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Desarrollo de un Sistema de Información Metodologías – Técnicas - Herramientas

Desarrollo SIA

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Desarrollo de un Sistema de Información

Metodologías – Técnicas - Herramientas

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

La finalidad de de los SIAs, como de la maoría de los sistemas que se encuentran en la organizaciones, son:

• Procesar entradas• Administrar datos / comunicaciones• Producir información• Generar reportes y otras salidas

Se denomina a una aplicación de sistema de información, al conjunto de subsistemas utilizados y necesarios para implementarlos, y sea:

• Hardware (pc, redes, impresoras, etc.)• Programas (sistema de ventas, inventario, personal, etc.)• Almacenamiento de datos (bases de datos)• Procedimientos administrativos

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Debido a que los SIAs dan soporte a los demás sistemas de la organización, los desarrolladores tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo, antes de analizar un sistema de información.

Los SIAs se pueden clasificar de la siguiente forma:• Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

• Sistema de información administrativo (MIS)

• Sistema de soporte de decisiones (DSS)

Desarrollo de un SIA - Introducción -

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

– Es un sistema muy importante en las grandes empresas, principalmente en las cuales se realizan grandes volúmenes de transacciones diariamente, tales como:

• Ventas, pagos, emisiones de llamadas, facturación, etc.

– La característica principal de estos sistemas, es la de mejorar (automatizando) las actividades rutinarias de una empresa.

– El conjunto de procedimientos para tratar las transacciones, se denomina procesamiento de transacciones, e incluye los siguientes procesos: cálculos, clasificación, ordenamiento, almacenamiento y recuperación, generación de resúmenes, etc.

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS)

– Las características que poseen estos procesos son:• Gran volúmen de transacciones

• Gran similitud entre las transacciones

• Los procedimientos para el procesamiento de transacciones están bien comprendidos

• Existen pocas excepciones a los procedimientos normales

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

Sistema de información administrativo (MIS)

– En las organizaciones, continuamente se están tomando decisiones y resolviendo problemas cotidianos. Estos sistemas entregan información para este efecto, y para apoyar los procesos y procedimientos administrativos que se deben desarrollar en las empresas.

– La característica de ellos, es que se basan en decisiones estructuradas o semi-estructuradas.

– Se entiende por decisiones estructuradas o semi-estructuradas, a aquellas en los partipantes concen de antemano los factores que deben tener en cuenta para tomar la decisión. Y además, conocer las variables con influencia más significativa sobre el resultado de una decisión.

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

Sistema de soporte de decisiones (DSS)

– Estos sistemas apoyan a los directivos o personal con alto grado decisional, a tomar decisiones que poseen carácter de ser semi-estructuradaso casi siempre no estructuradas.

– Es decir, no se poseen procedimientos claros para tomarla, ni tampoco es posible identificar con anticipación todos los factores que son considerados en la decisión.

– Una característica principal de ellos, es que son flexibles, es decir, el usuario debe poder obtener información definiendo su contenido y especificando la forma en que se desea obtener la información.

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

Categoría de los sistemas de información

Características

Sistema para el procesamiento de transacciones

Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora Trata con procesos de rutina bien estructurados Incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros

Sistema de información administrativo

Proporciona información que será empleada en los procesos de decisión administrativos Trata con soportes de decisiones bien estructuradas Es posible anticipar los requerimientos de información más comunes

Sistemas para el soporte de decisiones

Proporciona información a los directivos que deben tomar decisiones sobre situaciones particulares Apoya la toma de decisiones en circunstancias que no están bien estructuradas

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

Planeación estratégica

Control administrativo

Control operacional

Operaciones

Estructura en las decisiones

Necesidades de información(recurrente)

Sistemas de procesamiento de transacciones

Sistemas soporte de decisiones

Sistemas de información

administrativo

Menor

Mayor

Menor

Mayor

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

¿Cuál es la función principal que debe cumplir un analista/desarrollador de sistemas?– Debe conocer y valorar la manera en que funcionan los negocios,

examinando las entradas, el procesamiento de datos, y la salida de información, con el propósito de mejorar los procesos organizacionales.

