DFA-RH032 Descripcion de Puesto Asistente de Direccion General

7/22/2019 DFA-RH032 Descripcion de Puesto Asistente de Direccion General

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FUNDACIN MEXICANA PARA LA PLANEACIN FAMILIAR

Da Mes Ao Pgina Total/Pginas Cdigo

Elaborado 15 04 2013 1 4 GFA RH032

Act ual izado

Unidad Adminis trativa Gerencia de Finanzas y Adminis tracin

Documento Descripcin y Perfil del puesto: Asistente de Direccin General.

Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproduccin.

DESCRIPCIN Y PERFIL DE:Asistente de Direccin General.


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Act ual izado




Descripcin del Puesto

Titulo del Puesto Asistente de Direccin General.

Unidad de Adscripcin Oficinas de Apoyo.

Jefe inmediato Directora General.

Responsabilidad

Responsable de las actividades administrativas para brindar el apoyo

necesario a la Directora General a fin de propiciar que las acciones, funciones

y responsabilidades se le faciliten. Coordina las actividades administrativas yoperativas del rea de servicios generales, y vigilancia externa proporcionando

soluciones a las necesidades de los clientes internos.

Funciones

Atender oportunamente a las personas que acuden con cita o solicitan ver a laDirectora General, internas o externas.Organizar la agenda de la Directora General: giras, audiencias,presentaciones, reuniones y eventos, tanto internos como externos.Coordinar la derivacin de la correspondencia y dems documentosrelacionados con la actividad de la Directora General.Controlar y enviar informacin al exterior requerida por terceros.Mantener organizado y actualizado el archivo de la Direccin General.Coordinar reuniones, concertar citas internas y externas de la Direccin G.Supervisar la operacin del grupo de servicios generales y vigilancia externa.

Ac tividades

Registrar las visitas y asunto a tratar en libreta, agenda electrnica y CPU.Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Directora General.Turnar la correspondencia por asunto y prioridad a la Directora General.Llevar el registro y control de los documentos e informes enviados al exterior.Canalizar las llamadas telefnicas que reciba la Directora General. Tomar notade los recados cuando la Directora General est de comisin o ausente.Archivar y organizar todos los documentos generados en la Direccin General.

Resguardar y controlar los expedientes de la Directora General.Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos) las bases de datos, ascomo los archivos de cmputo que se utilizan en la Direccin General.Realizar la comprobacin correspondiente de viticos y pagos diversos.Elaborar y enviar la agenda a los asistentes en reuniones o juntas de trabajo.Preparar la informacin y coordinar las cuestiones logsticas de los eventos.Establecer tiempo y cronogramas, para atender oportunamente todos losasuntos derivados de las actividades de la Directora General.Supervisar en recorridos que las instalaciones de Oficinas de Apoyo estn enbuenas condiciones y que luzcan siempre limpias y ordenadas.


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Act ual izado




Colaborador directo Recepcionista/Asistente Administrativo/Encargado (a) de Servicios Generales.

Colaborador indirecto Personal de Servicios Generales y Personal de vigilancia.

Relaciones internas Gerentes Oficinas de Apoyo/Personal de Oficinas de Apoyo.

Relaciones externas

Miembros del Consejo de Administracin/Personal directivo y ejecutivo delGobierno Federal y Local/Ejecutivos de Organizaciones afines/Donantes ypatrocinadores/Usuarias y Usuarios de los servicios mdicos y programassociales.

Perfil

Escolaridad

Bachillerato Tcnico (Administracin, contabilidad, secretarial, archivo).

Escuela Comercial Secretariado. Titulada (Deseable). Trunco en rea de

Ciencias Sociales (deseable).

Idioma o LenguaIngls, 100 % Requiere alcanzar 28 puntos del factor idioma (Entablar

comunicacin oral y escrita. Hablado).

FormacinCarrera administrativa. Servicios mdicos. Salud Sexual y Reproductiva

(Deseable). rea de Ciencias Sociales. Inters y sensibilidad a temas sociales.

Experiencia

Dos aos controlando agenda y actividades a nivel Direccin General.Dos aos en la organizacin de eventos, talleres y cursos.Manejo de conmutador, atender y canalizar llamadas, control de citas.Un ao realizando actividades de archivo y control de expedientes.Un ao recepcin, control y entrega de correspondencia y materiales.Dos aos en control de gastos por viticos y su comprobacin.Realizar inventarios, control de materiales y papelera de oficina.Proporcionando informacin bsica sobre servicios de salud.

reas de

conocimiento

especifico

Manejo de Office en un 100%.

Temas de salud sexual y reproductiva (deseable).

Control, registro de gastos y principios bsicos de contabilidad (Deseable).

Contabilidad bsica y trmites bancarios.

Control de citas, formacin de expedientes y resguardo de archivo.

Manejo de computadora, copiadora, fax y conmutador.

Uso de Internet y Redes Sociales.

Excelente ortografa y redaccin.

Manejo de accesorios y papelera usada en oficinas.


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Act ual izado




Habilidades

Y

Competencias

Establecer relaciones interpersonales positivas con las personas que trata.

Amabilidad y disposicin para atender a personas o usuarios.

Capacidad para trabajar en equipo.

Atender tareas mltiples. Organizacin y planeacin.

Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades diarias.

Contribuir a la comunicacin asertiva.

Optimizar y controlar los recursos materiales asignados.

Aprendizaje y habilidad para simplificar procesos.Solucionar problemas Semi-complejos.

Jornada laboral 48 horas distribuidas conforme a las necesidades de operacin (flexible).Disponibilidad para viajar.

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