DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO DENOMINACIÓN: SECRETARIA DE DEPARTAMENTO ACADÉMICO DEPARTAMENTO: DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1. MISIÓN Gestionar las actividades del Departamento en el marco de los procedimientos de

ESADE. Dar apoyo al director del Departamento en su gestión y al equipo de profesores en su actividad académica. Atender al alumnado y visitas externas en su relación con el Departamento.

2. DEPENDENCIA Dirección del Departamento de Dirección de Recursos Humanos 3. PERFIL BÁSICO

• Formación: Secretariado de dirección, Ciclo formativo de grado superior. • Idiomas: perfecto dominio del inglés, castellano y catalán, tanto en la expresión oral

como escrita. • Experiencia previa: mínima de 2 años en la gestión de una secretaría de

departamento académico o en una secretaría de dirección, o en secretarías de alta complejidad.

4. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 1. Gestión de la operativa del Departamento

• Efectuar el seguimiento de las asignaturas: control de inicio y finalización, contacto con el profesorado, reserva de aulas, etc.

• Preparar el material docente y los exámenes, así como organizar toda la estructura logística. Corrección de exámenes tipo test. Preparación revisión exámenes (logística, preparación dossiers alumnos, organizar agenda profesor/alumno, aulas, etc.)

• Elaborar planning seminarios. Controlar los seminarios que se realizan en el curso, y en paralelo con los profesores encargados de la coordinación, planificar profesorado (solicitar disponibilidad, control seminarios).

• Informar a los titulares de asignaturas de las ausencias imprevistas del profesorado y sugerir alternativas para localizar substituto.

• Proporcionar a Secretaría Académica la información de las horas de clase del equipo de profesores del Departamento. (“Procés clau”).

2. Apoyo en la gestión del director del Departamento

• Ayudar en la elaboración del presupuesto y en su seguimiento, así como en la planificación del año académico.

• Apoyar en la fase de selección y contratación del profesorado externo: archivo de curriculums de candidatos, control y petición de documentación necesaria. Dar de alta “procés clau”, seguimiento alta, reactivación profesorado.

• Colaborar en la gestión de la relación con el profesorado externo. • Colaborar activamente con el profesorado en la elaboración de los planes de trabajo

anuales y en la redacción de la memoria. Preparar reuniones para entregar plan de trabajo/memoria: buscar asignatura por asignatura, profesor por profesor, todas las evaluaciones y comentarios previamente dados por la dirección del departamento

• Recibir la información relacionada con sistemas de información y difundirla. • Gestionar la agenda del Outlook de la dirección del Departamento, director Programa

Led y responsable de Seminarios. • Traspaso mensual de horas a “procés clau” de todo el profesorado del departamento

y sus ayudantes. Traspaso sesiones Lead ( Coaching y docencia). • Control facturas profesorado externo. Resolución incidencias.

3. Gestión del apoyo al profesorado interno y externo

• Proporcionar apoyo administrativo en toda actividad académica (docencia e investigación) que el profesorado realice a escala nacional e internacional.

• Ser el punto de referencia logístico-administrativo del profesorado externo. • Planificar y organizar viajes: inscripciones a congresos y seminarios, solicitud de

billetes, alojamiento.

4. Gestión de apoyo al programa LEAD • Programar y actualizar, de acuerdo con las instrucciones del profesor titular, los

calendarios, contenidos y secuencia de acciones de los cursos soportados por la web del programa.

• Atender y gestionar todas las incidencias relacionadas con los contenidos de la web. Implica atención a participantes y profesorado, así como la relación con Endalia (proveedor de la plataforma y asistencia técnica).

• Organizar y controlar el material empleado en los curso LEAD (DVD, libros, juegos, etc.)

• Generar informes y cuadros resumen de los perfiles de los participantes en los cursos LEAD.

• Colaborar con los profesores y coaches en la organización de entrevistas de coaching y, en general, en la atención a los participantes en los cursos LEAD.

5. Atención al alumnado

• Atender las demandas de los alumnos personal y telefónicamente o mediante el correo electrónico, para concertar entrevistas y/o revisiones de exámenes con el profesorado.

• Gestionar las revisiones de exámenes (dar día/hora a alumnos, solicitar información alumnos, preparar expedientes alumnos (examen, hoja controles, etc.)

• Recoger trabajos de asignaturas para entregarlos a los profesores correspondientes. • Contactar con el alumnado a petición del profesorado.

5. COMPETENCIAS

• Planificación y organización. • Orientación al servicio. • Compromiso con los valores. • Rigor profesional. • Trabajo en equipo. • Adaptabilidad. • Alto nivel conocimiento paquete Office e informática (audiovisual, multimedia,

creación de documentos Word y Excel). 6 CONDICIONES LABORALES – Marco horario de 9 a 19 horas, jornada laboral semanal de 37 horas 55 minutos con

disponibilidad y flexibilidad para atender las necesidades del Departamento.

FECHA: 30 de junio de 2010 Servicio de Recursos Humanos del PAS