DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE CONTROL INTERNO DEL …portal.osce.gob.pe/osce/sites/default/files/archivos/secciones... · El presente diagnóstico es un insumo principal para elaborar

Informe de Diagnóstico de la "Implementación del Sistema de Control Interno"Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

JInforme de Diagnóstico

del Sistema de Control

Interno

Presentado a:Cecilia Pérez Palma Garreta

Jefa de Administración

oseE

Responsable:

Dr. Juan Alberto Sotomayor Casas

Enero de 2015

o/s 01484 de 23.12.2014

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Infonne de Diagnóstico de la -Implementación del Sistema de Controllntemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

Contenido

RESUME N EJECUTIVO 3

ANTECEDE NTES 4

BASE LEGAL 6

DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 7

ASPECTOS A IMPLEMENTAR A FIN DE MITIGAR RIESGOS 32

CONCLUSIONES 37

RECOMENDACiONES 38

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementaci6n del Sistema de Control Intemo~Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

1. RESUMEN EJECUTIVO

La elaboración del diagnóstico se llevó a cabo de acuerdo con la guía deimplementación del sistema de control interno aprobada con la Resolución deContralorla General N° 458-2008-CG, utilizando las siguientes técnicas: laaplicación de encuestas, entrevistas y análisis de la información sustentatoria delOSCE.

Este informe presenta el diagnóstico actual de la Implementación del Sistemade Control Interno en el OSCE, producto entre otros de la encuesta de percepciónrealizada a los trabajadores del OSCE y cuyo resultado se muestra porcomponentes en el siguiente cuadro:

% de avance en la implementacióndel SCI del OSCE

SUPERVISiÓN

INfORMACiÓN YCOMUNICACIÓN

ACTIVIDADES DECONTROLGERENCIAL

EVALUACiÓN DERIESGOS

AMBIENTE DECONTROL1

58 60 62 64 66 68 70 72 74 76 78

Asimismo, de la revisión y análisis al Sistema de Control Interno del OSCE seha llegado a la conclusión que el estado de madurez tanto de los componentesAmbiente de Control, Actividades de control gerencial, Información y comunicacióny el de Supervisión se encuentran en el estado "Avanzado" y el componenteEvaluación de riesgos se encuentra en el estado "Establecido Implementado" talcomo se muestra a continuación:

ESTADO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN ELOSCE

Componentes InicalEn proceso de Establecido

Avanzado OptimizadoIm"lementación implementado

Ambiente de Control X

Evaluación de Ries20s XActividades de Control Gerencial X

Informacón v Comunicación X

Supervisión X

El presente diagnóstico es un insumo principal para elaborar el Plan deActividades 2015 para la etapa de ejecución y de esta manera seguir fortaleciendoel sistema de control interno actual del OSCE.

Informe de Diagnóstico de la -Implementación del Sistema de Control Interno.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

2. ANTECEDENTES

2.1 Antecedentes

El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE es unorganismo técnico especializado encargado de promover el cumplimiento de lanormativa de contrataciones del Estado peruano. Ejerce competencia en elámbito nacional y promueve las mejores prácticas en los procesos decontratación de bienes, servicios y obras.

El OSCE es un organismo público adscrito al Ministerio de Economia yFinanzas, con personeria juridica de derecho público, goza de autonomiatécnica. funcional, administrativa, económica y financiera, constituyendo pliegopresupuesta!.

Fue creado mediante Decreto Legislativo N° 1017. norma que aprueba laLey de Contrataciones del Estado. del 04 de junio de 2008, y mediante elDecreto de Urgencia N° 014-2009 publicado el 31.Ene.2009. se estableció lavigencia de la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento, asi como el .inicio de funciones del OSCE seria el 01 de febrero del 2009.

Visión del OSCE

"Ser un organismo público referente de alcance nacional. reconocido comoaliado estratégico de las entidades públicas y agentes económicos. por lacalidad de sus servicios y por el uso intensivo de tecnologias de información;asi como por promover la eficiencia. probidad y transparencia en la gestión delas contrataciones del Estado, contribuyendo a mejorar el acceso al mercadoestatal y a elevar la calidad del gasto público."

Misión

"Somos el organismo técnico especializado responsable de cautelar laaplicación eficiente de la normativa y promover mejores prácticas en la gestiónde las contrataciones del Estado. para el uso óptimo de los recursos públicos yla satisfacción de las necesidades de la población."

Principios para el accionar del OSCE

• Probidad. Actuamos con honestidad. integridad. transparencia.imparcialidad y veracidad en cada una de nuestras intervenciones en lagestión de contrataciones públicas.

• Vocación de Servicio. Realizamos nuestro trabajo motivados por elcompromiso que asumimos con el desarrollo del pals, contribuyendo a queel gasto de las entidades públicas sea efectivamente utilizado parasatisfacer las necesidades de la población.

• Calidad y Eficiencia. Brindamos servicios efectivos. enfocados ensatisfacer los requerimientos de nuestros usuarios, aplicando criteriostécnicos especializados que permiten dar celeridad, economia ytransparencia a los procesos de contratación pública.

• Oportunidad. Actuamos en el momento y del modo requerido, dentro de

•

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementaci6n del Sistema de Control Interno.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

los plazos establecidos, sin perjudicar el proceso de contratación pública niel correcto uso de los recursos del Estado.

• Proactividad y Trabajo en equipo. Trabajamos en forma coordinadaanticipándonos a las necesidades de los actores del mercado público, enun ambiente donde el trabajo de uno contribuye al éxito de todo el equipo.

Además el OSCE como toda entidad pública cumple los principios y debereséticos de la función pública, establecidos en la Ley N° 27815, Ley del Códigode Ética de la Función Pública y recogidos en su Código de Ética Institucional.

Organigrama

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I

Informe de Oiagnóstico de la -Implementación del Sistema de Control IntemoW

Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

2.2 Origen

Mediante Resolución N° 059-2012-0SCElPRE de 08 de marzo de 2012, sereconstituyó los miembros del Comité de Control Interno, quienes fueronresponsables de la elaboración del primer Informe de Diagnóstico sobre lairnplementación del Sistema de Control Interno en el OSCE en diciembre del2012 y durante los años 2013 y 2014 se realizaron una serie de actividades,documentos con la finalidad de seguir en el fortalecimiento del SCI del OSCE.

Motivo por el cual el Comité de Control Interno tomo la decisión en estaoportunidad de conocer el estado situacional de la implementación del Sistemade Control Interno a la fecha el Comité solicitando a la unidad de Logistica lacontratación de un consultor para tal fin, habiéndose otorgado la buena pro delproceso de selección Adjudicación de Menor Cuanlia AMC - N° 087-2014-OSCE-PE.

2.3 Objetivo

Presentar el estado situacional actual del Sistema de Control Interno delOSCE con respecto a la aplicación de las Normas de Control Interno aprobadaspor la Contraloría General de la República y recomendar acciones que permitanfortalecer y/o implementar el Sistema de Control Interno en la institución.

2.4 Alcance

El presente Diagnóstico del Sistema de Control Interno se ha realizadotomando en cuenta los macroprocesos estratégicos, operativos y de apoyo delOSCE, para cuyo efecto se revisó la normativa vigente y documentos degestión de la Entidad.

