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Gestin del tiempo en el trabajo

Caos o gestin del tiempo por Miguel ngel Aguirre

El tiempo es inflexible

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensacin de todo locontrario (quin no ha ido en alguna ocasin al dentista?). Es, en apariencia, una variable que nopodemos modificar. No podemos alargarlo, estirarlo, comprarlo o detenerlo. Sin embargo, podemoscontrolarlo.Seguro que cualquiera de nosotros conoce a personas excesivamente atareadas, cargadas de trabajoque exclaman una y otra vez "no tengo tiempo", "me faltan horas" y expresiones parecidas.Es el tiempo el que nos controla o podemos controlarlo nosotros a l? sa es la cuestin quecualquier directivo debera plantearse.

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Factores importantes

Son muchos los autores y expertos que han escrito sobre este tema. Y la mayora suelen coincidir endestacar que la incorrecta gestin del tiempo se debe entre otros factores a:

La falta de objetivos previamente definidos. O teora a salto de mata.

No distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente.

La incorrecta gestin de la propia agenda de trabajo.

Negacin de la propia evidencia. No aceptar que nosotros no podemos hacerlo todo.

La insuficiente delegacin de tareas.

Exceso de informacin para analizar. O informacin desordenada, imprecisa o tarda.

Evidentemente se hace imprescindible que para organizar nuestro tiempo deberemos, enprimer lugar, determinar qu acciones o tareas son las ms importantes. Por importantesentendemos aquellas tareas que inciden de alguna forma en las reas estratgicas de laempresa, a los objetivos, a los costes o a los ingresos.

Una vez establecidos los objetivos, comenzaremos por dar un orden de prioridad a cada una de lasactividades diarias. A veces se suele asignar un tiempo mximo para cada actividad con lafinalidad de que no estemos demasiado tiempo ocupados en una tarea que no es demasiadoimportante, restando tiempo a otras que s lo son.Aprender a decir no a tareas que no son importantes o que pueden realizar otras personas. Eliminarla posibilidad de que nos puedan importunar con visitas no previstas o reuniones mal planificadas, conhora de inicio pero sin hora de salida.Destinar unos minutos al da a la planificacin de nuestra propia agenda. De esta forma podremostener siempre preparado un programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Ser nosotros mismos losgestores de nuestro tiempo. No dejar que sean otros los que lo hagan. Evidentemente siempre ycuando nuestro puesto y cargo nos lo permita.Aprender a utilizar correctamente el uso del telfono. Tanto cuando efectuamos llamadas comocuando las recibimos. Establecer filtros de llamadas y visitas mediante nuestra/o secretaria/o.Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relacin entre s. Podemos de esta formaaumentar nuestra concentracin en ciertas tareas y evitar, por tanto, la dispersin (recordar, alrespecto, la Ley de Carlson: "Toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume ms tiempo quesi se realiza de manera continua").Por lo tanto, el tiempo es relativo, como tambin lo es el uso que hacemos de l en nuestro trabajo.

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Algunas tareas que consideramos muy urgentes o importantes a veces no lo son tanto (de nuevo la"relatividad") y debemos aprender a identificarlas.Se dice que generalmente tan slo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados. El resto,suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, en definitiva, desorden.Hacer cada cosa a su tiempo, no hacer ms de una cosa a la vez y por supuesto, hacerlo bien. Yustedes me disculparn, pero ya han pasado los 25 minutos que tena programados para escribir esteartculo.Miguel ngel AguirreDirector de ENAEFuente: rrhhmagazine

Tags: tiempo, inflexible, control, objetivos, agenda, tarea, estrategia, organizacin, prioridad, actividad,imprevisto, urgencias, Miguel ngel Aguirre

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