIJ, en la que participaron Freddy

y Fernando, as como Roberto y Javier de ITNET. Roberto tom la palabra

y coment:

El proyecto se viene desarrollando con normalidad y estamos entregando

los productos en el plazo indicado; hemos tenido ciertos inconvenientes

para las entrevistas, ya que algunos de los usuarios no estaban disponibles

en la fecha programada de reunin. Tambin hemos tenido ciertos con-

tratiempos con los servidores proporcionados, en ocasiones los programa-

dores no se podan conectar a ellos y el personal de informtica tuvo que

formatearlos nuevamente.

Freddy particip diciendo:

Es necesario que ITNETdesarrolle los productos segn lo requerido en los

Trminos de Referencia. En los dos productos ya entregados, he notado

que estn omitiendo varios detalles, entre ellos, el ms importante es la

validacin y conformidad por parte de los usuarios clave. Me reun per-

sonalmente con Roberto das atrs y le hice presente estas deficiencias.

A continuacin intervino Fernando:

Estoy reunindome frecuentemente con Roberto y facilitando todo lo

necesario para que el sistema se desarrolle en el plazo solicitado; el rea

de informtica nos est dando las facilidades para el acceso a los aplica-

tivos instalados, de manera que podamos analizar con mayor detalle su

funcionalidad.


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D

El director general acot lo siguiente:

Freddy, necesito que me informes permanentemente del avance del pro-yecto y urge se tomen las medidas correctivas para su desarrollo satis-

factorio. Es importante la participacin activa de los usuarios y que el

producto resultante tenga la calidad que estamos esperando. Este es un

proyecto muy importante para nuestra institucin y debemos fortalecer

todos los canales de comunicacin tanto al interior del equipo de proyec-

to como hacia los usuarios finales.

El 15 de enero de 2009, ITNETentreg formalmente el tercer informe, elcual fue recibido por la Sede Judicial y derivado tambin a Freddy para

su revisin y conformidad. ITNETcontinu sus actividades para la elabo-

racin del quinto y sexto producto.

El 19 de enero, Freddy Alcorta, coordinador de enlace entre la Sede Judi-

cial e ITNET, renunci a la institucin, debido a que tena una propuesta

laboral de una empresa privada. Ricardo no trat de retenerlo ni design

a otra persona para que lo reemplazara en el proyecto. En el ltimo in-

forme presentado por Freddy comunica que los productos que entreg

ITNETtienen ciertas deficiencias y que hasta el momento en que present

su renuncia estos no haban sido corregidas.

5. SEGUIMIENTO DE LOS RESULTADOS DE LAIMPLEMENTACIN DEL SIG

El 23 de enero de 2009, Arturo Portocarrero, secretario general, muy

preocupado por el informe presentado por Freddy, convoca a Ricardo para

que le informe acerca del estado situacional del proyecto. Ricardo le in-

form que el proyecto se vena desarrollando segn el cronograma pro-

gramado y que las incidencias presentadas haban sido superadas, segn

lo comunicado por Roberto y Fernando.

Por la tarde, Arturo convoc a los jefes de las reas jurisdiccionales para

que le informaran sobre el avance logrado en cada una de sus reas. En la

reunin, el 90% de los participantes comunic que en ningn momento

ITNETlos haba entrevistado, y mucho menos haban validado el sistema.


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Arturo, enormemente preocupado, pens que sera mucho mejor que un

personal externo revisara los productos que estaban siendo desarrollados

por ITNET, por lo que encarg al director general que solicitara el apoyo

del proyecto Justicia Per con la finalidad de que contrataran a dos

consultores para que analizaran, entre otras cosas, los resultados entre-

gados por ITNET. La respuesta fue favorable, y Justicia Per contrat a

dos consultores informticos, a quienes se les dio la potestad de convocar

al proveedor y solicitar la informacin que ellos considerasen necesaria.