3. BASE LEGAL

Constitución Politica del Perú.Decreto Legislativo N° 1017- Ley de Contrataciones del EstadoResolución Ministerial N° 789-2011-EF/10, que aprueba el Reglamento deorganización y Funciones (ROF) del OSCE.Decreto Supremo N° 006-2014-EF que aprueba la modificación delReglamento de Organización y Funciones del OSCE.Decreto Supremo N" 206-2011-EF, Aprueba la Escala Remunerativa delOrganismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCELey N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de laContralorla General de la República.Ley N° 28716 publicado el 18.ABR.2006, Ley de Control Interno de lasentidades del Estado.Resolución de Contraloria General N" 320-2006-CG.Resolución de Contraloria General N° 458-2008-CG publicada el30.0CT.2008, que aprueba la Guia para la implementación del Sistema deControl Interno de las entidades del Estado.Ley N° 29743 publicado el 09.JuI.2011, que modifica el Artículo 10° de la LeyN° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.

I

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementad6n del Sistema de Controllntemo~Organismo Supervisor de las Contratadones del Estado

4. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El diagnóstico es un medio de análisis para determinar el estado situacionalactual de la implementación del Sistema de Control Interno con respecto a loestablecido en las Normas de control intemo emitidas y aprobadas por laContraloria General de la República con Resolución N° 320-2006-CG. El presentediagnóstico permitirá al OSCE conocer la situación actual de la implementacióndel Sistema de Control Interno para adoptar las acciones necesarias para reforzarel sistema existente y definir las oportunidades de mejora.

Para un mejor entendimiento del trabajo se detalla a continuación losconceptos básicos de Normas de Control Interno, definición del control interno,objetivos del control interno, Sistema de control interno y las Fases para laimplementación del Sistema de Control interno.

Las normas de control interno, constituyen lineamientos, criterios, métodos ydisposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las direccionesy procesos de los órganos de linea, de apoyo y estratégicos de las entidades,incluidas las relativas a la gestión de riesgos, valores éticos, gestión por procesos,resultados, etc., entre otras. La Contraloria General de la República, las ha dictadocon el propósito de promover una sana administración de los recursos públicos enlas entidades del Estado, cuyo cumplimiento se encuentra a cargo de los titulares,funcionarios y servidores de cada entidad, según su competencia.

Según el marco conceptual de las Normas de control interno se define alControl Interno como: "Un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios yservidores de una entidad, se encuentra diseñado para enfrentar a los riesgos ypara dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de laentidad se alcanzarán los objetivos del control interno" (Articulo 4° Ley 28716).

1. Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economia en las operacionesde la entidad, asi como la calidad de los servicios públicos que presta.

2. Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier formade pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, asi como, en general,contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos

3. Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones

4. Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información

5. Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales

6. Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendircuentas por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión uobjetivo encargado y aceptado.

El Sistema de Control Interno es el conjunto de acciones, actividades, planes,politicas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendola actitud de las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cadaentidad del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales queprocura.

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementaciOn del Sistema de Control Inlemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

Los componentes del Sistema de Control Interno son 5:

1.- Ambiente de Control2.- Evaluación de Riesgos3.- Actividades de Control Gerencial4.- Sistemas de Información y Comunicación5.- Supervisión

Según la Guia para implementar el Sistema de Control Interno se requiereque las entidades del Estado realicen las siguientes 3 fases:

1.- Planificación2.- Ejecución3.- Evaluación

4.1 Metodología del trabajo realizado

La metodologia para el diagnóstico de la implementación del sistema decontrol interno del OSCE se basó principalmente en:

• Plan de trabajo y cronograrna de actividades del diagnósticopresentado por el Consultor el 29 de diciembre del 2014.

• Recopilación, estudio y análisis de la normativa interna vinculadacon el control interno vigente (organigrama, manuales, directivas,politicas y normas legales).

• Reunión con los coordinadores de cada dependencia designadospor los Directores, Jefes de Oficina, Jefes de Unidad en respuesta ala solicitud de la presidenta del comité de control interno del OSCEmediante Memorando Múltiple N" 002-2015/CI del 06.Ene.2015.

• Encuestas de control interno realizadas entre el 14 y 16 de Enerodel 2015, con la finalidad de medir el nivel de percepción que tienenlos funcionarios y trabajadores del OSCE sobre la implementacióndel Sistema de Control Interno, para tal efecto la encuesta se haestructurado siguiendo las normas de control interno establecidas enla Resolución de Contraloria N" 320-2006-CG.

• Revisión de las actividades que desarrolla la entidad a través de losMacroprocesos Estratégicos, operativos y de apoyo del OSCE con lafinalidad de determinar los procesos criticos.

al

Informe de DiagnOStico de la ~lmplementaci6n del Sistema de Conlrollntemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

A continuación se presenta un resumen de la Metodología aplicada para elpresente Diagnóstico:

Cuadro N°1.Metodología aplicada para la elaboracíón del Díagnóstíco del

Sístema de Control Interno delOSCE

Análisis de la Documentaci6n1. Recopilaci6ndeInfonnacl6nDocumentarla •••

AcnVIDADES

NonnalivayLegal

(Organ~rama, Manuales,Directivas, PoIfticas, Planes,

resultados de informesemitidos porel OC,, etc.)

RESULTADOS

Cuadrode

••• Análisis dela

Nonnativa

Conocer a2. Encuesla d~ Aplicar un cuestionario nivel general Identificacl6n de

Pe"",pci6n al personal integrante ••• la percepci6n •• controlesdela enlidad del personal existentes

(Fortalezas) y

Conocer Oportunidades

Ustas de Verificaci6n a ••• cumplimiento -"de Mejora

3. Entrevistas ••• ser aplicadas a los delas (Debilidades)

niveles direcüvos NonnasTácnicasdeControl

4. Revisar ••• Definir••• Macroprocesos Procesos

Revisiones Crllicos

lnfonne de Diagnóstico de la ~lmplementaci6n del Sistema de Controllntemo~Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.2 Situación del Sistema de Control Interno del OSCE

En el OSCE a través del Comité de Control Interno, se han efectuado lassiguientes acciones para la implementación del Sistema de Control Internodespués del diagnóstico del año 2012:

4.2.1 Respecto a la Fase de Planificación

Se establecieron lineamientos para los siguientes puntos:

1. Compromiso de la Alta Dirección

El Comité de Control Interno ha establecido que cada vez que sedesigne a un nuevo Presidente Ejecutivo, este debe de suscribir el Actade Compromiso con toda su plana Gerencial.

y en los casos de renuncias de los gerentes se acordó que el gerenteque lo reemplace este suscribirá de manera independiente el Acta decompromiso para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno delOSCE.

Las actas de compromisos son divulgadas a través del icono "Sistemade Control Interno"1 Planificación 1 Actas de compromiso; creado en lapágina web del OSCE. A la fecha se han suscrito 20 actas decompromiso, en algunos casos debido al cambio de Directores y Jefesde Oficina y en otros debido que el Jefe de Administración firmó otraacta junto con sus Jefes de Unidad, y estos a su vez firmaron un actajunto con todo su personal.

2. Designación del Comité de Control Interno

El 02 de marzo del 2009 el OSCE constituyó su primer Comité deControl Interno, habiendo llegado a suscribir el Acta de compromiso.

