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DETERMINACIÓN DE INVERSIONES Y COSTOS A PARTIR DE LAS VARIABLES TÉCNICAS
Uno de los objetivos del estudio técnico es el de suministrar la información que permita Cuantificar el monto de Ias inversiones necesarias para la implementación del proyecto, así como los costos de operación que se van a generar en el mismo. Por Io tanto, en este nivel de avance en el proyecto, usted está en condiciones de efectuar dicha cuantificación.
A continuación usted debe convertir las decisiones y requerimientos de tipo técnico a valores montarlos, asumiendo cotizaciones a precios existentes en el mercado para el periodo en el cual se está realizando el estudio.
La cuantificación, en términos monetarios, de las variables técnicas puede hacerse agrupando los valores en dos grandes rubros; inversiones y costos operacionales. Estos valores se utilizan posteriormente como información básica para elaboración de las proyecciones y de los flujos de fondos.
Para un adecuado desarrollo de este capítulo es conveniente que repase los módulos de Contabilidad General y de Costos.
1.1 INVERSIONES
Las |inversiones iniciales están constituidas por el conjunto de erogaciones o de aportaciones que se tendrán que hacer para adquirir todos los bienes y servicios necesarios para la implementación del proyectó, o sea para dotarlo de su capacidad operativa.
La inversión de un proyecto comprende dos grandes categorías: Activo fijo y el capital de trabajo.
EI active fijó también es denominado capital fijo y está constituido por los diversos bienes o derechos que sirven para alojar Ia unidad productiva y que permiten la realización de los proceso productivo. Comprende todos los activos tangibles, los intangibles y diferidos.
Los activos tangibles están constituidos por los bienes físicos propiedad de la empresa o el proyecto. Algunos son depreciables como: edificios y construcciones, maquinaria, equipo, muebles, enseres, instalaciones, vehículos, herramientas. Otros no son susceptibles de depreciación, como los terrenos.
Los activos intangibles están constituidos por bienes no físicos (no se pueden tocar, pesar y medir) y derechos de la empresa, necesarios para su funcionamiento. Tales como: patentes, derechos de uso de marcas, nombres comerciales, diseños Industriales o comerciales, inversiones y todos los gastos pre-operativos los cuales incluyen estudio de pre factibilidad, gastos de organización, de instalación y de puesta en marcha, interés Causados durante Ia implementación, gastos de entrenamiento de personal, estudios de
ingeniería, etc. Dadas sus características éstos son amortizables, generalmente durante los primeros cinco años de operación.
El capital de trabajó está constituido por las inversiones necesarias para cubrir costos y gastos generados por la operación o funcionamiento normal del proyecto. El monto correspondiente debe estar disponible al final del periodo de implementación. Está conformado en esencia por las necesidades de efectivo, de inventarios, de Financiamiento de cuentas por cobrar, de avances a proveedores y de pagos de gastos por anticipado. Dadas sus características, el cálculo de los requerimientos en capital de trabajo será hecho posteriormente, en las proyecciones financieras, para cada uno de los años de vida útil del proyecto.
Una sinopsis de las cuentas que componen Ia inversión total puede ser visualizada en la figura No. 37.
Inversión fija: ·
Para determinar las necesidades de inversión en activos fijos del proyecto, deben consultarse los requerimientos de obras físicas, remodelaciones, adecuaciones, instalaciones, maquinaria, equipos, muebles y enseres, vehículos. etc., especificados en los Capítulos anteriores del estudio, en términos monetarios. Así mismo, se establece Valores Correspondientes de los activos diferidos (e intangibles) necesarios para la puesta en marcha del proyecto.
Para facilitar el agrupamiento y ordenamiento de la información se sugiere elaborar cuadros en los cuales se puedan incluir todos los datos cuantitativos necesarios para especificar y totalizar las necesidades por rubros.
En este material se sugiere algunos modelos, sin embargo, no deben constituirse en la única alternativa a emplear y podrán hacerse las modificaciones que se consideren convenientes con el propósito de organizar Ia información de la manera más adecuada. . l
FIGURA 37
Clasificación de las cuentas que conforman la inversión total de un proyectó.
INVERSION TOTALZ
ACTIVOS FIJOS - (Capital Fijo)
Tangibles
Depreciables
VehículosMaquinaria y equipo Muebles y enseres
Instalaciones Construcciones
No Depreciables Terrenos
Intangibles y diferidos Amortizables
Patentes Uso de marcas
DiseñosNombres Comerciales
Investigación y experimentación Estudios de pre factibilidad
Gastos de organizaciónGastos de instalación
Gastos de puesta en marchaIntereses durante implementación
Capacitación. etc.CAPITAL DE TABAJO
Efectivo en caja y bancosCuentas por cobrar
InventariosAvances a proveedores
Gastos pagados por adelantadoInversiones temporales
Es conveniente presentar varios cuadros: Obras físicas, maquinaria, equipos, muebles y enseres, vehículos, gastos pre operativo, etc. Dependiendo del número de activos a incluir en cada caso, podrán fusionarse varios de ellos en uno solo o desagregarse según la necesidad especifica que se presente.
En todos los casos se podrá considerar el rubro de Imprevistos para cubrir aspectos que no se hayan contemplado, para Io cual se estima un porcentaje sobre el total de las inversiones. Este porcentaje varía de acuerdo con el tipo de proyecto y a la contabilidad de las cifras obtenidas.
Inversiones en terrenos y en obras físicas
En este rubro se puede incluir el costo de los terrenos necesarios para Ia instalación y operación del proyecto, incluyendo los egresos causados por los tramites de compras, tales como escrituración, pago de impuestos, etc., No olvide anotar los costos de adecuación que se hayan hecho o se deban hace.
También se incluyen todas las erogaciones relacionadas con construcciones: edificios, obras de infraestructura, obras complementarias, adecuaciones, etc. incluyendo además los costos asociados con las mismas: diseño, honorarios de arquitectos e ingenieros, interventorías, costos legales, etc. Naturalmente que si no se construye se asumen los valores de compras.
Si las instalaciones utilizadas se toman en arrendamiento, este rubro se ubicara en los costos de operación ya que no constituye inversión.
Una forma de organizar esta información puede observarse en el cuadro No. 25.
En la primera columna se anotan todos los datos de los activos que permitan identificar y cuantificar los costos en que se incurrirá en el proyecto, por ejemplo: terrenos, bodegas, oficinas, vías de acceso, instalaciones canales o adecuaciones, cercas, etc. En lo casos en que sea necesario se deben identificar las unidades de medida, para facilitar el cálculo, del costo total (metros cúbicos, cuadrados, lineales, etc.,)
La cantidad se expresa en las unidades de medida correspondientes.
El costo total se obtiene multiplicando los valores de Ia columna cantidad por los costó unitario. Al sumar los costos totales se obtiene el monto total de Ia inversión en obras Físicas.
CUADRO 25
Inversiones en terrenos y en obras físicas ·
Detalles de Inversiones Cantidad Costo Unitario
Costo Total Vida Útil ( años)
-Terrenos 5 Hect. $ 2.000.000,00 $ 10.000.000,00
-Bodega- oficinas 100 Mts2 $ 40.000,00 $ 4.000.000,00 20
-Vivienda
-Mayordomía 30 Mts2 $ 50.000,00 $ 1.500.000,00 20
-Adecuación de vías internas
350 Mts2 $ 2.000,00 $ 700.000,00 10
-Cercado de linderos. 5000 Mts2 $ 230,00 $ 1.500.000,00 5
Sistema de riego (Tuberías, aspersores, rotatorios).
