Diagnóstico organizacional de una cooperativa cerrada

ÍNDICE DEL CONTENIDO

Página

1. INTRODUCCIÓN 4

2. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

2.1 Datos generales 5

2.2 Organigrama 6

2.3 Visión, Misión, Objetivos Estratégicos y Factores Críticos de Éxito 7

2.4 Análisis FODA 9

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 Definición del Problema 10

3.2 Enunciado del Problema 11

3.3 Formulación del Problema 11

4. OBJETIVOS DEL PROYECTO

4.1 Objetivo General 12

4.2 Objetivos Específicos 12

5. JUSTIFICACIÓN 12

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 13

7. MARCO TEÓRICO 14

8. METODOLOGÍA

8.1 Matriz Metodológica 16

8.2 Enfoque y Métodos 18

8.3 Diseño de la Investigación 19

8.4 Instrumento de Investigación 19

8.5 Definición Conceptual de las Dimensiones 28

8.6 Fuentes de Información 29

9. RESULTADOS Y ANÁLISIS

9.1 Tabulación y Análisis de los datos 29

2 Cultura Organizacional

10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

10.1 Conclusiones 34

10.2 Recomendaciones 35

11. APLICABILIDAD

11.1 Plan de Acción 36

12. BIBLIOGRAFIA 37

13. ANEXOS 39


“DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN

LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO EMPLEADOS DE

CEMCOL LTDA (CACEC)”

1. INTRODUCCIÓN

Toda organización debe estar en capacidad de cambiar y mejorar su eficiencia, con el fin de

obtener óptimos resultados financieros, por tal razón necesita enfocar su estrategia al

diagnóstico de la organización, tomando como ejemplo exitosas empresas que a través de

múltiples herramientas han logrado el éxito y más aún mantenerse en los primeros lugares del

éxito empresarial.

El diagnóstico organizacional constituye una descripción, una explicación hecha por el

observador, del operar de una organización determinada. Esta explicación debe ser capaz de

dar cuenta adecuadamente del operar de la organización, es decir, permitir que otro

observador pueda ser testigo – en su ámbito de experiencia – del funcionamiento

organizacional descrito. Esto quiere decir que los procesos organizacionales deben poder ser

generados a partir de la explicación y que, además de esto, deberán deducirse – a partir de ella

– otros fenómenos observables en el ámbito de experiencia del observador. (Rodríguez,

2004).

Según French y Bell (1996), el diagnóstico es una recopilación continua de datos acerca del

sistema total o de sus subunidades, y acerca de los procesos, la cultura y otros objetivos de

interés. A partir de él, debe surgir la identificación de los puntos fuertes, las oportunidades y

las áreas problema.

El presente trabajo provee evidencia acerca del estado actual del desarrollo organizacional en

la empresa Cooperativa de Ahorro y Crédito Empleados de Cemcol Limitada (CACEC)

incluyendo aspectos como: estructura organizacional, descripción de cargos y

responsabilidades, actividades que realiza y que debería realizar. Además detectar en que

área la empresa tiene deficiencias, y a estas aplicarle modelos innovadores y eficientes que

ayuden a mejorar la calidad de los resultados para que la empresa tenga un mayor crecimiento

e impacto en el mercado.


Este documento de investigación realizado por los estudiantes de Maestría de Dirección

Empresarial en UNITEC, se llevó a cabo mediante “focus group” que son dinámicas dirigidas

por profesionales externos o internos donde conocen la opinión personal de un grupo de

trabajadores escogidas de acuerdo a un propósito específico, se realizó con los empleados y

ejecutivos de la cooperativa. Sus resultados contribuirán al abortamiento de las oportunidades

de mejora y descubrimiento de las áreas que presentan problemas dentro de la organización

2. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA

2.1 Datos Generales


La Cooperativa CACEC Ltda. Maneja los siguientes comités y áreas de gestión:

Comité de Educación: El comité de educación dirigido por el Vice-Presidente, y con el valioso

apoyo de algunos afiliados han promovido actividades orientadas a la capacitación y educación

en áreas específicas, creando una alianza entre la empresa Cemcol y la Cooperativa de Ahorro y

Crédito.

Comité de Créditos: La Junta Directiva elije entre sus afiliados un comité de créditos,

responsable del análisis y la aprobación de las solicitudes de préstamos de todos los afiliados.

Junta de Vigilancia: Es elegida por la Asamblea General de su seno, es un representante directo

de los asociados para el ejercicio del control social interno y técnico, actuará con autonomía e

independencia, para vigilar el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, la cual será

sólidamente responsable con la Junta Directiva cuando hubiese omisión o negligencia en el

cumplimiento de sus funciones.

Gestión de cobros y recuperaciones: Actualmente la gestión de cobros y de deudas se ha

convertido en una parte fundamental de la estrategia de la cooperativa. El objetivo principal de

esta acción es agotar los recursos para recuperar los montos prestados directamente desde el

titular de la deuda y no afectar a sus avales manteniendo una sana administración en lo que se

refiere a la mora de la cartera de crédito.

Auditoría externa: Para validar el grado de transparencia, eficiencia y confiablidad de la

operación de la cooperativa y fieles a los mandamientos de la ley de cooperativas, los estatutos y

la magna asamblea, cada año se presentan los estados financieros auditados por la firma Asturias

& Asociados.

2.2 Organigrama


2.2 Misión, Visión, Objetivos Estratégicos Y Factores Críticos De Éxito



2.3 Análisis Foda


3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA3.1 Definición Del Problema

Se desconoce la situación real de los sistemas, procesos, las relaciones entre su gente y como

están comprometidos con el logro de las metas organizacionales los empleados de la Cooperativa

CACEC Ltda.