Mediante Resolución NO 059-2012-0SCE/PRE de 08 de marzo del2012, se reconformó el Comité de Control Interno del OSCE habiéndosenombrado como miembros titulares y miembros suplentes a losfuncionarios de las siguientes Oficinas y Direcciones siguientes:

12345678

Miembros CategoríaJefe de la Oficina de Administración PresidenteDirectorde la Dirección de Supervisión TitularDirector de la Direccióndel SEACE TitularJefe de la Oficina de AsesoríaJurídica TitularJefe Oficina de Planeamiento y Desarrollo Presidente AlternoDirector de la Direcciónde RNP AlternoDirector DirecciónArbitraie Administrativo AlternoJefe Oficina de Apovo Gestión Institucional Alterno

Informe de DiagnOStico de la -lmplementaciM del Sistema de Controllntemo"Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

3. Actas de Reunión

El Comité de control interno después del diagnóstico anterior continuórealizando reuniones permanentemente a fin de impulsar elfortalecimiento del Sistema de Control Interno en el OSCE, sesionó enlas siguientes fechas:

Reuniones del Comité de Control Interno

Acta N" Año Fecha Detalle

Se aprobó el Plan de Actividades del año1 2013 22.Feb.2013 2013

2 2013 22.May.2013 Se informó de las actividades realizadas

Expuso el RNPsu Plan de Gestión deRiesgosy se acordó fecha de exposición

3 2013 17.Jun.2013 del SEACE

Expuso el SEACEsu Plan de Gestión de4 2013 24.Jun.2013 Riesgos

Se aprobó el Plan de Actividades del año5 2013 27.SeI.2013 2014

1 2014 24.Abr.2014 Se informó de las actividades realizadas

1 2014 24.May.2014 Se reprogramó actividades del año 2014

4. Diagnóstico Anterior

El comité de control interno del OSCE aprobó el Informe del Diagnósticoanterior el 27 de Diciembre del 2012, el mismo que identificó elporcentaje de percepción de los trabajadores respecto a laimplementación de los cinco (5) componentes del Sistema de ControlInterno en el OSCE, tal como se muestra a continuación:

Resultados de Encuesta

Componente Conocen Desconocen

Ambiente de Control 48% 52%Evaluación de Riesgos 47% 53%

Actividades de Control 49% 51%Información y Comunicación 44% 56%

Supervisión 45% 55%

Informe de Diagnóstico de la ~Implementación del Sistema de Controllntemo"Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.2.2 Respecto a la Fase de Ejecución

De la revisión realizada a las actividades programadas en el año 2013 y enel año 2014, se ha determinado que se han cumplido con realizar al 100%todas las actividades planificadas.

En cumplimiento a los Planes de Actividades correspondientes a los años2013 y 2014, se han desarrollado las siguientes actividades:

Sensibilización y CapacitaciónA continuación se muestra las actividades realizadas a la fecha:

Charlas de Sensibilización

Se han dictado charlas de sensibilización en control interno durante elperiodo del 22 de junio del 2012 hasta el 01 de setiembre del 2014 a270 profesionales de las Direcciones y Oficinas del OSCE con lafinalidad de fortalecer nuestro sistema de control interno.

Charlasde Sensibilización Jun.2012- Set.2014

ÁREA AÑO CANTIDAD1 OA 2012 272 SEACE 2013 343 RNP 2013 264 ARBITRAJE 2013 105 DTN 2013 166 DS 2013 307 OPD 2014 78 OEE 2014 59 TC,OGI,OAJ,OA 2014 115

TOTAL 270

Curso de Gestión de Riesgos

Se han dictado 2 cursos de Gestión de Riesgos durante el periodo deJulio a setiembre del 2014 capacitando a 39 profesionales de lasDirecciones y Oficinas del OSCE con la finalidad de fortalecer nuestrosistema de control interno.

Cursosde Gestión de RiesgosJul - Set.2014

ÁREA AÑO CANTIDAD1 OA 2014 20SEACE,DT,RNP,

2 ARBITRAJE 2014 19TOTAL 39

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Plan de Gestión de Riesgos

Desde el año 2012 a la fecha se han elaborado 17 Planes de Gestiónde Riesgos, de las Direcciones del SEACE, RNP, Arbitraje, DTN,Supervisión y Tribunal de Contrataciones, de las Oficinas de EstudiosEconómicos, Planeamiento y Desarrollo, Asesoria Juridica y GestiónInstitucional y de las de las Unidades de Tecnologias de la InformaciónUTI, Recursos Humanos, Logistica y Finanzas de la Oficina deAdministración tal como se muestra a continuación:

Planes de Gestión de Riesgos

ÁREA AÑO Documento Fecha

1 OA-UTI 2012 Memo 503-2012/UTI 10.5et.2012

2 OA-RH 2012 Memo 599-2012/RH 19.0ct.2012

3 OA-LOG 2012 Memo 1169-2012/LOG 14.Nov.2012

4 OA-FIN 2012 Informe 053-2012/FIN 30.NOV.2012

5 5EACE 2013 Memo 630-2013/0SEACE 22.Abr.2013

6 RNP 2013 Memo 345-2013/0RNP 02.JuI.2013

7 ARBITRAJE 2013 Memo 386-2013/DAA 0l.JuI.2013

8 OTN 2013 Memo 1049-2013/DTN 20.5et.2013

9 OS 2013 Memo 694-2013/SUP 29.Nov.2013

10 OPD 2014 Memo 196-2014/0PD 15.May.2014

11 OEE 2014 Memo 084-2014/0EE 30.Abr.2014

12 OAJ 2014 Memo 669-2014/0AJ 27.0ct.2014

13 TCE 2014 Memo 1328-2014-TCE 21.0ct.2014

14 OGI 2014 Memo 495-2014/0GI 18.Nov.2014

15 OA.FIN 2014 Informe 37-2014/FIN 30.Abr.2014

16 OA.UTI 2014 Memorando 1151-2014/UTI 31.0ic.2014

17 OA-RH 2014 Informe 223-2014/URH 31.0ic.2014

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Informe de Diagnóstico de la -Implementación del Sistema de Controllntemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

Plan de Mejora

Producto de la presentación de los Planes de Gestión de Riesgos elcomité de control interno solicitó a las Direcciones de Linea y de apoyoque elaboren sus respectivos Planes de Mejora, los mismos que a lafecha se cuenta con 10 planes, tal como se muestra a continuación:

Planes de Mejora

ÁREA AÑO Documento Fecha

1 SEACE 2013 Memo 1208-2013/0SEACE 16.Ago.2013

2 ARBITRAJE 2013 Memo S18-2013/0AA 19.Ago.2013

3 RNP 2013 Memo 1004-2013/RNP 29.Ago.2013

4 OTN 2013 Informe 1202-2013/0TN 04.NOV.2013

S OS 2013 Memo 748-2013/0SU 27.0;c.2013

6 TCE 2014 Memo lS85-2014-TCE 19.0;c.2014

7 OGI 2014 Memo 551-2014/0GI 23.0ic.2014

8 OEE 2014 Memo 119-2014/0EE 04.Ju1.2014

9 OPO 2014 Memo 315-2014/0PO 14.Ago.2014

10 OAJ 2014 Memo 669-2014/0AJ 27.0ct.2014

MACROPROCESOSEl OSCE ya se encuentra encaminado en la implementación delSistema de Control interno a nivel de procesos, habiendo iniciado estalabor el año 2012 con el trabajo realizado por la Consultora XPERTA, ensu documento denominado "Elaboración del Mapeo y Modeloconceptual AS IS de los procesos administrados por los órganos delOSCE".

En el mencionado documento se muestra los principales procesosgeneradores de valor y los procesos que dirigen y apoyan a éstos. Portanto se pueden distinguir tres niveles: Macroprocesos Estratégicos,Operativos y de Apoyo.

Estos 19 Macroprocesos representan a la totalidad del OSCE y como sepuede apreciar en el gráfico, en el bloque de la izquierda se muestranlos proveedores de información o solicitantes y en el bloque de laderecha los clientes de la información o beneficiarios.