480 Mts2 $ 700.000,00 5
Establos para 48 vacas 240 Mts2 $ 240.000,00 $ 5.760.000,00 10
-Tanque de mampostería para almacenamiento de agua
$ 100.000,00 20
-Bio-digestor de tercera generación
50 Mts2 $ 50.000,00 $ 4.200.000,00 10
Invernadero en rustico para hortalizas
3200Mts2 $ 1.950.000,00 3
Invernadero para forraje hidropónico
$ 1.950.000,00 3
Total $ 32.010.000,00
En caso de que en el proyecto se contemple Ia ampliación del tamaño o la construcción de nuevas obras, éstas deberán identificarse de manera similar, indicando el periodo de tiempo en que se efectuarán, para esto se elaborara un calendario de inversiones.
NOTA: los datos tomados para el ejemplo y los que se exponen a través de todo el estudio financiero corresponden a un proyecto para el montaje de una granja cuyas actividades centrales son Ia producción de leche y de tomate. Este último mediante sistemas hidropónicos. El proceso tecnológico básico parte de un hato de vacas Lecheras cuyos detritus se utilizaran para cargar un biodigestor, en el cual se producirán fertilizantes orgánicos en forma líquida. Una parte del fertilizante orgánico será utilizado en Ia producción de forraje en medios hidropónicos en campo abierto, Ia otra parte se empleara en un cultivo hidropónico de tomate, en invernadero. Los residuos obtenidos en en los cultivos serán empleados para recargar el biodigestor. En términos generales se plantea un uso intensivo del suelo.
Inversiones en maquinaria, equipos, vehículos y muebles
Deben indicarse todas la inversiones que se efectuaran para Ia adquisición, transporte y Montaje de máquinas, equipos, herramientas, vehículos, muebles y demás elementos mecánicos para la operación del proyecto.
En el caso de maquinaria y equipo de producción deben incluirse todas las erogaciones que se causen: adquisición y transporte, impuestos, instalaciones. Los repuestos no se incluyen aquí, debido a que forman parte del capital de trabajo y se constituyen en costo operacional cuando se utilizan en los equipos.
De Ia misma manera, en el caso de los muebles, equipos, accesorios de oficina, se tienen en cuenta su valor total, incluidos los impuestos, transporte e instalaciones. No se deben incluir los elementos de consumo como papelería, cintas para maquinas, esferos, lápices, etc, ya que forman parte de los costos operacionales.
En el caso de los vehículos también se incluyen las erogaciones necesarias para su ubicación en el Iugar de operación. Los combustibles y lubricantes no se tienen en cuenta ya que también son costos operacionales.
La información puede ser organizada en cuadros como los que aquí se presentan. Estos; modelos pueden ser modificados de acuerdo con necesidades específicas. En el caso de que el número y variedad de elementos Io justifiquen, se tendrá que elaborar varios cuadros, por ejemplo uno para maquinaria, otro para mobiliario, otro para vehículos, etc.
CUADRO 26
Inversión en maquinaria y equipo
DETALLE DE INVERSION
CANTIDAD COSTO UNITARIO. ($)
COSTO TOTAL. ($)
VIDA UTIL
(años)-Tractor Mitsubishi 26HP. 1 $ 6.400.000,00 $ 6.400.000,00 10
-Arado de 4 discos. 1 $ 1.100.000,00 $ 1.100.000,00 10
-Remolque de una tonelada.
1 $ 600.000,00 $ 600.000,00 10
-Rastrillo de 24 discos 1 $ 900.000,00 $ 900.000,00 10
-Motobomba de 8 HP. 1 $ 200.000,00 $ 200.000,00 10
-Equipo veterinario. (pequeña cirugía)
1 $ 130.000,00 $ 130.000,00 10
-Cantinas (40botellas) 10 $ 25.000,00 $ 250.000,00 10
Fumigador de espalda. 1 $ 70.000,00 $ 70.000,00 5
-Equipo para hidroponía. 1 $ 1.100.000,00 $ 1.100.000,00 10
-Lámparas de Gasolina. 2 $ 20.000,00 $ 40.000,00 10
-Máquina de escribir. 1 $ 60.000,00 $ 60.000,00 10
-Herramientas
TOTAL 11.060.000
CUADRO 27
Inversiones en muebles
DETALLES DE INVERSION
CANTIDAD COSTO UNITARIO
COSTO TOTAL VIDA útil (años)
-Escritorio tipo secretaria.
2 40.000 80.000 10
-Archivador vertical en madera
1 50.000 50.000 10
-Mesa de juntas y seis sillas
1 180.000 180.000 10
TOTAL 310.000
La información económica presentada en estos cuadros deberá estar en concordancia con Ia información técnica suministrada en los capítulos anteriores. Su importancia radica en que de ellos se extraerá, posteriormente, la información necesaria para la elaboración del flujo de fondos sobre inversiones, reinversiones, e ingresos (por venta de equipos de reemplazo).
En la primera columna se detallan todos los equipos, maquinaria, muebles, etc., que se debe adquirir. El costo unitario debe incluir el costo del elemento instalado en planta, al multiplicar este valor por la cantidad se obtiene el costo total. La vida útil tiene que ver con el grado y tiempo de utilización que se le vaya a dar ala maquinarla, equipos, muebles, etc. hasta cuando se considere necesario su reemplazo.
Reinversiones
Si en el transcurso de la operación del proyecto es necesario hacer reinversiones, ya sea por ampliación de la capacidad, o por reposición de activos, se elabora un cuadro en donde se indiquen los momentos en que se efectuarán los pagos por la compra de equipos, maquinarla, etc. (Ver cuadro N0. 29).
CUADRO 28
Inversiones semovientes
DETALLE DE INVERSIONES
CANT. COSTO UNIT. COSTO TOTAL
VIDA útil (años)
-Novillas HoIstein(cargadas)
22 900.000 19.800.000 10
-Novillas pardo suizo (")
22 450.000 9.900.000 10
TOTAL 29.700.000
CUADRO 29
Calendario de reinversiones (Térmicos constantes)
DETALLE AÑOS
- Invernadero para hortalizas- Invernadero para forraje hidropónico.
1 2 3 4 5
2.000 0002.000 000
TOTAL 4.000 000
Inversiones en activos intangibles, diferidos o amortizables
Pueden considerarse dos grupos. Los referidos a patentes tienen que ver con el pago de derechos que se deba efectuar para el empleo de procesos de productivos, formulas, conocimientos técnicos, etc., que tienen reserva de dichos derechos por parte de sus inventores. Algo similar ocurre cuando se debe efectuar un pago inicial grande para obtener la amortización para el uso, durante varios años, de marcas, diseños o nombres comerciales pertenecientes a otras empresas. Cuando estos pagos o egresos se efectúen en los años correspondientes al periodo de operación del proyecto, no se acostumbra a incluirlos como inversión y se adicionan en los costos operacionales.
Por otra parte estén los llamados gastos pre operativo. Antes de entrar en operación el proyecto se causan una serie de egresos para realizar otro tipo de inversiones necesarias para la puesta en marcha, tales como: estudios de perfactibilidad y factibilidad, gastos de organización, gastos para el montaje y puesta en marcha, intereses causados durante el periodo de implementación, gastos de entrenamiento de personal y en general todos aquellos en los cuales se incurre con el fin de dejar preparadas y Listas las instalaciones y el personal, para el inicio de las operaciones.
Los gastos de prefactibilidad son aquellos que se han causado para definir la idea inicial del proyecto y para demostrar la conveniencia de ejecutar estudios más profundos.