De acuerdo con el cronograma, el 4 de febrero ITNETrealiz la entrega de

los productos 5 y 6, y el trabajo de anlisis del nuevo sistema informticopor parte de los consultores se inici el 20 de febrero, quienes encontra-

ron un conjunto de debilidades tcnicas que fueron documentando. El 24

del mismo mes convocaron a los representantes de ITNETa una primera

reunin de trabajo en la cual expusieron todas las observaciones encon-

tradas; estos ltimos justificaron tales problemas tcnicos argumentando

que la versin que se haba evaluado no era la ltima, por lo que ese mis-

mo da procedieron a entregar la versin actual.

El da siguiente, al volver a evaluar la nueva versin, encontraron que

ciertos errores haban sido corregidos, pero tambin se detectaron otras

debilidades adicionales, debido a lo cual los representantes de ITNET

comprometieron a implementar una nueva versin del sistema, y pacta-

ron otra reunin para el siguiente da.

El 26 de febrero, los representantes de ITNETno se presentaron a la reu-

nin pactada, ni tampoco haban implementado una nueva versin quecorriegiera los errores presentados.

En das siguientes, durante la primera semana de marzo, por un periodo

de cinco das, se llev a cabo la evaluacin de los entregables proporcio-

nados por ITNETy del Sistema Integrado de Informacin Jurisdiccional

(SIJ). Las conclusiones del informe elaborado por los consultores respecto

del SIJ se presentan en el anexo 3.


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6. CANCELACIN DEL PROYECTO

A primera hora del da 10 de marzo de 2009 se llev a cabo una reunin

de trabajo, convocada previamente por Arturo, secretario general, en la

cual participaron el director general, el especialista en sistematizacin y

los dos consultores externos, con la finalidad de que estos ltimos expu-

sieran los hallazgos encontrados durante el anlisis realizado al Sistema

Integrado Jurisdiccional y de los productos entregados por ITNET.

Javier Olazbal, uno de los consultores externos, tom la palabra y fue

explicando detalladamente las debilidades encontradas. Conforme trans-curran los minutos, el rostro de Arturo mostraba cada vez mayor preocu-

pacin por el resultado del proyecto. Terminada la exposicin, Arturo

puso el grito en el cielo (entendido como subir el tono de la voz) y le

dijo a Ricardo: Cmo es posible que no te hayas podido dar cuenta de

todos estos problemas! Y lo peor es que no me hayas informado de las

deficiencias de cada unos de los productos entregados por ITNET.

Luego de todos los puntos tratados por casi dos horas, Arturo encarg aRicardo la responsabilidad de que tomara acciones inmediatas para que

ITNETresolviera todas las deficiencias presentadas.

Ricardo remiti un documento a ITNETadjuntando copia del informe de

los consultores para que procedieran a subsanar las deficiencias del siste-

ma y, lo que es peor aun, explicaran la manera como pudieron determinar

las especificaciones funcionales del sistema sin haber sido aprobadas por

el rea usuaria y/o tcnica. Esto ltimo se solicit debido a que los entre-gables no contenan actas de reunin u otro material donde constara que

el usuario haba proporcionado informacin alguna para la especificacin

funcional del sistema.

El 13 de marzo ITNETremiti su respuesta a la Sede Judicial, en la cual

explicaba que:

La funcionalidad del sistema y documentos tcnicos generados han sidoelaborados en razn a las entrevistas realizadas y fueron coordinados e in-

formados a Freddy Alcorta, coordinador de enlace del proyecto. Las actas


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de reunin y formatos de entrevistas realizadas a los usuarios son instru-

mentos internos de trabajo y que a decir de lo enunciado en la Norma

Tcnica Peruana N 12207 Procesos del ciclo de vida del software noson de naturaleza exigible, y su entrega no se encuentra contemplada

dentro del contrato firmado con el proyecto Justicia Per, motivo por el

cual nos reservamos la entrega de dichos documentos.