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementaci6n del Sistema de Controllntemon


Planiftcaci6n y Gestión de EstudiosComunicaciones e Económicos y

PresupUesto Imagen Institucional Sociales

====================================~MACROPROCESOS ESTRATt01COS r---, 11

11Gestión y Mejore de 11

Procesos I

r.M;;:.;:;CR"'OUp;oR"OCÑE"'sñOS-OÑp"'E'DR<'.nv;;;;;O;;;s-------------------,

'("..........-~.-...--J i'--- I~

~l¡

GestiónAdministrativa y

Financiera

Gestión deRecursosHumanos

GestiónLoglsliCa

MACROPROCESOS DE APOYO

Asesorla yDefensa Juridica

Gestión deTecnologlas de la

Información

GestiónDocumental

Control Interno

IL====================================Producto de la reunión sostenida con el Jefe de la Oficina dePlaneamiento y Desarrollo y el Jefe de la Unidad de Organización yMejora de Procesos y de acuerdo al memorando N° 007-2015/0MP de08.Ene.2015, de los 19 Macroprocesos existentes, a la fecha 9 de elloscuentan con Manuales y gulas de procedimientos, tal como se muestraa continuación:

123456789

Macroproceso Procesos Mapro/GuiaEstraté~ico Planificación v Presupuesto SIEstraté~ico Gestión v Meiora de Procesos SIOperativo Gestión Normativa de Contrataciones del Estado SIOperativo Gestión RegistroNacional de Proveedores SIOperativo Gestión de Controversias SIOperativo Supervisión y Monitoreo de Procesosde Selección SIOperativo Capacitaciónv Certificación SIOperativo Atención al Usuario SIApoyo Gestión Administrativa y Finanaciera SI

Informe de Diagnóstico de la Mlmplementaciórl del Sistema de Controllntemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

y 9 de ellos están pendientes de la documentación referida, tal como semuestra a continuación:

123456789

Macroproceso Procesos Mapro/Guia

Estratégico Estudios Económicos v Sociales NO

Estratégico Comunicaciones e Ima_en Institucional NO

Operativo Gestión de Procesos Especiales NO

Operativo Gestión del5EACE NO

Apovo Gestión de Recursos Humanos NO

Apoyo Gestión de Asesoría y Defensa Jurídica NO

Apoyo Gestión de Tecnologías de Información NO

Apovo Gestión Documental NO

Apoyo Gestión de Control Gubernamental - OCI NO

4,2,3 Respecto a la Fase de Evaluación

El Órgano de Control Institucional del OSCE a la fecha ha realizado deacuerdo a sus Planes de Control Gubernamental aprobados por laContraloría General de la República tres (3) actividades de evaluaciónde sobre el avance de implementación del Sistema de Control Interno,tal como se muestra a contínuación:

Evaluación del Órgano de Control Institucional - OCI

Actividad N" Informe N" Titulo Periodo Fecha

007- Revisión de la2012/0SCE- Estructura de Oct.2011-

2-4772-2012-011 OCI Control Interno Jul.2012 31.Jul.2012

060- Revisión de la2013/05CE- Estructura de Ago.2012 -

2-4772-2013-005 OC! Control Interno Jun.2013 1O.JuI.2013

040- Revisión de la2014/05CE- Estructura de Ju1.2013-

2-4772-2014-005 OCI Control Interno May.2014 30.Jun.2014

Autoevaluación

Con Informe N" 001-2014/CI de 24 de abril del 2014, el ex Presidentedel Comité de Control Interno informó sobre el Estado Situacional de lasActividades para fortalecer el Sistema de Control Interno, concluyendoentre otros, la fase de planificación se tiene desarrollada a un 100% Yque se debe continuar planificando año a año, y que se han cumplidocon todas las actividades programadas en el año 2013.

Informe de Diagnóstico de la -Implementación del Sistema de Controllntemo~Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.3 RESULTADOS DE LA VERIFICACiÓN DE CUMPLIMIENTO DE LASNORMAS DE CONTROL INTERNO

Para verificar el grado en que el OSCE viene cumpliendo con las Normas deControl Interno emitidas por la Contralorla General, el Comité de ControlInterno remitió a todos los trabajadores una encuesta elaborada por elConsultor, con el objetivo de medir el nivel de percepción que tienen losfuncionarios y trabajadores respecto al Sistema de Control Interno del OSCE.

4.3.1 Encuesta para medir el Nivel de percepción

La encuesta de percepción realizada entre el 14 y el 16 de Enero del 2015contiene 68 preguntas, agrupadas en 5 componentes: En el componenteAmbiente de Control hay 16 preguntas, en el componente Evaluación deRiesgos hay 8 preguntas, en el componente Actividades de Control Gerencialhay 20 preguntas, en el componente Información y comunicación hay 18preguntas y en el componente Supervisión hay 6 preguntas.

La encuesta fue respondida por 128 participantes del OSCE de las UnidadesOrgánicas que se muestran a continuación:

N' DE PARTICIPANTES EN LAS ENCUESTAS DE PERCEPCiÓNSEGUN UNIDAD ORGANICA

Unidad Orllánica Cantidad PorcentajeSEACE 37 29RNP 20 16OGI 19 15DTN 13 10

Supervisión 12 9Administración 10 8

OPD 4 3Procuradurla 4 3

Secretaria General 3 2Arbitraje 2 2Tribunal 2 2OAJ 1 1OCI 1 1Total 128 100

Informe de Diagnóstico de la "Implementación del Sistema de Controllntemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

De los 128 participantes del OSCE, el 29% de ellos fueron del SEACE, el16% del RNP, el 15% de OGI, el 10% de DTN, siendo estas unidadesorgánicas las que han participado en mayor número que las otras unidadesorgánicas del OSCE.

oo

4035

30

252015

10

5

O

--Cantidad --Porcentaje

Los resultados de la encuesta de percepción tomando en cuenta desde elnivel más votado por componente sumado con los niveles superiores son lossiguientes:

% de avance en la implementacióndel SCI delOSCE

SUPERVISiÓN

INFORMACiÓN YCOMUNICACiÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

EVALUACiÓN DE RIESGOS

AMBIENTE DE CONTROL

58 60 62 64 66 68 70 72 74 76 78

Informe de Diagnóstico de la ~Implementación del Sistema de Control Interno.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

Asimismo, de la revisión y análisis al Sistema de Control Interno del OSCE seha llegado a la conclusión que el estado de madurez tanto de loscomponentes Ambiente de Control, Actividades de control gerencial,Información y comunicación y el de Supervisión se encuentran en el estado"Avanzado" y el componente Evaluación de riesgos se encuentra en el estado"Establecido Implementado" tal como se muestra a continuación:

ESTADO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL OSCE

Componentes InicalEn proceso de Establecida

Avanzado Optimizadaímnlementacíón imalementada

Ambiente de Control X

Evaluación de Rieseos X

Actividades de Control Gerencial X

Informacón y Comunicación X

Suoervisión X

Informe de Diagnóstico de la .Implementación del Sistema de Control Intemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.3.1 AMBIENTE DE CONTROL

En este componente se realizaron 16 preguntas que fueron respondidas por128 participantes. obteniendo como resultado 2,048 respuestas, tal como semuestra a continuación:

Nivel Cantidad %1 111 62 376 183 847 414 431 215 283 14

Total 2048 100

Tal como se muestra en el cuadro anterior los participantes encuestadosperciben en su mayoria que el nivel del componente Ambiente de Control seencuentra en el Nivel 3 "Establecido - Implementado", con un 41 % del totalde respuestas y si se toma en cuenta las respuestas del nivel 4 y 5 elporcentaje incrementa a un 76% a favor de la implementación, quedando un24% que manifiesta que se encuentra en los niveles 1 y 2.

AMBIENTE DE CONTROL

45403530252015105O

O 1 2 3 4 5 6

El nivel 1 significa que se encuentra en un estado de madurez "Inicial", el nivelcorresponde a un nivel "En proceso de implementación", el nivel 3 significa"Establecido - Implementado", el nivel 4 corresponde a un nivel "Avanzado" yel nivel 5 corresponde a un nivel "Optimizado".