Características del analista de sistemas– Solucionador de problemas– Sistemático en la aplicación de herramientas, técnicas y

experiencia– Buen relacionador con los demás agentes del desarrollo– Experiencia en programación, para comprender las magnitudes de

los sistemas– Auto disciplinado y auto motivado

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

Un desarrollo de un SIA, generalmente es considerado como un proyecto como cualquier otro en una organización. Es decir, estudio de factibilidad, estimaciones de costos, tiempos, recursos humanos involucrados, recursos tecnológicos necesarios, etc.

Aunque cabe destacar, que la automatización o semi automatización de un sistema considera características diferentes al generarse un producto no tradicional como lo es el software.

Page 12: Desarrollo SIA

Desarrollo de un SIA - Introducción -

Los proyectos de desarrollo de SIAs se emprenden por diversas razones, entre las cuales podemos considerar:– Capacidad

• Mayor velocidad de procesamiento

• Incremento en el volúmen

• Recuperación más rápida de la información

– Control• Mejor exactitud y mejora en la consistencia de datos

– Comunicación• Mejorar la comunicación

• Integración de áreas de la empresa

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Desarrollo de un SIA - Introducción -

Los proyectos de desarrollo de SIAs se emprenden por diversas razones, entre las cuales podemos considerar:– Costos

• Monitoreo de los costos

• Reducción de costos

– Ventaja competitiva• Atraer clientes

• Entregar mejores servicios que la competencia

• Mejores acuerdos con los proveedores

• Desarrollo de nuevos productos

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Desarrollo de un SIA – Etapas de Desarrollo -

El desarrollo (automatización) de un SIA, para tenga más posibilidades de éxito (cumplimiento de requerimientos, costos y tiempo), debe estar apoyado de una metodología de desarrollo, y ésta de técnicas y herramientas.

– Metodología: Es un enfoque sistemático y organizado de etapas que es utilizado como guía de apoyo en el desarrollo de un sistema. Especifica tareas individuales y su secuencia. Considera técnicas y herramientas.

– Técnica: Conjunto de procedimientos y recursos que es utilizado por una ciencia (etapa de desarrollo)

– Herramienta: Instrumento (tecnológico), que sirve como apoyo en las actividades de desarrollo.

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Desarrollo de un SIA – Etapas de Desarrollo -

Existen diversas metodologías de desarrollo de un SIA:– Método del ciclo de vida tradicional– Método de desarrollo de análisis y diseño estructurado– Método de prototipo de sistemas– Método de orientación a objetos

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Desarrollo de un SIA – Etapas de Desarrollo -

Método del ciclo de vida tradicional– Es un enfoque sistemático que se realiza para todas las etapas del

desarrollo. Por lo tanto, se basa en etapas predeterminadas y exactas que pretenden realizar actividades organizadas.

– Las etapas que involucra son:• Investigación preliminar• Especificación de requerimientos• Análisis • Diseño • Construcción / Desarrollo• Pruebas• Implementación y evaluación

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Investigación preliminar

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos

Ejemplos de objetivos aceptables:

– Reducir errores y mejorar la precisión de entradas de datos– Reducir el costo de salidas de sistemas, mediante la

agilización y eliminación de reportes duplicados– Integrar subsistemas del negocio– Mejorar los servicios de los clientes– Acelerar las entradas de datos– Etc.

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Investigación preliminar Estudio de factibilidad

– Factibilidad técnica– Factibilidad económica– Factibilidad operacional

Aprobación de la solicitud– No todos los proyectos son deseables o factibles. Muchas veces

además, se deben priorizar por factores organizacionales, económicos u otros.

