INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PUBLICO - TRUJILLO

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PLANIFICACIN Y CONTROL DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL

INTRODUCCIN.-La presupuestacin de capital es el proceso de planificar y controlar los desembolsos estratgicos (largo plazo) y tcticos (corto plazo), para la ampliacin y la contraccin de las inversiones en activos operacionales (fijos).DESEMBOLSOS DE CAPITAL.-Es el uso de fondos para adquirir activos operacionales que ayuden a generar futuros ingresos o reduzcan futuros costos. Los desembolsos de capital comprenden activos fijos tales como propiedades inmuebles, planta equipo, renovaciones mayores y patentes; los proyectos de desembolsos de capital involucran fuertes sumas de dinero, as como otros recursos y deuda, que se inmoviliza durante periodos prolongados.Los desembolsos de capital constituyen inversiones que exigen el compromiso de recursos, para percibir beneficios econmicos ms elevados en el futuro. Los desembolsos de capital se convierten en gastos en futuro, a medida que vayan siendo utilizados sus correspondientes bienes y servicios con el fin de obtener mejores utilidades futuras derivadas de los futuros ingresos o para lograr ahorros en los futuros costos.Los gastos futuros como la depreciacin, se identifican con los futuros periodos, cuando las adiciones de capital se emplean para los fines a los que se les destin. Por lo que los desembolsos de capital afectan a dos fases de la planificacin y el control: Las inversiones y gastos.Un aspecto importante de la planificacin de los desembolsos de capital es el problema de asegurar que una compaa tenga la capacidad de producir, adquirir o poder entregar los bienes y servicios que se necesitan para cumplir los planes de ventas y servicios. Tambin permite poder controlar los desembolsos reales de fondos, es que los fondos estn disponibles cuando se incurra en los desembolsos.

CLASIFICACION.-Los desembolsos se clasifican en general, en un presupuesto de desembolsos de capital que son: Proyectos mayores de adiciones de capital.-Implican futuros compromisos de fondos para activos operacionales, tienden a ser a ser proyectados muy especiales y no recurrentes que representan nuevas direcciones y pasos de gran amplitud, as como avances tecnolgicos.Ejemplo:Se citan las adquisiciones de terrenos de nuevos edificios y las renovaciones mayores, mejoras importantes y mantenimiento, a cada proyecto se le asigna una denominacin particular.

Desembolsos menores o pequeos de capital.- Se trata de desembolsos de capital poco costosos recurrentes y ordinarios. Normalmente los desembolsos menores se agrupan en una sola partida mensual. Las reparaciones y el mantenimiento rutinarios y normales no deben incluirse en el presupuesto de desembolsos de capital, sino el en presupuesto de gastos.Ejemplo:Los reemplazos respectivos y el mantenimiento de activos operacionales, as como la compra de herramientas y accesorios.

ORIENTACION HACIA LOS PROYECTOS EN EL PRESUPUESTO DE DESEMBOLSO DE CAPITALA causa del largo periodo de tiempo y de los cuantiosos compromisos de recursos, los desembolsos mayores de capital normalmente se presupuestan como proyectos diferentes.Cada proyecto en particular a un activo o a un grupo especfico de activos, al monto y fuentes de su financiamiento y a sus respectivos tiempos.Los proyectos mayores reciben un nombre, se enumeran, analizan, planifican, aprueban y rechazan, desarrollan y controlan en forma separadaPor lo tanto el presupuesto de desembolso de capital se compone principalmente de una serie de proyectos identificados y relacionados con dimensiones especficas del tiempo.