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementación del Sistema de Controllnterno~Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.3.2 EVALUACiÓN DE RIESGOS

En este componente se realizaron 8 preguntas que fueron respondidas por128 participantes, obteniendo como resultado 1,024 respuestas, tal como semuestra a continuación:

Nivel Cantidad %1 109 112 251 243 359 354 184 185 121 12

Total 1024 100

Tal como se muestra en el cuadro anterior los participantes encuestadosperciben en su mayorla que el nivel del componente Evaluación de Riesgosse encuentra en el Nivel 3 "Establecido - Implementado", con un 35 % deltotal de respuestas y si se toma en cuenta las respuestas del nivel 4 y 5 elporcentaje incrementa a un 65% a favor de la implementación, quedando un35% que manifiesta que se encuentra en los niveles 1 y 2,

Evaluación de Riesgos

403S302S20lS10SO

O 2 3 4 S 6

El nivel 1 significa que se encuentra en un estado de madurez "Inicial", el nivelcorresponde a un nivel "En proceso de implementación", el nivel 3 significa"Establecido - implementado", el nivel 4 corresponde a un nivel "Avanzado" yel nivel 5 corresponde a un nivel "Optimizado",

Informe de DiagnOStico de la -Implementación del Sistema de Control Interno.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.3.3 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL


Nivel Cantidad %1 185 72 516 203 1042 414 471 185 346 14

Total 2560 100

Tal como se muestra en el cuadro anterior los participantes encuestadosperciben en su mayoria que el nivel del componente Actividades de ControlGerencial se encuentra en el Nivel 3 "Establecido - Implementado", con un41% del total de respuestas y si se toma en cuenta las respuestas del nivel 4y 5 el porcentaje incrementa a un 73% a favor de la implementación,quedando un 27% que manifiesta que se encuentra en los niveles 1 y 2.

Título del gráfico45403530

252015105O

O 2 3 4 5 6


Informe de Diagnóstico de la ~lmplementaci6n del Sistema de Control Inlerno"Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.3.4 INFORMACiÓN Y COMUNICACiÓN


Nivel Cantidad %1 184 82 501 223 1004 444 365 165 250 11

Total 2304 100

Tal como se muestra en el cuadro anterior los participantes encuestadosperciben en su mayoria que el nivel del componente Información yComunicación se encuentra en el Nivel 3 "Establecido - Implementado", conun 44% del total de respuestas y si se toma en cuenta las respuestas del nivel4 y 5 el porcentaje incrementa a un 71% a favor de la implementación,quedando un 29% que manifiesta que se encuentra en los niveles 1 y 2..

Información y Comunicación

5045403530252015105O

O 2 3 4 5 6


Informe de Diagnóstico de la ~Implementación del Sistema de Control Interno"Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.3.5 SUPERVISiÓN

En este componente se realizaron 12 preguntas que fueron respondidas por128 participantes, obteniendo como resultado 768 respuestas, tal como semuestra a continuación:

Nivel Cantidad %1 56 72 159 213 338 444 131 175 84 11

Total 768 100

Tal como se muestra en el cuadro anterior los participantes encuestadosperciben en su mayoria que el nivel del componente Supervisión se encuentraen el Nivel 3 "Establecido - Implementado", con un 44% del total derespuestas y si se toma en cuenta las respuestas del nivel 4 y 5 el porcentajeincrementa a un 72% a favor de la implementación, quedando un 28% quemanifiesta que se encuentra en los niveles 1 y 2.

Supervisión

5045403530252015105oo 2 3 4 5 6


Informe de Diagnóstico de la "Implementación del Sistema de Controllnlemo"Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.3.1 Listas de Verificación

Con la finalidad de verificar los resultados de la Encuesta de percepción seelaboraron listas de verificación con preguntas dirigidas a los coordinadoresde diversas Unidades Orgánicas del OSCE, a efecto de conocer con mayorprecisión y objetividad la situación de la implementación del Sistema deControl Interno en cada una de sus unidades, lo que ha servido como insumopara elaborar el resumen de Fortalezas y debilidades.

4.4 ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTO DEL OSCE FRENTE A LA NORMATIVAVIGENTE DE CONTROL INTERNO

Como parte del diagnóstico, se realizó un análisis de la normativa interna queexiste con respecto a las Normas de Control Interno. En este sentido, seelaboró la concordancia del marco normativo interno de OSCE, incluyendopara ello (Resoluciones, directivas, reglamentos, entre otros) en relación conlas normas de control interno. La normativa interna viene dada por aquellosprocedimientos actividades y tareas y controles que regulan las operacionesde la entidad para el logro de los objetivos institucionales. El análisis de lanormativa interna se ha realizado considerando los objetivos de cada uno delos componentes de las NCI. A continuación se presenta la concordancianormativa del Sistema de control interno del OSCE:


NCI 1 Filosofia de la Dirección:

a Resolución N" 059.2012.0SCElPRE de 08.Mar.2012, mediante la cual semodifica la conformación del Comité de Control Interno del OSCE y seseñalan las funciones a desarrollar.

a Acta N° 001.2012 de 08.Mar.2012 mediante la cual la PresidentaEjecutiva del OSCE junto con el equipo directivo suscriben el Acta deCompromiso para la implementación del Sistema de Control Interno delOSCE.

a A la fecha se han suscrito 20 actas de compromiso, en algunos casosdebido al cambio de Directores y Jefes de Oficina y en otros debido que elJefe de Administración firmó otra acta junto con sus Jefes de Unidad, yestos a su vez firmaron un acta junto con todo su personal.

a Ley de Contrataciones del Estado aprobada con el Decreto Legislativo N°1017 Y su Reglamento aprobado con el D.S. N° 184.2008.EF Y susmodificaciones (Norma vigente)

a Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado de 11.Ju1.2014 (Leynueva a la espera de la entrada de vigencia luego de 30 días de aprobadoel Reglamento)

NCI 2 Integridad y Valores Éticos:

a Ley N° 28715 Ley del Códígo de Ética del funcionario público, susmodificatorias y su Reglamento aprobado con el Decreto Supremo N°003.2005.PCM.

Informe de Diagnóstico de la "ImplementaciOn del Sistema de Control Intemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

o Reglamento Interno de trabajo - RIT aprobado por el Ministerio de trabajoy Promoción del empleo el 03.May.2011.

NCI 3 Administración Estratégica:

o Plan Estratégico Sectorial Multianual PESEM 2012-2016 del SectorEconomia y Finanzas.

o Plan Estratégico Institucional 2012-2016.o Plan Operativo Institucional 2015.o Plan Institucional de Lucha contra la corrupción 2014.o Plan Estratégico de Gobierno Electrónico 2011-2014.

NCI 4 Estructura Organizacional:

o Reglamento de Organización y Funciones aprobado por ResoluciónMinisterial N° 789-2011-EF/10 del 08.Nov.2011, modificado con el DecretoSupremo N° 006-2014-EF del 16.Ene.2014.

o Organigrama del Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

NCI 5 Administración de Recursos Humanos:

o Reglamento Interno de Trabajo - RIT aprobado por el Ministerio detrabajo y Promoción del empleo el 03.May.2011.

o Resolución N° 284-2014-0SCE/PRE del 10.Set.2014, que formaliza laaprobación como modificación del RIT que sustituye el RIT aprobadomediante Resolución N° 689-2010/PRE Y su modificatoria aprobadamediante Resolución 150-2011/PRE.

o Plan de Desarrollo de Personas - PDP aprobado con Resolución N° 072-2014-0SCE/PRE de 03.Mar.2014.

o Escala Remunerativa aprobada por Decreto Supremo N° 206-2011-EF de18.Nov.2011.

o Cuadro de Asignación de Persona aprobado por Resolución MinisterialN° 785-2011-EF/10 del 17.Nov.2011.

o Reordenamientos de cargos en el CAP 2013.o Bases de Concurso de Prácticas, CAS y CAP.