Por lo que buscamos a través de este diagnóstico funcional, examinarla en base a cuatro

dimensiones fundamentales como ser su gente, sus sistemas, procesos y metas organizacionales,

Tiene como propósito evaluar los factores internos formales e informales de estas dimensiones,

a nivel interpersonal, grupal, interno de la organización, evaluar la forma en la que sus procesos

causan impacto en la satisfacción del trabajo, en la producción, el compromiso y el trabajo en

equipo.

Es importante para la Cooperativa de Empleados Cemcol LTDA, saber que está pasando puertas

adentro, ya que muchas veces se comete el error de suponer que la organización no ha cambiado

y pensar, por consiguiente, que se conoce a la perfección, La organización cambia

permanentemente, en congruencia con los cambios de su entorno, y suponer que no lo ha hecho

equivale a caminar a ciegas, creyendo que se conoce el camino.

Es vital conocer si existe un problema, si hay una diferencia entre lo real y lo deseado y si

realmente esta diferencia es importante para cambiarla, lo que enmarca el problema del que

debemos ocuparnos y establecer su plan de mejora. Esto se logra a través de la colaboración

entre los empleados y este grupo consultor. Esto se hace tomando en cuenta que esta

organización trabaja con fondos de los socios y ellos deciden los lineamientos, políticas y es

además muy sensible en cuanto a recibir un trato rápido, eficiente, equitativo y de la manera más

cordial posible.

En fin debemos lograr un conocimiento sistemático de la compañía para diseñar una

intervención adecuada que resuelva los problemas y que ayude a aumentar la productividad.

Este diagnóstico, por lo tanto, debe intentar descubrir las formas de relación laboral, buscar vías

de superación de los problemas que pudiera haber y reconocer eventuales potencialidades de

desarrollo para ser utilizadas en beneficio de sus empleados.

3.2 Enunciado Del Problema

Diagnóstico Organizacional de la situación actual en la cooperativa CACEC Limitada.

3.3 Formulación del Problema


¿Cuál es la situación actual de la Cooperativa Cacec Ltda. En cuanto a las relaciones de su gente,

sus sistemas, procesos, y el compromiso con las metas organizacionales?

4. OBJETIVOS DEL PROYECTO

4.1Objetivo General

Analizar la situación actual de cultura organizacional del equipo de trabajo de la cooperativa de

ahorro y crédito empleados de Cemcol, “CACEC LTDA”. Mediante la implementación de un

diagnóstico organizacional.

4.2 Objetivos Específicos

Conocer como es la convivencia entre los colaboradores de la Cooperativa “CACEC

Limitada”, y como estos demuestran el grado de compromiso, motivación,

empoderamiento, y esfuerzo mutuo por crear un buen ambiente de trabajo.

Analizar los sistemas y procesos dentro de la Cooperativa CACEC para identificar

puntos de mejoras en la forma de brindar los servicios tanto a sus colaboradores como

afiliados.

Evaluar el grado de conocimiento e identidad organizacional que poseen los

colaboradores en relación al plan estratégico de la organización, definición de metas y

clara visión de los objetivos de la cooperativa.

5. JUSTIFICACIÓN

La empresa ha expresado sus necesidades de mejorar en diferentes áreas de la empresa que le

conlleve a mantenerse en una constante innovación para lograr clientes satisfechos, Fomentar

el sentido de pertenencia y aumentar la rentabilidad operacional. Con base a la toma de

decisiones la empresa puede ejecutar y organizar una exitosa planeación estratégica, para ello

el gerente contará con otra serie de elementos que le permitan medir tiempos y resultados, así

como crear proyectos que permitan en corto o largo plazo el éxito organizacional.


En todo este marco de investigación, juega un papel importante el análisis de las tendencias

organizacionales, apoyadas en quizá y el único factor que permite alcanzar los niveles

óptimos de competitividad "el talento humano".

El diagnóstico refleja la importancia de analizar el estado de madurez actual de la

organización comparado con los estándares nacionales que debería manejar la organización;

Identificando de una manera precisa las áreas potenciales de desarrollo.

Como herramienta el diagnóstico pretende identificar y dimensionar el estado actual de la

empresa, se conoce el alcance, Identifica sus potencialidades, dificultades y las áreas críticas

de conflicto, que permite proponer un plan de acción y mejora general por medio de una

intervención.

Ayudará a crear elementos de análisis, creando una estructura lógica para el desarrollo de

planes futuros y para el desarrollo de indicadores de gestión.

Al ser una metodología clara y contener elementos que se combinan con otras metodologías

creará un “focus group” particular, eficiente, y participativo que despierta el espíritu de

grupo, creando un compromiso en las soluciones.

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES


13 16 24 31 7 9 13 14 20 21 23M V S S S L V S V S L

1 Recolección de datos de la empresa2 Primera visita a la empresa3 Entrevista con el Gerente General4 Análisis del levantamiento de datos5 Planteamiento de la investigación

5.1 Definición del problema5.2 Objetivos de investigación5.3 Justificación6 Elaboración de Marco teórico7 Presentación del primer avance8 Metodología

8.1 Elaboración de Hipótesis8.2 Diseño de la investigación

8.3Elaboración de Instrumento de investigación (Focus Group)

8.4 Recolección de datos8.5 Procesamiento de Datos8.6 Análisis e Interpretación de datos9 Conclusiones y Recomendaciones

10 Anexos11 Presentación final del Proyecto

ACTIVIDAD

NOMBRE DEL PROYECTO

OCTUBRE NOVIEMBRE

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROYECTO DE INVESTIGACION

DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO EMPLEADOS DE CEMCOL LTDA (CACEC)

N°

7. MARCO TEÓRICO

Conceptos y Definiciones

Diagnóstico Organizacional

El diagnóstico organizacional es la actividad de identificar y evaluar con precisión las diferentes

características de las organizaciones y sus personas, usando procedimientos de recolección y

análisis de información que permitan obtener un conocimiento veraz y confiable, es un proceso

analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para

descubrir problemas y áreas de oportunidades, con el fin de corregir los primeros y aprovechar

las segundas.