CUADRO 30
Inversiones en activos intangibles
ITEM DE INVERSION COSTO$-Estudio de prefactibilidad-Estudio de factibilidad-Gastos de organización-Licencias-Montaje y prueba para puesta en marcha --Entrenamiento de personal
90.000480.000220.00080.000120.000100.000
-Imprevistos y otros 110.000TOTAL DE LOS PREOPERATIVOS 1.200.000
Los gastos de factibilidad son aquellos en los cuales se han incurrido para realizar los estudios de mercado, técnico, financiero y evaluación de los proyectos, así como los ajustes finales que se deban realizar para adecuar el proyecto a posibles cambios que se puedan presentar.
Los gastos de organización están constituidos por los desembolsos que se originan por la dirección y coordinación de las obras de adecuación e instalación, por el diseño de los sistemas, procedimientos administrativos, así como los gastos Legales, notariales, de registro, ocasionados por la constitución jurídica de la empresa que se creara para operar el proyecto.
Los gastos de puesta en marcha son los que deberán efectuarse para realizarlas pruebas Preliminares de las instalaciones, hasta lograr su funcionamiento adecuado.
Los gastos de entrenamiento de personal son aquellos que se efectúan con el fin de instruir, adiestrar y entrenar al personal con el propósito de que desarrollen las habilidades y conocimientos necesarios para la puesta en marcha y operación del proyecto.
Los gastos por licencias se causan por los trámites encaminados a obtener la autorización legal para la operación del proyecto.
Cuando el proyecto es financiado mediante créditos se causan costos financieros durante la instalación. En este caso se incluyen los intereses ocasionados durante la implementación del proyecto.
1.2 COSTOS OPERACIONALES
Estos costos, como su nombre lo indica, son los que se causan durante el periodo dé operación del proyecto. Se incurre en ellos para hacer funcionar las instalaciones y demás activos adquiridos mediante las inversiones, con el propósito de producir y comercializar, los bienes o servicios.
Los costos operacionales se derivan de los estudios de mercado y técnico, ya que en ello; se identificaron los insumos necesarios para el funcionamiento del proyecto en cada una de sus áreas, ahora corresponde establecer su repercusión en términos monetarios.
Los costos se clasifican en costos de producción y gastos de operación. También contemplan los gastos financieros. Pero estos son de naturaleza diferente por lo cual serán considerados posteriormente, en el capítulo de financiamiento.
Los costos de producción se causan en el proceso productivo y dependen del programa establecido con anterioridad. Se clasifican en costo primo (costos indirectos) y gastos
generales de fabricación (o de producción), estos últimos son considerados como costos indirectos.
Costos primos está constituido por el valor de los materiales directos, por Ia mano de Obra directa, incluyendo el valor correspondiente a prestaciones sociales, y por Ia depreciación de la maquinarla de los activos que son empleados mediante acción directa en el proceso productivo del bien o servicio. Cuando no se producen bienes sino servicios el costó directo esta constituido por Ios matinales que se gastan en el servicio y por la mano de obra responsable de su prestación.
Los gastos generales de producción esta compuestos por los materiales indirectos,(repuestos, combustibles, Lubricantes, materiales de aseo, etc.), la mano de obra indirecta con prestaciones sociales (jefe de producción, jefe de taller, personal de mantenimiento, personal de limpieza, vigilantes en planta de producción, conductores de producción, supervisores, Capataces, etc.) y los demás gastos indirectos como energía (eléctrica, de vapor, gas), arriendos, seguros, depreciación de activos productivos indirectos, asistencia técnica, servicios públicos para la producción, etc. En general se incluyen todos aquellos insumos que son consumidos, de manera indirecta, durante el proceso productivo.
En el caso de proyectos dedicados a la comercialización de bienes, es natural que no se causen costos de producción, en cambio se deben tener en cuenta los costos de ventas, o sea aquellos en los cuales se incurre al comprar las mercancías que se van a comercializar. Estos son diferentes a los gastos de ventas, los cuales se causan en las acciones tendientes a poner los bienes a disposición del cliente.
En otros proyectos de prestación de servicios, se deberán cuantificar los costos causados en Ia acción directa de prestación del servicio, tales como recursos humanos e insumos consumidos, aparte de los gastos de administración y ventas.
Los gastos de operación están constituidos por los gastos de ventas y gastos de administración (en algunos proyectos se les denomina gastos generales). Se causan para facilitar las condiciones organizacionales que requiere Ia producción y para hacer llegar el bien o servicio a los consumidores o usuarios de la manera más adecuada.
Como gastos de administración están: Sueldos de directivos y empleados, (con prestaciones), honorarios, gastos de representación, útiles y papelería, servicios públicos. Amortizaciones, seguros, arriendos, depreciación de bienes administrativos, y algunos impuestos como el predial, etc.
Entre los gastos de ventas se pueden anotar; sueldos con prestaciones de personal de ventas comisiones de vetas y de cobro de cartera, embalajes, transporte, publicidad y promociones, viáticos, servicios públicos, seguros sobre inventarios de productos terminados Y Sobre activos de ventas, depreciación de bienes de ventas como vehículos y muebles, arriendos, costos de almacenamiento, etc.
Los gastos generales de producción, de administración y de ventas son considerados como costos Indirectos, ya que sirven de soporte al proceso productivo sin esta; vinculados directamente a é|.
En algunos proyectos no es fácil establecer las fronteras que delimitan las anteriores clasificaciones para los costos operacionales, el estudio detenido de las actividades que se ejecutan en ellos, le permitirá a usted emplear el criterio de agrupación más adecuado.
Una Síntesis de la clasificación expuesta se encuentra en Ia figura No. 38. Puede observarse en ella que algunos rubros aparecen repetidos en producción, administración y ventas (depreciaciones, Servicios públicos, seguros, arrendamientos, etc.). Esto sea que usualmente dichos gastos se causan simultáneamente en cada centro de costos, por lo cual se carga en cada caso la parte correspondiente.
A continuación se presentan alternativas para organizar la información correspondiente los costos de su proyecto. Sin embargo, debe tener en cuenta que se pueden encontrar variaciones, de acuerdo con las características del proyecto que esté formulando las cuales obligan a redactar los cuadros sugeridos o a emplear nuevos diseños, de acuerdo con necesidades específicas.
1.2. 1 Costas de producción o de fabricación
Usted deberá establecer Ia manera más adecuada para calcular, agrupar y presentar estos costos. En Ia mayor parte de los proyectos aparecen cuadros para mano de 05% materiales directos, materiales indirectos, servicio, otros insumos y depreciaciones.
Costo de mano de obra o de recurso humano
En todo proyecto se debe establecer el costo del personal que se requerirá en el proceso productivo. Recuerde que las necesidades de recurso humano ya han sido identificadas anteriormente en el estudio técnico, ahora corresponde determinar el monto anual de remuneración.
FIGURA 38
Clasificación de costos para un proyecto empresarial
Es necesario considerar, por paparte, el casto de la mano de obra directa y el de la indirecta, para Ia organización de esta información se puede elaborar una tabla similar a presentada en el cuadro No, 31.
Se debe considerar los egresos que cada rubro representa para la empresa y no el valor que recibiré el trabajador.
Cuando se proyectan varios productos, se distribuye en forma ponderada eI costo de la mano de obra entre los diversos bienes o servicios, con el fin de facilitar él cambio de los
clasificacion de costos operacionales
Costos de produccion (Fabricacion)
Costo PrimoMano de obra directa
Matriales directosDepreciacion maquinaria
Costo directo
Gastos Genrales De Produccion (Fabricacion)
Mano de obra indirectaServivios publicos
Mantenimiento, reparaciones
Alquileres, arrendamientosAsistencia tecnica
SegurosDepreciacion:muebles
Otros insumos
Costo indirecto
Gastos De Operacion
Gastos de administracion
Suedo directivosSueldos empleados
HonorariosUtiles y papeleriaServicios publicos
AmortizacionSeguros
Depresiacion bienes administrativos
ArriendosImpuestos
Costo indirecto
Gastos de venta
Sueldo vendedoresComisiones
Embalaje y tansportePublicidad y promociones
ViaticosServivios: telefono, luz,
aguaGatos de viajes y representaciones
Seguros Depresiacion vehiculos
Costo indirecto
costos unitarios. Este mismo criterio se debe emplear para todos costos que sean compartidos por varios productos.
