DIAGRAMA DE PROCESO VENTAS Javier Cifuentes Wilches / Diego Guerrero

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TABLA DE CONTENIDO

1- Definición del proceso de Servicio al cliente 3 2- Definición subprocesos Servicio al cliente 2.1- Vehículos en tránsito 3 2.2- Análisis requerimiento 4 2.3- Informes tiempos 5 2.4- Análisis ventas perdidas 6 2.5- Pedidos 7 2.6- Facturación 9

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PROCESO DE VENTAS VENTAS SERVICIO AL CLIENTE El subproceso de servicio al cliente se genera paralelo al de ventas que se liga a financiero, por esta razón se debe mencionar la gestión y el tratamiento de servicio al cliente.

VEHÍCULOS EN TRÁNSITO

Vehículos en tránsito da inicio cuando llega el transporte a portería de la planta específica, allí se le realiza el ingreso al vehículo para generar un ticket que dará turno al conductor del vehículo, esta información pasa de portería a servicio al cliente.

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ANALISIS REQUERIMIENTOS

Al recibir el requerimiento del cliente con el producto que desea se verifica con producción si se cuenta con el inventario disponible para la utilización de éste y según la información que generó producción, se realiza una programación durante la semana para tener datos reales si se podrá cumplir con el pedido del cliente, en el caso de poder cumplir, se le informará al cliente la fecha que puede enviar su transportador por el producto terminado.

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INFORMES TIEMPOS

Tras cada solicitud de pedido del cliente se analiza el reporte que producción emite para identificar el comportamiento de los aumentos o disminuciones en cuanto a requerimientos para identificar los tiempos de cumplimiento.

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ANALISIS VENTAS PERDIDAS

Se realiza una consulta por el módulo de ventas dentro del sistema SIESA ENTERPRISE donde se verificará cuantos pedidos se han dado por cumplido y porque motivo dentro de un periodo determinado.

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PEDIDOS

Servicio al cliente recibe el pedido y la consignación realizada por el cliente después de haber validado el inventario y la generación de la programación de producción, posteriormente se digita el pedido, de aquí se desprenden dos opciones. La primera que el pedido quede en estado RETENIDO este escenario se da por una validación que realiza el sistema, de cupo, mora, y rentabilidad y si no pasa alguno de estos queda retenido, para aprobar un pedido que ya se ha retenido se remite a la dependencia encargada dependiendo el motivo de su no aprobación, puede ser cartera, costos, ventas. La segunda opción es que el pedido quede en estado APROBADO que sucede cuando el sistema luego de validar los anteriores puntos lo aprueba con normalidad, comprometiendo el producto a facturar. El compromiso de mercancía se realiza de forma independiente cuando se presenta el conductor para retirar el pedido.

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FACTURACIÓN

El proceso inicia cuando llega el transportador a la dependencia de servicio al cliente donde se validará que el pedido creado previamente, con la información de conductor, empresa, placa, vehículo, si toda esta información se encuentra validada y no presenta anomalías el paso siguiente es generar el compromiso del pedido dentro del módulo comercial en SIESA ENTERPRISE, pero si por el contrario el pedido refleja diferencias frente a los documentos presentados por el transportador se debe comunicar con el cliente y solicitar una modificación del pedido en la información que se encuentra diferente y así comprometer pedido, si el cliente no aprueba las modificaciones se dará por cumplido dicho pedido.

En el momento de comprometer el pedido se validan las existencias y allí se identificará y la bodega alcanza a cumplir con dicho pedido, de esto se desprende dos escenarios. El primero cuando las existencias están completas y no hay error frente al pedido, en este caso se factura de forma normal. El segundo caso cuando no hay existencias para satisfacer el pedido realizado anteriormente, en este caso se desprenden dos opciones la primera que el cliente permita facturar diferido allí se creará un nuevo pedido, desde la opción traslado de pedidos para tomar como base el primer pedido creado. El segundo tema es si el cliente acepta que se despachó la mercancía existente y completar el pedido con otro producto que esté disponible para ser despachado, para esto se tendría que comprometer la mercancía existente y se agrega el nuevo ítem al pedido creado, para finalizarlo se genera la factura diferida.

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