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Diagnostico Auditoria Administrativa

Auditoria Administrativa

La Auditora Administrativa persigue controlar y comparar el estadoactual de la empresa y qu tan lejos est de lo que quiere ser y qu medidas

adoptar para alcanzar sus metas o qu cambios pertinentes deben hacersepara acceder a un mejor nivel de desempeo.

s una tcnica que utiliza varios procedimientos especializados y seapoya en el mtodo cient!co para la investigaci"n. l proceso de investigaci"nsupone una actuaci"n sistemticamente organizada y estandarizada# paraobtener un diagn"stico al menor costo y con la mayor con!abilidad. $ara ello#debe emplear tcnicas para minimizar el error# reducir el costo y establecermtodos de trabajo aplicados al caso de estudio con un m%imo de e!ciencia yadministraci"n de recursos.

Investigacin Preliminar

&na vez que se ha de!nido la direcci"n y los 'actores que se auditarn# lasecuencia l"gica para su desarrollo requiere de un (reconocimiento) oinvestigaci"n preliminar para determinar la situaci"n administrativa de laorganizaci"n.

sta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal#in'ormaci"n del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados conlos 'actores predeterminados# as como el primer contacto con la realidad.

ste procedimiento puede provocar una re'ormulaci"n de los objetivos#estrategias# acciones a seguir o tiempos de ejecuci"n. Asimismo# permiteper!lar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva.

ste acercamiento inicial demanda mucha precisi"n# ya que la in'ormaci"ntiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar con'usi"ncuando se interprete su contenido.

$ara realizar esta tarea en 'orma adecuada es conveniente tomar en cuenta lossiguientes criterios*

+eterminar las necesidades espec!cas. ,denti!car los 'actores que requieren de atenci"n. +e!nir estrategias de acci"n. -erarquizar prioridades en 'unci"n del ! n que se persigue. +escribir la ubicaci"n# naturaleza y e%tensi"n de los 'actores. speci!car el per!l del auditor.

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stimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivode!nido.

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Diagnostico Preliminar

s la percepci"n que el auditor tiene de la organizaci"n como producto desu e%periencia y visi"n0 en base a esto se prepara un marco de re'erencia elcual 'undamente la necesidad de auditar# considerando para ello los siguienteselementos*

1nesis de la organizaci"n 23reaci"n# cambios# manejo y delegaci"n de'acultades.4

,n'raestructura 2$rocesos5'unciones# modi!caciones de estructura# nivelde desarrollo tecnol"gico.4

6ormas de operaci"n 2+esempeos# logros# e%pectativas# proceso detomas de decisiones.4

$osici"n competitiva 27aturaleza# dimensi"n# sector# giro# competenciascentrales. clientes# proveedores.4

%amen*

8ecopilaci"n de in'ormaci"n 9cnicas de recolecci"n ,nvestigaci"n documental :bservaci"n directa Acceso a redes de in'ormaci"n ntrevistas 3uestionarios 3edulas

;edici"n

$apeles de trabajo videncia

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;ara de Los =ngeles

Tcnicas de recoleccin:

;anera de en'ocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que hagaposible su e%amen# esta in'ormaci"n es para emplear sola o en combinaci"n delas siguientes tcnicas*

Investigacin documental: 7ormativa Administrativa ;ercadeo &bicaci"n geogr!ca studios !nancieros

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Propsito y procedimiento:

n esta etapa se aplican procedimientos y tcnicas de anlisis administrativopara evaluar la in'ormaci"n obtenida en la 'ase de instrumentaci"n5e%amenpara emitir conclusiones tomando en cuenta lo siguiente*

3oncentraci"n de in'ormaci"n obtenida 3lasi!caci"n de la in'ormaci"n valuaci"n de los resultados +eterminaci"n de soluciones

Tcnicas de anlisis administrativo:

>ase conceptual* stablecer naturaleza y magnitud de necesidades de'actores en sus 'unciones# determinaci"n de los recursos# cauce deacciones.

;arco de re'erencia* $artiendo del diagn"stico preliminar se determinanlas bases de actuaci"n de las variables y estrategias.

3ontenido* $ara que el diagnostico administrativo aporte elemento dedecisi"n deben incorporar los siguientes aspectos*

3onte%to* !sonoma de la empresa de acuerdo a su situaci"n actual y sutrayectoria.

,n'ormaci"n operativa* gesti"n de 'unciones# procesos y proyectos#anlisis del proceso administrativo.

+esempeo* comportamiento# resultados# manejo de indicadores y degesti"n.

strategia competitiva* n'oques# procesos# habilidades y prop"sitos. Liderazgo* 3ultura organizacional# trabajo en equipo# calidad de vida. $erspectivas* structura# oportunidades de negocio# potencial de

innovaci"n# control estratgico.

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Obetivo Del Diagnostico

sta primera apro%imaci"n a la realidad de la organizaci"n debe identifcar lascausas y eectos que inuyen en el comportamiento de todos y cada uno delos elementos bajo anlisis# as como sustentar los criterios para obtener ymanejar la in'ormaci"n de manera ?uida y consistente para respaldar el

proyecto de auditora administrativa# a partir de*

-usti!car la necesidad de auditar. +eterminar el alcance de la auditora. +eterminar las acciones para atender las prioridades detectadas. stablecer criterios para coordinar las acciones. 3uanti!car las necesidades de recursos humanos# materiales# !nancieros

y tecnol"gicos. 3on'ormar el equipo auditor y asignar responsabilidades. +esarrollar el marco de trabajo.