IMPORTANCIA DE LA IMFORMACION RELACIONADA CON LOS PROYECTOSUn desembolso de capital es de transcendencia para las operaciones en curso de cada entidad Tambin es importante la informacin que se utilizan en el anlisis y la evaluacin de los proyectos sustitutos o alternos.Los datos que se empleen deben ser confiables, precisos y pertinentes, porque la administracin superior tal vez utiliza estos datos para llegar a una decisin acerca del presupuesto de desembolso de capital. Sin embargo, esta es una de las principales debilidades del proceso de desembolso de capitalLos distintos elementos de los datos pueden clasificarse y disponerse en cada forma de matrizDATOSEXTERNOSINTERNOS

FINANCIEROSTendencias del mercadoFlujos de salida de efectivoFlujos de entradas de efectivo

NO FINANCIEROSRegulacin gubernamentalAdelantos tecnolgicosVolmenes operacionalesImpacto de la productividad

Uno de los elementos ms importantes desde la perspectiva de un presupuesto de desembolso de capital est constituido por: Flujos de salida de efectivo.-Comprenden el costo del proyecto en trminos de las erogaciones de efectivo efectuadas en varias ocasiones durante la vida de un proyecto. Deben tomarse en consideracin las probables reglamentaciones gubernamentales y los ms recientes adelantos tecnolgicos. Asimismo deben estimarse el valor de desecho o recuperacin del equipo viejo, las prdidas fiscales incurridos en la disposicin del mismo y los costos de los fondos necesario que se en prstamo.

Flujos de entrada de efectivo.-Deben planificarse con cuidado, por periodos de tiempo los ingresos de efectivo esperados, deducidos ya los gastos de operacin que abran de desembolsarse en efectivo

DIMENSIONES DE TIEMPO EL PRESUPUESTO DE DESEMBOLSOS DE CAPITALA las dimensiones de estrategia y tcticas de tiempo en un plan integral de utilidades y a la propia importancia de los proyectos de desembolso de capital, el presupuesto de desembolso de capital abarca 3 dimensiones1. Una dimensin de tiempo requerida por un proyecto en particular, que se centra lo ms lejanamente en el futuro 2. Una dimensin de tiempo de conformidad con el plan estratgico de utilidades de largo alcance 3. Una dimensin de tiempo congruente con el plan de utilidades de corto plazo

Por lo normal el presupuesto de desembolso de capital se prolonga ms all del plan de utilidades de largo alcance, a causa de la naturaleza de largo plazo de algunas adiciones de capital

PRESUPUESTO ESTRATEGICOEl presupuesto estratgico de largo plazo, de desembolso de capital. Cabe observar que dicho presupuesto identifica por separado los proyectos, muestra de designaciones de los proyectos, las fechas planificadas de iniciacin, los fondos comprometidos y los tiempos de los correspondientes pagos de efectico.

PRESUPUESTO TACTICOEl presupuesto tctico de corto plazo de desembolso de capital, muestra los detalles de los proyectos mayores solo para un ao. Sin embargo, la asignacin anual para los desembolso menores de capital, difcilmente puede clasificarse en detalle. Por lo tanto, el mtodo acostumbrado para dichas partidas es planificarse en detalle; emplear una suma no asignada, como apropiacin abierta, la que se detalla por reas o centros de responsabilidad y no por proyectos.

BENEFICIOS DE UN PRESUPUESTO DE DESEMBOLSO DE CAPITALUn presupuesto de desembolso de capital brinda numerosos beneficios, desde el ventajoso punto de vista de la planificacin y el control administrativo. El presupuesto de desembolso de capital permite a la administracin ejecutiva planificar el monto de lo recursos que deben invertirse en adiciones de capital, para satisfacer las demandas de los clientes, cubrir las exigencias que impone la competencia y asegurar el crecimiento. El presupuesto de desembolso de capital intensifica la coordinacin entre los centros de responsabilidad porque las decisiones a cerca de nuevas adiciones de capital con frecuencia afectan a toda la compaa, aunque no estn en la misma forma para todas las unidades de la organizacin.

El proceso presupuestal para alas adicciones de capital es esencial para que la administracin evite:a) La ociosidad de la capacidad operacionalb) La capacidad excedente c) Las inversiones en capacidad que produzcan un rendimiento menos que suficiente sobre los fondos invertidos.