NCI 6 Competencia Profesional:

o Cuadro de Asignación de Persona aprobado por Resolución MinisterialN° 785-2011-EF/10 del 17.Nov.2011.

o Reordenamientos de cargos en el CAP 2013.o Clasificador de cargos aprobado por Resolución de Presidencia Ejecutiva

N° 636-2011-0SCE-PRE de 03.Nov.2011 y sus 3 modificatorias.o Bases de Concurso de Prácticas, CAS y CAP.

NCI 7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad:

o Clasificador de cargos aprobado por Resolución de Presidencia EjecutivaN° 636-2011-0SCE-PRE de 03.Nov.2011 y sus 3 modificatorias.

o Manuales de procedimientos MAPROS diversos.

Informe de Diagnóstico de la "Implementación del Sistema de Control Interno"Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

NCI 8 Órgano de Control Institucional:

o Ley 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de laContraloria General de la República.

o Ley 28716 Ley de control interno para las entidades del Estado.o Directivas Anuales de la Contralorla General de la República para el Plan

Anual de Controlo Normas Generales de Control Gubernamental aprobadas con Resolución

de Contralorla N° 273-2014.CG de 12.May.2014 y su modificatoria.


NCI 9 Planeamiento de la gestión de Riesgos:

o No Existen normas internas que regulen este aspecto.

NCI 10 Identificación de Riesgos:


NCI 11 Valoración de Riesgos:


NCI 12 Respuesta al Riesgo:



NCI 13 Procedimientos de Autorización y aprobación:

o Manuales de procedimientos MAPROS diversos.o Texto Único de Procedimiento Administrativo - TUPA vigente a partir del

17.Ene.2014 de conformidad a lo dispuesto en el articulo 4° del DecretoSupremo N° 178-2013-EF

NCI 14 Segregación de Funciones:

o Manuales de procedimientos MAPROS diversos.o Reglamento de Organización y Funciones aprobado por Resolución

Ministerial N° 789-2011-EF/1 O del 08.Nov.2011, modificado con el DecretoSupremo W 006-2014-EF del 16.Ene.2014.

NCI 15 Evaluación Costo Beneficio:

o Medidas de Ecoeficienclao Plan de Ecoeficiencla.o Directiva de disposiciones de Austeridad

NCI 16 Controles sobre el acceso a recursos o archivos:

o Directiva del buen uso del software de la Institución.

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementación del Sistema de Control Intemo~Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

e Directiva del uso del internete Politica General de seguridad de la informacióne Inventario de software instalado en las computadoras

NCI 17 Verificaciones y conciliaciones:

e Manuales de procedimientos MAPROS diversos.e Texto Único de Procedimiento Administrativo - TUPA vigente a partir del

17.Ene.2014 de conformidad a lo dispuesto en el artículo 4° del DecretoSupremo N" 178-2013-EF

e Rendición de Cuentase Manejo de caja chica

NCI 18 Evaluación de Desempeño:

e Directiva de monitoreo y evaluación de los planes institucionales ypresupuestales.

e Directiva para la formulación, Ejecución y Evaluación de los proyectos deinversión pública.

NCI 19 Rendición de Cuentas:

e Directiva de Rendición de Cuentas del titular.e Directiva del otorgamiento de viáticos por comisión de servicios a nivel

nacional e internacional y rendición de cuentas.e Rendición de cuentas de fondos entregados bajo la modalidad de

encargo.e Entrega de cargoe Medidas de ecoeficienciae Procedimientos para la ejecución, rendición y reposición del fondo para

pagos en efectivo y del fondo fijo para caja chica.

NCI 20 Documentación de Procesos, activídades y tareas:

e Existen 19 Macroproceses definidos.e Procesos de la unidades de línea documentados con actividades y tareas

aprobados por la Presidencia Ejecutiva del OSCE.e Manuales de procedimientos MAPROS diversos.e Texto Único de Procedimiento Administrativo - TUPA vigente a partir del

17.Ene.2014 de conformidad a lo dispuesto en el artículo 4° del DecretoSupremo N° 178-2013-EF

NCI 21 Revisión de los Procesos, actividades y tareas:

e No Existen normas internas que regulen este aspecto.

NCI 22 Controles para los TIC:

e Plan Estratégico de Tecnologías de la Información.e Plan Operativo Informáticoe Plan de Contingencia Institucional

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementaci6n del Sistema de Control Interno.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

4.3.1 INFORMACiÓN y COMUNICACiÓN

NCI 23 Funciones y caracteristicas de la información:


NCI 24 Información y Responsabilidad:


NCI 25 Calidad y suficiencia de la información:


NCI 26 Sistemas de información:

o Plan Estratégico de Tecnologias de la Información.o Plan Operativo Informáticoo Plan de Contingencia Institucional

NCI 27 Flexibilidad al cambio:


NCI 28 Archivo Institucional:

o Plan de conservación documentalo Directiva de eliminación de documentoso Directiva de transferencia de documentos al archivo centralo Directiva de conservación de documentos

NCI 29 Comunicación Interna:

o Normas para el uso del correo electrónicoo Utilización del manual de identidad visual

NCI 30 Comunicación Externa:

o Directiva de Transparencia y acceso a información pública

NCI 31 Canales de comunicación:

o Normas para el uso del correo electrónicoo Directiva de Transparencia y acceso a información pública

4.3.1 SUPERVISiÓN

NCI 32 Prevención y monitoreo:


Informe de Diagnóstico de la Mlmplementaciéln del Sistema de Controllntemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

NCI 33 Monitoreo oportuno del control interno:


NCI 34 Reporte de deficiencias:


NCI 35 Seguimiento de medidas correctivas:

o Directiva de seguimiento e implementación de medidas correctivas de lasrecomendaciones del OCI, CGR y SOA.

NCI 36 Autoevaluación:


NCI 37 Evaluaciones independientes:

o Normas Generales de Control Gubernamental aprobadas con Resoluciónde Contraloria N° 273-2014-CG de 12.May.2014 y su modificatoria.

4.5 ANÁLISIS DE LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES IDENTIFICADAS ENLOS PROCESOS DEL OSCE.

Como resultado de la encuesta de percepción y del análisis de la normativainterna que rige las operaciones de la entidad, como de la informaciónobtenida producto de la revisión de documentos normativos y de gestión, sehan determinado Fortalezas y Debilidades en la implementación de loscomponentes y sus respectiva Normas de Control Interno en los procesos parafortalecer el Sistema de Control Interno del OSCE, conforme se detalla acontinuación:


La mayor fortaleza encontrada es la referida a la norma "CompetenciaProfesional" debido a que la actual gestión se ha preocupado en seleccionar elpersonal para que la labore en el OSCE, privilegiando la evaluación basada encompetencias y ha dispuesto algunas rotaciones de personal para reforzartales unidades debido a las altas competencias de su personal cambiado.

Otra de las Fortalezas identificadas es la norma "Integridad y Valores Éticos",esta gestión desde su inicio ha impulsado el trabajo basado en valores talescomo: La Probidad, Vocación de Servicio, Calidad, Eficiencia, Oportunidad,Proactividad y Trabajo en Equipo. Han fortalecido las actividades del Comitéde Ética quienes realizaron recomendaciones ejemplarizantes a fin desancionar los comportamientos antiéticos, asl como se realizaron actividadesde reconocimiento al trabajador ético del OSCE.