CUADRO 31
Costo de mano de obra (primer año de operación)
Cargo Remuneración mes
Remuneración Anual
Prestaciones Sociales (42.6%)
Costo total anual.
A. Mano de obra directa
Ordeñador 60.000 720.000 307.000 1.027.000Obrero de apoyo 52.000 624.000. 266.000 890.000sección pecuariaObrero secciónAgrícola 52.000 624.000 266.000 890.000%
Subtotal 1.968.000 839.000 2.807.000
B. Mano de obra indirecta.
Operario tractor 60.000 720.000 307.000 1.027.000
Obrero servicios 52.000 624.000 266.000 890.000
GeneralesAsesoría veterinaria
840.000 840.000
Subtotal 2.184.000 573,000 2.757.000
TOTAL 4,152.000 1.412.000 5.564.000
En este ejemplo se considera una remuneración integral para el veterinario dado que su vinculación no es de tiempo completo y solo se da una asesoría técnica en el área de producción pecuaria.
En este cuadro se específica cada uno de los cargos de la empresa con sus remuneraciones mensuales y anuales. La columna de prestaciones sociales incluye las apropiaciones que debe hacer Ia empresa por concepto de cesantías, primas de servicios, vacaciones, pensión de jubilación, seguro de vida, calzado y vestido de labor y demás prestaciones que tenga la obligación de reconocer Ia empresa. Igualmente incluyen pago de cuotas patronales por concepto de seguro social, caja de compensación familiar, SENA e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.
En el caso de trabajadores que además del salario básico tengan derecho a otro tipo de remuneraciones, éstas deberán ser incluidas en Ia remuneración mensual y anual, tal es el caso de comisiones, sobresueldos, bonificaciones habitúales, horas extras, etc.
Dado que el monto de las prestaciones sociales depende de la legislación Laboral vigente, es necesario consultar ésta antes de decidir el porcentaje a aplicar sobre la remuneración básica.
En los proyectos en que debido a comportamientos estacionales de Ia demanda, o a otras causas, se requiere contratar personal adicional por períodos interiores a un ano, la remuneración anual se calcula teniendo en cuenta los meses en que sea necesario vincular dicho personal.
En caso de proyectos en que se contemplen variaciones en los volúmenes de producción y por tato se presenten modificaciones en la cantidad de personal requerido, se deberá elaborar tantos cuadros de personal como situaciones de cambio se presenten, con el fin de Lograr una mayor confiablidad en los flujos del proyecto.
Costos de materiales
Para realizar el cálculo del costo de los materiales se debe consultar el programa de producción preparado en el estudio técnico, en el cual se determina el volumen de producción esperado (cantidad de bienes a producir o de servicios a prestar por unidad de tiempo) de acuerdo con el tamaño del proyecto. Con base en este programa y en los coeficientes técnicos, se calcula la cantidad de materiales requeridos, requisito indispensable para establecer los costos respectivos. Las cantidades de materiales debieron Ser calculados en el capítulo de proceso productivo, Aquí se retoman para asignarles costos de acuerdo con el valor de compra. ·
Además de los materiales directos, se deben tener en cuenta los indirectos o sea aquello que es complementarlos del proceso productivo tales como envases, empaques, elementos para mantenimiento, útiles de aseo, etc.
Naturalmente, el cálculo del costo total de materiales depende de los volumen es de producción de bienes o de prestación de servicios que se hayan definido. Este cálculo hace, por ahora, para el primer año de operación del proyecto.
Para una adecuada organización de la información puede utilizar un esquema semejante al presentado en el cuadro N0. 32. Si lo considera necesario haga las modificaciones estime convenientes. Puede elaborar un cuadro para materiales directos y otro para materiales indirectos.
Costo de servicios
De acuerdo con la naturaleza de cada proyecto pueden existir otros rubros de costo y producción que necesariamente deben ser tenidos en cuenta. Tal es el caso de servicios que deben aparecer en todo proyecto, por ejemplo: energía eléctrica, acueducto y alcantarillado, aseo, teléfonos. Combustibles (diésel, gas, gasolina petróleo), asistencia técnica, seguros, reparaciones arriendos, etc.
CUADRO 32.
Costa de materiales (Para el primer año de operación)
Materiales Unidad de medida
Cantidad Costo unitario $
Costo total $
A. Materiales directos
Sales mineralizadas bovinas
Bulto 40g. 44 4.000 176.000
Vacunas (varias) Dosis 44 1.000 44.000Semillas para forraje hidropón.
Tonelada 9 700.000 6.300.000
Semillas para pastos Kgs. 80 900 72.000Semillas para hortalizas
Bolsa 640 100 64.000
Nutrientes para hidropónicos
Lts . 38.400 130 4.992.000
Fertilizantes Ton. 2 60.000 120.000
Subtotal 11.768.000B. Materiales
indirectos
Elementos de aseoLazos Mts. 200 200 40.000Fungicidas Its 20 12.400 248.000
Cal Kgs. 200 190 38.000
Otros elementos 96.000SubtotalTOTAL 12.238.000
Como generalmente estos servicios son pagados en una sola factura, es necesario establecer, mediante prorrateo, el porcentaje que se debe cargar a producción, administración y a ventas En este caso solo se cargaría la parte consumida por el proceso productivo. La producción en que se asignen los porcentajes dependerá del consumo que se Logre establecer para cada centro de costos.
Estos se Totalizan en un cuadro semejante al No. 33
CUADRO 33
Costa de servicios (primer año de operación)
SERVICIO Unidad de medida
Cantidad Costo unitario Costo Total
Energía eléctrica KW-hora 600 100 60.000Agua potable Mts2 440 25 11.000
CombustibleGasolina Galón 300 370 111.000
Diésel Galón 450 360 162.000Aceites Lubricantes
Galón 10 3.800 38.000
Mantenimiento equipos
250.000
Mantenimiento instalaciones
200.000
Seguros 380.000
TOTAL 1.212.000
Costo de otros Insumos
Cuando existen otros costos que por su naturaleza no pueden agruparse en un rubro común se utiliza un cuadro general para totalizar el costo de los insumos que falten.
CUADRO 34
Cuadro de otros insumos generales para un volumen de producción de XXX unidades
Costos de depreciación
INSUMO UNIDAD DE MEDIDA
CANTIDAD COSTO UNITARIO $
COSTO TOTAL $
TOTAL COSTO OTROS INSUMOS GENERALES
Otro costo que debe ser tenido en cuenta es el de depreciación, el cual se calcula con base en la vida estimada para los activos depreciables. Tenga en cuenta que de acuerdo que de acuerdo con el decreto 2160 de 1986 para fijar la vida útil “es necesario considerar el deterioro causado por el uso y por Ia acción de factores naturales, así como la obsolescencia por avances tecnológicos o por Cambios en la demanda de los servicios prestados.
Recuerde que la depreciación es un mecanismo que se emplea para permitir la recuperación de Ia inversión en obras físicas y en el equipamiento. Como los desembolsos solo se efectúan para Ia adquisición de dichos activos, no implica flujos efectivos de dinero, sino registros contables que reportan reducciones en el page de los impuestos. A medida que aumenta la depreciación disminuyen los ingresos gravables y por consiguiente los impuestos a pagar sobre las utilidades.