RESPONSABILIDADES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO DE DESEMBOLSOS DE CAPITAL

La responsabilidad es la principal en los proyectos y otros presupuestos, debe incluir a los gerentes divisibles y de departamento.Deben establecer se procedimientos para desembolsos mayores de capital, provenientes de fuentes internas he incluso de fuera de la compaa .Los referidos procedimientos debern exigir que el autor de la propuesta la presente por escrito incluyendo: Una descripcin de la misma Las razones en que funda sus recomendaciones La fuente de los datos pertenecientes Las ventajas y desventajas de la propuesta Las fechas recomendadas de inicio y terminacin

Con base en el anlisis ajustado a estos lineamientos, la administracin superior puede decidir desechar la propuesta o proseguir con el anlisis y la evaluacin futuros, sobre una base de proyectos designados.Las solicitudes para la inclusin en el presupuesto de desembolsos menores (esto es de bajo costo repetitivo. De capital deben provenir de los gerentes de las reas de responsabilidad. EJEMPLO DE PRESUPUESTO DE DESEMBOLSO DE CAPITAL Serv Montal S.A.C, Es una empresa de Mantenimiento y Servicios, la cual necesita hacer una inversin para su mayor desarrollo y menor gasto, para que pueda desempear mejor sus actividades.

Inversin de Transporte: La empresa decide invertir en 2 transportes porque tiene muchos gastos por los alquileres, ser ms rentable comprar para tenga mejor crecimiento en el capital de la empresa.

Inversin en Mquinas y Herramientas: Aqu tambin se evita los alquileres de estos equipos, as la empresa tiene ms activos fijos.

Inversin en Publicidad: Es importante para dar a conocer la empresa y cules son los servicios que presta.

Mantenimiento en transportes: Tenemos que tener un capital disponible para las emergencias extras que se puedan presentar al momento de realizarle el mantenimiento a los transportes.

Dotacin para el Personal: La empresa tiene que estar preparada con los recursos que utilizan sus empleados, porque pueden presentar muchos casos como el que se retire un empleado sin avisar o tenga un accidente, la empresa tiene que reclutar nuevo personal que ocupe el cargo, puede ser de manera definitiva o por realizar una suplencia.

La empresa recibe ofertas y promociones por compras en algunos establecimientos.Tambin ha recibido crdito de bancos.

Serv Montal S.A.CProgramacin del Presupuesto Desembolso de CapitalAo 2014, Primer semestre del ao

CONCEPTOGASTO INICIALMODIFICACIONESINVERSION FINAL

AmpliacionesAnulaciones

1. Automviles S/. 340,000,000.00 S/. 25,000,000.00 S/. 365,000,000.00

1.1 Camioneta Toyota 130,000,000.00 10,000,000.00 140,000,000.00

1.2 Vans Toyota 210,000,000.00 15,000,000.00 225,000,000.00

2. Mquinas y Herramientas S/. 5,000,000.00 S/. 240,000.00 S/. 5,240,000.00

2.1 Compresor 1,800,000.00 100,000.00 1,900,000.00

2.2 Escaleras 850,000.00 50,000.00 900,000.00

2.3 Rodillos 350,000.00 350,000.00

2.4 Esmeril 1,500,000.00 90,000.00 1,590,000.00

Destornilladores 500,000.00 500,000.00

3. Otros Gastos S/. 20,000,000.00 S/. 2,100,000.00 S/. 22,100,000.00

3.1 Dotacin de Personal 6,000,000.00 3,000,000.00 3,000,000.00

3.2 Mantenimiento de transporte 10,000,000.00 2,100,000.00 12,100,000.00

3.3 Publicidad4,000,000.00 1,500,000.00 2,500,000.00

TOTAL S/. 365,000,000.00 S/. 27,340,000.00 S/. 4,500,000.00 S/. 392,340,000.00

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