Un diagnóstico rápido y preciso permitirá a una organización tomar a tiempo las decisiones y

hacer los ajustes necesarios para poder enfrentar adecuadamente los desafíos de posicionarse,

mantenerse y adquirir ventajas competitivas en los mercados en que opera.


Para la realización del diagnóstico organizacional se requiere partir desde el origen mismo de la

empresa, de su misión, visión, objetivos y propósitos. Con base a ellos se fijan las estrategias

necesarias para lograrlos. Cada estrategia ira encaminada hacia la consecución de cada uno de los

objetivos y lineamientos de la empresa.

Las estrategias hacen referencia a cómo lograr un objetivo, y estas deberás ser lo más eficiente

posible. No olvidemos que casi toda organización dispone de unos recursos limitados los que

deben ser correctamente administrados con el fin de maximizar sus utilidades, lo que hace

imperativo diseñar unas estrategias con base en la situación real de la empresa.

Tipos de diagnóstico

El diagnóstico funcional como su nombre lo indica, examina la parte formal e informal de la

comunicación, que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el

mantenimiento de la organización y la innovación. En esta, el auditor asume la responsabilidad

casi de manera completa de su diseño y conducción. Tiene como propósitos evaluar los

andamiajes internos formales e informales del sistema de comunicación y sus diferentes canales,

a nivel interpersonal, grupal, departamental e interdepartamental, externo de la organización,

entidades públicas y privadas con las cuales hay interdependencia y evaluar el papel, la

eficiencia y la necesidad de la tecnología de la comunicación global, es decir, evaluar la forma en

la que los procesos de comunicación causan impacto en la satisfacción del trabajo, en la

producción , el compromiso y el trabajo en equipo.

En cuanto a los métodos y técnicas que el diagnóstico funcional utiliza, se encuentran la

entrevista, los cuestionarios, análisis de redes de comunicación, la entrevista grupal, el análisis de

experiencias críticas de comunicación, y el análisis de la difusión de mensajes.

El diagnóstico cultural por su parte es un procedimiento que pretende conocer aquellos valores y

principios bases de una organización, así como que tanto las conocen y comparten los miembros

y la congruencia que tienen con el comportamiento de la organización. Sus objetivos van desde

evaluar el papel en la creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura hasta evaluar los

contenidos de las conversaciones de los miembros, ritos, mitos, valores, etc. Y verlo desde la

perspectiva de los mismos. Esto se puede enriquecer de una mejor forma analizando las diversas


áreas, entre las que se encuentran la parte espiritual (simbología, filosofía, mitología e historia);

la conductual como el lenguaje, el comportamiento no verbal, rituales y formas de interacción; la

estructural donde intervienen las políticas y los procedimientos, normas y sistemas de estatus

internos, estructura del poder; y las materiales con el uso tecnológico, de instalaciones, mobiliario

y equipo.

Las herramientas que utiliza el diagnóstico cultural se basan en los enfoques cualitativo y

cuantitativo, primero para buscar la medida precisa de ciertas variables preestablecidas y su

comparación posterior y segundo para la agudeza perceptiva del investigador al analizar los

datos.

Técnicas cualitativas: La observación, las entrevistas individuales, Los análisis de documentos,

la discusión de grupos pequeños.

Técnicas cuantitativas: La encuesta.

Características del diagnóstico organizacional

1.- Proceso de medición que puede variar desde una investigación experimental hasta una

narración descriptiva.

2.- Tiene como objetivo describir y/o establecer relaciones entre variables de la organización y su

medio para generar conocimientos que permitan entender, administrar y modificar las

organizaciones.

3.- Proceso sistémico en el que participan diferentes actores, grupos de interés (dueños,

administración, empleados, investigadores, clientes, etcétera).

4.- Proceso humano altamente influenciado por variables subjetivas, tales como: Percepciones,

opiniones, valores prejuicios de las personas que participan en él.

Objetivos y propósitos

Los estudios de diagnóstico organizacional buscan describir y/o establecer relaciones entre las

variables de la organización y de su medio ambiente. El propósito de esta búsqueda de

información es el de generar conocimientos que permitan entender, administrar y/o cambiar las


General Específico Independiente Dependientes

DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

Analizar la situación actual de cultura organizacional del

equipo de trabajo de la cooperativa de ahorro y

crédito empleados de CEMCOL, mediante la implementación de un

diagnóstico organizacional.

Conocer como es la convivencia entre los colaboradores de la cooperativa

"CACEC Limitada"

GENTE

SISTEMAS

PROCESOS

METAS ORGANIZACIONALES

Matriz Metodológica

Analizar los sistemas y procesos dentro de la cooperativa CACEC,

para identificar puntos de mejoras en la forma de brindar los servicios a sus

colaboradores y afiliados.

Evaluar el grado de conocimiento e identidad organizacional que poseen los colaboradores en relación al plan

estratégico de la organización, definición de metas y clara visión de

los objetivos de la cooperativa .

DimensionesTitulo investigación Problema

Objetivos

Diagnóstico Organizacional De la situación actual en la

cooperativa de ahorro y crédito empleados de CEMCOL

(CACEC) Limitada

¿Cuál es la situación actual de la Cooperativa CACEC Ltda. En cuanto a las relaciones de

su gente, sus sistemas, procesos y el compromiso con las metas organizacionales?

organizaciones en función de dos grandes objetivos: por una parte, para mejorar la eficiencia y

productividad de las organizaciones y, por otra, para mejorar la calidad, justicia y condiciones de

vida laboral de sus trabajadores (Raineri y Fuchs 1995 a, b; Rodríguez 1992). La importancia de

ambos objetivos es primordial: se deben producir bienes o servicios con eficiencia, y, a su vez,

resulta necesario mantener la cohesión entre los miembros de la organización (Kabanoff,

Waldersee y Coben, 1995).