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Contenido Del Diagnostico

n la parte de la introducci"n se sugiere e%poner la raz"n de la auditora en laempresa# el periodo en que se llev" a cabo y# en caso de estar plenamenteidenti!cada# la problemtica que en'renta.

n el objetivo se plantea en 'orma directa y clara lo que se pretende con larealizaci"n de esta actividad.

$or su parte# el anlisis de la situaci"n actual es un punto neurlgico en el quese describe de manera objetiva la 'uncionalidad de la organizaci"n# sin emitir

juicio alguno# ya que el objetivo es retratar una realidad. La identi!caci"n deproblemas potenciales requiere de una mente aguda y con buen sentido crtico#ya que con base en la situaci"n actual de la empresa# el evaluador deberealizar sealamientos de las posibles complicaciones que en'rentara laorganizaci"n en caso de seguir operando con el esquema actual.

Adems de analizar la situaci"n actual y evidenciar los problemas potenciales#

es necesario proponer alternativas de soluci"n# para disminuir al m%imo losriesgos que comprometan la estabilidad de la organizaci"n0 aqu es donde seprecisa de creatividad por parte del auditor.

;ediante recomendaciones# la persona que eval@a seala aspectos precisosque considera adecuado atender0 por supuesto# la decisi"n !nal la toma laorganizaci"n. Al !nal del contenido del diagn"stico administrativo# el evaluadorpresenta las propuestas a la organizaci"n de manera detallada. stas debenser viables y apegadas a la situaci"n real e%istente. La rapidez con que seatienden las necesidades de la empresa cobra cada vez mayor peso paramejorar# o por lo menos mantener# los niveles de competitividad deseables0por lo tanto# resulta imprescindible aplicar mejoras administrativas# que

'aciliten identi!car a tiempo los aspectos que pudieran amenazar el "ptimodesempeo de la organizaci"n.

Ejemplo:

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Asesores administrativos

Fecha

Lic. _____

Director General de Industrias

Empresa

Presente

Asunto: Diagnstico administrativo

Licenciados:

Atendiendo la labor ue nos !ue encomendada para reali"ar un diagnstico administrativo de la organi"acin

ue usted dirige# nos permitimos in!ormarle ue la actividad de auditor$a ued concluida % ue con!orme a los

resultados de &sta# presentamos el siguiente documento# ue de ser aprobado dar$a pie a la siguiente etapa.

I. OBJETIVO

El ob'etivo primordial de este traba'o !ue el de evaluar el !uncionamiento integral de la organi"acin a e!ecto de

presentar la realidad de las condiciones en las ue se encuentra.

II. ANLISIS DE LA SITUACIN ACTUAL

En la organi"acin se detectaron# entre otros# los siguientes aspectos de car(cter general % particular.

Efectividad del persoal

En los )ltimos ocho meses# el rendimiento del personal se ha visto a!ectado por los siguientes !actores relacionados con

la administracin de recursos humanos:

a* De!inicin de una pol$tica salarial.

b * +arencia de un programa de capacitacin % adiestramiento.

!erecia ad"iistrativa

En esta (rea se reuiere en !orma prioritaria reestructurar el control de operaciones de la organi"acin# especialmente en

lo siguiente:

,. El dise-o de la organi"acin interna no responde a la realidad es decir# est( desvirtuado % las !unciones ue reali"a el

personal no corresponden a lo estipulado.

III. #$OBLE%AS #OTENCIALES

+onsideramos ue en el caso de prevalecer la situacin antes e/puesta# se corre el riesgo de ue se presenten las

circunstancias ue a continuacin se indican.

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IV. ALTE$NATIVAS DE SOLUCIN

Ante los riesgos potenciales ue amena"an el correcto desempe-o de la organi"acin# se proponen las siguientes dos

alternativas# las cuales buscan dar !le/ibil idad % pro!esionali"acin a la administracin de la empresa.

V. $ECO%ENDACIONES

+on base en todo lo e/puesto en este documento# nos permitimos presentar en !orma sinteti"ada algunasrecomendaciones ue consideramos oportuno aplicar de manera inmediata en su organi"acin.

Efectividad

a* Instrumentar !ormalmente la gr(!ica salarial de la organi"acin# con base en niveles % categor$as# de acuerdo con lo

previsto en el +ontrato +olectivo de 0raba'o.

b* 1eactivar la e!ectividad del Programa de capacitacin % adiestramiento# as$ como el cumplimiento de incentivos %a

devengados# % de!inir la pol$tica de ascensos.

!erecia ad"iistrativa

,. Dise-ar la organi"acin interna de esta gerencia % redise-ar los procesos donde est( involucrada.

1eiteramos nuestro agradecimiento por la con!ian"a otorgada a esta !irma para la reali"acin de la auditor$a.

Esperamos ue el presente traba'o responda a sus e/igencias nosotros estamos a su disposicin para aclarar cualuier

punto.

Atentamente#

Lic. __________________

Firma de Auditoria

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