Se debe destacar también como fortaleza la norma "Filosofía de la Dirección"debido al alto compromíso que ha asumido la Presidenta Ejecutiva en laimplementación del Sistema de Control Interno del OSCE, y esta a su vezempoderó al Comité de Control Interno y a sus Directores y Jefes de Oficina,

Informe de Diagnóstico de la Mlmptementaci6n del Sistema de ControllntemoM


para que realicen las actividades necesarias para seguir fortaleciendo elSistema de Control Interno del OSCE, tal como se evidencia en los avancesrealizados, en este diagnóstico.

La mayor debilidad encontrada es la norma "Estructura Organizacional",debido a que a la fecha aún no se cuenta con un Manual de Organización yFunciones actualizado, debido a los cambios normativos existentes duranteesta gestión a fin de mejorar la Ley de Contrataciones del Estado parabeneficio de todos los peruanos.

Otra debilidad identificada es la referida a la norma "Asignación de Autoridad yResponsabilidad" debido a que aún no se cuenta con la documentación detodos los procesos, actividades y tareas, por ende no se tiene aún todos losmanuales de procedimientos en donde se señalen claramente la asignación deautoridad y responsabilidad entre otros.


La fortaleza encontrada es que a la fecha el OSCE cuenta con 19 Planes deGestión de Riesgos, en donde tienen identificados los riesgos que afectan susprocesos por unidad orgánica, los mismos que han sido valorados yplanteados sus respuestas al riesgo.

La gran debilidad encontrada es que a la fecha no se cuenta con algunadirectiva especifica que norme la gestión, criterios, responsabilidad,identificación, valoración de los riesgos identificados de los procesos delOSCE.


La mayor fortaleza en este componente es la referida a la norma "Verificacióny Conciliación" debido a que los trabajadores del OSCE con ampliacompetencia profesional cada vez están más sensibilizados y saben que susprocesos, actividades y tareas deben ser verificados antes y después derealizarse, asi como deben ser registrados y clasificados para su revisiónposterior.

Otra fortaleza es la referida a la norma "Rendición de Cuentas" debido a quecada vez más los trabajadores del OSCE reconocen que deben presentarinformes y rendir cuentas de los encargos encomendados asi como de losviáticos por comisión de servicios asignados.

La principal debilidad detectada es la norma "Documentación de Procesos,Actividades y tareas, a pesar de los avances realizados en este aspecto,quedando muchos procesos a la fecha pendientes de implementar susrespectivos manuales de procedimientos MAPROS, directiva de asignación deresponsabilidad, f1ujogramas, etc.


La mayor fortaleza en este componente es la referida a la norma"Comunicación Interna" debido que han implementado entre otros, las normaspara el uso del correo electrónico, el flujo de la comunicación interna

Informe de Diagnóstico de la MlmplemenlaciÓll del Sistema de Control Interno"Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

relacionada a los memorándums, comunicados, intranet, etc. con el fin dealcanzar los objetivos y metas institucionales.

La mayor debilidad detectada es referida a la norma "Archivo Institucional"debido a la falta de espacio existente para custodiar y guardar los archivos conla información que se recibe y procesa en el OSCE.

4.3.5 SUPERVISiÓN

La mayor fortaleza en este componente es la referida al sub componente"Actividades de Prevención y Monitoreo" debido que el OSCE cuenta con PlanEstratégico Institucional, Planes Operativos, Ejecución de los mismos yevaluaciones de planes estratégicos y operativos y sus resultados.

La debilidad de este componente es la referida al sub componente"Seguimiento de Resultados" debido que el OSCE no cuenta con un sistemay/o registro donde se tabule todas las recomendaciones que se realizandurante el desarrollo de los procesos, actividades y tareas propias en elcumplimiento de su misión, sólo existe un control de las recomendaciones querealizan los auditores ya sean de la Contralorla General, el OCI de lasSociedades de Auditoría que visitan al OSCE.

5. ASPECTOS A IMPLEMENTAR A FIN DE MITIGAR RIESGOS

Los aspectos a ímplementar a fin de mitigar riesgos en los procesos del OSCEagrupados por componentes son los siguientes:

5.1 AMBIENTE DE CONTROL

NCI 1 Filosofía de la Dirección:

o Ampliar la base de las Actas de compromiso en cada Dirección y Oficinadel OSCE para fortalecer el Sístema de Control Interno, tal como lo vienerealizando la Oficina de Administración con sus Unidades Orgánicas.

NCI 2 Integridad y Valores Éticos:

o Programar cursos y/o charlas de sensibilización in house referidos alCódigo de Ética de la función pública y los Valores institucionales delOSCE para fortalecer la cultura de valores.

NCI 3 Administración Estratégica:

o Elaborar el Plan Estratégico 2016-2021.

NCI 4 Estructura Organizacional:

o Mantener prioritariamente coordinaciones con el Ministerio de Economla yFinanzas a fin de lograr la aprobación del Reglamento de la nueva ley decontrataciones, con el fin de elaborar el nuevo ROF y MOF del OSCE.

Informe de Diagnóstico de la "tmplementadOn del Sistema de Controllntemo~Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

NCI 5 Administración de Recursos Humanos:

o Fortalecer las actividades de clima laboral, enfocándose en elreconocimiento del talento humano con que se cuenta.

NCI 6 Competencia Profesional:

o Continuar con el esfuerzo de elaborar un Plan de gestión porcompetencias para el OSCE.

NCI 7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad:

o Continuar elaborando la mayor cantidad posible de Manuales deProcedimientos de los procesos del OSCE que aún no cuentan con ello.

NCI 8 Órgano de Control Institucional:

o Continuar apoyando las actividades y acciones de control que realiza elOCI a fin de tener recomendaciones oportunas e implementar lasrecomendaciones que este órgano presente.


NCI 9 Planeamiento de la gestión de Riesgos:

o Continuar elaborando mayor cantidad de planes de gestión de riesgos,dando mayor énfasis a los objetivos de los procesos y de los proyectosque se emprenden.

NCI 10 Identificación de Riesgos:

o Continuar entrenando a todo el personal para que tenga la competenciade poder gestionar la identificación de los riesgos de los procesos,actividades y tareas del OSCE.

NCI 11 Valoración de Riesgos:

o Contar con una directiva que señale los criterios para valorar los riesgosidentificados.

NCI 12 Respuesta al Riesgo:

o Contar con una directiva que señale los criterios para dar las respuestas alos riesgos identificados y valorados, as! como a quien informarlosoportunamente.

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementaci6n del Sistema de Controllntemo~Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado


NCI 13 Procedimientos de Autorización y aprobación:

o Continuar elaborando la mayor cantidad posible de Manuales deProcedimientos de los procesos del OSCE que aún no cuentan con ello.

NCI 14 Segregación de Funciones:

o Continuar monitoreando las actividades y tareas a fin de fortalecer lasegregación de funciones en todo momento.

NCI 15 Evaluación Costo Beneficio:

o Continuar con el esfuerzo de elaborar un procedimiento de "EvaluaciónCosto - Beneficio" y su respectivo formato.

NCI 16 Controles sobre el acceso a recursos o archivos:

o Sensibilizar a todos los personales de la importancia de la organización,uso, custodia de los archivos institucionales tantos fisicos y digitales sinabusar de la duplicidad de los mismos

NCI 17 Verificaciones y conciliaciones:

o Revisar periódicamente que se realice las verificaciones y conciliacionesde los ingresos provenientes de la recaudación por el pago de las tasasdel TUPA.

NCI 18 Evaluación de Desempeño:

o Elaborar una Directiva de Evaluación de Desempeño.

NCI 19 Rendición de Cuentas:

o Continuar con la sensibilización de todo el personal del OSCE respecto ala cultura de Rendición de Cuentas en todas sus actividades.

NCI 20 Documentación de Procesos. actividades y tareas:

o Documentar todas las actividades y tareas de los Macroprocesos delOSCE.