8. METODOLOGÍA

8.1 Matriz Metodológica


8.2 Enfoque y Métodos

El enfoque que se utilizará en la siguiente investigación será el método cualitativo, ya que no se

fundamenta en la estadística, se analizará los datos resultantes de la entrevista grupal denominada


Enfo

que:

cual

itativ

o

Método: Inductivo

Diseño:Investigación- acción

Alcance: Descriptivo

Instrumento: Grupo de Enfoque

grupo de enfoque aplicadas a los empleados de la Cooperativa CACEC Ltda. (Focus Group),

basado en profundizar el fenómeno, explorándolo desde el punto de vista del participante en un

ambiente natural y en relación con el contexto, orientado a aprender de experiencias y puntos de

vista de los individuos, valorar procesos y generar teoría fundamentada en las perspectivas de los

participantes, en el cual el investigador es el instrumento de recolección de datos.

El método que se utilizará en la investigación es el inductivo ya que se está analizando un caso en

particular, que busca explorar y describir para generar perspectivas teóricas, en este método los

investigadores entrevistan a las personas, se analizan los datos que se obtuvieron cuyos resultados

son tomados para extraer conclusiones de carácter general. Podemos decir que con este método

necesitamos conocer con mayor profundidad el terreno en el que estamos parados.

Con un alcance descriptivo ya que se busca información detallada respecto al problema para

describir y detallar sus dimensiones con claridad y exactitud.

8.3 Diseño De La Investigación

El diseño a utilizar será el Diseño de investigación-acción Su finalidad es resolver problemas

cotidianos e inmediatos y mejorar prácticas concretas y tratar de aportar información para la

toma de decisiones para programas y reformas estructurales, que ayuden a propiciar el cambio,

transformar la realidad para que las personas tomen conciencia de su papel en el proceso de

transformación.

Se maneja a través del estudio de un grupo de personas en particular con una amplia entrevista,

este tipo de estudio debe ser llevado a cabo y diseñado con cuidado, aunque no existe ninguna

estructura estandarizada.

8.4 Instrumento

Focus Grupo

El Focus Grupo (grupo de enfoque) es una técnica que centra su atención en la pluralidad de

respuestas obtenidas de un grupo de personas, y es definido como una técnica de la investigación

cualitativa cuyo objetivo es la obtención de datos por medio de la percepción, los sentimientos,

las actitudes y las opiniones de grupos de personas.


Técnica cualitativa que pretende aprender los significados que los sujetos comparten y

que se expresan mediante el lenguaje.

Tiene predominantemente una finalidad práctica que busca recopilar la mayor cantidad de

información posible sobre un tema definido. Además, mencionan que se estimula la

creatividad de los participantes y se crea un sentimiento de co-participación por parte de

los entrevistados.

Por medio de esta técnica los entrevistados de la Cooperativa CACEC Ltda. Hablaron en su

propio lenguaje, desde su propia estructura y empleando sus propios conceptos, sobre como

consideran que sería un escenario ideal del funcionamiento y ejecución de los Procesos/Sistemas,

las relaciones interpersonales de la gente, y la adopción de las metas organizacionales dentro de

la institución. Por otro lado también expusieron su conformidad o inconformidad, basados en

experiencias reales que fueron compartidas acerca de las situaciones que se presentan día a día,

como son afrontadas y que cultura se ha definido producto de estas acciones a lo largo de la

historia de la cooperativa.

A continuación se presentan los pasos a seguir para la implementación de esta técnica, la

descripción de aspectos importantes a considerar en cada punto, y la exposición de cómo se

desarrollaron los pasos en este proyecto realizado en la Cooperativa CACEC Ltda.:

Plantear o definir los objetivos de la investigación.

Consiste en la definición del propósito de la investigación, para lo cual se hizo una

serie de reflexiones mediante la exploración y la comprensión del asunto.

Los objetivos específicos son hacer un diagnóstico Organizacional de la

Cooperativa CACEC Ltda., evaluando 4 dimensiones como ser: Gente, Procesos,

sistemas, y conocimientos de las metas organizacionales.

Realizar y planificar las preguntas sobre el tema de investigación.

Las preguntas deben formularse en una secuencia lógica con el fin de guardar

concordancia con los objetivos de la investigación.

Se preparó un guion con preguntas abiertas de tipo general y también específico

para que los entrevistados respondan ya sea de modo general o profundamente, y


obtener la información necesaria que permita dar un diagnóstico de la situación

organizacional de la empresa.

Para esto se analizaron los puntos que se deseaban abordar, y que sirvieran de punto de

referencia para dar respuesta a los objetivos específicos que se trazaron para el desarrollo de este

proyecto. A continuación se presentan las preguntas formuladas para exploración del sentir y

pensar de los entrevistados en relación a:

Gente :

1. ¿Cómo describiría un buen ambiente de trabajo? ¿Qué diferencia existe con su

ambiente de trabajo actual?

2. ¿Cómo considera que debería actuar un Jefe o líder cuando un empleado tiene una

opinión, queja o sugerencia? Cómo es la realidad?

3. ¿Cómo describe a un buen Jefe? ¿Cómo es en la realidad?

4. Defina trabajo en equipo. ¿En base a lo que acaban de mencionar considera que en su

área de trabajo se trabaja en equipo?

5. ¿Qué significa estar comprometido con el trabajo? en base a lo que dijo, ¿Considera

que hay compromiso en el equipo?

Procesos :

6. ¿Idealmente como consideran deben ser recibidos los empleados de primer ingreso en

la Empresa? ¿Cómo es en la realidad?