– Criterios en la priorización de proyectos:• Respaldo de la administración• Temporización adecuada para comprometerse con el proyecto• Que sea “práctico” en términos de recursos ($) para organización• Que sea beneficioso para el logro de los objetivos de la organización o

las funciones que la componen, etc.

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Especificación de Requerimientos

Es una fase primordial para que un proyecto tenga éxito. Es decir, que se cumplan a cabalidad todas las necesidades funcionales y operativas que se especificaron.

Pero especificar con detalle este conjunto de requerimientos, no es algo trivial de lograr. Muchos proyectos no alcanzan un éxito completo, justamente porque no se especificaron bien los requrimientos.

Los responsables de especificarlos son:– Los desarrolladores (pueden orientar)

– Los usuarios (son la fuente natural)

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Especificación de Requerimientos

Los requerimientos se pueden clasificar en:– Requerimientos de información (datos de clientes,

vendedores, productos, facturas, producción, etc.)– Requerimientos funcionales (mantenedores, reportes,

control de acceso, consultas por pantalla, etc.)– Requerimientos técnicos / operacionales

• Hardware (pcs, cableado, impresoras, comunicaciones, etc.)• Software (s.o, sw de desarrollo, sw de comunicaciones, etc.)• Recurso humano (requerimientos, diseño, desarrollo,

capacitación, etc.)

Existen dos técnicas que pueden ayudar a esta tarea (con ventajas y desventajas). Estas son:– Las entrevistas– Los cuestionarios

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Especificación de Requerimientos

Entrevistas– La elección de los entrevistados es crítica– Se deben realizar entrevistas dirigidas– Buscar un lugar neutral donde realizar la entrevista– Duración y hora apropiada de la entrevista– El éxito depende en gran parte de la experiencia del analista

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Especificación de Requerimientos

Pasos para preparar una entrevista:

1. Lectura de material de fondo: para relacionarse con el lenguaje de los miembros de la organización y maximizar el tiempo de la entrevista, para no preguntar aspectos generales.

2. Especificar los objetivos de la entrevista: usando el material anterior y su propia experiencia.

3. Decidir a quién entrevistar: se debe considerar a gente clave de todos los niveles que serán afectados por el sistema.

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Especificación de Requerimientos

Pasos para preparar una entrevista:

4. Preparar al entrevistado: llamar con antelación al entrevistado y permitiendo que el entrevistado tenga tiempo para pensar acerca de la entrevista.

         

5. Decidir sobre tipos de preguntas y estructuras: escriba preguntas para tratar las áreas principales de la toma de decisiones cubiertas cuando se averiguaron los objetivos de la entrevista.

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Especificación de Requerimientos

Existen dos tipos de preguntas:

- Abiertas (ej: qué piensa) Abarca más temas, y se obtiene información complementaria.

- Cerradas (ej: cuántos subordinados tiene). Se ahorra tiempo, es más fácil comparar las entrevistas, se mantiene el control, se tratan más temas, se obtienen datos relevantes, etc.

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Especificación de Requerimientos Cuestionarios

Es otra técnica que permite lograr una especificación de requerimientos. Puede ser usada en forma complementaria bajo algunas condiciones, tales como:

– Personas dispersas geográficamente– Gran cantidad de personas involucradas como fuente de

información– Si se quieren obtener opiniones generales– Si se quiere asegurar la identificación de problemas en

sistemas actuales

Los cuestinarios también se desarrollan con preguntas abiertas y cerradas.

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Especificación de Requerimientos

ABIERTAS CARACTERÍSTICAS CERRADAS Bajo Confiabilidad de los datos Alto Bajo Uso eficiente del tiempo Alto Bajo Precisión de los datos Alto

Mucho Anchura y profundidad Poco Mucho Aptitud del entrevistador requerida Poco Difícil Facilidad de análisis y evaluación Fácil

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Análisis del sistema

Esta etapa considera el estudio y análisis del sistema, y las entidades que interactúan con él. Con el objetivo, de conocer con profundidad los procesos que apoya el SIA, y los procedimientos que conforman al SIA.