Asimismo, ITNETtambin expresaba su preocupacin por la demora en

la evaluacin de las funcionalidades del sistema, argumentando que desde

que inici el proyecto tenan una relacin muy fluida de coordinacin con

Freddy Alcorta, la cual se vio disminuida por el trmino de su vnculolaboral, y que la Sede Judicial no haba designado la persona que tomara

su lugar.

El 16 de marzo, el secretario general tom conocimiento de la respuesta

de ITNETy convoc al director general y al especialista en sistematizacin

para evaluar el estado situacional del proyecto. Luego de deliberar por

casi hora y media, dadas las circunstancias y las deficiencias tcnicas no

superables, optaron por la cancelacin del proyecto. Se comunicaron lasincidencias ocurridas al rea legal, que se encargara de resolver y aplicar

las penalidades respectivas.

ITNETrecibi la comunicacin formal de la cancelacin del proyecto con

todos los documentos tcnicos que sustentaban dicha decisin. Roberto,

preocupado por las consecuencias legales, revisaba los documentos re-

flexionando sobre los principales hechos ocurridos en las ltimas semanas

y se preguntaba:

Cules fueron los aspectos crticos que debieron evaluarse antes

de iniciar el proyecto?

Qu prcticas de gestin de comunicaciones y gestin de per-

sonal hubieran ayudado a superar las dificultades del proyecto?

Cmo se hubiera podido superar la falta de experiencia del equi-

po tcnico del proyecto?


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Qu medidas de monitoreo y control debieron implementar-

se por parte del cliente? Hubiera marcado alguna diferencia la

conformacin de un comit de proyecto?

7. CONCLUSIONES

En este caso de estudio se muestra una visin realista de los problemas

originados por una inadecuada gestin de recursos humanos y de comu-

nicacin en un proyecto de desarrollo desoftwareen un organismo estatal.

Algunas de las debilidades en la gestin de recursos humanos por parte

del proveedor son un inadecuado dimensionamiento y definicin de re-

querimientos de personal, donde debieron considerar el reclutamiento

del personal necesario de acuerdo con los perfiles requeridos para el desa-

rrollo de las actividades del proyecto.

Respecto de las debilidades en la gestin de la comunicacin, el personal

del organismo estatal no realiz un seguimiento adecuado de la calidad de

los entregables, ni del cumplimiento de los perfiles del personal asignado

al proyecto. Si bien dicho incumplimiento fue identificado por el coordi-

nador de enlace, no se comunic oportunamente al director general. Por

su parte, el proveedor debi mantener comunicacin con otros actores

clave involucrados en el proyecto, como el director general o el secretario

general, y no limitar la comunicacin con el coordinador de enlace.

Tratndose de un proyecto con un organismo estatal, la comunicacin

por medios formales y escritos es clave para la gestin del proyecto. Delmismo modo, una adecuada gestin de la documentacin, seguimiento y

control son crticos para una adecuada gestin del contrato.


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Anexo 1O P

PresidenteCesar Rivadeneyra

Secretario GeneralArturo Portocarreo

Director GeneralRicardo Armendriz

Especialista enSistematizacin

Fernando Saldarriaga

Coordinadorde Enlace

Freddy Alcorta

Organizacin de la Sede Judicial

Jefe de ProyectoRoberto Quintanilla

Analista deSistemas

Javier Sotomayor

ProgramadoresErik HinostrozaIvn Terrones

Organizacin de ITNET


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D

Anexo 2C E P

CONTENIDO DE CADA INFORME PLAZO DE ENTREGA

Primer informeDentro de los 20 das calendario,

contados a partir de la suscripcin del

contrato.

Producto 1: Diagnstico de la

plataforma tecnolgica y el alcance

funcional del proyecto.

Segundo informe Dentro de los 40 das calendario,contados a partir de la suscripcin del

contrato.Producto 2: Diseo del diagrama de

clases y diagramas de secuencia.

Tercer informe

Dentro de los 70 das calendario,


contrato.