Es necesario distinguir entre los activos dedicados a producción, a administración y Ventas, Para calcular los rubros de depreciación correspondientes a cada Caso.
Se debe indicar el método de depreciación utilizado. Sin embargo, el empleado comúnmente es el de Ia Línea recta. (Es conveniente repasar los conceptos pertinentes en el módulo de Fundamentos de Contabilidad). A continuación se muestra un cuadro para el método de depreciación de línea recta.
En este ejemplo se utilizan periodos de vida útil hipotéticos para los activos. Observe el cuadro se ha elaborado para un proyecto cuyo periodo de evaluación es de cinco años En un Proyecto con vida útil mayor el ejercicio contemplara más años.
A medida que se vayan adquiriendo nuevos activos depreciables se agregan al cuadro de depreciación, diferenciando los valores iniciales de los correspondientes a reinversión.
EI gobierno nacional mediante el Decreto 2887 de 1.988, autorizo realizar ajustes Integrales por Inflación, los cuales se deben efectuar teniendo en cuenta el “porcentaje de ajustes del año gravable," el cual será equivalente a la variación porcentual de precios al consumidor para empleados.
En este ajuste también es aplicable a las deducciones por depreciación y amortizaciones en consecuencia, cuando se trabaje en términos corrientes se deberán corrientes se deberán corregir los valores la depreciar y a amortizar, calculándolos a partir del costo ajustado por inflamación activo.
CUADRO 35
Gastos por depreciación (miles de pesos- términos constantes)
Activo Vida Útil Estimada
Costo Del Activo
Valor Depreciación Anual
Valor Residual
1 2 3 4 5
Activo Producción
Tractor 25 HP 10 6400 640 640 640 640 640 3200
Arado 10 1100 110 110 110 110 110 550
Rastrillo 10 900 90 90 90 90 90 450
Remolque 10 600 60 60 60 60 60 300
Motobomba 10 200 20 20 20 20 20 100
Equipo Veterinario 10 130 13 13 13 13 13 65
Fumigador 5 70 14 14 14 14 14
Equipo Hidropónico 10 1100 110 110 110 110 110 550
Lámparas Gasolina 10 40 4 4 4 4 4 20
Herramientas 10 210 21 21 21 21 21 105
Novillas 10 29700 2970
2970 2970 2970 2970
14850
Adecuación Vías 10 700 70 70 70 70 70 350
Cerca De Linderos 10 1150 115 115 115 115 115 575
Sistemas De Riego 5 700 140 140 140 140 140
Establos 10 5760 576 576 576 576 576 2880
Tanque De Agua 20 100 5 5 5 5 5 25
Biodigestor 10 4200 420 420 420 420 420 2100
Invernaderos (Iniciados)
3 3900 1300
1300 1300
Invernaderos (Reinversión)
3 3900 1300 1300
6500
Subtotal 60860 6678
6678 6678 6678 6678
27470
Activos De AdministraciónBodega Oficinas 20 4000 200 200 200 200 200 3000
Vivienda 20 1500 75 75 75 75 75 1125
Maquina De Escribir 10 60 6 6 6 6 6 30
Muebles 10 310 31 31 31 31 31 155
Subtotal 5870 312 312 312 312 312 4310
Activos Ventas
Cortinas 10 250 25 25 25 25 25 125
Subtotal 250 25 25 25 25 25 125
Total Depreciaciones 66980 7015
7015 7015 7015 7015
31905
El valor residual se refiere al valor del activo que queda son depreciar en el momento en que finaliza el periodo de evaluación. Se supone que al continuar en operación el proyecto después del sexto año se proseguirá con la depreciación.
En términos constantes se mantendrá Ia cuota fija anual para cada activo, sin hacer modificaciones por efecto de la inflación.
Esta medida del gobierno ha venido a hacer justicia con las empresas, ya que los valores que eran deducibles, anteriormente, como gastos por depreciación en ningún momento permitirán hacer la reposición del activo cuando terminara su vida Útil, debido a que los precios de este siempre van aumentando como consecuencia de la inflación .
Para facilitar la comprensión de los nuevos tratamientos de Ia depreciación en términos corrientes Veamos el siguiente ejercicio, el cual se ha desarrollado de acuerdo con lo establecido en los decretos reglamentarios 3019 y 3032 de 1.989.
Tomemos el caso del equipo de fumigación, el cual tuvo un costo total de adquisición de 70.000, asumiendo una inflación esperada del 24% y una vida Útil de 5 años.
CUADRO 36
Depreciación sobre la costa ajustada por inflación
CONCEPTO AÑOS
1 2 3 4 5
Ajustes anuales del activo (24%) 86.800 107.632 133.464 165.495 205.214
Depreciación de 20% sobre costo Ajustado
17.360 21.256 26.693 33.099 41.043
Ajustado a Ia depreciación 4.166 10.333 19.219 31.775
Total depreciación sobre costo ajustado
17.360 25.692 37.026 52.318 72.818
Depreciación acumulada 17.360 43.052 80.078 132.396 205.214Neto del activo 69.440 64.580 53.386 33.100 -0-
Los valores del activo se corrigen teniendo en cuenta el índice de inflación esperado, por ejemplo para el primer año 70.000 x 1.24 = 86.800.
El 20% de depreciación sobre el costo ajustado se aplica a todos los activos depreciables cinco años. En activos con vida Útil de 10 años se aplicara el 10% y en los de 20 años el 5%.
El ajuste a la depreciación se halla mediante el producto de la depreciación acumulada del año inmediatamente anterior por la tasa de inflación esperada, Por ejemplo para el 20
año: 17.360 x 0.24 = 4,166.
Los valores a cargar como gastos de depreciación para cada año son los Valores correspondientes a la depreciación del % sobre el costo ajustado (segunda línea de valores en el cuadro).
Utilizando este mecanismo procedimiento se puede calcular Ia deprecación para los demás activos en términos corrientes.
El ejemplo que se acaba de exponer nos permite observar como es el comportamiento global de la depreciación, sin embargo, en el proyecto basta con hacer los cálculos hasta la segunda línea del cuadro.
ACTIVIDAD A DESARROLLAR
Identifique los activos depreciables para el proyecto en que este trabajando y calcule los valores correspondientes a la depreciación sobre el costo ajustado. Contrástelos con los que obtendría en términos constantes.
1.2.2 Gastos de administración
Los gastos de administración permiten la realización de las operaciones globales de la empresa. Tienden a ser fijos al no variar demasiado ante cambios en los volúmenes de producción.
Estos gastos provienen de Ia definición de la estructura organizacional y de los procedimientos administrativos establecidos anteriormente. En esencia son causados por las remuneraciones al personal directivo, ejecutivo, administrativo y de servicios, correspondiente a las áreas de dirección general, contabilidad, finanzas, servicios generales, administración de personal y a los sistemas de control. Pero también se originan en los pagos de servicios varios, en la depreciación de edificaciones, muebles y equipos utilizados para labores administrativas y en Ia amortización de los diferidos que correspondan a este rubro.
Para la organización y presentación de la información monetaria correspondiente se pueden emplear cuadros para incluir:
Pagos al personal administrativo, incluyendo la remuneración básica y las prestaciones sociales. El diseño a emplear puede ser similar al utilizado para la mano de obra.
En proyectos de tamaño pequeño es usual encontrar funciones de producción y administración o de administración y ventas, asignadas a un mismo funcionario. En estos casos, se calcula el tiempo dedicado por el empleado para cada área y se distribuye proporcionalmente el costo de su remuneración.