7. ¿Idealmente cómo se deben de comunicar las políticas de la Empresa? ¿Cómo es la

realidad?

8. ¿Idealmente que tendría que realizar la organización para que las responsabilidades

del puesto estén claras a los colaboradores? ¿Cómo es la realidad?

9. ¿Cómo idealiza un proceso de cambio en la Organización, como se debe gestionar y

comunicar? ¿Qué diferencia existe con la realidad?

Sistemas:

10. ¿Cómo debería ser el proceso de remuneración de los empleados?


11. ¿Cómo considera que deben ser los beneficios? ¿Qué diferencia existe con la

realidad?

12. ¿Cómo debería ser el proceso de capacitación y desarrollo? ¿Cómo es en la realidad?

13. ¿Cómo debe ser la participación de los colaboradores en la toma de decisiones? ¿Que

difiere con la realidad?

Metas Organizacionales:

14. ¿Cómo considera se debe despegar la visión, misión y metas de la empresa? ¿Cómo es

en la realidad?

15. ¿Idealmente cómo cree deben ser las formas de comunicar y dar seguimiento a las

metas en los diferentes departamentos? ¿Cómo es en la realidad?

16. ¿Cómo visualiza un área de trabajo? ¿Cómo es en la realidad?

17. ¿Idealmente que espera de un proceso de retroalimentación del desempeño? ¿Cómo se

hace en la Cooperativa?

18. ¿Idealmente que es reconocimiento para usted? ¿Usted lo recibe en la Empresa

explique?

Seleccionar la audiencia y establecer el número de participantes

La selección de los integrantes del grupo focal no es una tarea simple, pues implica que se

elijan personas adecuadas; es decir, deben ser individuos que poseen ciertas

características, ya que ellos aportarán la información requerida.

Nuestra audiencia fueron los colaboradores de la Cooperativa CACEC Ltda.

Establecer el número de personas que integrará el grupo focal.

El número de integrantes debe ser limitado entre 4 y 12 personas. La mayoría de expertos

y autores sobre este tema coincide en señalar que más de 10 personas pueden entorpecer

el grupo focal.

El número de personas entrevistadas fueron 4, quienes son los colaboradores de la

Cooperativa.

Seleccionar al moderador y al ayudante u observador.

El moderador debe mantener un perfil bajo y evitar realizar comentarios personales para

no interferir o inhibir las respuestas de los entrevistados; su función es dirigir las


preguntas, para lo cual debe ser un buen comunicador. Una característica muy importante

del moderador es la de ser amistoso con el fin de lograr que los entrevistados se

entusiasmen, se relajen y respondan de manera adecuada las preguntas. Se recomienda

que el moderador tenga cierta experiencia en dinámica de grupos grandes o con pequeños

grupos de interacción.

Los moderadores de esta técnica implementada a los colaboradores de la

Cooperativa CACEC Ltda. fueron Fabiola Vallecillo, Elsy Alvarado, y Bryan

Jiménez.

También es necesario elegir un ayudante u observador del Focus Group, quien tendrá la misión

de tomar nota de las respuestas de los entrevistados. El ayudante del moderador debe ubicarse en

un lugar poco visible para no molestar a los participantes y no debe intervenir en la sesión. Es

importante que tanto el moderador como el ayudante no hagan gesticulaciones que puedan

interferir en las respuestas de los entrevistados.

Cada uno de los miembros del equipo fungieron como observadores de las

reacciones y comentarios de los colaboradores, Wendy Aguilar es la persona

designada para la toma de notas.

Seleccionar el lugar

La elección del lugar también es importante: debe ser un espacio alejado de ruidos para que los

integrantes no pierdan la concentración y entiendan las preguntas que realiza el moderador. El

lugar debe ser conocido por los integrantes y estar equipado con el mobiliario adecuado.

El focus Group fue realizado en Il-Romano Pizzería, en la sala de reservaciones

para Juntas Ejecutivas. Ya que se consideró como un lugar adecuado que les

permitiría a los colaboradores relajarse y disfrutar de un ambiente alejado de las

instalaciones de la organización.

Realizar una breve introducción sobre el tema a discutir.

Al iniciar la sesión de entrevista será imprescindible que el moderador realice una breve

introducción sobre el tema que se va a discutir, por lo que será importante que mencione


los objetivos del estudio. Esta breve charla sobre el tema a discutir motivará a los

participantes a la reflexión y a que expresen sus respuestas.

Antes de comenzar con la aplicación de la técnica se brindó un espacio para la

convivencia y deleite de un rico almuerzo, en donde se hizo la presentación

formal de los miembros dirigentes del Focus Group a los colaboradores de la

Cooperativa, exponiendo cual es el objetivo de realizar esta técnica y cuál es la

importancia de la apertura por parte de ellos para expresar su percepción objetiva

y así generar datos que sean soportados por experiencias o vivencias de las

personas participantes.

Escuchar a los entrevistados.

El moderador no debe hacer ninguna objeción ni censura a las respuestas de los

entrevistados porque esto disminuiría la fluidez de sus comentarios. Debe también ser

imparcial y escuchar a todos los entrevistados por igual; de las respuestas de sus

entrevistados depende todo el estudio.

Los moderadores y observadores tomaron una actitud de escuchar atentamente a

los entrevistados para no influir en las respuestas, ni tampoco provocar un

desenfoque o inseguridad de los comentarios proporcionados.

Tomar notas.

El ayudante u observador del grupo focal debe estar capacitado para observar todos los

gestos de los integrantes con el fin de registrar estas impresiones y anotar todas las

respuestas de los participantes. Se recomienda la utilización de equipos de grabación

sonora y/o filmadoras para registrar la sesión. Es importante que el ayudante también

tome notas después que el moderador haya concluido la sesión.