NCI 21 Revisión de los Procesos. actividades y tareas:

o Revisar permanentemente los Macroporcesos y procesos existentes delOSCE a fin de tenerlos actualizados.

NCI 22 Controles para los TIC:

o Monitorear los controles de las TIC permanentemente y tener un listadode los mismos con su respectivo plan de gestión de riesgos.

Informe de Diagnóstico de la ~lmplementaci6n del Sistema de Controllntemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado


NCI 23 Funciones y caracteristicas de la información:

o Elaborar una Directiva donde se detalle las caracteristicas de lainformación que se produce en el OSCE, tales como confiabilidad.oportunidad y utilidad.

NCI 24 Información y Responsabilidad:

o Elaborar una Directiva donde se definan políticas de responsabilidad de lainformación que se maneja en el OSCE.

NCI 25 Calidad y suficiencia de la información:

o Elevar la mayor cantidad de casos con la información necesaria al Comitéde Calidad del OSCE.

NCI 26 Sistemas de información:

o Continuar con el gran esfuerzo de contar con un Sistema GERP,Inteligencia de Negocios, Trámite Documentario y otros sistemas quesean necesarios para gestión.

NCI 27 Flexibilidad al cambio:

o Revisar periódicamente los sistemas de información y rediseñarloscuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos, sobre todocuando la entidad cambie objetivos y metas, estrategia. políticas yprogramas de trabajo. entre otros.

NCI 28 Archivo Institucional:

o Establecer la necesidad de contar con mayores espacios para lapreservación y conservación de los documentos e información ya sean demanera física o dígital.

NCI 29 Comunicación Interna:

o Continuar con el esfuerzo de fortalecer cada vez más la comunicacióninterna entre todo el personal de las unidades orgánícas del OSCE, todoello con el fin de que se cumplan los objetivos y metas institucionales.

NCI 30 Comunicacíón Externa:

o Continuar con el esfuerzo de fortalecer cada vez más la comunicaciónexterna tanto con los grupos de interés como con la ciudadanía engeneral. garantizando la transparencia y el derecho de acceso a lainformación pública, de acuerdo a la normativa vigente.

NCI 31 Canales de comunicación:

o Continuar con el esfuerzo de establecer los canales de comunicaciónasegurando que la información llegue a cada destínatario en la cantidad,

Informe de Diagnóstico de la -Implementación del Sistema de Controllntemo-Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

calidad y oportunidad requerida para la mejor ejecución de los procesosactividades y tareas.

4.3.1 SUPERVISiÓN

NCI 32 Prevención y monitoreo:

o Continuar revisando los procesos y operaciones del OSCE con la finalidadde adoptar la mayor cantidad de acciones preventivas y correctivas queoportunamente correspondan.

NCI 33 Monitoreo oportuno del control interno:

o Fomentar permanentemente la necesidad de realizar el seguimientocontinuo o evaluaciones puntuales de los procesos, actividades y tareasque realiza el OSCE por parte de las líneas de mando.

NCI 34 Reporte de deficiencias:

o Establecer un reporte donde se comunique a las instanciascorrespondientes sobre las debilidades y deficiencias detectadas comoresultado del monitoreo a fin de que se tomen las acciones necesariaspara su corrección.

NCI 35 Seguimiento de medidas correctivas:

o Establecer un registro y control de las recomendaciones efectuadas por lapropia gestión en los reportes de deficiencias con la finalidad de se realiceun seguimiento a fin de implementarlas y fortalecer el sistema de controlintemo en los procesos, actividades y tareas del OSCE.

NCI 36 Autoevaluación:

o Promover y establecer la ejecución 'periódica de autoevaluaciones sobrela gestión y el control interno, recomendando correctivos a realizarse,suscribiendo compromisos de mejoramiento entre los comprometidos.

NCI 37 Evaluaciones independientes:

o Seguir dándole facilidades al Órgano de Control Institucional a fin de queevalúe permanentemente los procesos, actividades y tareas y realicerecomendaciones para fortalecer el sistema de control intemo del OSCE.

Informe de Diagnóstico de la -Implementación del Sistema de Controllntemo.Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

6. CONCLUSIONES

En base a la evaluación realizada, se concluye en lo siguiente:

1.- Se debe continuar con la capacitación de todo el personal en temas degestión de riesgos, gestión por procesos, normas de control interno, código de ética yvalores, clima laboral a fin de fortalecer el Sistema de Control Interno en todos losprocesos del OSCE, a fin de seguir fortaleciendo el Ambiente de Control.

2.- El OSCE ha iniciado la etapa de gestión de riesgos, debiendo continuar conesta actividad elaborando mayor cantidad de Planes de Gestión de Riesgos, conénfasis a lograr objetivos de los procesos y nuevos proyectos a emprender.

3.- Se debe continuar documentando todos los Macroprocesos pendientes a finde fortalecer todos los procesos, actividades y tareas que desarrolla el OSCE paracumplir su misión institucional y alcanzar su visión de futuro.

4.- Se debe seguir impulsando los proyectos relacionados a contar con Sistemasde Información tales como GERP, Inteligencia de Negocios, Trámite Documentario,etc. a fin de fortalecer la Información y Comunicación del OSCE.

5.- El componente Supervisión es clave para que el Sistema de Control Internosea cada vez más sólido, para tal fin se debe contar siempre con tareas deprevención, monitoreo, reporte, seguimiento de medidas correctivas, autoevaluacióny evaluaciones independientes en todos los procesos, actividades y tareas delOSCE.

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Informe de Diagnóstico de la -lmplementad6n del Sistema de Controllntemo~Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado

7. RECOMENDACIONES

1.- Programar en el Plan de Actividades 2015 y en años sucesivos, charlas desensibilización con un mlnimo de 3 horas cada una para que todo el personal delOSCE en un tiempo determinado entienda y comprenda que es un personal clavepara el fortalecimiento del Sistema de Control Interno. (Conclusión 1)

2.- Considerar en el Plan de Actividades 2015 para la implementación del Sistemade Control Interno, cursos de Gestión de Riesgos de 24 horas con la finalidad de quelas Direcciones de linea y/o apoyo continúen elaborando sus Planes de gestión deRiesgos y posteriormente contar con Planes de Mejora. (Conclusión 1 y 2)

3.- Tomar en cuenta para los futuros planes de actividades de años venideros y deconsiderarlo para el 2015 Cursos de 8 horas como mlnlmo de difusión de la ética delfuncionario público y las estrategias para fortalecer los valores del OSCE. (Conclusión1)

4.- Tomar en cuenta para los futuros planes de actividades de años venideros y deconsiderarlo para el 2015 Cursos de Gestión por procesos de 12 horas como m!nimoa fin de fortalecer la gestión por procesos del OSCE, promoviendo que el personalidentifique el flujo del proceso reconociendo su proveedor, insumos, producto, cliente,objetivos y metas y seguir impulsando los proyectos para impulsar los Sistemas deInformación necesarios para el OSCE. (Conclusión 3)

5.- Mantener actualizado el icono del Sistema de Control Interno en el portal de laOSCE, a fin de hacer de conocimiento de los trabajadores y público en general de losavances en la implementación del Sistema de Control Interno como instrumentodirecto de la lucha contra la corrupción, as! como en la medida de lo posible Invitar alos Directores y Jefes de Oficina que suscriban el acta de compromiso junto con suscolaboradores a fin de que todo el gran equipo de la OSCE hable el mismo lenguajede control interno. (Conclusión 4)

6.- Elaborar Directivas para definir criterios, responsabilidades, flujo y acciones aseguir respecto a los componentes "Evaluación de Riesgos", "Información yComunicación" y "Supervisión". (Conclusión 5)

Dr. Juan Alberto Sotomayor CasasRUC: 10081588428

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