Pago de servicios de terceros, tales como: arriendo, mantenimiento de equipos, seguros, comisiones, asesorías, servicios públicos (electricidad, teléfonos, acueductos y alcantarillados, aseo), honorarios. etc. En todo caso se considera solamente la parte correspondiente al área administrativa.
Deprecaciones de edificios, equipos, muebles, vehículos, destinados al apoyo de funciones administrativas. Estos valores se pueden presentar en un cuadro similar a utilizado para este rubro en los costos de producción. En proyectos de tamaño pequeño, en los cuales el listado de activos fijos no es muy grande, se podría presentar un solo
Cuadro con todos los bienes de la empresa, haciendo la debida distinción entre la depreciación y correspondiente a producción, administración y ventas.
Amortizaciones: se aplica a los activos intangibles y diferidos con el fin de recuperar esta inversión en la medida en que el proyecto vaya operando. En Colombia el plazo mínimo para amortizar estos activos es a cinco años, también puede emplearse un plazo mayor.
Recuerde que entre estos activos están las regalías pagadas sobre patentes, derechos de uso de marcas, nombres comerciales y diseños, los estudios preliminares e investigaciones, los gastos de instalación y montaje, los intereses pagados durante la implementación, etc.
En un cuadro similar al de depreciación muestre Ia forma en que se va a recuperar esta inversión.
Otros: también deben tenerse en cuenta otros rubros causantes de egresos como: útiles y papelería, pago de impuestos como el predial, etc.
CUADRO 37
Remuneración al personal administrativo y de ventas
(Primer año de operación)
CARGO REMUNERACION MENSUAL
REMUNERACION ANUAL
PRESTACIONES SOCIALES
REMUNERACION TOTAL- ANUAL
.Administrador Granja
150.000 1.800.000 767.000 2.567.000
.Asistente 52.000 624.000 266-000 890.000
Subtotal 202.000 2.424.00 1.033.000 3.457.000Menos25% (ventas)
(864000)
TOTAL A CARGAR ADMON 2.593.000
En este ejemplo el 25% del total de remuneración ($864.000) deberá cargarse a ventas, dado que se estima que una cuarta parte del tiempo lo destina a actividades de Comercialización del proyecto, por tanto el cargo a administración será de $ 2.593.000.
CUADRO 38
Otros gastos administrativos (primer año de operación)
DETALLE Unidad de medida Cantidad Costo unitario
Costo total
Útiles y papelería 24.000Energía eléctrica KW-Hora 600 100 60.000Acueducto Mts2 560 25 14.000Impuestos (predial y otros) 41.000
TOTAL 139.000
CUADRO 39
Amortización gastos diferidos
ACTIVO INTANGIBLE
Plazo de amortiza
Costo del activo
Valor amortización1 2 3 4 5
Gastos preparativos
5 años 1200000 240000 240000 240000 240000 240000
Total a amortizar 240000 240000 240000 240000 240000
1.2.3 Gastos de ventas
Son causados por las funciones y actividades tendientes a poner el producto a disposición al alcance de los consumidores o usuarios, por tanto incluyen los gastos ocasionados por la distribución, la publicidad, Ia promoción, Ia venta propiamente dicha y los servicios postventa.
El cálculo de estos gastos debe ser coherente con todo lo planteado en el capitulo de comercialización del estudio de mercado, así como con las implicaciones de la estructura organizacional, definida en el estudio técnico.
La información correspondiente puede presentarse con ayuda de cuadros, al igual que se hizo para la de producción y administración. Los principales rubros de gastos a tener en cuenta se originan por:
Pagos al personal de ventas, incluyendo vendedores, directivos de ventas, oficinista para el apoyo de ventas. Además del sueldo básico y de las prestaciones sociales se debe calcular las comisiones sobre las ventas pagadas a los vendedores, las cuales estén el proporción con el programa de producción y las ventas esperadas.
Los gastos de distribución, ocasionados por embalajes, fletes, transporte y viajes el general, representaciones, etc.
Los gastos publicitarios y de promoción, ocasionadas por las estrategias diseñadas para la comercialización del producto.
Otros rubros de gastos tienen que ver con el pago de servicios públicos, seguros sobre mercancía en tránsito, deposito o sobre activos de ventas, mantenimiento de activos de ventas, etc.
Depreciación de activos asignados a ventas como vehículos, oficinas, muebles y equipo de oficina.
En el proyecto en que no se contemple el montaje de una organización de ventas, ya sea por las características del mismo o por que se ha encargado de esta función a un distribuidor independiente, se puede calcular como gasto de ventas un valor global, equivalente a un porcentaje de las ventas brutas.
CUADRO 40
Gastos de ventas (Primer año de operaciones)
DETALLES VALOR UNITARIO OBSERVACIONESSueldos y prestaciones 864.000 Fueron calculados
anteriormente con los administrativos.
Gastos de distribución 180.000Gastos de promoción 180.000Transportes 120.000Total 1224000
Hasta aquí se han comentado los rubros de costos y de gastos que se presentan únicamente en Ia mayor parte de los proyectos. No necesariamente todos deben aparecer en un mismo proyecto. Tampoco puede pensarse que son los únicos que existen. En el proyecto en que usted esté trabajando pueden ocasionarse costos y gastos no contemplados en este material y deben incluirse.
Como se anoto anteriormente, los esquemas y cuadros que aquí se presentan tienen como propósito ilustrar la metodología de trabajo propuesta, por tanto no puede tomarse como camisa de fuerza y su diseño debe adecuarse a las necesidades de cada proyecto. En proyectos pequeños puede ser apropiado integrar la información de varios cuadros en uno solo haciendo la respectiva diferenciación entre les valores correspondientes a producción. Administración y venta. Todos log cuadros deben estar acompañados de las explicaciones que sean necesarias para facilitar al lector la comprensión procedimientos y metodologías utilizadas en los diversos cálculos.
Qué información debe presentarse en el capítulo de inversiones y costos? Deben incluirse todos los valores que constituyan inversión fija para el proyecto, ya sea; que corresponda a activos productivos, de ventas o de administración, por tanto se involucran tanto los fijos tangibles (depreciables y no depreciables) como los intangibles o diferidos.
También se calculan todos los costos operacionales para el primer año de funcionamiento del proyecto, haciendo las correspondientes diferenciaciones entre los costos de producción, gastos de administración y de ventas.
Actividad a desarrollar.
Una vez comprendidos los procedimientos para Ia determinación inicial de castos, usted deberá identificar y cuantificar todos los rubros correspondientes a Ia inversión de su proyecto, así como a los costos y gastos operacionales para el primer año de vida útil. Agrúpelos en Ia forma que consideré más adecuada y obtenga los totales correspondientes.
1.3 El PUNTO DE EQUILIBRIO
Recuerde que el punto de equilibro de una empresa es el nivel de producción en el cual ingresos obtenidos son iguales a los costos totales. La deducción del punto de equilibrio es útil para estudiar las relaciones entre costos fijos, costos variables y los beneficios. En la práctica se utiliza ante todo para calcular el volumen mínimo de producción al que puede operarse sin ocasionar pérdidas y sin obtener utilidades. Esta no es una técnica para evaluar la rentabilidad del proyecto.
En los proyectos de carácter económico se pretende producir y vender muy por encima del punto de equilibrio de tal manera que Ia operación permita conseguir los beneficios esperados por los inversionistas. En proyecto de carácter social a pesar de que no se consigan beneficios de tipo financieros, se deberá operar en condiciones de equilibrio, de lo contrario estarán predestinados a la quiebra a mediano o a corto plazo.