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SISTEMAEj: Ventas, Compra, Facturación, etc.

P.A.

S.I. 1

S.I. 3

S.I. 2

P.A.P.A.

P.A.

P.A.

P.A.P

P

PP

P

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Análisis del sistema

Las técnicas más usadas en esta etapa son:– Diagramas de flujos de datos– Diseño de toma de decisiones, tales como:

• Lenguaje estructurado

• Tablas de decisión

• Árboles de decisión

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Diseño del sistema

En esta etapa se describe el “Cómo lo vamos a hacer”, ha diferencia de la etapa de especificación de requerimientos, que define el “Qué vamos a hacer”.

Se utiliza la información recolectada anteriormente, para realizar el diseño lógico del sistema. Entre las cuales se pueden mencionar: Diseño de procedimientos para captura de datos Diseño de interfaces con el usuario (entrada / salida) Diseño del almacén de datos (base de datos) Diseño de procedimientos de control y respaldo Diseño de aspectos de seguridad. Diseño de módulos de programas y subprogramas, etc.

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Desarrollo del sistema En esta etapa se codifican los programas y subprogramas que

se diseñaron lógicamente en la etapa anterior. En forma complementaria, se pueden utilizar algunas técnicas para el diseño y documentación de los programas, tales como:

– Diagramas estructurados– Método HIPO– Diagramas de flujo– Diagramas Nassi-Schneiderman– Diagramas Warnier-Orr– Seudocódigo

Bajo estas técnicas, algunos programadores se basan para comprender lógicamente los programas.

Se debe además, generar la documentación de los programas para los usuarios, que comúnmente se denominan manuales de usuarios, y además se deben generar planes de contingencia.

La documentación es necesaria además, para la realización de mantenimientos del sistema.

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Pruebas del sistema

Antes que cualquier sistema puede ser usada, debe ser probado, y por varias razones:– Costo operacional y monetario al encontrar errores en la

explotación de éste– Probabilidad de pérdida de capacidad del sistema– Provocar atrasos en los plazos de entrega de los sistemas

sin errores, etc. Las pruebas generalmente se realizan con datos de

prueba y posteriormente con datos reales

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Implementación y evaluación del sistema

En esta etapa se implementa el sistema, lo cual consiste en:– Capacitación de los usuarios– Plan de conversión del sistema, el cual puede ser:

• Paralelo• Completo• Por etapas

La capacitación que se realice a los usuarios, puede estar orientada a distintos tipos usarios, tales como:– Capacitación de operadores del sistema. Poseen rol de

mantenedor del sistema y entrega de servicio de apoyo a los usuarios finales.

– Capacitación de los usuarios finales. Considera aspectos de conocimientos del SI, y además de la aplicación.

Como elemento adicional, es importante la entrega de manuales de usuarios, que apoyen la operación de las aplicaciones del sistema, y que deben ser entregados como parte del sistema al cliente.

Page 34: Desarrollo SIA

Metodología del Ciclo de Vida Tradicional /Implementación y evaluación del sistema

La capacitación se puede ofrecer de dos formas:– Capacitación por el proveedor. Entregada en dependencias

del proveedor, y pueden ofrecer capacitaciones extensas como parte de sus servicios.

• Ventaja: salir del ambiente de trabajo.• Desventaja: capacitación con equipos que no corresponden

con los reales de la empresa.

– Capacitación en casa. En el lugar de explotación del sistema.

• Ventaja: los problemas surgen en el lugar de trabajo.• Desventaja: estar físicamente en las instalaciones de la

empresa, con las respectivas distracciones que pudiesen suceder.

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Metodología del Ciclo de Vida Tradicional

Cantidad de recursos

consumidos, tiempo y dinero

TiempoDía de

instalación

Desarrollo del sistema

Errores posteriores a la instalación

Cambios menores debidos a errores y mejoras

Cambios mayores en el negocio y en

la tecnología