Los miembros del equipo captaron no solamente lo que las palabras de los

entrevistados expresaron, sino también se identificaron los sentimientos que

transmiten al dar respuesta a cada una de las preguntas formuladas. Es interesante

observar la relación que tiene lo que cada uno de ellos expresó y como también lo

reflejaron en la expresión corporal/facial al momento de hacer comentarios y


dar sus puntos de vista o incluso al escuchar los comentarios de sus compañeros

de trabajo.

También se implementó la grabación de la sesión realizada, y la toma de notas de

las respuestas de los participantes en relación a las preguntas expuestas.

Concluir la sesión

Una vez terminada la serie de preguntas el moderador concluirá la sesión y agradecerá la

participación y asistencia de los integrantes, señalándoles la importancia de sus valiosos

comentarios y respuestas.

Se hizo un cierre de la sesión en donde se agradeció cordialmente la participación de los

colaboradores de la Cooperativa, y se mencionó nuevamente el valor que agrega a la

organización el poder dar apertura para que se implemente estas técnicas que buscan

detectar oportunidades de mejoras dentro de las organizaciones, con el fin de marcar un

punto de referencia que les permita hacer un plan estratégico con el objetivo de crecer

estructuralmente, ganar ventajas en el mercado en el que se desarrollan, y generar un

ambiente armonioso y satisfactorio entre los colaboradores.

Analizar los resultados

El análisis del material debe ser muy especializado. El investigador hará una revisión

exhaustiva de toda la sesión desde su inicio hasta su finalización.

Para el análisis de la información recabada durante la sesión del Focus Group se hizo una

reunión en donde el equipo de maestrantes se dispuso a leer detalladamente las

anotaciones, y a escuchar nuevamente la enriquecedora conversación del Focus Group

por parte de cada uno de los colaboradores de la Cooperativa, detectando así cuales son

los escenarios ideales vrs. reales, y los puntos fundamentales mencionados.

La escala implementada para poder generar una puntuación para cada eje evaluado es:

- 1 Muy en Desacuerdo

- 2 En Desacuerdo

- 3 Indiferente


- 4 De Acuerdo

- 5 Muy De Acuerdo

Se definieron parámetros (Semáforo) que sirvan como indicadores y/o

alertantes tanto de Éxito como de Necesidad de Cambio o Mejora:

- Alerta (0% - 70%) – representado por el color Rojo.

- Oportunidad de mejora (71% - 85%) – Representado por el color Amarillo

- Sobresaliente (86% - 100%) – Representado por el color Verde

Realización del Informe Final

Una vez analizados los resultados es necesario realizar un reporte final sobre el caso. Se

recomienda que éste sea elaborado en forma inmediata para no olvidar ningún detalle. El

reporte deberá registrar cómo se llevó a cabo la investigación, quiénes fueron los

participantes, y cuáles fueron los resultados, las conclusiones y las recomendaciones de la

investigación.

La elaboración de este informe cubre los aspectos importantes a

considerar para la presentación de un Diagnóstico Organizacional, los

resultados se podrán visualizar en la sección de Análisis e Interpretación

de los resultados obtenidos. Pag. 29

Compartir los resultados: retroalimentar a los participantes

El último paso, será comunicarles los resultados de la investigación a los participantes.

Compartir las conclusiones con ellos afianzará estos contactos y quizá permita o ayude a

realizar otros grupos.

El trabajo realizado será proporcionado a los colaboradores y Junta

Directiva de la cooperativa CACEC Ltda., para que ellos puedan hacer

una revisión de las puntuaciones obtenidas y planifiquen los ajustes

correspondientes según las necesidades detectadas.

PASOS PARA REALIZAR GRUPOS FOCALES


8.5 Definición conceptual de dimensiones de Focus Group

Gente :Los seres humanos forman las llamadas organizaciones; el análisis del comportamiento

humano entonces vendría a ser el elemento más importante para llegar a comprender y

analizar a las organizaciones. La administración efectiva del recurso humano, permite la

transformación de la estrategia, los procesos, la tecnología y las personas para reorientar

la organización al logro de sus objetivos, maximizar su desempeño y asegurar el

mejoramiento continuo en un ambiente siempre cambiante.

Las personas son el recurso potencial que proporcionan el éxito de una organización

mediante habilidades, capacidades, destrezas, conocimientos, y otras actuaciones que

resultan sumamente interesante para el desarrollo de esa persona dentro de la

organización, y que pronosticarán su éxito en el desenvolvimiento que tenga dentro de la

propia organización.

Procesos :

Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un

número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo

previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y mejora

sus procesos (acciones) para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a

sus clientes y otros grupos de interés.

Sistemas :

Los sistemas son conjuntos de elementos relacionados entre sí, de forma tal que un

cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados

directa o indirectamente con el problema, y sólo estos, formarán el sistema que vamos a

estudiar.

Metas Organizacionales :

Las metas organizacionales responden a la razón de ser de la organización. El

planteamiento de estas metas u objetivos deben ser el resultado de un profundo análisis

situacional de la organización, el cual debe observar las condiciones, las oportunidades y

los obstáculos en el ambiente exterior e interior de la organización.


Es responsabilidad de los directivos lograr que las metas organizacionales se filtren de manera

clara a los mandos medios quienes, a su vez, guiarán el trabajo en cada una de las áreas y

departamentos de la empresa para el logro de las mismas. Las metas organizacionales se centran

en los enfoques que evalúan el grado de cumplimiento de las mismas y la efectividad

organizacional.

8.6 Fuentes De Información

Fuentes Primarias

Empleados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACEC Ltda.

Fuentes Secundarias

Plan Estratégico de La Cooperativa.

Información de páginas Web.

Texto de Teoría Organizacional.