El análisis del punto de equilibrio también es útil para:
Orientarla decisión sobre el tamaño inicial y la tecnología a emplear (capacidad instalada).
Realizar programaciones teniendo en cuenta Ia capacidad utilizada.
Redefinir precios o taritas para hacer factible el proyecto.
La técnica de análisis del punto de equilibrio permite estudiar las relaciones entre costos fijos, costos variables y los ingresos de los proyectos.
Recuerde que los costos fijos son aquellos que causan erogaciones en cantidad constante, para un mismo tamaño o capacidad instalada del proyecto, independientemente del número de unidades que se estén produciendo. Generalmente corresponden a costos básicos en los cuales se incurre para mantener a la unidad productiva en condiciones de operar, aun cuando no produzca, por ejemplo: Depreciaciones, arrendamientos, servicios públicos, gastos financieros, sueldos y demás gastos administrativos, salarios de mano de obra directa, etc. Hay que tener en cuenta que al variar el tamaño del proyecto cambia la estructura de costos y por tanto el nivel de los costos fijos.
Los costos variables son aquellos que están estrechamente ligados con el proceso productivo, de tal manera que aumentan o disminuyen en proporción directa al volumen de producción. Por ejemplo: las materias primas y materiales directos, los salarios de la mano obra directa, etc. La función de costos variables depende de la estructura
tecnológica y de los procesos productivos que se hayan adoptado para el proyecto. Por consiguiente:
Costo total = Costo Fijo + Costo Variable
CT = C.F. + C.V.
De tal manera que si no hay producción el costo total de esta será igual a los costos fijos.
Por otra parte:
Ingresos - precio x número de unidades producidas
I = p. x
Dado que el punto de equilibrio es aquel en el que en los ingresos se igualan a los costos podemos determinar fácilmente el número de unidades que se deben producir para alcanzar dicho punto:
I = CT A
Pxe = CF + C.v.u.Xe
Xe (p-C.v.u) = CF
Xe=(C.F)/(P-C.v.u.)
En donde: A
Xe = Número de unidades en punto de equilibrio
CF = Costos fijos
P = Precio unitario
Cvu = Costo variable unitario
La aplicación de esta fórmula es muy sencilla. Supongamos un proyecto para Ia fabricación de un producto determinado en el cual se han calculado unos costos fijos de $ 7.850.000, el precio de venta es de $ 2.500 y el costo variable por unidad de $1.300. La capacidad instalada es de 10.000 unidades:
Xe=7850000/ (2500*1300)
xe=6541.66
Lo cual significa que al producir y vender 6542 unidades no se obtendrá utilidad ni perdidas.
Para que el proyecto empiece a generar utilidades deberá producirse y venderse por encima de esta cantidad.
Representación grafica
Gráficamente también se puede llegar a la misma concusión. Los costos fijos se representan mediante una recta paralela al eje de las abscisas, al no variar para una misma capacidad productiva. En este eje también se puede cuantificar el número de unidades a producir, el valor de la producción anual, o también, el porcentaje de la capacidad instalada. En el je de las ordenadas se anotan los valores monetarios correspondientes.
Figura N°. 39
Determinación grafica del punto de equilibrio.
Como se puede observar, los resultados obtenidos en el grafico también permiten llegar a conclusiones similares a las del cálculo cuantitativo.
También se puede expresarse el punto de equilibrio como un porcentaje de la capacidad, instalada:
6.542 X 100 = 65,42%
10.000
Este porcentaje indica que para no obtener pérdidas si Ia Capacidad ociosa debe ser inferior 3 34,58%.
Es difícil hacer afirmaciones con respecto a que tan bueno o malo es determinado punto de equilibrio, para llegar a ellas se deberán tener otras alternativas de estructura de costos y para comparar los puntos de equilibrio que se obtengan en cada caso. Lo que si es cierto es que en la medida en que este punto sea más bajo, se alcanzara más rápidamente la zona de utilidades, como un menor esfuerzo operativo.
El punto de equilibrio está asociado a la naturaleza de cada proyecto y específicamente a su estructura de costos. Para establecer si es alto o bajo tendría que compararse con los de otros proyectos dedicados a actividades iguales o similares. En caso de resultar muy alto tendría que pensarse en revisar o variar el tamaño o tecnología seleccionada y lógica mente Ia estructura de costos ligada a ella, 0 también en analizar la posibilidad de modificar los precios para el producto.
La técnica del punto de equilibrio se emplea usualmente para realizar algunos análisis de {sensibilidad. Por ejemplo (que pasaría con este proyecto si disminuyesen los precios en un 25%, 0 si aumentasen en el mismo porcentaje?
Como se puede observar en Ia figura 40 un incremento en los precios desplaza el punto de equilibrio de P.E. a P.E.1, de tal manera que disminuye su valor, haciendo más fácil su alcance. La disminución de los precios aleja el punto de equilibrio y en este caso concretó a tal punto que Ia capacidad instalada no permite obtener utilidades, ya que siempre se estaría en zona de pérdida. Usted puede prolongar las rectas I2 y C.T. y en su punto de corte estará el nuevo punto de equilibrio P.E.2, el cual serla difícil de alcanzar, en caso de que la capacidad de producción lo permitiese.
En forma similar se podrá hacer. el análisis al variar la capacidad (tamaño y tecnología), la estructura de costos (incrementos o disminuciones en costos fijos). etc.
FIGURA 40
Punto de equilibrio con variación en el punto de venta
En algunos proyectos puede ser mas adecuado expresar el punto de equilibrio en pesos o sea de acuerdo con lo ingresos por ventas que de deben obtener para que estos sean iguales a los costos, para ello se utiliza la formula:
ventas en punto deequilibrio= Costos fijos
1−costos variablesventas netas
P·E. = C.F.
C.V.
1- V
El calculó del punto de equilibrio cuando hay dos o más productos
Es muy común el formular y evaluar proyectos que contemplen la producción y venta de varios productos. En estos casos el cálculo del punto de equilibrio se hace un poco mas complejo debido a la dificultad que puede representar la asignación correcta de los costos que corresponden a cada uno de dichos productos.
El procedimiento usual para realizar el cálculo adecuado de los costos consiste en identificar todos los costos que se puedan originar en el proyecto y en distribuirlos entre los diversos centros y unidades producidas. Los centros de costos son las secciones de la empresa en que éstos se originan. Los costos fijos son adjudicados entre los diversos productos pero cuando haya dificultad para una correcta imputación, por no existir una clara reacción causa—efecto, se hace necesario utilizar tasas de distribución.
Las tasas de distribución permiten asignar los costos fijos entre los centros de costos y entre las unidades de imputación de costos. Tenga en cuenta que los costos variables son calculados fácilmente ya que corresponden a los insumos o materiales directos que son consumidos en la fabricación del producto, a Ia mano de obra directa y a los costos indirectos variables.
Dependiendo de los productos que se contemplen en el proyecto y de los costos que se quieran distribuir entre ellos, se definen tasas y claves de distribución. Por ejemplo, podrían calcularse tasas de distribución a partir de:
- Áreas de los centros de costos (m2), para adjudicar los costos correspondientes a arrendamientos, servicios públicos, mantenimiento de inmuebles, depreciación de edificios, etc.
- Volumen de producción de cada producto por centro de costos para distribuir los rubros relacionados con pruebas especiales y controles de calidad. ·
- Horas de trabajo de la maquinaria y equipos por centro de costos, para imputar costos como combustibles, lubricantes, energía eléctrica, mantenimiento, depreciación de equipos.
Tiempo de dedicación de mano de obra indirecta, para asignar la parte correspondiente a sueldos, salarlos y prestaciones sociales entre otros los diversos productos.