Producto 3: Modelo fsico de datos,

diccionario de datos, prototipos del

sistema, todos validados por el rea

usuaria. Diagnstico de la plataforma

tecnolgica y el alcance funcional del

proyecto.

Producto 4: Diagrama de

componentes, diagramas de

distribucin validados por el rea

tcnica.

Informe final

Dentro de los 90 das calendario,


contrato.

Producto 5: Desarrollo e

implementacin del sistema, validado

por el rea tcnica.

Producto 6: Manuales de usuario, de

sistema, capacitacin a usuarios y

personal tcnico.


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Anexo 3

I E S SIJ

(Extracto del informe entregado por los consultores externos)

Del anlisis realizado al Sistema Integrado de Informacin Jurisdiccional,

los consultores expusieron las siguientes conclusiones:

1. Hasta la fecha, el Sistema Integrado de Informacin Jurisdic-

cional (SIJ) entregado por la empresa ITNETno funciona y no es

usable por la Sede Judicial por tener un conjunto importante de

debilidades y/o errores.

2. Las diferentes versiones del Sistema Integrado de Informacin

Jurisdiccional (SIIJ) entregadas a la Sede Judicial no han sido de-

bidamente probadas por la empresa ITNETy carecen de las su-

ficientes y adecuadas pruebas integrales que esta empresa debi

realizar.

3. Los tres primeros informes (1, 2 y 3) presentados por la empresaITNET, que corresponden a los primeros cuatro productos y re-

sultados establecidos en los TRdel mencionado proyecto, mues-

tran importantes debilidades que en su oportunidad debieron ser

observadas por la Sede Judicial; especialmente el informe 1, que

es el principal y generador marco del SIJ, y es el que tiene el ma-

yor nmero de flaquezas.

4. Importante ausencia de supervisin y de monitoreo sobre los

productos, resultados y actividades que realiz ITNET para el

desarrollo del SIJy el cumplimiento de los TRdel mencionado

proyecto.

5. Carencia de polticas, planes, directivas y dems normas del m-

bito informtico dentro de la Sede Judicial que hubieran permiti-

do la existencia y aplicacin de controles internos, especialmente

en los procesos de adquisicin, desarrollo, pruebas e implanta-

cin de sistemas de informacin, como en la gestin de terceros.


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D

6. Se subestim la importancia y no fueron involucradas suficien-

temente las personas claves de la institucin, permitiendo que

muchas definiciones y requerimientos sean definidos por el pro-

veedor del sistema y/o por el rea de Informtica (se adjuntan

cuestionarios firmados por el personal clave de las reas usuarias

que explcitamente dicen que ITNETen ningn momento les ha

solicitado informacin alguna o los ha entrevistado).

7. Insuficiente comunicacin interna de los objetivos que persigue

la implantacin del sistema dentro de la Sede Judicial, lo cual es

importante para motivar al personal involucrado en su compren-sin, adaptacin y utilizacin.

Documentos de consulta recomendados para la discusin del caso

Andersen, B., Henriksen, B. & Aarseth, W. (2007). Benchmarking of Project

Management Office Establishment: Extracting Best Practices. Journal of

Management in Engineering,23(2), 97-104.

Bena, D., Podean, I. M. & Mircean, C. (2011). On Best Practices for Risk

Management in Complex Projects. Informatica Economica, 15(2), 142-152.

LaBrosse, M. (2007). The evolution of project management. Employment Rela-

tions Today (Wiley), 34(1), 97-104.

Loo, R. (2002). Working towards best practices in project management: a Cana-

dian study. International Journal of Project Management,20(2), 93-98.

Nelson, R. R. (2007). IT project management: Infamous failures, classic mis-

takes, and best practices.MIS Quarterly Executive, 6(2), 67-78.

Starkweather, J. A. & Stevenson, D. H. (2011). PMP certification as a core

competency: Necessary but not sufficient. Project Management Journal,42(1), 31- 41.

Documents

Desarrollo de Un Sistema de Gestión de Procesos Judiciales- Problemas en La Gestión Del Proyecto. CA