9. ANALISIS Y RESULTADOS

9.1 Tabulación y Análisis de los Datos


GENTE Calificación Ideal

Calificación Real

Semáforo

1 Cómo describiría un buen ambiente de trabajo? Que diferencia existe con su ambiente de trabajo actual?

5 4 88%

1 La empresa valora sus colaboradores 5 5 100%

2 Estabilidad laboral 5 5 100%

3 Cuenta con las herramientas necesarias para realizar sus labores 5 5 100%

4 Instalaciones cómodas y amplias 5 2 40%

5 Respeto 5 5 100%

2 Cómo considera que debería actuar un Jefe o líder cuando un empleado tiene una opinión, queja o sugerencia? Cómo es la realidad?

5 5 100%

1 Interés genuino por sus inquietudes o sugerencias 5 5 100%

3 Como describe a un buen Jefe? Como es en la realidad? 5 5 93%

1 Alguien con apertura, demuestre confianza 5 5 100%

2 Que genere empoderamiento 5 5 100%

3 Que les permita expresarse y genere un cambio 5 4 80%

4 Defina trabajo en equipo. En base a lo que acaban de mencionar considera que en su área de trabajo se trabaja en equipo?

5 5 100%

1 Buena relación con el Jefe 5 5 100%

2 Buena relación con los compañeros de trabajo 5 5 100%

3 Buena relación con las áreas directamente relacionadas 5 5 100%

5

1

2

Escala1 Muy en desacuerdo2 En desacuerdo3 Indiferente4 De acuerdo5 Muy de acuerdo

SemáforoAlerta (0% - 70%)Oportunidad de mejora (71% - 85%)Sobresaliente (86% - 100)%


GENTE Calificación Ideal

Calificación Real

Semáforo

1 Cómo describiría un buen ambiente de trabajo? Que diferencia existe con su ambiente de trabajo actual?

5 4 88%

1 La empresa valora sus colaboradores 5 5 100%

2 Estabilidad laboral 5 5 100%

3 Cuenta con las herramientas necesarias para realizar sus labores 5 5 100%

4 Instalaciones cómodas y amplias 5 2 40%

5 Respeto 5 5 100%

2 Cómo considera que debería actuar un Jefe o líder cuando un empleado tiene una opinión, queja o sugerencia? Cómo es la realidad?

5 5 100%

1 Interés genuino por sus inquietudes o sugerencias 5 5 100%

3 Como describe a un buen Jefe? Como es en la realidad? 5 5 93%

1 Alguien con apertura, demuestre confianza 5 5 100%

2 Que genere empoderamiento 5 5 100%

3 Que les permita expresarse y genere un cambio 5 4 80%

4 Defina trabajo en equipo. En base a lo que acaban de mencionar considera que en su área de trabajo se trabaja en equipo?

5 5 100%

1 Buena relación con el Jefe 5 5 100%

2 Buena relación con los compañeros de trabajo 5 5 100%

3 Buena relación con las áreas directamente relacionadas 5 5 100%

5

1

2

PROCESOS Calificación Ideal

Calificación Real

Semáforo

1 Idealmente como consideran deben ser recibidos los empleados de primer ingreso en la Empresa, ¿ Como es en la realidad?

5 5 100%

1 Se debe recibir un entrenamiento 5 5 100%

2 Las personas que enseñen deben ser pacientes 5 5 100%

2 Idealmente como se deben de comunicar las políticas de la Empresa? Cómo es la realidad?

5 3 60%

1 A través de rótulos 5 3 60%

3 Idealmente que tendría que realizar la organización para que las responsabilidades del puesto estén claras a los colaboradores? Cómo

5 4 73%

1 Crear una descripción de puesto 5 4 80%

2 Establecer una jerarquía clara 5 3 60%

3 Debe existir una división de trabajo 5 4 80%

4 Como idealiza un proceso de cambio en la Organización, como se debe gestionar y comunicar? Qué diferencia existe con la realidad

5 3.5 70%

1 Se debe realizar con rapidez 5 3 60%

2 Debe existir una comunicación de parte de la junta Directiva 5 4 80%


SISTEMAS Calificación Ideal

Calificación Real

Semáforo

1 Cómo debería ser el proceso de remuneración de los empleados? 5 5 100%

1 Pagos a tiempo 5 5 100%

2 Salarios competitivos 5 5 100%

2 Como considera que deben ser los beneficios? Que diferencia existe con la realidad?

5 4 84%

1 Bono por Cumplimiento 5 5 100%

2 Revisiones o aumentos salariales 5 5 100%

3 Bono por Boda, por nacimiento de hijos, por fallecimiento 5 5 100%

4 Seguro médico y de vida 5 5 100%

5 Becas de estudio 5 1 20%

3 Como debería ser el proceso de capacitación y desarrollo? Como es en la realidad

5 3 60%

1 Constante 5 2 40%

2 Se debe generar un desarrollo profesional 5 4 80%

4 Como debe ser la participación de los colaboradores en la toma de decisiones? Que difiere con la realidad?

5 5 100%

1 Activo 5 5 100%


METAS ORGANIZACIONALES Calificación Ideal

Calificación Real

Semáforo

1 Como considera se debe despegar la visión, misión y metas de la empresa? Como es en la realidad?

5 2 47%

1 Conocen la visión 5 3 60%

2 Conocen la misión 5 3 60%

3 Conocen las metas de la empresa 5 1 20%

2 Idealmente como cree deben ser las formas de comunicar y dar seguimiento a las metas en los diferentes deptos? Como es en la