Como se anotó anteriormente, dependiendo de cada proyecto y de los costos fijos entre los diversos centros de costos.
Una vez calculados los costos causados en cada centro de costos, se distribuyen entre el número de utilidades producidas en el respectivo centro. En el caso que un mismo centro participe en Ia producción de dos o más productos se pueden asignar los costos dependiendo del tiempo que se dedique a cada producto, Por ejemplo, en determinando el centro se totalizaron $ 680.000 de costo lijo para producir 1.200 unidades del producto A y 800 del producto B, el tiempo dedicado a cada producto es el 70% y 30% respectivamente.
En estas circunstancias se pueden distribuir los costos de acuerdo con el tiempo de dedicación:
Producto A: 680.000 x 0.7 = 476.00
Producto b: 680.000 x 0.3 = 204.000.
Costo unitario A: 476.000/ 1.200 = 396.66
Costo unitario B; 680.000 / 800 = 255
Este es el costo fijo correspondiente a cada producto por un centro de costos, en la misma forma se calcula los de los demás centros. Al final se totalizan los costos fijos imputados a todos los centros de costos, por cada producto.
También se calculan los costos variables imputables a cada producto, lo cual se puede hacer a partir de los coeficientes técnicos definidos en el estudio técnico.
Contando con los datos correspondientes al total de costos fijos para cada producto, el ejerció de venta y el costo variable unitario, se procede a calcular el punto de equilibrio para cada uno de los productos.
A continuación procederemos a ilustrar el procedimiento expuesto, a partir del caso que venimos trabajando en el estudio financiero.
El primero que tenemos que hacer es identificar los rubros que constituyen costos fijos y los que son variables.
Podemos catalogar como variables: materiales directos e indirectos, combustibles, libircantes, energía eléctrica, mano de obra directa. Sin embargo, en circunstancias como la de este proyecto la mano de obra directa podría se considerada como costo fijo si se considera que esta va a ser vinculada por tiempo indefinido, de acuerdo con la capacidad instalada, con lo cual no variaría su costo al aumentar o disminuir los volúmenes de producción.
Como estos fijos están: mano de obra indirecta, servicios públicos, mantenimiento, seguros, depreciaciones, gastos administrativos y gastos de ventas. Es de anotar que en aquellos proyectos que se consideren comisiones por ventas, estas serán variables. También puede ocurrir algo semejante con los gastos de distribución y transporte ya que estos usualmente varían con los volúmenes de producción y ventas.
Definitivamente no se pueden establecer reglas únicas, ya que dependiendo de Ias condiciones planteadas en cada proyecto se tendrán que hacer las distinciones y agrupamientos entre costos fijos y variables.
Debido al poco peso que tienen los subproductos en el costo total y para facilitar la explicación se involucran estos c0st0s en los dos productos centrales.
Debemos tener en cuenta que para facilitar la ilustración hemos hecho una distribución en términos globales. Si usted desea profundizar en estos temas debe consultar los módulos de Contabilidad de Costos y el de Control de Operaciones y procesos utilizado en Ia Gestión Industrial.
Al tener especificados los costos fijos y variables, para cada producto en el primer año, se pueden calcular los costos para producir una unidad: Leche: G F CV Costos totales 8.111.000 + 9.965.000 = 18.076.000 Litros producidos: 168.000
Costounitarios=18076000168000
=107.59
Tomate: Costos totales: \6.818.000 + 5.451.000 = 12.269.000. Kilos producidos 144.000
Costounitarios=12269000144000
=85.20
Cuadro 41Distribución de costos por producto
(Miles de pesos – términos constantes)Costo Total Leche Tomate
Tasa de Distribución
Cost Fijo
Costo Variable
Tasa De Distribución
Cost Fijo
Costo Variable
Costo De ProducciónMano De Obra Directa
2087 1971 890
Mano De Obra Indirecta
2757 70% 1930 30% 827
Materiales Directos
11768
7704 4064
Materiales Indirectos
470 136 334
Depreciación 6678 50% 3339 50% 3339
Energía 60 10% 6 90% 54
Combustibles 311 65% 202 35% 109
Mantenimiento 450 60% 270 40% 180
Otros 391 50% 195 196
Subtotal 25692
5734 9965 4542 5451
Gastos De AdministraciónSueldos Y Pr. 2593 50% 1296 50% 1297
Papelería 24 50% 12 50% 12
Acueducto 14 50% 7 50% 7
Impuestos 41 80% 32 20% 9
Energía Eléctrica 60 50% 30 50% 30
Pre operativos 240 50% 120 50% 120
Depreciación 312 50% 156 50% 156
Subtotal 3284 1653 1631
Gastos De Ventas
432
Sueldos Y Pr. 864 50% 432 50% 90
Promoción 180 50% 90 50% 99
Distribución 180 45% 81 55% 24
Transporte 120 80% 90 20%
Depreciación 25 100% 25 645
Subtotal 1066 72
Total 30345
9965 6818 5451
Los costos unitarios de producción nos permiten empezar a sacar conclusiones con respecto a la estructura de los costos del proyecto:
- Si los comparamos con el precio de venta, vemos que en el caso de la leche obtendrán muy pocas utilidades durante el primer año ya que el litro se venderá a $110 y se va a producir a un costo de $107.59. No ocurre con el tomate, un kilo producido a $85.20, se va vender a $160.
- Sin embargo, no debemos olvidar que ésta sólo es una situación para el primer año; ya que a partir del año (2) la producción de leche se aumenta en 141.000 litros, con lo cual los costos se distribuyen entre un mayor numero de unidades, bajándose de esta manera los costos unitarios de producción y Lográndose así un mayor margen de utilidades por cada litro producido y vendido.
- De otra parte, la tecnología diseñada para este proyecto favorece el cultivo del tomate ya que se utilizan como fertilizantes básicos los efluentes producidos por el biodigestor. En otras palabras, para producir el tomate mediante este proceso tecnológico se requiere estiércol de las vacas, al cual no se le ha calculado costo.
Consideraciones como las anteriores deberán hacerse en cada proyecto para decidir si los mismos son favorables o si se tiene que variar la tecnología a de producción con el propósito de variar la estructura de costos. 1
Por otra parte, procedemos a calcular el punto de equilibrio para cada producto:
Leche:
Xe= C . FP−C . v .u
C . v .u=9965000168000
Xe= 8111000110−59.31
Xe=160.012 litros
Este dato nos indica que se deben obtener como mínimo 160.012 Litros de leche para obtener utilidades.
ventas en punto deequilibrio= Costos fijos
1−costos variablesventas netas
ventas en punto deequibrio= 8111000
1−996500018480000
Punto de equilibrio: $ 17.601.996
Lo cual nos indica que se deben obtener ingresos por $17.601.996 para estar en equilibrio, o sea para no perder ni ganar. Observe que si dividimos esta cifra entre $ 110 nos da un valor de 160.018, litros que es prácticamente igual al obtenido con Ia anterior fórmula. Las diferencias están en aproximaciones de cifras decimales.
Tomate:
Xe= C . FP−C . v .u
C . v .u=5415000144000
Xe= 6818000160−37.85
Xe=55.817 litros
Que seria la cantidad mínima a producir para no obtener pérdidas.
Recuerde que el punto de equilibrio obedece a una estructura de costos determinada. AI variar ésta, cambia el punto de equilibrio.
ACTIVIDADES A REALIZAR
1. Como parte de Ia ejercitación sobre el tema, puede usted hallar el punto de equilibrio, para estos productos, mediante el método grafico.
2. Con respecto a su proyecto calcule el punto de equilibrio correspondiente,