5 3 60%

1 Reuniones en equipo con el Jefe 5 3 60%

3 Como visualiza un área de trabajo? Como es en la realidad? 5 5 100%

1 Ayuda mutua 5 5 100%

2 Confianza 5 5 100%

3 Disposición de enseñanza de parte de los compañeros 5 5 100%

4 Idealmente que espera de un proceso de retroalimentación del desempeño? Como se hace en la Cooperativa

5 2 40%

1 Reuniones con el Jefe 5 3 60%

2 La aplicación de una evaluación de desempeño 5 1 20%

5 Idealmente que es reconocimiento para usted? Usted lo recibe en la Empresa explique?

5 4.5 90%

1 Que les feliciten 5 4 80%

2 Bonos por cumplimiento 5 5 100%

Consolidado

DIMENSIÓN IDEAL REAL

GENTE 100% 96%

PROCESOS 100% 76%

SISTEMAS 100% 86%

METAS ORG. 100% 67%


10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

10.1 Conclusiones

Gente

La cooperativa refleja una dimensión de gente homogénea y satisfactoria, con porcentaje total del

96% demostrando que tienen excelente ambiente de trabajo. Siendo el único punto de mejora las

instalaciones físicas.

Procesos:

En la dimensión de procesos se refleja un porcentaje del 76% Contando con un buen plan de

inducción y entrenamiento. Es considerable a tomar en cuenta para. Los siguientes aspectos: La

comunicación, establecimiento claro de la jerarquía.

Sistemas:

El diagnóstico arrojo un Porcentaje de 86% demostrando según el resultado que la cooperativa

es una organización estable con excelentes beneficios contando siempre con oportunidades de

mejoras, en cuanto a capacitación y desarrollo profesional de sus empleados.


Estado de alerta, Con un porcentaje de 67% pudiendo concluir que se necesita reforzar las

reuniones del equipo con el jefe, Socializar la misión visión y establecer metas. No se ha

implementado un proceso de retroalimentación del desempeño.

General:

La evaluación general en el diagnóstico refleja un 81% concluyendo que la percepción de los

empleados es favorable a la organización. Se encontraron algunas oportunidades de mejora en

las dimensiones Metas organizaciones y en Procesos.


10.2 Recomendaciones

Gente

Se recomienda continuar con el buen trabajo hasta el momento, continuar valorando a los

colaboradores, fomentando el respeto, y promover las relaciones interpersonales. Buscar un plan

de acción para mejorar las instalaciones físicas.

Procesos

Implementar un plan de acción orientado a mejorar la comunicación entre la jerarquía y los

colaboradores, socializar e implementar correctamente la descripción de puestos y división del

trabajo.

Sistemas:

Continuar con los programas de beneficios e incentivos actuales, Evaluar anualmente que nuevos

incentivos pueden implementarse en base a las metas que se implementaran. Crear un programa

de capacitación y desarrollo profesional de acuerdo a las necesidades de los colaboradores.


Por encontrarse en el semáforo rojo, es la dimensión que necesita mayor atención. Rescatando el

buen trabajo en equipo para crear e implementar un adecuado proceso de evaluación de

desempeño.


11. APLICABILIDAD


12. BIBLIOGRAFÍA


1. Jones, Gareth R. Teoría Organizacional. Diseño Y Cambio En Las Organizaciones. (7ma.

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Calzado GW S.A. de C.V. y plan de mejora. Tesis para obtener el grado de Licenciatura

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13. Sotomayor F., (2013). Relación del clima organizacional y la satisfacción laboral de los

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por el grado de Licenciado en Administración. Universidad Nacional Jorge Basadre

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15. Sánchez J., (2011). Método de diagnóstico (Presentación Prezi). Disponible en:

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16. Ranieri A., Martínez a., DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Un enfoque estratégico y

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%20estrategico%20y%20pr%C3%A1ctico%20%28Rainieri%29,%2019%20mayo.pdf


13. ANEXOS

Preguntas para el focus group

Gente1 Cómo describiría un buen ambiente de trabajo? Que diferencia existe con su ambiente de trabajo actual?2 Cómo considera que debería actuar un Jefe o líder cuando un empleado tiene una opinión, queja o sugerencia?

Como es en la realidad?3 Como describe a un buen empleado? Como es en la realidad?

Como describe a un buen Jefe? Como es en la realidad?4 Defina trabajo en equipo. En base a lo que acaban de mencionar considera que en su área de trabajo se trabaja en equipo?5 Qué significa estar comprometido con el trabajo? en base a lo que dijo considera que hay compromiso en el equipo?

Procesos1 Idealmente como consideran deben ser recibidos los empleados de primer ingreso en la Empresa, ¿ Como es en la realidad?2 Idealmente como se deben de comunicar las políticas de la Empresa?3 Como es en la realidad?4 Idealmente que tendría que realizar la organización para que las responsabilidades del puesto estén claras a los colaboradores?

Cómo es en la realidad?5 Como idealiza un proceso de cambio en la Organización, como se debe gestionar y comunicar?

Que diferencia existe con la realidad

Sistemas1 Cómo debería ser el proceso de remuneración de los empleados?2 Como es en la realidad?3 Como considera que deben ser los beneficios? Que diferencia existe con la realidad?4 Como debería ser el proceso de capacitación y desarrollo? Como es en la realidad5 Como debe ser la participación de los colaboradores en la toma de decisiones? Que difiere con la realidad?

Metas Organizacionales1 Como considera se debe despegar la visión, misión y metas de la empresa? Como es en la realidad?2 Idealmente como cree deben ser las formas de comunicar y dar seguimiento a las metas en los diferentes deptos.? Como es en la realidad?3 Como visualiza un área de trabajo? Como es en la realidad?4 Idealmente que espera de un proceso de retroalimentación del desempeño? Como se hace en la Cooperativa5 Idealmente que es reconocimiento para UD? Ud. lo recibe en la Empresa explique?


Reuniones de Trabajo y Grupo de Enfoque



Remodelación de la Cooperativa CACEC Ltda.



Documents

Diagnóstico organizacional de una cooperativa cerrada